Dzienniki Urzędowe - rok 2010 nr 4 poz. 58

Na podstawie art. 25 ust. 4 pkt 1 i ust. 10 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. Nr 227, poz. 1505, z 2009 r. Nr 157, poz. 1241 i Nr 219, poz. 1706) zarządza się, co następuje:

1. Zarządzenie określa zasady zarządzania projektami w Ministerstwie Spraw Zagranicznych i na placówkach zagranicznych.

2. Zarządzanie projektami ma na celu umożliwienie efektywnego inicjowania, realizacji, kontroli i zamknięcia prowadzonych w Ministerstwie Spraw Zagranicznych i na placówkach zagranicznych przedsięwzięć o charakterze projektowym.

3. Zasady zarządzania projektami określone zarządzeniem obowiązują w zakresie wszystkich przedsięwzięć realizowanych w Ministerstwie Spraw Zagranicznych i na placówkach zagranicznych zdefiniowanych w myśl przepisów zarządzenia, jako Projekty.

Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:

1) Architekcie Projektu – oznacza to osobę odpowiadającą za opracowanie oraz uzgodnienie spójnej i optymalnej koncepcji merytorycznej dostarczanego w ramach Projektu produktu oraz nadzoruje jej poprawną realizację. Rolę Architekta Projektu i Kierownika Projektu może pełnić ta sama osoba, o ile dysponuje niezbędną wiedzą;

2) Dokumencie Inicjującym Projekt – oznacza to dokument powołujący Projekt wraz z określeniem jego najważniejszych elementów takich jak struktura organizacyjna, cel oraz uzasadnienie;

3) Głównym Dostawcy – oznacza to podmiot reprezentujący zbiorcze potrzeby i interesy wszystkich wykonawców produktów powstających w wyniku realizacji Projektu, gwarantujący realizację założeń funkcjonalnych Projektu;

4) Głównym Użytkowniku – oznacza to podmiot reprezentujący zbiorcze potrzeby oraz interesy użytkowników produktów powstających w wyniku realizacji Projektu, zarówno w poszczególnych jednostkach organizacyjnych. W uzasadnionych przypadkach dopuszczalna jest sytuacja, w której Główny Użytkownik jest jednocześnie Właścicielem Projektu lub Przewodniczącym Komitetu Sterującego;

5) jednostce organizacyjnej – oznacza to komórkę organizacyjną Ministerstwa lub placówkę zagraniczną;

6) Karcie Projektu – oznacza to wstępny dokument zarządczy przygotowywany przez Kierownika Projektu, w którym opisane są podstawowe założenia projektowe. Akceptacja tego dokumentu oznacza formalne rozpoczęcie realizacji Projektu. Karta Projektu jest uaktualniana przez Kierownika Projektu każdorazowo w przypadku kluczowych decyzji Projektowych wymagających uwzględnienia w Karcie Projektu oraz na koniec fazy planowania i analizy oraz fazy realizacji projektu;

7) Kierowniku Projektu – oznacza to osobę wyznaczoną decyzją Dyrektora Generalnego Służby Zagranicznej albo dyrektora lub kierownika jednostki organizacyjnej do operacyjnego zarządzania realizacją Projektu;

8) Komitecie Sterującym – oznacza to kierowany przez Przewodniczącego zespół, w skład, którego wchodzą przedstawiciele: Głównego Użytkownika, Głównego Wykonawcy oraz inne osoby wyznaczone decyzją Dyrektora Generalnego Służby Zagranicznej. Zespół ten odpowiada za merytoryczny i organizacyjny monitoring realizacji działań projektowych oraz zatwierdza podstawowe dokumenty projektowe;

9) Ministerstwie – oznacza to Ministerstwo Spraw Zagranicznych;

10) notatce ze spotkania projektowego – oznacza to notatkę dokumentującą istotne ustalenia oraz zadania dotyczące Projektu;

11) Projekcie – oznacza to ograniczone w czasie przedsięwzięcie prowadzące do osiągnięcia zdefiniowanego celu, charakteryzujące się zdefiniowanym zakresem prac, skończonym czasem realizacji, zasobami do realizacji projektu oraz ewentualnie przydzielonym budżetem. W ramach Projektu może być realizowane każde przedsięwzięcie Ministerstwa i placówki zagranicznej w tym również te o charakterze politycznym. Projekty mogą być realizowane w ramach Programów. Realizacja Projektów angażuje typowo wiele jednostek organizacyjnych;

12) Produkcie – oznacza to wytworzone (własnymi siłami lub przez zewnętrzne podmioty) w trakcie trwania Projektu jego elementy składowe, zwykle formalnie odbierane, mogące mieć wymiar materialny lub niematerialny (np. usługi, dokumentacja, produkty materialne);

13) Protokole Odbioru Produktów Projektu – oznacza to dokument projektowy stanowiący formalne potwierdzenie odbioru produktów Projektu przez Komitet Sterujący lub Właściciela Projektu;

14) Przewodniczącym Komitetu Sterującego – oznacza to członka kierownictwa Ministerstwa, kierownika placówki zagranicznej, dyrektora lub zastępcę dyrektora komórki organizacyjnej odpowiedzialnego za Projekt. Przewodniczący Komitetu Sterującego dla konkretnego Projektu wskazywany jest przez Dyrektora Generalnego Służby Zagranicznej. Przewodniczący Komitetu Sterującego jest głównym decydentem w ramach nadzorowanego przez niego Projektu odpowiadającym za uzasadnienie realizacji Projektu oraz jego rezultat, mogącym w spornych przypadkach jednoosobowo podejmować kluczowe decyzje dotyczące Projektu. W uzasadnionych przypadkach Przewodniczący Komitetu Sterującego może pełnić jednocześnie funkcję Głównego Użytkownika;

15) Raporcie Okresowym Projektu – oznacza to dokument zarządczy przygotowywany przez Kierownika Projektu, w którym okresowo przedstawia Komitetowi Sterującemu lub Właścicielowi Projektu aktualną sytuację w prowadzonym Projekcie;

16) Rejestrze Projektów – oznacza to rejestr służący zbiorczemu raportowaniu do Biura Dyrektora Generalnego projektów realizowanych w danej jednostce organizacyjnej. Dyrektorzy i kierownicy poszczególnych jednostek organizacyjnych są obowiązani do prowadzenia ewidencji Projektów realizowanych w kierowanych przez nich jednostkach organizacyjnych. Ewidencję wszystkich Projektów prowadzi Biuro Dyrektora Generalnego. Wzór Rejestru Projektów został określony w załączniku nr 10 do zarządzenia;

17) Raporcie zamknięcia Projektu – oznacza to raport podsumowujący realizację Projektu, którego akceptacja kończy Projekt;

18) Specyfikacji Wymagań Projektowych – oznacza to dokument projektowy zawierający specyfikację wymagań użytkownika dotyczących danego Projektu. Specyfikacja wymagań jest podstawą do opracowania oraz odbioru rozwiązania dostarczanego w ramach Projektu;

19) Właścicielu Projektu – oznacza to członka kierownictwa Ministerstwa, kierownika placówki zagranicznej, dyrektora lub zastępcę dyrektora komórki organizacyjnej, odpowiedzialnego za Projekt realizowany w ramach danej jednostki organizacyjnej. Właściciel Projektu jest decydentem w ramach nadzorowanego przez niego Projektu odpowiadającym za uzasadnienie realizacji Projektu oraz jego rezultat, mogącym podejmować wszystkie kluczowe decyzje dotyczące Projektu;

20) Wniosku Projektowym o Decyzję – oznacza to dokument służący zgłaszaniu tematów projektowych wymagających podjęcia decyzji Komitetu Sterującego lub Właściciela Projektu oraz przedstawieniu możliwych wariantów rozwiązań oraz udokumentowaniu tego procesu. Wnioski służą podejmowaniu decyzji w kluczowych sprawach dotyczących Projektu. Wzór Wniosku Projektowego o Decyzję został określony w załączniku nr 7 do zarządzenia;

21) Zadanie Projektowe – oznacza to Projekt realizowany w ramach jednej jednostki organizacyjnej i angażujący wyłącznie zasoby jednej jednostki organizacyjnej. W odróżnieniu od Projektu angażującego wiele jednostek organizacyjnych Zadanie Projektowe ma uproszczoną jednoosobową strukturę organizacyjną odpowiadającą za Projekt. Właściciel Projektu pełni jednoosobowo wszystkie role przypisane przy Projekcie do poszczególnych członków Komitetu Sterującego;

22) Zespole Projektowym – oznacza to zespół osób wyznaczonych na wniosek Kierownika Projektu decyzją Komitetu Sterującego do realizacji zadania projektowego.

1. Kierownikowi Projektu, na podstawie uzasadnionego wniosku odpowiednio Przewodniczącego Komitetu Sterującego lub Właściciela Projektu, może zostać przyznany dodatek zadaniowy za prowadzenie Projektu.

2. Dodatek zadaniowy, o którym mowa w ust. 1, przyznawany jest na okres realizacji Projektu począwszy od miesiąca, w którym została zatwierdzona Karta Projektu do czasu planowanego zakończenia Projektu.

3. W przypadku przedłużenia realizacji Projektu okres, na jaki został przyznany dodatek zadaniowy może zostać przedłużony, o ile opóźnienie w realizacji Projektu nie jest spowodowane przez Kierownika Projektu.

4. Przepisy ust. 1–3 dotyczą wyłącznie osób, które wykonują zadania Kierownika Projektu dodatkowo poza ustalonym zakresem obowiązków.

5. Kierownik Projektu może występować do Dyrektora Generalnego Służby Zagranicznej z uzasadnionym wnioskiem o przyznanie dodatku zadaniowego pracownikowi wchodzącemu w skład struktur zarządzania projektowego. Kierownik projektu dołącza do wniosku opinię dyrektora lub kierownika jednostki organizacyjnej, w której zatrudniony jest pracownik.

1. Dyrektor Generalny Służby Zagranicznej sprawuje nadzór nad przestrzeganiem przepisów zarządzenia.

2. Biuro Dyrektora Generalnego odpowiada za prowadzenie Rejestru Projektów obejmującego wszystkie Projekty prowadzone w Ministerstwie i na placówkach zagranicznych zgodnie z zarządzeniem.

3. Biuro Archiwum i Zarządzania Informacją odpowiada za publikowanie w Intranecie informacji dotyczących Projektów realizowanych w Ministerstwie i na placówkach zagranicznych.

4. Wszyscy pracownicy Ministerstwa i placówek zagranicznych, zaangażowani w realizację Projektów, są obowiązani do stosowania zasad określonych w zarządzeniu.

1. Celem wdrożenia procesu zarządzania Projektami jest zwiększenie efektywności realizowanych w Ministerstwie i na placówkach zagranicznych Projektów poprzez budowę ich spójnego systemu realizacji, monitorowania oraz ewidencji.

2. Proces raportowania realizowanych Projektów przez Właścicieli Projektów do Biura Dyrektora Generalnego jest autonomiczny w stosunku do pozostałej sprawozdawczości realizowanej przez poszczególne jednostki organizacyjne.

3. Ustalenia oraz zadania powinny być dokumentowane w postaci notatek ze spotkania projektowego. Wzór notatki ze spotkania projektowego został określony w załączniku nr 9 do zarządzenia.

4. Dyrektorzy i kierownicy jednostek organizacyjnych obowiązani są do składania do Biura Dyrektora Generalnego raportów o stanie realizowanych przez jednostki organizacyjne Projektów w cyklu miesięcznym, nie później niż do 5 dnia każdego miesiąca. Raporty, o których mowa w zdaniu wcześniejszym powinny być sporządzane w oparciu o wzór określony w załączniku nr 10 do zarządzenia.

Proces realizacji Projektów składa się z czterech podstawowych faz:

1) fazy ustanowienia Projektu;

2) fazy planowania i analizy Projektu;

3) fazy realizacji Projektu;

4) fazy zamknięcia Projektu.

1. Celem fazy ustanowienia Projektu, o której mowa w § 5 pkt 1, jest formalne powołanie Projektu oraz określenie jego celu, najważniejszych parametrów oraz struktury organizacyjnej odpowiedzialnej za realizację i nadzór nad Projektem.

2. Ustanowienie Projektu odbywa się na bazie Dokumentu Inicjującego Projekt. Wzór Dokumentu Inicjującego Projekt dla Projektów ustanawianych przez Dyrektora Generalnego Służby Zagranicznej został określony w załączniku nr 1 do zarządzenia. Wzór Dokumentu Inicjującego Projekt dla Zadań Projektowych ustanawianych przez dyrektora lub kierownika jednostki organizacyjnej został określony w załączniku nr 2 do zarządzenia.

3. Za przygotowanie Dokumentu Inicjującego Projekt odpowiedzialny jest Przewodniczący Komitetu Sterującego lub Właściciel Projektu.

4. Każdy Projekt realizowany zgodnie z zarządzeniem jest identyfikowany przez Kod Projektu nadawany przez Biuro Dyrektora Generalnego.

5. Dokument Inicjujący Projekt definiuje najważniejsze parametry Projektu, a w szczególności:

1) cel Projektu;

2) skład Komitetu Sterującego dla projektów ustanawianych przez Dyrektora Generalnego Służby Zagranicznej albo Właściciela Projektu dla Projektu określanego, jako Zadanie Projektowe ustanawianego przez dyrektora lub kierownika jednostki organizacyjnej;

3) osobę Kierownika Projektu;

4) uzasadnienie Projektu, jego ograniczenia i uwarunkowania;

5) szacowany budżet Projektu oraz źródło finansowania;

6) częstotliwość raportowania prac projektowych przez Kierownika Projektu.

6. Dokument Inicjujący Projekt jest uszczegóławiany przez Kierownika Projektu w postaci Karty Projektu. Wzór Karty Projektu został określony w załączniku nr 3 do zarządzenia.

7. Zatwierdzenie przez Komitet Sterujący dokumentu Karty Projektu kończy fazę ustanowienia Projektu,

8. Po zaakceptowaniu przez Komitet Sterujący Karty Projektu za realizację poszczególnych produktów Projektu odpowiada Kierownik Projektu.

9. Produkty powstające w fazie ustanowienie Projektu to:

1) Dokument Inicjujący Projekt;

2) Karta Projektu;

3) Raporty Okresowe Projektu;

4) Wnioski Projektowe o Decyzję.

1. Faza planowania i analizy Projektu, o której mowa w § 6 pkt 2, służy przede wszystkim określeniu szczegółowych wymagań wobec realizowanych w Projekcie produktów pozwalającym na rozpoczęcie procesu ich ewentualnego zakupu i realizacji.

2. Wszystkie istotne elementy niezbędne do przejścia do fazy realizacji Projektu są umieszczane w Raportach Okresowych Projektu, a także znajdują się w Karcie Projektu oraz w Specyfikacji Wymagań Projektowych. Wzór Raportu Okresowego Projektu został określony w załączniku nr 4 do zarządzenia. Wzór Specyfikacji Wymagań Projektowych został określony w załączniku nr 5 do zarządzenia.

3. Kierownik Projektu wraz z przedstawicielem Użytkownika, przygotowują Specyfikację Wymagań Projektowych oraz strukturalny podział zakresu Projektu na jego podstawowe produkty lub cele. Specyfikacja Wymagań Projektowych podlega akceptacji przez Komitet Sterujący. Zaakceptowanie Specyfikacji Wymagań Projektowych oznacza przejście do fazy realizacji Projektu.

4. Produkty powstające w fazie planowania i analizy Projektu to:

1) Specyfikacja Wymagań Projektowych;

2) Raporty Okresowe Projektu;

3) Uaktualniona Karta Projektu;

4) Wnioski Projektowe o Decyzję.

1. Celem fazy realizacji Projektu, o której mowa w § 6 pkt 3, jest dostarczenie produktów.

2. Faza realizacji Projektu kończy się odebraniem przez Głównego Użytkownika produktów Projektu. Odbiór produktów Projektu dokonywany jest w oparciu o dokument Protokołu Odbioru Produktów Projektu, którego wzór został określony w załączniku nr 6 do zarządzenia.

3. Kierownik Projektu, jako kierujący pracami, jest obowiązany do prowadzenia harmonogramu realizowanych prac oraz zapewnienia ciągłości działania w przypadku wystąpienia problemów.

4. W fazie realizacji Projektu można wyróżnić:

1) projektowanie oraz realizację rozwiązania lub produktów;

2) zakup niezbędnych usług lub towarów;

3) testy (jeśli są wymagane);

4) odbiór produktów Projektu, start produkcyjny, wsparcie oraz (w przypadku dalej eksploatowanych rozwiązań) przekazanie ich do eksploatacji.

5. W przypadku braku w Ministerstwie lub na placówce zagranicznej niezbędnych zasobów lub kompetencji do samodzielnej realizacji prac, mogą być one zlecone, w całości lub w części, firmie zewnętrznej.

6. Realizacja procesów zakupowych odbywa się zgodnie przepisami powszechnie obowiązującymi, w tym w szczególności zgodnie z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych oraz z obowiązującymi w Ministerstwie regulacjami wewnętrznymi.

7. Odbioru produktów Projektu dokonuje ich użytkownik.

8. Proces odbioru produktów Projektu kończy się akceptacją przez Komitet Sterujący dokumentu Protokół Odbioru Produktów Projektu.

9. Odbiór Produktów Projektu obejmuje:

1) przekazanie przedstawicielowi Głównego Użytkownika dokumentacji utrzymaniowej;

2) odbiór produktów przez Głównego Użytkownika oraz jednostkę organizacyjną odpowiedzialną za jego utrzymanie (jeśli dotyczy).

10. Produkty powstające w fazie realizacji Projektu to:

1) Umowy z wykonawcami zewnętrznymi;

2) Protokoły Odbioru Produktów Projektu;

3) Raporty Okresowe Projektu;

4) Uaktualniona Karta Projektu;

5) Wnioski Projektowe o Decyzję.

1. Faza zamknięcia Projektu, o której mowa w § 6 pkt 4, służy formalnemu zamknięciu prac, rozwiązaniu Zespołu Projektowego oraz zebraniu doświadczeń z Projektu.

2. Do formalnego zakończenia prac projektowych wymagane jest:

1) zamknięcie i rozliczenie budżetu Projektu;

2) zakończenie i rozliczenie umów związanych z Projektem;

3) zwolnienie wszystkich posiadanych zasobów z zadań projektowych (ludzi, środki trwałe, materiały);

4) zabezpieczenie dokumentacji projektowej.

3. Potwierdzeniem zakończenia prac Projektowych jest Raport Zamknięcia Projektu podpisany przez Kierownika Projektu i zaakceptowany przez Komitet Sterujący. Wzór Raportu Zamknięcia Projektu został określony w załączniku nr 8 do zarządzenia.

4. Od chwili zamknięcia Projektu ewentualne koszty związane z utrzymaniem produktów Projektu przechodzą na Głównego Użytkownika Projektu.

5. Produkty powstające w fazie zamknięcie Projektu to:

1) Raport Zamknięcia Projektu;

2) Wnioski Projektowe o Decyzję.

1. Każdy Projekt ma zdefiniowaną strukturę organizacyjną określającą osoby odpowiedzialne za Projekt oraz ich role i obowiązki.

2. W organizacji struktury Projektu, o której mowa w ust. 1, mogą występować:

1) Dyrektor Generalny Służby Zagranicznej;

2) dyrektor lub kierownik jednostki organizacyjnej;

3) Komitet Sterujący;

4) Przewodniczący Komitetu Sterującego lub Właściciel Projektu;

5) Główny Użytkownik;

6) Główny Dostawca;

7) Kierownik Projektu;

8) Architekt Projektu;

9) Zespół Projektowy.

3. Osoby, o których mowa w ust. 2 pkt 3–9, pełnią swoje funkcje przez okres trwania Projektu.

1. Do zakresu działania Dyrektora Generalnego Służby Zagranicznej w strukturze organizacyjnej Projektu należy:

1) inicjowanie Projektu w drodze pisemnej decyzji w przypadku, gdy w realizację Projektu zaangażowanych jest więcej niż jedna jednostka organizacyjna;

2) powołanie w treści decyzji, o której mowa w pkt 1, członków Komitetu Sterującego;

3) powołanie w treści decyzji, o której mowa w pkt 1, Kierownika Projektu;

4) nadzór nad prowadzeniem Rejestru Projektów;

5) nadzorowanie realizacji realizowanego Projektu;

6) wydawanie decyzji o kontynuacji, wstrzymaniu lub zakończeniu Projektu.

2. Jeżeli Projekt dotyczy kwestii kluczowych dla funkcjonowania Ministerstwa, Dyrektor Generalny Służby Zagranicznej może pełnić funkcje Przewodniczącego Komitetu Sterującego.

Do zakresu działania dyrektora lub kierownika jednostki organizacyjnej w strukturze organizacyjnej Projektu należy:

1) inicjowanie Projektu określanego jako Zadanie Projektowe, w drodze pisemnej decyzji w przypadku, gdy Projekt realizowany jest w ramach jednej jednostki organizacyjnej;

2) wskazanie w treści decyzji, o której mowa w pkt 1, Właściciela Projektu;

3) wskazanie w treści decyzji, o której mowa w pkt 1, Kierownika Projektu;

4) informowanie Biura Dyrektora Generalnego o ustanowieniu Projektu;

5) prowadzenie Rejestru oraz nadzór nad Projektami realizowanymi w ramach kierowanej jednostki organizacyjnej;

6) wydawanie decyzji o kontynuacji, wstrzymaniu lub zakończeniu nadzorowanych Projektów;

7) raportowanie okresowo do Biura Dyrektora Generalnego wszystkich Projektów realizowanych w ramach kierowanej jednostki organizacyjnej oraz wszystkich Projektów, w których przedstawiciel danej jednostki organizacyjnej pełni rolę Przewodniczącego Komitetu Sterującego. Wzór dokumentu przedstawiającego zbiorczo wszystkie realizowane Projekty zawiera załącznik nr 10;

8) współpraca z Kierownikami Projektów przy realizacji Projektów, w tym w szczególności zapewnienie właściwego zaangażowania członków Zespołów Projektowych z kierowanych przez nich jednostek organizacyjnych w wykonywanie zadań projektowych.

1. W skład Komitet Sterującego mogą wchodzić:

1) Przewodniczący Komitetu Sterującego – Właściciel Projektu;

2) Główny Użytkownik – reprezentujący Użytkowników w Projekcie;

3) Główny Dostawca – reprezentujący Dostawców w Projekcie;

4) inne osoby wskazane przez Dyrektora Generalnego Służby Zagranicznej.

2. Do zakresu działania Komitetu Sterującego w strukturze organizacyjnej Projektu należy:

1) realizacja Projektu i osiągnięcie założonych celów Projektu;

2) zarządzanie ryzykiem projektu;

3) na wniosek Kierownika Projektu powoływanie i odwoływanie Architekta Projektu;

4) na wniosek Kierownika Projektu powoływanie i zmiana składu osobowego Zespołu Projektowego;

5) ustalenie strategii realizacji Projektu;

6) monitorowanie postępu prac projektowych;

7) podejmowanie decyzji w sprawach projektowych przedkładanych w formie wniosków do decyzji Komitetu Sterującego;

8) zarządzanie realizacją Projektu pod kątem optymalnej realizacji jego celów oraz minimalizacji ryzyka;

9) reprezentowanie Projektu wobec Dyrektora Generalnego Służby Zagranicznej oraz na zewnętrz Ministerstwa;

10) ocena Kierownika Projektu;

11) wnioskowanie do Dyrektora Generalnego Służby Zagranicznej w sprawach dotyczących Projektu.

3. W przypadku, gdy Projekt jest realizowany w ramach jednej jednostki organizacyjnej rolę Komitetu Sterującego pełni jednoosobowo Właściciel Projektu.

4. Członkowie Komitetu Sterującego wybierani są spośród członków kierownictwa Ministerstwa, kierowników placówek zagranicznych oraz dyrektorów i zastępców dyrektorów komórek organizacyjnych.

Do zakresu działania Przewodniczącego Komitetu Sterującego lub Właściciela Projektu w strukturze organizacyjnej Projektu należy:

1) odpowiedzialność za osiągnięcie celu Projektu, w tym zakładanych przez Projekt korzyści;

2) podejmowanie decyzji dotyczących Projektu;

3) kierowanie pracami Komitetu Sterującego (ustalanie harmonogramu prac Komitetu Sterującego powoływanie posiedzeń Komitetu Sterującego, ustalanie ich agendy);

4) określanie celu Projektu oraz uzasadnienie jego realizacji;

5) raportowanie Projektu do Dyrektora Generalnego Służby Zagranicznej;

6) rekomendowanie dla Komitetu Sterującego powołania lub zmiany Kierownika Projektu;

7) powoływanie biegłych i ekspertów.

Do zakresu działania Głównego Użytkownika w strukturze organizacyjnej Projektu należy:

1) reprezentowanie interesów podmiotów będących odbiorcami produktów Projektu;

2) odpowiedzialność za wszelkie produkty dostarczane przez Odbiorców w ramach Projektu w tym w szczególności za specyfikację wymagań oraz kryteria odbioru i jakościowe;

3) zapewnianie wykorzystania produktów dostarczanych w ramach Projektu;

4) zapewnianie zasobów do realizacji Projektu ze strony Użytkowników;

5) informowanie na bieżąco Komitetu Sterującego oraz Kierownika Projektu o wszelkich istotnych zmianach dotyczących Projektu dotyczących np. uzasadnienia biznesowego, kosztów, zakresu, harmonogramu.

Do zakresu działania Głównego Dostawcy w strukturze organizacyjnej Projektu należy:

1) reprezentowanie interesów podmiotów dostarczających Produkty Projektu;

2) zawieranie umów z wykonawcami wewnętrznymi i zewnętrznymi;

3) zapewnienie zasobów do realizacji Projektu ze strony Dostawców;

4) informowanie na bieżąco Komitetu Sterującego oraz Kierownika Projektu o wszelkich istotnych zmianach dotyczących Projektu dotyczących np. uzasadnienia biznesowego, kosztów, zakresu, harmonogramu.

1. Do zakresu działania Kierownika Projektu w strukturze organizacyjnej Projektu należy:

1) dostarczenie produktów Projektu zgodnie z założeniami, zapewnienie ich jakości oraz realizacja Projektu w założonym budżecie, czasie oraz zakresie;

2) wnioskowanie do Komitetu Sterującego o powołanie lub zmianę:

a) Zespołu Projektowego,

b) Architekta Projektu;

3) przygotowanie dla Komitetu Sterującego możliwych wariantów realizacji Projektu wraz z rekomendacją;

4) wnioskowanie do Komitetu Sterującego lub Właściciela Projektu we wszelkich kluczowych kwestiach dotyczących Projektu wymagających decyzji Komitetu Sterującego, w tym w szczególności tych związanych ze zmianą zakresu, harmonogramu lub budżetu Projektu. Wnioskowanie, o którym mowa w zdaniu wcześniejszym odbywa się z wykorzystaniem Wniosku Projektowego o Decyzję;

5) realizacja decyzji Komitetu Sterującego lub Właściciela Projektu;

6) prowadzenie harmonogramu projektu;

7) bieżące zarządzanie projektem w tym planowanie prac, prace organizacyjne, motywowanie zespołu oraz kontrolowanie Projektu;

8) okresowe raportowanie prac projektowych w postaci Raportu Okresowego Projektu;

9) zarządzanie ryzykiem oraz zmianami w Projekcie;

10) zapewnienie aktualnej dokumentacji projektowej;

11) w uzasadnionych przypadkach ustalenie jednostek organizacyjnych odpowiedzialnych za eksploatację oraz dalszy rozwój rezultatów Projektu.

2. Osoba Kierownika Projektu jest wskazywana przez Przewodniczącego Komitetu Sterującego lub Właściciela Projektu.

3. Kierownik Projektu jest odpowiedzialny za przygotowanie dokumentu Karty Projektu definiującej m.in. Architekta Projektu, skład Zespołu Projektowego oraz zawierającej uaktualnioną charakterystykę Projektu.

1. Architekt Projektu jest powoływany i odwoływany przez Komitet Sterujący na wniosek Kierownika Projektu i podlega bezpośrednio Kierownikowi Projektu.

2. Do zakresu działania Architekta Projektu należy definiowanie spójnej i optymalnej dla Ministerstwa lub placówki zagranicznej koncepcji (np. biznesowej, technicznej) dostarczanego w ramach Projektu rozwiązania oraz nadzór nad jej poprawną realizacją.

1. Skład Zespołu Projektowego jest określany przez Kierownika Projektu w uzgodnieniu z osobami nadzorującymi dany Projekt.

2. Członkowie Zespołu Projektowego są wyznaczani na podstawie pisemnej decyzji Przewodniczącego Komitetu Sterującego lub Właściciela Projektu.

3. Jeżeli w skład Zespołów Projektowych wchodzą podmioty spoza Ministerstwa lub placówek zagranicznych, ich czynności powinny być wykonywane na podstawie zawartych z nimi odpowiednich umów.

4. Określenie struktury Zespołu Projektowego leży w gestii Kierownika Projektu.

5. Zespół Projektowy odpowiada za wytworzenie oraz przygotowanie produktów powstających w wyniku realizacji Projektu.

1. Dysponentami budżetu Projektu są jednostki organizacyjne reprezentowane przez osoby wchodzące w skład Komitetu Sterującego.

2. Komitet Sterujący ustala wysokość budżetu Projektu oraz zatwierdza jego zmiany na wniosek Kierownika Projektu.

3. Środki pieniężne przypisane do Projektu są przekazywane do dyspozycji Komitetu Sterującego na zasadzie porozumienia kierowników lub dyrektorów poszczególnych jednostek organizacyjnych lub stosownej korekty budżetu.

1. Struktura decyzyjności przedstawia najważniejsze punkty decyzyjne dla poszczególnych faz Projektu wraz z określeniem ról odpowiedzialnych za ich realizację.

2. Struktura decyzyjności, o której mowa w ust. 1, jest elementem Karty Projektu.

1. Dyrektorzy komórek organizacyjnych i kierownicy placówek zagranicznych w terminie 7 dni od wejścia w życie zarządzenia obowiązani są do przekazania do Biura Dyrektora Generalnego informacji o Projektach będących w toku w dniu wejścia w życie zarządzenia.

2. Dyrektorzy komórek organizacyjnych i kierownicy placówek zagranicznych w terminie 30 dni od wejścia w życie zarządzenia obowiązani są do dostosowania Projektów, o których mowa w ust. 1, do zasad określonych zarządzeniem, w tym w szczególności do przygotowania dokumentów zarządczych określonych w zarządzeniu, powołania struktur projektowych oraz przyporządkowania im właściwych ról.

W zarządzeniu Nr 2 Dyrektora Generalnego Służby Zagranicznej z dnia 23 kwietnia 2009 r. w sprawie przyznawania nagród dla członków służby zagranicznej oraz osób niewchodzących w skład służby zagranicznej zatrudnionych w placówkach zagranicznych w § 13 wprowadza się następujące zmiany:

1) w ust. 2 w pkt 2 kropkę zastępuje się przecinkiem i dodaje się pkt 3 w brzmieniu:

„3) kierownika projektu działającego z upoważnienia Dyrektora Generalnego Służby Zagranicznej i w granicach przydzielonych na ten cel środków – pracownikom wchodzącym w skład struktur zarządzania projektowego.”;

2) ust. 3. otrzymuje brzmienie:

„3. Członkowie kierownictwa Ministerstwa, dyrektorzy komórek organizacyjnych Ministerstwa, kierownicy placówek zagranicznych oraz kierownicy projektów mogą składać wnioski o przyznanie nagrody specjalnej odpowiednio do Ministra Spraw Zagranicznych oraz do Dyrektora Generalnego Służby Zagranicznej.”.

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Załączniki do zarządzenia Nr 18 Dyrektora Generalnego
Służby Zagranicznej z dnia 3 sierpnia 2010 r. (poz. 58)

Załącznik nr 1

Załącznik nr 2

Załącznik nr 3

KARTA PROJEKTU

Załącznik nr 4

RAPORT OKRESOWY PROJEKTU

Załącznik nr 5

SPECYFIKACJA WYMAGAŃ PROJEKTOWYCH

Załącznik nr 6

PROTOKÓŁ ODBIORU PRODUKTÓW PROJEKTU

Załącznik nr 7

WNIOSEK PROJEKTOWY O DECYZJĘ

Załącznik nr 8

Raport Zamknięcia Projektu

Załącznik nr 9

NOTATKA ZE SPOTKANIA PROJEKTOWEGO

Załącznik nr 10