Dzienniki Urzędowe - rok 2022 poz. 21

Na podstawie art. 7 ust. 4 pkt 5 oraz art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów (Dz. U. z 2021 r. poz. 178, 1192, 1535 i 2105 oraz z 2022 r. poz. 655 i 857) zarządza się, co następuje:

1) zasady zarządzania projektowego, w tym zasady zarządzania Portfelem Ministerstwa;

2) zadania i zasady funkcjonowania Rady Portfela Ministerstwa Rolnictwa i Rozwoju Wsi.

2. Zarządzanie Programami i Projektami w Ministerstwie Rolnictwa i Rozwoju Wsi, zwanym dalej „Ministerstwem", odbywa się zgodnie z rekomendacjami w tym zakresie przygotowanymi przez Kancelarię Prezesa Rady Ministrów, zwaną dalej „KPRM".

1) Biurze Portfela - należy przez to rozumieć wewnętrzną komórkę organizacyjną utworzoną w komórce organizacyjnej Ministerstwa właściwej do spraw zarządzania projektowego, realizującą zadania w zakresie wspierania i opiniowania Programów i Projektów;

2) celu Programu lub Projektu - należy przez to rozumieć pożądany stan w przyszłości, który:

a) ma zostać osiągnięty przez realizację Programu lub Projektu,

b) stanowi potwierdzenie skuteczności podejmowanych i zaplanowanych działań,

c) powinien być konkretny, dostosowany do potrzeb i okoliczności, mierzalny i weryfikowalny, realny (osiągalny) oraz określony w czasie;

3) kamieniu milowym - należy przez to rozumieć jednorazowe zdarzenie w harmonogramie Programu lub Projektu, które:

a) wskazuje najważniejsze, oprócz terminów rozpoczęcia lub zakończenia Programu lub Projektu, momenty w cyklu jego życia,

b) występuje zwykle na początku lub na końcu serii zadań lub etapów danego Programu lub Projektu;

4) Kierownictwie Ministerstwa - należy przez to rozumieć Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi, zwanego dalej „Ministrem", a także działających w Ministerstwie Sekretarzy Stanu, Podsekretarzy Stanu oraz Dyrektora Generalnego;

5) korzyści - należy przez to rozumieć długofalowy, mierzalny efekt Programu lub Projektu, który:

a) pojawia się po określonym czasie jego realizacji,

b) w przypadku Programu może występować zarówno w trakcie trwania Programu, jak i po jego zakończeniu;

6) Portfelu Ministerstwa - należy przez to rozumieć zbiór Programów i Projektów Ministerstwa zgrupowanych dla efektywnego i skutecznego zarządzania, kontroli i organizacji pracy w Ministerstwie oraz optymalnego osiągania celów strategicznych Ministerstwa;

7) produkcie - należy przez to rozumieć bezpośredni efekt zrealizowanych działań w Programie lub Projekcie, wytworzony w trakcie jego realizacji i niezbędny do osiągniecia celu Programu lub Projektu;

8) Programie - należy przez to rozumieć zbiór powiązanych ze sobą Projektów, którego celem jest uzyskanie synergii z kumulacji osiąganych w ramach tych Projektów efektów związanych ze strategicznymi celami;

9) Projekcie - należy przez to rozumieć zorganizowane przedsięwzięcie, odróżniające się od bieżącej działalności administracyjnej tym, że jest nastawione na dokonanie zmiany - zmierza do stworzenia w określonym czasie i budżecie unikalnego produktu, który spełnia wymogi jakościowe i ilościowe ustalone przez Lidera Projektu;

10) Projekcie strategicznym - należy przez to rozumieć Projekt wynikający ze strategii rozwoju, programów i dokumentów programowych lub polityk publicznych, który posiada kategorię A albo B i jest objęty monitoringiem Rady Monitorowania Portfela Projektów Strategicznych;

11) Radzie monitorowania portfela projektów strategicznych - należy przez to rozumieć organ pomocniczy Prezesa Rady Ministrów utworzony zarządzeniem nr 58 Prezesa Rady Ministrów z dnia 20 kwietnia 2018 r. w sprawie Rady monitorowania portfela projektów strategicznych (M.P. z 2021 r. poz. 247, z późn. zm.);

12) zarządzaniu projektowym - należy przez to rozumieć element systemu zarządzania Ministerstwa, oparty o cykl życia Programu lub Projektu, ukierunkowany na zapewnienie warunków sprawnej realizacji Programów i Projektów jako narzędzi służących do osiągania określonych efektów.

2. Rola projektowa nie jest związana z zajmowanym stanowiskiem pracy, a ta sama osoba w różnych Programach lub Projektach może pełnić różne role projektowe.

3. Nie każda rola projektowa musi być obsadzona w Programie lub Projekcie.

1) Właściciel Programu;

2) Członkowie Rady Programu;

3) Kierownik Programu;

4) Pracownicy Biura Programu.

2. Właściciel Programu odpowiada za strategiczne zarządzanie Programem oraz osiągnięcie zakładanych korzyści. Właściciel Programu podejmuje decyzje w porozumieniu z Radą Portfela Ministerstwa oraz sprawuje bezpośredni nadzór nad Kierownikiem Programu. Jeżeli w skład Programu wchodzi Projekt strategiczny, Właściciela Programu wskazuje Rada Portfela.

3. Członkowie Rady Programu wspierają Właściciela Programu w podejmowaniu decyzji strategicznych w zakresie Programu oraz zapewniających zasoby niezbędne do realizacji Programu. Rada Programu podejmuje decyzje w drodze uzgadniania stanowisk, a w przypadku rozbieżnych stanowisk rozstrzyga głos Właściciela Programu. W skład Rady Programu wchodzą:

1) Właściciel Programu, pełniący funkcję Przewodniczącego Rady Programu;

2) członkowie Rady Programu - wskazani przez Właściciela Programu członkowie Komitetów Sterujących poszczególnych Projektów, wchodzących w skład Programu;

3) inne osoby niezbędne dla zapewnienia prawidłowych warunków realizacji Programu, wskazane przez Właściciela Programu.

4. Kierownik Programu odpowiada za operacyjne zarządzanie Programem, w szczególności monitoruje postępy prac, inicjuje działania naprawcze, a także zapewnia integralność i koherentność Programu oraz wsparcie Sponsorów Projektów wchodzących w skład tego Programu w realizacji ich zadań.

5. Pracownicy Biura Programu są wskazywani przez Kierownika Programu i pod jego nadzorem realizują określone w ramach Programu zadania oraz zapewniają wsparcie specjalistyczne i administracyjne.

1) Sponsor Projektu;

2) Członkowie Komitetu Sterującego;

3) Lider Projektu;

4) Członkowie Zespołu Projektowego.

2. Sponsor Projektu odpowiada za strategiczne zarządzanie i nadzór nad Projektem oraz organizuje prace i przewodniczy obradom Komitetu Sterującego. W przypadku Projektów strategicznych rola ta jest pełniona przez członka Kierownictwa Ministerstwa. W przypadku Projektów innych niż strategiczne rola ta może być pełniona przez innych pracowników Ministerstwa lub pracowników jednostki organizacyjnej podległej lub nadzorowanej przez Ministra, w uzgodnieniu z jej kierownikiem.

3. Członkowie Komitetu Sterującego sprawują stały nadzór nad realizacją Projektu oraz podejmują strategiczne decyzje, co do jego realizacji albo zakończenia, a także ponoszą finalną odpowiedzialność za rezultaty jego wdrożenia. Do zadań Komitetu należy w szczególności określenie celu i wstępnego zakresu działań do realizacji w ramach Projektu oraz zapewnienie wystarczających zasobów (w tym finansowych) do ich realizacji. Jeżeli nie został powołany Komitet Sterujący, Sponsor Projektu wykonuje zadania tego Komitetu.

4. Lider Projektu posiada uprawnienia i obowiązki operacyjnego zarządzania Projektem. Lider Projektu organizuje prace Zespołu Projektowego i jest odpowiedzialny za planowanie i realizację Projektu, za jego bieżące monitorowanie, dokumentowanie zgodnie z zasadami prostego języka oraz osiągnięcie jego celu w ramach ustalonego budżetu i czasu, minimalizując ryzyka i maksymalizując korzyści. W zakresie zadań projektowych Lider Projektu podlega bezpośrednio Sponsorowi Projektu.

5. Członkowie Zespołu Projektowego są wskazywani przez Lidera Projektu i pod jego nadzorem realizują określone w ramach Projektu zadania.

2. Do zadań Rady należy zarządzanie Portfelem Ministerstwa, w szczególności:

1) zapewnienie, że Portfel Ministerstwa jest zgodny z celami strategicznymi i priorytetami Ministra;

2) ustalanie kategorii dla Projektów;

3) zatwierdzanie Programów i Projektów kategorii A, B oraz C do realizacji;

4) decydowanie o kontynuowaniu, zatrzymaniu lub zakończeniu prac nad Programami i Projektami kategorii A, B oraz C;

5) decydowanie o łączeniu Projektów i o przynależności Projektów do Programów;

6) wskazywanie Właściciela Programu, Kierownika Programu, Sponsora Projektu oraz Lidera Projektu kategorii A, B oraz C;

7) wskazywanie składu Komitetu Sterującego oraz zatwierdzanie zmian składu Komitetu Sterującego, a w przypadku Programów należących do Portfela Ministerstwa, których Kierownikiem Programu jest osoba z innej jednostki, również wskazywanie przedstawiciela Ministerstwa wchodzącego w skład takiego Programu;

8) ustalanie zasad współpracy w Programach lub Projektach strategicznych między Ministerstwem i innymi jednostkami, w przypadku wspólnej lub partnerskiej realizacji Programów lub Projektów;

9) monitorowanie Portfela Ministerstwa oraz rozstrzyganie kluczowych kwestii dotyczących sposobu realizacji Programów lub Projektów, których nie może rozstrzygnąć Komitet Sterujący;

10) inicjowanie i rekomendowanie zmian w zakresie metodyki i kultury zarządzania projektowego w Ministerstwie;

11) uzgadnianie stanowiska Ministerstwa w odniesieniu do dokumentów omawianych na Radzie monitorowania portfela projektów strategicznych.

3. W skład Rady wchodzą:

1) Przewodniczący Rady - Minister;

2) Wiceprzewodniczący Rady - członek Kierownictwa Ministerstwa określający zadania do realizacji oraz nadzorujący komórkę organizacyjną Ministerstwa właściwą do spraw zarządzania projektowego;

3) członkowie Rady - pozostali członkowie Kierownictwa Ministerstwa;

4) Sekretarz Rady - dyrektor lub zastępca dyrektora komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej do spraw zarządzania projektowego.

4. Przewodniczący Rady, z własnej inicjatywy lub na wniosek członka Rady, może zapraszać do udziału w pracach Rady z głosem doradczym inne osoby, jeżeli ich udział jest uzasadniony zakresem tematycznym prac Rady.

5. Przewodniczący Rady kieruje pracami Rady, zwołuje posiedzenia Rady i przewodniczy jej posiedzeniom.

6. W przypadku nieobecności Przewodniczącego pracami Rady kieruje Wiceprzewodniczący Rady.

7. Przewodniczący Rady zwołuje posiedzenia Rady nie rzadziej niż raz na kwartał. Członek Rady lub Sekretarz Rady może wystąpić do Przewodniczącego Rady z wnioskiem o zwołanie dodatkowego posiedzenia.

8. Posiedzenia Rady odbywają się w obecności Przewodniczącego lub Wiceprzewodniczącego Rady oraz co najmniej 1/3 składu Rady.

9. Rozstrzygnięcia Rady zapadają w drodze uzgodnienia.

10. W przypadkach, gdy osiągnięcie uzgodnienia nie jest możliwe, rozstrzygnięcie podejmuje Przewodniczący Rady.

11. Projekt rozstrzygnięcia może być, z inicjatywy Przewodniczącego Rady, poddany głosowaniu. Rozstrzygnięcia, w drodze głosowania, zapadają zwykłą większością głosów obecnych na posiedzeniu członków Rady. W przypadku równej liczby głosów rozstrzyga głos Przewodniczącego Rady.

12. Członek Rady może zgłosić do protokołu odrębne stanowisko w stosunku do rozstrzygnięcia podjętego na posiedzeniu Rady.

13. Osoby zaproszone na posiedzenie, które nie są członkami Rady, nie mają prawa głosu.

1) opracowuje porządek posiedzenia;

2) informuje o terminach posiedzeń;

3) przekazuje materiały na posiedzenie;

4) sporządza protokół z posiedzenia Rady i przekazuje go uczestnikom posiedzenia Rady, po zatwierdzeniu przez Przewodniczącego Rady;

5) prowadzi repozytorium rozstrzygnięć Rady.

2. Do zadań Biura Portfela należy w szczególności:

1) monitorowanie i prowadzenie oceny Portfela Ministerstwa;

2) przedkładanie Radzie, za pośrednictwem Sekretarza Rady, propozycji kluczowych rozstrzygnięć dotyczących sposobu realizacji Programów lub Projektów, o które wnioskują Kierownicy Programów lub Liderzy Projektów;

3) wsparcie procesów zarządzania projektowego w Ministerstwie;

4) wdrażanie i upowszechnienie jednolitej metodyki i kultury zarządzania projektowego w Ministerstwie, zgodnych z rekomendacjami w tym zakresie przygotowanymi przez KPRM, w tym tworzenie i udostępnianie niezbędnych dokumentów, procedur, instrukcji i formularzy oraz przygotowanych w tym zakresie przez KPRM zaleceń i podręczników;

5) przygotowywanie raportów i materiałów informacyjnych o Programach i Projektach oraz projektów stanowisk Rady;

6) robocza współpraca z Rządowym Biurem Monitorowania Projektów w KPRM;

7) wdrożenie, utrzymanie i rozwój systemu elektronicznego do zarządzania projektowego, zwanego dalej „systemem".

1) bezpośredniego polecenia Kierownictwa Ministerstwa;

2) zapotrzebowania zgłaszanego przez zewnętrznych interesariuszy;

3) indywidualnej inicjatywy pracownika Ministerstwa;

4) zobowiązań wynikających z przyjętych strategii, programów i dokumentów programowych oraz polityk publicznych lub zawartych umów, w tym umów międzynarodowych;

5) propozycji przekazanej komórce organizacyjnej Ministerstwa przez Biuro Portfela, w tym wynikającej ze współpracy z Rządowym Biurem Monitorowania Projektów w KPRM, za pośrednictwem Sekretarza Rady.

2. Właściwa, zgodnie z regulaminem organizacyjnym Ministerstwa, komórka organizacyjna Ministerstwa:

1) wstępnie akceptuje inicjatywę projektową;

2) rozstrzyga czy dana inicjatywa projektowa ma charakter Projektu, fakultatywnie posługując się w tym celu listą kontrolną ułatwiającą odróżnienie bieżącej działalności od Projektu, stanowiącą załącznik nr 1 do zarządzenia.

3. W przypadku zakwestionowania przez komórkę organizacyjną Ministerstwa jej właściwości odnośnie do inicjatywy projektowej otrzymanej z Biura Portfela, Dyrektor Generalny Ministerstwa rozstrzyga, która komórka organizacyjna Ministerstwa jest właściwa dla tej inicjatywy.

1) faza I - przygotowania;

2) faza II - planowania;

3) faza III - realizacji;

4) faza IV - zamykania.

2. Program należy prowadzić zgodnie z cyklem życia Programu, obejmującym cztery następujące po sobie fazy wskazane w ust. 1.

2. W fazie przygotowania Programu lub Projektu komórka organizacyjna właściwa merytorycznie dla danej inicjatywy projektowej określa:

1) jaki problem ma rozwiązać Program lub Projekt;

2) jakie jest uzasadnienie dla realizacji Programu lub Projektu w odniesieniu do dokumentów strategicznych Rady Ministrów oraz Ministra;

3) zakres Programu lub Projektu;

4) główne cele i korzyści Programu lub Projektu;

5) szacunkowy koszt i potencjalne źródła finansowania;

6) wstępny harmonogram realizacji;

7) proponowaną kategorię Projektu, tj.:

a) kategoria A - Projekt strategiczny o najwyższym priorytecie - ważny i pilny,

b) kategoria B - Projekt strategiczny o mniejszej wadze i pilności,

c) kategoria C - Projekt mniejszej wagi, niemający charakteru projektu strategicznego,

d) kategoria D - Projekt wewnętrzny Ministerstwa;

8) proponowaną strukturę organizacyjną, w tym w szczególności czy konieczne jest powołanie Komitetu Sterującego oraz osobę rekomendowaną do pełnienia funkcji Kierownika Programu lub Lidera Projektu.

3. Informacje, o których mowa w ust. 2, zamieszcza się w Karcie Programu lub Projektu, której wzór określa załącznik nr 2 do zarządzenia.

4. Wypełnioną Kartę Programu lub Projektu komórka organizacyjna właściwa merytorycznie dla danej inicjatywy projektowej przekazuje do uzgodnień z Biurem Portfela.

5. W przypadku Programów oraz Projektów proponowanej kategorii A, B oraz C, uzgodniona Karta Programu lub Projektu wraz z rekomendacjami komórki organizacyjnej właściwej merytorycznie dla danej inicjatywy projektowej oraz Biura Portfela jest przekazywana do rozstrzygnięcia Radzie, za pośrednictwem Sekretarza Rady.

6. W przypadku Projektów proponowanej kategorii D, Karta Projektu wraz z rekomendacjami komórki organizacyjnej właściwej merytorycznie dla danej inicjatywy projektowej oraz Biura Portfela jest przekazywana Sponsorowi Projektu, który może zaakceptować Kartę Projektu, podjąć decyzję o konieczności uzupełnienia lub zmiany Karty Projektu bądź decyzję o zatrzymaniu prac nad Projektem.

7. Kopia:

1) Karty Programu lub Projektu, co do której Rada podjęła rozstrzygnięcie, w przypadku, o którym mowa w ust. 5,

2) Karty Programu lub Projektu, zaakceptowanej lub, co do której podjęto inne decyzje, w przypadku, o którym mowa w ust. 6

- jest przekazywana do wiadomości Biura Portfela w terminie 3 dni roboczych od dnia podjęcia danego rozstrzygnięcia, akceptacji lub podjęcia innej decyzji.

2. W fazie planowania odpowiednio Kierownik Programu, w uzgodnieniu z Właścicielem Programu, lub Lider Projektu, w uzgodnieniu z Komitetem Sterującym:

1) określa pełną listę produktów Programu lub Projektu, w tym produkty główne i cząstkowe, wraz z właściwymi dla nich wymaganiami;

2) ustala plan zarządzania Programem lub Projektem, w tym

a) zasady współpracy w ramach struktury organizacyjnej Programu lub Projektu,

b) w przypadku Projektu określa skład i zasady pracy Zespołu Projektowego, przeprowadzając analizę w zakresie zasobów kadrowych, w szczególności:

- określając kwalifikacje specjalistów niezbędne do efektywnej realizacji Projektu,

- proponując kandydatury Członków Zespołu Projektowego,

c) plan zarządzania dokumentacją;

3) w uzgodnieniu z Biurem Portfela określa niezbędne informacje służące monitorowaniu Programu lub Projektu;

4) określa najważniejsze ryzyka oraz działania mitygujące i reakcje w przypadku ich wystąpienia;

5) przyjmuje wariant realizacji Programu lub Projektu;

6) przygotowuje, jeżeli to konieczne, dokumentację merytoryczną, w tym wymagane specyfikacje, analizy i projekty umów;

7) określa budżet Programu lub Projektu i źródła jego finansowania;

8) wskazuje zasoby niezbędne do realizacji Programu lub Projektu;

9) opracowuje harmonogram realizacji Programu lub Projektu z uwzględnieniem terminów osiągnięcia kamieni milowych i planowanych przepływów finansowych.

3. Informacje, o których mowa w ust. 2, odpowiednio Kierownik Programu lub Lider Projektu uwzględnia, wprowadzając dane do systemu lub formularzy elektronicznych udostępnionych przez Biuro Portfela oraz aktualizując w tym zakresie Kartę Programu lub Projektu.

4. Odpowiednio Kierownik Programu lub Lider Projektu uwzględnia w danych, o których mowa w ust. 3, uwagi i rekomendacje zgłoszone przez Biuro Portfela.

5. Przewodniczący Rady, w uzgodnieniu z właściwym kierownikiem jednostki podległej lub nadzorowanej przez Ministra, wyznacza pracowników tych jednostek do udziału w Zespole Projektowym.

6. Utworzenie Zespołu Projektowego, w zależności od charakteru Projektu, może nastąpić w dowolnym momencie fazy planowania i następuje przez zatwierdzenie przez Dyrektora Generalnego Ministerstwa Karty Projektu, która podlega wcześniejszemu zaopiniowaniu przez dyrektorów komórek organizacyjnych Ministerstwa, w których zatrudnieni są Członkowie Zespołu Projektowego, a także dyrektora komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej do spraw kadrowych.

7. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, uwzględniając wagę i złożoność Programu lub Projektu oraz jego znaczenie dla Rady, Dyrektor Generalny Ministerstwa, na podstawie przepisów ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2020 r. poz. 1320, z późn. zm.), może powierzyć pracownikowi Ministerstwa wykonywanie innej pracy niż określona w umowie o pracę, na okres nieprzekraczający 3 miesięcy w roku kalendarzowym.

2. W fazie realizacji odpowiednio Kierownik Programu lub Lider Projektu:

1) przeprowadza przegląd przygotowanych wcześniej dokumentów;

2) zapewnia zasoby niezbędne do realizacji Programu lub Projektu;

3) prowadzi działania zgodnie z przyjętym harmonogramem;

4) monitoruje realizację Programu lub Projektu, w szczególności:

a) jego zasadność i zakres,

b) realizację harmonogramu,

c) jakość wytwarzanych produktów,

d) jego budżet;

5) reaguje na pojawiające się zmiany otoczenia, ryzyka i problemy;

6) na bieżąco aktualizuje dane, o których mowa w § 11 ust. 3, wprowadzając je do systemu lub formularzy elektronicznych wskazanych przez Biuro Portfela;

7) informuje Biuro Portfela o kluczowych kwestiach wymagających rozstrzygnięcia Rady.

3. Odpowiednio Kierownik Programu lub Lider Projektu uwzględnia możliwe do wykorzystania narzędzia motywujące dla Członków Zespołu Projektowego.

4. Dokonywanie zmian w Projekcie, które mają istotny wpływ na realizację zaplanowanych w harmonogramie kamieni milowych lub osiągnięcie założonych celów i korzyści, wymaga akceptacji Sponsora Projektu, po zasięgnięciu opinii Komitetu Sterującego, jeżeli został powołany.

5. Informacje o wszystkich zmianach w Projekcie, w tym również tych, które nie wymagają decyzji Sponsora Projektu, Lider Projektu uwzględnia w systemie lub formularzu elektronicznym, o których mowa w § 11 ust. 3, w ramach aktualizacji, o której mowa w ust. 2 pkt 6.

6. Odpowiednio Kierownik Programu lub Lider Projektu, na podstawie informacji o stopniu realizacji zakładanych celów i produktów Programu lub Projektu, uzgadnia odpowiednio z Właścicielem Programu lub z Komitetem Sterującym decyzję o przejściu do fazy zamykania.

2. W fazie zamykania odpowiednio Kierownik Programu lub Lider Projektu:

1) kontroluje, uzupełnia, porządkuje i archiwizuje dokumentację Programu lub Projektu;

2) weryfikuje stopień realizacji zakładanych celów, produktów i korzyści Programu lub Projektu;

3) przygotowuje informacje o Programie lub Projekcie w celu przedstawienia ich interesariuszom lub potencjalnym beneficjentom;

4) określa dalszy sposób monitorowania długofalowych korzyści i ryzyk oraz sposób realizacji ewentualnych dalszych zadań do wykonania po zamknięciu Programu lub Projektu;

5) podsumowuje doświadczenia z realizacji Programu lub Projektu i wynikające z nich rekomendacje.

3. Informacje, o których mowa w ust. 2, są ujmowane w raporcie zamknięcia, który jest uzgadniany:

1) w przypadku Programów - z Właścicielem Programu oraz Biurem Portfela;

2) w przypadku Projektów - z Zespołem Projektowym, Komitetem Sterującym oraz Biurem Portfela.

4. Wzór formularza raportu zamknięcia określa załącznik nr 3 do zarządzenia.

5. W przypadku Programów oraz Projektów kategorii A, B oraz C, po uzgodnieniu, o którym mowa w ust. 3, Biuro Portfela, za pośrednictwem Sekretarza Rady, przekazuje raport zamknięcia do rozstrzygnięcia Radzie.

6. W przypadku Projektów kategorii D Lider Projektu przekazuje raport zamknięcia Sponsorowi Projektu, który może zaakceptować ten raport lub podjąć decyzję o konieczności uzupełnienia lub zmiany tego raportu.

7. Podjęcie rozstrzygnięcia przez Radę co do raportu zamknięcia albo akceptacja raportu zamknięcia w trybie przewidzianym w ust. 5 albo 6 oznacza zamknięcie Programu lub Projektu i rozwiązanie jego struktury organizacyjnej.

8. Kopia raportu zamknięcia przekazywana jest do Biura Portfela, w terminie 5 dni roboczych od dnia podjęcia danego rozstrzygnięcia albo akceptacji, o których mowa w ust. 7.

2. Odpowiednio Kierownik Programu lub Lider Projektu przekazuje do Biura Portfela raporty okresowe:

1) miesięczne - w przypadku Programu lub Projektu kategorii A lub B, a także w przypadku Projektu wskazanego przez Radę jako priorytetowy lub innego Projektu monitorowanego przez Radę monitorowania portfela projektów strategicznych - do 25. dnia każdego miesiąca;

2) kwartalne - w przypadku Projektu kategorii C - do 25. dnia ostatniego miesiąca każdego kwartału.

3. Wzór formularza raportu okresowego określa załącznik nr 4 do zarządzenia.

4. W przypadku Projektów kategorii D sposób monitoringu postępów w realizacji jest uzgadniany bezpośrednio pomiędzy Sponsorem Projektu i Liderem Projektu.

1) miesięczne - w zakresie Programów i Projektów kategorii A i B, a także innych Projektów wskazanych przez Radę jako priorytetowe oraz innych Projektów monitorowanych przez Radę monitorowania portfela projektów strategicznych - do 15. dnia po zakończeniu każdego miesiąca;

2) kwartalne - w zakresie Projektów kategorii C - do 15. dnia po zakończeniu każdego kwartału;

3) roczne - w zakresie wszystkich Programów i Projektów należących do Portfela Ministerstwa. Raport roczny jest przekazywany do 30 stycznia roku następującego po roku, za który jest składany.

1) statusów poszczególnych Programów i Projektów w odniesieniu do ich zakresu, harmonogramu, budżetu i ryzyk;

2) zmaterializowanych ryzyk oraz zagrożeń realizacji Programów i Projektów w założonym zakresie, harmonogramie i budżecie wraz z rekomendacjami i planem reakcji;

3) syntetycznego opisu postępu w realizacji kamieni milowych Programów i Projektów, w tym najważniejszych podjętych działań i zrealizowanych produktów, odnotowanych w danym okresie sprawozdawczym;

4) koniecznych zmian w Programach i Projektach oraz ewentualnych rekomendacji w tym zakresie;

5) rozstrzygnięć koniecznych do podjęcia przez Radę.

2. Raporty okresowe składane w grudniu zawierają, oprócz elementów wskazanych w ust. 1, dodatkowe podsumowanie najważniejszych podjętych działań i zrealizowanych produktów, odnotowanych w danym roku kalendarzowym.

3. Zbiorcze raporty roczne zawierają w szczególności informacje dotyczące:

1) statusów poszczególnych Programów i Projektów, w tym w odniesieniu do ich zakresu, harmonogramu, budżetu i ryzyk;

2) najistotniejszych osiągniętych rezultatów w realizacji Programów i Projektów w danym roku;

3) wyników monitorowania Programów i Projektów po ich zakończeniu.

Minister Rolnictwa i Rozwoju Wsi: H. Kowalczyk

Załączniki do zarządzenia nr 19
Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi
z dnia 4 maja 2022 r. (poz. 21)

Załącznik nr 1

LISTA KONTROLNA UŁATWIAJĄCA ODRÓŻNIENIE BIEŻĄCEJ DZIAŁALNOŚCI OD PROJEKTU

Załącznik nr 2

WZÓR - KARTA PROGRAMU LUB PROJEKTU

Załącznik nr 3

WZÓR - FORMULARZ RAPORTU ZAMKNIĘCIA PROJEKTU

Załącznik nr 4

WZÓR - FORMULARZ RAPORTU OKRESOWEGO