REKLAMA
Dzienniki Urzędowe - rok 2015 poz. 114
ZARZĄDZENIE NR 51
KOMENDANTA GŁÓWNEGO POLICJI
z dnia 27 listopada 2015 r.
w sprawie zasad rachunkowości w Komendzie Głównej Policji
Na podstawie art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330, z późn. zm.1)) w związku z art. 40 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, z późn. zm.2)) oraz w związku z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetu jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r. poz. 289) zarządza się, co następuje:
§ 1.
1) Sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych, stanowiący załącznik nr 1 do zarządzenia;
2) Opis systemu finansowo-księgowego SKOP-FK, ochrona danych i zbiorów ksiąg rachunkowych, stanowiący załącznik nr 2 do zarządzenia;
3) Instrukcję w sprawie zasad funkcjonowania gospodarki kasowej, stanowiącą załącznik nr 3 do zarządzenia;
4) Instrukcję obiegu i kontroli dowodów księgowych w jednostce, stanowiącą załącznik nr 4 do zarządzenia;
5) Metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalenia wyniku finansowego, stanowiące załącznik nr 5 do zarządzenia;
6) Instrukcję w sprawie przygotowania, przeprowadzania oraz rozliczania wyników inwentaryzacji składników aktywów i pasywów jednostki, stanowiącą załącznik nr 6 do zarządzenia;
7) Zakładowy plan kont, stanowiący załącznik nr 7 do zarządzenia.
§ 2.
1) BF – komórkę organizacyjną KGP właściwą do spraw obsługi finansowej KGP;
2) BLP – komórkę organizacyjną KGP właściwą do spraw obsługi logistycznej KGP;
3) BŁil – komórkę organizacyjną KGP właściwą do spraw łączności i informatyki KGP;
4) BMP – komórkę organizacyjną KGP właściwą do spraw medycyny pracy w KGP;
5) BSW – Biuro Spraw Wewnętrznych KGP;
6) CBŚP – Centralne Biuro Śledcze Policji;
7) GAP – Główne Archiwum Policji;
8) BZB – komórkę organizacyjną KGP właściwą do spraw gospodarowania zbiorami bibliotecznymi KGP;
9) GK – Głównego Księgowego (kierownika komórki organizacyjnej BF właściwej do spraw księgowości KGP) lub osobę przez niego upoważnioną;
10) jednostka – Komenda Główna Policji;
11) kierownik jednostki – Komendant Główny Policji lub osoba przez niego upoważniona;
12) komórka organizacyjna KGP – biuro lub inną równorzędną komórkę organizacyjną KGP;
13) kierownika komórki organizacyjnej – dyrektora biura lub kierownika innej równorzędnej komórki organizacyjnej albo osobę przez nich upoważnioną;
14) pracownik – policjanta lub pracownika KGP wykonującego czynności w zakresie prowadzenia, obiegu i kontroli dokumentacji finansowo-księgowej KGP;
15) ustawa – ustawę z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;
16) ustawa PZP – ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907, z późn. zm.3));
17) ustawa UOR – ustawę z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości;
18) WK – komórkę organizacyjną BF właściwą do spraw księgowości KGP;
19) WWO – komórkę organizacyjną BF właściwą do spraw wydatków osobowych KGP;
20) wydział – komórkę organizacyjną merytorycznie odpowiedzialną za realizację wydatków w komórkach organizacyjnych KGP;
21) GKI – Główną Komisję Inwentaryzacyjną;
22) kontrola finansowo-księgowa – czynności, które należy podjąć, by zapewnić optymalny nadzór nad operacjami gospodarczymi.
§ 3.
§ 4.
| Komendant Główny Policji |
| gen. insp. Krzysztof Gajewski |
|
|
1) Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2014 r. poz. 768 i 1100 oraz z 2015 r. poz. 4, 1166 i 1333.
2) Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2013 r. poz. 885, 938 i 1646, z 2014 r. poz. 379, 911, 1146, 1626 i 1877 oraz z 2015 r. poz. 238, 532, 1045, 1117, 1130, 1189, 1190, 1269, 1358, 1513 i 1854.
3) Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2013 r. poz. 907, 984, 1047 i 1473, z 2014 r. poz. 423, 768, 811, 915, 1146 i 1232 oraz z 2015 r. poz. 349, 478, 605 i 1777.
Załączniki do zarządzenia nr 51
Komendanta Głównego Policji
z dnia 27 listopada 2015 r.
Załącznik nr 1
SPOSÓB PROWADZENIA KSIĄG RACHUNKOWYCH
Rozdział 1
Postanowienia ogólne
§ 1. 1. Jednostka prowadzi rachunkowość zgodnie z przepisami ustawy UOR, z uwzględnieniem zasad określonych w art. 40 ustawy.
2. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych Komendy Głównej Policji bezwzględnie przestrzegane są nadrzędne zasady rachunkowości, do których należą w szczególności:
1) Zasada rzetelnego i jasnego obrazu (art. 4 ust. 1 ustawy UOR) – przyjęte zasady (polityka) rachunkowości, rzetelnie i jasno przedstawiają sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy;
2) Zasada wyższości treści nad formą (art. 4 ust. 2 ustawy UOR) – zdarzenia, w tym operacje gospodarcze, ujmuje się w księgach rachunkowych i wykazuje w sprawozdaniu finansowym zgodnie z ich treścią ekonomiczną;
3) Zasada memoriału (art. 6 ust. 1, art. 20 ust. 1 ustawy UOR) – w księgach rachunkowych ujmuje się wszystkie osiągnięte, przypadające na rzecz jednostki przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym;
4) Zasada kasowa (art. 40 ust.2 pkt 1 ustawy) – w księgach rachunkowych ujmuje się dochody i wydatki w terminie ich zapłaty, niezależnie od rocznego budżetu, którego dotyczą;
5) Zasada istotności (art. 4 ust. 4 ustawy UOR) – w ramach przyjętych zasad (polityki) rachunkowości można zastosować uproszczenia, jeżeli nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy jednostki;
6) Zasada ciągłości (art. 5 ust. 1 ustawy UOR) – przyjęte zasady (politykę) rachunkowości należy stosować w sposób ciągły, dokonując w kolejnych latach obrotowych jednakowego grupowania operacji gospodarczych, wyceny aktywów i pasywów, w tym także dokonywania odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych, ustalania wyniku finansowego i sporządzania sprawozdań finansowych tak, aby za kolejne lata informacje z nich wynikające były porównywalne. Wykazane w księgach rachunkowych na dzień ich zamknięcia stany aktywów i pasywów ujmowane są w tej samej wysokości, w otwartych na następny rok obrotowy księgach rachunkowych. W celu rzetelnego i jasnego przedstawienia sytuacji można, ze skutkiem od pierwszego dnia roku obrotowego, bez względu na datę podjęcia decyzji, zmienić dotychczasowe rozwiązania na inne, przewidziane ustawą UOR (art. 8 ust. 2 ustawy UOR);
7) Zasada budżetowania brutto (art. 11 ust. 1 ustawy) – wydatki jednostki pokrywane są bezpośrednio z budżetu, natomiast pobrane dochody odprowadzane są bezpośrednio na rachunek dochodów budżetu państwa.
§ 2. Księgi rachunkowe jednostki prowadzi się w siedzibie Komendy Głównej Policji w Warszawie ul. Domaniewska 36/38.
Rozdział 2
Technika prowadzenia ksiąg rachunkowych
§ 3. 1. Księgi rachunkowe jednostki otwiera się na początek każdego roku obrotowego – tj. na dzień 1 stycznia, a zamyka na dzień kończący rok obrotowy, przy czym ostateczne zamknięcie i otwarcie ksiąg rachunkowych jednostki następuje do dnia 30 kwietnia roku następnego.
2. Zamknięcie ksiąg rachunkowych polega na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach tworzących zamknięte księgi.
3. Księgi rachunkowe prowadzone za pomocą systemu informatycznego SKOP – FK zapewniają automatyczną kontrolę ciągłości zapisów oraz przenoszenia obrotów i sald.
§ 4. 1. Księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne, bezbłędne, sprawdzalne i bieżące, gdy wprowadzono do nich kompletnie i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania w danym miesiącu dowody księgowe, które wpłynęły do Wydziału Księgowości BF do dnia 3 po upływie danego miesiąca.
§ 5. 1. Księgi rachunkowe są:
1) trwale oznaczone skróconą nazwą jednostki, nazwą danego rodzaju księgi rachunkowej oraz nazwą programu przetwarzania;
2) prowadzone są w języku i walucie polskiej ( w złotych i groszach);
3) wyraźnie oznaczone, co do roku obrotowego, okresu sprawozdawczego i daty sporządzenia.
§ 6. 1. Księgi rachunkowe podlegają wydrukowaniu nie później niż na koniec roku obrotowego. Za równoważne z wydrukiem uznaje się przeniesienie treści ksiąg rachunkowych na inny komputerowy nośnik danych zapewniający trwałość zapisu informacji, przez czas nie krótszy od wymaganego dla przechowywania ksiąg rachunkowych.
§ 7. 1. Księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów (sum zapisów) i sald, które tworzą:
1) dziennik;
2) księgę główną;
3) księgi pomocnicze;
4) zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych;
5) wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz).
2. Księgi rachunkowe powinny być prowadzone:
1) rzetelnie– co oznacza, że dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty;
2) bezbłędnie – co oznacza, że wprowadzono do nich kompletnie i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania w danym miesiącu dowody księgowe, zapewniono ciągłość zapisów oraz bezbłędność działania stosowanych procedur obliczeniowych;
3) sprawdzalnie – co oznacza możliwość stwierdzenia poprawności dokonanych w nich zapisów, stanów (sald) oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych, w szczególności poprzez:
a) udokumentowanie zapisów pozwalających na identyfikację dowodów i sposobu ich ujęcia w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych,
b) uporządkowanie zapisów w sposób chronologiczny i systematyczny według kryteriów klasyfikacyjnych umożliwiających sporządzenie sprawozdań finansowych i innych sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych,
c) zapewnienie kontroli kompletności zbiorów systemu rachunkowości oraz parametrów przetwarzania danych w księgach rachunkowych prowadzonych przy użyciu komputera,
d) zapewnienie dostępu do zbiorów danych pozwalających, bez względu na stosowaną technikę, na uzyskanie w dowolnym czasie i za dowolnie wybrany okres sprawozdawczy, jasnych i zrozumiałych informacji o treści zapisów dokonanych w księgach rachunkowych;
4) bieżąco – co oznacza, że:
a) pochodzące z nich informacje umożliwiają terminowe sporządzanie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych, w tym deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych,
b) zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej są sporządzane co najmniej za poszczególne okresy sprawozdawcze, nie rzadziej niż na koniec miesiąca, w terminie, umożliwiającym sporządzenie sprawozdań, a za rok obrotowy – nie później niż do 85 dnia po dniu bilansowym,
c) ujęcie wpłat i wypłat gotówką, czekami i wekslami obcymi następuje w tym samym dniu, w którym zostały dokonane.
§ 8. 1. Zapisów w księgach rachunkowych dokonuje się w sposób trwały, na okres nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych, bez pozostawiania miejsc pozwalających na późniejsze dopiski lub zmiany. W przypadku prowadzenia ksiąg przy pomocy komputera należy stosować właściwe procedury i środki chroniące przed zniszczeniem, modyfikacją lub ukryciem zapisu.
2. Zapis księgowy zawiera co najmniej:
1) datę dokonania operacji gospodarczej;
2) określenie rodzaju i numeru identyfikacyjnego dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu dowodu księgowego oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji;
3) opis albo ustalony w odrębnym trybie skrót lub kod opisu operacji;
4) kwotę i datę zapisu;
5) oznaczenie kont, których dotyczy.
3. Zapisy księgowe dotyczące operacji wyrażonych w walutach obcych powinny być dokonywane w sposób umożliwiający ustalenie kwot zarówno w walucie polskiej, jak i obcej.
4. Zapisy w dzienniku i na kontach księgi głównej powinny być powiązane ze sobą w sposób umożliwiający ich sprawdzanie.
5. Uporządkowane chronologicznie i systematycznie zapisy powinny być powiązane z zapisami wynikającymi ze stosowanej formy i techniki prowadzenia ksiąg rachunkowych.
§ 9. 1. Zapisy w dzienniku zawierają chronologiczne ujęcie zdarzeń, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym. Dziennik powinien umożliwić uzgodnienie jego obrotów z obrotami zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej.
2. Dziennik powinien zawierać:
1) kolejną numerację dziennika;
2) obroty dziennika miesięczne oraz narastająco w miesiącach i w roku obrotowym.
3. Przy prowadzeniu kilku dzienników należy sporządzać zestawienia zawierające obroty poszczególnych dzienników oraz ich łączne obroty miesięczne (narastająco).
§ 10. 1. Zbiór danych kont księgi głównej (ewidencji syntetycznej) stanowi zbiór zapisów w porządku systematycznym z zachowaniem chronologii, na kontach przewidzianych w zakładowym planie kont.
2. Konta księgi głównej powinny być uprzednio lub równolegle dokonane z zapisami w dzienniku.
3. Zbiór danych kont księgi głównej uzgadnia się z zapisami dziennika; obroty wszystkich kont powinny być zgodne z obrotami dziennika.
4. Konta ksiąg pomocniczych (ewidencja analityczna) są prowadzone dla:
1) środków trwałych, w tym także środków trwałych w budowie, wartości niematerialnych i prawnych oraz dokonywanych od nich odpisów umorzeniowych;
2) rozrachunków z kontrahentami;
3) rozrachunków z pracownikami, w szczególności poprzez imienną ewidencję wynagrodzeń pracowników zapewniającą uzyskanie informacji z całego okresu zatrudnienia;
4) operacji sprzedaży i zakupu;
5) kosztów i istotnych dla jednostki składników aktywów;
6) operacji gotówkowych ujmowanych w raportach kasowych.
5. Sumy sald kont pomocniczych powinny być zgodne z saldami właściwych kont księgi głównej.
6. Konta ksiąg pomocniczych, służące uszczegółowieniu i uzupełnieniu zapisów kont księgi głównej, prowadzi się w porządku systematycznym jako wyodrębnione zbiory danych w ramach kont księgi głównej, tak aby suma sald początkowych i obrotów na kontach ksiąg pomocniczych stanowiła saldo początkowe i obroty odpowiedniego konta księgi głównej.
§ 11. 1. W przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych w całości lub części przy użyciu komputera należy:
1) ujmować w dzienniku wyłącznie zapisy sprawdzone;
2) nie udostępniać zbioru w celu modyfikacji (dokonywania jakichkolwiek zmian) poza wprowadzaniem – w razie potrzeby – dowodów korekt księgowych;
3) zapewnić automatyczną kontrolę całości zapisów i przenoszenia obrotów;
4) dokonywać wydruków dziennika zgodnie z zasadami określonymi w niniejszym załączniku.
2. Wydruki komputerowe powinny być:
1) trwale oznakowane nazwą jednostki, której dotyczą, oraz zrozumiałą nazwą danego rodzaju księgi rachunkowej;
2) wyraźnie oznakowane pod względem roku obrotowego, miesiąca i daty sporządzenia;
3) automatycznie numerowane na poszczególnych stronach z oznaczeniem pierwszej i ostatniej („koniec wydruku”) oraz sumowane w sposób ciągły w miesiącach i w roku obrotowym.
3. Ponadto wydruki komputerowe powinny zawierać:
1) symbole lub nazwy poszczególnych kont;
2) salda kont na początek roku;
3) daty początku i końca okresu, którego dotyczą;
4) nazwę programu sporządzającego wydruk;
5) faktyczną datę sporządzenia wydruku;
6) zapisy na poszczególnych kontach oznaczone numerem pozycji, pod którą zostały zaksięgowane w dzienniku;
7) obroty Wn i Ma miesięcznie oraz narastająco od początku roku i sumę obrotów;
8) salda kont na koniec okresu, na jaki sporządzony jest wydruk oraz sumę ogółem sald Wn i Ma.
4. Zapisy księgowe powinny być zapisane na komputerowym nośniku danych, sporządzonym w 2 egzemplarzach i przechowywanym w WK BF KGP, zapewniającym trwałość zapisu informacji, przy czym:
1) na koniec każdego miesiąca – zapis na komputerowym nośniku danych dotyczący zbiorów dziennika (zbiór, dekret), powinien zawierać:
a) kolejną numerację stron i poszczególnych pozycji,
b) datę miesiąca, którego operacje dotyczą i datę sporządzenia wydruku,
c) księgę obrotów.
2) do 15 każdego miesiąca – zapis na komputerowym nośniku danych, zapewniającym trwałość zapisu:
a) kont księgi głównej (ewidencji syntetycznej),
b) kont ksiąg pomocniczych (ewidencji analitycznej),
c) zestawienie obrotów i sald ( bilans globalny i syntetyczny).
5. Na dzień zamknięcia ksiąg sporządza się zestawienie sald wszystkich kont pomocniczych zawierających oprócz danych, wymienionych w ust. 3, również:
1) symbole lub nazwy kont pomocniczych;
2) symbole lub nazwy konta księgi głównej (ewidencji syntetycznej), której dotyczą poszczególne konta ksiąg pomocniczych (ewidencja analityczna);
3) salda kont oraz ich łączne sumy.
6. Bilans otwarcia tworzony jest na podstawie danych bilansu zamknięcia roku ubiegłego.
Rozdział 3
Określenie roku obrotowego oraz okresów sprawozdawczych
§ 12. 1. Przyjmuje się, że rokiem obrotowym jest okres roku budżetowego, obejmujący rok kalendarzowy od dnia 1 stycznia do dnia 31 grudnia.
2. W skład roku obrotowego wchodzą okresy sprawozdawcze, za które sporządza się sprawozdania miesięczne – sporządzane wg stanu na koniec każdego miesiąca;
1) kwartalne – sporządzane na koniec każdego kwartału;
2) półroczne – sporządzane na koniec pierwszego półrocza;
3) roczne – sporządzane na koniec roku.
§ 13. Dane w sprawozdaniach wykazuje się:
1) na podstawie ewidencji księgowej jednostki, kwoty wykazane w sprawozdaniach powinny być zgodne z danymi wynikającymi z ksiąg rachunkowych;
2) w zakresie planu – w kwotach wynikających z planu finansowego jednostki, po uwzględnieniu zmian dokonanych w trybie przepisów zawartych w ustawie;
3) w zakresie wykonania – narastająco od początku roku do końca okresu sprawozdawczego;
4) w zakresie sprawozdań w układzie zadaniowym – według katalogu funkcji, zadań, podzadań oraz działań obowiązujących w danych okresach sprawozdawczych.
§ 14. 1. Rodzaje sporządzanych sprawozdań wynikają z obowiązujących przepisów oraz wytycznych dysponenta budżetu państwa wyższego stopnia.
2. Sprawozdania sporządza się zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej oraz wytycznymi Dyrektora BF lub Głównego Księgowego Resortu KGP.
3. Sprawozdania powinny być sporządzone rzetelnie i prawidłowo pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym oraz opatrzone podpisem Głównego Księgowego i Kierownika jednostki lub osoby przez nich upoważnione.
4. Sprawozdania budżetowe sporządza się w formie dokumentu elektronicznego, który opatruje się bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. z 2013 r. poz. 262 z późn. zm.), weryfikowanym za pomocą ważnego certyfikatu, natomiast sprawozdanie przekazywane na elektroniczną skrzynkę podawczą może być opatrzone potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP, o którym mowa w ustawie z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2014 r. poz. 1114).
§ 15. Sprawozdania, które nie są przekazywane w systemie informatycznym TREZOR i na ELEKTRONICZNĄ SKRZYNKĘ PODAWCZĄ KGP w systemie ePUAP sporządza się w formie papierowej.
ZAŁĄCZNIK nr 2
OPIS SYSTEMU FINANSOWO – KSIĘGOWEGO SKOP – FK, OCHRONA DANYCH I ZBIORÓW KSIĄG RACHUNKOWYCH
Rozdział 1
Opis systemu finansowo-księgowego SKOP – FK
§ 1. W Jednostce stosowane są następujące systemy (programy) informatyczne:
1) system informatyczny pod nazwą: System Wspomagania Obsługi Policji (SWOP) wersja 6.1.0.3601, składający się z:
a) modułu finansowo – księgowego (SKOP – FK) – obowiązujący od lutego 2011 roku,
b) modułu zarządzania kadrami,
c) modułu zarządzania płacami,
d) modułu środki trwałe,
e) modułu zarządzania gospodarką materiałową;
2) program informatyczny NBP „VIDEO – TEL” – Bankowość Elektroniczna;
3) program informatyczny obsługi budżetu państwa MF „TREZOR”;
4) program informatyczny – BGK @24 Biznes;
5) program informatyczny – BGK – Zlecenia;
6) program informatyczny MANKO – system ewidencji magazynowej składników majątku;
7) program „Płace funkcjonariuszy Policji”;
8) program „ System Kadrowo-płacowy pracowników cywilnych”;
9) program ewidencji majątku trwałego;
10) program „Płatnik”;
11) program informatyczny NBE „Bankowość Elektroniczna NBP”.
§ 2. 1. Moduł finansowo – księgowy SKOP – FK w Systemie Wspomagania Obsługi Policji został napisany w języku Visual Basic, aplikacja pracuje w architekturze klient – serwer; służy on do bieżącej, chronologicznej ewidencji operacji księgowych, w tym do:
1) zakładania i utrzymania w aktualnym stanie kartoteki kont księgowych;
2) ewidencjonowania dokumentów księgowych i na ich podstawie tworzenia ksiąg rachunkowych;
3) sporządzania zestawień syntetycznych i analitycznych dotyczących kont księgowych.
2. Moduł finansowo – księgowy SKOP – FK zapewnia możliwość:
1) uzyskania w dowolnej chwili informacji o stanach i obrotach na kontach syntetycznych i analitycznych, wynikających z ewidencji księgowej;
2) kontroli zarejestrowanych dokumentów przed zaksięgowaniem;
3) jednoczesnego księgowania dla różnych miesięcy obrachunkowych;
4) zabezpieczenia danych przez:
a) definiowanie identyfikatorów operatorów,
b) definiowanie haseł dostępu,
5) pracy w trybie „wielodostępu” (wielu użytkowników jednocześnie),
6) komunikatów informujących o kolejnych czynnościach oraz popełnionych błędach.
3. Szczegółowy opis funkcji poszczególnych modułów SKOP–FK przedstawia dokumentacja opisowo-techniczna oprogramowania znajdująca się w BF KGP.
4. Strukturę budowy poszczególnych kont pomocniczych stanowi załącznik do dokumentacji opisowo-technicznej modułu finansowo – księgowego SKOP – FK, która znajduje się w WK BF KGP.
§ 3. Moduł finansowo – księgowy SKOP – FK obejmuje następujące moduły funkcjonalne.
1) MODUŁ DEKRETY KSIĘGOWE – tworzenie dokumentów polecenia księgowania, księgowanie zweryfikowanych dokumentów księgowych;
2) MODUŁ KSIĘGI RACHUNKOWE – księgowanie na kontach księgi głównej, dzienniku zapisów, kartach kontowych, księgach pomocniczych, zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej – kontrola zapisów księgowych, przegląd księgowań;
3) MODUŁ REJESTRY – rejestracja dokumentów księgowych, rejestry VAT, generowanie księgowań z rejestru, rejestry pomocnicze, kontrola rejestrów;
4) MODUŁ BANKI – rejestracja wyciągów bankowych, generowanie polecenia księgowania z rejestru wyciągów bankowych wraz z księgowaniem;
5) MODUŁ KASA – rejestracja operacji kasowych, raporty kasowe, dekretacja operacji kasowych, generowanie polecenia księgowania operacji kasowych wraz z księgowaniem;
6) MODUŁ SPRAWOZDAWCZOŚĆ – tworzenie, naliczanie i sporządzanie sprawozdań budżetowych i finansowych;
7) MODUŁ GENERATOR DOKUMENTÓW – generowanie dokumentów potwierdzeń sald, not odsetkowych, not księgowych oraz wezwań do zapłaty;
8) MODUŁ KARTOTEKI – kartoteki i katalogi systemowe z uwzględnieniem klasyfikacji dochodów i wydatków budżetowych, klasyfikacji wydatków strukturalnych, katalogu programów i projektów, zadań, podzadań i działań;
9) MODUŁ USTAWIENIA – służący do obsługi funkcji administratora modułu SKOP – FK.
§ 4. System SWOP to zbiór elementów tworzących system informatyczny składający się oprogramowania o różnej funkcjonalności i przeznaczeniu, powiązany ze sobą w całość na poziomie jednostki organizacyjnej. System SWOP posiada budowę modułową przy czym, cała istota tego systemu polega na tym, że moduły są ze sobą wzajemnie powiązane, czyli tworzą system zintegrowany. Moduły SWOP.GM i SWOP. ST i SWOP Płace są źródłem danych przesyłanych automatycznie do modułu SWOP.FK poprzez utworzone powiązania. Poszczególne moduły są ze sobą wzajemnie zintegrowane nie tylko w obszarze technologii (baza danych, platforma sprzętowa i systemowa), ale również poprzez przesyłanie danych pomiędzy modułami.
§ 5. 1. Program informatyczny, o którym mowa w § 1 pkt 2, stanowi aplikację instalowaną w komputerze, pracującą w środowisku Windows.
2. Program służy do archiwizowania danych użytkownika, zarówno pobranych jak i wysłanych do banku.
3. Program zapewnia możliwość:
1) zdalnego korzystania z najważniej szych usług bankowych, takich jak składanie zleceń;
2) opracowywania raportów, które można drukować i wysyłać w postaci pliku w wybranym transporcie;
3) tworzenia szablonów raportów zgodnie z potrzebami użytkownika;
4) importu zleceń przelewów oraz kartotek adresowych z zewnętrznych systemów finansowo-księgowych;
5) importu zleceń przelewów z aplikacji ZUS-Płatnik;
6) wysyłanie zleceń przelewów do innych systemów;
7) tworzenia zestawień danych, ich sortowanie i przedstawianie w postaci wykresów.
4. Program wdrożony został w dniu 20 sierpnia 2003 r.
§ 6. 1. Program komputerowy, o którym mowa w § 1 pkt 3, to Informatyczny System Obsługi Budżetu Państwa TREZOR 3.0 wdrożony przez Ministerstwo Finansów.
2. Głównym celem wdrożenia systemu TREZOR 3.0 jest usprawnienie wymiany informacji pomiędzy dysponentami środków budżetowych oraz Ministerstwem Finansów w zakresie realizacji następujących procesów budżetowych:
1) planowania budżetu państwa, którego celem jest opracowanie projektu ustawy budżetowej oraz planu finansowego;
2) wykonywania budżetu państwa, obejmującego przekazywanie dysponentom środków na wydatki, zarządzanie płynnością budżetu państwa oraz prowadzenie rachunkowości budżetu państwa;
3) sprawozdawczości budżetowej, który polega na sporządzaniu i przekazywaniu okresowych sprawozdań dysponentów środków budżetowych z wykonania budżetu państwa;
4) opracowywania raportów dla kierownictwa, obejmującego generowanie wszelkich raportów dotyczących planowania oraz wykonywania budżetu państwa.
§ 7. 1. Program komputerowy, o którym mowa w § 1 pkt 4, stanowi aplikację instalowaną w komputerze, pracującą w środowisku Windows.
2. Program służy do obsługi rachunków bankowych posiadanych przez Jednostkę w BGK.
3. Program zapewnia możliwość:
1) zdalnego korzystania z najważniejszych usług bankowych, takich jak składanie zleceń;
2) uzyskania informacji dotyczącej obrotów i sald na rachunkach bankowych;
3) przejrzenia operacji bieżących na rachunku;
4) wysyłanie zleceń przelewów do innych systemów;
5) wczytania (importu) przelewów z pliku w wybranym formacie danych.
§ 8. 1.Program komputerowy, o którym mowa w § 1 pkt 5, stanowi aplikację instalowaną w komputerze, pracującą w środowisku Windows.
2. Program został stworzony do obsługi systemu przepływu środków europejskich i krajowego współfinansowania. Program BGK-ZLECENIA, umożliwia wprowadzanie zleceń płatności w formie elektronicznej, a także bieżące informowanie instytucji o statusie zlecenia.
§ 9. 1. Program komputerowy, o którym mowa w § 1 pkt 6, pracuje w środowisku bazodanowym „SCO FoxBASE+ 2.1.2d” pod kontrolą systemu operacyjnego „ SCO Unix 5.0.5m”.
2. Program służy do prowadzenia ewidencji magazynowej składników majątku.
3. W skład programu wchodzą następujące części:
1) rejestr kart magazynowych – stany zapasów magazynowych;
2) rejestr dowodów przyjęcia;
3) rejestr dowodów wydania;
4) rejestr dowodów p-w-z;
5) sprawozdawczość magazynowa;
6) administrator magazynów;
7) planowanie – rozdzielniki;
8) administrator systemu.
4. Program został wdrożony w dniu 1 stycznia 2002 roku.
§ 10. 1. Program komputerowy, o którym mowa w § 1 pkt 7, pracuje w środowisku bazodanowym „Microsoft FozPro 2.6” pod kontrolą systemu operacyjnego „SCO Unix 5.0.5e”.
2. Program służy do sporządzania list płac oraz wykazów dodatkowych należności funkcjonariuszy Policji.
3. Program zapewnia możliwość „Generowania KEDU do Płatnika ZUS” – w formie eksportu danych na dyskietkę.
4. Program wdrożony został w 2003 r.
§ 11. 1. Program komputerowy, o którym mowa w § 1 pkt 8, pracuje w środowisku bazodanowym „ SCO FoxBASE+ 2.1.2d” pod kontrolą systemu operacyjnego „SCO Unix 5.0.5e”.
2. Program służy do sporządzania list płac oraz wykazów dodatkowych należności pracowników.
3. Program zapewnia możliwość „ Emisji danych do Płatnika” – w formie eksportu danych na dyskietkę.
4. Program został wdrożony w dniu 1 stycznia 1999 r.
§ 12. 1. Program komputerowy, o którym mowa w § 1 pkt 9, pracuje w środowisku bazodanowym „SCO FoxBASE+ 2.1.2d” pod kontrolą systemu operacyjnego „SCO Unix 5.0.5m”.
2. Program służy do prowadzenia ewidencji składników majątku.
3. Program umożliwia:
1) bieżącą ewidencję składników majątku;
2) uzyskiwanie informacji ze zbiorów:
a) sumy wartości początkowych,
b) sumy zwiększeń/zmniejszeń,
c) sumy umorzeń z lat poprzednich,
d) sumy odpisów amortyzacji w roku bieżącym,
e) sumy aktualnych wartości środków trwałych;
3) bieżące dokonywanie odpisów amortyzacyjnych i innych operacji na składnikach majątku.
4. System został wdrożony w dniu 1 stycznia 2002 roku.
§ 13. 1. Program komputerowy, o którym mowa w § 1 pkt 10, pracuje w środowisku bazodanowym „Microsoft SQL Server 2005” pod kontrolą systemu operacyjnego „Microsoft Windows XP Professional”.
2. Program służy do przeprowadzania operacji przekazywania składek na ubezpieczenie społeczne.
3. Program wdrożono w 1999 r.
§ 14. 1. Program komputerowy, o którym mowa w § 1 pkt 11 to program informatyczny realizujący kanał bankowości elektronicznej wspomagający obsługę rachunków bankowych.
2. Program ten charakteryzuje się następującymi cechami:
1) zapewnia ciągłość obsługi klientów NBP w trybie 24/7/365 w zakresie składania zleceń oraz obsługi zapytań;
2) spełnia wymagane standardy bezpieczeństwa w zakresie transmisji danych, ochrony dostępu do danych, bezpieczeństwa transakcji oraz ochrony sesji pracy z systemem;
3) dostarcza, oprócz podstawowego kanału WWW, również alternatywne sposoby dostępu do rachunków i wybranych usług: drogę awaryjną oraz kanał mobilny;
4) posiada interfejs użytkownika wykorzystujący nowoczesne rozwiązania technologiczne dla aplikacji webowych, zapewniający elastyczny, wygodny, intuicyjny i ergonomiczny dostęp do funkcji i danych systemu.
3. Program wdrożono 08 września 2015 roku.
Rozdział 2
Ochrona danych oraz zbiorów ksiąg rachunkowych
§ 15. 1. Ochrona danych w systemie SKOP – FK podzielona jest na trzy grupy:
1) ochrona przed niepowołanym dostępem do bazy danych,
2) ochrona przed utratą spójności danych,
3) ochrona przed utratą całości lub części danych.
2. Ochrona przed niepowołanym dostępem do bazy danych polega na utworzeniu dla każdej osoby, która będzie korzystała z systemu, kodu (nazwy użytkownika), jako oddzielnego wejścia do systemu operacyjnego, każdy z zakładanych użytkowników ma indywidualne hasło, każdorazowe włączenie do systemu wymaga podania tego hasła. Ten poziom zabezpieczeń uniemożliwia wejście do systemu osobom nieuprawnionym. Każde hasło w systemie jest zakodowane i nie istnieje możliwość jego rozkodowania.
3. Ochrona przed utratą spójności danych polega na blokowaniu, z wypisaniem na monitorze komunikatu błędu, wprowadzenia danych niezgodnych z zawartością kartotek systemowych.
Wprowadzone są również kody określające źródło pochodzenia poszczególnych dekretów.
Tak dostarczone polecenia księgowania opisane są odpowiednimi kodami i rodzajami dokumentów księgowych, które nie są dostępne z poziomu manualnej rejestracji poleceń księgowania.
4. Ochrona przed utratą całości lub części danych polega na wykorzystaniu mechanizmów składowania baz danych „BACKUP DATABASE” ochraniając dane przed utratą oraz kopiowania danych na nośnik zewnętrzny w postaci taśmy magnetycznej lub dysku CD-R.
Taki sposób archiwizacji zabezpiecza kompleksowo wszystkie bazy danych SWOP równocześnie, w tym modułu finansowo – księgowego.
Wykorzystując ten system zabezpieczenia składowanie danych odbywa się raz dziennie na taśmie magnetycznej lub dysku CD-R w cyklu tygodniowym np. jedna taśma na poszczególny dzień tygodnia. Jako dodatkowe zabezpieczenie wszystkie nośniki zewnętrzne, na których zostały zapisane dane przechowuje się w specjalnej ogniotrwałej szafie w wydzielonym pomieszczeniu Jednostki.
5. Szczegółowe zasady ochrony danych osobowych, stanowiące odrębny dokument, zawarte są w politykach bezpieczeństwa określonych przez Komendanta Głównego Policji dla poszczególnych podsystemów SWOP.
§ 16. 1. Wprowadza się dla modułu finansowo-księgowego SKOP-FK obowiązek:
1) wykonywania przez administratora modułu kopii bezpieczeństwa na bezpiecznych nośnikach danych;
2) kontrolowania wszelkich nośników na obecność wirusów przy pomocy specjalnego oprogramowania i ich uaktualnionych wersji każdorazowo, gdy zachodzi podejrzenie zawirusowania.
2. Poza zabezpieczeniem danych na trwałych nośnikach przed ich utratą dokonuje się archiwizacji dokumentów i ksiąg rachunkowych, które mogą być w dowolnym momencie dostępne do odczytu poza aplikacją systemu SWOP. W związku z tym, po zamknięciu ksiąg danego roku budżetowego tworzy się w systemie SWOP wydruki wszystkich ksiąg rachunkowych i każdy z tych wydruków zapisuje się w wybranym formacie obsługiwanym przez program ACROBAT READER.
Wysłanie do odpowiedniego formatu umożliwia narzędzie tworzące wydruki (ikona „koperta” na ekranie podglądu wydruku).
Po wykonaniu wszystkich wydruków i przesłaniu do plików, całość zapisuje się na trwałym nośniku zewnętrznym.
3. Sprzęt komputerowy znajduje się w pomieszczeniach zamkniętych, dostęp do komputera możliwy jest jedynie za pomocą haseł, które mają osoby upoważnione.
4. Kopie bezpieczeństwa przeznaczone do archiwizacji muszą być zabezpieczone hasłem uniemożliwiającym odczyt przez osoby nieupoważnione.
5. Komputery zabezpieczone są przed awariami spowodowanymi nagłym brakiem zasilania przez zewnętrzny system podtrzymujący napięcie (UPS), umożliwiający bezpieczne zamknięcie systemu.
6. Dokumenty bieżące przechowywane są w zabezpieczonych szafach w Wydziale Finansów Jednostki.
7. Pozostałe dokumenty księgowe zabezpieczone są w specjalnie do tego przeznaczonym archiwum.
ZAŁĄCZNIK nr 3
INSTRUKCJA W SPRAWIE ZASAD FUNKCJONOWANIA GOSPODARKI KASOWEJ
Rozdział 1
Postanowienia ogólne
§ 1. Instrukcja reguluje zasady funkcjonowania gospodarki kasowej w jednostce.
§ 2. Określenia użyte w niniejszym załączniku oznaczają:
1) transport wartości pieniężnych – przewożenie lub przenoszenie wartości pieniężnych poza jednostkę;
2) uzbrojony konwój – osoby wyposażone w broń palną;
3) jednostka obliczeniowa – 120 krotność przeciętnego wynagrodzenia w poprzednim kwartale, ogłoszonego przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski”;
4) kasjer – pracownik, który przyjął obowiązki kasjera i podpisał umowę o odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie;
5) kasa – wydzielona część budynku przeznaczona do przechowywania wartości pieniężnych;
6) pogotowie kasowe – ustalona przez Dyrektora BF KGP kwota, stanowiąca niezbędny zapas gotówki na bieżące wydatki;
7) dowody kasowe – to dokumenty zawierające pisemne stwierdzenie wypłaty lub wpłaty środków do kasy, dzielą się na źródłowe dowody kasowe i zastępcze własne dowody kasowe;
8) dokumenty dyspozycyjne– to dokumenty zawierające polecenie dokonania operacji gospodarczej.
§ 3. Odpowiedzialność za organizację gospodarki kasowej ponosi kierownik jednostki.
Rozdział 2
Sposób wyodrębnienia kasy i jej funkcjonowanie
§ 4. 1. Kasa w jednostce zlokalizowana jest w budynku Komendy Głównej Policji przy ul Domaniewskiej 36/38 w Warszawie.
2. Kasa zlokalizowana jest w budynku, który podlega stałej ochronie.
3. Kasa jest wydzielona, okna kasy oraz drzwi wyjściowe zostały odpowiednio zabezpieczone, przy jednoczesnym zapewnieniu jej prawidłowego funkcjonowania. Kasa została wyposażona w urządzenia alarmowe. Wydzielone stanowisko kasjera uniemożliwia swobodny dostęp do kasy osobom postronnym.
4. Kasa prowadzona jest przez osobę, której powierzono funkcję kasjera, odpowiedzialną za gotówkę w kasie i dokonywanie operacji kasowych.
5. Kasa realizuje obsługę kasową interesantów w dni robocze w godzinach określonych w zarządzeniu Komendanta Głównego Policji w sprawie regulaminu pracy Komendy Głównej Policji. Informacje o godzinach otwarcia kasy zamieszcza się przed wejściem głównym do budynku oraz na drzwiach pomieszczenia kasowego.
6. W czasie dokonywania operacji kasowych przy okienku kasowym może znajdować się tylko jedna osoba.
7. Wypłata gotówki następuje za okazaniem dowodu tożsamości przez osobę odbierającą należność, po złożeniu własnoręcznego podpisu wraz z datą, a w przypadku osoby upoważnionej dodatkowo po przedłożeniu pisemnego upoważnienia.
8. Po odejściu od okienka kasowego reklamacji w sprawie wpłat i wypłat gotówki nie uwzględnia się.
§ 5. 1. W kasie przechowuje się:
1) niezbędny zapas gotówki – pogotowie kasowe, którego wysokość określa Dyrektor Biura Finansów odrębną decyzją wydawaną na dany rok budżetowy;
2) gotówkę podjętą z rachunku bankowego na pokrycie określonych rodzajowo wydatków, w zatwierdzonej przez Głównego Księgowego lub osobę przez niego upoważnioną, specyfikacji podjęcia gotówki;
3) gotówkę pochodzącą z bieżących wpłat do kasy;
4) gotówkę w formie depozytu, otrzymaną od osób fizycznych lub prawnych i podlegającą zwrotowi tym osobom;
5) środki funduszu operacyjnego.
2. Środki pieniężne z tytułu dokonanych do kasy wpłat należy odprowadzić na rachunek bankowy nie później niż w dniu następnym, po odpowiednim ich zabezpieczeniu.
3. Gotówka podjęta z rachunku bankowego na pokrycie określonych rodzajów wydatków powinna być wydatkowana na cel określony w specyfikacji. Niewykorzystaną część gotówki pobraną z banku można przeznaczyć na inne cele po dokonaniu korekty w specyfikacji.
4. Gotówka podjęta z rachunku bankowego na pokrycie określonych wydatków, a nie zrealizowanych w danym dniu może być przechowywana w kasie przez 7 dni roboczych, pod warunkiem należytego jej zabezpieczenia.
5. Gotówka przechowywana w kasie w formie depozytu podlegająca zwrotowi osobie fizycznej lub prawnej, która depozyt złożyła, nie może być wykorzystywana na pokrywanie wydatków budżetowych oraz realizację wypłat ze środków pozabudżetowych.
6. Niewykorzystane środki pieniężne przechowywane w kasie zwracane są na rachunek bieżący wydatków Jednostki ostatniego dnia roboczego każdego miesiąca, w przepisach dotyczących szczegółowego sposobu wykonywania budżetu państwa.
7. Zasady określonej w ust. 6 można nie stosować do niewykorzystanych środków pieniężnych przeznaczonych na wypłatę należności dla policjantów i pracowników cywilnych do kwoty nie przekraczającej 350 000,00 zł.
8. Gotówki, o której mowa w ust. 4, 5 i 7 nie wlicza się do wysokości pogotowia kasowego.
9. Przyjęta do kasy gotówka stanowiąca dochód Skarbu Państwa powinna być przekazana na rachunek bieżący dochodów jednostki w dniu wpływu lub w uzasadnionych przypadkach, w zależności od wysokości przyjętej gotówki oraz właściwego jej zabezpieczenia, z częstotliwością umożliwiającą zachowanie terminów określonych w odrębnych przepisach dotyczących wpłat pobranych dochodów budżetowych do budżetu Państwa.
10. Gotówkę ponad ustalony limit, o którym mowa w ust. 1 pkt 1 należy odprowadzić na rachunek bankowy w dniu, w którym nastąpi przekroczenie limitu, a jeżeli istnieją warunki odpowiedniego zabezpieczenia przechowywanej gotówki – w dniu następnym.
§ 6. Niezbędny zapas gotówki w kasie, w miarę wykorzystania, powinien być bieżąco uzupełniany do ustalonej przez Dyrektora BF KGP wysokości.
§ 7. 1. Kasjer może przechowywać w kasie w formie depozytu zaplombowane kasety lub koperty zawierające gotówkę, pieczątki, druki ścisłego zarachowania itp.
2. Ewidencję przyjętych i wydanych depozytów prowadzi kasjer oraz komórka finansowa.
3. Ewidencja, o której mowa w ust. 2, musi zawierać, co najmniej następujące dane:
1) numer kolejnego depozytu;
2) określenie deponowanego przedmiotu, a przy deponowaniu gotówki jej kwotę;
3) datę i godzinę przyjęcia depozytu;
4) określenie podmiotu, którego własność stanowi depozyt;
5) datę i godzinę zwrotu depozytu oraz podpis osoby upoważnionej do podjęcia depozytu i podpis kasjera.
4. Kasjer wystawia pokwitowanie przyjęcia depozytu na wezwanie.
Rozdział 3
Dokumentacja kasowa
§ 8. 1. Wszystkie operacje kasowe muszą być udokumentowane kasowymi dowodami źródłowymi lub zastępczymi własnymi dowodami kasowymi.
2. Wpłat gotówkowych dokonuje się na podstawie dowodów kasowych Kasa Przyjmie. Muszą one być podpisane przez kasjera przyjmującego gotówkę.
3. Dowody kasowe KP oraz KW są drukami ścisłego zarachowania i podlegają ewidencji w rejestrze druków ścisłego zarachowania. Formularze dowodów wpłaty i wypłaty są numerowane z zachowaniem ciągłości numeracji w ciągu roku obrotowego.
4. Dowody kasowe KP i KW wystawiane są przez kasjera ręcznie w 3 egzemplarzach.
5. Formularze dowodów kasowych KP i KW połączone w bloczki, powinny zostać oznaczone nazwą jednostki oraz ponumerowane w sposób trwały, przed oddaniem do użytkowania kasjerowi.
6. Na okładce każdego bloczka dowodów kasowych KP i KW należy zamieścić:
1) kolejny numer bloczka formularzy;
2) numery kolejne formularzy w danym bloczku (od nr ......... do nr ............);
3) datę wydania do użytkowania oraz datę zwrotu (wydano dnia ............, zwrócono dnia............).
§ 9. 1. Rejestr druków ścisłego zarachowania prowadzony jest w BF.
2. Bloczki formularzy dowodów kasowych wydawane są osobom upoważnionym wyłącznie za pokwitowaniem w ewidencji druków ścisłego zarachowania.
§ 10. 1. Dokumentację kasową stanowią:
1) dokumenty operacyjne kasy:
a) dowód wpłaty „KP”,
b) dowód wypłaty „KW”,
d) raporty kasowe „RK”,
e) czek gotówkowy,
f) bankowy dowód wpłaty;
2) dokumenty źródłowe lub dyspozycyjne:
a) dowody zakupu i sprzedaży – faktury VAT, faktury VAT korygujące,
b) listy płac (uposażeń policjantów i wynagrodzeń pracowników),
c) listy wypłat zasiłków,
d) listy wypłat równoważników i innych świadczeń,
e) rachunki wynikające z zawartych umów cywilnoprawnych (umowy zlecenia, umowy o dzieło, itp.),
g) wnioski o zaliczki, udzielone wyłącznie w zakresie określonym w odrębnych przepisach,
h) rozliczenia delegacji służbowej,
i) inne dowody akceptowane przez Głównego Księgowego lub osobę przez niego upoważnioną,
j) wykazy i zestawienia dodatkowych należności,
k) dowody wpłat do banku;
3) dokumenty organizacyjne kasy:
a) instrukcja w sprawie gospodarki kasowej,
b) umowa o odpowiedzialności materialnej,
c) karta opisu stanowiska pracy,
d) protokoły przyjęcia – przekazania kasy,
e) protokoły kontroli kasy,
f) karty wzorów podpisów osób upoważnionych do dokonywania dyspozycji, bankowych i zatwierdzania dowodów księgowych,
g) protokoły inwentaryzacyjne;
4) inne dokumenty:
a) rejestr przechowywanych depozytów,
b) rejestr druków ścisłego zarachowania.
2. Dowód wpłaty – KP wystawia kasjer lub osoba upoważniona podczas przyjmowania środków pieniężnych do kasy. Dowód wpłaty KP wystawia się w 3 egzemplarzach, z których:
1) oryginał dołączany jest do raportu kasowego;
2) pierwsza kopia jest pokwitowaniem dla wpłacającego;
3) druga kopia pozostaje do rozliczenia w bloczku.
3. Dowód wpłaty KP zawiera:
1) nazwę jednostki wystawiającej dokument;
2) określenie rodzaju dowodu i jego numer identyfikacyjny;
3) datę dokonania operacji;
4) imię, nazwisko i adres osoby lub nazwę i adres podmiotu dokonującego wpłaty;
5) dokładny tytuł wpłaty;
6) kwotę wpłaty wyrażoną cyfrowo i słownie;
7) podpis wystawiającego, w przypadku wydruku komputerowego – tylko nadruk imienia i nazwiska;
8) podpis kasjera.
4. W dowodzie wpłaty KP nie można dokonywać żadnych poprawek (wymazywania, przeróbek), ani zmian kwot wpłaty gotówki wyrażonej cyframi i słownie. Błędy popełnione w tym zakresie poprawia się przez anulowanie błędnego dowodu i wystawienie nowego prawidłowego dowodu.
5. Anulowanie dowodu wpłaty polega na jego przekreśleniu po przekątnej oraz umieszczeniu adnotacji „anulowano” wraz z datą i podpisem osoby, która dokument unieważniła. Anulowane formularze dowodów KP przechowywane są w bloczku.
6. Dowód wypłaty – KW potwierdza wypłatę gotówki w kasie. Wystawia się go na podstawie dokumentu źródłowego, który został zaakceptowany do wypłaty przez upoważnioną do tego osobę. Pracownik zobowiązany do wykonania tych czynności zamieszcza na dowodach kasowych swój podpis i datę.
7. Dowód wypłaty KW wystawia się w 3 egzemplarzach, z których:
1) oryginał dołączany jest do raportu kasowego;
2) pierwsza kopia jest pokwitowaniem dla pobierającego gotówkę;
3) druga kopia pozostaje do rozliczenia w bloczku.
8. Dowód wypłaty KW zawiera:
1) nazwę jednostki wystawiającej KW;
2) określenie rodzaju dowodu i jego numer identyfikacyjny;
3) datę dokonania operacji;
4) nazwę i adres odbiorcy lub imię i nazwisko osoby i jej adres
5) dokładny tytuł wypłaty;
6) kwotę wypłaty wyrażoną cyfrowo i słownie;
7) podpis wystawiającego;
8) podpis kasjera;
9) podpis otrzymującego gotówkę.
W przypadku błędów w dowodach KW oraz anulowania dowodu, należy przyjąć procedurę określoną dla dowodu KP.
9. Raport kasowy to zestawienie wszystkich operacji kasowych dotyczących wpłat i wypłat dokonywanych przez kasjera w danym okresie.
10. Dopuszczona jest możliwość sporządzenia raportu za okres dłuższy niż jeden dzień lecz nie dłuższy niż 5 dni. W takim przypadku okres sporządzenia raportu nie może wykraczać poza okres sprawozdawczy.
11. Raport kasowy sporządza według aplikacji systemowej SKOP – FK. Raport kasowy sporządza się w dwóch egzemplarzach. Wpisywane są w nim wpłaty i wypłaty z podziałem na poszczególne dni dokonania operacji kasowych, które dokonywane są w sposób chronologiczny i systematyczny, z zachowaniem liczby porządkowej operacji, podaniem symbolu i numeru źródłowego dowodu kasowego oraz krótkiej treści operacji.
12. Rejestrowanie operacji kasowych w raporcie kasowym (RK)
1) wpłaty i wypłaty gotówki w kolejnych dniach kasjer wpisuje na bieżąco w prowadzonym zestawieniu – raporcie kasowym (RK);
2) RK sporządza się oddzielnie dla:
a) wydatków budżetowych,
b) dochodów budżetowych,
c) środków sum depozytowych i na zlecenie,
d) środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,
e) środków Funduszu Socjalnego Emerytów Policyjnych,
f) pogotowia kasowego,
g) Funduszu Wsparcia Policji,
h) innych otwieranych rachunków bankowych w ciągu roku obrotowego.
3) RK zawiera min.:
a) nazwę jednostki,
b) oznaczenie okresu za jaki jest sporządzany,
c) numer raportu,
d) podpisy osób sporządzających i kontrolujących.
4) Do RK dołącza się dowody dokumentujące poszczególne operacje kasowe.
5) RK zamyka się sumowaniem wpłat i wypłat gotówkowych oraz obliczeniem stanu końcowego gotówki według następującej reguły, tj. stan początkowy gotówki na dzień rozpoczęcia raportu plus wpłaty, minus wypłaty, co daje stan końcowy na dzień zamknięcia raportu.
6) Kasjer sporządza raport kasowy RK w dwóch egzemplarzach, z których:
a) oryginał podpisuje i przekazuje wraz z dowodami księgowymi do sprawdzenia pod względem formalno – rachunkowym Kierownikowi komórki finansowej lub innej wyznaczonej przez niego osobie,
b) kopię pozostawia w kasie.
7) W dowodach źródłowych wypłat gotówki z kasy umieszcza się adnotacje dotyczące raportu kasowego RK wraz z pozycją, datą i podpisem kasjera.
13. Czek gotówkowy służy do udokumentowania podjęcia gotówki z banku. Czek gotówkowy zawiera m.in. :
1) nazwę banku;
2) numer czeku;
3) nr rachunku bankowego;
4) imię i nazwisko osoby, która ma pobrać gotówkę;
5) oznaczenie daty i miejsca wystawienia czeku;
6) podpisy osób upoważnionych do dysponowania środkami pieniężnymi.
14. Czek gotówkowy wypełnia się zgodnie z obowiązującą instrukcją bankową.
15. Na czeku nie można dokonywać żadnych poprawek. W razie popełnienia pomyłki w jego wypełnieniu – blankiet czeku należy anulować przez napisanie „anulowany” oraz postawienie daty i podpisu osoby anulującej czek. Czek anulowany pozostaje w jednostce.
16. Czeki powinny być wykorzystywane w kolejności wynikającej z numeracji nadanej przez bank. Numer czeku, na podstawie, którego nastąpiło przyjęcie gotówki do kasy zamieszcza się również na dowodzie wpłaty KP oraz w raporcie kasowym RK.
17. Bankowy dowód wpłaty wystawia się przy przekazywaniu środków pieniężnych na rachunek bankowy. Po przyjęciu gotówki, oryginał dowodu wpłaty pozostaje w banku, kopię otrzymuje wpłacający i umieszcza ją pod raportem kasowym, jako dowód rozchodu gotówki z kasy.
Rozdział 4
Kontrola kasy
§ 11. 1. Funkcjonowanie kasy podlega kontroli bieżącej, doraźnej i okresowej.
2. Kontrola bieżąca kasy polega na codziennym sprawdzaniu przez kasjera/ów zgodności rzeczywistego stanu gotówki ze stanem gotówki wynikającym z raportów kasowych i pozostałych dokumentów kasowych nie ujętych w raporcie.
3. Kontrolę doraźną kasy przeprowadza się:
1) przy przekazywaniu/przejmowaniu kasy;
2) w przypadku stwierdzenia przez kasjera niedoboru lub nadwyżki;
3) w przypadku stwierdzenia kradzieży lub włamania;
4) na polecenie kierownika jednostki, Dyrektora BF lub GK.
4. Kontroli doraźnej kasy dokonuje wyznaczona komisja w obecności kasjera.
5. Kontrola okresowa kasy powinna nastąpić nie rzadziej niż 3 razy w roku obrachunkowym.
§ 12. 1. Rozchód gotówki z kasy nieudokumentowany rozchodowymi dowodami kasowymi (tj. źródłowymi dowodami kasowymi i zastępczymi własnymi dowodami kasowymi) stanowi niedobór kasowy i obciąża kasjera/ów.
2. Przypadki losowe, kradzież z włamaniem, wydanie gotówki pod przymusem utraty życia lub zdrowia, podstępne zagarnięcie gotówki w wyniku przedstawienia sfałszowanych dokumentów nie obciążają kasjera/ów, stanowią straty nadzwyczajne.
3. W przypadku zdarzeń losowych, o których mowa w ust. 2, obowiązkiem kasjera jest natychmiastowe zgłoszenie tego faktu Dyrektorowi BF lub GK.
4. Gotówka w kasie nieudokumentowana przychodowymi dowodami kasowymi (KP) stanowi nadwyżkę kasową.
§ 13. 1. Zasady i warunki wymiany wartości nominalnej zużytych lub uszkodzonych znaków pieniężnych, reguluje § 3, 4 oraz § 10 Zarządzenia NR 31/2013 Prezesa Narodowego Banku Polskiego z dnia 17 grudnia 2013 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu wymiany znaków pieniężnych, które wskutek zużycia lub uszkodzenia przestają być prawnym środkiem płatniczym na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. Urz. NBP z 2013 r. poz. 23).
2. W przypadku przyjęcia do kasy uszkodzonego znaku pieniężnego kasjer postępuje następująco:
1) sporządza protokół w trzech egzemplarzach zawierający następujące dane:
a) nazwisko, imię i adres osoby, która przedstawiła znak uszkodzony (o ile jest to możliwe),
b) wartość nominalną, serię i numer znaku, datę emisji,
c) dane dotyczące przyczyn zużycia/ uszkodzenia/ rodzaj zanieczyszczenia znaków pieniężnych oraz szczegółowy opis uszkodzeń znaku,
d) datę i miejsce sporządzenia protokołu oraz podpisy osoby przedstawiającej do wymiany znak pieniężny oraz kasjera,
2) przedstawia w banku uszkodzony znak pieniężny do wymiany.
3. Odbiór równowartości znaku uszkodzonego osoba zainteresowana kwituje na protokole.
4. Zasady i sposób wymiany znaków pieniężnych, które zostały uszkodzone w wyniku badań wykonywanych w ramach przeprowadzonych czynności dochodzeniowo – śledczych, reguluje § 7 i § 8 ust. 7 Zarządzenia NR 31/2013 Prezesa Narodowego Banku Polskiego z dnia 17 grudnia 2013 r.
§ 14. 1. W przypadku wpłaty gotówki i otrzymania fałszywego lub budzącego wątpliwość co do jego autentyczności, krajowego lub zagranicznego znaku pieniężnego, kasjer postępuje następująco:
1) wręczony znak pieniężny, co do którego kasjer powziął podejrzenie, że jest sfałszowany, zatrzymuje i żąda dowodu osobistego od osoby wpłacającej;
2) sporządza protokół w trzech egzemplarzach ujmując w nim następujące dane:
a) nr protokołu i datę oraz miejsce sporządzenia,
b) nazwę i adres miejsca, w którym wpłacono znak pieniężny sfałszowany,
c) nazwę i adres osoby prawnej przedstawiającej znak pieniężny z wpisaniem nazwiska i imienia, adresu i stanowiska służbowego osoby ją reprezentującej, zaś w przypadku wpłaty przez osobę fizyczną imię, nazwisko, adres oraz numer i serię dowodu osobistego,
d) wartość nominalną, serię i numer znaku, datę emisji, zatrzymanego znaku pieniężnego.
2. Sporządzony protokół podpisuje osoba przedstawiająca sfałszowany znak pieniężny i kasjer.
3. Sfałszowane znaki pieniężne są jedynie depozytem i nie stanowią podstawy wystawienia dowodu wpłaty KP.
4. Obowiązkiem kasjera jest niezwłoczne powiadomienie o zaistniałym fakcie bezpośredniego przełożonego.
§ 15. 1. Dowody kasowe należy przechowywać w należyty sposób i chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnieniem, uszkodzeniem lub zniszczeniem.
2. Dowody kasowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych jednostki, przechowuje się w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na miesiące.
3. Dowody kasowe przechowuje się przez okres 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dokumenty kasowe dotyczą.
Rozdział 5
Wymagania, obowiązki i odpowiedzialność kasjera
§ 16. 1. Kasjerem może być osoba:
3) posiadająca wykształcenie minimum średnie;
4) niekarana za przestępstwa gospodarcze lub wykroczenia przeciwko mieniu;
5) posiadająca nienaganną opinię;
6) posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych;
7) legitymująca się praktyką w księgowości finansowej lub posiadająca przeszkolenie w zakresie prowadzenia gospodarki kasowej.
2. Kasjer odpowiada materialnie za stan gotówki w kasie, prawidłowe udokumentowanie operacji kasowych, funkcjonowanie kasy oraz powierzone mienie.
3. Kasjer, przyjmując obowiązki, składa pisemną deklarację o przyjęciu odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie i zobowiązuje się do przestrzegania przepisów w zakresie prowadzenia gospodarki kasowej.
4. Odpowiedzialność materialna kasjera rozpoczyna się z dniem określonym w umowie oraz przyjęciem protokołu przekazania/przyjęcia kasy, a kończy z chwilą dokonania inwentaryzacji zdawczo-odbiorczej i dokonania ostatecznego rozliczenia potwierdzonego protokołem.
5. Funkcji kasjera nie łączy się z innymi funkcjami o charakterze dyspozycyjnym i kontrolnym w zakresie obrotu pieniężnego, w tym w szczególności z funkcją głównego księgowego.
6. Kasjer posiada jednoznacznie określony zakres obowiązków i odpowiedzialności, zgodny z obowiązującymi przepisami.
7. Zakres obowiązków kasjera ustala Główny Księgowy, a następnie przedkłada do zatwierdzenia Dyrektorowi Biura Finansów.
8. Dokumenty kasowe stanowiące podstawę wypłat gotówkowych nie mogą być sporządzane przez kasjera.
9. W zakresie odpowiedzialności karnej kasjera stosuje się odpowiednie przepisy kodeksu karnego.
§ 17. 1. Do obowiązków kasjera należy przestrzeganie zasad gospodarki kasowej, a w szczególności:
1) odpowiednie przechowywanie i zabezpieczenie wartości pieniężnych;
2) przeprowadzanie operacji gotówkowych w formie dokonywania wypłat i przyjmowania wpłat;
3) podejmowanie gotówki z rachunków bankowych;
4) odprowadzanie przyjętych wpłat na rachunki bankowe najpóźniej na drugi dzień po przyjęciu wpłaty;
5) sporządzanie dokumentacji z przeprowadzonych operacji kasowych;
6) informowanie bezpośredniego przełożonego o niedoborach lub nadwyżkach środków pieniężnych w kasie, stwierdzonych włamaniach do kasy, kradzieżach, naruszonych lub uszkodzonych zabezpieczeniach pomieszczenia kasy.
2. Kasjer zobowiązany jest:
1) przyjmować do realizacji tylko dokumenty podpisane przez upoważnione do tego osoby;
2) żądać okazania dowodu tożsamości od osób, którym wypłaca gotówkę;
3) żądać pokwitowania odbioru gotówki za przedłożone faktury i rachunki;
4) sprawdzać saldo gotówki w kasie z saldem raportu kasowego przed zakończeniem dnia.
3. Przejęcie stanu kasy następuje na podstawie komisyjnego protokołu przejęcia.
4. W protokole, o którym mowa w ust. 3, podaje się wyniki przeliczenia wszelkich wartości pieniężnych, jakie są przekazywane pracownikowi czasowo przejmującemu kasę. Protokół podpisują zarówno osoba przekazująca jak i osoba przyjmująca stan kasy.
§ 18. 1. Kasjer ponosi odpowiedzialność w zakresie znajomości i stosowania obowiązujących przepisów dotyczących dokonywania operacji kasowych, zabezpieczenia i przechowywania gotówki oraz jej transportu.
2. Kasjer ponosi odpowiedzialność za nie wykonanie lub nienależyte wykonanie obowiązków, w tym za:
1) niewłaściwe zabezpieczenie przechowywanej gotówki;
2) braki gotówki w kasie będące wynikiem zaniedbania obowiązków;
3) wypłacenia gotówki na podstawie dowodów nie zatwierdzonych do wypłaty;
4) wypłacenie gotówki osobom nieupoważnionym;
5) naruszenie przepisów z zakresu prowadzenia gospodarki kasowej.
Rozdział 6
Ochrona i transport wartości pieniężnych
§ 19. 1. Wartości pieniężne są przechowywane w warunkach zapewniających należytą ochronę przed zniszczeniem, utratą lub zagarnięciem.
2. Wszelkie uwagi i wątpliwości dotyczące technicznej organizacji kasy, funkcjonowania zabezpieczeń w postaci alarmów, zamków itp. kasjer natychmiast zgłasza na piśmie Głównemu Księgowemu, który przy pomocy innych wyznaczonych w tym celu osób (co najmniej dwóch), niezwłocznie dokonuje czynności mających na celu utrwalenie i udokumentowanie naruszonych zabezpieczeń kasy. Sporządzona dokumentacja niezwłocznie przekazywana jest kierownikowi jednostki.
3. Kierownik komórki finansowej lub osoba przez niego upoważniona co najmniej raz na kwartał dokonuje kontroli zabezpieczenia pomieszczeń kasowych. Z przeprowadzonej kontroli sporządza notatkę służbową, którą przedkłada kierownikowi jednostki.
§ 20. 1. Komplet kluczy od kas pancernych lub innych pojemników bezpiecznych oraz od drzwi wejściowych do pomieszczeń kasowych jest pobierany codziennie, od dyżurnego obiektu, przez kasjera, za pokwitowaniem. Po zakończonym dniu pracy kasjer w metalowej zaplombowanej kasetce przekazuje komplet kluczy do dyżurnego obiektu.
2. Zaplombowany komisyjnie zapasowy komplet kluczy od kas pancernych lub innych pojemników bezpiecznych i drzwi wejściowych jest zdeponowany u Dyrektora BF KGP.
3. Zamki i klucze (oryginały i duplikaty) do szafy pancernej lub innego pojemnika bezpiecznego oraz od drzwi wejściowych do pomieszczenia kasy należy wymienić na nowe, w razie ich zgubienia lub nie wyjaśnionego zerwania plomb zabezpieczających pojemnik, w którym przechowywane są klucze.
4. Po zakończonym dniu pracy kasjer zabezpiecza pomieszczenie kasowe między innymi poprzez:
1) zamknięcie na klucz i zaplombowanie szaf pancernych lub innych pojemników bezpiecznych oraz drzwi wejściowych;
2) zamknięcie okien;
3) włączenie dodatkowej instalacji alarmowej;
4) zdeponowanie kluczy od szaf pancernych, innych pojemników bezpiecznych i drzwi wejściowych w sposób określony w ust.1.
5. Przed rozpoczęciem pracy kasjer obowiązany jest sprawdzić czy nie zostały naruszone plomby drzwi wejściowych, szaf pancernych lub innych pojemników bezpiecznych oraz czy nie była uruchamiana instalacja alarmowa.
§ 21. 1. Transport wartości pieniężnych powinien odbywać się przy użyciu odpowiednich zabezpieczeń technicznych.
2. Transport wartości pieniężnych nie przekraczających 0,2 jednostki obliczeniowej, nie wymaga ochrony fizycznej i zabezpieczenia technicznego.
3. Wartości pieniężne większe niż 1 jednostka obliczeniowa transportowane są bankowozem.
4.Transport wartości pieniężnych jest chroniony:
1) przez jednego policjanta – przy transporcie wartości pieniężnych powyżej 1 do 8 jednostek obliczeniowych, z zastrzeżeniem § 7 ust. 2 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 7 września 2010 r. w sprawie wymagań jakimi powinna odpowiadać ochrona wartości pieniężnych przechowywanych i transportowanych przez przedsiębiorców i inne jednostki organizacyjne. (Dz. U. Nr 166, poz. 1128, z późn. zm.).
2) przez dwóch policjantów – przy transporcie wartości pieniężnych powyżej 8 do 24 jednostek obliczeniowych;
3) przez trzech policjantów – przy transporcie wartości pieniężnych powyżej 24 do 50 jednostek obliczeniowych;
4) przez czterech policjantów – przy transporcie wartości pieniężnych powyżej 50 jednostek obliczeniowych.
5. Transport wartości pieniężnej nie przekraczający 1 jednostki obliczeniowej, może być wykonywany przy użyciu samochodu osobowego, nie oznakowanego, wyposażonego w środki łączności. Osoba transportująca jest chroniona, co najmniej przez jednego policjanta, który jest wyposażony w broń palną.
6. Ochronę wartości pieniężnych transportowanych pojazdami mechanicznymi wykonują policjanci, wyposażeni w dwa niezależne środki łączności.
7. Warunki techniczne, jakim powinny odpowiadać pojazdy specjalne lub przystosowane w szczegółowy sposób uregulowane zostały w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 7 września 2010 r. w sprawie wymagań jakimi powinna odpowiadać ochrona wartości pieniężnych przechowywanych i transportowanych przez przedsiębiorców i inne jednostki organizacyjne.
8. Na dwa dni przed planowanym konwojem, Główny Księgowy zwraca się pisemnie do kierownika komórki, który sprawuje w niniejszym zakresie merytoryczny nadzór w jednostce, o spowodowanie zabezpieczenia transportu wartości pieniężnych zgodnie z przyjętymi zasadami.
9. Uzupełnienie pogotowia kasowego dokonywane jest do wysokości określonej dla pogotowia kasowego w odrębnej decyzji w najbliższym możliwym dniu roboczym.
Rozdział 7
Przepisy końcowe
§ 22. 1. W sprawach nieuregulowanych niniejszą instrukcją, stosuje się przepisy powszechnie obowiązujące, właściwe w danym zakresie aktów normatywnych.
2. Kierownicy komórek organizacyjnych Jednostki są zobowiązani do przestrzegania przepisów niniejszej instrukcji.
3. Dopuszcza się stosowanie rozwiązań określonych przez Kierownika Jednostki – innych niż wskazane w niniejszej instrukcji – w zakresie ochrony obiektów, przechowywania kluczy od kas pancernych oraz od drzwi wejściowych do pomieszczeń kasowych.
ZAŁĄCZNIK NR 4
INSTRUKCJA OBIEGU I KONTROLI DOWODÓW KSIĘGOWYCH W JEDNOSTCE
Rozdział 1
Charakterystyka dowodów księgowych
§ 1. 1. Dowodem księgowym jest odpowiednio sporządzony dokument, stwierdzający dokonanie operacji gospodarczej w określonym miejscu i czasie. Prawidłowo wystawiony dowód księgowy stanowi podstawę do zaksięgowania go w odpowiedniej ewidencji.
2. Dowody księgowe stanowiące podstawę realizacji operacji gospodarczych i finansowych podlegają ocenie pod względem:
1) legalności – tj. zachowania zgodności z:
a) obowiązującymi zewnętrznymi i wewnętrznymi przepisami prawa,
b) ustaleniami i warunkami wynikającymi z realizowanych umów lub porozumień;
2) celowości – tj. czy działania powodujące skutki finansowe wiążą się z osiągnięciem zamierzonych efektów w ramach wykonywania zadań oraz zgodności z planem finansowym KGP;
3) gospodarności – tj. czy po dokonaniu analizy wszelkich dostępnych dokumentów, mogą wypływać wnioski świadczące o zachowaniu należytej staranności w zakresie wydatkowania środków publicznych pod względem oszczędności i wyboru najkorzystniejszej oferty oraz z zachowaniem procedur służących do wyeliminowania szkód i strat finansowych.
3. Dowód księgowy powinien spełniać następujące funkcje:
1) funkcja „dokumentu” – prawidłowo wystawiony dowód księgowy jest dokumentem w rozumieniu prawa: dowody księgowe wchodzą do zbioru dokumentów;
2) funkcja dowodowa – opisane w nim operacje gospodarcze lub finansowe rzeczywiście nastąpiły w określonym miejscu i czasie, w wymiarze wartościowym lub ilościowym jest to dowód w sensie prawa materialnego;
3) funkcja księgowa – jest podstawą do księgowania;
4) funkcja kontrolna – pozwala na kontrolę analityczną (źródłową) dokonanych operacji gospodarczych i finansowych.
4. Każdy dowód księgowy powinna charakteryzować:
1) chronologiczność wystawianych kolejno dowodów tego samego rodzaju oraz systematyczność i ciągłość numerowania;
2) jednolitość dokumentowania operacji gospodarczych lub finansowych przejawiająca się tym, iż na jednym dowodzie księgowym można dokumentować tylko operacje tego samego rodzaju;
3) trwałość zapisu na dowodzie (dokonywanie zapisu w sposób uniemożliwiający zanik treści z upływem czasu);
4) podmiotowość dowodu księgowego, oznaczająca, iż każdy dowód powinien zawierać dane o podmiocie lub podmiotach uczestniczących w operacji gospodarczej lub finansowej;
5) łatwość identyfikacji dowodu, przejawiająca się przez ustalenie w jednostce wzorów dowodów i ich symboliki identyfikacyjnej;
6) poprawność formalna – oznacza zgodność z przepisami;
7) poprawność merytoryczna – oznacza prawidłowość wystawienia dowodu i zawartej treści według zasad i metodologii, zgodnie z normami i klasyfikacjami;
8) poprawność rachunkowa – oznacza zgodność obliczeń rachunkowych za stanem faktycznym i zasadami matematyki.
§ 2. 1. Każda operacja gospodarcza, która nastąpiła w danym miesiącu, powinna być ujęta w księgach rachunkowych w postaci zapisu księgowego, z zachowaniem zasad:
1) kasowości – w odniesieniu do wydatków i dochodów budżetowych;
2) memoriału i współmierności – w odniesieniu do przychodów i kosztów.
2. Operacja gospodarcza to każde zdarzenie gospodarcze, które wywiera wpływ na aktywa i pasywa danej jednostki.
3. Podstawą zapisu operacji gospodarczych w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, określone jako „dowody źródłowe”, które są kwalifikowane jako:
1) zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów;
2) zewnętrzne własne – przekazywane w oryginale kontrahentom;
3) wewnętrzne – dotyczące operacji wewnątrz jednostki.
4. Podstawą zapisów księgowych mogą być również sporządzane przez jednostkę dowody księgowe:
1) zbiorcze – służące do dokonywania łącznych zapisów, dotyczących zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;
2) korygujące uprzednio dokonane zapisy księgowe;
3) zastępcze – wystawione w celu ujęcia operacji gospodarczej, w przypadku zewnętrznego dowodu źródłowego, do czasu jego otrzymania;
4) rozliczeniowe – wystawiane w celu ujęcia już dokonanych zapisów według nowych kryteriów kwalifikacyjnych.
5. W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, GK może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej dowodem księgowym wewnętrznym, sporządzonym przez osoby dokonujące tych operacji, z zastrzeżeniem, że nie może to dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług. W operacjach zakupu i sprzedaży zawierającej VAT stosuje się dokumenty (faktury VAT, rachunki, faktury korygujące) sporządzane według wymogów określonych odrębnymi przepisami.
§ 3. 1. Dowód księgowy zawiera co najmniej:
1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
2) określenie stron ( nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
3) opis operacji gospodarczej oraz jej wartość, jeżeli jest to możliwe określoną w jednostkach naturalnych;
4) datę dokonania operacji gospodarczej, a gdy dowód księgowy został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu;
5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;
6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca księgowania, oraz – o ile nie wynika to z techniki dokonania zapisów – sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja) wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
2. Na dowodach księgowych można zaniechać zamieszczania danych, o których mowa w ust. 1 pkt 5 i 6, jeżeli wynikają one z odrębnych przepisów prawa lub z techniki dokumentowania zapisów księgowych.
3. Dowody księgowe muszą być rzetelne (zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują), kompletne (zawierające elementy, o których mowa w ust. 1) oraz wolne od błędów rachunkowych.
4. Dowód księgowy opiewający na waluty obce, powinien zawierać przeliczenia ich wartości na walutę polską według, stosowanego przez bank, z którego usług korzysta jednostka, kursu:
1) kupna lub sprzedaży walut – w przypadku operacji sprzedaży lub kupna walut oraz operacji zapłaty należności lub zobowiązań;
2) kupna – w przypadku wypłaty zaliczki.
5. Przeliczenie, o którym mowa w ust 4, powinno być zamieszczone bezpośrednio na dowodzie księgowym, chyba, że system przetwarzania danych zapewnia automatyczne przeliczanie walut obcych na walutę polską, a wykonanie tego przeliczenia potwierdza odpowiedni wydruk.
6. Jeżeli dowód księgowy nie dokumentuje przekazania lub przejęcia składnika aktywów, przeniesienia prawa własności lub użytkowania wieczystego gruntu albo nie jest dowodem zastępczym, podpisy osób mogą być zastąpione znakami zapewniającymi ustalenie tych osób. Podpisy na dokumentach ubezpieczenia i emitowanych papierach wartościowych mogą być odtworzone mechanicznie. Dowód księgowy przed ujęciem go w księgach powinien być sprawdzony pod względem formalnym, merytorycznym i rachunkowym.
7. Dowód księgowy stanowiący podstawę wydatku powinien zawierać adnotację określającą czy stanowi on wydatek strukturalny, a jeżeli tak, określenie jego przyporządkowania do odpowiednich obszarów tematycznych oraz kodów z tematami priorytetowymi, sporządzoną według następującego wzoru:
| „WYDATEK ZAKWALIFIKOWANY /NIEZAKWALIFIKOWANY* DO WYDATKÓW STRUKTURALNYCH” W kwocie zł (słownie zł) ...................................................................................................... ...................................................................................................... |
| Obszar tematyczny ............................................................................................................... Kod............................................................................................................ data ................................................................................podpis........................ (pracownik właściwej komórki organizacyjnej) *niepotrzebne skreślić |
8. Do wydatków strukturalnych nie kwalifikuje się wydatków ponoszonych na realizację zadań finansowanych ze środków Unii Europejskiej, jeżeli podlegają refundacji – bez względu na jej termin. Do wydatków strukturalnych zalicza się wydatki poniesione w części stanowiącej wkład krajowy w przedsięwzięcie.
9. Dowód księgowy stanowiący podstawę operacji gospodarczej dokonywanej na rzecz CBŚP lub BSW powinien zawierać adnotację określającą nazwę jednostki organizacyjnej Policji (CBŚP) lub nazwę komórki organizacyjnej KGP (BSW), na rzecz której operacja jest dokonywana.
10. Czynności, o których mowa w ust. 7 i 9, dokonuje pracownik właściwej komórki organizacyjnej BF, BLP, BŁil lub BMP, odpowiedzialny za potwierdzenie prawidłowości merytorycznej dokonanego wydatku.
§ 4. 1. Dowód księgowy stanowiący podstawę operacji gospodarczej powinien zawierać adnotację określającą symbol liczbowy działania realizowanego przez KGP w układzie budżetu zadaniowego, wraz z kwotą wydatku ujętego w dowodzie, którą w całości lub w ściśle określonej części można przypisać do danego działania (wydatek bezpośredni).
2. Katalog działań, wynika z planu finansowego KGP sporządzonego w układzie zadaniowym, a do czasu jego zatwierdzenia – z projektu tego planu.
3. Aktualne symbole liczbowe przypisane do poszczególnych działań, o których mowa w ust. 2, określa katalog funkcji, zadań, podzadań i działań zamieszczany w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczegółowego sposobu, trybu i terminów opracowania materiałów do projektu ustawy budżetowej na każdy rok budżetowy.
4. Jeżeli nie można jednoznacznie określić kwoty wydatku przeznaczonego na sfinansowanie danego działania, ustalenia jej wysokości dokonuje się z zastosowaniem procentowych współczynników udziału komórek organizacyjnych KGP w wydatkach ponoszonych na realizację poszczególnych działań w układzie budżetu zadaniowego, z zastrzeżeniem ust. 6 (wydatek pośredni).
5. Sposób podziału wydatków z zastosowaniem współczynników, o których mowa w ust. 4, stosuje się również do wydatków ponoszonych na uposażenia i wynagrodzenia oraz pozostałe należności policjantów i pracowników KGP.
6. Jeżeli wydatku, o którym mowa w ust. 4, nie można przypisać do danej komórki organizacyjnej KGP, stosuje się procentowe współczynniki podziału wydatków na poszczególne działania ustalone dla KGP ogółem.
7. Czynności, o których mowa w ust. 1 i 4–6:
1) dokonuje się również na etapie oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i realizacji wydatków;
2) dokonuje pracownik, o którym mowa w § 3 ust. 10 lub inny wyznaczony przez właściwego kierownika komórki organizacyjnej KGP.
8. Dyrektor BF ustala i aktualizuje współczynniki, o których mowa w ust. 4 i 6, na podstawie danych otrzymanych od kierowników pozostałych komórek organizacyjnych KGP.
9. Oceny aktualności współczynników, o których mowa w ust 4 i 6, dokonują kierownicy komórek organizacyjnych KGP nie rzadziej niż raz na kwartał, a także w przypadkach zmian:
1) planu finansowego KGP w układzie zadaniowym;
2) struktury organizacyjnej KGP;
3) zakresu działania poszczególnych komórek organizacyjnych KGP.
10. Czynności, o których mowa w ust. 8, każdorazowo zatwierdza kierownik jednostki.
§ 5. 1. Dowód księgowy powinien być sporządzony w sposób staranny, czytelny i trwały bez pozostawiania miejsc pozwalających na późniejsze zapiski lub zmiany.
2. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek.
3. Błędy w dowodach księgowych źródłowych zewnętrznych obcych i własnych można korygować jedynie innym dokumentem zawierającym sprostowanie i uzasadnienie.
4. Błędy w dowodach księgowych wewnętrznych własnych można poprawiać przez skreślenie błędnej treści lub liczby i wpisaniu poprawnej treści lub liczby. Skreślenia należy dokonać w taki sposób, aby umożliwiało odczytanie pierwotnej treści lub liczby. Niedopuszczalne jest poprawianie pojedynczych liter lub cyfr.
5. Poprawka treści lub liczby w dowodzie księgowym powinna być opatrzona datą jej dokonania i czytelnym podpisem osoby upoważnionej do jej dokonania.
6. Dowody obce, a także te dowody własne, które uprzednio zostały przekazane kontrahentowi zewnętrznemu nie mogą być poprawiane w sposób, o którym mowa w ust. 4 i 5. Dowody te mogą być poprawiane jedynie przez wystawienie i wysłanie kontrahentowi dowodu korygującego.
7. W razie ujawnienia błędów po zamknięciu miesiąca dozwolone są korekty dokonywane przez wprowadzanie do ksiąg rachunkowych dowodu zawierającego korekty błędnych zapisów tylko zapisami dodatnimi lub tylko zapisami ujemnymi.
8. Przepis ust. 7 stosuje się odpowiednio przy korektach błędów ujawnionych w księgach rachunkowych prowadzonych przy użyciu komputera.
§ 6. 1. Dowodami księgowymi w szczególności są:
1) faktura VAT;
2) faktura korygująca VAT;
3) rachunek;
4) nota księgowa;
5) nota korygująca;
6) nota odsetkowa;
7) polecenie księgowania;
8) wyciąg bankowy;
9) lista płac;
10) polecenie wyjazdu (delegacje);
11) wnioski o zaliczkę, rozliczenie zaliczki;
12) dowód wpłaty (kasa przyjmie – KP);
13) dowód wypłaty (kasa wypłaci – KW);
14) ostateczne decyzje i postanowienia administracyjne albo decyzje i postanowienia opatrzone rygorem natychmiastowej wykonalności, powodujące skutki finansowe;
15) prawomocny wyrok sądowy powodujący skutki finansowe.
16) inne dowody wewnętrzne.
2. Dowody stanowiące podstawę księgowania należy sprawdzać przed zrealizowaniem i zaksięgowaniem w ramach procedury obiegu dokumentów księgowych.
3. W sprawdzaniu dowodów biorą udział pracownicy właściwych komórek organizacyjnych KGP.
4. Obieg dowodów księgowych obejmuje drogę dokumentów od chwili sporządzenia, względnie wpływu do jednostki, aż do momentu ich dekretacji i przekazania do zaksięgowania.
5. Obieg dowodów księgowych organizuje się najkrótszą drogą przez:
1) przekazywanie dokumentów tylko do tych komórek, które istotnie korzystają z zawartych w nich danych i są kompetentne do ich sprawdzania;
2) przestrzegania równomiernego obiegu wszystkich dokumentów w celu zapobiegania okresowemu spiętrzeniu się prac zwiększającego możliwości wystąpienia pomyłek;
3) skracanie czasu przetrzymywania dokumentów przez odpowiedzialne komórki do minimum.
§ 7. 1. Dekretowaniem określa się ogół czynności związanych z przygotowaniem dowodów księgowych do księgowania, wydaniem dyspozycji co do sposobu ich księgowania i pisemnym potwierdzeniem jej wykonania. Czynności te wykonuje upoważniony pracownik WK BF KGP.
2. Dekretowanie obejmuje następujące etapy:
1) segregację dowodów księgowych;
2) sprawdzenie prawidłowości dowodów księgowych;
3) oznaczenie sposobu księgowania.
3. Segregacja dowodów księgowych polega na:
1) wyłączeniu z ogółu dokumentów napływających do WK dokumentów, które nie podlegają księgowaniu, a w szczególności nie wyrażają operacji gospodarczych lub są ich zapowiedzią;
2) podziale dowodów księgowych na jednorodne grupy według rodzajów poszczególnych działalności jednostki, a w szczególności dochodów, wydatków, funduszy, inwestycji;
3) kontroli kompletności dokumentów na oznaczony okres, a w szczególności na dany dzień, dekadę lub kwartał.
4. Sprawdzenie prawidłowości dowodów księgowych polega na ustaleniu, że są one podpisane na dowód skontrolowania przez osobę odpowiedzialną za dany obszar działalności jednostki. W odniesieniu do dowodów kasowych stanowiących podstawę wypłaty gotówki, należy ponadto sprawdzić, czy zostały zatwierdzone przez kierownika jednostki, dyrektora BF i GK. W przypadku stwierdzenia, że dowody księgowe nie zostały zatwierdzone, należy je zwrócić do właściwej komórki w celu ich uzupełnienia.
5. Oznaczenie sposobu księgowania polega na:
1) nadaniu dowodom księgowym numerów, pod którymi zostaną zaewidencjonowane;
2) umieszczeniu na dowodach księgowych adnotacji, na jakich kontach syntetycznych i analitycznych dokument ma być zaksięgowany;
3) zaliczeniu danego dowodu do odpowiednich podziałek klasyfikacji budżetowej;
4) określeniu daty, pod jaką dowód ma być zaksięgowany.
§ 8. Zapisy w księgach rachunkowych podlegają kontroli, którą przeprowadzają pracownicy WK. Co miesiąc salda kont podlegają uzgodnieniu w drodze weryfikacji. Fakt przeprowadzenia uzgodnień sald potwierdza się złożeniem czytelnego podpisu przez pracownika dokonującego weryfikacji (uzgodnienia zapisów księgowych).
§ 9. 1. Wszystkie dowody księgowe, które stanowiły podstawę księgowań w poszczególnych miesiącach, należy przechowywać w segregatorach (teczkach), ułożone w porządku chronologicznym według poszczególnych rodzajów działalności, w sposób chroniący przed niedozwolonymi zmianami, bezprawnym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem.
2. Dowody księgowe za bieżący rok sprawozdawczy oraz za rok poprzedni przechowuje się w WK, a listy i karty uposażeń i wynagrodzeń w WWO.
3. Przekazanie dokumentów do GAP następuje protokolarnie na podstawie spisu akt przekazanych, a ich wybrakowanie i niszczenie może nastąpić po upływie okresu ich archiwizowania.
4. Dowody księgowe, które wpłynęły do WK i zostały zaksięgowane, nie mogą być, z zastrzeżeniem ust. 5, wydawane poza WK. W przypadku zaistnienia konieczności sprawdzenia dokumentu przez pracownika innego wydziału BF lub innej niż BF komórki organizacyjnej KGP, dokumenty udostępnia się wyłącznie w pomieszczeniach WK.
5. Udostępnienie i wydanie dowodów księgowych zewnętrznym podmiotom, a w szczególności organom ścigania, sądom lub innym instytucjom, może nastąpić na podstawie upoważnienia organu żądającego dowodu, zapisów w umowie oraz za pisemną zgodą kierownika jednostki lub osobę przez niego upoważnioną i pod warunkiem pozostawienia w jednostce potwierdzonego spisu wypożyczonych dokumentów.
§ 10. 1. Za prawidłowe przechowywanie przyjętych do GAP oraz przekazywanie akt na makulaturę odpowiedzialny jest kierownik GAP, który powinien zapewnić fachową segregację dokumentów.
2. Szczegółowe zasady przechowywania i klasyfikacji dokumentów finansowo-księgowych określają przepisy określające zasady archiwizowania dokumentacji.
Rozdział 2
Tworzenie i obieg dokumentacji w planowaniu i realizacji dochodów i wydatków
§ 11. 1. Zbiorcze zestawienie potrzeb zgłoszonych przez komórki organizacyjne KGP i CBŚP opracowują zgodnie z właściwą merytoryczną BLP, BŁil, BMP i BF.
2. BF na podstawie zgłoszonych potrzeb, o których mowa w ust. 1, dokonuje wstępnego podziału limitów wydatków przewidzianych dla KGP pomiędzy BLP, BŁil, BMP i BF.
3. BLP, BŁil, BMP I BF dokonują dalszego podziału otrzymanych limitów w odpowiedniej szczegółowości klasyfikacji budżetowej oraz w układzie zadaniowym.
4. Na podstawie dokumentów zawierających podział limitów, o których mowa w ust. 3, BF sporządza projekt planu finansowego, plan finansowy, ewentualną zmianę planu finansowego na dany rok oraz analogiczne dokumenty w układzie zadaniowym.
5. Dokumenty planistyczne, o których mowa w ust. 4, zatwierdza kierownik jednostki.
6. Na podstawie projektu planu finansowego oraz planów rzeczowo-finansowych (cząstkowych) opracowywanych przez BLP, BŁil, BMP i BF przekazanych do dnia 30 grudnia, WK BF KGP opracuje projekt planu rzeczowo-finansowego.
7. Po uchwaleniu ustawy budżetowej na dany rok BLP, BŁII, BMP i BF przekazują informację do WK BF KGP w zakresie aktualizacji planu rzeczowo-finansowego za dany miesiąc do dnia 10 za miesiąc poprzedni.
8. Planowanie dochodów budżetowych odbywa się zgodnie z wytycznymi określonymi przez Ministerstwo Finansów, Ministerstwo Spraw Wewnętrznych lub dyrektora BF.
§ 12. 1. Zmiany planu finansowego wydatków budżetowych mogą być dokonywane na wniosek dyrektora BLP, BŁil, BMP i BF lub GK.
2. Wniosek, o którym mowa w ust. 1, przedkłada się do decyzji kierownika jednostki za pośrednictwem dyrektora BF, który wydaje opinię w sprawie dalszej jego realizacji.
3. Zmiany planu finansowego w poszczególnych pozycjach danego paragrafu, nie powodujące zmian jego wartości, w ramach jednego rozdziału dokonują dyrektorzy BLP, BŁil, BMP i BF samodzielnie. O dokonanych zmianach należy powiadomić BF w terminie 7 dni.
4. Informacja o zmianach nie może wpłynąć do BF później, niż w ostatnim dniu miesiąca kalendarzowego, w którym dokonano zmiany. Zmiany planu finansowego, bez zgody dyrektora BF, można dokonywać do dnia 24 grudnia każdego roku kalendarzowego.
§ 13. 1. Do czasu zatwierdzenia planu finansowego na dany rok realizacja wydatków następuje na podstawie projektu planu finansowego KGP sporządzanego na podstawie cząstkowych projektów planu finansowego opracowywanych przez BLP, BŁil, BMP i BF.
2. Ewidencję wydatków w sposób umożliwiający wyodrębnienie ich dla poszczególnych komórek organizacyjnych jednostki prowadzi BF.
3. Dyrektorzy BLP, BŁil, BMP i BF odpowiadają za realizację wydatków w zakresie ustalonych limitów na wydatki.
4. Za terminową realizację zobowiązań wynikających z zawartych umów, z wyjątkiem opóźnień powstałych z winy banku lub w wyniku odrębnych decyzji podejmowanych przez dyrektora BF, a w szczególności dotyczących przesunięcia terminu płatności, odpowiadają dyrektor BLP, BŁil, BMP i BF, każdy w zakresie swojej właściwości.
§ 14. Przepisy § 12 i 13 stosuje się odpowiednio do planu finansowego jednostki sporządzanego w układzie zadaniowym.
§ 15. 1. Zaangażowanie to czynności prawne, na podstawie których kierownik jednostki budżetowej kształtuje zobowiązania, z których wynika obciążenie planu finansowego danego roku budżetowego.
2. Zaangażowanie jest etapem poprzedzającym dokonanie wydatku.
3. Na zaangażowanie składa się równowartość zawartych umów oraz aneksów do tych umów, decyzji, porozumień, aktów notarialnych, postanowień, porozumień, zleceń, zamówień oraz innych dokumentów skutkujących zaciągnięciem zobowiązań, a następnie dokonania wydatków budżetowych ujętych w planie finansowym jednostki.
4. Ewidencja zaangażowania wydatków budżetowych roku bieżącego i lat przyszłych prowadzona jest według podziałek klasyfikacji budżetowej.
5. Jednorazowe wydatki dotyczące dostaw i usług nie objęte wcześniej zawartymi umowami, ewidencjonuje się na podstawie otrzymanych faktur VAT, rachunków, not księgowych natomiast ewidencja kosztów podróży służbowych odbywa się na podstawie rozliczonej delegacji.
6. Ewidencja zaangażowania dotyczącego wynagrodzeń odbywa się na podstawie „Zestawienia miesięcznego zaangażowania z tytułu wynagrodzeń” sporządzanego przez WWO i przekazywanego do WK do dnia 03 następnego miesiąca.
7. Zaangażowanie wydatków budżetowych w danym roku nie może przekroczyć wielkości określonych w zatwierdzonym planie finansowym KGP z wyjątkiem płatności wynikających z tytułów egzekucyjnych lub wyroków sądowych.
8. Kwota zaangażowanych wydatków roku bieżącego nie może być niższa od sumy wydatków wykonanych i wykazanych w sprawozdaniu zobowiązań.
9. Kwoty zaangażowania wykazane w sprawozdaniach budżetowych muszą być zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej.
§ 16. 1. Rozliczenia z tytułu wydatków poniesionych na rzecz innych jednostek organizacyjnych Policji, zgodnie z zawartymi umowami, porozumieniami, decyzjami kierownika jednostki, dokonywane są na podstawie not księgowych wystawionych przez BLP, BŁil, BMP, BF zgodnie z właściwością merytoryczną. Rozliczenia z innymi jednostkami dokonywane są na podstawie ogólnie obowiązujących dokumentów dotyczących zdarzeń gospodarczych.
2. Fakturę VAT lub notę księgową wystawia BLP, BŁil, BMP i BF, zgodnie z właściwością merytoryczną, w trzech egzemplarzach:
1) 1 egz. – dla jednostki, o której mowa w ust. 1;
2) 2 egz. – dla komórki wystawiającej notę, zgodnie z właściwością merytoryczną;
3) 3 egz. – dla BF.
3. Fakturę VAT lub notę księgową podpisują dyrektorzy BLP, BŁil, BMP, BF lub osoby przez nich upoważnione, zgodnie z zakresem rzeczowym komórek organizacyjnych.
4. BF prowadzi rejestr dotyczący faktur VAT i faktur korygujących oraz rejestr w zakresie not księgowych.
§ 17. 1. BF przekazuje do BLP, BŁil, BMP w celu weryfikacji informacje o zrealizowanych wydatkach do 4 dnia miesiąca za miesiąc poprzedni. Na kopii informacji przekazywanej zwrotnie do BF do 7 dnia miesiąca w/w komórki zamieszczają adnotację, że wydatki są zgodne lub wykazują różnice ze wskazaniem pozycji analitycznych klasyfikacji wydatków budżetowych, których one dotyczą.
2. BF informację o wysokości zrealizowanych wydatków w ramach przyznanego limitu finansowego przekazuje do CBŚP wg stanu na ostatni dzień miesiąca do 5 dnia następnego miesiąca.
§ 18. 1. BLP, BŁil i BF, każde w zakresie swojej właściwości, wystawiają noty księgowe dotyczące kar umownych z tytułu niewykonania, bądź nienależytego wykonania przez kontrahenta umowy.
2. Po przekazaniu noty do BF upoważniony pracownik WK BF KGP dokonuje rejestracji dowodu księgowego oraz sprawdza pod względem formalno-rachunkowym prawidłowość naliczenia kar umownych.
3. Jeżeli kary umowne są potrącane z faktury pracownik WK BF KGP wystawia notę księgową dotyczącą przekazania kwoty kar z rachunku wydatków budżetowych na rachunek dochodów budżetowych.
4. Jeżeli kary umowne nie są potrącane z faktury, a termin płatności upłynął, BLP, BŁil i BF zgodnie z właściwością merytoryczną prowadzą przedsądowe postępowanie windykacyjne, a po bezskutecznym wyczerpaniu możliwości pozasądowego postępowania windykacyjnego przekazują sporną sprawę do komórki prawnej w KGP celem dalszego dochodzenia należności w toku postępowania sądowego.
5. BLP, BŁil, i BF, każde w zakresie swojej właściwości, prowadzą, w razie potrzeby, negocjacje z kontrahentami w sprawie prolongaty terminu płatności oraz korekty lub anulowania wystawionej przez kontrahenta noty odsetkowej.
6. Po wyczerpaniu możliwości negocjacyjnych notę odsetkową BLP, BŁil wraz z wyjaśnieniem okoliczności opóźnienia terminu płatności przekazuje do BF w celu realizacji i wszczęcia postępowania wyjaśniającego.
§ 19. 1. Dyrektor BF oraz dyrektorzy BLP, BŁil, BMP, opracowują i aktualizują, każdy w zakresie swojej właściwości, szczegółowe karty obiegu dowodów księgowych.
2. Karty obiegu dowodów księgowych oraz ich aktualizacja podlegają przekazaniu do WK w celu włączenia ich do „Zasad polityki rachunkowości KGP”.
Rozdział 3
Kontrola finansowo-księgowa
§ 20. 1. Kontrola finansowo-księgowa stanowi element kontroli zarządczej, o której mowa w art. 68 ustawy i ma na celu:
1) zapewnienie przestrzegania procedur kontroli finansowej;
2) przeprowadzenie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków;
4) badanie i porównanie ze stanem wymagalnym faktycznego pobierania i gromadzenia środków pieniężnych;
5) ocenę prawidłowości udzielania zamówień publicznych;
6) ocenę prawidłowości dokonywanego przez jednostkę zwrotu środków pieniężnych;
7) ocenę prawidłowości prowadzenia gospodarki finansowej.
2. Zadaniem kontroli finansowo-księgowej jest:
1) badanie przebiegu finansowania procesów gospodarczych pod kątem ich zgodności z obowiązującymi przepisami;
2) wykrywanie odchyleń i odstępstw od ustalonych prawnych i ekonomiczno-finansowych zasad;
3) ustalanie przyczyn, skutków i osób odpowiedzialnych za zaistniałe nieprawidłowości;
4) wskazywanie sposobów i środków likwidacji stwierdzonych nieprawidłowości oraz zapobieganie powstawaniu analogicznych błędów w przyszłości.
§ 21. 1. Dowody księgowe podlegają kontroli finansowo-księgowej pod względem:
1) legalności – kontrola przebiegu operacji, a w szczególności zgodności z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa, postanowieniami wewnętrznymi obowiązującymi w Jednostce oraz postanowieniami wynikającymi z zawartych przez Jednostkę umów;
2) rzetelności – kontrola wszelkich dostępnych dokumentów ze stanem rzeczywistym,
3) celowości – kontrola zgodności z obowiązującymi w jednostce kierunkami działalności, określonymi w planie finansowym Jednostki na dany rok budżetowy;
4) gospodarności – kontrola należytej staranności przy wydatkowaniu środków publicznych, przestrzegania zasad oszczędności, wyboru najkorzystniejszej oferty w celu uzyskania najlepszych efektów z danych nakładów, pozwalająca na minimalizację wydatków a maksymalizację efektów gospodarczych;
5) merytorycznym – kontrola polegająca na ustaleniu czy operacja gospodarcza:
a) miała istotne miejsce i w jej wyniku nabyte, zbyte, nieodpłatnie przekazane składniki majątku Jednostki lub zlecone usługi zostały dokonane, przyjęte oraz zarejestrowane,
b) była zgodna z zawartą umową, porozumieniem oraz obowiązującymi przepisami prawa, w tym prawa zamówień publicznych,
c) była gospodarczo uzasadniona oraz niezbędna,
d) została rzetelnie odzwierciedlona w dokumencie wystawionym przez właściwego kontrahenta oraz ujęta w ewidencji jednostki;
a) formalno-rachunkowym – przez co należy rozumieć kontrolę dokumentu księgowego polegającą na ustaleniu, czy kontrolowany dokument jest:
a) kompletny – przez załączenie do niego wszystkich niezbędnych dokumentów uzupełniających,
b) zupełny – przez uwzględnienie w nim wszystkich niezbędnych danych do zobrazowania operacji, do której udowodnienia ma służyć,
c) poprawny – przez prawidłowe obliczenie wszystkich pozycji i sumy ogólnej na podstawie podanych w nim cen i stawek jednostkowych,
d) sprawdzony – przez zamieszczenie adnotacji przez pracowników właściwej komórki organizacyjnej KGP o dokonaniu kontroli pod względem merytorycznym.
2. Ze względu na etapowość kontrola finansowo-księgowa sprawowana jest w formie:
1) kontroli wstępnej – polegającej na ocenie poprawności dokumentacji (np. umów, projektów, założeń, planów) stanowiącej podstawę zamierzonych operacji, przed ich realizacją;
2) kontroli bieżącej – polegającej na badaniu czynności i operacji w toku ich wykonywania w celu stwierdzenia, czy przebiegają one prawidłowo;
3) kontroli następczej – obejmującej badanie udokumentowania zdarzeń gospodarczych i operacji finansowych po ich zrealizowaniu.
§ 22. 1. Zadania wynikające z wykonywania kontroli finansowo-księgowej są realizowane przez:
1) dyrektorów BLP, BŁil, BMP i BF – w ramach powierzonych zadań z zakresu gospodarki finansowej;
2) GK– w zakresie wynikającym z ustawy;
3) pracowników właściwych komórek organizacyjnych KGP, którym powierzono na piśmie wykonanie czynności kontrolnych w zakresie:
a) kontroli merytorycznej,
b) kontroli formalno-rachunkowej,
c) prawidłowości dekretacji dokumentów księgowych.
2. Wykazy pracowników, o których mowa w ust. 1 pkt 3:
1) lit. a i b – sporządza się w BLP, BŁil, BMP i BF;
2) lit. c – sporządza się w BF.
3. Wykazy pracowników, o których mowa w ust. 2, zatwierdzają właściwi kierownicy komórek organizacyjnych KGP i przekazują do wiadomości BF, a po każdej zmianie przekazują niezwłocznie zaktualizowane wykazy.
§ 23. 1. W razie ujawnienia nieprawidłowości w czasie wykonywania kontroli wstępnej, kontrolujący, jest zobowiązany zwrócić nieprawidłowe dokumenty właściwym komórkom organizacyjnym KGP (osobom) wraz z wnioskiem o dokonanie ich zmiany lub uzupełnień.
2. Kontrola wstępna operacji gospodarczych polega na sprawdzeniu celowości, gospodarności, legalności i zgodności planowanego wydatku z kierunkami działania jednostki oraz zasadą uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów i obejmuje w szczególności badanie pod tym kątem projektów umów, porozumień lub innych dokumentów powodujących powstanie zobowiązań.
3. Potwierdzeniem wykonania czynności, o których mowa w ust. 1, jest złożenie podpisu przez:
1) osobę upoważnioną do zaciągania zobowiązań na dokumencie stanowiącym podstawę wszczęcia procedury przeprowadzenia operacji gospodarczej;
2) GK wraz z adnotacją określającą, czy jednostka posiada środki w planie na realizację zakładanej operacji gospodarczej, jeżeli podlega ona procedurze wynikającej z przepisów ustawy PZP.
4. Adnotacja, o której mowa w ust. 3 pkt 2, oznacza również:
1) sprawdzenie, iż wydatek/operacja finansowa/ został uznany przez właściwych rzeczowo pracowników za prawidłowy pod względem celowości, gospodarności i legalności;
2) potwierdzenie, iż umowy cywilno-prawne rodzące skutki finansowe były uprzednio sprawdzone pod względem legalności przez radcę prawnego;
3) brak zastrzeżeń do merytorycznej prawidłowości operacji i jej zgodności z prawem;
4) brak zastrzeżeń do kompletności oraz formalno-rachunkowej rzetelności i prawidłowości dokumentów tej operacji.
§ 24. W razie ujawnienia w toku kontroli czynu mającego cechy przestępstwa:
1) pracownik wykonujący czynności z zakresu gospodarki finansowej:
a) niezwłocznie zawiadamia o tym kierownika jednostki za pośrednictwem bezpośredniego przełożonego,
b) zabezpiecza dokumenty i przedmioty stanowiące dowód przestępstwa;
2) kierownik jednostki:
a) zawiadamia o tym organy powołane do ścigania przestępstw,
c) niezwłocznie ustala, jakie warunki i okoliczności umożliwiły przestępstwo lub sprzyjały jego popełnieniu,
d) bada, czy przestępstwo wiąże się z zaniedbaniem obowiązków kontroli przez osoby powołane do wykonywania tych obowiązków,
e) na podstawie wyników przeprowadzonego badania wobec odpowiedzialnych pracowników wyciąga konsekwencje służbowe i w razie potrzeb podejmuje środki organizacyjne w celu zapobieżenia powstaniu podobnych nieprawidłowości w przyszłości.
§ 25. 1. Kontrola prawidłowości operacji gospodarczych polega na ich badaniu w toku ich wykonywania, w celu sprawdzenia prawidłowości ich przebiegu i zgodności z ustalonymi wskaźnikami planu finansowego, limitami wydatków, normami zużycia oraz zasadami racjonalnego i efektywnego gospodarowania.
2. Szczegółowy system funkcjonowania bieżącej kontroli pod kątem celowości, gospodarności i legalności wydatkowania środków wynika z ustalonych zasad dokumentowania wszelkich operacji gospodarczych i finansowych i obejmuje kompletne udokumentowanie zdarzenia księgowego prawidłowymi dowodami źródłowymi, potwierdzone poprzez zamieszczenie na tych dowodach adnotacji:
| „Wydatek został dokonany w sposób celowy, oszczędny i gospodarny |
| ............................................................. |
| data i podpis”. |
3. Czynności, o których mowa w ust. 1 i 2, dokonują pracownicy wymienieni w § 22 ust. 1 pkt 3 lit. a .
4. Fakt przeprowadzenia przez pracowników kontroli pod względem merytorycznym oraz formalno-rachunkowym dokumentowany jest poprzez umieszczenie na odwrocie dowodu księgowego adnotacji:
| „Sprawdzono pod względem merytorycznym |
| ............................................................................................. |
| data podpis” |
| „Sprawdzono pod względem formalno-rachunkowym |
| ............................................................................................. |
| data i podpis” |
5. Przeprowadzenie kontroli zgodności realizacji wydatków z ustawą PZP potwierdza się poprzez zamieszczenie przez upoważnionego pracownika właściwej komórki organizacyjnej na dowodzie źródłowym adnotacji:
| „Zakupu dokonano zgodnie z art........ust........pkt......lit...... |
| Ustawy – Prawo zamówień publicznych |
| ............................................................................................. |
| data i podpis” |
6. Do przeprowadzenia kontroli merytorycznej dowodów księgowych, o których mowa w 6 ust. 2 pkt 14 i 15, zobowiązany jest dyrektor komórki organizacyjnej KGP, CBŚP albo zatrudniony w tej komórce radca prawny, właściwej w toku prowadzonego postępowania administracyjnego lub sądowego. Kontroli dokonuje się poprzez przesłanie do BF KGP pisemnej informacji, dołączonej do wyroku, zawierającej wskazanie:
1) czy wyrok jest prawomocny i podlega wykonaniu;
2) kwoty jaką KGP ma zapłacić albo kwoty jaka powinna zostać wpłacona na rzecz KGP;
3) danych osobowych umożliwiających zapłatę;
4) formę zapłaty;
5) tytuł zapłaty.
§ 26. Kontrola na etapie planowania i realizowania wydatku jest dokonywana przez osoby do tego upoważnione i polega na:
1) dokonaniu oceny opracowania planu finansowego z uwzględnieniem wskaźników i reguł obowiązujących przy budowie planu finansowego;
2) sprawdzeniu zgodności dokonywanych wydatków budżetowych z planem finansowym poprzez ocenę operacji już wykonanych, bieżących oraz tych, które mają być wykonane;
3) sprawdzeniu i ocenie stosowania zasady oszczędności i celowości wydatków.
§ 27. 1. Kontrola środków pieniężnych zmierza do ustalenia w szczególności czy:
1) obrót gotówkowy i bezgotówkowy realizowany jest zgodnie z obowiązującymi przepisami;
2) zawiadomiono właściwy urząd skarbowy oraz oddział Zakładu Ubezpieczeń Społecznych o posiadanych przez jednostkę rachunkach bankowych;
3) stan gotówki i innych walorów pieniężnych w kasie jest prawidłowy;
4) operacje kasowe i ich dokumentowanie jest przeprowadzone prawidłowo;
5) prawidłowo są przeprowadzane operacje środków pieniężnych i operacji bankowych;
6) dokumentowanie operacji gospodarczych jest zgodne z przyjętymi uregulowaniami wewnętrznymi;
7) przestrzega się wysokości pogotowia kasowego;
8) przestrzegane są zasady transportu i przechowywania wartości pieniężnych;
9) zachowana jest ciągłość sald na rachunkach bankowych i kompletność załączników do wyciągu;
10) kwoty wykazane w wyciągach bankowych są zgodne z dokumentami źródłowymi, na podstawie których zrealizowano płatności.
2. Kontrola ewidencyjna (należności i zobowiązań) polega w szczególności na:
1) sprawdzeniu ewidencji rozrachunków z poszczególnymi kontrahentami,
2) sprawdzeniu terminów płatności, w celu ustalenia wielkości należności i zobowiązań:
a) bieżących,
b) wątpliwych lub spornych wynikających z korespondencji,
c) przeterminowanych,
d) przedawnionych, podlegających spisaniu w pozostałe koszty operacyjne.
3. Kontrola zatrudnienia i wynagrodzeń dokonywana jest przez Naczelnika Wydziału Wydatków Osobowych BF KGP i obejmuje w szczególności sprawdzenie:
1) stanu zatrudnienia w porównaniu do stanu etatowego jednostki;
2) prawidłowości ustalania wynagrodzeń i uposażeń w granicach określonych w obowiązujących przepisach;
3) prawidłowości potrącania wysokości zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych, składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.
4. Główny Księgowy ustala w zakresach czynności poszczególnych pracowników odpowiedzialność za kontrolę poszczególnych rozrachunków występujących w jednostce.
§ 28. 1. Kontroli wydatków związanych z prowadzonymi postępowaniami przygotowawczymi, polegającej na sprawdzeniu czy wydatek ma charakter wymierny i uzasadniony, dokonują osoby zatwierdzające postanowienie o powołaniu biegłego.
2. Kontroli dokonywania wydatków administracyjno-rzeczowych jednostki dokonują kierownicy komórek zaopatrujących jednostki, każdy w zakresie swojego działania, które polega na sprawdzeniu czy:
1) wydatek ma charakter wymierny i uzasadniony z punktu widzenia funkcjonowania jednostki;
2) dokonano analizy (kalkulacji) kosztów i stwierdzono, że wydatek jest niezbędny i ustalony w sposób oszczędny i gospodarny.
3. Kontrola na etapie gromadzenia i przekazywania środków publicznych, stanowiących dochody budżetowe, polega w szczególności na sprawdzeniu prawidłowości i terminowości ustalenia, pobierania i ich odprowadzania.
4. Kontrola rzeczowych składników majątkowych oraz wartości niematerialnych i prawnych sprawowana jest przez:
1) prowadzoną ewidencję zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie uregulowaniami;
2) inwentaryzację przeprowadzoną zgodnie z instrukcją inwentaryzacyjną;
3) systematyczne kontrole gospodarki magazynowej, dokonywane przez kierowników komórek zaopatrujących lub upoważnione przez nich osoby.
6. Kontrola, o której mowa w ust. 5 pkt 3, obejmuje w szczególności badanie:
1) kompletności dokumentacji obrotu materiałowego;
2) terminowości zapisów w ewidencji magazynowej na bieżąco i w prawidłowy sposób;
3) zgodności ewidencji magazynowej z ewidencją księgową oraz stanem rzeczywistym materiałów;
4) prawidłowości przechowywania i zabezpieczenia materiałów przed zniszczeniem i kradzieżą;
5) prawidłowości powierzenia składników majątkowych pracownikom odpowiedzialnym materialnie za to mienie;
6) celowości przechowywania w magazynie poszczególnych materiałów, zwłaszcza w kontekście ewentualnego ustalenia materiałów zbędnych oraz sprawdzenia stanu zapasów w wielkościach gospodarczo uzasadnionych.
§ 29. Integralną częścią procedur kontroli finansowo-księgowej oraz zasad i sposobu dokumentowania wydatków, kompletowania dowodów księgowych, realizacji nadzoru nad prawidłowością poszczególnych operacji gospodarczych i finansowych są:
1) instrukcja inwetaryzacyjna;
2) instrukcja kasowa;
3) regulamin udzielania zamówień publicznych;
4) zakładowy plan kont, a w szczególności komentarz określający zasady ewidencji operacji gospodarczych;
5) zasady ewidencji i zabezpieczenia rzeczowych składników majątkowych;
6) zakresy zadań i odpowiedzialności na poszczególnych stanowiskach;
7) upoważnienia osób do dysponowania środkami finansowymi i zaciągania zobowiązań.
ZAŁĄCZNIK nr 5
METODY WYCENY AKTYWÓW I PASYWÓW ORAZ USTALENIA WYNIKU FINANSOWEGO
Rozdział 1
Postanowienia ogólne
§ 1 Ilekroć w niniejszej instrukcji jest mowa o:
1) Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT) – jest to usystematyzowany zbiór obiektów majątku trwałego służący min. do celów ewidencyjnych, ustalaniu stawek odpisów amortyzacyjnych oraz badań statystycznych. Wyróżniamy dziesięć jednocyfrowych grup klasyfikacji środków trwałych (0–9), które podlegają dalszej szczegółowej klasyfikacji na podgrupy, a te kolejno na rodzaje obiektów środków trwałych;
2) rzeczowe składniki majątku – za składniki te uznaje się rzeczowe aktywa trwałe (środki trwałe, pozostałe środki trwałe, środki trwałe w budowie), wartości niematerialne i prawne, pozostałe wartości niematerialne i prawne oraz rzeczowe aktywa obrotowe;
3) cena zakupu – cena ustalona na podstawie dowodu źródłowego (faktury VAT, rachunku) danego składnika majątku;
4) cena nabycia – obejmuje cenę zakupu składnika aktywów obejmującą, kwotę należną sprzedającemu, bez podlegających odliczeniu: podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowego, a w przypadku importu powiększona, o obciążenia o charakterze publicznoprawnym oraz powiększona o koszty bezpośrednio związane z zakupem i przystosowaniem składnika aktywów do stanu zdatnego do używania lub wprowadzenia do obrotu, wraz z kosztami transportu, załadunku, wyładunku, składowania lub wprowadzenia do obrotu, a obniżona o rabaty, opusty i inne podobne zmniejszenia i odzyski. Jeżeli nie jest możliwe ustalenie ceny nabycia składnika aktywów, a w szczególności przyjętego nieodpłatnie, w tym w drodze darowizny – jego wyceny dokonuje się według ceny sprzedaży takiego samego lub podobnego przedmiotu;
5) Koszt wytworzenia środków trwałych w budowie, środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych obejmuje ogół ich kosztów poniesionych przez jednostkę za okres budowy, montażu, przystosowania i ulepszenia, do dnia bilansowego lub przyjęcia do używania, w tym również:
a) niepodlegający odliczeniu podatek od towarów i usług oraz podatek akcyzowy,
b) koszt obsługi zobowiązań zaciągniętych w celu ich finansowania i związane z nimi różnice kursowe, pomniejszony o przychody z tego tytułu;
6) wartość godziwa – jest to kwota składnika aktywów, za jaką mógłby on zostać wymieniony, a zobowiązania uregulowane, na warunkach transakcji rynkowej, pomiędzy zainteresowanymi i dobrze poinformowanymi, niepowiązanymi ze sobą stronami. Wartość godziwa oznacza obiektywny szacunek wartości rynkowej danego składnika aktywów;
7) średni kurs walutowy – średni kurs waluty ogłoszony przez Narodowy Bank Polski;
8) aktywa – kontrolowane przez jednostkę zasoby majątkowe o wiarygodnie określonej wartości, powstałe w wyniku zdarzeń przeszłych, które spowodują w przyszłości wpływ do jednostki korzyści ekonomicznych. Aktywa w bilansie dzielą się na aktywa trwałe i aktywa obrotowe;
9) aktywa trwałe – to kontrolowane przez jednostkę zasoby majątkowe o określonej wartości, zaangażowane w Jednostce długoterminowo, na czas dłuższy niż rok, przy czym rok liczy się od dnia bilansowego, powstałe w wyniku zdarzeń przeszłych, które spowodują w przyszłości korzyści ekonomiczne.
10) aktywa obrotowe – rozumie się przez to tę część aktywów jednostki, które są przeznaczone do zbycia lub zużycia w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego lub w ciągu normalnego cyklu operacyjnego właściwego dla danej działalności, jeżeli trwa on dłużej niż 12 miesięcy, są płatne i wymagalne lub przeznaczone do zbycia w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego lub od daty ich założenia, wystawienia lub nabycia, albo stanowią aktywa pieniężne, obejmują ogół należności z tytułu dostaw i usług oraz całość lub część należności z innych tytułów niezaliczonych do aktywów finansowych, a które stają się wymagalne w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego.
11) pasywa jednostki obejmują:
a) fundusz jednostki,
b) fundusze specjalne,
c) fundusz celowy,
d) fundusz mienia zlikwidowanych jednostek,
e) zobowiązania długoterminowe i zobowiązania krótkoterminowe,
f) rozliczenia międzyokresowe.
12) rzeczowe aktywa obrotowe – materiały nabyte w celu zużycia na własne potrzeby, wytworzone lub przetworzone przez jednostkę produkty gotowe (wyroby i usługi) zdatne do sprzedaży lub w toku produkcji, półprodukty oraz towary nabyte w celu odsprzedaży w stanie nieprzetworzonym.
13) inwestycja – zgodnie z art. 132 ustawy to wydatki na inwestycje budowlane w państwowych jednostkach budżetowych (środki trwałe w budowie).
§ 2. 1. Ewidencja rzeczowych składników majątku stanowi podstawowe źródło informacji niezbędnych do prawidłowego zarządzania tymi składnikami i powinna:
1) ujmować wszystkie operacje finansowo-księgowe związane z przychodem i rozchodem rzeczowych składników majątku;
2) wykazywać rzeczywiste stany składników majątkowych i rzeczowych aktywów obrotowych poszczególnych rodzajów rzeczowych składników majątku;
3) być uzgadniana ze stanem rzeczywistym poprzez inwentaryzację przeprowadzoną za pomocą spisu z natury, drogą porównania lub weryfikacji składników.
2. Ewidencja rzeczowych składników majątku stanowi integralną część rachunkowości, której zadaniem jest:
1) księgowe ujęcie wszystkich operacji gospodarczych związanych z nabyciem, wytworzeniem i otrzymaniem rzeczowych składników majątku oraz ich rozchodem;
2) ustalenie stanów składników majątkowych oraz zapasu wymienionych składników;
3) uzgodnienie ewidencji wartościowej z ewidencją ilościowo-wartościową, co najmniej dwa razy do roku, tj. na dzień 30 czerwca i 31 grudnia;
4) uzgodnienie ewidencji wartościowej z ewidencją ilościowo-wartościową w magazynach, do 10 dnia następnego miesiąca;
5) uzgodnienie danych z ewidencji szczegółowej z danymi wynikającymi z ewidencji pomocniczej prowadzonej przez administratorów sprzętu pozostającego w użytkowaniu pracowników biur KGP, co najmniej raz w roku.
3. Ewidencja i obrót rzeczowymi składnikami majątkowymi realizowana jest w podziale na następujące grupy asortymentowe:
1) środki trwałe;
2) środki trwałe w budowie;
3) wartości niematerialne i prawne;
4) pozostałe środki trwałe;
5) pozostałe wartości niematerialne i prawne;
6) zbiory biblioteczne;
7) rzeczowe aktywa obrotowe (materiały).
4. Urządzenia ewidencyjne rzeczowych składników majątkowych stanowią:
1) ewidencja syntetyczna – zawierająca zapisy o zdarzeniach gospodarczych w ujęciu wartościowym, prowadzona przez BF zgodnie z zasadą chronologii i podwójnego zapisu;
2) ewidencja analityczna – zawierająca zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów ewidencji syntetycznej, prowadzona jest przez BF z zachowaniem zasady zapisu powtórzonego;
3) ewidencja szczegółowa – prowadzona przez BŁil, BLP, dysponentów funduszu operacyjnego (obejmuje wszystkie składniki majątkowe zakupione ze środków funduszu operacyjnego), BZB, będąca uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów ewidencji analitycznej, prowadzona w ujęciu ilościowo-wartościowym i ilościowym.
5. Podstawą zapisów ewidencyjnych, o których mowa w ust. 4, są zatwierdzone tzn. zaakceptowane przez osoby upoważnione dowody dokonania operacji gospodarczych.
§ 3. 1. Ewidencja syntetyczna w ujęciu wartościowym prowadzona jest w BF na kontach:
1) 011 „Środki trwałe”;
2) 013 „Pozostałe środki trwałe”;
3) 014 „Zbiory biblioteczne”;
4) 015 „Mienie zlikwidowanych jednostek”;
5) 020 „Wartości niematerialne i prawne”;
6) 023 „Pozostałe wartości niematerialne i prawne”;
7) 070 „Umorzenie wartości niematerialnych i prawnych”;
8) 071 „Umorzenie środków trwałych”;
9) 072 „Umorzenia pozostałych środków trwałych”;
10) 073 „Umorzenie pozostałych wartości niematerialnych i prawnych”;
11) 074 „Umorzenie zbiorów bibliotecznych”;
12) 080 „Środki trwałe w budowie (Inwestycje)”;
13) 310 „Materiały”.
2. Ewidencja analityczna w ujęciu wartościowym prowadzona jest w BF na:
1) koncie 011:
a) według niżej wymienionych grup rodzajowych środków trwałych, określonych w rozporządzeniu Rady Ministrów w sprawie klasyfikacji środków trwałych (KŚT):
– grupa 0 – grunty,
– grupa 1 – budynki i lokale,
– grupa 2 – obiekty inżynierii lądowej i wodnej,
– grupa 3 – kotły i maszyny energetyczne,
– grupa 4 – maszyny, urządzenia i aparaty ogólnego zastosowania,
– grupa 5 – specjalistyczne maszyny, urządzenia i aparaty,
– grupa 6 – urządzenia techniczne,
– grupa 7 – środki transportu,
– grupa 8 – narzędzia, przyrządy, ruchomości i wyposażenia,
b) w ramach danej grupy rodzajowej środka trwałego (KŚT), dokonuje się dalszego podziału analitycznego według komórek organizacyjnych KGP:
– BLP,
– BŁil,
– dysponentów funduszu operacyjnego (niejawne środki trwałe, zakupione ze środków funduszu operacyjnego);
2) koncie 013 – w podziale na komórki organizacyjne i rodzaj pozostałych środków trwałych;
3) koncie 020 – w podziale na:
– BLP,
– BŁil,
– dysponentów funduszu operacyjnego (niejawne środki trwałe, zakupione ze środków funduszu operacyjnego);
4) koncie 023 – według zasad określonych dla konta 020;
5) koncie 070 – według zasad określonych dla konta 020;
6) koncie 071 – według zasad określonych dla konta 011;
7) koncie 072 – według zasad określonych dla konta 013;
8) koncie 073 – według zasad określonych dla konta 023;
9) koncie 080 – według:
a) realizowanych zadań inwestycyjnych wynikających z planu finansowego jednostki na inwestycje,
b) klasyfikacji budżetowej,
c) źródła finansowania;
10) na koncie 310 – do 5 dnia następnego miesiąca ujmuje się wartość stanów magazynowych w szczegółowości zgodnej z klasyfikacją analityczną wydatków budżetowych oraz podziałem na poszczególne magazyny.
3. Ewidencja szczegółowa prowadzona jest:
1) w ujęciu ilościowo-wartościowym przez BŁil, BLP w zakresie obejmującym środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne, których wartość przekracza kwotę określoną w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych oraz podlega amortyzacji metodą liniową;
2) w ujęciu ilościowo-wartościowym przez Błil, BLP w zakresie pozostałych środków trwałych oraz pozostałych wartości niematerialnych i prawnych o wartości nieprzekraczającej kwoty określonej w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych których wartość odnosi się w ciężar kosztów w momencie oddania ich do używania;
3) w ujęciu ilościowo-wartościowym i ilościowym w BZB w zakresie zbiorów bibliotecznych.
4. Ewidencję składników majątku, o której mowa w ust. 2 i 3, prowadzi się w szczegółowości źródeł finansowania – w podziale na:
1) składniki majątku finansowane ze środków budżetowych;
2) składniki majątku finansowane ze środków funduszy strukturalnych i funduszy spójności;
3) składniki majątku finansowane z działalności pozabudżetowej.
Rozdział 2
Środki trwale
§ 4. 1. Środki trwałe to rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku, przeznaczone na potrzeby jednostki, których wartość początkowa przekracza kwotę określoną w przepisach ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. „Kompletne” – oznacza, iż nie uznaje się za środki trwałe poszczególnych, oddzielnie zakupionych obiektów, lecz dopiero ich zespół przyjęty do użytkowania jako kompletny obiekt. „Zdatne do użytku” – oznacza, że nie uznaje się również za środki trwałe składników, które przed przyjęciem do użytkowania należy poddać naprawie, remontowi, adaptacji. „Przeznaczone na potrzeby jednostki ”– oznacza, iż składniki muszą być potrzebne jednostce do realizacji jej zadań statutowych i operacyjnych.
2. Do środków trwałych zalicza się:
1) nieruchomości – w tym grunty, prawo użytkowania wieczystego gruntu, budowle i budynki, a także będące odrębną własnością lokale, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego oraz spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego;
2) maszyny, urządzenia, środki transportu i inne rzeczy;
3) ulepszenia w obcych środkach trwałych;
4) inwentarz żywy.
3. Jeżeli jednostka przyjęła do używania obce środki trwałe lub wartości niematerialne i prawne na mocy umowy, zgodnie z którą jedna ze stron, zwana dalej „finansującym”, oddaje drugiej stronie, zwanej dalej „korzystającym”, środki trwałe lub wartości niematerialne i prawne do odpłatnego używania lub również pobierania pożytków na czas oznaczony, środki te i wartości zalicza się do aktywów trwałych korzystającego, jeżeli umowa spełnia co najmniej jeden z następujących warunków:
1) przenosi własność jej przedmiotu na korzystającego po zakończeniu okresu, na który została zawarta;
2) zawiera prawo do nabycia jej przedmiotu przez korzystającego, po zakończeniu okresu, na jaki została zawarta, po cenie niższej od wartości rynkowej z dnia nabycia;
3) okres, na jaki została zawarta, odpowiada w przeważającej części przewidywanemu okresowi ekonomicznej użyteczności środka trwałego, lub prawa majątkowego, przy czym nie może on być krótszy niż ¾ tego okresu. Prawo własności przedmiotu umowy może być przeniesione na korzystającego, po okresie, na jaki umowa została zawarta;
4) zawiera przyrzeczenie finansującego do zawarcia kolejnej umowy o oddanie w odpłatne używanie tego samego przedmiotu lub przedłużenia dotychczasowej umowy, na warunkach korzystniejszych od przewidzianych w aktualnej umowie;
5) przewiduje możliwość jej wypowiedzenia, z zastrzeżeniem, że wszelkie powstałe z tego tytułu koszty i straty poniesione przez finansującego pokrywa korzystający;
6) suma opłat, ustalona w dniu zawarcia umowy i przypadająca do zapłaty w okresie jej obowiązywania, przekracza 90 % wartości rynkowej przedmiotu umowy na ten dzień.
W sumie opłat uwzględnia się wartość końcową przedmiotu umowy, którą korzystający zobowiązuje się zapłacić za przeniesienie na niego własności tego przedmiotu.
Do sumy opłat nie zalicza się płatności na rzecz korzystającego za świadczenia dodatkowe, podatków oraz składek na ubezpieczenie tego przedmiotu, jeżeli korzystający pokrywa je niezależnie od opłat za używanie;
7) przedmiot umowy został dostosowany do indywidualnych potrzeb korzystającego i może on być używany wyłącznie przez korzystającego, bez wprowadzania w nim istotnych zmian.
§ 5. 1. Środki trwałe w budowie to zaliczane do aktywów trwałych środki trwałe w okresie ich budowy, montażu lub ulepszenia już istniejącego środka trwałego, finansowane z wydatków majątkowych, ze środków działalności pozabudżetowej oraz środków funduszy strukturalnych i funduszy spójności.
2. Środki trwałe w budowie obejmują ogół poniesionych kosztów pozostających w bezpośrednim związku z niezakończoną jeszcze: budową, montażem lub przekazaniem do używania nowego lub ulepszeniem już istniejącego środka trwałego. Obejmują koszty poniesione w celu nadania środkom cechy kompletności i przydatności do użytku w momencie przyjęcia do używania oraz zwiększają wartość początkową środków trwałych, których dotyczą.
3. Do kosztów budowy można zaliczyć w szczególności:
1) koszty opracowania dokumentacji projektowej, zakupu i przygotowania gruntu pod budowę oraz ekspertyz, świadectw, operatów, studiów, pomiarów geodezyjnych i prac geologicznych oraz prac archeologicznych, dotyczących środków trwałych w budowie;
2) realizacji inwestycji budowlanej oraz innych zmian w obiektach budowlanych, wraz z usługami towarzyszącymi, w tym obsługę inwestorską;
3) ulepszenia obcych środków trwałych na potrzeby inwestora (użytkownika);
4) zakupu lub wytworzenia we własnym zakresie środków trwałych bez względu na ich wartość oraz innych przedmiotów – jeżeli są pierwszym wyposażeniem obiektów budowlanych;
5) transportu i montażu oraz inne koszty ponoszone w celu przekazania środków trwałych do używania;
6) zmian w środkach trwałych, powodujących ich ulepszenie w rozumieniu przepisów ustawy o rachunkowości;
7) zakupu wartości niematerialnych i prawnych, jeżeli ich wartość jest wyższa niż określona w ustawie podatkowej lub jeżeli są pierwszym wyposażeniem nowych obiektów budowlanych – bez względu na ich wartość, sfinansowanych ze środków na inwestycje.
4. Do kosztów budowy nie zalicza się:
1) kar i odszkodowań związanych z realizowaną inwestycją, które traktuje się jako pozostałe koszty operacyjne;
2) kosztów remontów o charakterze odtworzeniowym;
3) kosztów przetargów, ogłoszeń, zawierania umów związanych z inwestycjami.
5. Koszty inwestycyjne, zmniejsza się o:
1) wartość materiałów odzyskanych z likwidowanego obiektu w związku z inwestycją rozpoczętą;
2) wartość materiałów zwróconych z realizowanej budowy, odpisanych uprzednio w koszty inwestycji.
6. BLP, BŁil, prowadzą ewidencję inwestycji finansowanych ze środków budżetu państwa, która:
1) obejmuje wszystkie inwestycje finansowane w części lub całości ze środków budżetu państwa oraz innych źródeł finansowania (fundusze strukturalne i fundusz spójności, działalność pozabudżetowa);
2) wyodrębnia dane dotyczące inwestycji wieloletnich.
7. Ewidencja inwestycji, o której mowa w ust. 6 zawiera:
1) wartość kosztorysową inwestycji i datę jej ustalenia, a jeżeli ta wartość została zmieniona –również datę akceptacji zmiany, w ewidencji dodatkowo odrębnie wykazuje się zmiany wartości kosztorysowej spowodowane wyłącznie zmianami cen;
2) łączną kwotę środków budżetu państwa ustaloną na finansowanie inwestycji od początku jej realizacji;
3) kwoty środków budżetu państwa, które zostały przekazane na finansowanie inwestycji od początku jej realizacji;
4) kwoty środków budżetu państwa, które mają być przeznaczone na finansowanie inwestycji w danym roku budżetowym i w kolejnych latach jej realizacji.
8. Każdą zmianę danych, o których mowa w ust. 7, należy wprowadzić w ewidencji nie później, niż w terminie 7 dni od dnia dokonania zmiany.
9. Środki trwałe w budowie (inwestycje) zarówno w ciągu roku obrotowego, jak i na dzień bilansowy wycenia się według rzeczywiście poniesionych nakładów (kosztu wytworzenia lub ceny nabycia), uwzględniając koszt obsługi zobowiązań zaciągniętych w celu ich sfinansowania oraz różnice kursowe.
10. Wartość nakładów inwestycyjnych na poszczególne zadania, które objęte są ewidencją wartościową na koncie 080 „Środki trwałe w budowie (Inwestycje) na koniec roku obrotowego oraz na dzień zakończenia, zaniechania oraz przejściowego wstrzymania inwestycji podlegają uzgodnieniu przez BLP, BŁil, z ewidencją syntetyczną (wartościową) prowadzoną w BF.
11. Ulepszenie w obcym środku trwałym jest to każdy wkład poczyniony w środku trwałym nie stanowiącym własności lub współwłasności jednostki. Jednostka musi dysponować tym obiektem na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub użyczenia.
12. Fakt uzgodnienia wartości nakładów inwestycyjnych winien zostać odpowiednio udokumentowany protokołem uzgodnienia, podpisanym przez Dyrektora BF, BLP, BŁil lub osobę przez niego upoważnioną.
13. Podstawą do rozliczenia inwestycji zakończonych jest protokół odbioru końcowego inwestycji.
14. BLP i BŁil sporządzają rozliczenie inwestycji w trybie i terminach określonych w rozporządzeniu Rady Ministrów wydanym na podstawie art. 134 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.
15. Rozliczenie inwestycji zawiera:
1) porównanie rzeczywistych kosztów, podstawowych efektów rzeczowych, okresu realizacji i źródeł finansowania inwestycji z odpowiednimi wielkościami planowanymi przy jej rozpoczynaniu oraz dokonanymi zmianami w okresie realizacji,
2) analizę i uzasadnienie różnic między wielkościami, o których mowa w pkt. 1,
3) omówienie ważniejszych działań, które inwestor podjął w celu usunięcia nieprawidłowości występujących w okresie realizacji inwestycji.
§ 6. 1. Ewidencja szczegółowa środków trwałych prowadzona jest w ujęciu ilościowo-wartościowym w formie:
1) księgi inwentarzowej, która stanowi wykaz środków trwałych, w której każdy środek trwały ujmowany jest w oddzielnej pozycji; numer pozycji przychodu jest numerem inwentarzowym środka trwałego, którym każdy środek trwały powinien być na stałe oznakowany; zapisów w księdze inwentarzowej dokonuje się w porządku chronologicznym z podaniem następujących danych:
a) w odniesieniu do przychodu:
– daty wpisu,
– numeru inwentarzowego,
– numeru fabrycznego lub innej cechy identyfikacyjnej nadanej przez producenta,
– nazwy środka trwałego oraz ewentualnej specyfikacji części składowych,
– wartości początkowej,
– wartości po aktualizacji,
– symbolu klasyfikacji środków trwałych,
– rocznej stawki amortyzacji,
– roku budowy lub produkcji,
– daty przyjęcia do używania,
– komórkę organizacyjną KGP lub imię i nazwisko użytkownika,
– numer faktury i nazwa dostawcy,
b) w odniesieniu do rozchodu:
– numeru pozycji księgowania rozchodu,
– numeru pozycji przychodu (inwentarzowy) rozchodowanego środka trwałego,
– daty rozchodu,
– wartości początkowej i wartości dotychczasowego umorzenia.
Celem prowadzenia księgi inwentarzowej jest zabezpieczenie ciągłości numeracji wszystkich składników majątkowych oraz wartości środków trwałych, będących w używaniu przez KGP w ciągu dłuższego okresu czasu.
2) karty środka trwałego otwieranej odrębnie dla każdego środka trwałego w momencie przyjęcia do używania i służącej przez cały okres eksploatacji, która powinna zawierać:
a) wszystkie niezbędne dla identyfikacji obiektu informacje, a w szczególności: numer inwentarzowy, nazwę obiektu, wartość początkową, datę przyjęcia do używania, stawkę amortyzacyjną, dotychczasowe umorzenie, miejsce używania,
b) wpisy, dokonywane na bieżąco, odnośnie dokonanych remontów, przebudowy, rozbudowy, rekonstrukcji, adaptacji, modernizacji,
c) zmiany użytkownika środka trwałego.
3) tabeli amortyzacyjnej, która stanowi podstawę obliczenia odpisów amortyzacyjnych, otwierana jest na podstawie danych wynikających z kart inwentarzowych środków trwałych na początek danego roku. Amortyzacja naliczana jest dla grup rodzajowych wynikających z KŚT i stanowi podstawę do ujęcia w ewidencji syntetycznej wartości odpisów amortyzacyjnych środków trwałych za dany rok obrotowy. Tabele sporządzane są przez BLP, BŁil oraz powinny zawierać:
a) określenie okresu, którego dotyczą,
b) określenie grupy rodzajowej lub zespołu grup środków trwałych i miejsce ich użytkowania lub wskazanie osoby odpowiedzialnej za środki trwałe,
c) wartość początkową środków trwałych ujętych w tabeli amortyzacyjnej,
d) roczną kwotę odpisów z tytułu amortyzacji,
e) datę wpisania i skreślenia środka trwałego z ewidencji
W tabeli amortyzacyjnej muszą być zaewidencjonowane wszelkie zmiany w stanie środków trwałych, które powodują zmianę wysokości naliczonej amortyzacji (umorzenia).
2. Przyjmuje się następujące daty ujęcia środków trwałych w ewidencji:
1) przyjęcie środka trwałego w budowie – datę zakończenia środka trwałego w budowie tzn. protokoralnego przyjęcia środka trwałego do użytkowania;
2) przyjęcie środka trwałego z bezpośredniego zakupu – datę przyjęcia do eksploatacji,
3) nieodpłatne przyjęcie – datę sporządzenia protokołu przyjęcia.
3. Późniejszy termin wprowadzenia uznaje się za ujawnienie środka trwałego, natomiast rozchód środków trwałych z tytułu sprzedaży ewidencjonuje się pod datą wydania kupującemu, natomiast środki trwałe postawione w stan likwidacji do czasu ich ostatecznego zlikwidowania ujmuje się na koncie pozabilansowym według wartości netto środka trwałego.
§ 7. 1. Dane z ewidencji syntetycznej z danymi wynikającymi z ewidencji szczegółowej, a także dane ewidencji analitycznej z ewidencją szczegółową należy uzgadniać w terminie, o którym mowa w § 2 ust. 2 pkt 3 i 4 .
2. Fakt uzgodnienia ewidencji syntetycznej z ewidencją szczegółową wymaga udokumentowania. Dokument uzgodnienia posiadający adnotację o dokonaniu uzgodnienia podpisują Dyrektor BLP, BŁil i BF lub osoby przez nich upoważnione.
§ 8. 1. Środki trwałe wycenia się w ciągu roku obrotowego i ujmuje w ewidencji wg wartości początkowej, którą stanowi:
1) w razie odpłatnego nabycia – cena nabycia, która obejmuje:
a) cenę zakupu należną sprzedającemu pomniejszoną o ewentualne rabaty, opusty i inne zmniejszenia,
b) cło, podatek akcyzowy oraz inne opłaty związane z nabyciem,
c) koszty transportu, załadunku, i wyładunku,
d) koszty przystosowania, montażu, prób i innych czynności poprzedzających oddanie obiektu do używania, w tym montażu instalacji i uruchomienia programów oraz systemów komputerowych,
e) obciążający zakup podatek od towarów i usług (ujęty w fakturze), w części niepodlegającej odliczeniu lub zwrotowi,
f) podatek od towarów i usług w przypadku zakupu z odwrotnym obciążeniem,
g) odsetki za zwłokę w zapłacie zobowiązań, prowizje oraz różnice kursowe od zobowiązań i przedpłat dotyczących środków trwałych w budowie,
h) koszty szkolenia, których przeprowadzenie jest warunkiem koniecznym do rozpoczęcia pracy z urządzeniem, a ich zasadniczym celem nie jest podnoszenie kwalifikacji pracowników,
i) koszty nabycia oprogramowania systemowego (stanowiącego element zestawu komputerowego), którego nie można zaliczyć do wartości niematerialnych i prawnych;
2) w razie wytworzenia we własnym zakresie – koszt wytworzenia;
3) w razie nabycia w drodze spadku, darowizny lub w inny nieodpłatny sposób – wartość rynkowa z dnia nabycia, a w przypadku umowy darowizny lub umowy o nieodpłatnym przekazaniu według wartość w niej określonej;
4) w razie otrzymania na podstawie decyzji właściwego organu (przekazującego) – wartość określona w tej decyzji;
5) w razie ujawnienia w wyniku przeprowadzonej inwentaryzacji – wartość wynikająca z posiadanych dokumentów, a gdy ich brak, wartość godziwa.
2. Wartość początkową stanowiącą cenę nabycia lub koszt wytworzenia środka trwałego powiększają koszty jego ulepszenia, polegającego na przebudowie, rozbudowie, modernizacji lub rekonstrukcji i powodującego, że wartość użytkowa tego środka po zakończeniu ulepszenia przewyższa posiadaną przy przyjęciu do używania wartość użytkową, mierzoną okresem używania, zdolnością wytwórczą, jakością produktów uzyskiwanych przy pomocy ulepszonego środka trwałego, kosztami eksploatacji lub innymi miarami. Środki trwałe uważa się za ulepszone, gdy suma wydatków poniesionych na ich przebudowę, rozbudowę, rekonstrukcję, adaptację lub modernizację w danym roku podatkowym przekracza kwotę, o której mowa w art. 16g ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, i wydatki te powodują wzrost wartości użytkowej w stosunku do wartości z dnia przyjęcia środków trwałych do używania, mierzonej w szczególności okresem używania, zdolnością wytwórczą, jakością produktów, uzyskiwanych za pomocą ulepszonych środków trwałych kosztami ich eksploatacji, przy czym:
1) przebudowa stanowi zmianę istniejącego stanu (konstrukcji, funkcji) środka na inny;
2) rozbudowa stanowi powiększenie środka trwałego (budynku, zespołu komputerowego), rozszerzenie budowli, obszaru już zabudowanego, dobudowanie nowych elementów lub obiektów, dodanie nowych jednostek, rozszerzenie, rozwinięcie;
3) rekonstrukcja to odtworzenie (odbudowa) zużytego całkowicie lub częściowo środka trwałego na podstawie zachowanych fragmentów;
4) adaptacja polega na przystosowaniu (przerobieniu) środka trwałego do wykorzystania go w innym celu niż wskazywało jego pierwotne przeznaczenie albo na nadaniu nowych cech użytkowych;
5) modernizacja to unowocześnienie środka trwałego.
3. Bez względu na wysokość poniesionych nakładów, w celu przywrócenia pierwotnego stanu technicznego i użytkowego środka trwałego wraz z wymianą zużytych składników technicznych oraz wykorzystywania składnika majątku, w tym samym celu, wydatki uznaje się za poniesione na remont okresowy, bieżący, kapitalny lub konserwację.
4. Wartość początkowa i dotychczas dokonane odpisy amortyzacyjne i umorzeniowe od środków trwałych mogą, na podstawie odrębnych przepisów, ulegać aktualizacji wyceny.
5. Aktualizacji wyceny środków trwałych dokonuje się przy zastosowaniu metody szczegółowej, która polega na przeliczeniu wartości początkowej i dotychczasowego umorzenia poszczególnych środków trwałych przez wskaźnik przeliczeniowy.
6. Na dzień bilansowy środki trwałe wycenia się według ceny nabycia lub kosztu wytworzenia lub wartości przeszacowanej, pomniejszonej o odpisy amortyzacyjne (umorzeniowe).
§ 9. 1. Środki trwałe amortyzuje się przy zastosowaniu stawek określonych w „Wykazie rocznych stawek amortyzacyjnych”, stanowiących załącznik nr 1 do ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.
2. Odpisów amortyzacyjnych dokonuje się od wartości początkowej poszczególnych środków trwałych począwszy od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym ten środek przekazano do używania, do końca tego miesiąca, w którym następuje zrównanie sumy odpisów amortyzacyjnych z ich wartością początkową lub, w którym postawiono je w stan likwidacji lub zbyto.
3. Od ujawnionych środków trwałych, nie objętych poprzednio ewidencją, amortyzację nalicza się począwszy od miesiąca następującego po miesiącu, w którym środek ten wprowadzono do ewidencji.
4. Odpisy amortyzacyjne dokonywane są metodą liniową, jednorazowo na ostatni dzień roku obrotowego, w terminie do dnia 20 lutego roku następnego.
5. W przypadku zmiany wartości początkowej środka trwałego stawka amortyzacyjna nie ulega zmianie.
6. Stawkę odpisu amortyzacyjnego od używanych środków trwałych, po raz pierwszy wprowadzonych do ewidencji (ujawnionych), oblicza się według następującego wzoru:
gdzie:
A – stopa rocznej amortyzacji w %
E – przewidywany okres dalszego użytkowania środka trwałego wyrażony w latach
7. Odpisów amortyzacyjnych dokonuje się na podstawie zatwierdzonego planu amortyzacji.
8. Za opracowanie „Planu amortyzacji”, o którym mowa w ust. 7, oraz ustalenie stawek amortyzacji odpowiedzialność ponosi Dyrektor BLP, BŁil w odniesieniu do składników majątkowych objętych ewidencją szczegółową ilościowo-wartościową środków trwałych, prowadzoną w poszczególnych biurach.
9. Sporządzenie „Planu amortyzacji” powinno odbyć się w terminie umożliwiającym naliczenie odpisów amortyzacyjnych za dany rok obrotowy.
10. Nie amortyzuje się i nie umarza gruntów i praw wieczystego użytkowania gruntów oraz dóbr kultury (dzieła sztuki i eksponaty muzealne).
11. Środki trwałe, które są użytkowane przez KGP na podstawie umowy użyczenia, najmu, dzierżawy lub innej umowy o podobnym charakterze podlegają ewidencji i amortyzacji u jednej ze stron umowy (porozumienia).
12. Na koniec roku obrotowego dokonuje się uzgodnienia ewidencji ilościowo-wartościowej prowadzonej w formie tabel amortyzacyjnych z ewidencją wartościową umorzenia środków trwałych. Przepis § 7 ust. 2 stosuje się odpowiednio.
13. Jednorazowo, przez spisanie w koszty w miesiącu przyjęcia do używania, mogą być umarzane:
1) książki i inne zbiory biblioteczne;
2) środki dydaktyczne, w tym także środki transportu, służące do nauczania i wychowywania w szkołach i placówkach oświatowych;
3) odzież i umundurowanie;
4) meble i dywany;
5) inwentarz żywy.
§ 10. 1. Środki trwałe postawione w stan likwidacji ewidencjonuje się w Biurze Finansów w ujęciu wartościowym na koncie pozabilansowym „Środki trwałe w likwidacji”.
2. Szczegółowe zasady likwidacji składników majątkowych Komendy Głównej Policji, określają odrębne przepisy.
3. Podstawę do usunięcia z ewidencji syntetycznej środków trwałych stanowi dowód „LT” – likwidacja środka trwałego.
4. Środki trwałe postawione w stan likwidacji, do czasu ich sprzedaży, bądź przekazania do fizycznego zniszczenia są przekazywane do magazynów BLP, BŁil jako depozyt.
5. Dyrektor BLP, BŁil określi szczegółowe zasady ewidencji środków trwałych postawionych w stan likwidacji i przekazanych do depozytu.
Rozdział 3
Pozostałe środki trwałe
§ 11. 1. Pozostałe środki trwałe, to środki trwałe, o których mowa w § 4 ust. 1, które dodatkowo:
1) zostały nabyte za kwotę (w przedziale) od 600,00 zł do 3 500,00 zł;
2) należą (bez względu na wartość nabycia) do grupy asortymentów, takich jak:
a) sprzęt RTV i AGD,
b) broń,
c) sprzęt oraz narzędzia elektryczne specjalistyczne,
d) sprzęt teleinformatyczny.
3) zostały wymienione w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. 2013 poz. 289) asortyment, bez względu na wartość nabycia tj.:
a) meble i dywany,
b) inwentarz żywy – zakup inwentarza żywego pokrywany jest z bieżących wydatków paragrafu 425 bez względu na wartość,
c) odzież i umundurowanie,
d) środki dydaktyczne służące procesowi dydaktyczno-wychowawczemu realizowanemu w Szkołach Policji.
2. Pozostałe środki trwałe o wartości poniżej 600 zł. Które nie zostały ujęte w katalogu wyłączeń są odpisywane w ciężar kosztów w momencie ich zakupu i ujmowane w ewidencji ilościowej.
3. Wartość nabycia pozostałych środków trwałych finansowana jest ze środków przeznaczonych na wydatki bieżące, zgodnie z planem finansowym jednostki.
4. Pozostałe środki trwałe wycenia się w ciągu roku obrotowego i ujmuje w ewidencji księgowej wg cen nabycia.
5. Odpisy amortyzacyjne pozostałych środków trwałych uznawane są za koszt w 100 % ich wartości. Odpisów amortyzacyjnych dokonuje się jednorazowo, przez spisanie w koszty w miesiącu przyjęcia ich do używania.
6. Dane z ewidencji syntetycznej z danymi wynikającymi z ewidencji szczegółowej, a także dane ewidencji analitycznej z ewidencją szczegółową należy uzgadniać w terminie, o którym mowa w § 2 ust. 2 pkt 3.
7. Fakt uzgodnienia ewidencji syntetycznej z ewidencją szczegółową wymaga udokumentowania. Dokument uzgodnienia posiadający adnotację o dokonaniu uzgodnienia podpisują Dyrektor BLP, BŁil i BF lub osoby przez nich upoważnione.
§ 12. 1. Pozostałe środki trwałe podlegają ewidencji wartościowej prowadzonej w BF w układzie według grup wydatków oraz ewidencji ilościowo-wartościowej prowadzonej przez BLP i BŁil, w sposób umożliwiający porównanie danych z ewidencją księgową.
2. Ewidencja ilościowo-wartościowa pozostałych środków trwałych przekazanych do używania przez komórki organizacyjne KGP, prowadzona jest w księgach inwentarzowych.
3. Do księgi inwentarzowej wpisuje się poszczególne pozostałe środki trwałe, nadając oddzielny numer inwentarzowy, wpisując miejsce użytkowania, wartość pozostałego środka trwałego, nazwę pozostałego środka trwałego, datę wpisu, datę przyjęcia do użytkowania, rok budowy lub produkcji, nr fabryczny lub inne dane identyfikacyjne.
4. Dyrektorzy BLP i BŁil opracowują i aktualizują, każdy w zakresie swojej właściwości katalog wyłączeń pozostałych środków trwałych o wartości poniżej 600 zł, które będą podlegały ewidencji ilościowo-wartościowej. Katalogi wyłączeń oraz ich aktualizacja podlegają przekazaniu do WK w celu włączenia ich do „Zasad polityki rachunkowości KGP”.
5. Ewidencja pozostałych środków trwałych, o których mowa w ust. 4 powinna być zgodna z ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości oraz przepisami w sprawie szczegółowych zasad oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetu jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.
§ 13. 1. Pozostałe środki trwałe postawione w stan likwidacji ewidencjonuje się w Biurze Finansów w ujęciu wartościowym na koncie pozabilansowym „Pozostałe środki trwałe w likwidacji”.
2. Szczegółowe zasady likwidacji składników majątkowych Komendy Głównej Policji, określają odrębne przepisy.
3. Podstawę do usunięcia z ewidencji syntetycznej środków trwałych stanowi dowód „LT PS” – likwidacja środka trwałego.
4. Pozostałe środki trwałe postawione w stan likwidacji, do czasu ich sprzedaży, bądź przekazania do fizycznego zniszczenia są przekazywane do magazynów BLP, BŁil jako depozyt.
5. Dyrektor BLP, BŁil określi szczegółowe zasady ewidencji pozostałych środków trwałych postawionych w stan likwidacji i przekazanych do depozytu.
Rozdział 4
Inwentarz żywy
§ 14. 1. Inwentarz żywy ewidencjonowany jest ilościowo-wartościowo, w ewidencji szczegółowej w BLP.
2. Ewidencja ilościowa- wartościowa prowadzona jest w księdze inwentarzowej w sposób umożliwiający ustalenie miejsca użytkowania, osoby odpowiedzialnej za powierzony składnik majątku.
3. Księga inwentarzowa powinna zawierać elementy wymienione dla pozostałych środków trwałych.
4. Inwentarz żywy, bez względu na wartość, podlega spisaniu w koszty w miesiącu przyjęcia do używania.
Rozdział 5
Urządzenia ewidencyjne, sposób ich prowadzenia oraz wyceny wartości niematerialnych i prawnych
§ 15. Wartości niematerialne i prawne to nabyte przez jednostkę, zaliczane do aktywów trwałych prawa majątkowe nadające się do gospodarczego wykorzystania, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, przeznaczone do używania na potrzeby jednostki, a w szczególności:
1) autorskie prawa majątkowe, prawa pokrewne, licencje, koncesje,
2) prawa do wynalazków, patentów, znaków towarowych, wzorów użytkowych oraz zdobniczych,
3) know-how.
§ 16. 1. Wartości niematerialne i prawne przewyższające kwotę określoną w art. 16g ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych ewidencjonowane są:
1) w ujęciu wartościowym przez BF na koncie 020 „Wartości niematerialne i prawne”
2) w ujęciu ilościowo-wartościowym w formie: księgi inwentarzowej, karty inwentarzowej wartości niematerialnych i prawnych oraz tabeli amortyzacyjnej prowadzone przez BLP, BŁil dysponentów funduszu operacyjnego zgodnie z ich merytoryczną właściwością.
2. Wartości niematerialne i prawne wprowadza się do ewidencji najpóźniej w miesiącu przekazania ich do używania. Późniejszy termin wprowadzenia uznaje się za ujawnienie wartości niematerialnych.
3. Ewidencja szczegółowa wartości niematerialnych i prawnych w ujęciu ilościowo-wartościowym, których wartość przekracza kwotę określoną w art. 16 g ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych prowadzona jest w księgach inwentarzowych wartości niematerialnych i prawnych i powinna zawierać elementy określone dla ksiąg inwentarzowych środków trwałych.
4. Dla wartości niematerialnych i prawnych prowadzone są szczegółowe karty inwentarzowe wartości niematerialnych i prawnych, które winny zawierać informacje określone dla kart inwentarzowych środków trwałych.
5. Wartości niematerialne i prawne których wartość nie przekracza kwoty określonej w art. 16g ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych ewidencjonowane są w ujęciu wartościowym na koncie 023 „Pozostałe wartości niematerialne i prawne”.
6. Wartości niematerialne i prawne o wartości początkowej nie wyższej niż określona w art. 16 g ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych podlegają spisaniu w koszty w momencie przyjęcia ich do używania.
7. Ewidencja szczegółowa wartości niematerialnych i prawnych w ujęciu ilościowo-wartościowym, których wartość nie przekracza kwoty określonej w art. 16g ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych prowadzona jest w księgach inwentarzowych wartości niematerialnych i prawnych i powinna zawierać elementy określone dla ksiąg inwentarzowych pozostałych środków trwałych.
8. Dla wartości niematerialnych i prawnych, o których mowa w ust. 5, prowadzone są szczegółowe karty inwentarzowe, które winny zawierać informacje określone dla kart inwentarzowych pozostałych środków trwałych.
§ 17. 1. Wartości niematerialne i prawne wycenia się w ciągu roku obrotowego według ceny nabycia.
2. Koszty wdrożenia wartości niematerialnych i prawnych obciążają koszty bieżące jednostki.
3. Na dzień bilansowy wartości niematerialne i prawne wycenia się według ceny nabycia, pomniejszonej o odpisy amortyzacyjne (umorzeniowe).
§ 18. 1. Wartości niematerialne i prawne o wartości początkowej wyższej od wartości ustalonej w przepisach art. 16g ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych podlegają umarzaniu metodą liniową na podstawie aktualnego planu amortyzacji.
2. Za opracowanie planu amortyzacji oraz ustalenie stawek amortyzacji odpowiedzialność ponoszą Dyrektorzy BLP, BŁil oraz dysponenci funduszu operacyjnego zgodnie z właściwością .
3. Stawka amortyzacyjna dla poszczególnych wartości niematerialnych i prawnych ustalana jest na cały okres amortyzacji przed rozpoczęciem dokonywania odpisów amortyzacyjnych.
4. Odpisów amortyzacyjnych dokonuje się poprzez systematyczne, planowe rozłożenie wartości początkowej na ustalony okres amortyzacji.
5. Okres dokonywania odpisów amortyzacyjnych od wartości niematerialnych i prawnych nie może być krótszy niż :
1) od licencji na programy komputerowe oraz od praw autorskich – 24 miesiące;
2) od poniesionych kosztów zakończonych prac rozwojowych – 12 miesięcy;
3) od pozostałych wartości niematerialnych i prawnych – 60 miesięcy.
6. Odpisów amortyzacyjnych dokonuje się od wartości początkowej poszczególnych wartości niematerialnych i prawnych począwszy od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu w którym wartość przekazano do użytkowania, do końca tego miesiąca w którym następuje zrównanie wartości odpisów amortyzacyjnych z wartością początkową wartości niematerialnych i prawnych lub przeznaczenia ich do likwidacji lub stwierdzenia niedoboru.
§ 19. Uzgodnienie, ewidencji ilościowo-wartościowej z wartościową, wartości niematerialnych i prawnych odbywa się w sposób określony dla uzgodnienia ewidencji środków trwałych, a w przypadku pozostałych wartości niematerialnych i prawnych obowiązują zasady ustalone dla pozostałych środków trwałych.
Rozdział 6
Urządzenia ewidencyjne zbiorów bibliotecznych
§ 20. 1. Zbiory biblioteczne (materiały biblioteczne) są to w szczególności dokumenty zawierające utrwalony wyraz myśli ludzkiej, przeznaczony do rozpowszechnienia, niezależnie od nośnika fizycznego i sposobu zapisu treści, a zwłaszcza: dokumenty graficzne (piśmiennicze, kartograficzne, ikonograficzne i muzyczne), dźwiękowe, wizualne i elektroniczne.
2. Do zbiorów bibliotecznych nie zalicza się wydawnictw, które są przeznaczone jako materiały pomocnicze do użytku pracowników jednostki, np.: katalogi, normy, instrukcje, wydawnictwa urzędowe i zawodowe, a także otrzymane nieodpłatnie wydawnictwa uznane za zbędne w bibliotekach.
3. Ewidencja zbiorów bibliotecznych, o których mowa w ust. 2 prowadzona jest w BZB.
4. Zbiory biblioteczne, o których mowa w ust. 1 ewidencjonuje się wartościowo w księgach rachunkowych , a w BZB w ewidencji szczegółowej: ilościowo-wartościowo i ilościowo.
5. Ewidencję ilościowo-wartościową prowadzi się w księdze inwentarzowej księgozbioru.
6. Ewidencja ilościowa księgozbioru prowadzona jest w postaci metryczki książki.
7. Dowodem wypożyczenia (wydania) na zewnątrz pozycji z księgozbioru są indywidualne karty czytelników.
§ 21. 1. Księga inwentarzowa zbioru bibliotecznego powinna zawierać, co najmniej:
1) datę wprowadzenia do księgozbioru;
2) numer inwentarzowy;
3) numer działu książki;
4) autora;
5) tytuł;
6) rok i miejsce wydania oraz nazwę wydawnictwa;
7) nr dokumentu, na podstawie, którego dokonano zapisów w księdze inwentarzowej księgozbioru (faktura VAT, rachunek, umowa darowizny, protokół nieodpłatnego przekazania itp.);
8) wartość.
§ 22. 1. Zbiory biblioteczne wycenia się w trakcie roku obrotowego i wprowadza do ewidencji szczegółowej według ceny nabycia, a w przypadku otrzymania w formie darowizny i ujawnionej nadwyżki wycenia się komisyjnie w oparciu o szacunek ich aktualnej wartości.
2. Szacunkową wartość nabycia ustala się na podstawie okresowej wyceny opracowanej komisyjnie i zatwierdzonej przez Dyrektora BZB.
§ 23. Zbiory biblioteczne spisuje się w ciężar kosztów w miesiącu oddania ich do używania.
§ 24. 1. Dyrektor BZB, prowadzi gospodarkę zbiorami bibliotecznymi Komendy Głównej Policji z uwzględnieniem przepisów wydanych na podstawie art. 27 ust. 6 ustawy z dnia 27 czerwca 1997 r. o bibliotekach ( Dz. U z 2012 r. poz. 642, z późn. zm.).
2. Dyrektor BZB pisemnie określi zakres obowiązków osób odpowiedzialnych i innych osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone zbiory biblioteczne oraz podpisze umowy z wyznaczonymi osobami o odpowiedzialności materialnej wraz z zobowiązaniem do przestrzegania przepisów w zakresie gospodarowania zbiorami bibliotecznymi.
Rozdział 7
Materiały
§ 25. 1. Materiały są to rzeczowe aktywa obrotowe, nabyte w celu zużycia ich na własne potrzeby lub też służące do wykonywania usług, zużywające się jednorazowo surowce, opakowania, paliwo, akcesoria samochodowe, smary, części zamienne, materiały konserwacyjno-remontowe, opał, itp.
2. Materiały zakupione w trakcie roku i ich zapasy z lat ubiegłych ujmuje się w ewidencji szczegółowej ilościowo-wartościowej według cen zakupu.
3. Przyjęte dostawy materiałów, na które brak jeszcze faktur (dostawy niefakturowane), wycenia się zgodnie z dokumentem zamówienia.
4. W sytuacji, gdy z zaokrągleń przy ewidencji materiałów w magazynach występują różnice między fakturą a dowodem przyjęcia magazynowego, jednostkową cenę zakupu zaokrągla się do dwóch miejsc po przecinku, z zachowaniem zasady powyżej 5 w górę, kwoty takiej różnicy księgowane są w pozostałe koszty operacyjne lub pozostałe przychody operacyjne.
5. Bezpośrednie koszty związane z zakupem materiałów, takie jak koszty transportu, załadunku, wyładunku, koszty ubezpieczenia przesyłki, ewidencjonuje się w koszty Jednostki w okresie ich poniesienia.
6. Materiały ujawnione, a nie ujęte w ewidencji ilościowo-wartościowej ujmuje się według ceny zakupu podobnego, co do rodzaju asortymentu materiału lub poprzez ustalenie wartości godziwej.
7. Dla materiałów stosuje się ewidencję ilościowo-wartościową – dowody księgowe dotyczące gospodarki materiałowej są przekazywane na bieżąco, najpóźniej do 5 dnia następnego miesiąca.
8. Ewidencję analityczną materiałów prowadzi się według klasyfikacji wydatków budżetowych w ujęciu ilościowo-wartościowym – dane do ewidencji pomocniczej wprowadza się na bieżąco.
9. Nie ujmuje się na koncie „310” materiałów zwracanych do magazynu, które utraciły swoją pierwotną wartość, a nadają się do dalszego wykorzystania. Materiały te ujmujemy w ewidencji ilościowej.
§ 26. Rozchód materiałów z magazynu następuje w oparciu o metodę FIFO „pierwsze weszło, pierwsze wyszło”.
§ 27. 1. W ewidencji magazynowej ujmuje się wyłącznie materiały, które fizycznie trafiły do magazynu.
2. Nie ujmuje się w ewidencji magazynowej materiałów przekazanych do bezpośredniego zużycia lub użytkowania. W takim przypadku na fakturze (rachunku) zamieszcza się adnotację o celu przeznaczenia nabytych materiałów oraz umieszcza się potwierdzenie osoby, której materiały zostały przekazane do wykorzystania lub użytkowania.
§ 28. 1. W magazynach KGP można utrzymywać zapasy rzeczowych aktywów obrotowych w wysokości niezbędnej dla zapewnienia sprawności i ciągłości działania komórek organizacyjnych KGP oraz podległych jednostek Policji.
2. Planując wielkości zapasów rzeczowych aktywów obrotowych należy kierować się zasadą oceny celowości ponoszonych wydatków na zakup rzeczowych aktywów obrotowych.
§ 29. 1. Dyrektor BLP i BŁil:
1) odpowiada za opracowanie szczegółowej instrukcji w sprawie prowadzenia gospodarki magazynowej w Komendzie Głównej Policji z uwzględnieniem postanowień określonych „Zasadami polityki rachunkowości KGP”;
2) sprawuje nadzór w zakresie prowadzonej w KGP gospodarki magazynowej, obejmującej w szczególności:
a) właściwe przechowywanie rzeczowych aktywów obrotowych w magazynach BLP KGP,
b) zabezpieczenie rzeczowych aktywów obrotowych przed ich zniszczeniem, uszkodzeniem z zachowaniem przepisów ppoż. i bhp,
c) bieżącą kontrolę gospodarki magazynowej i szczegółową ewidencję rzeczowych aktywów obrotowych,
d) pisemne wyznaczenie zakresów obowiązków magazynierów i innych osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone rzeczowe aktywa obrotowe,
e) podpisanie umów o odpowiedzialności materialnej (wspólnej odpowiedzialności materialnej) wraz ze zobowiązaniem do przestrzegania przepisów w zakresie gospodarki materiałowej i ewidencji szczegółowej rzeczowych aktywów obrotowych.
2. Dyrektorzy BLP, BŁil odpowiadają za opracowanie szczegółowych zasad obiegu dokumentów magazynowych.
Rozdział 8
Ewidencja obrotu rzeczowymi składnikami majątku realizowanego w trybie nieodpłatnym
§ 30. 1. Dyrektorzy BLP, BŁil składniki majątkowe pozostające w ich dyspozycji mogą przekazać nieodpłatnie do jednostek Policji oraz innych jednostek budżetowych.
2. Dyrektorzy BLP, BŁil mogą nieodpłatnie przyjmować składniki majątkowe z jednostek Policji oraz innych jednostek budżetowych na podstawie pisemnych porozumień zawartych pomiędzy kierownikiem jednostki przekazującej, a Dyrektorem BLP, BŁil, określających wartość przekazanego składnika majątku, według której wprowadzany jest do ewidencji jednostki otrzymującej
§ 31. 1. Składniki majątku przekazane lub otrzymane nieodpłatnie podlegają ewidencji syntetycznej (wartościowej) na koncie 800 „Fundusz jednostki”, ewidencji analitycznej oraz ewidencji szczegółowej ilościowo-wartościowej.
2. Ewidencja syntetyczna i analityczna w ujęciu wartościowym prowadzona jest przez BF na koncie 800 „Fundusz jednostki” i powinna umożliwić ustalenie:
1) wartości przekazanych składników majątkowych:
a) środków trwałych,
b) pozostałych środków trwałych,
c ) wartości niematerialnych i prawnych,
d) pozostałych wartości niematerialnych i trwałych.
e) kontrahentów, do których przekazano lub od których otrzymano składniki majątkowe,
f) źródła finansowania.
§ 32. Na bieżąco, najpóźniej na dzień 31 grudnia dokonuje się potwierdzenia wartości przekazanych/otrzymanych składników majątkowych drogą pisemnego uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości, ujętych w księgach rachunkowych jednostki, stanów zwiększenia/zmniejszenia aktywów.
Rozdział 9
Dokumenty obrotu rzeczowymi składnikami majątku oraz odpowiedzialność za mienie powierzone w komórkach organizacyjnych
§ 33. 1. Podstawą zapisów w ewidencji syntetycznej i szczegółowej są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi”.
2. Dokumentami obrotu rzeczowymi składnikami majątku trwałego są:
1) dowody przychodowe:
a) OT – „Przyjęcie środka trwałego do używania”
b) OTPS – „Przyjęcie pozostałego środka trwałego”,
c) dowód przyjęcia – dokument stwierdzający fizyczne przyjęcie składników majątkowych do magazynu lub bezpośrednio do użytkowania
d) protokół rozkompletowania/skompletowania środka trwałego,
e) protokół zdawczo-odbiorczy,
f) arkusz różnic inwentaryzacyjnych wraz z zatwierdzonym przez kierownika jednostki lub osobę upoważnioną sprawozdaniem z przeprowadzonej inwentaryzacji, którego wzór określa załącznik nr 6 do zarządzenia;
2) dowody rozchodowe:
a) PT – „Przekazanie/ przyjęcie środka trwałego” – nieodpłatne przekazanie środka trwałego używanego przez komórki organizacyjne KGP innej jednostce,
b) PTPS – „przekazanie/ przyjęcie pozostałego środka trwałego” – nieodpłatne przekazanie pozostałego środka trwałego używanego przez komórki organizacyjne KGP innej jednostce,
c) LT – „Likwidacja środka trwałego”,
d) LTPS – „ Likwidacja pozostałego środka trwałego”
e) „Protokół szkody” – decyzja kończąca postępowanie szkodowe,
f) „Protokół rozkompletowania/skompletowania”,
g) dowód wydania – dokument stwierdzający wydanie z magazynu składnika majątkowego,
h) protokół wybrakowania /przeklasyfikowania,
g) arkusz różnic inwentaryzacyjnych wraz z zatwierdzonym przez kierownika jednostki lub osobę upoważnioną sprawozdaniem z przeprowadzonej inwentaryzacji którego wzór określa załącznik nr 6 do zarządzenia
3) dowody przesunięcia między użytkownikami:
a) MT – „Zmiana miejsca użytkowania środka trwałego”,
b) MTPS – „ Zmiana miejsca użytkowania pozostałego środka trwałego”
c) ZU – „Zmiana użytkownia końcowego”.
3. Dokumenty obrotu rzeczowymi składnikami majątku, o których mowa w ust. 2 pkt 1, 2 i 3 mogą być sporządzane przy użyciu oprogramowania komputerowego w postaci wydruków. Wydruki mają być opatrzone czytelnym podpisem lub „parafką” na imiennej pieczątce.
§ 34. 1. Dowód OT i OTPS wystawiany jest w dniu przyjęcia przez użytkownika środka trwałego/ pozostałego środka trwałego do używania.
2. Dowód OT i OTPS wystawiany jest przez BLP, BŁil.
3. Podstawę sporządzenia dowodu OT i OTPS stanowią:
1) przy zakupie: faktura VAT lub rachunek dostawcy wraz z protokołami wskazanymi w umowie;
2) przy zakupie połączonym z montażem: faktura VAT lub rachunek dostawcy oraz wykonawcy montażu, wraz z protokołami wskazanymi w umowie.;
3) w przypadku ujawnienia środka trwałego podczas inwentaryzacji; zatwierdzone przez kierownika jednostki sprawozdanie z przeprowadzonej inwentaryzacji, w trakcie której ujawniono środek trwały/ pozostały środek trwały oraz protokół ujawnienia;
4) dowód wydania z magazynu środka trwałego do używania,
5) „Protokół rozkompletowania/skompletowania”,
6) w przypadku wytworzenia we własnym zakresie protokół wytwórczości.
4. W dowodzie OT i OTPS podlegają wypełnieniu wszystkie rubryki. Należy podać dokładną i pełną nazwę środka trwałego/ pozostałego środka trwałego, datę przekazania do użytkowania, dane charakterystyczne środka trwałego (ciężar, numer silnika, numer podwozia itp.), nazwę dostawcy, nr i datę faktury, miejsce użytkowania, wartość nabycia, numer inwentarzowy. Dowód OT i OTPS podpisywany jest przez osobę, której przekazano środek trwały/ pozostały środek trwały w używanie.
5. Dowód OT i OTPS podpisywany jest przez kierownika komórki organizacyjnej KGP lub upoważnioną przez niego osobę, a w przypadku przekazania środka trwałego/ pozostałego środka trwałego do używania jednej osobie – podpisuje osoba, której powierzono pieczę nad przyjętymi środkami trwałymi.
6. Dowód OT i OTPS sporządza się w 4 egz., z których:
1) egz. nr 1–2 pozostaje w BLP, BŁil;
2) egz. nr 3 przekazywany jest do BF;
4) egz. nr 4 otrzymuje użytkownik środka trwałego.
§ 35.1. Dowód przyjęcia sporządza osoba uprawniona do wystawiania dowodu.
2. Dowód przyjęcia winien zawierać:
1) nazewnictwo i indeks materiałowy;
2) ilości dostarczonego sprzętu i materiałów (wg stanu faktycznego i potwierdzonych dokumentów dostawy);
2) wartość dostarczonego sprzętu i materiałów;
5) podstawę przyjęcia dostawy;
6) dane dostawcy;
7) datę dostawy;
8) informacje dodatkowe dot. np.: sposobu odbioru, załączników do dowodu itp.
3. Dowód przyjęcia podlega sprawdzeniu i zatwierdzeniu przez naczelnika – odpowiedniego Wydziału w BLP lub w BŁil lub osoby przez niego upoważnione.
4. Dowód przyjęcia do magazynu powinien zawierać czytelne podpisy osób: sporządzających, sprawdzających, zatwierdzających i przyjmujących materiały do magazynu lub „parafkę” na pieczątce imiennej.
5. Dowód przyjęcia winien być sporządzony bezpośrednio po odbiorze dostawy lub w kolejnym dniu roboczym następującym po dniu odbioru; w uzasadnionych przypadkach dowód przyjęcia może być sporządzony w późniejszym terminie.
6. Dowód przyjęcia sporządza się w 4 egz., z których:
1) egz. nr 1 zostaje w magazynie BLP KGP;
2) egz. nr 2, 3 przekazywany jest do BŁil lub BLP;
3) egz. nr 4 wraz z dowodem dostawy przekazywany jest do BF.§
§ 36. 1. Protokół skompletowania/rozkompletowania środka trwałego sporządza BLP, BŁil.
2. Protokół ten sporządzany jest w przypadku ulepszenia środka trwałego.
3. Protokół rozkompletowania/skompletowania podlega zatwierdzeniu przez Dyrektora BLP, BŁil lub upoważnione przez nich osoby.
4. Protokół skompletowania/rozkompletowania sporządzany jest w 4 egz., z których:
1) egz. nr 1–2 pozostaje w BLP, BŁil;
2) egz. nr 3 przekazywany jest do BF;
4) egz. nr 4 otrzymuje użytkownik środka trwałego.
§ 37. 1. Protokół zdawczo-odbiorczy sporządza się w momencie przekazania środka trwałego jednostce nie podlegającej Ministrowi Spraw Wewnętrznych na czas oznaczony, nieoznaczony, albo bez zastrzeżenia obowiązku zwrotu.
2. Protokół zdawczo-odbiorczy zawiera w szczególności:
1) oznaczenie stron;
2) nazwę, rodzaj i cechy identyfikujące składnik rzeczowy majątku ruchomego;
3) ilość składników rzeczowych majątku ruchomego oraz ich wartość;
4) niezbędne informacje o stanie techniczno-użytkowym składnika rzeczowego majątku ruchomego;
5) okres, w którym składnik rzeczowy majątku ruchomego będzie używany przez jednostkę korzystający;
6) miejsce i termin odbioru składnika majątku ruchomego;
7) podpisy z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska osób upoważnionych do podpisania protokołu.
3. Protokół zdawczo-odbiorczy sporządzany jest w 4 egz., z których:
1) egz. 1–2 pozostaje w BLP, BŁil;
2) egz. nr 3 przekazywany jest do BF;
3) egz. nr 4 otrzymuje jednostka nie podlegająca Ministrowi Spraw Wewnętrznych, do której przekazano środek trwały.
§ 38. 1. Dyrektor BLP, BŁil podejmują decyzję o zmianie miejsca użytkowania środka trwałego.
2. Dowód MT i MTPS zatwierdza Dyrektor BLP, BŁil lub upoważniona osoba.
3. Dowód MT i MTPS sporządzany jest w 4 egz., z których:
1) egz. nr 1–2 pozostaje w BLP, BŁil;
2) egz. nr 3 otrzymuje dotychczasowy użytkownik środka trwałego;
4) egz. nr 4 otrzymuje użytkownik środka trwałego.
§ 39. 1. Dowód PT i PTPS „Przekazanie środka trwałego” dokumentuje nieodpłatne przekazanie i przyjęcie środka trwałego. Sporządza się go w celu udokumentowania przekazania środka trwałego do innej jednostki Policji oraz jednostki podległej Ministrowi Spraw Wewnętrznych lub przyjęcia z innej jednostki Policji oraz jednostki podległej Ministrowi Spraw Wewnętrznych.
2. Dowód PT i PTPS po uprzednim zatwierdzeniu przez Dyrektora BLP, BŁil oraz BZB lub upoważnione przez nich osoby podlega podpisaniu przez GK.
3. Dowód PT i PTPS podpisywany jest przez osoby upoważnione, którym środek trwały został przekazany.
4. Dowód PT i PTPS sporządzany jest w 4 egz., z których:
5) egz. 1–2 pozostaje w BLP, BŁil;
6) egz. nr 3 przekazywany jest do BF;
7) egz. nr 4 otrzymuje jednostka Policji oraz inna jednostka podległa Ministrowi Spraw Wewnętrznych, do której przekazano środek trwały.
5. Dyrektor BLP, BŁil oraz BZB zapewnia przekazanie egzemplarza nr 3 dowodu PT i PTPS do BF w terminie 14 dni od dnia przekazania środka trwałego do innej jednostki, o której mowa w ust. 1.
§ 40. 1. Dowód LT i LTPS wystawiany jest przez BLP, BŁil.
2. Do dowodu LT i LTPS powinny być załączone następujące dokumenty:
1) w przypadku sprzedaży – faktura VAT;
2) protokół stanu technicznego;
3) protokół wybrakowania.
3. Dowód LT i LTPS zatwierdza Dyrektor BLP, BŁil lub upoważniona osoba.
4. Dowód LT i LTPS sporządza się w 3 egz., z których:
1) egz. nr 1–2 pozostaje w BLP, BŁil;
2) egz. nr 3 przekazywany jest do BF.
§ 41. 1. Dowód wydania wystawia BLP i BŁil.
2. Dowód wydania podlega zatwierdzeniu przez Naczelników BLP, BŁil lub upoważnioną przez nich osobę.
3. Dowód wydania z magazynu powinien zawierać czytelne podpisy osób: sporządzających, sprawdzających, zatwierdzających i odbierających materiały z magazynu lub „parafkę” na pieczątce imiennej.
4. Dowód wydania sporządza się w 4 egz., z których:
1) egz. nr 1 zostaje w magazynie BLP KGP;
2) egz. nr 2 wraca do BŁil lub BLP;
3) egz. nr 3 przeznaczony jest dla osoby odbierającej składniki majątkowe z magazynu;
4) egz. nr 4 przeznaczony jest dla WK BF KGP.
§ 42. Protokół szkody sporządza się w 4 egzemplarzach. Wzór protokołu szkody określa załącznik nr 1 do decyzji Komendanta Głównego Policji nr 419 z dnia 18 czerwca 20017 r. w sprawie postępowania w przypadku szkód wyrządzonych w mieniu Skarbu Państwa znajdującym się w dyspozycji Komendy Głównej Policji oraz udzielenia upoważnienia do realizacji niektórych czynności w tym postępowaniu.
§ 43. 1. Protokół wybrakowania/przeklasyfikowania – wybrakowaniu podlega sprzęt wycofany z eksploatacji, przestarzały technicznie i niemający zastosowania w jednostkach Policji oraz sprzęt, który na skutek awarii uległ uszkodzeniu lub zniszczeniu, a jego naprawa jest ekonomicznie nieopłacalna lub niemożliwa do wykonania.
2. Sprzęt i materiały kwalifikuje do wybrakowania komisja powołana przez kierownika jednostki lub osoba przez niego pisemnie upoważniona.
3. Przeklasyfikowania sprzętu dokonuje się komisyjnie.
4. Komisję do przeklasyfikowania uzbrojenia powołuje kierownik jednostki Policji. W skład komisji należy powołać osoby o odpowiednich kwalifikacjach fachowych.
§ 44. W celu zidentyfikowania składników majątku, na dokumentach obrotu umieszcza się oznaczenie:
1) środki trwałe – ŚT;
2) pozostałe środki trwałe – PŚT;
3) niskocenne środki trwałe – NŚT;
4) wartości niematerialne i prawne – WNIP;
5) pozostałe wartości niematerialne i prawne – PWNiP.
§ 45. 1. Dysponenci funduszu operacyjnego opracują wewnętrzne procedury obiegu dokumentów dotyczących zakupu składników majątkowych (niejawnych) ze środków funduszu operacyjnego z uwzględnieniem postanowień niniejszej instrukcji dla dysponentów funduszu operacyjnego.
2. Dysponenci funduszu operacyjnego ponoszą odpowiedzialność za dostarczenie informacji o środkach trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (niejawnych), które są objęte ewidencją syntetyczną (wartościową) prowadzoną przez BF według załączonego wzoru.
3. Informację, o której mowa powyżej, dysponenci funduszu operacyjnego przesyłają do BF według stanu na dzień 30 czerwca do 15 lipca oraz 31 grudnia do 28 lutego roku następnego.
§ 46. 1. Kierownicy komórek organizacyjnych KGP sprawują nadzór nad prawidłowym użytkowaniem mienia będącego na wyposażeniu podległych komórek. W szczególności odpowiedzialni są za zapewnienie warunków dla prawidłowego przechowywania i zabezpieczenia mienia powierzonego z obowiązkiem zwrotu lub wyliczenia się podległym policjantom i pracownikom.
2. Kierownicy, o których mowa w ust. 1, wyznaczają osoby odpowiedzialne za prowadzenie rejestru składników majątku ruchomego użytkowanych w podległych komórkach organizacyjnych. Rejestr prowadzi się w sposób umożliwiający porównanie na koniec roku obrotowego stanu użytkowanych składników majątku ze stanem ewidencyjnym oraz identyfikację osób bezpośrednio użytkujących określone składniki majątku.
3. Osoba odpowiedzialna za prowadzenie rejestru lub inna wyznaczona przez kierownika komórki organizacyjnej, prowadzi rejestr zużycia materiałów eksploatacyjnych w komórce organizacyjnej.
§ 47. 1. Osoby bezpośrednio użytkujące składniki majątku ruchomego są zobowiązane do prawidłowej ich eksploatacji, zgodnie z przeznaczeniem oraz z zachowaniem zasad bezpieczeństwa i higieny służby i pracy, w szczególności należytej staranności w zapobieganiu ich uszkodzeniom.
2. Na osobach, którym mienie zostało powierzone z obowiązkiem zwrotu lub wyliczenia się, spoczywa ponadto obowiązek pieczy przed jego utratą lub kradzieżą.
§ 48. 1. W ramach prowadzonej gospodarki finansowej Dyrektor BLP i Błil lub osoby przez nich wskazane, na podstawie odrębnego upoważnienia i w zakresie w nim określonym, powierzają z obowiązkiem zwrotu lub wyliczenia się mienie użytkowane w komórkach organizacyjnych KGP – policjantom i pracownikom tych komórek oraz przyjmują od tych osób deklaracje odpowiedzialności materialnej w zakresie powierzonego mienia w formie:
1) deklaracji odpowiedzialności majątkowej – od policjantów;
2) umów o indywidualnej lub wspólnej odpowiedzialności materialnej – zawieranych z pracownikami.
2. Zasady i tryb powierzenia mienia z obowiązkiem zwrotu lub wyliczenia się określają odrębne przepisy.
Rozdział 10
Wycena środków pieniężnych, należności i zobowiązań, odsetki oraz ustalenie wyniku finansowego
§ 49. 1. Środki pieniężne w kasie i na rachunkach bankowych wycenia się w wartości nominalnej.
2. Środki pieniężne wyrażone w walutach obcych wycenia się nie później niż na koniec kwartału, według zasad obowiązujących na dzień bilansowy, po obowiązującym na ten dzień średnim kursie ogłoszonym dla danej waluty przez NBP.
§ 50. 1. Należności i zobowiązania jednostki wycenia się w wysokości wymagającej zapłaty.
2. Należności i zobowiązania wyrażone w walutach obcych wycenia się nie później niż na koniec kwartału, według zasad obowiązujących na dzień bilansowy, po obowiązującym na ten dzień średnim kursie ogłoszonym dla danej waluty przez NBP.
§ 51. Odsetki od należności, w tym również te, do których stosuje się przepisy dotyczące zobowiązań podatkowych, ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty, lecz nie później niż pod datą ostatniego dnia kwartału, w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału.
§ 52. WYNIK FINANSOWY jednostki stanowi różnicę między osiągniętymi przez jednostkę przychodami, a poniesionymi kosztami. Wynik finansowy jednostki ustalany jest na podstawie ewidencji na kontach zespołu 4 – Koszty według rodzajów i ich rozliczenie oraz zespołu 7 – Przychody, dochody i koszty.
ZAŁĄCZNIK nr 6
INSTRUKCJA W SPRAWIE PRZYGOTOWANIA, PRZEPROWADZANIA ORAZ ROZLICZANIA WYNIKÓW INWENTARYZACJI SKŁADNIKÓW AKTYWÓW I PASYWÓW JEDNOSTKI
Rozdział 1
Podstawa prawna
Instrukcja reguluje zasady przygotowania oraz rozliczenia wyników inwentaryzacji składników aktywów i pasywów Komendy Głównej Policji i została opracowana na podstawie:
1) ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330, z późn. zm.);
2) ustawy z dnia 7 maja 1999 r. o odpowiedzialności majątkowej funkcjonariuszy Policji, Straży Granicznej, Biura Ochrony Rządu, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Więziennej i Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego oraz Agencji Wywiadu (Dz.U. z 2015 r. poz. 620);
3) Działu V ustawy – Kodeks pracy z 26 czerwca 1974 r. (Dz. U. z 2014 r. poz. 1502, z późn. zm.) – „Odpowiedzialność materialna pracowników”;
4) rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 10 grudnia 2010 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT) (Dz. U. Nr 242, poz. 1622);
5) rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r. poz. 289);
6) rozporządzenia Rady Ministrów z 21 maja 2010 r. w sprawie sposobu i trybu gospodarowania składnikami rzeczowymi majątku ruchomego, w który wyposażone są jednostki budżetowe (Dz. U. Nr 114, poz. 761);
7) ustawa z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 168).
Rozdział 2
Przepisy ogólne
§ 1. Inwentaryzacja jest elementem rachunkowości, stanowiącym podstawową formę kontroli gospodarki składnikami aktywów i pasywów Komendy Głównej Policji, zwanej dalej „KGP”.
§ 2. 1. Podstawowym zadaniem inwentaryzacji jest okresowe ustalenie lub sprawdzenie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów, celem rzetelnego prezentowania w sprawozdaniach finansowych.
2. Celem inwentaryzacji jest:
1) ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów, doprowadzenie danych wynikających z ksiąg rachunkowych do zgodności ze stanem rzeczywistym;
3) udokumentowanie inwentaryzacji i jej wyników oraz wycenę składników majątkowych;
4) ustalenie różnic stwierdzonych między stanem rzeczywistym, a stanem księgowym;
5) wyjaśnienie różnic z podaniem przyczyn ich powstania;
6) rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych lub współodpowiedzialnych za powierzone im mienie;
7) rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone im mienie w użytkowanie z obowiązkiem wyliczenia się z niego;
6) dokonanie oceny przydatności inwentaryzowanych składników majątku;
7) podjęcie decyzji w sprawie stwierdzonych różnic między stanem księgowym, a stanem rzeczywistym;
8) ocena prawidłowości zabezpieczenia mienia przed zniszczeniem, uszkodzeniem, kradzieżą i innymi możliwymi do przewidzenia zdarzeniami losowymi;
9) rozliczenie różnic w księgach rachunkowych danego roku obrotowego w celu doprowadzenia do zgodności zapisów księgowych ze stanami rzeczywistymi.
3. Przedmiotem inwentaryzacji są wszystkie ujęte w ewidencji aktywa i pasywa KGP.
4. Inwentaryzacją obejmuje się również:
1) znajdujące się w KGP obce składniki aktywów, będące własnością innych jednostek, powierzone do przechowywania lub użytkowania;
2) własne składniki aktywów, które zostały powierzone innym jednostkom, w celu ich użytkowania lub przechowania.
Rozdział 3
Przedmiot inwentaryzacji
§ 3. 1. W celu zapewnienia prawidłowości, rzetelności i wiarygodności inwentaryzacji należy przestrzegać następujących zasad:
1) terminowości i częstotliwości – polegającej na przeprowadzaniu inwentaryzacji w terminach zgodnych z harmonogramem i z zachowaniem częstotliwości wymaganej ustawą UOR, umożliwiających przygotowanie w sposób prawidłowy rocznego zamknięcia ksiąg rachunkowych;
2) zamkniętych drzwi – polegającej na tym, że w czasie inwentaryzacji metodą spisu z natury nie dokonuje się, o ile to możliwe, obrotu magazynowego;
3) jednokrotności – polegającej na tym, że każdy składnik majątku objęty spisem z natury może być ujęty w arkuszu spisu z natury tylko jeden raz;
4) rzetelnego obrazu – polegającej na ustaleniu stanu rzeczywistego inwentaryzowanych aktywów i pasywów;
5) kompletności – polegającej na kompletnym objęciu spisem z natury wszystkich składników majątkowych, objętych ewidencją bilansową, jak i nie objętych tą ewidencją, a będących na stanie KGP;
6) kolejnych czynności – polegającej na określeniu kolejności prac w czasie inwentaryzacji;
7) zaskoczenia – polegającej na przeprowadzeniu spisu z natury w momencie nieoczekiwanym dla osób odpowiedzialnych materialnie i stosowanej do niezapowiedzianych kontroli gotówki w kasie, a także wobec osób, w stosunku do których istnieje ryzyko ograniczonego zaufania;
8) uczestnictwa w spisie z natury osób odpowiedzialnych za powierzone mienie – polegającej na tym, że w spisie z natury powinny uczestniczyć osoby odpowiedzialne za powierzone mienie lub osoby przez nie upoważnione;
9) komisyjności – polegającej na przeprowadzaniu spisu z natury, przez co najmniej dwuosobowe zespoły spisowe;
10) fachowości zespołów spisowych – polegającej na dobieraniu do zespołów spisowych, osób wykazujących znajomość merytoryczną spisywanych składników majątkowych.
2. Przeprowadzenie inwentaryzacji i jej wyniki powinny być udokumentowane w formie odpowiadającej wymogom określonym dla dokumentów księgowych.
3. Wyniki inwentaryzacji należy zaliczyć do roku obrotowego, w którym ją przeprowadzono.
4. Zaniechanie przeprowadzenia lub rozliczenia inwentaryzacji albo przeprowadzenie lub rozliczenie inwentaryzacji w sposób niezgodny z przepisami ustawy o rachunkowości stanowi naruszenie dyscypliny finansów publicznych.
Rozdział 4
Uczestnicy inwentaryzacji, ich obowiązki i odpowiedzialność
§ 4. Obowiązki w zakresie inwentaryzacji realizują:
1) Komendant Główny Policji;
2) Główny Księgowy;
3) Główna Komisja Inwentaryzacyjna;
4) zespoły spisowe;
5) kontrolerzy inwentaryzacji;
6) osoby materialnie odpowiedzialne i osoby współodpowiedzialne materialnie;
7) osoby prowadzące ewidencję syntetyczną i analityczną;
8) pozostałe osoby (np. użytkownicy mienia, osoby obecne przy spisie, inne osoby upoważnione).
§ 5. 1. Główną Komisję Inwentaryzacyjną (GKI) powołuje Komendant Główny Policji na wniosek Głównego Księgowego.
2. Do obowiązków Komendanta Głównego Policji należy:
1) wydanie instrukcji inwentaryzacyjnej;
2) wprowadzenie harmonogramu inwentaryzacji;
3) wydanie decyzji/zarządzenia o przeprowadzeniu inwentaryzacji w zakresie określonym we wniosku Przewodniczącego GKI;
4) zapewnienie warunków i środków, a także należytej organizacji pracy w celu zagwarantowania prawidłowego przebiegu inwentaryzacji;
5) sprawowanie nadzoru nad całokształtem prac inwentaryzacyjnych;
6) podejmowanie stosownych decyzji odnośnie wniosków GKI po przeprowadzonych inwentaryzacjach.
§ 6. 1. Do zadań Głównego Księgowego KGP w zakresie inwentaryzacji należy, w szczególności:
1) przedstawianie Komendantowi Głównemu Policji, za pośrednictwem Dyrektora Biura Finansów KGP wniosków w sprawie:
a) powołania przewodniczącego GKI,
b) zasad inwentaryzowania i rozliczania składników, których ilość ustała się w drodze obliczeń technicznych lub szacunków,
c) częściowego lub całkowitego unieważnienia spisów z natury oraz zarządzania ponownych spisów, jak również spisów dodatkowych i uzupełniających;
2) sprawowanie ogólnego nadzoru nad przygotowaniem, przebiegiem i rozliczeniem inwentaryzacji na każdym jej etapie;
3) uzgodnienie z Przewodniczącym GKI terminarza realizacji poszczególnych etapów czynności inwentaryzacyjnych objętych harmonogramem;
4) zapewnienie:
a) ustalenia łącznej wartości wszystkich składników majątkowych objętych inwentaryzacją,
b) zaopiniowania wniosków GKI zawartych w protokole jej obrad w sprawie weryfikacji i rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych,
d) wykonania decyzji Komendanta Głównego Policji dotyczącej rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych, zwłaszcza w zakresie ujęcia ich w księgach rachunkowych roku obrotowego.
2. Główny Księgowy KGP w ramach wykonywanych czynności ma prawo żądać od kierowników komórek organizacyjnych KGP pisemnej informacji o sposobie realizacji wniosków poinwentaryzacyjnych.
3. W przypadku wątpliwości, co do sposobu realizacji wniosków przez komórki organizacyjne KGP Główny Księgowy KGP może wyznaczyć ze składu GKI kontrolera do oceny poprawności realizacji wniosków poinwentaryzacyjnych informując o tym kierownika komórki organizacyjnej KGP. Kontroler sporządza notatkę służbową z przeprowadzonych czynności, którą po zaopiniowaniu przez Dyrektora Biura Finansów KGP i Głównego Księgowego KGP przedstawia się niezwłocznie Komendantowi Głównemu Policji.
§ 7. 1. Osoby wchodzące w skład Głównej Komisji Inwentaryzacyjnej powinny posiadać odpowiednie wykształcenie lub doświadczenie zawodowe w zakresie przeprowadzania inwentaryzacji, a jej przewodniczący powinien być osobą na stanowisku kierowniczym lub samodzielnym.
2. W skład Głównej Komisji Inwentaryzacyjnej nie mogą wchodzić pracownicy lub policjanci Biura Finansów KGP, odpowiedzialni za gospodarkę majątkiem lub jego ewidencję.
3. W skład GKI wchodzą:
1) przewodniczący;
2) zastępca przewodniczącego;
3) sekretarz;
5) członek/członkowie.
§ 8. 1. Do zadań Przewodniczącego Głównej Komisji Inwentaryzacyjnej należy:
1) przedłożenie Komendantowi Głównemu Policji wniosków w sprawach:
a) powołania członków zespołów spisowych (komisji inwentaryzacyjnej) i kontrolerów inwentaryzacji,
b) zastosowania uproszczonych metod inwentaryzacji,
c) ustalenia pól spisowych, sposobów przeprowadzania inwentaryzacji oraz harmonogramu prac inwentaryzacyjnych lub jego zmian;
2) sformułowanie programu prac przygotowawczych do inwentaryzacji i dokonanie podziału ról w zakresie wykonania czynności inwentaryzacyjnych przez poszczególne osoby;
3) zawiadomienie właściwych kierowników komórek organizacyjnych KGP o planowanym przeprowadzeniu czynności inwentaryzacyjnych w danej komórce organizacyjnej;
4) przeprowadzenie, w porozumieniu z Głównym Księgowym KGP, szkolenia przed-inwentaryzacyjnego dla wszystkich zainteresowanych, w tym dla członków GKI i zespołów spisowych, kontrolerów inwentaryzacji oraz osób odpowiedzialnych materialnie;
6) przygotowanie dokumentacji inwentaryzacyjnej, a zwłaszcza arkuszy spisowych, protokołów inwetaryzacyjnych, tekstów oświadczeń wstępnych pracowników odpowiedzialnych materialnie;
7) umożliwienie zapoznania się z niniejszą Instrukcją, zarządzeniami wewnętrznymi i innymi dokumentami inwentaryzacyjnymi wszystkim zainteresowanym osobom uczestniczącym w czynnościach inwentaryzacyjnych;
8) zabezpieczenie ewidencji ilościowej i ilościowo-wartościowej w sposób uniemożliwiający zespołom spisowym korzystanie z niej w czasie inwentaryzacji, chyba że przewiduje to założona metoda inwentaryzacji uproszczonej;
9) wydawanie dyspozycji w sprawie ruchów składników majątku w czasie trwania prac inwentaryzacyjnych;
10) odbiór od zespołów spisowych po zakończeniu inwentaryzacji arkuszy spisowych wraz z innymi dokumentami (oświadczenia końcowe, materiały pomocnicze z obmiarów i przeliczeń), sprawdzenie ich poprawności oraz rozliczenie z pobranych formularzy;
11) czuwanie nad należytym i terminowym przebiegiem prac inwentaryzacyjnych oraz podejmowanie interwencji w przypadkach zakłóceń założonego ich toku;
12) weryfikacja, przy udziale pozostałych członków GKI, zebranych informacji, ustalenie przyczyn powstania różnic oraz sporządzenie protokołu z tych czynności, zawierającego zaopiniowane przez Głównego Księgowego KGP i radcę prawnego wnioski dla Komendanta Głównego Policji w sprawie rozliczenia różnic;
13) opracowanie sprawozdania z przygotowania, przebiegu i rozliczenia prac inwetaryzacyjnych.
2. Podczas nieobecności Przewodniczącego Głównej Komisji Inwentaryzacyjnej, zadania realizuje jego zastępca.
3. Do zadań GKI należy:
1) czuwanie nad całością przygotowania, przebiegu i rozliczenia inwentaryzacji;
2) przegląd pól spisowych przed inwentaryzacją w celu stwierdzenia prawidłowości ich przygotowania do inwentaryzacji;
3) przygotowanie projektu harmonogramu inwentaryzacji;
4) wydanie zespołom spisowym arkuszy spisowych odpowiednio ponumerowanych i zaparafowanych za pokwitowaniem – do rozliczenia;
5) organizacja spisów z natury oraz nadzór i kontrola nad ich przebiegiem;
6) dokonanie weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych w drodze zebrania wyjaśnień osób odpowiedzialnych materialnie, a także innych informacji na temat przyczyn ich powstania;
7) przygotowanie i sformułowanie wniosków w zakresie:
a) uznania różnic inwentaryzacyjnych (niedoborów i szkód) za mieszczące się w granicach ubytków naturalnych i innych niezawinionych,
b) dokonania kompensat niedoborów z nadwyżkami,
d) rozliczenia nadwyżek rzeczowych składników majątku obrotowego oraz pozostałych aktywów i pasywów,
e) uznania niedoborów i szkód za zawinione,
f) sposobu rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych i ich księgowego ujęcia,
g) przygotowania spisów z natury i innych czynności inwentaryzacyjnych,
h) zagospodarowania zapasów zbędnych, nadmiernych, uszkodzonych lub przestarzałych,
i) usprawnienia organizacji i sposobu przechowywania mienia, jego zabezpieczania przed marnotrawstwem, niszczeniem lub zaginięciem,
j) określenia uczestników szkolenia przedinwentaryzacyjnego.
§ 9. 1. Zespoły spisowe liczące, co najmniej 3 osoby powołuje, na wniosek przewodniczącego GKI, Komendant Główny Policji, wyznaczając spośród tych osób przewodniczącego.
2. Za zgodą Przewodniczącego GKI czynności inwentaryzacyjne mogą być wykonywane w składzie dwuosobowym, jeżeli w czynnościach tych uczestniczy osoba materialnie odpowiedzialna.
3. Kandydatów do składów zespołów spisowych, spośród podległych policjantów lub pracowników, zgłaszają kierownicy komórek organizacyjnych odpowiedzialni zagospodarowanie powierzonym im majątkiem.
4. Członkowie zespołów spisowych powinni posiadać odpowiadające potrzebom inwentaryzacji przygotowanie i doświadczenie zawodowe.
5. Członkami zespołów spisowych nie mogą być osoby bezpośrednio odpowiedzialne za gospodarkę składnikami majątku, osoby materialnie odpowiedzialne za powierzone im mienie oraz osoby prowadzące ewidencję główną. Warunek ten nie dotyczy pracowników księgowości, prowadzących ewidencję środków pieniężnych w bankach, rozrachunków i innych aktywów oraz pasywów inwentaryzowanych drogą potwierdzenia sald lub weryfikacji.
6. Członkowie zespołów spisowych na czas wykonywania zadań, do których zostali powołani w zakresie inwentaryzacji, są zwolnieni od innych obowiązków służbowych.
7. Komendant Główny Policji, w wyjątkowych przypadkach, na wniosek Przewodniczącego GKI i w uzgodnieniu z właściwymi kierownikami komórek organizacyjnych może, odwołać członka zespołu spisowego, w szczególności w razie jego absencji albo nieprzewidzianej, spowodowanej pilnymi potrzebami jednostki organizacyjnej konieczności wykonywania przez niego innych zadań.
8. Przewodniczący GKI może czasowo zwolnić członka zespołu spisowego z obowiązku wykonywania czynności spisowych, jeżeli nie zakłóci to toku inwentaryzacji i jest niezbędne ze względu na pilną potrzebę realizacji zadań w komórce organizacyjnej KGP, w której pełni on służbę lub jest zatrudniony.
9. Do zadań zespołów spisowych należy:
1) uczestnictwo w szkoleniu przedinwentaryzacyjnym;
2) pobranie od Przewodniczącego GKI stosownej liczby odpowiednio oznaczonych arkuszy spisowych według wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do Instrukcji za pokwitowaniem;
3) przeprowadzenie spisów z natury oraz innych czynności inwentaryzacyjnych w przydzielonych polach spisowych, zgodnie z harmonogramem prac inwentaryzacyjnych oraz niniejszą instrukcją;
4) uczestnictwo w czynnościach otwierania, zamykania i plombowania pomieszczeń pól spisowych w przypadku przerw w czasie trwania inwentaryzacji;
5) pobranie od osób materialnie odpowiedzialnych oświadczeń wstępnych i końcowych według wzoru stanowiącego załącznik nr 2 i 3 do Instrukcji oraz o uzgodnieniu ewidencji magazynowej z ewidencją ilościowo-wartościową;
6) dokonanie oceny przydatności inwentaryzowanych składników, stanu zabezpieczania składników i pomieszczeń;
8) terminowe przekazanie Przewodniczącemu GKI materiałów z zakończonej inwentaryzacji oraz opracowanie i złożenie sprawozdania z jej przebiegu, sporządzonego według wzoru stanowiącego załącznik nr 7 do Instrukcji.
10. W przypadku inwentaryzacji przeprowadzanej drogą porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych, wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic, w miejsce zespołów spisowych powołuje się komisje inwentaryzacyjne. Przepisy ust. 1–8 stosuje się odpowiednio.
11. Do zadań komisji inwentaryzacyjnych należy również wykonywanie czynności wynikających z opisu drogi prowadzonej inwentaryzacji, a w szczególności sporządzenia dokumentacji, o której mowa w § 16 i 17.
§ 10. 1. Kontrolerów inwentaryzacji wyznacza Komendant Główny Policji na wniosek Przewodniczącego GKI spośród jej składu osobowego.
2. Kontrolerów inwentaryzacji można wyznaczyć na każdym etapie inwentaryzacji, uwzględniając w szczególności możliwość powierzenia im kontroli wniosków poinwentaryzacyjnych.
3. Do zadań kontrolerów inwentaryzacji należy:
1) odbycie szkolenia, o którym mowa w § 8 ust. 1 pkt 4;
2) realizacja czynności kontrolnych w zakresie:
a) zgodności działania osób uczestniczących w inwentaryzacji, głównie zespołów spisowych, z informacjami przekazanymi w czasie szkolenia przedinwentaryzacyjnego, a także postanowieniami Instrukcji,
b) złożenia przez osoby odpowiedzialne za powierzone mienie oświadczeń wstępnych lub końcowych,
c) prawidłowości przeprowadzenia spisów z natury i innych czynności inwentaryzacyjnych, potwierdzonego parafą złożoną przy każdej kontrolowanej pozycji spisowej,
d) poprawności sporządzania arkuszy spisów z natury oraz dokonywania w nich ewentualnych poprawek;
3) dokonanie sprawdzenia prawidłowości przygotowania:
a) poszczególnych pól spisowych do inwentaryzacji,
b) ujęcia w ewidencji księgowej wszystkich składników majątkowych znajdujących się w polach spisowych,
c) przestrzegania zakazu ruchu (przyjmowania i wydawania) inwentaryzowanych składników majątkowych w czasie trwania spisów z natury,
e) sprawdzenia przebiegu prac inwentaryzacyjnych zgodnie z harmonogramem.
4. Z przeprowadzonych czynności kontrolerzy sporządzają protokoły lub sprawozdania, podpisywane również przez członków zespołów spisowych i osoby materialnie odpowiedzialne. W przypadku braku uwag dokonują oni odpowiednich adnotacji w stosownych pozycjach arkuszy (protokołów) spisowych opatrując je podpisami.
§ 11. 1. Osoby materialnie odpowiedzialne lub współodpowiedzialne za składniki majątku przechowywanego w magazynie są zobowiązane:
1) uczestniczyć w szkoleniu przedinwentaryzacyjnym;
2) należycie przygotować pola spisowe inwentaryzowanych składników oraz niezbędną do spisu dokumentację i ewidencję, w zakresie i terminach określonych w harmonogramie;
3) uzgodnić ewidencję prowadzoną w polu spisowym z ewidencją główną ilościową lub ilościowo-wartościową;
4) przekazać przedstawicielowi zespołu spisowego oświadczenie wstępne i końcowe;
5) uczestniczyć w pracach inwentaryzacyjnych oraz dopilnować:
a) prawidłowości liczenia, mierzenia, ważenia składników oraz ustalenia na tej podstawie ich ilości z natury i ujęcia w arkuszu spisowym,
b) kompletności wpisania do arkuszy wszystkich składników,
c) ujmowania na odrębnych arkuszach zapasów niepełnowartościowych oraz obcych;
6) upoważnić swoich pełnomocników do reprezentowania ich w razie niemożności uczestniczenia w inwentaryzacji;
7) podpisywać arkusze spisowe oraz dopilnować ich poprawnego sporządzenia;
9) udzielać zespołom spisowym i kontrolerom inwentaryzacji wszelkich niezbędnych wyjaśnień;
10) ustosunkowywać się do różnic inwentaryzacyjnych przez wyjaśnienie i wskazanie na piśmie przyczyn ich powstania i proponowanego sposobu ich rozliczenia;
10) zaktualizować ewidencję o stwierdzone różnice inwentaryzacyjne.
2. Użytkownicy inwentaryzowanych składników są obowiązani w czasie inwentaryzacji okazywać je zespołowi spisowemu.
Rozdział 5
Przebieg i organizacja inwentaryzacji
§ 12. 1. Inwentaryzację zarządza Komendant Główny Policji w formie pisemnej decyzji, która określa:
1) zakres inwentaryzacji, wskazując rodzaj składników majątku podlegających inwentaryzacji oraz komórki organizacyjne, w których będzie przeprowadzana;
2) formy i drogi inwentaryzacji;
3) dzień, na który przeprowadza się inwentaryzację;
4) skład zespołów spisowych (komisji inwentaryzacyjnej);
5) skład kontrolerów inwentaryzacji;
6) termin rozpoczęcia i zakończenia inwentaryzacji (zgodnie z planem inwentaryzacji);
7) termin złożenia sprawozdania przez GKI, określony w sposób umożliwiający ujęcie w księgach rachunkowych jednostki wyników inwentaryzacji w roku, którego dotyczy inwentaryzacja.
2. Przewodniczący GKI opracowuje projekt decyzji w sprawie zarządzenia inwentaryzacji. Do projektu decyzji załącza harmonogram prac inwentaryzacyjnych.
3. Podstawę zarządzenia inwentaryzacji okresowej stanowi harmonogram inwentaryzacji.
4. W ramach czynności poprzedzających przeprowadzenie inwentaryzacji należy:
1) powiadomić komórki organizacyjne o terminie rozpoczęcia i zakończenia spisu z natury lub innej formy przeprowadzenia inwentaryzacji;
2) zaewidencjonować wszystkie dowody obrotu rzeczowymi składnikami majątku na kontach księgi głównej i kontach ksiąg pomocniczych na dzień inwentaryzacji;
3) uzgodnić dane wynikające z ewidencji magazynowej z ewidencją ilościowo-wartościową prowadzoną w komórkach zaopatrujących według stanów na dzień inwentaryzacji;
4) uzgodnić dane ewidencji kont księgi głównej prowadzonej w komórce organizacyjnej z kontami ksiąg ewidencji szczegółowej prowadzonymi w komórkach zaopatrujących według stanów na dzień inwentaryzacji;
5) uzgodnić dane ewidencji szczegółowej z kontami ksiąg pomocniczych majątku podlegającego inwentaryzacji według stanów na dzień inwentaryzacji;
6) uporządkować rzeczowe składniki majątku podlegające inwentaryzacji, przez:
a) posegregowanie składników według rodzajów, gatunków lub kategorii,
b) uzupełnienie brakującego oznakowania, a w magazynach wywieszek zawierających symbole indeksu materiałowego,
d) wyodrębnienie materiałów uszkodzonych, niechodliwych i nieprzydatnych dla KGP,
e) doprowadzenie materiałów w zwałach do regularnych brył geometrycznych ułatwiających ustalenie zapasu na podstawie obmiarów;
8) dokonać wszelkich niezbędnych przesunięć materiałów, środków trwałych i innych rzeczowych składników majątku do czasu rozpoczęcia inwentaryzacji;
9) przygotować pomieszczenia niezbędne do magazynowania przychodów materiałów nadchodzących w czasie trwania spisu z natury;
10) sprawdzić ważność legalizacji przyrządów pomiarowych wykorzystywanych przy spisie z natury.
11) nadzór nad właściwą realizacją czynności przygotowawczych do inwentaryzacji sprawują kierownicy komórek organizacyjnych KGP lub wyznaczone przez nich osoby.
§ 13. 1. Inwentaryzacja może być przeprowadzana w formie:
1) pełnej – polegającej na ustaleniu stanu wszystkich aktywów i/lub pasywów objętych inwentaryzacją;
2) wyrywkowej – polegającej na ustaleniu stanu rzeczywistego przedmiotu spisu z wydzielonego obszaru spisu.
Rozdział 6
Drogi inwentaryzacji
§ 14. 1. Inwentaryzację stanu aktywów lub pasywów przeprowadza się drogą:
1) spisu z natury, wyceny tych ilości, porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenie ewentualnych różnic.
2) potwierdzenia sald – polegającej na otrzymaniu od banków i uzyskaniu od kontrahentów potwierdzenia prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanów aktywów oraz powierzonych kontrahentom własnych aktywów, oraz wyjaśnienie rozliczenia ewentualnych różnic;
3) weryfikacji – polegającej na porównaniu danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników;
4) uproszczonymi – polegającymi na ustaleniu stanu rzeczywistego w sposób pośredni poprzez wykorzystanie metod zastępczych, takich jak pomiar, szacunek lub porównanie danych rzeczywistych z danymi ewidencyjnymi.
2. Inwentaryzacja przeprowadzona drogą spisu z natury może być przeprowadzane elektronicznie z wykorzystaniem systemów informatycznych, w szczególności w postaci czytników kodów kreskowych wraz z oprogramowaniem inwentaryzacyjnym. Arkusze spisu z natury mogą być sporządzane w postaci wydruków komputerowych z niewypełnionymi polami przeznaczonymi na wpisanie ilości i wartości stanu rzeczywistego (wpisu dokonuje zespół spisowy) oraz ilości i wartości stanu ewidencyjnego (wpisu dokonują osoby porównujące stan rzeczywisty ze stanem ewidencyjnym).
§ 15. 1. Spis z natury stanowi podstawową drogę inwentaryzacji.
2. W drodze spisu z natury przeprowadza się inwentaryzację:
1) aktywów pieniężnych (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych);
2) papierów wartościowych w postaci materialnej;
3) rzeczowych składników aktywów obrotowych;
4) środków trwałych oraz nieruchomości zaliczanych do inwestycji, a także maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie.
3. Spisem z natury należy również objąć znajdujące się w jednostce składniki aktywów będące własnością innych jednostek powierzone jej do przechowania lub używania i ujęte wyłącznie w ewidencji ilościowej, powiadamiając te jednostki o wynikach spisu.
4. Inwentaryzacja w drodze spisu z natury polega na:
1) ustaleniu rzeczywistej ilości poszczególnych składników majątku poprzez ich przeliczenie, zważenie i ujęcie ustalonej ilości w arkuszu spisu z natury;
2) wycenie spisanych ilości;
3) porównaniu wartości spisanych ilości z danymi ksiąg rachunkowych;
4) ustaleniu ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych i wyjaśnieniu przyczyn ich powstania.
5. Spis z natury przeprowadza się w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej za składniki majątku lub innej osoby przez nią pisemnie upoważnionej.
6. Rzeczywistą ilość spisanych z natury składników majątku ustala zespół spisowy przez przeliczenie lub zmierzenie.
7. Przeliczenie składników majątku polega na fizycznym ustaleniu ich ilości w sztukach lub jej wielokrotnościach (np. 1000 szt.), egzemplarzach, arkuszach, kompletach itp.
8. Znajdujące się na określonym polu spisowym składniki majątku objęte spisem z natury nie powinny być wydawane lub przyjmowane do czasu zakończenia spisu.
9. W wyjątkowych sytuacjach zespół spisowy może wyrazić zgodę na wydanie określonego składnika majątku, jeżeli jest to niezbędne dla zapewnienia bieżącej działalności jednostki. Wydanie składnika majątku w tym przypadku powinno nastąpić na specjalnie oznaczonych dowodach magazynowych umożliwiających odpowiednie ich ujęcie w księgach rachunkowych.
10. Bezpośrednio po ustaleniu rzeczywistej ilości składnika majątku zespół spisowy dokonuje wpisu do arkusza spisu z natury w sposób umożliwiający osobie materialnie odpowiedzialnej sprawdzenie prawidłowości wpisu.
11. Spis z natury przeprowadza się na arkuszach spisu z natury.
12. Arkusze spisu z natury stanowią druki ścisłego zarachowania. Wydawane są zespołom spisowym, po uprzednim ponumerowaniu i zaparafowaniu przez upoważnioną osobę, za pokwitowaniem z obowiązkiem rozliczenia się po zakończeniu określonych zadań inwentaryzacyjnych.
13. Zespół spisowy powinien wypełniać arkusze spisu z natury w sposób umożliwiający podział ujętych w nich składników majątku według: miejsc przechowywania, osób materialnie odpowiedzialnych, a także wyodrębnienie składników własnych i obcych z dalszym ich podziałem na pełnowartościowe i niepełnowartościowe.
14. Arkusze spisu z natury stanowią dowód księgowy i powinny zawierać następujące informacje:
1) nazwę jednostki (nadruk lub odciśnięcie stempla zawierającego nazwę jednostki);
2) numer kolejny arkusza spisu oraz oznaczenie uniemożliwiające ich zamianę np. podpis Przewodniczącego GKI;
3) określenie formy i drogi przeprowadzanej inwentaryzacji (np. pełna inwentaryzacja okresowa – spis z natury);
4) nazwę obszaru spisowego tj. określenie magazyn, składowisko, komórka organizacyjna itp.;
5) datę rozpoczęcia i zakończenia spisu z natury, a jeżeli jest to niezbędne dla rozliczenia osób materialnie odpowiedzialnych, również godziny rozpoczęcia i zakończenia spisu z natury;
6) imię i nazwisko oraz podpisy:
a) osoby materialnie odpowiedzialnej,
b) członków zespołu spisowego,
c) osób uczestniczących w spisie;
7) numer kolejny pozycji arkusza spisu;
8) szczegółowe określenie składnika majątku, w tym także symbol identyfikujący np. numer inwentarzowy, symbol kodu towarowo – materiałowego (indeks);
9) ilość stwierdzoną w czasie spisu z natury, cenę jednostkową nabycia lub zakupu, jednostkę miary i wartość wynikającą z przemnożenia ilości składnika majątku stwierdzonej w czasie spisu z natury przez cenę jednostkową;
10) ilość stwierdzoną w czasie spisu z natury oraz jednostkę miary, w przypadku niemożności określenia ceny.
15. W arkuszach spisu z natury niedopuszczalne jest:
1) pozostawienie niewypełnionych wierszy;
2) korygowanie błędnych zapisów przez zamazywanie, wycieranie, lub przerabianie dokonanych zapisów.
16. Poprawianie błędnego zapisu polega na skreśleniu zapisu nieprawidłowego w taki sposób, żeby pierwotna treść była czytelna i wpisaniu poprawnego zapisu. Przy każdym poprawionym zapisie powinien być zamieszczony podpis członka zespołu spisowego i osoby materialnie odpowiedzialnej.
17. W przypadku prowadzenia spisu z natury za pomocą kolektora (czytnika kodów kreskowych) powyższe przepisy stosuje się odpowiednio (arkusz spisu z natury, powinien zawierać dane o których mowa w ust. 14). Dane o przedmiocie spisu opisane w ust. 14 pkt 8 podlegają weryfikacji i sprawdzeniu w trakcie inwentaryzacji. Czynności wykonywane przez zespół spisowy za pomocą kolektora:
1) odczytanie indeksu /numeru inwentarzowego przedmiotu spisu;
2) sprawdzenie zgodność zapisów na wyświetlaczu kolektora ze stanem rzeczywistym;
3) wpisanie stwierdzonej ilości składnika majątku do kolektora w sposób umożliwiający osobie materialnie odpowiedzialnej sprawdzenie prawidłowości wpisu.
18. W niezbędnych przypadkach z arkuszy spisu z natury sporządza się zestawienia zbiorcze.
19. W razie stwierdzenia w toku kontroli nierzetelności spisu lub w późniejszym terminie, że spis z natury w całości lub w części został przeprowadzony nieprawidłowo, niezbędne jest ponowne przeprowadzenie całości lub odpowiedniej części spisu z natury.
§ 16. 1. Drogą potwierdzenia sald inwentaryzuje się w szczególności:
1) aktywa finansowe zgromadzone na rachunkach bankowych lub przechowywane przez inne jednostki, w tym papiery wartościowe w formie zdematerializowanej;
2) należności z wyjątkiem należności spornych, z tytułów publicznoprawnych;
3) zobowiązania;
4) powierzone kontrahentom własne składniki aktywów.
2. Inwentaryzacji drogą potwierdzenia sald dokonuje Wydział Księgowości Biura Finansów KGP we współpracy z komisją inwentaryzacyjną.
3. Uzgodnienie sald odbywa się w formie pisemnej przy wykorzystaniu formularzy dostępnych w punktach sprzedaży druków akcydensowych lub wydruków komputerowych.
4. Po przeprowadzeniu inwentaryzacji drogą potwierdzenia sald sporządza się protokół zbiorczy z przeprowadzonych czynności według wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do Instrukcji.
§ 17. 1. Drogą weryfikacji przeprowadza się inwentaryzację:
1) środków trwałych, do których dostęp jest szczególnie utrudniony, gruntów oraz praw zakwalifikowanych do nieruchomości;
2) należności spornych i wątpliwych;
3) w bankach należności zagrożonych;
4) należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych;
5) należności z tytułów publicznoprawnych;
6) środków trwałych w budowie (inwestycji);
7) wartości niematerialnych i prawnych;
2. Drogą weryfikacji inwentaryzuje się aktywa i pasywa niewymienione w § 15 pkt 2 i § 16 pkt 1, jeżeli przeprowadzenie spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe.
3. Celem inwentaryzacji w drodze weryfikacji jest stwierdzenie, czy rzeczywiście posiadane dokumenty potwierdzają istnienie określonego stanu rzeczy oraz czy jest realne saldo (w przypadku weryfikacji sald) i prawidłowo wycenione.
4. Inwentaryzacji w drodze weryfikacji dokonuje Wydział Księgowości Biura Finansów KGP we współpracy z komisją inwentaryzacyjną, właściwymi komórkami merytorycznymi jednostki, radcą prawnym w zakresie należności spornych.
5. Ujawnione w toku weryfikacji różnice (nieprawidłowości i rozbieżności) między stanem rzeczywistym, a stanem wynikającym z ksiąg rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji.
6. Po przeprowadzeniu inwentaryzacji drogą weryfikacji sporządza się protokół z wykonanych czynności według wzoru stanowiącego załącznik nr 5 do Instrukcji.
§ 18. 1. Inwentaryzacja drogą uproszczoną może być przeprowadzona, jeżeli skutki tego uproszczenia nie wywrą istotnego, negatywnego wpływu na prawidłowe, jasne i rzetelne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego jednostki.
2. Uproszczona metoda inwentaryzacji polega na zastąpieniu spisów z natury, porównaniem danych ewidencyjnych ze stanem w naturze oraz ustaleniu i wyjaśnieniu stwierdzonych różnic. Uproszczona metoda inwentaryzacji polega, na wykorzystaniu w trakcie spisów z natury informacji zawartych w ewidencjach.
1. Uproszczona metoda inwentaryzacji może być stosowana w przypadku:
1) konieczności przeprowadzenia kontroli majątku przy podejrzeniu kradzieży, malwersacji lub nadużyć ze strony osób odpowiedzialnych materialnie lub z zewnątrz;
2) księgozbioru znajdującego się na stanie jednostki;
3) środków trwałych, pozostałych środków trwałych, w tym niskocennych składników majątkowych, składników majątkowych obcych, które są użytkowane na nieokreślonym obszarze spisu.
2. Zgodę na przeprowadzenie inwentaryzacji drogą uproszczoną wydaje Komendant Główny Policji.
3. Po przeprowadzeniu inwentaryzacji drogą uproszczoną sporządza się protokół z przeprowadzonych czynności.
Rozdział 7
Terminy i częstotliwość inwentaryzacji
§ 19. 1. Inwentaryzacja może być przeprowadzona okresowo lub doraźnie.
2. W każdym przypadku inwentaryzację zarządza Komendant Główny Policji.
3. Inwentaryzację okresową przeprowadza się zgodnie z harmonogramem inwentaryzacji. Terminy i częstotliwość inwentaryzacji okresowej ustala się zgodnie z ustawą o rachunkowości w czteroletnim harmonogramie inwentaryzacji określającym zakres, formy i drogi inwentaryzacji z podziałem na lata, opracowanym przez Przewodniczącego Głównej Komisji Inwentaryzacyjnej w porozumieniu z Głównym Księgowym oraz przy współudziale kierowników komórek organizacyjnych. Harmonogram inwentaryzacji zatwierdza Komendant Główny Policji.
4. W przypadku inwentaryzacji okresowej opracowuje się szczegółowe roczne harmonogramy inwentaryzacji.
5. Inwentaryzację wartości paliwa w pojazdach transportowych przeprowadza się, co roku według stanu na dzień 31 grudnia drogą weryfikacji.
6. Gotówkę w kasie należy inwentaryzować częściej niż raz w roku, przy czym obowiązkowo według stanu na dzień 31 grudnia.
7. Inwentaryzację doraźną przeprowadza się w szczególności:
1) zaistnienia zdarzeń losowych;
2) zmiany osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone im składniki majątku;
3) kontroli i rozliczenia osób materialnie odpowiedzialnych;
4) likwidacji jednostki lub komórki organizacyjnej;
5) nieobecności w pracy osoby materialnie współodpowiedzialnej ponad czas określony w umowie o wspólnej odpowiedzialności materialnej za łącznie powierzone mienie.
8. Inwentaryzacje doraźne przeprowadzane w okresie pokrywającym się z terminami wynikającymi z ustawy o rachunkowości mogą być uznane przez Komendanta Głównego Policji za inwentaryzacje okresowe wykonane w ramach inwentaryzacji rocznej.
9. W jednym terminie powinny być spisane składniki majątkowe znajdujące się w położonych blisko siebie komórkach organizacyjnych, chyba że zostaną stworzone warunki wykluczające samowolne przemieszczanie składników majątkowych.
10. Inwentaryzację planowaną należy zarządzać na ostatni dzień miesiąca.
Rozdział 8
Dokumenty inwentaryzacyjne
§ 20. 1. Zarządzenie inwentaryzacji, przeprowadzenie inwentaryzacji i jej rozliczenie powinny być udokumentowane w formie odpowiadającej wymogom określonym dla dokumentów formalnych, prawnych i księgowych.
2. Dokumenty inwentaryzacyjne powinny być odpowiednio dobrane po uwzględnieniu przedmiotu inwentaryzacji i drogi inwentaryzacji.
3. Dokumentacja inwentaryzacyjna w szczególności to:
1) czteroletni harmonogram inwentaryzacji;
2) harmonogram inwentaryzacji na rok;
3) instrukcja inwentaryzacyja;
4) zarządzenie/decyzja o inwentaryzacji;
5) inne dokumenty np. oświadczenia, zaświadczenia, pełnomocnictwa, upoważnienia, protokoły z przeprowadzonych czynności przedinwentaryzacyjnych, protokoły z przeprowadzonych w trakcie inwentaryzacji czynności kontrolnych itd.;
6) arkusze spisu z natury;
7) potwierdzenia sald;
8) sprawozdanie zespołu spisowego z przeprowadzonych czynności inwentaryzacyjnych;
9) zbiorcze zestawienia arkuszy spisu z natury;
10) zestawienia różnic inwentaryzacyjnych;
11) zestawienia kompensat niedoborów i nadwyżek,
12) protokoły z rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych, wraz z dokumentacją wyjaśniającą różnice inwentaryzacyjne;
13) sprawozdania GKI z przeprowadzonej inwentaryzacji.
Rozdział 9
Wycena, ustalenie oraz rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych
§ 21. 1. Wycenie podlegają rzeczowe składniki majątku objęte inwentaryzacją, dla których KGP prowadzi ewidencję syntetyczną oraz szczegółową w ujęciu ilościowo-wartościowym.
2. Poszczególne rodzaje rzeczowych składników majątku wycenia się zgodnie z uregulowaniami zawartymi w instrukcji w sprawie szczegółowych zasad wyceny, ewidencji i obrotu składników majątkowych w KGP.
3. Ujawnione w trakcie porównania, zawinione niedobory w składnikach majątku objętych ewidencją szczegółową w ujęciu ilościowym, wycenia się według ceny rynkowej lub wartości godziwej.
§ 22. 1. Wyceny rzeczowych składników majątku objętych inwentaryzacją dokonują komórki organizacyjne KGP, prowadzące ewidencję szczegółową w ujęciu ilościowo-wartościowym.
2. Wyceny rzeczowych składników majątku objętych inwentaryzacją dokonuje się na zbiorczych zestawieniach wyników inwentaryzacji.
3. Zbiorcze zestawienie arkuszy spisu z natury sporządza zespół spisowy przy współudziale GKI tylko wtedy, gdy tego samego rodzaju składniki majątkowe spisane są na kilku arkuszach spisowych. Zestawienie powinno być sporządzone w sposób zapewniający możliwość powiązania poszczególnych pozycji z arkuszami spisów z natury, przez wskazanie numerów arkuszy spisów z natury i pozycji spisu na arkuszu.
4. W przypadku przeprowadzenia inwentaryzacji przy użyciu systemów informatycznych, w szczególności w postaci czytników kodów kreskowych wraz z oprogramowaniem informatycznym, zestawienia zbiorcze mogą być sporządzone w postaci wydruków komputerowych.
§ 23. 1. Wycenie podlegają własne rzeczowe składniki majątku objęte inwentaryzacją, dla których w KGP jest prowadzona ewidencja ilościowo-wartościowa.
2. Obce składniki majątku podlegają wycenie tylko wtedy, gdy są ujmowane w ewidencji wartościowej. Za podstawę wyceny przyjmuję się w tym przypadku wartość wynikającą z ewidencji.
§ 24. 1. W zależności od drogi przeprowadzania inwentaryzacji różnice inwentaryzacyjne są ustalane:
1) przy inwentaryzacji drogą spisu z natury:
a) składników ewidencjonowanych w ujęciu ilościowo-wartościowym – przez porównanie ilości poszczególnych składników majątku ustalonych w toku spisu z natury z ilością wynikającą z ewidencji,
b) składników ewidencjonowanych wyłącznie w ujęciu wartościowym – przez porównanie ogólnej wartości składników majątku wynikającej ze spisu z natury z ich wartością wynikającą z ksiąg rachunkowych (niedobór/nadwyżka). Różnice inwentaryzacyjne ustala osoba prowadząca ewidencję szczegółową;
2) przy inwentaryzacji drogą uproszczoną (z wykorzystaniem urządzeń ewidencji głównej) bezpośrednio – w trakcie jej trwania – przez porównanie stanu rzeczywistego ze stanem ewidencyjnym. Ewentualne różnice inwentaryzacyjne zespół spisowy ustala w porozumieniu z komórką organizacyjną KGP prowadzącą ewidencję szczegółową/główną i ujmuje w odrębnych arkuszach spisowych;
3) przy inwentaryzacji drogą weryfikacji – przez porównanie danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami.
2. Różnice inwentaryzacyjne ujmuje się w zestawieniach różnic sporządzonych w sposób umożliwiający:
1) ustalenie łącznej sumy różnic inwentaryzacyjnych, z podziałem na miejsca ich powstania oraz osób materialnie odpowiedzialnych lub współodpowiedzialnych;
2) powiązanie poszczególnych pozycji zestawienia różnic z pozycjami arkuszy spisu z natury.
3. Wzór zestawienia różnic inwentaryzacyjnych stanowi załącznik nr 6 do instrukcji.
4. Zestawienie różnic stanowi podstawę korekty stanów w ewidencji:
1) analitycznej prowadzonej w ujęciu:
a) ilościowym w magazynie i komórkach organizacyjnych,
b) ilościowo-wartościowym w komórkach zaopatrujących;
2) syntetycznej.
5. Różnice inwentaryzacyjne mogą być:
1) uznane za nieistotne, niepowodujące konieczności korygowania stanu ewidencyjnego;
2) uznane za naturalne, powstałe na skutek nominalnych, nieuniknionych niedociągnięć lub właściwości składnika lub warunków jego składowania;
3) uznane za niezawinione, powstałe w szczególności na skutek pomyłkowej zamiany asortymentów, co uzasadnia dokonanie kompensaty nadwyżek z niedoborami;
4) uznane za zawinione.
6. GKI, po stwierdzeniu nadwyżek lub niedoborów przekraczających normalne ubytki naturalne, żąda wyjaśnienia na piśmie od osób odpowiedzialnych lub współodpowiedzialnych materialnie za stan składników majątku, przekazując osobie zainteresowanej jeden egzemplarz różnic inwentaryzacyjnych wraz z pismem określającym termin złożenia wyjaśnień.
7. Wyjaśnienia złożone przez zainteresowanych, po zaopiniowaniu przez właściwego przełożonego i akceptacji przez zespół spisowy, są przekazywane do GKI, która:
1) dokonuje ich oceny;
2) weryfikuje różnice inwentaryzacyjne;
3) przygotowuje wnioski, co do sposobu rozliczenia różnic.
§ 25. 1. Niedobory i nadwyżki inwentaryzacyjne ujmowane w ewidencji analitycznej urealniają stany przez dopisanie nadwyżek i odpisanie niedoborów.
2. Niedobory i nadwyżki w ewidencji syntetycznej ujmuje się zgodnie z zakładowym planem kont.
3. Niedobory oraz nadwyżki rzeczowych składników majątku wycenia się według cen ewidencyjnych, w jakich są ujmowane księgowo.
4. W przypadku pełnej odpowiedzialności majątkowej sprawcy wysokość roszczenia z tytułu niedoboru nowego składnika majątku ustała się według wartości ewidencyjnej (wartości nabycia), z uwzględnieniem aktualnej ceny nabycia nowego składnika majątku. Wysokość roszczenia z tytułu niedoboru używanego składnika majątku ustała się z uwzględnieniem stopnia jego zużycia. Wysokość roszczenia powiększa się o utracone przez jednostkę korzyści, jeżeli wynika to z charakteru niedoboru i zakresu odpowiedzialności majątkowej jego sprawcy.
§ 26. 1. Niedobory i nadwyżki inwentaryzacyjne mogą być kompensowane, jeżeli odpowiadają łącznie następującym warunkom:
1) zostały stwierdzone w ramach jednego (tego samego) spisu z natury i w tym samym polu spisowym;
2) dotyczą jednej osoby odpowiedzialnej lub jednego zespołu pracowników, którzy przyjęli wspólną odpowiedzialność materialną za powierzone mienie;
3) zostały stwierdzone w podobnych składnikach majątku lub dotyczą składników majątku w podobnych opakowaniach i o podobnym przeznaczeniu, co może uzasadnić możliwość omyłek ze strony osób odpowiedzialnych.
2. Wniosek w sprawie kompensaty niedoborów i nadwyżek inwentaryzacyjnych sporządza GKI, uwzględniając w nim:
1) wyszczególnienie różnic, z podaniem nazw rzeczowych składników majątku, ich symboli, jednostek miary, cen i wartości;
2) rezultat kompensaty w ujęciu wartościowym, w razie pokrycia braków składników droższych nadwyżką składników o niższej wartości;
3) uzasadnienie wykazujące przyczyny w powstaniu niedoborów i nadwyżek.
3. Ilość oraz wartość niedoborów i nadwyżek podlegających kompensacie ustala się przyjmując za podstawę mniejszą ilość stwierdzonego niedoboru lub nadwyżki i niższą cenę składników majątku wykazujących różnice inwentaryzacyjne.
4. Powstałe w wyniku kompensaty różnice wartościowe ujmuje się w ewidencji księgowej, zgodnie z zakładowym planem kont.
5. Przepisów ust. 1–4 nie stosuje się do niedoborów i nadwyżek środków trwałych i pozostałych środków trwałych w używaniu.
§ 27. 1. Rozliczenie wyników inwentaryzacji przez GKI obejmuje w szczególności:
1) sprawdzenie poprawności dokumentacji inwentaryzacyjnej, wyceny inwentaryzowanych składników oraz ustalenia różnic inwentaryzacyjnych;
2) wyjaśnienie przyczyn powstania różnic oraz innych okoliczności przez osoby materialnie odpowiedzialne lub współodpowiedzialne;
3) przeprowadzenie, w miarę potrzeby, inwentaryzacji uzupełniającej;
4) analizę, weryfikację i wyjaśnienie przyczyn powstania różnic, ewentualne uwzględnienie ubytków, zaników oraz innych okoliczności, a także rozpatrzenie i rozważenie wniosków w sprawie kompensat niedoborów z nadwyżkami;
5) opracowanie i przedstawienie Komendantowi Głównemu Policji wniosków w sprawie sposobu rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych.
2. Wnioski GKI, o których mowa w ust. 1 pkt 5, są ujmowane w odrębnym protokole sporządzonym według wzoru stanowiącego załącznik nr 8 do Instrukcji, które po zaopiniowaniu przez Głównego Księgowego KGP i radcę prawnego pod względem formalno-prawnym, są przedstawiane Komendantowi Głównemu Policji do zatwierdzenia wraz ze sprawozdaniem z zarządzonej inwentaryzacji.
3. Zatwierdzone przez Komendanta Głównego Policji wnioski, o których mowa w ust. 1 pkt 5, stanowią podstawę:
1) zaksięgowania rozliczenia różnic, urealnienia stanów ewidencyjnych, odniesienia na przychody, koszty lub na obciążenie osób odpowiedzialnych materialnie;
2) dokonania kompensat niedoborów i nadwyżek;
3) windykacji należności z tytułu niedoborów i szkód od osób odpowiedzialnych materialnie.
4. Rozliczenia wyników inwentaryzacji składników majątku zakupionego ze środków funduszu operacyjnego, dokonują dysponenci funduszu operacyjnego, przekazując je do Biura Finansów KGP wyłącznie w ujęciu wartościowym, z uwzględnieniem podziału na grupy majątku określone przez Głównego Księgowego KGP.
5. Szczególne zasady spisu z natury rzeczowych składników majątkowych zakupionych ze środków funduszu operacyjnego określają dysponenci tego funduszu na podstawie upoważnienia udzielonego w odrębnej decyzji.
§ 28. 1. Na podstawie protokołu (sprawozdania) z przebiegu inwentaryzacji sporządzonego przez zespół spisowy oraz własnych ustaleń – Przewodniczący GKI opracowuje sprawozdanie z przebiegu zarządzonej inwentaryzacji, które przedkłada Komendantowi Głównemu Policji do zatwierdzenia w terminie określonym w jej harmonogramie.
2. Do sprawozdania załącza się pełną dokumentację źródłową przeprowadzonej inwentaryzacji.
3. Sprawozdanie sporządza się według wzoru stanowiącego załącznik nr 9 do Instrukcji. Ze sprawozdania sporządza się wyciągi i przesyła je wraz z odpowiednimi załącznikami do komórek organizacyjnych, których mienie objęte było inwentaryzacją.
Rozdział 10
Przepisy końcowe
§ 29. 1. Wyniki i ustalenia dokonane w trakcie inwentaryzacji powinny być wykorzystane do usprawnienia kierowania KGP, poprawy gospodarności i skuteczności zabezpieczania mienia, rozliczenia osób materialnie odpowiedzialnych w drodze windykacji równowartości niedoborów uznanych za zawinione przez te osoby, zagospodarowania składników zbędnych, nadmiernych lub uszkodzonych.
2. Do dokumentowania czynności inwentaryzacyjnych można stosować inne, niż określone w Instrukcji, wzory druków powszechnie dostępnych i używanych w tym zakresie.
3. Przepisy Instrukcji w zakresie inwentaryzacji mają odpowiednie zastosowanie do porównania stanu faktycznego składników majątkowych objętych ewidencją szczegółową w ujęciu ilościowym, pozaksięgowym.
ZAŁĄCZNIK NR 7
ZAKŁADOWY PLAN KONT
1. Wprowadza się do stosowania w Komendzie Głównej Policji, zwanej dalej „KGP”, zakładowy plan kont, zwany dalej „ZPK”.
2. ZPK stanowi:
1) usystematyzowany wykaz kont księgi głównej (kont syntetycznych), z podaniem ich symboli i nazw, przeznaczony do rejestracji posiadanych i eksploatowanych w KGP środków gospodarczych, źródeł ich finansowania i zachodzących w nim zmian,
2) opis przyjętych w KGP zasad klasyfikacji zdarzeń, typowych zapisów kont oraz zasad prowadzenia ksiąg pomocniczych i ich powiązania z kontami księgi głównej.
3. Konta księgi głównej dzielą się na :
1) konta bilansowe – służące do ewidencji składników bilansu;
2) konta pozabilansowe – służące do ewidencji zdarzeń niebędących operacjami gospodarczymi i nieujmowanych w bilansie.
I WYKAZ KONT KSIĘGI GŁÓWNEJ ( kont syntetycznych)
1. Konta bilansowe
| Symbol konta | Nazwa zespołu lub konta |
| 0 | Majątek trwały |
| 011 | Środki trwałe |
| 013 | Pozostałe środki trwałe |
| 014 | Zbiory biblioteczne |
| 015 | Mienie zlikwidowanych jednostek |
| 020 | Wartości niematerialne i prawne |
| 023 | Pozostałe wartości niematerialne i prawne |
| 070 | Umorzenie wartości niematerialnych i prawnych |
| 071 | Umorzenie środków trwałych |
| 072 | Umorzenie pozostałych środków trwałych |
| 073 | Umorzenie pozostałych wartości niematerialnych i prawnych |
| 074 | Umorzenie zbiorów bibliotecznych |
| 080 | Środki trwałe w budowie (inwestycje) |
| 1 | Środki pieniężne i rachunki bankowe |
| 101 | Kasa w walucie polskiej |
| 102 | Kasa w walucie obcej |
| 103 | Kasa dochodów budżetowych |
| 130 | Rachunek bieżący wydatków budżetowych |
| 131 | Rachunek pomocniczy wydatków niewygasających |
| 133 | Rachunek bieżący dochodów budżetowych |
| 135 | Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia Rachunek państwowych |
| 136 | Rachunek państwowych funduszy celowych |
| 137 | Rachunek środków pochodzących ze źródeł zagranicznych niepodlegających zwrotowi |
| 138 | Rachunek środków europejskich |
| 139 | Inne rachunki bankowe |
| 140 | Krótkoterminowe aktywa finansowe |
| 141 | Środki pieniężne w drodze w walucie polskiej |
| 142 | Środki pieniężne w drodze w walucie obcej |
| 2 | Rozrachunki i rozliczenia |
| 201 | Rozrachunki z tytułu należności budżetowych od odbiorców |
| 202 | Rozrachunki z tytułu zobowiązań budżetowych wobec dostawców |
| 206 | Rozrachunki z tytułu wydatków niewygasających |
| 207 | Rozrachunki z tytułu wydatków dokonywanych ze środków pochodzących ze źródeł zagranicznych niepodlegających zwrotowi |
| 209 | Rozrachunki z tytułu wydatków ze środków europejskich |
| 221 | Należności z tytułu dochodów budżetowych |
| 222 | Rozliczenie dochodów budżetowych |
| 223 | Rozliczenie wydatków budżetowych |
| 224 | Rozliczenie dotacji budżetowych oraz płatności z budżetu środków europejskich |
| 225 | Rozrachunki z budżetami |
| 226 | Długoterminowe należności budżetowe |
| 227 | Rozliczenie wydatków z budżetu środków europejskich |
| 228 | Rozliczenie środków pochodzących ze źródeł zagranicznych niepodlegających zwrotowi |
| 229 | Pozostałe rozrachunki publicznoprawne |
| 231 | Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń |
| 234 | Pozostałe rozrachunki z pracownikami |
| 236 | Rozrachunki funduszu socjalnego emerytów policyjnych |
| 237 | Rozrachunki Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych |
| 238 | Należności pracownicze z tytułu szkód i roszczeń |
| 243 | Rozliczenie wydatków niewygasających |
| 244 | Rozrachunki wewnętrzne jednostki |
| 246 | Rozrachunki z tytułu sum na zlecenie |
| 247 | Rozrachunki z tytułu sum depozytowych |
| 249 | Pozostałe rozrachunki |
| 251 | Rozrachunki Funduszu Wsparcia Policji |
| 253 | Rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu podatku od towarów i usług (VAT) |
| 254 | Rozliczenie podatku od towarów i usług (VAT) |
| 261 | Rozliczenie niedoborów inwentaryzacyjnych |
| 264 | Rozliczenie szkód |
| 266 | Rozliczenie nadwyżek inwentaryzacyjnych |
| 281 | Rozrachunki z tytułu inwestycji |
| 290 | Odpisy aktualizujące należności |
| 3 | Materiały i towary |
| 300 | Rozliczenie zakupu |
| 310 | Materiały |
| 4 | Koszty według rodzajów |
| 400 | Amortyzacja |
| 401 | Zużycie materiałów i energii |
| 402 | Usługi obce |
| 403 | Podatki i opłaty |
| 404 | Wynagrodzenia |
| 405 | Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia |
| 409 | Pozostałe koszty rodzajowe |
| 7 | Przychody, dochody i koszty |
| 720 | Przychody z tytułu dochodów budżetowych |
| 750 | Przychody finansowe |
| 751 | Koszty finansowe |
| 760 | Pozostałe przychody operacyjne |
| 761 | Pozostałe koszty operacyjne |
| 770 | Zyski nadzwyczajne |
| 771 | Straty nadzwyczajne |
| 8 | Fundusze i wynik finansowy |
| 800 | Fundusz jednostki |
| 810 | Dotacje budżetowe oraz środki z budżetu na inwestycje |
| 840 | Rezerwy i rozliczenia międzyokresowe przychodów |
| 851 | Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych |
| 852 | Fundusz socjalny emerytów policyjnych |
| 853 | Fundusz Wsparcia Policji |
| 855 | Fundusz mienia zlikwidowanych jednostek |
| 860 | Wynik finansowy |
2. Konta pozabilansowe
| Symbol konta | Nazwa konta |
| 905 | Środki trwałe w likwidacji |
| 906 | Pozostałe środki trwałe w likwidacji |
| 907 | Środki trwałe obce |
| 908 | Składniki majątku przekazane innym podmiotom do użytkowania |
| 909 | Konto techniczne |
| 970 | Płatności ze środków europejskich |
| 975 | Wydatki strukturalne |
| 976 | Wzajemne rozliczenia między jednostkami |
| 980 | Plan finansowy wydatków budżetowych |
| 981 | Plan finansowy wydatków niewygasających |
| 982 | Plan wydatków środków europejskich |
| 983 | Zaangażowanie wydatków środków europejskich roku bieżącego |
| 984 | Zaangażowanie wydatków środków europejskich przyszłych lat |
| 987 | Plan dochodów budżetowych |
| 988 | Plan Funduszu Wsparcia Policji |
| 990 | Plan finansowy wydatków budżetowych w układzie zadaniowym |
| 991 | Zobowiązania w układzie zadaniowym |
| 992 | Zapewnienie finansowania lub dofinansowania z budżetu państwa |
| 998 | Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego |
| 999 | Zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat |
II. OPIS PRZYJĘTYCH W KGP ZASAD KLASYFIKACJI ZDARZEŃ, TYPOWYCH ZAPISÓW KONT ORAZ PROWADZENIA KSIĄG POMOCNICZYCH I ICH POWIĄZANIA Z KONTAMI KSIĘGI GŁÓWNEJ
Zespół 0 – Majątek trwały
Konta zespołu 0 służą do ewidencji:
– rzeczowego majątku trwałego – konta 011, 013, 014, 015,
– wartości niematerialnych i prawnych – konto 020, 023,
– umorzenia majątku – konta 070, 071, 072, 073, 074,
– środków trwałych w budowie (inwestycji) – konto 080.
Konto 011 – „Środki trwałe”
Konto 011 służy do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń wartości początkowej środków trwałych, związanych z wykonywaną działalnością jednostki, które nie podlegają ujęciu na kontach 013 i 014.
Środkami trwałymi są rzeczowe aktywa trwałe o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki, w tym środki trwałe stanowiące własność Skarbu Państwa, otrzymane w zarząd lub użytkowanie i przeznaczone na potrzeby jednostki.
Zalicza się do nich w szczególności:
– nieruchomości – w tym grunty, prawo użytkowania wieczystego gruntu, budowle i budynki, a także lokale będące odrębną własnością, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego oraz spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego,
– maszyny, urządzenia, środki transportu i inne rzeczy,
– ulepszenia w obcych środkach trwałych.
Na koncie 011 ujmuje się wszystkie środki trwałe bez względu na to, czy są używane, czy też czasowo lub trwale nieczynne.
Wartością początkową środków trwałych jest cena nabycia lub koszt wytworzenia środków trwałych w budowie, obejmujące ogół kosztów poniesionych przez jednostkę za okres budowy, montażu, przystosowania i ulepszenia do dnia przejęcia do używania, w tym również:
– niepodlegający odliczeniu podatek od towarów i usług oraz podatek akcyzowy,
– koszt obsługi zobowiązań zaciągniętych w celu ich finansowania i związane z nimi różnice kursowe, pomniejszony o przychody z tego tytułu.
Wartość początkową środka trwałego powiększa się o koszt jego ulepszenia, polegającego na przebudowie, rozbudowie, modernizacji lub rekonstrukcji, i powodującego, że wartość użytkowa tego środka po zakończeniu ulepszenia przewyższa posiadaną przy przyjęciu do używania wartość użytkową, mierzoną okresem używania, zdolnością wytwórczą, jakością produktów uzyskiwanych przy pomocy ulepszonego środka trwałego, kosztami eksploatacji lub innymi miarami.
Wartość początkową środków trwałych zmniejszają odpisy amortyzacyjne lub umorzeniowe dokonywane w celu uwzględnienia utraty ich wartości, na skutek używania lub upływu czasu.
Środki trwałe stanowiące własność Skarbu Państwa otrzymane nieodpłatnie, na podstawie decyzji właściwego organu, mogą być wycenione w wartości określonej w tej decyzji.
W przypadku, gdy nie jest możliwe ustalenie ceny nabycia składnika majątku, jego wyceny dokonuje się według ceny sprzedaży takiego samego lub podobnego przedmiotu.
Wartość początkowa środków trwałych podlega aktualizacji zgodnie z zasadami określonymi w odrębnych przepisach, a wyniki aktualizacji są odnoszone na fundusz.
Na stronie Wn konta 011 ujmuje się zwiększenie stanu i wartości początkowej środków trwałych, a w szczególności:
– przychody nowych lub używanych środków trwałych, pochodzących z zakupu gotowych środków trwałych lub inwestycji oraz wartość ulepszeń zwiększających wartość początkową środków trwałych,
– nieodpłatne przyjęcie środków trwałych:
a/ nowych, w tym pochodzących z centralnego zaopatrzenia,
b/ używanych środków trwałych,
– przychody środków trwałych nowo ujawnionych,
– przychody środków trwałych z tytułu darowizn,
– zwiększenie wartości początkowej środków trwałych, dokonywane na skutek aktualizacji ich wyceny.
Na stronie Ma konta 011 księguje się zmniejszenie stanu i wartości początkowej środków trwałych, a w szczególności:
– wycofanie środków trwałych z używania na skutek ich sprzedaży lub likwidacji,
– nieodpłatne przekazanie środków trwałych,
– ujawnione niedobory środków trwałych,
– zmniejszenia wartości początkowej środków trwałych, dokonywane na skutek aktualizacji ich wyceny.
Ewidencja szczegółowa do konta 011 jest prowadzona w poniższych formach dokumentacji księgowej:
– księgach inwentarzowych środków trwałych
– tabelach amortyzacyjnych.
Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 011 umożliwia:
– ustalenie wartości początkowej środków trwałych, ewidencjonowanych w szczegółowości grup /0, 1, 2 itd./ środków trwałych, określonych w klasyfikacji środków trwałych,
– należyte obliczenie umorzenia i amortyzacji,
– ustalenie tytułów zwiększeń i zmniejszeń wartości środków trwałych,
– ustalenie komórek organizacyjnych, w których znajdują się poszczególne środki oraz osób, którym powierzono środki trwałe.
Konto 011 może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan środków trwałych w wartości początkowej.
Typowe zapisy konta 011
| Strona Wn | konto przeciwstawne |
| 1. Zakup środków trwałych oddanych do używania. | 281,300 |
| 2. Oddanie do używania środków trwałych uzyskanych w wyniku inwestycji. | 080 |
| 3. Zakup środków trwałych sfinansowanych ze środków Funduszu Wsparcia Policji, (zapis równoległy: Wn 853 Ma 251) | 800 |
| 4. Wartość środków trwałych otrzymanych nieodpłatnie lub w formie darowizny rzeczowej. | 800 |
| 5. Otrzymanie środków trwałych w ramach centralnego zaopatrzenia. | 800 |
| 6. Wartość przejętego na własne potrzeby mienia zlikwidowanych jednostek, | 800 |
| 7. Ulepszenie środka trwałego. | 080 |
| 8. Urzędowe zwiększenie wartości początkowej środków trwałych na skutek aktualizacji ich wyceny. | 800 |
| 9. Ujawnione nadwyżki środków trwałych. | 266 |
| 10.Przyjęcie do eksploatacji środków trwałych poza obrotem magazynowym na podstawie dokumentu OT | 080 |
|
|
|
| Strona Ma | konto przeciwstawne |
| 1. Wycofanie z eksploatacji środków trwałych na skutek ich sprzedaży lub likwidacji. | 800 |
| 2. Nieodpłatne przekazanie środków trwałych. | 800 |
| 3. Ujawnione niedobory środków trwałych. | 261 |
| 4. Ujawnione szkody w środkach trwałych, skutkujące wycofaniem środka trwałego z eksploatacji. | 264 |
| 5. Urzędowe zmniejszenie wartości początkowej środków trwałych na skutek aktualizacji ich wyceny. | 800 |
Konto 013 – „Pozostałe środki trwałe”
Konto 013 jest przeznaczone do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń wartości początkowej pozostałych środków trwałych, niepodlegających ujęciu na kontach 011 i 014, wydanych do używania na potrzeby działalności podstawowej jednostki, które podlegają umorzeniu w pełnej wartości w miesiącu wydania do używania.
Na stronie Wn konta 013 ujmuje się zwiększenia, a na stronie Ma – zmniejszenia stanu i wartości początkowej pozostałych środków trwałych znajdujących się w używaniu, z wyjątkiem umorzenia ujmowanego na koncie 072.
Na stronie Wn konta 013 ujmuje się w szczególności:
– przyjęcie pozostałych środków trwałych do używania z zakupu lub magazynu,
– nadwyżki pozostałych środków trwałych w używaniu,
– nieodpłatne otrzymanie pozostałych środków trwałych,
– otrzymanie pozostałych środków trwałych w ramach centralnego zaopatrzenia,
– przychody pozostałych środków trwałych z tytułu darowizn.
Na stronie Ma konta 013 ujmuje się w szczególności:
– wycofanie pozostałych środków trwałych z używania na skutek likwidacji i sprzedaży,
– ujawnione niedobory pozostałych środków trwałych w używaniu,
– nieodpłatne przekazanie pozostałych środków trwałych.
Wycena pozostałych środków trwałych odbywa się na zasadach określonych dla podstawowych środków trwałych.
W przypadku, gdy nie jest możliwe ustalenie ceny nabycia składnika majątku, jego wyceny dokonuje się według ceny sprzedaży takiego samego lub podobnego przedmiotu.
Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 013 umożliwia ustalenie wartości początkowej pozostałych środków trwałych oddanych do używania poszczególnym osobom i komórkom organizacyjnym.
Konto 013 może wykazywać saldo Wn, które oznacza wartość pozostałych środków trwałych znajdujących się w używaniu w wartości początkowej.
Minimalna wartość pozostałych środków trwałych została określona na 600,– zł.
Do grupy asortymentów, które w jednostkach Policji zaliczane będą do pozostałych środków trwałych bez względu na cenę nabycia nie przekraczającą 3.500 zł. (po spełnieniu definicji środka trwałego, oprócz wymienionych w obowiązującym rozporządzeniu MF w sprawie szczególnych zasad rachunkowości (...)) należą:
– sprzęt teleinformatyczny,
– sprzęt RTV i AGD,
– broń,
– sprzęt oraz narzędzia elektryczne specjalistyczne.
Typowe zapisy konta 013
| Strona Wn | konto przeciwstawne |
| 1. Przyjęcie pozostałych środków trwałych do używania: |
|
| a. z zakupu dokonanego ze środków budżetowych, | 202,300 |
| b. z zakupu dokonanego z wydatków niewygasających, | 206,300 |
| c. z zakupu dokonanego ze środków europejskich, | 209,300 |
| d. z zakupu sfinansowanego ze środków pochodzących ze źródeł zagranicznych niepodlegających zwrotowi, | 207,300 |
| e. z zakupu sfinansowanego ze środków Funduszu Wsparcia | 251 |
| f. z magazynu, | 300 |
| g. otrzymanych w formie darowizny rzeczowej, | 760 |
| h. otrzymanych nieodpłatnie od innych jednostek budżetowych | 072 |
| i. otrzymanych w ramach centralnego zaopatrzenia | 800 |
| j. przyjęcie do używania pozostałych środków trwałych stanowiących pierwsze wyposażenie obiektu | 080 |
| k. przejętego na własne potrzeby mienia zlikwidowanych jednostek (zapis równoległy : Wn 855 Ma 015 ) | 800 |
| 2. Ujawnione nadwyżki pozostałych środków trwałych. | 266 |
|
|
|
| Strona Ma | konto przeciwstawne |
| 1. Wycofanie pozostałych środków trwałych z używania na skutek likwidacji lub sprzedaży. | 072 |
| 2. Ujawnione niedobory pozostałych środków trwałych. | 261 |
| 3. Spisanie z ewidencji pozostałych środków trwałych na skutek ujawnionej szkody. | 264 |
| 4. Nieodpłatne przekazanie używanych pozostałych środków trwałych. | 072 |
Konto 014 – „Zbiory biblioteczne”
Konto 014 służy do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń wartości zbiorów bibliotecznych bibliotek naukowych, fachowych i szkolnych.
Na stronie Wn konta 014 ujmuje się zwiększenia, a na stronie Ma – zmniejszenia stanu i wartości początkowej zbiorów bibliotecznych, z wyjątkiem umorzenia, które ujmuje się na koncie 074.
Na stronie Wn konta 014 ujmuje się w szczególności:
– przychód zbiorów bibliotecznych pochodzących z zakupu,
– otrzymane nieodpłatnie lub w formie darowizny rzeczowej,
– nadwyżki zbiorów bibliotecznych.
Na stronie Ma konta 014 ujmuje się w szczególności:
– rozchody zbiorów bibliotecznych na skutek likwidacji lub sprzedaży,
– nieodpłatne przekazanie,
– niedobory zbiorów bibliotecznych.
Przychody i rozchody zbiorów bibliotecznych wycenia się według ceny zakupu, natomiast przychody z tytułu nieodpłatnego otrzymania, darowizny lub nadwyżki wycenia się zgodnie z komisyjnym oszacowaniem ich wartości.
Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 014 umożliwia ustalenie stanu poszczególnych zbiorów bibliotecznych i jest dostosowana do potrzeb jednostki.
Konto 014 może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan zbiorów bibliotecznych, znajdujących się w jednostce.
Typowe zapisy konta 014
| Strona Wn | konto przeciwstawne |
| 1. Przychód nowych książek i zbiorów bibliotecznych pochodzących z zakupu. | 202,207,209,300 |
| 2. Nieodpłatne otrzymanie od jednostek budżetowych. | 074 |
| 3. Otrzymanie książek i zbiorów bibliotecznych w formie darowizny rzeczowej. | 760 |
| 4. Ujawnione nadwyżki inwentaryzacyjne. | 266 |
|
|
|
| Strona Ma | konto przeciwstawne |
| 1. Rozchód książek i zbiorów bibliotecznych z tytułu likwidacji zużytych lub nieprzydatnych zbiorów. | 074 |
| 2. Przekazanie nieodpłatne i sprzedaż zbiorów bibliotecznych. | 074 |
| 3. Ujawnione niedobory inwentaryzacyjne. | 261 |
| 4. Ujawnione szkody. | 264 |
Konto 015 – „Mienie zlikwidowanych jednostek”
Konto 015 służy do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń wartości mienia przejętego przez organ założycielski lub nadzorujący po zlikwidowanym zakładzie budżetowym lub gospodarstwie pomocniczym.
Na stronie Wn konta 015 organ założycielski lub nadzorujący ujmuje w szczególności:
– wartość mienia przejętego po zlikwidowanej jednostce organizacyjnej, według wartości netto wynikającej z bilansu zlikwidowanego zakładu budżetowego lub gospodarstwa pomocniczego,
– korektę wartości mienia, stanowiącą różnicę pomiędzy wartością mienia wynikającą z bilansu zlikwidowanej jednostki, a wartością mienia przekazanego innej jednostce organizacyjnej lub sprzedanego.
Na stronie Ma konta 015 organ założycielski lub nadzorujący ujmuje w szczególności:
– wartość mienia, przejętego przez organ założycielski lub nadzorujący, sprzedanego lub przekazanego innym jednostkom,
– korektę wartości mienia, stanowiącego różnicę pomiędzy wartością mienia wynikającą z bilansu zlikwidowanej jednostki, a wartością mienia przekazanego innym jednostkom lub sprzedanego.
Ewidencję szczegółową do konta 015 może stanowić bilans zlikwidowanego zakładu budżetowego lub gospodarstwa pomocniczego wraz z załącznikami, określonymi przez przejmujący organ założycielski lub nadzorujący.
Konto 015 może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan mienia zlikwidowanej jednostki organizacyjnej, będącego w dyspozycji organu założycielskiego lub nadzorującego, które nie zostało jeszcze zagospodarowane.
Typowe zapisy konta 015
| Strona Wn | konto przeciwstawne |
| 1. Wartość bilansowa mienia przyjętego przez organ założycielski (nadzorujący) po zlikwidowanej jednostce. | 855 |
| 2. Zwiększenie wartości mienia zlikwidowanej jednostki o nadwyżkę wartości, wynikającą z wyceny ponad wartość bilansową mienia sprzedanego innej jednostce. | 855 |
|
|
|
| Strona Ma | konto przeciwstawne |
| 1. Wartość mienia przejętego przez organ założycielski (nadzorujący) na własne potrzeby, | 855 |
| 2. Zmniejszenie wartości mienia zlikwidowanej jednostki o różnicę wynikającą z wyceny poniżej wartości bilansowej sprzedanego mienia. | 855 |
| 3. Wartość mienia przekazanego nieodpłatnie innej jednostce organizacyjnej. | 855 |
| 4. Wartość mienia zlikwidowanego. | 855 |
Konto 020 – „Wartości niematerialne i prawne”
Konto 020 służy do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń wartości początkowej wartości niematerialnych i prawnych, do których zalicza się nabyte prawa majątkowe nadające się do gospodarczego wykorzystania, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, przeznaczone do używania na potrzeby jednostki, a w szczególności licencje na programy komputerowe, autorskie prawa majątkowe i prawa pokrewne.
Na stronie Wn konta 020 ujmuje się wszelkie zwiększenia, a na stronie Ma wszelkie – zmniejszenia stanu wartości początkowej wartości niematerialnych i prawnych, z wyjątkiem umorzenia dokonywanego według stawek amortyzacyjnych na koncie 070.
Wartością początkową wartości niematerialnych i prawnych jest cena nabycia, obejmująca ogół kosztów poniesionych przez jednostkę do dnia przejęcia do używania, w tym również nie podlegający odliczeniu podatek od towarów i usług oraz podatek akcyzowy, jak również koszt obsługi zobowiązań zaciągniętych w celu ich finansowania i związane z nimi różnice kursowe, pomniejszony o przychody z tego tytułu.
W przypadku, gdy nie jest możliwe ustalenie ceny nabycia składnika majątku, jego wyceny dokonuje się według ceny sprzedaży takiego samego lub podobnego przedmiotu.
Wartość początkową wartości niematerialnych i prawnych zmniejszają odpisy amortyzacyjne lub umorzeniowe dokonywane w celu uwzględnienia utraty ich wartości, na skutek używania lub upływu czasu.
Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 020 powinna zapewnić podział według poszczególnych składników wartości niematerialnych i prawnych, komórek organizacyjnych, oraz osób odpowiedzialnych.
Konto 020 może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan wartości niematerialnych i prawnych w wartości początkowej.
Typowe zapisy konta 020
| Strona Wn | konto przeciwstawne |
| 1. Zakup wartości niematerialnych i prawnych. | 281,300 |
| 2. Zakup wartości niematerialnych i prawnych ze środków Funduszu Wsparcia Policji, | 800 |
| 3. Otrzymanie nieodpłatne wartości niematerialnych i prawnych. | 800 |
| 4. Ujawnione nadwyżki inwentaryzacyjne. | 266 |
| 5. Otrzymanie wnip w formie darowizny rzeczowej. | 800 |
| 6. Otrzymanie wnip w ramach centralnego zaopatrzenia. | 800 |
| 7. Wartość wnip przejętych od zlikwidowanych jednostek. | 800 |
|
|
|
| Strona Ma | konto przeciwstawne |
| 1. Spisanie z ewidencji w wyniku likwidacji lub sprzedaży wartości niematerialnych i prawnych. | 800 |
| 2. Ujawnione niedobory inwentaryzacyjne. | 261 |
| 3. Ujawniona szkoda. | 264 |
| 4. Nieodpłatne przekazanie wartości niematerialnych i prawnych. | 800 |
Konto 023 – „Pozostałe wartości niematerialne i prawne”
Konto 023 służy do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń wartości początkowej pozostałych wartości niematerialnych i prawnych, do których zalicza się nabyte prawa majątkowe nadające się do gospodarczego wykorzystania, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, przeznaczone do używania na potrzeby jednostki, a w szczególności licencje na programy komputerowe, autorskie prawa majątkowe i prawa pokrewne, które podlegają umorzeniu w pełnej wartości w miesiącu wydania do używania.
Na stronie Wn konta 023 ujmuje się wszelkie zwiększenia, a na stronie Ma wszelkie zmniejszenia stanu wartości początkowej pozostałych wartości niematerialnych i prawnych, z wyjątkiem umorzenia dokonywanego jednorazowo w pełnej wartości na koncie 073.
Wartością początkową pozostałych wartości niematerialnych i prawnych jest cena nabycia, obejmująca ogół kosztów poniesionych przez jednostkę do dnia przejęcia do używania, w tym również nie podlegający odliczeniu podatek od towarów i usług oraz podatek akcyzowy, jak również koszt obsługi zobowiązań zaciągniętych w celu ich finansowania i związane z nimi różnice kursowe, pomniejszony o przychody z tego tytułu.
W przypadku, gdy nie jest możliwe ustalenie ceny nabycia składnika majątku, jego wyceny dokonuje się według ceny sprzedaży takiego samego lub podobnego przedmiotu.
Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 023 powinna zapewnić podział według poszczególnych składników wartości niematerialnych i prawnych, komórek organizacyjnych, oraz osób odpowiedzialnych.
Konto 023 może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan pozostałych wartości niematerialnych i prawnych w wartości początkowej.
Typowe zapisy konta 023
| Strona Wn | konto przeciwstawne |
| 1. Przychód pozostałych wartości niematerialnych i prawnych z tytułu: |
|
| a. z zakupu dokonanego ze środków budżetowych, | 202,300 |
| b. z zakupu dokonanego z wydatków niewygasających, | 206,300 |
| c. z zakupu dokonanego ze środków europejskich, | 209,300 |
| d. z zakupu sfinansowanego ze środków pochodzących ze źródeł zagranicznych niepodlegających zwrotowi, | 207,300 |
| e. z zakupu sfinansowanego ze środków Funduszu Wsparcia Policji, | 251 |
| f. otrzymanych w formie darowizny rzeczowej, | 760 |
| g. otrzymanych nieodpłatnie od innych jednostek budżetowych, | 073 |
| h. otrzymane w ramach centralnego zaopatrzenia. | 800 |
| 2. Ujawnione nadwyżki inwentaryzacyjne. | 266 |
|
|
|
| Strona Ma | konto przeciwstawne |
| 1. Spisanie z ewidencji w wyniku likwidacji lub sprzedaży pozostałych wartości niematerialnych i prawnych. | 073 |
| 2. Ujawnione niedobory inwentaryzacyjne. | 261 |
| 3. Spisanie z ewidencji pozostałych wnip wskutek ujawnionej szkody. | 264 |
| 4. Nieodpłatne przekazanie pozostałych wartości niematerialnych i prawnych. | 073 |
Konto 070 – „Umorzenie wartości niematerialnych i prawnych”
Konto 070 służy do ewidencji zmniejszeń wartości początkowej wartości niematerialnych i prawnych, które podlegają umorzeniu według rocznych stawek amortyzacyjnych, stosowanych przez jednostkę.
Odpisy umorzeniowe od tych składników majątkowych, dokonywane w celu uwzględnienia utraty ich wartości na skutek używania lub upływu czasu, ujmowane są w korespondencji z kontem 400.
Odpisów umorzeniowych lub amortyzacyjnych od wartości niematerialnych i prawnych dokonuje się drogą systematycznego, planowanego rozłożenia jej wartości początkowej na ustalony okres amortyzacji. Rozpoczęcie amortyzacji następuje nie wcześniej niż po przyjęciu wartości niematerialnych i prawnych do używania, a jej zakończenie – nie później niż z chwilą zrównania wartości odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych z wartością początkową wartości niematerialnych i prawnych. Na dzień przyjęcia wartości niematerialnych i prawnych do używania należy ustalić okres lub stawkę i metodę ich amortyzacji.
Ustalając zasady umarzania lub amortyzacji wartości niematerialnych i prawnych jednostka przyjmuje stawki określone w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych.
Wartości niematerialne i prawne można umarzać i amortyzować jednorazowo za okres całego roku.
Na stronie Ma konta 070 ujmuje się zwiększenia, a na stronie Wn – zmniejszenia umorzenia wartości początkowej wartości niematerialnych i prawnych.
Ewidencję szczegółową do konta 070 prowadzi się według zasad podanych w wyjaśnieniach do konta 020. Do kont 020 i 070 można prowadzić – w księgach pomocniczych – wspólną ewidencję szczegółową.
Konto 070 może wykazywać saldo Ma, które wyraża stan umorzenia wartości niematerialnych i prawnych.
Typowe zapisy konta 070
| Strona Wn | konto przeciwstawne |
| 1. Spisanie dotychczasowego umorzenia wartości niematerialnych i prawnych: |
|
| a. sprzedanych lub postawionych w stan likwidacji na skutek zniszczenia, zużycia, | 800 |
| b. z tytułu ujawnionego niedoboru, | 261 |
| c. z tytułu ujawnionej szkody, | 264 |
| d. w wyniku nieodpłatnego przekazania. | 800 |
|
|
|
| Strona Ma | konto przeciwstawne |
| 1. Odpisy umorzeniowe. | 400 |
| 2. Wartość umorzenia wnip otrzymanych nieodpłatnie lub w formie darowizny rzeczowej. | 800 |
| 3. Wartość umorzenia wnip przejętych na własne potrzeby od zlikwidowanych jednostek. | 800 |
Konto 071 – „Umorzenie środków trwałych”
Konto 071 służy do ewidencji zmniejszeń wartości początkowej środków trwałych, które podlegają umorzeniu według rocznych stawek amortyzacyjnych, stosowanych przez jednostkę.
Odpisy umorzeniowe od tych składników majątkowych, dokonywane w celu uwzględnienia utraty ich wartości na skutek używania lub upływu czasu, ujmowane są w korespondencji z kontem 400.
Odpisów umorzeniowych lub amortyzacyjnych od środka trwałego dokonuje się drogą systematycznego, planowanego rozłożenia jego wartości początkowej na ustalony okres amortyzacji. Rozpoczęcie amortyzacji następuje nie wcześniej niż po przyjęciu środka trwałego do używania, a jej zakończenie – nie później niż z chwilą zrównania wartości odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych z wartością początkową środka trwałego lub przeznaczenia go do likwidacji, sprzedaży lub stwierdzenia jego niedoboru. Na dzień przyjęcia środków trwałych do używania należy ustalić okres lub stawkę i metodę ich amortyzacji.
Ustalając zasady umarzania lub amortyzacji środków trwałych jednostka przyjmuje stawki określone w przepisach ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.
Środki trwałe można umarzać i amortyzować jednorazowo za okres całego roku.
Na stronie Ma konta 071 ujmuje się zwiększenia, a na stronie Wn – zmniejszenia umorzenia wartości początkowej środków trwałych.
Ewidencję szczegółową do konta 071 prowadzi się według zasad podanych w wyjaśnieniach do konta 011. Do kont 011 i 071 można prowadzić – w księgach pomocniczych – wspólną ewidencję.
Konto 071 może wykazywać saldo Ma, które wyraża stan umorzenia wartości środków trwałych.
Typowe zapisy konta 071
| Strona Wn | konto przeciwstawne |
| 1. Spisanie dotychczasowego umorzenia środków trwałych: |
|
| a. sprzedanych lub postawionych w stan likwidacji na skutek zniszczenia, zużycia, | 800 |
| b. z tytułu ujawnionego niedoboru, | 261 |
| c. z tytułu ujawnionej szkody, skutkującej wycofaniem środka trwałego z eksploatacji, | 264 |
| d. w wyniku nieodpłatnego przekazania. | 800 |
| 2. Urzędowe zmniejszenie wartości umorzenia wskutek aktualizacji wartości środków trwałych. | 800 |
|
|
|
| Strona Ma | konto przeciwstawne |
| 1. Odpisy umorzeniowe. | 400 |
| 2. Wartość umorzenia środków trwałych otrzymanych nieodpłatnie lub w formie darowizny rzeczowej. | 800 |
| 3. Wartość umorzenia środków trwałych przejętych na własne potrzeby od zlikwidowanych jednostek. | 800 |
| 4. Urzędowe zwiększenie wartości umorzenia w związku z aktualizacją wyceny środków trwałych. | 800 |
Konto 072 – „Umorzenie pozostałych środków trwałych”
Konto 072 służy do ewidencji zmniejszeń wartości początkowej pozostałych środków trwałych podlegających umorzeniu jednorazowo w pełnej wartości, przez spisanie w koszty w miesiącu wydania ich do używania.
Na koncie 072 ujmuje się umorzenie:
– środków dydaktycznych, służących procesowi dydaktyczno-wychowawczemu realizowanemu w szkołach,
– odzieży i umundurowania,
– mebli i dywanów,
– inwentarza żywego,
– pozostałych środków trwałych o wartości nieprzekraczającej wielkości ustalonej w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych, dla których odpisy amortyzacyjne są uznane za koszt uzyskania przychodu w 100% ich wartości w miesiącu oddania do używania.
Na stronie Ma konta 072 ujmuje się zwiększenia, a na stronie Wn – zmniejszenia umorzenia wartości początkowej pozostałych środków trwałych umarzanych jednorazowo.
Ewidencję szczegółową do konta 072 prowadzi się według zasad podanych w wyjaśnieniach do konta 013.
Konto 072 może wykazywać saldo Ma, które wyraża stan umorzenia wartości początkowej pozostałych środków trwałych umarzanych w pełnej wartości w miesiącu wydania ich do używania.
Typowe zapisy konta 072
| Strona Wn | konto przeciwstawne |
| 1. Spisanie z ewidencji wartości umorzenia pozostałych środków trwałych, wycofanych z używania z tytułu: |
|
| a. likwidacji i sprzedaży, | 013 |
| b. niedoborów inwentaryzacyjnych, | 261 |
| c. ujawnionej szkody, | 264 |
| d. nieodpłatnego przekazania. | 013 |
|
|
|
| Strona Ma | konto przeciwstawne |
| 1. Jednorazowe odpisy umorzeniowe w pełnej wartości nowych, wydanych do używania pozostałych środków trwałych. | 401,853 |
| 2. Ujęcie w ewidencji umorzenia pozostałych środków trwałych otrzymanych nieodpłatnie od innych jednostek. | 013 |
| 3. Ujęcie w ewidencji umorzenia pozostałych środków trwałych otrzymanych w formie darowizny. | 401 |
| 4. Ujęcie w ewidencji umorzenia pozostałych środków trwałych otrzymanych w ramach centralnego zaopatrzenia. | 401 |
| 5. Umorzenie pozostałych środków trwałych stanowiących pierwsze wyposażenie | 800 |
Konto 073 – „Umorzenie pozostałych wartości niematerialnych i prawnych”
Konto 073 służy do ewidencji zmniejszeń wartości początkowej pozostałych wartości niematerialnych i prawnych podlegających umorzeniu jednorazowo w pełnej wartości, przez spisanie w koszty w miesiącu wydania ich do używania.
Na koncie 073 ujmuje się umorzenie wartości niematerialnych i prawnych, o wartości nieprzekraczającej wielkości ustalonej w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych, dla których odpisy amortyzacyjne są uznane za koszt uzyskania przychodu w 100% ich wartości w miesiącu oddania do używania.
Na stronie Ma konta 073 ujmuje się zwiększenia, a na stronie Wn – zmniejszenia umorzenia wartości początkowej pozostałych wartości niematerialnych i prawnych, umarzanych jednorazowo.
Ewidencję szczegółową do konta 073 prowadzi się według zasad podanych w wyjaśnieniach do konta 023
Konto 073 może wykazywać saldo Ma, które wyraża stan umorzenia wartości początkowej pozostałych wartości niematerialnych i prawnych umarzanych w pełnej wartości w miesiącu wydania ich do używania.
Typowe zapisy konta 073
| Strona Wn | konto przeciwstawne |
| 1. Spisanie z ewidencji wartości umorzenia pozostałych wartości niematerialnych i prawnych, wycofanych z używania z tytułu: |
|
| a. likwidacji i sprzedaży, | 023 |
| b. niedoborów inwentaryzacyjnych, | 261 |
| c. ujawnionej szkody, | 264 |
| d. nieodpłatnego przekazania. | 023 |
|
|
|
| Strona Ma | konto przeciwstawne |
| 1. Jednorazowe odpisy umorzeniowe w pełnej wartości nowych, wydanych do używania pozostałych wartości niematerialnych i prawnych. | 401,853 |
| 2. Ujęcie w ewidencji umorzenia pozostałych wartości niematerialnych i prawnych otrzymanych nieodpłatnie. | 023 |
| 3. Ujęcie w ewidencji umorzenia pozostałych wartości niematerialnych i prawnych otrzymanych w formie darowizny. | 401 |
| 4. Ujęcie w ewidencji umorzenia pozostałych wartości niematerialnych i prawnych otrzymanych w ramach centralnego zaopatrzenia. | 401 |
Konto 074 – „Umorzenie zbiorów bibliotecznych”
Konto 074 służy do ewidencji zmniejszeń wartości zbiorów bibliotecznych podlegających umorzeniu jednorazowo w pełnej wartości, przez spisanie w koszty w miesiącu wydania ich do używania.
Na koncie 074 ujmuje się umorzenie książek i innych zbiorów bibliotecznych
Na stronie Ma konta 074 ujmuje się zwiększenia, a na stronie Wn – zmniejszenia umorzenia wartości początkowej zbiorów bibliotecznych, umarzanych jednorazowo.
Konto 074 może wykazywać saldo Ma, które wyraża stan umorzenia wartości początkowej zbiorów bibliotecznych w pełnej wartości w miesiącu wydania ich do używania.
Typowe zapisy konta 074
| Strona Wn | konto przeciwstawne |
| 1. Spisanie z ewidencji wartości umorzenia zbiorów bibliotecznych wycofanych z używania z tytułu: |
|
| a/likwidacji zużytych i nieprzydatnych zbiorów, | 014 |
| b/niedoborów inwentaryzacyjnych, | 261 |
| c/ujawnionej szkody, | 264 |
| d/nieodpłatnego przekazania i sprzedaży. | 014 |
|
|
|
| Strona Ma | konto przeciwstawne |
| 1. Jednorazowe odpisy umorzeniowe w pełnej wartości nowych, wydanych do używania zbiorów bibliotecznych. | 401 |
| 2. Ujęcie w ewidencji umorzenia zbiorów bibliotecznych otrzymanych nieodpłatnie. | 014 |
| 3. Ujęcie w ewidencji umorzenia zbiorów bibliotecznych otrzymanych w formie darowizny. | 401 |
Konto 080 – „Środki trwałe w budowie (inwestycje)”
Konto 080 służy do ewidencji kosztów środków trwałych w budowie oraz do rozliczenia tych kosztów na uzyskane efekty inwestycyjne.
Przez środki trwałe w budowie rozumie się, zaliczane do aktywów trwałych, środki trwałe w okresie ich budowy, montażu lub ulepszenia już istniejącego środka trwałego.
Na stronie Wn konta 080 ujmuje się w szczególności:
– poniesione koszty dotyczące środków trwałych w budowie (inwestycji),w tym pierwsze wyposażenie,
– poniesione koszty związane z nabyciem maszyn, urządzeń oraz innych przedmiotów przekazanych do montażu lub jeszcze nieoddanych do używania z powodu nieukończenia budowy obiektu,
– poniesione koszty ulepszenia środka trwałego /przebudowa, rozbudowa, rekonstrukcja, adaptacja lub modernizacja/, które powodują zwiększenie wartości użytkowej środka trwałego,
– nieodpłatne przyjęcie środków trwałych w budowie,
Na stronie Ma konta 080 księguje się w szczególności:
– wartość uzyskanych efektów inwestycyjnych w postaci oddanych do używania środków trwałych,
– rozliczenie nakładów bez efektów,
– wartość sprzedanych środków trwałych w budowie,
– wartość nieodpłatnie przekazanych środków trwałych w budowie.
– pierwsze wyposażenie nowych obiektów nie uznane za pozostałe środki trwałe (poniżej 600 zł),
– pierwsze wyposażenie nowych obiektów w pozostałe środki trwałe.
Na koncie 080 można również księgować rozliczenie kosztów dotyczących zakupu gotowych środków trwałych.
Koszty budowy środka trwałego, które nie dały efektu gospodarczego, podlegają odpisaniu nie później niż do końca roku obrotowego, w którym ustalono, że inwestycja nie dała efektu lub że odstąpiono od jej kontynuowania.
Zyski i straty nadzwyczajne powstałe w związku z budową środków trwałych, po zakończeniu i rozliczeniu budowy przenosi się na konto funduszu jednostki.
Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 080 zapewnia wyodrębnienie kosztów inwestycji według realizowanych zadań w szczegółowości klasyfikacji budżetowej i źródeł finansowania inwestycji.
Konto 080 może wykazywać saldo Wn, które oznacza koszty niezakończonych środków trwałych w budowie (inwestycji).
Typowe zapisy konta 080
| Strona Wn | konto przeciwstawne |
| ||
| 1. Poniesione koszty dotyczące środków trwałych w budowie (inwestycji), w tym koszty przygotowania dokumentacji projektowej. | 281,300 |
| ||
| 2. Koszty zakupu środków trwałych nie oddanych do używania. | 281,300 |
| ||
| 3. Wydanie materiałów z magazynu na potrzeby realizowanej budowy środka trwałego (inwestycji). | 310 |
| ||
| 4. Przeznaczenie zakupionych materiałów, ewidencjonowanych metodą uproszczoną, na rzecz budowy środków trwałych (inwestycji). | 401 |
| ||
| 5. Poniesione koszty ulepszenia środka trwałego. | 281,300 |
| ||
| 6. Nieodpłatne otrzymanie środków trwałych w budowie (inwestycji). | 800 |
| ||
| 7. Wartość środków trwałych w budowie (inwestycji) przejętych od zlikwidowanych jednostek. | 800 |
| ||
| 8. Poniesione koszty dotyczące środków trwałych w budowie (inwestycji) finansowane ze środków Funduszu Wsparcia Policji, (zapis równoległy: Wn 853 Ma 251) | 800 |
| ||
| 9. Ujęcie w ewidencji ujawnionych nadwyżek środków trwałych w budowie | 266 |
| ||
| 10. Rozliczenie nadwyżki zysków inwestycyjnych nad stratami. | 800 |
| ||
| 11. Koszty robót budowlanych pokryte z pobranej zaliczki | 281 |
| ||
|
|
|
| ||
|
| |||
| 1. Oddanie do używania środków trwałych uzyskanych w wyniku budowy środka trwałego (inwestycji). | 011 | |||
| 2. Oddanie do używania pozostałych środków trwałych stanowiących pierwsze wyposażenie nowego obiektu, sfinansowane ze środków na inwestycje (umorzenie: Wn 800 Ma 072). | 013 | |||
| 3. Rozliczenie kosztów ulepszenia środków trwałych. | 011 | |||
| 4. Rozliczenie kosztów zakupu środków trwałych. | 011 | |||
| 5. Wartość sprzedanych i nieodpłatnie przekazanych środków trwałych w budowie (inwestycji). | 800 | |||
| 6. Szkoda z tytułu budowy środków trwałych (inwestycji) bez efektu gospodarczego, (zapis równoległy: Wn 264 Ma 840) | 800 | |||
| 7. Ujęcie w ewidencji ujawnionych niedoborów środków trwałych w budowie. | 261 | |||
| 8. Odpisanie kosztów nie podjętej lub zaniechanej budowy środków trwałych (np. niewykorzystanej dokumentacji projektowej). | 800 | |||
| 9. Rozliczenia nadwyżki strat inwestycyjnych nad zyskami. | 800 | |||
| 10. Pierwsze wyposażenie nowych obiektów nie uznane za pozostałe środki trwałe. | 800 | |||
Zespół 1 – Środki pieniężne i rachunki bankowe
Konta zespołu 1 służą do ewidencji:
– krajowych i zagranicznych środków płatniczych przechowywanych w kasach – konto 101, 102, 103,
– krajowych i zagranicznych środków pieniężnych lokowanych na rachunkach bankowych – konto 130, 131, 133, 135, 136, 137, 138, 139,
– krótkoterminowe aktywa finansowe – konto 140,
– środków pieniężnych w drodze – konto 141, 142.
Konta zespołu 1 mają odzwierciedlać operacje pieniężne oraz obroty i stany środków pieniężnych oraz krótkoterminowych aktywów finansowych.
Konto 101 – „Kasa w walucie polskiej”
Konto 101 służy do ewidencji krajowej gotówki, znajdującej się w kasach jednostki.
Na stronie Wn konta 101 ujmuje się wpływy gotówki oraz nadwyżki kasowe, a na stronie Ma – rozchody gotówki i niedobory kasowe.
Ewidencja szczegółowa do konta 101 umożliwia ustalenie:
– stanu gotówki w walucie polskiej, z dodatkowym podziałem na rachunki bankowe z których gotówka została pobrana lub na które będzie odprowadzona.
Kwoty przyjęte do kasy jednostki do dnia 31 grudnia z tytułu zwrotu dokonanych uprzednio wydatków podlegają wpłacie w okresie do 8 stycznia roku następującego po roku budżetowym na rachunek bankowy roku ubiegłego.
Konto 101 może wykazywać saldo Wn, które wyraża stan gotówki w kasie.
Typowe zapisy konta 101
| Strona Wn | konto przeciwstawne |
| 1. Podjęcie gotówki do kasy z właściwych rachunków bankowych | 141 |
| 2. Wpłaty z tytułu należności przypisanych, a w szczególności: |
|
| a. zmniejszenia wydatków budżetowych, | 201 |
| b. zaliczek do rozliczenia, | 234 |
| c. przypisanych szkód, | 238 |
| d. udzielonych pożyczek z funduszy socjalnych. | 236,237 |
| 3. Wpłaty z tytułu sum na zlecenie i depozytowych. | 246,247 |
| 4. Ujawnione nadwyżki kasowe. | 266 |
| 5. Wpłaty za wydane odpłatnie składniki umundurowania na podstawie polecenia wpłaty | 101 |
|
|
|
| Strona Ma | konto przeciwstawne |
| 1. Sumy odprowadzone na właściwe rachunki bankowe | 141 |
| 2. Wypłaty gotówkowe z tytułu: |
|
| a. wydatków budżetowych, | 202 |
| b. wydatków Funduszu Wsparcia Policji, | 251 |
| c. świadczeń z ubezpieczenia społecznego, | 229 |
| d. wynagrodzeń i innych należności zaliczanych do wynagrodzeń, | 231 |
| e. sum na zlecenia i depozytowych. | 246,247 |
| 3. Wypłaty: |
|
| a. zaliczek do rozliczenia, | 234 |
| b. pożyczek z funduszy socjalnych. | 236,237 |
| 4. Zwrot z kasy nadpłaconych należności. | 201 |
| 5. Szkoda powstała w kasie w wyniku kradzieży. | 264 |
| 6. Ujawnione niedobory kasowe. | 261 |
Konto 102 – „Kasa w walucie obcej”
Konto 102 służy do ewidencji zagranicznej gotówki, znajdującej się w kasach jednostki.
Na stronie Wn konta 102 ujmuje się wpływy gotówki oraz nadwyżki kasowe, a na stronie Ma – rozchody gotówki i niedobory kasowe.
Operacje wyrażone w zagranicznych środkach pieniężnych ujmuje się w księgach na dzień ich przeprowadzenia – o ile odrębne przepisy dotyczące środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej i innych krajów Europejskiego Obszaru Gospodarczego oraz środków niepodlegających zwrotowi, pochodzących ze źródeł zagranicznych nie stanowią inaczej – odpowiednio po kursie:
– faktyczne zastosowanym w tym dniu, wynikającym z charakteru operacji – w przypadku sprzedaży lub kupna walut oraz zapłaty należności lub zobowiązań,
– średnim ogłoszonym dla danej waluty przez Narodowy Bank Polski z dnia poprzedzającego ten dzień – w przypadku zapłaty należności lub zobowiązań, jeśli nie jest zasadne zastosowanie faktycznego kursu, a także w przypadku pozostałych operacji.
Nie później niż na koniec każdego kwartału wartość gotówki wyrażoną w walutach obcych wycenia się po obowiązującym na ten dzień średnim kursie ogłoszonym dla danej waluty przez NBP. Powstałe różnice kursowe zalicza się odpowiednio do przychodów lub kosztów finansowych, a w uzasadnionych przypadkach do ceny nabycia towarów, ceny nabycia lub kosztu wytworzenia środków trwałych, środków trwałych w budowie lub wartości niematerialnych i prawnych.
Ewidencja szczegółowa do konta 102 umożliwia ustalenie:
– stanu gotówki w walucie zagranicznej, z podziałem na poszczególne waluty obce.
Kwoty przyjęte do kasy jednostki do dnia 31 grudnia z tytułu zwrotu dokonanych uprzednio wydatków budżetowych podlegają wpłacie w okresie do 8 stycznia roku następującego po roku budżetowym na rachunki bankowe roku ubiegłego.
Konto 102 może wykazywać saldo Wn, które wyraża stan gotówki w kasie.
Typowe zapisy konta 102
| Strona Wn | konto przeciwstawne |
| 1. Podjęcie gotówki z rachunków bankowych. | 142 |
| 2. Wpłaty z tytułu: |
|
| a. rozliczenia zaliczek, | 234 |
| b. sum na zlecenie, | 246 |
| c. sum depozytowych. | 247 |
| 3. Dodatnie różnice kursowe, powstałe w związku z wyceną na koniec kwartału. | 750 |
| 4. Ujawnione nadwyżki kasowe. | 266 |
|
|
|
| Strona Ma | konto przeciwstawne |
| 1. Sumy odprowadzone do banku na rachunki bankowe. | 142 |
| 2. Wypłaty, dotyczące ujętych na rozrachunkach kwot z tytułu: |
|
| a. wydatków budżetowych, | 202 |
| b. zaliczek do rozliczenia, | 234 |
| c. sum na zlecenia i depozytowych. | 246,247 |
| 3. Szkoda powstała w kasie w wyniku kradzieży. | 264 |
| 4. Ujemne różnice kursowe, powstałe w wyniku wyceny na koniec kwartału. | 751 |
| 5. Ujawnione niedobory kasowe. | 261 |
Konto 103 – „Kasa dochodów budżetowych”
Konto 103 służy do ewidencji krajowej gotówki – dochodów budżetowych – znajdującej się w kasie jednostki. Zostało ono założone w celu umożliwienia sporządzenia Rb-27 – sprawozdania z wykonania dochodów budżetowych w systemie FK, w związku z wejściem w życie w dniu 24 stycznia 2014 roku rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2014 r. poz. 119).
Kwoty przyjęte do kasy jednostki do dnia 31 grudnia z tytułu dochodów budżetowych podlegają wpłacie w okresie do 8 stycznia roku następującego po roku budżetowym na rachunek bankowy roku ubiegłego.
Konto 103 może wykazywać saldo Wn, które wyraża stan gotówki w kasie
Typowe zapisy konta 103
| Strona Wn | konto przeciwstawne |
| 1. Podjęcie gotówki do kasy z rachunku dochodów budżetowych | 141 |
| 2. Wpłaty z tytułu należności przypisanych dochodom budżetowym. | 221 |
| 3. Wpłaty z tytułu nieprzypisanych uprzednio przychodów z tytułu dochodów budżetowych. | 720,760 |
| 4. Ujawnione nadwyżki kasowe. | 266 |
|
|
|
| Strona Ma | konto przeciwstawne |
| 1. Sumy odprowadzone na rachunek dochodów budżetowych | 141 |
| 2. Wypłaty gotówkowe z tytułu zwrotu nadpłat dochodów budżetowych. | 221 |
| 3. Ujawnione niedobory kasowe. | 261 |
| 4. Szkoda powstała w kasie w wyniku kradzieży. | 264 |
Konto 130 – „Rachunek bieżący wydatków budżetowych”
Konto 130 służy do ewidencji stanu środków pieniężnych oraz obrotów na rachunku bankowym jednostki budżetowej z tytułu wydatków budżetowych, objętych planem finansowym.
Na stronie Wn konta 130 ujmuje się:
– wpływy środków budżetowych, otrzymanych od dysponenta wyższego stopnia na realizację wydatków budżetowych, zgodnie z planem finansowym, oraz dla dysponenta niższego stopnia,
– zwroty środków niewykorzystanych w danym roku budżetowym od dysponentów niższego stopnia,
– wpływy z tytułu zwrotu wydatków dokonanych w tym samym roku, w którym poniesiono wydatki.
Na stronie Ma konta 130 ujmuje się:
– zrealizowane wydatki budżetowe zgodnie z planem finansowym jednostki budżetowej, jak również środki pobrane do kasy na realizację wydatków budżetowych – ewidencja szczegółowa według podziałek klasyfikacji wydatków budżetowych,
– okresowe przelewy środków budżetowych dla dysponentów niższego stopnia – ewidencja szczegółowa według dysponentów, którym przelano środki budżetowe,
– przekazania (przelewy) dotacji dla innych jednostek,
– zwroty środków niewykorzystanych w danym roku budżetowym, na rachunek bieżący wydatków dysponenta wyższego stopnia.
Ewidencja szczegółowa do konta 130 jest prowadzona w szczegółowości planu finansowego wydatków budżetowych, tj. według podziałek klasyfikacji budżetowej wydatków, źródeł finansowania, programów, projektów oraz dysponentów środków.
Wydatki budżetowe dokonywane są zgodnie z przepisami dotyczącymi poszczególnych rodzajów wydatków. Państwowe jednostki budżetowe mogą udzielać zaliczek wyłącznie w zakresie określonym w odrębnych przepisach.
Uzyskane przez jednostkę zwroty wydatków, dokonanych w tym samym roku budżetowym, przyjmowane są na rachunek bankowy wydatków budżetowych i zmniejszają wykonanie wydatków w tym roku budżetowym. Natomiast uzyskane przez jednostkę zwroty wydatków, dokonanych w poprzednich latach budżetowych, stanowią dochody budżetowe roku, w którym nastąpił wpływ oraz podlegają przekazaniu na rachunek dochodów budżetu państwa.
Zapisy na koncie 130 dokonywane są na podstawie wyciągów bankowych, w związku z czym musi zachodzić pełna zgodność zapisów między jednostką a bankiem. Na koncie 130 obowiązuje zachowanie zasady czystości obrotów, co oznacza, że do błędnych zapisów, zwrotów wydatków i korekt wprowadza się dodatkowo techniczny zapis ujemny.
W okresie do dnia 8 stycznia roku następującego po roku budżetowym, a gdy ten dzień jest wolny od pracy – do pierwszego dnia roboczego po tym terminie, zalicza się na rachunki bankowe roku ubiegłego:
– wydatki budżetowe z tytułu przyjętych do dnia 31 grudnia przez banki, urzędy pocztowe i instytucje finansowe czeków rozrachunkowych,
– zwroty wydatków budżetowych dokonanych do 31 grudnia,
– zwroty środków sum na zlecenie z tytułu finansowania inwestycji,
– zwroty sum niewłaściwie zaliczonych na rachunek bieżący wydatków jednostki.
Do dnia 15 stycznia roku następującego po roku budżetowym jednostka, której kierownik jest dysponentem trzeciego stopnia, przekazuje niewykorzystane środki budżetowe na rachunek bieżący roku ubiegłego dysponenta wyższego stopnia.
Do dnia 20 stycznia roku następującego po roku budżetowym jednostka, której kierownik jest dysponentem drugiego stopnia, przekazuje niewykorzystane środki budżetowe na rachunek bieżący roku ubiegłego dysponenta głównego.
W okresie roku budżetowego konto 130 może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan środków budżetowych otrzymanych na realizację wydatków budżetowych jednostki, a niewykorzystanych do danego dnia.
Konto 130 na koniec roku może wykazywać saldo Wn, przy czym ulega ono likwidacji w okresie przejściowym w momencie dokonania przelewu niewykorzystanych środków budżetowych na rachunek bankowy dysponenta wyższego stopnia.
Typowe zapisy konta 130
| Strona Wn | konto przeciwstawne |
| 1. Wpływy od dysponenta wyższego stopnia środków budżetowych na pokrycie wydatków budżetowych jednostki oraz przeznaczonych dla dysponentów niższego stopnia. | 223 |
| 2. Wpływ, na rachunek bieżący dysponenta II stopnia, tytułem zwrotu środków budżetowych od dysponenta niższego stopnia. | 223 |
| 3. Wpłaty z kasy na rachunek z tytułu zmniejszenia wydatków budżetowych. | 141,142 |
| 4. Wpłaty zaliczone na zmniejszenie wydatków budżetowych: |
|
| a. kwot ujętych uprzednio jako należności, | 201,229,234,238,244,249 |
| b. z tytułu zwrotu kosztów postępowania spornego lub egzekucyjnego, | 761 |
| c. w pozostałych przypadkach. | konta zesp.4 |
| 5. Wpływ na rachunek środków z tytułu zwrotu, w roku przekazania, niewykorzystanej dotacji budżetowej. | 224 |
| 6. Omyłki w wyciągu bankowym. | 249 |
| 7. Zwrot zaliczki udzielonej wykonawcy na poczet robót budowlanych | 281 |
|
|
|
| Strona Ma | konto przeciwstawne |
| 1. Zwrot środków budżetowych do dysponenta wyższego stopnia. | 223 |
| 2. Przelew środków do dysponenta niższego stopnia. | 223 |
| 3. Spłata zobowiązań z tytułu zakupu towarów i usług. | 202 |
| 4. Spłata zobowiązań z tytułu zakupów i robót inwestycyjnych, (zapis równoległy: Wn 810 Ma 800) | 281 |
| 5. Pobranie gotówki do kasy. | 141,142 |
| 6. Przelew wynagrodzeń i świadczeń na konta osobiste pracowników. | 231 |
| 7. Przelew kwot z tytułu zobowiązań wobec pracowników. | 234 |
| 8. Odprowadzenie składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz na FP, PFRON, FEP. | 229 |
| 9. Odprowadzenie naliczonych podatków i opłat. | 225,253 |
| 10. Przelew środków z tytułu odpisów na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. | 244 |
| 11. Opłacone koszty postępowania spornego lub egzekucyjnego. | 761 |
| 12. Opłaty bankowe, obciążające koszty budżetowe jednostki. | 402 |
| 13. Opłacone odsetki za nieterminową regulację zobowiązań: |
|
| a. przypisanych, | 202 |
| b. nieprzypisanych. | 751 |
| 14. Przekazanie naliczonych odsetek od zobowiązań podatkowych. | 225,253 |
| 15. Przekazanie naliczonych odsetek z tytułu zwłoki w zapłacie składek na ubezpieczenia społeczne. | 229 |
| 16. Zwrot nadpłaconych należności budżetowych. | 201 |
| 17. Przelew środków z tytułu udzielonej dotacji budżetowej. | 224 |
| 18. Omyłki w wyciągu bankowym. | 249 |
| 19. Zaliczka udzielona wykonawcy na poczet robót budowlanych | 281 |
Konto 131 – „Rachunek pomocniczy wydatków niewygasających”
Konto 131 służy do ewidencji operacji, dotyczących środków pieniężnych na wydatki niewygasające.
Wydatki niewygasające są to wydatki ujęte w rozporządzeniu Rady Ministrów, wydanym na podstawie ustawy o finansach publicznych, realizowane – w terminach określonych w ww. rozporządzeniu – ze środków przekazanych przez dysponenta wyższego stopnia na rachunek pomocniczy dla wydatków niewygasających. Środki finansowe pozostałe z realizacji wydatków niewygasających, przed upływem terminu określonego przez Radę Ministrów, zwraca się na rachunek pomocniczy dysponenta wyższego stopnia.
Środki finansowe niewykorzystane w terminie określonym przez Radę Ministrów przekazuje się bezpośrednio na wyodrębniony rachunek dochodów centralnego rachunku bieżącego budżetu państwa w terminie 21 dni od dnia ostatecznego terminu dokonania wydatków, określonego w rozporządzeniu Rady Ministrów.
Na koncie 131 dokonuje się księgowań wyłącznie na podstawie dowodów bankowych, w związku z czym musi zachodzić pełna zgodność zapisów konta 131 między księgowością jednostki a księgowością banku.
Na stronie Wn konta 131 ujmuje się wpływy środków pieniężnych na wydatki niewygasające.
Na stronie Ma konta 131 ujmuje się wydatki na realizację zadań finansowanych z wydatków niewygasających.
Ewidencja szczegółowa do konta 131 prowadzona jest według klasyfikacji budżetowej oraz zadań ujętych w rozporządzeniu Rady Ministrów.
Saldo Wn konta 131 oznacza stan środków pieniężnych znajdujących się na rachunku bankowym wydatków niewygasających. Po terminie określonym w rozporządzeniu RM saldo konta 131 ulega likwidacji poprzez zwrot niewykorzystanych środków na rachunek dochodów budżetu państwa.
Typowe zapisy konta 131
| Strona Wn | konto przeciwstawne |
| 1. Wpływ środków od dysponenta wyższego stopnia na wydatki niewygasające. | 243 |
| 2. Wpływ do dysponenta II stopnia z tytułu zwrotu środków, które zostały z realizacji wydatków niewygasających przed upływem terminu określonego przez Radę Ministrów. | 243 |
| 3. Omyłki w wyciągach bankowych. | 249 |
|
|
|
| Strona Ma | konto przeciwstawne |
| 1. Przelew do dysponenta niższego stopnia środków na wydatki niewygasające. | 243 |
| 2. Zwrot do dysponenta wyższego stopnia środków, które zostały z realizacji wydatków niewygasających przed upływem terminu określonego przez Radę Ministrów. | 243 |
| 3. Spłata zobowiązań z tytułu zakupu towarów i usług. | 206 |
| 4. Spłata zobowiązań z tytułu zakupów i robót inwestycyjnych, (zapis równoległy: Wn 810 Ma 800) | 281 |
| 5. Przelew z tytułu niewykorzystanych w terminie określonym przez Radę Ministrów środków na wydatki niewygasające na wyodrębniony rachunek dochodów centralnego rachunku bieżącego budżetu państwa. | 243 |
| 6. Omyłki w wyciągach bankowych. | 249 |
Konto 133 – „Rachunek bieżący dochodów budżetowych”
Konto 133 służy do ewidencji stanu środków oraz obrotów na rachunku bankowym jednostki budżetowej z tytułu dochodów budżetowych, zrealizowanych przez tę jednostkę.
Na stronie Wn konta 133 ujmuje się:
– zrealizowane przez jednostkę dochody budżetowe,
– wpływy z tytułu zwrotu wydatków, jeżeli zwrot następuje po upływie roku budżetowego, w którym wydatku dokonano,
– wpływy z tytułu oprocentowania środków zgromadzonych na rachunkach pomocniczych jednostki,
– wpływy środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej z tytułu refundacji wydatków poniesionych z budżetu państwa na finansowanie programów i projektów.
Na stronie Ma konta 133 ujmuje się:
– zwroty nadpłat,
– okresowe przelewy zrealizowanych dochodów budżetowych na centralny rachunek bieżący budżetu państwa.
Ewidencję szczegółową konta 133 prowadzi się według klasyfikacji budżetowej.
Opłaty przekazów pocztowych i opłaty bankowe, związane ze zwrotem nadpłat dochodów budżetowych, obciążają wydatki budżetowe jednostki dokonującej zwrotu nadpłat.
Kwoty dochodów budżetowych, przyjęte przez jednostkę do kasy lub za pośrednictwem operatora publicznego, obowiązane są do przekazania ich w dniu ich pobrania (wpływu) na właściwy rachunek bieżący dochodów. W uzasadnionych przypadkach, w zależności od wysokości przyjętej gotówki oraz właściwego jej zabezpieczenia, Kierownik Jednostki może podjąć decyzję określającą częstotliwość przekazywania gotówki do banku z zachowaniem terminów, określonych w odrębnych przepisach, dotyczących wpłat pobranych dochodów budżetowych do budżetu państwa.
Zapisy na koncie 133 dokonywane są na podstawie wyciągów bankowych, w związku z czym musi zachodzić pełna zgodność zapisów między jednostką a bankiem. Na koncie 133 obowiązuje zachowanie zasady czystości obrotów, co oznacza, że do błędnych zapisów, zwrotów nadpłat i korekt wprowadza się dodatkowo techniczny zapis ujemny.
Jednostka budżetowa przekazuje zrealizowane dochody budżetowe na centralny rachunek bieżący budżetu państwa, według stanu środków na:
– 5 dzień miesiąca – do dnia 10 danego miesiąca,
– 10 dzień miesiąca – do dnia 15 danego miesiąca,
– 15 dzień miesiąca – do dnia 20 danego miesiąca,
– 20 dzień miesiąca – do dnia 25 danego miesiąca,
– 25 dzień miesiąca – do ostatniego dnia miesiąca,
– ostatni dzień miesiąca – do dnia 5 następnego miesiąca.
W okresie do dnia 8 stycznia roku następującego po roku budżetowym, a gdy ten dzień jest wolny od pracy – do pierwszego dnia roboczego po tym terminie, zalicza się na rachunki bankowe roku ubiegłego dochody budżetowe pobrane do dnia 31 grudnia przez kasy jednostki, jak również wpłacone do kas banków, rozliczone dochody budżetowe paragrafu klasyfikacji budżetowej „Wpływy do wyjaśnienia” oraz zwroty sum niewłaściwie zaliczonych na rachunek bieżący dochodów jednostki.
Do dnia 15 stycznia roku następującego po roku budżetowym jednostka przekazuje zrealizowane dochody budżetowe na rachunek budżetu państwa roku ubiegłego.
Saldo Wn konta 133 oznacza stan środków pieniężnych na rachunku bankowym z tytułu zrealizowanych dochodów budżetowych, które na dany dzień nie zostały przekazane na rachunek budżetu państwa, przy czym ulega ono likwidacji w okresie przejściowym w momencie dokonania przelewu na rachunek budżetu państwa.
Typowe zapisy konta 133
| Strona Wn | konto przeciwstawne |
| 1. Wpływy bezpośrednio na rachunek bankowy kwot, dotyczących dochodów budżetowych: |
|
| a. przypisanych, | 221 |
| b. nie przypisanych. | 720,760 |
| 2. Wpływy na rachunek bankowy dochodów budżetowych przyjętych uprzednio do kasy. | 141 |
| 3. Ujęcie w ewidencji zapłaconych odsetek od należności. | 221,750 |
| 4. Środki pieniężne przejęte po zlikwidowanych jednostkach. | 800 |
| 5. Wpływ uiszczonego przez kontrahenta podatku VAT od należności stanowiących dochody budżetowe. | 249 |
| 6. Omyłki w wyciągu bankowym. | 249 |
|
|
|
| Strona Ma | konto przeciwstawne |
| 1. Dochody budżetowe odprowadzone na rachunek budżetu państwa. | 222 |
| 2. Zwrot nadpłat dochodów budżetowych: |
|
| a. bezpośrednio z rachunku bankowego, | 221 |
| b. pobranie gotówki do kasy w celu dokonania zwrotu nadpłaty gotówką. | 141 |
| 3. Odprowadzenie należnego podatku VAT od należności stanowiących dochody budżetowe. | 253 |
| 4. Omyłki w wyciągu bankowym. | 249 |
| 5. Przelewy dotyczące zmniejszenia dochodów m.in. na pokrycie opłaty komorniczej. | 761 |
Konto 135 – „Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia”
Konto 135 służy do ewidencji stanu i obrotów środków na rachunkach bankowych środków funduszy specjalnego przeznaczenia, którymi dysponuje jednostka, a w szczególności zakładowego funduszu świadczeń specjalnych i funduszu socjalnego emerytów policyjnych.
Na stronie Wn konta 135 ujmuje się wpływy na rachunki bankowe, a na stronie Ma – rozchody z tych rachunków.
Ewidencja szczegółowa konta 135 umożliwia ustalenie stanu środków każdego funduszu.
Saldo Wn konta 135 oznacza stan środków pieniężnych na rachunkach bankowych funduszy.
Typowe zapisy konta 135
| Strona Wn | konto przeciwstawne |
| 1. Wpływ środków funduszy specjalnego przeznaczenia: |
|
| a. ujętych uprzednio jako należność, | 236,237 |
| b. bez dokonania przypisu. | 851,852 |
| 2. Wpłata na rachunek bankowy gotówki przyjętej do kasy. | 141 |
| 3. Wpływ oprocentowania od środków gromadzonych na rachunkach bankowych. | 851,852 |
| 4. Wpływ środków z budżetu na pokrycie kosztów prowadzenia rachunków funduszy socjalnych | 236,237 |
| 5. Wpływy z tytułu spłaty pożyczek /wraz z odsetkami/, udzielonych pracownikom. | 236,237 |
| 6. Wpływ na rachunek bankowy ujętych w ewidencji środków w drodze. | 141 |
| 7. Omyłki w wyciągu bankowym. | 249 |
|
|
|
| Strona Ma | konto przeciwstawne |
| 1. Zapłata zobowiązań z tytułu dostaw i usług, na rzecz działalności finansowanej z funduszy socjalnych. | 236,237 |
| 2. Pobranie gotówki do kasy. | 141 |
| 3. Pobranie przez bank kosztów prowadzenia rachunku. | 236,237 |
| 4. Wypłata z rachunku bankowego świadczeń socjalnych, w tym udzielonych pożyczek. | 236,237 |
| 5. Odprowadzenie podatku dochodowego od osób fizycznych. | 225 |
| 6. Omyłki w wyciągach bankowych. | 249 |
Konto 136 – „Rachunek państwowych funduszy celowych”
Konto 136 służy do ewidencji stanu i obrotów środków państwowego funduszu celowego, tj. Funduszu Wsparcia Policji.
Na stronie Wn konta 136 ujmuje się wpływy środków na rachunek bankowy, a na stronie Ma – wypłaty środków z rachunku bankowego.
Konto 136 może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan środków pieniężnych na rachunku bankowym Funduszu.
Typowe zapisy konta 136
| Strona Wn | konto przeciwstawne |
| 1. Wpływ środków Funduszu Wsparcia Policji. | 251,853 |
| 2. Wpłata na rachunek bankowy gotówki przyjętej do kasy. | 141 |
| 3. Wpływ oprocentowania od środków gromadzonych na rachunku bankowym. | 853 |
| 4. Wpływ na rachunek bankowy ujętych w ewidencji środków w drodze, w tym wolnych środków przekazanych MF w zarządzanie | 141 |
| 5. Omyłki w wyciągu bankowym. | 249 |
|
|
|
| Strona Ma | konto przeciwstawne |
| 1. Koszty prowadzenia rachunku Funduszu Wsparcia Policji. | 853 |
| 2. Pobranie gotówki do kasy. | 141 |
| 3. Spłata zobowiązań wobec kontrahentów z tytułu dostaw towarów i usług. | 251 |
| 4. Wydatki z tytułu zakupu składników majątku trwałego bezpośrednio oddanych do używania, (zapis równoległy: Wn konta zesp. 0 Ma 800) | 251 |
| 5. Spłata zobowiązań z tytułu zakupów i robót inwestycyjnych, (zapis równoległy: Wn 080 Ma 800) | 251 |
| 6. Wypłata nagród i rekompensat za służby prewencyjne. | 251 |
| 7. Odprowadzenie podatku dochodowego od osób fizycznych. | 225 |
| 8. Odprowadzenie składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne i Fundusz Pracy. | 229 |
| 9. Zwrot niewykorzystanych środków: |
|
| a. otrzymanych w danym roku, |
|
| 853 |
|
| (dodatkowo zapis ujemny: Wn 853 Ma 853) |
|
| b. otrzymanych w roku poprzednim – jako zmniejszenie funduszu. | 853 |
| 10. Omyłki w wyciągach bankowych. | 249 |
| 11. Przekazanie wolnych środków MF w zarządzanie | 141 |
| 12. Wypłata wynagrodzeń z tytułu umów cywilnoprawnych | 251 |
Konto 137 – „Rachunek środków pochodzących ze źródeł zagranicznych niepodlegających zwrotowi”
Konto 137 służy do ewidencji operacji pieniężnych dokonywanych na rachunkach środków pochodzących ze źródeł zagranicznych niepodlegających zwrotowi.
Na koncie 137 dokonuje się księgowań na podstawie dokumentów bankowych, w związku z czym musi zachodzić pełna zgodność zapisów konta 137 między księgowością jednostki a księgowością banku.
Na stronie Wn konta 137 ujmuje się:
– wpływy środków pochodzących ze źródeł zagranicznych niepodlegających zwrotowi przeznaczonych na finansowanie programów i projektów realizowanych ze środków zagranicznych,
– odsetki od środków zgromadzonych na rachunkach bankowych,
– dodatnie różnice kursowe wynikające z wyceny walut obcych.
Na stronie Ma konta 137 ujmuje się:
– dokonanie płatności kontrahentom zewnętrznym za zadania realizowane w ramach programu,
– przekazanie odsetek na rachunek przekazującego środki zagraniczne,
– zwrot niewykorzystanych środków zagranicznych,
– ujemne różnice kursowe wynikające z wyceny walut.
Ewidencja szczegółowa do konta 137 umożliwia ustalenie stanu środków pochodzących ze źródeł zagranicznych niepodlegających zwrotowi w podziale na źródła ich pochodzenia.
Konto 137 może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan środków pochodzących ze środków zagranicznych niepodlegających zwrotowi na wyodrębnionych rachunkach bankowych.
Typowe zapisy konta 137
| Strona Wn | konto przeciwstawne |
| 1. Wpływ środków pochodzących ze źródeł zagranicznych niepodlegających zwrotowi. | 228 |
| 2. Wpływ odsetek od środków zagranicznych zgromadzonych na rachunku bankowym. | 228 |
| 3. Dodatnie różnice kursowe wynikające z wyceny walut obcych. | 750 |
| 4. Omyłki w wyciągu bankowym. | 249 |
|
|
|
| Strona Ma | konto przeciwstawne |
| 1. Spłata zobowiązań z tytułu zrealizowanych zadań w ramach programu (projektu) ze środków pochodzących ze źródeł zagranicznych niepodlegających zwrotowi | 207,281 |
| 2. Przelew odsetek na rachunek bankowy przekazującego środki zagraniczne | 228 |
| 3. Zwrot niewykorzystanych środków zagranicznych. | 228 |
| 4. Ujemne różnice kursowe wynikające z wyceny walut obcych. | 751 |
| 5. Omyłki w wyciągu bankowym. | 249 |
Konto 138 – „Rachunek środków europejskich”
Konto 138 służy do ewidencji operacji pieniężnych dokonywanych na rachunkach bankowych związanych z realizacją programów i projektów finansowanych z budżetu środków europejskich.
Na koncie 138 dokonuje się księgowań na podstawie dokumentów bankowych, w związku z czym musi zachodzić zgodność zapisów konta 138 między jednostką a bankiem.
Na stronie Wn konta 138 ujmuje się wpływy środków pieniężnych w korespondencji z kontem 227.
Na stronie Ma konta 138 ujmuje się wydatki na realizację programów i projektów finansowanych ze środków europejskich.
Ewidencja szczegółowa do konta 138 prowadzona jest w szczegółowości planu wydatków środków europejskich i powinna zapewniać możliwość ustalenia stanu poszczególnych środków pieniężnych według źródeł ich pochodzenia.
Konto 138 na koniec roku nie wykazuje salda.
Typowe zapisy konta 138
| Strona Wn | konto przeciwstawne |
| 1. Wpływ środków europejskich. | 227 |
| 2. Omyłki w wyciągu bankowym. | 249 |
|
|
|
| Strona Ma | konto przeciwstawne |
| 1. Spłata zobowiązań wobec kontrahentów z tytułu dostaw towarów i usług realizowanych w ramach programu. | 209 |
| 2. Spłata zobowiązań z tytułu zakupów i robót inwestycyjnych, (zapis równoległy: Wn 810 Ma 800) | 281 |
| 3. Zwrot niewykorzystanych środków. | 227 |
| 4. Omyłki w wyciągu bankowym. | 249 |
Konto 139 – „Inne rachunki bankowe”
Konto 139 służy do ewidencji operacji, dotyczących środków pieniężnych wydzielonych na innych rachunkach bankowych niż rachunki bieżące i specjalnego przeznaczenia.
W szczególności na koncie 139 prowadzi się ewidencję obrotów na wyodrębnionych rachunkach bankowych:
a) sum depozytowych,
b) sum na zlecenie, w tym środków obcych na inwestycje.
Sumy na zlecenie
Sumy na zlecenie służą do:
– finansowania ze środków zleceniodawcy zadań, zleconych do wykonania jednostce,
– gromadzenia środków na finansowanie inwestycji realizowanych z innych źródeł niż środki własne jednostki, otrzymanych od innych jednostek organizacyjnych, przy czym środki pochodzące ze środków budżetowych, zwraca się do dnia 31 grudnia danego roku budżetowego na rachunek bieżący wydatków państwowej jednostki budżetowej, która przekazała środki, chyba że przepisy odrębne stanowią inaczej.
Jednostka po wykonaniu zlecenia w terminie określonym w umowie rozlicza się przed zleceniodawcą z otrzymanych środków, a pozostałe środki, jeżeli przepisy odrębne nie stanowią inaczej, przekazuje na rachunek zleceniodawcy.
Sumy depozytowe
Sumy depozytowe są to sumy obce (środki pieniężne) przechowywane przez jednostkę, w szczególności kaucje, wadia oraz sumy stanowiące przedmiot sporu, otrzymane w związku z postępowaniem sądowym lub administracyjnym.
Oprocentowanie sum depozytowych oraz sum na zlecenie, stanowiących własność osób fizycznych, prawnych i innych jednostek organizacyjnych nie posiadających osobowości prawnej, powiększa ich wartość, chyba że odrębne przepisy stanowią inaczej. Natomiast oprocentowanie sum depozytowych oraz sum na zlecenie, złożonych przez państwowe jednostki budżetowe stanowią dochody budżetu państwa.
Depozyty państwowych jednostek budżetowych w postaci środków pieniężnych, składane w związku z postępowaniem karnym, karno-skarbowym, administracyjnym, cywilnym oraz w sprawach o wykroczeniach w wypadku konieczności zachowania konkretnych egzemplarzy środków pieniężnych jednostki te przekazują do przechowania bankom w postaci depozytu zamkniętego.
Na koncie 139 dokonuje się księgowań wyłącznie na podstawie dowodów bankowych, w związku z czym musi zachodzić pełna zgodność zapisów konta 139 między księgowością jednostki a księgowością banku.
Na stronie Wn konta 139 ujmuje się wpływy środków pieniężnych na wydzielone rachunki pomocnicze, a na stronie Ma rozchody tych środków.
Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 139 umożliwia ustalenie stanu środków pieniężnych dla każdego wydzielonego rachunku bankowego, z podziałem na poszczególne tytuły i podmioty, z którymi środki te są rozliczane.
Saldo Wn konta 139 oznacza stan środków pieniężnych znajdujących się na innych rachunkach bankowych jednostki.
Typowe zapisy konta 139
| Strona Wn | konto przeciwstawne |
| 1. Wpływ na rachunek bankowy sum na zlecenie i sum depozytowych. | 246,247 |
| 2. Wpłata na rachunek bankowy gotówki z kasy. | 141,142 |
| 3. Wpływ na rachunek bankowy środków w drodze. | 141,142 |
| 4. Wpływ z tytułu odsetek od środków na rachunku bankowym: |
|
| a. stanowiących dochody budżetowe, (zapis równoległy: Wn 221 Ma 750) | 246,247 |
| b. powiększających środki na rachunku bankowym. | 246,247 |
| 5. Omyłki w wyciągach bankowych. | 249 |
|
|
|
| Strona Ma | konto przeciwstawne |
| 1. Pobranie gotówki do kasy. | 141 |
| 2. Zwrot sum depozytowych. | 247 |
| 3. Zwrot do zleceniodawcy niewykorzystanych środków. | 246 |
| 4. Finansowanie zadań z sum na zlecenie. | 246 |
| 5. Wydatki na inwestycje ponoszone ze środków otrzymanych od innych podmiotów, a dysponowanych przez jednostkę, (zapis równoległy: Wn 246 Ma 800) | 281 |
| 6. Odprowadzenie odsetek od sum na zlecenie i sum depozytowych, stanowiących dochody budżetowe. | 246,247 |
| 7. Odprowadzenie do urzędów naliczonych podatków od kwot gromadzonych na rachunku pomocniczym. | 225,253 |
| 8. Omyłki w wyciągach bankowych. | 249 |
Konto 140 – „Krótkoterminowe aktywa finansowe”
Konto 140 służy do ewidencji krótkoterminowych aktywów wyrażonych w walucie polskiej lub obcej, np. weksle.
Do innych środków pieniężnych zalicza się weksle obce o ile są płatne lub wymagalne w ciągu trzech miesięcy.
Nie stanowią krótkoterminowych papierów wartościowych wnoszone przez wykonawców różne formy zabezpieczenia należytego wykonania umowy.
Na stronie Wn konta 140 ujmuje się zwiększenia stanu i wartości krótkoterminowych aktywów finansowych.
Na stronie Ma konta 140 ujmuje się zmniejszenia stanu i wartości krótkoterminowych aktywów finansowych.
Ewidencja szczegółowa do konta 140 powinna umożliwić ustalenie:
– poszczególnych składników krótkoterminowych aktywów finansowych,
– stanu poszczególnych krótkoterminowych aktywów finansowych,
– wartości krótkoterminowych aktywów finansowych powierzonych poszczególnym osobom za nie odpowiedzialnym.
Konto 140 może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan krótkoterminowych aktywów finansowych.
Typowe zapisy konta 140
| Strona Wn | konto przeciwstawne |
| 1. Przyjęcie weksla obcego tytułem zapłaty należności. | konta zesp. 2 |
|
|
|
| Strona Ma | konto przeciwstawne |
| 1. Wykup weksli przez bank lub dłużnika. | konta zesp. 1 |
Konto 141 – „Środki pieniężne w drodze w walucie polskiej”
Konto 141 służy do ewidencji środków pieniężnych w drodze wyrażonych w walucie polskiej.
Do środków pieniężnych w drodze zalicza się:
– środki pieniężne znajdujące między kasą a jej rachunkami bankowymi oraz odwrotnie,
– środki pieniężne znajdujące się w drodze pomiędzy rachunkami bankowymi jednostki,
– wolne środki przekazane Ministrowi Finansów w zarządzanie.
Na stronie Wn konta 141 ujmuje się zwiększenia stanu środków pieniężnych w drodze, a na stronie Ma – zmniejszenia stanu środków pieniężnych w drodze.
Ewidencja szczegółowa do konta 141 powinna umożliwić ustalenie wartości środków pieniężnych w drodze wyrażonej w walucie polskiej, z podziałem na rodzaje działalności jednostki, których dotyczą.
Konto 141 może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan środków pieniężnych w drodze w walucie polskiej.
Typowe zapisy konta 141
| Strona Wn | konto przeciwstawne |
| 1. Ujęcie na podstawie raportu kasowego odprowadzenia gotówki na rachunek bankowy. | 101,103 |
| 2. Ujęcie na podstawie wyciągu bankowego pobrania gotówki z rachunków bankowych. | konta zesp.1 |
| 3. Przelewy środków pieniężnych między rachunkami bankowymi jednostki. | konta zesp.1 |
| 4. Ujęcie wolnych środków FWP przekazanych Ministrowi Finansów w zarządzanie | 136 |
|
|
|
| Strona Ma | konto przeciwstawne |
| 1. Wpływy środków w drodze na rachunek bankowy. | konta zesp.1 |
| 2. Ujęcie na podstawie raportu kasowego podjęcia gotówki z rachunku bankowego | 101, 103 |
| 3. Ujęcie zwrotu środków FWP uprzednio przekazanych Ministrowi Finansów w zarządzanie | 136 |
Konto 142 – „Środki pieniężne w drodze w walucie obcej”
Konto 142 służy do ewidencji środków pieniężnych w drodze w walucie obcej.
Na stronie Wn konta 142 ujmuje się wpłaty z kasy na rachunki bankowe, pobrania z rachunków bankowych środków do kasy oraz środków pomiędzy rachunkami bankowymi. Na stronie Ma konta 142 ujmuje się wpływy środków pieniężnych w drodze do kasy i na rachunki bankowe.
Ewidencja szczegółowa do konta 142 powinna umożliwić ustalenie wartości środków pieniężnych w drodze w walucie obcej, z podziałem na poszczególne waluty obce.
Konto 142 może wykazywać saldo Wn, które oznacza wartości środków pieniężnych w walucie obcej w drodze.
Typowe zapisy konta 142
| Strona Wn | konto przeciwstawne |
| 1. Ujęcie na podstawie raportu kasowego odprowadzenia gotówki na rachunek bankowy. | 102 |
| 2. Ujęcie na podstawie wyciągu bankowego pobrania gotówki z rachunków bankowych. | konta zesp.1 |
| 3. Przelewy środków pieniężnych między rachunkami bankowymi jednostki. | konta zesp.1 |
|
|
|
| Strona Ma | konto przeciwstawne |
| 1. Wpływy środków w drodze na rachunek bankowy. | konta zesp.1 |
| 2. Ujęcie na podstawie raportu kasowego podjęcia gotówki z rachunku bankowego. | 102 |
Zespół 2 – Rozrachunki i rozliczenia
Konta zespołu 2 służą do ewidencji krajowych i zagranicznych rozrachunków i rozliczeń.
Konta zespołu 2 służą także do ewidencji i rozliczeń środków budżetowych, środków europejskich i innych środków pochodzących ze źródeł zagranicznych niepodlegających zwrotowi, wynagrodzeń, rozliczeń niedoborów, szkód i nadwyżek oraz wszelkich innych rozliczeń związanych z rozrachunkami i roszczeniami spornymi.
Rozrachunki i rozliczenia należy ujmować w ewidencji księgowej począwszy od dnia powstania do dnia ich wygaśnięcia z powodu spłaty, oddalenia w postępowaniu spornym lub egzekucyjnym, umorzenia lub odpisania na skutek przedawnienia bądź odpisania jako nieistotnych należności.
Ewidencja szczegółowa do kont zespołu 2 może być prowadzona według podziałek klasyfikacji budżetowej i umożliwiać wyodrębnienie poszczególnych grup rozrachunków, rozliczeń, ustalenie przebiegu ich rozliczeń oraz stanu należności, rozliczeń, roszczeń spornych i zobowiązań z podziałem na kontrahentów, a przy rozliczaniu środków europejskich również odpowiednio w podziale na programy lub projekty.
Konto 201 – „Rozrachunki z tytułu należności budżetowych od odbiorców”
Konto 201 służy do ewidencji należności z tytułu dostaw i usług, związanych z podstawową działalnością jednostki budżetowej. Na koncie 201 nie ujmuje się należności jednostki budżetowej z tytułów zaliczonych do dochodów budżetowych, które ujmowane są na koncie 221.
Na stronie Wn konta 201 ujmuje się należności od odbiorców z tytułu refaktur, a na stronie Ma – ich regulację.
Ewidencję na koncie 201należy prowadzić na bieżąco, w oparciu o dowody źródłowe.
W razie nieotrzymania zapłaty od odbiorców w terminie określonym umową, należne odsetki za zwłokę nalicza się na koniec każdego kwartału i księguje w korespondencji z kontem 720.
Ewidencja konta 201 powinna umożliwić ustalenie, w szczegółowości klasyfikacji budżetowej, aktualnego stanu należności od każdego z kontrahentów.
Konto 201 może mieć dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności, a saldo Ma – wielkość ewentualnych nadpłat.
Typowe zapisy konta 201
| Strona Wn | konto przeciwstawne |
| 1. Powstanie należności od odbiorcy z tytułu świadczeń jednostki /refaktura/. | 401,402 |
| 2. Zwrot nadpłaconych należności budżetowych. | 101,130 |
|
|
|
| Strona Ma | konto przeciwstawne |
| 1. Przeksięgowanie pod datą pierwszej operacji niezrealizowanych w roku ubiegłym należności budżetowych. (zapis równoległy Wn 221 Ma 720,760) | 800 |
| 2. Spłata należności przez odbiorcę. | 101,130 |
| 3. Przeksięgowanie spornych należności. | 249 |
| 4. Ujęcie w ewidencji nadpłaty z tytułu regulacji należności. | 101,130 |
Konto 202 – „Rozrachunki z tytułu zobowiązań budżetowych wobec dostawców”
Konto 202 przeznaczone jest do ewidencji wszelkich bezspornych rozrachunków z tytułu dostaw i usług dotyczących działalności budżetowej (wydatków budżetowych), z wyjątkiem zobowiązań związanych z prowadzonymi inwestycjami, ujmowanych na koncie 281.
Na stronie Ma konta 202 ujmuje się zobowiązania z tytułu dostaw i usług, a na stronie Wn – ich regulację.
Ewidencję na koncie 202 należy prowadzić na bieżąco, w oparciu o dowody źródłowe /faktury/.
Ewidencja szczegółowa konta 202 umożliwia ustalenie aktualnego stanu zobowiązań wobec każdego z kontrahentów w szczegółowości klasyfikacji budżetowej oraz poszczególnych projektów.
Konto 202 może mieć dwa salda, które ustala się na podstawie ewidencji analitycznej. Saldo Wn oznacza stan należności, a saldo Ma – stan zobowiązań.
Typowe zapisy konta 202
| Strona Wn | konto przeciwstawne |
| 1. Spłata zobowiązań budżetowych wobec dostawców. | 101,102,130 |
| 2. Spisanie zobowiązań przedawnionych. | 760 |
| 3. Faktura korygująca, zmniejszająca kwotę zobowiązania z tytułu dostawy towarów i usług (np. z tytułu uznanej reklamacji, korekty błędu itp.). | konta zesp.3,4 |
| 4. Zapłata odsetek za nieterminową regulację zobowiązań. | 130 |
| 5. Przeksięgowanie spornych zobowiązań. | 249 |
| 6. Dodatnie różnice kursowe zmniejszające wartość zobowiązań wobec dostawców. | 750 |
|
|
|
| Strona Ma | konto przeciwstawne |
| 1. Faktura z tytułu dostawy towarów i usług. | konta zesp.3,4 |
| 2. Faktura za zakupione pozostałe środki trwałe, zbiory biblioteczne i wnip. (zapis równoległy: Wn 401 Ma 072, 073, 074) | 013,014,023 |
| 3. Ujęcie w ewidencji odsetek za nieterminową regulację zobowiązań. | 751 |
| 4. Faktura korygująca, zwiększająca kwotę zobowiązania z tytułu dostawy towarów i usług. | konta zesp.3,4 |
| 5. Wartość naliczonego podatku VAT podlegającego odliczeniu (w całości lub części) od VAT należnego. | 254 |
| 6. Ujemne różnice kursowe zwiększające wartość zobowiązań wobec dostawców. | 751 |
Konto 206 – „Rozrachunki z tytułu wydatków niewygasających”
Konto 206 przeznaczone jest do ewidencji wszelkich bezspornych rozrachunków z tytułu dostaw i usług realizowanych z wydatków niewygasających, z wyjątkiem zobowiązań związanych z prowadzonymi inwestycjami, ujmowanych na koncie 281.
Na stronie Ma konta 206 ujmuje się zobowiązania z tytułu dostaw i usług, a na stronie Wn – ich regulację.
Ewidencję na koncie 206 prowadzi się na bieżąco, w oparciu o dowody źródłowe /faktury/.
Ewidencja szczegółowa konta 206 powinna umożliwić ustalenie, aktualnego stanu zobowiązań według poszczególnych kontrahentów w szczegółowości klasyfikacji budżetowej według zadań ujętych w rozporządzeniu Rady Ministrów.
W okresie realizacji zadań finansowanych z wydatków niewygasających konto może wykazywać saldo Ma, które oznacza stan zobowiązań lub saldo Wn, które oznacza stan należności.
Po terminie określonym w rozporządzeniu Rady Ministrów na realizację zadań finansowanych z wydatków niewygasających konto 206 nie wykazuje salda.
Typowe zapisy konta 206
| Strona Wn | konto przeciwstawne |
| 1. Spłata zobowiązań budżetowych wobec dostawców. | 131 |
|
|
|
| Strona Ma | konto przeciwstawne |
| 1. Faktura za dostawy i usługi. | konta zesp.3,4 |
| 2. Faktura za zakupione pozostałe środki trwałe i wnip. (zapis równoległy: Wn 401 Ma 072, 073) | 013,023 |
Konto 207 – „Rozrachunki z tytułu wydatków dokonywanych ze środków pochodzących ze źródeł zagranicznych niepodlegających zwrotowi”
Konto 207 przeznaczone jest do ewidencji wszelkich rozrachunków z kontrahentami dotyczących wydatków dokonywanych ze środków pochodzących ze źródeł zagranicznych niepodlegających zwrotowi, z wyjątkiem zobowiązań związanych z prowadzonymi inwestycjami, ujmowanych na koncie 281.
Na stronie Wn konta 207 ujmuje się spłatę zobowiązań wobec kontrahentów.
Na stronie Ma konta 207 ujmuje się zobowiązania wobec kontrahentów za dostawy i usługi.
Ewidencja szczegółowa do konta 207 umożliwia ustalenie aktualnego stanu rozrachunków z kontrahentami w ramach realizowanych programów.
Konto 207 może wykazywać saldo Ma, które oznacza stan zobowiązań lub saldo Wn, które oznacza stan należności.
Typowe zapisy konta 207
| Strona Wn | konto przeciwstawne |
| 1. Spłata zobowiązań wobec kontrahentów z tytułu zrealizowanych zadań finansowanych ze środków pochodzących ze źródeł zagranicznych niepodlegających zwrotowi. | 137 |
| 2. Dodatnie różnice kursowe zmniejszające wartość zobowiązań wobec dostawców. | 750 |
|
|
|
| Strona Ma | konto przeciwstawne |
| 1. Faktura za dostawy i usługi, regulowana ze środków pochodzących ze źródeł zagranicznych niepodlegających zwrotowi | konta zesp.3,4 |
| 2. Faktura za zakupione pozostałe środki trwałe i wnip. (zapis równoległy: Wn 401 Ma 072, 073) | 013,023 |
| 3. Ujemne różnice kursowe zwiększające wartość zobowiązań wobec dostawców. | 751 |
Konto 209 – „Rozrachunki z tytułu wydatków ze środków europejskich”
Konto 209 przeznaczone jest do ewidencji wszelkich rozrachunków z kontrahentami dotyczących wydatków realizowanych z budżetu środków europejskich, z wyjątkiem zobowiązań związanych z prowadzonymi inwestycjami, ujmowanych na koncie 281.
Na stronie Wn konta 209 ujmuje się spłatę zobowiązań wobec kontrahentów.
Na stronie Ma konta 209 ujmuje się zobowiązania wobec kontrahentów za dostawy i usługi.
Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 209 umożliwia ustalenie stanu zobowiązań wobec kontrahentów według programów i projektów realizowanych przez jednostkę oraz podziałek klasyfikacji budżetowej.
Konto 209 może wykazywać saldo Ma, które oznacza stan zobowiązań lub saldo Wn, które oznacza stan należności.
Typowe zapisy konta 209
| Strona Wn | konto przeciwstawne |
| 1. Spłata zobowiązań wobec kontrahentów z tytułu zrealizowanych zadań w ramach programu (projektu) ze środków europejskich. | 138 |
| 2. Uregulowanie zobowiązania przez BGK na podstawie zlecenia płatności. | 227 |
| 3. Dodatnie różnice kursowe zmniejszające wartość zobowiązań wobec dostawców. | 750 |
|
|
|
| Strona Ma | konto przeciwstawne |
| 1. Faktura za dostawy i usługi, regulowana ze środków europejskich. | konta zesp.3,4 |
| 2. Faktura za zakupione pozostałe środki trwałe i wnip. (zapis równoległy: Wn 401 Ma 072, 073) | 013,023 |
| 3. Ujemne różnice kursowe zwiększające wartość zobowiązań wobec dostawców. | 751 |
Konto 221 – „Należności z tytułu dochodów budżetowych”
Konto 221 jest przeznaczone do ewidencji należności jednostki budżetowej z tytułu dochodów budżetowych, których pierwotny termin płatności przypada na dany rok budżetowy (także te należności, które zostały rozłożone na raty).
Na stronie Wn konta 221 ujmuje się ustalone na dany rok budżetowy należności z tytułu dochodów budżetowych /w tym zaległości netto/ oraz zwroty nadpłat z tytułu dochodów nienależnie wpłaconych lub orzeczonych do zwrotu, a na stronie Ma – wpłaty należności, odpisy należności oraz potrącenia i inne zmniejszenia dochodów, m.in. na pokrycie opłaty komorniczej i wydatków, o których mowa w art. 66 § 1 i 8 ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
Należności z tytułu dochodów, których termin zapłaty minął i mogą być egzekwowane stanowią zaległości netto. Do zaległości netto nie zalicza się:
1) zaległości płatnych w ratach, jeżeli termin spłaty raty nie minął,
2) zaległości odroczonych, w przypadku gdy odroczony termin płatności nie minął,
3) kwot objętych wstrzymaniem wykonania decyzji na mocy postanowienia organu podatkowego lub sądu administracyjnego,
4) zaległości objęte postępowaniem ugodowym lub układowym.
Kwoty dochodów nienależnie wpłaconych (pobranych) lub orzeczonych do zwrotu stanowią nadpłaty. Nadpłaty te, powstałe zarówno w bieżącym roku budżetowym, jak i w ubiegłych latach budżetowych, zwraca się z tej podziałki klasyfikacji dochodów, na którą zalicza się bieżące wpływy tego samego rodzaju.
Jeżeli przepisy szczególne nie stanowią inaczej, jednostka budżetowa zalicza nadpłaty na inne wymagalne należności, przypadające od tego samego dłużnika, a w razie braku takich należności – zwraca je uprawnionej osobie.
Oprocentowanie nadpłat należności budżetowych pomniejsza dochody budżetowe z tytułu odsetek za zwłokę.
Opłaty przekazów pocztowych i opłaty bankowe związane ze zwrotem nadpłat obciążają wydatki budżetowe, jeżeli przepisy szczególne nie stanowią inaczej.
Odsetki od nieterminowych płatności winny być naliczane i ewidencjonowane nie później niż pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału.
Ewidencję szczegółową do konta 221 prowadzi się według podziałek klasyfikacji budżetowej dochodów zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących za źródeł zagranicznych oraz dłużników .
Konto 221 może wykazywać dwa salda: Wn – oznaczające stan należności z tytułu dochodów budżetowych oraz Ma – oznaczające stan zobowiązań z tytułu nadpłat w tych dochodach.
Typowe zapisy konta 221
| Strona Wn | konto przeciwstawne |
| 1. Przypisanie należności z tytułu dochodów budżetowych, których pierwotny termin płatności przypada na dany rok budżetowy (także te należności, które zostały rozłożone na raty). | 720 |
| 2. Przypisane odsetki z tytułu zwłoki w zapłacie należności | 750 |
| 3. Przypisanie należności z tytułu przychodów stanowiących dochody budżetowe. | 760 |
| 4. Zwroty nadpłat. | 103,133 |
| 5. Ujęcie w ewidencji, na koniec kwartału, należnych odsetek za nieterminowe regulowanie należności. | 750 |
| 6. Przeniesienie należności długoterminowych do krótkoterminowych w wysokości raty należnej na dany rok. (zapis równoległy: Wn 840 Ma 720,750,760) | 226 |
| 7. Wartość należności przejętych po zlikwidowanych jednostkach. | 800 |
|
|
|
| Strona Ma | konto przeciwstawne |
| 1. Uregulowanie przypisanych należności. | 103,133 |
| 2. Odpis (zmniejszenie) przypisanych należności. | 720,750,760 |
| 3. Odpisanie należności przedawnionych, (zapis równoległy: Wn 264 Ma 840) | 761 |
| 4. Odpisanie należności umorzonych. | 761 |
| 5. Odpisanie należności objętych odpisem aktualizującym. | 290 |
Konto 222 – „Rozliczenie dochodów budżetowych”
Konto 222 służy do ewidencji rozliczenia, zrealizowanych przez jednostkę budżetową, dochodów budżetowych.
Na stronie Ma konta 222 ujmuje się zobowiązanie wobec budżetu, ustalone na koniec każdego miesiąca, w wysokości zrealizowanych w danym miesiącu dochodów budżetowych (na podstawie analitycznej ewidencji prowadzonej do konta 133).
Na stronie Wn konta 222 ujmuje się kwoty dochodów budżetowych odprowadzonych na rachunek dochodów budżetu państwa.
Konto 222 może wykazywać saldo Ma, które oznacza stan dochodów budżetowych zrealizowanych, lecz nie przelanych na rachunek budżetu państwa.
W okresie przejściowym saldo konta 222 ulega likwidacji poprzez księgowanie przelewu na rachunek budżetu państwa dochodów budżetowych pobranych, lecz nie przekazanych do końca roku.
Typowe zapisy konta 222
| Strona Wn | konto przeciwstawne |
| 1. Przekazanie zrealizowanych dochodów budżetowych na rachunek budżetu państwa. | 133 |
|
|
|
| Strona Ma | konto przeciwstawne |
| 1. Ujęcie w ewidencji, na koniec każdego miesiąca wartości, zrealizowanych w danym miesiącu dochodów budżetowych. | 800 |
Konto 223 – Rozliczenie wydatków budżetowych
Konto 223 służy do ewidencji rozliczenia, zrealizowanych przez jednostkę budżetową, wydatków budżetowych, w tym wydatków w ramach współfinansowania programów i projektów realizowanych ze środków europejskich. Kwotę zrealizowanych wydatków budżetowych ustala się w oparciu o ewidencję szczegółową do konta 130.
Na stronie Ma konta 223 ujmuje się:
– okresowe wpływy środków budżetowych, otrzymanych od dysponenta wyższego stopnia, na pokrycie wydatków budżetowych, w tym wydatków budżetu państwa w ramach współfinansowania programów i projektów realizowanych ze środków europejskich,
– okresowe wpływy środków pieniężnych przeznaczonych dla dysponentów niższego stopnia,
– zwroty od dysponentów niższego stopnia środków niewykorzystanych na wydatki budżetowe danego roku.
Na stronie Wn konta 223 ujmuje się:
– przeniesienie roczne, zrealizowanych przez jednostkę wydatków budżetowych, w tym wydatków budżetu państwa w ramach współfinansowania programów i projektów realizowanych ze środków europejskich, na konto funduszu jednostki,
– okresowe przelewy środków budżetowych dla dysponentów niższego stopnia na pokrycie ich wydatków budżetowych oraz wydatków w ramach współfinansowania programów i projektów realizowanych ze środków europejskich – ewidencję szczegółową prowadzi się w układzie jednostek, którym przekazano ww. środki,
– zwroty na rachunek dysponenta wyższego stopnia niewykorzystanych do końca roku środków otrzymanych na wydatki budżetowe własne i dysponentów niższego stopnia.
Ewidencja analityczna pozwala na ustalenie stanu rozliczeń z dysponentami niższego stopnia.
Konto 223 może wykazywać saldo Ma, które oznacza stan środków budżetowych otrzymanych na pokrycie wydatków budżetowych, lecz niewykorzystanych do końca roku. W okresie przejściowym saldo konta 223 ulega likwidacji poprzez księgowanie przelewu na rachunek dysponenta wyższego stopnia środków budżetowych niewykorzystanych do końca roku.
Typowe zapisy konta 223
| Strona Wn | konto przeciwstawne |
| 1. Przeniesienie roczne zrealizowanych przez jednostkę wydatków budżetowych, w tym wydatków w ramach współfinansowania programów i projektów realizowanych ze środków europejskich. | 800 |
| 2. Przelewy środków budżetowych dla dysponentów niższego stopnia. | 130 |
| 3. Zwrot na rachunek dysponenta wyższego stopnia środków budżetowych niewykorzystanych do końca roku. | 130 |
|
|
|
| Strona Ma | konto przeciwstawne |
| 1. Wpływ od dysponenta wyższego stopnia środków budżetowych na pokrycie wydatków budżetowych jednostki, w tym wydatków w ramach współfinansowania programów i projektów realizowanych ze środków europejskich oraz przeznaczonych dla dysponentów niższego stopnia. | 130 |
| 2. Wpływ, na rachunek bankowy dysponenta II stopnia tytułem zwrotu niewykorzystanych środków budżetowych od dysponenta niższego stopnia | 130 |
Konto 224 –„Rozliczenie dotacji budżetowych oraz płatności z budżetu środków europejskich”
Konto 224 służy do ewidencji rozliczenia udzielonych przez upoważniony do tego organ, dotacji budżetowych. Na stronie Wn konta 224 ujmuje się wartość przekazanych dotacji.
Na stronie Ma konta 224 ujmuje się wartość dotacji uznanych za wykorzystane i rozliczone oraz wartość dotacji zwróconych w tym samym roku budżetowym.
Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 224 powinna zapewnić możliwość ustalenia wartości przekazanych dotacji według jednostek oraz przeznaczenia tych środków.
Konto 224 może wykazywać saldo Wn, które oznacza wartość niewykorzystanych lub nierozliczonych dotacji oraz wartość dotacji należnych do zwrotu w roku, w którym zostały przekazane.
Rozliczone i przypisane do zwrotu dotacje, które organ dotujący zalicza do dochodów budżetowych, są ujmowane na koncie 221.
Typowe zapisy konta 224
| Strona Wn | konto przeciwstawne |
| 1. Przelewy środków budżetowych tytułem dotacji. | 130 |
|
|
|
| Strona Ma | konto przeciwstawne |
| 1. Ujęcie w ewidencji wartości dotacji uznanych za wykorzystane i rozliczone | 810 |
| 2. Zwrot, w roku przyznania, środków w wysokości niewykorzystanych dotacji | 130 |
| 3. Zwrot, w roku następnym, środków w wysokości niewykorzystanych dotacji (zapis równoległy: Wn 133 Ma 221) | 800 |
Konto 225 – „Rozrachunki z budżetami”
Konto 225 służy do ewidencji rozrachunków z budżetami /urzędami skarbowymi i budżetami gmin/, w szczególności z tytułu zobowiązań podatkowych własnych /podatki i opłaty/ i wynikających z funkcji płatnika, potrąceń na podatek dochodowy od osób fizycznych.
Na stronie Ma konta 225 ujmuje się w szczególności:
– naliczone zobowiązania wobec budżetów z tytułu podatków i opłat płaconych przez jednostkę,
– zobowiązania z tytułu podatków pobranych przez jednostkę w imieniu budżetu /podatek dochodowy od osób fizycznych/.
Na stronie Wn konta 225 ujmuje się w szczególności:
– przekazanie do urzędów skarbowych lub gmin należnych podatków i opłat,
– należności od budżetu z tytułu nadpłaconych podatków.
Ewidencja szczegółowa do konta 225 powinna być prowadzona w szczegółowości klasyfikacji budżetowej oraz zapewnić możliwość ustalenia stanu należności i zobowiązań, odrębnie dla każdego tytułu rozrachunków.
Konto 225 może wykazywać dwa salda, saldo Wn oznacza stan należności, a saldo Ma – stan zobowiązań.
Typowe zapisy konta 225
| Strona Wn | konto przeciwstawne |
| 1. Przekazanie na rachunek bankowy właściwych urzędów naliczonych podatków i opłat. | konta zesp. 1 |
| 2. Przekazanie naliczonych odsetek od zobowiązań podatkowych. | konta zesp. 1 |
| Strona Ma | konto przeciwstawne |
| 1. Zobowiązania jednostki z tytułu podatków i opłat. | 403,853 |
| 2. Naliczony i pobrany podatek dochodowy od osób fizycznych. | 231,236,237,251 |
| 3. Naliczone odsetki należne budżetowi z tytułu zwłoki w zapłacie zobowiązań podatkowych. | 751 |
| 4. Naliczony podatek dochodowy od osób fizycznych z tytułu wynagrodzeń i innych świadczeń zleconych do wypłaty przez KGP | 247 |
Konto 226 – „Długoterminowe należności budżetowe”
Konto 226 służy do ewidencji długoterminowych należności z tytułu dochodów budżetowych, realizowanych przez jednostkę budżetową lub długoterminowych rozliczeń z budżetem.
Do długoterminowych należności budżetowych zalicza się te, których termin zapłaty przypada na lata następujące po roku, w którym dokonywane są księgowania.
Na stronie Wn konta 226 ujmuje się w szczególności długoterminowe należności.
Na stronie Ma konta 226 ujmuje się w szczególności przeniesienie należności długoterminowych do krótkoterminowych w wysokości raty należnej na dany rok.
Konto 226 może wykazywać saldo Wn, które oznacza wartość długoterminowych należności.
Ewidencję szczegółową do konta 226 prowadzi się według szczegółowości klasyfikacji budżetowej, jednostek których należności te dotyczą oraz dłużników.
Typowe zapisy konta 226
| Strona Wn | konto przeciwstawne |
| 1. Ujęcie w ewidencji długoterminowych należności z tytułu dochodów budżetowych, których pierwotny termin płatności nie przypada na dany rok budżetowy | 840 |
| Strona Ma | konto przeciwstawne |
| 1. Przeniesienie należności długoterminowych do krótkoterminowych, w wysokości raty należnej na dany rok budżetowy, (zapis równoległy: Wn 840 Ma 720,750,760). | 221 |
| 2. Odpisanie należności objętych odpisem aktualizującym. | 290 |
Konto 227 – „Rozliczenie wydatków z budżetu środków europejskich”
Konto 227 służy do ewidencji i rozliczeń wydatków z budżetu środków europejskich ujętych w planie wydatków środków europejskich.
Na stronie Wn konta 227 ujmuje się roczne przeniesienie wydatków z budżetu środków europejskich na fundusz jednostki – konto 800.
Na stronie Ma konta 227 ujmuje się w szczególności:
– wpływy środków europejskich otrzymanych na pokrycie wydatków w związku z realizacją programów i projektów finansowanych z tych środków, w korespondencji z kontem 138,
– przeksięgowanie kwoty uregulowanego zobowiązania wobec wykonawcy (odbiorcy) na podstawie informacji z Banku Gospodarstwa Krajowego o dokonaniu płatności na rachunek wykonawcy (odbiorcy), w korespondencji z kontami zespołu 2.
Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 227 umożliwia ustalenie stanu rozliczeń według programów i projektów realizowanych przez jednostkę oraz podziałek klasyfikacji budżetowej.
Konto 227 na koniec roku nie wykazuje salda.
Typowe zapisy konta 227
| Strona Wn | konto przeciwstawne |
| 1. Przeksięgowanie roczne wydatków zrealizowanych ze środków europejskich | 800 |
| 2. Zwrot niewykorzystanych środków. | 138 |
| Strona Ma | konto przeciwstawne |
| 1. Wpływ środków europejskich otrzymanych na pokrycie wydatków realizowanych w ramach budżetu środków europejskich. | 138 |
| 2. Ujęcie w ewidencji wartości uregulowanego zobowiązania wobec wykonawcy na podstawie informacji z BGK o dokonaniu płatności na rachunek wykonawcy. | 209,281 |
Konto 228 – „Rozliczenie środków pochodzących ze źródeł zagranicznych niepodlegających zwrotowi”
Konto 228 służy do ewidencji i rozliczeń środków pochodzących ze źródeł zagranicznych niepodlegających zwrotowi, innych niż środki europejskie.
Na stronie Wn konta 228 ujmuje się w szczególności:
– roczne przeniesienie zrealizowanych wydatków ze źródeł zagranicznych niepodlegających zwrotowi, w korespondencji z kontem 800,
– zwrot niewykorzystanych środków zagranicznych,
– przelewy dochodów na rachunek przekazującego środki pochodzące ze źródeł zagranicznych niepodlegających zwrotowi.
Na stronie Ma konta 228 ujmuje się:
– środki otrzymane na pokrycie wydatków dokonywanych przez jednostkę na realizację programów realizowanych ze źródeł zagranicznych niepodlegających zwrotowi,
– zrealizowane przez jednostkę dochody dotyczące środków pochodzących ze źródeł zagranicznych niepodlegających zwrotowi.
Ewidencję szczegółową do konta 228 prowadzi się w sposób umożliwiający ustalenie stanu rozliczeń z tytułu zrealizowanych dochodów i dokonanych wydatków ze środków pochodzących ze źródeł zagranicznych niepodlegających zwrotowi w podziale na źródła ich pochodzenia.
Konto 228 może wykazywać saldo Ma, które oznacza stan środków pochodzących ze źródeł zagranicznych niepodlegających zwrotowi.
Typowe zapisy konta 228
| Strona Wn | konto przeciwstawne |
| 1. Przeksięgowanie dokonanych wydatków. | 800 |
| 2. Przelew odsetek na rachunek bankowy przekazującego środki pochodzące ze źródeł zagranicznych niepodlegających zwrotowi. 3. Zwrot niewykorzystanych środków zagranicznych. | 137 137 |
| Strona Ma | konto przeciwstawne |
| 1. Wpływ środków pochodzących ze źródeł zagranicznych niepodlegających zwrotowi. | 137 |
| 2. Wpływy odsetek od środków pochodzących ze źródeł zagranicznych niepodlegających zwrotowi zgromadzonych na rachunku bankowym. | 137 |
Konto 229 – „Pozostałe rozrachunki publicznoprawne”
Konto 229 służy do ewidencji, innych niż z budżetami, rozrachunków publicznoprawnych, a w szczególności z tytułu ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych oraz składek na Fundusz Pracy, PFRON, Fundusz Emerytur Pomostowych.
Na stronie Wn konta 229 ujmuje się należności oraz spłatę i zmniejszenie zobowiązań, a na stronie Ma – zobowiązania, spłatę i zmniejszenie należności z tytułu rozrachunków publicznoprawnych.
Ewidencja szczegółowa do konta 229 prowadzona jest według szczegółowości klasyfikacji budżetowej oraz tytułów rozrachunków.
Konto 229 może wykazywać dwa salda, saldo Wn, które oznacza stan należności i saldo Ma, które oznacza stan zobowiązań.
Typowe zapisy konta 229
| Strona Wn | konto przeciwstawne |
| 1. Ujęcie w ewidencji listy wypłat świadczeń z ubezpieczenia społecznego. | 101,231 |
| 2. Odprowadzenie składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz na FP, PFRON, FEP | konta zesp. 1 |
| 3. Odprowadzenie odsetek z tytułu zwłoki w zapłacie składek. | konta zesp. 1 |
| Strona Ma | konto przeciwstawne |
| 1. Naliczone składki na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne i FP: |
|
| a. obciążające pracodawcę | 405,853 |
| b. obciążające pracowników. | 231,251 |
| 2. Naliczone wpłaty na PFRON i FEP. | 405 |
| 3. Otrzymane przelewy od zakładu ubezpieczeń społecznych. | 130 |
| 4. Naliczone odsetki z tytułu zwłoki w zapłacie składek. | 751 |
Konto 231 – „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”
Konto 231 służy do ewidencji rozrachunków z pracownikami jednostki i innymi osobami fizycznymi z tytułu wypłat pieniężnych i świadczeń rzeczowych zaliczonych, zgodnie z odrębnymi przepisami, do wynagrodzeń, a w szczególności należności za pracę wykonywaną na podstawie stosunku pracy, umowy zlecenia, umowy o dzieło oraz świadczenia wynikające ze stosunku pracy.
Na stronie Ma konta 231 ujmuje się zobowiązania jednostki z tytułu wynagrodzeń i świadczeń.
Na stronie Wn konta 231 ujmuje się w szczególności:
– wypłaty gotówkowe i przelewy na konta osobiste wynagrodzeń /uposażeń/ oraz innych należności pieniężnych,
– wartość wydanych świadczeń rzeczowych zaliczanych do wynagrodzeń,
– potrącenia obciążające pracownika, dokonywane z wynagrodzeń.
Ewidencja szczegółowa do konta 231 prowadzona jest według klasyfikacji budżetowej. Do konta 231 prowadzi się imienną ewidencję szczegółową w postaci kart uposażeń /wynagrodzeń/ lub systemu informatycznego, obejmującą wszystkie tytuły wypłat.
Konto 231 może wykazywać dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności, a saldo Ma – stan zobowiązań jednostki z tytułu wynagrodzeń i świadczeń.
Typowe zapisy konta 231
| Strona Wn | konto przeciwstawne |
| 1. Ujęcie w ewidencji, w pierwszym dniu wypłaty, w oparciu o listy należności /zestawienia tych list/ PK potrąceń: |
|
| a. podatku dochodowego od osób fizycznych, | 225 |
| b. składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, | 229 |
| c. z tytułu przypisanych roszczeń i szkód, | 238 |
| d. z tytułu rozliczenia wykorzystania telefonów służbowych do celów prywatnych, | 234 |
| e. na rzecz osób trzecich i instytucji, | 249 |
| f. nierozliczonych zaliczek. | 234 |
| 2. Ujęcie w ewidencji dokonanych z kasy wypłat wynagrodzeń i świadczeń netto. | 101 |
| 3. Ujęcie w ewidencji dokonanych przelewów wynagrodzeń i świadczeń netto na konta osobiste pracowników. | 130 |
| Strona Ma | konto przeciwstawne |
| 1. Zaksięgowanie w ciężar właściwych kont listy należności pieniężnych brutto, dotyczącej: |
|
| a. działalności podstawowej, | konta zesp. 4 |
| b. zasiłków ze środków ubezpieczeń społecznych. | 229 |
| 2. Ujęcie w ewidencji ekwiwalentów i równoważników w zamian za świadczenie w naturze. | konta zesp. 4 |
Konto 234 – „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”
Konto 234 służy do ewidencji rozrachunków z pracownikami z innych tytułów niż wynagrodzenia.
Na stronie Wn konta 234 ujmuje się w szczególności:
– zaliczki wypłacone pracownikom,
– przypisane należności od pracowników, w tym z tytułu rozliczenia kosztów rozmów telefonicznych, dokonywanych z telefonów służbowych,
– zapłacone zobowiązania wobec pracowników.
Na stronie Ma konta 234 ujmuje się w szczególności:
– wydatki wyłożone przez pracowników w imieniu jednostki,
– rozliczone zaliczki i zwroty środków pieniężnych,
– wpływy należności od pracowników.
Zaliczki mogą być udzielane wyłącznie w zakresie określonym w przepisach szczególnych i rozliczane na zasadach określonych w tych przepisach.
Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 234 powinna być prowadzona w szczegółowości klasyfikacji budżetowej oraz zapewnić możliwość ustalenia stanu rozrachunków, według tytułów, z poszczególnymi pracownikami.
Konto 234 może wykazywać dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności, saldo Ma – stan zobowiązań wobec pracowników.
Typowe zapisy konta 234
|
| Strona Wn | konto przeciwstawne | ||
|
| 1. Wypłata zaliczki oraz spłata zobowiązań wobec pracowników. | konta zesp. 1 | ||
|
| 2. Wypłata zaliczkobiorcy różnicy między kwotą wydatkowaną a kwotą pobranej zaliczki. | 101,102 | ||
|
| 3. Przypisane należności od pracowników. | konta zesp. 4 | ||
| Strona Ma | konto przeciwstawne |
| ||
| 1. Rozliczenie zaliczki udzielonej pracownikowi |
|
| ||
| a. zwrot do kasy niewydatkowanej części zaliczki, | 101,102 |
| ||
| b. koszty pokryte z pobranej zaliczki. | konta zesp.4 |
| ||
| 2. Należności potrącone z listy wynagrodzeń. | 231 |
| ||
| 3. Uregulowanie należności przez pracownika. | 101,102,130 |
| ||
| 4. Ujęcie w ewidencji zobowiązań wobec pracowników z tytułu wydatków poniesionych w imieniu jednostki ze środków własnych. | konta zesp.4 |
| ||
Konto 236 – „Rozrachunki funduszu socjalnego emerytów policyjnych”
Konto 236 służy do ewidencji wszelkich rozrachunków, dotyczących działalności socjalnej w ramach funduszu socjalnego emerytów policyjnych.
Na stronie Wn konta 236 ujmuje się wypłatę świadczeń ze środków funduszu, w tym z tytułu udzielonej pożyczki wraz z doliczonym oprocentowaniem, a na stronie Ma – zobowiązania z tytułu świadczeń socjalnych oraz spłaty pożyczek.
W przypadku podjęcia decyzji o zamianie udzielonej pożyczki na bezzwrotną, należność podlega spisaniu w korespondencji z kontem 852.
Ewidencja szczegółowa do konta 236 powinna zapewnić możliwość ustalenia stanu i rodzajów rozrachunków.
Konto 236 może wykazywać dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności, a saldo Ma stan zobowiązań.
Typowe zapisy konta 236
| Strona Wn | konto przeciwstawne |
| 1. Wypłata udzielonej pożyczki. | 101,135 |
| 2. Zwiększenie kwoty pożyczki o wartość oprocentowania. | 852 |
| 3. Wypłata świadczeń z funduszu. | 101,135 |
| 4. Zapłata zobowiązań z tytułu dostaw i usług na rzecz działalności socjalnej. | 135 |
| 5. Ujęcie w ewidencji naliczonego podatku dochodowego. | 225 |
| 6. Pobranie przez bank kosztów prowadzenia rachunku. | 135 |
| Strona Ma | konto przeciwstawne |
| 1. Spłata pożyczki wraz z odsetkami do kasy lub na rachunek bankowy. | 101,135 |
| 2. Ujęcie w ewidencji decyzji o zamianie pożyczki na bezzwrotną. | 852 |
| 3. Lista wypłat świadczeń z funduszu. | 852 |
| 4. Zobowiązania z tytułu dostaw i usług na rzecz działalności socjalnej. | 852 |
| 5. Wpływ środków z budżetu na pokrycie kosztów prowadzenia rachunku. | 135 |
| 6. Odpisanie należności, na które uprzednio księgowano odpis aktualizujący | 290 |
Konto 237 – „Rozrachunki Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych”
Konto 237 służy do ewidencji wszelkich rozrachunków, dotyczących działalności socjalnej w ramach Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.
Na stronie Wn konta 237 ujmuje się wypłatę świadczeń ze środków funduszu, w tym z tytułu udzielonej pożyczki wraz z doliczonym oprocentowaniem, a na stronie Ma – zobowiązania z tytułu świadczeń oraz spłaty pożyczek.
W przypadku podjęcia decyzji o zamianie udzielonej pracownikowi pożyczki na bezzwrotną, należność podlega spisaniu w korespondencji z kontem 851.
Ewidencja szczegółowa do konta 237 powinna zapewnić możliwość ustalenia stanu i rodzajów rozrachunków.
Konto 237 może wykazywać dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności, a saldo Ma stan zobowiązań.
Typowe zapisy konta 237
| Strona Wn | konto przeciwstawne | |
| 1. | Wypłata udzielonej pożyczki. | 101,135 |
| 2. | Zwiększenie kwoty pożyczki o wartość oprocentowania. | 851 |
| 3. | Naliczony odpis na fundusz. (zapis równoległy: Wn 405 Ma 244) | 851 |
| 4. | Wypłata świadczeń z funduszu. | 101,135 |
| 5. | Zapłata zobowiązań z tytułu dostaw i usług na rzecz działalności socjalnej. |
|
| 135 | ||
| 6. | Ujęcie w ewidencji naliczonego podatku dochodowego. | 225 |
| 7. | Pobranie przez bank kosztów prowadzenia rachunku. | 135 |
| Strona Ma | konto przeciwstawne | |
| 1. | Spłata pożyczki wraz z odsetkami do kasy lub na rachunek bankowy. | 101,135 |
| 2. | Ujęcie w ewidencji decyzji o zamianie pożyczki na bezzwrotną. | 851 |
| 3. | Przelew środków na rachunek bankowy z tytułu odpisu. | 135 |
| 4. | Lista wypłat świadczeń z funduszu. | 851 |
| 5. | Zobowiązania z tytułu dostaw i usług na rzecz działalności socjalnej. | 851 |
| 6. | Wpływ środków z budżetu na pokrycie kosztów prowadzenia rachunku. | 135 |
| 7. | Odpisanie należności, na które uprzednio księgowano odpis aktualizujący | 290 |
Konto 238 – „Należności pracownicze z tytułu szkód i roszczeń”
Konto 238 przeznaczone jest do ewidencji należności od pracowników z tytułu szkód w mieniu jednostki oraz pozostałych roszczeń.
Na koncie 238 ujmuje się tylko bezsporne należności, na które jednostka posiada pisemne zobowiązanie do spłaty, bądź prawomocny tytuł wykonawczy /uprawomocnione orzeczenie o odszkodowaniu, wyrok sądowy/.
Niedobory w środkach trwałych oraz pozostałych środkach trwałych i zbiorach bibliotecznych, których wartość bilansowa jest zerowa, rozlicza się tylko ilościowo, a na koncie 238 należy ująć wartość roszczenia (w przypadku uznania niedoboru za zawiniony) w kwocie określonej przez kierownika jednostki.
Na koncie 238 nie ujmuje się ustalonych odsetek za zwłokę od nieterminowej regulacji tych należności.
Saldo Wn konta 238 oznacza stan należności z tytułu szkód w mieniu i pozostałych roszczeń jednostki.
Typowe zapisy konta 238
| Strona Wn | konto przeciwstawne |
| 1. Należności z tytułu szkód w mieniu, uznane przez osoby lub podmioty odpowiedzialne bądź przypisane prawomocnym orzeczeniem o odszkodowaniu /wyrokiem sądowym/. (w przypadku szkody przypisanej do między okresowych przychodów zapis równoległy: Wn 840 Ma 800) | 264 |
| Strona Ma | konto przeciwstawne |
| 1. Wpływ należności. | 101,130 |
| 2. Spisanie należności przedawnionych bądź umorzonych. | 761 |
| 3. Ujęcie w ewidencji potrąconych z wynagrodzenia kwot tytułem spłaty przypisanej należności. | 231 |
| 4. Przekazanie do realizacji należności, stanowiących dochody budżetowe. | 800 |
| (zapis równoległy: Wn 221 Ma 720,750,760) |
|
Konto 243 – „Rozliczenie wydatków niewygasających”
Konto 243 służy do ewidencji rozliczenia, zrealizowanych przez jednostkę budżetową, wydatków niewygasających, zgłoszonych w roku poprzednim.
Kwotę zrealizowanych wydatków niewygasających ustala się w oparciu o ewidencję szczegółową do konta 131.
Na stronie Ma konta 243 ujmuje się okresowe wpływy środków, otrzymanych od dysponenta wyższego stopnia, na pokrycie wydatków niewygasających jednostki oraz przeznaczonych dla dysponentów niższego stopnia.
Na stronie Wn konta 243 ujmuje się:
– przeniesienie zrealizowanych przez jednostkę wydatków niewygasających na konto funduszu jednostki,
– okresowe przelewy środków budżetowych dysponentom niższego stopnia na pokrycie ich wydatków niewygasających – ewidencję szczegółową prowadzi się w układzie jednostek, którym przekazano środki budżetowe.
Konto 243 może wykazywać saldo Ma, które oznacza stan środków otrzymanych na pokrycie wydatków niewygasających, lecz niewykorzystanych w terminie określonym przez Radę Ministrów. Saldo konta 243 ulega likwidacji poprzez księgowanie przelewu na wyodrębniony rachunek dochodów centralnego rachunku bieżącego budżetu państwa środków na wydatki niewygasające niewykorzystane w terminie określonym przez Radę Ministrów.
Na koniec roku konto 243 nie wykazuje salda.
Typowe zapisy konta 243
| Strona Wn | konto przeciwstawne |
| 1. Przelew do dysponenta niższego stopnia środków na wydatki niewygasające. | 131 |
| 2. Zwrot do dysponenta wyższego stopnia środków, które zostały z realizacji wydatków niewygasających przed upływem terminu określonego przez RM. | 131 |
| 3. Przelew z tytułu niewykorzystanych w terminie określonym przez RM środków na wydatki niewygasające na wyodrębniony rachunek dochodów centralnego rachunku bieżącego budżetu państwa. | 131 |
| 4. Zaksięgowanie zrealizowanych przez jednostkę wydatków niewygasających. | 800 |
| Strona Ma | konto przeciwstawne |
| 1. Wpływ od dysponenta wyższego stopnia środków na pokrycie wydatków niewygasających jednostki oraz przeznaczonych dla dysponentów niższego stopnia. | 131 |
| 2. Wpływ na rachunek pomocniczy dysponenta II stopnia tytułem zwrotu środków, które zostały z realizacji wydatków niewygasających przed upływem terminu określonego przez RM. | 131 |
Konto 244 – „Rozrachunki wewnętrzne jednostki”
Konto 244 służy do ujęcia rozrachunków między poszczególnymi rodzajami działalności jednostki, w tym akredytywy budżetowej oraz odpisów na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych.
Konto 244 funkcjonuje na zasadach przyjętych dla kont rozrachunkowych.
Konto 244 na koniec roku nie powinno wykazywać salda.
Typowe zapisy konta 244
| Strona Wn | konto przeciwstawne |
| 1. Przelew środków budżetowych z tytułu odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. | 130 |
| Strona Ma | konto przeciwstawne |
| 1. Ujęcie w ewidencji wartości rocznego odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, (zapis równoległy: Wn 237 Ma 851) | 405 |
Konto 246 – „Rozrachunki z tytułu sum na zlecenie”
Konto 246 służy do ewidencji sum otrzymanych przez jednostkę na finansowanie zadań, w tym inwestycji, realizowanych wspólnie lub zleconych do wykonania przez inne jednostki organizacyjne, ze środków zleceniodawcy.
Otrzymanych sum na zlecenie jednostka nie może wykorzystać na cele niezgodne z ich przeznaczeniem.
Na stronie Ma konta 246 księguje się otrzymane sumy na zlecenie, a na stronie Wn – ich wykorzystanie.
Ewidencja szczegółowa do konta 246 powinna umożliwić ustalenie wartości sum na zlecenie według tytułów oraz zleceniodawców.
Konto 246 może wykazywać saldo Ma, które oznacza stan niewykorzystanych sum na zlecenie.
Typowe zapisy konta 246
| Strona Wn | konto przeciwstawne |
| 1. Wydatki na finansowanie zadań zleconych. | 101,102,139 |
| 2. Wydatki na inwestycje ponoszone ze środków otrzymanych od innych podmiotów. | 800 |
| (zapis równoległy: Wn 281 Ma 139) |
|
| 3. Dokonanie przelewu kwot z tytułu odsetek stanowiących dochody budżetowe. | 139 |
| 4. Zwrot niewykorzystanych środków do jednostek, które je przekazały. | 139 |
| Strona Ma | konto przeciwstawne |
| 1. Sumy na zlecenie otrzymane przez jednostkę. | 101,102,139 |
| 2. Wpływ odsetek od kwot sum na zlecenie: |
|
| a. stanowiących dochody budżetowe, | 139 |
| (zapis równoległy: Wn 221 Ma 750) |
|
| b. zwiększających wartość sum na zlecenie. | 139 |
Konto 247 – „Rozrachunki z tytułu sum depozytowych”
Konto 247 służy do ewidencji przechowywanych przez jednostkę środków pieniężnych z tytułu depozytów pieniężnych, a w szczególności:
– należnych a niepodjętych wynagrodzeń za pracę i innych należności,
– wadiów wpłacanych z tytułu uczestnictwa w przetargach,
– kaucji,
– zabezpieczeń należytego wykonania umowy,
– środków organizacji i zrzeszeń społecznych, itp.
Wpłaty depozytów winny być dokumentowane zleceniem przyjęcia wpłaty, a ich zwroty – zleceniem wypłaty gotówkowej lub bezgotówkowej, podpisanymi przez osobę zlecającą przyjęcie lub zwrot depozytu.
Na stronie Ma konta 247 księguje się wpłaty depozytów, a na stronie Wn – ich zwrot.
Prowadzona do konta 247 ewidencja szczegółowa powinna zapewnić możliwość wyodrębnienia zdeponowanych sum według ich rodzajów oraz depozytariuszy.
Saldo Ma konta 247 oznacza stan środków pieniężnych przechowywanych w ramach sum depozytowych.
Typowe zapisy konta 247
| Strona Wn | konto przeciwstawne |
| 1. Realizacja zlecenia wypłaty depozytów. | 101,102,139 |
| 2. Dokonanie przelewu kwot z tytułu odsetek stanowiących dochody budżetowe. | 139 |
| 3. Naliczony podatek dochodowy od osób fizycznych z tytułu wynagrodzeń i innych świadczeń zleconych do wypłaty przez KGP | 225 |
| Strona Ma | konto przeciwstawne |
| 1. Wpływ środków pieniężnych zaliczonych do depozytów. | 101,102,139 |
| 2. Wpływ odsetek od kwot sum depozytowych: |
|
| a. stanowiących dochody budżetowe, | 139 |
| (zapis równoległy: Wn 221 Ma 720) |
|
| b. zwiększających wartość sum depozytowych. | 139 |
Konto 249 – „Pozostałe rozrachunki”
Konto 249 służy do ewidencji krajowych i zagranicznych rozrachunków nie ujętych na innych kontach zespołu 2, w tym rozrachunków spornych skierowanych na drogę sądową lub do firmy ubezpieczeniowej.
Ewidencja szczegółowa do konta 249 powinna umożliwiać ustalenie stanu rozliczeń każdego z tytułów rozrachunków.
Konto 249 funkcjonuje na ogólnych zasadach, określonych dla kont rozrachunkowych.
Konto 249 może wykazywać dwa salda: Wn – oznaczające wielkość roszczeń, oraz Ma – oznaczające zobowiązania jednostki.
Typowe zapisy konta 249
| Strona Wn | konto przeciwstawne | ||
| 1. | Roszczenia z tytułu szkód, o których pokrycie wystąpiono do firmy ubezpieczeniowej lub które skierowano na drogę sądową. | 264 |
|
|
| |||
| 2. | Zwiększenie roszczeń o zasądzone do zwrotu koszty windykacyjne (postępowania sądowego, itp.). |
| 840 |
|
| |||
|
| (zapis równoległy: Wn 221 Ma 720, 760 w przypadku gdy zwrot dotyczy wydatku roku ubiegłego) |
|
|
| 3. | Korekta roszczeń (zwiększenie) – do wysokości określonej np. wyrokiem sądowym lub decyzją firmy ubezpieczeniowej. | 840 |
|
|
| |||
| 4. | Przeksięgowanie spornych należności. |
| 201 |
| 5. | Podatek VAT należny, wynikający z wystawionych faktur/refaktur. | 254 |
|
| 6. | Omyłki w wyciągach bankowych i sumy do wyjaśnienia. | konta zesp. 1 |
|
| Strona Ma | konto przeciwstawne | ||
| 1. | Korekta roszczeń (zmniejszenie) – do wysokości określonej np. wyrokiem sądowym lub decyzją firmy ubezpieczeniowej. | 840 |
|
|
| |||
| 2. | Spisanie roszczenia o odszkodowanie z chwilą uzyskania od firmy ubezpieczeniowej: |
|
|
|
| a. stosownej informacji o uregulowaniu szkody komunikacyjnej, | 840 |
|
|
| b. przelewu odszkodowania za szkodę. |
| 840 |
|
| (zapis równoległy: Wn 133 Ma 221) |
|
|
| 3. | Ujęcie w ewidencji potrącenia z wynagrodzenia z tytułu przypisanych do egzekucji należności na rzecz osób trzecich i instytucji. | 231 |
|
|
| |||
| 4. | Przeksięgowanie spornych zobowiązań. |
| 202 |
| 5. | Ujęcie w ewidencji podatku VAT od uregulowanej należności budżetowej. | 130,133 |
|
| 6. | Przekazanie do realizacji należności, stanowiących dochody budżetowe. | 800 |
|
|
| (zapis równoległy: Wn 221 Ma 720,760) |
|
|
| 7. | Omyłki w wyciągach bankowych i sumy do wyjaśnienia. | konta zesp. 1 |
|
Konto 251 – „Rozrachunki Funduszu Wsparcia Policji”
Konto 251 służy do ewidencji wszelkich rozrachunków, dotyczących Funduszu Wsparcia Policji.
Na stronie Wn konta 251 ujmuje się w szczególności:
– należności z tytułu przychodów funduszu,
– wypłatę nagród i rekompensat za ponadnormatywne służby,
– spłatę zobowiązań wobec kontrahentów.
Na stronie Ma konta 251 ujmuje się w szczególności:
– zobowiązania wobec kontrahentów z tytułu dostaw towarów i usług,
– listy naliczonych nagród i rekompensat za ponadnormatywne służby,
– wpływy z tytułu należności.
Ewidencja szczegółowa do konta 251 powinna zapewnić możliwość ustalenia aktualnego stanu poszczególnych rozrachunków z tytułu funduszu celowego, według klasyfikacji paragrafów dochodów i wydatków budżetowych.
Konto 251 może wykazywać dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności, a saldo Ma stan zobowiązań.
Typowe zapisy konta 251
| Strona Wn | konto przeciwstawne |
| 1. Powstanie należności z tytułu przychodu funduszu celowego. | 853 |
| 2. Wypłata nagród oraz rekompensat za ponadnormatywne służby. | 101,136 |
| 3. Wypłata wynagrodzeń z tytułu umów zleceń. | 101,136 |
| 4. Ujęcie w ewidencji naliczonych na liście wypłat potrąceń z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych oraz składek społecznych. | 225,229 |
| 5. Spłata zobowiązań wobec kontrahentów. | 101,136 |
| 6. Wypłata wynagrodzeń z tytułu umów cywilnoprawnych | 136 |
| Strona Ma | konto przeciwstawne |
| 1. Faktura dostawcy za dostawy i usługi, regulowane ze środków funduszu celowego. | 853 |
| 2. Faktura za roboty i usługi realizowane w ramach inwestycji. | 853 |
| (zapis równoległy: Wn 080 Ma 800) |
|
| 3. Faktura za zakupione podstawowe środki trwałe i wnip. | 853 |
| (zapis równoległy: Wn 011,020 Ma 800) |
|
| 4. Faktura za zakupione pozostałe środki trwałe i pwnip. | 013,023 |
| (zapis równoległy: Wn 853 Ma 072, 073) |
|
| 5. Lista wypłat (brutto) nagród i rekompensat za ponadnormatywne służby | 853 |
| 6. Listy wynagrodzeń (brutto) z tytułu umów zleceń. | 853 |
| 7. Wpływ przypisanych należności z tytułu przychodu funduszu. | 136 |
Konto 253 – „Rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu podatku od towarów i usług (VAT)”
Konto 253 służy do ewidencji rozrachunków z urzędem skarbowym z tytułu podatku VAT.
Na stronie Wn konta 253 ujmuje się naliczony podatek VAT podlegający rozliczeniu z podatkiem należnym oraz odprowadzenie podatku do urzędu skarbowego.
Na stronie Ma konta 253 ujmuje się należny podatek VAT podlegający rozliczeniu w miesiącu bieżącym lub następnym.
Ewidencję szczegółową do konta 253 prowadzi się według potrzeb jednostki.
Konto 253 może wykazywać saldo Ma, które oznacza zobowiązanie wobec urzędu skarbowego z tytułu podatku VAT.
Typowe zapisy konta 253
| Strona Wn | konto przeciwstawne |
| 1. Ujęcie w ewidencji wartości podatku naliczonego podlegającego rozliczeniu. | 254 |
| 2. Przekazanie na rachunek bankowy właściwych urzędów ustalonego podatku. | 130,133,139 |
| 3. Przekazanie naliczonych odsetek od zobowiązań podatkowych. | 130 |
| Strona Ma | konto przeciwstawne |
| 1. Ujęcie w ewidencji wartości podatku należnego podlegającego rozliczeniu. | 254 |
| 2. Naliczone odsetki należne budżetowi z tytułu zwłoki w zapłacie zobowiązań podatkowych. | 751 |
Konto 254 – „Rozliczenie podatku od towarów i usług (VAT)”
Konto 254 służy do ewidencji podatku VAT naliczonego i należnego.
Do konta 254 prowadzi się szczegółową ewidencję z podziałem na podatek naliczony i należny według obowiązujących stawek podatku VAT.
Na stronie Wn konta 254 ujmuje się wartość podatku VAT naliczonego od całej dostawy oraz wartość podatku VAT należnego podlegającego rozliczeniu.
Na stronie Ma konta 254 ujmuje się wartość podatku VAT należnego, wynikającego z wystawionych faktur/refaktur/, wartość podatku VAT naliczonego w części nie podlegającej odliczeniu od podatku VAT należnego oraz wartość podatku VAT naliczonego podlegającego rozliczeniu.
Konto 254 nie wykazuje salda na koniec okresu sprawozdawczego.
Typowe zapisy konta 254
| Strona Wn | konto przeciwstawne |
| 1. Wartość naliczonego podatku VAT, wynikającego z faktury dostawcy. | 202 |
| 2. Wartość podatku należnego podlegającego rozliczeniu. | 253 |
| Strona Ma | konto przeciwstawne |
| 1. Naliczony podatek VAT nie podlegający odliczeniu od podatku należnego. | konta zesp. 4 |
| 2. Wartość podatku VAT naliczonego, podlegającego rozliczeniu. | 253 |
| 3. Podatek VAT należny, wynikający z wystawionych faktur/refaktur | 249 |
Konto 261 – „Rozliczenie niedoborów inwentaryzacyjnych”
Konto 261 służy do ewidencji wszelkich ujawnionych, w wyniku przeprowadzonych w jednostce inwentaryzacji, niedoborów składników majątkowych (na stronie Wn) oraz sposobu ich rozliczenia (strona Ma).
Podstawą ujęcia na koncie 261 ujawnionych wartości winien być protokół komisji inwentaryzacyjnej.
Kompensowanie, ujawnionych inwentaryzacyjnych nadwyżek z niedoborami, odbywa się wartościowo, zgodnie z zasadami przyjętymi dla tego rodzaju rozliczeń, i znajduje odzwierciedlenie w zapisach księgowych kont: 261 i 266.
Niedobory środków trwałych umorzonych w 100% oraz pozostałych środków trwałych i zbiorów bibliotecznych, których wartość bilansowa jest zerowa, rozlicza się tylko ilościowo. W przypadku uznania niedoboru za zawiniony wartość roszczenia ujmuje się w kwocie określonej przez kierownika jednostki
Spisanie niedoborów inwentaryzacyjnych jako szkód w majątku jednostki następuje na podstawie protokółu szkód.
Ewidencja szczegółowa do konta 261 prowadzona jest w sposób umożliwiający ustalenie wielkości ujawnionych niedoborów, w szczególności rodzaju składnika majątku.
W ciągu roku konto 261 może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan ujawnionych i nierozliczonych niedoborów inwentaryzacyjnych.
Ujawnione w toku inwentaryzacji niedobory należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych danego roku obrotowego, w związku z czym konto 261 nie może wykazywać salda na koniec roku.
Typowe zapisy konta 261
| Strona Wn | konto przeciwstawne |
| 1. Ujawnione niedobory inwentaryzacyjne: |
|
| a. rzeczowych składników majątku trwałego (wartość początkowa), | zesp. 0 |
| b. rzeczowych składników majątku przechowywanych w magazynach, | 310,401 |
| c. inwestycji (środków trwałych w budowie), | 080 |
| d. środków pieniężnych w kasie | 101,102,103 |
| 2. Zwiększenie wartości niedoboru zawinionego do kwoty określonej przez kierownika jednostki jako rzeczywistej wartości roszczenia. | 760 |
| Strona Ma | konto przeciwstawne |
| 1. Skompensowanie niedoborów nadwyżkami. | 266 |
| 2. Rozliczenie niedoborów poprzez: |
|
| a. uznanie niedoborów za pozorne (wynikające z błędów ewidencyjnych), | konta właściwe |
| b. uznanie niedoborów za zwiększające koszty jednostki, | 401 |
| c. uznanie niedoborów za pozostały koszt operacyjny, | 761 |
| d. uznanie niedoborów podstawowych środków trwałych za zmniejszające fundusz jednostki (w wartości nie umorzonej), | 800 |
| e. uznanie niedoborów za stratę nadzwyczajną, | 771 |
| f. uznanie niedoboru za szkodę w mieniu jednostki. | 264 |
| 3. Spisanie dotychczasowego umorzenia składników majątkowych z tytułu ujawnionego niedoboru: |
|
| a. umarzanego ratalnie, | 070,071 |
| b. umarzanego jednorazowo. | 072,073,074 |
Konto 264 –„Rozliczenie szkód”
Konto 264 służy do ewidencji ujawnionych wszelkich szkód powstałych w jednostce oraz ich rozliczenia. Na stronie Wn konta 264 ujmuje się wartość ujawnionych szkód, na stronie Ma – sposób jej rozliczenia.
Ewidencja szczegółowa do konta 264 prowadzona jest w sposób, umożliwiający sporządzenie sprawozdania ze szkód w mieniu jednostek Policji, określonego odrębnymi przepisami, a w szczególności uwzględniać podział szkód na miejsce ich powstania /grup podmiotowych/.
Saldo Wn konta 264 oznacza stan nierozliczonych szkód.
Typowe zapisy konta 264
| Strona Wn | konto przeciwstawne |
| 1. Ujawnione szkody w rzeczowych aktywach obrotowych jednostki. | 401 |
| 2. Ujawnione szkody w rzeczowych aktywach trwałych |
|
| (nie skutkujące wycofaniem z ewidencji). | 840 |
| 3. Ujawnienie szkody w rzeczowych aktywach trwałych |
|
| (skutkująca wycofaniem z ewidencji). | właściwe konta zesp. 0 |
| 4. Ujęcie uzupełniającej wartości szkody do wysokości określonej w protokole szkody. | 840 |
| 5. Szkoda z tytułu inwestycji bez efektu gospodarczego. | 840 |
| (zapis równoległy: Wn 800 Ma 080) |
|
| 6. Szkoda (w wyniku kradzieży) gotówki w kasie. | 101,102,103 |
| 7. Przedawnione należności z tytułu dochodów budżetowych. | 840 |
| (zapis równoległy: Wn 761 Ma 221) |
|
| 8. Szkody komunikacyjne. | 840 |
| 9. Uznanie niedoboru zawinionego za szkodę w mieniu jednostki. | 261 |
| Strona Ma | konto przeciwstawne |
| 1. Spisanie dotychczasowego umorzenia rzeczowych aktywów trwałych (wycofanych z ewidencji), w związku z ujawnioną szkodą. | właściwe konta zesp. 0 |
| 2. Roszczenia z tytułu szkód, uznane przez osobę odpowiedzialną bądź przypisane prawomocnym orzeczeniem o odszkodowaniu. (w przypadku szkody przypisanej do między okresowych przychodów zapis równoległy: Wn 840 Ma 800) | 238 |
| 3. Spisanie z ewidencji szkody z tytułu inwestycji bez efektu gospodarczego, uznanej za pozostały koszt operacyjny. (zapis równoległy: Wn 840 Ma 800) | 761 |
| 4. Decyzja o spisaniu z ewidencji szkody uznanej za niezawinioną, w wartości przypisanej do międzyokresowych przychodów. | 840 |
| 5. Decyzja o spisaniu z ewidencji szkody uznanej za niezawinioną, której nie ujęto jako rozliczenie międzyokresowe przychodów: |
|
| a. w podstawowych składnikach majątku trwałego, | 800 |
| b. w środkach obrotowych. | 761 |
| 6. Spisanie z ewidencji szkody uznanej za straty nadzwyczajne, w wartości przypisanej do międzyokresowych przychodów. | 771 |
| (zapis równoległy: Wn 840 Ma 800) | |
| 7. Przeniesienie roszczeń, o których pokrycie wystąpiono do firmy ubezpieczeniowej lub które skierowano na drogę sądową. | 249 |
Konto 266 – „Rozliczenie nadwyżek inwentaryzacyjnych”
Konto 266 służy do ewidencji wszelkich ujawnionych, w wyniku przeprowadzonych w jednostce inwentaryzacji, nadwyżek (na stronie Ma) oraz sposobu ich rozliczenia (strona Wn).
Podstawą ujęcia na koncie 266 ujawnionych nadwyżek inwentaryzacyjnych winien być protokół komisji inwentaryzacyjnej.
Kompensowanie, ujawnionych inwentaryzacyjnych nadwyżek z niedoborami, odbywa się wartościowo, zgodnie z zasadami przyjętymi dla tego rodzaju rozliczeń, i znajduje odzwierciedlenie w zapisach księgowych kont: 261 i 266.
Ewidencja szczegółowa do konta 266 prowadzona jest w sposób umożliwiający ustalenie wielkości ujawnionych nadwyżek, w szczególności rodzaju składnika majątku.
W ciągu roku konto 266 może wykazywać saldo Ma, które oznacza stan ujawnionych i nierozliczonych nadwyżek inwentaryzacyjnych.
Ujawnione w toku inwentaryzacji nadwyżki należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych danego roku obrotowego, w związku z czym konto 266 nie może wykazywać salda na koniec roku.
Typowe zapisy konta 266
| Strona Wn | konto przeciwstawne |
| 1. Dokonanie kompensaty nadwyżek składników majątku rzeczowego z ich niedoborami. | 261 |
| 2. Rozliczenie nadwyżek poprzez: |
|
| a. uznanie nadwyżek za pozorne (wynikające z błędów trwałych ewidencyjnych), | konta właściwe |
| b. uznanie nadwyżek na zmniejszenie kosztów, | 401 |
| c. zakwalifikowanie nadwyżek do pozostałych przychodów operacyjnych, | 760 |
| d. zakwalifikowanie nadwyżki dotyczącej środków trwałych na zwiększenie funduszu jednostki. | 800 |
| Strona Ma | konto przeciwstawne |
| 1. Ujawnione nadwyżki inwentaryzacyjne: |
|
| a. rzeczowych składników majątku trwałego, | zesp. 0 |
| b. rzeczowych składników majątku przechowywanych w magazynach, | 310 |
| c. inwestycji (środków trwałych w budowie), | 080 |
| d. środków pieniężnych w kasie. | 101,102,103 |
Konto 281 – „Rozrachunki z tytułu inwestycji”
Konto 281 służy do ewidencji rozrachunków z kontrahentami, związanych z realizacją środków trwałych w budowie (inwestycji).
Na stronie Ma konta 281 ujmuje się zobowiązania, a na stronie Wn ich regulację.
Ewidencja szczegółowa konta 281 umożliwia ustalenie stanu zobowiązań według realizowanych zadań inwestycyjnych i kontrahentów, w szczegółowości klasyfikacji budżetowej.
Konto 281 może wykazywać dwa salda: Wn – oznaczające stan należności oraz Ma – oznaczające stan zobowiązań.
Typowe zapisy konta 281
| Strona Wn | konto przeciwstawne |
| 1. Regulacja zobowiązań inwestycyjnych ze środków budżetowych jednostki. | 130,131 |
| (zapis równoległy: Wn 810 Ma 800) |
|
| 2. Regulacja zobowiązań inwestycyjnych z budżetu środków europejskich. |
|
| (zapis równoległy: Wn 810 Ma 800) | 138,227 |
| 3. Wydatki inwestycyjne ze środków pochodzących ze źródeł zagranicznych niepodlegających zwrotowi. | 137 |
| 4. Regulacja zobowiązań inwestycyjnych ze środków innych jednostek. | 139 |
| (zapis równoległy: Wn 246 Ma 800) |
|
| 5. Zaliczka na poczet wykonania robót budowlanych | 130 |
| Strona Ma | konto przeciwstawne |
| 1. Koszty przygotowania dokumentacji projektowej inwestycji. | 080 |
| 2. Ujęcie zobowiązań z tytułu wykonanych robót, dostaw i usług inwestycyjnych (w tym z tytułu ulepszenia środków trwałych). | 080,300 |
| 3. Zakup środków trwałych i wnip oddanych bezpośrednio do używania. | 011,020 |
| 4. Zakup środków trwałych nie oddanych do używania. | 080,300 |
| 5. Zwrot niewykorzystanej zaliczki na roboty budowlane. | 130 |
| 6. Koszty robót budowlanych pokryte z pobranej zaliczki. | 080 |
Konto 290 – „Odpisy aktualizujące należności”
Konto 290 służy do ewidencji odpisów aktualizujących wartość należności wątpliwych.
Należności wątpliwe to takie, co do których jest prawdopodobne, że nie zostaną zapłacone w terminie i w pełnej wysokości, a byłoby przedwczesne uznanie ich za nieściągalne.
Na stronie Wn konta 290 ujmuje się zmniejszenie wartości odpisów aktualizujących należności, a na stronie Ma ujmuje się zwiększenie wartości odpisów aktualizujących.
Konto 290 może wykazywać saldo Ma, które oznacza wartość odpisów aktualizujących należności.
Typowe zapisy konta 290
| Strona Wn | konto przeciwstawne |
| 1. Zmniejszenie odpisu aktualizującego w związku z ustaniem przyczyny, dla której dokonano odpisu. | 750,760,851,852 |
| 2. Zmniejszenie odpisu aktualizacyjnego w związku z umorzeniem lub odpisaniem należności przedawnionych lub nieściągalnych. | 221,226,236,237 |
| Strona Ma | konto przeciwstawne |
| 1. Odpis aktualizujący należności. | 751,761,851,852 |
Zespół 3 – Materiały
Konta zespołu 3 są przeznaczone do ewidencji:
– rozliczenia zakupu rzeczowych składników majątkowych i usług – konto 300,
– stanów zapasów materiałów – konta 310.
Na koncie 310 prowadzi się ewidencję zapasów materiałów, znajdujących się w magazynach własnych i obcych jednostki w cenach zakupu.
Przychody, rozchody oraz stany zapasów materiałów wycenia się według cen zakupu.
Konto 300 – „Rozliczenie zakupu”
Konto 300 służy do ewidencji rozliczenia zakupu materiałów, robót i usług, a w szczególności do ustalenia:
– wartości materiałów w drodze,
– wartości dostaw niefakturowanych.
Na stronie Wn konta 300 ujmuje się faktury dostawców krajowych i zagranicznych, a na stronie Ma wartość przyjętych dostaw i usług.
Na koncie 300 można również ujmować zakupy dokonane w ramach centralnego zaopatrzenia (Wn) a następnie ich przekazanie (Ma) w korespondencji z kontem 800.
Za pośrednictwem konta 300 można rozliczać również:
– koszty zakupu zawarte w fakturach dostawców,
– opłaty manipulacyjne pobierane przez urząd celny przy imporcie,
– niedobory, szkody i nadwyżki powstałe w czasie transportu,
– reklamacje (sprostowania) dotyczące faktur dostawców.
Konto 300 może być wykorzystywane – wyłącznie na koniec okresu sprawozdawczego – do wykazywania stanu dostaw w drodze i dostaw niefakturowanych.
Konto 300 może wykazywać dwa salda, przy czym saldo Wn oznacza stan dostaw w drodze, a saldo Ma – stan dostaw lub usług niefakturowanych.
Typowe zapisy konta 300
| Strona Wn | konto przeciwstawne |
| 1. Faktury za dostawy i usługi. | konta zesp.2 |
| 2. Faktury za zakupy pozostałych środków trwałych oraz środków trwałych nie przyjętych bezpośrednio do użytkowania | konta zesp.2 |
| 3. Reklamacje i korekty podwyższające wartość fakturowanych dostaw, robót i usług. | konta zesp. 2 |
| 4. Przedawnione zobowiązania za dostawy niefakturowane. | 760 |
| Strona Ma | konto przeciwstawne |
| 1. Przyjęcie materiałów do magazynu. | 310 |
| 2. Przyjęcie do używania pochodzących z zakupu składników majątku trwałego. | konta ze sp. 0 |
| 3. Przyjęcie dostawy, dotyczącej inwestycji (środków trwałych w budowie). | 080 |
| 4. Wartość zafakturowanych dostaw i usług, obciążających koszty działalności: |
|
| a. podstawowej, | 401,402 |
| b. inwestycyjnej. | 080 |
| 5. Wartość aktywów przekazanych w ramach centralnego zaopatrzenia. | 800 |
| 6. Obciążenie dostawców wynikające z uznanych przez nich reklamacji, wynikające z faktur korygujących. | konta zesp. 2 |
Konto 310 – „Materiały”
Konto 310 służy do ewidencji materiałów znajdujących się w magazynach zarówno własnych, jak i obcych, a także do ujęcia wartości materiałów zaliczonych w koszty w momencie ich zakupu.
Zapisów na koncie 310 można dokonywać metodą uproszczoną (zgodnie z art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy o rachunkowości) poprzez bieżące odnoszenie wartości zakupów w ciężar właściwych kosztów, w połączeniu z ustalaniem – nie później niż na koniec każdego miesiąca, na podstawie dokumentów przychodowo-rozchodowych – stanu tych składników majątkowych oraz korekty kosztów o wartość tego stanu. Rzeczowe składniki majątku obrotowego wycenia się na dzień bilansowy według cen zakupu. W przypadku, gdy nie jest możliwe ustalenie ceny zakupu składnika majątku, jego wyceny dokonuje się według ceny sprzedaży takiego samego lub podobnego przedmiotu. Wartość przychodów i rozchodów magazynowych, na ostatni dzień każdego miesiąca, ujmuje się odpowiednio na stronie Wn i stronie Ma konta 310, w terminie do dnia 5-tego następnego miesiąca.
Wskazany termin nie dotyczy sytuacji kiedy okresem sprawozdawczym jest rok obrotowy.
Na stronie Wn konta 310 ujmuje się zwiększenie wartości stanu zapasów magazynowych, a na stronie Ma – jego zmniejszenia.
Ewidencja na koncie 310 prowadzona jest w szczegółowości klasyfikacji budżetowej
Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 310 powinna umożliwić rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone im zapasy.
Konto 310 może wykazywać saldo Wn, które wyraża wartość stanu zapasów w magazynach jednostki.
Typowe zapisy konta 310
| Strona Wn | konto przeciwstawne |
| 1. Przyjęcie materiałów do magazynu. | konta zesp.2,300,401 |
| 2. Składniki majątku obrotowego otrzymane w ramach centralnego zaopatrzenia. | 800 |
| 3. Otrzymanie środków obrotowych w formie darowizny rzeczowej. | 760 |
| 4. Nieodpłatne otrzymanie materiałów. | 760 |
| 5. Przyjęcie materiałów po zlikwidowanych jednostkach na własne potrzeby. | 800 |
| 6. Ujawnione nadwyżki zapasów magazynowych. | 266 |
| Strona Ma | konto przeciwstawne |
| 1. Wydanie materiałów z magazynu. | 401 |
| 2. Wydanie materiałów z magazynu do wykorzystania w procesie inwestycyjnym. | 080 |
| 3. Wydanie z magazynu do używania mienia kwalifikującego się do pozostałych środków trwałych | 013 |
| 4. Nieodpłatne przekazanie materiałów. | 761 |
| 5. Ujawnione niedobory zapasów magazynowych. | 261 |
Zespół 4 – „Koszty według rodzajów”
Konta zespołu 4 „Koszty według rodzajów i ich rozliczenie” służą do ewidencji kosztów w układzie rodzajowym i ich rozliczenia. Poniesione koszty ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich powstania niezależnie od terminu ich zapłaty.
Na kontach zespołu 4 nie księguje się:
– kosztów dotyczących inwestycji (środków trwałych w budowie),
– kosztów działalności finansowanej – zgodnie z odrębnymi przepisami – z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych i funduszu socjalnego emerytów policyjnych,
– kosztów Funduszu Wsparcia Policji,
– kosztów poniesionych przez jednostkę, lecz obciążających inne podmioty (np. sumy na zlecenie),
– pozostałych kosztów operacyjnych,
– kosztów operacji finansowych i strat nadzwyczajnych.
Konta zespołu 4 są kontami wynikowymi i nie występują w bilansie zamknięcia.
Konto 400 – „Amortyzacja”
Konto 400 służy do ewidencji naliczonych odpisów amortyzacji od środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, od których odpisy umorzeniowe są dokonywane stopniowo według stawek amortyzacyjnych.
Na stronie Wn konta 400 ujmuje się odpisy amortyzacyjne, a na stronie Ma – ewentualne zmniejszenie odpisów amortyzacyjnych oraz przeniesienie kosztów amortyzacji na wynik finansowy.
Jednostka budżetowa może amortyzować środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne –jednorazowo za okres całego roku.
Ewidencja szczegółowa prowadzona jest według potrzeb jednostki.
Konto 400 może wykazywać w ciągu roku obrotowego saldo Wn, które wyraża wysokość poniesionych kosztów amortyzacji.
Saldo konta 400 przenosi się w końcu roku obrotowego na konto 860.
Typowe zapisy konta 400
| Strona Wn | konto przeciwstawne |
| 1. Ujęcie w ewidencji wartości odpisu amortyzacyjnego środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych. | 070,071 |
| Strona Ma | konto przeciwstawne |
| 1. Przeksięgowanie w końcu roku obrotowego kosztów amortyzacji na wynik finansowy. | 860 |
Konto 401 – „Zużycie materiałów i energii”
Konto 401 służy do ewidencji kosztów zużycia materiałów i energii związanych z działalnością jednostki budżetowej.
Na stronie Wn konta 401 ujmuje się poniesione koszty z tytułu zużycia materiałów i energii, a na stronie Ma – ich zmniejszenia.
Ewidencję szczegółową konta 401 prowadzi się według klasyfikacji budżetowej, w przekroju dostosowanym do potrzeb planowania, analizy oraz w sposób umożliwiający sporządzenie sprawozdań finansowych, budżetowych lub innych sprawozdań obowiązujących jednostkę.
Konto 401 może wykazywać w ciągu roku obrotowego saldo Wn, które wyraża wysokość poniesionych kosztów z tytułu zużycia materiałów i energii.
Na koncie 401 podlegają ewidencji koszty kwalifikowane do następujących paragrafów klasyfikacji budżetowej: 421; 422; 423; 424; 425; 426
Saldo konta 401 przenosi się w końcu roku obrotowego na konto 860.
Typowe zapisy konta 401
| Strona Wn | konto przeciwstawne |
| 1. Faktury kontrahentów dotyczące zakupu materiałów i energii. | konta zesp.2 |
| 2. Zwiększenie uprzednio zarachowanych kosztów dotyczących zakupu materiałów i energii na podstawie faktur korygujących. | konta zesp.2 |
| 3. Rozliczenie zakupu materiałów i energii. | 300 |
| 4. Podatek VAT naliczony w fakturach dostawców, który nie podlega odliczeniu od podatku VAT należnego. | 254 |
| 5. Rozliczone niedobory, obciążające koszty. | 261 |
| 6. Jednorazowe odpisy umorzeniowe w pełnej wartości przekazanych do używania pozostałych środków trwałych, zbiorów bibliotecznych oraz pozostałych wartości niematerialnych i prawnych, pochodzących z zakupu, otrzymanych w formie darowizny rzeczowej oraz w ramach centralnego zaopatrzenia. | 072,073,074 |
| 7. Wydanie z magazynu materiałów do zużycia. | 310 |
| 8. Materiały otrzymane w ramach centralnego zaopatrzenia. | 800 |
| 9. Materiały otrzymane nieodpłatnie lub w formie darowizny, bezpośrednio oddane do zużycia. | 760 |
| 10. Przeniesienie w ciężar kosztów pod datą ostatniego dnia miesiąca wartości rozchodu zapasów magazynowych | 310 |
| Strona Wn | konto przeciwstawne |
| 1. Zmniejszenia uprzednio zarachowanych kosztów dot. zakupu materiałów i energii na podstawie faktur korygujących. | konta zesp.2 |
| 2. Niedobory i szkody środków obrotowych. | 261,264 |
| 3. Rozliczone nadwyżki materiałów zmniejszające koszty. | 266 |
| 4. Zmniejszenie kosztów z tytułu przeznaczenia zakupionych składników majątkowych (ewidencjonowanych metodą uproszczoną) na rzecz środków trwałych w budowie (inwestycji). | 080 |
| 5. Ujęcie w ewidencji pod datą ostatniego dnia miesiąca – wartości przychodów materiałów magazynowych. | 310 |
| 6. Materiały przekazane nieodpłatnie. | 761 |
| 7. Przeksięgowanie w końcu roku obrotowego kosztów budżetowych na wynik finansowy. | 860 |
| 8. Zmniejszenie uprzednio zarachowanych kosztów dot. wydanych odpłatnie składników umundurowania na podstawie polecenia wpłaty. | 101 |
Konto 402 – „Usługi obce”
Konto 402 służy do ewidencji kosztów z tytułu usług obcych (remontowych, transportowych, projektowych, sprzątania, telekomunikacyjnych, doradztwa najmu, dzierżawy, bankowych, utrzymania czystości i wywozu śmieci, ogłoszeń prasowych itp.) wykonywanych na rzecz działalności podstawowej jednostki.
Na stronie Wn konta 402 ujmuje się poniesione koszty usług obcych, a na stronie Ma – ich zmniejszenia.
Na koncie 402 podlegają ewidencji koszty kwalifikowane do następujących paragrafów klasyfikacji budżetowej: 427; 428; 429; 430; 434; 436; 438; 439; 455; 470.
Ewidencję szczegółową konta 402 prowadzi się według klasyfikacji budżetowej, w przekroju dostosowanym do potrzeb planowania, analizy oraz w sposób umożliwiający sporządzenie sprawozdań finansowych, budżetowych lub innych sprawozdań obowiązujących jednostkę.
Konto 402 może wykazywać w ciągu roku obrotowego saldo Wn, które wyraża wysokość poniesionych kosztów z tytułu usług obcych.
Saldo konta 402 przenosi się w końcu roku obrotowego na konto 860.
Typowe zapisy konta 402
| Strona Wn | konto przeciwstawne |
| 1. Faktury kontrahentów za wykonane usługi. | konta zesp. 2 |
| 2. Rozliczenie zakupu usług. | 300 |
| 3. Opłaty bankowe, obciążające koszty budżetowe jednostki. | 130 |
| 4. Zwiększenie uprzednio zarachowanych kosztów dotyczących zakupu materiałów i energii na podstawie faktur korygujących. | konta zesp.2 |
| 5. Podatek VAT naliczony w fakturach dostawców, który nie podlega odliczeniu od podatku VAT należnego. | 254 |
| Strona Ma | konto przeciwstawne |
| 1. Zmniejszenia uprzednio zarachowanych kosztów dot. usług obcych na podstawie faktur korygujących. | konta zesp. 2 |
| 2. Zmniejszenie kosztów z tytułu przypisania należności od pracownika za rozmowy telefoniczne dokonywane z telefonów sł. | 234 |
| 3. Przeksięgowanie w końcu roku obrotowego kosztów budżetowych na wynik finansowy. | 860 |
Konto 403 – „Podatki i opłaty”
Konto 403 służy do ewidencji w szczególności kosztów z tytułu podatku od nieruchomości, podatku od środków transportu, od czynności cywilnoprawnych oraz opłat o charakterze podatkowym.
Na stronie Wn konta 403 ujmuje się poniesione koszty z tytułu podatków i opłat, a na stronie Ma – ich zmniejszenia.
Na koncie 403 podlegają ewidencji koszty kwalifikowane do następujących paragrafów klasyfikacji budżetowej: 443; 448; 450; 451; 453.
Ewidencję szczegółową konta 403 prowadzi się według klasyfikacji budżetowej, w przekroju dostosowanym do potrzeb planowania, analizy oraz w sposób umożliwiający sporządzenie sprawozdań finansowych, budżetowych lub innych sprawozdań obowiązujących jednostkę.
Konto 403 może wykazywać w ciągu roku obrotowego saldo Wn, które wyraża wysokość poniesionych kosztów z tytułu podatków i opłat.
Saldo konta 403 przenosi się w końcu roku obrotowego na konto 860.
Typowe zapisy konta 403
| Strona Wn | konto przeciwstawne |
| 1. Podatki i opłaty, obciążające koszty. | konta zesp.2 |
| Strona Ma | konto przeciwstawne |
| 1. Zmniejszenie kosztów na podstawie dokumentów korygujących. | konta zesp.2 |
| 2. Przeksięgowanie w końcu roku obrotowego kosztów budżetowych na wynik finansowy. | 860 |
Konto 404 – „Wynagrodzenia”
Konto 404 służy do ewidencji kosztów działalności jednostki z tytułu wynagrodzeń pracowników i innych osób fizycznych zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, umowy zlecenia, umowy o dzieło.
Na stronie Wn konta 404 ujmuje się kwotę należnego pracownikom i innym osobom fizycznym wynagrodzenia brutto (bez potrąceń z różnych tytułów dokonywanych na listach płac). Na stronie Ma księguje się korekty uprzednio zaewidencjonowanych kosztów z tytułu wynagrodzeń.
Ewidencję szczegółową konta 404 prowadzi się według klasyfikacji budżetowej, w przekroju dostosowanym do potrzeb planowania, analizy oraz w sposób umożliwiający sporządzenie sprawozdań finansowych, budżetowych lub innych sprawozdań obowiązujących jednostkę.
Na koncie 404 podlegają ewidencji koszty kwalifikowane do następujących paragrafów klasyfikacji budżetowej: 401; 402; 404; 405; 406; 407; 408; 417.
Konto 404 może wykazywać w ciągu roku obrotowego saldo Wn, które wyraża wysokość poniesionych kosztów z tytułu wynagrodzeń.
Saldo konta 404 przenosi się w końcu roku obrotowego na konto 860.
Typowe zapisy konta 404
| Strona Wn | konto przeciwstawne |
| 1. Ujęcie w ewidencji list należności pieniężnych brutto. | 231 |
| Strona Ma | konto przeciwstawne |
| 1. Zmniejszenie kosztów z tytułu wynagrodzeń. | 231 |
| 2. Przeksięgowanie w końcu roku obrotowego kosztów budżetowych na wynik finansowy. | 860 |
Konto 405 – „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia”
Konto 405 służy do ewidencji kosztów działalności jednostki z tytułu różnego rodzaju świadczeń na rzecz pracowników i osób fizycznych zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, umowy zlecenia i innych umów, które nie są zaliczane do wynagrodzeń.
Na stronie Wn konta 405 ujmuje się koszty z tytułu ubezpieczeń społecznych, wpłat na FP, PFRON, FEP oraz świadczeń na rzecz pracowników i osób fizycznych zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, umowy zlecenia i innych umów, które nie są zaliczane do wynagrodzeń, w tym m.in. ekwiwalenty i równoważniki wypłacane funkcjonariuszom, odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, koszty dojazdów, a na stronie Ma ujmuje się ich zmniejszenie.
Ewidencję szczegółową konta 404 prowadzi się według klasyfikacji budżetowej, w przekroju dostosowanym do potrzeb planowania, analizy oraz w sposób umożliwiający sporządzenie sprawozdań finansowych, budżetowych lub innych sprawozdań obowiązujących jednostkę.
Na koncie 405 podlegają ewidencji koszty kwalifikowane do następujących paragrafów klasyfikacji budżetowej: 302; 307; 411; 412; 414; 418; 4410 poz. 04; 444; 478.
Konto 405 może wykazywać w ciągu roku obrotowego saldo Wn, które wyraża wysokość poniesionych kosztów z tytułu ubezpieczeń społecznych i innych wynagrodzeń.
Saldo konta 405 przenosi się w końcu roku obrotowego na konto 860.
Typowe zapisy konta 405
| Strona Wn | konto przeciwstawne |
| 1. Naliczone składki z tytułu ubezpieczeń społecznych |
|
| (płacone przez pracodawcę) oraz FP, PFRON, FEP. | 229 |
| 2. Ekwiwalenty i równoważniki wypłacane pracownikom i funkcjonariuszom. | 231 |
| 3. Ujęcie w ewidencji wartości rocznego odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. | 244 |
| (zapis równoległy: Wn 237 Ma 851) |
|
| Strona Ma | konto przeciwstawne |
| 1. Zmniejszenie kosztów na podstawie dokumentów korygujących. | 229,231,244 |
| 2. Przeksięgowanie w końcu roku obrotowego kosztów budżetowych na wynik finansowy. | 860 |
Konto 409 – „Pozostałe koszty rodzajowe”
Konto 409 służy do ewidencji kosztów działalności jednostki, które nie kwalifikują się do ujęcia na kontach 400–405. Na koncie tym ujmuje się w szczególności koszty krajowych i zagranicznych podróży służbowych, koszty ubezpieczeń majątkowych, odprawy z tytułu wypadków przy pracy oraz innych kosztów niezaliczanych do działalności finansowej i pozostałych kosztów operacyjnych.
Na stronie Wn konta 409 ujmuje się poniesione koszty z ww. tytułów, a na stronie Ma – ich zmniejszenia.
Ewidencję szczegółową konta 409 prowadzi się według klasyfikacji budżetowej, w przekroju dostosowanym do potrzeb planowania, analizy oraz w sposób umożliwiający sporządzenie sprawozdań finansowych, budżetowych lub innych sprawozdań obowiązujących jednostkę.
Na koncie 409 podlegają ewidencji koszty kwalifikowane do następujących paragrafów klasyfikacji budżetowej: 303; 420; 440; 441 ( z wyłączeniem poz. 441004), 442; 454, 469.
Konto 409 może wykazywać w ciągu roku obrotowego saldo Wn, które wyraża wysokość poniesionych kosztów.
Saldo konta 409 przenosi się w końcu roku obrotowego na konto 860.
Typowe zapisy konta 409
| Strona Wn | konto przeciwstawne |
| 1. Rozliczenie zaliczki udzielonej pracownikowi na pokrycie kosztów podróży służbowej. | 234 |
| 2. Ujęcie w ewidencji pozostałych kosztów rodzajowych. | konta zesp.2 |
| Strona Ma | konto przeciwstawne |
| 1. Zmniejszenie kosztów na podstawie dokumentów korygujących. | konta zesp.2 |
| 2. Przeksięgowanie w końcu roku obrotowego kosztów budżetowych na wynik finansowy. | 860 |
Zespół 7 – Przychody, dochody i koszty
Konta zespołu 7 służą do ewidencji:
– przychodów z tytułu dochodów budżetowych – konto 720,
– przychodów i kosztów operacji finansowych – konto 750 i 751,
– pozostałych przychodów i kosztów operacyjnych – konto 760 i 761,
– zysków i strat nadzwyczajnych – konto 770 i 771.
Ewidencję szczegółową przychodów z tytułu dochodów budżetowych prowadzi się według klasyfikacji budżetowej, a pozostałe przychody i koszty stosownie do potrzeb planowania, analizy i sprawozdawczości.
Konta zespołu 7 są kontami wynikowymi i nie występują w bilansie zamknięcia.
Konto 720 – „Przychody z tytułu dochodów budżetowych”
Konto 720 służy do ewidencji przychodów z tytułu dochodów budżetowych, związanych bezpośrednio z podstawową działalnością jednostki, w szczególności dochodów, do których zalicza się podatki, składki, opłaty i inne dochody budżetu państwa, należne na podstawie ustaw lub umów międzynarodowych.
Na stronie Ma konta 720 ujmuje się przychody z tytułu dochodów budżetowych, natomiast na stronie Wn – odpisy (zmniejszenie uprzednio ujętych) przychodów z tytułu dochodów budżetowych.
Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 720 zapewnia wyodrębnienie przychodów z tytułu dochodów budżetowych według pozycji planu finansowego tj. dział, rozdział, paragraf.
Konto 720 może wykazywać w ciągu roku obrotowego saldo Ma, które wyraża wielkość dochodów budżetowych.
Saldo konta 720 przenosi się w końcu roku obrotowego na konto 860.
Na koniec roku konto 720 nie wykazuje salda.
Typowe zapisy konta 720
| Strona Wn | konto przeciwstawne |
| 1. Odpisy lub zmniejszenie należności z tytułu dochodów budżetowych. | 221 |
| 2. Przeksięgowanie na koniec roku obrotowego osiągniętych dochodów budżetowych na wynik finansowy. | 860 |
| Strona Ma | konto przeciwstawne |
| 1. Przypisane należności z tytułu dochodów budżetowych. | 221 |
| 2. Wpłata do kasy lub banku przychodów z tytułu dochodów budżetowych. | 103,133 |
| 3. Przychód z tytułu dochodów budżetowych w wysokości raty należnej na dany rok obrotowy. | 840 |
| (zapis równoległy: Wn 221 Ma 226) |
|
Konto 750 – „Przychody finansowe”
Konto 750 służy do ewidencji przychodów finansowych.
Na stronie Ma konta 750 ujmuje się przychody z tytułu operacji finansowych, a w szczególności odsetki za zwłokę w zapłacie należności, oprocentowanie środków na rachunkach bankowych, z wyjątkiem oprocentowania środków ZFŚS, Funduszu Wsparcia Policji, depozytów i sum obcych, oraz dodatnie różnice kursowe.
Odsetki od należności ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty, lecz nie później niż pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec kwartału.
Na koniec każdego kwartału składniki aktywów i pasywów wyrażone w walutach obcych wycenia się po obowiązującym na ten dzień średnim kursie ogłoszonym dla danej waluty przez NBP. Powstałe dodatnie różnice kursowe zalicza się do przychodów finansowych.
Ewidencja szczegółowa do konta 750 zapewnia wyodrębnienie przychodów finansowych według tytułów przychodów, a przychody stanowiące dochody budżetowe według klasyfikacji budżetowej.
Konto 750 może wykazywać w ciągu roku obrotowego saldo Ma, które wyraża wielkość przychodów finansowych.
Saldo konta 750 przenosi się w końcu roku obrotowego na konto 860.
Konto 750 na koniec roku nie wykazuje salda.
Typowe zapisy konta 750
| Strona Wn | konto przeciwstawne |
| 1. Przeksięgowanie na koniec roku obrotowego osiągniętych przychodów finansowych na wynik finansowy. | 860 |
|
|
|
| Strona Ma | konto przeciwstawne |
| 1. Otrzymane lub przypisane odsetki z tytułu zwłoki w zapłacie należności. | 133,221 |
| 2. Przypisanie odsetek należnych na koniec kwartału. | 221 |
| 3. Oprocentowanie środków na rachunku bankowym. | konta zesp.1 |
| 4. Dodatnie różnice kursowe naliczone na koniec kwartału dotyczące: |
|
| a. środków pieniężnych, | konta zesp.1 |
| b. rozrachunków. | konta zesp.2 |
| 5. Zmniejszenie odpisu aktualizującego w związku z ustaniem przyczyny, dla której dokonano odpisu. | 290 |
Konto 751 – „Koszty finansowe”
Konto 751 służy do ewidencji kosztów z tytułu operacji finansowych.
Na stronie Wn konta 751 ujmuje się koszty operacji finansowych, a w szczególności:
– odsetki za zwłokę w zapłacie zobowiązań, z wyjątkiem obciążających środki trwałe w budowie,
– odpisy aktualizujące wartość należności z tytułu operacji finansowych,
– ujemne różnice kursowe, z wyjątkiem obciążających środki trwałe w budowie.
Odsetki od zobowiązań ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty, lecz nie później niż pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec kwartału.
Na koniec każdego kwartału składniki aktywów i pasywów wyrażone w walutach obcych wycenia się po obowiązującym na ten dzień średnim kursie ogłoszonym dla danej waluty przez NBP. Powstałe ujemne różnice kursowe zalicza się do kosztów finansowych.
Ewidencja szczegółowa do konta 751 zapewnia wyodrębnienie kosztów operacji finansowych – według tytułów kosztów.
Konto 751 może wykazywać w ciągu roku obrotowego saldo Wn, które oznacza wartość kosztów operacji finansowych.
Saldo konta 751 przenosi się w końcu roku obrotowego na konto 860.
Na koniec roku konto 751 nie wykazuje salda.
Typowe zapisy konta 751
| Strona Wn | konto przeciwstawne |
| 1. Koszty operacji finansowych, dotyczące działalności jednostki. | konta zesp.1,2 |
| 2. Ujemne różnice kursowe naliczone na koniec kwartału dotyczące: |
|
| a. środków pieniężnych, | konta zesp.1 |
| b. rozrachunków. | konta zesp.2 |
| 3. Ujęcie w ewidencji wartości odsetek za nieterminową regulację zobowiązań: |
|
| a. zapłaconych, | 130 |
| b. należnych na koniec kwartału. | 202,225,229,253 |
| 4. Odpisy aktualizujące należności z tytułu operacji finansowych. | 290 |
|
|
|
| Strona Ma | konto przeciwstawne |
| 1. Przeksięgowanie na koniec roku obrotowego kosztów operacji finansowych na wynik finansowy. | 860 |
Konto 760 – „Pozostałe przychody operacyjne”
Konto 760 służy do ewidencji przychodów niezwiązanych bezpośrednio z podstawową działalnością jednostki, w tym wszelkich innych przychodów niż podlegające ewidencji na kontach 720 i 750.
Na stronie Ma konta 760 ujmuje się w szczególności:
– przychody ze sprzedaży materiałów,
– przychody ze sprzedaży środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz środków trwałych w budowie,
– przychody z tytułu najmu składników majątku,
– odpisane przedawnione zobowiązania,
– otrzymane odszkodowania oraz kary umowne,
– darowizny rzeczowe pozostałych środków trwałych, zbiorów bibliotecznych, wartości niematerialnych i prawnych,
– rzeczowe aktywa obrotowe otrzymane nieodpłatnie lub w formie darowizny rzeczowej.
Ewidencja szczegółowa do konta 760 zapewnia wyodrębnienie pozostałych przychodów operacyjnych według tytułów przychodów, a przychody stanowiące dochody budżetowe według klasyfikacji budżetowej.
W ciągu roku obrotowego konto 760 może wykazywać saldo Ma, oznaczające wartość pozostałych przychodów operacyjnych.
Saldo konta 760 przenosi się w końcu roku obrotowego na konto 860.
Na koniec roku konto 760 nie wykazuje salda.
Typowe zapisy konta 760
| Strona Wn | konto przeciwstawne |
| 1. Przeksięgowanie na koniec roku obrotowego na wynik finansowy pozostałych przychodów operacyjnych. | 860 |
|
|
|
| Strona Ma | konto przeciwstawne |
| 1. Przypisanie należności z tytułu przychodów stanowiących dochody budżetowe. | 221 |
| 2. Spisanie zobowiązań przedawnionych. | konta zesp.2,300 |
| 3. Zakwalifikowanie nadwyżek do pozostałych przychodów operacyjnych. | 266 |
| 4. Zwiększenie wartości niedoboru zawinionego do kwoty określonej przez kierownika jednostki jako rzeczywistej wartości roszczenia. | 261 |
| 5. Otrzymanie pozostałych środków trwałych, zbiorów bibliotecznych oraz pozostałych wartości niematerialnych i prawnych w formie darowizny rzeczowej. | 013,014,023 |
| 6. Otrzymanie rzeczowych aktywów obrotowych nieodpłatnie lub w formie darowizny rzeczowej. | 310,401 |
| 7. Zarachowanie w wysokości raty należnej na dany rok obrotowy przychodów zaliczanych do dochodów budżetowych (zapis równoległy Wn 221, Ma 226). | 840 |
| 8. Zmniejszenie odpisu aktualizującego w związku z ustaniem przyczyny, dla której dokonano odpisu. | 290 |
Konto 761 – „Pozostałe koszty operacyjne”
Konto 761 służy do ewidencji kosztów niezwiązanych bezpośrednio z podstawową działalnością jednostki.
Na stronie Wn konta 761 ujmuje się:
– odpisane przedawnione i umorzone należności,
– odpisy aktualizujące należności,
– koszty z tytuł kar i grzywien,
– koszty postępowania spornego i egzekucyjnego,
– nieodpłatnie przekazane środki obrotowe.
Ewidencję szczegółową do konta 761 prowadzi się według tytułów pozostałych kosztów operacyjnych.
W ciągu roku obrotowego konto 761 może wykazywać saldo Wn, oznaczające wartość pozostałych kosztów operacyjnych.
Saldo konta 761 przenosi się w końcu roku obrotowego na konto 860.
Na koniec roku konto 761 nie wykazuje salda.
Typowe zapisy konta 761
| Strona Wn | konto przeciwstawne |
| 1. Nieodpłatne przekazanie materiałów. | 310,401 |
| 2. Odpisanie należności przedawnionych i umorzonych. | konta zesp.2 |
| 3. Odpisy aktualizujące należności wątpliwe. | 290 |
| 4. Opłacenie kosztów postępowania spornego lub egzekucyjnego. | 130 |
| 5. Rozliczenie niedoborów poprzez uznanie ich za pozostały koszt operacyjny. | 261 |
| 6. Decyzja o spisaniu z ewidencji szkody: |
|
| a. w środkach obrotowych uznanej za niezawinioną, której nie ujęto jako rozliczenie międzyokresowe przychodów, | 264 |
| b. z tytułu inwestycji bez efektu gospodarczego, uznanej za pozostały koszt operacyjny. | 264 |
| (zapis równoległy: Wn 840 Ma 800) |
|
|
|
|
| Strona Ma | konto przeciwstawne |
| 1. Przeksięgowanie na koniec roku obrotowego na wynik finansowy pozostałych kosztów operacyjnych. | 860 |
Konto 770 – „Zyski nadzwyczajne”
Konto 770 służy do ewidencji dodatnich skutków finansowych zdarzeń trudnych do przewidzenia, następujących poza działalnością operacyjną jednostki i niezwiązanych z ogólnym ryzykiem jej prowadzenia.
Na koncie 770 nie ujmuje się zysków dotyczących działalności finansowanej z funduszy celowych, funduszy specjalnego przeznaczenia oraz dotyczących inwestycji rozpoczętych (środki trwałe w budowie), które do czasu zakończenia inwestycji ujmuje się na koncie 080.
Na stronie Ma konta 770 ujmuje się w szczególności przyznane lub otrzymane odszkodowanie dotyczące zdarzeń losowych.
Na stronie Wn konta 770 ujmuje się korekty (zmniejszenia) uprzednio zaksięgowanych zysków nadzwyczajnych.
Ewidencję szczegółową do konta 770 prowadzi się według poszczególnych tytułów zysków.
W ciągu roku obrotowego konto 770 może wykazywać saldo Ma, oznaczające wartość zysków nadzwyczajnych.
Saldo konta 770 przenosi się w końcu roku obrotowego na konto 860.
Na koniec roku konto 770 nie wykazuje salda.
Typowe zapisy konta 770
| Strona Wn | konto przeciwstawne |
| 1. Przeksięgowanie na koniec roku obrotowego na wynik finansowy zysków nadzwyczajnych. | 860 |
|
|
|
| Strona Ma | konto przeciwstawne |
| 1. Zyski nadzwyczajne, niezwiązane z działalnością jednostki. | konta zesp.1,2 |
Konto 771 – „Straty nadzwyczajne”
Konto 771 służy do ewidencji ujemnych skutków finansowych zdarzeń trudnych do przewidzenia, następujących poza działalnością operacyjną jednostki i niezwiązanych z ogólnym ryzykiem jej prowadzenia.
Na koncie 771 nie ujmuje się strat dotyczących działalności finansowanej z funduszy celowych, funduszy specjalnego przeznaczenia oraz dotyczących inwestycji rozpoczętych (środki trwałe w budowie), które do czasu zakończenia inwestycji ujmuje się na koncie 080.
Na stronie Wn konta 771 ujmuje się poniesione straty nadzwyczajne, a w szczególności szkody spowodowane zdarzeniami losowymi.
Na stronie Ma konta 771 ujmuje się korekty (zmniejszenia) strat nadzwyczajnych.
Ewidencję szczegółową do konta 771 prowadzi się według poszczególnych tytułów strat nadzwyczajnych. W ciągu roku obrotowego konto 771 może wykazywać saldo Wn, oznaczające wartość strat nadzwyczajnych.
Saldo konta 771 przenosi się w końcu roku obrotowego na konto 860.
Na koniec roku konto 771 nie wykazuje salda.
Typowe zapisy konta 771
| Strona Wn | konto przeciwstawne |
| 1. Straty nadzwyczajne, niezwiązane z działalnością jednostki. | konta zesp.1,2 |
|
|
|
| Strona Ma | konto przeciwstawne |
| 1. Przeksięgowanie na koniec roku obrotowego na wynik finansowy strat nadzwyczajnych. | 860 |
Zespół 8 – „Fundusze i wynik finansowy”
Konta zespołu 8 przeznaczone są do ewidencji:
– funduszu jednostki – konto 800,
– dotacji budżetowych oraz środków z budżetu na inwestycje – konto 810,
– rezerw i rozliczeń międzyokresowych przychodów – konto 840,
– Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych – konto 851,
– funduszu socjalnego emerytów policyjnych – konto 852,
– Funduszu Wsparcia Policji – konto 853,
– funduszu mienia zlikwidowanych jednostek – konto 855,
– wyniku finansowego – konto 860.
W ewidencji szczegółowej prowadzonej do poszczególnych kont zespołu 8 należy gromadzić informacje w przekrojach dostosowanych do sprawozdawczości finansowej i budżetowej.
Konto 800 – „Fundusz jednostki”
Konto 800 służy do ewidencji równowartości majątku trwałego i obrotowego jednostki i ich zmian.
Na stronie Wn konta 800 ujmuje się zmniejszenia funduszu, a na stronie Ma – jego zwiększenia, zgodnie z odrębnymi przepisami regulującymi gospodarkę finansową jednostki.
Na stronie Wn konta 800 ujmuje się w szczególności:
– przeksięgowanie straty bilansowej roku ubiegłego,
– księgowanie, na koniec każdego miesiąca, zrealizowanych dochodów budżetowych,
– przeksięgowanie, w końcu roku obrotowego, dotacji z budżetu i środków budżetowych wykorzystanych na inwestycje,
– różnice z aktualizacji środków trwałych oraz dotychczas dokonanych odpisów umorzeniowych,
– wartość sprzedanych i nieodpłatnie przekazanych środków trwałych i środków trwałych w budowie (inwestycji),
– wartość pasywów przejętych od zlikwidowanych jednostek,
– wartość aktywów przekazanych w ramach centralnego zaopatrzenia.
Na stronie Ma konta 800 księguje się w szczególności:
– przeksięgowanie zysku bilansowego roku ubiegłego,
– przeksięgowanie, pod datą 31.12, zrealizowanych wydatków budżetowych,
– przeksięgowanie, pod datą 31.12, zrealizowanych wydatków środków europejskich,
– przeksięgowanie, pod datą 31.12, zrealizowanych wydatków ze środków pochodzących ze źródeł zagranicznych niepodlegających zwrotowi,
– wydatki poniesione na finansowanie inwestycji,
– różnice z aktualizacji środków trwałych oraz dotychczas dokonanych odpisów umorzeniowych,
– wartość nieodpłatnie otrzymanych środków trwałych i środków trwałych w budowie (inwestycji),
– wartość aktywów przejętych od zlikwidowanych jednostek,
– wartość aktywów otrzymanych w ramach centralnego zaopatrzenia
Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 800 dostosowana jest do potrzeb jednostki, umożliwia ustalenie przyczyn zwiększenia i zmniejszenia funduszu jednostki.
Konto 800 może wykazywać saldo Ma, które oznacza stan funduszu jednostki.
Typowe zapisy konta 800
| Strona Wn | konto przeciwstawne |
| 1. Przeksięgowanie straty bilansowej roku ubiegłego | 860 |
| 2. Ujęcie w ewidencji, na koniec każdego miesiąca wartości, zrealizowanych w danym miesiącu dochodów budżetowych. | 222 |
| 3. Przeksięgowanie w końcu roku obrotowego równowartości przekazanych dotacji, które zostały uznane za wykorzystane i rozliczone. | 810 |
| 4. Przeksięgowanie w końcu roku obrotowego środków wydatkowanych na sfinansowanie inwestycji. | 810 |
| 5. Zmniejszenie wartości początkowej środków trwałych na skutek aktualizacji wyceny. | 011 |
| 6. Zwiększenie wartości dotychczasowego umorzenia w związku z aktualizacją wyceny środków trwałych. | 071 |
| 7. Wartość początkowa środków trwałych postawionych w stan likwidacji. |
|
| (zapis równoległy: Wn 905 Ma 909) | 011 |
| 8. Wartość początkowa sprzedanych środków trwałych. | 011 |
| 9. Ujęcie w ewidencji wartości początkowej wartości niematerialnych i prawnych poddanych likwidacji lub sprzedaży. | 020 |
| 10. Wartość umorzenia środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych przejętych na własne potrzeby od zlikwidowanych jednostek. | 070,071 |
| 11. Ujęcie w ewidencji wartości początkowej nieodpłatnie przekazanych: |
|
| a. środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, | 011,020 |
| b. środków trwałych w budowie (inwestycji). | 080 |
| 12. Ujęcie w ewidencji wartości umorzenia środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych otrzymanych nieodpłatnie lub w formie darowizny rzeczowej. | 070,071 |
| 13. Spisanie szkody w podstawowych składnikach majątku trwałego, uznanej za niezawinioną. | 264 |
| 14. Ujęcie w ewidencji szkody z tytułu środków trwałych w budowie (inwestycji) bez efektu gospodarczego. | 080 |
| 15. Ujęcie w ewidencji wyksięgowania kosztów sprzedanych środków trwałych w budowie (inwestycji). | 080 |
| 16. Odpisanie kosztów inwestycji nie podjętej (np. nie wykorzystanej dokumentacji projektowej) lub inwestycji zaniechanej. | 080 |
| 17. Przeniesienie rozliczenia nadwyżki strat inwestycyjnych nad zyskami. | 080 |
| 18. Ujęcie w ewidencji niedoborów środków trwałych w wartości nie umorzonej. | 261 |
| 19. Ujęcie w ewidencji przekazania do realizacji należności stanowiących dochody budżetowe. | 201,238,249 |
| 20. Ujęcie w ewidencji zwrotu, w roku następnym, środków niewykorzystanych dotacji. | 224 |
| 21. Pasywa przejęte od zlikwidowanych jednostek. | konta zesp.2 |
| 22. Ujęcie w ewidencji wartości aktywów przekazanych w ramach centralnego zaopatrzenia. | 300 |
| 23. Pierwsze wyposażenie nowych obiektów nie uznane za pozostałe środki trwałe | 080 |
| 24. Umorzenie pozostałych środków trwałych stanowiących pierwsze wyposażenie | 072 |
|
| |
| Strona Ma | konto przeciwstawne |
| 1. Przeksięgowanie zysku bilansowego roku ubiegłego | 860 |
| 2. Zaksięgowanie na koniec roku zrealizowanych przez jednostkę wydatków budżetowych. | 223 |
| 3. Zaksięgowanie na koniec roku zrealizowanych przez jednostkę wydatków niewygasających. | 243 |
| 4. Zaksięgowanie na koniec roku zrealizowanych przez jednostkę wydatków środków europejskich. | 227 |
| 5. Zaksięgowanie na koniec roku zrealizowanych przez jednostkę wydatków ze środków pochodzących ze źródeł zagranicznych niepodlegających zwrotowi. | 228 |
| 6. Wartość środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych otrzymanych nieodpłatnie lub w formie darowizny rzeczowej. | 011,020 |
| 7. Wartość nieodpłatnie otrzymanych środków trwałych w budowie (inwestycji). | 080 |
| 8. Ujęcie wartości wydatków inwestycyjnych poniesionych: |
|
| a. ze środków budżetowych | 810 |
| b. ze środków budżetu europejskiego | 810 |
| (zapis równoległy: Wn 281 Ma 138,227) | |
| 9. Ujęcie w ewidencji kosztów zakupów i robót inwestycyjnych finansowanych ze środków Funduszu Wsparcia Policji. | 011,020,080 |
| (zapis równoległy: Wn 853 Ma 251) |
|
| 10. Wydatki na inwestycje ponoszone ze środków obcych. | 246 |
| (zapis równoległy: Wn 281 Ma 139) | |
| 11. Przeniesienie rozliczenia nadwyżki zysków inwestycyjnych nad stratami. | 080 |
| 12. Przyjęte od zlikwidowanych jednostek na własne potrzeby: |
|
| a. środki trwałe, wartości niematerialne i prawne w wartości początkowej | 011,020 |
| b. inwestycje, | 080 |
| c. środki pieniężne, | 133 |
| d. należności, | 221 |
| e. materiały. | 310 |
| 13. Zwiększenie wartości początkowej środków trwałych na skutek aktualizacji wyceny. | 011 |
| 14. Zmniejszenie wartości umorzenia wskutek aktualizacji wartości środków trwałych. | 071 |
| 15. Ujęcie w ewidencji wartości umorzenia nieodpłatnie przekazanych środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych. | 070,071 |
| 16. Spisanie z ewidencji szkody z tytułu inwestycji bez efektu gospodarczego. | 840 |
| (zapis równoległy: |
|
| 17. Spisanie dotychczasowego umorzenia wnip oraz środków trwałych wycofanych z używania na skutek likwidacji i sprzedaży. | 070,071 |
| 18. Rozliczenie nadwyżek inwentaryzacyjnych środków trwałych oraz środków trwałych w budowie. | 266 |
| 19. Ujęcie w ewidencji wartości aktywów otrzymanych w ramach centralnego zaopatrzenia. | konta zesp.0,310,401 |
Konto 810 – „Dotacje budżetowe, płatności z budżetu środków europejskich oraz środki z budżetu na inwestycje”
Konto 810 służy do ewidencji w jednostkach budżetowych:
– dotacji przekazanych z budżetu,
– wartości płatności z budżetu środków europejskich,
– równowartości wydatków na inwestycje, dokonanych ze środków budżetowych.
Na stronie Wn konta 810 ujmuje się:
– wartość dotacji przekazywanych przez jednostki budżetowe w części uznanej za wykorzystane lub rozliczone,
– równowartość wydatków dokonanych przez jednostkę ze środków budżetowych, przeznaczonych na finansowanie inwestycji.
Na stronie Ma konta 810 ujmuje się przeksięgowanie, w końcu roku obrotowego, salda konta 810 na konto 800.
Ewidencję szczegółową do konta 810 prowadzi się według potrzeb sprawozdawczości wydzielając analitycznie:
– dotacje budżetowe,
– płatności z budżetu środków europejskich,
– środków z budżetu na inwestycje.
Na koniec roku konto 810 nie wykazuje salda.
Typowe zapisy konta 810
| Strona Wn | konto przeciwstawne |
| 1. Ujęcie w ewidencji dotacji budżetowych, przekazanych do innych podmiotów, uznanych za wykorzystane i rozliczone. | 224 |
| 2. Ujęcie wartości wydatków inwestycyjnych poniesionych |
|
| a. ze środków budżetowych, | 800 |
| (zapis równoległy: Wn 281 Ma 130,131) |
|
| b. ze środków budżetu europejskiego. | 800 |
| (zapis równoległy: Wn 281 Ma 138,227) |
|
|
|
|
| Strona Ma | konto przeciwstawne |
| 1. Przeksięgowanie w końcu roku obrotowego środków wydatkowanych na sfinansowanie inwestycji. | 800 |
| 2. Przeksięgowanie w końcu roku obrotowego sumy dotacji na sfinansowanie i zakup środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych uznanych za wykorzystane lub rozliczone. | 800 |
Konto 840 – „Rezerwy i rozliczenia międzyokresowe przychodów”
Konto 840 służy do ewidencji przychodów zaliczanych do przyszłych okresów oraz innych rozliczeń międzyokresowych (w tym z tytułu szkód).
Na stronie Ma konta 840 ujmuje się powstanie i zwiększenie rozliczeń międzyokresowych przychodów, a na stronie Wn – ich rozliczenie poprzez zaliczenie ich do przychodów roku obrotowego.
Ewidencję szczegółową do konta 840 prowadzi się według rozliczeń międzyokresowych przychodów z poszczególnych tytułów oraz przyczyn ich zwiększeń i zmniejszeń.
Konto 840 może wykazywać saldo Ma, które oznacza stan rezerw i rozliczeń międzyokresowych przychodów.
Typowe zapisy konta 840
| Strona Wn | konto przeciwstawne |
| 1. Zarachowanie, w wysokości raty należnej na dany rok, przychodów przyszłych okresów do dochodów danego roku obrotowego. | 720,750,760 |
| (zapis równoległy: Wn 221 Ma 226) |
|
| 2. Korekta roszczeń (zmniejszenie) do wysokości określonej wyrokiem sądowym lub decyzją firmy ubezpieczeniowej. | 249 |
| 3. Spisanie roszczenia z chwilą uzyskania od firmy ubezpieczeniowej: |
|
| a. stosownej informacji o uregulowaniu szkody komunikacyjnej, | 249 |
| b. przelewu odszkodowania za szkodę. | 249 |
| (zapis równoległy: Wn 133 Ma 221) |
|
| 4. Decyzja o spisaniu z ewidencji rzeczowych aktywów trwałych, szkody uznanej za niezawinioną, w wartości przypisanej do międzyokresowych przychodów. | 264 |
| 5. Spisanie z ewidencji szkody z tytułu inwestycji bez efektu gospodarczego | 800 |
| (zapis równoległy: |
|
|
|
|
| Strona Ma | konto przeciwstawne |
| 1. Ujęcie w ewidencji długoterminowych należności z tytułu dochodów budżetowych. | 226 |
| 2. Zwiększenie roszczeń o zasądzone do zwrotu koszty windykacyjne (postępowania sądowego, itp.). | 249 |
| (zapis równoległy: Wn 221 Ma 720, w przypadku gdy zwrot dotyczy wydatku roku ubiegłego) |
|
| 3. Korekta roszczeń (zwiększenie) do wysokości określonej wyrokiem sądowym lub decyzją firmy ubezpieczeniowej. | 249 |
| 4. Ujawnione szkody w rzeczowych aktywach trwałych (nie skutkujące wycofaniem z ewidencji). | 264 |
| 5. Ujęcie uzupełniającej wartości szkody do wysokości określonej w protokole szkody. | 264 |
| 6. Szkoda z tytułu inwestycji bez efektu gospodarczego. | 264 |
| (zapis równoległy: Wn 800 Ma 080) |
|
| 7. Przedawnione należności z tytułu dochodów budżetowych. | 264 |
| (zapis równoległy: Wn 761 Ma 221) |
|
| 8. Szkody komunikacyjne. | 264 |
Konto 851 – „Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych”
Konto 851 służy do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.
Na stronie Ma konta 851 ujmuje się zwiększenia funduszu, a na stronie Wn – jego zmniejszenia.
Środki funduszu socjalnego zwiększa się o odsetki od środków tego funduszu na rachunku bankowym, natomiast koszty obsługi funduszu finansowane są ze środków na wydatki budżetowe jednostki. Ewidencję szczegółową do konta 851 prowadzi się według wysokości poniesionych kosztów i wysokości uzyskanych przychodów przez poszczególne rodzaje działalności socjalnej.
Konto 851 może wykazywać saldo Ma, które oznacza stan zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.
Typowe zapisy konta 851
| Strona Wn | konto przeciwstawne |
| 1. Koszty dotyczące zakładowej działalności socjalnej: |
|
| a. opłacone bezpośrednio z kasy lub rachunku bankowego, | 101,135 |
| b. ujęte jako zobowiązania. | 237 |
| 2. Częściowe lub całkowite umorzenie udzielonej pożyczki /wraz z odsetkami/. | 237 |
| 3. Odpisy aktualizujące należności wątpliwe funduszu. | 290 |
|
|
|
| Strona Ma | konto przeciwstawne |
| 1. Naliczony odpis na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. | 237 |
| (zapis równoległy: Wn 405 Ma 244) |
|
| 2. Wpływy środków z tytułu odpisów, nieujętych uprzednio jako należność. | 135 |
| 3. Zwiększenie kwoty pożyczki o wartość naliczonych odsetek. | 237 |
| 4. Oprocentowanie środków na rachunku bankowym. | 135 |
| 5. Zmniejszenie odpisu aktualizującego należności w przypadku ustania przyczyny, dla której dokonano odpisu. | 290 |
Konto 852 – „Fundusz socjalny emerytów policyjnych”
Konto 852 służy do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń funduszu socjalnego emerytów policyjnych.
Na stronie Ma konta 852 ujmuje się zwiększenia funduszu, a na stronie Wn – jego zmniejszenia.
Środki funduszu socjalnego zwiększa się o odsetki od środków tego funduszu na rachunku bankowym, natomiast koszty obsługi funduszu finansowane są ze środków na wydatki budżetowe jednostki. Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 852 umożliwia ustalenie wysokości poniesionych kosztów i wielkość uzyskanych przychodów przez poszczególne rodzaje działalności
Konto 852 może wykazywać saldo Ma, które oznacza stan funduszu socjalnego emerytów policyjnych.
Typowe zapisy konta 852
| Strona Wn | konto przeciwstawne |
| 1. Koszty dotyczące działalności socjalnej na rzecz emerytów i rencistów policyjnych: |
|
| a. opłacone bezpośrednio z kasy lub rachunku bankowego, | 101,135 |
| b. ujęte jako zobowiązania. | 236 |
| 2. Ujęcie w ewidencji decyzji o zamianie pożyczki na bezzwrotną. | 236 |
| 3. Odpisy aktualizujące należności wątpliwe funduszu. | 290 |
|
|
|
| Strona Ma | konto przeciwstawne |
| 1. Wpływ środków z tytułu odpisu na fundusz socjalny emerytów policyjnych. | 135 |
| 2. Zwiększenie kwoty pożyczki o wartość naliczonych odsetek. | 236 |
| 3. Oprocentowanie środków na rachunku bankowym. | 135 |
| 4. Zmniejszenie odpisu aktualizującego należności w przypadku ustania przyczyny, dla której dokonano odpisu. | 290 |
Konto 853 – „Fundusz Wsparcia Policji”
Konto 853 służy do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń państwowego funduszu celowego pn. „Fundusz Wsparcia Policji”.
Na stronie Wn konta 853 ujmuje się koszty oraz inne niż koszty zmniejszenia funduszu, a na stronie Ma – przychody oraz pozostałe zwiększenia funduszu.
Odsetki bankowe od środków pieniężnych gromadzonych na rachunku bieżącym funduszu stanowią jego przychody, natomiast koszty obsługi rachunku obciążają fundusz.
Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta umożliwia ustalenie:
– wielkości uzyskanych przychodów oraz wysokości poniesionych kosztów, według paragrafów klasyfikacji dochodów i wydatków budżetowych,
– stanu zwiększeń i zmniejszeń Funduszu Wsparcia Policji.
Konto 853 może wykazywać saldo Ma, które wyraża stan Funduszu Wsparcia Policji.
Typowe zapisy konta 853
| Strona Wn | konto przeciwstawne |
| 1. Naliczone nagrody i rekompensaty za ponadnormatywne służby (brutto). | 251 |
| 2. Listy wynagrodzeń z tytułu umów zleceń. | 251 |
| 3. Naliczone składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. | 229 |
| 4. Zobowiązania z tytułu podatków i opłat. | 225 |
| 5. Faktury dostawców za dostawy i usługi finansowane ze środków funduszu. | 251 |
| 6. Faktury za zakupione podstawowe środki trwałe i wnip. | 251 |
| (zapis równoległy: Wn 011,020 Ma 800). |
|
| 7. Faktura za roboty i usługi realizowane w ramach inwestycji. | 251 |
| (zapis równoległy: Wn 080 Ma 800) |
|
| 8. Wartość umorzenia pozostałych środków trwałych i wnip zakupionych ze środków funduszu. | 072,073 |
| (zapis równoległy: Wn 013,023 Ma 251) |
|
| 9. Pobranie przez bank kosztów prowadzenia rachunku. | 136 |
| 10. Zmniejszenie funduszu z tytułu zwrotu niewykorzystanych środków otrzymanych w roku poprzednim. | 136 |
|
|
|
| Strona Ma | konto przeciwstawne |
| 1. Przychody funduszu z tytułu podpisanych porozumień i umów: |
|
| a. ujęte jako należności, | 251 |
| b. nie ujęte uprzednio jako należności. | 136 |
| 2. Wpływ oprocentowania środków na rachunku bankowym funduszu. | 136 |
Konto 855 – „Fundusz mienia zlikwidowanych jednostek”
Konto 855 służy do ewidencji równowartości mienia zlikwidowanych jednostek organizacyjnych przejętego przez organ założycielski lub nadzorujący.
Na stronie Ma konta 855 ujmuje się stan funduszu i jego zwiększenia o równowartość mienia zlikwidowanych jednostek organizacyjnych, ustaloną na podstawie bilansów tych jednostek, w korespondencji z kontem 015, a na stronie Wn – zmniejszenia funduszu z tytułu sprzedaży mienia, jego likwidacji lub nieodpłatnego przejęcia.
Ewidencję szczegółową do konta 855 prowadzi się ujmując oddzielnie wartość mienia każdej zlikwidowanej jednostki.
Saldo Ma konta 855 wyraża stan funduszu mienia zlikwidowanych jednostek organizacyjnych, przyjętego przez organ założycielski lub nadzorujący, a nie przekazanego innym jednostkom organizacyjnym, nieprzyjętego na własne potrzeby lub nie sprzedanego.
Typowe zapisy konta 855
| Strona Wn | konto przeciwstawne |
| 1. Wartość mienia przejętego przez organ założycielski (nadzorujący) na własne potrzeby. | 015 |
| (zapis równoległy: Wn zesp. 0 Ma 800) |
|
| 2. Zmniejszenie wartości mienia zlikwidowanej jednostki o różnicę wynikającą z wyceny poniżej wartości bilansowej a wartością sprzedaży. | 015 |
| 3. Wartość mienia przekazanego nieodpłatnie innej jednostce. | 015 |
| 4. Wartość mienia zlikwidowanego. | 015 |
|
|
|
| Strona Ma | konto przeciwstawne |
| 1. Wartość bilansowa mienia przejętego przez organ założycielski (nadzorujący) po zlikwidowanej jednostce. | 015 |
| 2. Zwiększenie wartości mienia zlikwidowanej jednostki o nadwyżkę wartości, wynikającą z wyceny ponad wartość bilansową mienia sprzedanego innej jednostce. | 015 |
Konto 860 – „Wynik finansowy”
Konto 860 służy do ustalenia wyniku finansowego jednostki.
W końcu roku obrotowego na stronie Wn konta 860 ujmuje się sumę:
– poniesionych kosztów,
– pozostałych kosztów operacyjnych,
– kosztów operacji finansowych,
– strat nadzwyczajnych.
Na stronie Ma konta 860 ujmuje się w końcu roku obrotowego sumę:
– przychodów z tytułu dochodów budżetowych,
– przychodów finansowych,
– pozostałych przychodów operacyjnych,
– zysków nadzwyczajnych.
Saldo konta 860 wyraża na koniec roku obrotowego wynik finansowy jednostki: saldo Wn – stratę, saldo Ma – zysk.
W roku następnym saldo konta 860 przeksięgowuje się na konto 800 – „Fundusz jednostki”
Typowe zapisy konta 860
| Strona Wn | konto przeciwstawne |
| 1. Przeksięgowanie w końcu roku obrotowego: |
|
| a. kosztów amortyzacji, | 400 |
| b. kosztów budżetowych, | 401÷409 |
| c. kosztów środków europejskich, | 401÷409 |
| d. kosztów środków zagranicznych niepodlegających zwrotowi, | 401÷409 |
| e. kosztów operacji finansowych, | 751 |
| f. pozostałych kosztów operacyjnych, | 761 |
| g. strat nadzwyczajnych. | 771 |
| 2. Przeksięgowanie zysku netto za rok ubiegły na fundusz jednostki. | 800 |
|
|
|
| Strona Ma | konto przeciwstawne |
| 1. Przeksięgowanie w końcu roku obrotowego: |
|
| a. dochodów budżetowych, | 720 |
| b. przychodów finansowych, | 750 |
| c. pozostałych przychodów operacyjnych, | 760 |
| d. zysków nadzwyczajnych. | 770 |
| 2. Przeksięgowanie straty netto za rok ubiegły na fundusz jednostki. | 800 |
Konta pozabilansowe
Konta pozabilansowe obejmują następujące konta:
– konto techniczne – konto 909,
– środki trwałe w likwidacji – konto 905,
– pozostałe środki trwałe w likwidacji – konto 906,
– środki trwałe obce – konto 907,
– składniki majątku przekazane innym podmiotom do użytkowania – konto 908
– płatności ze środków europejskich – koto 970,
– wydatki strukturalne – konto 975,
– wzajemne rozliczenia między jednostkami – konto 976,
– plan finansowy wydatków budżetowych – konto 980
– plan finansowy niewygasających wydatków – konto 981
– plan wydatków środków europejskich – konto 982
– zaangażowanie wydatków środków europejskich roku bieżącego – konto 983,
– zaangażowanie wydatków środków europejskich przyszłych lat – konto 984,
– plan dochodów budżetowych – konto 987,
– plan Funduszu Wsparcia Policji – konto 988,
– plan finansowy wydatków budżetowych w układzie zadaniowym – konto 990,
– zobowiązania w układzie zadaniowym – konto 991,
– zapewnienie finansowania lub dofinansowania z budżetu państwa – konto 992,
– zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego – konto 998,
– zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat – konto 999.
Salda kont pozabilansowych nie podlegają wykazaniu w rocznym sprawozdaniu finansowym, tzw. bilansie.
Konto 905 – „Środki trwałe w likwidacji”
Konto 905 służy do pozabilansowej ewidencji zbędnych lub zużytych środków trwałych postawionych w stan likwidacji.
Na stronie Wn konta 905 ujmuje się wartość początkową środków trwałych postawionych w stan likwidacji.
Na stronie Ma konta 905 ujmuje się wartość początkową środków trwałych pod datą zakończenia ich fizycznej likwidacji.
Ewidencję szczegółową dla konta 905 prowadzi się według potrzeb jednostki.
Konto 905 może wykazywać saldo Wn, które oznacza wartość środków trwałych postawionych w stan likwidacji.
Typowe zapisy konta 905
| Strona Wn | konto przeciwstawne |
| 1. Ujęcie w ewidencji wartości środka trwałego postawionego w stan likwidacji. | 909 |
|
|
|
| Strona Ma | konto przeciwstawne |
| 1. Ujęcie w ewidencji wartości zlikwidowanego środka trwałego. | 909 |
Konto 906 – „Pozostałe środki trwałe w likwidacji”
Konto 906 służy do pozabilansowej ewidencji zbędnych lub zużytych pozostałych środków trwałych postawionych w stan likwidacji.
Na stronie Wn konta 906 ujmuje się wartość początkową pozostałych środków trwałych postawionych w stan likwidacji.
Na stronie Ma konta 906 ujmuje się wartość początkową pozostałych środków trwałych pod datą zakończenia ich fizycznej likwidacji.
Ewidencję szczegółową dla konta 906 prowadzi się według potrzeb jednostki
Konto 906 może wykazywać saldo Wn, które oznacza wartość pozostałych środków trwałych postawionych w stan likwidacji.
Typowe zapisy konta 906
| Strona Wn | konto przeciwstawne |
| 1. Ujęcie w ewidencji wartości pozostałych środków trwałych postawionych w stan likwidacji. | 909 |
|
|
|
| Strona Ma | konto przeciwstawne |
| 1. Ujęcie w ewidencji wartości zlikwidowanego pozostałego środka trwałego. | 909 |
Konto 907 – „Środki trwałe obce”
Konto 907 służy do pozabilansowej ewidencji obcych środków trwałych, nieujmowanych w ewidencji bilansowej. Są nimi składniki majątku używane przez jednostkę na podstawie umów niedających korzystającemu prawa do ich amortyzowania lub umarzania do celów bilansowych, np. na podstawie umowy najmu, dzierżawy.
Na stronie Wn konta 907 ujmuje się wartość początkową obcych środków trwałych – pod datą ich otrzymania do używania w prowadzonej działalności.
Na stronie Ma konta 907 ujmuje się wartość początkową obcych środków trwałych – pod datą ich zwrócenia (po zakończeniu okresu trwania umowy, na podstawie której były używane w działalności jednostki). Ewidencję szczegółową dla konta 907 prowadzi się według potrzeb jednostki.
Konto 907 może wykazywać saldo Wn, które oznacza wartość obcych środków trwałych używanych przez jednostkę.
Typowe zapisy konta 907
| Strona Wn | konto przeciwstawne |
| 1. Ujęcie w ewidencji wartości obcych środków trwałych pod datą ich otrzymania. | 909 |
|
|
|
| Strona Ma | konto przeciwstawne |
| 1. Ujęcie w ewidencji wartości zwróconych obcych środków trwałych. | 909 |
Konto 908 – „Składniki majątku przekazane innym podmiotom do użytkowania”
Konto 908 służy do pozabilansowej ewidencji składników majątku przekazanego innym podmiotom do użytkowania.
Na stronie Wn konta 908 ujmuje się wartość początkową oddanego majątku – pod datą zwrócenia (po zakończeniu okresu trwania umowy, na podstawie której były używane).
Na stronie Ma konta 908 ujmuje się wartość początkową przekazanego w użyczenie majątku – pod datą przekazania.
Ewidencję szczegółową dla konta 908 prowadzi się według potrzeb jednostki.
Konto 908 może wykazywać saldo Ma, które oznacza wartość środków trwałych przekazanych przez jednostkę innym podmiotom.
Typowe zapisy konta 908
| Strona Wn | konto przeciwstawne |
| 1. Ujęcie w ewidencji wartości majątku, pod datą zwrócenia | 909 |
|
|
|
| Strona Ma |
|
| 1. Ujęcie w ewidencji wartości majątku, pod datą przekazania | 909 |
Konto 970 – „Płatności ze środków europejskich”
Konto 970 służy do ewidencji płatności dokonywanych przez Bank Gospodarstwa Krajowego ze środków europejskich.
Na stronie Wn konta 970 ujmuje się wartość zleceń płatności przekazanych przez jednostkę do Banku Gospodarstwa Krajowego celem realizacji wydatku ze środków europejskich.
Na stronie Ma konta 970 ujmuje się, na podstawie informacji z Banku Gospodarstwa Krajowego o dokonaniu płatności na rachunek wykonawcy (odbiorcy), równowartość zrealizowanych płatności.
Ewidencję szczegółową do konta 970 prowadzi się według zleceń płatności programów realizowanych przez jednostkę, klasyfikacji budżetowej oraz źródeł finansowania.
Konto 970 może wykazywać saldo Wn, które oznacza wartość zleceń, przekazanych przez jednostkę, oczekujących na realizację przez Bank Gospodarstwa Krajowego.
Typowe zapisy konta 970
| Strona Wn | konto przeciwstawne |
| 1. Ujęcie w ewidencji wartości zleceń płatności ze środków europejskich przekazanych do BGK. | 909 |
|
|
|
| Strona Ma | konto przeciwstawne |
| 1. Ujęcie w ewidencji równowartości wykonanych płatności na rachunek wykonawcy (odbiorcy) na podstawie informacji otrzymanej z BGK | 909 |
Konto 975 – „Wydatki strukturalne”
Konto 975 służy do ewidencji wydatków strukturalnych w jednostce.
Na stronie Wn konta 975 ujmuje się wartość zrealizowanych wydatków strukturalnych według klasyfikacji wydatków strukturalnych.
Na stronie Ma konta 975 ujmuje się na koniec roku wartość wydatków strukturalnych, według sprawozdania Rb-WS.
Ewidencja szczegółowa do konta 975 prowadzona jest według klasyfikacji wydatków strukturalnych.
Konto 975 nie wykazuje na koniec roku salda.
Typowe zapisy konta 975
| Strona Wn | konto przeciwstawne |
| 1. Ujęcie w ewidencji równowartości dokonanego wydatku ze środków krajowych, zaklasyfikowanego do wydatków strukturalnych | 909 |
|
|
|
| Strona Ma | konto przeciwstawne |
| 1. Ujęcie w ewidencji, pod data 31 grudnia, łącznej wartości wydatków strukturalnych. | 909 |
Konto 976 – „Wzajemne rozliczenia między jednostkami”
Konto 976 służy do ewidencji rozrachunków między jednostkami budżetowymi resortu spraw wewnętrznych, ujętych uprzednio na rozrachunkowych kontach bilansowych.
Na koncie 976 ujmuje się – niezależnie do księgowań na bilansowych kontach rozrachunkowych – stan należności i zobowiązań nieuregulowanych na dzień 31 grudnia, wzajemnie potwierdzonych między jednostkami resortu spraw wewnętrznych, w celu dostarczenia dysponentowi wyższego stopnia informacji niezbędnych do dokonania wyłączeń wzajemnych rozliczeń w łącznym sprawozdaniu finansowym.
Na stronie Wn konta 976 ujmuje się należności od jednostek resoru spraw wewnętrznych na dzień 31 grudnia roku obrotowego oraz zapłatę zobowiązań w następnym roku obrotowym.
Na stronie Ma konta 976 ujmuje się zobowiązania wobec jednostek resortu spraw wewnętrznych na dzień 31 grudnia roku obrotowego oraz zapłatę należności w następnym roku obrotowym.
Ewidencja szczegółowa konta 976 prowadzona jest według podziałek klasyfikacji budżetowej, z wyodrębnieniem tytułów i jednostek, których dotyczą rozrachunki.
Konto 976 może wykazywać dwa salda: saldo Wn – oznaczające stan należności, uznany przez jednostki w drodze potwierdzenia sald należności w ramach inwentaryzacji, oraz saldo Ma – oznaczające stan zobowiązań, potwierdzonych przez jednostkę.
Typowe zapisy konta 976
| Strona Wn | konto przeciwstawne |
| 1. Ujęcie w ewidencji wartości należności od jednostek resortu spraw wewnętrznych nieuregulowanych na dzień 31 grudnia. | 909 |
| 2. Ujęcie w ewidencji zapłaty zobowiązań wobec jednostek resortu spraw wewnętrznych (w następnym roku). | 909 |
|
|
|
| Strona Ma | konto przeciwstawne |
| 1. Ujęcie w ewidencji zobowiązań wobec jednostek resortu spraw wewnętrznych nieuregulowanych na dzień 31 grudnia. | 909 |
| 2. Ujęcie w ewidencji zapłaty należności od jednostek resortu spraw wewnętrznych (w następnym roku). | 909 |
Konto 980 – „Plan finansowy wydatków budżetowych”
Konto 980 służy do ewidencji planu finansowego wydatków budżetowych dysponenta środków budżetowych. Na stronie Wn konta 980 ujmuje się plan finansowy wydatków budżetowych oraz jego zmiany. Na stronie Ma konta 980 ujmuje się:
1) równowartość zrealizowanych wydatków budżetowych;
2) wartość planu niewygasających wydatków budżetowych do realizacji w roku następnym;
3) wartość planu niezrealizowanego i wygasłego.
Ewidencja szczegółowa do konta 980 jest prowadzona w szczegółowości planu finansowego wydatków budżetowych, tj. według podziałek klasyfikacji budżetowej wydatków, źródeł finansowania, programów, projektów oraz dysponentów środków.
Konto 980 nie wykazuje na koniec roku salda.
Typowe zapisy konta 980
| Strona Wn | konto przeciwstawne |
| 1. Ujęcie w ewidencji wartości zatwierdzonego planu finansowego wydatków budżetowych. | 909 |
| 2. Zmiany planu finansowego | 909 |
|
|
|
| Strona Ma | konto przeciwstawne |
| 1. Ujęcie, równowartości zrealizowanych wydatków budżetowych. | 909 |
| 2. Ujęcie planu niewygasających wydatków budżetowych, zgłoszonych do realizacji w roku następnym. | 909 |
| 3. Ujęcie, pod datą 31.12, ustalonej równowartości niezrealizowanego i wygasłego planu wydatków budżetowych. | 909 |
Konto 981 – „Plan finansowy niewygasających wydatków”
Konto 981 służy do ewidencji planu finansowego niewygasających wydatków budżetowych dysponenta środków budżetowych, zgłoszonych w roku poprzednim.
Na stronie Wn konta 981 ujmuje się plan finansowy niewygasających wydatków budżetowych. Na stronie Ma konta 981 ujmuje się:
1) równowartość zrealizowanych wydatków budżetowych obciążających plan finansowy niewygasających wydatków budżetowych,
2) wartość planu niewygasających wydatków budżetowych w części niezrealizowanej lub wygasłej.
Ewidencję szczegółową do konta 981 prowadzi się w szczegółowości planu finansowego niewygasających wydatków budżetowych.
Konto 981 nie wykazuje salda na koniec roku.
Typowe zapisy konta 981
| Strona Wn | konto przeciwstawne |
| 1. Ujęcie w ewidencji wartości planu finansowego niewygasających wydatków budżetowych zgłoszonych w roku poprzednim. | 909 |
|
|
|
| Strona Ma | konto przeciwstawne |
| 1. Ujęcie, pod datą ostatecznego terminu dokonania wydatków, ustalonej wartości zrealizowanych wydatków budżetowych obciążających plan finansowy niewygasających wydatków budżetowych. | 909 |
| 2. Ujęcie, pod datą ostatecznego terminu dokonania wydatków, ustalonej wartości planu niewygasających wydatków budżetowych w części niezrealizowanej lub wygasłej. | 909 |
Konto 982 – „Plan wydatków środków europejskich”
Konto 982 służy do ewidencji planu wydatków środków europejskich dysponenta środków budżetowych. Na stronie Wn konta 982 ujmuje się plan wydatków środków europejskich oraz jego zmiany.
Na stronie Ma konta 982 ujmuje się w szczególności:
– równowartość zrealizowanych wydatków środków europejskich,
– wartość planu niezrealizowanego i wygasłego.
Ewidencja szczegółowa do konta 982 prowadzona jest w szczegółowości podziałek klasyfikacji budżetowej, programów, projektów oraz źródeł finansowania.
Na koniec roku konto 982 nie wykazuje salda.
Typowe zapisy konta 982
| Strona Wn | konto przeciwstawne |
| 1. Ujęcie w ewidencji wartości zatwierdzonego planu wydatków środków europejskich. | 909 |
| 2. Zmiany planu wydatków środków europejskich (zwiększenie-zapis dodatni, zmniejszenie-ujemny). | 909 |
|
|
|
| Strona Ma | konto przeciwstawne |
| 1. Ujęcie, pod datą 31.12, ustalonej równowartości zrealizowanych wydatków środków europejskich. | 909 |
| 2. Ujęcie, pod datą 31.12, ustalonej równowartości niezrealizowanego i wygasłego planu wydatków środków europejskich. | 909 |
Konto 983 – „Zaangażowanie wydatków środków europejskich roku bieżącego”
Konto 983 służy do ewidencji prawnego zaangażowania wydatków europejskich na dany rok budżetowy.
Na stronie Wn konta 983 ujmuje się równowartość sfinansowanych wydatków środków europejskich w danym roku budżetowym.
Na stronie Ma konta 983 ujmuje się zaangażowanie wydatków w kwocie obciążającej plan finansowy, wynikającej z decyzji lub zawartych z beneficjentami umów o dofinansowanie projektów finansowanych z udziałem środków europejskich, których wykonanie spowoduje konieczność dokonania wydatków tych środków w roku bieżącym.
Ewidencja szczegółowa do konta 983 prowadzona jest szczegółowości planu wydatków środków europejskich. Na koniec roku konto 983 nie wykazuje salda.
Typowe zapisy konta 983
| Strona Wn | konto przeciwstawne |
| 1. Ujęcie, pod datą 31.12, równowartości dokonanych (sfinansowanych) wydatków środków europejskich, | 909 |
| 2. Ujęcie, pod datą 31.12, ustalonej równowartości zaangażowanych wydatków, które będą obciążały wydatki roku następnego. | 909 |
| (zapis równoległy: Wn 909 Ma 984 |
|
| oraz dodatkowy, czerwony zapis dla czystości obrotów: Wn 983 Ma 983) |
|
|
|
|
| Strona Ma | konto przeciwstawne |
| 1. Ujęcie, pod datą pierwszej operacji gospodarczej, równowartości zaangażowanych w latach poprzednich wydatków środków europejskich, a obciążających plan wydatków środków europejskich roku bieżącego. | 909 |
| (zapis równoległy: Wn 984 Ma 909) |
|
| 2. Wartość umów, decyzji i innych postanowień, których wykonanie spowoduje konieczność dokonania wydatków środków europejskich w roku bieżącym. | 909 |
| 3. Zmiany wartości (zwiększenie-zapis dodatni, zmniejszenie-ujemny) zaangażowania, wynikające ze zmiany stanu prawnego, skutkującego koniecznością dokonania wydatku w roku bieżącym. | 909 |
Konto 984 – „Zaangażowanie wydatków środków europejskich przyszłych lat”
Konto 984 służy do ewidencji prawnego zaangażowania wydatków budżetu środków europejskich przyszłych lat.
Na stronie Wn konta 984 ujmuje się równowartość zaangażowanych wydatków budżetu środków europejskich w latach poprzednich, a obciążających plan wydatków roku bieżącego jednostki przeznaczony do realizacji w roku bieżącym.
Na stronie Ma konta 984 ujmuje się wysokość zaangażowanych wydatków środków europejskich lat przyszłych.
Ewidencja szczegółowa do konta 984 prowadzona jest według szczegółowości planu wydatków środków europejskich.
Na koniec roku konto 984 może wykazywać saldo Ma, które oznacza wielkość zaangażowania wydatków środków europejskich lat przyszłych.
Typowe zapisy konta 984
| Strona Wn | konto przeciwstawne |
| 1. Ujęcie, pod datą pierwszej operacji gospodarczej, równowartości zaangażowanych w latach poprzednich wydatków środków europejskich, a obciążających plan wydatków środków europejskich roku bieżącego jednostki. | 909 |
| (zapis równoległy: Wn 909 Ma 983) |
|
|
|
|
| Strona Ma | konto przeciwstawne |
| 1. Wartość umów, decyzji i innych postanowień, których wykonanie spowoduje konieczność dokonania wydatków środków europejskich w latach następnych. | 909 |
| 2. Zmiany wartości (zwiększenie-zapis dodatni, zmniejszenie-ujemny) zaangażowania, wynikające ze zmiany stanu prawnego, skutkującego koniecznością dokonania wydatku w latach przyszłych. | 909 |
Konto 987 – „Plan dochodów budżetowych”
Konto 987 służy do ewidencji planu dochodów budżetowych dysponenta środków budżetowych. Na stronie Ma konta 987 ujmuje się plan dochodów budżetowych.
Na stronie Wn konta 987 ujmuje się:
1) równowartość zrealizowanych dochodów budżetowych;
2) równowartość zrealizowanych ponad plan dochodów budżetowych (zapis ujemny),
3) wartość planu niezrealizowanego.
Ewidencja szczegółowa do konta 987 jest prowadzona w szczegółowości planu dochodów budżetowych. Konto 987 nie wykazuje na koniec roku salda.
Typowe zapisy konta 987
| Strona Wn | konto przeciwstawne |
| 1. Ujęcie, pod datą 31.12, ustalonej równowartości zrealizowanych dochodów budżetowych. | 909 |
| 2. Ujęcie, pod datą 31.12, ustalonej równowartości zrealizowanych ponad plan dochodów budżetowych (zapis ujemny). | 909 |
| 3. Ujęcie, pod datą 31.12, ustalonej równowartości niezrealizowanego planu dochodów budżetowych. | 909 |
|
|
|
| Strona Ma | konto przeciwstawne |
| 1. Ujęcie w ewidencji wartości zatwierdzonego planu dochodów budżetowych. | 909 |
Konto 988 – „Plan Funduszu Wsparcia Policji”
Konto 988 służy do ewidencji planu finansowego państwowego funduszu celowego.
Na stronie Wn konta 988 ujmuje się:
1) plan finansowy kosztów funduszu,
2) zmiany planu finansowego kosztów funduszu,
3) planowany stan funduszu na koniec roku,
4) równowartość zrealizowanych przychodów funduszu,
5) wartość niezrealizowanego planu przychodów funduszu.
Na stronie Ma konta 988 ujmuje się:
1) plan finansowy przychodów funduszu,
2) zmiany planu finansowego przychodów funduszu,
3) planowany stan funduszu na początek roku,
4) równowartość zrealizowanych kosztów funduszu,
5) wartość niezrealizowanego planu kosztów funduszu.
Ewidencja szczegółowa do konta 988 jest prowadzona w szczegółowości planu Funduszu Wsparcia Policji.
Konto 988 nie wykazuje na koniec roku salda.
Typowe zapisy konta 988
| Strona Wn | konto przeciwstawne |
| 1. Ujęcie w ewidencji wartości zatwierdzonego planu kosztów Funduszu Wsparcia Policji. | 909 |
| 2. Zmiany planu kosztów FWP | 909 |
| 3. Ujęcie, pod datą 31.12. ustalonej równowartości zrealizowanych przychodów Funduszu Wsparcia Policji. | 909 |
| 4. Ujęcie, pod datą 31.12. ustalonej równowartości niezrealizowanego planu przychodów Funduszu. | 909 |
|
|
|
| Strona Ma | konto przeciwstawne |
| 1. Ujęcie w ewidencji wartości zatwierdzonego planu przychodów Funduszu Wsparcia Policji. | 909 |
| 2. Zmiany planu przychodów FWP | 909 |
| 3. Ujęcie, pod datą 31.12, ustalonej równowartości zrealizowanych kosztów Funduszu Wsparcia Policji. | 909 |
| 4. Ujęcie, pod datą 31.12, ustalonej równowartości niezrealizowanego planu kosztów Funduszu. | 909 |
Konto 990 – „Plan finansowy wydatków budżetowych w układzie zadaniowym”
Konto 990 służy do ewidencji wartości planu finansowego wydatków budżetowych, jak również planu Funduszu Wsparcia Policji w układzie zadaniowym.
Na stronie Wn konta 990 ujmuje się plan finansowy wydatków budżetowych oraz plan Funduszu Wsparcia Policji w układzie zadaniowym oraz jego zmiany.
Na stronie Ma konta 990 ujmuje się wartość zrealizowanych wydatków budżetowych oraz wydatków Funduszu Wsparcia Policji w układzie zadaniowym oraz wartość planu niezrealizowanego.
Ewidencja szczegółowa do konta 990 jest prowadzona w sposób umożliwiający sporządzenie sprawozdania z wykonania wydatków w układzie zadaniowym tj. funkcji, zadań, podzadań i działań.
Konto 990 nie wykazuje na koniec roku salda.
Typowe zapisy konta 990
| Strona Wn | konto przeciwstawne |
| 1. Ujęcie w ewidencji wartości planu finansowego wydatków budżetowych oraz FWP w układzie zadaniowym. | 909 |
| 2. Zmiany planu finansowego | 909 |
|
|
|
| Strona Ma | konto przeciwstawne |
| 1. Ujęcie w ewidencji wartości zrealizowanych wydatków budżetowych oraz wydatków FWP w układzie zadaniowym. | 909 |
| 2. Ujęcie pod datą 31.12, ustalonej równowartości niezrealizowanego planu wydatków budżetowych oraz wydatków FWP w układzie zadaniowym. | 909 |
Konto 991 – „Zobowiązania w układzie zadaniowym”
Konto 991 służy do ewidencji zobowiązań w układzie zadaniowym.
Na stronie Wn konta 991 ujmuje się wartość uregulowanych zobowiązań.
Na stronie Ma konta 991 ujmuje się zaciągnięte zobowiązania.
Ewidencja szczegółowa do konta 991 jest prowadzona w szczegółowości planu finansowego wydatków budżetowych w układzie zadaniowym.
Na koniec roku konto 991 może wykazywać saldo Ma oznaczające stan zobowiązań do zapłaty w następnym roku budżetowym.
Typowe zapisy konta 991
| Strona Wn | konto przeciwstawne |
| 1. Ujęcie w ewidencji wartości uregulowanych zobowiązań. | 909 |
|
|
|
| Strona Ma | konto przeciwstawne |
| 1. Ujęcie w ewidencji zobowiązań zaciągniętych | 909 |
Konto 992 – „ Zapewnienie finansowania lub dofinansowania z budżetu państwa”
Konto 992 służy do ewidencji kwot ujętych w zapewnieniach finansowania lub dofinansowania wydatków, projektów i programów z budżetu państwa.
Na stronie Wn konta 992 ujmuje się kwoty udzielonego zapewnienia.
Na stronie Ma konta 992 ujmuje się przeniesienie kwot wynikających z zapewnienia finansowania lub dofinansowania odpowiednio na konto 980 lub 982.
Ewidencja konta 992 prowadzona jest w szczegółowości wynikającej z decyzji Ministra Finansów o zapewnieniu finansowania realizacji przedsięwzięć/wydatków.
Konto 992 może wykazywać saldo Wn, które oznacza wartość udzielonego zapewnienia finansowania lub dofinansowania z budżetu państwa.
Typowe zapisy konta 992
| Strona Wn | konto przeciwstawne |
| 1. Ujęcie w ewidencji kwoty udzielonego zapewnienia finansowania lub dofinansowania z budżetu państwa. | 909 |
|
|
|
| Strona Ma | konto przeciwstawne |
| 1. Ujęcie w ewidencji otrzymanych w planie finansowym kwot, wynikających z zapewnienia finansowania lub dofinansowania. (zapis równoległy: Wn 980 Ma 909 ; Wn 982 Ma 909) | 909 |
Konto 998 – „Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego”
Konto 998 służy do ewidencji prawnego zaangażowania wydatków budżetowych ujętych w planie finansowym jednostki budżetowej danego roku budżetowego oraz w planie finansowym niewygasających wydatków budżetowych ujętych do realizacji w danym roku budżetowym.
Na stronie Wn 998 ujmuje się:
– równowartość sfinansowanych wydatków budżetowych w danym roku budżetowym,
– równowartość zaangażowanych wydatków, które będą obciążały wydatki roku następnego.
Na stronie Ma konta 998 ujmuje się zaangażowanie wydatków, czyli wartość umów, decyzji i innych postanowień, których wykonanie spowoduje konieczność dokonania wydatków budżetowych w roku bieżącym.
Ewidencję szczegółową do konta 998 prowadzi się z podziałem na wydatki ujęte w:
– planie finansowym jednostki budżetowej danego roku budżetowego,
– planie finansowym niewygasających wydatków budżetowych ujętych do realizacji w danym roku budżetowym,
z uwzględnieniem podziałek klasyfikacji wydatków zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych.
Na koniec roku konto 998 nie wykazuje salda.
Typowe zapisy konta 998
| Strona Wn | konto przeciwstawne |
| 1. Ujęcie, równowartości dokonanych (sfinansowanych) w danym roku budżetowym: |
|
| a/ wydatków budżetowych danego roku, | 909 |
| b/ wydatków niewygasających. | 909 |
| 2. Ujęcie, pod datą 31.12, ustalonej równowartości zaangażowanych wydatków, które będą obciążały wydatki roku następnego. | 909 |
| (zapis równoległy: Wn 909 Ma 999 |
|
| oraz dodatkowy, czerwony zapis dla czystości obrotu: Wn 998 Ma 998) |
|
|
|
|
| Strona Ma | konto przeciwstawne |
| 1. Ujęcie, pod datą pierwszej operacji gospodarczej, równowartości zaangażowanych w latach poprzednich wydatków budżetowych, a obciążających plan finansowy roku bieżącego jednostki. | 909 |
| (zapis równoległy: Wn 999 Ma 909) |
|
| 2. Ujęcie, pod datą pierwszej operacji gospodarczej, równowartości zgłoszonych w roku poprzednim wydatków niewygasających, a obciążających plan finansowy wydatków niewygasających roku bieżącego jednostki. | 909 |
| (zapis równoległy: Wn 999 Ma 909 |
|
| 3. Wartość umów, decyzji i innych postanowień, których wykonanie spowoduje konieczność dokonania wydatków budżetowych w roku bieżącym. | 909 |
| 4. Zmiany wartości (zwiększenie-zapis dodatni, zmniejszenie-ujemny) zaangażowania, wynikające ze zmiany stanu prawnego, skutkującego koniecznością dokonania wydatku w roku bieżącym. | 909 |
Konto 999 – „Zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat”
Konto 999 służy do ewidencji prawnego zaangażowania wydatków budżetowych przyszłych lat oraz niewygasających wydatków, które mają być realizowane w latach następnych.
Na stronie Wn konta 999 ujmuje się równowartość zaangażowanych wydatków budżetowych w latach poprzednich, a obciążających plan finansowy roku bieżącego jednostki budżetowej lub plan finansowy niewygasających wydatków przeznaczonych do realizacji w roku bieżącym.
Na stronie Ma konta 999 ujmuje się wysokość zaangażowania wydatków lat przyszłych.
Ewidencja szczegółowa do konta 999 prowadzona jest według podziałek klasyfikacyjnych planu finansowego, z wyodrębnieniem planu niewygasających wydatków.
Na koniec roku konto 999 może wykazać saldo Ma, które oznacza wielkość zaangażowania wydatków budżetowych lat przyszłych.
Typowe zapisy konta 999
| Strona Wn | konto przeciwstawne |
| 1. Ujęcie, pod datą pierwszej operacji gospodarczej, równowartości zaangażowanych w latach poprzednich wydatków budżetowych, a obciążających plan finansowy roku bieżącego jednostki. | 909 |
| (zapis równoległy: Wn 909 Ma 998) |
|
| 2. Ujęcie, pod datą pierwszej operacji gospodarczej, równowartości zgłoszonych w roku poprzednim wydatków niewygasających, a obciążających plan finansowy wydatków niewygasających roku bieżącego jednostki. | 909 |
| (zapis równoległy: Wn 909 Ma 998) |
|
|
|
|
| Strona Ma | konto przeciwstawne |
| 1. Wartość umów, decyzji i innych postanowień, których wykonanie spowoduje konieczność dokonania wydatków budżetowych w latach następnych. | 909 |
| 2. Zmiany wartości (zwiększenie-zapis dodatni, zmniejszenie-ujemny) zaangażowania, wynikające ze zmiany stanu prawnego, skutkującego koniecznością dokonania wydatku w latach przyszłych. | 909 |
| 3. Ujęcie, pod datą 31.12, ustalonej równowartości zaangażowanych wydatków, które będą obciążały wydatki roku następnego. | 909 |
| (zapis równoległy: Wn 998 Ma 909) |
|
- Data ogłoszenia: 2015-12-03
- Data wejścia w życie: 2015-11-27
- Data obowiązywania: 2018-02-22
- Z mocą od: 2015-01-01
- ZARZĄDZENIE NR 7 KOMENDANTA GŁÓWNEGO POLICJI z dnia 7 lipca 2016 r. zmieniające zarządzenie w sprawie zasad rachunkowości w Komendzie Głównej Policji
- ZARZĄDZENIE NR 38 KOMENDANTA GŁÓWNEGO POLICJI z dnia 7 grudnia 2017 r. zmieniające zarządzenie w sprawie zasad rachunkowości w Komendzie Głównej Policji
- ZARZĄDZENIE NR 32 KOMENDANTA GŁÓWNEGO POLICJI z dnia 22 lutego 2018 r. zmieniające zarządzenie w sprawie zasad rachunkowości w Komendzie Głównej Policji
REKLAMA
Dzienniki Urzędowe
REKLAMA
REKLAMA