Dzienniki Urzędowe - rok 2024 poz. 10

Na podstawie art. 24 ust. 1 i art. 33 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. poz. 928) zarządza się, co następuje:

a) sposoby przekazywania zgłoszeń przez sygnalistę,

b) komórkę organizacyjną przyjmującą zgłoszenia,

c) sposoby przekazywania zgłoszeń do właściwych organów,

d) termin na przekazanie zgłaszającemu informacji zwrotnej;

2) komórkę organizacyjną weryfikującą zgłoszenia i komunikującą się ze zgłaszającym;

3) działania następcze podejmowane przez Urząd w celu zweryfikowania informacji o naruszeniach prawa oraz środki, jakie mogą zostać zastosowane w przypadku stwierdzenia naruszenia prawa;

4) osoby uprawnione do dokonywania zgłoszeń;

5) naruszenia podlegające zgłoszeniom.

1) BDG - należy przez to rozumieć Biuro Dyrektora Generalnego;

2) działaniu następczym - należy przez to rozumieć działanie podjęte przez Urząd w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych lub procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych;

3) działaniu odwetowym - należy przez to rozumieć bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście;

4) informacji o naruszeniu prawa - należy przez to rozumieć informację, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w Urzędzie, w którym sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa;

5) informacji zwrotnej - należy przez to rozumieć przekazaną sygnaliście informację na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań;

6) Kierowniku BDG - należy przez to rozumieć Dyrektora BDG Urzędu Komunikacji Elektronicznej;

7) kontekście związanym z pracą - należy przez to rozumieć przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w Urzędzie lub na rzecz Urzędu, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych;

8) osobie, której dotyczy zgłoszenie - należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana;

9) osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia - należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która pomaga sygnaliście w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona;

10) osobie powiązanej z sygnalistą - należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownika lub osobę najbliższą sygnalisty w rozumieniu art. 115 § 11 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. - Kodeks karny (Dz. U. z 2024 r. poz. 17 i 1228);

11) pracodawcy - należy przez to rozumieć pracodawcę w rozumieniu art. 3 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2023 r. poz. 1465 oraz z 2024 r. poz. 878, 1222);

12) pracowniku - należy przez to rozumieć:

a) członka korpusu służby cywilnej w rozumieniu ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. z 2024 r. poz. 409),

b) pracownika w rozumieniu ustawy z dnia 16 września 1982 r. o pracownikach urzędów państwowych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1917);

13) Prezesie UKE - należy przez to rozumieć Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej;

14) ujawnieniu publicznym - należy przez to rozumieć podanie informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej;

15) ustawie o ochronie sygnalistów - należy przez to rozumieć ustawę z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r. poz. 928);

16) zgłoszeniu - należy przez to rozumieć ustne lub pisemne zgłoszenie wewnętrzne lub zgłoszenie zewnętrzne przekazane zgodnie z wymogami określonymi w ustawie o ochronie sygnalistów;

17) zgłoszeniu wewnętrznym - należy przez to rozumieć ustne lub pisemne przekazanie Urzędowi informacji o naruszeniu prawa;

18) zgłoszeniu zewnętrznym - należy przez to rozumieć ustne lub pisemne przekazanie Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo Urzędowi informacji o naruszeniu prawa, o ile zgłoszenie należy do zakresu działania Urzędu.

2. Przepisów zarządzenia nie stosuje się do informacji objętych:

1) przepisami o ochronie informacji niejawnych oraz innych informacji, które nie podlegają ujawnieniu z mocy przepisów prawa powszechnie obowiązującego ze względów bezpieczeństwa publicznego;

2) tajemnicą zawodową zawodów medycznych oraz prawniczych;

3) tajemnicą narady sędziowskiej;

4) postępowaniem karnym - w zakresie tajemnicy postępowania przygotowawczego oraz tajemnicy rozprawy sądowej prowadzonej z wyłączeniem jawności.

3. Zgłoszenia dotyczące:

1) naruszeń zasad etyki;

2) mobbingu;

3) dyskryminacji;

4) molestowania lub molestowania seksualnego;

5) zachowań niepożądanych w relacjach pracowniczych

- podlegają wyłączeniu spod działania niniejszego zarządzenia.

2. Dokonujący zgłoszenia w złej wierze lub zgłoszenia stanowiącego nadużycie nie podlegają ochronie przewidzianej w zarządzeniu. Takiej ochronie nie podlegają również zgłaszający, którzy przy dokonywaniu zgłoszeń podają celowo i świadomie błędne lub wprowadzające w błąd informacje.

2. Naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące:

1) korupcji;

2) zamówień publicznych;

3) usług, produktów i rynków finansowych;

4) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;

5) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;

6) bezpieczeństwa transportu;

7) ochrony środowiska;

8) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;

9) bezpieczeństwa żywności i pasz;

10) zdrowia i dobrostanu zwierząt;

11) zdrowia publicznego;

12) ochrony konsumentów;

13) ochrony prywatności i danych osobowych;

14) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;

15) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;

16) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;

17) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela - występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1-16.

3. Osobie ubiegającej się o pracę na podstawie:

1) stosunku pracy - BDG przekazuje informację o procedurze zgłoszeń wewnętrznych wraz z rozpoczęciem rekrutacji;

2) innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji - kierownik właściwej komórki organizacyjnej UKE przekazuje informację o procedurze zgłoszeń wewnętrznych wraz z rozpoczęciem negocjacji poprzedzających zawarcie umowy.

4. Naruszenia, o których mowa w ust. 1-2, należy zgłaszać do Kierownika BDG.

1) w formie elektronicznej, na dedykowany adres e-mail: sygnalista@uke.gov.pl;

2) z wykorzystaniem formularza zgłoszeń opublikowanego na stronie internetowej Urzędu;

3) listownie, na adres pocztowy Urzędu: ul. Giełdowa 7/9 01-211 Warszawa do Kierownika BDG z dopiskiem „zgłoszenie sygnalizacyjne”;

4) telefonicznie pod numerem: +48 735 205 368 obsługiwanym przez pracowników Wydziału Kontroli Wewnętrznej BDG;

5) podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia zawnioskowania o spotkanie przez sygnalistę.

2. Zgłoszenie wewnętrzne powinno zawierać, w szczególności:

1) dane osoby składające zgłoszenie, w tym:

a) imię i nazwisko,

b) wskazanie kontekstu związanego z pracą w Urzędzie,

c) adres korespondencyjny lub adres poczty elektronicznej, zwanymi dalej „adresem do kontaktu” - brak podania przez sygnalistę adresu do kontaktu będzie skutkował brakiem potwierdzenia oraz brakiem przekazania sygnaliście informacji zwrotnej;

2) dane osoby, której dotyczy zgłoszenie;

3) dane kontaktowe osoby pokrzywdzonej - o ile dotyczy;

4) dane osoby, pomagającej w dokonaniu zgłoszenia - o ile dotyczy;

5) dane osoby powiązanej z sygnalistą - o ile dotyczy;

6) opis naruszenia prawa, w tym wskazanie przepisów prawa, których dotyczy zgłoszone naruszenie, wskazanie na czym polegało naruszenie prawa, kiedy i gdzie zgłaszane naruszenie prawa miało miejsce, w jaki sposób doszło do naruszenia prawa wraz z dowodami lub dokumentami potwierdzającymi ewentualne naruszenie prawa, zakres naruszenia prawa oraz czy naruszenie prawa było wcześniej zgłaszane;

7) oświadczenie osoby zgłaszającej naruszenie prawa o:

a) działaniu w dobrej wierze,

b) posiadaniu uzasadnionego przekonania, że zawarta w zgłoszeniu informacja o naruszeniu prawa jest prawdziwa,

c) niedokonaniu ujawnienia nieprawidłowości w celu osiągnięcia korzyści,

d) tym, że ujawnione informacje są zgodne ze stanem wiedzy jakie posiada zgłaszający i ujawnia wszystkie znane fakty i okoliczności dotyczące przedmiotu zgłoszenia,

e) świadomości, że osoba, która poniosła szkodę z powodu świadomego zgłoszenia nieprawdziwych informacji przez sygnalistę ma prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych od sygnalisty, który dokonał takiego zgłoszenia,

f) świadomości odpowiedzialności karnej za dokonanie zgłoszenia będąc świadomym, że do naruszenia prawa nie doszło,

g) zapoznaniu się z obowiązującą w Urzędzie procedurą zgłoszeń naruszeń prawa;

8) datę i podpis osoby składającej zgłoszenie, o którym mowa w ust. 1 pkt 1-3.

3. Ustala się formularz zgłoszenia naruszenia prawa, którego wzór stanowi załącznik do niniejszego zarządzenia, przy czym nie ma obowiązku składania zgłoszeń z jego użyciem.

4. Kierownik BDG potwierdza przyjęcie zgłoszenia wewnętrznego pisemnego, o którym mowa w ust. 1 pkt 1-3, w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że zgłaszający nie podał adresu, na który należy przekazać potwierdzenie albo istnieją uzasadnione podstawy sądzić, że potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zagroziłoby poufności tożsamości sygnalisty albo sygnalista wystąpił z odmiennym wnioskiem w tym zakresie.

5. W przypadku otrzymania przez Urząd zgłoszenia wewnętrznego nienależącego do zakresu działania Urzędu, Kierownik BDG przekazuje zgłoszenie do organu właściwego w danej sprawie.

6. Jeżeli zgłoszenie wewnętrzne pisemne, o którym mowa w ust. 1 pkt 1-3, jest niekompletne i możliwe jest ustalenie jego nadawcy, przekazuje się prośbę o uzupełnienie zgłoszenia wewnętrznego w terminie 14 dni kalendarzowych od jej odebrania. Za dzień odebrania prośby przekazanej pocztą elektroniczną uznaje się datę wysłania wiadomości.

7. Na wniosek sygnalisty, o którym mowa w ust. 1 pkt 5, zgłoszenie ustne może być dokonane podczas bezpośredniego spotkania z wyznaczonym przez Kierownika BDG pracownikiem BDG, zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania wniosku. W takim przypadku, za zgodą sygnalisty, zgłoszenie jest dokumentowane w formie:

1) nagrania rozmowy, umożliwiającego jej wyszukanie, lub

2) protokołu spotkania, odtwarzającego jego dokładny przebieg.

8. Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu spotkania przez jego podpisanie.

9. W przypadku odmowy podpisania protokołu, na jego końcu dokonuje się stosownej adnotacji.

1) przyjmowania zgłoszeń;

2) upoważniania pracowników Urzędu do przyjmowania i obsługi zgłoszeń;

3) wstępnej weryfikacji zgłoszeń;

4) powoływania Komisji do zbadania zgłoszenia naruszenia prawa, zwanej dalej „Komisją”, wyznaczenia jej składu, w tym przewodniczącego i określenia terminu zakończenia jej pracy;

5) podejmowania działań następczych;

6) przetwarzania danych osobowych związanych ze zgłoszeniami.

2. Osoby, upoważnione do przyjmowania i obsługi zgłoszeń oraz wchodzące w skład Komisji:

1) obowiązane są do zachowania w tajemnicy informacji uzyskanych w toku obsługi zgłoszeń;

2) upoważnione są do przetwarzania danych osobowych związanych ze zgłoszeniami.

3. W przypadku powołania do składu Komisji osób niebędących pracownikami BDG, wskazanie pracownika do Komisji ustalane jest w porozumieniu z kierownikiem komórki organizacyjnej Urzędu, w której dany pracownik jest zatrudniony o ile jest to zasadne.

4. W przypadku, gdy zgłoszenie zostało przyjęte przez nieupoważnionego pracownika Urzędu, pracownik ten jest obowiązany do:

1) nieujawniania informacji mogących skutkować ustaleniem tożsamości osoby dokonującej zgłoszenia lub osoby, której dotyczy zgłoszenie;

2) niezwłocznego przekazania zgłoszenia do Kierownika BDG.

5. W przypadku zgłoszeń dotyczących Kierownika BDG lub pracowników BDG kieruje się je do Dyrektora Generalnego Urzędu.

2. Komisja prowadzi postępowanie wyjaśniające w sposób budzący zaufanie jego uczestników oraz z zachowaniem należytej staranności, zasad bezstronności i obiektywizmu.

3. Członkiem Komisji nie może być:

1) osoba, której dotyczy zgłoszenie;

2) osoba będąca bezpośrednim przełożonym osoby, której dotyczy zgłoszenie;

3) osoba bezpośrednio podlegająca osobie, której dotyczy zgłoszenie.

4. W sytuacji, gdy w ocenie członka Komisji zaistnieją okoliczności, które mogą rzutować na jego bezstronność w ocenie zgłoszenia, może on pisemnie zawnioskować do Kierownika BDG o wyłączenie z prac Komisji w prowadzonym postępowaniu wyjaśniającym, który podejmuje decyzję w tym zakresie.

5. Komisja działa kolegialnie.

6. Na wniosek Komisji każdy pracownik ma obowiązek stawić się na posiedzeniu oraz udostępnić dokumenty i udzielić niezbędnych informacji w celu ustalenia wszystkich okoliczności zasadności zgłoszenia.

7. Komisja może podjąć decyzję o odstąpieniu od przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego w przypadku, gdy:

1) zgłoszenie jest w oczywisty sposób niewiarygodne;

2) niemożliwe jest uzyskanie informacji niezbędnych do przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego.

8. Prace Komisji są dokumentowane, a wszelkie dokumenty dotyczące zgłoszenia przechowuje BDG.

9. Po ustaleniu stanu faktycznego Komisja podejmuje decyzję co do zasadności zgłoszenia. W przypadku zgłoszeń zasadnych Komisja wydaje rekomendację o właściwych działaniach naprawczych lub dyscyplinujących w stosunku do osoby, której dotyczy zgłoszenie lub jej współpracowników, którzy dopuścili się naruszenia, oraz rekomendację możliwych działań zapobiegawczych, mających na celu wyeliminowanie w przyszłości naruszeń podobnych do opisanych w zgłoszeniu.

10. Komisja prowadząca postępowanie wyjaśniające może w szczególności rekomendować następujące działania:

1) przeprowadzenie rozmowy dyscyplinującej;

2) nałożenie kary porządkowej;

3) nałożenie kary dyscyplinarnej;

4) podjęcie działań w celu odzyskania środków finansowych;

5) pominięcie przy przyznawaniu nagrody, premii;

6) wszczęcie postępowania dyscyplinarnego;

7) przekazanie sprawy do rzecznika dyscypliny finansów publicznych;

8) pociągnięcie do odpowiedzialności materialnej;

9) zawiadomienie o podejrzeniu popełnienia przestępstwa;

10) poinformowanie właściwych służb lub organów administracji publicznej;

11) przeprowadzenie kontroli wewnętrznej lub zadania audytowego;

12) odsunięcie pracownika od sprawy;

13) zmiany organizacyjne;

14) zmiany w przepisach wewnętrznych;

15) podjęcie innych działań następczych niż określone w pkt 1-14.

11. W przypadku braku jednomyślności wnioski końcowe Komisji zapadają zwykłą większością głosów. W przypadku równiej liczby głosów decyduje głos przewodniczącego Komisji, który głosuje jako ostatni.

12. Komisja sporządza raport końcowy, który przedstawia Kierownikowi BDG, wraz z rekomendacjami co do dalszych działań.

2. Kierownik BDG informuje sygnalistę także o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających wszczętych na skutek zgłoszenia wewnętrznego.

1) odmowie nawiązania stosunku pracy;

2) wypowiedzeniu lub rozwiązania bez wypowiedzenia stosunku pracy;

3) niezawarciu umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, niezawarcia kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarcia umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony - w przypadku, gdy sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;

4) obniżeniu wysokości wynagrodzenia za pracę;

5) wstrzymaniu awansu albo pominięciu przy awansowaniu;

6) pominięciu przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżeniu wysokości tych świadczeń;

7) przeniesieniu na niższe stanowisko pracy;

8) zawieszeniu w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;

9) przekazaniu innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków sygnalisty;

10) niekorzystnej zmiany miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;

11) negatywnej ocenie wyników pracy lub negatywnej opinii o pracy;

12) nałożeniu lub zastosowaniu środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze;

13) przymusie, zastraszaniu lub wykluczeniu;

14) mobbingu;

15) dyskryminacji;

16) niekorzystnym lub niesprawiedliwym traktowaniu;

17) wstrzymaniu udziału lub pominięciu przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;

18) nieuzasadnionym skierowaniu na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne, chyba że przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badania;

19) działaniu zmierzające do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub w danej branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;

20) spowodowaniu straty finansowej, w tym gospodarczej, lub utraty dochodu;

21) wyrządzeniu innej szkody niematerialnej, w tym naruszeniu dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia sygnalisty

- jeżeli powodem powyższych działań jest dokonanie przez pracownika zgłoszenia.

2. Za działania odwetowe z powodu dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego uważa się także groźbę lub próbę zastosowania środka określonego w ust. 1, chyba że pracodawca udowodni, że kierował się obiektywnymi powodami.

3. Jeżeli praca lub usługi były, są lub mają być świadczone na podstawie innego niż stosunek pracy stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, przepis ust. 1 stosuje się odpowiednio, o ile charakter świadczonej pracy lub usług lub pełnionej funkcji, nie wyklucza zastosowania wobec sygnalisty takiego działania.

4. Jeżeli praca lub usługi były, są lub mają być świadczone na podstawie innego niż stosunek pracy stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy działań odwetowych ani próby lub groźby zastosowania działań odwetowych, obejmujących w szczególności:

1) wypowiedzenie umowy, której stroną jest sygnalista, w szczególności dotyczącej sprzedaży lub dostawy towarów lub świadczenia usług, odstąpienie od takiej umowy lub rozwiązanie jej bez wypowiedzenia;

2) nałożenie obowiązku lub odmowę przyznania, ograniczenie lub odebranie uprawnienia.

5. Niekorzystne traktowanie określone w ust. 1 i 2 nie może dotyczyć również:

1) osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia;

2) osoby trzeciej, powiązanej z sygnalistą, która może doświadczyć działań odwetowych w kontekście związanym z pracą (np. współpracownicy lub krewni sygnalisty);

3) podmiotów prawnych, które stanowią własność sygnalisty, dla których taka osoba pracuje lub które są w inny sposób z nią powiązane w kontekście związanym z pracą.

6. Sygnalista lub osoba wskazana w ust. 5 informują Kierownika BDG lub - w stosownych przypadkach - Dyrektora Generalnego Urzędu, o podejmowanych wobec niego działaniach odwetowych w celu ich powstrzymania.

2. Rejestr zgłoszeń wewnętrznych oraz cała dokumentacja dotycząca zgłoszenia są prowadzone poza elektronicznym systemem obiegu dokumentów.

3. Wpisu do rejestru zgłoszeń wewnętrznych dokonuje się na podstawie zgłoszenia wewnętrznego.

4. W rejestrze zgłoszeń wewnętrznych gromadzi się następujące dane:

1) numer zgłoszenia;

2) przedmiot naruszenia prawa;

3) dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;

4) adres do kontaktu sygnalisty;

5) datę dokonania zgłoszenia;

6) informację o podjętych działaniach następczych;

7) datę zakończenia sprawy.

5. Dane osobowe oraz pozostałe informacje zawarte w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

2. Urząd odstępuje od przekazania zgłoszenia zewnętrznego, jeżeli zgłoszenie nie dotyczy informacji o naruszeniu prawa i informuje sygnalistę o odstąpieniu od przekazania zgłoszenia zewnętrznego, chyba że sygnalista nie podał danych kontaktowych.

2. W uzasadnionych przypadkach Kierownik BDG przekazuje sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, po poinformowaniu o tym sygnalisty przed upływem terminu 3 miesięcy, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu.

3. Kierownik BDG informuje sygnalistę także o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających wszczętych na skutek zgłoszenia.

2. Rejestr zgłoszeń zewnętrznych oraz cała dokumentacja dotycząca zgłoszenia są prowadzone poza elektronicznym systemem obiegu dokumentów.

3. Wpisu do rejestru zgłoszeń zewnętrznych dokonuje się na podstawie zgłoszenia.

4. W rejestrze zgłoszeń zewnętrznych gromadzi się następujące dane:

1) numer zgłoszenia;

2) przedmiot naruszenia prawa;

3) dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;

4) datę dokonania zgłoszenia;

5) informację o podjętych działaniach następczych;

6) informację o wydaniu zaświadczenia, o którym mowa w art. 38 ustawy o ochronie sygnalistów;

7) datę zakończenia sprawy;

8) informację o niepodejmowaniu dalszych działań w przypadku, o którym mowa w art. 40 ust. 2 ustawy o ochronie sygnalistów;

9) szacunkową szkodę majątkową, jeżeli została stwierdzona, oraz kwoty odzyskane w wyniku postępowań dotyczących naruszeń prawa będących przedmiotem zgłoszenia - o ile Urząd posiada te dane.

5. Dane osobowe oraz pozostałe informacje zawarte w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

1) liczbę przyjętych zgłoszeń zewnętrznych;

2) liczbę postępowań wyjaśniających i postępowań wszczętych w wyniku przyjętych zgłoszeń zewnętrznych oraz informacje na temat tych postępowań;

3) szacunkową szkodę majątkową, jeżeli została stwierdzona, oraz kwoty odzyskane w wyniku postępowań dotyczących naruszeń prawa będących przedmiotem zgłoszenia zewnętrznego - o ile Urząd posiada te dane.

2. BDG przekazuje Rzecznikowi Praw Obywatelskich sprawozdanie, o którym mowa w ust. 1, w terminie do 31 marca roku następującego po roku, za jaki sporządzane jest sprawozdanie.

Prezes
Urzędu Komunikacji Elektronicznej
Jacek Oko

Załącznik do zarządzenia Prezesa
Urzędu Komunikacji Elektronicznej
z dnia 17 września 2024 r. w
sprawie dokonywania zgłoszeń
naruszeń prawa w Urzędzie
Komunikacji Elektronicznej

FORMULARZ ZGŁOSZENIA NARUSZENIA PRAWA