Dzienniki Urzędowe - rok 2023 poz. 6

Na podstawie art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 1634, z późn. zm.¹⁾) oraz § 3 ust. 1 regulaminu organizacyjnego Głównego Urzędu Miar stanowiącego załącznik do zarządzenia nr 19 Prezesa Głównego Urzędu Miar z dnia 30 grudnia 2021 r. w sprawie nadania regulaminu organizacyjnego Głównemu Urzędowi Miar (Dz. Urz. GUM poz. 30 oraz z 2022 r. poz. 8 i 31) zarządza się, co następuje:

1) kierownictwo Urzędu - Prezesa Urzędu, Wiceprezesów Urzędu oraz Dyrektora Generalnego Urzędu;

2) kontrola zarządcza - ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji zadań i osiągnięcia celów Urzędu, w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy;

3) mechanizmy kontroli - elementy systemu zarządzania, obejmujące rozwiązania organizacyjne, techniczne, prawne lub finansowe służące do ograniczenia ryzyka do akceptowalnego poziomu;

4) nieakceptowalny poziom ryzyka - ustalony poziom ryzyka, przy którym wymagane jest podejmowanie działań przeciwdziałających ryzyku;

5) Prezes - Prezesa Urzędu;

6) ryzyko - możliwość zaistnienia zdarzenia, które może mieć negatywny wpływ na osiągnięcie celów lub realizację zadań Urzędu;

7) szansa - możliwość zaistnienia zdarzenia mającego pozytywny wpływ na osiągnięcie celów lub realizację zadań Urzędu;

8) właściciel ryzyka - osobę posiadającą uprawnienia i kompetencje do podjęcia działań zarządczych w stosunku do ryzyka, którym zarządza;

9) właściciel szansy - osobę posiadającą uprawnienia i kompetencje do podjęcia działań zarządczych w stosunku do szansy, którą zarządza.

1) zapewnienie kierownictwu Urzędu informacji o zidentyfikowanych ryzykach i szansach oraz zagrożeniach dla realizacji celów i zadań Urzędu, aby mogło skutecznie kontrolować ryzyko i szanse i nimi zarządzać;

2) rozpoznanie obszarów narażonych na ryzyko korupcji i nadużyć oraz ograniczenie sytuacji sprzyjających działaniom korupcyjnym oraz brakowi bezstronności;

3) zidentyfikowanie podatności aktywów informacyjnych i aktywne zapobieganie incydentom bezpieczeństwa informacji;

4) stworzenie możliwości przeciwdziałania wystąpieniu zdarzeń podnoszących poziom ryzyka lub wczesnego reagowania na nie;

5) poprawa jakości świadczonych usług i zwiększenia zadowolenia klientów Urzędu;

6) zwiększenie świadomości pracowników Urzędu na temat ryzyk oraz stosowanych mechanizmów kontroli.

2. Zarządzenie nie ma zastosowania w zarządzaniu ryzykiem w obszarach: bezpieczeństwa i higieny pracy, informacji niejawnych, audytu wewnętrznego i niepewności pomiaru. Zarządzanie ryzykiem w powyższych obszarach uregulowane jest w odrębnych przepisach.

3. Kierownicy projektów na bieżąco identyfikują i zarządzają ryzykami dotyczącymi realizowanych przez Urząd projektów.

2. Zarządzanie ryzykiem na poziomie strategicznym dotyczy zarządzania ryzykiem związanym z realizacją długoterminowych celów i zadań Urzędu wyznaczonych przez kierownictwo Urzędu określonych w szczególności w „Czteroletnim strategicznym planie działania Głównego Urzędu Miar”.

3. Zarządzanie ryzykiem na poziomie operacyjnym dotyczy zarządzania ryzykiem w stosunku do celów i zadań szczegółowych realizowanych przez komórki organizacyjne Urzędu, których realizacja jest konieczna do osiągnięcia celów i zadań strategicznych oraz zadań szczegółowych, wynikających z regulaminu organizacyjnego Urzędu oraz regulaminów wewnętrznych komórek organizacyjnych Urzędu.

1) współpracy z komórką organizacyjną Urzędu właściwą do spraw systemu zarządzania;

2) dokonania, przy wsparciu komórki organizacyjnej Urzędu właściwej do spraw systemu zarządzania, oceny ryzyka, co najmniej dwa razy w roku, w terminach ustalonych przez komórkę organizacyjną Urzędu właściwą do spraw systemu zarządzania, albo każdorazowo w przypadku zmiany zakresu podległego im obszaru działalności;

3) planowania sposobu postępowania z ryzykiem, wdrażania planów postępowania z ryzykiem i monitorowania ich realizacji;

4) projektowania, adekwatnych do zidentyfikowanego ryzyka, mechanizmów kontroli w zakresie podległego im obszaru działalności oraz monitorowania i oceny ich skuteczności;

5) monitorowania poziomu poszczególnych ryzyk;

6) informowania komórki organizacyjnej Urzędu właściwej do spraw systemu zarządzania o zmaterializowanych ryzykach, zwiększeniu poziomu ryzyka oraz zidentyfikowaniu nowych ryzyk;

7) informowania podległych pracowników o ryzykach oraz o planie postępowania z ryzykiem dotyczącym podległego im obszaru działalności.

2. Pracownicy Urzędu są zobowiązani do bieżącego informowania właścicieli ryzyk o potencjalnych ryzykach, mogących mieć wpływ na realizację zadań z zakresu podległego właścicielom ryzyk obszaru działalności.

1) podstawowym;

2) pogłębionym - w odniesieniu do ryzyk ocenionych na poziomie wysokim i bardzo wysokim oraz w przypadku nieakceptowania ryzyka ocenionego na poziomie średnim.

2. Właściciel danego ryzyka o poziomie nieakceptowalnym może zadecydować o tolerowaniu ryzyka w sytuacji, gdy podejmowanie działań przeciwdziałających ryzyku jest bardzo utrudnione albo niemożliwe albo koszt podejmowania tych działań przekracza przewidywane korzyści.

3. W stosunku do ryzyka, co do którego podjęto decyzję o jego tolerowaniu, właściciel ryzyka przedstawia komórce organizacyjnej Urzędu właściwej do spraw systemu zarządzania uzasadnienie takiej decyzji.

4. W stosunku do ryzyka, co do którego podjęto decyzję o jego nietolerowaniu, właściciel ryzyka przedstawia komórce organizacyjnej Urzędu właściwej do spraw systemu zarządzania propozycję postępowania z ryzykiem nietolerowanym.

2. W przypadku braku zgody właściciela ryzyka na propozycje, o których mowa w ust. 1, decyzję w tym zakresie podejmuje Dyrektor Generalny Urzędu w uzgodnieniu z pozostałymi członkami kierownictwa Urzędu.

3. Komórka organizacyjna Urzędu właściwa do spraw systemu zarządzania ustala termin oceny ryzyka, biorąc pod uwagę termin sporządzania planów w Urzędzie, w szczególności Planu działalności i Rocznego planu działania oraz termin sporządzania oświadczenia o stanie kontroli zarządczej.

2. Rejestr, o którym mowa w ust. 1, komórka organizacyjna Urzędu właściwa do spraw systemu zarządzania przekazuje do akceptacji Dyrektorowi Generalnemu Urzędu oraz Wiceprezesom Urzędu, a następnie do zatwierdzenia Prezesowi.

3. Zatwierdzony „Rejestr ryzyk kluczowych Głównego Urzędu Miar” komórka organizacyjna Urzędu właściwa do spraw systemu zarządzania zamieszcza w programie SharePoint na platformie Microsoft 365.

2. W przypadku wystąpienia istotnej zmiany poziomu ryzyka lub zidentyfikowaniu nowego ryzyka kluczowego, komórka organizacyjna Urzędu właściwa do spraw systemu zarządzania, po dokonaniu analizy, może podjąć decyzję o aktualizacji „Rejestru ryzyk kluczowych Głównego Urzędu Miar”. Do aktualizacji „Rejestru ryzyk kluczowych Głównego Urzędu Miar” stosuje się odpowiednio § 8-11.

2. Komórka organizacyjna Urzędu właściwa do spraw systemu zarządzania na podstawie przekazanych informacji, o których mowa w ust. 1, sporządza „Sprawozdanie na temat ryzyk kluczowych Głównego Urzędu Miar”, które przedstawia do akceptacji Dyrektorowi Generalnemu Urzędu oraz Wiceprezesom Urzędu, a następnie do zatwierdzenia Prezesowi.

3. Wzór sprawozdania, o którym mowa w ust. 2, określa załącznik nr 2 do zarządzenia.

2. Kierownicy komórek organizacyjnych Urzędu w zarządzaniu szansą są zobowiązani do:

1) współpracy z komórką organizacyjną Urzędu właściwą do spraw systemu zarządzania;

2) dokonania, przy wsparciu komórki organizacyjnej Urzędu właściwej do spraw systemu zarządzania, oceny szans, co najmniej raz w roku, w terminie ustalonym przez komórkę organizacyjną Urzędu właściwą do spraw systemu zarządzania, albo każdorazowo w przypadku zmiany zakresu podległego im obszaru działalności;

3) planowania sposobu postępowania z szansą, wdrażania planów postępowania z szansą i monitorowania ich realizacji.

1) podstawowym;

2) pogłębionym - w odniesieniu do szans, których wykorzystanie jest możliwe nie później niż w ciągu 24 miesięcy od dnia ich identyfikacji.

2. W stosunku do szansy, którą zidentyfikowano jako szansę do bieżącego wykorzystania, właściciel szansy przedstawia komórce organizacyjnej Urzędu właściwej do spraw systemu zarządzania plan postępowania z szansą.

2. W przypadku braku zgody właściciela szansy na propozycje, o których mowa w ust. 1, decyzję w tym zakresie podejmuje Dyrektor Generalny Urzędu w uzgodnieniu z pozostałymi członkami kierownictwa Urzędu.

3. Komórka organizacyjna Urzędu właściwa do spraw systemu zarządzania ustala termin oceny szans, biorąc pod uwagę termin sporządzania planów w Urzędzie, w szczególności Planu działalności i Rocznego planu działania.

2. Rejestr, o którym mowa w ust. 1, komórka organizacyjna Urzędu właściwa do spraw systemu zarządzania przekazuje do akceptacji Dyrektorowi Generalnemu Urzędu oraz Wiceprezesom Urzędu, a następnie do zatwierdzenia Prezesowi.

3. Zatwierdzony „Rejestr kluczowych szans Głównego Urzędu Miar” komórka organizacyjna Urzędu właściwa do spraw systemu zarządzania zamieszcza w programie SharePoint na platformie Microsoft 365.

2. Komórka organizacyjna Urzędu właściwa do spraw systemu zarządzania na podstawie przekazanych informacji sporządza „Sprawozdanie na temat kluczowych szans Głównego Urzędu Miar”, które przedstawia do akceptacji Dyrektorowi Generalnemu Urzędu oraz Wiceprezesom Urzędu, a następnie do zatwierdzenia Prezesowi.

3. Wzór sprawozdania, o którym mowa w ust. 2, określa załącznik nr 4 do zarządzenia.

Prezes Głównego Urzędu Miar: Jacek Semaniak

¹⁾ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały opublikowane w Dz. U. z 2022 r. poz. 1692, 1725, 1747, 1768, 1964 i 2414.

Załącznik nr 1 do zarządzenia
Prezesa Głównego Urzędu Miar
z dnia 7 marca 2023 r.
(Dz. Urz. GUM poz. 6)

REJESTR RYZYK KLUCZOWYCH GŁÓWNEGO URZĘDU MIAR

Treść załącznika w wersji PDF do pobrania tutaj

Załącznik nr 2 do zarządzenia
Prezesa Głównego Urzędu Miar
z dnia 7 marca 2023 r.
(Dz. Urz. GUM poz. 6)

SPRAWOZDANIE NA TEMAT RYZYK KLUCZOWYCH GŁÓWNEGO URZĘDU MIAR

Treść załącznika w wersji PDF do pobrania tutaj

Załącznik nr 3 do zarządzenia
Prezesa Głównego Urzędu Miar
z dnia 7 marca 2023 r.
(Dz. Urz. GUM poz. 6)

TABELE WEDŁUG KTÓRYCH SPORZĄDZA SIĘ OCENĘ SZANS PRZEZ WŁAŚCICIELI RYZYK, WERYFIKACJĘ OCENIANYCH SZANS ORAZ „REJESTR KLUCZOWYCH SZANS GŁÓWNEGO URZĘDU MIAR”

Treść załącznika w wersji PDF do pobrania tutaj

Załącznik nr 4 do zarządzenia
Prezesa Głównego Urzędu Miar
z dnia 7 marca 2023 r.
(Dz. Urz. GUM poz. 6)

SPRAWOZDANIE NA TEMAT KLUCZOWYCH SZANS GŁÓWNEGO URZĘDU MIAR

Treść załącznika w wersji PDF do pobrania tutaj