Dzienniki Urzędowe - rok 2020 poz. 5

Na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 4 i ust. 1a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164) zarządza się, co następuje:

1) przechowywanych w archiwach państwowych i tworzących nieopracowane zespoły lub zbiory archiwalne;

2) przejmowanych przez archiwa państwowe.

1) aktach stanu cywilnego - należy przez to rozumieć prowadzony na potrzeby państwa rejestr stanu cywilnego osób, składający się ze zbiorów aktów stanu cywilnego, zazwyczaj w formie ksiąg, oraz z dokumentacji towarzyszącej w formie akt zbiorowych i skorowidzów;

2) aktach zbiorowych - należy przez to rozumieć dokumenty stanowiące podstawę sporządzenia aktu stanu cywilnego, dokonania zmiany jego treści lub stwierdzenia jego ważności oraz stanowiące podstawę zamieszczenia przypisku przy innych aktach stanu cywilnego, w tym akta znania, metryki, informacje o rozwodach, zgonach, wyroki sądowe i decyzje administracyjne, które do 1986 r. występowały jako alegaty lub aneksy;

3) księgach łącznych - należy przez to rozumieć księgi stanu cywilnego zawierające wpisy kilku rodzajów aktów stanu cywilnego;

4) pierwopisie - należy przez to rozumieć pierwszy egzemplarz księgi stanu cywilnego, pozostający zwykle w miejscu sporządzenia, a także jego odpowiedniki, którymi są unikat, rejestr główny i księga miejscowa;

5) wtóropisie - należy przez to rozumieć drugi i kolejny egzemplarz księgi stanu cywilnego sporządzany w celu zabezpieczenia pierwopisu, przekazywany zwykle odpowiednim władzom (sądom, urzędom), a także jego odpowiedniki, którymi są duplikat i rejestr poboczny.

1) osoby posiadającej uprawnienia urzędnika stanu cywilnego (świeckiej lub duchownej),

2) urzędu stanu cywilnego działającego jako odrębna jednostka organizacyjna lub stanowiącego część innej jednostki organizacyjnej, np. urzędu administracji terenowej

- należy łączyć wraz z dokumentacją towarzyszącą, w tym z aktami zbiorowymi i skorowidzami, w odrębne zespoły archiwalne.

2. Podstawą wyodrębniania zespołów archiwalnych są przepisy ustrojowe i organizacyjne dotyczące obowiązujących w danym okresie systemów rejestracji stanu cywilnego.

3. Szczegółowe cezury wyodrębniania zespołu archiwalnego określa załącznik nr 1 do zarządzenia.

4. W uzasadnionych przypadkach tworzy się zespoły archiwalne składające się z:

1) aktów stanu cywilnego wytworzonych w odrębnych okręgach rejestracji stanu cywilnego, stanowiących jedną jednostkę organizacyjną administracji wyznaniowej, np. w parafii i filii parafii;

2) aktów stanu cywilnego wytworzonych przez kolejno po sobie funkcjonujących twórców, mających siedzibę w tej samej miejscowości i obejmujących ten sam okręg (okręgi) rejestracji stanu cywilnego.

5. Wtóropisy ksiąg stanu cywilnego wytworzone w urzędach stanu cywilnego, w tym odpisy, o których mowa w art. 130 ust. 2 ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. - Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. z 2020 r. poz. 463), włącza się do właściwych zespołów archiwalnych, w których skład wchodzą pierwopisy. W przypadku braku w archiwum państwowym właściwego zespołu archiwalnego należy utworzyć zespół archiwalny, w którego skład będą wchodzić wtóropisy lub odpisy, a także następnie włączane będą przejmowane w kolejnych latach akta stanu cywilnego.

6. Akta zbiorowe, które już znajdują się w zasobie archiwum państwowego, należy formować w odrębne jednostki archiwalne, zawierające dokumentację dotyczącą aktów stanu cywilnego z określonego roku lub zakresu lat, także wtedy, kiedy dotyczą aktów, które we właściwych księgach nie istnieją. Jeżeli w odpowiednim zespole archiwalnym istnieją już jednostki archiwalne zawierające akta zbiorowe z danego roku, przejęte w terminie późniejszym dokumenty należy włączyć do tych jednostek, jeśli pozwala na to ich forma. O ile to konieczne, należy zaktualizować opis, w tym daty skrajne jednostki archiwalnej i zespołu archiwalnego.

7. Jeżeli na podstawie analizy aktów stanu cywilnego i dokumentów stanowiących akta zbiorowe nie jest możliwe ustalenie, do jakiego zespołu archiwalnego należy je przyporządkować, dopuszcza się utworzenie z takich dokumentów odrębnego zbioru archiwalnego.

8. Decyzję w sprawie wyodrębniania zespołów archiwalnych oraz tworzenia zbiorów archiwalnych podejmuje dyrektor archiwum państwowego.

2. Zawartość przejmowanych skorowidzów w postaci elektronicznej, wykonanych po 1945 r. w urzędzie stanu cywilnego do aktów stanu cywilnego, o których mowa w załączniku nr 3 do zarządzenia ust. 1-3, należy przenieść do Zintegrowanego Systemu Informacji Archiwalnej ZoSIA jako indeksy osobowe.

1) określenia rzeczowego: akta stanu cywilnego;

2) nazwy jednostki administracyjnej świeckiej lub organizacji wyznaniowej: miasto, gmina, okręg, parafia, filia, gmina wyznaniowa, okręg bożniczy, przy czym w przypadku jednostki administracyjnej organizacji wyznaniowej należy podać nazwę wyznania, odłamu wyznania lub obrządku;

3) nazwy geograficznej siedziby (siedzib) twórcy obowiązującej w okresie jego funkcjonowania (nazwa miejscowości w odpowiednim przypadku).

2. Zespół archiwalny zawierający akta stanu cywilnego wytworzone przez urząd stanu cywilnego otrzymuje nazwę twórcy, składającą się z nazwy urzędu (Urząd Stanu Cywilnego) oraz nazwy geograficznej siedziby twórcy (nazwa miejscowości w odpowiednim przypadku) lub nazwy geograficznej jednostki podziału terytorialnego (nazwa w odpowiednim przypadku).

3. Nazwy miejscowości podaje się w wersji najdłużej obowiązującej.

4. Jeżeli w jednej miejscowości działało kilka osób mających uprawnienia urzędników stanu cywilnego lub kilka urzędów stanu cywilnego, w nazwie zespołu archiwalnego należy umieścić dane dodatkowe identyfikujące tę jednostkę, np. wezwanie parafii lub określenie obwodu urzędu stanu cywilnego. W uzasadnionych przypadkach należy umieścić dodatkowe dane także w nazwie opracowanego zespołu archiwalnego.

5. W przypadku twórców zespołów archiwalnych mających siedzibę w różnych miejscowościach o takiej samej nazwie, w nazwie zespołu archiwalnego należy dodać inne elementy identyfikujące, np. gmina, aktualna nazwa powiatu lub innej jednostki terytorialnej.

6. Zbiór archiwalny, o którym mowa w § 3 ust. 7, otrzymuje nazwę składającą się z następujących elementów:

1) określenia rzeczowego: zbiór akt zbiorowych do aktów stanu cywilnego;

2) nazwy jednostki terytorialnej, której dotyczą akta;

3) określenia zakresu lat aktów stanu cywilnego, jakich dotyczą akta zbiorowe.

7. Nazwy zespołów archiwalnych formułuje się w języku polskim.

8. Przykłady nazw zespołów i zbiorów archiwalnych określa załącznik nr 2 do zarządzenia.

9. Jeżeli twórca zespołu archiwalnego nosił nazwę obcojęzyczną, podaje się ją w brzmieniu oryginalnym jako element opisu zespołu archiwalnego.

10. Nazwy twórców materiałów archiwalnych, wchodzących w skład zespołu archiwalnego, inne niż ujęte w nazwie zespołu archiwalnego, podaje się jako elementy opisy zespołu archiwalnego.

1) datę początkową stanowi data najwcześniejszego zarejestrowanego przez danego twórcę aktu stanu cywilnego lub - w przypadku niezachowania się aktów stanu cywilnego - data najwcześniejszego dokumentu (wpisu) pochodzącego z okresu działania tego twórcy;

2) datę końcową stanowi data najpóźniej zarejestrowanego przez danego twórcę aktu stanu cywilnego lub - w przypadku niezachowania się aktów stanu cywilnego - data najpóźniejszego dokumentu (wpisu) pochodzącego z okresu działania tego twórcy;

3) daty skrajne dokumentów stanowiących dokumentację towarzyszącą, w szczególności akt zbiorowych pochodzących sprzed okresu działania twórcy aktów stanu cywilnego lub powstałych po likwidacji tego twórcy, traktuje się odpowiednio jako anteriora lub posteriora.

2. Jeżeli zespół archiwalny zawiera jednostki archiwalne wytworzone przez dwóch kolejnych twórców, daty aktów stanu cywilnego rejestrowanych przez kolejnego twórcę, np. w parafiach prawosławnych, powstałych w miejsce parafii unickich, należy wyróżniać w datach skrajnych zespołów archiwalnych jako posteriora i podawać je w nawiasach kwadratowych.

3. Daty skrajne jednostki archiwalnej ustala się w sposób następujący:

1) w przypadku ksiąg stanu cywilnego datami skrajnymi są daty najwcześniej i najpóźniej sporządzonego aktu stanu cywilnego;

2) w przypadku jednostek archiwalnych złożonych z dokumentacji towarzyszącej datami skrajnymi są daty najwcześniejszego i najpóźniejszego dokumentu (wpisu).

4. Daty przypisków i wzmianek dodatkowych nie mają wpływu na daty skrajne zespołu archiwalnego i jednostki archiwalnej. Informacje o nich można zamieścić w inwentarzu w polu Zawartość.

2. W uzasadnionych przypadkach dyrektor archiwum państwowego może zdecydować o odstąpieniu od zasad określonych w ust. 1.

3. Wtóropisy, o których mowa w § 3 ust. 5, należy grupować w odrębne serie w układzie analogicznym do przyjętego w trakcie opracowania zasadniczych aktów stanu cywilnego.

4. Przykłady układu jednostek archiwalnych w zespole archiwalnym określa załącznik nr 3 do zarządzenia.

2. Jeżeli w dniu wejścia w życie zarządzenia akta stanu cywilnego wchodzą w skład innych opracowanych zespołów archiwalnych, w środkach ewidencyjnych i informacyjnych do właściwych zespołów archiwalnych akt stanu cywilnego należy dokonać odpowiednich adnotacji, wskazując inne zespoły archiwalne zawierające materiały danego twórcy.

Załączniki do zarządzenia Nr 5
Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych
z dnia 6 kwietnia 2020 r. (poz. 5)

Załącznik nr 1

CEZURY CHRONOLOGICZNE WYODRĘBNIANIA ZESPOŁÓW ARCHIWALNYCH

I. Akta stanu cywilnego z terenów zaboru rosyjskiego.

1. Cezury chronologiczne zespołów archiwalnych zawierających akta wytworzone w gminach świeckich przez osobę mającą uprawnienia urzędnika stanu cywilnego stanowią lata 1808-1825 (lata 1808-1834 w guberniach Cesarstwa Rosyjskiego).

2. Cezurę początkową zespołów archiwalnych zawierających:

1) akta wytworzone w parafiach i gminach wyznaniowych przez osobę mającą uprawnienia urzędnika stanu cywilnego stanowi rok 1826 (rok 1835 dla guberni Cesarstwa Rosyjskiego);

2) akta wyznania mojżeszowego stanowi rok 1826.

3. Cezurę końcową zespołów archiwalnych:

1) zawierających akta wytworzone w parafiach greckokatolickich stanowi rok 1839 (zniesienie unii na terenach Litwy i Białorusi) lub rok 1875 (likwidacja unickiej diecezji chełmskiej);

2) o których mowa w ust. 2, z wyłączeniem zespołów archiwalnych, o których mowa w pkt 1, stanowi rok 1945 lub rok zakończenia działalności twórcy.

II. Akta stanu cywilnego z terenów zaboru austriackiego.

1. Cezurę początkową zespołów archiwalnych zawierających:

1) akta wytworzone w parafiach rzymskokatolickich i greckokatolickich stanowi rok 1784;

2) akta wytworzone w parafiach ewangelickich stanowi rok 1785;

3) akta wytworzone w gminach żydowskich stanowi rok 1790;

4) akta wytworzone w Wolnym Mieście Krakowie stanowi rok 1810.

2. Cezurę końcową zespołów archiwalnych stanowi rok 1945 lub rok zakończenia działalności twórcy.

III. Akta stanu cywilnego z terenów Prus i zaboru pruskiego do 1945 r. oraz terenów II Rzeczypospolitej Polskiej włączonych do III Rzeszy.

1. Cezury chronologiczne zespołów archiwalnych zawierających akta wytworzone przez parafie i magistraty stanowią lata 1794-1874.

2. Cezury chronologiczne zespołów archiwalnych zawierających akta wytworzone przez urzędy stanu cywilnego stanowią lata 1874-1945, z wyłączeniem zespołów, o których mowa w ust. 3.

3. Cezury chronologiczne zespołów archiwalnych zawierających akta wytworzone przez urzędy stanu cywilnego, które w okresie międzywojennym znajdowały się na terenie II Rzeczypospolitej, stanowią daty:

1) zmian obszaru działania urzędów na skutek zmian granic państwowych w 1922 r. (Śląsk);

2) zmian w sieci urzędów stanu cywilnego (Wielkopolska, Pomorze) wprowadzonych w związku z ustawą z dnia 23 marca 1933 r. o częściowej zmianie ustroju samorządu terytorialnego (Dz. U. poz. 294, z późn. zm.) od dnia 1 stycznia 1936 r. na podstawie:

a) zarządzenia Wojewody Poznańskiego z dnia 13 listopada 1935 r. w sprawie zmiany obwodów Urzędu Stanu Cywilnego we województwie poznańskiem (Poznański Dziennik Wojewódzki poz. 272),

b) obwieszczenia Wojewody Pomorskiego z dnia 13 grudnia 1935 r. w sprawie utworzenia nowych obwodów Urzędu Stanu Cywilnego na obszarze województwa pomorskiego (Pomorski Dziennik Wojewódzki poz. 306);

3) zmian obwodów urzędów stanu cywilnego w okresie II wojny światowej (1939-1945);

4) przejęcia administracji przez władze polskie po II wojnie światowej;

5) innych zmian obwodów.

IV. Akta stanu cywilnego wytworzone po 1918 r. w granicach II Rzeczypospolitej przez urzędników stanu cywilnego wyznania mojżeszowego.

1. Cezurę początkową zespołów archiwalnych zawierających akta wytworzone przez urzędników stanu cywilnego wyznania mojżeszowego stanowi rok rozpoczęcia rejestracji w danej gminie.

2. Cezurę końcową zespołów archiwalnych zawierających akta wytworzone przez urzędników stanu cywilnego wyznania mojżeszowego stanowi rok 1945 lub data zakończenia działalności twórców.

V. Akta stanu cywilnego wytworzone po 1945 r.

1. Cezurę początkową zespołów archiwalnych zawierających akta wytworzone przez urzędy stanu cywilnego stanowi rok 1946 lub lata późniejsze, kiedy urzędy stanu cywilnego zostały faktycznie utworzone.

2. Cezury końcowe zespołów archiwalnych zawierających akta wytworzone przez urzędy stanu cywilnego utworzone w 1946 r. lub w latach późniejszych stanowią daty zakończenia działalności twórców.

Załącznik nr 2

PRZYKŁADY NAZW ZESPOŁÓW ARCHIWALNYCH

1. Zespoły archiwalne wytworzone przez osoby mające uprawnienia urzędników stanu cywilnego:

1) Akta stanu cywilnego gminy Węgrów (dotyczy zespołów archiwalnych z lat 1808-1825 - ziemie zaboru rosyjskiego);

2) Akta stanu cywilnego Parafii Rzymskokatolickiej w Chodowie (dotyczy zespołów archiwalnych od 1826 r. w Królestwie Polskim oraz zespołów archiwalnych od 1808 r. w Księstwie Warszawskim, o ile nie dokonano wydzielenia materiałów sprzed 1826 r.);

3) Akta stanu cywilnego Parafii Rzymskokatolickiej w Żarkach;

4) Akta stanu cywilnego Parafii Rzymskokatolickiej pw. św. Wojciecha w Kielcach;

5) Akta stanu cywilnego Parafii Rzymskokatolickiej pw. Świętego Krzyża w Kielcach;

6) Akta stanu cywilnego Parafii Ewangelicko-Augsburskiej w Wolsztynie;

7) Akta stanu cywilnego Parafii Ewangelickiej Garnizonowej w Gdańsku;

8) Akta stanu cywilnego Parafii Ewangelicko-Augsburskiej w Żyrardowie Filii w Karolewie;

9) Akta stanu cywilnego Parafii Ewangelicko-Augsburskiej w Aleksandrowie Łódzkim i Filii w Hucie Bardzyńskiej;

10) Akta stanu cywilnego Parafii Ewangelicko-Augsburskiej w Kielcach i filii w Dąbrowie Górniczej i Pilicy;

11) Akta stanu cywilnego Parafii Greckokatolickiej w Przemyślu;

12) Akta stanu cywilnego Parafii Greckokatolickiego Duszpasterstwa Wojskowego w Sanoku;

13) Akta stanu cywilnego Parafii Prawosławnej Soboru Katedralnego pw. św. Trójcy w Warszawie;

14) Akta stanu cywilnego cerkwi prawosławnej św. Piotra i Pawła Wojsk Warszawskiego Okręgu Wojennego 18 Perejasławskiego Pułku Dragonów im. Jego Wysokości Imperatora Carewicza;

15) Akta stanu cywilnego Sekty Ewangelicznych Chrześcijan w Cegłowie;

16) Akta stanu cywilnego baptystów w Tomaszowie Mazowieckim;

17) Akta stanu cywilnego Parafii Mariawickiej w Łowiczu;

18) Akta stanu cywilnego Okręgu Bożniczego w Sanoku (dotyczy zespołów archiwalnych do 1918 r.);

19) Akta stanu cywilnego Izraelickiego Okręgu Metrykalnego w Wiśniczu (dotyczy zespołów archiwalnych do 1918 r.);

20) Akta stanu cywilnego wyznania mojżeszowego w Nowym Targu (dotyczy zespołów archiwalnych od 1918 r.);

21) Akta stanu cywilnego bezwyznaniowców w Lesznie.

2. Zespoły archiwalne wytworzone przez urzędy stanu cywilnego:

1) Urząd Stanu Cywilnego w Słupsku;

2) Urząd Stanu Cywilnego w Leśniewie z siedzibą w Piaśnicy;

3) Urząd Stanu Cywilnego w Tczewie;

4) Urząd Stanu Cywilnego miasta Tczewa;

5) Zbiór akt zbiorowych do aktów stanu cywilnego z terenu ... (powiatu itp.) z lat 1874-1945.

Załącznik nr 3

PRZYKŁADY UKŁADU JEDNOSTEK ARCHIWALNYCH W ZESPOLE ARCHIWALNYM

1. Zespół archiwalny zawierający akta stanu cywilnego wytworzone przez osobę mającą uprawnienia urzędnika stanu cywilnego w jednostkach wyznaniowych:

1) akty urodzeń, skorowidze;

2) akty małżeństw, skorowidze;

3) akty zgonów, skorowidze;

4) księgi łączne, akta zbiorowe do aktów urodzeń, małżeństw i zgonów, skorowidze;

5) księgi stanu cywilnego prowadzone w oparciu o przepisy prawa rosyjskiego (dotyczy parafii prawosławnych).

2. Zespół archiwalny zawierający akta stanu cywilnego wytworzone przez urząd stanu cywilnego do 1945 r.:

1) materiały o charakterze ogólnym (administracyjne, organizacyjne, pomoce kancelaryjne itp.);

2) akta stanu cywilnego (pierwopisy) w układzie rzeczowo-chronologicznym, gdzie akta stanu cywilnego otrzymują następujący układ:

a) akty urodzeń, akta zbiorowe do aktów urodzeń, skorowidze,

b) akty małżeństw, akta zbiorowe do aktów małżeństw, skorowidze,

c) akty zgonów, akta zbiorowe do aktów zgonów, skorowidze;

3) akta stanu cywilnego (wtóropisy) w układzie rzeczowo-chronologicznym, gdzie akta stanu cywilnego otrzymują następujący układ:

a) akty urodzeń,

b) akty małżeństw,

c) akty zgonów.

3. Zespół archiwalny prosty zawierający akta stanu cywilnego wytworzone przez urząd stanu cywilnego od 1946 r.:

1) akta stanu cywilnego (pierwopisy) w układzie rzeczowo-chronologicznym, gdzie akta stanu cywilnego otrzymują następujący układ:

a) akty urodzeń, akta zbiorowe do aktów urodzeń, skorowidze,

b) akty małżeństw, akta zbiorowe do aktów małżeństw, skorowidze,

c) akty zgonów, akta zbiorowe do aktów zgonów, skorowidze;

2) akta stanu cywilnego (wtóropisy) w układzie rzeczowo-chronologicznym, gdzie akta stanu cywilnego otrzymują następujący układ:

a) akty urodzeń,

b) akty małżeństw,

c) akty zgonów.

4. Zespół archiwalny złożony zawierający akta stanu cywilnego wytworzone przez urząd stanu cywilnego od 1946 r.:

1) akta stanu cywilnego (pierwopisy) z lat 1946-1954 w układzie rzeczowo-chronologicznym, gdzie akta stanu cywilnego otrzymują następujący układ:

a) akty urodzeń, akta zbiorowe do aktów urodzeń, skorowidze,

b) akty małżeństw, akta zbiorowe do aktów małżeństw, skorowidze,

c) akty zgonów, akta zbiorowe do aktów zgonów, skorowidze;

2) akta stanu cywilnego (pierwopisy) z lat 1954-1957 Prezydium Gromadzkiej Rady Narodowej w ... w układzie rzeczowo-chronologicznym, gdzie akta stanu cywilnego otrzymują następujący układ (powtarzalny w każdej serii):

a) akty urodzeń, akta zbiorowe do aktów urodzeń, skorowidze,

b) akty małżeństw, akta zbiorowe do aktów małżeństw, skorowidze,

c) akty zgonów, akta zbiorowe do aktów zgonów, skorowidze;

3) akta stanu cywilnego (pierwopisy) z lat 1958 - w układzie rzeczowo-chronologicznym, gdzie akta stanu cywilnego otrzymują następujący układ:

a) akty urodzeń, akta zbiorowe do aktów urodzeń, skorowidze,

b) akty małżeństw, akta zbiorowe do aktów małżeństw, skorowidze,

c) akty zgonów, akta zbiorowe do aktów zgonów, skorowidze;

4) akta stanu cywilnego odtwarzane na podstawie decyzji sądów w układzie rzeczowo-chronologicznym, gdzie akta stanu cywilnego otrzymują następujący układ:

a) akty urodzeń,

b) akty małżeństw,

c) akty zgonów;

5) wtóropisy z lat 1946-1987 w układzie rzeczowo-chronologicznym, gdzie akta stanu cywilnego otrzymują następujący układ:

a) akty urodzeń,

b) akty małżeństw,

c) akty zgonów.