Dzienniki Urzędowe - rok 2024 poz. 16

Na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 1 i ust. 1a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164), art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1270, z późn. zm.¹⁾), § 1 ust. 2 pkt 1 lit. d i e rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 27 lipca 2018 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych (Dz. U. poz. 1566), § 1 pkt 2 zarządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 28 września 2018 r. w sprawie ustanowienia dysponentów środków budżetu państwa w części 24 - Kultura i ochrona dziedzictwa narodowego (Dz. Urz. MKiDN poz. 67 i Dz. Urz. MKDNiS z 2021 r. poz. 15) oraz § 6 ust. 2 pkt 1 komunikatu Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 14 lutego 2011 r. w sprawie szczegółowych wytycznych w zakresie kontroli zarządczej dla działu administracji rządowej - kultura i ochrona dziedzictwa narodowego (Dz. Urz. MKiDN poz. 13) zarządza się, co następuje:

1) tryb sprawowania nadzoru Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych nad archiwami państwowymi i Naczelną Dyrekcją Archiwów Państwowych w zakresie planowania, finansowania i monitorowania ich działalności;

2) sposób wykonywania przez archiwa państwowe i Naczelną Dyrekcję Archiwów Państwowych zadań związanych z planowaniem i sprawozdawczością.

2. Zakres i zadania, o których mowa w ust. 1, obejmują w szczególności:

1) czynności związane z planowaniem działań sieci archiwów państwowych, w tym:

a) planowanie finansowe obejmujące diagnozę i planowanie potrzeb w zakresie prowadzonej działalności,

b) sporządzanie rocznych planów działalności,

c) wyznaczanie celów Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych oraz przygotowywanie planu działalności Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych,

d) planowanie w układzie zadaniowym obejmujące opisową i miernikową charakterystykę prowadzonej działalności;

2) działania zmierzające do weryfikacji, oceny i akceptacji potrzeb w zakresie prowadzonej działalności;

3) czynności związane z realizacją inwestycji budowlanych, zakupów inwestycyjnych oraz remontów;

4) czynności związane z monitorowaniem i okresową oceną realizacji działań przez sieć archiwów państwowych, w tym:

a) sprawozdawczość finansową i zadaniową obejmującą okresową ocenę realizacji planu finansowego archiwów państwowych,

b) monitorowanie realizacji rocznych planów działalności archiwów państwowych,

c) monitorowanie realizacji planu działalności Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych,

d) sporządzanie przez archiwa państwowe sprawozdania z działalności,

e) sporządzanie sprawozdania z działalności archiwów państwowych,

f) realizację badania dotyczącego działalności sieci archiwów państwowych w ramach Programu badań statystycznych statystyki publicznej,

g) sprawozdawczość w układzie zadaniowym obejmującą opisową i miernikową charakterystykę zrealizowanych działań.

2. Za koordynację działań, o których mowa w § 1 ust. 2 pkt 1 lit. a, pkt 2 i 3 oraz pkt 4 lit. a odpowiada komórka organizacyjna Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych właściwa do spraw rozwoju archiwów.

3. Komórki organizacyjne Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych, o których mowa w ust. 1 i 2, mogą zasięgać opinii innych komórek organizacyjnych Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych lub właściwego Zastępcy Naczelnego Dyrektora w celu weryfikacji podanych przez jednostki informacji i danych oraz zgłoszonych potrzeb.

1) archiwum - należy przez to rozumieć archiwum państwowe;

2) dokumentach o charakterze strategicznym - należy przez to rozumieć dokumenty średnio-lub długookresowe wyznaczające cele i zadania do realizacji przez Naczelną Dyrekcję Archiwów Państwowych oraz archiwa wraz z miernikami określającymi poziom ich wykonania;

3) inwestycji budowlanej - należy przez to rozumieć budowę oraz roboty budowlane, o których mowa w art. 3 pkt 6 i 7 ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. - Prawo budowlane (Dz. U. z 2024 r. poz. 725);

4) jednostce - należy przez to rozumieć archiwum państwowe lub Naczelną Dyrekcję Archiwów Państwowych;

5) kierowniku jednostki - należy przez to rozumieć Dyrektora Generalnego Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych lub dyrektora archiwum państwowego;

6) komórce organizacyjnej NDAP - należy przez to rozumieć komórkę organizacyjną, o której mowa w statucie Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych;

7) Naczelnym Dyrektorze - należy przez to rozumieć Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych;

8) NDAP - należy przez to rozumieć Naczelną Dyrekcję Archiwów Państwowych;

9) N-IT - należy przez to rozumieć formularz pn. Wydatki na informatyzację;

10) Pbssp - należy przez to rozumieć Program badań statystycznych statystyki publicznej;

11) programie inwestycji - należy przez to rozumieć dokument sporządzony zgodnie z § 6 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 grudnia 2010 r. w sprawie szczegółowego sposobu i trybu finansowania inwestycji z budżetu państwa (Dz. U. poz. 1579), według wzoru określonego w załączniku nr 9 do zarządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 11 stycznia 2024 r. w sprawie nadzoru i kontroli nad jednostkami objętymi częścią 24 budżetu państwa (Dz. Urz. MKiDN poz. 4);

12) sieci archiwów państwowych - należy rozumieć archiwa państwowe podległe Naczelnemu Dyrektorowi i Naczelną Dyrekcję Archiwów Państwowych;

13) SOM - należy przez to rozumieć formularz pn. Wydatki jednostek sfery budżetowej z tytułu składek wpłaconych na rzecz organizacji międzynarodowych;

14) specyfikacji - należy przez to rozumieć dane ustalające wymagania, które powinien spełniać wyrób lub usługa, oparte o normy lub standardy w działalności badawczej, technologicznej, produkcyjnej lub usługowej;

15) zadaniu inwestycyjnym - należy przez to rozumieć inwestycję budowlaną lub zakup inwestycyjny na podstawie przedłożonego programu inwestycji;

16) zadaniu remontowym - należy przez to rozumieć przywrócenie wartości użytkowej obiektu poprzez przywrócenie jego stanu pierwotnego, niestanowiące usług konserwacyjnych i naprawczych, które ujęte są w kosztach administracyjnych;

17) zakupie inwestycyjnym - należy przez to rozumieć środki trwałe niezaliczone do pierwszego wyposażenia obiektu budowlanego.

2. W ramach działań, o których mowa w ust. 1, kierownik jednostki składa Naczelnemu Dyrektorowi dokumenty w terminach określonych w załączniku nr 1 do zarządzenia:

1) plan działań inwestycyjnych;

2) plan działań remontowych;

3) plan potrzeb bieżących w podziale na kategorie kosztów wraz z określeniem mierników budżetu zadaniowego oraz planowanych kosztów na realizację projektów strategicznych;

4) plan wydatków w podziale według klasyfikacji budżetowej zgodnie z klasyfikacją kodów budżetu zadaniowego;

5) zestawianie planowanych wartości mierników dla prowadzonej działalności;

6) opis planowanych działań jednostki;

7) formularze zgodnie z notą budżetową, w tym formularze N-IT, SOM i plan dochodów jednostki;

8) zestawienie zmian w funduszu wynagrodzeń;

9) program inwestycji finansowanej z budżetu państwa;

10) zestawienie zmian w planie potrzeb bieżących;

11) kartę obiektu;

12) plan projekty strategiczne.

3. Wprowadza się do stosowania formularze dokumentów, o których mowa w ust. 2 pkt 1-5, 8 i 10-12, oraz wniosku o zmianę planu finansowego i zgłoszenia zmian wartości mierników dla prowadzonej działalności.

4. Formularze planistyczne określone w odrębnych przepisach dotyczących planowania sporządzane są zgodnie z tymi przepisami.

1) potrzeby, zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 138 ust. 6 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, uszeregowane w kolejności odpowiadającej ich wadze i priorytetowi, w ten sposób, iż realizacja potrzeby ujętej w pierwszym wierszu jest dla zapewnienia efektywnego funkcjonowania jednostki najbardziej istotna, a ujętej w ostatnim wierszu najmniej istotna;

2) zakres rzeczowy każdego zadania inwestycyjnego i remontowego wraz z określeniem specyfikacji;

3) oszacowanie wartości środków finansowych niezbędnych do realizacji poszczególnych potrzeb;

4) obiektywne uzasadnienie każdej z potrzeb zawierające w szczególności odniesienie do średnio- i długoterminowych strategii oraz planów i celów przyjętych dla danej jednostki;

5) określenie czy realizacja potrzeby wynika z konieczności zapewnienia bezpieczeństwa osób i mienia, aktualnego niezadawalającego stanu obiektu lub konieczności jego dostosowania dla osób ze szczególnymi potrzebami;

6) skan właściwej informacji lub wystąpienia pokontrolnego, jeśli zapotrzebowanie wynika z konieczności realizacji zaleceń pokontrolnych jako załącznik do planu;

7) obiektywny i wymierny opis spodziewanych efektów (uzyskanych bezpośrednio po zakończeniu realizacji potrzeby) oraz rezultatów wprost wynikających z realizacji zadania (osiągniętych w perspektywie długoterminowej);

8) wpływ dokonanej inwestycji lub remontu na środowisko, w szczególności poprzez poprawę efektywności energetyczności, dążenie do nisko-lub zeroemisyjności budynku, zastosowanie technologii ponownego wykorzystania wody oraz jej gromadzenia, zastosowanie odnawialnych źródeł energii;

9) składniki wartości mierników na potrzeby zestawienia planowanych wartości mierników dla prowadzonej działalności, w tym dla potrzeb inwestycyjnych oraz dla potrzeb remontowych.

1) składniki wartości mierników na potrzeby zestawienia planowanych wartości mierników dla prowadzonej działalności;

2) zestawienie potrzeb bieżących jednostki obejmujące wydatki w podziale na kluczowe kategorie wydatków, koszty administracyjne i koszty organizacyjne.

2. W planie wydatków, o którym mowa w § 4 ust. 2 pkt 4, ujmuje się wszystkie wydatki niezbędne dla funkcjonowania jednostki w roku następnym oraz w dwóch kolejnych latach w układzie kodu klasyfikacji wydatków według paragrafów i kodów budżetu zadaniowego.

3. Ujęte potrzeby powinny korespondować z zamierzeniami przedstawionymi w opisie planowanych działań jednostki na kolejny rok w układzie zadaniowym. Jeżeli zadanie przekracza rok budżetowy, w załączniku wykazuje się nakłady poniesione w latach ubiegłych, planowane do poniesienia w roku bieżącym i latach przyszłych.

1) źródło finansowania;

2) kategorie kosztów;

3) opis działania;

4) planowane koszty według klasyfikacji budżetowej i kodów budżetu zadaniowego;

5) uzasadnienie potrzeb.

2. W uzasadnieniu, o którym mowa w ust. 1 pkt 5, wskazuje się dokument zawierający zgodę komitetu sterującego na realizację projektu w określonym budżecie ze wskazaniem jego numeru, daty i przedmiotu.

3. Koszty na rzecz realizacji projektu w planie, o którym mowa w ust. 1, ujmuje zarówno lider, jak i partner, stosownie do swego udziału w projekcie.

1) opis planowanych działań jednostki;

2) zestawienie planowanych wartości mierników dla prowadzonej działalności.

2. W opisie planowanych działań, oprócz informacji obowiązkowych, ujmuje się w formie opisowej nie więcej niż 5 najistotniejszych działań planowanych na dany rok.

2. Projekt zbiorczego wykazu potrzeb ustala się z uwzględnieniem priorytetu ich realizacji, w zgodności ze strategią przyjętą dla sieci archiwów państwowych oraz celowością realizacji tych potrzeb, ujmując do realizacji wyłącznie zadania przygotowane w stopniu umożliwiającym ich realizację w zgłaszanym okresie.

3. Oceny w opiniach, o których mowa w § 2 ust. 3, odnoszące się do potrzeb archiwów, sporządza się z uwzględnieniem następujących kryteriów punktowych:

1) kontynuacja realizowanego zadania - 1 pkt;

2) zagrożenie negatywnymi skutkami prawnymi, w tym potrzebą wykonania nakazu organu kontrolującego - 1 pkt;

3) zagrożenie negatywnymi skutkami finansowymi w przypadku niezrealizowania zadania - 1pkt;

4) zagrożenie zasobu archiwalnego i ludzi - 1 pkt;

5) zadanie służy poprawie efektywności energetycznej lub pozytywnie wpływa na środowisko - 1 pkt.

4. Zadanie może otrzymać w ocenie dodatkowe punkty za:

1) zbieżność z priorytetowymi kierunkami działań wyznaczonymi przez Naczelnego Dyrektora, wynikającymi z dokumentów strategicznych sieci archiwów państwowych lub innych polityk i strategii - 1 pkt;

2) ułatwienia i działania na rzecz dla osób ze szczególnymi potrzebami - 1 pkt;

3) ścisłe powiązanie z innym kluczowym zadaniem, już realizowanym - 1 pkt.

5. Niezależnie od wyników oceny, o której mowa w ust. 3 i 4, Naczelny Dyrektor może wyznaczyć do realizacji inne priorytetowe zadanie.

6. Projekt zbiorczego wykazu potrzeb komórka organizacyjna NDAP właściwa do spraw rozwoju archiwów przedstawia Naczelnemu Dyrektorowi wraz z propozycją źródeł ich finansowania, w oparciu o prognozę finansową otrzymaną z urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego.

7. Zbiorczy wykaz potrzeb, jeśli to konieczne, podlega aktualizacji po otrzymaniu z urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego zweryfikowanej prognozy finansowej, zgodnie z trybem i terminami właściwymi dla opracowania materiałów do projektu ustawy budżetowej.

8. Naczelny Dyrektor zawiadamia kierowników jednostek o wysokości planowanych kwot wydatków przyznanych im na realizację zadań.

9. Na podstawie zawiadomienia, o którym mowa w ust. 8, kierownik jednostki przedstawia Naczelnemu Dyrektorowi program inwestycji w zakresie inwestycji budowlanych oraz wskazanych w zawiadomieniu zakupów inwestycyjnych w terminach wskazanych w załączniku nr 1 do zarządzenia i do wysokości planowanych kwot wydatków na zadania inwestycyjne.

10. Zadanie z zakresu inwestycji budowlanych lub zakupów inwestycyjnych, które uzyskało zapewnienie finansowania w planie wydatków, może być realizowane wyłącznie w zakresie rzeczowym określonym w programie inwestycji, o którym mowa w ust. 9.

11. W terminie określonym w zawiadomieniu, o którym mowa w ust. 8, jednostka przesyła do komórki organizacyjnej NDAP właściwej do spraw rozwoju archiwów niezbędne załączniki budżetowe wymagane w procesie planistycznym, zgodnie z odrębnymi przepisami.

2. Kierownik jednostki jest obowiązany bez zbędnej zwłoki postawić do dyspozycji Naczelnego Dyrektora środki, co do których powziął informację, że nie będą wykorzystane w ramach roku budżetowego.

3. W przypadku zadania inwestycyjnego, dla którego sporządzany był program inwestycji, wraz z wnioskiem o zmianę planu finansowego składany jest skorygowany program inwestycji.

4. Zmienione wartości mierników dla prowadzonej działalności komórka organizacyjna NDAP właściwa do spraw sporządzania zbiorczej dokumentacji planistycznej i sprawozdawczej, po uwzględnieniu zgłoszeń, o których mowa w ust. 1 oraz § 13 ust. 1, przekazuje do komórki organizacyjnej NDAP właściwej do spraw rozwoju archiwów, która przygotowuje decyzję o zmianie planu w zakresie upoważnienia Naczelnego Dyrektora.

5. Na podstawie złożonych wniosków komórka organizacyjna NDAP właściwa do spraw rozwoju archiwów, nie rzadziej niż raz na miesiąc, przygotowuje decyzję o zmianie planu, w zakresie upoważnienia Naczelnego Dyrektora do dokonywania zmian w planach, lub w terminach i zakresach uzgodnionych z Naczelnym Dyrektorem przygotowuje wniosek o zmianę planu do ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego.

2. Naczelny Dyrektor, z własnej inicjatywy lub na wniosek komórki organizacyjnej NDAP właściwej do spraw rozwoju archiwów, po dokonaniu oceny zasadności wydatków, może podjąć decyzję o podjęciu działań w zakresie zmiany planu finansowego jednostki.

2. Zmiany, o których mowa w ust. 1, zgłasza się we wniosku, o którym mowa w § 4 ust. 3, podając zaktualizowaną wartość składników wartości mierników, oznaczenie, że nie wynika ona ze zmiany w planie finansowym, oraz uzasadnienie.

3. Na podstawie zgłoszonych zmian, o których mowa w ust. 2 oraz § 10 ust. 1, komórka organizacyjna NDAP właściwa do spraw sporządzania zbiorczej dokumentacji planistycznej i sprawozdawczej bieżąco monitoruje zmiany wartości mierników.

4. Po upływie pierwszego półrocza, w terminie określonym w załączniku nr 1 do zarządzenia, archiwa składają Naczelnemu Dyrektorowi zbiorczy wykaz zmienionych wartości składników mierników dla poszczególnych zadań według stanu na dzień 30 czerwca danego roku w ramach części C informacji, o której mowa w § 18 ust. 1.

2. Wątpliwości dotyczące planowanego poziomu realizacji zadań podlegają wyjaśnieniu na etapie analizy dokumentów planistycznych, o których mowa w § 4 ust. 2 pkt 1-3.

3. Zmiana mierników zgłoszona wnioskiem, o którym mowa w § 4 ust. 3, nie skutkuje składaniem skorygowanego planu w ciągu roku budżetowego, którego ten plan dotyczy.

1) wskazując w części A czy realizacja zaplanowanych działań nie jest zagrożona;

2) wykazując w części B informacje, o których mowa w § 21 ust. 2;

3) składając oraz w części C wykaz, o którym mowa w § 13 ust. 4.

2. W przypadku stwierdzenia, że istnieje zagrożenie dla osiągnięcia przyjętych w planie lub w planie po zmianach wartości mierników, dyrektor archiwum podaje w części A informacji stosowne wyjaśnienia oraz propozycje działań naprawczych.

3. Zagrożenie, o którym mowa w ust. 2, oznacza, że przewidywane wykonanie składnika wartości danego miernika na koniec roku nie przekroczy 80% wartości planowanej.

4. W przypadku, gdy wykonanie nie przekracza 30% planowanej wartości składnika danego miernika i nie występuje zagrożenie dla wykonania zadania, dyrektor archiwum do informacji o realizacji planu dołącza wyjaśnienie przyczyn niskiego wykonania.

5. Wykonanie planu za dany rok jest przedstawiane w rocznym sprawozdaniu z działalności archiwum, o którym mowa w § 26.

6. W przypadku stwierdzenia, że nie osiągnięto przyjętych w planie wartości mierników, dyrektor archiwum składa stosowne wyjaśnienia w sprawozdaniu, o którym mowa w § 26.

2. Propozycje celów i mierników, o których mowa w ust. 1, formułowane są zgodnie ze formularzem planu, o którym mowa w § 15, wytycznymi Naczelnego Dyrektora, w tym koncepcją jego działania oraz dokumentami o charakterze strategicznym, przy czym określane cele powinny być adekwatne, wymierne i osiągalne w określonym czasie.

3. Komórka organizacyjna NDAP właściwa do spraw sporządzania zbiorczej dokumentacji planistycznej i sprawozdawczej przedstawia Naczelnemu Dyrektorowi zestawienie celów i mierników proponowanych do uwzględnienia w planie działalności.

4. Naczelny Dyrektor wyznacza nie więcej niż 4 cele na kolejny rok i nie więcej niż 3 mierniki do każdego celu.

5. Zgodnie z wyznaczonymi celami, o których mowa w ust. 4, komórka organizacyjna NDAP właściwa do spraw sporządzania zbiorczej dokumentacji planistycznej i sprawozdawczej przygotowuje projekt planu działalności na kolejny rok, zawierający cele, zadania i mierniki wraz z wartościami do osiągnięcia dla archiwów oraz komórek organizacyjnych NDAP.

6. Wartości mierników do osiągnięcia w ramach realizacji planu działalności określane są na podstawie planów, o których mowa w § 16 ust. 1, dokumentów o charakterze strategicznym oraz innego rodzaju dokumentacji planistycznej.

7. W przypadku, gdy nie jest możliwe określenie planowanej wartości wyznaczonego miernika na podstawie dostępnych źródeł danych, komórka organizacyjna NDAP, do której właściwości należy wyznaczony cel, wskazuje komórce organizacyjnej NDAP właściwej do spraw sporządzania zbiorczej dokumentacji planistycznej i sprawozdawczej:

1) wartość miernika do osiągnięcia na kolejny rok;

2) archiwa i/lub komórki organizacyjne NDAP odpowiedzialne za realizację miernika;

3) wartość miernika do osiągnięcia przez poszczególne jednostki.

8. Do projektu planu działalności dołączana jest informacja o dyrektorach komórek organizacyjnych NDAP odpowiedzialnych za nadzór nad realizacją celów ujętych w planie działalności.

9. Projekt planu działalności jest zatwierdzany przez Naczelnego Dyrektora.

10. Informacje o wartościach mierników do osiągnięcia w kolejnym roku wynikających z zatwierdzonego planu działalności wraz z informacją o przyjętej formule monitorowania, przekazywane są przez komórkę organizacyjną NDAP właściwą do spraw sporządzania zbiorczej dokumentacji planistycznej i sprawozdawczej dyrektorom archiwów oraz dyrektorom komórek organizacyjnych NDAP właściwych do realizacji zadań określonych w planie działalności.

11. Plan działalności zamieszczany jest w Biuletynie Informacji Publicznej NDAP niezwłocznie po jego zatwierdzeniu.

2. Dyrektorzy archiwów oraz komórek organizacyjnych NDAP składają Naczelnemu Dyrektorowi informację, o której mowa w § 18 ust. 1 - część B, w terminie określonym w załączniku nr 1 do zarządzenia.

3. Na podstawie informacji, o których mowa w ust. 2, komórka organizacyjna NDAP właściwa do spraw sporządzania zbiorczej dokumentacji planistycznej i sprawozdawczej przygotowuje analizę realizacji celów z przedstawieniem zgłoszonych zagrożeń oraz planowanych lub podjętych przez dyrektorów archiwów i dyrektorów komórek organizacyjnych NDAP działań naprawczych i przekazuje ją Naczelnemu Dyrektorowi.

2. W przypadku, gdy realizacja wszystkich celów ustalonych na dany rok nie może być określona na podstawie dokumentów, o których mowa w ust. 1, komórka organizacyjna NDAP, o której mowa w § 20 ust. 7, występuje do jednostek obowiązanych do realizacji danego celu o podanie wykonania miernika danego celu.

3. Informacje o poziomie realizacji celów, o których mowa w ust. 2, po weryfikacji, przekazywane są do komórki organizacyjnej NDAP właściwej do spraw sporządzania zbiorczej dokumentacji planistycznej i sprawozdawczej.

1) informację z realizacji zadania inwestycyjnego wraz z kartą rozliczenia zadania;

2) informację z realizacji zakupów inwestycyjnych wraz z kartą rozliczenia zadania;

3) informację z realizacji wydatków bieżących wraz z danymi charakteryzującymi działalność archiwalną na potrzeby sprawozdania w układzie zadaniowym;

4) opis działalności i zrealizowanych zadań;

5) opis wykonania mierników dla prowadzonej działalności.

2. Wprowadza się do stosowania przez jednostki formularze dokumentów, o których mowa w ust. 1 pkt 1-3.

3. Formularze sprawozdawcze określone w odrębnych przepisach dotyczących sprawozdawczości sporządzane są zgodnie z tymi przepisami.

4. Informacje, o których mowa w ust. 1, muszą zawierać ocenę ryzyka, w szczególności ocenę:

1) ewentualnych zagrożeń dotyczących braku możliwości realizacji zadań z uwagi na przedłużające się procedury udzielenia zamówień publicznych oraz ich wykonywania w ramach podpisanych umów - mających wpływ na pełną realizację planu oraz na zaplanowane wydatki;

2) podjętych działań oraz propozycji rozwiązań zmierzających do wyeliminowania zagrożeń, o których mowa w pkt 1.

5. W celu sporządzenia opisu działalności i zrealizowanych zadań za okres 6 miesięcy archiwum wypełnia część A formularzy informacji, o których mowa w ust. 1 pkt 1-3.

6. W opisie, o którym mowa w ust. 1 pkt 4, oprócz obowiązkowych informacji ujmuje się w formie opisowej nie więcej niż 5 najistotniejszych działań zrealizowanych w okresie sprawozdawczym.

7. W opisie, o którym mowa w ust. 1 pkt 4, nie wykazuje się kontroli wewnętrznych, w tym kontroli, o których mowa w § 5 zarządzenia nr 32 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 7 grudnia 2020 r. w sprawie kontroli postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną powstałą i zgromadzoną w organach państwowych, państwowych jednostkach organizacyjnych, organach jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostkach organizacyjnych (Dz. Urz. NDAP poz. 32).

8. Sprawozdanie z wydatków, które nie wygasły z końcem roku budżetowego kierownik jednostki przedstawia w terminie i formie wskazanych przez komórkę organizacyjną NDAP właściwą do spraw rozwoju archiwów.

2. Za przygotowanie formularza sprawozdania odpowiedzialna jest komórka organizacyjna NDAP właściwa do spraw sporządzania zbiorczej dokumentacji planistycznej i sprawozdawczej.

3. Zmiany w zakresie danych ujętych w sprawozdaniu zgłaszane są przez dyrektorów komórek organizacyjnych NDAP, zgodnie z właściwością, z dwuletnim wyprzedzeniem względem roku, którego będzie dotyczyło sprawozdanie.

4. Jeżeli zgłoszenia, o których mowa w ust. 3, skutkują koniecznością zmiany zakresu danych w badaniu, o którym mowa w § 31 ust. 1, dyrektorzy komórek organizacyjnych NDAP wskazują również konieczność zmiany tego badania.

5. Zakres zmian, o których mowa w ust. 3 i 4, podlega akceptacji Naczelnego Dyrektora.

2. Podane w sprawozdaniu wartości powinny być spójne ze składnikami wartości mierników wykazanymi w sprawozdawczości finansowej i zadaniowej.

3. Dyrektor archiwum ustala samodzielne stanowiska pracy, na których pracownicy mają obowiązek składania informacji, o których mowa w ust. 1.

2. Wraz z wyjaśnieniami, o których mowa w ust. 1, dyrektor archiwum przekazuje korektę sprawozdania z działalności, jeżeli z weryfikacji zastrzeżeń wynika konieczność zmiany danych wykazanych w sprawozdaniu.

2. Komórki organizacyjne NDAP obowiązane są do przekazywania na bieżąco komórce organizacyjnej właściwej do spraw sporządzania zbiorczej dokumentacji planistycznej i sprawozdawczej informacji o istotnych zadaniach, wydarzeniach oraz działaniach, które powinny zostać ujęte w zbiorczym sprawozdaniu z działalności archiwów państwowych.

3. Dyrektorzy komórek organizacyjnych NDAP wyznaczają pracowników do udziału w pracach, o których mowa w ust. 1 w zakresie właściwości kierowanej przez nich komórki organizacyjnej, zwanych dalej „koordynatorami”.

4. Prace, o których mowa w ust. 1, realizowane są przy udziale koordynatorów w oparciu o harmonogram prac nad zbiorczym sprawozdaniem z działalności archiwów państwowych stanowiący załącznik nr 2 do zarządzenia.

5. W ramach prac, o których mowa w ust. 1, komórka organizacyjna NDAP właściwa do spraw sporządzania zbiorczej dokumentacji planistycznej i sprawozdawczej:

1) udostępnia sprawozdania z działalności archiwów komórkom organizacyjnym NDAP;

2) występuje do archiwów o ustosunkowanie się do zastrzeżeń, o których mowa w ust. 6 pkt 2;

3) przekazuje komórkom organizacyjnym NDAP wyjaśnienia do zastrzeżeń, o których mowa w ust. 6 pkt 2, oraz korekty sprawozdań archiwów;

4) przygotowuje i uzgadnia projekt zbiorczego sprawozdania z działalności archiwów państwowych;

5) składa projekt zbiorczego sprawozdania z działalności archiwów państwowych Naczelnemu Dyrektorowi do akceptacji;

6) przekazuje zbiorcze sprawozdanie z działalności archiwów państwowych do opublikowania w Biuletynie Informacji Publicznej.

6. Komórki organizacyjne NDAP zgodnie z właściwością:

1) dokonują analizy danych zawartych w sprawozdaniach z działalności archiwów;

2) formułują zastrzeżenia w formie pisemnej, wskazując które dane i dlaczego wymagają wyjaśnień lub korekty;

3) rozpatrują wyjaśnienia archiwów dotyczące zgłoszonych zastrzeżeń;

4) przygotowują zestawienie danych ze sprawozdań archiwów wraz z podsumowaniem wartości liczbowych, zawierające uzgodnione dane;

5) przygotowują inne niż wynikające ze sprawozdań z działalności archiwów istotne informacje do uwzględnienia w zbiorczym sprawozdaniu z działalności Archiwów Państwowych, wynikające w szczególności z realizowanych zadań;

6) dokonują sprawdzenia projektu sprawozdania z działalności archiwów państwowych i potwierdzają jego poprawność;

7) rozpatrują uwagi Naczelnego Dyrektora lub Zastępców Naczelnego Dyrektora do projektu sprawozdania z działalności archiwów państwowych.

7. Zastrzeżenia, o których mowa w ust. 6 pkt 2, informacje, o których mowa w ust. 6 pkt 5, potwierdzenie, o którym mowa w ust. 6 pkt 6 oraz stanowisko, o którym mowa w ust. 6 pkt 7, koordynatorzy z komórek organizacyjnych NDAP uzgadniają z kierującym komórką.

2. Podstawą sporządzenia opisu badania oraz ustalenia formularza tablicy publikacyjnej w badaniu jest zakres danych uwzględnionych w sprawozdaniu.

3. Zakres gromadzonych danych oraz formularz tablicy publikacyjnej ustalane są z dwuletnim wyprzedzeniem względem roku, którego będzie dotyczyło badanie.

4. Zmiany w zakresie, o którym mowa w ust. 3, zgłaszane są przez dyrektorów komórek organizacyjnych NDAP zgodnie z właściwością.

5. Jeżeli zmiany wykraczają poza zakres danych zawartych w sprawozdaniu, dyrektorzy komórek organizacyjnych NDAP wskazują również konieczność zmiany tego sprawozdania.

6. Terminy zgłoszenia zmian, o których mowa w ust. 4, wskazuje komórka organizacyjna NDAP właściwa do spraw sporządzania zbiorczej dokumentacji planistycznej i sprawozdawczej na podstawie określonego przez Główny Urząd Statystyczny harmonogramu prac nad Pbssp na rok n+2.

7. Zakres zmian, o których mowa w ust. 4 i 5, akceptuje Naczelny Dyrektor.

8. Opis badania w Systemie Metadanych Statystycznych następuje po akceptacji, o której mowa w ust. 7.

2. Wartości zmiennych, o których mowa w ust. 1, obejmują dane dotyczące działalności NDAP wpisujące się w zakres, o którym mowa w § 31 ust. 3.

3. Wartości zmiennych dotyczących NDAP przekazują komórki organizacyjne NDAP w zakresie zgodnym z ich właściwością, na wniosek komórki koordynującej, w terminie określonym w załączniku 1 do zarządzenia.

4. Tablica publikacyjna udostępniana jest w Biuletynie Informacji publicznej NDAP w terminie określonym w Pbssp.

2. W ramach wdrożonego dokumentu poszczególne komórki organizacyjne NDAP odpowiadają za realizację celów, mierników i zadań należących do nadzorowanych przez te komórki obszarów oraz przekazują informację o poziomie ich realizacji komórce, o której mowa w ust. 1.

2. Stopień realizacji celów w danym roku jest określany na podstawie dostępnej dokumentacji sprawozdawczej oraz informacji zgromadzonych przez komórki organizacyjne NDAP, o których mowa w § 34 ust. 2.

3. W celu sporządzenia informacji o realizacji celów, komórka organizacyjna NDAP, o której mowa w § 34 ust. 1, może wystąpić o dodatkowe informacje i wyjaśnienia do komórek organizacyjnych, o których mowa w § 34 ust. 2.

2. Raport, o którym mowa w ust. 1, obejmuje rozliczenie wykonania przyjętych w dokumencie strategicznym celów, określonych dla nich mierników i zaplanowanych zadań.

3. Za sporządzenie raportu odpowiada komórka organizacyjna NDAP, o której mowa w § 34 ust. 1.

2. Dokumenty, o których mowa w ust. 1, składane są w postaci elektronicznej w sposób określony przez Naczelnego Dyrektora.

Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych: P. Pietrzyk

¹⁾ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2023 r. poz. 1273, 1407, 1429, 1641, 1693 i 1872.

Załączniki
do zarządzenia nr 15
Naczelnego Dyrektora
Archiwów Państwowych
z dnia 27 maja 2024 r. (poz. 16)

Załącznik nr 1

Terminy składania dokumentów planistycznych i sprawozdawczych

Treść załącznika w formie pdf do pobrania tutaj

Załącznik nr 2

Harmonogram prac nad zbiorczym sprawozdaniem z działalności archiwów państwowych

Treść załącznika w formie pdf do pobrania tutaj