Dzienniki Urzędowe - rok 2025 poz. 8

Na podstawie art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów (Dz. U. z 2024 r. poz. 1050 i 1473) w związku z art. 69 ust. 1 pkt 1 i 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1530, z późn. zm.¹⁾) zarządza się, co następuje:

1) celach kontroli zarządczej - należy przez to rozumieć cele, o których mowa w art. 68 ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;

2) harmonogramie wdrożenia działań usprawniających - należy przez to rozumieć zestawienie działań zaplanowanych do podjęcia w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej oraz w związku z zastrzeżeniami stwierdzonymi w oświadczeniu o stanie kontroli zarządczej, wraz ze wskazaniem terminu realizacji tych działań;

3) jednostce organizacyjnej - należy przez to rozumieć jednostkę sektora finansów publicznych podległą Ministrowi Spraw Zagranicznych lub przez niego nadzorowaną;

4) Komitecie Audytu - należy przez to rozumieć ciało doradcze powołane przez Ministra Spraw Zagranicznych na podstawie art. 288 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;

5) komórce organizacyjnej - należy przez to rozumieć komórkę organizacyjną wymienioną w statucie Ministerstwa;

6) kontroli zarządczej - należy przez to rozumieć kontrolę zarządczą w rozumieniu art. 68 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;

7) oświadczeniu o stanie kontroli zarządczej - należy przez to rozumieć oświadczenie, którego wzór został określony w przepisach wydanych na podstawie art. 70 ust. 6 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;

8) planie działalności - należy przez to rozumieć plan działalności dla działu, o którym mowa w art. 70 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;

9) samoocenie - należy przez to rozumieć sformalizowaną ocenę funkcjonowania kontroli zarządczej, przeprowadzaną co najmniej raz w roku z uwzględnieniem standardów kontroli zarządczej oraz szczegółowych wytycznych w zakresie samooceny kontroli zarządczej, wydanych na podstawie ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, przy wykorzystaniu kwestionariusza samooceny;

10) sprawozdaniu z realizacji harmonogramu wdrożenia działań usprawniających - należy przez to rozumieć informację na temat działań usprawniających, zrealizowanych w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej, sporządzoną według stanu na dzień 31 grudnia;

11) standardach kontroli zarządczej - należy przez to rozumieć standardy określone w przepisach wydanych na podstawie art. 69 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;

12) zarządzaniu ryzykiem - należy przez to rozumieć uregulowane w przepisach odrębnych procedury i polityki oraz skoordynowane działania, podejmowane zarówno przez Kierownictwo Ministerstwa, kierowników jednostek organizacyjnych, dyrektorów komórek organizacyjnych, jak i pracowników, które - poprzez identyfikację i analizę ryzyka oraz określanie adekwatnych reakcji na ryzyko - zwiększają prawdopodobieństwo osiągnięcia celów i realizacji zadań.

2. Kierownik jednostki organizacyjnej jest odpowiedzialny za zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w kierowanej jednostce.

3. Sekretarze stanu, podsekretarze stanu, Szef Służby Zagranicznej, dyrektor generalny służby zagranicznej, pełnomocnicy Ministra oraz dyrektorzy komórek organizacyjnych są odpowiedzialni za funkcjonowanie adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w Ministerstwie oraz w dziale.

1) działania pracowników komórek organizacyjnych i jednostek organizacyjnych pozostają w zgodzie z przepisami prawa i procedurami, przyjętymi zasadami oraz standardami kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych;

2) nadano odpowiednią rangę zapewnieniu jakości wykonywanych zadań i usług;

3) zadania i odpowiedzialność pracowników komórek organizacyjnych i jednostek organizacyjnych zostały przypisane w sposób jasny i przejrzysty;

4) zasoby, w tym finansowe, są wykorzystywane oszczędnie, celowo, efektywnie i terminowo oraz są dostatecznie chronione i nadzorowane;

5) cele i zadania, ujęte w planach działalności, programach oraz innych dokumentach planistycznych są osiągalne, a ich realizacja właściwie nadzorowana;

6) dane i informacje publikowane lub udostępniane wewnątrz i na zewnątrz Ministerstwa i jednostek organizacyjnych są dokładne, wiarygodne i aktualne;

7) ryzyka związane z realizacją zadań są na bieżąco identyfikowane i analizowane w celu zapewnienia realizacji celów i zadań, a także poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej;

8) przestrzegane są zasady etycznego postępowania;

9) identyfikowane są przyczyny nieprawidłowości i problemy w funkcjonowaniu komórek organizacyjnych i jednostek organizacyjnych, a realizowane działania usprawniające są oceniane pod kątem skuteczności i efektywności;

10) istnieją mechanizmy służące utrzymaniu ciągłości działalności komórek organizacyjnych i jednostek organizacyjnych, wykorzystujące między innymi analizę ryzyka.

2. Osoby, o których mowa w § 3, wdrażają na bieżąco działania usprawniające wobec zaobserwowanych problemów w funkcjonowaniu kontroli zarządczej, w szczególności poprzez:

1) zmianę i aktualizację funkcjonujących procedur i procesów w zakresie swojej właściwości;

2) inicjowanie zmian i aktualizacji funkcjonujących procedur i procesów, będących we właściwości innych podmiotów.

3. Osoby, o których mowa w § 3 ust. 2 i 3, przekazują, na wniosek dyrektora komórki organizacyjnej właściwej do spraw koordynacji kontroli zarządczej, informację na temat funkcjonowania kontroli zarządczej oraz realizacji jej celów, w terminie określonym we wniosku.

1) monitoring realizacji celów i zadań ujętych w planie działalności;

2) samoocena;

3) proces zarządzania ryzykiem;

4) wyniki zadań audytowych;

5) ustalenia kontroli wewnętrznych i zewnętrznych;

6) wyniki analizy skarg i wniosków;

7) sprawozdanie z realizacji harmonogramu wdrożenia działań usprawniających;

8) ocena stopnia realizacji celów inwestycyjnych, o której mowa w art. 133a ustawy o finansach publicznych.

2. Informacje, o których mowa w ust. 1 pkt 1 oraz pkt 3-6 są pozyskiwane i sporządzane według zasad określonych w przepisach odrębnych.

2. Do zadań komórki organizacyjnej właściwej do spraw koordynacji kontroli zarządczej należy w szczególności:

1) koordynowanie prac związanych z monitorowaniem realizacji celów i zadań ujętych w planie działalności;

2) koordynowanie zarządzania ryzykiem w Ministerstwie oraz w dziale;

3) przeprowadzanie samooceny;

4) pozyskiwanie od osób, o których mowa w § 3 ust. 2 i 3, informacji na temat funkcjonowania kontroli zarządczej oraz realizacji jej celów;

5) opracowanie, przy wykorzystaniu dostępnych źródeł informacji, projektu oświadczenia o stanie kontroli zarządczej;

6) opracowanie, przy wykorzystaniu dostępnych źródeł informacji, projektu harmonogramu wdrożenia działań usprawniających oraz sprawozdania z jego realizacji.

2. Osoby, o których mowa w § 3 ust. 2 i 3, przekazują dyrektorowi komórki organizacyjnej właściwej do spraw koordynacji kontroli zarządczej wyniki samooceny w terminie 2 tygodni od dnia uruchomienia procesu samooceny przez tę komórkę organizacyjną, wraz z informacją na temat stwierdzonych problemów w zakresie funkcjonowania kontroli zarządczej i propozycjami wdrożenia adekwatnych działań usprawniających.

3. Komórka organizacyjna właściwa do spraw koordynacji kontroli zarządczej przygotowuje informacje w zakresie określonym w § 6 ust. 1 pkt 1-3 oraz pkt 7.

4. Komórka organizacyjna właściwa do spraw kontroli, audytu i ewaluacji przygotowuje informacje w zakresie określonym w § 6 ust. 1 pkt 4-6, w terminie 2 tygodni od dnia otrzymania wniosku od komórki organizacyjnej właściwej do spraw koordynacji kontroli zarządczej.

5. Komórka organizacyjna właściwa do spraw realizacji inwestycji w obiektach krajowych Ministerstwa oraz komórka organizacyjna właściwa do spraw inwestycji realizowanych przez placówki zagraniczne i nadzoru nad krajowymi inwestycjami budowlanymi przygotowują informacje w zakresie określonym w § 6 ust. 1 pkt 8, w terminie 2 tygodni od dnia otrzymania wniosku od komórki organizacyjnej właściwej do spraw koordynacji kontroli zarządczej.

2. Komórka organizacyjna właściwa do spraw koordynacji kontroli zarządczej uzgadnia z komórkami organizacyjnymi projekt oświadczenia i projekt harmonogramu, o których mowa w ust. 1.

3. Komórka organizacyjna właściwa do spraw koordynacji kontroli zarządczej przekazuje uzgodniony projekt oświadczenia oraz harmonogramu, o których mowa w ust. 1, za pośrednictwem komórki organizacyjnej właściwej do spraw kontroli, audytu wewnętrznego i ewaluacji, do zaopiniowania Komitetowi Audytu, w terminie do 15 kwietnia.

4. Komitet Audytu, za pośrednictwem komórki organizacyjnej właściwej do spraw kontroli, audytu i ewaluacji, przekazuje komórce organizacyjnej właściwej do spraw koordynacji kontroli zarządczej opinię na temat projektu oświadczenia oraz harmonogramu, o których mowa w ust. 1, w terminie 2 tygodni od dnia ich otrzymania przez komórkę właściwą do spraw kontroli, audytu wewnętrznego i ewaluacji.

5. Komórka organizacyjna właściwa do spraw koordynacji kontroli zarządczej przedkłada projekt oświadczenia oraz harmonogramu, o których mowa w ust. 1, wraz z opinią Komitetu Audytu, dyrektorowi generalnemu służby zagranicznej do akceptacji.

6. Komórka organizacyjna właściwa do spraw koordynacji kontroli zarządczej przekazuje zaakceptowane przez dyrektora generalnego służby zagranicznej oświadczenie o stanie kontroli zarządczej oraz harmonogram wdrożenia działań usprawniających, wraz z opinią Komitetu Audytu, Ministrowi Spraw Zagranicznych do zatwierdzenia.

7. Komórka organizacyjna właściwa do spraw koordynacji kontroli zarządczej niezwłocznie publikuje zatwierdzone oświadczenie o stanie kontroli zarządczej w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa oraz intranecie, nie później niż do dnia 30 kwietnia.

2. Komórka organizacyjna lub jednostka organizacyjna, o których mowa w ust. 1, udostępniają na wniosek komórki organizacyjnej właściwej do spraw koordynacji kontroli zarządczej informacje na temat realizacji harmonogramu wdrożenia działań usprawniających.

3. Komórka organizacyjna właściwa do spraw koordynacji kontroli zarządczej sporządza niezwłocznie sprawozdanie z realizacji harmonogramu wdrożenia działań usprawniających według stanu na dzień 31 grudnia, a także każdorazowo na wniosek dyrektora generalnego służby zagranicznej.

Minister Spraw Zagranicznych: R. Sikorski

¹⁾ Minister Spraw Zagranicznych kieruje działem administracji rządowej - sprawy zagraniczne, na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 2023 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Spraw Zagranicznych (Dz. U. poz. 2713).

¹⁾ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2024 r. poz. 1572, 1717, 1756, 1907 oraz z 2025 r. poz. 39.