Dzienniki Urzędowe - rok 2012 poz. 36

Na podstawie art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów (tekst jedn. Dz. U. z 2012 r. poz. 392), w związku z § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 18 listopada 2011 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Spraw Zagranicznych (Dz. U. Nr 248, poz. 1492) zarządza się, co następuje:

1) ministerstwo– Ministerstwo Spraw Zagranicznych;

2) minister – Ministra Spraw Zagranicznych;

3) dyrektor generalny – dyrektora generalnego służby zagranicznej;

4) komórka organizacyjna – komórkę wymienioną w zarządzeniu Nr 54 Prezesa Rady Ministrów z dnia 21 czerwca 2012 r. w sprawie nadania statutu Ministerstwu Spraw Zagranicznych (M. P., poz. 443);

5) dyrektor – dyrektora komórki organizacyjnej;

6) właściwy członek kierownictwa – Ministra Spraw Zagranicznych, sekretarza stanu, podsekretarza stanu lub dyrektora generalnego służby zagranicznej, nadzorującego prace właściwej terytorialnie lub problemowo komórki organizacyjnej;

7) departament nadzorujący – właściwą terytorialnie lub problemowo komórkę organizacyjną;

8) placówka zagraniczna – przedstawicielstwo dyplomatyczne, stałe przedstawicielstwo przy organizacji międzynarodowej, konsulat generalny, agencję konsularną, instytut polski lub inną placówkę podległą Ministrowi Spraw Zagranicznych, mającą siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej;

9) urząd konsularny – konsulat generalny, konsulat, wicekonsulat, agencję konsularną, wydział lub referat do spraw konsularnych przedstawicielstwa dyplomatycznego oraz członka personelu dyplomatycznego wykonującego funkcje konsularne w przedstawicielstwie dyplomatycznym;

10) kierownik placówki zagranicznej – pełnomocnego przedstawiciela Rzeczypospolitej Polskiej w innym państwie lub przy organizacji międzynarodowej, kierownika konsulatu generalnego, agencji konsularnej, dyrektora instytutu polskiego oraz inną osobę wyznaczoną do kierowania placówką zagraniczną.

2. Za prawidłowe, terminowe i zgodne z przepisami ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. nr 182, poz. 1228) wykonywanie zadań związanych z planowaniem i sprawozdawczością odpowiedzialni są dyrektorzy komórek organizacyjnych oraz kierownicy placówek zagranicznych, każdy w zakresie swojej właściwości, zgodnie z zasadami określonymi w niniejszym zarządzeniu. W procesie opracowywania dokumentów planistycznych i sprawozdawczych członkowie kierownictwa i dyrektorzy właściwych komórek organizacyjnych konsultują, w razie potrzeby, swoje stanowisko z właściwymi pełnomocnikami i specjalnymi wysłannikami ministra.

3. Nadzór nad planowaniem strategicznym i operacyjnym w ministerstwie i w placówkach zagranicznych w zakresie organizacji pracy sprawuje dyrektor generalny, a w zakresie realizacji priorytetów i założeń polskiej polityki zagranicznej – dyrektor komórki organizacyjnej właściwej w sprawach strategii i planowania polityki zagranicznej.

1) wieloletnie priorytety polskiej polityki zagranicznej (Strategia polskiej polityki zagranicznej i polityki RP w ramach Unii Europejskiej);

2) strategie i wieloletnie programy działania w odniesieniu do obszarów geograficznych lub problemowych;

3) program działania kierownika placówki zagranicznej.

2. Decyzję o opracowaniu Wieloletnich priorytetów polskiej polityki zagranicznej podejmuje minister, który przekazuje swoje wytyczne kierunkowe i powierza opracowanie projektu dyrektorowi komórki organizacyjnej właściwej w sprawach strategii i planowania polityki zagranicznej we współpracy z dyrektorami innych komórek organizacyjnych oraz kierownikami placówek zagranicznych.

3. Dyrektor komórki organizacyjnej właściwej w sprawach strategii i planowania polityki zagranicznej odpowiada za przeprowadzenie niezbędnych konsultacji projektu dokumentu z właściwymi ministerstwami i instytucjami centralnymi.

4. Wieloletnie priorytety polskiej polityki zagranicznej zatwierdza minister po uprzednim ich uzgodnieniu przez członków kierownictwa ministerstwa i przedkłada go Radzie Ministrów.

5. Dyrektor komórki organizacyjnej właściwej w sprawach strategii i planowania polityki zagranicznej odpowiada za monitorowanie realizacji Wieloletnich priorytetów polskiej polityki zagranicznej. W przypadku stwierdzenia zagrożenia w realizacji sformułowanych celów lub istotnej zmiany zakładanych w dokumencie uwarunkowań informuje o tym ministra.

6. Decyzję w sprawie modyfikacji i aktualizacji Wieloletnich priorytetów polskiej polityki zagranicznej może podjąć minister z urzędu, a także na wniosek członka kierownictwa ministerstwa lub dyrektora komórki organizacyjnej właściwej w sprawach strategii i planowania polityki zagranicznej.

2. Projekt strategii lub wieloletniego programu działania w odniesieniu do obszaru geograficznego lub problemowego przygotowuje, na wniosek właściwego członka kierownictwa, dyrektor departamentu nadzorującego we współpracy z dyrektorem komórki organizacyjnej właściwej w sprawach strategii i planowania polityki zagranicznej, konsultując projekt z dyrektorami właściwych komórek organizacyjnych oraz kierownikami właściwych placówek zagranicznych. Dyrektor departamentu nadzorującego odpowiada za zgodność merytoryczną przygotowywanego dokumentu z Wieloletnimi priorytetami polskiej polityki zagranicznej.

3. Dyrektor departamentu nadzorującego odpowiada za przeprowadzenie niezbędnych konsultacji z ministerstwami i instytucjami centralnymi, właściwymi dla problematyki, której dotyczy strategia lub wieloletni program działania.

4. Strategię lub wieloletni program działania w odniesieniu do obszaru geograficznego lub problemowego zatwierdza minister, po uprzedniej akceptacji przez właściwego członka kierownictwa oraz w uzgodnieniu z pozostałymi członkami kierownictwa ministerstwa, i przedkłada je Radzie Ministrów.

5. Dyrektor departamentu nadzorującego odpowiada za bieżące monitorowanie realizacji strategii lub wieloletniego programu działania w odniesieniu do obszaru geograficznego lub problemowego będącego w zakresie jego właściwości. W przypadku stwierdzenia zagrożenia w realizacji strategii lub wieloletniego programu działania lub istotnej zmiany ich uwarunkowań informuje o tym dyrektora komórki organizacyjnej właściwej w sprawach strategii i planowania polityki zagranicznej oraz właściwego członka kierownictwa, który następnie powiadamia o tym ministra.

6. Decyzję w sprawie modyfikacji i aktualizacji strategii lub wieloletniego programu działania w odniesieniu do obszaru geograficznego lub problemowego podejmuje minister z urzędu, a także na wniosek właściwego członka kierownictwa, dyrektora departamentu nadzorującego lub dyrektora komórki organizacyjnej właściwej w sprawach strategii i planowania polityki zagranicznej.

2. Wstępny projekt programu działania kandydat na kierownika placówki zagranicznej przygotowuje we współpracy z dyrektorem departamentu nadzorującego i konsultuje go z dyrektorami właściwych komórek organizacyjnych ministerstwa, w oparciu między innymi o Wieloletnie priorytety polskiej polityki zagranicznej oraz właściwe strategie i wieloletnie programy w odniesieniu do obszarów geograficznych lub problemowych.

3. Kandydaci na pełnomocnego przedstawiciela Rzeczypospolitej Polskiej w innych państwach i przy organizacjach międzynarodowych oraz konsula generalnego przedkładają wstępny projekt programu działania właściwemu członkowi kierownictwa, najpóźniej na tydzień przed spotkaniem z właściwą komisją Sejmu lub Senatu RP.

4. Wstępny projekt programu działania uzgodniony z dyrektorem departamentu nadzorującego jest przedstawiany przez:

1) kandydata na pełnomocnego przedstawiciela Rzeczypospolitej Polskiej w innym państwie i przy organizacji międzynarodowej – podczas prezentacji jego kandydatury na posiedzeniu Komisji Spraw Zagranicznych Sejmu RP;

2) kandydata na konsula generalnego – podczas prezentacji jego kandydatury na posiedzeniu właściwej komisji Sejmu lub Senatu RP.

5. Kandydaci na dyrektora instytutu polskiego przedkładają wstępny projekt programu działania właściwemu członkowi kierownictwa na trzy miesiące przed planowanym terminem wyjazdu.

6. Ostateczną wersję programu działania kandydat na kierownika placówki zagranicznej opracowuje i przekazuje dyrektorowi departamentu nadzorującego najpóźniej na trzy tygodnie przed planowanym wyjazdem na placówkę zagraniczną. W ciągu tygodnia – po niezbędnych konsultacjach i korektach – dyrektor departamentu nadzorującego placówkę zagraniczną przedkłada program działania wraz ze swoją opinią do akceptacji przez właściwego członka kierownictwa i zatwierdzenia przez ministra.

7. Dyrektor departamentu nadzorującego informuje niezwłocznie kierownika placówki zagranicznej o decyzji ministra. Zatwierdzony program działania kierownika placówki zagranicznej wyznacza jego kierunkowe zadania na czas pełnienia misji.

8. Dyrektor departamentu nadzorującego monitoruje realizację programu działania kierownika placówki zagranicznej. W przypadku stwierdzenia zagrożenia lub niezgodności w jego realizacji informuje o tym właściwego członka kierownictwa.

9. Decyzję w sprawie modyfikacji i aktualizacji programu działania kierownika placówki zagranicznej podejmuje właściwy członek kierownictwa na wniosek kierownika placówki zagranicznej lub dyrektora departamentu nadzorującego.

1) okresową ocenę realizacji Wieloletnich priorytetów polskiej polityki zagranicznej (Strategii polskiej polityki zagranicznej i polityki RP w ramach Unii Europejskiej);

2) okresową ocenę realizacji strategii lub wieloletniego programu działania w odniesieniu do obszaru geograficznego i problemowego;

3) raport z realizacji programu działania kierownika placówki zagranicznej.

2. Projekt okresowej oceny przygotowuje dyrektor komórki organizacyjnej właściwej w sprawach strategii i planowania polityki zagranicznej we współpracy z dyrektorami innych komórek organizacyjnych oraz kierownikami placówek zagranicznych. W uzasadnionych przypadkach projekt oceny konsultowany jest z właściwymi ministerstwami i instytucjami centralnymi.

3. Okresową ocenę realizacji Wieloletnich priorytetów polskiej polityki zagranicznej zatwierdza minister po uprzednim jej uzgodnieniu przez członków kierownictwa.

2. Projekt okresowej oceny realizacji wieloletniego programu działania w odniesieniu do obszaru geograficznego lub problemowego przygotowuje dyrektor departamentu nadzorującego, konsultując go z dyrektorem komórki organizacyjnej właściwej w sprawach strategii i planowania polityki zagranicznej, z dyrektorami właściwych komórek organizacyjnych ministerstwa oraz kierownikami właściwych placówek zagranicznych. W uzasadnionych przypadkach projekt oceny konsultowany jest z właściwymi ministerstwami i instytucjami centralnymi.

3. Okresową ocenę realizacji strategii lub wieloletniego programu działania w odniesieniu do obszaru geograficznego lub problemowego zatwierdza minister po uprzedniej akceptacji przez właściwego członka kierownictwa w uzgodnieniu z innymi członkami kierownictwa ministerstwa.

2. Dyrektor departamentu nadzorującego przekazuje bezzwłocznie raport, o którym mowa w ust. 1, dyrektorom właściwych komórek organizacyjnych z prośbą o sporządzenie opinii w terminie do 7 dni.

3. Dyrektor departamentu nadzorującego przekazuje raport z realizacji programu działania kierownika placówki zagranicznej, wraz ze swoją oceną i ewentualnymi rekomendacjami, do akceptacji przez właściwego członka kierownictwa w ciągu dwóch tygodni od daty jego otrzymania, a następnie do wiadomości ministrowi, właściwym członkom kierownictwa oraz dyrektorom właściwych komórek organizacyjnych.

4. Raport i jego ocenę włącza się do akt personalnych pracownika.

1) projekt dokumentu rządowego określającego kierunki i cele polskiej polityki zagranicznej oraz promocji interesów Rzeczypospolitej Polskiej na następny rok, zatwierdzany przez Radę Ministrów na wniosek ministra (Założenia polskiej polityki zagranicznej na następny rok);

2) informację ministra o zadaniach polskiej polityki zagranicznej;

3) plan działania komórki organizacyjnej ministerstwa;

4) zadania dla placówki zagranicznej;

5) zadania dla urzędu konsularnego.

2. Po uzgodnieniu dokumentu z członkami kierownictwa ministerstwa, dyrektor komórki organizacyjnej właściwej w sprawach strategii i planowania polityki zagranicznej przedstawia projekt Założeń polskiej polityki zagranicznej do zatwierdzenia ministrowi do 15 września każdego roku.

3. Dyrektor komórki organizacyjnej właściwej w sprawach strategii i planowania polityki zagranicznej niezwłocznie przesyła projekt Założeń polskiej polityki zagranicznej, zatwierdzony przez ministra, dyrektorom komórek organizacyjnych oraz kierownikom placówek zagranicznych.

4. Do 10 października każdego roku minister przedstawia Założenia polskiej polityki zagranicznej do uzgodnienia i rozpatrzenia przez Radę Ministrów.

5. Po przyjęciu dokumentu przez Radę Ministrów, dyrektor komórki organizacyjnej właściwej w sprawach strategii i planowania polityki zagranicznej przesyła niezwłocznie ostateczną wersję Założeń polskiej polityki zagranicznej dyrektorom komórek organizacyjnych oraz kierownikom placówek zagranicznych.

2. Właściwy członek kierownictwa zatwierdza roczny plan działania komórki organizacyjnej w ciągu 14 dni od przedłożenia go przez dyrektora tej komórki.

3. W przypadku zmian zakresu kompetencji lub powołania nowej komórki organizacyjnej, dyrektor komórki organizacyjnej zobowiązany jest odpowiednio zaktualizować bądź opracować dokument, o którym mowa w ust. 1, w ciągu 30 dni od wprowadzenia wyżej wymienionych zmian i przedstawić go do akceptacji przez dyrektora generalnego i zatwierdzenia przez właściwego członka kierownictwa.

2. Kierownik przedstawicielstwa dyplomatycznego oraz stałego przedstawicielstwa przy organizacji międzynarodowej, przesyła propozycje wizyt państwowych, rządowych i resortowych oraz sugestie w sprawach konsultacji resortowych i negocjacji z określeniem, w miarę możliwości, proponowanego tematu, terminu oraz miejsca tych konsultacji i negocjacji – do 20 listopada każdego roku.

3. Dyrektor departamentu nadzorującego, uwzględniając Wieloletnie priorytety polskiej polityki zagranicznej, projekt Założeń polskiej polityki zagranicznej zatwierdzony przez ministra oraz sugestie kierownika placówki zagranicznej, opracowuje zadania dla placówki zagranicznej na kolejny rok, w uzgodnieniu z dyrektorami właściwych komórek organizacyjnych oraz – w razie potrzeby – z właściwymi ministerstwami i instytucjami centralnymi.

4. Dyrektor departamentu nadzorującego przekazuje uzgodniony projekt zadań dla placówki zagranicznej na rok następny do akceptacji dyrektora generalnego i zatwierdzenia przez właściwego członka kierownictwa. W przypadku rozbieżności dyrektor departamentu nadzorującego załącza do projektu protokół rozbieżności do rozstrzygnięcia przez właściwego członka kierownictwa.

5. Zatwierdzone zadania dla placówki zagranicznej przesyłane są do 15 listopada każdego roku do kierownika placówki zagranicznej oraz – w przypadku urzędu konsularnego i instytutu polskiego – do kierownika nadzorującego przedstawicielstwa dyplomatycznego, a także do wiadomości dyrektorom komórek organizacyjnych uczestniczącym w procesie opracowywania zadań dla placówki zagranicznej.

6. W przypadku zadań dla stałych przedstawicieli przy organizacjach międzynarodowych, obsługiwanych przez przedstawicielstwa dyplomatyczne, stosowana jest procedura jak w ust. 1–5.

2. Dyrektor komórki organizacyjnej właściwej w sprawach konsularnych opracowuje w uzgodnieniu z dyrektorami właściwych komórek organizacyjnych zadania na rok następny i przekazuje do 15 listopada każdego roku kierownikowi urzędu konsularnego, wydziału lub referatu konsularnego przedstawicielstwa dyplomatycznego lub członkowi personelu dyplomatycznego wykonującego funkcje konsularne w przedstawicielstwie dyplomatycznym oraz do wiadomości kierownika nadzorującego przedstawicielstwa dyplomatycznego, a także do wiadomości dyrektorom komórek organizacyjnych uczestniczących w procesie opracowywania zadań dla urzędu.

3. W przypadku zadań dla konsulatu generalnego, konsulatu, wicekonsulatu i agencji konsularnej stosowana jest procedura jak w § 16, ust. 1–5.

1) roczny raport z realizacji założeń polskiej polityki zagranicznej;

2) sprawozdanie z realizacji planu działania komórki organizacyjnej;

3) sprawozdanie z realizacji zadań placówki zagranicznej;

4) sprawozdanie z realizacji zadań urzędu konsularnego;

5) sprawozdanie z działalności w zakresie dyplomacji publicznej.

2. Właściwy członek kierownictwa zatwierdza sprawozdanie z realizacji planu działania komórki organizacyjnej do 10 lutego każdego roku.

3. W przypadku likwidacji komórki organizacyjnej, dyrektor tej komórki w ciągu 14 dni zobowiązany jest sporządzić sprawozdanie z realizacji jej planu działania do dnia likwidacji.

2. Dyrektor departamentu nadzorującego przedstawia sprawozdanie z realizacji zadań placówki zagranicznej, wraz z załączoną oceną pracy placówki zagranicznej w poprzednim roku – uzgodnioną z dyrektorami właściwych komórek organizacyjnych – do akceptacji przez dyrektora generalnego i zatwierdzenia przez właściwego członka kierownictwa do 15 lutego każdego roku.

3. Dyrektor departamentu nadzorującego niezwłocznie informuje kierownika placówki zagranicznej o ocenie działalności placówki w poprzednim roku.

4. W przypadku sprawozdania z realizacji zadań placówki zagranicznej, innej niż przedstawicielstwo dyplomatyczne i stałe przedstawicielstwo przy organizacji międzynarodowej dyrektor departamentu nadzorującego informuje dodatkowo o ocenie działalności placówki w poprzednim roku kierownika właściwego przedstawicielstwa dyplomatycznego.

5. Kierownik przedstawicielstwa dyplomatycznego sporządza ocenę pracy urzędów konsularnych kierowanych przez konsulów honorowych w formie załącznika do sprawozdania z realizacji zadań placówki w poprzednim roku.

2. W przypadku sprawozdań konsulatu generalnego, konsulatu, wicekonsulatu i agencji konsularnej stosowana jest procedura jak w § 21 ust. 1–5.

3. Sprawozdania z realizacji zadań pozostałych urzędów konsularnych akceptowane są przez dyrektora komórki organizacyjnej właściwej w sprawach konsularnych w terminie do 15 lutego. Dyrektor komórki organizacyjnej właściwej w sprawach konsularnych informuje niezwłocznie kierownika urzędu konsularnego lub członka personelu dyplomatycznego wykonujący funkcje konsularne w przedstawicielstwie dyplomatycznym oraz kierownika właściwego przedstawicielstwa dyplomatycznego o ocenie działalności urzędu w poprzednim roku.

4. Dyrektor komórki organizacyjnej właściwej w sprawach konsularnych przekazuje kopię sprawozdania urzędu konsularnego i jego oceny dyrektorowi właściwego departamentu terytorialnego.

2. Dyrektor komórki organizacyjnej właściwej w sprawach dyplomacji publicznej i kulturalnej w terminie do 15 lutego każdego roku przesyła placówce zagranicznej ocenę jej działalności w zakresie dyplomacji publicznej, uzgodnioną z dyrektorem komórki organizacyjnej właściwej w sprawach współpracy z Polonią i Polakami za granicą oraz z dyrektorem Biura Rzecznika Prasowego. W przypadku placówki innej niż przedstawicielstwo dyplomatyczne informuje o ocenie jej działalności w poprzednim roku również kierownika właściwego przedstawicielstwa dyplomatycznego. Kopię sprawozdania placówki wraz z oceną przekazuje dyrektorowi właściwego departamentu terytorialnego.

2. Planowanie i sprawozdawczość w sprawach z zakresu obronności regulują odrębne przepisy.

3. Planowanie i sprawozdawczość w zakresie audytu wewnętrznego regulują odrębne przepisy.

4. Treść i formę sprawozdania o ochronie informacji niejawnych regulują odrębne przepisy.

5. Treść i formę sprawozdania o stanie bezpieczeństwa placówki regulują odrębne przepisy.

2. Traci moc Instrukcja Nr 3 Dyrektora Generalnego Służby Zagranicznej z dnia 14 grudnia 2010 r. w sprawie dokumentów sporządzanych w procesie planowania i sprawozdawczości w Ministerstwie Spraw Zagranicznych, przedstawicielstwach dyplomatycznych przy organizacjach międzynarodowych, urzędach konsularnych i instytutach polskich.

3. W zarządzeniu Nr 19 Ministra Spraw Zagranicznych z dnia 31 maja 2010 r. w sprawie planowania, realizacji budżetu oraz sprawozdawczości placówek zagranicznych w części dotyczącej działalności w zakresie dyplomacji publicznej i kulturalnej uchyla się przepisy § 12 ust. 1 pkt 2 i ust. 3, § 13, a także załącznik nr 8 do tego zarządzenia.

Minister Spraw Zagranicznych: Radosław Sikorski

Załącznik do Zarządzenia Nr 40
Ministra Spraw Zagranicznych
z dnia 11 grudnia 2012 r.

Treść załącznika w formie PDF do pobrania tutaj