Dzienniki Urzędowe - rok 2013 poz. 2

Na podstawie art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów (Dz. U. z 2012 r. poz. 392) zarządza się, co następuje:

1) DE – rozumie się przez to Departament Ekonomiczny w Ministerstwie;

2) dotacji – rozumie się przez to dotację celową przekazywaną przez Ministra Edukacji Narodowej na realizację zadania publicznego;

3) dyrektorze komórki koordynującej – rozumie się przez także zastępcę dyrektora komórki koordynującej;

4) komisji – rozumie się przez to komisję konkursową dokonującą oceny i wyboru najkorzystniejszych ofert;

5) komórce koordynującej – rozumie się przez to komórkę organizacyjną Ministerstwa, do której należy koordynacja zlecania zadań publicznych;

6) komórce zlecającej – rozumie się przez to komórkę organizacyjną Ministerstwa, która występuje z wnioskiem o przeprowadzenie konkursu;

7) konkursie – rozumie się przez to otwarty konkurs ofert przeprowadzany w trybie ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2010 r. Nr 234, poz. 1536, z późn. zm.¹⁾);

8) oferencie – rozumie się przez to podmiot, którzy złożył ofertę realizacji zadania publicznego;

9) rozporządzeniu – rozumie się przez to rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 grudnia 2010 r. w sprawie wzoru oferty i ramowego wzoru umowy dotyczących realizacji zadania publicznego oraz wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (Dz. U. z 2011 r. Nr 6, poz. 25);

10) ustawie o działalności pożytku publicznego – rozumie się przez to ustawę z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie;

11) właściwym członku kierownictwa – rozumie się przez to członka kierownictwa Ministerstwa nadzorującego komórkę zlecającą;

12) zleceniobiorcy – rozumie się przez to podmiot, któremu przyznana została dotacja.

2. Zarządzenia nie stosuje się w przypadku gdy tryb i zasady udzielania lub rozliczania dotacji określają odrębne przepisy lub umowa międzynarodowa.

3. Przepisy zarządzenia stosuje się odpowiednio do zlecania zadań z zakresu administracji rządowej jednostkom samorządu terytorialnego, jeżeli zadania są zlecane po przeprowadzeniu otwartego konkursu ofert.

2. Do zadań komórki koordynującej, poza koordynacją zadań związanych ze zlecaniem realizacji zadań publicznych w Ministerstwie, należy przechowywanie dokumentacji konkursowej, w tym oryginałów złożonych ofert.

3. Do zadań komórki zlecającej, poza występowaniem z wnioskiem o przeprowadzenie konkursu, należy:

1) prowadzenie negocjacji z oferentami w zakresie kosztorysów i harmonogramów realizacji zadań publicznych;

2) zawieranie umów z oferentami;

3) nadzór nad realizacją zadań i rozliczeniem dotacji;

4) przechowywanie oryginałów sprawozdań i dokumentacji finansowej z realizacji zadań.

2. Informacja, o której mowa w ust. 1, określa w szczególności:

1) cel zadania i jego ważność ze względu na priorytety określone przez Ministra Edukacji Narodowej;

2) planowany termin realizacji zadania;

3) krótki opis zadania;

4) kwotę potrzebną na sfinansowanie zadania, ujętą w planie budżetu zadaniowego komórki zlecającej oraz inne koszty dodatkowe realizacji zadania.

3. Komórka koordynująca, na podstawie informacji, o których mowa w ust. 1, sporządza i przedstawia do zatwierdzenia Ministrowi Edukacji Narodowej projekt planu zlecania zadań publicznych.

4. Komórka koordynująca zamieszcza zatwierdzony projekt planu zlecania zadań publicznych w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa.

5. Po opublikowaniu budżetu państwa na dany rok, projekt planu zlecania zadań publicznych podlega weryfikacji.

6. Komórka koordynująca przedstawia Ministrowi Edukacji Narodowej zweryfikowany projekt planu zlecania zadań publicznych na dany rok budżetowy do akceptacji oraz zamieszcza plan w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa niezwłocznie po zaakceptowaniu go przez Ministra Edukacji Narodowej.

7. Do czasu zaakceptowania przez Ministra Edukacji Narodowej planu zlecania zadań publicznych na dany rok budżetowy, podstawą zlecania zadań publicznych jest projekt, o którym mowa w ust. 4.

8. W przypadku konieczności zrealizowania w trakcie bieżącego roku budżetowego zadania nieuwzględnionego w planie zlecania zadań publicznych na dany rok budżetowy lub jego projekcie, komórka zlecająca, po wskazaniu źródła finansowania, przedstawia za pośrednictwem komórki koordynującej zadanie do akceptacji przez Ministra Edukacji Narodowej.

2. Komórka zlecająca składa do komórki koordynującej wniosek o ogłoszenie konkursu zaakceptowany przez właściwego członka kierownictwa oraz zaopiniowany przez radcę prawnego. Wzór wniosku określa załącznik nr 1 do zarządzenia.

3. Do wniosku, o którym mowa w ust. 2, dołącza się:

1) ogłoszenie konkursu, którego wzór określa załącznik nr 2 do zarządzenia;

2) regulamin konkursu, którego wzór określa załącznik nr 3 do zarządzenia;

3) zasady przyznawania i rozliczania dotacji, których wzór określa załącznik nr 4 do zarządzenia.

4. Konkurs ogłasza się w sposób określony w art. 13 ust. 3 i 4 ustawy o działalności pożytku publicznego.

2. Komisja jest powoływana do rozstrzygnięcia konkretnego konkursu.

3. Komisja składa się z co najmniej pięciu osób, w tym przewodniczącego, sekretarza (przedstawiciela komórki koordynującej) i członków. Członkami komisji mogą być pracownicy Ministerstwa oraz osoby wskazane przez organizacje pozarządowe lub podmioty wymienione w art. 3 ust. 3 ustawy o działalności pożytku publicznego.

4. Po powołaniu komisji w trybie określonym w ust. 3, dyrektor jednostki koordynującej może powołać do jej składu dodatkowe osoby ze względu na liczbę, złożoność ofert lub ze względu na konieczność zastąpienia członka komisji, który stale nie może uczestniczyć w jej obradach.

5. Powołanie osób wskazanych przez organizacje pozarządowe lub podmioty wymienione w art. 3 ust. 3 ustawy o działalności pożytku publicznego oraz ich uczestniczenie w pracach komisji następuje na zasadach określonych w tej ustawie.

6. Komisja może prowadzić prace, jeżeli w jej posiedzeniu uczestniczy co najmniej połowa liczby członków komisji

7. Przewodniczący komisji, po uzyskaniu zgody dyrektora komórki koordynującej, może zaprosić do prac komisji, z głosem doradczym, osoby posiadające specjalistyczną wiedzę w dziedzinie obejmującej zakres zadań publicznych, których dotyczy konkurs. Do tych osób stosuje się odpowiednio ust. 8.

8. Członkowie komisji, po upływie terminu do składania ofert i przedstawieniu przez sekretarza listy ofert, podpisują deklarację bezstronności i poufności albo składają oświadczenie o wyłączeniu z prac komisji. Wzór deklaracji stanowi załącznik nr 5 do zarządzenia.

1) udzielanie wyjaśnień związanych z konkursem;

2) wybór ofert w oparciu o kryteria ustalone w regulaminie konkursu;

3) sporządzenie uzasadnienia wyboru lub odrzucenia ofert;

4) sporządzenie listy ofert, wraz z proponowanymi kwotami dotacji dla poszczególnych oferentów;

5) sporządzenie protokołu końcowego.

2. Do zadań przewodniczącego komisji należy w szczególności:

1) organizowanie pracy komisji, w tym zwoływanie jej posiedzeń;

2) zapewnienie bezstronności i przejrzystości prac komisji;

3) zapewnienie przestrzegania postanowień regulaminu konkursu.

3. Do zadań sekretarza komisji należy w szczególności:

1) dokonanie oceny formalnej ofert i sporządzenie listy ofert po ocenie formalnej;

2) obsługa korespondencji;

3) dokonywanie czynności związanych z publikacją ogłoszeń.

4. Na okres nieobecności przewodniczącego komisji dyrektor komórki koordynującej wskazuje pisemnie jego zastępcę spośród członków komisji, któremu powierza kierowanie pracami komisji.

2. Podczas dokonywania oceny formalnej sekretarz może wzywać oferentów do udzielenia wyjaśnień lub złożenia brakujących dokumentów wymaganych w regulaminie konkursu.

3. Oferty, które nie spełniają wymagań formalnych określonych w regulaminie konkursu, podlegają odrzuceniu bez oceny merytorycznej.

4. Lista ofert zawierająca wyniki oceny formalnej jest publikowana w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa niezwłocznie po zatwierdzeniu przez dyrektora komórki koordynującej.

5. Wzór karty oceny formalnej stanowi załącznik nr 6 do zarządzenia.

2. Oferty do oceny merytorycznej przydziela przewodniczący komisji.

3. Ocena ofert pod względem merytorycznym odbywa się na podstawie kryteriów określonych w regulaminie konkursu.

4. Jeżeli oceny punktowe oferty przyznane przez członków komisji różnią się od siebie o co najmniej 25 %, wymagana jest trzecia ocena członka komisji wyznaczonego przez przewodniczącego komisji. Nie jest dopuszczalne przyznanie więcej niż trzech ocen jednej ofercie.

5. Ostateczną ocenę punktową oferty stanowi średnia arytmetyczna wszystkich ocen (dwóch, a w przypadku określonym w ust. 4, trzech) wystawionych przez członków komisji.

6. Kolejność na liście ofert po ocenie merytorycznej ustala się w porządku malejącym na postawie poszczególnych ocen punktowych.

1) datę sporządzenia;

2) nazwę konkursu;

3) imiona i nazwiska członków komisji;

4) liczbę złożonych ofert, z podziałem na oferty spełniające wymogi formalne oraz ich niespełniające;

5) listę ofert, wraz z oceną punktową, jaką otrzymała dana oferta, oraz proponowaną wysokością dofinansowania, a także listę ofert odrzuconych;

6) podpisy członków komisji.

2. Protokół, o którym mowa w ust. 1, jest przekazywany do zatwierdzenia właściwemu członkowi kierownictwa.

3. Niezwłocznie po zatwierdzeniu protokołu końcowego komórka koordynująca ogłasza wyniki konkursu w sposób określony w art. 13 ust. 3 ustawy o działalności pożytku publicznego.

4. Komórka koordynująca przekazuje komórce zlecającej kopię ogłoszenia, o którym mowa w ust. 3, wraz z wybranymi ofertami, celem przygotowania umów z oferentami.

5. Konkurs może zostać unieważniony w przypadkach określonych w art. 18a ustawy o działalności pożytku publicznego.

2. Przed podpisaniem umowy komórka zlecająca przeprowadza negocjacje ze zleceniobiorcą w odniesieniu do kosztorysu, harmonogramu i zakresu realizacji zadania, zgodnie z rekomendacjami i uwagami zawartymi w karcie oceny merytorycznej. Z przebiegu negocjacji sporządza się protokół.

2. Rozliczenia dotacji dokonuje komórka zlecająca na postawie informacji zawartych w złożonym sprawozdaniu z realizacji zadania publicznego, zgodnie z zasadami kontroli merytorycznej obowiązującymi w Ministerstwie.

3. Komórka zlecająca, po dokonaniu oceny sprawozdania, przygotowuje kartę oceny sprawozdania, której wzór stanowi załącznik nr 8 do zarządzenia. Potwierdzona za zgodność z oryginałem kopia karty oceny sprawozdania, z adnotacją „zatwierdzono pod względem merytorycznym", jest niezwłocznie przekazywana do DE.

2. W przypadku stwierdzenia, że dotacja lub jej część została wydatkowana niezgodnie z warunkami umowy, niezgodnie z przeznaczeniem lub pobrana nienależnie lub w nadmiernej wysokości, dyrektor komórki zlecającej pisemnie wzywa zleceniobiorcę do zwrotu kwoty dotacji, wraz z należnymi odsetkami, wskazując ostateczny termin zwrotu. Kopia pisma jest niezwłocznie przekazywana do DE, który w przypadku otrzymania zwróconych przez zleceniobiorcę środków przekazuje do komórki zlecającej dowód wpłaty. W przypadku niezwrócenia przez zleceniobiorcę środków w wyznaczonym terminie, komórka zlecająca niezwłocznie podejmuje działania zmierzające do wyegzekwowania kwot.

3. W przypadku niedokonania zwrotu środków, wraz z odsetkami, w terminie oznaczonym w piśmie, o którym mowa w ust. 2, Dyrektor komórki zlecającej przygotowuje projekt decyzji Ministra Edukacji Narodowej określającej kwotę podlegającą zwrotowi oraz termin, od którego nalicza się odsetki. Decyzję podpisuje Minister lub, na podstawie pisemnego upoważnienia, inny członek kierownictwa lub inna upoważniona osoba.

2. Do rozliczania dotacji na realizację zadań publicznych zleconych przed dniem wejścia w życie niniejszego zarządzenia stosuje się przepisy dotychczasowe.

¹⁾ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2011 r. Nr 112, poz. 654, Nr 149, poz. 887, Nr 205, poz. 1211, Nr 208, poz. 1241, Nr 209, poz. 1244 i Nr 232, poz. 1378.

²⁾ Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2010 r. Nr 28, poz. 146, Nr 96, poz. 620, Nr 123, poz. 835, Nr 152, poz. 1020, Nr 238, poz. 1578 i Nr 257, poz. 1726 oraz z 2011 r. Nr 185, poz. 1092, Nr 201, poz. 1183, Nr 234, poz. 1386, Nr 240, poz. 1429 i Nr 291, poz. 1707.

Załączniki
do zarządzenia Nr 1
Ministra Edukacji Narodowej
z dnia 25 stycznia (poz. 2)

Załącznik nr 1

WZÓR – WNIOSEK O OGŁOSZENIE OTWARTEGO KONKURSU OFERT

Załącznik nr 2

WZÓR – OGŁOSZENIE OTWARTEGO KONKURSU OFERT NA REALIZACJĘ ZADANIA PUBLICZNEGO

Załącznik nr 3

WZÓR – REGULAMIN OTWARTEGO KONKURSU OFERT NA REALIZACJĘ ZADANIA PUBLICZNEGO PT.

Załącznik nr 4

WZÓR – ZASADY PRZYZNAWANIA I ROZLICZANIA DOTACJI

Załącznik nr 5

Deklaracja bezstronności i poufności członka komisji konkursowej w otwartym konkursie ofert

Załącznik nr 6

WZÓR – KARTA OCENY FORMALNEJ OFERTY ZŁOŻONEJ W OTWARTYM KONKURSIE OFERT

Załącznik nr 7

WZÓR – KARTA OCENY MERYTORYCZNEJ OFERTY ZŁOŻONEJ W OTWARTYM KONKURSIE OFERT

Załącznik nr 8

Karta oceny sprawozdania końcowego/częściowego z wykonania zadania publicznego