Dzienniki Urzędowe - rok 2023 poz. 173

Na podstawie art. 47 ust. 3 ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2023 r. poz. 756, 1030 i 1532) zarządza się, co następuje:

1) ustawie - należy przez to rozumieć ustawę z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2023 r. poz. 756, 1030 i 1532);

2) rozporządzeniu - należy przez to rozumieć rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 7 grudnia 2011 r. w sprawie organizacji i funkcjonowania kancelarii tajnych oraz sposobu i trybu przetwarzania informacji niejawnych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1558);

3) dokumencie - należy przez to rozumieć dokument, o którym mowa w art. 2 pkt 3 ustawy, występujący zarówno w formie elektronicznej, jak i nieelektronicznej;

4) materiale - należy przez to rozumieć materiał, o którym mowa w art. 2 pkt 4 ustawy;

5) przesyłce - należy przez to rozumieć przesyłkę, o której mowa w § 6 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 7 grudnia 2011 r. w sprawie nadawania, przyjmowania, przewożenia, wydawania i ochrony materiałów zawierających informacje niejawne (Dz. U. poz. 1603);

6) jednostce organizacyjnej - należy przez to rozumieć podmiot, o którym mowa w art. 1 ust. 2 ustawy;

7) kierowniku jednostki organizacyjnej - należy przez to rozumieć kierownika jednostki organizacyjnej, o którym mowa w art. 14 ust. 1 ustawy;

8) pełnomocniku ochrony - należy przez to rozumieć pełnomocnika ds. ochrony informacji niejawnych, o którym mowa w art. 14 ust. 2 ustawy;

9) pionie ochrony - należy przez to rozumieć komórkę organizacyjną do spraw ochrony informacji niejawnych, o której mowa w art. 15 ust. 2 ustawy;

10) kancelarii - należy przez to rozumieć kancelarię tajną, o której mowa w art. 42 ust. 1 ustawy;

11) pracowniku kancelarii - należy przez to rozumieć pracownika pionu ochrony, obsługującego kancelarię lub jej oddział;

12) kierowniku kancelarii - należy przez to rozumieć pracownika kancelarii zatrudnionego zgodnie z art. 42 ust. 1 ustawy;

13) osobie uprawnionej - należy przez to rozumieć osobę uprawnioną, zgodnie z przepisami ustawy, do dostępu do informacji niejawnych, którym nadano określoną klauzulę tajności;

14) zwykłej komórce organizacyjnej - należy przez to rozumieć komórkę organizacyjną, w której rejestrowane są wyłącznie materiały o klauzuli „poufne" lub „zastrzeżone", inną niż kancelaria, oddział kancelarii i komórka organizacyjna, o której mowa w art. 44 ust. 1 ustawy;

15) jednolitym rzeczowym wykazie akt - należy przez to rozumieć jednolity rzeczowy wykaz akt funkcjonujący w jednostce organizacyjnej;

16) zatrudnieniu - należy przez to rozumieć zatrudnienie, o którym mowa w art. 2 pkt 18 ustawy;

17) przewoźniku - należy przez to rozumieć przewoźnika, o którym mowa w § 2 ust. 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 7 grudnia 2011 r. w sprawie nadawania, przyjmowania, przewożenia, wydawania i ochrony materiałów zawierających informacje niejawne.

1) wyodrębnienie lokalizacyjne i organizacyjne, zapewniające bezpieczne przetwarzanie informacji niejawnych i sprawną realizację wszystkich zadań wykonywanych przez kancelarię;

2) rejestrowanie, przechowywanie, obieg i wydawanie materiałów, zapewniające realizację wymagań, o których mowa w art. 43 ust. 1 ustawy.

2. Przetwarzanie informacji niejawnych o klauzuli „poufne" lub „zastrzeżone" w kancelarii może odbywać się po wyrażeniu pisemnej zgody przez kierownika jednostki organizacyjnej.

1) przyjmowanie i wysyłanie materiałów;

2) rejestrowanie materiałów otrzymanych i wysyłanych w obiegu korespondencyjnym oraz wytworzonych w jednostce organizacyjnej;

3) prowadzenie urządzeń ewidencyjnych i kart, o których mowa w § 16 ust. 1;

4) niezwłoczne powiadamianie adresata o otrzymaniu materiału;

5) udostępnianie lub wydawanie materiałów zarejestrowanych w kancelarii;

6) egzekwowanie zwrotu wydanych materiałów;

7) zapewnienie właściwego oznaczania materiałów zarejestrowanych w kancelarii;

8) zapewnienie należytej ochrony informacjom niejawnym przetwarzanym w kancelarii;

9) sprawowanie nadzoru nad materiałami pozostającymi na stanie ewidencyjnym kancelarii;

10) wykonywanie prac techniczno-ewidencyjnych związanych z wykonywaniem kopii, odpisu, wypisu, wyciągu, wydruku lub tłumaczenia dokumentów, a także zmianą albo zniesieniem klauzuli tajności materiałów, zarejestrowanych w kancelarii;

11) przygotowywanie materiałów niejawnych zarejestrowanych w kancelarii w celu ich archiwizacji;

12) brakowanie materiałów niejawnych.

1) bezpośredni nadzór nad obiegiem materiałów w kancelarii;

2) kierowanie całością prac kancelarii;

3) nadzór nad wykonywaniem zadań, o których mowa w § 6, przez pozostałych pracowników kancelarii i kontrola ich realizacji;

4) niezwłoczne powiadamianie pełnomocnika ochrony o naruszeniu przepisów o ochronie informacji niejawnych w kancelarii;

5) nadzorowanie i koordynowanie pracy oddziałów kancelarii.

2. Protokół, o którym mowa w ust. 1, sporządza się w obecności osoby zdającej obowiązki, osoby przyjmującej obowiązki oraz pełnomocnika ochrony. Protokół sporządza się w dwóch egzemplarzach. Pierwszy egzemplarz przechowuje pełnomocnik ochrony, natomiast drugi egzemplarz przechowuje kancelaria.

3. W protokole, o którym mowa w ust. 1, zawiera się w szczególności:

1) imię i nazwisko oraz podpis: osoby przyjmującej obowiązki, osoby zdającej obowiązki oraz pełnomocnika ochrony;

2) szczegółowy wykaz przekazywanych urządzeń ewidencyjnych i materiałów znajdujących się na stanie ewidencyjnym kancelarii;

3) informacje dotyczące zgodności stanu ewidencyjnego ze stanem faktycznym materiałów znajdujących się na stanie ewidencyjnym kancelarii;

4) uwagi dotyczące ewentualnych uchybień.

2. Pomieszczenia kancelarii obejmuje się strefą ochronną I lub strefą ochronną II.

3. Nadzór nad osobami przebywającymi w pomieszczeniach kancelarii sprawują pracownicy kancelarii.

4. W pomieszczeniach kancelarii można wydzielić miejsce, w którym osoby uprawnione zapoznają się z udostępnionymi im albo wydanymi do dyspozycji materiałami, zwane dalej „czytelnią". Czytelnię organizuje się w sposób umożliwiający stały nadzór pracowników kancelarii nad tymi materiałami.

5. W pomieszczeniach kancelarii nie instaluje się kamer systemu monitoringu wizyjnego.

2. Za kontrolę czynności, o których mowa w ust. 1, odpowiada kierownik kancelarii lub wyznaczony przez niego inny pracownik kancelarii.

2. W szczególnie uzasadnionych przypadkach dopuszcza się udział w komisji, o której mowa w ust. 1, osób uprawnionych spoza pionu ochrony.

2. Oddział kancelarii obsługują pracownicy pionu ochrony.

3. Oddziałem kancelarii kieruje wyznaczony przez pełnomocnika ochrony pracownik pionu ochrony, podległy bezpośrednio kierownikowi kancelarii.

4. Do oddziałów kancelarii stosuje się odpowiednio przepisy § 5-13, z zastrzeżeniem, że o naruszeniu przepisów o ochronie informacji niejawnych w oddziale kancelarii pełnomocnika ochrony powiadamia kierownik kancelarii.

2. Do zadań komisji likwidacyjnej należy w szczególności:

1) dokonanie przeglądu urządzeń ewidencyjnych prowadzonych w likwidowanej kancelarii albo jej oddziale, w celu porównania stanu faktycznego materiałów i pieczęci ze stanem ewidencyjnym;

2) wyszczególnienie nierozliczonych pozycji w urządzeniach ewidencyjnych;

3) wydzielenie dokumentacji niearchiwalnej, której upłynął okres przechowywania i wybrakowanie jej zgodnie z zasadami, o których mowa w § 34;

4) zarchiwizowanie dokumentacji pozostającej na ewidencji likwidowanej kancelarii lub jej oddziału;

5) zakończenie urządzeń ewidencyjnych.

3. Komisja likwidacyjna sporządza szczegółowy protokół likwidacyjny w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, w którym zawiera się informacje z przeprowadzonych czynności, o których mowa w ust. 2. Jeden egzemplarz protokołu przekazuje się pełnomocnikowi ochrony, a drugi - kierownikowi jednostki organizacyjnej.

1) urządzenia ewidencyjne:

a) rejestr dzienników ewidencji i teczek, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do rozporządzenia,

b) dziennik ewidencyjny, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do rozporządzenia,

c) rejestr wydanych przedmiotów, którego wzór stanowi załącznik nr 6 do rozporządzenia,

d) książkę doręczeń przesyłek miejscowych, której wzór stanowi załącznik nr 4 do rozporządzenia,

e) wykaz przesyłek nadanych, którego wzór stanowi załącznik nr 5 do rozporządzenia;

2) kartę zapoznania się z dokumentem, zwaną dalej „kartą zapoznania", której wzór stanowi załącznik nr 3 do rozporządzenia.

2. W przypadkach uzasadnionych organizacją obiegu informacji niejawnych dopuszcza się prowadzenie innych, pomocniczych urządzeń ewidencyjnych oraz karty wydanych materiałów, której wzór stanowi załącznik nr 1 do zarządzenia.

3. Dopuszcza się prowadzenie urządzeń ewidencyjnych w formie elektronicznego rejestru. W przypadku przetwarzania w nich wyłącznie informacji jawnych zapewnia się spełnienie wymagań określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2023 r. poz. 57).

2. Po zakończeniu roku kalendarzowego w urządzeniach ewidencyjnych, o których mowa w ust. 1, dokonuje się adnotacji, na jakiej pozycji zakończono ewidencję materiałów, potwierdzając to imieniem, nazwiskiem i podpisem odpowiednio kierownika kancelarii, osoby kierującej oddziałem kancelarii albo upoważnionego pracownika zwykłej komórki organizacyjnej oraz odciskiem pieczęci „do pakietów", a także umieszcza się datę sporządzenia adnotacji.

3. W przypadku urządzeń ewidencyjnych, o których mowa w ust. 1, po wykorzystaniu wszystkich stron danego urządzenia zakłada się kolejne i zachowuje ciągłość dotychczasowej numeracji.

2. W przypadku anulowania pozycji w urządzeniach ewidencyjnych lub kartach, o których mowa w ust. 1, podaje się powód anulowania, umieszczając datę dokonania anulowania, imię i nazwisko oraz podpis osoby dokonującej anulowania. Anulowania pozycji w urządzeniach ewidencyjnych i kartach dokonuje się kolorem czerwonym.

3. Zapisów w urządzeniach ewidencyjnych i kartach, o których mowa w ust. 1, nie wyciera się, nie zamazuje i nie nadpisuje. Zamieszcza się informacje o dokonanych zmianach i skreśleniach.

2. W rejestrze, o którym mowa w ust. 1, rejestruje się następujące przedmioty:

1) urządzenia ewidencyjne, o których mowa w § 16 ust. 1 pkt 1 lit. b-d oraz ust. 2;

2) zbiory dokumentów, w szczególności teczki, tomy akt sądowych i akta, o których mowa w § 33 ust. 1 i 9.

3. Sygnatura literowo-cyfrowa, którą oznacza się przedmioty zarejestrowane w rejestrze dzienników ewidencji i teczek, składa się co najmniej z niżej wymienionych elementów, oddzielonych od siebie odpowiednimi znakami i występujących w następującej kolejności:

1) symbolu „RDEiT";

2) symbolu oznaczenia klauzuli tajności;

3) numeru pozycji w rejestrze, pod którą zarejestrowano przedmiot;

4) roku, w którym zarejestrowano przedmiot.

4. Rejestr, o którym mowa w ust. 1, podlega zarchiwizowaniu jedynie w przypadku likwidacji wszystkich komórek organizacyjnych uprawnionych do prowadzenia tego rejestru.

2. Dopuszcza się prowadzenie dziennika ewidencyjnego odrębnie dla poszczególnych klauzul tajności.

1) elektroniczne nośniki informacji, przeznaczone do utrwalenia informacji niejawnych w jednostce organizacyjnej;

2) materiały inne niż dokument, wytworzone w jednostce organizacyjnej.

2. Sygnatura literowo-cyfrowa, którą oznacza się przedmioty zarejestrowane w rejestrze wydanych przedmiotów, składa się co najmniej z niżej wymienionych elementów, oddzielonych od siebie odpowiednimi znakami i występujących w następującej kolejności:

1) symbolu „RWP";

2) symbolu oznaczenia klauzuli tajności;

3) numeru pozycji w rejestrze, pod którą zarejestrowano przedmiot;

4) roku, w którym zarejestrowano przedmiot.

1) do komórek organizacyjnych w ramach tej samej jednostki organizacyjnej;

2) do jednostek organizacyjnych, o których mowa w § 1.

2. Przekazywanie materiałów, o których mowa w ust. 1, odbywa się za potwierdzeniem odbioru w książce doręczeń przesyłek miejscowych, przez adresata lub upoważnioną przez adresata osobę.

1) za pośrednictwem przewoźnika, z zastrzeżeniem przypadku, gdy korzysta się z dokumentów stosowanych przez operatora pocztowego;

2) bez pośrednictwa przewoźnika, do jednostek organizacyjnych innych niż wymienione w § 1.

2. Przekazywanie materiałów, o których mowa w ust. 1, odbywa się za potwierdzeniem odbioru w wykazie przesyłek nadanych, odpowiednio przez przewoźnika, adresata albo upoważnioną przez adresata osobę.

3. Wykazy przesyłek nadanych, w których udokumentowano wysłanie materiałów, przechowuje się w odrębnych teczkach, założonych zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt.

2. Karty wydanych materiałów rejestruje się w przeznaczonym do tego pomocniczym urządzeniu ewidencyjnym.

3. Pomocnicze urządzenia ewidencyjne, o których mowa w ust. 1 i 2, oraz karty wydanych materiałów przechowuje się w jednostce organizacyjnej przynajmniej przez taki sam czas, jak urządzenia ewidencyjne, w których zarejestrowano udostępniany albo wydawany do dyspozycji materiał.

1) sprawdza, czy zawartość przesyłki odpowiada wyszczególnionym na niej numerom ewidencyjnym;

2) ustala, czy liczba stron lub innych jednostek miary materiałów oraz liczba załączników jest zgodna z liczbą oznaczoną na poszczególnych materiałach.

2. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w wyniku czynności, o których mowa w ust. 1, pracownik sporządza protokół z otwarcia przesyłki zawierający opis nieprawidłowości w dwóch egzemplarzach, z których jeden przekazuje się do nadawcy, a drugi pozostawia u adresata. Fakt sporządzenia protokołu odnotowuje następnie w dzienniku ewidencyjnym w rubryce „Informacje uzupełniające/Uwagi".

1) numer, pod którym został zarejestrowany dokument, składający się kolejno z następujących elementów, oddzielonych od siebie odpowiednimi znakami:

a) symbolu oznaczenia klauzuli tajności,

b) numeru pozycji w dzienniku ewidencyjnym, pod którą zarejestrowano dokument,

c) roku rejestracji;

2) datę rejestracji dokumentu;

3) sumę liczby stron dokumentu i liczby stron lub innych jednostek miary wszystkich załączników;

4) liczbę załączników;

5) liczbę stron lub innych jednostek miary wszystkich załączników.

2. Każdy załącznik do dokumentu, o którym mowa w ust. 1, oznacza się napisem „Załącznik nr ... do dokumentu nr ... z dnia ..." i odpowiednio wypełnia. W przypadku załącznika w formie papierowej napis umieszcza się na pierwszej stronie.

3. Do dokumentów w formie elektronicznej przepis ust. 1 i 2 stosuje się odpowiednio z zastrzeżeniem przepisów rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 2011 r. w sprawie sposobu oznaczania materiałów i umieszczania na nich klauzul tajności (Dz. U. poz. 1692).

2. Na opakowaniu przesyłek, o których mowa w ust. 1, wpisuje się datę wpływu oraz pozycję i numer, pod którym zarejestrowano przesyłkę. Przesyłkę udostępnia albo wydaje się do dyspozycji za pokwitowaniem bezpośrednio adresatowi, a w razie jego nieobecności - osobie przez niego pisemnie upoważnionej do odbioru.

3. Po otwarciu przesyłki, o której mowa w ust. 1, odbiorca przesyłki:

1) sprawdza, czy zawartość przesyłki odpowiada wyszczególnionym na niej numerom ewidencyjnym;

2) ustala, czy liczba stron lub innych jednostek miary materiałów oraz liczba załączników jest zgodna z liczbą oznaczoną na poszczególnych materiałach.

4. Z chwilą zwrotu przez odbiorcę przesyłki, o której mowa w ust. 1, w stanie otwartym, pracownik kancelarii, oddziału kancelarii albo upoważniony pracownik zwykłej komórki organizacyjnej dokonuje czynności, o których mowa w ust. 3 pkt 1 i 2, następnie uzupełnia dane dotyczące przesyłki w dzienniku ewidencyjnym.

5. Jeżeli adresat podjął decyzję o przechowywaniu przez kancelarię, oddział kancelarii albo zwykłą komórkę organizacyjną przesyłki, o której mowa w ust. 1, w stanie zamkniętym, właściwy pracownik uzupełnia dane dotyczące przesyłki w dzienniku ewidencyjnym przy udziale adresata. Przesyłka w takim przypadku przechowywana jest w formie zapieczętowanego pakietu, a fakt ten odnotowuje się w dzienniku ewidencyjnym w rubryce „Informacje uzupełniające/Uwagi".

2. Pracownik kancelarii, oddziału kancelarii albo upoważniony pracownik zwykłej komórki organizacyjnej udostępnia albo wydaje do dyspozycji zarejestrowany materiał osobie uprawnionej za pokwitowaniem w odpowiednim urządzeniu ewidencyjnym, z zastrzeżeniem § 25.

3. Pracownik, o którym mowa w ust. 2, udostępniając materiał sprawuje nad nim bezpośredni i stały nadzór.

4. Pracownik, o którym mowa w ust. 2, wydaje do dyspozycji zarejestrowany materiał osobie uprawnionej jedynie na czas niezbędny do realizacji zadań związanych z dostępem do tego materiału, a następnie egzekwuje jego zwrot. Osoba uprawniona, której wydano do dyspozycji materiał, odpowiada za jego bezpieczeństwo.

1) kierownikowi jednostki organizacyjnej;

2) innej uprawnionej osobie - na zasadach określonych w odrębnych przepisach lub po uzyskaniu pisemnej zgody kierownika jednostki organizacyjnej.

2. Materiał o klauzuli „tajne" lub „ściśle tajne" może być wydany do dyspozycji osobie uprawnionej poza pomieszczeniami kancelarii albo oddziału kancelarii, jeżeli osoba ta zapewnia odpowiednie warunki do przechowywania tego materiału.

2. Dla każdego zarejestrowanego zbioru dokumentów o klauzuli „ściśle tajne" lub „tajne", przed jego udostępnieniem albo wydaniem w jednostce organizacyjnej, zakłada się wspólną kartę zapoznania, którą przechowuje się wraz ze zbiorem. Każdorazowy fakt zapoznania się z poszczególnymi dokumentami lub całym zbiorem dokumentów odnotowuje się we wspólnej karcie zapoznania.

3. Kartę zapoznania można zakładać dla dokumentów lub zbiorów dokumentów o klauzuli „poufne" lub „zastrzeżone".

4. W przypadku przekazywania dokumentu lub zbioru dokumentów do innej jednostki organizacyjnej, założone dla nich karty zapoznania, o których mowa w ust. 1-3, pozostawia się przy egzemplarzu „ad acta" pisma, za którym przekazano te dokumenty lub zbiory dokumentów. Jeżeli konieczne jest przekazanie także oryginałów kart zapoznania, dopuszcza się pozostawienie ich kopii poświadczonych za zgodność.

5. Do materiałów innych niż dokument przepisy ust. 1-4 stosuje się odpowiednio.

1) kierownika jednostki organizacyjnej;

2) kierownika komórki organizacyjnej;

3) innej upoważnionej osoby, na zasadach określonych w odrębnych przepisach.

2. Czynności, o których mowa w ust. 1, wykonuje się z zachowaniem przepisów dotyczących oznaczania materiałów zgodnie z § 15 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 2011 r. w sprawie sposobu oznaczania materiałów i umieszczania na nich klauzul tajności.

2. Materiał, który ze względu na swoją formę może ulec uszkodzeniu, nie jest wszywany do akt i stanowi on załącznik do tych akt.

3. Na zewnętrznej stronie teczki umieszcza się opis, składający się co najmniej z:

1) oznaczenia klauzuli tajności według następującego porządku: na środku u góry opisu - jako pierwszy element oraz na środku na dole opisu - jako ostatni element;

2) pełnych nazw: jednostki organizacyjnej, komórki organizacyjnej oraz wewnętrznej komórki organizacyjnej (jeżeli taką wyodrębniono), która kompletuje dokumentację - na środku u góry opisu;

3) oznaczenia komórki organizacyjnej oraz wewnętrznej komórki organizacyjnej (jeżeli taką wyodrębniono), o których mowa w pkt 2, symbolu klasyfikacyjnego z jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz roku, w którym zarejestrowano materiał we właściwym urządzeniu ewidencyjnym - po lewej stronie pod nazwami, o których mowa w pkt 2;

4) oznaczenia kategorii archiwalnej, a w przypadku kategorii B również okresu przechowywania dokumentacji - po prawej stronie pod nazwami, o których mowa w pkt 2;

5) tytułu teczki, złożonego z pełnego hasła klasyfikacyjnego jednolitego rzeczowego wykazu akt wraz z uszczegółowieniem rodzaju dokumentacji (np. pisma, wnioski, opinie) występującej w teczce - na środku, jako kolejny element opisu;

6) numeru tomu, jeżeli materiały przyporządkowane do tego samego symbolu klasyfikacyjnego z jednolitego rzeczowego wykazu akt w danym roku obejmują kilka teczek - na środku pod tytułem teczki;

7) sygnatury literowo-cyfrowej nadanej teczce na podstawie rejestracji w rejestrze dzienników ewidencji i teczek - po lewej stronie na dole teczki;

8) dat skrajnych, na które składają się: data roczna najwcześniejszego i data roczna najpóźniejszego pisma w teczce aktowej - po prawej stronie na dole teczki;

9) liczbę ponumerowanych stron papierowych, nośników lub przedmiotów - po prawej stronie pod datami skrajnymi.

4. W teczce umieszcza się kolejno:

1) stronę tytułową, na której umieszcza się opis, o którym mowa w ust. 3;

2) kartę zapoznania, założoną dla teczki zgodnie z przepisem § 31 ust. 2 i 3;

3) opis materiałów znajdujących się w teczce, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do zarządzenia;

4) wykaz zmian dokonanych w teczce, którego wzór stanowi załącznik nr 3 do zarządzenia;

5) materiały ułożone chronologicznie;

6) kartę kontrolną, której wzór stanowi załącznik nr 4 do zarządzenia.

5. W teczce numerowaniu podlegają wszystkie zapisane strony dokumentów w formie papierowej oraz inne materiały niejawne, jeżeli zostały wszyte do teczki.

6. Kompletowanie teczki kończy się wraz z umieszczeniem w niej ostatniego materiału i karty kontrolnej. Zawartość skompletowanej teczki podlega przesznurowaniu i ostemplowaniu pieczęcią do pakietów miejsca przesznurowania.

7. W razie konieczności dołączenia albo wyłączenia materiału z zakończonej teczki wypełnia się odpowiednio rubryki w wykazie zmian.

8. Dopuszcza się przechowywanie dokumentów jawnych w zbiorze dokumentów niejawnych, jeżeli mają one ścisły związek z tym zbiorem.

9. Do tomów akt sądowych i innych akt przepisy ust. 1-8 stosuje się odpowiednio, o ile przepisy odrębne nie stanowią inaczej.

2. Na wniosek pełnomocnika ochrony kierownik jednostki organizacyjnej powołuje pisemnie komisję, wskazując jej przewodniczącego, w celu stwierdzenia, czy materiał, o którym mowa w ust. 1, stracił znaczenie dla jednostki organizacyjnej, w tym wartość dowodową.

3. W skład komisji, o której mowa w ust. 2, wchodzi wskazany przewodniczący oraz co najmniej dwóch członków komisji. Osoby wchodzące w skład komisji muszą być osobami uprawnionymi.

4. Materiał przeznaczony do brakowania jest niszczony w obecności komisji, o której mowa w ust. 2, przy zapewnieniu ochrony informacjom niejawnym przed nieuprawnionym ujawnieniem. Materiał niszczy się w taki sposób, aby niemożliwe było całkowite lub częściowe odtworzenie jego treści.

5. Komisja, o której mowa w ust. 2, sporządza protokół zniszczenia materiału przeznaczonego do brakowania, w którym zawiera się w szczególności następujące informacje:

1) numer i datę wydania zgody dyrektora właściwego archiwum państwowego na brakowanie materiału;

2) sygnaturę literowo-cyfrową materiału;

3) liczbę stron lub innych jednostek miary materiału;

4) klauzulę tajności materiału;

5) sposób zniszczenia materiału.

6. Protokół zniszczenia przechowuje odpowiednio kancelaria, oddział kancelarii albo zwykła komórka organizacyjna.

7. Fakt zniszczenia materiału potwierdza się w odpowiednich urządzeniach ewidencyjnych, odnotowując numer, pod którym zarejestrowano protokół zniszczenia i datę jego podpisania.

w zastępstwie
MINISTRA SPRAWIEDLIWOŚCI
Michał Woś
SEKRETARZ STANU

Załączniki do zarządzenia
Ministra Sprawiedliwości
z dnia 6 września 2023 r.
(Dz. Urz. Min. Sprawiedl. poz. 173)

Załącznik nr 1

WZÓR - KARTA WYDANYCH MATERIAŁÓW

Załącznik nr 2

WZÓR - OPIS MATERIAŁÓW ZNAJDUJĄCYCH SIĘ W TECZCE/AKTACH

Załącznik nr 3

WZÓR - WYKAZ ZMIAN DOKONANYCH W TECZCE/AKTACH

Załącznik nr 4

WZÓR - KARTA KONTROLNA