Dzienniki Urzędowe - rok 2021 poz. 1

Na podstawie art. 175 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 869, z późn. zm.¹⁾) zarządza się, co następuje:

1) procedury przyznawania i korzystania ze służbowych kart płatniczych, zwanych dalej „kartami”, oraz rozliczania dokonanych przy ich użyciu operacji finansowych w Ministerstwie Rolnictwa i Rozwoju Wsi, zwanym dalej „Ministerstwem”;

2) sposób dokonywania wydatków przy wykorzystaniu kart, w szczególności:

a) funkcje, stanowiska i zakres obowiązków służbowych uprawniających do korzystania z karty,

b) tryb i warunki przyznawania karty i ustalania wysokości miesięcznych limitów wydatków,

c) rodzaje towarów i usług, za które może być dokonywana zapłata za pomocą karty,

d) przypadki, kiedy może być dokonana wypłata gotówki za pomocą karty,

e) sposób prowadzenia ewidencji wydanych kart,

f) sposób i terminy rozliczania płatności dokonanych przy wykorzystaniu karty.

1) Minister Rolnictwa i Rozwoju Wsi - na czas pełnienia tej funkcji;

2) sekretarz stanu i podsekretarz stanu oraz dyrektor generalny, w związku z realizacją zadań wynikających z podziału pracy w kierownictwie Ministerstwa - na czas pełnienia tych funkcji;

3) dyrektor i zastępca dyrektora komórki organizacyjnej, jeżeli zajmuje stanowisko służbowe związane z realizacją zadań, podczas których uzasadnione jest dokonywanie płatności kartą - na czas pełnienia funkcji;

4) pracownik imiennie wskazany przez dyrektora generalnego lub osobę przez niego upoważnioną, jeżeli zajmuje stanowisko służbowe związane z realizacją zadań, podczas których uzasadnione jest dokonywanie płatności kartą, niepozostający w okresie wypowiedzenia stosunku pracy.

2. Decyzję o przyznaniu karty podejmuje w Ministerstwie dyrektor generalny lub osoba przez niego upoważniona.

3. Decyzja o przyznaniu karty pracownikom, o których mowa w ust. 1 pkt 4, następuje na wniosek kierownika komórki organizacyjnej, w której zatrudniony jest pracownik. Wzór wniosku stanowi załącznik nr 1 do zarządzenia.

4. Użytkownicy kart składają pisemne oświadczenie o używaniu i rozliczaniu karty. Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 2 do zarządzenia.

2. Umowa określa w szczególności:

1) wskazanie okresu, na jaki jest przyznawana karta;

2) wskazanie miesięcznego limitu wydatków;

3) określenie zakresu wydatków realizowanych przy wykorzystaniu karty, w tym rodzajów dozwolonych operacji finansowych;

4) wskazanie trybu postępowania w przypadku naruszenia umowy lub zarządzenia;

5) pouczenie o odpowiedzialności za nieprawidłowe wykorzystanie karty, w szczególności za szkodę powstałą z tego tytułu;

6) zobowiązanie użytkownika karty do przestrzegania zarządzenia oraz regulaminu korzystania z kart płatniczych ustalonego przez bank wydający kartę, zwanego dalej „regulaminem bankowym”.

3. Umowa może być modyfikowana w okresie jej obowiązywania w niezbędnym zakresie, w szczególności z uwagi na rodzaj płatności, do uregulowania których będzie wykorzystywana karta.

4. Wraz z zawarciem umowy użytkownik karty składa oświadczenie o wyrażeniu zgody na potrącanie z wynagrodzenia za pracę i innych przysługujących mu świadczeń i należności z tytułu nieprawidłowego wykorzystania karty lub braku rozliczenia w wyznaczonym terminie (Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 4 do zarządzenia) oraz oświadczenie o zapoznaniu się z regulaminem bankowym i niniejszym zarządzeniem (Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 5 do zarządzenia).

2. Miesięczny limit wydatków dokonywanych przy wykorzystaniu karty, na jednego użytkownika karty określonego w § 4 ust. 1 wynosi nie więcej niż:

1) 50 000 zł (słownie: pięćdziesiąt tysięcy złotych) - w przypadku osób wymienionych w § 4 ust. 1 pkt 1-3;

2) 10 000 zł (słownie dziesięć tysięcy złotych) - w przypadku osób wymienionych w § 4 ust. 1 pkt 4.

2. Niedopuszczalne jest wykorzystanie karty w celach prywatnych.

3. Karta może być wykorzystywana wyłącznie przez użytkownika karty.

4. Kartą płatniczą mogą być dokonywane płatności za towary i usługi, w szczególności:

1) usługi hotelowe w kraju i za granicą oraz inne usługi związane z podróżami służbowymi;

2) usługi transportowe;

3) opłaty z tytułu uczestnictwa w konferencjach, sympozjach, szkoleniach, kongresach, wizytach studyjnych, warsztatach, targach;

4) wydatki na drobne zakupy materiałów niezbędnych na bieżące potrzeby jednostki;

5) wydatki związane z wykonywaniem obowiązków służbowych z zakresu współpracy z zagranicą;

6) wydatki związane z zakupem materiałów i usług dokonywanych za pośrednictwem Internetu;

7) wydatki na działania informacyjno-promocyjne związane z zakupem materiałów i usług dokonywanych w social mediach.

2. Dowód księgowy należy opisać w sposób umożliwiający ustalenie charakteru, okoliczności i celu dokonania wydatku oraz jego związku z wykonywaniem obowiązków służbowych. Opis zawiera elementy spełniające warunki przeprowadzenia i zatwierdzenia kontroli merytorycznej, zgodnie z regulacjami wewnętrznymi w zakresie sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych.

3. Dokumenty, o których mowa w ust. 1, należy przekazać zgodnie z regulacjami wewnętrznymi w zakresie sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych, w terminie 7 dni od dnia dokonania operacji finansowej lub zakończenia podróży służbowej, do komórki organizacyjnej właściwej do spraw budżetu i finansów.

2. Zwrotu należy dokonać w terminie 3 dni roboczych od dnia otrzymania noty obciążeniowej.

3. W przypadku niedokonania zwrotu lub dokonania zwrotu w niepełnej wysokości, należna kwota podlega potrąceniu z wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń przysługujących użytkownikowi.

4. W przypadku braku faktury, rachunku lub innego równoważnego dowodu księgowego potwierdzającego dokonanie wydatku przy użyciu karty, użytkownik karty obowiązany jest do złożenia oświadczenia zawierającego:

1) datę i miejsce dokonania wydatku;

2) kwotę wydatku;

3) przedmiot zakupu;

4) wyjaśnienie uzasadniające brak możliwości udokumentowania dokonanego wydatku;

5) opis merytoryczny.

5. Wydatek udokumentowany w sposób, o którym mowa w ust. 4, akceptuje w Ministerstwie dyrektor generalny lub osoba przez niego upoważniona.

6. W przypadku niezłożenia przez użytkownika karty oświadczenia, o którym mowa w ust. 4, w terminie lub niezaakceptowania wydatku w Ministerstwie przez dyrektora generalnego lub osobę przez niego upoważnioną, dokonany wydatek uznaje się za wydatek o charakterze prywatnym. Przepisy ust. 1-3 stosuje się odpowiednio.

2. Ewidencja kart zawiera w szczególności: imię i nazwisko użytkownika karty, funkcję lub stanowisko służbowe użytkownika karty, limit karty, okres, na jaki karta została wydana, oraz numer karty.

3. Komórka organizacyjna właściwa do spraw budżetu i finansów sporządza roczne zestawienie wydatków dokonywanych za pomocą kart, w terminie 25 dni po zakończeniu okresu rozliczeniowego.

Minister Rolnictwa i Rozwoju Wsi: wz. Sz. Giżyński

¹⁾ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2019 r. poz. 1622, 1649, 2020 i 2473 oraz z 2020 r. poz. 284, 374, 568, 695, 1175 i 2320.

Załączniki do zarządzenia nr 1
Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi
z dnia 4 stycznia 2021 r. (poz. 1)

Załącznik nr 1

WZÓR - WNIOSEK O PRZYZNANIE SŁUŻBOWEJ KARTY PŁATNICZEJ

Załącznik nr 2

WZÓR - OŚWIADCZENIE O UŻYWANIU I ROZLICZANIU SŁUŻBOWEJ KARTY PŁATNICZEJ

Załącznik nr 3

UMOWA O PRZEKAZANIE I UŻYWANIE SŁUŻBOWEJ KARTY PŁATNICZEJ

Załącznik nr 4

WZÓR - OŚWIADCZENIE

Załącznik nr 5

WZÓR - OŚWIADCZENIE