Dzienniki Urzędowe - rok 2022 poz. 22

Na podstawie art. 43 ust. 3 i ust. 5 ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2019 r. poz. 742 oraz z 2022 r. poz. 655) zarządza się, co następuje:

1) kancelarii niejawnej - należy przez to rozumieć wyodrębnioną komórkę w zakresie ochrony informacji niejawnych;

2) Pełnomocniku Ochrony - należy przez to rozumieć pełnomocnika Prezesa Głównego Urzędu Miar do spraw ochrony informacji niejawnych;

3) pokwitowaniu - należy przez to rozumieć podanie daty, czytelnego imienia i nazwiska osoby odbierającej dokument w Dzienniku ewidencyjnym;

4) Prezesie Urzędu - należy przez to rozumieć Prezesa Głównego Urzędu Miar;

5) strefie ochronnej - należy przez to rozumieć pomieszczenie, zespół pomieszczeń lub obszar posiadający wyraźnie określone i zabezpieczone granice, do którego wprowadzono system kontroli dostępu zezwalający na wstęp osób, które posiadają odpowiednie uprawnienia do dostępu do informacji niejawnych w zakresie niezbędnym do wykonywania pracy albo wykonywania czynności zleconych, a w przypadku konieczności wstępu osób, które takich uprawnień nie posiadają, przetwarzane informacje niejawne zabezpiecza się przed możliwością dostępu do nich tych osób oraz zapewnia się nadzór osoby uprawnionej;

6) strefie ochronnej I - należy przez to rozumieć pomieszczenie kancelarii niejawnej nr 11a wraz z funkcjonującym w nim, wydzielonym, niezintegrowanym z żadną siecią, niejawnym systemem teleinformatycznym, zlokalizowane na drugim piętrze w budynku B Urzędu;

7) strefie ochronnej II - należy przez to rozumieć pomieszczenia nr 11b i 11c wraz z przyległym korytarzem, pomieszczeniem socjalnym i sanitarnym, zlokalizowane na drugim piętrze w budynku B Urzędu, zabezpieczone pod względem fizycznym, poddane kontroli wejść i wyjść oraz kontroli przebywania, do których dostęp posiadają dysponenci tych pomieszczeń oraz osoby związane z realizacją zadań z zakresu ochrony informacji niejawnych lub innych tajemnic prawnie chronionych;

8) strefie ochronnej III - należy przez to rozumieć obszar budynku Urzędu, w którym zapewniono kontrolę ruchu osób oraz do którego wstęp mają osoby na podstawie elektronicznych kart dostępu;

9) Urzędzie - należy przez to rozumieć Główny Urząd Miar;

10) ustawie - należy przez to rozumieć ustawę z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych.

1) Pełnomocnik Ochrony;

2) zastępca Pełnomocnika Ochrony;

3) Inspektor bezpieczeństwa teleinformatycznego;

4) Administrator systemu teleinformatycznego;

5) pracownik kancelarii niejawnej.

2. Kancelaria niejawna jest zlokalizowana w budynku B Urzędu, w pomieszczeniu nr 11a, znajdującym się w strefie ochronnej I.

3. Kancelaria niejawna podlega Pełnomocnikowi Ochrony, a obsługuje ją pracownik kancelarii niejawnej.

4. Wyposażenie kancelarii niejawnej, w tym akredytowany niejawny system teleinformatyczny "GUM-Z", zwany dalej "systemem "GUM-Z"", zapewnia ochronę przetwarzanych informacji niejawnych, ich poufność, integralność i dostępność.

2. Środki bezpieczeństwa fizycznego, o których mowa w ust. 1, chronią w szczególności przed:

1) działaniem obcych służb specjalnych;

2) zamachem terrorystycznym lub sabotażem;

3) kradzieżą lub zniszczeniem materiału;

4) próbą wejścia osób nieuprawnionych do pomieszczeń, w których są przetwarzane informacje niejawne;

5) nieuprawnionym dostępem do informacji o wyższej klauzuli tajności, niewynikającym z posiadanych uprawnień.

3. W kancelarii niejawnej wydzielone zostało pomieszczenie, będące pod stałym nadzorem Pełnomocnika ochrony, a w przypadku jego nieobecności - zastępcy Pełnomocnika Ochrony, w którym osoby uprawnione mogą zapoznawać się z materiałami niejawnymi.

1) wykaz pracowników Urzędu posiadających uprawnienia w zakresie dostępu do informacji niejawnych, którego wzór określa załącznik nr 1 do zarządzenia;

2) rejestr dzienników ewidencji i teczek, którego wzór określa załącznik nr 2 do zarządzenia;

3) dziennik ewidencyjny, którego wzór określa załącznik nr 3 do zarządzenia;

4) wykaz przesyłek nadanych, którego wzór określa załącznik nr 4 do zarządzenia;

5) książkę doręczeń przesyłek miejscowych, której wzór określa załącznik nr 5 do zarządzenia;

6) rejestr wydanych przedmiotów, służący do ewidencjonowania wydanych nośników informacji oraz innych przedmiotów, którego wzór określa załącznik nr 6 do zarządzenia;

7) rejestr wydanych pieczęci metalowych - "referentek", którego wzór określa załącznik nr 7 do zarządzenia;

8) wykaz zmiany kodów, którego wzór określa załącznik nr 8 do zarządzenia;

9) wykaz osób zatrudnionych w Urzędzie, albo wykonujących czynności zlecone, które posiadają uprawnienia do dostępu do informacji niejawnych, oraz osób, którym odmówiono wydania poświadczenia bezpieczeństwa lub je cofnięto, obejmujący wyłącznie dane wskazane w art. 15 ust. 1 pkt 8 ustawy, którego wzór określa załącznik nr 9 do zarządzenia.

2. Drzwi wejściowe do strefy ochronnej II są zamykane po zakończeniu pracy przez pracownika tej strefy za pomocą kompletu kluczy do użytku bieżącego.

3. Komplet kluczy do użytku bieżącego jest deponowany w woreczku na klucze, opieczętowanym każdorazowo plastikową plombą i zdawanym po zakończeniu pracy na portierni Urzędu. Pobranie i zdanie kluczy jest możliwe tylko przez osoby uprawnione.

4. Uszkodzenie pieczęci na woreczku na klucze, o którym mowa w ust. 3, oraz wszystkie inne nieprawidłowości dotyczące pomieszczenia kancelarii niejawnej, stwierdzone przed rozpoczęciem pracy, należy natychmiast zgłosić Pełnomocnikowi Ochrony, a w przypadku jego nieobecności - zastępcy Pełnomocnika Ochrony, który wyjaśnia zaistniałą sytuację.

5. Komplety kluczy inne niż wskazane w ust. 3 są przechowywane zgodnie z warunkami, określonymi w ,,Planie ochrony informacji niejawnych w Głównym Urzędzie Miar, w tym w razie wprowadzenia stanu nadzwyczajnego".

6. Utratę kluczy do pomieszczeń i szaf metalowych, znajdujących się w kancelarii niejawnej, zgłasza się zgodnie z ust. 4.

1) w przypadku podejrzenia ujawnienia kodu;

2) w przypadku zmiany składu osób pracujących w strefie ochronnej II znających kod;

3) po każdej naprawie lub konserwacji zamka.

2. Każda zmiana kodu powinna zostać odnotowana w wykazie, o którym mowa w § 7 pkt 8.

1) posiadaniu poświadczenia bezpieczeństwa upoważniającego do dostępu do informacji niejawnych o klauzuli ,,poufne" lub wyższej;

2) odbyciu szkolenia w zakresie ochrony informacji niejawnych, potwierdzonego wydanym zaświadczeniem, ważnym przez okres 5 lat od daty jego wydania.

2. Dopuszczenie do pracy albo zlecenie prac związanych z dostępem w Urzędzie do informacji niejawnych o klauzuli ,,zastrzeżone" może nastąpić po spełnieniu następujących warunków:

1) posiadanie pisemnego upoważnienia Prezesa Urzędu, jeżeli osoba nie posiada poświadczenia bezpieczeństwa; upoważnienie przygotowuje Pełnomocnik Ochrony, a w przypadku jego nieobecności - zastępca Pełnomocnika Ochrony;

2) odbycie szkolenia w zakresie ochrony informacji niejawnych, potwierdzonego wydanym zaświadczeniem, ważnym przez okres 5 lat od daty jego wydania.

2. Pomieszczeniem przeznaczonym w Urzędzie do wytwarzania dokumentów o klauzuli ,,poufne" albo ,,zastrzeżone" jest kancelaria niejawna.

3. Dokumenty oznaczone klauzulą ,,poufne" albo ,,zastrzeżone" można wytwarzać w Urzędzie, w szczególności w formie pisma odręcznego, wypełniania formularzy, powielania, filmowania lub fotografowania, a dokumenty niejawne o klauzuli ,,zastrzeżone" również w postaci dokumentu elektronicznego, w systemie "GUM-Z".

4. Liczbę wytwarzanych dokumentów niejawnych oraz zasięg ich obiegu należy ograniczyć do minimum, niezbędnego do załatwienia sprawy.

5. Zasady przetwarzania informacji niejawnych o klauzuli ,,zastrzeżone" w systemie ,,GUM-Z" określają:

1) Szczególne Wymagania Bezpieczeństwa Systemu TI o nazwie ,,GUM-Z" w Głównym Urzędzie Miar;

2) Procedury Bezpiecznej Eksploatacji Systemu TI o nazwie ,,GUM-Z" w Głównym Urzędzie Miar.

2. Wytworzony dokument lub materiał, otrzymana albo wysyłana przesyłka, jest rejestrowana w kancelarii niejawnej w "Dzienniku ewidencyjnym".

3. Wytworzony dokument niejawny jest rejestrowany w kancelarii niejawnej w ciągu 30 dni od chwili wytworzenia.

2. Informacjom niejawnym nadaje się klauzulę ,,zastrzeżone", jeżeli nie nadano im wyższej klauzuli tajności, a ich nieuprawnione ujawnienie może mieć szkodliwy wpływ na wykonywanie przez organy władzy publicznej lub inne jednostki organizacyjne zadań, o których mowa w art. 5 ust. 4 ustawy.

3. Klauzulę tajności nadaje osoba, o której mowa w art. 6 ust 1 ustawy.

2. Dokument elektroniczny oznacza się poprzez zamieszczenie w metryce dokumentu informacji wskazanych w § 6 rozporządzenia.

3. Materiały inne niż dokumenty elektroniczne i nieelektroniczne utrwalone w formie pisma oznacza się klauzulą tajności wyraźnie i w pełnym brzmieniu, w sposób wskazany w § 10 rozporządzenia.

4. Oznaczanie trwale oprawionych zbiorów dokumentów, rejestrów, książek, broszur następuje zgodnie z § 11 rozporządzenia.

5. Utrwalanie informacji niejawnych w formie dźwięku lub obrazu poprzedza się i kończy informacją o nadanej klauzuli tajności, o ile istnieją takie możliwości.

2. Oznaczenia zmiany klauzuli tajności dokonuje się zgodnie z § 13 i 14 rozporządzenia.

3. O fakcie dokonania czynności zniesienia lub zmiany klauzuli tajności, należy poinformować wszystkich odbiorców materiału.

2. Sposób opisywania kopert, zawierających dokumenty oznaczone klauzulą ,,poufne" albo ,,zastrzeżone", określa załącznik nr 11 do zarządzenia.

3. Szczegółowe zasady pakowania oraz oznaczania kopert, adresowania i przesyłania dokumentów niejawnych określa rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 7 grudnia 2011 r. w sprawie nadawania, przyjmowania, przewożenia, wydawania i ochrony materiałów zawierających informacje niejawne (Dz. U. poz. 1603).

2. Przesyłki miejscowe, zawierające informacje niejawne o klauzuli ,,poufne" albo ,,zastrzeżone", dostarczane do adresata osobiście przez Pełnomocnika Ochrony albo zastępcę Pełnomocnika Ochrony, przekazuje się na podstawie ,,Książki doręczeń przesyłek miejscowych".

2. W Urzędzie nie są wysyłane i odbierane przesyłki niejawne o klauzuli ,,tajne" i ,,ściśle tajne".

3. Osoba odbierająca przesyłkę, o której mowa w ust.1, jest zobowiązana do sprawdzenia jej klauzuli, prawidłowości oznaczenia nadawcy i adresata, całości pieczęci i opakowania, zgodności odcisku pieczęci na opakowaniu z nazwą jednostki organizacyjnej.

4. W przypadku stwierdzenia uszkodzenia przesyłki, która wpłynęła do Urzędu, osoba odbierająca przesyłkę sporządza wraz z doręczającym protokół uszkodzenia, którego jeden egzemplarz przekazywany jest nadawcy, drugi otrzymuje Pełnomocnik Ochrony albo jego zastępca, a ewentualnie trzeci egzemplarz - przewoźnik, jeżeli pośredniczył w przekazaniu przesyłki.

5. Po otwarciu przesyłki, pracownik kancelarii niejawnej sprawdza, czy zawartość przesyłki odpowiada wyszczególnionym na niej numerom ewidencyjnym, ustala, czy liczba załączników i stron załączników jest zgodna z załącznikami wyszczególnionymi na dokumencie.

6. W razie stwierdzenia nieprawidłowości, sporządzany jest w dwóch egzemplarzach protokół otwarcia przesyłki, zawierający wykaz nieprawidłowości, z czego jeden egzemplarz protokołu przekazywany jest nadawcy dokumentu, a fakt sporządzenia protokołu jest odnotowywany w rubryce ,,Informacje uzupełniające/Uwagi" w Dzienniku ewidencyjnym.

2. Prezes Urzędu lub inny, wskazany na kopercie, adresat dokonuje na dokumencie pisemnej dekretacji, wskazując kierownika komórki organizacyjnej Urzędu lub pracownika odpowiedzialnego merytorycznie za załatwienie sprawy.

3. Zadekretowany dokument niejawny oznaczony klauzulą ,,poufne" albo ,,zastrzeżone" pracownik kancelarii niejawnej przedkłada w kancelarii niejawnej osobie wskazanej w dekretacji i umożliwia jej zapoznanie się z zadekretowanym dokumentem.

4. Fakt zapoznania się konkretnej osoby z dokumentem oznaczonym klauzulą ,,poufne" albo ,,zastrzeżone" jest każdorazowo odnotowywany w odpowiedniej rubryce Dziennika ewidencyjnego, ze wskazaniem imienia i nazwiska osoby oraz daty zapoznania się z dokumentem.

5. W razie znacznej liczby osób, które zgodnie z dekretacją mają się zapoznać z dokumentem i braku miejsca na odnotowanie tego w Dzienniku ewidencyjnym, można założyć ,,Kartę zapoznania się z dokumentem", którą przekazuje się i rozlicza z tym dokumentem, i tak jak ten dokument niejawny przechowuje. Wzór Karty zapoznania się z dokumentem określa załącznik nr 12 do zarządzenia.

2. Zabrania się przekazywania między sobą przez pracowników Urzędu niejawnych dokumentów oznaczonych klauzulą ,,poufne" albo ,,zastrzeżone" z pominięciem kancelarii niejawnej.

3. System obiegu dokumentów niejawnych zapewnia w każdej chwili informację, gdzie znajduje się dokument oznaczony klauzulą ,,poufne" albo ,,zastrzeżone".

2. Kopie, odpisy, wyciągi, tłumaczenia lub wypisy z dokumentu, o którym mowa w ust. 1, przeznaczone do wysłania poza Urząd, wykonuje się na podstawie pisemnej zgody Prezesa Urzędu lub upoważnionej przez niego osoby, zamieszczonej na tym dokumencie.

2. Zabrania się wykonywania w Urzędzie kopii i skanów dokumentów oznaczonych klauzulą ,,zastrzeżone" albo ,,poufne" w faxach lub jawnych systemach teleinformatycznych, podłączonych do Internetu.

2. Dokumenty zawierające informacje niejawne o klauzuli ,,poufne" albo ,,zastrzeżone", gromadzi się w teczkach w kancelarii niejawnej GUM.

3. Zezwala się na umieszczanie w teczkach, o których mowa w ust. 2, dokumentów jawnych, jeżeli dotyczą one tej samej sprawy. W takim przypadku, teczka posiada klauzulę ,,poufne" albo ,,zastrzeżone", w zależności od najwyżej sklasyfikowanego dokumentu znajdującego się w tej teczce.

4. Nie rzadziej niż raz na 5 lat przeprowadzany jest przegląd materiałów oznaczonych klauzulą ,,poufne" i ,,zastrzeżone" w celu stwierdzenia, czy spełniają ustawowe przesłanki ochrony.

5. Z uwagi na niewielką ilość materiałów niejawnych w Urzędzie i konieczność zachowania wymaganych przepisami prawa standardów ochrony, materiały oznaczone klauzulą ,,poufne" i ,,zastrzeżone" przechowywane są w szafach metalowych w kancelarii niejawnej Urzędu.

2. Kierownicy komórek organizacyjnych Urzędu zobowiązani są do informowania Pełnomocnika Ochrony o konieczności przyznania uprawnień w zakresie dostępu do informacji niejawnych pracownikom, których zakres wykonywanych czynności na zajmowanym stanowisku służbowym w Urzędzie wymaga dostępu do informacji niejawnych o klauzuli ,,poufne" albo ,,zastrzeżone".

3. Przełożeni zobowiązani są do prowadzenia nadzoru nad koniecznością posiadania przez podległych pracowników uprawnień w zakresie dostępu do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą ,,poufne" albo ,,zastrzeżone", jeżeli ich posiadanie jest lub może być niezbędne w związku z realizacją zadań służbowych.

4. Udostępnianie informacji niejawnych następuje na podstawie pisemnej dekretacji adresata dokumentu, poprzez przedłożenie dokumentu osobie posiadającej uprawnienia w zakresie dostępu do informacji niejawnych o wymaganej klauzuli tajności, za pokwitowaniem w Dzienniku ewidencyjnym.

5. Pracownik kancelarii niejawnej, Pełnomocnik ochrony albo jego zastępca odmawia udostępnienia materiałów oznaczonych klauzulą ,,poufne" albo ,,zastrzeżone" osobie niespełniającej warunków określonych w ustawie w zakresie dostępu do informacji niejawnych o takich klauzulach tajności i powiadamia o tym ostatniego dekretującego, który wskazał taką osobę, w celu zmiany dekretacji.

6. Prowadzenie aktualnego wykazu osób, które spełniają wymagania w zakresie dostępu do informacji niejawnych, należy do Pełnomocnika Ochrony albo jego zastępcy.

2. Fakt pobrania materiałów z kancelarii niejawnej Urzędu, osoba, która musi posiadać uprawnienia w zakresie dostępu do informacji niejawnych o odpowiedniej klauzuli tajności, kwituje w Dzienniku ewidencyjnym.

3. Po pobraniu materiału oznaczonego klauzulą ,,poufne" albo ,,zastrzeżone", odbiorca zabezpiecza go do czasu przekazania i ponosi pełną odpowiedzialność za bezpieczeństwo materiałów, w tym informacji niejawnych w nim zawartych.

1) kompletowaniu w teczkach przedmiotowych o określonej klasie archiwalnej, jeżeli stanowią wartość archiwalną lub praktyczną dla komórki organizacyjnej Urzędu;

2) brakowaniu, jeżeli dokument nie posiada wartości archiwalnej ani praktycznej;

3) zwrotowi do nadawcy lub osoby przekazującej dokument, jeśli było takie zastrzeżenie.

2. Podstawę do brakowania, zniszczenia albo archiwizowania dokumentu stanowią ,,Jednolity rzeczowy wykaz akt Głównego Urzędu Miar", o którym mowa w § 25 ust. 1, oraz przepisy ustawy.

2. W skład komisji, o której mowa w ust. 1, obligatoryjnie wchodzi pracownik kancelarii niejawnej, Pełnomocnik Ochrony albo zastępca Pełnomocnika Ochrony.

3. Komisja sporządza protokół z przeglądu dokumentacji niearchiwalnej oraz spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia, i w oparciu o przygotowany spis, Prezes Urzędu występuje z wnioskiem do Dyrektora Archiwum Akt Nowych o udzielenie zgody na brakowanie.

4. Brakowanie dokumentów oznaczonych klauzulą ,,poufne" albo ,,zastrzeżone" dokumentuje się poprzez:

1) sporządzenie protokołu brakowania, podpisanego przez osoby, które uczestniczyły w brakowaniu - wzór protokołu określa załącznik nr 13 do zarządzenia;

2) poświadczenie czytelnym podpisem odpowiednio:

a) w rubryce ,,Uwagi" Dziennika ewidencyjnego, z adnotacją ,,Zniszczono na podstawie protokołu z dnia….";

b) na pierwszym (lub pozostałym) egzemplarzu dokumentu, w razie zniszczenia innych zbędnych egzemplarzy;

c) na wewnętrznej stronie okładki zeszytu (notatnika), w razie sukcesywnego niszczenia wykorzystanych kart.

5. Protokół brakowania materiałów niejawnych przechowuje się w strefie ochronnej II.

6. Nie dokumentuje się niszczenia wadliwie wykonanego wydruku dokumentu pod warunkiem, że zostanie on zniszczony niezwłocznie po stwierdzeniu w nim błędu.

7. Jeżeli istnieją, brudnopisy projektów dokumentów oznaczonych klauzulą ,,poufne" albo ,,zastrzeżone", są po wykonaniu tych dokumentów niszczone, a fakt zniszczenia jest dokumentowany poprzez dokonanie wpisu w rubryce ,,Uwagi' w Dzienniku ewidencyjnym.

8. Niszczenie i brakowanie dokumentów papierowych oznaczonych klauzulą ,,poufne" albo ,,zastrzeżone" odbywa się przez pocięcie w niszczarce klasy co najmniej klasy P4 w kancelarii niejawnej w sposób uniemożliwiający odtworzenie ich treści.

9. Nośniki danych zawierające informacje niejawne, w tym dyskietki, płyty CD lub DVD, niszczy się poprzez ich fizyczne zniszczenie i odnotowuje ten fakt w Dzienniku ewidencji.

2. Przy określaniu poziomu zagrożeń przeprowadza się analizę, w której uwzględnia się istotne czynniki, mogące mieć wpływ na bezpieczeństwo informacji niejawnych w Urzędzie, w tym:

1) klauzule tajności przetwarzanych informacji niejawnych;

2) postać i ilość informacji niejawnych;

3) sposób przechowywania informacji niejawnych;

4) otoczenie i strukturę budynków i stref, w których przetwarzane są informacje niejawne;

5) liczbę osób mających lub mogących mieć dostęp do informacji niejawnych, a także posiadane przez nich uprawnienia oraz uzasadnioną potrzebę dostępu do informacji niejawnych;

6) szacowane zagrożenie ze strony obcych służb specjalnych, zagrożenie sabotażem, zamachem terrorystycznym, kradzieżą lub inną działalnością przestępczą.

1) przeszkolony personel - osoby posiadające odpowiednie uprawnienia do dostępu do informacji niejawnych, wykonujące czynności związane z ochroną informacji niejawnych;

2) bariery fizyczne, chroniące granice miejsca, w którym są przetwarzane informacje niejawne w Urzędzie, w szczególności ściany, bramy, drzwi i okna;

3) szafy stosowane do przechowywania informacji niejawnych i zamki zabezpieczające te informacje przed nieuprawnionym dostępem;

4) system kontroli dostępu;

5) system sygnalizacji włamania i napadu;

6) system dozoru wizyjnego do bieżącego monitorowania ochronnego lub sprawdzania incydentów bezpieczeństwa.

2. Materiały oznaczone klauzulą ,,zastrzeżone" są przetwarzane w Urzędzie w pomieszczeniu kancelarii niejawnej, uniemożliwiającej dostęp osób nieuprawnionych.

3. Przed opuszczeniem pomieszczenia kancelarii niejawnej należy schować dokumenty do szafy metalowej zamykanej na klucz, a następnie zamknąć pomieszczenie na klucz w celu uniemożliwienia wejścia osobom nieuprawnionym.

4. Nadzór nad stosowaniem wymaganych standardów bezpieczeństwa w odniesieniu do dokumentów oznaczonych klauzulą ,,zastrzeżone" w Urzędzie sprawuje Pełnomocnik Ochrony.

5. Każdorazowe pobranie i zdanie kluczy użytku bieżącego do pomieszczeń znajdujących się w strefie ochronnej I i II odbywa się po potwierdzeniu przez elektroniczny system ewidencji kluczy UniKD.

6. W razie konieczności przewożenia samochodami lub przenoszenia materiałów oznaczonych klauzulą ,,zastrzeżone" poza kancelarię niejawną należy zachować wszelkie środki ostrożności, aby nie dopuścić do kradzieży, nieuprawnionego dostępu, ujawnienia lub zniszczenia materiału. Odpowiedniego zabezpieczenia materiałów dokonuje pracownik kancelarii niejawnej, Pełnomocnik Ochrony, a w przypadku jego nieobecności zastępca Pełnomocnika Ochrony.

7. Zabrania się:

1) pozostawiania materiałów niejawnych bez nadzoru;

2) przekazywania materiałów osobom postronnym;

3) wynoszenia materiałów niejawnych.

8. Sposób przechowywania dokumentów oznaczonych klauzulą "zastrzeżone" podlega nadzorowi i kontroli przez Pełnomocnika Ochrony albo zastępcy Pełnomocnika Ochrony.

2. Osoba, o której mowa w ust. 1, przygotowuje, w przypadku uczestnictwa przedstawicieli zewnętrznych jednostek organizacyjnych, wykaz uczestników wraz z informacją o ich uprawnieniach w zakresie dostępu do informacji niejawnych o klauzuli ,,poufne" albo ,,zastrzeżone". W zależności od klauzuli tajności, wymagane jest posiadanie odpowiednio: poświadczenia bezpieczeństwa lub upoważnienia i ważnego zaświadczenia o przeszkoleniu z zakresu ochrony informacji niejawnych.

3. Wykaz, o którym mowa w ust. 2, jest przechowywany przez okres jednego roku.

2. Zabrania się wnoszenia do miejsca realizacji spotkań, rozmów lub konferencji urządzeń służących do rejestracji obrazu lub dźwięku oraz używania bezprzewodowych urządzeń nagłaśniających.

3. Uczestnicy spotkań muszą zostać poinformowani o niejawnym charakterze spotkania.

4. Protokołom lub notatkom ze spotkań należy przyznać klauzulę tajności adekwatną do klauzuli tajności informacji niejawnych omawianych na spotkaniu, w rozmowie, na konferencji i dokonać ich rejestracji w Dzienniku ewidencyjnym.

1) spełnienie wymagań ustawy;

2) posiadanie przez pracowników przedsiębiorcy, realizujących przedmiot umowy albo zadania związane z dostępem do informacji niejawnych o klauzuli ,,poufne" albo ,,zastrzeżone" w Urzędzie, w zależności od klauzuli informacji:

a) odpowiednio: poświadczenia bezpieczeństwa lub pisemnego upoważnienia kierownika jednostki organizacyjnej;

b) zaświadczenia stwierdzającego odbycie szkolenia w zakresie ochrony informacji niejawnych, ważnego przez okres 5 lat od daty wydania zaświadczenia.

2. W przypadku zawierania umowy związanej z dostępem do informacji niejawnych o klauzuli ,,poufne" albo ,,zastrzeżone", kierownicy komórek organizacyjnych Urzędu mają obowiązek wprowadzenia do umowy postanowień określających szczegółowe wymagania dotyczące ochrony informacji niejawnych, w których posiadanie może wejść przedsiębiorca w związku z wykonaniem umowy, a także zakres odpowiedzialności wykonawcy umowy z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków wynikających z przepisów ustawy.

2. Przedmiot zamówienia może zostać udostępniony lub przekazany przedsiębiorcy tylko w zakresie niezbędnym do opracowania dokumentacji wynikającej z przepisów prawa.

3. Z dokumentów nie mogą być sporządzane kopie, odpisy, wyciągi lub wypisy bez pisemnej zgody zamawiającego, którym jest Urząd, a przekazana dokumentacja musi zostać zwrócona w terminie określonym przez zamawiającego.

1) ujawnieniu informacji niejawnych osobie nieuprawnionej, czyli niespełniającej określonych w ustawie warunków w zakresie dostępu do informacji niejawnych o poszczególnych klauzulach tajności;

2) zagubieniu materiału zawierającego informacje niejawne;

3) przetwarzaniu informacji niejawnych w systemie teleinformatycznym nieposiadającym akredytacji bezpieczeństwa systemu teleinformatycznego.

2. Pracownik Urzędu, który stwierdził naruszenie przepisów o ochronie informacji niejawnych albo jego przełożony, niezwłocznie zawiadamia Pełnomocnika Ochrony, w przypadku jego nieobecności - zastępcę Pełnomocnika Ochrony o tym fakcie, w formie ustnej oraz pisemnej.

3. Pełnomocnik Ochrony, a przypadku jego nieobecności - zastępca Pełnomocnika Ochrony, podejmuje działania zmierzające do wyjaśnienia okoliczności naruszenia, o którym mowa w ust. 1, oraz ograniczenia jego negatywnych skutków. Niezwłocznie informuje Prezesa Urzędu o naruszeniu i wszczyna postępowanie wyjaśniające okoliczności naruszenia.

4. W przypadku stwierdzenia w Urzędzie naruszenia przepisów o ochronie informacji niejawnych o klauzuli ,,poufne", Pełnomocnik Ochrony albo zastępca Pełnomocnika Ochrony niezwłocznie zawiadamia również Agencję Bezpieczeństwa Wewnętrznego.

5. Prezes Urzędu powołuje komisję, na której czele stoi Pełnomocnik Ochrony albo zastępca Pełnomocnika Ochrony.

6. Komisja, o której mowa w ust. 5, ustala przyczynę naruszenia przepisów o ochronie informacji niejawnych, stopień szkodliwości, winnych tego naruszenia oraz zakres ich odpowiedzialności, a po zakończonym postępowaniu sporządza protokół i przedstawia go Prezesowi Urzędu.

1) dane osoby odpowiedzialnej za naruszenie przepisów, tj. imię i nazwisko, stanowisko, zakres odpowiedzialności na zajmowanym stanowisku oraz klauzulę tajności informacji niejawnych, do których została dopuszczona;

2) rodzaj naruszenia, tj. ujawnienie, zagubienie materiału, klauzulę tajności, okoliczności zdarzenia;

3) przyczyny naruszenia przepisów o ochronie informacji niejawnych;

4) skutki wynikające z tego naruszenia, propozycje postępowania w celu ograniczenia negatywnych skutków wydarzenia;

5) odpowiedzialność osoby winnej naruszenia.

2. Prezes Urzędu, po zapoznaniu się z protokołem, podejmuje decyzję o:

1) poinformowaniu o zaistniałym naruszeniu prokuratury - w przypadku stwierdzenia dużej szkodliwości;

2) innych konsekwencjach - w przypadku stwierdzenia mniejszej szkodliwości.

Prezes Głównego Urzędu Miar: Jacek Semaniak

Załączniki do zarządzenia nr 10
Prezesa Głównego Urzędu Miar z dnia 1 sierpnia 2022 r.

Załącznik nr 1

WYKAZ PRACOWNIKÓW GŁÓWNEGO URZĘDU MIAR POSIADAJĄCYCH UPRAWNIENIA W ZAKRESIE DOSTĘPU DO INFORMACJI NIEJAWNYCH

Załącznik nr 2

REJESTR DZIENNIKÓW EWIDENCJI I TECZEK

Załącznik nr 3

DZIENNIK EWIDENCYJNY

Załącznik nr 4

WYKAZ PRZESYŁEK NADANYCH

Załącznik nr 5

KSIĄŻKA DORĘCZEŃ PRZESYŁEK MIEJSCOWYCH

Załącznik nr 6

REJESTR WYDANYCH PRZEDMIOTÓW SŁUŻĄCY DO EWIDENCJONOWANIA WYDANYCH NOŚNIKÓW INFORMACJI ORAZ INNYCH PRZEDMIOTÓW

Załącznik nr 7

REJESTR WYDANYCH PIECZĘCI METALOWYCH "REFERENTEK"

Załącznik nr 8

WYKAZ ZMIANY KODÓW

Załącznik nr 9

WYKAZ OSÓB ZATRUDNIONYCH W GŁÓWNYM URZĘDZIE MIAR, ALBO WYKONUJĄCYCH CZYNNOŚCI ZLECONE, KTÓRE POSIADAJĄ UPRAWNIENIA DO DOSTĘPU DO INFORMACJI NIEJAWNYCH, ORAZ OSÓB, KTÓRYM ODMÓWIONO WYDANIA POŚWIADCZENIA BEZPIECZEŃSTWA LUB JE COFNIĘTO

Załącznik nr 10

DOKUMENT NIEJAWNY

Załącznik nr 11

SPOSÓB OPISYWANIA KOPERT PRZESYŁEK ZAWIERAJĄCYCH MATERIAŁY NIEJAWNE

Załącznik nr 12

KARTA ZAPOZNANIA SIĘ Z DOKUMENTEM

Załącznik nr 13

PROTOKÓŁ BRAKOWANIA/ZNISZCZENIA* DOKUMENTÓW NIEJAWNYCH O KLAUZULI ,,POUFNE" ALBO ,,ZASTRZEŻONE"