Dzienniki Urzędowe - rok 2006 nr 11 poz. 81

Na podstawie art. 5 ust. 3 pkt 5 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673 i Nr 104, poz. 708), zarządza się, co następuje:

Zarządzenie określa zasady i tryb postępowania z dokumentacją wytwarzaną i gromadzoną w komórkach organizacyjnych wykonujących czynności w zakresie wywiadu skarbowego w jednostkach organizacyjnych podległych i nadzorowanych przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych, o których mowa w art. 5 ust. 3 pkt 5 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, zwanej dalej „ustawą”, a w szczególności:

1) zasady i tryb klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji ze względu na okresy jej przechowywania;

2) zasady i tryb przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych;

3) zasady i tryb brakowania innej dokumentacji;

4) wymagania techniczne, jakim powinny odpowiadać formaty zapisu i informatyczne nośniki danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych²⁾.

Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:

1) archiwum – oznacza to komórkę organizacyjną działającą w ramach Departamentu Kontroli Skarbowej II Ministerstwa Finansów, działającą na podstawie przepisów o organizacji archiwum wyodrębnionego podległego ministrowi właściwemu do spraw finansów publicznych;

2) jednostce organizacyjnej – oznacza to departamenty wykonujące czynności wywiadu skarbowego w Ministerstwie Finansów;

3) komórce organizacyjnej – oznacza to wydziały, oddziały i referaty wykonujące czynności wywiadu skarbowego w urzędach kontroli skarbowej;

4) dokumentacji bez bliższego określenia – oznacza to dokumenty, bez względu na ich wartość archiwalną, powstałe w jednostkach organizacyjnych lub komórkach organizacyjnych, a w szczególności: operacyjne, osobowe, administracyjne oraz dokumenty, które do nich napłynęły,

5) metadane – oznacza to dane o danych.

Kierownicy jednostek organizacyjnych oraz kierownicy komórek organizacyjnych wykonujących czynności wywiadu skarbowego odpowiedzialni są za:

1) prawidłowe klasyfikowanie oraz kwalifikowanie dokumentacji;

2) właściwe gromadzenie, przechowywanie oraz terminowe przekazywanie dokumentacji do archiwum.

1. Dokumentacja może być zakwalifikowana do kategorii „A” lub „B”.

2. Do kategorii „A” kwalifikuje się materiały archiwalne, tj. dokumentację przechowywaną wieczyście.

3. Do kategorii „B” kwalifikuje się dokumentację niearchiwalną, którą ze względu na okresy przechowywania oznacza się:

1) symbolem „B” z dodaniem liczby arabskiej, określającej liczbę lat przechowywania – podlegającą brakowaniu po upływie okresu przechowywania;

2) symbolem „BE” z dodaniem liczby arabskiej, określającej liczbę lat przechowywania – podlegającą po upływie okresu przechowywania ponownej kwalifikacji, po przeprowadzeniu obowiązkowej ekspertyzy;

3) symbolem „Bc” – mającą wyłącznie przydatność praktyczną, podlegającą brakowaniu po ustaniu takiej przydatności dla jednostki lub komórki organizacyjnej.

4. Okresy przechowywania, o których mowa w ust. 3 pkt 1 i 2, określane liczbami arabskimi, należy liczyć od pełnych lat kalendarzowych, poczynając od dnia 1 stycznia roku następnego po roku, w którym zakończona została sprawa.

5. Kwalifikacji dokumentacji, według zasad, o których mowa w ust. 1–4, należy dokonywać począwszy od pierwszego dokumentu, który został wytworzony lub wpłynął w danej sprawie.

6. W szczególnie uzasadnionych przypadkach kwalifikacji dokumentacji można dokonać w trakcie prowadzenia sprawy lub po jej zakończeniu.

Klasyfikacji rzeczowej i kwalifikacji archiwalnej dokonuje się zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt wywiadu skarbowego oznaczonym klauzulą „Poufne”.

1. W celu zbadania i oceny wartości historycznej oraz sprawdzenia prawidłowości jej kwalifikacji do kategorii „BE”, przeprowadza się ekspertyzę, której dokonuje się w odniesieniu do dokumentacji niearchiwalnej kategorii „B”, oznaczonej symbolem „BE” z odpowiednią liczbą arabską.

2. Ekspertyzę przeprowadza komisja powołana przez dyrektora archiwum. W skład komisji wchodzi: po jednym pracowniku z każdej jednostki organizacyjnej, jeden pracownik komórki organizacyjnej, w której dokument wytworzono lub do której dokument napłynął oraz jeden pracownik archiwum.

3. Po przeprowadzeniu ekspertyzy komisja może wnieść o:

1) zakwalifikowanie do kategorii „A”;

2) wydłużenie okresu przechowywania;

3) wybrakowanie.

4. Po zakończeniu ekspertyzy komisja sporządza, w jednym egzemplarzu, spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia oraz protokół oceny tej dokumentacji, które po akceptacji przez dyrektora archiwum podlegają zatwierdzeniu przez Generalnego Inspektora Kontroli Skarbowej.

5. Spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia, o którym mowa w ust. 4, sporządza się według wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do zarządzenia.

6. Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej, o którym mowa w ust. 4, sporządza się według wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do zarządzenia.

1. Dokumentacja niearchiwalna, po upłynięciu okresu jej przechowywania, określonego w jednolitym rzeczowym wykazie akt wywiadu skarbowego, podlega brakowaniu.

2. Brakowania dokumentacji niearchiwalnej dokonuje się po dniu 1 stycznia roku następnego po roku, w którym wygasa okres jej przechowywania.

3. Brakowaniu nie podlega dokumentacja niearchiwalna niezbędna do prac bieżących w jednostce lub komórce organizacyjnej, w szczególności konieczna do zachowania do celów postępowania kontrolnego, postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe oraz w postępowaniach karnych lub w sprawach o wykroczenia.

4. O zakresie i okresie wyłączenia – nie dłuższym niż 5 lat – z brakowania dokumentacji, o której mowa w ust. 3, decyduje kierownik jednostki lub komórki organizacyjnej, w której dokumentacja powstała lub do której napłynęła.

1. Brakowania dokumentacji niearchiwalnej kategorii „B” oznaczonej symbolem „Bc” dokonuje się bezpośrednio po utracie przydatności w jednostkach i komórkach organizacyjnych, w której zostały wytworzone lub do której napłynęły, na podstawie spisu dokumentacji niearchiwalnej kategorii „Bc” przeznaczonej do zniszczenia.

2. Spis dokumentacji niearchiwalnej kategorii „Bc” przeznaczonej do zniszczenia powinien być zatwierdzony przez kierującego jednostką lub komórką organizacyjną i zarejestrowany w rejestrze spisów dokumentacji niearchiwalnej kategorii „Bc” przeznaczonej do zniszczenia prowadzonym w każdej jednostce lub komórce organizacyjnej.

3. Spis dokumentacji niearchiwalnej kategorii „Bc” przeznaczonej do zniszczenia sporządza się według wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do zarządzenia.

4. Rejestr spisów dokumentacji niearchiwalnej kategorii „Bc” przeznaczonej do zniszczenia, sporządza się według wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do zarządzenia.

Brakowania dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolem „B” dokonuje się przez:

1) sprawdzenie poprawności kwalifikacji i klasyfikacji dokumentacji niearchiwalnej zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt wywiadu skarbowego;

2) sporządzenie spisu dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia oraz protokołu oceny tej dokumentacji.

1. Czynności brakowania dokumentacji, o których mowa w § 9, dokonuje komisja brakująca dokumentację niearchiwalną.

2. W skład komisji, o której mowa w ust. 1, wchodzi:

1) po jednym pracowniku z każdej jednostki organizacyjnej oraz jeden pracownik archiwum – w przypadku brakowania dokumentacji, która powstała w jednostce lub do niej napłynęła;

2) po jednym pracowniku z każdej jednostki organizacyjnej, jeden pracownik archiwum oraz jeden pracownik komórki organizacyjnej – w przypadku brakowania dokumentacji, która powstała w tej komórce lub do niej napłynęła.

3. Komisję, o której mowa w ust. 1, powołuje dyrektor archiwum.

1. Po sprawdzeniu przydatności dokumentacji oraz poprawności kwalifikacji i klasyfikacji dokumentacji niearchiwalnej zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt wywiadu skarbowego komisja, o której mowa w § 10, może zaproponować zmianę kwalifikacji brakowanej dokumentacji kategorii „B” na kategorię „A” lub „BE” albo zaproponować wydłużenie okresu przechowywania brakowanej dokumentacji niearchiwalnej.

2. W sytuacji zaistnienia uzasadnionych wątpliwości co do prawidłowości oceny przydatności dokumentacji niearchiwalnej dla wywiadu skarbowego, członek komisji, o której mowa w § 10, może wnieść zdanie odrębne do spisu i protokołu.

3. Dyrektor archiwum podejmuje decyzję wiążącą co do zasadności zgłoszonego zdania odrębnego.

1. Komisja brakująca dokumentację niearchiwalną sporządza spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia oraz protokół oceny tej dokumentacji w jednym egzemplarzu.

2. Spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia sporządza się według wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do zarządzenia.

3. Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej sporządza się według wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do zarządzenia.

4. Zgodę na zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej, z zastrzeżeniem § 8 ust. 2, wydaje Generalny Inspektor Kontroli Skarbowej.

5. Zgodę sporządza się według wzoru stanowiącego załącznik nr 5 do zarządzenia.

6. Zgodę sporządza się w dwóch egzemplarzach, z których jeden pozostaje w archiwum a drugi przekazuje się instytucji fizycznie niszczącej dokumentację niearchiwalną.

1. Bezpośredni nadzór nad przekazaniem wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej do zniszczenia sprawuje pracownik upoważniony przez dyrektora archiwum.

2. Przekazanie, do fizycznego zniszczenia, wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej organizuje właściwa jednostka lub komórka organizacyjna.

3. Jednostka lub komórka, o której mowa w ust. 2, jest obowiązana powiadomić na piśmie dyrektora archiwum o zniszczeniu wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej, najpóźniej w terminie 14 dni daty jej zniszczenia.

4. Fizyczne zniszczenie wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej powinno nastąpić w sposób uniemożliwiający odczytanie jej treści.

1. Informację o wybrakowaniu dokumentacji niearchiwalnej zamieszcza się w:

1) spisie zdawczo-odbiorczym;

2) rejestrze spisów zdawczo-odbiorczych.

2. Spis zdawczo-odbiorczy, o którym mowa w ust.1 pkt 1, sporządza się według wzoru stanowiącego załącznik nr 6 do zarządzenia.

3. Rejestr spisów zdawczo-odbiorczych, o którym mowa w ust.1 pkt 2, sporządza się według wzoru stanowiącego załącznik nr 7 do zarządzenia.

4. Ewidencja dotycząca dokumentacji wybrakowanej oznaczonej symbolem „B” jest przechowywana w archiwum odrębnie i stanowi materiał archiwalny.

Materiały archiwalne, po upływie okresu przechowywania w archiwum (25 lat), przekazuje do Archiwum Akt Nowych dyrektor archiwum, po uzyskaniu pisemnej zgody Generalnego Inspektora Kontroli Skarbowej.

1. Materiały archiwalne przekazywane są do archiwum państwowego na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego, sporządzonego w trzech egzemplarzach. Dwa egzemplarze spisu zdawczo-odbiorczego wraz z przekazywanymi materiałami archiwalnymi otrzymuje archiwum państwowe, jeden egzemplarz spisu zdawczo-odbiorczego przechowuje wieczyście archiwum.

2. Spis zdawczo-odbiorczy sporządza się według wzoru określonego w załączniku nr 8 do zarządzenia.

3. Informacje o przekazaniu materiałów archiwalnych do archiwów państwowych należy zamieścić w rejestrze spisów zdawczo-odbiorczych i w rejestrze spisów materiałów przekazanych.

Materiały przeznaczone do przekazywania do archiwum państwowego należy uporządkować i zabezpieczyć zgodnie z wymaganiami określonymi w rozporządzeniu Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375).

1. Przekazywane do archiwum państwowego materiały archiwalne, utrwalone na informatycznym nośniku danych, zapisuje się w formacie, w którym były ostatnio przechowywane przez podmiot przekazujący. Jeżeli format ten nie jest formatem zapisu dokumentu elektronicznego, którego pełna specyfikacja techniczna jest dostępna nieodpłatnie dla wszystkich zainteresowanych (formatem otwartym), dodatkowo przekazuje się materiały archiwalne w formacie otwartym.

2. Materiały archiwalne przekazuje się w postaci nie-zaszyfrowanej i nieskompensowanej.

3. Przekazywane informatyczne nośniki danych powinny być przystosowane do przenoszenia pomiędzy urządzeniami odczytującymi, w sposób zapewniający możliwość wiernego odczytywania danych w urządzeniach produkowanych przez różnych producentów.

4. Materiały archiwalne przekazuje się razem z odnoszącymi się do nich metadanymi zapisanymi w formacie XML w strukturze określonej w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2a ustawy.

5. Informatyczne nośniki danych powinny być oznakowane w sposób pozwalający na jednoznaczną identyfikację, a w szczególności powinny posiadać:

1) nazwę podmiotu przekazującego;

2) klauzulę tajności;

3) tytuł określający zawartość nośnika;

4) datę wykonania zapisu;

5) wskazanie oprogramowania i urządzeń użytych do wykonania zapisu.

Dyrektor Generalny Ministerstwa Finansów sprawuje nadzór na stroną techniczną (załadunek, wyładunek, transport) przekazania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych.

Koszty związane z przekazaniem materiałów archiwalnych do archiwum państwowego ponosi Ministerstwo Finansów.

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 października 2006 r.

¹⁾ Minister Finansów kieruje działem administracji rządowej – finanse publiczne na podstawie § 1 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 lipca 2006 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Finansów (Dz. U. Nr 131, poz. 908).

²⁾ W rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565 oraz z 2006 r. Nr 12, poz. 65 i Nr 73, poz. 501).

Załączniki do zarządzenia Ministra Finansów nr 27
z dnia 26 września 2006 r. (poz. 81)

Załącznik nr 1

Załącznik nr 2

Załącznik nr 3

Załącznik nr 4

Załącznik nr 5

Załącznik nr 6

Załącznik nr 7

Załącznik nr 8