Monitor Polski - rok 2007 nr 79 poz. 843

Na podstawie art. 5 ust. 3 pkt 6 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673, z późn. zm.¹⁾) zarządza się, co następuje:

1) zasady klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji ze względu na okresy jej przechowywania w Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, zwanej dalej „ABW”;

2) zasady i tryb brakowania w ABW innej dokumentacji niż materiały archiwalne;

3) zasady i tryb przekazywania materiałów archiwalnych ABW do archiwów państwowych;

4) wymagania techniczne, jakim powinny odpowiadać formaty zapisu i informatyczne nośniki danych w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565 oraz z 2006 r. Nr 12, poz. 65 i Nr 73, poz. 501), przekazywanych do archiwów państwowych materiałów archiwalnych ABW utrwalonych na informatycznych nośnikach danych.

1) archiwum ABW – należy przez to rozumieć archiwum państwowe wyodrębnione ABW działające na podstawie przepisów w sprawie archiwum państwowego wyodrębnionego Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, w ramach jednostki organizacyjnej ABW właściwej w sprawach ewidencji i archiwum, z uwzględnieniem komórek archiwalnych w innych jednostkach organizacyjnych ABW;

2) brakowaniu – należy przez to rozumieć ocenę przydatności dokumentacji niearchiwalnej do celów praktycznych i wydzielenie dokumentacji nieprzydatnej;

3) dokumentacji – należy przez to rozumieć dokumentację, bez względu na jej wartość archiwalną i sposób jej wytworzenia, wytworzoną w Urzędzie Ochrony Państwa oraz ABW, a także dokumentację, która napłynęła do Urzędu Ochrony Państwa oraz ABW;

4) dokumentacji kryptograficznej – należy przez to rozumieć informacje związane z budową systemów kryptograficznych, ich organizacją i eksploatacją;

5) dyrektorze archiwum ABW – należy przez to rozumieć kierownika jednostki organizacyjnej ABW właściwej w sprawach ewidencji i archiwum;

6) jednostce archiwalnej – należy przez to rozumieć odrębną fizycznie jednostkę dokumentacji, w szczególności księgę, teczkę, fotografię;

7) jednostce organizacyjnej – należy przez to rozumieć jednostkę organizacyjną ABW;

8) komórce organizacyjnej – należy przez to rozumieć komórkę organizacyjną lub samodzielne stanowisko służbowe w jednostce organizacyjnej;

9) klasyfikacji archiwalnej – należy przez to rozumieć podział dokumentacji na grupy rzeczowe w systemie dziesiętnym ustalone w jednolitym rzeczowym wykazie akt Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, stanowiącym tajemnicę państwową, oznaczonym klauzulą „tajne”, przez nadanie właściwych symboli klasyfikacyjnych;

10) kwalifikacji archiwalnej – należy przez to rozumieć ocenę wartości archiwalnej dokumentacji przez zaliczenie jej do odpowiednich kategorii archiwalnych i nadanie właściwych symboli kwalifikacyjnych;

11) ustawie – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach;

12) materiałach archiwalnych – należy przez to rozumieć dokumentację stanowiącą materiały archiwalne, zgodnie z art. 1 ustawy;

13) dokumentacji niearchiwalnej – należy przez to rozumieć inną dokumentację niż materiały archiwalne;

14) materiałach kryptograficznych – należy przez to rozumieć nośniki zawierające dane służące do przekształcenia informacji w wiadomość kryptograficzną, w szczególności klucze kryptograficzne, wartości początkowe, kody wykorzystywane przez algorytmy kryptograficzne;

15) ustawie o ABW oraz AW – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 24 maja 2002 r. o Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego oraz Agencji Wywiadu (Dz. U. Nr 74, poz. 676, z późn. zm.²⁾);

16) materiałach legalizacyjnych – należy przez to rozumieć dokumenty, o których mowa w art. 35 ust. 2 ustawy o ABW oraz AW;

17) materiałach z obserwacji – należy przez to rozumieć dokumenty i materiały uzyskane w wyniku realizacji czynności, o których mowa w art. 23 ust. 1 pkt 6 ustawy o ABW oraz AW;

18) komunikacie z obserwacji – należy przez to rozumieć opis faktów i ich okoliczności sporządzony na podstawie materiałów z obserwacji;

19) niszczeniu – należy przez to rozumieć zniszczenie dokumentacji w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści.

2. Dokumentację niearchiwalną ze względu na okresy przechowywania oznacza się:

1) symbolem „B” z dodaniem cyfr arabskich określających liczbę lat przechowywania – podlegającą po upływie okresu przechowywania brakowaniu;

2) symbolem „BE” z dodaniem cyfr arabskich określających liczbę lat przechowywania – podlegającą po upływie okresu przechowywania ponownej kwalifikacji po przeprowadzeniu obowiązkowej ekspertyzy archiwalnej;

3) symbolem „Bc” – mającą wyłącznie krótkotrwałe znaczenie praktyczne, podlegającą brakowaniu po ustaniu jej przydatności dla ABW, która nie podlega przekazaniu do archiwum ABW.

3. Okresy przechowywania określane cyframi arabskimi, o których mowa w ust. 2 pkt 1 i 2, należy liczyć od dnia 1 stycznia roku następującego po zakończeniu sprawy.

2. W szczególnie uzasadnionych przypadkach kwalifikacji dokumentacji można dokonać po zakończeniu danej sprawy.

2. Po przeprowadzeniu ekspertyzy dokumentacji kategorii „B” oznaczonej symbolem „BE” można:

1) utrzymać dotychczasowy okres jej przechowywania;

2) przedłużyć okres jej przechowywania;

3) zakwalifikować do kategorii „A” ze względu na jej znaczenie, zgodnie z art. 1 ustawy.

3. Czynności, o których mowa w ust. 2 pkt 2 i 3, wykonuje dyrektor archiwum ABW.

2. Jeżeli jest to niezbędne do przeprowadzenia ekspertyzy, dyrektor archiwum ABW występuje do jednostki organizacyjnej, która złożyła do archiwum ABW dokumentację, lub do jednostki organizacyjnej, która przejęta zadania tej jednostki organizacyjnej, w celu uzyskania opinii zawierającej ocenę wartości dokumentacji. Stanowisko wyrażone w opinii nie jest wiążące dla archiwum ABW.

2. Dokumentacja niearchiwalna oznaczona symbolem „B” nieprzekazana do archiwum ABW przez jednostkę organizacyjną po upływie okresu jej przechowywania podlega brakowaniu w tej jednostce organizacyjnej.

3. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej pochodzącej ze zlikwidowanych jednostek organizacyjnych wykonuje się w archiwum ABW, po uprzednim przeprowadzeniu ekspertyzy.

4. Dokumentacja niearchiwalna oznaczona symbolem „Bc” podlega brakowaniu w jednostkach organizacyjnych bezpośrednio po utracie przez tę dokumentację przydatności praktycznej dla ABW.

5. O zamiarzepodjęcia czynności brakowania, o której mowa w ust. 1, archiwum ABW powiadamia kierownika jednostki organizacyjnej, której dokumentacja niearchiwalna będzie brakowana. Wraz z powiadomieniem archiwum ABW przekazuje spis dokumentacji niearchiwalnej proponowanej do wybrakowania.

6. Jeżeli kierownik jednostki organizacyjnej, o której mowa w ust. 5, nie zajmie stanowiska w terminie 14 dni od dnia powiadomienia go o zamiarze brakowania, archiwum ABW uznaje, że nie zachodzą przesłanki wymienione w § 11 ust. 1, uniemożliwiające podjęcie czynności brakowania.

2. W przypadku zaistnienia przesłanek wymienionych w ust. 1 kierownik komórki organizacyjnej występuje do kierownika jednostki organizacyjnej z uzasadnionym wnioskiem o wyłączenie z brakowania dokumentacji, o której mowa w ust. 1.

1) przeprowadzenie oceny dokumentacji niearchiwalnej podlegającej brakowaniu;

2) sporządzenie spisu dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia:

a) oznaczonej symbolem „B” z dodaniem cyfr arabskich i oznaczonej symbolem „BE” z dodaniem cyfr arabskich oraz protokołu oceny tej dokumentacji,

b) oznaczonej symbolem „Bc” oraz protokołu oceny tej dokumentacji

– zwanych dalej „spisem i protokołem”;

3) zatwierdzenie odpowiednio przez:

a) Szefa ABW – spisu i protokołu dla dokumentacji, o której mowa w pkt 2 lit. a,

b) kierownika jednostki organizacyjnej – spisu i protokołu dla dokumentacji, o której mowa w pkt 2 lit. b.

2. Spis i protokół, o których mowa w ust. 1 pkt 2 lit. a, sporządza się według wzoru stanowiącego odpowiednio załączniki nr 1 i 2 do zarządzenia.

3. Spis i protokół, o których mowa w ust. 1 pkt 2 lit. b, sporządza się według wzoru stanowiącego odpowiednio załączniki nr 3 i 4 do zarządzenia.

2. W skład komisji brakującej dokumentację niearchiwalną wchodzą:

1) wyznaczeni przez dyrektora archiwum ABW funkcjonariusze archiwum ABW w przypadkach, o których mowa w § 10 ust. 1 i 3;

2) co najmniej jeden, wyznaczony przez dyrektora archiwum ABW lub upoważnionego przez niego funkcjonariusza, funkcjonariusz archiwum ABW oraz przynajmniej dwóch funkcjonariuszy wyznaczonych przez kierownika jednostki organizacyjnej, której dokumentacja niearchiwalna będzie brakowana w przypadkach, o których mowa w § 10 ust. 2 i 4.

3. Komisję, o której mowa w:

1) ust. 2 pkt 1, powołuje dyrektor archiwum ABW;

2) ust. 2 pkt 2, powołuje kierownik jednostki organizacyjnej.

2. Dyrektor archiwum ABW lub upoważniony przez niego funkcjonariusz wydaje opinię co do zasadności zgłoszonego zdania odrębnego. Opinia jest wiążąca dla kierownika jednostki organizacyjnej.

2. W przypadku brakowania dokumentacji niearchiwalnej przez archiwum ABW spis i protokół, o których mowa w ust. 1, sporządza się w jednym egzemplarzu.

1) spisie zdawczo-odbiorczym, którego wzór stanowi załącznik nr 5 do zarządzenia;

2) rejestrze spisów zdawczo-odbiorczych, którego wzór stanowi załącznik nr 6 do zarządzenia;

3) odpowiadających jej inwentarzach.

2. Ewidencja dotycząca wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej, o której mowa w § 12, bez względu na symbol kwalifikacyjny, którym dokumentacja została oznaczona, jest przechowywana w archiwum ABW i stanowi materiał archiwalny.

3. W przypadku brakowania dokumentacji niearchiwalnej, o której mowa w § 10 ust. 2 i 4, informacje o wybrakowaniu zamieszcza się we właściwych ewidencjach prowadzonych w jednostce organizacyjnej brakującej dokumentację.

1) dyrektor archiwum ABW lub upoważniony przez niego funkcjonariusz – dla dokumentacji, o której mowa w § 12 ust. 1 pkt 2;

2) dyrektor delegatury ABW – dla dokumentacji, o której mowa w § 12 ust. 1 pkt 2 lit. b, znajdującej się w delegaturze ABW.

2. Zezwolenie sporządza się według wzoru stanowiącego załącznik nr 7 do zarządzenia.

3. Zezwolenie sporządza się w trzech egzemplarzach, z których jeden pozostaje w jednostce organizacyjnej brakującej dokumentację niearchiwalną, drugi jest przeznaczony dla archiwum ABW, a trzeci dla instytucji niszczącej dokumentację niearchiwalną.

4. W przypadku brakowania dokumentacji niearchiwalnej w archiwum ABW zezwolenie sporządza się w dwóch egzemplarzach, z których jeden pozostaje w archiwum ABW, a drugi w instytucji niszczącej tę dokumentację.

2. Przekazanie wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej do zniszczenia w instytucji niszczącej dokumentację niearchiwalną organizuje właściwa w sprawach administracyjno-gospodarczych jednostka lub komórka organizacyjna.

3. Zniszczenie wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej powinno nastąpić w obecności wszystkich członków komisji, o której mowa w § 13 ust. 1, lub co najmniej w obecności jej przewodniczącego.

4. Jednostka lub komórka organizacyjna, o której mowa w ust. 2, jest obowiązana powiadomić na piśmie archiwum ABW o zniszczeniu wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej nie później niż w terminie 14 dni od daty jej zniszczenia.

5. Dopuszczalne jest zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej bezpośrednio w jednostce organizacyjnej, która dokonała wybrakowania tej dokumentacji. Przepisy ust. 3 i 4 stosuje się odpowiednio.

2. Ze zniszczenia komunikatów oraz materiałów z obserwacji sporządza się protokół zniszczenia. Protokół zniszczenia, zatwierdzony przez kierownika jednostki organizacyjnej, jest sporządzany w dwóch egzemplarzach, z których jeden pozostaje w komórce organizacyjnej dokonującej zniszczenia, natomiast drugi egzemplarz jest włączany do akt sprawy przekazywanej do archiwum ABW.

3. Protokół zniszczenia, o którym mowa w ust. 2, sporządza się według wzoru stanowiącego załącznik nr 8 do zarządzenia.

4. Niszczenia dokumentacji i materiałów kryptograficznych, z pominięciem czynności, o których mowa w § 12, po ustaniu ich przydatności praktycznej do dalszej pracy, dokonuje się na bieżąco we właściwej komórce organizacyjnej, na podstawie pisemnego uzasadnionego wniosku kierownika komórki organizacyjnej lub upoważnionego przez niego funkcjonariusza skierowanego do kierownika jednostki organizacyjnej.

5. Ze zniszczenia dokumentacji i materiałów kryptograficznych sporządza się protokół zniszczenia. Protokół zniszczenia, zatwierdzony przez kierownika jednostki organizacyjnej, jest sporządzany w dwóch egzemplarzach, z których jeden pozostaje w komórce organizacyjnej dokonującej zniszczenia, natomiast drugi jest przekazywany do komórki organizacyjnej, która wytworzyła dokumentację i materiały kryptograficzne.

6. Protokół zniszczenia, o którym mowa w ust. 5, sporządza się według wzoru stanowiącego załącznik nr 9 do zarządzenia.

7. Niszczenie materiałów legalizacyjnych, które utraciły ważność lub ustała ich przydatność praktyczna do dalszej pracy, z pominięciem czynności, o których mowa w § 12, zarządza Szef ABW na podstawie pisemnego uzasadnionego wniosku kierownika jednostki organizacyjnej.

8. Ze zniszczenia materiałów legalizacyjnych sporządza się protokół zniszczenia. Protokół zniszczenia, zatwierdzony przez Szefa ABW, jest sporządzany w dwóch egzemplarzach, z których jeden pozostaje w komórce organizacyjnej dokonującej zniszczenia, natomiast drugi włącza się do akt sprawy przekazywanej do archiwum ABW.

9. Protokół zniszczenia, o którym mowa w ust. 8, sporządza się według wzoru stanowiącego załącznik nr 10 do zarządzenia.

10. Komisyjne niszczenie dokumentacji i materiałów, o których mowa w ust. 1, 4 i 7, odbywa się bez udziału funkcjonariusza archiwum ABW.

2. Materiały archiwalne ABW, które podlegają przekazaniu do archiwów państwowych, przygotowuje się zgodnie z zasadami określonymi w przepisach w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych.

1) dokumentu elektronicznego;

2) wydruku odpowiadającego treści dokumentu elektronicznego.

2. Spis zdawczo-odbiorczy w postaci dokumentu elektronicznego przekazuje się do archiwów państwowych na informatycznym nośniku danych lub w drodze teletransmisji danych w sposób uzgodniony z dyrektorem archiwum państwowego.

3. Dwa egzemplarze wydruku spisu zdawczo-odbiorczego, podpisane przez dyrektora archiwum ABW, przekazuje się do archiwum państwowego wraz z przekazywanymi materiałami archiwalnymi ABW.

4. Spis zdawczo-odbiorczy, o którym mowa w ust. 1, sporządza się według wzoru stanowiącego załącznik nr 11 do zarządzenia.

5. Informację o przekazaniu materiałów archiwalnych ABW do archiwów państwowych zamieszcza się w rejestrze spisów zdawczo-odbiorczych i w rejestrze spisów materiałów przekazanych, którego wzór stanowi załącznik nr 12 do zarządzenia.

2. ABW zapewnia we własnym zakresie organizację przekazania materiałów archiwalnych ABW do archiwów państwowych.

Prezes Rady Ministrów: J. Kaczyński

¹⁾ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2006 r. Nr 104, poz. 708, Nr 170, poz. 1217 i Nr 220, poz. 1600 oraz z 2007 r. Nr 64, poz. 426.

²⁾ Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2003 r. Nr 90, poz. 844, Nr 113, poz. 1070, Nr 130, poz. 1188 i Nr 166, poz. 1609, z 2004 r. Nr 109, poz. 1159, Nr 171, poz. 1800, Nr 267, poz. 2647 i Nr 273, poz. 2703, z 2006 r. Nr 104, poz. 708 i 711 i Nr 218, poz. 1592 oraz z 2007 r. Nr 25, poz. 162.

Załączniki do zarządzenia nr 118 Prezesa Rady Ministrów
z dnia 23 października 2007 r (poz. 843)

Załącznik nr 1

Załącznik nr 2

Załącznik nr 3

Załącznik nr 4

Załącznik nr 5

Załącznik nr 6

Załącznik nr 7

Załącznik nr 8

Załącznik nr 9

Załącznik nr 10

Załącznik nr 11

Załącznik nr 12