Dzienniki Urzędowe - rok 2025 poz. 1

Na podstawie art. 24 ust. 1 i art. 33 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. poz. 928) w związku z art. 19 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 24 maja 2002 r. o Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego oraz Agencji Wywiadu (Dz. U. z 2024 r. poz. 812, 1222, 1562, 1684 i 1871) zarządza się, co następuje:

2. Procedura ma na celu wprowadzenie skutecznych i bezpiecznych form dokonywania:

1) zgłoszeń wewnętrznych, w tym dotyczących standardów etycznych oraz regulacji wewnętrznych przyjętych w ABW bez obawy lub ryzyka doświadczenia późniejszych represji, dyskryminacji lub niekorzystnych skutków;

2) zgłoszeń zewnętrznych stanowiących zgłoszenie Szefowi ABW, jako organowi publicznemu informacji o naruszeniu prawa będącego działaniem lub zaniechaniem niezgodnym z prawem lub mającym na celu obejście prawa, dotyczące dziedzin, o których mowa w art. 3 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów, przez osoby zgłaszające naruszenia prawa, o których mowa w art. 4 ustawy o ochronie sygnalistów, zwane dalej „sygnalistami”.

3. Przepisy zarządzenia nie naruszają, ani nie ograniczają obowiązku dokonania zawiadomienia właściwych organów państwowych zgodnie z ich kompetencjami, w szczególności w przypadku uzasadnionego podejrzenia popełnienia przestępstwa.

2. Departament VI ABW jest bezstronną wewnętrzną jednostką organizacyjną ABW upoważnioną do podejmowania działań następczych.

2. W związku z przyjmowaniem i weryfikacją zgłoszeń, podejmowaniem działań następczych oraz przetwarzaniem danych osobowych osób wymienionych w zgłoszeniu, upoważnione osoby są obowiązane do traktowania wszystkich zgłoszeń z należytą powagą i starannością w sposób poufny, a przy ich rozpatrywaniu kierowania się zasadą bezstronności i obiektywizmu.

1) funkcjonariusze ABW, pracownicy ABW, osoby świadczące pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, przedsiębiorcy świadczący usługi na rzecz ABW, praktykanci, w tym także po ustaniu tych stosunków;

2) kandydaci do służby lub pracy lub pełnienia funkcji w ABW, niezależnie od wyniku rekrutacji.

2. Osobami uprawnionymi do dokonania zgłoszenia zewnętrznego są osoby przekazujące Szefowi ABW informacje o naruszeniach prawa, o których mowa w art. 3 ust. 1 ustawy o sygnalistach, które jednocześnie uzyskały te informacje w kontekście, o którym mowa w art. 4 ustawy o ochronie sygnalistów.

3. Przepisy zarządzenia stosuje się do osoby pomagającej sygnaliście w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej z sygnalistą, o której mowa w art. 2 pkt 8 i 9 ustawy o ochronie sygnalistów.

4. Osobę dokonującą zgłoszenia należy informować o okolicznościach, w których ujawnienie jej tożsamości jest konieczne z uwagi na powszechnie obowiązujące przepisy prawa, w szczególności w przypadku wszczęcia postępowania karnego.

1) zgłoszenie dotyczy ich bezpośrednio;

2) zgłoszenie dotyczy osób im najbliższych lub gdy między nimi a sygnalistą zachodzi stosunek osobisty mogący wywołać wątpliwości co do bezstronności prowadzonych czynności i podejmowanych działań następczych;

3) podjęte działania następcze mogłyby dotyczyć ich praw i obowiązków lub osób im najbliższych;

4) są podwładnymi osób, których dotyczy zgłoszenie;

5) byli świadkami naruszeń prawa opisanych w zgłoszeniu.

2. Za osobę najbliższą uważa się osobę, w rozumieniu art. 115 § 11 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. - Kodeks karny (Dz. U. z 2024 r. poz. 17, 1228, 1907 i 1965).

3. Wyłączenie z udziału w realizacji czynności, o których mowa w § 5 ust. 1, może nastąpić również na wniosek sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu, jeżeli zaistnieją uzasadnione wątpliwości co do ich bezstronności w sprawie zgłoszenia.

4. O wyłączeniu osoby z udziału w przyjęciu i weryfikacji zgłoszenia oraz podejmowania działań następczych rozstrzyga Dyrektor Departamentu VI ABW lub jego zastępca.

1) w formie pisemnej w postaci elektronicznej przekazuje się na adres wewnętrznej poczty elektronicznej ABWAN: SYGNALISTA;

2) w formie pisemnej w postaci elektronicznej przekazuje się na adres poczty elektronicznej: sygnalista@abw.gov.pl;

3) w formie pisemnej w postaci papierowej przesyła się na adres:

Naczelnik Wydziału VIII Departamentu VI ABW
ul. Rakowiecka 2a
00-993 Warszawa,
z dopiskiem „ZGŁOSZENIE WEWNĘTRZNE - do rąk własnych”.

1) bezpośrednio - po uprzednim uzgodnieniu terminu spotkania, nie później niż w terminie 14 dni od dnia otrzymania wniosku, za pośrednictwem wewnętrznej poczty elektronicznej ABWAN na adres: SYGNALISTA lub na adres poczty elektronicznej: sygnalista@abw.gov.pl - do protokołu spotkania lub

2) za pośrednictwem nagrywanej linii telefonicznej nr tel. 22 58 57 400 - rozmowa jest rejestrowana i utrwalana na elektronicznych nośnikach danych, na co sygnalista wyraża zgodę dokonując zgłoszenia ustnie za pośrednictwem tej linii telefonicznej.

2. Osoba przyjmująca zgłoszenie za pośrednictwem nagrywanej linii telefonicznej ma obowiązek sporządzić notatkę służbową ze zgłoszenia.

1) dane zgłaszającego, tj. imię i nazwisko, dane kontaktowe (adres korespondencyjny lub mailowy);

2) datę i miejsce sporządzenia zgłoszenia wewnętrznego;

3) dane osoby/osób, które dopuściły się naruszenia prawa, w tym imię i nazwisko;

4) opis naruszenia prawa, w miarę możliwości datę, miejsce i okoliczności zdarzenia;

5) informację, czy zgłaszający wyraża zgodę na ujawnienie swojej tożsamości;

6) podpis zgłaszającego, za wyjątkiem zgłoszeń wewnętrznych dokonanych ustnie.

2. Zgłaszający może dołączyć do zgłoszenia wewnętrznego dowody na poparcie opisywanego naruszenia prawa oraz wykaz świadków opisywanego naruszenia prawa.

3. Jeżeli zachodzi konieczność uzyskania dodatkowych informacji związanych z otrzymanym zgłoszeniem wewnętrznym, upoważniona osoba może skontaktować się z sygnalistą poprzez wskazane dane kontaktowe na każdym etapie realizacji sprawy.

2. Obowiązek potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia istnieje pod warunkiem, że zgłaszający podał dane kontaktowe umożliwiające przekazanie potwierdzenia.

2. Sygnalista może wskazać inny sposób doręczenia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego.

3. Przyjmujący zgłoszenie wysyła potwierdzenie zgłoszenia wewnętrznego niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni od dnia przyjęcia zgłoszenia.

1) w formie pisemnej w postaci elektronicznej przekazuje się na adres poczty elektronicznej: sygnalista@abw.gov.pl;

2) w formie pisemnej w postaci papierowej przesyła się na adres:

Naczelnik Wydziału VIII Departamentu VI ABW
ul. Rakowiecka 2a
00-993 Warszawa,
z dopiskiem „ZGŁOSZENIE ZEWNĘTRZNE - do rąk własnych”.

1) bezpośrednio - po uprzednim uzgodnieniu terminu spotkania, na adres poczty elektronicznej: sygnalista@abw.gov.pl - do protokołu spotkania lub

2) za pośrednictwem nagrywanej linii telefonicznej nr tel. 22 58 57 400 - rozmowa jest rejestrowana i utrwalana na elektronicznych nośnikach danych, na co sygnalista wyraża zgodę dokonując zgłoszenia ustnie za pośrednictwem tej linii telefonicznej.

1) dane zgłaszającego, tj. imię i nazwisko, dane kontaktowe (adres korespondencyjny lub mailowy);

2) datę i miejsce sporządzenia zgłoszenia zewnętrznego;

3) dane osoby/osób, które dopuściły się naruszenia prawa, w tym imię i nazwisko;

4) opis naruszenia prawa, w miarę możliwości datę, miejsce i okoliczności zdarzenia;

5) informację, czy zgłaszający wyraża zgodę na ujawnienie swojej tożsamości;

6) podpis zgłaszającego, za wyjątkiem zgłoszeń zewnętrznych dokonanych ustnie.

2. Zgłaszający może dołączyć do zgłoszenia zewnętrznego dowody na poparcie opisywanego naruszenia prawa oraz wykaz świadków opisywanego naruszenia prawa.

3. Jeżeli zachodzi konieczność uzyskania dodatkowych informacji związanych z otrzymanym zgłoszeniem zewnętrznym, upoważniona osoba może skontaktować się z sygnalistą poprzez wskazane dane kontaktowe na każdym etapie realizacji sprawy.

2. Obowiązek potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia istnieje pod warunkiem, że zgłaszający podał dane kontaktowe umożliwiające przekazanie potwierdzenia.

2. Sygnalista może wskazać inny sposób doręczenia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego.

3. Przyjmujący zgłoszenie wysyła potwierdzenie zgłoszenia zewnętrznego niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni od dnia przyjęcia zgłoszenia.

2. Weryfikacja zasadności zgłoszenia wewnętrznego odbywa się w ramach postępowania wyjaśniającego na podstawie obowiązujących w ABW przepisów wewnętrznych oraz informacji uzyskanych z właściwych merytorycznie jednostek organizacyjnych ABW, z uwzględnieniem rodzaju i charakteru zgłoszenia oraz z zastrzeżeniem zasad bezstronności, należytej staranności i poufności tożsamości sygnalisty.

3. W toku postępowania upoważniony funkcjonariusz ABW gromadzi dokumenty potrzebne do ustalenia zasadności zgłoszenia wewnętrznego.

4. Z wysłuchania pracowników lub funkcjonariuszy ABW lub sygnalistów lub innych osób wezwanych celem złożenia wyjaśnień lub uzyskania dodatkowych informacji uzupełniających sporządza się protokół, o którym mowa w § 10 ust. 1 pkt 1.

5. Osoby uczestniczące w postępowaniu wyjaśniającym, niezależnie od charakteru tego udziału, są zobowiązane do zachowania w poufności wszelkich informacji, jakie powzięły w związku z prowadzonym postępowaniem. Obowiązek zachowania poufności rozciąga się także na okres po zakończeniu postępowania.

2. Informacja końcowa w sprawie zgłoszenia wewnętrznego zawiera ocenę wiarygodności informacji o naruszeniu prawa, w szczególności: opis naruszenia prawa, ustalenia poczynione w toku postępowania wyjaśniającego, informację co do zasadności zgłoszenia wewnętrznego.

3. Po zapoznaniu się z informacją końcową w sprawie zgłoszenia wewnętrznego Dyrektor Departamentu VI ABW lub jego Zastępca przekazuje, do akceptacji Szefowi ABW, rekomendację, co do działań, w tym działań następczych, mających na celu eliminację stwierdzonych naruszeń prawa i przeciwdziałanie ponownemu ich wystąpieniu, w szczególności działania przewidziane przepisami ustawy z dnia 24 maja 2002 r. o Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego oraz Agencji Wywiadu, w tym czynności kontrolne, zawiadomienie właściwych organów lub propozycje zmian organizacyjnych.

4. W przypadku informacji wskazujących na naruszenie, w szczególności:

1) rękojmi zachowania tajemnicy - niezbędne informacje przekazywane są do Wydziału IV Departamentu VI ABW;

2) przepisów prawa karnego - niezbędne informacje przekazywane są do Departamentu III ABW, w celu sporządzenia analizy prawnokarnej;

3) innych przepisów prawa - niezbędne informacje przekazywane są do Biura Prawnego ABW wraz ze stanowiskiem Departamentu VI ABW, w celu dokonania analizy prawnej i wskazania dalszego sposobu postępowania.

2. Przyjmujący zgłoszenie zewnętrzne dokonuje wstępnej weryfikacji tego zgłoszenia, polegającej na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa, oraz na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania Szefa ABW, a jeżeli nie należy - na ustaleniu organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych.

3. Po wpłynięciu zgłoszenia zewnętrznego upoważniona osoba dokonuje jego rejestracji w Rejestrze zgłoszeń zewnętrznych.

4. Po stwierdzeniu swojej właściwości do rozstrzygnięcia zgłoszenia przyjmujący zgłoszenie przystępuje do merytorycznego rozpatrzenia zgłoszenia.

5. W przypadku stwierdzenia wobec zgłoszenia zewnętrznego właściwości innego organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych zgłoszenie przekazuje się do:

1) Prezesa Rady Ministrów albo Ministra - Koordynatora Służb Specjalnych w przypadku jego powołania, gdy zgłoszenie zewnętrzne dotyczy naruszenia prawa przez służby specjalne, o których mowa w art. 11 ustawy z dnia 24 maja 2002 r. o Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego oraz Agencji Wywiadu;

2) organu publicznego właściwego do podejmowania działań następczych w dziedzinach wskazanych w art. 3 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów.

2. Weryfikacja zasadności zgłoszenia zewnętrznego odbywa się w ramach postępowania wyjaśniającego na podstawie obowiązujących w ABW przepisów wewnętrznych oraz informacji uzyskanych z właściwych merytorycznie jednostek organizacyjnych ABW, z uwzględnieniem rodzaju i charakteru zgłoszenia oraz z zastrzeżeniem zasad bezstronności, należytej staranności i poufności tożsamości sygnalisty.

3. W toku postępowania upoważniony funkcjonariusz ABW gromadzi dokumenty potrzebne do ustalenia zasadności zgłoszenia zewnętrznego.

4. Osoby uczestniczące w postępowaniu wyjaśniającym, niezależnie od charakteru tego udziału, są zobowiązane do zachowania w poufności wszelkich informacji, jakie powzięły w związku z prowadzonym postępowaniem. Obowiązek zachowania poufności rozciąga się także na okres po zakończeniu postępowania.

2. Informacja końcowa w sprawie zgłoszenia zewnętrznego zawiera ocenę wiarygodności informacji o naruszeniu prawa, w szczególności: opis naruszenia prawa, ustalenia poczynione w toku postępowania wyjaśniającego, informację co do zasadności zgłoszenia zewnętrznego.

3. Po zapoznaniu się z informacją końcową w sprawie zgłoszenia zewnętrznego Dyrektor Departamentu VI ABW lub jego zastępca przekazuje, do akceptacji Szefowi ABW, rekomendację, co do działań, w tym działań następczych.

4. Do przekazywania sygnaliście informacji zwrotnej stosuje się art. 41 ustawy o ochronie sygnalistów.

2. Zgłoszenia zewnętrzne dotyczące naruszeń prawa, innych niż wymienione w ust. 1, przyjmuje Rzecznik Praw Obywatelskich. Szczegółowe informacje w tym zakresie zostały umieszczone w Biuletynie Informacji Publicznej Rzecznika Praw Obywatelskich.

2. Zgłoszenie wewnętrzne dokonane w oparciu o przepisy zarządzenia podlega ewidencjonowaniu w Rejestrze zgłoszeń wewnętrznych.

3. Rejestr zgłoszeń wewnętrznych prowadzony jest w formie pisemnej w postaci papierowej lub elektronicznej.

4. Za prowadzenie Rejestru zgłoszeń wewnętrznych, o którym mowa w ust. 1, odpowiada funkcjonariusz ABW wyznaczony przez Naczelnika Wydziału VIII Departamentu VI ABW, posiadający imienne upoważnienie, o którym mowa w § 5.

5. Rejestr jest prowadzony przy zachowaniu zasad poufności, w tym ochrony tożsamości sygnalisty oraz osoby, której zgłoszenie dotyczy.

6. Dane osobowe oraz pozostałe informacje zgromadzone w Rejestrze zgłoszeń wewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

7. Do brakowania Rejestru zgłoszeń wewnętrznych stosuje się przepisy odrębne.

2. Do prowadzenia Rejestru zgłoszeń zewnętrznych stosuje się odpowiednio przepisy art. 46 ustawy o ochronie sygnalistów oraz § 31 zarządzenia.

1) liczbę przyjętych zgłoszeń zewnętrznych;

2) liczbę postępowań wyjaśniających i postępowań wszczętych w wyniku przyjętych zgłoszeń zewnętrznych oraz informacje na temat wyniku tych postępowań.

2. Informację, o której mowa w ust. 1, dyrektor Departamentu VI ABW przekazuje Szefowi ABW w terminie do dnia 15 marca roku następującego po roku, za który sporządzana jest ta informacja.

2. Przeglądu, o którym mowa w ust. 1, dokonuje się również w przypadku zmiany komórki organizacyjnej Departamentu VI ABW wyznaczonej do realizacji procedury zgłoszeń wewnętrznych i zewnętrznych.

Szef
Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego
płk Rafał Syrysko

W uzgodnieniu
Przewodniczący Organizacji Międzyzakładowej
NSZZ „Solidarność” Region Mazowsze nr 3228
w Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego
i Nadwiślańskim Oddziale Straży Granicznej