REKLAMA

Dzienniki Urzędowe - rok 2015 poz. 22

Tekst pierwotny

Na podstawie art. 5 ust. 3 pkt 5 oraz art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698 i Nr 171, poz. 1016, z 2014 r. poz. 822 oraz z 2015 r. poz. 566) zarządza się, co następuje:

§ 1.

Wprowadza się do stosowania w Ministerstwie Spraw Zagranicznych, zwanym dalej „MSZ”, i w placówkach zagranicznych:

1) Instrukcję Kancelaryjną, stanowiącą załącznik nr 1 do zarządzenia;

2) Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt, zwany dalej „JRWA”, stanowiący załącznik nr 2 do zarządzenia;

3) Instrukcję Archiwalną, stanowiącą załącznik nr 3 do zarządzenia.

§ 2.

Dyrektorzy komórek organizacyjnych MSZ i kierownicy placówek zagranicznych są odpowiedzialni za stosowanie przepisów kancelaryjnych, a w szczególności za prawidłowe klasyfikowanie i kwalifikowanie powstającej dokumentacji.

§ 3.

1. Instrukcja Kancelaryjna określa proces obiegu dokumentów począwszy od ich wpływu lub powstania dokumentacji jawnej wewnątrz jednostki organizacyjnej do momentu jej uznania za część dokumentacji archiwum w MSZ i w placówkach zagranicznych.

2. Podstawowym systemem wykonywania czynności kancelaryjnych w MSZ, dokumentujących przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw, jest system Elektronicznego Obiegu Dokumentów.

3. W placówkach zagranicznych podstawowym systemem wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentujących przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw, jest system tradycyjny.

§ 4.

1. JRWA stanowi podstawę oznaczania, rejestracji i łączenia dokumentacji w akta spraw oraz służy do grupowania dokumentacji nietworzącej akt spraw, zarówno w przypadku dokumentacji zawierającej informacje jawne jak i niejawne.

2. Czynności, o których mowa w ust. 1, dokonywane są przy wszczynaniu spraw i skutkują ustaleniem kwalifikacji archiwalnej dokumentacji.

§ 5.

Instrukcja Archiwalna określa zasady i tryb postępowania z dokumentacją spraw zakończonych w archiwum MSZ i w placówkach zagranicznych.

§ 6.

Sprawy założone przed wejściem w życie zarządzenia są prowadzone do ich zakończenia pod dotychczasowym znakiem sprawy.

§ 7.

1. Dokumentacja wytworzona i zgromadzona w MSZ i placówkach zagranicznych przed dniem wejścia w życie zarządzenia podlega ponownej kwalifikacji do kategorii archiwalnych określonych w JRWA, jeżeli dotychczasowe przepisy określały niższą wartość archiwalną tej dokumentacji lub krótszy okres jej przechowywania.

2. Ponowna kwalifikacja do kategorii archiwalnych powinna być przeprowadzona w terminie 2 lat od dnia wejścia w życie niniejszego zarządzenia.

3. Dokumentacja, która przed dniem wejścia w życie zarządzenia nie była w MSZ i placówkach zagranicznych kwalifikowana na podstawie obowiązujących wówczas jednolitych rzeczowych wykazów akt, jest kwalifikowana na podstawie jednolitego rzeczowego wykazu akt wprowadzanego niniejszym zarządzeniem.

§ 8.

Traci moc zarządzenie nr 3 Ministra Spraw Zagranicznych z 15 lutego 2013 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji archiwalnej (Dz. Urz. Min. Spraw Zagr. poz. 3).

§ 9.

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 6 lipca 2015 roku.

Minister Spraw Zagranicznych: Grzegorz Schetyna

¹⁾ Minister Spraw Zagranicznych kieruje działami administracji rządowej – sprawy zagraniczne i członkostwo Rzeczypospolitej Polskiej w Unii Europejskiej, na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 września 2014 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Spraw Zagranicznych (Dz. U. poz. 1266).

Załącznik 1. [INSTRUKCJA KANCELARYJNA]

Załączniki do zarządzenia nr 20 Ministra Spraw Zagranicznych
z dnia 1 lipca 2015 r. (poz. 22)

Załącznik nr 1

INSTRUKCJA KANCELARYJNA

Treść załącznika w formie PDF do pobrania tutaj

Załącznik 2. [JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT MINISTERSTWA SPRAW ZAGRANICZNYCH I PLACÓWEK ZAGRANICZNYCH]

Załącznik nr 2

JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT
MINISTERSTWA SPRAW ZAGRANICZNYCH I PLACÓWEK ZAGRANICZNYCH

Treść załącznika w formie PDF do pobrania tutaj

Załącznik 3. [INSTRUKCJA ARCHIWALNA]

Załącznik nr 3

INSTRUKCJA ARCHIWALNA