Dzienniki Urzędowe - rok 2017 poz. 175

Na podstawie art. 36 § 2a ustawy z dnia 28 stycznia 2016 r. – Prawo o prokuraturze (Dz. U. poz. 177, z późn. zm.¹⁾) zarządza się, co następuje:

1) Biurze Lustracyjnym – należy przez to rozumieć Biuro Lustracyjne Instytutu Pamięci Narodowej;

2) biurze lustracyjnym – należy przez to rozumieć Biuro Lustracyjne oraz oddziałowe biura lustracyjne;

3) oddziałowym biurze lustracyjnym – należy przez to rozumieć oddziałowe biuro lustracyjne Instytutu Pamięci Narodowej;

4) postępowaniu – należy przez to rozumieć czynności, o którym mowa w art. 52a pkt 3 ustawy z dnia 18 grudnia 1998 r. o Instytucie Pamięci Narodowej – Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu (Dz. U. z 2016 r. poz. 1575);

5) pracownikach – należy przez to rozumieć pracowników, o których mowa w art. 11 ust. 7 i art. 70 ustawy z dnia 18 grudnia 1998 r. o Instytucie Pamięci Narodowej – Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu;

6) sekretariacie – należy przez to rozumieć pracowników wykonujących czynności kancelaryjno-biurowe i pomocnicze związane z przygotowaniem postępowań lustracyjnych w biurze lustracyjnym;

7) ustawie lustracyjnej – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów (Dz. U. z 2016 r. poz. 1721, 1948, 2260 i 2261).

2. Jeżeli do realizacji czynności w sprawach, o których mowa w § 3 wystarczające jest zatrudnienie mniej niż trzech pracowników, ich wykonywanie powierza się wyznaczonym pracownikom sekretariatu biura lustracyjnego, zgodnie z podziałem czynności, o którym mowa w § 11 ust. 1.

3. W przypadku utworzenia sekretariatu, o którym mowa w ust. 1, wyznacza się kierownika sekretariatu, który jest bezpośrednim przełożonym pracowników sekretariatu.

4. W przypadku określonym w ust. 2 funkcję kierownika sekretariatu w zakresie czynności, o których mowa w § 3, sprawuje kierownik sekretariatu Biura Lustracyjnego.

1) biuro podawcze;

2) składnica dowodów rzeczowych.

2. Kierownik sekretariatu oddziałowego biura lustracyjnego kieruje pracą sekretariatu jednostki.

2. Pracownicy sekretariatu zobowiązani są do wykonywania powierzonych im zadań terminowo, sumiennie i starannie, przestrzegania tajemnicy państwowej i służbowej, wykazywania życzliwości i bezstronności wobec interesantów, a także dbałości o kulturę urzędowania.

1) zapewnienie sprawnego obiegu wpływających i sporządzanych przez prokuratorów dokumentów procesowych i innych pism oraz ich ewidencjonowanie i rejestrowanie;

2) prowadzenie repertoriów, rejestrów, wykazów kontrolnych i innych niezbędnych urządzeń ewidencyjnych oraz wpisywanie w nich aktualnych danych dotyczących biegu spraw i sposobu ich merytorycznego zakończenia;

3) obsługa korespondencji, sporządzanie projektów pism i dokumentów związanych z przygotowaniem postępowania lustracyjnego;

4) prowadzenie terminarzy wznowień zapewniających podejmowanie przez prokuratorów decyzji procesowych lub innych czynności w terminach przewidzianych prawem lub wskazanych przez prokuratorów;

5) protokołowanie czynności procesowych wykonywanych przez prokuratorów;

6) sporządzanie wezwań i zawiadomień oraz informowanie stron o terminach czynności procesowych wykonywanych przez prokuratorów;

7) udostępnianie akt spraw, umożliwianie sporządzenia z nich odpisów i kserokopii oraz sporządzanie i wydawanie – za zgodą prokuratora prowadzącego postępowanie – odpłatnie uwierzytelnionych odpisów dokumentów lub kserokopii;

8) sporządzanie zestawienia opłat i wydatków w postępowaniu w oparciu o rachunki, faktury i inne dokumenty zawarte w aktach sprawy, przy uwzględnieniu innych kosztów postępowania wymienionych w aktach prawnych dotyczących takich kosztów;

9) porządkowanie materiału aktowego, zszywanie akt głównych i podręcznych zakończonych postępowań, z uwzględnieniem wymogów w zakresie załączania materiałów do właściwych akt, ich numerowanie i umieszczanie odpowiednich adnotacji na obwolutach;

10) prowadzenie ewidencji dowodów rzeczowych, przyjmowanie ich i przechowywanie w biurze lustracyjnym oraz przekazywanie, zgodnie z decyzją prokuratora, do dyspozycji właściwych organów i uprawnionych osób;

11) wykonywanie czynności związanych z archiwizowaniem akt, sporządzanie dokumentacji związanej z przekazywaniem akt do archiwum zakładowego oraz przygotowywanie wniosków o zezwolenie na zniszczenie akt i materiałów niearchiwalnych po upływie okresu ich przechowywania w biurze lustracyjnym;

12) wykonywanie czynności związanych z zapewnieniem niezbędnych w pracy biura lustracyjnego materiałów piśmiennych, druków, repertoriów, rejestrów i formularzy urzędowych oraz sprawdzanie, czy są one zgodne z obowiązującymi wykazami i wzorami;

13) protokołowanie czynności biurowych i technicznych w toku opracowywania dokumentów;

14) wykonywanie czynności biurowych i technicznych w toku opracowywania dokumentów;

15) wykonywanie innych czynności na polecenie kierownika jednostki lub uprawnionego prokuratora.

2. Na pracownikach sekretariatu spoczywa obowiązek niezwłocznego wykonywania zarządzeń i poleceń prokuratora wydanych na piśmie oraz umieszczania pod tekstem takiej decyzji zapisu „wykonano”, opatrzonego imienną pieczątką lub czytelnym podpisem pracownika i datą.

2. Osobom, o których mowa w ust. 1, sekretariat udziela także – w uzgodnieniu z prokuratorem prowadzącym lub nadzorującym postępowanie – informacji o przewidywanych terminach czynności procesowych, jeżeli osoby te uprawnione są do uczestnictwa w takich czynnościach.

2. Przed udostępnieniem akt sprawy do wglądu należy sprawdzić tożsamość osoby uprawnionej.

3. Informację o skorzystaniu z uprawnień, o których mowa w ust. 1, ze wskazaniem czasu i osoby, odnotowuje się na drugiej stronie obwoluty akt podręcznych lub sporządza notatkę i załącza do akt podręcznych.

2. Dokumenty dotyczące opłat i wydatków otrzymane po skierowaniu akt sprawy do sądu przesyła się sądowi w ślad za sprawą, po zatwierdzeniu wynikających z nich należności przez prokuratora i po uregulowaniu tych należności.

3. Przed skierowaniem sprawy do sądu z wnioskiem o wszczęcie postępowania lustracyjnego lub ze stanowiskiem, o którym mowa w art. 20 ust. 5a ustawy lustracyjnej, sporządza się załącznik adresowy, zawierający dane świadków.

1) w aktach podręcznych nie pozostawiono dokumentów, które należało dołączyć do akt głównych;

2) prokurator wydał postanowienie w odniesieniu do wszystkich dowodów rzeczowych w sprawie.

2. Pisma w sprawach niecierpiących zwłoki oznacza się adnotacją „Pilne”, a w sprawach terminowych – „Terminowe”.

2. W nagłówku pisma podaje się – w miarę potrzeby – określenie przedmiotu sprawy.

3. W odpowiedzi na otrzymane pismo powołuje się datę i sygnaturę pisma, którego odpowiedź dotyczy.

4. Jeżeli sprawa, której dotyczy pismo, pozostaje w ewidencji innego organu uprawnionego do prowadzenia postępowań na podstawie ustawy, należy również wskazać numer sprawy w tej ewidencji.

5. Pod treścią pisma, z lewej strony należy podać liczbę załączników. Na oryginale i na kopii pisma należy ponadto umieścić imię i nazwisko autora pisma oraz osoby sporządzającej maszynopis.

2. O potrzebie odciśnięcia pieczęci urzędowej okrągłej na innych dokumentach decyduje kierownik jednostki.

3. W przypadku wydawania uwierzytelnionych odpisów dokumentów pieczęć urzędową okrągłą odciskać należy na każdej stronie uwierzytelnianego odpisu i poświadczać zgodność tej strony z oryginałem.

4. Odcisk pieczęci urzędowej okrągłej umieszcza się na pismach podpisanych przez osobę upoważnioną, po lewej stronie podpisu.

2. O otwarciu przesyłki urzędowej adresowanej imiennie i „do rąk własnych”, przeznaczonej dla osoby nieobecnej w pracy, decyduje kierownik jednostki.

3. Zasady postępowania z przesyłkami urzędowymi oznaczonymi klauzulą: „Ściśle tajne”, „Tajne”, „Poufne” i „Zastrzeżone” regulują przepisy dotyczące informacji niejawnych.

2. Jeżeli otwarcie przesyłki jest wyłączone z kompetencji sekretariatu, adnotację, o której mowa w ust. 1, umieszcza się na adresowanej stronie opakowania, nie naruszając stempla pocztowego.

3. Na żądanie osoby składającej pismo pracownik sekretariatu potwierdza jego odbiór na przedłożonej kopii zamieszczając prezentatę zawierającą dane jak w ust. 1.

2. Korespondencję wpływającą do jednostki lub komórki organizacyjnej przekazuje się do dekretacji bez zbędnej zwłoki.

3. Zadekretowaną korespondencję dostarcza się adresatowi w dniu dekretacji lub najpóźniej w godzinach rannych dnia następnego.

4. Przesyłki niepodlegające rejestracji doręcza się bez pokwitowania właściwym pracownikom zgodnie z odrębnymi przepisami.

2. Prokurator prowadzący sprawę decyduje, czy koperta stanowi dowód mający znaczenie dla toczącego się postępowania i podlega włączeniu do akt sprawy.

2. Korespondencję inną niż wymieniona w ust. 1 przesyła się jako przesyłkę poleconą.

1) repertorium „Ppl” – dla postępowań mających na celu przygotowywanie postępowań lustracyjnych;

2) rejestry:

a) „Ppl/N” – dla nadzorowanych przez prokuratora nadrzędnego spraw prowadzonych w oddziałowych biurach lustracyjnych,

b) „K” – dla kasacji oraz odpowiedzi na kasację innej strony,

c) „Ko” – dla korespondencji ogólnej, we wszelkich innych kategoriach spraw, nierejestrowanych w pozostałych urządzeniach ewidencyjnych,

d) „Drz” – dla dowodów rzeczowych.

2. W biurach lustracyjnych prowadzi się również wykazy kontrolne:

1) „Wz” – dla spraw, w których postępowanie zawieszono;

2) „Ww” – dla wykazywania opłat i innych wydatków ponoszonych w związku z przygotowywaniem postępowania lustracyjnego;

3) „Wp” – dla wniosków o wznowienie postępowania lustracyjnego.

3. Wzory urządzeń ewidencyjnych, o których mowa w ust. 1, określa dyrektor Biura Lustracyjnego.

4. W biurach lustracyjnych prowadzi się wykaz biegłych, tłumaczy i specjalistów.

5. Kierownicy jednostek mogą zarządzić stałe lub okresowe prowadzenie innych wykazów i wykazów kontrolnych niż wymienione w ust. 2–4, jeżeli przyczyni się to do usprawnienia kierowania jednostką.

2. Karty repertoriów i rejestrów powinny być przed rozpoczęciem wpisów ponumerowane, a liczba kart odnotowana na ostatniej stronie urządzenia ewidencyjnego, z podaniem daty tej czynności i podpisem osoby ją wykonującej.

3. Na pierwszej stronie urządzenia ewidencyjnego zakładanego na rok następny wpisuje się numery spraw niezakończonych w latach ubiegłych.

4. Sprawy wpisuje się do odpowiedniego repertorium lub rejestru z datą i w kolejności w jakiej wpływają pisma stanowiące podstawę wpisu.

5. Zamknięcie repertorium lub rejestru następuje poprzez podkreślenie ostatniej pozycji wpisu i odnotowanie danych dotyczących liczby pozycji w wymienionym urządzeniu ewidencyjnym oraz opatrzenie tej adnotacji datą i podpisem sporządzającego ją pracownika sekretariatu.

1) postępowania prowadzone w związku z dokonaniem analizy na podstawie art. 52e ustawy z dnia 18 grudnia 1998 r. o Instytucie Pamięci Narodowej – Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu, co do prawdziwości oświadczenia lustracyjnego;

2) postępowania poprzedzające zajęcie stanowiska, o którym mowa w art. 20 ust. 5a ustawy lustracyjnej;

3) wznowione postępowania lustracyjne, postępowania, o których mowa w pkt 1 podjęte z zawieszenia lub podjęte na nowo;

4) postępowania zwrócone lub przekazane przez sąd, także w celu usunięcia braków;

5) sprawy przejęte z Biura Lustracyjnego bądź z innego oddziałowego biura lustracyjnego, gdy prowadzone w nich postępowanie pozostaje w toku.

2. Sprawa wpisana do repertorium „Ppl” prowadzona jest do jej zakończenia pod tą samą sygnaturą.

1) datę wpływu i rodzaj dokumentu inicjującego czynności;

2) datę rejestracji;

3) osobę, której dotyczą czynności (nazwisko, imię, imię ojca, numer PESEL, funkcja publiczna, adres zamieszkania);

4) oświadczenie lustracyjne (data złożenia, organ przyjmujący, treść, numer rejestru);

5) wyniki wstępnej weryfikacji (data ekspedycji);

6) wyniki czynności przygotowania postępowania lustracyjnego (data i sposób zakończenia postępowania);

7) przebieg i wynik postępowania przed sądem I instancji (nazwa sądu, data i treść orzeczenia, adnotacje o prawomocności, sygnatura akt sądowych);

8) środek odwoławczy (data skierowania przez prokuratora lub wpływu do sądu od strony przeciwnej, rodzaj środka i oznaczenie od kogo pochodzi, adnotacja o pisemnej odpowiedzi prokuratora);

9) przebieg i wynik postępowania odwoławczego (oznaczenie sądu, data i treść orzeczenia, sygnatura akt sądowych);

10) kasacja (orzeczenie strony składającej kasację, data skierowania lub wpływu kasacji do sądu, data i treść orzeczenia sądu, sygnatura akt sądowych);

11) wznowienie postępowania (data skierowania lub wpływu wniosku o wznowienie do sądu, oznaczenie autora lub data podjęcia przez sąd działań z urzędu oraz data i treść orzeczenia w przedmiocie wznowienia);

12) oznaczenie referenta.

2. W repertorium „Ppl” nie podaje się danych personalnych osoby składającej oświadczenie w trybie art. 7a i art. 11 ust. 4 ustawy lustracyjnej, wpisując w ich miejsce numer oświadczenia.

1) wnioski o pomoc prawną;

2) pisma i wnioski w przedmiocie przekazania sprawy Biuru Lustracyjnemu bądź innemu oddziałowemu biuru lustracyjnemu;

3) pisma anonimowe pozostawione bez biegu lub przekazywane właściwym organom;

4) pisma procesowe w innych sprawach, w których prokurator nie jest zobowiązany do podejmowania czynności;

5) pisma i zawiadomienia przekazywane bezzwłocznie do Biura Lustracyjnego bądź do innego oddziałowego biura lustracyjnego;

6) korespondencja dotycząca postępowań lustracyjnych nie włączana do akt postępowań lustracyjnych.

2. Do rejestru „Ko” wpisuje się także sprawy przejęte z Biura Lustracyjnego bądź z oddziałowego biura lustracyjnego, gdy prowadzone w nich postępowanie zostało zakończone.

1) skierowano do sądu wniosek o wszczęcie postępowania lustracyjnego lub stanowisko, o którym mowa w art. 20 ust. 5a ustawy lustracyjnej;

2) zakończono postępowanie ustalając, iż brak jest podstaw do złożenia wniosku, o którym mowa w pkt 1;

3) zawieszono postępowanie;

4) postępowanie przekazano do prowadzenia do Biura Lustracyjnego bądź do innego oddziałowego biura lustracyjnego.

2. Zakreślenie sprawy w repertorium jako zakończonej skierowaniem do sądu następuje z datą pokwitowania przez sąd przyjęcia takiej sprawy lub datą nadania u operatora pocztowego.

3. Zakreślenie sprawy w repertorium lub rejestrze jako zakończonej – przekazanej do Biura Lustracyjnego bądź do innego oddziałowego biura lustracyjnego celem dalszego prowadzenia postępowania, następuje z datą zawiadomienia o przyjęciu jej przez tę jednostkę lub z datą rozstrzygnięcia sporu kompetencyjnego przez prokuratora nadrzędnego.

4. W przypadku stwierdzenia braku podstaw do skierowania wniosku o wszczęcie postępowania lustracyjnego zakreślenie sprawy jako zakończonej następuje z datą podpisania przez prokuratora decyzji o pozostawieniu sprawy bez dalszego biegu.

2. Sprawy wpisane do rejestru „Ppl/N” w związku ze sprawowanym przez prokuratora nadrzędnego nadzorem służbowym lub procesowym zakreśla się z datą otrzymania informacji:

1) o zakończeniu postępowania i skierowaniu do sądu akt z wnioskiem o wszczęcie postępowania lustracyjnego lub stanowiska, o którym mowa w art. 20 ust. 5a ustawy lustracyjnej;

2) o stwierdzeniu, iż brak jest podstaw do złożenia wniosku o wszczęcie postępowania lustracyjnego;

3) o uprawomocnieniu się postanowienia o zawieszeniu postępowania w sprawie nadzorowanej.

2. Na obwolucie akt umieszcza się pieczątkę z nazwą biura lustracyjnego.

2. W oddziałowych biurach lustracyjnych oznaczenia literowe po ukośniku oznacza się dodatkowo skrótem zawierającym dwie pierwsze litery nazwy siedziby biura (np. Ppl/Kr dla biura w Krakowie).

3. W Biurze Lustracyjnym oznaczenia literowe, o których mowa w ust. 1, oznacza się dodatkowo skrótem zawierającym dwie pierwsze litery nazwy biura, np. Ppl/BL.

2. W aktach głównych spraw zarejestrowanych w repertorium „Ppl” zakłada się kartę przeglądową zawierającą spis zawartych w nich dokumentów. Jeżeli akta zawierają więcej niż jeden tom, kartę przeglądową zakłada się odrębnie dla każdego z nich.

3. W aktach podręcznych spraw, o których mowa w ust. 2, gromadzi się pisma przewodnie pomiędzy organem prowadzącym a innymi jednostkami, w tym organem nadzorującym postępowanie, korespondencję ogólną, odpisy: postanowień, wniosków o wszczęcie postępowania lustracyjnego i zarządzeń wydanych w toku postępowania, stanowiska, o którym mowa w art. 20 ust. 5 ustawy lustracyjnej, środków odwoławczych i dokumentów dotyczących dowodów rzeczowych. W aktach tych można też gromadzić kopie dokumentów z akt głównych postępowania, notatki służbowe oraz wydruki i kopie danych z urządzeń ewidencyjnych.

4. Akta podręczne wykorzystywane są przez prokuratora w postępowaniu sądowym, a także dla celów kontrolnych.

5. Zamiast załączania niektórych dokumentów wymienionych w ust. 3 można ich treść odnotować na trzeciej stronie obwoluty akt podręcznych, jeżeli okaże się to wystarczające dla potrzeb prokuratora.

6. Dokumenty wskazane przez prokuratora poświadcza się za zgodność z oryginałem.

1) „Drz”– gdy zabezpieczone w sprawie przedmioty wpisano do rejestru dowodów rzeczowych;

2) „Ppl/N” – gdy sprawa jest objęta nadzorem służbowym;

3) „Postępowanie zawieszono” – gdy wydano postanowienie o zawieszeniu postępowania;

4) ewentualnie inne, gdy przyczynią się do sprawniejszego obiegu akt.

2. Napisy na okładkach akt sprawy uaktualnia się w miarę zachodzących zmian w toczącym się postępowaniu.

2. W aktach przesyłanych do sądu karty numeruje się w sposób trwały (numerator, długopis).

3. Karty w aktach wysyłanych z jednostki powinny być ponumerowane i połączone w sposób zapewniający trwałość, kompletność i integralność.

4. Na karcie przeglądowej akt, o której mowa w § 34 ust. 2, podkreśla się pozycję, pod którą zarejestrowano ostatni dokument z datą oraz podpisem osoby dokonującej tę czynność.

5. Karty w aktach przekazywanych do archiwum zakładowego są numerowane.

2. Osoba otrzymująca uwierzytelniony odpis dokumentu lub innego pisma potwierdza jego odbiór swoim podpisem umieszczonym pod adnotacją pracownika sekretariatu o ich wydaniu.

3. Na wydanych uwierzytelnionych odpisach dokumentów zaznacza się, w aktach jakich spraw znajdują się oryginały.

2. W przypadku, gdy pisma w aktach sprawy układane są w porządku chronologicznym, kolejne tomy akt, oznaczone numeracją rzymską, zachowują ciągłość numeracji akt. W innych przypadkach o porządku numeracji decyduje prokurator prowadzący postępowanie.

3. Kompletowanie, numerowanie oraz rejestrowanie akt niejawnych realizowane jest zgodnie z przepisami dotyczącymi ochrony informacji niejawnych.

2. Pokwitowanie odbioru sporządza się w trzech egzemplarzach, jeżeli dotyczy przedmiotów wartościowych lub dowodów z dokumentów (w tym – jeden przeznaczony do umieszczenia wewnątrz opakowania, w którym znajdują się przedmioty, drugi – doręcza się przekazującemu przedmioty, trzeci – dołącza się do akt głównych).

3. Odbiór dowodów rzeczowych może być dokonany na wykazach sporządzonych przez Policję lub inne organy uprawnione do przeprowadzenia czynności, jeżeli odpowiadają one warunkom określonym w ust. 1 i 2.

2. Przy przesyłaniu akt sprawy innemu biuru lustracyjnemu przedmioty wymienione w ust. 1 mogą być, na podstawie zarządzenia prokuratora, wyłączone z akt, a następnie załączone do akt po ich zwrocie.

1) wydania uprawnionej osobie przedmiotów przechowywanych w biurze lustracyjnym lub dokumentów upoważniających do odebrania przedmiotów przechowywanych poza biurem lustracyjnym;

2) doręczenia sądowi lub innemu organowi przedmiotów przechowywanych w biurze lustracyjnym;

3) przekazania sądowi przedmiotów przechowywanych poza biurem lustracyjnym;

4) zarejestrowania rozdzielonego dowodu rzeczowego pod nowymi pozycjami rejestru „Drz”;

5) zniszczenia dowodu rzeczowego z przyczyn losowych, potwierdzonego stosownym protokołem.

2. O wydaniu dokumentów upoważniających do odebrania przedmiotów przechowywanych poza biurem lustracyjnym zawiadamia się, za zwrotnym pokwitowaniem odbioru, osobę lub instytucję przechowującą te przedmioty.

2. Za wydanie na wniosek osób uprawnionych oraz za zgodą prokuratora kopii dokumentów z akt sprawy pobiera się opłaty kancelaryjne w wysokości określonej przepisami rozporządzenia, o którym mowa w ust. 1.

3. Opłaty kancelaryjnej nie pobiera się od osoby, której należy z urzędu doręczyć odpis postanowienia lub zarządzenia oraz od lustrowanego, któremu na jego żądanie wydano odpis postanowienia.

4. O wydaniu dokumentów, uwierzytelnionych ich odpisów lub kserokopii z akt sprawy oraz o wysokości pobranych opłat sporządza się adnotację na drugiej stronie okładki akt podręcznych lub notatkę urzędową, którą załącza się do tych akt.

2. W wykazie wskazanym w ust. 1 sumuje się w systemie rocznym poszczególne koszty takich postępowań ponoszonych przez biuro lustracyjne.

¹⁾ Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2016 r. poz. 1579, 2103, 2149, 2261 oraz z 2017 r. poz. 38, 1139 i 1452.

²⁾ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. poz. 1948, 2138 i 2261 oraz z 2017 r. poz. 244, 768, 773, 966, 1139, 1214 i 1452.