Dzienniki Urzędowe - rok 2013 poz. 18

Na podstawie art. 47 ust. 3 ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 182, poz. 1228) zarządza się co następuje:

1) wymagania w zakresie organizacji i funkcjonowania kancelarii tajnej, kancelarii tajnej międzynarodowej oraz innych komórek organizacyjnych odpowiedzialnych za przetwarzanie materiałów niejawnych;

2) strukturę organizacyjną systemu kancelaryjnego;

3) podstawowe zadania kierownika kancelarii tajnej, kancelarii tajnej międzynarodowej oraz pracownika prowadzącego obsługę kancelaryjną materiałów niejawnych;

4) sposób i tryb przetwarzania informacji niejawnych o klauzuli „poufne”, „tajne” i „ściśle tajne”;

5) zasady doboru i zakres stosowania środków bezpieczeństwa fizycznego służących ochronie informacji niejawnych.

1) ustawie – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 182, poz. 1228);

2) Ministerstwie – należy przez to rozumieć Ministerstwo Spraw Zagranicznych;

3) placówce zagranicznej – należy przez to rozumieć przedstawicielstwo dyplomatyczne, stałe przedstawicielstwo przy organizacji międzynarodowej, urząd konsularny, instytut polski lub inną placówkę podległą Ministrowi Spraw Zagranicznych, mającą siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej;

4) dyrektorze – należy przez to rozumieć dyrektora komórki organizacyjnej Ministerstwa;

5) kierowniku placówki – należy przez to rozumieć pełnomocnego przedstawiciela Rzeczypospolitej Polskiej w innym państwie lub przy organizacji międzynarodowej, kierownika urzędu konsularnego, dyrektora instytutu polskiego oraz inną osobę wyznaczoną do kierowania placówką zagraniczną;

6) pełnomocniku ochrony – należy przez to rozumieć pełnomocnika lub zastępcę pełnomocnika do spraw ochrony informacji niejawnych w Ministerstwie;

7) pionie ochrony – należy przez to rozumieć wyodrębnioną komórkę organizacyjną Ministerstwa właściwą do spraw ochrony informacji niejawnych, podległą pełnomocnikowi ochrony;

8) PODN-Z – należy przez to rozumieć punkt obsługi dokumentów niejawnych stanowiący w placówce zagranicznej komórkę organizacyjną lub stanowisko pracy, których pracownicy zapewniają prawidłowe rejestrowanie, przechowywanie, wydawanie oraz obieg materiałów niejawnych o klauzuli „zastrzeżone” oraz „Restreint UE” i „NATO Restricted”;

9) PODN-Pf – należy przez to rozumieć punkt obsługi dokumentów niejawnych stanowiący w placówce zagranicznej komórkę organizacyjną lub stanowisko pracy, których pracownicy zapewniają w placówce zagranicznej prawidłowe rejestrowanie, przechowywanie, wydawanie oraz obieg materiałów niejawnych do klauzuli „poufne” włącznie;

10) PODN-T – należy przez to rozumieć punkt obsługi dokumentów niejawnych do klauzuli „tajne” stanowiący w placówce zagranicznej wyodrębnioną lokalizacyjnie komórkę organizacyjną, o której mowa w art. 44 ustawy, lub stanowisko pracy, których pracownicy zapewniają prawidłowe rejestrowanie, przechowywanie, wydawanie oraz obieg materiałów niejawnych do klauzuli „tajne” włącznie;

11) kancelarii tajnej – należy przez to rozumieć wyodrębnioną organizacyjnie i lokalizacyjnie komórkę organizacyjną, o której mowa w art. 42 ust. 4 ustawy, utworzoną w Ministerstwie;

12) kancelarii tajnej międzynarodowej – należy przez to rozumieć Główną Kancelarię Tajną NATO, UZE i UE dla sfery cywilnej RP, Pod kancelarię Tajną NATO, UZE i UE w Ministerstwie, Punkty Kontroli NATO w placówkach zagranicznych, Podkancelarię Tajną NATO, UZE i UE w Stałym Przedstawicielstwie RP przy NATO, Podkancelarię Tajną NATO ATOMAL w Stałym Przedstawicielstwie RP przy NATO lub Podkancelarię Tajną NATO i UE w Stałym Przedstawicielstwie RP przy UE, akredytowane przez ABW i uprawnione do obsługi materiałów niejawnych UE lub NATO oznaczonych klauzulą stanowiącą odpowiednik klauzuli „poufne” lub wyższej;

13) sekretariacie komórki organizacyjnej – należy przez to rozumieć stanowisko pracy w komórce organizacyjnej Ministerstwa, właściwe do prowadzenia obsługi kancelaryjnej materiałów niejawnych i podległe bezpośrednio członkowi kierownictwa Ministerstwa lub dyrektorowi albo zastępcy dyrektora;

14) dokumencie niejawnym – należy przez to rozumieć dokument, o którym mowa w art. 2 pkt 3 ustawy;

15) materiale niejawnym – należy przez to rozumieć materiał, o którym mowa w art. 2 pkt 4 ustawy;

16) przesyłce niejawnej – należy przez to rozumieć odpowiednio zaadresowaną i oznaczoną kopertę, pakiet, paczkę lub pojemnik zawierające materiały niejawne, zabezpieczone zgodnie z zasadami określonymi w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 7 grudnia 2011 r. w sprawie nadawania, przyjmowania, przewożenia, wydawania i ochrony materiałów zawierających informacje niejawne (Dz. U. Nr 271, poz. 1603);

16) dekretacji – należy przez to rozumieć autoryzowaną, pisemną adnotację adresata, następcy prawnego adresata, osoby pisemnie przez niego upoważnionej lub właściwego przełożonego, zawierającą dyspozycje dotyczące sposobu dalszego postępowania z materiałem lub wskazanie osób, które powinny zapoznać się z zawartymi w nim informacjami niejawnymi;

17) strefie ochronnej I, II lub III – należy przez to rozumieć strefy, o których mowa w § 5 ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 29 maja 2012 r. w sprawie środków bezpieczeństwa fizycznego stosowanych do zabezpieczania informacji niejawnych (Dz. U. poz. 683);

18) obsłudze kancelaryjnej materiałów niejawnych – należy przez to rozumieć zespół czynności wykonywanych w odniesieniu do materiałów niejawnych i na tych materiałach, w szczególności rejestrowanie, przechowywanie, gromadzenie, zapewnienie ochrony, udostępnianie, wydawanie lub przekazywanie za pokwitowaniem osobom uprawnionym, nadzór nad obiegiem, kopiowanie oraz oznaczanie zmiany lub zniesienia klauzuli tajności;

19) dostępności informacji niejawnej – należy przez to rozumieć właściwość określającą, że informacja niejawna jest możliwa do wykorzystania na żądanie podmiotu uprawnionego w określonym czasie;

20) integralności informacji niejawnej – należy przez to rozumieć właściwość określającą, że informacja niejawna nie została zmodyfikowana w sposób nieuprawniony;

21) poufności informacji niejawnej – należy przez to rozumieć właściwość określającą, że informacja niejawna nie jest ujawniana podmiotom do tego nieuprawnionym.

2. Osoba spełniająca wymogi określone w ust. 1 powinna być adresatem określonej informacji niejawnej, następcą prawnym adresata lub powinna posiadać jego pisemne upoważnienie do odbioru, zapoznawania się i dekretacji informacji niejawnych albo powinna zostać upoważniona do zapoznania się z określoną informacją niejawną poprzez jej dekretację. Wzór upoważnienia stanowi załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia.

3. Osoba realizująca w Ministerstwie lub placówce zagranicznej zadania związane z dostępem do informacji niejawnych o klauzuli „poufne” lub wyższej, powinna dawać rękojmię zachowania tajemnicy w rozumieniu art. 2 pkt 2 ustawy.

1) kancelaria tajna w Ministerstwie, z uwzględnieniem możliwości tworzenia jej oddziałów oraz komórka organizacyjna Ministerstwa właściwa do spraw przetwarzania, dystrybucji i ekspedycji materiałów niejawnych;

2) kancelarie tajne międzynarodowe w Ministerstwie i placówkach zagranicznych;

3) PODN-T w placówkach zagranicznych;

4) PODN-Pf w placówkach zagranicznych;

5) PODN-Z w placówkach zagranicznych;

6) sekretariaty komórek organizacyjnych w Ministerstwie uprawnione do prowadzenia obsługi kancelaryjnej materiałów niejawnych do klauzuli „poufne” włącznie.

2. System kancelaryjny organizuje Dyrektor Generalny Służby Zagranicznej poprzez zatwierdzanie przedkładanych przez pełnomocnika ochrony wniosków w sprawie utworzenia, przekształcenia, zawieszenia działalności lub likwidacji komórek organizacyjnych, o których mowa w ust. 1, albo powierzenia sekretariatom zadań w zakresie prowadzenia obsługi kancelaryjnej materiałów niejawnych. Pełnomocnik ochrony wnioskuje w tych sprawach po dokonaniu uzgodnień z właściwymi kierownikami placówek oraz dyrektorami.

3. W Ministerstwie kancelaria tajna, kancelaria tajna międzynarodowa oraz komórka organizacyjna właściwa do spraw przetwarzania, dystrybucji i ekspedycji materiałów niejawnych podlegają bezpośrednio pełnomocnikowi ochrony, a sekretariat komórki organizacyjnej uprawniony do prowadzenia obsługi kancelaryjnej materiałów niejawnych właściwemu dyrektorowi.

4. W placówce zagranicznej kancelaria tajna międzynarodowa, PODN-T, PODN-Pf lub PODN-Z podlega bezpośrednio kierownikowi placówki.

2. W uzasadnionych przypadkach materiały niejawne oznaczone klauzulą „poufne” oraz „tajne” mogą być pobierane przez uprawnionego pracownika z sekretariatu komórki organizacyjnej lub kancelarii tajnej na czas niezbędny do realizacji zadań związanych z dostępem do informacji niejawnych, z uwzględnieniem wymogów określonych w § 48 ust. 2 i 3.

3. W uzasadnionych przypadkach, za zgodą pełnomocnika ochrony, w kancelarii tajnej mogą być przetwarzane informacje niejawne o klauzuli „zastrzeżone”.

4. Obsługę kancelaryjną materiałów niejawnych oznaczonych klauzulą „EU Confidential/Confidentiel UE” lub „NATO Confidential” oraz wyższą zapewnia na podstawie odrębnych przepisów kancelaria tajna międzynarodowa.

1) „tajne” zapewnia PODN-T;

2) „poufne” zapewnia PODN-Pf lub PODN-T;

3) „zastrzeżone” oraz „ Restreint UE” i „NATO Restricted” zapewnia PODN-Z, PODN–Pf lub PODN-T;

4) „EU Confidential/Confidentiel UE”, „NATO Confidential”, „NATO Confidential ATOMAL” lub wyższej zapewnia na podstawie odrębnych przepisów właściwa kancelaria tajna międzynarodowa.

2. Materiały niejawne o klauzuli „poufne” lub wyższej nie mogą być przechowywane w placówce zagranicznej poza PODN-T lub PODN-Pf.

3. W placówce zagranicznej, w której zorganizowano PODN-Pf, dopuszcza się za zgodą pełnomocnika ochrony krótkotrwałe przechowywanie zamkniętych i oznaczonych jako poczta dyplomatyczna przesyłek niejawnych zawierających materiały o klauzuli wyższej niż „poufne”.

4. W placówce zagranicznej, w której zorganizowano PODN-T, dopuszcza się za zgodą pełnomocnika ochrony krótkotrwałe przechowywanie zamkniętych i oznaczonych jako poczta dyplomatyczna przesyłek niejawnych zawierających materiały o klauzuli wyższej niż „tajne”.

2. W czytelni nie instaluje się systemu monitoringu wizyjnego.

2. W placówce zagranicznej kancelarią tajną międzynarodową kieruje kierownik wyznaczony przez kierownika placówki w uzgodnieniu z dyrektorem komórki właściwej w sprawach osobowych oraz za zgodą pełnomocnika ochrony.

1) prowadzenie rejestru dzienników ewidencji i teczek;

2) bezpośredni nadzór nad prawidłowym rejestrowaniem przez pracowników kancelarii, przechowywaniem, udostępnianiem i obiegiem materiałów niejawnych oraz wydawaniem za pokwitowaniem materiałów niejawnych osobom do tego uprawnionym, które zapewniają odpowiednie warunki ich przechowywania;

3) prowadzenie i aktualizacja wykazu osób uprawnionych do dostępu do informacji niejawnych, obejmującego imię i nazwisko, termin upływu ważności uprawnień w odniesieniu do poszczególnych klauzul tajności, datę ostatniego szkolenia w zakresie ochrony informacji niejawnych;

4) każdorazowe sprawdzanie przed udostępnieniem materiału niejawnego uprawnień adresata lub osoby wskazanej w dekretacji do dostępu do informacji niejawnych o klauzuli tajności odpowiadającej klauzuli materiału niejawnego;

5) wydawanie za pokwitowaniem materiałów niejawnych osobom do tego uprawnionym, które zapewniają odpowiednie warunki do ich przechowywania;

6) zapewnienie możliwości ustalenia w każdych okolicznościach, gdzie znajduje się zarejestrowany materiał niejawny;

7) weryfikacja prawidłowości oznaczania materiałów niejawnych;

8) egzekwowanie zwrotu udostępnionych lub wydanych materiałów niejawnych;

9) niezwłoczne powiadamianie o stwierdzonych nieprawidłowościach w zakresie obsługi kancelaryjnej materiałów niejawnych oraz innych zdarzeniach związanych z przetwarzaniem informacji niejawnych mogących stanowić naruszenie obowiązujących przepisów, w Ministerstwie pełnomocnika ochrony, a w placówce zagranicznej kierownika placówki;

10) wykonywanie innych czynności z zakresu obsługi kancelaryjnej materiałów niejawnych;

11) nadzór nad realizacją przez podległych pracowników wymogu prawidłowego zabezpieczenia użytkowanych szaf metalowych i pomieszczeń po zakończeniu pracy.

1) wykonywanie czynności z zakresu obsługi kancelaryjnej materiałów niejawnych;

2) prowadzenie i aktualizacja wykazu osób uprawnionych do dostępu do informacji niejawnych, obejmującego imię i nazwisko, termin upływu ważności uprawnień w odniesieniu do poszczególnych klauzul tajności, datę ostatniego szkolenia w zakresie ochrony informacji niejawnych;

3) każdorazowe sprawdzanie przed udostępnieniem materiału niejawnego uprawnień adresata lub osoby wskazanej w dekretacji do dostępu do informacji niejawnych o klauzuli tajności odpowiadającej klauzuli materiału niejawnego;

4) wydawanie za pokwitowaniem materiałów niejawnych osobom do tego uprawnionym, które zapewniają odpowiednie warunki do ich przechowywania;

5) zapewnienie możliwości ustalenia w każdych okolicznościach, gdzie znajduje się zarejestrowany materiał niejawny;

6) weryfikacja prawidłowości oznaczania materiałów niejawnych;

7) egzekwowanie zwrotu udostępnionych lub wydanych materiałów niejawnych;

8) niezwłoczne powiadamianie właściwego przełożonego o stwierdzonych nieprawidłowościach w zakresie obsługi kancelaryjnej materiałów niejawnych oraz innych zdarzeniach związanych z przetwarzaniem informacji niejawnych mogących stanowić naruszenie obowiązujących przepisów;

9) każdorazowe zabezpieczanie po zakończeniu pracy użytkowanych szaf metalowych i pomieszczeń.

2. W placówce zagranicznej pracownik PODN-T lub PODN-Pf oprócz zadań określonych w ust. 1 prowadzi także rejestr dzienników ewidencji i teczek.

1) poświadczenie bezpieczeństwa uprawniające do dostępu do informacji niejawnych o klauzuli odpowiadającej najwyższej klauzuli obsługiwanych materiałów niejawnych;

2) aktualne zaświadczenie o odbytym szkoleniu w zakresie ochrony informacji niejawnych oraz informacji niejawnych UE i NATO,

3) zaświadczenie o odbytym specjalistycznym szkoleniu w zakresie prowadzenia obsługi kancelaryjnej materiałów niejawnych, zorganizowanym przez pełnomocnika ochrony.

2. W placówce zagranicznej obsługę kancelaryjną materiałów niejawnych o klauzuli „poufne” lub wyższej zapewnia pracownik wyznaczony przez kierownika placówki w uzgodnieniu z dyrektorem komórki właściwej w sprawach osobowych oraz za zgodą pełnomocnika ochrony, spełniający wymagania określone w ust. 1 pkt 1–3.

2. Protokół, o którym mowa w ust. 1, sporządza się:

1) w Ministerstwie – w egzemplarzu pojedynczym, który jest przekazywany do wiadomości pełnomocnikowi ochrony, a po dokonaniu zwrotu jest przechowywany we właściwym sekretariacie komórki organizacyjnej lub w kancelarii tajnej albo kancelarii tajnej międzynarodowej;

2) w placówce zagranicznej – w dwóch egzemplarzach, z których pierwszy przechowywany jest we właściwym PODN-T, PODN-Pf lub w kancelarii tajnej międzynarodowej, a drugi przekazywany jest pełnomocnikowi ochrony.

3. W przypadku czasowej nieobecności osoby prowadzącej obsługę kancelaryjną materiałów niejawnych jej obowiązki przejmuje na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego inny pracownik wyznaczony przez właściwego dyrektora lub kierownika placówki, spełniający wymagania określone w § 18 ust. 1 pkt 1–3, a o fakcie tym jest powiadamiany pełnomocnik ochrony. W takim przypadku protokół zdawczo-odbiorczy sporządza się w egzemplarzu pojedynczym, który jest przechowywany we właściwym sekretariacie komórki organizacyjnej, PODN-T, PODN-Pf, kancelarii tajnej lub kancelarii tajnej międzynarodowej.

2. Komisję powołuje odpowiednio pełnomocnik ochrony, dyrektor właściwej komórki organizacyjnej lub kierownik placówki zgodnie z § 11 ust. 3 i 4.

3. Wzór protokołu komisyjnego pobrania materiałów niejawnych określa załącznik nr 3 do niniejszego zarządzenia.

4. Z protokołem, o którym mowa w ust. 3 zapoznawana jest po powrocie do pracy osoba, o której mowa w ust. 1.

1) w Ministerstwie – komórki organizacyjne właściwe do spraw obsługi przesyłek przychodzących i po zarejestrowaniu wpływu przekazują za pokwitowaniem, bez otwierania kopert wewnętrznych, do kancelarii tajnej lub kancelarii tajnej międzynarodowej;

2) w placówce zagranicznej – PODN-Pf, PODN-T lub kancelaria tajna międzynarodowa.

2. Dyżurny Centrum Operacyjnego przekazuje przesyłkę w najbliższym dniu roboczym do kancelarii tajnej, lub kancelarii tajnej międzynarodowej.

2. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w zakresie, o którym mowa w ust. 1 osoba prowadząca obsługę kancelaryjną sporządza pisemne oświadczenie zawierające opis nieprawidłowości, które jest za pośrednictwem przełożonego niezwłocznie przekazywane pełnomocnikowi ochrony. Fakt powiadomienia pełnomocnika ochrony o stwierdzonych nieprawidłowościach odnotowuje się w odpowiednim dzienniku ewidencji w rubryce „informacje uzupełniające/uwagi”.

2. W przypadkach uzasadnionych organizacją ochrony informacji niejawnych można prowadzić dodatkowo inne dzienniki ewidencji niż wymienione w ust. 1, w szczególności kartę obiegu materiału niejawnego, która podlega archiwizacji łącznie z dziennikiem ewidencji, w którym materiał został zarejestrowany. Fakt założenia karty obiegu materiału niejawnego odnotowuje się w odpowiednim dzienniku ewidencji w rubryce „informacje uzupełniające/uwagi”. Wzór karty obiegu materiału niejawnego określa załącznik nr 4 do niniejszego zarządzenia.

3. Dopuszcza się, za pisemną zgodą pełnomocnika ochrony, prowadzenie dzienników ewidencji w formie elektronicznej.

2. Materiały niejawne otrzymane w ramach wymiany z UE i NATO podlegają rejestracji w osobnych dziennikach ewidencji, prowadzonych odrębnie dla każdej organizacji międzynarodowej.

3. Obieg każdego materiału niejawnego podlega dokumentowaniu w odpowiednim dzienniku ewidencji, w szczególności poprzez potwierdzenie podpisami osób otrzymujących określone materiały niejawne faktu ich pobrania oraz potwierdzenie podpisem osoby prowadzącej obsługę kancelaryjną faktu dokonania ich zwrotu.

4. Do każdego materiału niejawnego o klauzuli „tajne” lub „ściśle tajne” z chwilą jego udostępnienia zakłada się kartę zapoznania się z dokumentem. W karcie odnotowuje się fakt każdorazowego udostępnienia materiału niejawnego osobie uprawnionej. Kartę archiwizuje się wraz z materiałem niejawnym lub z protokołem zniszczenia, albo pismem przewodnim o odesłaniu.

2. W przypadku anulowania pozycji w dziennikach ewidencji, o których mowa w § 26, podaje się powód anulowania oraz umieszcza się datę, imię i nazwisko oraz podpis osoby dokonującej anulowania. Anulowania pozycji dokonuje się atramentem lub tuszem w kolorze czerwonym.

3. Zabrania się wycierania, zamazywania lub nadpisywania zapisów dokonanych w dziennikach ewidencji, o których mowa w § 26.

2. Przesyłka, o której mowa w ust. 1, przekazywana jest w stanie zamkniętym, za pokwitowaniem adresatowi, następcy prawnemu adresata lub osobie pisemnie przez niego upoważnionej do odbioru.

3. Po otwarciu przesyłki, o której mowa w ust. 1, jej odbiorca wykonuje czynności określone w § 24.

4. Adresat przesyłki, o której mowa w ust. 1, może poprzez dekretację znieść oznaczenie „do rąk własnych”. Z chwilą zwrotu przesyłki osoba prowadząca obsługę kancelaryjną uzupełnia dane dotyczące przesyłki w odpowiednim dzienniku ewidencji.

1) w Ministerstwie – kancelaria tajna, kancelaria tajna międzynarodowa lub sekretariat komórki organizacyjnej do komórki właściwej do spraw ekspedycji materiałów niejawnych lub do komórki właściwej do spraw poczty dyplomatycznej;

2) w placówce zagranicznej – kancelaria tajna międzynarodowa, PODN-T lub PODN-Pf, zgodnie z zasadami określonymi dla poczty dyplomatycznej.

2. Przekazanie materiałów niejawnych między komórkami organizacyjnymi zlokalizowanymi w budynkach Ministerstwa przy Al. J.Ch. Szucha 21, 23, 23A odbywa się wyłącznie za pośrednictwem kancelarii tajnej lub sekretariatu komórki organizacyjnej, za pokwitowaniem w książce doręczeń przesyłek miejscowych.

1) na żądanie osoby prowadzącej obsługę kancelaryjną materiałów niejawnych lub pełnomocnika ochrony;

2) w przypadku zmiany zakresu obowiązków służbowych, przeniesienia na inne stanowisko pracy albo rozwiązania stosunku pracy.

1) w odpowiednich, akredytowanych systemach teleinformatycznych przeznaczonych do przetwarzania informacji niejawnych;

2) przy użyciu mechanicznych maszyn do pisania;

3) odręcznie.

1) w Ministerstwie – do kancelarii tajnej, sekretariatu komórki organizacyjnej lub kancelarii tajnej międzynarodowej;

2) w placówce zagranicznej – do PODN-Pf, PODN-T lub kancelarii tajnej międzynarodowej.

2. Materiały niejawne wytworzone w komórce organizacyjnej Ministerstwa lub placówce zagranicznej podlegają przeglądowi, o którym mowa w ust. 1, również w aspekcie ustalenia, czy spełniają ustawowe przesłanki ochrony. Za powiadomienie odbiorców materiałów niejawnych, w odniesieniu do których podjęto decyzję o zmianie lub zniesieniu klauzuli tajności, odpowiedzialny jest właściwy członek kierownictwa Ministerstwa, dyrektor lub kierownik placówki.

3. Komisję dla dokonania przeglądu materiałów niejawnych, o którym mowa w ust. 1 i 2, powołuje decyzją, której wzór określa załącznik nr 5 do niniejszego zarządzenia:

1) w Ministerstwie – pełnomocnik ochrony na wniosek właściwego członka kierownictwa Ministerstwa lub dyrektora;

2) w placówce zagranicznej – kierownik placówki.

4. Komisja z czynności, o których mowa w ust. 1 i 2, sporządza protokół, którego wzór określa załącznik nr 6 do niniejszego zarządzenia. W Ministerstwie protokół po zatwierdzeniu przez właściwego członka kierownictwa Ministerstwa lub dyrektora jest przedkładany do wiadomości pełnomocnikowi ochrony.

5. W skład komisji wchodzą co najmniej dwie osoby posiadające uprawnienia dostępu do informacji niejawnych o klauzuli odpowiadającej najwyższej klauzuli materiałów niejawnych przetwarzanych w komórce organizacyjnej Ministerstwa lub placówce zagranicznej. Komisji powinien przewodniczyć pracownik gwarantujący właściwą ocenę merytoryczną materiałów niejawnych. W skład komisji powinna wejść osoba prowadząca obsługę kancelaryjną materiałów niejawnych podlegających przeglądowi.

6. Materiały niejawne niszczy się komisyjnie w warunkach uniemożliwiających osobom nieupoważnionym wgląd do nich lub ich przejęcie, w odpowiednich urządzeniach w sposób uniemożliwiający odczytanie lub odtworzenie treści zniszczonej informacji. Za całkowite zniszczenie materiałów odpowiada w szczególności przewodniczący komisji.

2. W placówce zagranicznej kierownik placówki powołuje w drodze pisemnej decyzji spośród podległych pracowników, posiadających uprawnienia dostępu do informacji niejawnych o klauzuli odpowiadającej najwyższej klauzuli przetwarzanych w placówce zagranicznej materiałów niejawnych, komisję do przeprowadzenia corocznej kontroli ochrony informacji niejawnych. Komisja sporządza w terminie do dnia 31 marca sprawozdanie o ochronie informacji niejawnych za rok ubiegły, podlegające zatwierdzeniu przez kierownika placówki. Jeden egzemplarz sprawozdania jest przekazywany pełnomocnikowi ochrony, a drugi jest przechowywany w placówce zagranicznej. Wzór sprawozdania stanowi załącznik nr 7 do niniejszego zarządzenia.

2. Określenie poziomu zagrożeń wymaga dokonania analizy, w której uwzględnia się wszystkie istotne czynniki mogące mieć wpływ na bezpieczeństwo informacji niejawnych.

3. Poziom zagrożeń określa się przed rozpoczęciem przetwarzania informacji niejawnych, a także po każdej zmianie czynników, o których mowa w ust. 2, z uwzględnieniem § 54 niniejszego zarządzenia.

4. Rodzaje zagrożeń oraz podstawowe kryteria i sposób określania poziomu zagrożeń określa rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie środków bezpieczeństwa fizycznego stosowanych do zabezpieczenia informacji niejawnych.

5. Za przeprowadzenie analizy, o której mowa w ust. 2, oraz sporządzenie i aktualizację dokumentacji określającej poziom zagrożeń i dobór adekwatnych środków bezpieczeństwa fizycznego odpowiada:

1) w Ministerstwie – pełnomocnik ochrony;

2) w placówce zagranicznej – kierownik placówki lub osoba przez niego wyznaczona, przy czym każdorazowo jeden egzemplarz dokumentacji przesyłany jest do pełnomocnika ochrony.

6. Dokumentacja, o której mowa w ust. 5 podlega zatwierdzeniu w Ministerstwie przez Dyrektora Generalnego Służby Zagranicznej, a w placówce zagranicznej przez kierownika placówki.

2. W zależności od poziomu zagrożeń stosuje się odpowiednią kombinację następujących środków bezpieczeństwa fizycznego:

1) personel ochrony – osoby przeszkolone, nadzorowane, wykonujące czynności związane z fizyczną ochroną obiektów, w tym reagowanie na alarmy lub sygnały awaryjne;

2) bariery fizyczne – środki chroniące granice obszarów lub pomieszczeń, w których są przetwarzane informacje niejawne, w szczególności ogrodzenia, bramy, ściany, drzwi i okna;

3) szafy i zamki – stosowane do przechowywania informacji niejawnych lub zabezpieczające te informacje przed nieuprawnionym dostępem;

4) system kontroli dostępu – obejmujący elektroniczny system pomocniczy lub rozwiązanie organizacyjne, stosowane w celu zagwarantowania uzyskiwania dostępu do pomieszczenia lub obszaru, w którym są przetwarzane informacje niejawne, wyłącznie przez osoby posiadające odpowiednie uprawnienia;

5) system sygnalizacji włamania i napadu – elektroniczny system pomocniczy stosowany w celu podwyższenie poziomu bezpieczeństwa, który zapewniają bariery fizyczne, a w pomieszczeniach i budynkach zastępujący lub wspierający pracowników ochrony;

6) system dozoru wizyjnego – elektroniczny system pomocniczy stosowany w celu bieżącego monitorowania ochronnego lub sprawdzania incydentów bezpieczeństwa i sygnałów alarmowych przez pracowników ochrony;

7) system kontroli osób, przedmiotów i pojazdów – rozwiązanie organizacyjne przy ew. wykorzystaniu elektronicznego systemu pomocniczego lub sprzętu, polegające na zapewnieniu kontroli osób, przedmiotów wnoszonych do lub wynoszonych z obiektu, a także pojazdów stosowane w celu zapobiegania próbom nieuprawnionego wnoszenia na chroniony obszar rzeczy zagrażających bezpieczeństwu informacji niejawnych lub nieuprawnionego wynoszenia materiałów niejawnych z budynków lub obiektów.

3. Zakres stosowania środków bezpieczeństwa fizycznego powinien odpowiadać co najmniej wartości arytmetycznej osiągniętej w wyniku zastosowania metodyki doboru środków bezpieczeństwa fizycznego określonej w załączniku nr 8 do niniejszego zarządzenia.

2. Za wyznaczenie i organizację stref ochronnych odpowiada:

1) w Ministerstwie – pełnomocnik ochrony;

2) w placówkach zagranicznych – kierownik placówki po dokonaniu uzgodnień z komórką organizacyjną właściwą do spraw bezpieczeństwa dyplomatycznego i ochrony informacji niejawnych.

1) zmiany składu osób znających kod;

2) zaistnienia podejrzenia, że osoba nieuprawniona mogła poznać kod;

3) gdy zamek poddano konserwacji lub naprawie.

2. W Ministerstwie lub placówce zagranicznej informacje niejawne o klauzuli „tajne” przetwarza się w strefie ochronnej I lub II i przechowuje się w szafach metalowych w których zastosowano środki bezpieczeństwa K1S1 typ 4 lub typ 3 oraz K1S2 typ 4 lub typ 3 określone w załączniku nr 8 do niniejszego zarządzenia, albo w pomieszczeniu wzmocnionym.

3. W Ministerstwie lub placówce zagranicznej informacje niejawne o klauzuli „poufne” przetwarza się w strefie ochronnej I, II lub III i przechowuje się w strefie ochronnej I lub II w szafach metalowych lub w pomieszczeniu wzmocnionym.

2. Podstawowe elementy, które powinien zawierać plan ochrony, określa rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie środków bezpieczeństwa fizycznego stosowanych do zabezpieczenia informacji niejawnych.

3. Plan ochrony informacji niejawnych w Ministerstwie jest opracowywany i aktualizowany przez pełnomocnika ochrony i podlega zatwierdzeniu przez kierownika jednostki organizacyjnej.

4. Plan ochrony informacji niejawnych w placówce zagranicznej jest opracowywany i aktualizowany przez kierownika placówki lub osobę przez niego wyznaczoną i podlega zatwierdzeniu przez kierownika placówki.

2. Kierownik placówki dokona przeglądu, o którym mowa w ust. 1 w odniesieniu do materiałów niejawnych wytworzonych i przechowywanych w placówce zagranicznej.

3. W przypadku materiału niejawnego wytworzonego i zniszczonego w placówce zagranicznej, którego egzemplarz został przesłany do Ministerstwa, przeglądu dokonuje dyrektor komórki organizacyjnej, do której materiał został przekazany. Decyzję dotyczącą obniżenia, zniesienia lub utrzymania klauzuli tajności podejmuje kierownik placówki na wniosek właściwego dyrektora.

2. W okresie do dnia 31 grudnia 2013 r. stosuje się dotychczasowe urządzenia ewidencyjne, zgodnie z § 12 rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie organizacji i funkcjonowania kancelarii tajnych oraz sposobu i trybu przetwarzania informacji niejawnych.

1) zarządzenie Nr 16 Ministra Spraw Zagranicznych z dnia 28 czerwca 2000 roku w sprawie szczególnych zasad organizacji kancelarii tajnych, stosowania środków ochrony fizycznej oraz obiegu informacji niejawnych w Ministerstwie Spraw Zagranicznych, przedstawicielstwach dyplomatycznych, stałych przedstawicielstwach przy organizacjach międzynarodowych, urzędach konsularnych i instytutach polskich;

2) decyzja Nr 11 Ministra Spraw Zagranicznych z dnia 13 kwietnia 2006 r. w sprawie określenia stanowisk oraz rodzajów prac zleconych w Ministerstwie Spraw Zagranicznych, z którymi może łączyć się dostęp do informacji niejawnych;

3) decyzja Nr 6 Dyrektora Generalnego z dnia 23 grudnia 2002 r. w sprawie utworzenia i organizacji Głównej Kancelarii Tajnej w Ministerstwie Spraw Zagranicznych.

Minister Spraw Zagranicznych: Radosław Sikorski

¹⁾ Minister Spraw Zagranicznych kieruje działami administracji rządowej: sprawy zagraniczne oraz członkostwa Rzeczypospolitej Polskiej w Unii Europejskiej na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 listopada 2011 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Spraw Zagranicznych (Dz. U. Nr 248, poz. 1492).

Załącznik nr 1 do zarządzenia Nr 14
Ministra Spraw Zagranicznych
z dnia 25 lipca 2013 r.

UPOWAŻNIENIE

Załącznik nr 2 do zarządzenia Nr 14
Ministra Spraw Zagranicznych
z dnia 25 lipca 2013 r.

PROTOKÓŁ ZDAWCZO-ODBIORCZY
Z KOMISYJNEGO PRZEKAZANIA MATERIAŁÓW NIEJAWNYCH

Załącznik nr 3 do zarządzenia Nr 14
Ministra Spraw Zagranicznych
z dnia 25 lipca 2013 r.

PROTOKÓŁ KOMISYJNEGO POBRANIA MATERIAŁÓW NIEJAWNYCH

Załącznik nr 4 do zarządzenia Nr 14
Ministra Spraw Zagranicznych
z dnia 25 lipca 2013 r.

KARTA OBIEGU MATERIAŁU NIEJAWNEGO

Załącznik nr 5 do zarządzenia Nr 14
Ministra Spraw Zagranicznych
z dnia 25 lipca 2013 r.

DECYZJA W SPRAWIE POWOŁANIA KOMISJI DLA DOKONANIA PRZEGLĄDU MATERIAŁÓW NIEJAWNYCH

Załącznik nr 6 do zarządzenia Nr 14
Ministra Spraw Zagranicznych
z dnia 25 lipca 2013 r.

PROTOKÓŁ PRZEGLĄDU MATERIAŁÓW NIEJAWNYCH

Załącznik nr 7 do zarządzenia Nr 14
Ministra Spraw Zagranicznych
z dnia 25 lipca 2013 r.

SPRAWOZDANIE O OCHRONIE INFORMACJI NIEJAWNYCH

Załącznik nr 8 do zarządzenia Nr 14
Ministra Spraw Zagranicznych
z dnia 25 lipca 2013 r.

METODYKA DOBORU ŚRODKÓW BEZPIECZEŃSTWA FIZYCZNEGO

1. Środki bezpieczeństwa fizycznego zostały podzielone na 6 kategorii, z których każda dotyczy określonego aspektu bezpieczeństwa fizycznego. Poszczególnym typom każdego ze środków bezpieczeństwa fizycznego przypisano wartości liczbowe:

Opisy środków bezpieczeństwa fizycznego zostały zawarte w załączonej tabeli nr 1 „Klasyfikacja środków bezpieczeństwa fizycznego”.

2. Pierwszym etapem procesu doboru środków bezpieczeństwa fizycznego jest odczytanie z tabeli nr 2 „Podstawowe wymagania bezpieczeństwa fizycznego” minimalnej łącznej sumy punktów wymaganych do osiągnięcia założonego poziomu ochrony informacji w wyniku zastosowania odpowiedniej kombinacji środków bezpieczeństwa fizycznego. Liczba wymaganych do uzyskania punktów zależy od najwyższej klauzuli tajności informacji niejawnych przetwarzanych w danej lokalizacji oraz poziomu zagrożeń.

3. W tabeli nr 2 „Podstawowe wymagania bezpieczeństwa fizycznego” podzielono kategorie środków bezpieczeństwa fizycznego na grupy kategorii, które muszą być obowiązkowo stosowane, oraz grupę kategorii dodatkowych. Drugi etap procesu doboru środków bezpieczeństwa obejmuje odczytanie minimalnej liczby punktów, jakie należy uzyskać w każdej z grup kategorii środków bezpieczeństwa fizycznego oznaczonych jako „obowiązkowo”. W przypadku gdy liczba punktów uzyskanych po zastosowaniu środków należących do grup kategorii oznaczonych jako „obowiązkowo” jest mniejsza od minimalnej łącznej sumy punktów wymaganych do osiągnięcia założonego poziomu ochrony informacji niejawnych, należy zastosować środki z grupy kategorii oznaczonych jako „dodatkowo”, które powinny zapewnić uzyskanie minimalnej łącznej sumy punktów.

4. Dobór adekwatnych środków bezpieczeństwa fizycznego musi zapewnić uzyskanie zarówno minimalnej łącznej sumy punktów wymaganych do osiągnięcia założonego poziomu ochrony informacji niejawnych (w zależności od najwyższej klauzuli tajności informacji przetwarzanych w danej lokalizacji oraz poziomu zagrożeń), jak również uzyskanie minimalnej liczby punktów odpowiadających każdej z grup kategorii środków bezpieczeństwa fizycznego oznaczonych jako „obowiązkowo”.

5. Trzecim etapem jest dokonanie wyboru określonych środków bezpieczeństwa fizycznego, przy którym należy posługiwać się tabelą nr 1 „Klasyfikacja środków bezpieczeństwa fizycznego”. Należy z tej tabeli odczytać liczbę punktów odpowiadającą wybranemu typowi środka bezpieczeństwa i wpisać ją w odpowiednie miejsce w tabeli nr 3 „Punktacja zastosowanych środków bezpieczeństwa fizycznego”. Niezastosowanie danego środka jest jednoznaczne z przyznaniem za niego liczby punktów „0”.

Tabela nr 1

Klasyfikacja środków bezpieczeństwa fizycznego

Tabela nr 2

PODSTAWOWE WYMAGANIA BEZPIECZEŃSTWA FIZYCZNEGO

* tylko jedna wartość może być równa 0.

** żadna z wartości nie może być mniejsza od 2.

*** żadna z wartości nie może być równa 0.

Tabela nr 3

PUNKTACJA ZASTOSOWANYCH ŚRODKÓW BEZPIECZEŃSTWA FIZYCZNEGO