Dzienniki Urzędowe - rok 2024 poz. 46

Na podstawie art. 175 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1270, z późn. zm.²⁾) zarządza się, co następuje:

1) funkcje, stanowiska i zakres obowiązków służbowych uprawniających do korzystania z karty;

2) tryb i warunki przyznawania karty i ustalania wysokości miesięcznych limitów wydatków;

3) rodzaje towarów i usług, za które może być dokonywana zapłata za pomocą karty;

4) przypadki, kiedy może być dokonana wypłata gotówki za pomocą karty;

5) sposób prowadzenia ewidencji wydanych kart;

6) sposób i terminy rozliczania płatności dokonanych przy wykorzystaniu karty.

1) Ministrowi Edukacji, sekretarzowi i podsekretarzowi stanu w Ministerstwie;

2) Szefowi Gabinetu Politycznego Ministra Edukacji;

3) dyrektorowi i zastępcy dyrektora oraz pracownikowi komórki organizacyjnej Ministerstwa odpowiedzialnym za organizację zagranicznych podróży służbowych;

4) dyrektorowi jednostki podległej;

5) osobie innej niż określona w pkt 1-4, która w związku z zajmowanym stanowiskiem realizuje zadania związane z dokonywaniem zakupów, o których mowa w § 9 ust. 3.

2. Kartę przyznaje się Dyrektorowi Generalnemu Ministerstwa.

1) osób, o których mowa w § 3 ust. 1 pkt 1-4, oraz osoby, o której mowa w § 3 ust. 1 pkt 5, zatrudnionej w Ministerstwie - ustala Dyrektor Generalny Ministerstwa;

2) osoby, o której mowa w § 3 ust. 1 pkt 5, zatrudnionej w jednostce podległej - ustala dyrektor jednostki podległej.

2. Wysokość miesięcznego limitu wydatków środków finansowych na karcie nie może przekroczyć kwoty:

1) 25 000,00 zł - w przypadku osób, o których mowa w § 3 ust. 1 pkt 1 i 2;

2) 20 000,00 zł - w przypadku osób, o których mowa w § 3 ust. 1 pkt 3 i 4;

3) 15 000,00 zł - w przypadku osoby, o której mowa w § 3 ust. 1 pkt 5.

3. Wysokość miesięcznego limitu wydatków środków finansowych na karcie przyznanej Dyrektorowi Generalnemu Ministerstwa ustala się w kwocie 25 000,00 zł.

1) osób, o których mowa w § 3 ust. 1 pkt 1-4, oraz osoby, o której mowa w § 3 ust. 1 pkt 5, zatrudnionej w Ministerstwie - podejmuje Dyrektor Generalny Ministerstwa;

2) osoby, o której mowa w § 3 ust. 1 pkt 5, zatrudnionej w jednostce podległej - podejmuje dyrektor jednostki podległej.

2. Karta jest wydawana po zawarciu umowy.

3. Umowę, o której mowa w ust. 2:

1) z osobą, o której mowa w § 3 ust. 1 pkt 1-4, lub osobą, o której mowa w § 3 ust. 1 pkt 5, zatrudnioną w Ministerstwie - zawiera Dyrektor Generalny Ministerstwa;

2) z Dyrektorem Generalnym Ministerstwa - zawiera kierujący komórką organizacyjną zajmującą się obsługą finansowo-księgową Ministerstwa, działający z upoważnienia Ministra Edukacji;

3) z osobą, o której mowa w § 3 ust. 1 pkt 5, zatrudnioną w jednostce podległej - zawiera dyrektor jednostki podległej.

4. Wzór umowy, o której mowa w ust. 2, określa załącznik nr 1 do zarządzenia.

5. Do umowy, o której mowa w ust. 2, dołącza się oświadczenie użytkownika o zapoznaniu się z przepisami niniejszego zarządzenia i ustalonym przez bank regulaminem korzystania z kart płatniczych oraz o wyrażeniu zgody na potrącanie z wynagrodzenia za pracę należności z tytułu nieprawidłowego wykorzystania karty. Wzór oświadczenia określa załącznik nr 2 do zarządzenia.

2. W przypadku:

1) upływu okresu, na który została przyznana karta,

2) odwołania z pełnionej funkcji lub stanowiska,

3) wypowiedzenia stosunku pracy lub przeniesienia na stanowisko nieuprawniające do korzystania z karty,

4) rozwiązania w trybie natychmiastowym umowy, o której mowa w § 6 ust. 2,

5) stwierdzonego nierozliczenia operacji finansowych dokonanych przy wykorzystaniu karty w terminach i w sposób określony w § 11

- użytkownik jest obowiązany zaprzestać używania karty, niezwłocznie zwrócić kartę do komórki organizacyjnej zajmującej się obsługą finansowo-księgową odpowiednio Ministerstwa lub jednostki podległej oraz rozliczyć transakcje dokonywane z użyciem karty.

2. Karty użytkowane przez użytkowników, o których mowa w § 3 ust. 1 pkt 3, są przeznaczone do dokonywania płatności dotyczących zagranicznych podróży służbowych osób, o których mowa w § 3 ust. 1 pkt 1-3 i ust. 2, w szczególności z tytułu zabezpieczenia rezerwacji, opłat rejestracyjnych za udział w konferencji lub wydarzeniu o podobnym charakterze oraz dokonywania opłat za hotele, usługi gastronomiczne oraz przejazdy komunikacją lokalną.

3. Karty użytkowane przez użytkowników, o których mowa w § 3 ust. 1 pkt 5, są przeznaczone do regulowania należności za zakupy towarów i usług lub z tytułu wydatków związanych bezpośrednio z używaniem samochodów służbowych i organizacją pracy odpowiednio Ministerstwa lub jednostki podległej, w związku z wykonywaniem zadań służbowych, pełnieniem funkcji lub zajmowanym stanowiskiem.

2. Użytkownik może dokonać płatności za zakupy towarów i usług nabywanych na rzecz innych osób zatrudnionych odpowiednio w Ministerstwie lub jednostce podległej w przypadku uzasadnionej potrzeby dokonania płatności w formie bezgotówkowej i wyłącznie po uzyskaniu potwierdzenia zabezpieczenia środków finansowych na ten cel.

2. Konieczność wypłaty gotówki za pomocą karty użytkownik jest obowiązany udokumentować.

3. Niewykorzystana kwota wypłaconej gotówki podlega bezzwłocznie zwrotowi na rachunek bankowy odpowiednio Ministerstwa lub jednostki podległej, nie później niż w terminie 5 dni roboczych od dnia dokonania operacji finansowej, a w przypadku zagranicznych podróży służbowych - nie później niż w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia powrotu do kraju.

4. W przypadku nieuregulowania należności w terminach, o których mowa w ust. 3, niewykorzystana kwota wypłaconej gotówki, wraz z naliczonymi odsetkami za zwłokę, podlega zwrotowi w trybie określonym w § 14 ust. 2.

2. Wydatki zrealizowane gotówką wypłaconą za pomocą karty użytkownik dokumentuje w sposób określony w ust. 1.

3. Operacje finansowe dokonane przy wykorzystaniu karty za pośrednictwem Internetu użytkownik dokumentuje wydrukiem z Internetu potwierdzającym dokonanie operacji, jako zastępczym dowodem księgowym, do czasu złożenia właściwego dokumentu.

4. Dokumenty, o których mowa w ust. 1-3, użytkownik jest obowiązany przedłożyć niezwłocznie do komórki organizacyjnej zajmującej się obsługą finansowo-księgową odpowiednio Ministerstwa lub jednostki podległej, nie później niż w terminie 5 dni roboczych od dnia dokonania operacji finansowej, a w przypadku rozliczenia zagranicznych podróży służbowych - nie później niż w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia powrotu do kraju.

5. Użytkownik jest obowiązany opisać każdy dokument potwierdzający operację finansową dokonaną przy wykorzystaniu karty w sposób umożliwiający ustalenie charakteru, okoliczności i celu dokonania wydatku oraz jego związku z wykonywaniem obowiązków służbowych, z uwzględnieniem źródła finansowania poniesionego wydatku.

6. Wydatki nieudokumentowane w sposób określony w ust. 1-3 i 5, w tym potwierdzone jedynie oświadczeniem użytkownika, podlegają zwrotowi w trybie określonym w § 14, z zastrzeżeniem § 15.

2. W przypadku niedokonania zwrotu lub dokonania go w nieprawidłowej wysokości, należność podlega potrąceniu z najbliższego wynagrodzenia za pracę.

3. Wykorzystanie karty w sposób niezgodny z przepisami niniejszego zarządzenia lub postanowieniami umowy, o której mowa w § 6 ust. 2, podlega odpowiedzialności na zasadach określonych w odrębnych przepisach.

2. Przepis ust. 1 stosuje się odpowiednio również w przypadku gdy dokonanie operacji finansowej nie zostało potwierdzone wymaganymi dokumentami.

2. Ewidencja może być prowadzona w postaci elektronicznej.

3. Wzór ewidencji określa załącznik nr 3 do zarządzenia.

2. Do rozliczenia wydatków dokonanych przy użyciu karty przed dniem wejścia w życie niniejszego zarządzenia, dla których termin rozliczenia przypada po dniu wejścia w życie niniejszego zarządzenia, stosuje się przepisy dotychczasowe.

Minister Edukacji: B. Nowacka

¹⁾ Minister Edukacji kieruje działem administracji rządowej - oświata i wychowanie, na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 2023 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Edukacji (Dz. U. poz. 2717).

²⁾ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2023 r. poz. 1273, 1407, 1429, 1641, 1693 i 1872 oraz z 2024 r. poz. 858 i 1089.

Załączniki do zarządzenia Ministra Edukacji
z dnia 18 lipca 2024 r. (Dz. Urz. ME poz. 46)

Załącznik nr 1

Umowa o korzystanie ze służbowej karty płatniczej

Załącznik nr 2

OŚWIADCZENIE

Załącznik nr 3

 WZÓR -  Ewidencja wydanych służbowych kart płatniczych