Dzienniki Urzędowe - rok 2014 poz. 29

Na podstawie art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów (Dz. U. z 2012 r. poz. 392) zarządza się, co następuje:

1) ministerstwo – Ministerstwo Spraw Zagranicznych;

2) minister – Ministra Spraw Zagranicznych;

3) dyrektor generalny – dyrektora generalnego służby zagranicznej;

4) komórka organizacyjna – komórkę wymienioną w Statucie Ministerstwa Spraw Zagranicznych, stanowiącym załącznik do zarządzenia Nr 54 Prezesa Rady Ministrów z dnia 21 czerwca 2012 r. w sprawie nadania statutu Ministerstwu Spraw Zagranicznych (M. P. poz. 443);

5) właściwy członek kierownictwa – Ministra Spraw Zagranicznych, sekretarza stanu, podsekretarza stanu lub dyrektora generalnego, nadzorującego prace właściwej terytorialnie lub problemowo komórki organizacyjnej;

6) departament nadzorujący – komórkę organizacyjną, która sprawuje nadzór nad placówką zagraniczną zgodnie z Regulaminem organizacyjnym Ministerstwa Spraw Zagranicznych, stanowiącym załącznik do zarządzenia Nr 5 Ministra Spraw Zagranicznych z dnia 25 marca 2013 r. w sprawie nadania regulaminu organizacyjnego Ministerstwu Spraw Zagranicznych (Dz. Urz. Min. Spraw Zagr. poz. 4 i 15 oraz z 2014 r. poz. 6 i 23);

7) placówka zagraniczna – placówkę zagraniczną Rzeczypospolitej Polskiej w rozumieniu art. 4 pkt 2 ustawy z dnia 27 lipca 2001 r. o służbie zagranicznej (Dz. U. Nr 128, poz. 1403 z późn. zm.²⁾);

8) urząd konsularny – konsulat generalny, konsulat, wicekonsulat, agencję konsularną, jak też wydział konsularny lub inną komórkę organizacyjną obsługującą konsula Rzeczypospolitej Polskiej, wyodrębnioną w strukturze przedstawicielstwa dyplomatycznego, a także członka personelu dyplomatyczno-konsularnego, o którym mowa w art. 3 ustawy z dnia 13 lutego 1984 r. o funkcjach konsulów Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2002 r. Nr 215, poz. 1823 z późn. zm.³⁾);

9) kierownik placówki zagranicznej – pełnomocnego przedstawiciela Rzeczypospolitej Polskiej w innym państwie lub przy organizacji międzynarodowej, kierownika urzędu konsularnego, dyrektora instytutu polskiego oraz inną osobę wyznaczoną do kierowania placówką zagraniczną;

10) ambasador wizytujący – pełnomocnego przedstawiciela Rzeczypospolitej Polskiej w innym państwie, rezydującego w Rzeczpospolitej Polskiej, nie będącego kierownikiem placówki zagranicznej.

2. W procesie opracowywania dokumentów planistycznych i sprawozdawczych członkowie kierownictwa i dyrektorzy właściwych komórek organizacyjnych konsultują, w razie potrzeby, swoje stanowisko z właściwymi pełnomocnikami i specjalnymi wysłannikami ministra.

3. Nadzór nad planowaniem strategicznym i operacyjnym w ministerstwie i w placówkach zagranicznych w zakresie organizacji pracy sprawuje dyrektor generalny, a w zakresie realizacji priorytetów i założeń polskiej polityki zagranicznej - dyrektor komórki organizacyjnej właściwej w sprawach strategii i planowania polityki zagranicznej.

2. Zamieszczenie wskazanych w ust. 1 dokumentów w witrynie Sprawozdawczość MSZ na platformie SharePoint uznaje się za ich przekazanie do wiadomości dyrektorom właściwych komórek organizacyjnych zgodnie z przepisami zarządzenia.

1) wieloletnie priorytety polskiej polityki zagranicznej (Strategia polskiej polityki zagranicznej i polityki Rzeczypospolitej Polskiej w ramach Unii Europejskiej);

2) strategie i wieloletnie programy działania w odniesieniu do obszarów geograficznych lub problemowych;

3) program działania kierownika placówki zagranicznej.

2. Decyzję o opracowaniu wieloletnich priorytetów polskiej polityki zagranicznej podejmuje minister, który przekazuje swoje wytyczne kierunkowe i powierza opracowanie projektu dyrektorowi komórki organizacyjnej właściwej w sprawach strategii i planowania polityki zagranicznej we współpracy z dyrektorami innych komórek organizacyjnych oraz kierownikami placówek zagranicznych.

3. Dyrektor komórki organizacyjnej właściwej w sprawach strategii i planowania polityki zagranicznej odpowiada za przeprowadzenie niezbędnych konsultacji projektu dokumentu z właściwymi ministerstwami i urzędami centralnymi.

4. Wieloletnie priorytety polskiej polityki zagranicznej zatwierdza minister po uprzednim ich uzgodnieniu przez członków kierownictwa i przedkłada go Radzie Ministrów.

5. Dyrektor komórki organizacyjnej właściwej w sprawach strategii i planowania polityki zagranicznej odpowiada za monitorowanie realizacji wieloletnich priorytetów polskiej polityki zagranicznej. W przypadku stwierdzenia zagrożenia w realizacji sformułowanych celów lub istotnej zmiany zakładanych w dokumencie uwarunkowań informuje o tym ministra.

6. Decyzję w sprawie modyfikacji i aktualizacji wieloletnich priorytetów polskiej polityki zagranicznej może podjąć minister z urzędu albo na wniosek członka kierownictwa ministerstwa lub dyrektora komórki organizacyjnej właściwej w sprawach strategii i planowania polityki zagranicznej.

2. Projekt strategii lub wieloletniego programu działania w odniesieniu do obszaru geograficznego lub problemowego przygotowuje, na wniosek właściwego członka kierownictwa, dyrektor departamentu nadzorującego we współpracy z dyrektorem komórki organizacyjnej właściwej w sprawach strategii i planowania polityki zagranicznej, konsultując projekt z dyrektorami właściwych komórek organizacyjnych oraz kierownikami właściwych placówek zagranicznych. Dyrektor departamentu nadzorującego odpowiada za zgodność merytoryczną przygotowywanego dokumentu z wieloletnimi priorytetami polskiej polityki zagranicznej.

3. Dyrektor departamentu nadzorującego odpowiada za przeprowadzenie niezbędnych konsultacji z innymi ministerstwami i urzędami centralnymi, właściwymi dla problematyki, której dotyczy strategia lub wieloletni program działania.

4. Strategię lub wieloletni program działania w odniesieniu do obszaru geograficznego lub problemowego zatwierdza minister, po uprzedniej akceptacji przez właściwego członka kierownictwa oraz w uzgodnieniu z pozostałymi członkami kierownictwa, i przedkłada je Radzie Ministrów.

5. Dyrektor departamentu nadzorującego odpowiada za bieżące monitorowanie realizacji strategii lub wieloletniego programu działania w odniesieniu do obszaru geograficznego lub problemowego będącego w zakresie jego właściwości. W przypadku stwierdzenia zagrożenia w realizacji strategii lub wieloletniego programu działania lub istotnej zmiany ich uwarunkowań informuje o tym dyrektora komórki organizacyjnej właściwej w sprawach strategii i planowania polityki zagranicznej oraz właściwego członka kierownictwa, który następnie powiadamia o tym ministra.

6. Decyzję w sprawie modyfikacji i aktualizacji strategii lub wieloletniego programu działania w odniesieniu do obszaru geograficznego lub problemowego podejmuje minister z urzędu albo na wniosek właściwego członka kierownictwa, dyrektora departamentu nadzorującego lub dyrektora komórki organizacyjnej właściwej w sprawach strategii i planowania polityki zagranicznej.

2. Wstępny projekt programu działania kandydat na kierownika placówki zagranicznej przygotowuje we współpracy z dyrektorem departamentu nadzorującego i konsultuje go z dyrektorami właściwych komórek organizacyjnych, w oparciu między innymi o wieloletnie priorytety polskiej polityki zagranicznej oraz właściwe strategie i wieloletnie programy działania w odniesieniu do obszarów geograficznych lub problemowych.

3. Kandydaci na pełnomocnego przedstawiciela Rzeczypospolitej Polskiej w innych państwach i przy organizacjach międzynarodowych oraz na konsula generalnego przedkładają wstępny projekt programu działania właściwemu członkowi kierownictwa, najpóźniej na 7 dni przed spotkaniem z właściwą komisją Sejmu Rzeczypospolitej Polskiej.

4. Wstępny projekt programu działania uzgodniony z dyrektorem departamentu nadzorującego jest przedstawiany przez:

1) kandydata na pełnomocnego przedstawiciela Rzeczypospolitej Polskiej w innych państwach i przy organizacjach międzynarodowych – podczas prezentacji jego kandydatury na posiedzeniu właściwej komisji Sejmu Rzeczypospolitej Polskiej;

2) kandydata na konsula generalnego – podczas prezentacji jego kandydatury na posiedzeniu właściwej komisji Sejmu Rzeczypospolitej Polskiej, jeśli taka prezentacja ma zostać przeprowadzona.

5. W pozostałych przypadkach kandydaci na kierownika placówki zagranicznej przedkładają wstępny projekt programu działania właściwemu członkowi kierownictwa na 30 dni przed planowanym terminem wyjazdu.

6. Ostateczną wersję programu działania kandydat na kierownika placówki zagranicznej opracowuje i przekazuje dyrektorowi departamentu nadzorującego najpóźniej na 21 dni przed planowanym terminem wyjazdu. W ciągu 7 dni – po niezbędnych konsultacjach i korektach – dyrektor departamentu nadzorującego placówkę zagraniczną przedkłada program działania wraz ze swoją opinią do akceptacji przez właściwego członka kierownictwa i zatwierdzenia przez ministra.

7. Dyrektor departamentu nadzorującego informuje niezwłocznie kierownika placówki zagranicznej o decyzji ministra. Zatwierdzony program działania kierownika placówki zagranicznej wyznacza jego kierunkowe zadania na czas pełnienia misji.

8. Dyrektor departamentu nadzorującego monitoruje realizację programu działania kierownika placówki zagranicznej i informuje właściwego członka kierownictwa o stwierdzonych zagrożeniach dla realizacji programu lub niezgodności działań podejmowanych przez kierownika placówki zagranicznej z przyjętym programem.

9. Decyzję w sprawie modyfikacji i aktualizacji programu działania kierownika placówki zagranicznej podejmuje właściwy członek kierownictwa na wniosek kierownika placówki zagranicznej lub dyrektora departamentu nadzorującego.

1) projekt dokumentu rządowego określającego kierunki i cele polskiej polityki zagranicznej oraz promocji interesów Rzeczypospolitej Polskiej na następny rok (Założenia polskiej polityki zagranicznej na następny rok);

2) Plan działalności Ministra Spraw Zagranicznych dla działów administracji rządowej sprawy zagraniczne i członkostwo Rzeczypospolitej Polskiej w Unii Europejskiej (plan działalności ministra);

3) informację ministra o zadaniach polskiej polityki zagranicznej;

4) plan działania komórki organizacyjnej ministerstwa;

5) zadania dla placówki zagranicznej;

6) zadania dla urzędu konsularnego.

2. Po uzgodnieniu dokumentu z członkami kierownictwa, dyrektor komórki organizacyjnej właściwej w sprawach strategii i planowania polityki zagranicznej do 15 września każdego roku przedstawia projekt Założeń polskiej polityki zagranicznej na następny rok do zatwierdzenia ministrowi.

3. Dyrektor komórki organizacyjnej właściwej w sprawach strategii i planowania polityki zagranicznej niezwłocznie przesyła projekt Założeń polskiej polityki zagranicznej na następny rok, zatwierdzony przez ministra, dyrektorom komórek organizacyjnych ministerstwa oraz kierownikom placówek zagranicznych.

4. Do 10 października każdego roku minister przedstawia Założenia polskiej polityki zagranicznej na następny rok do uzgodnienia i rozpatrzenia przez Radę Ministrów.

5. Po przyjęciu dokumentu przez Radę Ministrów, dyrektor komórki organizacyjnej właściwej w sprawach strategii i planowania polityki zagranicznej przesyła niezwłocznie ostateczną wersję Założeń polskiej polityki zagranicznej na następny rok dyrektorom komórek organizacyjnych oraz kierownikom placówek zagranicznych.

2. Po uzgodnieniu dokumentu z członkami kierownictwa, dyrektor Sekretariatu Ministra przedstawia projekt planu działalności ministrowi.

3. Do 31 października każdego roku minister przedstawia projekt planu działalności ministra Prezesowi Rady Ministrów.

4. Po zaakceptowaniu przez ministra planu działalności na rok następny, dyrektor Sekretariatu Ministra niezwłocznie przekazuje plan do publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej i przesyła do wiadomości dyrektorom komórek organizacyjnych ministerstwa.

2. Dyrektor generalny akceptuje lub zatwierdza roczny plan działania komórki organizacyjnej w ciągu 7 dni od przedłożenia go przez dyrektora tej komórki.

3. Właściwy członek kierownictwa zatwierdza roczny plan działania komórki organizacyjnej w ciągu 7 dni od zaakceptowania go przez dyrektora generalnego.

4. W przypadku zmian zakresu kompetencji lub powołania nowej komórki organizacyjnej, dyrektor komórki organizacyjnej zobowiązany jest odpowiednio zaktualizować bądź opracować dokument, o którym mowa w ust. 1, w ciągu 30 dni od wprowadzenia wyżej wymienionych zmian, i przedstawić go do akceptacji dyrektorowi generalnemu i zatwierdzenia właściwemu członkowi kierownictwa. Przepisy ust. 2 i 3 stosuje się odpowiednio.

2. Kierownik przedstawicielstwa dyplomatycznego oraz stałego przedstawicielstwa przy organizacji międzynarodowej do 20 listopada każdego roku przesyła propozycje wizyt państwowych, rządowych i resortowych oraz sugestie w sprawach konsultacji resortowych i negocjacji z określeniem, w miarę możliwości, proponowanego tematu, terminu oraz miejsca tych konsultacji i negocjacji.

3. Dyrektor departamentu nadzorującego, uwzględniając wieloletnie priorytety polskiej polityki zagranicznej, projekt Założeń polskiej polityki zagranicznej zatwierdzony przez ministra, projekt planu działalności ministra oraz sugestie kierownika placówki zagranicznej, opracowuje zadania dla placówki zagranicznej na kolejny rok, w uzgodnieniu z dyrektorami właściwych komórek organizacyjnych oraz – w razie potrzeby – z innymi ministerstwami i właściwymi urzędami centralnymi.

4. Dyrektor departamentu nadzorującego przekazuje uzgodniony projekt zadań dla placówki zagranicznej na rok następny do akceptacji dyrektorowi generalnemu i zatwierdzenia właściwemu członkowi kierownictwa. W przypadku rozbieżności dyrektor departamentu nadzorującego załącza do projektu protokół rozbieżności do rozstrzygnięcia przez właściwego albo właściwych członków kierownictwa.

5. Zatwierdzone zadania dla placówki zagranicznej przekazywane są do 15 listopada każdego roku kierownikowi placówki zagranicznej oraz do wiadomości dyrektorom innych komórek organizacyjnych, a w przypadku urzędu konsularnego i instytutu polskiego także kierownikowi nadzorującego przedstawicielstwa dyplomatycznego.

2. Do wydziału konsularnego, innej komórki organizacyjnej obsługującej konsula Rzeczypospolitej Polskiej, wyodrębnionej w strukturze przedstawicielstwa dyplomatycznego, oraz członka personelu dyplomatycznego wykonującego funkcje konsularne w przedstawicielstwie dyplomatycznym nie stosuje się przepisów § 16 ust. 4.

3. Projekt zadań dla urzędu konsularnego wymienionego w ust. 2 zatwierdza dyrektor departamentu właściwego do spraw konsularnych.

1) okresową ocenę realizacji wieloletnich priorytetów polskiej polityki zagranicznej (Strategii polskiej polityki zagranicznej i polityki Rzeczypospolitej Polskiej w ramach Unii Europejskiej);

2) okresową ocenę realizacji strategii lub wieloletniego programu działania w odniesieniu do obszaru geograficznego i problemowego;

3) raport z realizacji programu działania kierownika placówki zagranicznej.

2. Projekt okresowej oceny przygotowuje dyrektor komórki organizacyjnej właściwej w sprawach strategii i planowania polityki zagranicznej we współpracy z dyrektorami innych komórek organizacyjnych oraz kierownikami placówek zagranicznych. W uzasadnionych przypadkach projekt oceny konsultowany jest z innymi ministrami i organami centralnymi.

3. Okresową ocenę realizacji wieloletnich priorytetów polskiej polityki zagranicznej zatwierdza minister po uprzednim jej uzgodnieniu z członkami kierownictwa.

2. Projekt okresowej oceny realizacji wieloletniego programu działania w odniesieniu do obszaru geograficznego lub problemowego przygotowuje dyrektor departamentu nadzorującego, konsultując go z dyrektorem komórki organizacyjnej właściwej w sprawach strategii i planowania polityki zagranicznej, z dyrektorami właściwych komórek organizacyjnych ministerstwa oraz kierownikami właściwych placówek zagranicznych. W uzasadnionych przypadkach projekt oceny konsultowany jest z innymi ministerstwami i urzędami centralnymi.

3. Okresową ocenę realizacji strategii lub wieloletniego programu działania w odniesieniu do obszaru geograficznego lub problemowego zatwierdza minister, po uprzedniej akceptacji przez właściwego członka kierownictwa, dokonanej w uzgodnieniu z innymi członkami kierownictwa.

2. Dyrektor departamentu nadzorującego przekazuje bezzwłocznie raport, o którym mowa w ust. 1, dyrektorom właściwych komórek organizacyjnych z prośbą o sporządzenie opinii w terminie do 7 dni.

3. Dyrektor departamentu nadzorującego przekazuje raport z realizacji programu działania kierownika placówki zagranicznej, wraz ze swoją oceną i ewentualnymi rekomendacjami, do akceptacji właściwego członka kierownictwa w ciągu 14 dni od daty jego otrzymania, a następnie do wiadomości innym właściwym członkom kierownictwa oraz dyrektorom właściwych komórek organizacyjnych.

4. W przypadku członków korpusu służby cywilnej ocena raportu jest uwzględniana w ich ocenie okresowej.

5. Raport i jego ocenę włącza się do akt personalnych pracownika.

1) roczny raport z realizacji założeń polskiej polityki zagranicznej;

2) sprawozdanie z wykonania planu działalności ministra;

3) sprawozdanie z realizacji planu działania komórki organizacyjnej;

4) sprawozdanie z realizacji zadań placówki zagranicznej;

5) sprawozdanie z realizacji zadań urzędu konsularnego.

2. Do 30 kwietnia każdego roku dyrektor Sekretariatu Ministra przekazuje do publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej zatwierdzone przez ministra sprawozdanie z wykonania planu działalności.

2. Właściwy członek kierownictwa zatwierdza sprawozdanie z realizacji planu działania komórki organizacyjnej do 10 lutego każdego roku.

3. W przypadku likwidacji komórki organizacyjnej, jej dyrektor sporządza sprawozdanie z realizacji jej planu działania do dnia likwidacji i przedstawia je do akceptacji dyrektorowi generalnemu i zatwierdzenia właściwemu członkowi kierownictwa w terminie 14 dni od dnia likwidacji. Dyrektor generalny akceptuje, a właściwy członek kierownictwa zatwierdza sprawozdanie w terminie 21 dni od jego przedłożenia przez dyrektora komórki organizacyjnej.

2. Dyrektor departamentu nadzorującego do 15 lutego każdego roku przedstawia sprawozdanie z realizacji zadań placówki zagranicznej wraz z załączoną oceną pracy placówki zagranicznej w poprzednim roku – uzgodnioną z dyrektorami właściwych komórek organizacyjnych – do akceptacji dyrektorowi generalnemu i zatwierdzenia właściwemu członkowi kierownictwa. Kopię sprawozdania placówki zagranicznej i jej oceny przekazuje jednocześnie do wiadomości dyrektora komórki organizacyjnej ministerstwa właściwej w sprawach strategii i planowania polityki zagranicznej.

3. Dyrektor generalny akceptuje dokumenty wskazane w ust. 2 w ciągu 7 dni od ich przedłożenia przez dyrektora departamentu nadzorującego, a właściwy członek kierownictwa zatwierdza je w ciągu 7 dni od akceptacji przez dyrektora generalnego.

4. W przypadku placówki zagranicznej innej niż przedstawicielstwo dyplomatyczne kopię sprawozdania placówki zagranicznej przekazuje się dyrektorowi właściwego departamentu terytorialnego.

5. Dyrektor departamentu nadzorującego niezwłocznie informuje kierownika placówki zagranicznej o ocenie działalności placówki w poprzednim roku.

6. W przypadku sprawozdania z realizacji zadań placówki zagranicznej, innej niż przedstawicielstwo dyplomatyczne i stałe przedstawicielstwo przy organizacji międzynarodowej, dyrektor departamentu nadzorującego informuje dodatkowo o ocenie działalności placówki w poprzednim roku kierownika właściwego przedstawicielstwa dyplomatycznego.

7. Kierownik przedstawicielstwa dyplomatycznego sporządza ocenę pracy urzędów konsularnych kierowanych przez konsulów honorowych w formie załącznika do sprawozdania z realizacji zadań placówki w poprzednim roku.

2. Sprawozdanie z działalności wydziału konsularnego, innej komórki organizacyjnej obsługującej konsula Rzeczypospolitej Polskiej, wyodrębnionej w strukturze przedstawicielstwa dyplomatycznego oraz członka personelu dyplomatycznego wykonującego funkcje konsularne w przedstawicielstwie dyplomatycznym, podlega ocenie dyrektora departamentu właściwego do spraw konsularnych, który do 10 lutego każdego roku akceptuje i przekazuje je wraz z oceną dyrektorowi właściwego departamentu terytorialnego. Stanowi ono załącznik do sprawozdania z realizacji zadań właściwego przedstawicielstwa dyplomatycznego.

2. Planowanie i sprawozdawczość w zakresie obronności regulują odrębne przepisy.

3. Treść i formę sprawozdania o ochronie informacji niejawnych oraz o stanie bezpieczeństwa placówki zagranicznej regulują odrębne przepisy.

4. Zarządzanie ryzykiem w ministerstwie i w placówkach zagranicznych regulują odrębne przepisy.

5. Planowanie i sprawozdawczość w zakresie audytu wewnętrznego regulują odrębne przepisy.

Minister Spraw Zagranicznych: Grzegorz Schetyna

¹⁾ Minister Spraw Zagranicznych kieruje działami administracji rządowej – sprawy zagraniczne i członkostwo Rzeczypospolitej Polskiej w Unii Europejskiej na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 22 września 2014 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Spraw Zagranicznych (Dz. U. z 2014 r., poz. 1266).

²⁾ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2004 r. Nr 273, poz. 2703, z 2006 r. Nr 170, poz. 1217 i 1218 oraz Nr 220, poz. 1600, z 2008 r. Nr 227, poz. 1505 oraz z 2009 r. Nr 161, poz. 1277.

³⁾ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2004 r. Nr 173, poz. 1808, z 2007 r. Nr 180, poz. 1280 i Nr 181, poz. 1287, z 2008 r. Nr 216, poz. 1367, z 2010 r., Nr 81, poz. 531 i Nr 167, poz. 1131 oraz z 2012 r. poz. 161.