Dzienniki Urzędowe - rok 2024 poz. 105

Na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy z dnia 24 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. poz. 928) zarządza się, co następuje:

2. Pracownicy komórki organizacyjnej do spraw kadr w Ministerstwie biorący udział w procesie organizacji praktyk, staży oraz wolontariatu informują o Procedurze osoby odbywające w komórkach organizacyjnych Ministerstwa praktykę, staż albo wolontariat w terminie 5 dni od dnia wejścia w życie zarządzenia albo od dnia rozpoczęcia przez te osoby praktyki, stażu albo wolontariatu.

3. Pracownicy komórki organizacyjnej do spraw kadr w Ministerstwie biorący udział w procesie rekrutacji informują o Procedurze na etapie rekrutacji osobę ubiegającą się o pracę w Ministerstwie na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę nawiązania stosunku pracy lub pełnienia funkcji. W przypadku osób, którym ma zostać powierzona funkcja pełnomocnika, obowiązek poinformowania tej osoby spoczywa na kierowniku komórki organizacyjnej do spraw obsługi Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego.

4. Kierownicy komórek organizacyjnych w Ministerstwie wnioskujący o zawarcie umów o świadczenie usług w Ministerstwie lub na rzecz Ministerstwa informują o Procedurze osoby ubiegające się o świadczenie tych usług na etapie negocjacji poprzedzających zawarcie umowy.

5. Pracownicy Ministerstwa, osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej świadczące lub ubiegające się o świadczenie usług w Ministerstwie lub na rzecz Ministerstwa oraz osoby, o których mowa w ust. 2, są obowiązani do złożenia oświadczenia o zapoznaniu się z Procedurą i zobowiązania się do przestrzegania jej przepisów.

6. Komórka organizacyjna do spraw kadr w Ministerstwie dołącza do akt osobowych oświadczenie o zapoznaniu się z Procedurą oraz zobowiązaniu się do przestrzegania jej postanowień pracowników.

7. Pracownicy komórki organizacyjnej do spraw kadr w Ministerstwie biorący udział w organizacji praktyk, staży oraz wolontariatów dołączają do akt sprawy oświadczenia o zapoznaniu się z Procedurą oraz zobowiązaniu się do przestrzegania jej postanowień praktykantów, stażystów oraz wolontariuszy.

8. Komórka organizacyjna Ministerstwa dołącza do akt sprawy oświadczenie o zapoznaniu się z Procedurą oraz zobowiązaniu się do przestrzegania jej postanowień osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej świadczących lub ubiegających się o świadczenie usług w Ministerstwie lub na rzecz Ministerstwa.

9. Wzór oświadczenia o zapoznaniu się z Procedurą oraz zobowiązaniu się do przestrzegania jej postanowień pracownika określa załącznik nr 2 do zarządzenia.

10. Wzór oświadczenia o zapoznaniu się z Procedurą oraz o zobowiązaniu się do przestrzegania jej postanowień osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej świadczących lub ubiegających się o świadczenie usług w Ministerstwie lub na rzecz Ministerstwa oraz osób, o których mowa w ust. 2, określa załącznik nr 3 do zarządzenia.

1) dane kontaktowe umożliwiające dokonanie zgłoszeń naruszeń prawa;

2) link do przepisów ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów;

3) link do przepisów wewnętrznych określających Procedurę;

4) informacje o zasadach poufności mających zastosowanie do zgłoszeń naruszeń prawa, w tym informacje związane z przetwarzaniem danych osobowych.

Minister Kultury i Dziedzictwa Narodowego: H. Wróblewska

¹⁾ Minister Kultury i Dziedzictwa Narodowego kieruje działem administracji rządowej - kultura i ochrona dziedzictwa narodowego, na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 maja 2024 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego (Dz. U. poz. 740).

Załączniki do zarządzenia
Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego
z dnia 10 września 2024 r. (poz. 105)

Załącznik nr 1

PROCEDURA DOKONYWANIA ZGŁOSZEŃ NARUSZEŃ PRAWA I PODEJMOWANIA DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH W MINISTERSTWIE KULTURY I DZIEDZICTWA NARODOWEGO

Rozdział 1

Przepisy ogólne

§ 1. 1. Procedurę dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Ministerstwie Kultury i Dziedzictwa Narodowego, zwaną dalej „Procedurą”, stosuje się do zgłoszeń dokonywanych przez osobę fizyczną, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, tj. do:

1) pracownika, także w przypadku, gdy stosunek pracy już ustał,

2) osoby świadczącej pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,

3) przedsiębiorcy wykonującego usługi na rzecz Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa

Narodowego, zwanego dalej „Ministerstwem”,

4) osoby świadczącej pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,

5) praktykanta, stażysty i wolontariusza,

6) osoby, o której mowa w pkt 1-5, która uzyskała informacje przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w Ministerstwie lub na rzecz Ministerstwa lub po ich ustaniu

- zwanej dalej „zgłaszającym”.

2. W przypadku programów finansowanych ze środków europejskich Procedura nie wyłącza stosowania szczegółowych procedur i zaleceń dotyczących stosowania tych programów.

§ 2. Procedury nie stosuje się do informacji:

1) objętej przepisami o ochronie informacji niejawnych oraz innych informacji, które nie podlegają ujawnieniu z mocy przepisów prawa powszechnie obowiązującego ze względów bezpieczeństwa publicznego;

2) objętej tajemnicą związaną z wykonywaniem zawodu;

3) objętej postępowaniem karnym - w zakresie tajemnicy postępowania przygotowawczego oraz tajemnicy rozprawy sądowej prowadzonej z wyłączeniem jawności;

4) która została zgłoszona na postawie przepisów odrębnych, w szczególności jako skarga lub zawiadomienie o możliwości popełnienia przestępstwa;

5) o naruszeniach prawa w zakresie zamówień publicznych w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa w rozumieniu art. 7 pkt 36 ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1605 i 1720), do których nie stosuje się tej ustawy, umów offsetowych zawieranych na podstawie ustawy z dnia 26 czerwca 2014 r. o niektórych umowach zawieranych w związku z realizacją zamówień o podstawowym znaczeniu dla bezpieczeństwa państwa (Dz. U. z 2022 r. poz. 1218) oraz innych środków podejmowanych w celu ochrony podstawowych lub istotnych interesów bezpieczeństwa państwa na podstawie art. 346 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej.

§ 3. Użyte w Procedurze określenia oznaczają:

1) działanie następcze - działanie podjęte przez Ministerstwo z zachowaniem należytej staranności w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz, w stosownych przypadkach, w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie postępowania w ramach Procedury;

2) informacja o naruszeniu prawa - informację, w tym uzasadnione podejrzenie, dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w Ministerstwie;

3) kierownik komórki organizacyjnej - osobę kierującą departamentem, biurem, centrum informacyjnym lub Gabinetem Politycznym w Ministerstwie, a w przypadku nieobecności tej osoby - wyznaczonego zastępcę;

4) kontekst związany z pracą - przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w Ministerstwie lub na rzecz Ministerstwa, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań, o których mowa w art. 2 pkt 2 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. poz. 928);

5) osoba, której dotyczy zgłoszenie - osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której stosowna ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w zgłoszeniu jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa lub z którą osoba ta jest powiązana;

6) pracownik - osobę zatrudnioną w Ministerstwie bez względu na podstawę nawiązania stosunku pracy;

7) Zespół Wyjaśniający - wyodrębnioną w Ministerstwie grupę pracowników, powołaną do rozpatrzenia zgłoszenia;

8) zgłoszenie - przekazanie informacji o naruszeniu prawa.

§ 4. 1. Minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego, zwany dalej „Ministrem”, wyznacza w Ministerstwie osobę do spraw związanych ze zgłoszeniami, zwaną dalej „upoważnionym pracownikiem”.

2. Do zadań upoważnionego pracownika należy:

1) udzielanie zgłaszającemu wyjaśnień dotyczących Procedury oraz informowanie go o przysługujących mu prawach określonych w ustawie z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów;

2) przyjmowanie zgłoszeń i potwierdzanie ich przyjęcia;

3) wstępna weryfikacja zgłoszeń;

4) przetwarzanie danych osobowych związanych ze zgłoszeniami, w tym wstępna weryfikacja danych osobowych, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia oraz przekazanie przewodniczącemu Zespołu Wyjaśniającego rekomendacji w zakresie ich usunięcia;

5) wzywanie zgłaszającego do uzupełniania zgłoszenia;

6) współpraca z Zespołem Wyjaśniającym;

7) kontaktowanie się ze zgłaszającym oraz udzielanie mu informacji o podjętych działaniach następczych;

8) przechowywanie zgłoszeń, protokołów oraz dokumentów dotyczących prac Zespołu Wyjaśniającego;

9) prowadzenie rejestru zgłoszeń naruszeń prawa.

§ 5. 1. Minister upoważnia pisemnie:

1) upoważnionego pracownika do wykonywania zadań, o których mowa w § 4 ust. 2 pkt 1- 3 i pkt 5-9;

2) członków Zespołu Wyjaśniającego i pracowników obsługujących jego prace do wykonywania zadań przewidzianych dla nich w Procedurze;

3) pracowników komórki organizacyjnej do spraw teleinformatycznych oraz punktu kancelaryjnego do wykonywania zadań związanych z zapewnieniem odpowiednio obsługi teleinformatycznej i korespondencji osób, o których mowa w pkt 1 i 2.

2. Dyrektor Generalny Ministerstwa, zwany dalej „Dyrektorem Generalnym”, upoważnia upoważnionego pracownika, członka Zespołu Wyjaśniającego, pracownika obsługującego jego prace oraz pracownika, o którym mowa w ust. 1 pkt 3, do przetwarzania danych osobowych związanych ze zgłoszeniami.

3. Wzór upoważnienia, o którym mowa w ust. 2, stanowi załącznik nr 1 do Procedury.

4. Upoważniony pracownik, członek Zespołu Wyjaśniającego, pracownik obsługujący jego prace oraz pracownik, o którym mowa w ust. 1 pkt 3, są obowiązani do zachowania w tajemnicy informacji i danych osobowych uzyskanych lub przygotowywanych w toku wykonywanych przez siebie zadań związanych ze zgłoszeniami.

5. Osoby, o których mowa w ust. 4, wraz z otrzymaniem upoważnienia, o którym mowa w ust. 1, składają oświadczenie o zachowaniu poufności, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do Procedury.

6. W przypadku, gdy zgłoszenia dokonano do nieupoważnionego pracownika Ministerstwa, pracownik ten jest obowiązany do:

1) nieujawniania uzyskanych informacji i danych osobowych związanych ze zgłoszeniem, w szczególności mogących skutkować ustaleniem tożsamości zgłaszającego lub osoby, której dotyczy zgłoszenie;

2) niezwłocznego przekazania zgłoszenia do upoważnionego pracownika.

§ 6. 1. Wykonywanie zadań przez upoważnionego pracownika, czynności w Zespole Wyjaśniającym przez jego członków, pracowników obsługujących jego prace, pracowników, o którym mowa w § 5 ust. 1 pkt 3, oraz udział w postępowaniu jest traktowane na równi z wykonywaniem obowiązków służbowych.

2. Zakazane jest podejmowanie prób wywierania wpływu na osoby, o których mowa w § 5 ust. 4.

3. Osoba, o której mowa w § 5 ust. 4, w stosunku do której zaistniały okoliczności, o których mowa w ust. 2, sporządza notatkę opisującą przebieg zdarzenia i przekazuje ją Ministrowi za pośrednictwem Dyrektora Generalnego, a w przypadku, w którym sprawa dotyczy Dyrektora Generalnego - bezpośrednio do Ministra.

Rozdział 2

Zgłoszenie

§ 7. Przedmiotem zgłoszenia mogą być działania lub zaniechania niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące:

1) korupcji;

2) zamówień publicznych;

3) usług, produktów i rynków finansowych;

4) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;

5) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;

6) bezpieczeństwa transportu;

7) ochrony środowiska;

8) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;

9) bezpieczeństwa żywności i pasz;

10) zdrowia i dobrostanu zwierząt;

11) zdrowia publicznego;

12) ochrony konsumentów;

13) ochrony prywatności i danych osobowych;

14) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;

15) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostek samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;

16) rynku wewnętrznego i Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;

17) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela - występujących w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1-16.

§ 8. Zgłoszenie zawiera w szczególności:

1) datę dokonania zgłoszenia;

2) dane osobowe zgłaszającego: imię, nazwisko, stanowisko, miejsce pracy/komórkę organizacyjną;

3) dane osobowe osoby, której dotyczy zgłoszenie: imię, nazwisko, stanowisko, miejsce pracy/komórkę organizacyjną;

4) opis przedmiotu naruszenia prawa, wskazanie nieprawidłowości oraz ich daty;

5) wskazanie przepisów prawa, których dotyczy zgłoszenie;

6) wskazanie daty i okoliczności powzięcia informacji o naruszeniu;

7) wskazanie dowodów i informacji, jakimi dysponuje zgłaszający, które mogą okazać się pomocne przy rozpatrywaniu zgłoszenia;

8) wskazanie osób mających związek ze sprawą lub potencjalnych świadków;

9) wskazanie osób, z którymi zgłaszający kontaktował się w danej sprawie;

10) inne okoliczności istotne dla sprawy.

§ 9. 1. Zgłoszenie, którego wzór stanowi załącznik nr 3 do Procedury, można złożyć:

1) za pomocą poczty elektronicznej na adres sygnalista@kultura.gov.pl;

2) osobiście po wcześniejszym umówieniu spotkania z upoważnionym pracownikiem, z zastrzeżeniem ust. 2;

3) listownie - listem poleconym w podwójnej kopercie z dopiskiem na kopercie wewnętrznej: „zgłoszenie sygnalisty”.

2. W przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy upoważnionego pracownika, zgłoszenie można złożyć w sposób, o którym mowa w ust. 1 pkt 2 albo 3, do kierownika komórki organizacyjnej właściwej do spraw kontroli. W przypadku zgłoszenia listownego z dopiskiem na wewnętrznej kopercie „do rąk własnych Dyrektora Biura Audytu i Kontroli”.

3. W terminie 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia dokonuje się:

1) wstępnej weryfikacji zgłoszenia;

2) potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia, chyba że zgłaszający nie podał adresu, na który należy przekazać potwierdzenie.

4. W przypadku, o którym mowa w ust. 1 pkt 2, termin spotkania ustala się nie później niż w terminie 7 dni od dnia złożenia prośby o spotkanie.

5. W przypadku, gdy zgłoszenie jest niekompletne, w szczególności gdy powstają wątpliwości co do prawidłowego zakwalifikowania otrzymanych informacji, wzywa się zgłaszającego do uzupełnienia zgłoszenia w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia wezwania, informując, że w przypadku nieuzupełnienia zgłoszenia we wskazanym terminie, zgłoszenie nie będzie podlegać rozpatrzeniu.

6. Zgłoszenie anonimowe nie podlega rozpatrzeniu w Procedurze.

§ 10. 1. Zgłoszenie jest rejestrowane w prowadzonym w Ministerstwie przez upoważnionego pracownika rejestrze zgłoszeń, zwanym dalej „rejestrem”.

2. Rejestr zawiera:

1) numer zgłoszenia;

2) przedmiot zgłoszenia;

3) zawarte w zgłoszeniu dane osobowe zgłaszającego oraz osoby, której zgłoszenie dotyczy;

4) zawarte w zgłoszeniu dane do kontaktu zgłaszającego albo informację o braku tych danych;

5) datę złożenia zgłoszenia;

6) informację o działaniach następczych;

7) datę zakończenia postępowania albo informację o nierozpatrywaniu zgłoszenia w postępowaniu.

3. Dostęp do rejestru przysługuje wyłącznie:

1) Ministrowi;

2) Dyrektorowi Generalnemu;

3) upoważnionemu pracownikowi;

4) przewodniczącemu Zespołu Wyjaśniającego;

5) organom prowadzącym postępowanie zainicjowane działaniami następczymi.

4. Dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze przechowuje się przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

Rozdział 3

Postępowanie wyjaśniające

§ 11. 1. Po dokonaniu wstępnej weryfikacji zgłoszenia, a w przypadku, o którym mowa § 9 ust. 5, otrzymaniu kompletnego zgłoszenia, upoważniony pracownik niezwłocznie zawiadamia Ministra, za pośrednictwem Dyrektora Generalnego, o otrzymaniu zgłoszenia.

2. Minister powołuje Zespół Wyjaśniający do rozpatrzenia zgłoszenia, złożony z co najmniej 5 pracowników, którzy:

1) reprezentują wysokie standardy etyczne i cieszą się zaufaniem oraz szacunkiem współpracowników;

2) znają strukturę i sposób funkcjonowania Ministerstwa oraz obowiązujące w nim procedury wewnętrzne;

3) posiadają doświadczenie zawodowe oraz odpowiednią wiedzę w obszarze funkcjonowania służby cywilnej oraz zasad etyki korpusu służby cywilnej.

3. Pracownik przed powołaniem do składu Zespołu Wyjaśniającego, składa oświadczenie o bezstronności, którego wzór stanowi załącznik nr 4 do Procedury.

4. Powołanie Zespołu Wyjaśniającego, w tym wyznaczenie jego przewodniczącego, zastępcy przewodniczącego i pozostałych członków, następuje w terminie nie dłuższym niż 7 dni roboczych od dnia zawiadomienia, o którym mowa w ust. 1. W tym terminie Minister wyznacza też sekretarza Zespołu Wyjaśniającego oraz zatrudnionego w Ministerstwie radcę prawnego do obsługi prawnej prac Zespołu Wyjaśniającego.

5. Do składu Zespołu Wyjaśniającego nie mogą zostać powołani:

1) osoba, której dotyczy zgłoszenie;

2) osoba będąca bezpośrednim przełożonym osoby, której dotyczy zgłoszenie;

3) osoba bezpośrednio podległa osobie, której dotyczy zgłoszenie;

4) osoba wskazana w zgłoszeniu jako świadek;

5) osoba, wobec której zachodzą okoliczności mogące budzić wątpliwości co do bezstronności jako członka Zespołu Wyjaśniającego, w szczególności będąca małżonkiem, krewnym lub powinowatym do drugiego stopnia albo pozostająca we wspólnym pożyciu ze zgłaszającym albo osoba, której dotyczy zgłoszenie albo związana z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli ze zgłaszającym albo osobą, której dotyczy zgłoszenie;

6) zgłaszający.

6. Przesłanki uniemożliwiające powołanie do składu Zespołu Wyjaśniającego trwają także po ustaniu małżeństwa, wspólnego pożycia, przysposobienia, opieki lub kurateli.

7. O powołaniu Zespołu Wyjaśniającego i jego składzie upoważniony pracownik informuje Dyrektora Generalnego.

8. Minister wyłącza od udziału w postępowaniu członka Zespołu Wyjaśniającego, jeżeli w toku prac Zespołu Wyjaśniającego zostanie uprawdopodobnione istnienie okoliczności wymienionych w ust. 5 lub 6 albo innych okoliczności, które mogą wywołać wątpliwość co do jego bezstronności.

9. Minister może upoważnić Dyrektora Generalnego do dokonywania czynności, o których mowa w ust. 2, 4 i 8.

10. W przypadku, o którym mowa w ust. 9, przepisu ust. 7 nie stosuje się.

§ 12. 1. Zespół Wyjaśniający prowadzi postępowanie wyjaśniające dotyczące przekazanego mu zgłoszenia.

2. Postępowanie wyjaśniające nie ma charakteru jawnego, z zastrzeżeniem ust. 3.

3. Informacje dotyczące postępowań wyjaśniających mogą być ujawniane wyłącznie: Ministrowi, Dyrektorowi Generalnemu, członkom Zespołu Wyjaśniającego, pracownikom zapewniającym obsługę prac Zespołu oraz organom prowadzącym postępowanie zainicjowane działaniami następczymi.

§ 13. Zespół Wyjaśniający w toku postępowania w zakresie niezbędnym do wyjaśnienia sprawy może podejmować w szczególności następujące działania:

1) występować do kierowników poszczególnych komórek organizacyjnych o udzielenie dostępu do dokumentów i danych Ministerstwa;

2) występować do kierowników poszczególnych komórek organizacyjnych w celu uzyskania informacji;

3) występować o uzyskanie ustnych i pisemnych wyjaśnień od pracowników i osób świadczących pracę na postawie stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w Ministerstwie lub na rzecz tego Ministerstwa;

4) wzywać do stawienia przed Zespołem Wyjaśniającym zgłaszającego, osobę której dotyczy zgłoszenie oraz inne osoby, które mogą być pomocne w ustaleniu wszystkich okoliczności zasadności zgłoszenia;

5) korzystać z pomocy inspektora ochrony danych w Ministerstwie;

6) występować do Dyrektora Generalnego o dostęp do:

a) danych ze służbowych komputerów i telefonów Ministerstwa, z uwzględnieniem zasad w zakresie ochrony prywatności, tajemnicy korespondencji i ochrony danych osobowych,

b) danych z monitoringu wizyjnego, z uwzględnieniem zasad w zakresie ochrony prywatności i ochrony danych osobowych,

c) do pomieszczeń Ministerstwa w celu dokonania wizji lokalnej lub przeszukania i zabezpieczenia dowodów;

7) zasięgać opinii i porad osób, których wiedza i doświadczenie mogą być pomocne w wyjaśnieniu sprawy.

§ 14. 1. Na wniosek Zespołu Wyjaśniającego każdy pracownik Ministerstwa ma obowiązek stawić się na posiedzeniu oraz udostępnić dokumenty i dane oraz udzielić niezbędnych informacji w celu ustalenia wszystkich okoliczności zasadności zgłoszenia.

2. Niestawiennictwo na wniosek Zespołu Wyjaśniającego na posiedzeniu tego Zespołu, odmowa udostępnienia dokumentów lub danych lub nieudzielenie niezbędnych informacji w celu ustalenia wszystkich okoliczności zasadności zgłoszenia mogą być potraktowane w Ministerstwie jako ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych lub podlegać odpowiedzialności dyscyplinarnej bądź porządkowej.

§ 15. 1. Przewodniczący Zespołu Wyjaśniającego kieruje pracami Zespołu, w szczególności:

1) ustala terminy oraz porządek posiedzeń Zespołu Wyjaśniającego;

2) zwołuje posiedzenia Zespołu Wyjaśniającego;

3) dokonuje wystąpień oraz wezwań, o których mowa w § 13, w imieniu Zespołu;

4) podejmuje decyzje o zastosowaniu rekomendacji, o której mowa w § 4 ust. 2 pkt 4.

2. Przy pierwszym kontakcie z osobą, o której mowa w § 13 pkt 1-4, przewodniczący Zespołu Wyjaśniającego informuje tą osobę o zasadach przetwarzania jej danych osobowych, zgodnie z wzorem stanowiącym załącznik nr 5 do Procedury.

3. W przypadku nieobecności przewodniczącego Zespołu Wyjaśniającego jego obowiązki wykonuje zastępca przewodniczącego.

4. Sekretarz Zespołu Wyjaśniającego:

1) obsługuje korespondencję Zespołu Wyjaśniającego;

2) protokołuje posiedzenia Zespołu Wyjaśniającego.

§ 16. Pierwsze posiedzenie Zespołu Wyjaśniającego odbywa się w terminie nie dłuższym niż 10 dni roboczych od dnia ostatecznego ustalenia składu Zespołu Wyjaśniającego.

§ 17. 1. Zespół Wyjaśniający działa z poszanowaniem dóbr osobistych i dobrego imienia zgłaszającego, osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz innych uczestników postępowania.

2. Zespół Wyjaśniający rozpatruje zgłoszenie z zachowaniem zasady bezstronności, w celu rzetelnego i obiektywnego ustalenia okoliczności sprawy.

3. Do ustanowienia kworum niezbędnego do ważności posiedzenia Zespołu Wyjaśniającego konieczna jest obecność co najmniej 3 członków Zespołu Wyjaśniającego.

§ 18. 1. Rozstrzygnięcia Zespołu Wyjaśniającego są podejmowane w drodze głosowania, większością głosów obecnych na danym posiedzeniu członków Zespołu Wyjaśniającego.

2. W przypadku jednakowej liczby głosów uzyskanych podczas głosowania, o którym mowa w ust. 1, o wyniku głosowania rozstrzyga głos przewodniczącego Zespołu Wyjaśniającego.

3. Członek Zespołu Wyjaśniającego nieobecny na posiedzeniu Zespołu Wyjaśniającego ma prawo wglądu do protokołu z tego posiedzenia.

§ 19. 1. Posiedzenia Zespołu Wyjaśniającego są protokołowane.

2. Protokół po odczytaniu podpisują członkowie Zespołu obecni na posiedzeniu.

3. Protokoły oraz dokumenty dotyczące prac Zespołu Wyjaśniającego przechowuje upoważniony pracownik.

§ 20. 1. Po ustaleniu stanu faktycznego Zespół Wyjaśniający podejmuje rozstrzygnięcie co do zasadności zgłoszenia oraz:

1) w przypadku gdy zgłoszenie nie jest zasadne - zamyka postępowanie i przyjmuje rekomendację niepodejmowania innych działań naprawczych;

2) w przypadku, gdy zgłoszenie jest zasadne - przyjmuje w drodze głosowania rekomendację:

a) działań dyscyplinujących w stosunku do osoby, która dopuściła się naruszenia prawa lub

b) działań naprawczych, lub

c) możliwych działań zapobiegawczych, mających na celu wyeliminowanie w przyszłości naruszeń podobnych do opisanych w zgłoszeniu.

2. Działaniami, o których mowa w ust. 1 pkt 2, mogą być w szczególności:

1) przeprowadzenie rozmowy, zwrócenie uwagi pracownikowi;

2) upomnienie pracownika, pozbawienie go nagrody;

3) czynności o charakterze zarządczym lub organizacyjnym;

4) zmiany w wewnętrznych procedurach;

5) podjęcie działań cywilnoprawnych, dotyczących np. zawartych umów, naprawienia szkody, wypłacenia odszkodowania;

6) złożenie zawiadomienia o możliwości naruszenia obowiązków członka korpusu służby cywilnej;

7) złożenie wniosku o wszczęcie postępowania w sprawie naruszenia dyscypliny finansów publicznych;

8) złożenie zawiadomienia o uzasadnionym podejrzeniu popełnienia przestępstwa (w przypadku zgromadzenia dowodów);

9) poinformowanie właściwych służb (w przypadku niedostatecznego zgromadzenia dowodów).

3. Rekomendację oraz jej uzasadnienie podpisują wszyscy członkowie Zespołu Wyjaśniającego.

4. Członek Zespołu Wyjaśniającego niezgadzający się z treścią rekomendacji lub jej uzasadnieniem może złożyć do protokołu zdanie odrębne.

§ 21. 1. Zespół Wyjaśniający sporządza raport końcowy, który zawiera opis ustalonego stanu faktycznego, w tym ustalone nieprawidłowości i ich przyczyny, zakres i skutki oraz osoby za nie odpowiedzialne, albo uzasadnienie niepodejmowania innych działań naprawczych.

2. Zespół Wyjaśniający przekazuje raport końcowy Ministrowi, za pośrednictwem Dyrektora Generalnego, wraz z rekomendacją, o której mowa w § 20 ust. 1

§ 22. 1. Termin zakończenia postępowania nie powinien być dłuższy niż 2 miesiące od dnia przekazania zgłoszenia do rozpatrzenia przez Zespół Wyjaśniający.

2. W szczególnie uzasadnionych przypadkach przewodniczący Zespołu Wyjaśniającego może przedłużyć termin zakończenia postępowania o 1 miesiąc, o czym zawiadamia Ministra za pośrednictwem Dyrektora Generalnego.

§ 23. Minister albo upoważniony przez niego Dyrektor Generalny podejmuje decyzję o zastosowaniu rekomendacji i proponowanych w niej działań.

§ 24. 1. Upoważniony pracownik przekazuje zgłaszającemu informację zwrotną, w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia albo, w przypadku nieprzekazania potwierdzenia, w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy i 7 dni od dokonania zgłoszenia, chyba, że zgłaszający nie podał adresu, na który należy przekazać informację zwrotną.

2. Informacja zwrotna zawiera informacje na temat planowanych lub podjętych działań następczych wraz z uzasadnieniem ich podjęcia.

§ 25. 1. W przypadku gdy zgłoszenie dotyczy Dyrektora Generalnego udział Dyrektora Generalnego w Procedurze jest wyłączony.

2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1:

1) w zakresie upoważniania, o którym mowa w § 5 ust. 2, Dyrektora Generalnego z upoważnienia Ministra zastępuje kierownik komórki organizacyjnej właściwej do spraw kontroli;

2) wystąpienia, o których mowa § 13 pkt 6, kieruje się do upoważnionego przez Ministra kierownika komórki organizacyjnej właściwej do spraw teleinformatycznych.

3. W przypadku gdy w rejestrze zawarte są informacje związane ze zgłoszeniem dotyczącym Dyrektora Generalnego, przepis § 10 ust. 3 pkt 2 stosuje się po zanonimizowaniu danych, o których mowa w § 10 ust. 2 pkt 3 i 4.

Rozdział 4

Postanowienia końcowe

§ 26. Zgłaszający może, bez uprzedniego dokonania zgłoszenia do Ministerstwa, dokonać zgłoszenia do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organu publicznego w rozumieniu art. 2 pkt 6 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów w sposób wskazany przez te podmioty.

Załączniki do Procedury stanowiącej
załącznik Nr 1 do zarządzenia

Załącznik nr 1 do Procedury

WZÓR - UPOWAŻNIENIE DO PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH NR BAK.013

Załącznik nr 2 do Procedury

WZÓR - OŚWIADCZENIE O ZACHOWANIU POUFNOŚCI

Załącznik nr 3 do Procedury

WZÓR - FORMULARZ ZGŁOSZENIA NARUSZEŃ PRAWA

Załącznik nr 4 do Procedury

WZÓR - OŚWIADCZENIE O BEZSTRONNOŚCI

Załącznik nr 5 do Procedury

WZÓR - INFORMACJA PRZEKAZYWANA OSOBOM, KTÓRYCH DANE ZOSTAŁY POZYSKANE W INNY SPOSÓB, NIŻ OD OSOBY, KTÓREJ DOTYCZĄ PRZY ZGŁASZANIU INFORMACJI O NARUSZENIACH PRAWA

Załącznik nr 2

WZÓR - OŚWIADCZENIE O ZAPOZNANIU SIĘ Z PROCEDURĄ DOKONYWANIA ZGŁOSZEŃ NARUSZEŃ PRAWA I PODEJMOWANIA DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH W MINISTERSTWIE KULTURY I DZIEDZICTWA NARODOWEGO ORAZ ZOBOWIĄZANIU SIĘ DO PRZESTRZEGANIA JEJ POSTANOWIEŃ

Załącznik nr 3

WZÓR - OŚWIADCZENIE O ZAPOZNANIU SIĘ Z PROCEDURĄ DOKONYWANIA ZGŁOSZEŃ NARUSZEŃ PRAWA I PODEJMOWANIA DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH W MINISTERSTWIE KULTURY I DZIEDZICTWA NARODOWEGO ORAZ ZOBOWIĄZANIU SIĘ DO PRZESTRZEGANIA JEJ POSTANOWIEŃ