Dzienniki Urzędowe - rok 2022 poz. 116

Na podstawie art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów (Dz. U. z 2022 r. poz. 1188) zarządza się, co następuje:

2. Opis Systemu określa załącznik do zarządzenia.

Minister Finansów: M. Rzeczkowska

¹⁾ Minister Finansów kieruje działami administracji rządowej - budżet, finanse publiczne i instytucje finansowe, na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 29 kwietnia 2022 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Finansów (Dz. U. poz. 939).

Załącznik do zarządzenia Ministra Finansów
z dnia 18 listopada 2022 r. (poz. 116)

Opis Systemu wdrażania reform w ramach Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększania Odporności w dziedzinach objętych działami administracji rządowej - budżet, finanse publiczne i instytucje finansowe

Rozdział 1

Przepisy ogólne

§ 1. System ma na celu realizację Wytycznych w zakresie sprawozdawczości i monitorowania w ramach planu rozwojowego współfinansowanego ze środków Instrumentu na rzecz Odbudowy i Zwiększania Odporności, zwanych dalej „Wytycznymi”, oraz Wytycznych w zakresie kontroli w ramach planu rozwojowego współfinansowanego ze środków Instrumentu na rzecz Odbudowy i Zwiększania Odporności, zwanych dalej „Wytycznymi w zakresie kontroli”, zatwierdzonych przez Ministra Funduszy i Polityki Regionalnej dnia 29 sierpnia 2022 r.

§ 2. Użyte w Opisie Systemu pojęcia oznaczają:

1) Arachne - system teleinformatyczny, prowadzony przez KE, zasilany informacjami z CST dotyczącymi w szczególności reform, inwestycji i przedsięwzięć KPO, który przez zastosowanie algorytmów przeliczeniowych kalkuluje ryzyko wystąpienia nieprawidłowości dotyczącej zapobiegania korupcji, nadużyć finansowych, konfliktu interesów i podwójnego finansowania;

2) BKA - Biuro Kontroli i Audytu Wewnętrznego w MF;

3) CST - system teleinformatyczny utworzony i utrzymywany przez ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego do obsługi w szczególności reform, inwestycji i przedsięwzięć KPO;

4) EZD - system teleinformatyczny? do elektronicznego zarządzania dokumentacją, umożliwiający wykonywanie w nim czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw oraz gromadzenie i tworzenie dokumentów elektronicznych;

5) formularz sprawozdawczy - funkcjonalność w CST, oparta na module wniosku o płatność;

6) IK KPO - Instytucja Koordynująca Krajowy Plan Odbudowy i Zwiększania Odporności;

7) IOR - Instytucja odpowiedzialna za realizację reformy;

8) kamienie milowe - mierniki postępów w realizacji reformy mające charakter jakościowy w rozumieniu rozporządzenia 2021/241;

9) KE - Komisja Europejska;

10) KO - komórka organizacyjna w MF odpowiedzialna za realizację reformy KPO;

11) KPO - Krajowy Plan Odbudowy i Zwiększania Odporności, przyjęty przez Radę Ministrów dnia 30 kwietnia 2021 r.;

12) MF - Ministerstwo Finansów;

13) Minister - Minister Finansów;

14) Porozumienie - Porozumienie z dnia 8 września 2022 r. zawarte między Ministrem Funduszy i Polityki Regionalnej a Ministrem Finansów o realizacji reform w ramach planu rozwojowego;

15) rozporządzenie 2021/241 - rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2021/241 z dnia 12 lutego 2021 r. ustanawiającego Instrument na rzecz Odbudowy i Zwiększania Odporności (Dz. Urz. UE L 57 z 18.02.2021, s. 17, z późn. zm.);

16) reforma - reforma w rozumieniu rozporządzenia 2021/241 w dziedzinie objętej działami administracji rządowej - budżet, finanse publiczne i instytucje finansowe;

17) urzędnik zatwierdzający - Minister albo upoważniony członek Kierownictwa MF, który potwierdza zrealizowanie danej reformy;

18) użytkownik Arachne - pracownik KO, który posiada dostęp do Arachne.

§ 3. W Systemie wyróżnia się następujące funkcje:

1) IOR - Minister;

2) realizator reformy ram fiskalnych w zakresie kamienia milowego A1G i A2G - Departament Budżetu Państwa w MF;

3) realizator reformy ram fiskalnych w zakresie kamienia milowego A3G i A4G - Departament Polityki Makroekonomicznej w MF;

4) realizator reformy polegającej na Przyspieszeniu procesów robotyzacji i cyfryzacji i innowacji w zakresie kamienia milowego A27G oraz reformy polegającej na Przedłużaniu kariery zawodowej i promowaniu pracy po przekroczeniu ustawowego wieku emerytalnego w zakresie kamienia milowego A67G - Departament Podatków Dochodowych w MF;

5) realizator reformy polegającej na Zwiększeniu skali zastosowań cyfrowych w sferze publicznej, gospodarce i społeczeństwie w zakresie kamienia milowego C8G - Departament Ryzyka Podatkowego w MF;

6) koordynator kontroli reformy - BKA.

Rozdział 2

Realizacja reform

§ 4. Reformy są realizowane przez KO w zakresie określonym w załączniku nr 1 do Porozumienia oraz zgodnie z harmonogramem, określonym w załączniku nr 2a do Porozumienia.

§ 5. Pracownicy MF, którzy realizują reformy albo wykonują kontrole dotyczące osiągnięcia kamienia milowego w ramach realizacji reformy, zwane dalej ,,kontrolami”:

1) potwierdzają zapoznanie się z załącznikami nr 4-7 do Wytycznych w zakresie kontroli oraz dokumentem „Wytyczne dotyczące unikania konfliktów interesów i zarządzania takimi konfliktami na podstawie rozporządzenia finansowego” (Dz. Urz. UE C 121/1 z 9.04.2021, s. 1);

2) wykorzystują Arachne na każdym etapie realizacji reformy, w szczególności gdy realizacja reformy jest powiązana z zaangażowaniem przez MF zewnętrznych ekspertów, wykonawców, kontrahentów uczestniczących w przygotowywaniu dokumentów, ekspertyz, analiz i programów oraz w ramach wykonywanych kontroli.

§ 6. 1. W celu uzyskania dostępu do Arachne, KO przekazuje do IK KPO imię i nazwisko oraz służbowy adres e-mail pracownika MF.

2. W przypadku gdy dostęp do Arachne przestaje być niezbędny, KO przekazuje niezwłocznie do IK KPO dane użytkownika Arachne, któremu należy zablokować dostęp do Arachne.

3. Użytkownik Arachne bierze udział w szkoleniu w zakresie dostępu i obsługi Arachne, prowadzonym przez KE lub IK KPO.

4. Użytkownik Arachne w trakcie realizacji swoich zadań korzysta z „Guidance note on the use of Arachne” oraz aktualnego dokumentu „Arachne Podręcznik użytkownika”¹⁾.

5. Użytkownik Arachne dokumentuje korzystanie z Arachne, w szczególności przez generowanie raportów.

6. Raporty, o których mowa w ust. 5, są analizowane pod kątem zminimalizowania ryzyka wystąpienia potencjalnej nieprawidłowości dotyczącej zapobiegania korupcji, nadużyć finansowych, konfliktu interesów i podwójnego finansowania.

7. W obszarze ochrony danych osobowych użytkownik Arachne:

1) wykorzystuje Arachne zgodnie z przepisami Unii Europejskiej oraz przepisami krajowymi, w szczególności w ramach podejmowanych działań służących zapobieganiu nieprawidłowościom dotyczącym zapobiegania korupcji, nadużyć finansowych, konfliktu interesów i podwójnego finansowania;

2) wykorzystuje i przetwarza dane w Arachne jedynie do określania poziomu ryzyka w ramach działań związanych z realizacją reform lub wykonywaniem kontroli, w szczególności zapobiegania nieprawidłowości dotyczącej zapobiegania korupcji, nadużyć finansowych, konfliktu interesów i podwójnego finansowania w odniesieniu do podmiotów uczestniczących w realizacji reformy;

3) powiadamia podmioty uczestniczące w realizacji reformy o:

a) możliwości przetwarzania danych ich dotyczących w Arachne,

b) wykorzystywaniu danych ich dotyczących uzyskanych z Arachne,

c) publikacji na stronach internetowych KE powszechnie dostępnych informacji o celach, do jakich Arachne jest stosowane;

4) wykorzystuje dane z Arachne dotyczące kalkulacji ryzyka wyłącznie do realizacji reformy i wykonywania kontroli;

5) składa oświadczenie o zapoznaniu się z wymogami wykorzystania Arachne, które udostępnia KO właściwej dla realizacji kamienia milowego.

§ 7. KO wprowadza do CST, przy wykorzystaniu formularza sprawozdawczego, dane służące monitorowaniu i sprawozdawczości z postępu w osiąganiu kamieni milowych w ramach reformy, zgodnie z terminami określonymi w Wytycznych.

§ 8. W celu potwierdzenia osiągnięcia kamienia milowego w ramach realizacji reformy KO:

1) wypełnia formularz sprawozdawczy;

2) wykonuje kontrolę, stosując listę sprawdzającą do weryfikacji realizacji reformy, w tym osiągnięcia kamienia milowego/wskaźnika, której minimalny zakres stanowi załącznik nr 2 do Wytycznych w zakresie kontroli, i sporządza notatkę pokontrolną z wykorzystaniem aplikacji e-kontrole w CST; szczegółową procedurę kontroli określa załącznik do Opisu;

3) sporządza oświadczenie IOR, zgodnie ze wzorem określonym w załączniku nr 3a do Wytycznych w zakresie kontroli i z uwzględnieniem regulacji z nich wynikających;

4) przekazuje oświadczenie IOR do podpisu Urzędnika zatwierdzającego, do którego dołącza:

a) dokument „Podsumowanie w zakresie osiągnięcia kamienia milowego/wskaźnika (one page note w języku polskim oraz angielskim)”, którego wzór stanowi załącznik nr 3 do Wytycznych,

b) wykaz zidentyfikowanych w trakcie wykonywania kontroli nieprawidłowości dotyczącej zapobiegania korupcji, nadużyć finansowych, konfliktu interesów i podwójnego finansowania oraz informację o sposobie ich skorygowania, a także informację o działaniach naprawczych zakończonych lub będących w toku,

c) wykaz dokumentów wymaganych przez IK KPO;

5) przekazuje oświadczenie IOR wraz z załącznikami do IK KPO.

§ 9. Do dnia 31 grudnia 2026 r. KO monitoruje efekty osiągnięcia kamienia milowego w ramach realizacji reformy przez ich weryfikację z postanowieniami KPO i decyzją wykonawczą Rady w sprawie zatwierdzenia oceny planu odbudowy i zwiększania odporności Polski przyjętą dnia 17 czerwca 2022 r.

§ 10. W celu potwierdzenia, że nie wprowadzono rozwiązań prowadzących do cofnięcia lub redukcji osiągniętych kamieni milowych w ramach realizacji reformy, KO przekazuje do IK KPO sprawozdanie z utrzymania kamieni milowych w ramach realizacji reformy. Sprawozdanie jest przekazywane poza CST kwartalnie lub na wniosek IK KPO do dnia 31 grudnia 2026 r. Wzór sprawozdania z utrzymania kamieni milowych w ramach realizacji reformy określa IK KPO.

Załącznik do Opisu Systemu wdrażania
reform w ramach Krajowego Planu
Odbudowy i Zwiększania Odporności w
dziedzinach objętych działami
administracji rządowej - budżet, finanse
publiczne i instytucje finansowe

Szczegółowa procedura kontroli osiągnięcia kamieni milowych w ramach reform realizowanych przez Ministerstwo Finansów w Krajowym Planie Odbudowy i Zwiększania Odporności w dziedzinach objętych działami administracji rządowej - budżet, finanse publiczne i instytucje finansowe

1. WYKAZ SKRÓTÓW

1) harmonogram kontroli - harmonogram, o którym mowa w rozdziale 3 pkt 6 Wytycznych w zakresie kontroli;

2) instrukcja - instrukcja w sprawie przeprowadzania kontroli wewnętrznej oraz postępowania wyjaśniającego w Ministerstwie Finansów, stanowiąca załącznik do zarządzenia nr 15/BZK/2017 Dyrektora Generalnego Ministerstwa Finansów z dnia 24 lipca 2017 r. w sprawie przeprowadzania kontroli wewnętrznej oraz postępowania wyjaśniającego w Ministerstwie Finansów.

2. Cel procedury

Niniejsza procedura stanowi wypełnienie przez MF obowiązku określonego w rozdziale 2 pkt 3 i rozdziale 3 pkt 1 Wytycznych w zakresie kontroli, polegającego na zapewnieniu funkcjonowania systemu kontroli wewnętrznej, o którym mowa w art. 22 ust. 1 rozporządzenia 2021/241, oraz obowiązku wynikającego z art. 14lg pkt 3 ustawy z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz. U. z 2021 r. poz. 1057, z późn. zm.).

3. Podział zadań między BKA a innymi KO

3.1. KO odpowiadają za:

1) kontrolę;

2) sporządzenie w CST notatki pokontrolnej²⁾;

3) wypełnienie listy sprawdzającej do weryfikacji osiągnięcia kamienia milowego.

KO uwzględnia informacje przedstawione przez BKA w zakresie pkt 1, 3, 4, 6 i 8 listy sprawdzającej do weryfikacji osiągnięcia kamienia milowego oraz dokonuje analizy mającej na celu odpowiedź na pytania określone w pkt 2, 5, 6³⁾, 7 oraz 9 tej listy.

3.2. BKA odpowiada za:

1) koordynację kontroli, w tym:

a) opracowanie harmonogramu kontroli,

b) wyznaczenie w CST członków zespołów kontrolnych przez pracowników BKA posiadających uprawnienia superkontrolera⁴⁾;

2) wykonywanie kontroli lub przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego na podstawie Instrukcji w zakresie pkt 1, 3, 4 i 6⁵⁾ listy sprawdzającej do weryfikacji osiągnięcia kamienia milowego, a w przypadku kamieni milowych A1G i A2G - wykonywanie kontroli lub przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego reformy ram fiskalnych w pełnym zakresie listy sprawdzającej do weryfikacji osiągnięcia kamienia milowego;

3) przedstawienie informacji o zgłoszonych nieprawidłowościach dotyczących zapobiegania korupcji, nadużyć finansowych, konfliktu interesów i podwójnego finansowania, dotyczących realizowanego kamienia milowego - w zakresie pkt 8 listy sprawdzającej do weryfikacji osiągnięcia kamienia milowego.

4. Planowanie kontroli

4.1. Harmonogram kontroli

Koordynator KPO przekazuje BKA harmonogram, określony w załączniku nr 2a do Porozumienia, na podstawie którego BKA przygotowuje harmonogram kontroli. Harmonogram kontroli przekazuje się Koordynatorowi KPO, KO oraz IK KPO. W przypadku zgłoszenia uwag przez IK KPO do harmonogramu kontroli BKA, zgodnie z rozdziałem 3 pkt 6 Wytycznych w zakresie kontroli, uwzględnia niezwłocznie te uwagi lub przekazuje IK KPO stosowne wyjaśnienia.

KO przekazują niezwłocznie Koordynatorowi KPO i BKA informację o ryzyku zmiany harmonogramu, określonego w załączniku nr 2a do Porozumienia. W takim przypadku BKA dokonuje zmiany harmonogramu kontroli, o której informuje Koordynatora KPO oraz IK KPO.

4.2. Plan kontroli

Zgodnie z § 3 ust. 1 i 2 Instrukcji, BKA wykonuje kontrolę zgodnie z rocznym planem kontroli, który jest przedstawiany do zatwierdzenia Dyrektorowi Generalnemu MF w terminie do 20 grudnia roku poprzedzającego rok, na który plan jest opracowywany. BKA uwzględnia kontrole w rocznym planie kontroli.

4.3. Program kontroli

Kontrolę BKA poprzedza opracowanie programu na podstawie § 7 ust. 1 Instrukcji.

5. Wszczęcie kontroli

KO przekazuje BKA informację o osiągnięciu kamienia milowego w ramach realizacji reformy, o której mowa w pkt 7 rozdziału 3 Wytycznych w zakresie kontroli. Na podstawie tej informacji BKA zakłada sprawę w EZD, przygotowuje program kontroli i zawiadomienie o planowanej kontroli.

Po wyznaczeniu członków zespołu kontrolnego w CST, BKA przekazuje im informację o terminach kontroli. Informacja jest przekazywana również Koordynatorowi KPO.

Pracownicy MF wykonujący kontrolę nie realizują zadań związanych z przygotowaniem i wdrożeniem reformy. Przed zatwierdzeniem przez superkontrolera składu zespołu kontrolnego, BKA sprawdza, czy zostały zachowane zasady niezależności i rozdziału funkcji. Sprawdzenie to jest dokumentowane w liście kontrolnej.

Sprawdzenie jest dokonywane w oparciu o udostępnione przez KO, na wniosek dyrektora BKA na podstawie § 8 Instrukcji, opisy stanowisk pracy pracowników KO wykonujących kontrole oraz dostępną dokumentację związaną z osiągnięciem danego kamienia milowego w ramach realizacji reformy.

Przed przystąpieniem do kontroli BKA weryfikuje, czy członkowie zespołu kontrolnego wypełnili oświadczenie, o którym mowa w pkt 2.2.1 Zasad przeciwdziałania ryzykom związanym z konfliktem interesów oraz zasad przyjmowania i przekazywania prezentów w Ministerstwie Finansów⁶⁾. Pracownicy KO i BKA wypełniają oświadczenie, którego wzór stanowi załącznik do procedury.

6. Uprawnienia pracowników KO wykonujących kontrolę

Do pracowników KO wykonujących kontrolę stosuje się odpowiednio § 13 Instrukcji.

7. Dokumentacja kontroli

Kontrole wykonywane przez KO i BKA są dokumentowane w EZD i CST.

KO dokumentują kontrole w:

1) sporządzanej w EZD⁷⁾ notatce służbowej oraz dokumentach stanowiących podstawę sporządzenia tej notatki;

2) w CST, w którym dla zachowania odpowiedniej ścieżki audytu dołącza się⁸⁾ protokół kontroli BKA oraz wystąpienie lub informację pokontrolną BKA, a także notatkę służbową KO.

8. Wykorzystanie Arachne

BKA weryfikuje, czy Arachne jest odpowiednio wykorzystywane w kontroli wykonywanej przez KO:

1) do analizy ryzyka i wyboru zakresu przedmiotowego i podmiotowego kontroli;

2) w kontrolach krzyżowych.

9. Monitoring kontroli

BKA monitoruje terminowość kontroli KO przez poszczególne zespoły kontrolne. W przypadku zagrożenia lub naruszenia terminu zakończenia kontroli przez zespoły kontrolne w KO dyrektor BKA informuje o tym Koordynatora KPO.

10. Zakończenie kontroli

BKA przekazuje wystąpienie lub informację pokontrolną do wiadomości członkom zespołów kontrolnych.

KO sporządza notatkę pokontrolną na podstawie listy sprawdzającej do weryfikacji osiągnięcia kamienia milowego, którą dołącza do CST.

Załącznik do Szczegółowej procedury
kontroli osiągnięcia kamieni milowych
w ramach reform realizowanych przez
Ministerstwo Finansów w Krajowym
Planie Odbudowy i Zwiększania
Odporności w dziedzinach objętych
działami administracji rządowej - budżet,
finanse publiczne i instytucje finansowe

WZÓR - OŚWIADCZENIE O BEZSTRONNOŚCI I BRAKU KONFLIKTU INTERESÓW

¹⁾ Strona internetowa ARACHNE https://ec.europa.eu/social/main.jsp?catId=325&intPageId=3587&langId=en aby uzyskać więcej informacji należy skontaktować się bezpośrednio z zespołem wsparcia ARACHNE pod adresem: EC-DAC1-SECRETARIAT@ec.europa.eu.

²⁾ rozdział 3 pkt 4 Wytycznych w zakresie kontroli.

³⁾ Jeżeli w przypadku danego kamienia milowego miały zastosowanie inne zasady horyzontalne Unii Europejskiej niż zasada udziału partnerów społecznych w procesie legislacyjnym.

⁴⁾ Superkontrolerem jest pracownik BKA posiadający w CST uprawnienia nadane przez administratora CST.

⁵⁾ W zakresie zasady udziału partnerów społecznych w procesie legislacyjnym.

⁶⁾ Załącznik do zarządzenia Ministra Finansów z dnia 14 maja 2020 r. w sprawie Zasad przeciwdziałania ryzykom związanym z konfliktem interesów oraz zasad przyjmowania i przekazywania prezentów w Ministerstwie Finansów (Dz. Urz. Min. Fin. poz. 65).

⁷⁾ W sprawie prowadzonej w EZD przez BKA.

⁸⁾ Do listy sprawdzającej do weryfikacji osiągnięcia kamienia milowego