Dzienniki Urzędowe - rok 2025 poz. 5

Na podstawie art. 6 ust. 3 pkt 1 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. z 2020 r. poz. 224) oraz art. 51 ust. 3, art. 52 ust. 1 i art. 54 ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz.U. z 2024 r., poz. 1539, 1544 i 1855) zarządza się, co następuje:

2. Zarządzenie określa w szczególności:

1) formy i tryby kontroli;

2) zasady i sposoby planowania i przeprowadzania kontroli oraz zasady przeprowadzania nadzoru inspekcyjnego w tym gromadzenia dowodów i materiałów podczas ich realizacji;

3) uprawnienia i obowiązki prowadzących kontrolę i nadzór inspekcyjny;

4) sposób dokumentowania czynności kontrolnych lub nadzór inspekcyjny oraz wzory dokumentów stosowanych w tych czynnościach;

5) zasady oraz tryb wnoszenia i rozpatrywania zastrzeżeń do ustaleń kontrolnych lub nieprawidłowości ujawnionych w sprawozdaniu z nadzoru inspekcyjnego;

6) zasady sporządzania zaleceń pokontrolnych oraz monitorowania ich wdrażania przez poszczególne jednostki lub zaleceń z nadzoru inspekcyjnego;

7) zasady przeprowadzania nadzoru inspekcyjnego.

3. Prawa i obowiązki osób kontrolowanych oraz osób składających oświadczenia w postępowaniu kontrolnym określa ustawa z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej oraz niniejsze zarządzenie, z wyłączeniem czynności w ramach nadzoru inspekcyjnego.

1) aktach kontroli - rozumie się dokumentację określona w art. 54 ust. 2 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej;

2) aktach sprawy - rozumie się dokumentację obejmującą akta kontroli oraz inną dokumentację związaną z kontrolą;

3) BNI - rozumie się przez to Biuro Nadzoru Inspekcyjnego w GITD;

4) EZD - rozumie się dziedzinowy system Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją, wykorzystywany do procesu obiegu dokumentacji w GITD;

5) GITD - rozumie się przez to Główny Inspektorat Transportu Drogowego;

6) Głównym Inspektorze - rozumie się przez to Głównego Inspektora Transportu Drogowego;

7) Inspekcji - rozumie się przez to Inspekcję Transportu Drogowego;

8) jednostce kontrolowanej - rozumie się przez to kontrolowaną jednostkę organizacyjną Inspekcji lub komórkę organizacyjną Inspekcji;

9) jednostce organizacyjnej Inspekcji - rozumie się przez to wojewódzkie inspektoraty transportu drogowego;

10) kierowniku jednostki organizacyjnej - rozumie się przez to osobę kierującą jednostką organizacyjną Inspekcji;

11) kierowniku komórki kontrolnej - rozumie się przez to Dyrektora BNI;

12) kierowniku zespołu kontrolnego - rozumie się przez to osobę wyznaczoną przez kierownika komórki kontrolnej do przeprowadzenia kontroli oraz kierowania zespołem kontrolnym;

13) komórce kontrolnej - rozumie się przez to właściwy do spraw kontroli wydział BNI;

14) komórce organizacyjnej Inspekcji - rozumie się przez to komórki organizacyjne GITD przeprowadzające czynności kontrolne zgodnie ze swoją właściwością;

15) kontrola - rozumie się przez to kontrolę wewnętrzną przeprowadzoną w jednostce kontrolowanej przez zespół kontrolny, której celem jest sprawdzenie prawidłowości funkcjonowania działalności jednostki we wskazanym w zawiadomieniu obszarze oraz zakresie czasu;

16) kontrolerze - rozumie się przez to osobę upoważnioną do przeprowadzenia kontroli lub nadzoru inspekcyjnego będącą pracownikiem komórki kontrolnej lub innej komórki organizacyjnej Inspekcji lub osobę wskazaną w art. 18 ust. 1 ustawy o kontroli w administracji rządowej;

17) kontroli zdalnej - rozumie się przez to formę kontroli wewnętrznej, przeprowadzonej z siedziby komórki kontrolnej w kontrolowanej jednostce organizacyjnej Inspekcji z wykorzystaniem dostępnych narzędzi i systemów teleinformatycznych;

18) nadzorze inspekcyjnym - rozumie się przez to czynności wykonane przez zespół kontrolny, mające na celu weryfikację poprawności realizacji zadań kontrolnych wykonywanych przez inspektorów zatrudnionych w jednostce lub komórce organizacyjnej inspekcji;

19) pracowniku jednostki kontrolowanej - rozumie się przez to osobę, która świadczy pracę na rzecz jednostki kontrolowanej;

20) programie kontroli - rozumie się przez to dokument zatwierdzony przez kierownika komórki kontrolnej, określający w szczególności podmiot, zakres i obszar podlegający kontroli, cel kontroli oraz czas rozpoczęcia i trwania kontroli wewnętrznej oraz metodykę realizacji kontroli i przybliżony termin sporządzenia dokumentacji pokontrolnej;

21) zespole kontrolnym - rozumie się przez to zespół złożony z co najmniej 2 kontrolerów.

1) złożenia oświadczenia o braku albo istnieniu okoliczności uzasadniających jego wyłączenie z udziału w kontroli. Sporządzone oświadczenia wszystkich członków zespołu kontrolnego włączane są do akt kontroli. Wyłączenie kontrolera przez kierownika komórki kontrolnej następuje w formie pisemnej i zostaje włączone do akt kontroli. Wzór oświadczenia o okolicznościach albo braku okoliczności uzasadniających wyłączenie z udziału w kontroli określa załącznik nr 1 do zarządzenia;

2) ustalenia stanu faktycznego oraz jego udokumentowania, a w razie stwierdzenia nieprawidłowości - ustalenia ich przyczyn, zakresu i skutków oraz zawarcia ich w projekcie wystąpienia pokontrolnego, wystąpieniu pokontrolnym lub sprawozdaniu z nadzoru inspekcyjnego;

3) zabezpieczenia dowodów w trakcie prowadzenia kontroli lub nadzoru inspekcyjnego;

4) sporządzenia wykazu dokumentów zawartych w zgromadzonych aktach kontroli w przypadku prowadzenia kontroli wraz z podaniem numeracji kart i stron poszczególnych dowodów.

2. Na każdym etapie kontroli, a także prowadzonego nadzoru inspekcyjnego, w przypadku podejrzenia popełnienia przestępstwa lub wykroczenia przez kontrolowanego kontroler niezwłocznie zawiadamia kierownika jednostki kontrolowanej oraz Głównego Inspektora.

1) stacjonarnej;

2) zdalnej, z wykorzystaniem dostępnych narzędzi i systemów teleinformatycznych.

2. Kontrola może być przeprowadzona w trybie:

1) zwykłym,

2) uproszczonym

- na zasadach określonych w ustawie z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej.

2. Plan kontroli powinien uwzględniać analizę ryzyka, w tym określenie czynników mających negatywny wpływ na działalność jednostek kontrolowanych. W analizie ryzyka należy, korzystając ze źródeł wewnętrznych jednostki i zewnętrznych, uwzględnić w szczególności:

1) wyniki wcześniejszych kontroli i audytów;

2) skargi, wnioski i inne sygnały o nieprawidłowościach;

3) wyniki badań i analiz.

3. Roczny plan kontroli powinien zawierać w szczególności:

1) nazwę jednostki kontrolowanej podlegającej kontroli;

2) liczbę kontroli z podziałem na pierwsze i drugie półrocze.

4. Kierownik komórki kontrolnej przekazuje Głównemu Inspektorowi do zatwierdzenia półroczny plan kontroli w terminie do dnia 15 grudnia - na pierwsze półrocze następnego roku, a następnie do dnia 15 czerwca - na II półrocze roku obejmującego plan kontroli lub przekazuje Głównemu Inspektorowi do zatwierdzenia roczny plan kontroli na następny rok kalendarzowy w terminie do dnia 15 grudnia roku poprzedzającego rok objęty kontrolą.

2. Do rejestru kontroli wpisuje się, w szczególności:

1) nazwę jednostki kontrolowanej;

2) numer upoważnienia;

3) tryb kontroli;

4) imiona i nazwiska członków zespołu kontrolnego;

5) datę rozpoczęcia i zakończenia kontroli;

6) zakres kontroli;

7) sygnaturę zarejestrowanej w EZD sprawy do prowadzonej kontroli;

8) numer kontroli.

3. Rejestr prowadzony jest w formie elektronicznej.

2. Główny Inspektor może upoważnić kierownika komórki kontrolnej do zarządzania w jego imieniu kontroli.

3. Kontrole przeprowadzane są przez upoważniony zespół kontrolny.

4. Kontrole odbywają się na podstawie jednorazowego upoważnienia do kontroli podpisanego przez Głównego Inspektora. Wzór upoważnienia określa załącznik nr 2 do zarządzenia.

2. Kierownikiem zespołu kontrolnego jest osoba posiadająca uprawnienia kontrolne Inspektora Inspekcji.

3. Członkowie zespołu kontrolnego podlegają kierownikowi zespołu kontrolnego w zakresie prowadzenia kontroli.

4. Kierownik zespołu kontrolnego przed rozpoczęciem kontroli sporządza program kontroli o którym mowa w art. 14 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej, który zatwierdza kierownik komórki kontrolnej.

5. Kierownik zespołu kontrolnego decyduje o tym czy kontrola jest prowadzona w umundurowaniu.

2. W przypadku realizacji kontroli w trybie uproszczonym, upoważnienia dla kontrolerów przekazywane są kierownikowi jednostki kontrolowanej przed jej rozpoczęciem.

3. Przekazywanie dokumentacji kontrolnej w przypadku realizacji kontroli z wykorzystaniem dostępnych narzędzi i systemów teleinformatycznych następuje poprzez zabezpieczenie ich hasłem.

4. Główny Inspektor lub kierownik komórki kontrolnej przedłuża ważność upoważnienia w sytuacji o której mowa w art. 16 ust. 4 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej, przez dokonanie na nim stosownej adnotacji lub wydaje nowe upoważnienie do przeprowadzenia kontroli.

5. Informacja o zmianie, o której mowa w ust. 4, jest niezwłocznie przekazywana do jednostki kontrolowanej z wykorzystaniem dostępnych narzędzi i systemów teleinformatycznych lub za pomocą operatora pocztowego lub kuriera.

6. Zabezpieczone w trakcie kontroli w siedzibie jednostki kontrolowanej dowody pobierane są za protokołem pobrania. Wzór protokołu z pobrania dokumentów lub rzeczy określa załącznik nr 4 do zarządzenia.

7. Dopuszcza się w trakcie kontroli pozyskanie dodatkowych dowodów w postaci przyjęcia ustnych wyjaśnień lub oświadczeń dotyczących zakresu kontroli. Wzór protokołu z pobrania ustnych wyjaśnień określa załącznik nr 5 do zarządzenia. Wzór oświadczenia określa załącznik nr 6 do zarządzenia.

2. Projekt wystąpienia pokontrolnego, z wyłączeniem projektu sporządzonego oraz przesyłanego z wykorzystaniem dostępnych narzędzi i systemów teleinformatycznych, sporządza się w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, gdzie jeden z nich jest przekazywany przez kierownika jednostki kontrolnej kierownikowi jednostki kontrolowanej.

3. Kierownik jednostki organizacyjnej potwierdza odebranie projektu wystąpienia pokontrolnego podpisem wraz z datą. W przypadku przekazania projektu wystąpienia pokontrolnego za pomocą operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe lub przy pomocy kuriera, datą potwierdzenia przyjęcia projektu wystąpienia pokontrolnego będzie data zwrotnego potwierdzenia odbioru. W przypadku przekazania projektu wystąpienia pokontrolnego z wykorzystaniem dostępnych narzędzi i systemów teleinformatycznych, za datę odbioru dokumentu uznaje się datę odebrania dokumentu generowaną w systemie elektronicznym.

4. Kierownik jednostki organizacyjnej ma prawo zgłoszenia zastrzeżeń dotyczących ustaleń zawartych w projekcie wystąpienia pokontrolnego.

5. Zastrzeżenia do treści projektu wystąpienia pokontrolnego rozpatruje kierownik komórki kontrolnej.

6. Stanowisko kierownika komórki kontrolnej w sprawie uwzględnienia, odrzucenia lub oddalenia zastrzeżeń do projektu wystąpienia pokontrolnego wymaga uzasadnienia w formie pisemnej.

2. Główny Inspektor może upoważnić kierownika komórki kontrolnej do podpisywania wystąpień pokontrolnych oraz sprawozdań z przeprowadzonych kontroli.

2. Kierownik jednostki organizacyjnej w terminie wyznaczonym w wystąpieniu pokontrolnym lub sprawozdaniu, zobowiązany jest do złożenia informacji o wykonaniu zaleceń lub wykorzystaniu wniosków, a także o podjętych działaniach lub przyczynach ich niepodjęcia.

3. Wyznaczony termin na złożenie informacji wskazanej w § 13 ust. 2 nie może być krótszy niż 14 dni kalendarzowych od dnia doręczenia wystąpienia pokontrolnego lub sprawozdania z kontroli.

2. Nadzór inspekcyjny zarządza kierownik komórki kontrolnej.

3. Nadzór inspekcyjny przeprowadzany jest przez zespół kontrolny.

4. Zarządzający nadzór inspekcyjny wyznacza kierownika zespołu kontrolnego.

5. Kierownik zespołu kontrolnego decyduje o tym czy nadzór inspekcyjny realizowany jest w umundurowaniu.

6. Nadzór inspekcyjny może być realizowany na każdym etapie wykonywanych czynności służbowych przez pracownika jednostki organizacyjnej Inspekcji.

7. Do nadzoru inspekcyjnego nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej.

1) bezpośrednim, polegającym na weryfikacji:

a) stosowania procedur wewnętrznych regulujących sposób wykonywania czynności kontrolnych określonych w zarządzeniach i wytycznych,

b) wyposażenia pojazdu,

c) obowiązkowego wyposażenia osobistego inspektora,

d) zgodności realizacji czynności ujętych w planie pracy,

e) dokumentów i danych zgromadzonych podczas kontroli;

2) obserwacyjnym, polegającym na prowadzeniu przez zespół kontrolny obserwacji sposobu wykonywania czynności kontrolnych przez pracownika jednostki organizacyjnej Inspekcji.

2. Podczas realizacji nadzoru inspekcyjnego prowadzonego w trybie bezpośrednim sporządza się wykaz kontrolny. Wzór wykazu kontrolnego określa załącznik nr 10 do zarządzenia.

3. Wykaz kontrolny podpisuje pracownik jednostki organizacyjnej Inspekcji oraz członkowie zespołu kontrolnego.

4. Przed podjęciem nadzoru inspekcyjnego prowadzonego w trybie bezpośrednim kontroler okazuje pracownikowi jednostki organizacyjnej Inspekcji legitymację, o której mowa w § 14 ust. 1.

2. Rejestr nadzorów inspekcyjnych zawiera w szczególności:

1) nazwę jednostki organizacyjnej Inspekcji;

2) datę przeprowadzenia czynności;

3) tryb prowadzonych czynności;

4) imiona i nazwiska członków zespołu kontrolnego;

5) zakres kontrolowanych regulacji;

6) sygnaturę zarejestrowanej w EZD sprawy do prowadzonych czynności.

3. Rejestr prowadzony jest w formie elektronicznej.

2. Sprawozdanie zawiera opis ustalonego stanu faktycznego oraz jego ocenę w tym stwierdzone nieprawidłowości. Wzór sprawozdania określa załącznik nr 11 do zarządzenia.

3. W przypadku nie stwierdzenia nieprawidłowości w wyniku przeprowadzenia nadzoru inspekcyjnego kierownik komórki kontrolnej informuje o tym fakcie w formie pisemnej kierownika jednostki organizacyjnej.

4. Stwierdzone w sprawozdaniu nieprawidłowości, w szczególności pod kątem ilości wystąpień są podstawą do wykonania analizy, wyniki której mogą skutkować przeprowadzeniem kontroli w jednostce, w której zatrudniony jest inspektor.

5. Sprawozdania z nadzoru inspekcyjnego sporządza się w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach z wyłączeniem sprawozdań sporządzanych oraz przesyłanych z wykorzystaniem dostępnych narzędzi i systemów teleinformatycznych,

6. Kierownik jednostki organizacyjnej Inspekcji po otrzymaniu sprawozdania, niezwłocznie potwierdza swoim podpisem i datą zapoznanie się z treścią sprawozdania i odsyła 1 egzemplarz do kierownika komórki kontrolnej.

7. Kierownik jednostki organizacyjnej Inspekcji w terminie 7 dni roboczych od dnia otrzymania sprawozdania może wnieść do niego zastrzeżenia.

8. Kierownik komórki kontrolnej w formie pisemnej przyjmuje lub odrzuca zastrzeżenia do sprawozdania. W przypadku podtrzymania ustaleń wskazanych w sprawozdaniu wyznacza termin na powiadomienie o podjętych czynnościach mających na celu usunięcie nieprawidłowości wskazanych w sprawozdaniu.

p.o. Głównego Inspektora Transportu Drogowego: Artur Czapiewski

Załączniki do zarządzenia nr 5/2025
Głównego Inspektora Transportu
Drogowego

Załącznik nr 1

Oświadczenie

Załącznik nr 2

Upoważnienie

Załącznik nr 3

ZAWIADOMIENIE

Załącznik nr 4

Protokół pobrania dokumentów lub rzeczy

Załącznik nr 5

Protokół przyjęcia ustnych wyjaśnień

Załącznik nr 6

Oświadczenie dotyczące zakresu kontroli

Załącznik nr 7

Projekt wystąpienia pokontrolnego z kontroli wewnętrznej 

Załącznik nr 8

Wystąpienie pokontrolne z kontroli wewnętrznej

Załącznik nr 9

Sprawozdanie z kontroli uproszczonej

Załącznik nr 10

WYKAZ KONTROLNY Z NADZORU INSPEKCYJNEGO

Załącznik nr 11

Sprawozdanie z nadzoru inspekcyjnego