Dzienniki Urzędowe - rok 2019 poz. 22

Na podstawie art. 46b ust. 1 i 3 ustawy z dnia 6 kwietnia 1990 r. o Policji (Dz. U. z 2019 r. poz. 161 i 125) oraz § 8 ust. 2 zarządzenia nr 2 Komendanta Głównego Policji z dnia 1 kwietnia 2016 r. w sprawie regulaminu Komendy Głównej Policji (Dz. Urz. KGP poz. 13 i 69, z 2017 r. poz. 44 oraz z 2018 r. poz. 2, 106 i 126) postanawia się, co następuje:

2. W CRDK-II przetwarza się informacje o kandydatach ubiegających się o przyjęcie do służby w Policji.

1) rozporządzenie 2016/679 - rozporządzenie PE i Rady (UE) 2016/679) z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119/1 z 04.05.2016, str. 1 oraz Dz. Urz. UE L 127/2 z 23.05.2018, str. 2);

2) rozporządzenie - rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 18 kwietnia 2012 r. w sprawie postępowania kwalifikacyjnego w stosunku do kandydatów ubiegających się o przyjęcie do służby w Policji (Dz. U. poz. 432, z 2013 r. poz. 1663 oraz z 2017 r. poz. 479);

3) identyfikator kadrowy - indywidualny numer nadawany policjantowi lub pracownikowi Policji przez komórkę organizacyjną właściwą w sprawach kadr i szkolenia;

4) jednostka szkoleniowa - Wyższą Szkołę Policji w Szczytnie lub szkołę policyjną;

5) kandydat - osobę ubiegającą się o przyjęcie do służby w Policji;

6) kwestionariusz osobowy kandydata - kwestionariusz osobowy kandydata do służby, którego wzór określa załącznik nr 1 do rozporządzenia;

7) użytkownik CRDK-II - uprawniony do dostępu do CRDK-II policjant albo pracownik Policji;

8) postępowanie kwalifikacyjne - postępowanie prowadzone w stosunku do kandydatów w trybie określonym w rozporządzeniu;

9) SWOP - System Wspomagania Obsługi Policji;

10) dokumentacja SWOP - prowadzona dla SWOP dokumentacja dotycząca ochrony przetwarzanych danych osobowych.

1) zawarte w kwestionariuszu osobowym kandydata;

2) o wynikach uzyskanych przez kandydata w poszczególnych etapach postępowania kwalifikacyjnego;

3) o liczbie punktów przyznanych kandydatowi z tytułu preferencji określonych w rozporządzeniu;

4) o występowaniu lub niewystępowaniu przesłanek do odmowy wydania kandydatowi poświadczenia bezpieczeństwa po przeprowadzeniu wobec niego postępowania sprawdzającego, o którym mowa w art. 22 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2018 r. poz. 412, 650, 1000, 1083 i 1669 oraz z 2019 r. poz. 125);

5) o terminach i liczbie kandydatów przyjmowanych do służby w Policji;

6) o terminach, liczbie kandydatów i miejscach realizacji etapów postępowania kwalifikacyjnego;

7) o odmowie poddania kandydata postępowaniu kwalifikacyjnemu, odstąpieniu od prowadzenia wobec kandydata postępowania kwalifikacyjnego lub zakończeniu postępowania kwalifikacyjnego.

2. Kierowników komórek organizacyjnych komend wojewódzkich (Stołecznej) Policji właściwych w sprawach doboru kandydatów oraz kierowników komórek organizacyjnych jednostek szkoleniowych, realizujących zadania z zakresu przeprowadzania etapów postępowania kwalifikacyjnego, o których mowa w § 10 pkt 2 i 3 rozporządzenia - w odniesieniu do danych przetwarzanych w CRDK-II - upoważnia się do wykonywania w imieniu Komendanta Głównego Policji zadań administratora danych zgodnie z przepisami określonymi w art. 5, art. 12, art. 13 ust. 1 lit. a, b, c, f i ust. 2, art. 15 ust. 1, art. 16, art. 17 ust. 1 lit. a, d i e, art. 18 ust. 1 lit. a, oraz ust. 2 i 3, art. 24, art. 25, art. 29 oraz art. 32 rozporządzenia 2016/679.

1) rejestrowania - polegającego na wprowadzeniu informacji po raz pierwszy do CRDK-II,

2) przeglądania - polegającego na zapoznaniu się z informacjami wprowadzonymi do CRDK-II,

3) weryfikowania - polegającego na sprawdzaniu poprawności, kompletności i prawidłowości informacji wprowadzonych do CRDK-II,

4) modyfikowania - polegającego na zmianie zawartości informacji wprowadzonych do CRDK-II lub ich uzupełnianiu,

5) udostępnienia - polegającego na przekazywaniu informacji wprowadzonych do CRDK-II pomiędzy zarządzającymi i prowadzącymi postępowanie kwalifikacyjne, o których mowa w art. 25 ust. 4 ustawy o Policji,

6) usuwania - polegającego na usunięciu informacji wprowadzonych do CRDK-II w sposób uniemożliwiający dalsze ich przetwarzanie

- zwanych dalej "operacjami przetwarzania".

2. Użytkownicy CRDK-II wykonują operacje przetwarzania:

1) bezpośrednio poprzez dokonanie odpowiedniej operacji;

2) pośrednio poprzez wypełnienie protokołu modyfikacji/usunięcia danych w CRDK-II, którego wzór określa załącznik do decyzji, i przekazanie go kierownikowi komórki organizacyjnej KGP właściwej w sprawach doboru kandydatów.

1) odbył przeszkolenie w zakresie zasad bezpieczeństwa zbiorów danych osobowych prowadzonych w systemach informatycznych na zasadach określonych w dokumentacji SWOP;

2) posiada uprawnienia do dostępu do CRDK-II oraz do wykonywania poszczególnych operacji przetwarzania, zwane dalej "uprawnieniami do dostępu do CRDK-II", przyznane na podstawie wniosku, którego wzór określa załącznik nr 8 do Polityki bezpieczeństwa SWOP;

3) posiada upoważnienie do przetwarzania danych osobowych zawartych w CRDK-II, którego wzór określa załącznik nr 7 do Polityki bezpieczeństwa SWOP.

2. Przeszkolenie, o którym mowa w ust. 1 pkt 1, zapewnia komórka organizacyjna właściwa w sprawach bezpieczeństwa teleinformatycznego oraz ochrony danych osobowych odpowiednio w KGP, komendzie wojewódzkiej (Stołecznej) Policji lub jednostce szkoleniowej.

3. Tryb nadawania upoważnień do przetwarzania danych osobowych zawartych w CRDK-II oraz uprawnień do dostępu do CRDK-II jest określony w instrukcji zarządzania systemem teleinformatycznym przetwarzającym dane osobowe SWOP.

4. Uprawnienia do dostępu do CRDK-II mogą być nadawane użytkownikom CRDK-II:

1) z komórki organizacyjnej KGP właściwej w sprawach doboru kandydatów, którzy pełnią rolę użytkowników centralnych - w pełnym zakresie operacji przetwarzania;

2) z komórek organizacyjnych komend wojewódzkich (Stołecznej) Policji właściwych w sprawach doboru kandydatów, którzy pełnią rolę użytkowników lokalnych - w zakresie określonym w § 6 ust. 1 pkt 1-5;

3) z komórek organizacyjnych jednostek szkoleniowych realizujących zadania z zakresu przeprowadzania etapów postępowania kwalifikacyjnego, o których mowa w § 10 pkt 2 i 3 rozporządzenia, którzy pełnią rolę użytkowników szkolnych - w zakresie określonym w § 6 ust. 1 pkt 1 i 4, i tylko w odniesieniu do wyników uzyskanych przez kandydatów ze wskazanych wyżej etapów.

5. W przypadkach uzasadnionych rodzajem wykonywanych czynności służbowych można nadać uprawnienie do dostępu do CRDK-II lub upoważnienie do przetwarzania danych osobowych innym, niż użytkownicy CRDK-II policjantom i pracownikom Policji, po spełnieniu odpowiednio warunków, o których mowa w ust. 1 pkt 1 i 3. Przepisy ust. 2-4 stosuje się odpowiednio.

2. Zasady prowadzenia ewidencji użytkowników CRDK-II i innych osób uprawnionych do dostępu do CRDK-II lub upoważnionych do przetwarzania danych osobowych są określone w Polityce bezpieczeństwa SWOP.

2. Dane osobowe kandydata usuwa się z CRDK-II bez zbędnej zwłoki w przypadku:

1) osiągnięcia celu, w którym zostały zebrane;

2) stwierdzenia, że dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z prawem;

3) nakazującego usunięcie danych prawomocnego rozstrzygnięcia uprawnionego organu.

3. Dane osobowe kandydata bez zbędnej zwłoki podlegają sprostowaniu lub ograniczeniu ich przetwarzania - w przypadku:

1) stwierdzenia, że dane osobowe zgromadzone w CRDK-II są niekompletne, nieaktualne lub nieprawdziwe;

2) wystąpienia okoliczności, o których mowa w art. 18 ust. 1 lit. a rozporządzenia 2016/679.

4. Dane osobowe kandydata można przetwarzać w CRDK-II przez okres niezbędny dla realizacji celów postępowania kwalifikacyjnego, nie dłużej jednak niż przez okres:

1) 6 miesięcy od dnia odstąpienia od prowadzenia postępowania kwalifikacyjnego z przyczyn określonych w § 44 ust. 1 pkt 1 lit. a rozporządzenia lub odmowy poddania kandydata postępowaniu kwalifikacyjnemu z przyczyny określonej w § 44 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia;

2) 12 miesięcy od dnia odstąpienia od prowadzenia postępowania kwalifikacyjnego z przyczyn określonych w § 44 ust. 1 pkt 1 lit. b rozporządzenia;

3) w którym nie upłynęły terminy, o których mowa w § 30 ust. 4 i § 34 ust. 3 rozporządzenia, jeżeli wobec kandydata zostało zakończone postępowanie kwalifikacyjne.

5. Protokół modyfikacji/usunięcia danych w CRDK-II sporządza się z czynności:

1) usunięcia danych osobowych kandydata;

2) modyfikowania danych, z wyjątkiem danych osobowych.

6. Protokół, o którym mowa w ust. 5 pkt 1, akceptuje kierownik lub zastępca kierownika komórki organizacyjnej KGP właściwej w sprawach doboru kandydatów.

7. Protokoły, o których mowa w ust. 5, przechowuje się przez okres 12 miesięcy.

Załącznik do decyzji nr 44 Komendanta Głównego Policji
z dnia 21 lutego 2019 r.

WZÓR - PROTOKÓŁ MODYFIKACJI/USUNIĘCIA DANYCH W CRDK-II