Dziennik Ustaw - rok 2008 nr 66 poz. 406

Na podstawie art. 57 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104, z późn. zm.¹⁾) zarządza się, co następuje:

1) szczegółowe warunki planowania audytu wewnętrznego, w tym wzór planu audytu;

2) sposób dokumentowania wyników audytu wewnętrznego;

3) sposób współpracy z pracownikami komórki, w której jest przeprowadzany audyt wewnętrzny;

4) tryb sporządzania oraz elementy sprawozdania z przeprowadzenia audytu wewnętrznego.

1) ustawie – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych;

2) audycie wewnętrznym zleconym – należy przez to rozumieć audyt wewnętrzny zlecony na podstawie art. 63 ust. 1 pkt 5, ust. 1a lub ust. 1b ustawy;

3) jednostce – należy przez to rozumieć jednostkę sektora finansów publicznych;

4) komórce audytowanej – należy przez to rozumieć usytuowaną w jednostce komórkę organizacyjną, w której jest przeprowadzane zadanie audytowe;

5) zadaniu zapewniającym – należy przez to rozumieć zespół działań podejmowanych w celu dostarczenia kierownikowi jednostki niezależnej i obiektywnej oceny, o której mowa w art. 48 ust. 1 pkt 1 ustawy;

6) czynnościach doradczych – należy przez to rozumieć działania podejmowane przez audytora, których charakter i zakres jest uzgadniany z kierownikiem jednostki, w której jest zatrudniony, których celem jest usprawnienie funkcjonowania jednostki; z zastrzeżeniem, że audytor wewnętrzny nie przejmuje na siebie zadań lub uprawnień wchodzących w zakres zarządzania jednostką;

7) zadaniu audytowym – należy przez to rozumieć zadanie zapewniające lub czynności doradcze;

8) zaleceniach – należy przez to rozumieć zalecenia w sprawie usunięcia uchybień lub wprowadzenia usprawnień.

2. Imienne upoważnienie do przeprowadzania audytu wewnętrznego zawiera w szczególności:

1) imię i nazwisko audytora wewnętrznego;

2) nazwy komórek audytowanych lub nazwę jednostki, w której będzie przeprowadzany audyt wewnętrzny;

3) informację, czy przeprowadzenie audytu wewnętrznego wynika z planu audytu;

4) termin ważności upoważnienia;

5) podpis ze wskazaniem imienia i nazwiska kierownika jednostki, w której jest zatrudniony audytor wewnętrzny.

1) wglądu do wszelkich informacji, danych, dokumentów i innych materiałów związanych z funkcjonowaniem jednostki, w tym zawartych na elektronicznych nośnikach informacji, jak również do wykonywania z nich kopii, odpisów, wyciągów, zestawień lub wydruków, z zachowaniem przepisów o tajemnicy ustawowo chronionej;

2) dostępu do obiektów i pomieszczeń jednostki, w zakresie niezbędnym do prowadzenia audytu wewnętrznego.

2. Pracownicy jednostki są obowiązani, na żądanie audytora wewnętrznego, udzielać mu informacji i wyjaśnień, a także potwierdzać kopie, odpisy, wyciągi, zestawienia lub wydruki, o których mowa w ust. 1 pkt 1. Udzielone ustnie informacje i wyjaśnienia powinny być utrwalone na piśmie oraz podpisane przez osobę, która ich udzieliła lub je złożyła, i przez audytora wewnętrznego albo przez samego audytora wewnętrznego.

2. Audytor wewnętrzny zapewnia w procesie analizy obszarów ryzyka udział kierownika jednostki, w której prowadzony jest audyt wewnętrzny.

3. W przypadku prowadzenia audytu wewnętrznego na podstawie art. 51 ust. 2–7 i ust. 12 ustawy audytor wewnętrzny zapewnia w procesie analizy obszarów ryzyka udział wszystkich kierowników jednostek, w których prowadzi audyt wewnętrzny.

4. Przygotowując plan audytu, audytor wewnętrzny bierze pod uwagę w szczególności:

1) cele i zadania jednostki, w której prowadzony jest audyt wewnętrzny;

2) istotne ryzyka wpływające na realizację celów i zadań jednostki, w której prowadzony jest audyt wewnętrzny;

3) istniejące w jednostce, w której prowadzony jest audyt wewnętrzny, systemy kontroli i zarządzania;

4) czynniki ryzyka, w tym w szczególności:

a) złożoność działalności prowadzonej przez jednostkę,

b) liczbę, rodzaj i wielkość dokonywanych operacji finansowych,

c) liczbę i kwalifikacje zawodowe pracowników,

d) zmiany organizacyjne i prawne;

5) wyniki wcześniej przeprowadzonych audytów lub kontroli;

6) uwagi kierownika jednostki, w której jest prowadzony audyt wewnętrzny.

1) czas niezbędny do przeprowadzenia zadań audytowych;

2) czas przeznaczony na szkolenie;

3) dostępne zasoby ludzkie i rzeczowe;

4) rezerwę czasową na nieprzewidziane działania.

2. Audytor wewnętrzny, przygotowując plan audytu, określa również obszary ryzyka, które powinny zostać objęte audytem wewnętrznym w latach następnych.

3. Wzór planu audytu określa załącznik do rozporządzenia.

2. W przypadku prowadzenia audytu wewnętrznego na podstawie art. 51 ust. 2–7 i ust. 12 ustawy audytor wewnętrzny sporządza jeden plan audytu.

3. Kopie planu audytu audytor wewnętrzny przekazuje wszystkim kierownikom jednostek, w których prowadzi audyt wewnętrzny.

2. W przypadku gdy audytor wewnętrzny prowadzi audyt wewnętrzny na podstawie art. 51 ust. 2–7 i ust. 12 ustawy, informuje kierowników jednostek, w których przeprowadza audyt wewnętrzny, o uzgodnionym zakresie realizacji planu audytu.

2. Przepis § 9 ust. 2 stosuje się odpowiednio.

3. Jeżeli przeprowadzenie audytu wewnętrznego poza planem audytu stworzy zagrożenie dla jego realizacji, audytor wewnętrzny zawiadamia o tym na piśmie kierownika jednostki, w której jest zatrudniony.

1) bieżące akta audytu wewnętrznego, zwane dalej „aktami bieżącymi”, w celu dokumentowania przebiegu i wyników audytu wewnętrznego;

2) stałe akta audytu wewnętrznego, zwane dalej „aktami stałymi”, w celu gromadzenia informacji dotyczących obszarów ryzyka, które mogą być przedmiotem audytu wewnętrznego.

2. Akta bieżące obejmują w szczególności:

1) imienne upoważnienie do przeprowadzania audytu wewnętrznego;

2) program zadania zapewniającego oraz dokumenty związane z jego przygotowaniem;

3) dokumenty, o których mowa w § 21;

4) dokumenty sporządzone przez audytora wewnętrznego oraz dokumenty otrzymane od osób trzecich w trakcie przeprowadzania audytu wewnętrznego;

5) informacje i wyjaśnienia, o których mowa w § 4 ust. 2, informacje i dokumenty, o których mowa w § 15, oraz oświadczenia, o których mowa w § 19;

6) sprawozdanie z przeprowadzenia audytu wewnętrznego;

7) dokumentację dotyczącą przeprowadzonych czynności sprawdzających, o których mowa w § 26.

3. Dokumenty określone w ust. 2 włącza się do akt bieżących, w kolejności wynikającej z toku dokonywanych czynności, numerując je i zamieszczając na początku każdego tomu akt wykaz materiałów zawartych w danym tomie, z podaniem ich numeru oraz nazwy.

4. W przypadku wykonywania czynności doradczych audytor wewnętrzny włącza do akt bieżących dokumenty odpowiednie do rodzaju i charakteru podjętych czynności.

5. Kierownik jednostki, w której przeprowadzane jest zadanie audytowe, lub osoba przez niego upoważniona ma prawo wglądu do akt bieżących.

1) wykaz podstawowych aktów normatywnych oraz innych aktów prawnych związanych z zakresem działania jednostki, w której prowadzony jest audyt wewnętrzny, oraz regulujących jej funkcjonowanie;

2) wykaz dokumentów zawierających opis systemów zarządzania i kontroli, w tym procedur kontroli finansowej;

3) plany audytu;

4) sprawozdania z wykonania planów audytu;

5) informacje mogące mieć wpływ na przeprowadzanie audytu wewnętrznego, w tym analizę obszarów ryzyka.

2. Akta stałe podlegają aktualizacji.

1) cele i zadania jednostki;

2) istotne ryzyka;

3) systemy zarządzania ryzykiem i kontroli;

4) możliwość wprowadzenia usprawnień systemów zarządzania i kontroli;

5) datę rozpoczęcia i przewidywany czas trwania zadania.

2. W przypadku przeprowadzania audytu wewnętrznego zleconego audytor wewnętrzny, opracowując program zadania, uwzględnia założenia, o których mowa w § 31.

1) temat zadania;

2) cele zadania;

3) podmiotowy i przedmiotowy zakres zadania;

4) istotne ryzyka w obszarze objętym zadaniem;

5) sposób przeprowadzenia zadania.

2. W uzasadnionych przypadkach audytor wewnętrzny może w trakcie przeprowadzania zadania zapewniającego dokonywać zmian w jego programie. Zmiany programu powinny być udokumentowane.

3. W przypadku utworzenia w jednostce komórki audytu wewnętrznego program zadania oraz jego zmiany zatwierdza audytor wewnętrzny koordynujący działalność tej komórki lub inny wyznaczony przez niego audytor wewnętrzny.

2. W naradzie otwierającej mogą uczestniczyć także osoby sprawujące nadzór nad działalnością komórki audytowanej, wskazani przez kierownika tej komórki pracownicy w niej zatrudnieni oraz audytor wewnętrzny koordynujący działalność komórki audytu wewnętrznego.

3. Podczas narady otwierającej audytor wewnętrzny przedstawia cel, tematykę i założenia organizacyjne zadania zapewniającego.

4. Kierownik komórki audytowanej przedstawia informacje dotyczące jej funkcjonowania oraz uzgadnia z audytorem wewnętrznym sposoby unikania zakłóceń w pracy w trakcie przeprowadzania zadania zapewniającego.

2. Przepis § 18 ust. 2 stosuje się odpowiednio.

2. Protokoły, o których mowa w ust. 1, podpisuje prowadzący naradę audytor wewnętrzny oraz kierownik komórki audytowanej albo osoba przez niego wskazana.

3. W razie odmowy podpisania protokołu, o którym mowa w ust. 1, przez kierownika komórki audytowanej albo osobę przez niego wskazaną, audytor wewnętrzny czyni o tym wzmiankę w protokole.

4. W przypadku określonym w ust. 3 kierownik komórki audytowanej albo osoba przez niego wskazana powinni niezwłocznie uzasadnić na piśmie przyczyny odmowy podpisania protokołu, o którym mowa w ust. 1.

2. Sprawozdanie zawiera w szczególności:

1) temat zadania;

2) cele zadania;

3) podmiotowy i przedmiotowy zakres zadania;

4) datę jego sporządzenia;

5) termin, w którym przeprowadzono zadanie;

6) nazwę i adres komórki audytowanej;

7) imię, nazwisko audytora wewnętrznego;

8) podjęte czynności i zastosowane techniki przeprowadzania zadania;

9) zwięzły opis działań jednostki w obszarze objętym zadaniem;

10) ustalenia stanu faktycznego wraz z określeniem kryteriów dokonania ich oceny;

11) określenie oraz analizę przyczyn uchybień;

12) skutki lub ryzyka wynikające z uchybień;

13) zalecenia;

14) opinię audytora wewnętrznego w sprawie adekwatności, skuteczności i efektywności systemu zarządzania i kontroli w obszarze objętym zadaniem;

15) podpisy audytorów wewnętrznych uczestniczących w zadaniu.

2. W uzasadnionych przypadkach audytor wewnętrzny może przekazać kierownikowi komórki audytowanej tylko te fragmenty sprawozdania, które dotyczą działalności kierowanej przez niego komórki.

3. Kierownik komórki audytowanej może zgłosić na piśmie w terminie określonym przez audytora wewnętrznego, nie krótszym niż 7 dni od dnia otrzymania sprawozdania, dodatkowe wyjaśnienia lub umotywowane zastrzeżenia dotyczące treści sprawozdania.

4. W razie zgłoszenia dodatkowych wyjaśnień lub zastrzeżeń, o których mowa w ust. 3, audytor wewnętrzny dokonuje ich analizy i w miarę potrzeby podejmuje dodatkowe czynności wyjaśniające w tym zakresie, a w przypadku stwierdzenia zasadności części albo całości dodatkowych wyjaśnień lub zastrzeżeń – zmienia lub uzupełnia odpowiednią część albo całość sprawozdania.

5. W razie nieuwzględnienia dodatkowych wyjaśnień lub zastrzeżeń, o których mowa w ust. 3, w części albo w całości, audytor wewnętrzny przekazuje na piśmie swoje stanowisko wraz z uzasadnieniem kierownikowi komórki audytowanej.

6. Dodatkowe wyjaśnienia lub zastrzeżenia, o których mowa w ust. 3, oraz kopię stanowiska, o którym mowa w ust. 5, audytor wewnętrzny włącza do akt bieżących.

2. Kierownik komórki audytowanej w terminie 14 dni od dnia otrzymania sprawozdania może zgłosić na piśmie kierownikowi jednostki, w której przeprowadzane jest zadanie zapewniające, swoje stanowisko wobec przedstawionego sprawozdania.

2. W przypadku odmowy realizacji zaleceń kierownik komórki audytowanej powiadamia pisemnie audytora wewnętrznego oraz kierownika jednostki, w której przeprowadzane jest zadanie, o przyczynach odmowy, w terminie określonym w ust. 1.

3. W przypadku gdy kierownik komórki audytowanej nie dokona czynności wymienionych w ust. 1 albo odmówi realizacji zaleceń, decyzję o realizacji zaleceń podejmuje kierownik jednostki, w której jest przeprowadzane zadanie, który wyznacza osoby odpowiedzialne za realizację zaleceń i ustala termin ich realizacji, powiadamiając o tym pisemnie audytora wewnętrznego.

2. Dokonując oceny, o której mowa w ust. 1, audytor wewnętrzny uwzględnia w szczególności ocenę ryzyka występującego w obszarze działalności jednostki objętym zadaniem zapewniającym.

3. Ustalenia poczynione w trakcie czynności sprawdzających audytor wewnętrzny zamieszcza w notatce informacyjnej.

4. Notatkę informacyjną, o której mowa w ust. 3, audytor wewnętrzny przekazuje kierownikowi jednostki oraz kierownikowi komórki, w której były przeprowadzane czynności sprawdzające.

2. Audytor wewnętrzny prowadzący audyt wewnętrzny na podstawie art. 51 ust. 2–7 i ust. 12 ustawy może wykonywać czynności doradcze na wniosek kierownika jednostki, w której prowadzi audyt wewnętrzny, za zgodą kierownika jednostki, w której jest zatrudniony.

2. O odmowie wykonania czynności doradczych i jej przyczynach audytor wewnętrzny zawiadamia pisemnie kierownika jednostki wnioskującego o wykonanie czynności doradczych oraz kierownika jednostki, w której jest zatrudniony.

3. W przypadku odmowy wykonania czynności doradczych przez audytora wewnętrznego kierownik jednostki, w której audytor wewnętrzny jest zatrudniony, może wydać pisemne polecenie ich wykonania.

2. Audytor wewnętrzny może z własnej inicjatywy składać kierownikowi komórki audytowanej lub kierownikowi jednostki, w której przeprowadzany jest audyt wewnętrzny, wnioski mające na celu usprawnienie funkcjonowania tej komórki lub jednostki.

3. Kierownik komórki audytowanej i kierownik jednostki, w której przeprowadzany jest audyt wewnętrzny, nie są związani wnioskami i opiniami, o których mowa w ust. 1 i 2.

2. Współpraca, o której mowa w ust. 1, polega w szczególności na:

1) przekazywaniu dokumentów, w tym dokumentów w wersji elektronicznej, z zachowaniem przepisów o tajemnicy ustawowo chronionej;

2) udzielaniu informacji i wyjaśnień;

3) przekazywaniu niezbędnych odpisów i kserokopii dokumentów.

Minister Finansów: J. Vincent-Rostowski

¹⁾ Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2005 r. Nr 169, poz. 1420, z 2006 r. Nr 45, poz. 319, Nr 104, poz. 708, Nr 170, poz. 1217 i 1218, Nr 187, poz. 1381 i Nr 249, poz. 1832 oraz z 2007 r. Nr 82, poz. 560, Nr 88, poz. 587, Nr 115, poz. 791 i Nr 140, poz. 984.

Załącznik do rozporządzenia Ministra Finansów
z dnia 10 kwietnia 2008 r. (poz. 406)