Dzienniki Urzędowe - rok 2016 poz. 16

Na podstawie art. 34 ust. 1 i 2 oraz art. 34a ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów (Dz. U. z 2012 r. poz. 392 oraz z 2015 r. poz. 1064), art. 69 ust. 1 pkt 1 oraz art. 70 ust. 4 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, zpóźn. zm.²⁾) zarządza się, co następuje:

1) obowiązki w zakresie kontroli zarządczej:

a) członków Kierownictwa Ministerstwa,

b) kierowników komórek organizacyjnych Ministerstwa,

c) kierowników jednostek podległych Ministrowi lub przez niego nadzorowanych,

d) Biura Ministra;

2) tryb sporządzania, zgodnych z przepisami ustawy o finansach publicznych, następujących dokumentów:

a) planu działalności Ministra,

b) sprawozdania z wykonania planu działalności Ministra,

c) oświadczenia o stanie kontroli zarządczej Ministra;

3) wzory dokumentów, o których mowa w pkt 2.

1) członkach Kierownictwa Ministerstwa – rozumie się przez to Ministra, Sekretarzy Stanu, Podsekretarzy Stanu oraz Dyrektora Generalnego Ministerstwa;

2) działach – rozumie się przez to działy administracji rządowej – administracja publiczna, sprawy wewnętrzne, wyznania religijne oraz mniejszości narodowe i etniczne;

3) efektywności – rozumie się przez to relacje między osiągniętymi wynikami a wykorzystanymi zasobami;

4) identyfikacji ryzyka – rozumie się przez to zidentyfikowanie zdarzenia, które w przypadku wystąpienia będzie miało negatywny wpływ na realizację założonych celów i zadań, jego następstwa i prawdopodobieństwo wystąpienia;

5) jednostkach – rozumie się przez to organy i jednostki organizacyjne podległe Ministrowi lub przez niego nadzorowane;

6) kierowniku jednostki – rozumie się przez to kierownika jednostki w rozumieniu pkt 5;

7) kierowniku komórki organizacyjnej/nadzorującej – rozumie się przez to dyrektorów departamentów i biur Ministerstwa;

8) komórce nadzorującej – rozumie się przez to komórkę organizacyjną Ministerstwa prowadzącą sprawy związane z nadzorem Ministra nad jednostką lub jednostkami;

9) komórce organizacyjnej – rozumie się przez to komórkę organizacyjną Ministerstwa, wymienioną w statucie Ministerstwa, stanowiącym załącznik do zarządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie nadania statutu Ministerstwu;

10) koordynatorze celu – rozumie się przez to kierownika komórki organizacyjnej albo kierownika jednostki odpowiedzialnej za koordynację realizacji celu z planu działalności Ministra, w tym za przygotowywanie okresowych informacji zbiorczych o realizacji celu. Koordynatora celu wskazuje członek Kierownictwa Ministerstwa;

11) Ministerstwie – rozumie się przez to Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji;

12) Ministrze – rozumie się przez to Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji;

13) ocenie ryzyka – rozumie się przez to ocenę następstwa zdarzenia, które w przypadku wystąpienia będzie miało negatywny wpływ na realizację założonych celów i zadań, prawdopodobieństwo jego wystąpienia oraz wyznaczenie poziomu ryzyka;

14) oświadczeniu Ministra o stanie kontroli zarządczej – rozumie się przez to oświadczenie Ministra o stanie kontroli zarządczej za rok poprzedni dla działów, sporządzone zgodnie z rozporządzeniem wydanym na podstawie art. 70 ust. 6 ustawy;

15) planie działalności Ministra – rozumie się przez to plan działalności Ministra na rok następny, dla działów, sporządzony zgodnie z rozporządzeniem wydanym na podstawie art. 70 ust. 7 ustawy;

16) planie postępowania z ryzykiem – rozumie się przez to dokument, w którym wskazano planowane działania modyfikujące ryzyko, termin ich realizacji oraz osoby odpowiedzialne za realizację tych działań;

17) ryzyku – rozumie się przez to możliwość wystąpienia zdarzenia, które w przypadku wystąpienia będzie miało negatywny wpływ na realizację założonych celów i zadań;

18) skuteczności – rozumie się przez to stopień, w jakim planowane działania są zrealizowane, a planowane cele osiągnięte;

19) sprawozdaniu z wykonania planu działalności Ministra – rozumie się przez to sprawozdanie z wykonania planu działalności Ministra za rok poprzedni dla działów, sporządzone zgodnie z rozporządzeniem wydanym na podstawie art. 70 ust. 7 ustawy;

20) standardach kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych – rozumie się przez to standardy określone w Komunikacie nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych;

21) systemie kontroli zarządczej – rozumie się przez to wszystkie działania, udokumentowane i nieudokumentowane zasady, reguły oraz przyjęte sposoby organizacji pracy, służące realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy;

22) ustawie – rozumie się przez to ustawę z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;

23) właścicielu ryzyka – rozumie się przez to kierownika komórki organizacyjnej albo kierownika jednostki realizującej zadanie w ramach celu z planu działalności Ministra;

24) zmaterializowaniu ryzyka – rozumie się przez to stwierdzenie wystąpienia zdarzenia zidentyfikowanego w ryzyku.

2. Doskonalenie systemu kontroli zarządczej w działach, o którym mowa w ust. 1, jest procesem ciągłym, realizowanym przy uwzględnieniu wniosków wynikających z bieżącego funkcjonowania jednostek w działach, jak również oceny funkcjonowania rozwiązań określonych niniejszym zarządzeniem.

2. Kierownicy komórek organizacyjnych, zgodnie z zakresem kompetencji wynikającym z regulaminu organizacyjnego Ministerstwa, obowiązani są do zapewnienia funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w kierowanej komórce organizacyjnej, w oparciu o standardy kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych oraz niniejsze zarządzenie.

3. Kierownicy jednostek zapewniają funkcjonowanie adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w jednostkach, którymi kierują, w oparciu o standardy kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych oraz niniejsze zarządzenie.

1) koordynacja działań związanych z zapewnieniem funkcjonowania kontroli zarządczej w Ministerstwie oraz w działach, w zakresie sporządzania planu działalności Ministra, sprawozdania z jego wykonania oraz przygotowania oświadczenia o stanie kontroli zarządczej Ministra;

2) dokonywanie przeglądów oraz oceny stosowania niniejszego zarządzenia, w tym przedkładanie Ministrowi wniosków z przeglądu i oceny wskazujących na potrzebę wprowadzenia zmian.

2. Informację o określeniu przez Ministra głównych kierunków dla działów, Biuro Ministra przekazuje niezwłocznie do członków Kierownictwa Ministerstwa, kierowników komórek organizacyjnych i kierowników jednostek.

2. Kierownicy komórek nadzorujących, zgodnie z właściwością, na podstawie określonych przez Ministra głównych kierunków dla działów, wspólnie z kierownikami jednostek, przedstawiają propozycje celów, mierników i zadań do planu działalności Ministra.

3. Kierownicy komórek organizacyjnych, zgodnie z właściwością, na podstawie określonych przez Ministra głównych kierunków dla działów, proponują cele, mierniki i zadania do planu działalności Ministra.

4. Propozycje celów, mierników i zadań do planu działalności Ministra, o których mowa w ust. 2 i 3, opracowane zgodnie ze wzorem określonym w załączniku nr 1 do niniejszego zarządzenia, są przedstawiane przez kierowników komórek nadzorujących i kierowników komórek organizacyjnych do akceptacji nadzorującemu członkowi Kierownictwa Ministerstwa, w terminie do dnia 20 września każdego roku.

5. Określając cele należy zapewnić, aby były one istotne, spójne, konkretne, realne i określone w czasie oraz mierzalne w oparciu o mierniki określające stopień realizacji celów z planu działalności Ministra.

6. Miernik powinien umożliwiać rzetelne i obiektywne określenie stopnia realizacji celu, powinien mierzyć skuteczność lub efektywność.

7. W przypadku, gdy w procesie akceptacji, o którym mowa w ust. 4, zostanie stwierdzona konieczność wprowadzenia zmian propozycji celów, mierników lub zadań kierownicy komórek organizacyjnych i kierownicy komórek nadzorujących oraz kierownicy jednostek są obowiązani do wprowadzenia stosownych zmian.

8. Zaakceptowane przez nadzorującego członka Kierownictwa Ministerstwa propozycje celów, mierników i zadań, o których mowa w ust. 2 i 3, są przesyłane do Biura Ministra, w terminie do dnia 30 września każdego roku.

9. Biuro Ministra na podstawie dokumentów, o których mowa w ust. 8, przy uwzględnieniu projektu budżetu, opracowuje projekt planu działalności Ministra. Na etapie opracowania projektu planu działalności Ministra, dyrektor Biura Ministra, jeżeli jest to niezbędne, prowadzi konsultacje i uzgodnienia z kierownikami komórek organizacyjnych, kierownikami komórek nadzorujących i członkami Kierownictwa Ministerstwa.

10. Projekt planu działalności Ministra jest przedkładany do podpisu Ministra nie później niż do dnia 25 października każdego roku.

11. W przypadku, gdy projekt, o którym mowa w ust. 10, nie zostanie przez Ministra podpisany, dyrektor Biura Ministra wprowadza do niego stosowne zmiany, przeprowadzając konsultacje i uzgodnienia, w sposób określony w ust. 9.

12. Zaakceptowany przez Ministra projekt planu działalności Ministra przedstawiany jest Prezesowi Rady Ministrów, w terminie do dnia 31 października każdego roku.

13. W przypadku otrzymania od Prezesa Rady Ministrów uwag do projektu planu działalności Ministra, dyrektor Biura Ministra opracowuje, jeżeli jest taka potrzeba, skorygowany projekt planu działalności Ministra i niezwłocznie przedstawia go do podpisu Ministrowi.

14. Biuro Ministra przekazuje podpisany przez Ministra plan działalności Ministra do publikacji na stronie podmiotowej Biuletynu Informacji Publicznej Ministerstwa i przesyła do komórek organizacyjnych i jednostek celem zidentyfikowania ryzyka w odniesieniu do celów i zadań oraz opracowania planów działalności jednostek.

2. Kierownik jednostki jest obowiązany do przekazania planu działalności, o którym mowa w ust. 1, do kierownika komórki nadzorującej i Biura Ministra, w terminie do dnia 14 stycznia każdego roku.

3. Kierownik jednostki jest obowiązany do przedstawienia informacji o poziomie realizacji celów i zadań wynikających z planu działalności jednostki na każde żądanie nadzorującego członka Kierownictwa Ministerstwa.

2. Koordynator celu raz na kwartał, nie później niż do 21 dnia miesiąca po zakończeniu kwartału, przesyła informacje o poziomie realizacji celów, zgodnie ze wzorem określonym w załączniku nr 2 do niniejszego zarządzenia, do nadzorującego członka Kierownictwa Ministerstwa i Biura Ministra. W przypadku, gdy koordynatorem celu jest kierownik jednostki, informacje o poziomie realizacji celu przesyłane są do nadzorującego członka Kierownictwa Ministerstwa i Biura Ministra, za pośrednictwem kierownika komórki nadzorującej.

3. W przypadku, gdy istnieje zagrożenie dla osiągnięcia przyjętych celów lub zadania nie są prawidłowo realizowane, koordynator celu dołącza do informacji, o których mowa w ust. 2, stosowne wyjaśnienia oraz propozycje działań zapobiegawczych.

4. Obowiązki, o których mowa w ust. 1–3, nie dotyczą czwartego kwartału.

5. Koordynator celu jest obowiązany do przedstawienia informacji o poziomie realizacji celu i zadań wynikających z planu działalności Ministra na każde żądanie nadzorującego członka Kierownictwa Ministerstwa.

2. Koordynator celu jest obowiązany do sporządzenia i przekazania do nadzorującego członka Kierownictwa Ministerstwa i Biura Ministra, w terminie do dnia 1 marca każdego roku, sprawozdania z wykonania planu działalności Ministra za rok ubiegły. W przypadku, gdy koordynatorem celu jest kierownik jednostki sprawozdanie z wykonania planu działalności Ministra za rok ubiegły przesyłane jest do nadzorującego członka Kierownictwa Ministerstwa i Biura Ministra za pośrednictwem kierownika komórki nadzorującej.

3. Biuro Ministra na podstawie sprawozdań, o których mowa w ust. 2, przygotowuje projekt sprawozdania z wykonania planu działalności Ministra.

4. Biuro Ministra przekazuje podpisane przez Ministra sprawozdanie z wykonania planu działalności Ministra do publikacji na stronie podmiotowej Biuletynu Informacji Publicznej Ministerstwa.

2. Zarządzanie ryzykiem, obejmuje swym zakresem identyfikację i ocenę ryzyka, postępowanie z ryzykiem oraz monitorowanie i raportowanie ryzyka.

3. Dokumentowane zarządzanie ryzykiem dla celów i zadań z planu działalności Ministra odbywa się na podstawie niniejszego zarządzenia.

4. Kierownik jednostki, w ramach systemu kontroli zarządczej, określa ogólne zasady zarządzania ryzykiem w podległej mu jednostce.

5. Kierownik komórki organizacyjnej lub kierownik jednostki, niezależnie od zasad określonych niniejszym zarządzeniem, może opracować zasady wyznaczające sposób zarządzania ryzykiem w obszarze swojej merytorycznej właściwości.

2. Analiza ryzyka jest dokumentowana, zgodnie ze wzorem arkusza analizy ryzyka, określonym w załączniku nr 3 do niniejszego zarządzenia.

3. Analiza ryzyka dokonywana jest co najmniej raz w roku, w tym pierwszy raz w ciągu 30 dni od dnia opublikowania na stronie podmiotowej Biuletynu Informacji Publicznej Ministerstwa planu działalności Ministra.

4. Analiza ryzyka przeprowadzana jest również jeżeli zajdą istotne zmiany w organizacji, mogące wpłynąć na pojawienie się nowych zdarzeń lub zmianę uwarunkowań, dotyczących zidentyfikowanych zdarzeń.

2. Plan postępowania z ryzykiem opracowywany jest w ciągu 30 dni od dnia opublikowania planu działalności Ministra na stronie podmiotowej Biuletynu Informacji Publicznej Ministerstwa.

3. Postępowanie z ryzykiem może obejmować:

1) zapobieganie, czyli działania polegające na zmniejszeniu poziomu ryzyka;

2) przeniesienie ryzyka na inną jednostkę, w tym ubezpieczyciela;

3) unikanie, czyli zaprzestanie działań, które wiążą się z największym ryzykiem;

4) tolerowanie, czyli akceptowanie ryzyka w przypadku, gdy istnieją istotne trudności w przeciwdziałaniu ryzyku lub, gdy koszty planowanych działań doskonalących mogą przekroczyć przewidywane korzyści.

4. Postępowanie z ryzykiem może oznaczać, że zastosowana zostanie więcej niż jedna metoda postępowania z ryzykiem, o której mowa w ust. 3.

5. W przypadku, gdy właściciel ryzyka podejmuje decyzję o tolerowaniu lub unikaniu ryzyka zidentyfikowanego jako duże lub bardzo duże, decyzja taka powinna być uzasadniona i udokumentowana.

6. W przypadku, gdy w ramach postępowania z ryzykiem podjęto decyzję dotyczącą zapobiegania, przeniesienia lub unikania ryzyka, właściciel ryzyka planuje stosowne działania, w tym działania zapobiegawcze. Plan postępowania z ryzykiem sporządza się zgodnie ze wzorem określonym w załączniku nr 4 do niniejszego zarządzenia.

7. Właściciel ryzyka monitoruje i nadzoruje realizację planu postępowania z ryzykiem.

8. Właściciel ryzyka przekazuje analizę ryzyka i plan postępowania z ryzykiem do koordynatora celu.

2. Biuro Ministra prowadzi dla planu działalności Ministra zbiorczy rejestr ryzyk i planów postępowania z ryzykiem.

3. Biuro Ministra przekazuje zbiorczy rejestr ryzyk i planów postępowania z ryzykiem do Departamentu Kontroli, Skarg i Wniosków.

2. Koordynator celu prowadzi rejestr ryzyka, zgodnie ze wzorem rejestru ryzyka określonym w załączniku nr 5 do niniejszego zarządzenia.

3. W rejestrze ryzyka zamieszczane są informacje o zmaterializowaniu się ryzyka oraz o podjętych działaniach mających na celu ograniczenie skutków zmaterializowania się ryzyka.

4. W przypadku zmaterializowania się ryzyka, które może wpłynąć na realizację celów określonych w planie działalności Ministra, informacja o tym jest przekazywana niezwłocznie przez właściciela ryzyka do koordynatora celu, a następnie przez koordynatora celu do Biura Ministra oraz do nadzorującego członka Kierownictwa Ministerstwa, z jednoczesną informacją o podjętych działaniach mających ograniczyć skutki zmaterializowania się ryzyka.

2. Kierownik komórki organizacyjnej, w terminie do dnia 15 marca każdego roku, składa oświadczenia cząstkowe o stanie kontroli zarządczej komórki organizacyjnej, którą kieruje, do nadzorującego członka Kierownictwa Ministerstwa. Wzór oświadczenia cząstkowego o stanie kontroli zarządczej w komórce organizacyjnej określa załącznik nr 7 do niniejszego zarządzenia.

3. Kierownik jednostki, w terminie do dnia 15 marca każdego roku, składa oświadczenie cząstkowe o stanie kontroli zarządczej jednostki, którą kieruje do nadzorującego członka Kierownictwa Ministerstwa za pośrednictwem kierownika komórki nadzorującej. Wzór oświadczenia cząstkowego o stanie kontroli zarządczej w jednostce określa załącznik nr 7 do niniejszego zarządzenia.

4. Kierownik komórki organizacyjnej i kierownik jednostki składa oświadczenie, o których mowa w ust. 2 i 3, w zakresie ponoszonej przez siebie odpowiedzialności za realizowane przez komórkę organizacyjną i jednostkę cele i zadania, w szczególności dotyczące zapewnienia, że:

1) działania przez nich podejmowane pozostają w zgodzie z przepisami prawa;

2) zasoby, którymi dysponują są używane w sposób racjonalny i efektywny;

3) realizowane są cele i zadania wynikające z planu działalności;

4) informacje udostępniane w komórce organizacyjnej oraz jednostce, a także poza nimi są rzetelne, aktualne i dokładne;

5) komórka organizacyjna/jednostka jest chroniona w sposób gwarantujący jej bezpieczeństwo;

6) ryzyka związane z realizacją celów i zadań są monitorowane oraz identyfikowane na bieżąco w celu właściwego zarządzania ryzykiem.

5. Członek Kierownictwa Ministerstwa w terminie do dnia 30 marca każdego roku przekazuje zbiorcze oświadczenie, o którym mowa w ust. 1, do Biura Ministra.

6. Na podstawie dokumentów, o których mowa w ust. 1, Biuro Ministra do dnia 25 kwietnia przygotowuje projekt oświadczenia ostanie kontroli zarządczej Ministra w zakresie działów, a następnie przedkłada je do podpisu Ministrowi.

7. Minister podpisuje oświadczenie o stanie kontroli zarządczej w zakresie działów, w terminie do dnia 30 kwietnia każdego roku za rok poprzedni.

8. Biuro Ministra przekazuje podpisane przez Ministra oświadczenie o stanie kontroli zarządczej do publikacji na stronie podmiotowej Biuletynu Informacji Publicznej Ministerstwa.

Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji: M. Błaszczak

Załączniki do zarządzenia nr 15 Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji
z dnia 8 kwietnia 2016 r. (poz. 16)

Załącznik nr 1

PROPOZYCJE CELÓW, MIERNIKÓW I ZADAŃ DO PLANU DZIAŁALNOŚCI MINISTRA

Załącznik nr 2

INFORMACJA O POZIOMIE REALIZACJI CELÓW Z PLANU DZIAŁALNOŚCI MINISTRA SPRAW WEWNĘTRZNYCH I ADMINISTRACJI

Załącznik nr 3

ARKUSZ ANALIZY RYZYKA

Załącznik nr 4

PLAN POSTĘPOWANIA Z RYZYKIEM

Załącznik nr 5

REJESTR RYZYK

Załącznik nr 6

OŚWIADCZENIE O STANIE KONTROLI ZARZĄDCZEJ CZŁONKA KIEROWNICTWA MSWIA

Załącznik nr 7

OŚWIADCZENIE CZĄSTKOWE O STANIE KONTROLI ZARZĄDCZEJ