Dzienniki Urzędowe - rok 2021 poz. 45

1. Na podstawie art. 16 ust. 3 ustawy z dnia 20 lipca 2000 r. o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów prawnych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1461) ogłasza się w załączniku do niniejszego obwieszczenia jednolity tekst zarządzenia nr 27 Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego z dnia 1 grudnia 2020 r. w sprawie dokonywania przez urzędy górnicze wydatków publicznych z tytułu umów nieobjętych przepisami o zamówieniach publicznych (Dz. Urz. WUG poz. 56), z uwzględnieniem zmian wprowadzonych zarządzeniem nr 35 Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego z dnia 23 grudnia 2020 r. zmieniającym zarządzenie w sprawie dokonywania przez urzędy górnicze wydatków publicznych z tytułu umów nieobjętych przepisami o zamówieniach publicznych (Dz. Urz. WUG poz. 65).

2. Podany w załączniku do niniejszego obwieszczenia tekst jednolity zarządzenia nie obejmuje § 2 zarządzenia nr 35 Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego z dnia 23 grudnia 2020 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie dokonywania przez urzędy górnicze wydatków publicznych z tytułu umów nieobjętych przepisami o zamówieniach publicznych (Dz. Urz. WUG poz. 65), który stanowi:

"§ 2. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2021 r.".

Prezes Wyższego Urzędu Górniczego:
Adam Mirek

Załącznik do obwieszczenia Prezesa Wyższego Urzędu
Górniczego z dnia 28 czerwca 2021 r. (poz. 45)

ZARZĄDZENIE NR 27
PREZESA WYŻSZEGO URZĘDU GÓRNICZEGO

z dnia 1 grudnia 2020 r.

w sprawie dokonywania przez urzędy górnicze wydatków publicznych z tytułu umów nieobjętych przepisami o zamówieniach publicznych

Na podstawie art. 166 ust. 2 oraz art. 167 ust. 10 ustawy z dnia 9 czerwca 2011 r. - Prawo geologiczne i górnicze (Dz. U. z 2020 r. poz. 1064, z późn. zm.¹⁾) zarządza się, co następuje:

§ 1. Zarządzenie określa tryb dokonywania przez urzędy górnicze wydatków publicznych będących:

1) świadczeniami jednorazowymi lub świadczeniami ciągłymi, lub powtarzającymi się w danym okresie świadczeniami tego samego rodzaju - z tytułu odpłatnej umowy, dotyczącej dostaw, usług lub robót budowlanych, do której ze względu na jej przedmiot lub wartość nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 1129), zwanej dalej "Pzp", albo

2) (uchylony)²⁾

- zwanych dalej "wydatkami publicznymi".

§ 2. Przepisów zarządzenia nie stosuje się do:

1) zamawiania przygotowania koreferatów, ekspertyz oraz innych dokumentów specjalistycznych, związanych z:

a) ustalaniem lub badaniem przyczyn i okoliczności katastrof, wypadków, niebezpiecznych zdarzeń oraz zgonów naturalnych, zaistniałych w ruchu zakładów górniczych albo zakładów,

b)³⁾ pracami organów doradczych i opiniodawczych, powołanych przez Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego, zwanego dalej "WUG",

c) realizacją zainicjowanych przez Prezesa WUG prac naukowo-badawczych oraz zainicjowanych i podjętych przez ten organ przedsięwzięć w zakresie poprawy bezpieczeństwa pracy i ochrony zdrowia w górnictwie, wdrożenia postępu technicznego w dziedzinie górnictwa, racjonalnej gospodarki złożami kopalin oraz ograniczenia uciążliwości oddziaływania górnictwa na ludzi i środowisko;

2) zamawiania usług szkoleniowych;

3) zamawiania usług dotyczących czasopisma WUG "Bezpieczeństwo Pracy i Ochrona Środowiska w Górnictwie", w zakresie:

a) recenzji artykułów naukowych,

b) tworzenia oraz redakcji statystycznej materiałów do publikacji w poszczególnych numerach czasopisma,

c) opracowywania zawartości stałych rubryk w poszczególnych numerach czasopisma,

d) składu, łamania oraz opracowania graficznego poszczególnych numerów czasopisma,

e) redakcji językowej materiałów do publikacji w poszczególnych numerach czasopisma,

f) korekty poszczególnych numerów czasopisma;

4) dokonywania wydatków publicznych przez pracowników WUG, którym Prezes WUG powierzył, w formie określonej w art. 53 ust. 2 zdanie drugie ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 305), obowiązki w zakresie samodzielnego zaciągania zobowiązań finansowych do określonej kwoty w danym roku kalendarzowym;

5) ponoszenia kosztów związanych z podróżą służbową, w szczególności:

a) przejazdów,

b) dojazdów środkami komunikacji miejscowej,

c) noclegów,

d) innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez WUG, odpowiednio do uzasadnionych potrzeb;

6) ponoszenia opłat publicznoprawnych, w tym opłat związanych z prowadzonymi postępowaniami;

7) dokonywania wydatków publicznych związanych z likwidacją szkód majątkowych.

§ 3. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:

1) "najkorzystniejszej ofercie" - rozumie się przez to:

a) ofertę przedstawiającą najkorzystniejszy stosunek jakości do ceny lub kosztu albo

b) ofertę, która najlepiej spełnia kryteria inne niż cena lub koszt, gdy cena lub koszt są stałe, albo

c) ofertę z najniższą ceną lub kosztem, gdy jedynym kryterium oceny jest cena lub koszt;

2) "szacunkowej wartości przedmiotu wydatku publicznego" - rozumie się przez to całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy bez podatku od towarów i usług, ustalone z należytą starannością przez wnioskodawcę;

3) "wnioskodawcy" - rozumie się przez to właściwe ze względu na przedmiot wydatku publicznego: okręgowy urząd górniczy, Specjalistyczny Urząd Górniczy, komórki organizacyjne, samodzielne wydziały lub stanowiska niewchodzące w skład komórki organizacyjnej albo samodzielnego wydziału w WUG, a w przypadkach określonych w zarządzeniu - Biuro Administracyjno-Gospodarcze w WUG.

§ 4. Kwoty określone w zarządzeniu są kwotami zawierającymi podatek od towarów i usług.

§ 5. Wydatki publiczne są dokonywane w imieniu i na rzecz WUG.

§ 6. Dokonując wydatku publicznego, nie można zaniżać jego wartości lub wybierać sposobu obliczania jego wartości, w celu uniknięcia stosowania niektórych przepisów zarządzenia.

§ 7. Wnioskodawca występuje do Biura Administracyjno-Gospodarczego w WUG, zwanego dalej "BAG", z wnioskiem o wyrażenie zgody na dokonanie wydatku publicznego, zwanym dalej "wnioskiem".

§ 8. 1. W przypadku wątpliwości dotyczących przedmiotu lub wartości przedmiotu wydatku publicznego, pracownik BAG odpowiedzialny zaprowadzenie spraw dotyczących wydatków publicznych, zwany dalej "pracownikiem BAG", rozstrzyga o stosowaniu albo niestosowaniu przepisów Pzp w odniesieniu do wydatku publicznego.

2. W przypadku rozstrzygnięcia:

1) o stosowaniu przepisów Pzp w odniesieniu do wydatku publicznego, postępowanie jest kontynuowane zgodnie z przepisami w sprawie zamówień publicznych udzielanych na potrzeby urzędów górniczych, wydanymi przez Prezesa WUG;

2) o niestosowaniu przepisów Pzp w odniesieniu do wydatku publicznego, wydatek publiczny jest dokonywany w trybie określonym przez przepisy niniejszego zarządzenia przez:

a) BAG,

b) okręgowy urząd górniczy, zwany dalej "OUG", lub Specjalistyczny Urząd Górniczy, zwany dalej "SUG", który wystąpił z wnioskiem,

c) (uchylona).⁴⁾

3. W przypadku, o którym mowa w ust. 2 pkt 1:

1) odrębny wniosek o wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego nie jest wymagany;

2) wnioskodawca przekazuje do BAG dodatkowe informacje, jeżeli jest to konieczne dla przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

§ 9. 1. BAG jest uprawnione do dokonania wydatku publicznego na rzecz kilku komórek organizacyjnych, samodzielnych wydziałów oraz stanowisk niewchodzących w skład komórki organizacyjnej albo samodzielnego wydziału w WUG, zwanych dalej "komórkami", lub kilku urzędów górniczych.

2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1:

1) wnioskom innych komórek lub urzędów górniczych nie nadaje się dalszego biegu oraz informuje się je o tym fakcie;

2) BAG:

a) występuje z wnioskiem do Dyrektora Generalnego WUG,

b) informuje komórki oraz urzędy górnicze, których dotyczy wniosek, o wystąpieniu z wnioskiem.

§ 10. 1. Wniosek podlega:

1) zatwierdzeniu przez Głównego Księgowego WUG, zwanego dalej "Głównym Księgowym", w zakresie zabezpieczenia środków finansowych na dokonanie wydatku publicznego;

2) rejestracji w rejestrze wniosków, prowadzonym przez Biuro Budżetowo-Finansowe w WUG, zwane dalej "BBF";

3) zatwierdzeniu przez Dyrektora Generalnego WUG.

2. BAG informuje, wskazując numer rejestrowy wniosku:

1) wnioskodawcę o decyzji dotyczącej wniosku;

2) BBF o odmowie zatwierdzenia wniosku.

3. Do zmiany treści wniosku stosuje się odpowiednio ust. 1 pkt 1 i 3 oraz ust. 2.

§ 11. 1. Ponowne wszczęcie postępowania w części lub w całości nie wymaga złożenia kolejnego wniosku.

2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1, wnioskodawca jest obowiązany do zweryfikowania informacji zawartych we wniosku, w szczególności szacunkowej wartości przedmiotu wydatku publicznego, jeżeli jest to konieczne dla przeprowadzenia postępowania.

§ 12. 1. Dokonanie wydatku publicznego, którego przedmiot ma wartość większą niż 5000 zł, jest poprzedzone zgromadzeniem informacji handlowych lub ofert zawartych na stronach internetowych co najmniej dwóch potencjalnych wykonawców, lub skierowaniem zapytania ofertowego do co najmniej dwóch potencjalnych wykonawców, z wyjątkiem przypadków, w których:

1) dostawy, usługi lub roboty budowlane mogą być realizowane tylko przez jednego wykonawcę;

2) powierza się realizację dostaw, usług, robót budowlanych dotychczasowemu wykonawcy, jeżeli zmiana wykonawcy byłaby nieuzasadniona ze względów technicznych lub spowodowałaby istotną niedogodność lub znaczne zwiększenie kosztów dla WUG;

3) zachodzi pilna potrzeba dokonania wydatku publicznego.

2. Dopuszcza się wykorzystanie informacji handlowych lub ofert zgromadzonych w ramach rozeznania rynku, dokonanego w celu oszacowania wartości i opisania przedmiotu wydatku publicznego, jeżeli są one porównywalne.

3. Obowiązanymi do zgromadzenia informacji handlowych lub ofert są:

1) w przypadku WUG - pracownik BAG;

2) w przypadku OUG albo SUG - wyznaczony pracownik tego urzędu.

4. Termin składania ofert określa się, uwzględniając możliwość przygotowania i złożenia oferty przez wykonawców.

5. Dopuszcza się negocjowanie cen oraz innych elementów oferty z wykonawcami, których oferty zgromadzono.

6. Spośród zgromadzonych informacji handlowych lub ofert wybiera się najkorzystniejszą ofertę, kierując się zasadami dokonywania wydatków publicznych, określonymi w art. 44 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.

§ 13. 1. Przebieg postępowania w sprawie wyboru wykonawcy jest dokumentowany i zawiera w szczególności zgromadzone informacje handlowe lub oferty albo uzasadnienie zaistnienia co najmniej jednego z przypadków, o których mowa w § 12 ust. 1.

2. Przepisu ust. 1 nie stosuje się do dokonywania wydatku publicznego, którego przedmiot ma wartość równą albo mniejszą niż 5000 zł.

§ 14. 1. Jeżeli cena netto najkorzystniejszej oferty jest większa niż szacunkowa wartość przedmiotu wydatku publicznego o kwotę równą albo mniejszą niż 20% szacunkowej wartości przedmiotu wydatku publicznego określonej we wniosku, i jednocześnie równa albo mniejsza niż 2000 zł - wydatek publiczny jest dokonywany na podstawie wniosku, który stanowił podstawę wyboru wykonawcy, jeżeli cena ta nie przekracza kwoty, powyżej której stosuje się przepisy Pzp.

2. Jeżeli cena netto najkorzystniejszej oferty jest większa niż szacunkowa wartość przedmiotu wydatku publicznego o kwotę większą niż 20% szacunkowej wartości przedmiotu wydatku publicznego określonej we wniosku lub o kwotę większą niż 2000 zł, wydatek publiczny jest dokonywany po dokonaniu zmiany treści wniosku.

§ 15. 1. Umowa dotycząca przedmiotu wydatku publicznego, zwana dalej "umową", jest zawierana w formie pisemnej albo elektronicznej, jeżeli:

1) przewidywana wartość przedmiotu wydatku publicznego przekroczy u danego wykonawcy kwotę 50 000 zł lub

2) drugą stroną jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej, lub

3) z umowy wynikają także inne zobowiązania stron niż dotyczące jedynie realizacji usługi, dostawy lub roboty budowlanej i jednocześnie wyczerpujące bezwarunkowo świadczenia w pełnym zakresie.

2. W przypadku umów niewymienionych w ust. 1 potwierdzeniem ich zawarcia są w szczególności faktury lub zamówienia.

3. Projekt umowy oraz projekt jej zmiany są opracowywane przez:

1) Departament Prawny w WUG, kierujący się potrzebą zabezpieczenia interesu WUG, w oparciu o założenia merytoryczne sporządzone i przekazane przez BAG, działające w porozumieniu z wnioskodawcą - w terminie 7 dni od dnia otrzymania tych założeń - w przypadku umów albo zmian, które będą podpisywane przez osoby zatrudnione w WUG;

2) pracownika wyznaczonego przez dyrektora OUG albo SUG, kierującego się potrzebą zabezpieczenia interesu WUG - w przypadku umów albo zmian, które będą podpisywane jedynie przez tego dyrektora, wykonującego powierzone, w formie określonej w art. 53 ust. 2 zdanie drugie ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, obowiązki w zakresie samodzielnego zaciągania zobowiązań finansowych oraz przeznaczania środków finansowych na poszczególne wydatki, zgodnie z klasyfikacją budżetową, przekazanych OUG albo SUG na rachunek pomocniczy na nabywanie rzeczy i usług.

4. W projekcie umowy lub zamówienia uwzględnia się, w przypadkach tego wymagających, postanowienia dotyczące ochrony danych osobowych - opracowane w porozumieniu z Inspektorem Ochrony Danych.

5. Projekt umowy oraz projekt jej zmiany są parafowane przez:

1) wnioskodawcę;

2) Głównego Księgowego, po sprawdzeniu postanowień umowy albo jej zmiany w zakresie dostępności środków finansowych;

3) BAG - jeżeli umowa będzie albo jest realizowana przez WUG.

6. Umowę zawieraną w formie pisemnej oraz jej zmianę sporządza się w co najmniej dwóch egzemplarzach.

7. Umowę oraz jej zmianę podpisuje, a w uzasadnionych przypadkach odstępuje od niej albo ją wypowiada:

1) jeżeli jest zawierana albo została zawarta dla potrzeb OUG albo SUG - dyrektor tego urzędu, wykonujący powierzone, w formie określonej w art. 53 ust. 2 zdanie drugie ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, obowiązki w zakresie samodzielnego zaciągania zobowiązań finansowych oraz przeznaczania środków finansowych na poszczególne wydatki, zgodnie z klasyfikacją budżetową, przekazanych OUG albo SUG na rachunek pomocniczy na nabywanie rzeczy i usług;

2) w przypadkach niewymienionych w pkt 1 - Dyrektor Generalny WUG lub osoba działająca na podstawie udzielonego przez niego pisemnego pełnomocnictwa.

8. Pracownik:

1) BAG albo

2) OUG albo SUG - w przypadku, o którym mowa w ust. 7 pkt 1

- przekazuje do BBF egzemplarz umowy zawartej w formie pisemnej oraz jej zmiany.

9. W przypadku umów zawartych w formie pisemnej, podpisanych przez Dyrektora Generalnego WUG lub osobę działającą na podstawie udzielonego przez niego pisemnego pełnomocnictwa, pracownik BAG przekazuje do wnioskodawcy kopię zawartej umowy oraz kopie jej zmian.

10. W przypadku:

1) zawarcia umowy w formie elektronicznej,

2) dokonania w formie elektronicznej zmiany umowy

- pliki są przekazywane do BBF.

11.⁵⁾ Przekazanie do BBF egzemplarza umowy zawartej w formie pisemnej, o którym mowa w ust. 8, albo pliku umowy zawartej w formie elektronicznej, o którym mowa w ust. 10, następuje w terminie umożliwiającym zarejestrowanie umowy w rejestrze prowadzonym przez BBF najpóźniej w dniu jej zawarcia.

12.⁶⁾ Razem z umową przekazuje się do BBF dane dotyczące drugiej strony umowy, niezbędne dla:

1) celów podatkowych lub

2) zgłoszenia zleceniobiorcy, w rozumieniu przepisów o systemie ubezpieczeń społecznych, do ubezpieczeń społecznych lub ubezpieczenia zdrowotnego albo

3) poinformowania Zakładu Ubezpieczeń Społecznych o zawarciu umowy o dzieło, w przypadkach określonych w przepisach o systemie ubezpieczeń społecznych.

§ 16. Odbiór przedmiotu umowy następuje przez, opatrzone datą oraz podpisem wnioskodawcy:

1) uznanie umowy za wykonaną, dokonane w opisie faktury albo rachunku, albo

2) potwierdzenie wykonania umowy, dokonane w protokole odbioru, albo

3) uznanie umowy za wykonaną, dokonane w dokumencie niewymienionym w pkt 1 i 2.

§ 17. 1. Nabycie praw do nieruchomości, z wyjątkiem nabycia prawa własności, odbywa się na podstawie umowy podpisanej przez Dyrektora Generalnego WUG.

2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1:

1) umowa jest zawierana w formie pisemnej lub elektronicznej;

2) nie stosuje się przepisów § 7-14, § 15 ust. 1-3, 5, 7 i 11 oraz § 16;

3) przepisy § 15 ust. 4, 6 i 8-10 stosuje się odpowiednio;

4) zawiera się w szczególności umowę najmu albo umowę dzierżawy.

3. Projekt umowy oraz projekt jej zmiany są opracowywane przez Departament Prawny w WUG, kierujący się potrzebą zabezpieczenia interesu WUG, w oparciu o:

1) zaopiniowane przez BAG propozycje przedstawione przez dyrektora OUG albo SUG, jeżeli umowa jest zawierana albo została zawarta dla potrzeb tego urzędu,

2) propozycje przedstawione przez BAG, jeżeli umowa jest zawierana albo została zawarta dla potrzeb WUG - w terminie 7 dni od dnia otrzymania propozycji.

4. Projekt umowy oraz projekt jej zmiany są parafowane przez:

1) dyrektora OUG albo SUG, jeżeli jest ona zawierana albo została zawarta dla potrzeb tego urzędu;

2) Głównego Księgowego, po sprawdzeniu postanowień umowy albo jej zmiany w zakresie dostępności środków finansowych;

3) BAG.

§ 18. 1. Dokumentacja postępowania w sprawie realizacji przedmiotu wydatku publicznego jest przechowywana:

1)⁷⁾ jeżeli wnioskodawcą był OUG albo SUG - przez ten urząd;

2) w przypadkach niewymienionych w pkt 1 - przez BAG.

2. Dokumentacja postępowania w sprawie realizacji przedmiotu wydatku publicznego oraz oryginał zawartej umowy i jej zmian są przechowywane zgodnie z obowiązującymi przepisami instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego.

§ 19. 1. BAG nadzoruje działalność OUG oraz SUG w zakresie wydatków publicznych.

2. OUG oraz SUG, na wniosek BAG, są obowiązane do:

1) przekazania kopii dokumentów związanych z realizacją przedmiotu wydatku publicznego;

2) potwierdzenia kopii, o których mowa w pkt 1, za zgodność z oryginałem;

3) udzielania wyjaśnień.

3. Czynności wykonywane w trybie określonym w ust. 1 i 2 są dokumentowane w formie notatki, podpisanej przez dyrektora BAG.

4. Kopia notatki, o której mowa w ust. 3, jest przekazywana do OUG albo SUG.

§ 20. Wzór wniosku jest opracowywany przez BAG, akceptowany przez Dyrektora Generalnego WUG, umieszczany w extranecie urzędów górniczych i podlega obowiązkowemu stosowaniu.

§ 20a.⁸⁾ Wykazy danych, o których mowa w § 15 ust. 12, są opracowywane przez BBF, akceptowane przez Dyrektora Generalnego WUG, umieszczane w extranecie urzędów górniczych i podlegają obowiązkowemu stosowaniu.

§ 21. Traci moc zarządzenie nr 69 Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego z dnia 22 sierpnia 2018 r. w sprawie dokonywania przez urzędy górnicze wydatków publicznych nieobjętych przepisami o zamówieniach publicznych (Dz. Urz. WUG poz. 167).

§ 22. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2021 r.

¹⁾ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2020 r. poz. 1339 i 2320 oraz z 2021 r. poz. 234, 784 i 914.

²⁾ Przez § 1 pkt 1 zarządzenia nr 35 Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego z dnia 23 grudnia 2020 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie dokonywania przez urzędy górnicze wydatków publicznych z tytułu umów nieobjętych przepisami o zamówieniach publicznych (Dz. Urz. WUG poz. 65), które weszło w życie z dniem 1 stycznia 2021 r.

³⁾ Ze zmianą wprowadzoną przez § 1 pkt 2 zarządzenia, o którym mowa w odnośniku 2.

⁴⁾ Przez § 1 pkt 3 zarządzenia, o którym mowa w odnośniku 2.

⁵⁾ W brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 4 lit. a zarządzenia, o którym mowa w odnośniku 2.

⁶⁾ Dodany przez § 1 pkt 4 lit. b zarządzenia, o którym mowa w odnośniku 2.

⁷⁾ W brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 5 zarządzenia, o którym mowa w odnośniku 2.

⁸⁾ Dodany przez § 1 pkt 6 zarządzenia, o którym mowa w odnośniku 2.