Dzienniki Urzędowe - rok 2025 poz. 13

Na podstawie art. 34 ust. 1 i 2 i art. 34a ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów (Dz. U. z 2024 r. poz. 1050 i 1473) oraz art. 69 ust. l pkt l i 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1530, 1572, 1717, 1756 i 1907 oraz z 2025 r. poz. 39) zarządza się, co następuje:

1) BM - Biuro Ministra;

2) budżet zadaniowy - plan wydatków budżetowych, sporządzany w układzie funkcji, zadań i podzadań, wraz ze wskazaniem na poziomie zadań i podzadań celów, które planuje się osiągnąć w wyniku realizacji zadania lub podzadania oraz mierników określających stopień realizacji celów;

3) członek kierownictwa - Ministra, Sekretarza Stanu, Podsekretarza Stanu lub Dyrektora Generalnego Ministerstwa;

4) czynności doradcze - działania podejmowane w ramach prowadzenia audytu wewnętrznego;

5) dyrektor komórki nadzorującej - dyrektora, zastępcę dyrektora komórki organizacyjnej albo osobę upoważnioną do zastępowania dyrektora komórki organizacyjnej, która sprawuje nadzór nad jednostką w zakresie określonym w Regulaminie organizacyjnym Ministerstwa Cyfryzacji;

6) dyrektor komórki organizacyjnej - dyrektora, zastępcę dyrektora komórki organizacyjnej albo osobę upoważnioną do zastępowania dyrektora komórki organizacyjnej;

7) dział - dział administracji rządowej - informatyzacja, o którym mowa w art. 12a ustawy z dnia 4 września 1997 r. o działach administracji rządowej (Dz. U. z 2024 r. poz. 1370 i 1907);

8) jednostka - urząd obsługujący organ nadzorowany przez Ministra oraz jednostkę organizacyjną podległą Ministrowi lub przez niego nadzorowaną, o których mowa w wykazie ustalonym na podstawie art. 33 ust. 1d ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów;

9) kierownik jednostki - prezesa lub dyrektora jednostki;

10) Komitet Audytu - komitet audytu, o którym mowa w art. 288 ust. 1 ustawy, powołany przez Ministra dla działu;

11) komórka nadzorująca - komórkę organizacyjną prowadzącą sprawy związane z nadzorem Ministra nad jednostką lub jednostkami;

12) komórka organizacyjna - komórkę organizacyjną Ministerstwa;

13) Minister - Ministra Cyfryzacji;

14) Ministerstwo - Ministerstwo Cyfryzacji;

15) oświadczenie o stanie kontroli zarządczej dyrektora komórki organizacyjnej - oświadczenie o stanie kontroli zarządczej za rok poprzedni dyrektora komórki organizacyjnej, sporządzone według wzoru określonego w przepisach wydanych na podstawie art. 70 ust. 6 ustawy;

16) oświadczenie o stanie kontroli zarządczej kierownika jednostki - oświadczenie o stanie kontroli zarządczej za rok poprzedni kierownika jednostki, sporządzone według wzoru określonego w przepisach wydanych na podstawie art. 70 ust. 6 ustawy;

17) oświadczenie o stanie kontroli zarządczej Ministra - oświadczenie o stanie kontroli zarządczej za rok poprzedni Ministra, dla działu, sporządzone według wzoru określonego w przepisach wydanych na podstawie art. 70 ust. 6 ustawy;

18) Plan Działalności - plan działalności Ministra na rok następny dla działu, sporządzony zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 70 ust. 7 ustawy;

19) Plan Działalności Jednostki - plan działalności jednostki na rok kalendarzowy, sporządzony przez kierownika jednostki, zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 70 ust. 7 ustawy;

20) Plan pracy komórki organizacyjnej - plan pracy komórki organizacyjnej na dany rok kalendarzowy, sporządzony przez dyrektora komórki organizacyjnej, według wzoru określonego w załączniku nr 1 do zarządzenia;

21) regulamin organizacyjny Ministerstwa - regulamin organizacyjny Ministerstwa Cyfryzacji, stanowiący załącznik do zarządzenia Ministra Cyfryzacji z dnia 25 września 2024 r. w sprawie regulaminu organizacyjnego Ministerstwa Cyfryzacji (Dz. Urz. Min. Cyf. poz. 31);

22) rejestr ryzyk kluczowych Ministerstwa - zestawienie potencjalnych zagrożeń mogących uniemożliwić realizację celów i zadań Ministerstwa;

23) rejestr ryzyk komórki organizacyjnej - zestawienie potencjalnych zagrożeń mogących negatywnie wpłynąć na realizację celów i zadań komórki organizacyjnej;

24) rejestr ryzyk Ministerstwa - zestawienie najważniejszych potencjalnych zagrożeń mogących negatywnie wpłynąć na realizację celów i zadań Ministerstwa;

25) ryzyko - prawdopodobieństwo wystąpienia konkretnego skutku w określonym czasie lub w określonej sytuacji, które może negatywnie wpłynąć na realizację celów i zadań;

26) samoocena - proces, w którym dokonywana jest ocena funkcjonowania systemu kontroli zarządczej w Ministerstwie przez członków kierownictwa, kierowników jednostek, dyrektorów komórek organizacyjnych oraz pozostałych pracowników Ministerstwa;

27) sprawozdanie z wykonania Planu Działalności - sprawozdanie z wykonania Planu Działalności za rok poprzedni, dla działu, sporządzone zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 70 ust. 7 ustawy;

28) sprawozdanie z wykonania Planu Działalności Jednostki - sprawozdanie z wykonania Planu Działalności Jednostki za rok poprzedni, sporządzone przez kierownika jednostki zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 70 ust. 7 ustawy;

29) sprawozdanie z wykonania planu pracy komórki organizacyjnej - sprawozdanie z wykonania Planu pracy komórki organizacyjnej za rok poprzedni, sporządzone przez dyrektora komórki organizacyjnej, według wzoru określonego w załączniku nr 5 do zarządzenia;

30) standardy kontroli zarządczej - standardy kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych, o których mowa w komunikacie wydanym na podstawie art. 69 ust. 3 ustawy;

31) ustawa - ustawę z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;

32) właściciel ryzyka - dyrektora komórki organizacyjnej, który bezpośrednio zarządza ryzykiem oraz odpowiada za podjęcie działań, jeśli poziom ryzyka przekracza akceptowalny poziom ryzyka;

33) Zespół Audytu Wewnętrznego - komórka audytu wewnętrznego, o której mowa w art. 277 ustawy.

1) planowanie, monitorowanie i sprawozdawczość z realizacji Planu Działalności i Planów pracy komórek organizacyjnych;

2) zapewnienie zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi oraz skuteczności i efektywności działania;

3) zarządzanie i ochronę finansów i majątku;

4) zarządzanie zasobami ludzkimi;

5) zarządzanie ryzykiem;

6) zapewnienie przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania;

7) kontrolę wewnętrzną i audyt wewnętrzny;

8) zarządzanie ciągłością działania;

9) komunikację wewnętrzną i zewnętrzną.

2. Nadzór nad funkcjonowaniem systemu kontroli zarządczej w komórkach organizacyjnych i jednostkach w ramach swojego nadzoru sprawują członkowie kierownictwa, zgodnie z zakresem czynności określonym przez Ministra na podstawie art. 37 ust. 2 i 5 ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów.

3. Zespół Audytu Wewnętrznego przeprowadza niezależne i obiektywne oceny funkcjonowania systemu kontroli zarządczej w Ministerstwie, realizując działania doradcze.

4. Dyrektorzy komórek organizacyjnych zapewniają funkcjonowanie systemu kontroli zarządczej w komórkach organizacyjnych, którymi kierują, w szczególności:

1) opracowują propozycje mierników i zadań do Planu Działalności;

2) opracowują Plan pracy komórki organizacyjnej i sprawozdania z jego realizacji;

3) monitorują postęp w realizacji celów i zadań komórki organizacyjnej;

4) oświadczenia o stanie kontroli zarządczej dyrektora komórki organizacyjnej.

5. Pracownicy komórek organizacyjnych Ministerstwa wykonują zadania związane z funkcjonowaniem systemu kontroli zarządczej, które wynikają z regulacji obowiązujących w tym zakresie w Ministerstwie.

6. Kierownicy jednostek zapewniają funkcjonowanie systemu kontroli zarządczej w podległych sobie jednostkach.

2. BM realizuje zadania w zakresie koordynacji:

1) procesu zarządzania ryzykiem;

2) procesu samooceny w Ministerstwie;

3) przygotowania projektu Planu Działalności;

4) przygotowania projektu oświadczenia o stanie kontroli zarządczej Ministra;

5) przygotowania projektu sprawozdania z wykonania Planu Działalności.

2. Propozycje mierników i zadań do Planu Działalności są przedkładane przez dyrektorów komórek organizacyjnych do akceptacji nadzorującemu członkowi kierownictwa w terminie do dnia 20 września każdego roku.

3. Propozycje zadań do Planu Działalności uwzględniają odniesienie do dokumentów o charakterze strategicznym, w tym rządowych dokumentów strategicznych, których zakres obejmuje właściwość Ministra lub programów i projektów realizowanych w Ministerstwie.

2. BM przedkłada projekt Planu Działalności do akceptacji Ministra nie później niż do dnia 15 października każdego roku.

3. W przypadku gdy projekt Planu Działalności wymaga zmian, BM przeprowadza w tym zakresie konsultacje z dyrektorami komórek organizacyjnych oraz członkami kierownictwa i wprowadza odpowiednie zmiany.

2. Po otrzymaniu od Prezesa Rady Ministrów uwag do projektu Planu Działalności, BM opracowuje zmieniony projekt Planu Działalności i niezwłocznie przedstawia go do podpisu Ministra.

3. BM publikuje Plan Działalności w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej Ministerstwa.

2. Dyrektor Generalny Ministerstwa może wyznaczać komórkom organizacyjnym cele, które odnoszą się do realizacji zadań, poprawy jakości i terminowości.

2. Dyrektor komórki organizacyjnej przeprowadza analizę ryzyka w oparciu o metodykę oceny ryzyka określoną w załączniku nr 2 do zarządzenia, a jej wyniki zamieszcza w rejestrze ryzyk komórki organizacyjnej sporządzanym według wzoru określonego w załączniku nr 3 do zarządzenia.

3. Działania zaradcze podejmowane w celu obniżenia ryzyka są akceptowane przez nadzorującego członka kierownictwa.

4. Do dnia 10 grudnia każdego roku dyrektor komórki organizacyjnej przekazuje do BM i do wiadomości Dyrektora Generalnego Ministerstwa zaakceptowany przez nadzorującego członka kierownictwa Plan pracy komórki organizacyjnej wraz z rejestrem ryzyk komórki organizacyjnej do Planu pracy komórki organizacyjnej.

5. Do dnia 20 grudnia każdego roku BM przygotowuje rejestr ryzyk Ministerstwa oraz rejestr ryzyk kluczowych Ministerstwa, które przekazuje do akceptacji Ministra.

6. Zaakceptowany przez Ministra rejestr ryzyk Ministerstwa oraz rejestr ryzyk kluczowych Ministerstwa BM przekazuje do wiadomości pozostałych członków kierownictwa.

7. Rejestr ryzyk Ministerstwa BM przekazuje do wiadomości Zespołu Audytu Wewnętrznego.

2. Dyrektor komórki organizacyjnej monitoruje stopień realizacji celów i zadań służących ich osiągnięciu, według stanu na koniec pierwszego półrocza oraz na koniec roku.

2. Dyrektor komórki organizacyjnej przekazuje sprawozdanie z wykonania Planu pracy komórki organizacyjnej za pierwsze półrocze, do zatwierdzenia przez nadzorującego członka kierownictwa.

3. Po zatwierdzeniu przez nadzorującego członka kierownictwa, dyrektor komórki organizacyjnej podpisuje sprawozdanie z wykonania Planu pracy komórki organizacyjnej za pierwsze półrocze i przekazuje do wiadomości BM i Dyrektora Generalnego Ministerstwa w terminie do dnia 14 lipca każdego roku.

4. W terminie do dnia 31 lipca każdego roku BM sporządza informację o postępach w realizacji celów i zadań ujętych w Planie Działalności za pierwsze półrocze oraz ewentualnych zagrożeniach i podjętych lub proponowanych środkach zaradczych, a następnie przekazuje ją do wiadomości członkom kierownictwa.

2. Dyrektor komórki organizacyjnej przekazuje sprawozdanie z wykonania Planu pracy komórki organizacyjnej za rok poprzedni, do zatwierdzenia przez nadzorującego członka kierownictwa.

3. Po zatwierdzeniu przez nadzorującego członka kierownictwa, dyrektor komórki organizacyjnej podpisuje sprawozdanie z wykonania Planu pracy komórki organizacyjnej za rok poprzedni i przekazuje do wiadomości BM i Dyrektora Generalnego Ministerstwa w terminie do końca lutego każdego roku.

2. Zaakceptowany przez członków kierownictwa projekt sprawozdania z wykonania Planu Działalności za rok poprzedni BM przekazuje w terminie do dnia 20 kwietnia każdego roku do podpisu Ministra.

3. Minister podpisuje sprawozdanie z wykonania Planu Działalności w terminie do dnia 30 kwietnia każdego roku.

4. Po podpisaniu przez Ministra sprawozdania z wykonania Planu Działalności BM przekazuje je do wiadomości członkom kierownictwa oraz publikuje w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej Ministerstwa.

2. Oceny celów i zadań, o której mowa w ust. 1, dyrektorzy komórek organizacyjnych dokonują biorąc pod uwagę kryterium:

1) skuteczności, w ramach którego zbadaniu podlega celowość i terminowość realizacji poszczególnych zadań, a następnie stopień osiągnięcia celów;

2) efektywności, w ramach którego zbadaniu podlega adekwatność zaangażowanych środków w stosunku do osiągniętych efektów.

3. Dyrektorzy komórek organizacyjnych sporządzają i przekazują do BM w terminie do końca lutego każdego roku oświadczenie o stanie kontroli zarządczej dyrektora komórki organizacyjnej. Dyrektorzy komórek nadzorujących sporządzają oświadczenie o stanie kontroli zarządczej, po zapoznaniu się z oświadczeniami o stanie kontroli zarządczej kierowników jednostek.

2. Projekt oświadczenia o stanie kontroli zarządczej Ministra jest przygotowywany z wykorzystaniem:

1) wyników procesu zarządzania ryzykiem;

2) sprawozdania z wykonania Planu Działalności;

3) oświadczeń o stanie kontroli zarządczej dyrektorów komórek organizacyjnych.

3. Do dnia 15 marca każdego roku Komitet Audytu wydaje i przekazuje do BM pisemną opinię o funkcjonowaniu kontroli zarządczej w dziale za rok ubiegły. BM przekazuje opinię Komitetu Audytu o funkcjonowaniu kontroli zarządczej członkom kierownictwa.

4. Minister podpisuje oświadczenie o stanie kontroli zarządczej w terminie do dnia 30 kwietnia każdego roku.

5. BM publikuje oświadczenie, o którym mowa w ust. 4, w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej Ministerstwa.

2. Na podstawie samooceny BM przygotowuje podsumowanie z samooceny w Ministerstwie w terminie do dnia 30 maja każdego roku.

3. Podsumowanie, o którym mowa w ust. 2, BM:

1) udostępnia do wiadomości członkom kierownictwa, Zespołowi Audytu Wewnętrznego i dyrektorów komórek organizacyjnych;

2) publikuje w Intranecie Ministerstwa.

2. Kierownicy jednostek sporządzają Plan Działalności Jednostki, a następnie przekazują go do komórki nadzorującej, w terminie do dnia 5 grudnia każdego roku. Komórki nadzorujące przekazują Plany Działalności Jednostek, niezwłocznie po ich otrzymaniu, do wiadomości BM.

3. Kierownicy jednostek sporządzają sprawozdanie z wykonania Planu Działalności Jednostki, a następnie przekazują do komórki nadzorującej, w terminie do dnia 31 stycznia następnego roku, którego dotyczy to sprawozdanie. Komórki nadzorujące przekazują sprawozdanie z wykonania Planu Działalności Jednostki, niezwłocznie po jego otrzymaniu, do wiadomości BM.

4. Kierownicy jednostek sporządzają oświadczenie o stanie kontroli zarządczej kierownika jednostki za rok poprzedni, i przekazują komórce nadzorującej, w terminie do dnia 15 lutego roku następnego, którego dotyczy to oświadczenie. Komórki nadzorujące przekazują oświadczenia o stanie kontroli zarządczej kierowników jednostek, niezwłocznie po ich otrzymaniu, do wiadomości BM.

Minister Cyfryzacji: K. Gawkowski

¹⁾ Minister Cyfryzacji kieruje działem administracji rządowej - informatyzacja, na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 2023 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Cyfryzacji (Dz. U. poz. 2720).

Załączniki do zarządzenia nr 8
Ministra Cyfryzacji z dnia 7 kwietnia 2024

Załącznik nr 1

PLAN PRACY KOMÓRKI ORGANIZACYJNEJ

Treść załącznika w formie pdf do pobrania tutaj

Załącznik nr 2

Metodyka oceny ryzyka w Ministerstwie Cyfryzacji

Treść załącznika w formie pdf do pobrania tutaj

Załącznik nr 3

Rejestr ryzyk

Treść załącznika w formie pdf do pobrania tutaj

Załącznik nr 4

Sprawozdanie z wykonania planu pracy

Treść załącznika w formie pdf do pobrania tutaj

Załącznik nr 5

Sprawozdanie z wykonania planu pracy komórki organizacyjnej

Treść załącznika w formie pdf do pobrania tutaj