Dzienniki Urzędowe - rok 2018 poz. 14

Na podstawie art. 10 ust. 1 pkt 11 ustawy z dnia 24 sierpnia 1991 r. o Państwowej Straży Pożarnej (Dz. U. 2017 poz. 1204, z późn. zm.¹⁾) postanawia się, co następuje:

1) zasady postępowania przy podróżach służbowych poza granicami kraju Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej, zwanego dalej „Komendantem Głównym", jego zastępców oraz osób delegowanych przez Komendanta Głównego,

2) zasady postępowania przy przyjmowaniu przez Komendanta Głównego delegacji zagranicznych.

2. BWM zapewnia koordynację i monitorowanie współpracy międzynarodowej prowadzonej przez jednostki organizacyjne Państwowej Straży Pożarnej, zwanej dalej „PSP", oraz zapewnia określone środki finansowe na delegowanie poza granicę Polski przedstawicieli reprezentujących Komendanta Głównego, jak również przyjmowanie delegacji zagranicznych Komendanta Głównego w kraju.

3. Kierownicy komórek organizacyjnych Komendy Głównej PSP, zwanej dalej „KG PSP", oraz jednostek organizacyjnych PSP są odpowiedzialni za nadzór nad merytorycznym przygotowaniem podległych im pracowników lub funkcjonariuszy do udziału w zagranicznej podróży służbowej, przyjęciu delegacji zagranicznej i przedstawienie wymaganej sprawozdawczości oraz rozliczenia finansowego.

4. Obsługę finansową służbowych wyjazdów zagranicznych oraz przyjmowania delegacji zagranicznych prowadzi Biuro Finansów KG PSP, zwane dalej „BF".

2. BWM w terminie do 31 stycznia każdego roku, w ramach przyznanego limitu środków finansowych, opracowuje i przedkłada Komendantowi Głównemu do zatwierdzenia roczne plany służbowych wyjazdów zagranicznych i przyjęć delegacji zagranicznych, z uwzględnieniem środków na wyjazdy i przyjęcia delegacji nieprzewidziane na etapie konstruowania tych planów. Po ich podpisaniu przez Komendanta Głównego, dyrektor BWM przekazuje ich kopię do wiadomości kierownikom komórek organizacyjnych KG PSP oraz innym zainteresowanym jednostkom organizacyjnym PSP.

2. W przypadku organizowania wyjazdu nieujętego w zatwierdzonym przez Komendanta Głównego rocznym planie służbowych wyjazdów zagranicznych, kierownicy komórek organizacyjnych KG PSP lub jednostek organizacyjnych PSP, za pośrednictwem dyrektora BWM, nie później niż 14 dni przed planowanym wyjazdem, występują do Komendanta Głównego o zgodę na służbowy wyjazd zagraniczny, określając cel i przewidywane efekty wyjazdu, załączając kopie zaproszenia, programu pobytu i innych posiadanych dokumentów. Decyzję w tym zakresie podejmuje Komendant Główny lub jego zastępcy, po analizie dostępności środków finansowych.

3. W przypadku zaakceptowania służbowego wyjazdu zagranicznego, o którym mowa w ust. 2, kierownicy komórek organizacyjnych KG PSP lub jednostek organizacyjnych PSP niezwłocznie dostarczają do BWM wypełniony załącznik do wniosku o delegowanie na służbowy wyjazd zagraniczny wraz z pozostałymi dokumentami, o których mowa w ust. 1.

4. Podstawą do przygotowania wniosku o delegowanie na służbowy wyjazd zagraniczny oraz rozpoczęcia organizacji wyjazdu jest przekazanie do BWM kompletu otrzymanych dokumentów dotyczących wyjazdu, wymienionych w ust. 1 i 3.

5. Dyrektor BWM przygotowuje i przedkłada do akceptacji Komendantowi Głównemu wniosek o delegowanie na służbowy wyjazd zagraniczny. Wniosek zaakceptowany przez Komendanta Głównego niezwłocznie przekazywany jest do BF. Wzór wniosku określa załącznik nr 4 do decyzji.

6. W przypadku wyjazdów grupowych, kierownik komórki organizacyjnej KG PSP lub jednostki organizacyjnej PSP, właściwej merytorycznie dla danego wyjazdu, wyznacza kierownika delegacji. Kierownik delegacji lub inny wyznaczony przez niego uczestnik wyjazdu jest uprawniony do pobrania z kasy KG PSP i zobowiązany do rozliczenia zaliczki dla wszystkich delegowanych, w związku z poleceniem wyjazdu zagranicznego (w tym również delegacji krajowej), pod warunkiem przedłożenia przez pozostałych uczestników właściwie sporządzonych upoważnień do pobrania i rozliczenia przez kierownika delegacji środków finansowych z tytułu służbowego wyjazdu zagranicznego. Przedmiotowe upoważnienia kierownik delegacji przedkłada najpóźniej w dniu pobrania zaliczki środków finansowych na służbowy wyjazd zagraniczny.

2. W przypadku organizowania przyjęcia delegacji zagranicznej nieuwzględnionego w planie rocznym przyjęć delegacji zagranicznych, kierownicy komórek organizacyjnych KG PSP lub jednostek organizacyjnych PSP, za pośrednictwem dyrektora BWM, nie później niż 14 dni przed przewidywanym terminem przybycia delegacji zagranicznej, występują do Komendanta Głównego o zgodę na przyjęcie delegacji, określając cel przyjęcia delegacji i przewidziane efekty, załączając program wizyty, szacunkowe koszty i kandydaturę opiekuna delegacji zagranicznej. Decyzję w tym zakresie podejmuje Komendant Główny lub jego zastępcy, po analizie dostępności środków finansowych.

3. W przypadku wyrażenia przez Komendanta Głównego zgody na przyjęcie delegacji zagranicznej spoza planu rocznego, kierownicy komórek organizacyjnych KG PSP lub jednostek organizacyjnych PSP niezwłocznie dostarczają do BWM wypełniony załącznik do wniosku o przyznanie środków finansowych na przyjęcie delegacji zagranicznej, o którym mowa w ust. 1.

4. Podstawą dokonywania wydatków na przyjęcie delegacji zagranicznej jest sporządzony przez BWM, zatwierdzony przez Komendanta Głównego i przekazany do BF wniosek o przyznanie środków finansowych na przyjęcie delegacji zagranicznej, zawierający wykaz planowanych na ten cel wydatków. Wzór wniosku stanowi załącznik nr 6 do decyzji.

2. Opiekun delegacji zagranicznej jest upoważniony do pobrania i zobowiązany do rozliczenia środków finansowych, niezbędnych do realizacji czynności przewidzianych w planie przyjęcia delegacji zagranicznej, do wysokości kwoty wynikającej z wniosku o przyznanie środków finansowych na przyjęcie delegacji zagranicznej i na zasadach określonych w decyzji Komendanta Głównego w sprawie wprowadzenia „Instrukcji obiegu dokumentów księgowych (dowodów księgowych) w Komendzie Głównej Państwowej Straży Pożarnej".

3. Do obowiązków opiekuna delegacji zagranicznej należy również:

1) nadzór nad prawidłowym wystawieniem faktur, związanych z przyjęciem delegacji zagranicznej;

2) przekazanie do BWM, w możliwie najkrótszym czasie umożliwiającym terminowe dokonanie płatności, prawidłowo opisanych faktur związanych z przyjęciem delegacji zagranicznej w celu weryfikacji poniesionych wydatków, prawidłowego ostemplowania faktur oraz wykonania ich kopii na potrzeby rozliczenia;

3) przedłożenie do akceptacji Komendanta Głównego, za pośrednictwem dyrektora BWM, uzasadnienia przekroczenia wysokości środków przyznanych na przyjęcie delegacji zagranicznej, w przypadku zaistnienia takiego przekroczenia.

2. Służbowe wyjazdy zagraniczne osób delegowanych na służbowy wyjazd zagraniczny, których część odbywa się na terenie kraju, rozliczane są łącznie jako podróż zagraniczna. Wzór rozliczenia ze służbowego wyjazdu zagranicznego określa załącznik nr 7 do decyzji.

3. Opiekun delegacji zagranicznej jest zobowiązany, w terminie 14 dni od dnia zakończenia przyjęcia delegacji zagranicznej, rozliczyć się w BF z pobranych środków finansowych, na zasadach określonych w instrukcji, o której mowa w § 6 ust. 2. Na podstawie faktur lub rachunków dostarczonych przez opiekuna delegacji zagranicznej, BWM sporządza rozliczenie przyjęcia delegacji zagranicznej. Wzór rozliczenia z przyjęcia delegacji zagranicznej określa załącznik nr 8 do decyzji.

4. Rozliczenia, o których mowa w ust. 2 i 3, zatwierdzone przez Komendanta Głównego, niezwłocznie przekazywane są do BF.

2. W szczególnych przypadkach, w terminie 14 dni od dnia powrotu z delegacji zagranicznej, w której bierze udział przedstawiciel PSP lub zakończenia przyjęcia delegacji zagranicznej, osoby wymienione w ust. 1 zobowiązane są przedłożyć Komendantowi Głównemu do akceptacji, za pośrednictwem dyrektora BWM, pisemne skrócone sprawozdanie ze służbowego wyjazdu zagranicznego lub przyjęcia delegacji zagranicznej, którego wzór określa załącznik nr lido decyzji. Konieczność przekazania skróconych sprawozdań obejmuje wyłącznie:

1) wyjazdy zagraniczne na kursy szkoleniowe Unijnego Mechanizmu Ochrony Ludności,

2) wyjazdy zagraniczne na zawody sportowe,

3) przyjęcia delegacji zagranicznych podczas przedsięwzięć sportowych,

4) inne wyjazdy zagraniczne i przyjęcia delegacji zagranicznych - wyłącznie na wniosek dyrektora BWM lub kierownika innej właściwej merytorycznie komórki organizacyjnej KG PSP (w przypadku braku takiego wniosku, należy przesłać pełne sprawozdanie, zgodnie z ust. 1.).

3. W przypadku akcji ratowniczych i ćwiczeń zagranicznych, obowiązuje wzór sprawozdania stanowiący załącznik nr 12 do decyzji. Kopia sprawozdania zostaje przekazana do wiadomości BWM.

4. W przypadku akcji humanitarnych, w których biorą udział grupy ratownicze, forma sprawozdania będzie każdorazowo ustalana przez Dyrektora Biura ds. Ochrony Ludności i Obrony Cywilnej Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej lub jeżeli nie wyznaczy innej formy, stosowany będzie wzór sprawozdania ze służbowego wyjazdu zagranicznego lub odpowiednio sprawozdania z przyjęcia delegacji zagranicznej, określone w załącznikach nr 9 i 10 do decyzji. Kopia sprawozdania zostaje przekazana do wiadomości BWM.

5. W przypadku udziału w posiedzeniach rad i komisji międzyrządowych oraz działających w ich ramach komisji i grup roboczych, podpisany protokół z posiedzenia będzie traktowany jako sprawozdanie ze służbowego wyjazdu zagranicznego lub przyjęcia delegacji zagranicznej.

6. Sprawozdanie ze służbowego wyjazdu zagranicznego lub przyjęcia delegacji zagranicznej, a także skrócone sprawozdanie ze służbowego wyjazdu zagranicznego / przyjęcia delegacji zagranicznej, przed przekazaniem do akceptacji Komendantowi Głównemu, powinno zostać zatwierdzone przez kierownika komórki organizacyjnej KG PSP lub jednostki organizacyjnej PSP, w której osoba delegowana lub opiekun delegacji zagranicznej pełni służbę lub jest zatrudniony. Komendant Główny, akceptując sprawozdanie, potwierdza fakt dopełnienia formalności związanych ze służbowym wyjazdem zagranicznym lub przyjęciem delegacji zagranicznej.

7. W przypadku, gdy w służbowym wyjeździe zagranicznym lub przyjęciu delegacji zagranicznej biorą udział pracownicy lub funkcjonariusze więcej niż jednej komórki organizacyjnej KG PSP lub jednostki organizacyjnej PSP bądź delegowana jest więcej niż jedna osoba (nawet w przypadku wystawienia kilku wniosków o delegowanie na służbowy wyjazd zagraniczny), wyznaczony kierownik delegacji lub opiekun delegacji zagranicznej składa jedno wspólne sprawozdanie. Sprawozdanie to powinno być przekazane przez uczestników wyjazdu do zapoznania kierownikom wszystkich komórek organizacyjnych KG PSP lub jednostek organizacyjnych PSP właściwych dla osób delegowanych lub uczestniczących w przyjęciu delegacji zagranicznej. Podpis na przedstawianym do BWM sprawozdaniu składa osoba delegowana lub kierownik delegacji bądź opiekun delegacji zagranicznej oraz kierownik komórki organizacyjnej KG PSP lub jednostki organizacyjnej PSP osoby delegowanej lub kierownika delegacji bądź opiekuna delegacji zagranicznej.

8. Komendant Główny oraz jego zastępcy nie składają sprawozdania ze służbowego wyjazdu zagranicznego oraz przyjęcia delegacji zagranicznej.

9. Odpowiedzialność służbową za rzetelne i zgodne ze stanem faktycznym sporządzenie sprawozdania, o którym mowa w ust. 1-4 oraz przekazanie go do BWM ponosi kierownik delegacji lub opiekun delegacji zagranicznej bądź osoba przez niego wyznaczona do sporządzenia sprawozdania.

10. W przypadku niezłożenia sprawozdania w wyznaczonym terminie, kierownik delegacji lub opiekun delegacji zagranicznej bądź osoba przez niego wyznaczona jest zobowiązana do sporządzenia pisemnego wyjaśnienia dotyczącego powstałej sytuacji, które przedkłada Komendantowi Głównemu.

11. Sprawozdanie ze służbowego wyjazdu zagranicznego, sprawozdanie z przyjęcia delegacji zagranicznej lub skrócone sprawozdanie ze służbowego wyjazdu zagranicznego / przyjęcia delegacji zagranicznej, jest zamieszczane przez BWM w intranecie KG PSP w zakładce „Sprawozdania" w terminie 14 dni od otrzymania wersji zatwierdzonej przez Komendanta Głównego. Odpowiedzialność za zamieszczenie, zgodnie z Algorytmem akceptacji sprawozdań z przedsięwzięć międzynarodowych ponosi naczelnik wydziału BWM nadzorującego pracę sekretariatu.

12. Akceptacja sprawozdania ze służbowego wyjazdu zagranicznego, sprawozdania z przyjęcia delegacji zagranicznej lub skróconego sprawozdania ze służbowego wyjazdu zagranicznego / przyjęcia delegacji zagranicznej, nie oznacza akceptacji dołączonych do niego wniosków. Wnioski, stanowiące załącznik do sprawozdań lub skróconych sprawozdań gromadzi BWM. Dyrektor BWM, w półrocznych odstępach czasu, zobowiązany jest, po konsultacji z właściwymi komórkami organizacyjnymi KG PSP i jednostkami organizacyjnymi PSP, do przedstawienia Komendantowi Głównemu, celem akceptacji, raportu z otrzymanych wniosków wraz z rekomendacjami dotyczącymi ich wdrażania.

2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1, opiekun delegacji zagranicznej lub osoba przez niego wyznaczona, w terminie 14 dni od zakończenia przyjęcia delegacji, sporządza skrócone sprawozdanie ze służbowego wyjazdu zagranicznego / przyjęcia delegacji zagranicznej, którego wzór określa załącznik nr 11 i przedkłada je dyrektorowi BWM celem uzyskania akceptacji Komendanta Głównego. Komendant Główny, akceptując skrócone sprawozdanie ze służbowego wyjazdu zagranicznego / przyjęcia delegacji zagranicznej potwierdza fakt dopełnienia formalności, związanych z przyjęciem delegacji zagranicznej.

3. Skrócone sprawozdanie ze służbowego wyjazdu zagranicznego / przyjęcia delegacji zagranicznej, jest zamieszczane przez BWM w intranecie KG PSP w zakładce „Sprawozdania" w terminie 14 dni od otrzymania wersji zatwierdzonej przez Komendanta Głównego. Odpowiedzialność za zamieszczenie, zgodnie z Algorytmem akceptacji sprawozdań z przedsięwzięć międzynarodowych ponosi naczelnik wydziału BWM nadzorującego pracę sekretariatu.

2. Osoba delegowana na służbowy wyjazd zagraniczny do krajów innych niż wymienione w ust. 1, zostanie ubezpieczona w ramach budżetu KG PSP od następstw nieszczęśliwych wypadków oraz kosztów leczenia. Osoba delegowana na służbowy wyjazd zagraniczny zobowiązana jest do wpłaty podatku z tytułu ubezpieczenia NNW. W przypadku pracowników cywilnych naliczane są również składki na ubezpieczenie społeczne.

3. Ubezpieczenie osoby delegowanej na służbowy wyjazd zagraniczny, o którym mowa w ust. 2, dokonywane jest przez Biuro Logistyki KG PSP, na podstawie zaakceptowanego przez Komendanta Głównego wniosku o delegowanie na służbowy wyjazd zagraniczny.

¹⁾ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2017 r. poz. 1321 i 1567 oraz z 2018 r. poz. 106, 138, 650 i 730.

Załącznik Nr 1 do decyzji Nr 25
Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej
z dnia 22 czerwca 2018 r.

PROPOZYCJE DO PLANU PRZYJĘĆ DELEGACJI ZAGRANICZNYCH UŁOŻONE MALEJĄCO WG HIERARCHII WAŻNOŚCI

Załącznik Nr 2 do decyzji Nr 25
Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej
z dnia 22 czerwca 2018 r.

PROPOZYCJE DO PLANU SŁUŻBOWYCH WYJAZDÓW ZAGRANICZNYCH UŁOŻONE MALEJĄCO WG HIERARCHII WAŻNOŚCI

Załącznik Nr 3 do decyzji Nr 25
Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej
z dnia 22 czerwca 2018 r.

ZAŁĄCZNIK DO WNIOSKU O DELEGOWANIE NA SŁUŻBOWY WYJAZD ZAGRANICZNY

Załącznik Nr 4 do decyzji Nr 25
Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej
z dnia 22 czerwca 2018 r.

WNIOSEK O DELEGOWANIE NA SŁUŻBOWY WYJAZD ZAGRANICZNY

Załącznik Nr 5 do decyzji Nr 25
Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej
z dnia 22 czerwca 2018 r.

ZAŁĄCZNIK DO WNIOSKU O PRZYZNANIE ŚRODKÓW FINANSOWYCH NA PRZYJĘCIE DELEGACJI ZAGRANICZNEJ

Załącznik Nr 6 do decyzji Nr 25
Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej
z dnia 22 czerwca 2018 r.

WNIOSEK O PRZYZNANIE ŚRODKÓW FINANSOWYCH NA PRZYJĘCIE DELEGACJI ZAGRANICZNEJ

Załącznik Nr 7 do decyzji Nr 25
Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej
z dnia 22 czerwca 2018 r.

ROZLICZENIE KOSZTÓW ZAGRANICZNEJ PODRÓŻY SŁUŻBOWEJ

Załącznik Nr 8 do decyzji Nr 25
Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej
z dnia 22 czerwca 2018 r.

ROZLICZENIE Z PRZYJĘCIA DELEGACJI ZAGRANICZNEJ

Załącznik Nr 9 do decyzji Nr 25
Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej
z dnia 22 czerwca 2018 r.

SPRAWOZDANIE ZE SŁUŻBOWEGO WYJAZDU ZAGRANICZNEGO

Załącznik Nr 10 do decyzji Nr 25
Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej
z dnia 22 czerwca 2018 r.

SPRAWOZDANIE Z PRZYJĘCIA DELEGACJI ZAGRANICZNEJ

Załącznik Nr 11 do decyzji Nr 25
Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej
z dnia 22 czerwca 2018 r.

SKRÓCONE SPRAWOZDANIE ZE SŁUŻBOWEGO WYJAZDU ZAGRANICZNEGO / PRZYJĘCIA DELEGACJI ZAGRANICZNEJ

Załącznik Nr 12 do decyzji Nr 25
Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej
z dnia 22 czerwca 2018 r.

SPRAWOZDANIE Z AKCJI RATOWNICZEJ/ ĆWICZEŃ ZAGRANICZNYCH