Dzienniki Urzędowe - rok 2009 nr 24 poz. 260

Na podstawie art. 5 ust. 3 pkt 5 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach ( Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673, z późn. zm.¹⁾) zarządza się, co następuje:

1) zasady klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji ze względu na okresy jej przechowywania w Służbie Kontrwywiadu Wojskowego, zwanej dalej „SKW”;

2) zasady i tryb brakowania w SKW innej dokumentacji niż materiały archiwalne;

3) zasady i tryb przekazywania materiałów archiwalnych SKW do archiwum państwowego;

4) wymagania techniczne, jakim powinny odpowiadać formaty zapisu i informatyczne nośniki danych w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565, z późn. zm.²⁾), przekazywanych do archiwum państwowego materiałów archiwalnych SKW, utrwalonych na informatycznych nośnikach danych.

1) ustawa - ustawę z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach;

2) ustawa o SKW oraz SWW - ustawę z dnia 9 czerwca 2006 roku o Służbie Kontrwywiadu Wojskowego oraz Służbie Wywiadu Wojskowego (Dz. U. Nr 104, poz. 709 z późn. zm.³⁾);

3) archiwum SKW - jednostkę organizacyjną SKW powołaną do gromadzenia, ewidencji, przechowywania, opracowywania, zabezpieczania i udostępniania materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej, a także sprawowania nadzoru w zakresie postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną;

4) dyrektor archiwum SKW - kierownika jednostki organizacyjnej SKW, o której mowa w pkt 3;

5) jednostka organizacyjna SKW - jednostkę organizacyjną, o której mowa w statucie SKW, stanowiącym załącznik do zarządzenia Ministra Obrony Narodowej z dnia 20 października 2006 r. w sprawie nadania statutu Służbie Kontrwywiadu Wojskowego (M. P. Nr 75, poz. 756 z późn. zm.⁴⁾);

6) komórka organizacyjna - wydział, ekspozyturę lub samodzielną sekcję w jednostce organizacyjnej SKW;

7) funkcjonariusz SKW - funkcjonariusza, żołnierza zawodowego lub pracownika SKW;

8) dokumentacja - dokumenty, bez względu na ich wartość archiwalną i sposób wytworzenia, wytworzone przez Wojskowe Służby Informacyjne lub SKW oraz dokumenty, które wpłynęły do Wojskowych Służb Informacyjnych lub SKW;

9) materiały archiwalne - dokumentację stanowiącą materiał archiwalny, w rozumieniu art. 1 ustawy;

10) dokumentacja niearchiwalna - dokumentację inną, niż materiały archiwalne;

11) jednostka archiwalna - odrębną fizycznie jednostkę dokumentacji, w szczególności księgę, teczkę;

12) brakowanie - wydzielenie do zniszczenia tej części dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania upłynął, zgodnie z obowiązującymi przepisami, oraz uznano ją za nieprzydatną do celów praktycznych SKW;

13) niszczenie - zniszczenie dokumentacji w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści;

14) klasyfikacja archiwalna - podział dokumentacji na grupy rzeczowe w systemie dziesiętnym ustalone w jednolitym rzeczowym wykazie akt SKW, przez nadanie właściwych symboli klasyfikacyjnych;

15) kwalifikacja archiwalna - ocenę wartości archiwalnej dokumentacji przez zaszeregowanie do odpowiednich kategorii archiwalnych i nadanie właściwych symboli kwalifikacyjnych;

16) komunikat z obserwacji - dokument sporządzony na podstawie materiałów z obserwacji;

17) materiały z obserwacji - dokumenty i materiały uzyskane w wyniku realizacji czynności, o których mowa w art. 29 ust.1 ustawy o SKW oraz SWW;

18) dokumentacja legalizacyjna - dokumenty, o których mowa w art. 39 ust. 2 ustawy o SKW oraz SWW;

19) materiał kryptograficzny - nośniki zawierające dane służące do przekształcania informacji w wiadomość kryptograficzną, w szczególności klucze kryptograficzne, wartości początkowe, kody wykorzystywane przez algorytmy kryptograficzne;

20) dokumentacja kryptograficzna - informacje związane z budową systemów kryptograficznych, ich organizacją i eksploatacją.

2. Dokumentację niearchiwalną ze względu na okresy przechowywania oznacza się:

1) symbolem „B” z dodaniem cyfr arabskich, określających okres przechowywania - po upływie którego dokumentacja podlega brakowaniu;

2) symbolem „BE” z dodaniem cyfr arabskich, określających okres przechowywania - po upływie którego dokonuje się ponownej kwalifikacji po przeprowadzeniu obowiązkowej ekspertyzy archiwalnej, mającej na celu dokonanie oceny wartości dokumentacji oraz sprawdzenie prawidłowości jej kwalifikacji;

3) symbolem „Bc” - mającą krótkotrwałą przydatność praktyczną, podlegającą brakowaniu po ustaniu jej przydatności dla SKW, która nie podlega przekazaniu do archiwum SKW.

3. Okresy przechowywania dokumentacji niearchiwalnej określone cyframi arabskimi należy liczyć w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od dnia 1 stycznia roku następującego po zakończeniu sprawy.

2. W szczególnie uzasadnionych przypadkach kwalifikacji dokumentacji można dokonać po zakończeniu sprawy.

3. Za prawidłową kwalifikację dokumentów odpowiedzialni są kierownicy jednostek organizacyjnych SKW.

2. Po przeprowadzeniu ekspertyzy archiwalnej można:

1) przeznaczyć dokumentację do brakowania;

2) przedłużyć okres przechowywania dokumentacji;

3) zakwalifikować dokumentację do kategorii „A”.

2. Jeżeli jest to niezbędne do przeprowadzenia ekspertyzy, dyrektor archiwum SKW występuje do jednostki organizacyjnej SKW, która złożyła do archiwum SKW dokumentację, lub do jednostki organizacyjnej SKW, która kontynuuje jej zadania, o przedstawienie opinii zawierającej ocenę wartości dokumentacji. Stanowisko wyrażone w opinii jest wiążące dla archiwum SKW.

3. Komisja, po dokonaniu oceny wartości oraz sprawdzeniu prawidłowości kwalifikacji dokumentacji niearchiwalnej, o której mowa w § 8 ust. 1, sporządza w jednym egzemplarzu protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej - ekspertyzy, którego wzór określa załącznik Nr 1 do zarządzenia.

4. Protokół, o którym mowa w ust. 3, podlega zatwierdzeniu przez Szefa SKW i jest przechowywany w archiwum SKW.

2. Dokumentacja niearchiwalna oznaczona symbolem „B”, nieprzekazana do archiwum SKW przez jednostkę organizacyjną SKW po upływie okresu jej przechowywania, podlega brakowaniu w tej jednostce organizacyjnej SKW.

3. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolem „Bc”, pochodzącej ze zlikwidowanych jednostek organizacyjnych SKW, wykonuje się w archiwum SKW, po uprzednim przeprowadzeniu ekspertyzy, o której mowa w § 5 ust. 2 pkt 2.

4. Dokumentacja niearchiwalna oznaczona symbolem „Bc” podlega brakowaniu w jednostkach organizacyjnych SKW bezpośrednio po utracie przez tę dokumentację przydatności praktycznej dla SKW.

5. O zamiarze podjęcia czynności brakowania, o której mowa w ust. 1, archiwum SKW powiadamia kierownika jednostki organizacyjnej SKW, której dokumentacja niearchiwalna będzie brakowana. Wraz z powiadomieniem archiwum SKW przekazuje spis dokumentacji niearchiwalnej proponowanej do wybrakowania.

6. Jeżeli kierownik jednostki organizacyjnej SKW, o której mowa w ust. 5, nie zajmie stanowiska w terminie 14 dni od dnia powiadomienia go o zamiarze brakowania, dyrektor archiwum SKW uznaje, że nie zachodzą przesłanki wymienione w § 11, uniemożliwiające podjęcie czynności brakowania.

1) przeprowadzenie oceny przydatności dokumentacji niearchiwalnej podlegającej brakowaniu do celów praktycznych SKW;

2) wykonanie spisu dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia oraz protokołu jej oceny;

3) zatwierdzenie spisu i protokołu, o których mowa w pkt 2 przez:

a) Szefa SKW - w przypadku dokumentacji, o której mowa w § 5 ust. 2 pkt 1 i 2;

b) kierownika jednostki organizacyjnej SKW - w przypadku dokumentacji, o której mowa w § 5 ust. 2 pkt 3.

2. Spis i protokół, o których mowa w ust. 1 pkt 2, sporządza się według wzoru, określonego odpowiednio w załącznikach Nr 2 i 3 do zarządzenia:

1) w dwóch egzemplarzach dla dokumentacji brakowanej w jednostkach organizacyjnych SKW - jeden egzemplarz dla jednostki dokonującej brakowania, drugi dla archiwum SKW;

2) w jednym egzemplarzu dla dokumentacji brakowanej w archiwum SKW.

3. Do spisu dokumentacji niearchiwalnej załącza się szczegółowy wykaz dokumentów podlegających zniszczeniu z podaniem nazwy dokumentu, numeru ewidencyjnego dokumentu, daty wytworzenia oraz ilości stron.

2. W skład komisji brakującej dokumentację niearchiwalną wchodzi:

1) co najmniej dwóch funkcjonariuszy archiwum SKW wyznaczonych przez dyrektora archiwum SKW - w przypadkach, o których mowa w § 10 ust. 1 i 3;

2) co najmniej jeden funkcjonariusz archiwum SKW wyznaczony przez dyrektora archiwum SKW oraz co najmniej dwóch funkcjonariuszy wyznaczonych przez kierownika jednostki organizacyjnej SKW, której dokumentacja jest brakowana - w przypadkach, o których mowa w § 10 ust. 2 i 4.

3. Komisję, o której mowa w:

1) ust. 2 pkt 1, powołuje dyrektor archiwum SKW;

2) ust. 2 pkt 2, powołuje kierownik jednostki organizacyjnej SKW.

2. Dyrektor archiwum SKW lub upoważniony przez niego funkcjonariusz przedstawia opinię, co do zasadności zgłoszonego zdania odrębnego. Opinia jest wiążąca dla kierownika jednostki organizacyjnej.

1) spisie zdawczo-odbiorczym, którego wzór określa załącznik Nr 4 do zarządzenia;

2) rejestrze spisów zdawczo-odbiorczych, którego wzór określa załącznik Nr 5 do zarządzenia;

3) innych ewidencjach prowadzonych na podstawie odrębnych przepisów.

2. Ewidencja dotycząca wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej, o której mowa w § 12 jest przechowywana w archiwum SKW i stanowi materiał archiwalny.

3. W przypadku brakowania dokumentacji niearchiwalnej w jednostkach organizacyjnych SKW, informacje o wybrakowaniu zamieszcza się w ewidencjach w których rejestrowane były brakowane dokumenty.

2. Zezwolenie, którego wzór określa załącznik Nr 6 do zarządzenia, sporządza się:

1) w dwóch egzemplarzach w przypadku niszczenia dokumentacji niearchiwalnej w jednostkach organizacyjnych SKW - pierwszy egzemplarz dla jednostki organizacyjnej SKW, drugi egzemplarz dla archiwum SKW;

2) w jednym egzemplarzu w przypadku niszczenia dokumentacji niearchiwalnej w archiwum SKW.

3. Zezwolenia otrzymują kolejny numer z rejestru zezwoleń na zniszczenie, który przechowywany jest w archiwum SKW. Wzór rejestru zezwoleń na zniszczenie określa załącznik Nr 7 do zarządzenia.

2. Zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej następuje bezpośrednio w jednostce organizacyjnej SKW, która dokonała wybrakowania tej dokumentacji.

3. Zniszczenia wybrakowanej dokumentacji dokonuje się niezwłocznie po wydaniu zezwolenia, o którym mowa w § 16 ust. 1, w sposób uniemożliwiający jej odczytanie.

4. Jednostka organizacyjna SKW, o której mowa w ust. 2, powiadamia pisemnie archiwum SKW o zniszczeniu wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej nie później niż w terminie 14 dni od daty jej zniszczenia.

2. Zniszczenie komunikatów oraz materiałów z obserwacji zarządza Szef SKW, na podstawie pisemnego, uzasadnionego wniosku kierownika jednostki organizacyjnej SKW.

3. Ze zniszczenia komunikatów oraz materiałów z obserwacji sporządza się protokół zniszczenia, który podlega zatwierdzeniu przez kierownika jednostki organizacyjnej SKW.

4. Protokół, o którym mowa w ust. 3, sporządza się w dwóch egzemplarzach, z których jeden egzemplarz pozostaje w jednostce organizacyjnej SKW dokonującej zniszczenia, natomiast drugi egzemplarz włącza się do akt procedury operacyjnej, przekazywanych do archiwum SKW. Wzór protokołu określa załącznik Nr 8 do zarządzenia.

5. Komisyjne zniszczenie komunikatów oraz materiałów z obserwacji odbywa się bez udziału funkcjonariusza archiwum SKW.

2. Zniszczenie dokumentacji legalizacyjnej zarządza Szef SKW, na podstawie pisemnego, uzasadnionego wniosku kierownika jednostki organizacyjnej SKW.

3. Ze zniszczenia dokumentacji legalizacyjnej sporządza się protokół zniszczenia, który podlega zatwierdzeniu przez Szefa SKW.

4. Protokół, o którym mowa w ust. 3, sporządza się w dwóch egzemplarzach, z których jeden egzemplarz pozostaje w jednostce organizacyjnej SKW dokonującej zniszczenia, natomiast drugi egzemplarz włącza się do akt procedury operacyjnej, przekazywanych do archiwum SKW. Wzór protokołu określa załącznik Nr 9 do zarządzenia.

5. Komisyjne zniszczenie dokumentacji legalizacyjnej odbywa się bez udziału funkcjonariusza archiwum SKW.

2. Ze zniszczenia dokumentacji i materiałów kryptograficznych sporządza się protokół zniszczenia, który podlega zatwierdzeniu przez kierownika jednostki organizacyjnej SKW.

3. Protokół, o którym mowa w ust. 2, sporządza się w jednym egzemplarzu, który pozostaje w jednostce organizacyjnej SKW dokonującej zniszczenia. Wzór protokołu określa załącznik Nr 10 do zarządzenia.

4. Komisyjne zniszczenie dokumentacji i materiałów kryptograficznych odbywa się bez udziału funkcjonariusza archiwum SKW.

2. Materiały archiwalne SKW przekazywane są do archiwum państwowego po upływie 50 lat od daty ich wytworzenia, o ile nie narusza to prawnie chronionych interesów Państwa i obywateli.

3. Materiały archiwalne SKW, o których mowa w ust. 2, przekazywane są do archiwum państwowego przez dyrektora archiwum SKW po uzyskaniu pisemnej zgody Szefa SKW.

4. Materiały archiwalne SKW, które podlegają przekazaniu do archiwum państwowego, przygotowuje się zgodnie z zasadami określonymi w przepisach w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych.

5. Informacje o przekazaniu materiałów archiwalnych SKW do archiwum państwowego zamieszcza się w rejestrze spisów materiałów przekazanych, którego wzór stanowi załącznik Nr 11 do zarządzenia.

2. SKW zapewnia we własnym zakresie organizację przekazania materiałów archiwalnych SKW do archiwum państwowego.

Minister Obrony Narodowej: B. Klich

¹⁾ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2006 r. Nr 104, poz. 708, Nr 170, poz. 1217, Nr 220, poz. 1600; z 2007 r. Nr 64, poz. 426; z 2008 r. Nr 227, poz. 1505 oraz z 2009 r. Nr 39, poz. 307 i Nr 166, poz. 1317.

²⁾ Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2006 r. Nr 12, poz. 65, Nr 73, poz. 501 oraz z 2008 r. Nr 127, poz. 817.

³⁾ Zmiany ustawy zostały ogłoszone w Dzienniku Ustaw z 2006 r. Nr 218, poz.1592 oraz z 2009 r. Nr 85, poz. 716.

⁴⁾ Zmiany zarządzenia zostały ogłoszone w Monitorze Polskim z 2007 r. Nr 39, poz. 452 oraz z 2008 r. Nr 31, poz. 276.

Załączniki do zarządzenia Nr 42/MON Ministra Obrony Narodowej
z dnia 21 grudnia 2009 r. (poz. 260)

Załącznik Nr 1

WZÓR – PROTOKÓŁ OCENY DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ - EKSPERTYZA

Załącznik Nr 2

WZÓR – SPIS DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ KATEGORII „B” OZNACZONEJ ODPOWIEDNIM SYMBOLEM PRZEZNACZONEJ DO ZNISZCZENIA

Załącznik Nr 3

WZÓR – PROTOKÓŁ OCENY DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ

Załącznik Nr 4

WZÓR – SPIS ZDAWCZO-ODBIORCZY

Załącznik Nr 5

WZÓR – REJESTR SPISÓW ZDAWCZO-ODBIORCZYCH

Załącznik Nr 6

WZÓR – ZEZWOLENIE NA ZNISZCZENIE DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ

Załącznik Nr 7

WZÓR – REJESTR ZEZWOLEŃ NA ZNISZCZENIE

Załącznik Nr 8

WZÓR – PROTOKÓŁ ZNISZCZENIA KOMUNIKATÓW ORAZ MATERIAŁÓW Z OBSERWACJI

Załącznik Nr 9

WZÓR – PROTOKÓŁ ZNISZCZENIA DOKUMENTACJI LEGALIZACYJNEJ

Załącznik Nr 10

WZÓR – PROTOKÓŁ ZNISZCZENIA DOKUMENTACJI

Załącznik Nr 11

WZÓR – REJESTR SPISÓW MATERIAŁÓW PRZEKAZANYCH