Dzienniki Urzędowe - rok 2024 poz. 52

Na podstawie art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów (Dz. U. z 2024 r. poz. 1050) oraz art. 24 ust. 1 i art. 33 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. poz. 928) zarządza się, co następuje:

1) komórkę organizacyjną właściwą do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych i zewnętrznych oraz do podejmowania działań następczych, weryfikacji zgłoszeń oraz komunikacji z sygnalistą;

2) sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych i zewnętrznych przez sygnalistę;

3) tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo;

4) obowiązek potwierdzania sygnaliście przyjęcia zgłoszenia;

5) obowiązek podjęcia działań następczych przez komórkę organizacyjną, o której mowa w pkt 1;

6) termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej;

7) informacje dotyczące zasad dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich.

1) komórce właściwej - należy przez to rozumieć Wydział Organizacji i Nadzoru w Departamencie Kontroli i Audytu w Ministerstwie Rolnictwa i Rozwoju Wsi;

2) Ministrze - należy przez to rozumieć Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi;

3) pracowniku - należy przez to rozumieć pracownika Ministerstwa Rolnictwa i Rozwoju Wsi bez względu na zajmowane stanowisko oraz podstawę nawiązania stosunku pracy, rodzaj i wymiar czasu pracy oraz miejsce świadczenia pracy;

4) przełożonym - należy przez to rozumieć osobę sprawującą bezpośredni lub pośredni nadzór nad pracownikiem.

2. Do zgłoszeń, o których mowa w ust. 1, nie stosuje się przepisów dotyczących zgłoszeń zewnętrznych oraz ujawnienia publicznego.

1) za pomocą poczty elektronicznej na adres: sygnalista@minrol.gov.pl;

2) listownie, z dopiskiem umieszczonym na kopercie: „ZGŁOSZENIE SYGNALIZACYJNE”;

3) osobiście, po wcześniejszym umówieniu spotkania za pośrednictwem komórki właściwej.

2. Potwierdzenie sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego przekazanego w sposób, o którym mowa w ust. 1 pkt 1 i 2, następuje w terminie 7 dni od dnia otrzymania, chyba że sygnalista nie podał adresu, na który należy przekazać potwierdzenie.

3. W przypadku zgłoszenia wewnętrznego przekazanego w sposób, o którym mowa w ust. 1 pkt 3, spotkanie należy zorganizować w terminie 14 dni od dnia złożenia przez sygnalistę wniosku o takie spotkanie.

4. Zgłoszenie wewnętrzne przekazane w sposób, o którym mowa w ust. 1 pkt 3, może być dokumentowane za zgodą sygnalisty w formie:

1) nagrania rozmowy umożliwiającego jej wyszukanie lub jej kompletną i dokładną transkrypcję;

2) protokołu spotkania, odtwarzającego jego dokładny przebieg.

5. Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia transkrypcji rozmowy lub protokołu spotkania.

6. O odmowie podpisania protokołu spotkania, sporządzający protokół zamieszcza wzmiankę w protokole.

7. Jeżeli zgłoszenie, o którym mowa w ust. 1 pkt 1 i 2, wymaga uzupełnienia i możliwe jest ustalenie jego nadawcy, przekazuje się prośbę o uzupełnienie takiego zgłoszenia w terminie 7 dni od daty jej odebrania. W przypadku wysłania prośby o uzupełnienie zgłoszenia wewnętrznego za pośrednictwem poczty elektronicznej, datą potwierdzenia jej otrzymania jest data wysłania wiadomości.

2. Rejestr zgłoszeń wewnętrznych prowadzi komórka właściwa.

3. Rejestr zgłoszeń wewnętrznych jest prowadzony poza systemem Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD). Dostęp do niego posiadają pracownicy komórki właściwej.

2. Zespół składa się z 3 do 5 członków, w tym przewodniczącego tego Zespołu.

3. Przewodniczącym Zespołu jest pracownik komórki właściwej.

4. W skład Zespołu może zostać powołany pracownik komórki organizacyjnej Ministerstwa Rolnictwa i Rozwoju Wsi wskazany przez dyrektora tej komórki, w przypadku gdy jest to niezbędne do właściwego wyjaśnienia informacji będących przedmiotem zgłoszenia wewnętrznego.

5. Członkiem Zespołu nie może być:

1) osoba, której zgłoszenie wewnętrzne dotyczy;

2) osoba będąca bezpośrednim przełożonym osoby, której zgłoszenie wewnętrzne dotyczy;

3) osoba bezpośrednio podlegająca osobie, której zgłoszenie wewnętrzne dotyczy.

6. Zespół przeprowadza postępowanie wyjaśniające mające na celu ocenę prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu wewnętrznym.

7. Na wniosek Zespołu, pracownicy Ministerstwa Rolnictwa i Rozwoju Wsi oraz jednostek podległych i nadzorowanych udostępniają dokumenty i udzielają niezbędnych informacji w celu ustalenia wszystkich okoliczności niezbędnych do oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu wewnętrznym.

8. Po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego Zespół:

1) ustala wynik oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu wewnętrznym;

2) sporządza raport, który zawiera wynik oceny, o którym mowa w pkt 1, a w razie potwierdzenia prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu wewnętrznym również rekomendacje w zakresie podjęcia działań w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącego przedmiotem zgłoszenia wewnętrznego, dotyczące w szczególności wszczęcia kontroli lub postępowania administracyjnego albo zawiadomienia o popełnieniu wykroczenia albo przestępstwa w odniesieniu do osoby, której dotyczy to zgłoszenie, lub jej współpracowników, którzy dopuścili się naruszenia, w tym rekomendacje dotyczące możliwych działań zapobiegawczych, mających na celu wyeliminowanie w przyszłości naruszeń podobnych do opisanych w tym zgłoszeniu.

9. W przypadku braku jednomyślności w odniesieniu do wyniku oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu wewnętrznym wynik ten jest ustalany w drodze głosowania zwykłą większością głosów. W przypadku równej liczby głosów decyduje głos przewodniczącego Zespołu. Wynik głosowania zamieszcza się w raporcie końcowym.

10. Raport końcowy podpisują członkowie Zespołu.

11. Przewodniczący Zespołu przekazuje raport końcowy dyrektorowi lub zastępcy dyrektora DKA.

12. Dyrektor lub zastępca dyrektora DKA przekazuje Dyrektorowi Generalnemu, a w przypadku gdy zgłoszenie dotyczy Dyrektora Generalnego, sekretarza lub podsekretarza stanu w Ministerstwie Rolnictwa i Rozwoju Wsi - Ministrowi, raport końcowy Zespołu wraz z ewentualnymi rekomendacjami.

13. Pracownik komórki właściwej przekazuje sygnaliście informację zwrotną dotyczącą zgłoszenia wewnętrznego w terminie 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub, w przypadku nieprzekazania potwierdzenia, o którym mowa w § 5 ust. 2, w terminie 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną.

14. Prace Zespołu są dokumentowane.

1) nieujawniania informacji mogących skutkować ustaleniem tożsamości sygnalisty lub osoby, której to zgłoszenie dotyczy;

2) niezwłocznego przekazania tego zgłoszenia do komórki właściwej.

2. Osoby, o których mowa w ust. 1, są obowiązane do zachowania bezstronności, poufności i tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskały w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywały tę pracę.

2. W skład Zespołu, o którym mowa w ust. 1, wchodzą przedstawiciele Biura Dyrektora Generalnego w Ministerstwie Rolnictwa i Rozwoju Wsi.

3. Do działań Zespołu, o którym mowa w ust. 1, przepis § 7 stosuje się odpowiednio.

2. Zgłoszenie zewnętrzne może być dokonane ustnie lub pisemnie. Przepis § 5 stosuje się odpowiednio.

3. Na żądanie sygnalisty, nie później niż w terminie miesiąca od dnia otrzymania takiego żądania, wydaje się zaświadczenie potwierdzające, że sygnalista podlega ochronie, o której mowa w przepisach rozdziału 2 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.

4. Jeżeli do sygnalisty zostanie skierowana prośba o uzupełnienie zgłoszenia zewnętrznego, a sygnalista sprzeciwia się przesłaniu żądanych wyjaśnień lub dodatkowych informacji lub ich przesłanie może zagrozić ochronie poufności jego tożsamości, odstępuje się od ich żądania.

2. Pracownik komórki właściwej przekazuje sygnaliście informację zwrotną dotyczącą zgłoszenia zewnętrznego w terminie 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego.

3. W uzasadnionych przypadkach przekazanie informacji zwrotnej może nastąpić w terminie 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, po poinformowaniu o tym sygnalisty przed upływem terminu określonego w ust. 2.

4. W przypadku postępowań wyjaśniających wszczętych na skutek zgłoszenia zewnętrznego, o ich wyniku informuje się sygnalistę.

2. Do zasad prowadzenia Rejestru zgłoszeń zewnętrznych stosuje się odpowiednio przepisy § 6 ust. 2 i 3.

2. O niepodjęciu działań następczych, o których mowa w ust. 1, informuje się sygnalistę, a w razie kolejnego zgłoszenia zewnętrznego - pozostawia się je bez rozpoznania i nie informuje o tym sygnalisty.

3. Informację o działaniach określonych w ust. 1 i 2 zamieszcza się w Rejestrze zgłoszeń zewnętrznych.

Minister Rolnictwa i Rozwoju Wsi: C. Siekierski