Dzienniki Urzędowe - rok 2010 nr 4 poz. 47

Na podstawie art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów (Dz. U. z 2003 r. Nr 24, poz. 199, z późn. zm.²⁾), zarządza się, co następuje:

1. Zarządzenie określa zasady prowadzenia działań w Ministerstwie Spraw Zagranicznych, zwanym dalej „Ministerstwem” oraz w placówkach zagranicznych, w ramach projektów:

1) „Modelowanie, parametryzacja i usprawnianie procesów funkcjonowania Ministerstwa i placówek zagranicznych”, zwanego dalej „Projektem Usprawniania Procesowego”;

2) „Elektroniczny Obieg Dokumentów Ministerstwa Spraw Zagranicznych”, zwanego dalej „Projektem EOD”.

2. Projekt Usprawniania Procesowego ma na celu:

1) usprawnienie procesów funkcjonowania Ministerstwa i placówek zagranicznych;

2) zapewnienie aktualności i kompletności modelu procesowego;

3) zapewnienie wsparcia merytorycznego w zakresie definiowania wymagań funkcjonalnych dla systemów i narzędzi informatycznych wspomagających procesy;

4) propagowanie zarządzania procesowego w Ministerstwie i w placówkach zagranicznych.

3. Projekt EOD prowadzony we współpracy z zewnętrznym Wykonawcą ma na celu uzyskanie jednolitego, bezpiecznego i niezawodnego zarówno pod względem sprzętowym, programowym jak i funkcjonalnym, systemu zwanego Elektronicznym Obiegiem Dokumentów Ministerstwa Spraw Zagranicznych obejmującego system przepływu dokumentów (workflow) i system wydruku, służącego realizacji zadań wynikających z codziennych potrzeb pracowników Ministerstwa oraz placówek zagranicznych.

4. Projekt Usprawniania Procesowego zakończy się nie później niż 30 czerwca 2011 roku.

5. Projekt EOD zakończy się nie później niż 31 października 2013 roku.

1. W celu realizacji w Ministerstwie Projektu Usprawniania Procesowego oraz Projektu EOD powołuje się Komitet Sterujący Projektami Usprawniania Procesowego i EOD, zwany dalej „Komitetem Sterującym”, Kierownika Projektu Usprawniania Procesowego, Kierownika Projektu EOD, Właścicieli Procesów Głównych, Właścicieli procesów niższego poziomu funkcjonowania Ministerstwa, zwanych dalej „Właścicielami Podprocesów” oraz Zespoły Projektowe.

2. Z racji znacznego powiązania Projektu Usprawniania Procesowego oraz Projektu EOD w sferze merytorycznej i organizacyjnej Komitet Sterujący będzie pełnił rolę zarządczą dla obydwu wymienionych Projektów.

1. W skład Komitetu Sterującego wchodzą:

1) Przewodniczący Komitetu Sterującego – Dyrektor Generalny Służby Zagranicznej;

2) Pełnomocnik Ministra Spraw Zagranicznych ds. Informatyzacji;

3) Pełnomocnik Ministra Spraw Zagranicznych ds. reformy systemu kontroli wewnętrznej, zapobiegania nadużyciom i procedur antykorupcyjnych;

4) Właściciele Procesów Głównych MSZ;

5) Dyrektor komórki właściwej do spraw informatyki i telekomunikacji w Ministerstwie;

6) Dyrektor komórki właściwej do spraw zarządzania informacją i wiedzą w Ministerstwie;

7) Przedstawiciel podmiotu zaangażowanego w realizację Projektu EOD jako Główny Wykonawca.

2. Przedstawiciel podmiotu zaangażowanego w realizację Projektu EOD będzie uczestniczył w pracach Komitetu Sterującego jedynie w obszarach związanych bezpośrednio z Projektem EOD. W szczególności nie będzie uczestniczył w spotkaniach Komitetu Sterującego dotyczących jedynie Projektu Usprawniania Procesowego.

3. Do zadań Komitetu Sterującego należy:

1) podejmowanie na wniosek Kierowników Projektów lub z własnej inicjatywy kluczowych decyzji dla Projektów na każdym etapie ich realizacji;

2) zarządzanie realizowanymi Projektami pod kątem optymalizacji osiągania ich celów oraz minimalizacji ryzyka;

3) powoływanie i zmiana na wniosek Kierowników Projektów składu osobowego Zespołów Projektowych;

4) ustalenie strategii realizacji Projektów;

5) monitorowanie postępu prac projektowych;

6) podejmowanie decyzji w sprawach projektowych przedkładanych w formie wniosków do decyzji Komitetu Sterującego;

7) reprezentowanie Projektów na forum zewnętrznym;

8) ocenianie Kierowników Projektów.

4. Spotkania Komitetu Sterującego odbywają się nie rzadziej niż raz na kwartał.

1. Przewodniczący Komitetu Sterującego jest odpowiedzialny za osiągnięcie założonych celów Projektów, w tym zakładanych przez Projekty korzyści. W związku z tym może on w imieniu Ministerstwa jednoosobowo podejmować kluczowe decyzje dotyczące Projektu.

2. Do zadań Przewodniczącego Komitetu Sterującego należą:

1) zwoływanie i przewodniczenie posiedzeniom Komitetu Sterującego;

2) określanie celów oraz uzasadnienia realizacji Projektów;

3) rekomendowanie dla Komitetu Sterującego powołania lub zmiany Kierowników Projektów;

4) powoływanie biegłych i ekspertów.

1. Główny Dostawca reprezentuje interesy podmiotów dostarczających produkty Projektów. Na Głównego Dostawcę powołuje się:

1) dla Projektu Usprawniania Procesowego – dyrektora komórki właściwej do spraw analizy i usprawniania przebiegu procesów funkcjonowania Ministerstwa i placówek zagranicznych;

2) dla Projektu EOD – dyrektora komórki właściwej do spraw informatyki i telekomunikacji w Ministerstwie.

2. Do zadań Głównego Dostawcy należy:

1) zawieranie niezbędnych umów z wykonawcami wewnętrznymi i zewnętrznymi;

2) zapewnienie zasobów wymaganych do realizacji Projektów;

3) bieżące informowanie Komitetu Sterującego oraz Kierowników Projektów o wszelkich istotnych zmianach dotyczących Projektów, w tym w szczególności o zmianach: uzasadnienia biznesowego, kosztów, zakresu, harmonogramu.

1. Kierownik Projektu Usprawnienia Procesowego oraz Kierownik Projektu EOD zostaną wskazani przez Przewodniczącego Komitetu Sterującego i określeni imiennie w kartach Projektów.

2. Do zadań Kierownika Projektu w zakresie przypisanego mu Projektu należy:

1) dostarczenie produktów Projektu zgodnie z założeniami, zapewnienie ich jakości oraz realizacja Projektu w założonym budżecie, czasie oraz zakresie;

2) wnioskowanie do Komitetu Sterującego o powołanie lub zmianę w składzie Zespołu Projektowego;

3) przygotowanie dla Komitetu Sterującego możliwych wariantów realizacji Projektu wraz z rekomendacją;

4) wnioskowanie do Komitetu Sterującego we wszelkich kluczowych kwestiach dotyczących Projektu wymagających decyzji Komitetu Sterującego, w tym w szczególności tych związanych ze zmianą zakresu, harmonogramu lub budżetu Projektu;

5) realizacja decyzji Komitetu Sterującego;

6) prowadzenie harmonogramu Projektu;

7) bieżące zarządzanie Projektem w tym organizacja spotkań, planowanie prac, prace organizacyjne, motywowanie Zespołów Projektowych oraz kontrolowanie Projektu;

8) okresowe raportowanie prac projektowych do Komitetu Sterującego w postaci Raportu Okresowego Projektu;

9) zarządzanie ryzykiem oraz zmianami w Projekcie;

10) zapewnienie aktualnej dokumentacji projektowej;

11) ustalenie jednostek organizacyjnych odpowiedzialnych za eksploatację oraz dalszy rozwój rezultatów Projektu.

3. Kierownicy Projektów mogą występować do Dyrektora Generalnego Służby Zagranicznej z uzasadnionym wnioskiem o przyznanie dodatku zadaniowego pracownikowi wchodzącemu w skład Zespołu Projektowego.

1. Właściciele Procesów Głównych pełnią w Projektach rolę Głównych Użytkowników reprezentując jednocześnie interesy podmiotów będących odbiorcami produktów Projektów.

2. Na Właścicieli Procesów Głównych wyznacza się:

1) „Zarządzanie i infrastruktura resortu spraw zagranicznych” – dyrektora komórki organizacyjnej właściwej w sprawach obsługi Dyrektora Generalnego Służby Zagranicznej;

2) „Kształtowanie i koordynacja polskiej polityki zagranicznej” – dyrektora komórki organizacyjnej właściwej w sprawach opracowywania koncepcji długofalowej polityki zagranicznej i europejskiej RP i monitorowania jej realizacji;

3) „Realizacja polskiej polityki zagranicznej” – dyrektora komórki organizacyjnej właściwej w sprawach obsługi Dyrektora Politycznego.

3. Do zadań Właścicieli Procesów Głównych w zakresie przypisanych im Procesów Głównych Ministerstwa należy:

1) odpowiedzialność za wszelkie produkty dostarczane przez użytkowników w ramach Projektów, w tym w szczególności za specyfikację wymagań oraz kryteria jakościowe oceny i odbioru produktów;

2) zapewnienie wykorzystania produktów dostarczanych w ramach Projektów;

3) zapewnienie zasobów do realizacji Projektów ze strony użytkowników;

4) bieżące informowanie Komitetu Sterującego oraz Kierowników Projektów o wszelkich istotnych zmianach dotyczących Projektów, w tym w szczególności o zmianach: uzasadnienia biznesowego, kosztów, zakresu, harmonogramu.

4. Dodatkowo dla Projektu Usprawniania Procesowego do zadań Właścicieli Procesów Głównych w zakresie przypisanych im Procesów Głównych Ministerstwa należy:

1) udział w zapewnieniu aktualności modelu procesów funkcjonowania Ministerstwa poprzez bieżące przekazywanie do Kierownika Projektu Usprawniania Procesowego informacji na temat zmian natury organizacyjnej i merytorycznej mających istotny wpływ na przebieg procesów;

2) akceptacja merytoryczna opracowanych przez Właścicieli Podprocesów modeli i usprawnień;

3) rekomendacja merytoryczna wdrożenia w Ministerstwie opracowanych modeli i usprawnień.

1. Właścicielami Podprocesów są dyrektorzy komórek organizacyjnych, które pełnią funkcję jednostki wiodącej w danym podprocesie. W przypadku, gdy nie ma możliwości jednoznacznego określenia jednostki wiodącej lub Właściciela Podprocesu, rozstrzygającą decyzję podejmuje Komitet Sterujący na wniosek Właściciela Procesu Głównego.

2. Do zadań Właściciela Podprocesu należy:

1) kontrola efektywności podprocesów, w szczególności kontrola zdefiniowanych kluczowych wskaźników wydajności;

2) opracowywanie, we współpracy z przedstawicielami innych komórek organizacyjnych uczestniczących w podprocesie i Kierownikiem Projektu Usprawniania Procesowego, modeli i propozycji usprawnień do podległych podprocesów;

3) udział w zapewnieniu aktualności modelu map procesów funkcjonowania Ministerstwa poprzez bieżącą analizę zmian natury organizacyjnej i merytorycznej mających istotny wpływ na przebieg podległych podprocesów i przekazywanie informacji o powyższych zmianach do odpowiedniego Właściciela Procesu Głównego oraz do Kierownika Projektu Usprawniania Procesowego, jak również poprzez aktywny udział w spotkaniach dotyczących aktualizacji modelu map procesów funkcjonowania Ministerstwa;

4) zapewnienie terminowości prac Zespołów Projektowych opracowujących propozycje modeli, usprawnień i aktualizacji do podległych podprocesów.

3. Po zakończeniu Projektu Usprawniania Procesowego działania w obszarze usprawniania procesów będą prowadzone w ramach bieżących obowiązków służbowych.

4. Informacje o podprocesach podlegających danej jednostce wiodącej, w szczególności jednoznaczne przypisanie Właścicieli Podprocesów oraz zadania w obszarze zarządzania procesami zostaną zawarte w regulaminach wewnętrznych poszczególnych komórek organizacyjnych Ministerstwa.

1. Podmiotami odpowiedzialnymi za przygotowanie oraz wytworzenie produktów powstających w wyniku realizacji Projektów są Zespoły Projektowe.

2. Skład i struktura Zespołów Projektowych określana jest przez Kierowników Projektów w uzgodnieniu z osobami nadzorującymi dany Projekt i z Właścicielami Procesów Głównych. Członkowie Zespołów Projektowych są wyznaczani na podstawie pisemnej decyzji Przewodniczącego Komitetu Sterującego.

3. Jeżeli w skład Zespołów Projektowych wchodzą podmioty spoza Ministerstwa, ich praca powinna opierać się o stosowne umowy, których treść jest zgodna z odpowiednimi przepisami prawa.

1. Udzielenie urlopu pracowniczego albo polecenia wyjazdu służbowego dłuższego niż dwa dni, a także wyznaczenia innego stanowiska członkowi Zespołu Projektowego wymaga konsultacji z Kierownikiem Projektu. Członek Zespołu Projektowego ma obowiązek przekazania właściwego wniosku do zaopiniowania do Kierownika Projektu, w którym uczestniczy.

2. Przepis ust. 1 stosuje się także do udzielenia urlopu pracowniczego albo polecenia wyjazdu służbowego dłuższego niż dwa dni, a także wyznaczenia innego stanowiska Właścicielowi Procesu Głównego, przy czym akceptacji w takim przypadku udziela Przewodniczący Komitetu Sterującego.

Szczegółowe ustalenia odnośnie Projektów takie jak: cele Projektów i kryteria oceny ich realizacji, uzasadnienie realizacji Projektów i oczekiwane korzyści, produkty Projektów podlegające odbiorowi, skład Zespołów Projektowych oraz lista ryzyk projektowych zostaną określone w dokumentacji projektowej.

Traci moc zarządzenie Nr 16 Ministra Spraw Zagranicznych z dnia 30 listopada 2008 r. w sprawie realizacji projektu „Modelowanie, parametryzacja i usprawnienie procesów funkcjonowania Ministerstwa i placówek zagranicznych oraz wdrożenie systemu wspomagającego obieg dokumentów” w Ministerstwie Spraw Zagranicznych (Dz. Urz. Min. Spraw Zagr. Nr 6, poz. 199).

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

¹⁾ Minister Spraw Zagranicznych kieruje działami administracji rządowej: sprawy zagraniczne oraz członkostwo Rzeczypospolitej Polskiej w Unii Europejskiej, na podstawie § 1 ust. 2 pkt 1 i 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 2009 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Spraw Zagranicznych (Dz. U. Nr 220 poz. 1725).

²⁾ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2003 r. Nr 80, poz. 717, z 2004 r. Nr 238, poz. 2390 i Nr 273, poz. 2703 z 2005 r. Nr 169, poz. 1414 i Nr 249, poz. 2104, z 2006 r. Nr 45, poz. 319, Nr 170, poz. 1217 i Nr 220, poz. 1600, z 2008 r. Nr 227, poz. 1505, z 2009 r. Nr 42, poz. 337, Nr 98, poz. 817 i Nr 161, poz. 1277 oraz z 2010 r. Nr 57, poz. 354.