Dzienniki Urzędowe - rok 2025 poz. 8

Na podstawie art. 290 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1530, 1572, 1717, 1756 i 1907 oraz z 2025 r. poz. 39) zarządza się, co następuje:

Minister Edukacji: B. Nowacka

¹⁾ Minister Edukacji kieruje działem administracji rządowej - oświata i wychowanie, na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 2023 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Edukacji (Dz. U. poz. 2717).

Załącznik do zarządzenia Ministra Edukacji
z dnia 11 marca 2025 r. (Dz. Urz. ME poz. 8)

REGULAMIN KOMITETU AUDYTU DLA DZIAŁU ADMINISTRACJI RZĄDOWEJ - OŚWIATA I WYCHOWANIE

§ 1. 1. Komitet audytu dla działu administracji rządowej - oświata i wychowanie, zwany dalej „komitetem”, jest ciałem doradczym i opiniodawczym ministra właściwego do spraw oświaty i wychowania w zakresie zapewnienia funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej oraz skutecznego audytu wewnętrznego w Ministerstwie Edukacji Narodowej, zwanym dalej „Ministerstwem”, i w jednostkach w dziale administracji rządowej - oświata i wychowanie, zwanych dalej „jednostkami w dziale”.

2. Do zadań komitetu należy w szczególności:

1) sygnalizowanie istotnych ryzyk zidentyfikowanych w obszarach funkcjonowania Ministerstwa i jednostek w dziale;

2) sygnalizowanie istotnych słabości kontroli zarządczej w Ministerstwie i w jednostkach w dziale oraz proponowanie jej usprawnień;

3) wyznaczanie priorytetów do rocznych i strategicznych planów audytu wewnętrznego opracowywanych w Ministerstwie i w jednostkach w dziale;

4) przegląd istotnych wyników audytu wewnętrznego w Ministerstwie i w jednostkach w dziale oraz monitorowanie ich wdrożenia;

5) przegląd sprawozdań z wykonania planu audytu wewnętrznego oraz z oceny kontroli zarządczej opracowanych w Ministerstwie i w jednostkach w dziale;

6) monitorowanie efektywności pracy audytu wewnętrznego, w tym przeglądanie wyników wewnętrznych i zewnętrznych ocen pracy audytu wewnętrznego w Ministerstwie i w jednostkach w dziale;

7) wyrażanie zgody na rozwiązanie stosunku pracy oraz zmianę warunków płacy i pracy kierownika komórki audytu wewnętrznego w Ministerstwie i kierowników komórek audytu wewnętrznego w jednostkach w dziale;

8) upowszechnianie dobrych praktyk dotyczących analizy ryzyka i zarządzania ryzykiem.

3. W celu realizacji zadań, o których mowa w ust. 2, komitet:

1) proponuje rozwiązania i promuje dobre praktyki przyczyniające się do usprawnienia funkcjonowania kontroli zarządczej i audytu wewnętrznego w Ministerstwie i w jednostkach w dziale;

2) analizuje informacje dotyczące bieżących i istotnych problemów w prowadzeniu audytu wewnętrznego oraz wspiera komórkę audytu wewnętrznego w Ministerstwie i komórki audytu wewnętrznego w jednostkach w dziale w realizacji audytu wewnętrznego;

3) inicjuje, we współpracy z audytorami wewnętrznymi, działania mające na celu podniesienie efektywności i skuteczności kontroli zarządczej oraz audytu wewnętrznego w Ministerstwie i w jednostkach w dziale.

§ 2. 1. Przewodniczący komitetu, zwany dalej „przewodniczącym”, kieruje pracami komitetu i reprezentuje go na zewnątrz.

2. Przewodniczący wyznacza spośród członków komitetu zastępcę przewodniczącego, zwanego dalej „zastępcą”, który zastępuje przewodniczącego podczas jego nieobecności.

3. Do zadań przewodniczącego należy w szczególności:

1) wyznaczanie terminu posiedzenia komitetu;

2) ustalanie porządku posiedzenia komitetu;

3) przekazywanie ministrowi właściwemu do spraw oświaty i wychowania ustaleń, stanowisk i uchwał komitetu.

4. Do obowiązków członków komitetu należy w szczególności:

1) udział w pracach komitetu;

2) współpraca z komórką audytu wewnętrznego w Ministerstwie i komórkami audytu wewnętrznego w jednostkach w dziale.

5. Funkcję sekretarza komitetu pełni kierownik komórki audytu wewnętrznego w Ministerstwie albo wyznaczony przez niego pracownik tej komórki.

6. Do obowiązków sekretarza komitetu należy w szczególności:

1) dokumentowanie ustaleń, stanowisk i uchwał komitetu;

2) organizowanie, w uzgodnieniu z przewodniczącym, posiedzeń komitetu i przekazywanie zaproszeń członkom komitetu oraz osobom spoza składu komitetu, o których mowa w § 3 ust. 6;

3) opracowywanie projektów dokumentów przygotowywanych przez komitet w zakresie określonym przez przewodniczącego;

4) prowadzenie korespondencji w zakresie określonym przez przewodniczącego.

§ 3. 1. Komitet obraduje na posiedzeniach.

2. Posiedzenia komitetu są prowadzone w miejscu wyznaczonym przez przewodniczącego lub za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, stosownie do potrzeb, nie rzadziej niż raz na kwartał.

3. Środki komunikacji elektronicznej, za pośrednictwem których są prowadzone posiedzenia komitetu, zapewniają:

1) transmisję obrad posiedzenia komitetu w czasie rzeczywistym;

2) wielostronną komunikację w czasie rzeczywistym umożliwiającą uczestnikom posiedzenia komitetu wypowiadanie się w toku jego obrad.

4. Posiedzenia komitetu zwołuje przewodniczący, z własnej inicjatywy lub na wniosek członka komitetu albo kierownika komórki audytu wewnętrznego w Ministerstwie.

5. Zaproszenia na posiedzenia komitetu, wraz z porządkiem posiedzenia komitetu i niezbędnymi dokumentami dotyczącymi spraw objętych porządkiem posiedzenia komitetu, są przekazywane członkom komitetu, w formie pisemnej, nie później niż na 7 dni przed planowanym terminem posiedzenia komitetu, a w uzasadnionych przypadkach - nie później niż na 2 dni przed planowanym terminem posiedzenia komitetu.

6. Przewodniczący, z własnej inicjatywy albo na wniosek członka komitetu, może zapraszać na posiedzenia komitetu osoby spoza jego składu.

7. Sekretarz komitetu oraz osoby spoza składu komitetu, o których mowa w ust. 6, uczestniczą w posiedzeniu komitetu bez prawa głosu.

8. Uczestnicy posiedzenia komitetu potwierdzają swoją obecność na posiedzeniu komitetu podpisem na liście obecności.

9. Jeżeli posiedzenie komitetu jest prowadzone za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, o których mowa w ust. 3, obecność uczestników posiedzenia komitetu potwierdza sekretarz komitetu, który sporządza listę obecności uczestników posiedzenia komitetu i ją podpisuje.

10. Posiedzenia komitetu są prowadzone przez przewodniczącego.

11. Członek komitetu, który nie może wziąć udziału w posiedzeniu komitetu:

1) niezwłocznie zawiadamia o tym komórkę audytu wewnętrznego w Ministerstwie, podając powód swojej nieobecności;

2) może nadesłać pisemne oceny lub opinie w sprawach objętych porządkiem posiedzenia komitetu.

§ 4. 1. Komitet podejmuje decyzje w formie uchwał, zwykłą większością głosów, w głosowaniu jawnym, w obecności co najmniej połowy składu komitetu, w tym przewodniczącego. W przypadku głosowania, w którym oddano równą liczbę głosów „za” i „przeciw” głos rozstrzygający przysługuje przewodniczącemu.

2. Członek komitetu może głosować nad podjęciem uchwały wyłącznie osobiście.

3. Na wniosek członka komitetu przewodniczący może zarządzić głosowanie tajne.

4. Członek komitetu może zgłosić do protokołu, o którym mowa w § 5 ust. 1, zdanie odrębne w sprawie objętej głosowaniem.

5. Uchwałę podjętą na posiedzeniu komitetu podpisuje przewodniczący.

6. Przewodniczący może podjąć decyzję o rozpatrzeniu sprawy w trybie obiegowym, w tym z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej innych niż środki komunikacji elektronicznej, o których mowa w § 3 ust. 3.

7. Sprawa nie może zostać rozpatrzona w trybie obiegowym w przypadku zgłoszenia sprzeciwu przez członka komitetu

8. Uchwała podjęta w trybie obiegowym jest ważna, jeżeli wszyscy członkowie komitetu otrzymali projekt uchwały, a za podjęciem uchwały głosowała zwykła większość członków komitetu. Uchwałę podjętą w trybie obiegowym dołącza się do protokołu, o którym mowa w § 5 ust. 1, z najbliższego posiedzenia komitetu.

§ 5. 1. Z posiedzenia komitetu jest sporządzany protokół, który zawiera w szczególności:

1) datę posiedzenia komitetu;

2) miejsce posiedzenia komitetu lub informację, że posiedzenie komitetu odbyło się za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, o których mowa w § 3 ust. 3;

3) informacje o ustaleniach, stanowiskach i uchwałach komitetu wraz z informacją dotyczącą zdania odrębnego, o którym mowa w § 4 ust. 4, jeżeli zostało zgłoszone;

4) inne wnioski i rozstrzygnięcia.

2. Protokół, o którym mowa w ust. 1, podpisuje przewodniczący.

3. Do protokołu, o którym mowa w ust. 1, dołącza się:

1) porządek posiedzenia komitetu;

2) listę obecności uczestników posiedzenia komitetu;

3) uchwały podjęte na posiedzeniu komitetu lub w trybie obiegowym.

§ 6. 1. Członkowie komitetu wykonują swoje zadania rzetelnie i obiektywnie, kierując się przepisami prawa, wiedzą i doświadczeniem.

2. Członkowie komitetu współpracują z komórką audytu wewnętrznego w Ministerstwie.

3. Członkowie komitetu mają dostęp do informacji niezbędnych do realizacji zadań komitetu, w szczególności do dokumentacji dotyczącej kontroli zarządczej i audytu wewnętrznego w Ministerstwie i w jednostkach w dziale, a także dostęp do informacji, danych, dokumentów i innych materiałów związanych z funkcjonowaniem Ministerstwa i jednostek w dziale, z zachowaniem przepisów o tajemnicy ustawowo chronionej.

4. Członkowie komitetu, w związku z realizacją zadań komitetu, mogą występować do kierowników i pracowników komórek organizacyjnych Ministerstwa oraz jednostek w dziale o udzielenie informacji i wyjaśnień w zakresie funkcjonowania kontroli zarządczej i audytu wewnętrznego w Ministerstwie i w jednostkach w dziale, z zachowaniem przepisów o tajemnicy ustawowo chronionej.

5. Kierownicy i pracownicy komórek organizacyjnych Ministerstwa oraz jednostek w dziale są obowiązani do udzielania informacji i wyjaśnień, o których mowa w ust. 4.

6. Dostęp do dokumentacji, informacji, danych, dokumentów i innych materiałów, o których mowa w ust. 3, oraz udzielenie informacji i wyjaśnień, o których mowa w ust. 4, mogą odbywać się również za pośrednictwem komórki audytu wewnętrznego w Ministerstwie.

§ 7. 1. Komitet prowadzi postępowanie w sprawie wyrażenia zgody na rozwiązanie stosunku pracy albo zmianę warunków płacy i pracy:

1) kierownika komórki audytu wewnętrznego w Ministerstwie - na pisemny wniosek kierownika komórki audytu wewnętrznego w Ministerstwie lub Dyrektora Generalnego Ministerstwa;

2) kierownika komórki audytu wewnętrznego w jednostce w dziale - na pisemny wniosek kierownika komórki audytu wewnętrznego w jednostce w dziale lub kierownika tej jednostki.

2. Wniosek, o którym mowa w ust. 1, jest rozpatrywany niezwłocznie na posiedzeniu komitetu albo w trybie obiegowym.

3. Komitet może żądać dodatkowych informacji w przypadku, gdy informacje zawarte we wniosku, o którym mowa w ust. 1, są niewystarczające do podjęcia uchwały w sprawie wyrażenia zgody, o której mowa w ust. 1.

4. Postępowanie w sprawie wyrażenia zgody, o której mowa w ust. 1:

1) pkt 1 - jest prowadzone z udziałem zainteresowanego kierownika komórki audytu wewnętrznego w Ministerstwie oraz Dyrektora Generalnego Ministerstwa,

2) pkt 2 - jest prowadzone z udziałem zainteresowanego kierownika komórki audytu wewnętrznego w jednostce w dziale oraz kierownika tej jednostki

- w sposób zapewniający tym osobom możliwość wyrażenia opinii lub przedstawienia stanowiska w sprawie.

5. Komitet podejmuje uchwałę w sprawie wyrażenia zgody, o której mowa w ust. 1, biorąc pod uwagę zebrane opinie oraz stanowiska w sprawie, a także inne dokumenty oceniające pracę kierownika komórki audytu wewnętrznego w Ministerstwie lub kierownika komórki audytu wewnętrznego w jednostce w dziale.

§ 8. Komórka audytu wewnętrznego w Ministerstwie zapewnia obsługę organizacyjną komitetu oraz przechowuje dokumenty związane z jego pracami.