Dzienniki Urzędowe - rok 2010 nr 2 poz. 41

Na podstawie art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r. Nr 157, poz. 1240 oraz z 2010 r. Nr 28, poz. 146, Nr 96, poz. 620, Nr 123, poz. 835 i Nr 152, poz. 1020) zarządza się, co następuje:

Zasady prowadzenia kontroli zarządczej oraz zasady jej koordynacji w Komendzie Głównej Państwowej Straży Pożarnej określa regulamin, stanowiący załącznik do decyzji.

Traci moc decyzja Nr 3 Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej z dnia 19 stycznia 2007 r. w sprawie wprowadzenia do stosowania „Regulaminu kontroli finansowej Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej”.

Decyzja wchodzi w życie z dniem podpisania.

Załącznik do decyzji Nr 73 Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej
z dnia 20 grudnia 2010 r. (poz. 41)

REGULAMIN OKREŚLAJĄCY ZASADY PROWADZENIA KONTROLI ZARZĄDCZEJ ORAZ ZASADY JEJ KOORDYNACJI W KOMENDZIE GŁÓWNEJ PAŃSTWOWEJ STRAŻY POŻARNEJ

Rozdział 1.

Przepisy ogólne

§ 1.

Regulamin określa:

1) cele i zadania kontroli zarządczej;

2) sposób organizacji i zasad wykonywania kontroli zarządczej w Komendzie Głównej Państwowej Straży Pożarnej;

3) zasady koordynacji kontroli zarządczej.

§ 2.

1. Komendant Główny Państwowej Straży Pożarnej zgodnie z ustawą z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240, z późn. zm.) ma obowiązek zapewnić funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w Komendzie Głównej Państwowej Straży Pożarnej.

2. Koordynację prac związanych z funkcjonowaniem w Komendzie Głównej Państwowej Straży Pożarnej kontroli zarządczej prowadzi mł. bryg. Marek Jasiński zwany w dalszej części regulaminu koordynatorem.

3. Bezpośredni nadzór nad kontrolą zarządczą sprawuje nadbryg. Marek Kowalski – Zastępca Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej.

§ 3.

1. Kontrola zarządcza w Komendzie Głównej Państwowej Straży Pożarnej stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy.

2. Kontrola zarządcza stanowi podstawę efektywnego zarządzania, dostarcza niezbędnych informacji do podejmowania decyzji związanych z zarządzaniem, sygnalizuje przypadki naruszenia prawa, zaniedbania i nieprawidłowości, ewentualne nadużycia i inne uchybienia związane z funkcjonowaniem Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej.

§ 4.

Cele i zadania w Komendzie Głównej Państwowej Straży Pożarnej realizowane i osiągane są w sposób zgodny z powszechnie obowiązującymi aktami prawnymi, decyzjami Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej oraz procedurami wewnętrznymi.

§ 5.

Regulamin uwzględnia standardy kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych ogłoszone w komunikacie Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. Min. Fin. z 2009 r. Nr 15, poz. 84).

§ 6.

Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności:

1) zgodności działania z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi;

2) skuteczności i efektywności działania;

3) wiarygodności sprawozdań;

4) ochrony zasobów;

5) przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania;

6) efektywności i skuteczności przepływu informacji;

7) zarządzania ryzykiem.

§ 7.

System kontroli zarządczej w Komendzie Głównej Państwowej Straży Pożarnej stanowi zintegrowany zbiór elementów obejmujących:

1) środowisko wewnętrzne;

2) cele i zarządzanie ryzykiem;

3) mechanizmy kontroli;

4) informację i komunikację;

5) monitorowanie i ocenę.

Rozdział 2.

Przestrzeganie wartości etycznych, kompetencje zawodowe, struktura organizacyjna, delegowanie uprawnień

§ 8.

Strażacy Państwowej Straży Pożarnej, pracownicy oraz osoby wykonujące pracę w Komendzie Głównej Państwowej Straży Pożarnej zobowiązani są do przestrzegania ogólnie przyjętych norm i wartości etycznych.

§ 9.

Podstawę funkcjonowania oraz prawidłowej realizacji zadań i celów Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej stanowią wysokie kompetencje zawodowe pracowników.

§ 10.

1. Proces zatrudnienia nowych pracowników w Komendzie Głównej Państwowej Straży Pożarnej jest prowadzony w sposób transparentny i zapewniający wybór najlepszego kandydata na dane stanowisko pracy.

2. Pracownicy posiadają taki poziom wiedzy, umiejętności i doświadczenia, który pozwala im na skuteczne i efektywne wypełnianie powierzonych zadań i obowiązków.

3. Dyrektor Biura Szkolenia Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej, w ramach posiadanych środków, zapewnia możliwość rozwoju kompetencji zawodowych kadry zarządczej oraz pozostałych pracowników komendy.

§ 11.

1. Struktura organizacyjna oraz zakres zadań i tryb pracy komórek organizacyjnych Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej są określone statutem wprowadzonym rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 15 września 1999 r. w sprawie nadania statutu Komendzie Głównej Państwowej Straży Pożarnej (Dz. U. Nr 75, poz. 843, z 2000 r. Nr 46, poz. 534, z 2006 r. Nr 198, poz. 1455 oraz z 2008 r. Nr 178, poz. 1096), na podstawie, którego wprowadzono regulamin organizacyjny Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej.

2. Struktura organizacyjna poszczególnych biur, podporządkowanie wydziałów i stanowisk pracy, szczegółowy zakres zadań wynikający z zadań określonych w regulaminie organizacyjnym Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej oraz szczegółowy podział zadań między wydziałami i samodzielnymi stanowiskami pracy są określone w wewnętrznych regulaminach organizacyjnych poszczególnych komórek organizacyjnych Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej. Wewnętrzny regulamin organizacyjny jest ustalany przez dyrektora danej komórki organizacyjnej i zatwierdzany – po uprzedniej akceptacji przez Dyrektora Gabinetu Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej.

3. Regulamin organizacyjny Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej oraz wewnętrzne regulaminy organizacyjne biur podlegają przeglądom i aktualizacjom, w celu zapewnienia dostosowania struktury organizacyjnej Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej do aktualnych celów i zadań.

§ 12.

Zakres działań dyrektorów i zastępców dyrektorów komórek organizacyjnych Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej wynika z regulaminu organizacyjnego Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej oraz regulaminów wewnętrznych poszczególnych komórek organizacyjnych.

§ 13.

1. Dla stanowisk w Komendzie Głównej Państwowej Straży Pożarnej zajmowanych przez pracowników cywilnych sporządza się opisy stanowisk.

2. Aktualny zakres czynności dla strażaków Państwowej Straży Pożarnej oraz pracowników cywilnych z uwzględnieniem obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności sporządzany jest w formie pisemnej.

3. Zapoznanie się z opisem stanowiska lub zakresem czynności jest potwierdzane podpisem pracownika.

§ 14.

Delegowanie uprawnień określa regulamin organizacyjny Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej.

Rozdział 3.

Misja, określanie celów i zadań, monitorowanie i ocena ich realizacji, identyfikacja ryzyka

§ 15.

Misję Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej określa art. 1 ustawy z dnia 24 sierpnia 1991 r. o Państwowej Straży Pożarnej (Dz. U. z 2009 r. Nr 12, poz. 68, z poźn. zm.).

§ 16.

1. Struktura organizacyjna Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej i komórek organizacyjnych Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej jest powiązana z funkcjami i zadaniami realizowanymi przez komendę.

2. Kierownik każdej z komórek organizacyjnych odpowiada za realizację zadań określonych w regulaminie organizacyjnym Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej i wewnętrznych regulaminach organizacyjnych poszczególnych komórek.

§ 17.

1. Cele określane na poziomie poszczególnych komórek organizacyjnych Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej, jako urzędu obsługującego Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej, realizującego zadania związane z koordynacją i nadzorem nad bieżącą działalnością jednostek organizacyjnych Państwowej Straży Pożarnej oraz planowaniem strategicznym i wyznaczaniem pożądanych kierunków rozwoju polityki państwa w obszarze szeroko rozumianej ochrony przeciwpożarowej, powinny być ustalane z uwzględnieniem i w sposób zapewniający ich zgodność z celami strategicznymi i celami Głównymi, wynikającymi z dokumentów o charakterze strategicznym.

2. Cele, o których mowa w ust. 1 powinny – w miarę możliwości – być:

1) precyzyjne (zdefiniowane) – cel powinien być sformułowany w sposób zwięzły i jednoznaczny, informujący o przedmiocie lub stanie, które mają być wynikiem realizacji danego zadania;

2) mierzalne (wymierne) – cel powinien być sformułowany w taki sposób, aby stopień jego realizacji mógł być określony na etapie planowania i zmierzony w trakcie i po zakończeniu realizacji za pomocą właściwego miernika lub wskaźnika, którego wartość jest możliwa do ustalenia na podstawie dostępnych danych. Kryterium mierzalności obejmuje przy tym również uproszczone skale pomiaru umożliwiające jakościową ocenę stopnia realizacji celu;

3) realistyczne (osiągalne) – cel powinien być osiągalny, przy uwzględnieniu danych uwarunkowań zewnętrznych i wewnętrznych (w tym finansowych). W miarę możliwości cel powinien zakładać postęp wyników w obszarze danej działalności;

4) istotne (odpowiednie) – cel powinien odnosić się do najważniejszych obszarów działalności komendy/komórki, a jego realizacja powinna przyczyniać się w sposób istotny do osiągnięcia celów nadrzędnych (strategicznych);

5) określone w czasie – należy precyzyjnie określić termin, w jakim planowane jest osiągnięcie zamierzonego celu. W przypadku celów określanych za pomocą wymiernych wskaźników i miar cel powinien się odnosić do planowanej w określonej perspektywie czasowej wartości w odniesieniu do wartości bazowej.

§ 18.

1. W Komendzie Głównej Państwowej Straży Pożarnej zarządzanie ryzykiem stosowane jest zarówno w procesie planowania jak również i na etapie realizacji. Prowadzone są analizy, scenariusze zagrożeń, sygnały wczesnego ostrzegania w celu osiągnięcia zamierzonych celów.

2. Przez ryzyko rozumie się każde działanie lub zaniechanie, które może doprowadzić do niezrealizowania celów określonych dla Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej.

3. Cele wynikają wprost z planów poszczególnych komórek organizacyjnych Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej, które jasno i spójnie określają cele dla całej komendy w okresie rocznym.

4. Dla zapewnienia prawidłowości realizacji celów jest opracowany roczny plan pracy Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej zawierający poszczególne zadania oraz komórki organizacyjne odpowiedzialne za ich realizację.

5. Osoby odpowiedzialne za osiągnięcie celów szczegółowych monitorują stopień ich realizacji.

Rozdział 4.

Dokumentowanie systemu kontroli zarządczej, nadzór, ciągłość działalności, ochrona zasobów, szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych oraz systemów informatycznych

§ 19.

1. Mechanizmy kontroli stanowią zasady i procedury, przy pomocy których zapewnia się osiągnięcie celów i zadań Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej.

2. Skuteczne mechanizmy kontrolne powinny być:

1) terminowe – wykrycie powinno pozwolić na wczesną korektę realizacji celów;

2) oszczędne – kontrole powinny dawać racjonalne zapewnienie osiągnięcia oczekiwanych wyników;

3) dobrze umiejscowione – kontrole powinny się znajdować tam, gdzie jest najbardziej prawdopodobne, że pozwolą wykryć ryzyko zagrażające realizacji celów;

4) elastyczne – kontrole powinny uwzględniać zachodzące zmiany (prawne, organizacyjne);

5) odpowiednie – powinny odpowiadać potrzebom kierownictwa Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej i powinny być dopasowane do struktury organizacyjnej Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej;

6) spójne z odpowiedzialnością – ustanawiają odpowiedzialność za wyniki;

7) zdolne identyfikować przyczyny – korekta jest bardziej prawdopodobna, jeśli została zaplanowana jako odpowiedź na znane potencjalne przyczyny.

§ 20.

1. Dokumentację systemu kontroli zarządczej w Komendzie Głównej Państwowej Straży Pożarnej stanowią w szczególności regulaminy, procedury, wytyczne, instrukcje oraz inne dokumenty wewnętrzne, określające sposób funkcjonowania Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej, zakresy obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników.

2. Dokumentacja kontroli zarządczej jest udostępniana wszystkim strażakom Państwowej Straży Pożarnej oraz pracownikom wykonującym pracę w Komendzie Głównej Państwowej Straży Pożarnej.

§ 21.

1. Zwierzchni nadzór nad poszczególnymi komórkami organizacyjnymi Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej sprawuje Komendant Główny Państwowej Straży Pożarnej lub Zastępcy Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej, którym bezpośrednio podlegają określone komórki organizacyjne.

2. Podległość poszczególnych komórek organizacyjnych Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej określa się w regulaminie organizacyjnym Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej.

§ 22.

Zadania i obowiązki dla poszczególnych komórek organizacyjnych urzędu określone są w regulaminie organizacyjnym Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej oraz w wewnętrznych regulaminach organizacyjnych komórek organizacyjnych Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej.

§ 23.

W ramach ustalonych obowiązków poszczególnych komórek organizacyjnych i strażaków Państwowej Straży Pożarnej oraz pracowników wykonujących pracę w Komendzie Głównej Państwowej Straży Pożarnej funkcjonują mechanizmy kontrolne obejmujące:

1) samokontrolę;

2) kontrolę funkcjonalną;

3) kontrolę instytucjonalną.

§ 24.

1. Do samokontroli zobowiązani są wszyscy strażacy Państwowej Straży Pożarnej oraz pracownicy cywilni wykonujący pracę w Komendzie Głównej Państwowej Straży Pożarnej.

2. Samokontrola realizowana jest w ramach powierzonych zadań w toku codziennego wykonywania obowiązków służbowych i polega na kontroli prawidłowości wykonywania własnej pracy przez każdego z pracowników w oparciu o obowiązujące przepisy prawa, regulacje i procedury wewnętrzne oraz obowiązki wynikające z zakresu czynności służbowych, z uwzględnieniem postanowień regulaminu.

3. W przypadku ujawnienia nieprawidłowości, pracownik dokonujący samokontroli jest zobowiązany:

1) podjąć niezbędne działania zmierzające do usunięcia nieprawidłowości;

2) niezwłocznie poinformować bezpośredniego przełożonego o stwierdzonych nieprawidłowościach.

4. Przełożony, który powziął informację o ujawnionych nieprawidłowościach, zobowiązany jest niezwłocznie podjąć decyzję w sprawie dalszego toku postępowania w odniesieniu do przedmiotowych nieprawidłowości.

§ 25.

Kontrola funkcjonalna wykonywana jest przez pracowników zatrudnionych na stanowiskach kierowniczych. Kontrola funkcjonalna jest realizowana również przez osoby zatrudnione na innych stanowiskach biorących udział w realizacji określonych zadań, operacji i procesów, dla których obowiązki związane z kontrolą funkcjonalną zostały ustalone w zakresach czynności, bądź które do wykonywania tej kontroli zostały uprawnione na podstawie odrębnych przepisów i upoważnień.

§ 26.

Kontrola instytucjonalna w Komendzie Głównej Państwowej Straży Pożarnej przeprowadzana jest przez:

1) Biuro Kontroli, Skarg i Wniosków Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej;

2) komórki organizacyjne Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej w zakresie ich właściwości kompetencyjnej określone są w regulaminie organizacyjnym Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej;

3) zespoły kontrolne powoływane na podstawie decyzji Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej;

4) instytucje zewnętrzne w zakresie właściwości kompetencyjnej w ramach działań poszczególnych komórek organizacyjnych Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej.

§ 27.

1. W celu zapewnienia niezakłóconej i sprawnej realizacji zadań w Komendzie Głównej Państwowej Straży Pożarnej funkcjonuje system zastępstw.

2. Na szczeblu kierownictwa Komendy Głównej Państwowej Straży kwestie związane z odpowiedzialnością za poszczególne zadania w ramach sprawowania zastępstwa określone są w regulaminie organizacyjnym Komendy Głównej państwowej Straży Pożarnej.

3. Na szczeblu kierownictwa poszczególnych Biur kwestie związane z zastępstwami regulują wewnętrzne regulaminy organizacyjne komórek organizacyjnych Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej – Dyrektorzy komórek organizacyjnych.

4. Na szczeblu Wydziału za praktyczne funkcjonowanie systemu zastępstw pracowników, gwarantującego ciągłość pracy podległej komórki organizacyjnej, odpowiada Naczelnik.

§ 28.

1. W Komendzie Głównej Państwowej Straży Pożarnej korespondencja prowadzona jest zgodnie z instrukcją kancelaryjną, co pozwala na bieżące śledzenie toku sprawy oraz – w miarę potrzeb – jej przejęcie przez zastępującego pracownika.

2. Sprawy są rejestrowane, znakowane i archiwizowane zgodnie z instrukcją kancelaryjną oraz rzeczowym wykazem akt.

§ 29.

1. Zasoby Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej podlegają ochronie przed nieuprawnionym dostępem oraz ich utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem przez pracowników oraz osoby trzecie.

2. System bezpieczeństwa i ochrony zasobów w Komendzie Głównej Państwowej Straży Pożarnej obejmuje w szczególności:

1) zapewnienie fizycznej ochrony obiektów pozostających w dyspozycji Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej;

2) zapewnienie poufności i integralności informacji prawnie chronionych, a w szczególności informacji niejawnych i danych osobowych;

3) zapewnienie bezpieczeństwa danych i systemów informatycznych;

4) zapewnienie prawidłowej eksploatacji zasobów materialnych Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej.

§ 30.

Za zapewnienie ochrony fizycznej obiektów Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej, w tym kontrolę ruchu osobowego w tych obiektach odpowiada Biuro Logistyki Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej.

§ 31.

Za sprawne funkcjonowanie systemu ochrony informacji niejawnych w Komendzie Głównej Państwowej Straży Pożarnej, zapewniającego przestrzeganie przepisów o ochronie informacji niejawnych, odpowiada Pełnomocnik do Spraw Ochrony Informacji Niejawnych.

§ 32.

Prawidłową eksploatację oraz bezpieczeństwo systemów, baz danych, urządzeń i rozwiązań informatycznych wykorzystywanych w Komendzie Głównej Państwowej Straży Pożarnej zapewnia Biuro Informatyki i Łączności Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej.

§ 33.

1. Odpowiedzialność za utrzymanie we właściwym stanie i gotowości technicznej składników majątku Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej spoczywa na właściwych komórkach organizacyjnych Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej:

1) Biuro Logistyki Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej wykonuje zadania w zakresie administrowania nieruchomościami pozostającymi w posiadaniu Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej, jak również zobowiązane jest do prowadzenia ewidencji rzeczowych składników majątkowych;

2) Biuro Informatyki i Łączności Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej zobowiązane jest do administrowania i utrzymania systemu kontroli dostępu do budynków Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej, w tym wydawania przepustek.

2. W zakresie gospodarki nieruchomościami w Komendzie Głównej Państwowej Straży Pożarnej obowiązują procedury wynikające z ustawy Prawo Budowlane.

§ 34.

W celu zapewnienia ochrony zasobów Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej strażacy Państwowej Straży Pożarnej oraz pracownicy zobowiązani są do:

1) przestrzegania ustalonych w Regulaminie Pracy i Służby w Komendzie Głównej Państwowej Straży Pożarnej zasad porządku i dyscypliny pracy oraz przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy i przepisów przeciwpożarowych;

2) zachowywania poufności i integralności informacji prawnie chronionych, a w szczególności informacji niejawnych i danych osobowych;

3) dbałości za powierzony w użytkowanie sprzęt.

§ 35.

1. Kontrola finansowa jest częścią systemu kontroli zarządczej i obejmuje:

1) kontrolę merytoryczną;

2) sprawdzenie dowodów pod względem formalno-rachunkowym;

3) kontrolę wstępną;

4) zatwierdzenie do wypłaty przez Komendanta Głównego lub upoważnioną przez niego osobę zgodnie z zakresem upoważnienia.

2. Szczegółowe zasady kontroli reguluje aktualna „Instrukcji obiegu dokumentów księgowych (dowodów księgowych) w Komendzie Głównej Państwowej Straży Pożarnej” wprowadzona decyzją Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej.

§ 36.

Zasady gospodarki finansowej określone są w procedurach wewnętrznych.

§ 37.

Zasady rachunkowości w Komendzie Głównej Państwowej Straży Pożarnej określają wymogi zawarte w przyjętej polityce rachunkowej tj. „Zasadach rachunkowości w Komendzie Głównej Państwowej Straży Pożarnej” wprowadzonych decyzją Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej.

§ 38.

1. Bezpieczeństwo oraz prawidłowe funkcjonowanie i obsługę systemów, baz danych, urządzeń i rozwiązań informatycznych wykorzystywanych w Komendzie Głównej Państwowej Straży Pożarnej zapewnia Biuro Informatyki i Łączności Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej.

2. W ramach nadzoru nad obsługą i eksploatacją elementów infrastruktury informatycznej wymienionych w ust. 1 Biuro Informatyki i Łączności Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej zapewnia funkcjonowanie właściwych i skutecznych mechanizmów kontroli, gwarantujących w szczególności ich ochronę przed nieuprawnionym dostępem, zniszczeniem oraz utratą danych.

Rozdział 5.

Bieżąca informacja, komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna

§ 39.

1. Informacje niezbędne do realizacji zadań przez osoby zarządzające i strażaków Państwowej Straży Pożarnej oraz pracowników Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej są udostępniane na bieżąco z wykorzystaniem ogólnodostępnych kanałów i narzędzi komunikacji.

2. Do narzędzi, o których mowa w ust. 1 zalicza się: intranet, poczta elektroniczna, foldery publiczne, tablice informacyjne, pisma okólne oraz książka telefoniczna.

§ 40.

1. Strażacy Państwowej Straży Pożarnej oraz pracownicy wykonujący pracę w Komendzie Głównej Państwowej Straży Pożarnej mają zapewniony dostęp do wewnętrznego systemu informacyjnego (intranet), w którym zamieszczane są podstawowe informacje dotyczące funkcjonowania Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej, w tym m.in. zarządzenia Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej, statystyki resortowe, dane teleadresowe jednostek organizacyjnych Państwowej Straży Pożarnej, bieżące komunikaty organizacyjne.

2. Na wszystkich stanowiskach pracy związanych ze stosowaniem analiz lub interpretacji obowiązujących przepisów prawnych zapewnia się dostęp do Systemu Informacji Prawnej.

3. W Komendzie Głównej Państwowej Straży Pożarnej funkcjonuje elektroniczny obieg dokumentów DocMan.

§ 41.

1. Powszechny dostęp do informacji dotyczących funkcjonowania i zadań realizowanych przez Komendę Główną Państwowej Straży Pożarnej zapewniany jest poprzez uaktualnianą na bieżąco stronę internetową Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej, dostępną pod adresem: www.kgpsp.gov.pl.

2. Na stronie internetowej Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej zamiesza się aktualne formularze, wzory pism, publikatory, rejestry i ewidencje utworzone na podstawie obowiązujących przepisów prawa.

Rozdział 6.

Monitorowanie systemu kontroli zarządczej, samoocena, audyt wewnętrzny, uzyskanie zapewnienia o stanie kontroli zarządczej

§ 42.

1. System kontroli zarządczej w Komendzie Głównej Państwowej Straży Pożarnej podlega bieżącemu monitorowaniu.

2. Monitorowanie systemu kontroli zarządczej odbywa się podczas wykonywania bieżących obowiązków kierownictwa Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej w ramach koordynacji i oceny realizacji zadań komendy.

3. Do bieżącej oceny funkcjonowania systemu kontroli zarządczej i jego poszczególnych elementów, w ramach wykonywania zadań przez podległe komórki, zobowiązani są również kierownicy poszczególnych komórek organizacyjnych Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej.

§ 43.

1. Raz w roku dokonuje się samooceny systemu kontroli zarządczej w Komendzie Głównej Państwowej Straży Pożarnej na poziomie Dyrektorów Biur.

2. Samoocena jest odrębnym, udokumentowanym procesem, wydzielonym od bieżącej działalności poszczególnych komórek organizacyjnych Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej, przeprowadzanym w oparciu o uprzednio przygotowany jednolity kwestionariusz samooceny.

3. Komórką koordynującą przygotowanie, przeprowadzenie i opracowanie wyników samooceny jest koordynator kontroli zarządczej.

§ 44.

1. Audyt wewnętrzny prowadzony w Komendzie Głównej Państwowej Straży Pożarnej jest działalnością niezależną i obiektywną, której celem jest wspieranie Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej w realizacji celów i zadań poprzez systematyczną ocenę kontroli zarządczej w ramach przeprowadzanych zadań audytowych oraz czynności doradcze.

2. Zadania audytowe przeprowadzane i dokumentowane są zgodnie z przepisami prawa w tym zakresie oraz standardami audytu wewnętrznego, ogłoszonymi przez Ministra Finansów.

§ 45.

1. Podstawę do uzyskania zapewnienia o stanie kontroli zarządczej w Komendzie Głównej Państwowej Straży Pożarnej stanowią: wyniki monitoringu realizacji celów i zadań, wyniki samooceny, wyniki przeprowadzonych kontroli i audytów oraz informacje Gabinetu Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej o realizacji planu pracy za dany rok.

2. Zapewnienie o stanie kontroli zarządczej w Komendzie Głównej Państwowej Straży Pożarnej może opierać się również na innych źródłach informacji, w tym m.in. na protokółach kontroli, sprawozdaniach, analizach.

Rozdział 7.

Postanowienia końcowe

§ 46.

1. Książkę kontroli prowadzi Biuro Kontroli, Skarg i Wniosków Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej.

2. Biuro Kontroli, Skarg i Wniosków Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej ma obowiązek okazywania książki kontroli na każde żądanie osobom upoważnionym do dokonywania kontroli.

§ 47.

1. Doskonalenie mechanizmów kontroli zarządczej w Komendzie Głównej Państwowej Straży Pożarnej jest procesem ciągłym, realizowanym w ramach i w oparciu o wnioski wynikające z bieżącego funkcjonowania urzędu.

2. Przeglądów systemu kontroli zarządczej w Komendzie Głównej Państwowej Straży Pożarnej dokonuje koordynator kontroli zarządczej.

3. Przepisy regulaminu podlegają okresowym przeglądom oraz koniecznym uzupełnieniom, wynikającym z rozwoju systemu kontroli zarządczej Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej. Aktualizacji regulaminu, na wniosek koordynatora kontroli zarządczej, dokonuje Komendant Główny Państwowej Straży Pożarnej.

4. Kierownicy poszczególnych komórek organizacyjnych Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej zobowiązani są do aktualizacji wewnętrznych procedur i innych regulacji wewnętrznych, które składają się na system kontroli zarządczej w Komendzie Głównej Państwowej Straży Pożarnej.

§ 48.

1. Zobowiązuje się kierowników komórek organizacyjnych Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej do zapoznania podległych im pracowników z treścią regulaminu.

2. Wszyscy pracownicy winni zapoznać się z treścią regulaminu i bezwzględnie przestrzegać zawartych w nim postanowień.

3. W przypadku stwierdzenia możliwości usprawnienia procedur ustalonych regulaminem, wnioski w tej sprawie należy składać u koordynatora kontroli zarządczej.