Dzienniki Urzędowe - rok 2024 poz. 51

Na podstawie art. 6 ust. 1, 1a i 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164) zarządza się, co następuje:

1) w załączniku nr 1 do zarządzenia:

a) § 1 otrzymuje brzmienie:

"§ 1. 1. Instrukcja kancelaryjna, zwana dalej "instrukcją", określa sposób i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w Ministerstwie Funduszy i Polityki Regionalnej, zwanym dalej "Ministerstwem", oraz reguluje postępowanie w tym zakresie z wszelką dokumentacją, jeżeli przepisy prawa powszechnie obowiązującego nie stanowią inaczej:

1) począwszy od wpływu lub powstania dokumentacji wewnątrz Ministerstwa do momentu jej uznania za część dokumentacji w archiwum zakładowym lub przekazania do zniszczenia, oraz

2) niezależnie od techniki jej wytwarzania, postaci fizycznej oraz informacji w niej zawartych.

2. Dokumentację składaną przez osoby zatrudnione w Ministerstwie w sprawach dotyczących zatrudnienia uważa się za przesyłki wpływające do Ministerstwa.

3. Nadzór nad prawidłowością stosowania instrukcji sprawuje Dyrektor Generalny Ministerstwa, za pośrednictwem kierowników komórek organizacyjnych.

4. Kierownicy komórek organizacyjnych sprawują systematyczny nadzór nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych przez podległych pracowników. Nadzór ten polega w szczególności na sprawdzaniu:

1) terminowości, rzetelności i prawidłowości załatwiania spraw;

2) prawidłowości zarządzania dokumentacją, ustalonego instrukcją, w szczególności prawidłowości obiegu pism i dokumentów, prawidłowości gromadzenia dokumentacji w akta sprawy oraz przyporządkowywania jej do właściwych klas jednolitego rzeczowego wykazu akt;

3) prawidłowości opisów spraw i dokumentów oraz uzupełniania metadanych;

4) prawidłowości prowadzenia spisów spraw, rejestrów i teczek aktowych;

5) terminowości przekazywania akt do archiwum zakładowego.

5. Do ogólnego nadzoru nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie doboru klas z jednolitego rzeczowego wykazu akt do załatwianych spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw, Dyrektor Generalny Ministerstwa wyznacza koordynatora czynności kancelaryjnych.

6. Funkcję określoną w ust. 5 powierza się archiwiście lub innemu pracownikowi Ministerstwa, pod warunkiem, że pracownik ten dysponuje odpowiednim przygotowaniem w zakresie prawidłowej realizacji zadań archiwum zakładowego.",

b) w § 3:

- pkt 5 otrzymuje brzmienie:

"5) członek kierownictwa Ministerstwa - ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego, sekretarza stanu, podsekretarza stanu oraz Dyrektora Generalnego Ministerstwa;",

- po pkt 5 dodaje się pkt 5a w brzmieniu:

"5a) czynności kancelaryjne - działania związane z przyjmowaniem pism, rejestrowaniem, rozdzielaniem, dekretowaniem, znakowaniem, załatwianiem spraw będących treścią pism, uzupełnianiem metadanych, akceptacją spraw załatwionych, podpisywaniem, wysyłaniem pism, przechowywaniem akt spraw bieżących i załatwionych, przekazywaniem dokumentacji do archiwum zakładowego;",

- pkt 32 otrzymuje brzmienie:

"32) sprawa - zdarzenie lub stan rzeczy, w tym z zakresu postępowania administracyjnego, wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych lub przyjęcia do wiadomości;",

c) w § 6 ust. 4 otrzymuje brzmienie:

"4. System EZD umożliwia ustalenie komórki wewnętrznej oraz pracownika włączającego opinie, notatki, stanowiska i inne rodzaje dokumentacji bezpośrednio do akt sprawy komórki merytorycznej oraz terminu włączenia tej dokumentacji.",

d) w § 10:

- ust. 2 otrzymuje brzmienie:

"2. Punkt kancelaryjny rejestruje przesyłki wpływające, które dokumentują działalność Ministerstwa.",

- ust. 9 otrzymuje brzmienie:

"9. Przesyłki niemające znaczenia dla udokumentowania działalności Ministerstwa, m.in.: prasa, publikacje, życzenia, zaproszenia, podziękowania, reklamy, kalendarze, nie podlegają rejestracji pod warunkiem, że nie stanowią dokumentacji nietworzącej akt sprawy i nie można ich przyporządkować do akt sprawy.",

e) w § 15:

- ust. 6 otrzymuje brzmienie:

"6. Przesyłki przekazane pocztą elektroniczną wprowadza się do systemu EZD w formacie PDF wraz z załącznikami w formatach, w jakich były przekazane, jeżeli były do przesyłki załączone.",

- ust. 8 otrzymuje brzmienie:

"8. Czynności, o których mowa w ust. 7, dokonuje prowadzący sprawę lub pracownik kończący koszulkę jako niestanowiącą akt sprawy.",

f) w § 20:

- ust. 1 otrzymuje brzmienie:

"1. Dopuszcza się utworzenie w Ministerstwie kilku składów chronologicznych oraz kilku składów informatycznych nośników danych, o ile przemawiają za tym względy organizacyjne, lokalizacyjne lub logistyczne. O utworzeniu dodatkowego składu chronologicznego decyduje Dyrektor Generalny Ministerstwa po zasięgnięciu opinii koordynatora czynności kancelaryjnych.",

- po ust. 2 dodaje się ust. 2a w brzmieniu:

"2a. W składzie chronologicznym przechowuje się dokumentację papierową, stanowiącą element akt sprawy prowadzonej elektronicznie lub dokumentację niestanowiącą akt sprawy, przypisaną do symbolu klasyfikacyjnego wykazu akt wskazanego do elektronicznego prowadzenia.",

- po ust. 3 dodaje się ust. 3a w brzmieniu:

"3a. W składzie informatycznych nośników danych przechowywane są wszystkie nośniki informatyczne niezależnie od sposobu dokumentowania sprawy, do której przynależą, a w przypadku dokumentacji nietworzącej akt sprawy - niezależnie od przyporządkowania do symbolu klasyfikacyjnego wykazu akt.",

g) po § 21 dodaje się § 21a w brzmieniu:

"§ 21a. Dokumentacja przechowywana w składzie chronologicznym i składzie informatycznych nośników danych nieposiadająca kwalifikacji archiwalnej podlega zwrotowi do komórki organizacyjnej przed archiwizacją składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych.",

h) w § 33 w ust. 4 wprowadzenie do wyliczenia otrzymuje brzmienie:

"4. Prowadzący sprawę lub pracownik kończący koszulkę jako niestanowiącą akt sprawy dba o kompletność metadanych odnoszących się do sprawy oraz przesyłek i pism włączonych do niej, w tym:",

i) w § 37 pkt 1 otrzymuje brzmienie:

"1) automatycznie, po ich podpisaniu podpisem elektronicznym lub pieczęcią elektroniczną;",

j) w § 44 w ust. 4 w pkt 1 lit. e otrzymuje brzmienie:

"e) umieszczeniu dokumentacji w wiązanych teczkach aktowych z tektury bezkwasowej o grubości nieprzekraczającej 5 cm, a tych w razie potrzeby - w pudłach, przy czym jeżeli grubość teczki przekracza 5 cm, należy teczkę podzielić na tomy, chyba że jest to niemożliwe z przyczyn fizycznych,";

2) w załączniku nr 2 do zarządzenia:

a) w tabeli pierwszej "SPIS KLAS PIERWSZEGO I DRUGIEGO RZĘDU":

- klasa 64 otrzymuje brzmienie:

- uchyla się klasy 7 i 8,

b) w tabeli drugiej "JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT":

- po klasie 018 dodaje się klasę 019 w brzmieniu:

- klasa 025 otrzymuje brzmienie:

- klasa 055 otrzymuje brzmienie:

- w klasie 1 kolumna 7 otrzymuje brzmienie:

"Do akt osobowych i dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy odkłada się dokumentację określoną w przepisach wydanych na podstawie ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2023 r. poz. 1465, z późn. zm.)",

- w klasie 102 kolumna 7 otrzymuje brzmienie:

"Dokumenty związane ze współdziałaniem pracodawcy z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową lub innymi podmiotami w sprawach ze stosunku pracy wymagających takiego współdziałania, przechowuje się w aktach osobowych",

- w klasie 1100 kolumna 7 otrzymuje brzmienie:

"Okres przechowywania ofert kandydatów nieprzyjętych i tryb ich niszczenia wynika z odrębnych przepisów.

Dokumenty osób przyjętych przechowuje się w aktach osobowych jak przy klasie 120",

- w klasie 1110 kolumna 7 otrzymuje brzmienie:

"W tym korespondencja dotycząca ocen okresowych.

Oceny dotyczące poszczególnych pracowników przechowuje się w aktach osobowych, jak przy klasie 120",

- w klasie 1111 kolumna 7 otrzymuje brzmienie:

"W tym dokumenty zbiorcze oraz niezrealizowane wnioski.

Dokumenty dotyczące poszczególnych pracowników przechowuje się w aktach osobowych, jak przy klasie 120",

- w klasie 1112 kolumna 7 otrzymuje brzmienie:

"Dokumenty dotyczące poszczególnych pracowników przechowuje się w aktach osobowych, jak przy klasie 120",

- w klasie 1114 kolumna 7 otrzymuje brzmienie:

"Dokumenty dotyczące poszczególnych pracowników przechowuje się w aktach osobowych, jak przy klasie 120",

- w klasie 112 kolumna 7 otrzymuje brzmienie:

"Dokumenty dotyczące poszczególnych pracowników przechowuje się w aktach osobowych, jak przy klasie 120",

- w klasie 1130 kolumna 7 otrzymuje brzmienie:

"Dla każdego kierownika zakłada się odrębną teczkę",

- w klasach 1131 - 1134 kolumna 7 otrzymuje brzmienie:

"Jak przy klasie 1130",

- w klasie 1160 kolumna 7 otrzymuje brzmienie:

"W tym dokumenty zbiorcze, wykazy, listy.

Dokumenty dotyczące poszczególnych pracowników przechowuje się w aktach osobowych, jak przy klasie 120",

- w klasie 1161 kolumna 7 otrzymuje brzmienie:

"Dokumenty (lub kopie dokumentów) dotyczące poszczególnych pracowników przechowuje się w aktach osobowych, jak przy klasie 120",

- w klasie 1162 kolumna 7 otrzymuje brzmienie:

"Dokumenty dotyczące poszczególnych pracowników przechowuje się w aktach osobowych, jak przy klasie 120",

- w klasie 1164 kolumna 7 otrzymuje brzmienie:

"*⁾ Okres przechowywania uzależniony jest od obowiązujących przepisów prawa.

Dokumenty dotyczące poszczególnych pracowników przechowuje się w aktach osobowych, jak przy klasie 120",

- klasa 120 otrzymuje brzmienie:

- po klasie 121 dodaje się klasę 122 w brzmieniu:

- w klasie 140 kolumna 7 otrzymuje brzmienie:

"W tym kontrola obecności w pracy, korespondencja w sprawie ewidencji.

Dokumenty dotyczące poszczególnych pracowników stanowią część dokumentacji pracowniczej.

Dokumentacja czasu pracy dotycząca stosunków pracy nawiązanych przed dniem 1 stycznia 1999 r. oraz w okresie po dniu 31 grudnia 1998 r. a przed dniem 1 stycznia 2019 r., w którym pracodawca nie złożył raportu informacyjnego - kat. B3",

- w klasie 142 kolumna 7 otrzymuje brzmienie:

"W tym plany urlopów, korespondencja w sprawach urlopów, urlopy pracownicze z tytułu dokształcania.

Dokumenty dotyczące poszczególnych pracowników stanowią część dokumentacji pracowniczej.

Dokumentacja urlopów dotycząca stosunków pracy nawiązanych przed dniem 1 stycznia 1999 r. oraz w okresie po dniu 31 grudnia 1998 r. a przed dniem 1 stycznia 2019 r., w którym pracodawca nie złożył raportu informacyjnego - kat. B3",

- w klasach 1520 - 1522 kolumna 7 otrzymuje brzmienie:

"Dokumenty (lub kopie dokumentów) dotyczące poszczególnych pracowników przechowuje się w aktach osobowych, jak przy klasie 120",

- w klasie 153 kolumna 7 otrzymuje brzmienie:

"W tym studia wyższe, studia podyplomowe, studia doktoranckie, specjalizacje, praktyki zawodowe, aplikacje organizowane przez inne instytucje dla osób zatrudnionych.

Dokumenty dotyczące poszczególnych pracowników (dokumenty ukończenia, umowy szkoleniowe) przechowuje się w aktach osobowych, jak przy klasie 120",

- w klasie 1721 kolumna 7 otrzymuje brzmienie:

"Badania wstępne, okresowe, kontrolne oraz kontrolne badania okulistyczne dotyczące poszczególnych pracowników przechowuje się w aktach osobowych, jak przy klasie 120",

- w klasie 344 kolumna 7 otrzymuje brzmienie:

"Dokumenty dotyczące poszczególnych pracowników stanowią część dokumentacji pracowniczej.

Kartoteki imienne wynagrodzeń dotyczące stosunków pracy nawiązanych przed dniem 1 stycznia 1999 r. oraz w okresie po dniu 31 grudnia 1998 r. a przed dniem 1 stycznia 2019 r., w którym pracodawca nie złożył raportu informacyjnego - kat. B50",

- klasy 602 i 603 otrzymują brzmienie:

- po klasie 605 dodaje się klasę 606 w brzmieniu:

- klasa 6343 otrzymuje brzmienie:

- w klasie 64 kolumna 5 otrzymuje brzmienie:

"POLITYKA SPÓJNOŚCI I EUROPEJSKIE FUNDUSZE STRUKTURALNE I INWESTYCYJNE (EFSI), W TYM NA FORUM UE I POWIĄZANE ZAGADNIENIA Z ZAKRESU ROZWOJU REGIONALNEGO W PRACACH INSTYTUCJI MIĘDZYNARODOWYCH",

- w klasie 6620 kolumna 7 otrzymuje brzmienie:

"W tym dokumentacja związana z finansowaniem, protokoły, wnioski, sprawozdania końcowe, korespondencja merytoryczna w zakresie wydatkowania środków (kwalifikowalności), zarządzanie alokacją i środkami budżetowymi, kontraktacja środków, nadzór nad środkami Funduszu Pracy oraz dokumentacja finansowa dotycząca Regionalnych Programów Operacyjnych",

- klasa 6643 otrzymuje brzmienie:

- w klasie 6862 kolumna 7 otrzymuje brzmienie:

"W tym porozumienia, umowy zawierane z samorządami województw, partnerami, aneksy do porozumień/umów, wnioski o dotacje i wnioski o rozliczenie dotacji. Dokumentacja związana z realizacją projektu obejmującego system informacji o funduszach europejskich w ramach Programu Pomoc Techniczna dla Funduszy Europejskich (wniosek o dofinansowanie, wnioski o płatność, decyzje zmieniające)",

- w klasie 6920 kolumna 7 otrzymuje brzmienie:

"W tym dokumentacja związana z finansowaniem, protokoły, wnioski, sprawozdania końcowe, korespondencja merytoryczna w zakresie wydatkowania środków (kwalifikowalności), zarządzanie alokacją i środkami budżetowymi, kontraktacja środków, nadzór nad środkami Funduszu Pracy, oraz dokumentacja finansowa dotycząca Programów Regionalnych",

- klasa 6943 otrzymuje brzmienie:

- uchyla się klasy 7 i 8;

3) w załączniku nr 3 do zarządzenia w § 7 pkt 11 otrzymuje brzmienie:

"11) doradzanie komórkom organizacyjnym, we współpracy z wyznaczonymi przez Dyrektora Generalnego Ministerstwa koordynatorem czynności kancelaryjnych oraz z administratorem biznesowym EZD, w zakresie właściwego postępowania z dokumentacją, niezależnie od tego czy dokumentowanie przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw odbywało się w systemie EZD, czy poza nim.".

MINISTER FUNDUSZY I POLITYKI
REGIONALNEJ

W porozumieniu:
NACZELNY DYREKTOR ARCHIWÓW
PAŃSTWOWYCH

¹⁾ Minister Funduszy i Polityki Regionalnej kieruje działem administracji rządowej - rozwój regionalny, na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 2023 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Funduszy i Polityki Regionalnej (Dz. U. poz. 2711).