Monitor Polski - rok 2001 nr 30 poz. 502

Komisja Wspólnot Europejskich, nazywana dalej „Komisją”, występująca w imieniu oraz na rzecz Wspólnoty Europejskiej, nazywanej dalej „Wspólnotą”,

z jednej strony, oraz

Rząd Rzeczypospolitej Polskiej, występujący w imieniu oraz na rzecz Rzeczypospolitej Polskiej, nazywany dalej „Polską”

z drugiej strony,

nazywane dalej łącznie „Umawiającymi się Stronami”,

zważywszy, że:

(1) Specjalny Przedakcesyjny Program na rzecz Rozwoju Rolnictwa i Obszarów Wiejskich (nazywany dalej „SAPARD”) zapewniający udział finansowy Wspólnoty został ustanowiony na mocy rozporządzenia Rady (WE) nr 1268/1999 z dnia 21 czerwca 1999 r. w sprawie wsparcia Wspólnoty dla przedakcesyjnych środków działania na rzecz rolnictwa oraz rozwoju wsi w krajach kandydujących Europy Środkowej i Wschodniej w okresie poprzedzającym przystąpienie¹;

(2) Polska kwalifikuje się do występowania w roli beneficjenta w ramach SAPARD;

(3) Polska zatwierdziła Plan rozwoju rolnictwa i obszarów wiejskich i przedstawiła ten plan Komisji do zatwierdzenia;

(4) Plan został zatwierdzony jako Program Rozwoju Rolnictwa i Obszarów Wiejskich na mocy decyzji podjętej zgodnie z art. 4 ust. 5 rozporządzenia (WE) nr 1268/1999 w dniu 18 października 2000 r. Konieczne jest określenie warunków wykonania w Polsce Programu Rozwoju Rolnictwa i Obszarów Wiejskich oraz wprowadzania do niego wszelkich zmian;

(5) Program powinien być wykonywany w sposób zdecentralizowany, zgodnie z postanowieniami decyzji Komisji przekazującej zarządzanie pomocą finansową Agencji w Polsce, podjętej zgodnie z postanowieniami art. 12 ust. 2 rozporządzenia Rady (WE) nr 1266/1999 z dnia 21 czerwca 1999 r. w sprawie koordynacji pomocy finansowej dla krajów kandydujących w ramach strategii przedakcesyjnej oraz zmieniającego rozporządzenie (EWG) nr 3906/89²;

uzgodniły, co następuje:

Artykuł 1

Przedmiot

1. Niniejsza umowa ustanawia strukturę techniczną, prawną oraz administracyjną, w ramach której wykonywany jest w Polsce Program na rzecz Rozwoju Rolnictwa i Obszarów Wiejskich (nazywany dalej „Programem”), oraz wszelkie wnoszone do niego poprawki. Odniesienia do zgodności z niniejszą umową będą rozumiane jako obejmujące również zgodność z Programem, Rocznymi Umowami Finansowymi oraz decyzją Komisji, o której mowa w art. 3 ust. 1 rozdziału A załącznika.

2. Polska zapewni prawidłowe wykonanie Programu w Polsce w sposób zdecentralizowany, zgodnie z postanowieniami niniejszej umowy.

3. W przypadku powstania sprzeczności postanowienia niniejszej umowy mają pierwszeństwo nad postanowieniami Programu.

Artykuł 2

Roczna umowa finansowa

1. Po zatwierdzeniu Programu przez Komisję oraz po zawarciu niniejszej umowy corocznie będzie zawierana Roczna umowa finansowa.

2. Zobowiązanie finansowe Wspólnoty będzie określone w Rocznych umowach finansowych. Stanowią one wyłączne instrumenty określające udział finansowy Wspólnoty na rzecz Polski. Każda Roczna umowa finansowa określi:

(a) wyłącznie w odniesieniu do roku, którego to dotyczy, maksymalną wielkość zobowiązania finansowego Wspólnoty na rzecz Polski i okres ważności tego zobowiązania,

(b) w odpowiednich przypadkach - zmiany w zakresie postanowień niniejszej umowy.

3. W chwili przystąpienia do Unii Europejskiej Polska traci uprawnienie do wsparcia w ramach Programu.

Artykuł 3

Kontrola oraz audyt

1. Komisja oraz Trybunał Obrachunkowy Wspólnot Europejskich (nazywany dalej „Trybunałem Obrachunkowym”) mają prawo, w odniesieniu do wykonania Programu, do przysyłania urzędników lub należycie uprawnionych przedstawicieli w celu przeprowadzenia:

(a) misji technicznych oraz finansowych lub audytów w Polsce,

(b) inspekcji mających na celu wykrycie nieprawidłowości oraz defraudacji.

Takie misje, audyty oraz inspekcje mogą obejmować w szczególności badanie systemów oraz procedur, kontrole „na miejscu”:

- projektów oraz beneficjentów, oraz

- w szczególności w odniesieniu do weryfikacji ekonomicznej rzeczywistości ofert cenowych oraz pokwitowań, jak również certyfikatów pochodzenia, dostawców towarów oraz usług dla beneficjentów objętych pomocą finansową w ramach Programu. 

Wspólnota powiadomi z wyprzedzeniem Polskę o takich misjach oraz audytach.

2. Polska będzie prowadzić rejestry oraz rachunki wystarczające do identyfikacji projektów oraz, w odpowiednich przypadkach, usług finansowanych przez Program, zgodnie z rzetelnymi procedurami rachunkowymi, biorąc pod uwagę wymogi określone w niniejszej umowie.

Polska zapewni, aby urzędnicy oraz przedstawiciele, o których mowa w ust. 1, mieli prawo do kontrolowania wszystkich odpowiednich dokumentów, systemów oraz rachunków dotyczących projektów oraz, w odpowiednich przypadkach, usług finansowanych w ramach Programu.

Polska zapewni powiadomienie wszystkich beneficjentów, nie później niż w chwili wyboru ich projektu, o tym, że urzędnicy lub przedstawiciele, o których mowa w ust. 1, mają prawo do przeprowadzania inspekcji na miejscu.

3. Polska dostarczy na życzenie urzędników oraz przedstawicieli, o których mowa w ust. 1, wszelkie dokumenty oraz informacje, włącznie z takimi, które są utworzone oraz przechowywane w formie zapisu elektronicznego, i które dotyczą zaciągniętych zobowiązań oraz wydatków finansowanych w ramach Programu. Polska podejmie odpowiednie działania w celu ułatwienia pracy wspomnianych wcześniej urzędników oraz przedstawicieli Wspólnoty w ramach niniejszej umowy.

Artykuł 4

Rozstrzyganie sporów

Kwestie sporne powstałe pomiędzy Umawiającymi się Stronami, dotyczące niniejszej umowy, zostaną rozstrzygnięte zgodnie z postanowieniami rozdziału G załącznika.

Artykuł 5

Język

1. Każdy kontakt między Komisją a Polską, dotyczący warunków wykonania niniejszej umowy, będzie odbywać się w języku angielskim.

2. Polska zapewni, że do celów sprawdzeń prowadzonych przez Komisję, o których mowa w art. 3 ust. 1 rozdziału A załącznika, odnośne prawodawstwo krajowe, podręczniki procedur, wytyczne, standardowe listy kontrolne, odpowiednie zawiadomienia administracyjne, standardowe dokumenty i formularze będą dostępne w języku angielskim. W przypadku, w którym dokumentacja potrzebna jest dla celów innych niż te sprawdzenia, jednakże nie jest ona dostępna w języku angielskim, Polska dostarczy bezzwłocznie teksty dokumentów w języku angielskim w odpowiedzi na żądanie Komisji.

Artykuł 6

Wypowiedzenie umowy

1. Komisja oraz Polska, zgodnie z ich odpowiednimi, określonymi szczegółowo zobowiązaniami, będą nadzorować wykonanie Programu w ramach niniejszej umowy. Bez naruszenia praw oraz obowiązków określonych w innych miejscach niniejszej umowy, każda z Umawiających się Stron może wypowiedzieć niniejszą umowę w przypadku, gdy druga strona nie wykona któregokolwiek ze swoich zobowiązań dotyczących niniejszej umowy. W razie wykrycia przez jedną ze stron przypadku takiego niewykonania natychmiast powiadomi ona o tym drugą stronę.

2. W razie wykrycia przez Komisję przypadków niezgodności z obowiązkami wynikającymi z niniejszej umowy, Komisja:

(a) powiadomi Polskę o swoich zamiarach, wraz z uzasadnieniem, oraz

(b) będzie mieć prawo w odniesieniu do Programu, jednakże bez wpływu na postanowienia decyzji, o których mowa w art. 11 oraz 12 rozdziału A załącznika:

(i) do dokonywania korekt finansowych wobec Polski,

(ii) do zaprzestania przekazywania Polsce środków płatniczych,

(iii) do wstrzymania się od podejmowania wszelkich nowych zobowiązań finansowych ze strony Wspólnoty, oraz,

(iv) jeżeli jest to stosowne, do wypowiedzenia niniejszej umowy z mocą od czasu pierwszego wykrycia niezgodności.

Artykuł 7

Warunki szczegółowe

Warunki szczegółowe dotyczące wykonania niniejszej umowy są określone w załączniku w następujący sposób:

Artykuł 8

Adresy

Korespondencja dotycząca każdej sprawy objętej zakresem niniejszej umowy, zaopatrzona, w odpowiednich przypadkach, w numer oraz tytuł Programu, powinna być kierowana pod następujące adresy:

dla Wspólnoty:

Komisja Wspólnot Europejskich

Dyrektoriat Generalny Rolnictwa,

Zespół SAPARD

Rue de la Loi, 200

B-1049 Bruksela

Telefon: 00 32 2 29 67 337

Fax: 00 32 2 29 51746

E-mail: agri-sapard@cec.eu.int

dla Polski:

Urząd Komitetu Integracji Europejskiej

Al. Ujazdowskie 9

00-918 Warszawa

Telefon: 00 48 22 6946807

Fax: 00 48 22 6250380

Artykuł 9

Wejście w życie

Niniejsza umowa wchodzi w życie w dniu wzajemnego powiadomienia przez obydwie Umawiające się Strony o zakończeniu wszystkich formalności koniecznych do jej zawarcia.

Artykuł 10

Podpisanie

Niniejsza umowa zostanie sporządzona w dwóch egzemplarzach w języku angielskim oraz w języku polskim; jedynie tekst w języku angielskim będzie autentyczny.

Sporządzono w Brukseli dnia dwudziestego piątego stycznia w roku dwutysięcznym pierwszym.

Załącznik

ROZDZIAŁ A

ZARZĄDZANIE FINANSAMI

Artykuł 1

Zakres

W niniejszym rozdziale określone są przepisy finansowe dotyczące wykonania Programu. Wykonanie Programu będzie uzależnione od przyjęcia decyzji Komisji przekazującej zarządzanie pomocą finansową Agencji oraz od treści takiej decyzji.

Artykuł 2

Definicje

W rozumieniu niniejszej umowy obowiązywać będą następujące definicje:

(a) „Narodowy Fundusz” oznacza organ powołany przez Polskę i podlegający Krajowemu Urzędnikowi Zatwierdzającemu, który działa jako Właściwa Władza;

(b) „Właściwa Władza” oznacza organ w Polsce, który:

(i) wydaje, nadzoruje i wycofuje akredytację Agencji SAPARD,

(ii) powołuje Organ Certyfikujący;

(c) „Agencja SAPARD” oznacza organ powołany przez Polskę i działający na jej odpowiedzialność, który spełnia funkcję wdrażającą oraz funkcję płatniczą. Tylko jedna Agencja SAPARD może być kiedykolwiek akredytowana w Polsce;

(d) „Organ Certyfikujący” oznacza organ, który w swoim działaniu jest niezależny od Agencji SAPARD i sporządza poświadczenia rachunków, sprawozdania dotyczące zarządzania i systemów kontroli oraz sprawdza składniki współfinansowania;

(e) „Rachunek SAPARD w euro” oznacza rachunek otwarty przez Krajowego Urzędnika Zatwierdzającego w imieniu Polski, podlegający odpowiedzialności w instytucji finansowej lub skarbowej i oprocentowany na normalnych warunkach komercyjnych w celu przyjmowania płatności, o których mowa w art. 7, wykorzystywany wyłącznie do transakcji w ramach SAPARD, prowadzony w euro i niepodlegający żadnym opłatom lub podatkom;

(f) „Rok finansowy” oznacza rok kalendarzowy od 1 stycznia do 31 grudnia;

(g) „Działanie” oznacza środek, za którego pomocą realizowany jest priorytet, który umożliwia współfinansowanie projektu; działaniu przypisany jest udział Wspólnoty oraz Polski, jak również zbiór określonych celów;

(h) „Projekt” oznacza każde działanie wykonane w ramach Programu przez końcowych beneficjentów;

(i) „Końcowy beneficjent” oznacza organizację bądź przedsiębiorstwa publiczne lub prywatne odpowiedzialne za prowadzenie projektu;

(j) „Udział Wspólnoty” oznacza część współfinansowaną przez Wspólnotę w odniesieniu do kwalifikujących się całkowitych wydatków ze środków publicznych zrealizowanych w ramach Programu;

(k) „Wydatki ze środków publicznych” oznaczają wydatki ze środków Wspólnoty oraz inne wydatki ze środków publicznych ze wszystkich organów administracji publicznej Polski.

Artykuł 3

Przekazanie zarządzania pomocą

1. Polska umożliwi Komisji sprawdzanie zgodności z warunkami pozycji 1 oraz pozycji 3 rozdziału F, dalej nazywanymi w niniejszym rozdziale „warunkami”, oraz z postanowieniami art. 4-6 oraz art. 14 niniejszego rozdziału przed podjęciem decyzji w sprawie przekazania zarządzania pomocą.

W celu stwierdzenia zgodności z warunkami i artykułami wspomnianymi w pierwszym podpunkcie, Komisja:

(a) zbada procedury i struktury Narodowego Funduszu dotyczące realizacji Programu oraz procedury i struktury Agencji SAPARD i w odpowiednich przypadkach procedury i struktury innych organów, którym mogą być przekazane zadania zgodnie z art. 4 ust. 3, art. 5 ust. 3 i art. 6 ust. 5 niniejszego rozdziału,

(b) będzie przeprowadzać weryfikacje na miejscu.

2. Polska zapewni, że Krajowy Urzędnik Zatwierdzający Polski będzie przez cały czas ponosić pełną odpowiedzialność finansową oraz odpowiedzialność za fundusze wynikające z udziału Wspólnoty. Krajowy Urzędnik Zatwierdzający będzie odgrywać rolę punktu kontaktowego w zakresie informacji finansowych przesyłanych pomiędzy Komisją a Polską.

3. Decyzja o przekazaniu zarządzania pomocą Agencji działającej w Polsce może być podjęta warunkowo, o ile spełnione są warunki oraz postanowienia artykułów wymienionych w pierwszym podpunkcie ust. 1.

Artykuł 4

Zadania Właściwej Władzy

1. Polska zapewni, że przed akredytowaniem Agencji SAPARD, Właściwa Władza zostanie upewniona co do tego, że rozwiązania administracyjne, dotyczące rachunkowości, płatności oraz kontroli wewnętrznej tej Agencji dają następujące gwarancje:

(a) przed zezwoleniem na dokonanie płatności sprawdzana jest możliwość przyjęcia wniosków o płatność oraz ich zgodność z postanowieniami niniejszej umowy;

(b) wykonane zobowiązania oraz płatności są w całości rejestrowane w księgach rachunkowych;

(c) konieczne dokumenty są składane we właściwym terminie oraz w wymaganej formie;

(d) przed podpisaniem kontraktów z beneficjentami oraz przed zapisaniem zobowiązań sprawdzane jest, czy wnioski spełniają warunki kwalifikacji oraz ich zgodność z niniejszą umową.

Agencja SAPARD będzie przechowywać dokumenty uzasadniające wykonane płatności oraz dokumenty wykonania zalecanych kontroli administracyjnych oraz materialnych. W przypadku gdy odpowiednie dokumenty będą przechowywane przez organa odpowiedzialne za autoryzowanie wydatków, organa te muszą przekazać do Agencji SAPARD sprawozdania dotyczące liczby wykonanych kontroli, ich treści oraz działań podjętych w świetle uzyskanych wyników.

2. Polska zapewni, aby decyzja Właściwej Władzy dotycząca akredytacji Agencji SAPARD podejmowana była na podstawie badania procedur i struktur dotyczących rozwiązań, o których mowa w ust. 1. Badanie to obejmie, w szczególności, rozwiązania przyjęte w celu chronienia interesów Wspólnoty w odniesieniu do transakcji, które mają zostać sfinansowane przez Program, biorąc pod uwagę postanowienia art. 5 oraz art. 14 niniejszego rozdziału, a mianowicie:

(a) wykonanie płatności,

(b) zabezpieczenie finansów,

(c) bezpieczeństwo systemów komputerowych,

(d) prowadzenie rachunkowości,

(e) podział obowiązków oraz odpowiedniości kontroli wewnętrznych i zewnętrznych,

(f) gwarancje, które mają zostać uzyskane,

(g) kwoty, które mają zostać odebrane,

(h) wybór projektów, przetargów, kontraktowania, oraz

(i) przestrzeganie zasad dotyczących zamówień publicznych.

3. Badanie, o którym mowa w ust. 2, będzie przeprowadzone zgodnie z przyjętymi międzynarodowo standardami prowadzenia audytu. Właściwa Władza może delegować przeprowadzenie badania do innych organów. W każdym przypadku Krajowy Urzędnik Zatwierdzający, występujący w imieniu Polski, zachowa całkowitą odpowiedzialność.

4. Akredytacja może być udzielona tymczasowo na czas określony, w zależności od wagi problemu, w oczekiwaniu na wdrożenie wszelkich wymaganych zmian do rozwiązań administracyjnych oraz rachunkowych. W sytuacjach, w których przewidywana jest taka tymczasowa akredytacja, zapewniona musi być zadowalająca zgodność z postanowieniami art. 5 oraz art. 14 niniejszego rozdziału, w szczególności w zakresie następujących kryteriów:

(i) procedur pisemnych,

(ii) rozdziału obowiązków,

(iii) zatwierdzania wstępnych projektów oraz kontroli przedpłat,

(iv) procedur płatności,

(v) procedur rachunkowych,

(vi) zabezpieczenia systemów komputerowych,

(vii) audytu wewnętrznego oraz, jeżeli jest to właściwe, przepisów dotyczących zamówień publicznych.

5. Właściwa Władza zapewni, aby system rachunkowy Agencji SAPARD spełniał międzynarodowo akceptowalne standardy rachunkowe.

6. Właściwa Władza podejmie proces akredytacji, w przypadku gdy jest ona przekonana, że badana Agencja SAPARD spełnia wszystkie właściwe wymogi. W innym przypadku Właściwa Władza skieruje do Agencji SAPARD instrukcje dotyczące rozwiązań zarządzeń administracyjnych oraz rachunkowych, a w szczególności dotyczące warunków, których spełnienie będzie wymagane od Agencji, zanim możliwe będzie przyznanie jej akredytacji.

7. Krajowy Urzędnik Zatwierdzający przekaże Komisji następujące dane szczegółowe, dotyczące Agencji SAPARD akredytowanej w celu wykonania zadań wymienionych w art. 5:

(a) nazwę oraz statut Agencji SAPARD;

(b) warunki administracyjne, rachunkowe oraz dotyczące kontroli wewnętrznej, zgodnie z którymi dokonywane są płatności w związku z realizacją Programu;

(c) dokument akredytacyjny zawierający potwierdzenie na piśmie, że organ spełnia kryteria akredytacji, oraz, we właściwych przypadkach, wymieniający instrukcje dotyczące zmian oraz ustalonego okresu;

(d) informacje na temat:

(i) udzielonego jej zakresu odpowiedzialności,

(ii) rozdziału odpowiedzialności pomiędzy jej departamentami,

(iii) rodzaju jej związków z innymi organami, publicznymi oraz prywatnymi, które są również odpowiedzialne za wykonanie działań, w ramach których zapisuje ona wydatki w ciężar programu,

(iv) procedur, w drodze których uzyskiwane, weryfikowane oraz zatwierdzane są wnioski o płatność beneficjentów, oraz w drodze których ma miejsce autoryzacja, pokrycie oraz wyliczanie się z wydatków,

(v) przepisów w sprawie audytu wewnętrznego.

Krajowy Urzędnik Zatwierdzający powiadomi z wyprzedzeniem Komisję o każdej zmianie proponowanej w odniesieniu do tych danych szczegółowych przed wprowadzeniem takiej zmiany.

8. Polska zapewni, aby Właściwa Władza monitorowała akredytację oraz natychmiast wycofywała akredytację w przypadku, gdy działania Agencji SAPARD nie spełniają któregokolwiek z kryteriów wymienionych w ust. 4 (i)-(vii). Krajowy Urzędnik Zatwierdzający natychmiast powiadomi Komisję o takich przypadkach.

Artykuł 5

Zadania Agencji SAPARD w zakresie wdrażania i płatności

1. Funkcja wdrażająca Agencji SAPARD obejmuje:

(a) wzywanie do składania wniosków i ogłaszanie warunków kwalifikacji,

(b) wybór projektów, włącznie ze stosowaniem kryteriów rankingu,

(c) sprawdzenie wniosków w ramach zatwierdzania projektów pod względem warunków ogólnych, warunków kwalifikacji oraz zgodności z niniejszą umową, włącznie, jeżeli jest to właściwe, z przepisami dotyczącymi zamówień publicznych,

(d) ustanawianie na piśmie zobowiązań umownych pomiędzy Agencją a potencjalnymi beneficjentami zawierających informacje o możliwych sankcjach w przypadku niewypełnienia tych zobowiązań oraz, w razie potrzeby, wydawanie zezwolenia na rozpoczęcie prac,

(e) przeprowadzenie kontroli na miejscu w celu sprawdzenia warunków kwalifikacji zarówno przed, jak i po zatwierdzeniu projektu,

(f) działania monitorujące w celu zapewnienia postępów wdrażanych projektów,

(g) sprawozdawczość w zakresie postępów wdrażanych działań w oparciu o wskaźniki,

(h) zapewnienie informowania beneficjentów o udziale Wspólnoty w projekcie.

2. Funkcja płatnicza Agencji SAPARD obejmuje:

(a) sprawdzanie wniosków o płatność,

(b) przeprowadzenie kontroli na miejscu i stwierdzanie dopuszczalności do płatności,

(c) zezwalanie na płatność,

(d) dokonywanie płatności,

(e) księgowanie zobowiązań i płatności,

(f) w przypadkach, w których wymagają tego zobowiązania umowne pomiędzy Agencją SAPARD a beneficjentem lub postanowienia Programu - kontrolę beneficjentów po dokonaniu płatności pomocy finansowej w celu sprawdzenia, czy warunki dotacji są nadal przestrzegane.

3. Jeżeli funkcje wdrażająca i płatnicza nie są wykonywane w ramach jednej struktury administracyjnej, Agencja SAPARD może przekazywać je do innych stron, pod warunkiem spełnienia przepisów art. 14.2.3.1-14.2.3.8 niniejszego rozdziału. Jednakże w żadnym przypadku funkcje dokonywania płatności oraz księgowania zobowiązań i płatności wymienionych w art. 14.1.2 i art. 14.1.3 nie mogą być przekazywane. Zatwierdzanie projektów, kontrole na miejscu oraz dokonywanie płatności muszą być wykonywane w oparciu o właściwy rozdział obowiązków.

4. Polska zapewni, że wszelkie proponowane zmiany w zasadach wdrażania lub płatności Agencji SAPARD po jej akredytacji będą przedkładane Komisji przez Właściwą Władzę w celu badania przed ich wdrożeniem.

5. Polska zapewni, że w przypadku, gdy Agencja SAPARD nie wypełnia również funkcji Władzy Zarządzającej przewidzianych w art. 2 lit. (c) rozdziału B, przekazuje ona tej Władzy informacje konieczne do wykonywania jej funkcji.

6. W odniesieniu do inwestowania w projekty infrastrukturalne, co do których można oczekiwać wytworzenia znacznego dochodu netto, Agencja SAPARD przed zawarciem umów z potencjalnymi beneficjentami projektu oceni, czy dany projekt jest tego rodzaju. W razie uznania, że tak jest, Agencja zapewni, aby pomoc ze wszystkich źródeł publicznych nie przekroczyła 50% kwalifikujących się kosztów całkowitych.

7. W odniesieniu do inwestycji w projekty, z wyjątkiem inwestycji w zakresie infrastruktury niegenerujących znacznego dochodu netto, Agencja SAPARD zapewni, aby skumulowana pomoc ze środków publicznych, udzielona w ramach Programu ze wszystkich źródeł, nie przekraczała 50% kwalifikujących się kosztów całkowitych któregokolwiek projektu. Działania dotyczące szkolenia uważane są do celów niniejszego ustępu za kapitał ludzki, a nie za inwestycję.

Artykuł 6

Zadania Organu Certyfikującego

1. Polska zapewni, że zadania Organu Certyfikującego obejmą:

(a) wydawanie poświadczenia rocznych rachunków Agencji SAPARD oraz rachunku SAPARD w euro, dotyczącego integralności, dokładności oraz prawdziwości tych rachunków,

(b) coroczne sprawozdania określające, czy systemy zarządzania i kontroli Agencji SAPARD są odpowiednie pod względem ich zdolności do zapewnienia zgodności wydatków z art. 7 ust. 1 niniejszego rozdziału,

(c) sprawdzanie istnienia i poprawności krajowego składnika współfinansowania, o którym mowa w art. 8 ust. 2 niniejszego rozdziału.

2. Organ Certyfikujący będzie oddziałem lub organem, który jest operacyjnie niezależny od Agencji SAPARD oraz który dysponuje odpowiednimi zdolnościami technicznymi.

3. Poświadczenie, o którym mowa w ust. 1, zostanie oparte na badaniu procedur oraz próbek transakcji. Obejmie ono potwierdzenie zgodności płatności z niniejszą umową w odniesieniu do możliwości struktur administracyjnych Agencji SAPARD oraz Narodowego Funduszu i zapewnienie tego, że taka zgodność została skontrolowana przed dokonaniem płatności.

4. Sprawozdanie, o którym mowa w ust. 1 lit. (b), wykaże, czy:

(a) procedury Agencji SAPARD, ze szczególnym odniesieniem do kryteriów oraz funkcji wymienionych w art. 4 i 5 oraz w art. 14 niniejszego rozdziału mają charakter wystarczający do zapewnienia, że operacje, którymi obciążony jest Program, są zgodne z niniejszą umową oraz jakie zalecenia zostały wydane w celu ulepszenia systemów,

(b) coroczne rachunki, o których mowa w art. 11 niniejszego rozdziału, są zgodne z księgami oraz rejestrami Agencji SAPARD,

(c) deklaracje wydatków przewidziane postanowieniami art. 9 niniejszego rozdziału oraz rozdziału D są materialnie prawdziwym wyczerpującym oraz dokładnym zapisem operacji, którymi został obciążony Program,

(d) interesy finansowe Wspólnoty są prawidłowo chronione, w odniesieniu do odebranych kwot oraz, w odpowiednich przypadkach, uzyskanych gwarancji,

(e) postępowano zgodnie z zaleceniami w sprawie ulepszenia systemów, przekazanymi do Agencji SAPARD,

(f) w roku finansowym, którego to dotyczy, miały miejsce jakiekolwiek nietypowe transakcje bądź trudności techniczne,

(g) od czasu poprzedniego sprawozdania informacyjnego dokonane zostały jakiekolwiek istotne modyfikacje.

Sprawozdaniu towarzyszyć będzie informacja na temat liczby oraz kwalifikacji pracowników realizujących audyt, na temat wykonanej pracy, na temat liczby zbadanych transakcji, na temat uzyskanego stopnia ważności oraz pewności, na temat każdej ujawnionej słabości oraz zaleceń udzielonych w celu polepszenia, oraz na temat działalności zarówno Organu Certyfikującego, jak i innych organów audytowych, wewnętrznych oraz zewnętrznych względem Agencji SAPARD, od których uzyskane zostały wszystkie bądź część zapewnień dla Organu Certyfikującego w zakresie spraw stanowiących przedmiot sprawozdania.

5. Organ Certyfikujący przeprowadzi swoje badania zgodnie z przyjętymi międzynarodowo standardami prowadzenia audytu oraz z wytycznymi wymienionymi w rozdziale E. Jeśli wyznaczony organ jest Krajowym Urzędem Audytowym lub organem równoważnym, może on zlecać niektóre lub wszystkie zadania związane z badaniem, o których mowa w ust. 3, pod warunkiem że zadania te będą skutecznie wykonywane. W każdym przypadku Organ Certyfikujący zachowuje ogólną odpowiedzialność.

6. Kontrole będą przeprowadzane zarówno podczas, jak i po zakończeniu każdego roku finansowego.

7. Krajowy Urzędnik Zatwierdzający zapewni, że certyfikat Organu Certyfikującego w sprawie rocznego rachunku oraz sprawozdania z audytu na temat jego wyników, o których mowa w ustępie 1, będzie w szczególności stwierdzać, czy organ ten uzyskał wystarczające zapewnienie, że rachunki, które mają zostać przekazane Komisji, są zgodne z prawdą, wyczerpujące oraz dokładne oraz że procedury kontroli wewnętrznej działały w sposób zadowalający. Certyfikat oraz sprawozdanie zostaną sporządzone najpóźniej do dnia 15 kwietnia roku następującego po danym roku finansowym i przekazywane przez Właściwą Władzę Komisji najpóźniej w dniu 30 kwietnia. Komitet Monitorujący, o którym mowa w art. 7 rozdziału B, otrzymuje kopię tego sprawozdania.

Artykuł 7

Zobowiązania oraz płatności ze strony Komisji

1. Wyłącznie pomoc w ramach SAPARD przyznana zgodnie z niniejszą umową podlega współfinansowaniu przez Wspólnotę.

2. Płatności dotyczące wkładu Wspólnoty dokonywane będą przez Komisję zgodnie z postanowieniami Rocznej Umowy Finansowej (Rocznych Umów Finansowych), o której mowa w art. 2 niniejszej umowy, na rachunek SAPARD prowadzony w euro oraz pod warunkiem, że weryfikacje, o których mowa w art. 9 niniejszego rozdziału, nie wskazały na żadne problemy. Krajowy Urzędnik Zatwierdzający przekaże szczegółowe dane dotyczące tego rachunku do Komisji zgodnie z formularzem D-3 w rozdziale D.

3. Płatności zostaną przekazane do najwcześniejszego otwartego zobowiązania.

Zobowiązania z budżetu Wspólnoty na rzecz Polski zostaną dokonane na rachunkach Komisji na podstawie decyzji Komisji autoryzującej podpisanie każdej Rocznej Umowy Finansowej.

Generalnie zobowiązania będą dokonywane corocznie. Pierwsze zobowiązanie w rachunkach Komisji na rzecz Polski zostanie dokonane po podjęciu przez Komisję decyzji zezwalającej na podpisanie Rocznej Umowy Finansowej. Kolejne zobowiązania będą dokonywane każdego roku na mocy decyzji Komisji zezwalającej na podpisanie każdej Rocznej Umowy Finansowej. Każde roczne zobowiązanie zostanie określone w Rocznej Umowie Finansowej.

4. Komisja automatycznie wycofa:

(a) całość zobowiązania dotyczącego każdego roku, w razie niepodpisania Rocznej Umowy Finansowej do końca roku następnego;

(b) każdą część zobowiązania, która nie została uregulowana przez płatność na rachunek lub dla której Komisja nie uzyskała wniosku o płatność, zawierającego wszystkie elementy konieczne do umożliwienia płatności przez Komisję zgodnie z ust. 6, do końca drugiego roku następującego po roku, w którym miało miejsce zobowiązanie.

5. W zależności od dostępnych środków, Komisja dokona pierwszej płatności zaliczkowej na rachunek SAPARD w euro. Płatność ta, która może być zrealizowana w większej niż jedna liczbie rat, nie przekroczy 49% rocznego zobowiązania wobec Polski, określonego w pierwszej Rocznej Umowie Finansowej. Płatność będzie dokonana po przyjęciu Programu, pod warunkiem że akredytacja Agencji SAPARD była przedmiotem decyzji, o której mowa w art. 3 ust. 1 niniejszego rozdziału, oraz po zawarciu niniejszej umowy oraz pierwszej Rocznej Umowy Finansowej. Płatność podlega zwrotowi w euro wraz ze wszystkimi narosłymi odsetkami, jeśli żaden akceptowalny wniosek o płatność zgodny z postanowieniami art. 9 niniejszego rozdziału nie zostanie otrzymany przez Komisję w ciągu 18 miesięcy od daty pierwszej raty tej płatności.

W przypadkach, w których dokonana płatność zaliczkowa jest mniejsza niż 49%, dopuszcza się przedłożenie Komisji wniosku o dodatkowe płatności zaliczkowe w ramach tego ogólnego limitu na podstawie sumy deklaracji wydatków, wspomnianych w art. 8 ust. 1 lit. (b) niniejszego rozdziału, które jeszcze nie zostały uregulowane. W zależności od dostępności środków Komisja dokona dalszych płatności zaliczkowych, odzwierciedlających te przewidywane potrzeby.

Przez cały czas trwania Programu Krajowy Urzędnik Zatwierdzający będzie korzystać z płatności zaliczkowych wyłącznie w celu wypłaty wkładu Wspólnoty w wydatki zgodne z niniejszą umową. Wszystkie odsetki narosłe od płatności zaliczkowych będą wykorzystane wyłącznie na cele Programu.

6. Płatności przejściowe, inne niż płatności zaliczkowe, będą dokonywane przez Komisję w celu pokrycia wydatków rzeczywiście wypłaconych w ramach Programu zgodnie z poświadczeniem przez Krajowego Urzędnika Zatwierdzającego, zgodnie z postanowieniami art. 9 niniejszego rozdziału. Takie płatności będą obliczane oraz dokonywane na poziomie działań zawartych w planie finansowym Programu.

Będą one podlegać następującym warunkom:

(a) ostatnie należne sprawozdanie na temat realizacji, zawierające informacje wymienione w art. 8 ust. 5 rozdziału B, musi być przekazane do Komisji;

(b) średnioterminowa ocena, o której mowa w art. 10 rozdziału B, musi być przekazana do Komisji w należnym terminie;

(c) wydatki według działań muszą być zgodne z Programem, włącznie, w odpowiednich przypadkach, z elastycznością pomiędzy działaniami oraz w granicach wkładu Wspólnoty zgodnie z zawartą Roczną Umową Finansową;

(d) w odpowiedzi na wszelkie zalecenia, o których mowa w art. 8 ust. 3 rozdziału B, podjęte musi zostać działanie w określonym okresie, lub - gdy przeznaczeniem tych zaleceń jest naprawa poważnych problemów w systemie monitoringu bądź zarządzania, które utrudniają prawidłowy zarząd finansami Programu - Polska musi przedstawić powody wyjaśniające, dlaczego nie podjęte zostało działanie; działanie musi zostać podjęte w odpowiedzi na każde żądanie Komisji podjęcia czynności korygujących;

(e) muszą zostać uwzględnione finansowe konsekwencje każdej decyzji podjętej zgodnie z postanowieniami art. 11 oraz art. 12 niniejszego rozdziału;

(f) dostarczone zostały żądane przez Komisję informacje konieczne do wyjaśnienia wszelkich elementów dotyczących wniosków o płatność.

Polska oraz Krajowy Urzędnik Zatwierdzający zostaną natychmiast powiadomieni przez Komisję o każdym przypadku, gdy któryś z tych warunków nie jest spełniony. Przed przyjęciem wniosku o dokonanie płatności podejmą oni niezbędne kroki w celu zaradzenia tej sytuacji.

7. Połączona suma płatności, o których mowa w ust. 5 oraz ust. 6, które są dokonywane w związku z Programem przed płatnością dokonywaną zgodnie z postanowieniami ust. 8, nie może przekroczyć 95% zobowiązania Wspólnoty na rzecz Programu.

8. Końcowe saldo Programu zostanie wypłacone:

(a) jeżeli w terminie sześciu miesięcy od ostatecznej daty płatności ustanowionej w ostatecznej Rocznej Umowie Finansowej Krajowy Urzędnik Zatwierdzający przedłoży Komisji poświadczone oświadczenie w sprawie wydatków faktycznie poniesionych, zgodnie z postanowieniami art. 9 niniejszego rozdziału;

(b) jeśli ostateczne sprawozdanie dotyczące realizacji zostało przedstawione oraz zatwierdzone przez Komisję;

(c) gdy zostały przyjęte decyzje, o których mowa w art. 11 oraz art. 12 niniejszego rozdziału.

Artykuł 8

Płatności ze strony Agencji SAPARD

1. Polska zapewni, aby płatności ze strony Agencji SAPARD dla beneficjenta były:

(a) dokonywane w krajowych środkach płatniczych i zapisywane w ciężar rachunku SAPARD w euro. Polecenie/polecenia płatności dla beneficjenta/beneficjentów lub ich pełnomocników będą, zgodnie z ogólnie przyjętą zasadą, wydawane w terminie 5 dni od daty takiego zapisania,

(b) oparte na deklaracjach wydatków poniesionych przez beneficjenta, potwierdzonych oryginałami otrzymanych faktur bądź innymi odpowiednimi dokumentami, w przypadku gdy, zgodnie z Programem, pomoc finansowa nie jest funkcją wydatków. Deklaracje te obejmą wyłącznie wydatki lub, w przypadku gdy pomoc finansowa nie jest funkcją wydatków, wydarzenia, mające miejsce nie wcześniej niż w dniu, w którym zawarty został kontrakt czyniący z osoby występującej z wnioskiem o płatność beneficjenta w ramach Programu z uwagi na dany projekt, z wyjątkiem tych, które dotyczą wykonalności oraz związanych z nią studiów, jednakże w żadnym wypadku dotyczących projektów wybranych, kontraktów zawartych przez (bądź w imieniu) Agencję SAPARD oraz beneficjentów, oraz wydatków poniesionych wcześniej niż data (daty) wymienione w decyzji Komisji, o której mowa w art. 3 ust. 1 niniejszego rozdziału. Jeśli oryginały faktur lub innych odpowiednich dokumentów, o których mowa w niniejszym podpunkcie, nie są zatrzymywane przez Agencję SAPARD po ich otrzymaniu, Agencja SAPARD zapewni wykonanie kopii i podejmie czynności zapewniające udostępnienie oryginałów dla celów audytu i kontroli.

2. Agencja SAPARD zapewni, że udział Wspólnoty będzie realizowany równocześnie z udziałem publicznym ze środków wszystkich innych organów administracji publicznej. Jednakże w przypadku beneficjentów z sektora publicznego udział Wspólnoty może zostać wniesiony później niż udział innych organów publicznych. W żadnym wypadku udział Wspólnoty nie może być wniesiony wcześniej niż udziały organów administracji publicznej w Polsce.

3. Agencja SAPARD zapewni, że całkowite wydatki publiczne dokonane przez wszystkie organa administracji publicznej w Polsce dla każdego działania oraz projektu są możliwe do zidentyfikowania w Agencji SAPARD.

4. Agencja SAPARD zachowa wykazy wszystkich płatności, obejmujące co najmniej następujące informacje:

(a) kwotę w walucie krajowej,

(b) odpowiadającą jej kwotę w euro.

Proporcje udziałów Wspólnoty oraz udziału krajowego do wydatków publicznych oraz całkowitych wydatków publicznych do kosztów całkowitych kwalifikujących się do objęcia zostaną określone w walucie krajowej.

5. Agencja SAPARD zapewni, że wszelkie kwoty uznane przez nią za wypłacone niewłaściwie, przekraczające należne sumy, stwierdzone przez nią oraz które zostały włączone do deklaracji wydatków zapisanych w ciężar rachunku SAPARD w euro, będą zapisywane w terminie 5 dni na rachunku SAPARD w euro oraz potrącane z następnego wniosku o płatność do Komisji, o którym mowa w art. 9 niniejszego rozdziału.

6. Agencja SAPARD zapewni terminowe rozpatrywanie wniosków o płatność ze strony beneficjentów. W przypadkach, w których okres pomiędzy otrzymaniem dokumentacji wspierającej, wymaganej do dokonania płatności, a wydaniem polecenia płatności przekracza trzy miesiące, współfinansowanie przez Wspólnotę może zostać zmniejszone.

Artykuł 9

Wniosek o płatność ze strony Wspólnoty

1. Agencja SAPARD przedstawi co kwartał wnioski o płatność zgodnie z formularzem D-1 przedstawionym w rozdziale D, podpisanym i potwierdzonym oraz przekazanym Komisji przez Krajowego Urzędnika Zatwierdzającego w imieniu Polski w ciągu miesiąca od końca każdego kwartału. Jednakże dodatkowe wnioski mogą być składane tylko w przypadkach uzasadnionych na podstawie ryzyka wyczerpania salda netto rachunku SAPARD w euro przed rozpatrzeniem następnego wniosku kwartalnego.

2. Komisja sprawdzi wnioski o płatność, uwzględniając postanowienia art. 7 niniejszego rozdziału.

3. Wydatki deklarowane we wnioskach o płatność będą zwracane przez Komisję w ciągu dwóch miesięcy od otrzymania przez nią dopuszczalnego wniosku o płatność, pod warunkiem że:

(a) weryfikacje, o których mowa w art. 7 ust. 6 oraz, w odpowiednich przypadkach, w art. 7 ust. 8 niniejszego rozdziału, nie wykazały żadnych problemów;

(b) nie została podjęta decyzja o wstrzymaniu płatności w odniesieniu do działania (działań) będących przedmiotem tego wniosku o płatność, którego to dotyczy;

(c) środki są dostępne.

Artykuł 10

Kurs wymiany walut i oprocentowanie

1. Polska zapewni, że kurs zarejestrowany do celów wymiany pomiędzy euro a walutą krajową jest tym, który został opublikowany dla Polski przez Centralny Bank Europejski w internecie o godzinie 14:15 czasu środkowoeuropejskiego:

(a) w odniesieniu do płatności dokonywanych przez Agencję SAPARD - według kursu obowiązującego w przedostatnim dniu roboczym Komisji w miesiącu poprzedzającym miesiąc, w ciągu którego wydatek został zapisany w księgach rachunkowych Agencji SAPARD. W księgach podaje się datę wydania polecenia płatności beneficjentowi lub jego pełnomocnikowi;

(b) w odniesieniu do nadpłat dokonanych przez Agencję SAPARD - według kursu obowiązującego w przedostatnim dniu roboczym Komisji w miesiącu poprzedzającym miesiąc, w ciągu którego po raz pierwszy zostały stwierdzone nadpłaty;

(c) w odniesieniu do kwot ustalonych w rozliczeniu rachunków i w decyzjach dotyczących zgodności rozliczenia - według kursu obowiązującego w przedostatnim dniu roboczym Komisji w miesiącu poprzedzającym miesiąc, w ciągu którego decyzja została podjęta;

(d) w odniesieniu do należności poddanych windykacji zgodnie z art. 14.2.8 niniejszego rozdziału - według kursu obowiązującego w przedostatnim dniu roboczym Komisji w miesiącu poprzedzającym miesiąc, w ciągu którego należność została spłacona;

(e) w odniesieniu do sum utraconych w wyniku nieprawidłowości i odzyskanych zgodnie z art. 13 niniejszego rozdziału - według kursu obowiązującego w przedostatnim dniu roboczym Komisji w miesiącu poprzedzającym miesiąc, w ciągu którego sumy te zostały odzyskane;

(f) w odniesieniu do odsetek narosłych na rachunku Agencji SAPARD - w dniu, w którym odsetki zostały zapisane na co najmniej miesięcznym rachunku.

W sytuacji nieopublikowania kursu dla danego dnia, stosowany jest kurs podany w ostatnim roboczym dniu publikacji.

2. W przypadku niewypełnienia terminów określonych w decyzjach podjętych zgodnie z postanowieniami art. 11 oraz art. 12 niniejszego rozdziału, wszelkie zaległe kwoty są oprocentowane na poziomie równym wysokości stopy Euribor dla wkładów trzymiesięcznych, publikowanej przez Centralny Bank Europejski, plus 1,5 punktu procentowego. Ten poziom stanowi średnią miesięczną miesiąca, w którym decyzje te zostały podjęte.

3. Polska zapewni, że odsetki nagromadzone na rachunku SAPARD w euro będą wykorzystywane wyłącznie na rzecz Programu. Rachunki związane z funduszami SAPARD prowadzone przez Agencję SAPARD będą oprocentowane na zwykłych warunkach komercyjnych. Odsetki narosłe na tych rachunkach z tytułu udziału finansowego Wspólnoty będą także wykorzystywane wyłącznie na Program i nie będą przedmiotem żadnych opłat ani podatków. Całość odsetek z tytułu udziału Wspólnoty będzie uważana za wielkość dodatkową w stosunku do kwot obejmowanych przez Roczne Umowy Finansowe oraz będzie traktowana jako dalszy udział finansowy Wspólnoty. Stosowne zmiany w Programie będą dokonywane zgodnie z art. 7 rozdziału B.

Artykuł 11

Decyzja w sprawie rozliczenia rachunków

1. Polska zapewni, że Krajowy Urzędnik Zatwierdzający przedłoży Komisji, najpóźniej do dnia 30 kwietnia roku następującego po danym roku finansowym, roczne rachunki Agencji SAPARD wraz z informacjami, o których mowa w art. 6 ust. 1 niniejszego rozdziału, dotyczącymi Agencji SAPARD oraz Narodowego Funduszu, i odnoszące się do transakcji finansowanych w ramach Programu.

2. Rachunki, o których mowa w ust. 1, zostaną przedłożone na formularzu D-2 przedstawionym w rozdziale D.

3. Wydatki deklarowane w odniesieniu do danego miesiąca muszą dotyczyć dokonanych płatności z potrąceniem wszelkich wpływów.

Właściwym dniem dla płatności będzie dzień, w którym Agencja SAPARD wystała polecenie dokonania płatności do instytucji finansowej lub beneficjenta, lub jego pełnomocnika. Właściwym dniem dla wpływów będzie dzień, w którym kwota została zapisana na rachunku.

Deklarowane wydatki mogą zawierać korekty, dotyczące danych zawartych w sprawozdaniach, dotyczących poprzednich miesięcy w tym samym roku finansowym.

Dla danego roku finansowego zostaną wzięte pod uwagę wszystkie transakcje zapisane w tym roku na rachunkach Agencji SAPARD.

4. W przypadku gdy płatności należne w ramach Programu obciążone są przez wnioski o płatność, zostaną one uznane za dokonane w całości w rozumieniu drugiego akapitu ust. 3:

- w dniu płatności sumy wciąż należnej beneficjentowi, jeżeli wielkość wniosku o płatność jest mniejsza od wielkości rozliczonych wydatków,

- w dniu rozliczenia wydatków, jeśli ich wielkość jest mniejsza bądź równa wielkości wniosku o płatność.

5. Niewykonane polecenia płatności oraz płatności zapisane w ciężar rachunku, a następnie ponownie zapisywane na dobro tego rachunku, zostaną przedstawione na formularzu D-2 jako potrącenia z wydatków, w miesiącu przekazania Agencji SAPARD informacji o niedopełnieniu wykonania lub anulowaniu.

6. Najpóźniej do dnia 30 września roku następującego po roku finansowym, którego to dotyczy, na podstawie informacji, o których mowa w ust. 1, Komisja podejmie decyzję w sprawie rozliczenia rachunków Agencji SAPARD (nazywaną dalej „decyzją w sprawie rozliczenia rachunków”).

Decyzja w sprawie rozliczenia rachunków obejmuje integralność, dokładność oraz wiarygodność przedstawionych rachunków oraz nie ma wpływu na przyjęcie kolejnej decyzji w sprawie rozliczenia zgodności, zgodnie z postanowieniami art. 12 niniejszego rozdziału.

Decyzja w sprawie rozliczenia rachunków obejmuje również rozliczenie rachunku SAPARD w euro oraz kwoty do zapisania na dobro tego rachunku zgodnie z postanowieniami art. 13 ust. 2 oraz art. 14.2.8 niniejszego rozdziału.

7. Komisja powiadomi Polskę o wynikach weryfikacji dostarczonych informacji wraz ze wszystkimi proponowanymi przez nią poprawkami najpóźniej do dnia 15 lipca następującego po upływie roku finansowego. Jeżeli z powodów, które można przypisać Polsce, Komisja nie będzie w stanie rozliczyć rachunków Polski najpóźniej do dnia 30 września, wówczas Komisja powiadomi Polskę o dalszym postępowaniu, które proponuje.

8. Kwota ustalona na mocy decyzji w sprawie rozliczenia rachunków jest dodawana do lub odejmowana od następnej płatności (następnych płatności) Komisji na rzecz Polski. Jednakże gdy kwota, która ma zostać odjęta, ustalona na mocy decyzji w sprawie rozliczenia rachunków, przekroczy poziom możliwych następnych płatności, Krajowy Urzędnik Zatwierdzający, w imieniu Polski, zapewni, że kwota niezbilansowana zostanie zapisana na dobro Komisji w euro w ciągu dwóch miesięcy od przyjęcia tej decyzji. Jednakże Komisja może w indywidualnych przypadkach podjąć decyzję, że każda kwota, która ma zostać zapisana na jej dobro, zostanie potrącona z ciężaru płatności należnych Polsce od Komisji w ramach dowolnego instrumentu Wspólnoty.

Artykuł 12

Decyzja w sprawie rozliczenia zgodności

1. Komisja podejmie decyzję (nazywaną dalej „decyzją w sprawie rozliczenia zgodności”) o wykluczeniu wydatku z współfinansowania przez Wspólnotę, jeśli stwierdzi, że wydatek ten nie został poniesiony zgodnie z postanowieniami niniejszej umowy.

2. W przypadku gdy w wyniku badań Komisja uzna, że wydatek nie został dokonany zgodnie z postanowieniami niniejszej umowy, przed podjęciem decyzji w sprawie rozliczenia zgodności powiadomi ona na piśmie Krajowego Urzędnika Zatwierdzającego o wynikach swoich kontroli oraz wskaże działania korygujące, które muszą być podjęte w celu doprowadzenia do zgodności w przyszłości. Takie powiadomienie może, w odpowiednich przypadkach, zawierać odniesienia do właściwych artykułów niniejszej wieloletniej umowy finansowej, Programu, decyzji, o której mowa w art. 3 ust. 1 niniejszego rozdziału, oraz Rocznej Umowy Finansowej (Rocznych Umów Finansowych).

3. Krajowy Urzędnik Zatwierdzający udzieli odpowiedzi na piśmie w terminie dwóch miesięcy, w konsekwencji czego Komisja może zmienić swoje stanowisko. W usprawiedliwionych przypadkach Komisja może wyrazić zgodę na przedłużenie tego terminu udzielenia odpowiedzi.

Po wygaśnięciu okresu na udzielenie odpowiedzi Komisja zaprosi Polskę do dwustronnych rozmów, podczas których obydwie strony usiłują doprowadzić do porozumienia co do działania, które ma zostać podjęte, oraz w sprawie oceny wagi naruszenia oraz straty finansowej na rzecz Wspólnoty. Następnie, po wspomnianych rozmowach oraz każdym terminie ostatecznym ustalonym po tych rozmowach przez Komisję w sprawie dostarczenia dalszych informacji lub w przypadku, gdy Polska nie przyjmie zaproszenia na spotkanie przed terminem ostatecznym ustalonym przez Komisję, po upływie tego terminu ostatecznego Komisja formalnie przekaże Polsce swoje wnioski.

W przypadku gdy porozumienie nie zostanie osiągnięte, Krajowy Urzędnik Zatwierdzający może w imieniu Polski zwrócić się o wszczęcie procedury przewidzianej w pozycji 9 rozdziału F, mając na uwadze przeprowadzenie mediacji pomiędzy odpowiednimi stanowiskami w okresie czterech miesięcy. Wyniki tej procedury zostaną wymienione w sprawozdaniu sporządzonym przez Organ Pojednawczy, z uwzględnieniem postanowień pozycji 9 rozdziału F. Sprawozdanie zostanie przesłane do Komisji i zbadane przez nią, przed podjęciem decyzji w sprawie rozliczenia zgodności.

4. Komisja przeprowadzi ocenę kwot przeznaczonych do wyłączenia, uwzględniając przede wszystkim stopień ujawnionej niezgodności. Komisja uwzględni charakter oraz wagę naruszenia oraz wielkość niebezpieczeństwa straty finansowej na rzecz Wspólnoty.

5. Odmowa finansowania nie może obejmować wydatku na działanie, w odniesieniu do którego ostateczna płatność miała miejsce przed dwudziestoczteromiesięcznym okresem poprzedzającym pisemne zawiadomienie wystosowane przez Komisję do Krajowego Urzędnika Zatwierdzającego w sprawie wyników kontroli, o których mowa w ust. 2. Nie stosuje się to do konsekwencji finansowych dotyczących nieprawidłowości omówionych w art. 13 niniejszego rozdziału. W razie gdy teksty w języku angielskim, konieczne do wykonania tych kontroli, nie będą dostępne, okres ten zostanie przedłużony o czas upływający pomiędzy wystosowanym przez Komisję żądaniem dokumentów w języku angielskim a ich otrzymaniem.

6. W przypadkach gdy kontrole nie zostały w sposób poprawny ustanowione lub wykonane przez Agencję SAPARD, zastosowana może zostać korekta finansowa, mogąca obejmować stosowanie korekt o jednolitej stawce, której poziom będzie proporcjonalny do wielkości niebezpieczeństwa straty finansowej ponoszonej przez Wspólnotę.

7. Powiadomienie o kwocie do odzyskania zgodnie z decyzją w sprawie rozliczenia zgodności będzie przekazywane Krajowemu Urzędnikowi Zatwierdzającemu, który w imieniu Polski zapewni przekazanie tej kwoty na rachunek SAPARD w euro w ciągu dwóch miesięcy po podjęciu decyzji w sprawie rozliczenia zgodności oraz odpisanie jej od następnego wniosku o płatność przedstawianego Komisji. Jednakże Komisja może, w indywidualnych przypadkach, podjąć decyzję, że każda kwota, która ma zostać zapisana na jej dobro, zostanie potrącona z ciężaru płatności należnych Polsce od Komisji w ramach dowolnego instrumentu Wspólnoty.

8. Kwota, która ma zostać poddana windykacji zgodnie z decyzją w sprawie rozliczenia zgodności, nie podlega realokacji na rzecz Programu.

Artykuł 13

Przepisy dotyczące dokumentacji i kontroli

1. Polska bez naruszenia postanowień niniejszej umowy, zgodnie z przepisami krajowymi ustanowionymi na mocy prawa, regulacji lub działań administracyjnych, podejmie działania konieczne do:

(a) upewnienia się co do tego, że finansowane transakcje są rzeczywiście przeprowadzane oraz wykonywane w sposób prawidłowy;

(b) zapobieżenia oraz naprawy nieprawidłowości;

(c) windykacji sum utraconych w wyniku nieprawidłowości lub zaniedbania.

Polska powiadomi Komisję o działaniach podjętych w tych celach, a w szczególności o stanie procedur administracyjnych oraz sądowych.

2. Sumy zwrócone, zgodnie z tym, co powiedziane jest w ust. 1 lit. (c), związane z udziałem Wspólnoty, zostaną wypłacone na rzecz akredytowanej Agencji SAPARD oraz odpisane przez nią od wydatków finansowanych przez Program.

3. Polska udostępni Komisji wszystkie informacje wymagane do prawidłowego funkcjonowania Programu oraz podejmie wszelkie odpowiednie działania w celu ułatwienia nadzoru uznanego przez Komisję za konieczny w ramach zarządzania finansowaniem Wspólnoty, włącznie z kontrolami przeprowadzanymi na miejscu.

4. Autoryzowani przedstawiciele wyznaczeni przez Komisję do przeprowadzania kontroli na miejscu będą mieli dostęp do ksiąg oraz wszystkich pozostałych dokumentów, włącznie z informacjami utworzonymi lub przechowywanymi w formie elektronicznego zapisu, dotyczących wydatków finansowanych przez Program.

W szczególności mogą oni kontrolować:

(a) czy praktyki administracyjne są zgodne z niniejszą umową;

(b) czy istnieją wymagane dokumenty wspierające oraz czy są zgodne z transakcjami finansowanymi przez Program;

(c) warunki, zgodnie z którymi przeprowadzane są oraz kontrolowane transakcje finansowane przez Program.

Komisja przekaże Polsce we właściwym trybie zawiadomienie przed przeprowadzeniem kontroli. Urzędnicy Polski mogą uczestniczyć w kontroli.

5. Na życzenie Komisji oraz za zgodą Polski dopuszcza się, aby kontrole oraz badania dotyczące transakcji, o których mowa w niniejszej umowie, były przeprowadzane przez władze Polski.

Urzędnicy Komisji mogą również brać udział w tych kontrolach oraz badaniach.

6. Nie naruszając postanowień ust. 1-5, Polska zastosuje postanowienia pozycji 4-7 rozdziału F dotyczące nieprawidłowości oraz organizacji systemu informacji w tej dziedzinie.

Artykuł 14

Funkcje i kryteria akredytacji Agencji SAPARD

Polska zapewni wykonanie przez Agencję SAPARD tego, co następuje:

1. Funkcje

1.1. Zezwalanie na zobowiązania i płatności: celem tej funkcji jest ustalenie sumy, która zostanie wypłacona wnioskującemu lub jego pełnomocnikowi (pełnomocnikom) zgodnie z niniejszą umową, w szczególności z postanowieniami dotyczącymi dopuszczalności wniosków do zatwierdzenia, wniosków o płatność, zgodności z podjętymi zobowiązaniami dotyczącymi zatwierdzeń projektów, z procedurami przetargowymi i kontraktowymi i weryfikacji wykonywanych robót lub dostarczanych usług.

1.2. Dokonywanie płatności: celem tej funkcji jest wydawanie polecenia bankowi Agencji lub w odpowiednich przypadkach rządowemu urzędowi płatniczemu wypłacenia sumy, która uzyskała zezwolenie, na rzecz wnioskującego lub jego pełnomocnika (pełnomocników).

1.3. Księgowanie zobowiązań i płatności: celem tej funkcji jest rejestracja wydatku w oddzielnych księgach rachunkowych Agencji SAPARD, które zwykle będą miały formę elektronicznego systemu przetwarzania danych, oraz przygotowywanie okresowych zestawień wydatków, włącznie z miesięcznymi i rocznymi deklaracjami kierowanymi do Komisji. Księgi rachunkowe będą także rejestrować szczegóły dotyczące długów pozostających do ściągnięcia.

1.4. Kontrola: celem tej funkcji jest sprawdzenie faktów, na których opierają się wnioski i wnioski o płatność w celu zbadania ich zgodności z postanowieniami niniejszej umowy i warunkami zobowiązania wiążącego Agencję SAPARD i beneficjenta. Kontrole obejmą w odpowiednich przypadkach wybór wstępnych projektów, ponowny pomiar, sprawdzanie ilości i jakości dostarczonych towarów lub usług, analizę lub kontrolę wyrywkową, weryfikacje przed dokonaniem płatności i wszelkie specjalne postanowienia, o których mowa w postanowieniach umowy finansowej w odniesieniu do dopuszczalności wydatków. W celu ustalenia dopuszczalności kontrole obejmą, w odpowiednich przypadkach, badania natury technicznej, które mogą polegać na ocenach finansowych i weryfikacjach o charakterze rolniczym, technicznym lub naukowym.

1.5. Sprawozdawczość: celem tej funkcji jest zapewnienie, aby poszczególnymi projektami i działaniami zarządzano w sposób zapewniający ich rzeczywiste i efektywne wdrażanie.

2. Kryteria

2.1. Struktura administracyjna Agencji SAPARD winna zapewniać rozdzielenie trzech funkcji - zezwalania, wykonywania oraz księgowania. Każda z tych funkcji winna należeć do zadań oddzielnej jednostki administracyjnej, której zadania zostaną określone w schemacie organizacyjnym.

2.2. Agencja SAPARD przyjmie następujące procedury lub procedury dostarczające równoważnych gwarancji:

2.2.1. Agencja ustali na piśmie szczegółowe procedury dotyczące przyjmowania, rejestracji i przetwarzania wniosków o zatwierdzenie projektów, wniosków o płatność, faktur oraz dokumentów wspierających i sprawozdań z kontroli obejmujących opis wszystkich dokumentów, którymi należy się posługiwać.

Procedury te zapewnią rozpatrywanie wyłącznie tych wniosków o płatność lub wybranych projektów, które spełniają kryteria wyboru projektu, oraz zachowywanie dokumentacji projektu w ramach całości odpowiedniej dokumentacji dla celów audytu.

2.2.2. Podział obowiązków będzie przeprowadzony w taki sposób, aby żaden urzędnik nie odpowiadał za więcej niż jedno z zadań: zatwierdzania projektów, zezwalania na płatność, wypłacania lub księgowania sum. Praca każdego urzędnika wykonującego jedno z tych zadań powinna być nadzorowana przez drugiego urzędnika. Zadania każdego urzędnika powinny być określone na piśmie, a z uwagi na zakres jego uprawnień powinny być wyznaczone limity finansowe. Prowadzone będą odpowiednie szkolenia pracowników, a pracownicy na „wrażliwych” stanowiskach powinni sprawować swoje funkcje w systemie rotacyjnym albo być poddani wzmocnionemu nadzorowi.

2.2.3. Każdy urzędnik odpowiedzialny za pozwolenie na płatności będzie miał do swojej dyspozycji szczegółową listę weryfikacji, które jest obowiązany przeprowadzić, i poświadczy to w dokumentach załączonych do wniosku, że weryfikacje te zostały przeprowadzone. Poświadczenie to może być dokonane w formie elektronicznej, pod warunkiem spełnienia wymogów kontroli, o których jest mowa w ust. 2.2.6.

Dostarczony będzie dowód weryfikacji wykonanej pracy przez pracownika na wyższym stanowisku. Analiza, ocena i zatwierdzenie projektów powinny być przedstawione na piśmie. Analiza projektu powinna być wykonywana według zasad dobrego i skutecznego zarządzania finansowego.

2.2.4. Wniosek o zatwierdzenie lub o płatność uzyskuje zezwolenie dopiero po przeprowadzeniu wystarczających kontroli w celu sprawdzenia, czy jest on zgodny z zasadami niniejszej umowy. Kontrole te składają się z kontroli przeprowadzanych w ramach zasad kierujących poszczególnym działaniem, w ramach którego wnioskuje się o pomoc finansową, oraz tych, które wymagane są dla celów zapobiegania i wykrywania nadużyć i nieprawidłowości, szczególnie w odniesieniu do wskazanych zagrożeń.

W ramach funkcji zezwalania wnioski podlegają kontroli stwierdzającej ich zgodność z ogólnymi wymaganiami, zdolnością do korzystania z pomocy, kompletnością dokumentacji, poprawnością dokumentów załączonych, datą otrzymania itd.

Wszystkie kontrole, które należy przeprowadzić, będą wyszczególnione na liście kontrolnej, a ich przeprowadzenie zostanie poświadczone w odniesieniu do każdego wniosku o zatwierdzenie, wniosku o płatność lub dla każdej partii wniosków o płatność.

W odniesieniu do dostarczonych usług lub towarów kontrola będzie polegać na:

- kontroli dokumentów: w celu zapewnienia zgodności danych dotyczących ilości, jakości i ceny towarów lub usług zawartych na fakturze z danymi zawartymi w zamówieniu;

- kontroli materialnej: w celu zapewnienia zgodności ilości i jakości towarów lub usług z ilością oraz jakością, które są wskazane na fakturze lub w formularzu wniosku o płatność.

Ta kontrola usług oraz towarów może być również wykonywana w sposób ciągły podczas dostarczania, tj. gdy dokonywane są płatności wstępne lub pośrednie.

2.2.5. Procedury zapewnią, że dokonywanie płatności odbywa się wyłącznie na rzecz wnioskującego, na jego rachunek bankowy lub jego pełnomocnika. Płatności dokonywane są poprzez bank Agencji lub, w odpowiednich przypadkach, przez rządowe biuro płatnicze, lub przesłanym czekiem, jako ogólna zasada, w ciągu 5 dni od daty obciążenia rachunku bankowego SAPARD.

Wszystkie płatności, wobec których niezrealizowane są przelewy, zostaną zapisane ponownie w dobro rachunku SAPARD w euro, w terminie 5 dni od dnia zawiadomienia o niezrealizowaniu tych przelewów.

Kwoty wynikające z czeków niezainkasowanych w terminie ich ważności zostaną zapisane w dobro rachunku SAPARD w euro w terminie 5 dni od dnia zawiadomienia o ich niezrealizowaniu.

Nie mogą mieć miejsca żadne płatności gotówkowe. Zatwierdzenie przez urzędnika zezwalającego oraz zwierzchnika może odbywać się przy użyciu środków elektronicznych, pod warunkiem że istnieje właściwy poziom bezpieczeństwa i że tożsamość osoby podpisującej jest zarejestrowana elektronicznie.

2.2.6. W przypadku przetwarzania wniosków lub faktur przy użyciu systemu informatycznego dostęp do tego systemu będzie chroniony i kontrolowany w następujący sposób:

(a) wszystkie informacje wprowadzane do systemu będą odpowiednio zatwierdzane w celu zapewnienia wykrywania i korygowania błędów zapisu oraz poddane kontrolom logicznym w celu wykrycia niespójnych lub nietypowych danych,

(b) wszelkie dane mogą być wprowadzane, zmieniane lub zatwierdzane wyłącznie przez upoważnionych urzędników, którym przydzielono indywidualne hasła,

(c) tożsamość każdego urzędnika wprowadzającego, zmieniającego lub zatwierdzającego dane lub programy będzie rejestrowana w rejestrze operacji,

(d) hasła będą regularnie zmieniane w celu uniknięcia niewłaściwego użycia,

(e) zmiany sprzętu komputerowego oraz oprogramowania będą poddawane testom oraz zatwierdzeniu przed ich wprowadzeniem, tj. poddane procedurze zmiany zarządzania,

(f) systemy informatyczne będą chronione przed niedozwolonym dostępem poprzez kontrole fizyczne, a dane będą zapisywane na kopiach przechowywanych w oddzielnym, chronionym miejscu,

(g) wprowadzanie wszystkich danych będzie podlegać sprawdzaniu poprzez kontrole logiczne mające na celu wykrywanie danych niespójnych lub nietypowych.

Utworzona zostanie ogólna strategia zabezpieczenia technologii informatycznej na bazie zatwierdzonej strategii dotyczącej technologii informacji i komunikacji, w celu zapewnienia poufności, integralności oraz dostępu do wszelkich danych.

2.2.7. Procedury zapewnią, aby zmiany stawek lub warunków były zapisywane, a instrukcje, bazy danych i listy kontrolne uaktualniane w odpowiednim czasie.

2.3. Całość lub część funkcji zezwalania i kontroli może być przekazana innym organizacjom, jeśli spełnione są następujące warunki:

2.3.1. Odpowiedzialność i obowiązki innych organizacji, w szczególności w zakresie kontroli i weryfikacji zgodności z zasadami umowy finansowej zostaną jasno określone.

2.3.2. Organizacje te będą posiadały skuteczne systemy zapewniające wypełnianie przez nie ich zadań w zadowalający sposób.

2.3.3. Organizacje potwierdzą Agencji faktyczne wypełnianie przez nie ich zadań i opiszą użyte w tym celu środki.

2.3.4. Agencja SAPARD będzie systematycznie i terminowo informowana o wynikach przeprowadzanych kontroli, tak aby stosowność kontroli mogła zawsze być brana pod uwagę przed zezwoleniem dotyczącym wniosku o płatność lub zapłaceniem faktury. Wykonane prace będą szczegółowo opisywane w sprawozdaniu towarzyszącym każdemu wnioskowi o zatwierdzenie lub o płatność bądź w partii wniosków o zatwierdzenie lub o płatność lub w odpowiednich przypadkach w sprawozdaniu rocznym. Sprawozdaniu powinno towarzyszyć zaświadczenie dotyczące dopuszczenia zatwierdzonych wniosków o zdolności do korzystania z pomocy lub o płatności oraz rodzaju, zakresu i limitów wykonanych prac. Sprawozdanie określi przeprowadzone kontrole fizyczne i administracyjne, opisze zastosowaną metodę, przedstawi wyniki wszystkich inspekcji i działań podjętych wobec niezgodności i nieprawidłowości. Dokumenty dowodowe przedkładane Agencji powinny być wyczerpujące, aby udokumentować, że wykonane zostały wszystkie wymagane kontrole dopuszczalności wniosków w sprawie przyznania pomocy lub faktur, które uzyskały zezwolenie na płatność.

2.3.5. Agencja SAPARD musi przed zatwierdzeniem projektu oraz przed przyznaniem pomocy finansowej upewnić się, że inne organizacje działały według procedur zgodnych z kryteriami określonymi w niniejszym załączniku.

2.3.6. Kryteria oceny wniosków i ich pierwszeństwo powinny być wyraźnie określone i udokumentowane.

2.3.7. Jeśli dokumenty dotyczące wniosków, które uzyskały zezwolenie, wydatków objętych zobowiązaniem i przeprowadzonych kontroli, jak również te, które dotyczą niewybranych projektów, znajdują się w posiadaniu innych organizacji, zarówno te organizacje, jak i Agencja wprowadzą procedury zapewniające, że miejsce, w którym znajdują się wszystkie dokumenty dotyczące poszczególnych płatności dokonanych przez Agencję, jest zarejestrowane i że dokumenty te będą udostępnione na potrzeby kontroli w biurach Agencji na żądanie osób lub organów zwykle uprawnionych do kontroli takich dokumentów, a mianowicie:

(i) pracowników Agencji zajmujących się wnioskami,

(ii) służb audytu wewnętrznego Agencji,

(iii) Organu Certyfikującego, który poświadcza roczne deklaracje Agencji,

(iv) upoważnionych urzędników lub przedstawicieli Komisji Europejskiej.

2.3.8. Pomiędzy Agencją SAPARD a organizacjami, którym przekazano funkcje Agencji SAPARD, będą zawarte pisemne umowy. Umowy te wyraźnie określą zadania, które mają być wykonywane przez upoważnioną organizację, oraz rodzaj dokumentów załączonych i sprawozdań, które należy przesyłać do Agencji SAPARD w określonych terminach. Ogólny system włącznie z przekazanymi zadaniami wykonywanymi przez upoważnione organizacje zostanie przedstawiony w schemacie organizacyjnym.

Umowa zapewni urzędnikom Komisji Europejskiej i Trybunału Obrachunkowego dostęp do informacji znajdujących się w posiadaniu organizacji do tego upoważnionych i prowadzenie przez nich badań dotyczących wniosków włącznie z kontrolą projektów i osób uzyskujących pomoc.

2.4. Procedury księgowe zapewnią kompletność, dokładność i terminowość deklaracji wydatków kierowanych do Komisji oraz wykrywanie i korygowanie wszelkich błędów i przeoczeń, w szczególności poprzez kontrole i uzgadnianie rachunków w przedziałach czasowych nie dłuższych niż trzy miesiące. Należy zapewnić pełny audyt każdej pozycji.

Procedury księgowe Agencji płatniczej zapewnią możliwość sporządzania w ramach systemu rachunkowości zestawień całkowitych kosztów wydatków, które są przedmiotem zobowiązania, płatności częściowych i płatności bilansu dla każdego biura regionalnego, dla każdego projektu, kontraktu lub środka działania. Ustalone zostaną terminy uchylania zobowiązań w przypadkach, w których prace nie zostały zakończone w uzgodnionym czasie. Takie uchylenia będą odpowiednio rejestrowane w systemie rachunkowości.

2.5. Agencja SAPARD zapewni funkcjonowanie audytu wewnętrznego bądź równorzędnej służby w celu zapewnienia efektywnego działania systemu kontroli wewnętrznej w Agencji; służba audytu wewnętrznego powinna być niezależna od innych wydziałów Agencji oraz podlegać bezpośrednio kierownictwu Agencji. Służba audytu wewnętrznego sprawdzi, czy procedury przyjęte przez Agencję są odpowiednie dla zapewnienia zgodności z niniejszą umową oraz dokładności, kompletności i terminowości rachunków. Weryfikacja może ograniczyć się do wybranych działań, działań wtórnych oraz transakcji, pod warunkiem że plan audytu zapewni objęcie nią w okresie nieprzekraczającym pięciu lat wszystkich ważnych obszarów, włącznie z wydziałami oraz organami odpowiedzialnymi za zezwalanie, oraz wydziałami i organami, którym przekazano zadania. Prace służby audytu wewnętrznego będą realizowane zgodnie z międzynarodowymi standardami audytu, będą rejestrowane w dokumentacji roboczej i będą prowadziły do sporządzenia sprawozdań i zaleceń kierowanych do kierownictwa Agencji. Plany audytu i sprawozdania będą udostępniane Organowi Certyfikującemu i urzędnikom oraz przedstawicielom Unii Europejskiej upoważnionym do przeprowadzania audytów finansowych, jak również do oceny efektywności funkcji audytu wewnętrznego.

2.6. Zasady w zakresie zamówień publicznych usług, robót lub dostaw w Polsce powinny być spójne z zasadami określonymi w instrukcji Komisji zatytułowanej „Kontrakty na usługi, roboty i dostawy zawierane w ramach współpracy Wspólnoty z krajami trzecimi”⁴. Jednakże zawarty w niej warunek dotyczący uprzedniego zatwierdzenia przez Komisję nie będzie stosowany.

2.7. W przypadku zamówień publicznych innych niż te, które przewidziane są w punkcie 2.6, następujące powinny pochodzić ze Wspólnoty bądź z krajów, o których mowa w pozycji 8 rozdziału F:

(i) usługi, prace, maszyny oraz dostawy,

(ii) dostawy i wyposażenie zakupione przez kontrahenta w ramach kontraktów dotyczących prac lub usług, jeśli dostawy lub wyposażenie są przeznaczone do pozostania własnością projektu po zakończeniu realizacji kontraktu.

2.8. Z uwagi na Program Agencja wprowadzi system uznawania wszelkich należnych kwot i rejestracji w księdze dłużników wszystkich takich należności, włącznie z nieprawidłowościami, przed ich odzyskaniem. Księga dłużników będzie podlegać regularnej kontroli w celu podjęcia działań egzekwujących zaległe należności, w szczególności w przypadku zatwierdzonych gwarancji i zwróconych płatności. Z zastrzeżeniem postanowień art. 8 ust. 5 niniejszego rozdziału i przepisów krajowych dotyczących dochodzenia należności, wszelki wkład finansowy obciążający Wspólnotę w odniesieniu do tych sum, włącznie z nieprawidłowościami, zostanie wykreślony w końcu drugiego roku następującego od dnia jego wpisu do księgi dłużników i odpisany od następnego wniosku o płatność, zgodnie z art. 9 niniejszego rozdziału. Wszelkie odsetki ściągnięte przez Agencję SAPARD z tytułu udziału finansowego Wspólnoty w odniesieniu do spłaconych należności zostaną zapisane na rachunku Agencji SAPARD i wykorzystane wyłącznie w ramach Programu. Agencja SAPARD zapewni, że wszelkie odzyskane kwoty zostaną zapisane na dobro rachunku SAPARD w euro w terminie 5 dni od dnia ich odzyskania.

2.9. Agencja SAPARD rozpowszechni informacje o dostępności wsparcia finansowego, wskazując na współfinansowanie przez Wspólnotę wśród wszystkich potencjalnie zarządzających projektami oraz wykonawców projektów, tak aby uzyskać możliwość jak najszerszego wyboru potencjalnie zarządzających projektami oraz wykonawców projektów. Standardowe formularze wniosków z jasnymi instrukcjami dotyczącymi ich wypełniania i warunkami dopuszczalności będą sporządzone przed rozpoczęciem programu. Na potencjalnych beneficjentów oraz na zwykłych beneficjentów nie będą nakładane żadne opłaty za udzielanie informacji, włącznie z opłatami za formularze wniosków odnoszących się do Programu. Niniejszy przepis nie narusza stosowania opłat pobieranych ogólnie w pozostałych dziedzinach gospodarki.

2.10. Agencja SAPARD rozpatrzy w określonym terminie wnioski składane przez beneficjentów.

2.11. Agencja SAPARD wprowadzi odpowiedni system monitorowania w celu oceny postępów każdego projektu i działania na podstawie wcześniej określonych wskaźników. W razie potrzeby wskaźniki te poddane zostaną przeglądowi i zatwierdzeniu przez Komitet Monitorujący.

2.12. W razie powstania opóźnień w osiąganiu wcześniej określonych celów powinny być podejmowane odpowiednie działania, w odpowiednich przypadkach, włącznie z wycofaniem zatwierdzenia projektu. Prowadzone będą rejestry wszystkich podjętych działań.

2.13. Odpowiedni system informacji o zarządzaniu powinien być wykorzystywany do szybkiego sporządzania właściwych sprawozdań dotyczących monitorowania projektów i środków działania. Sprawozdania te zostaną udostępnione na żądanie Organu Zarządzającego, Komitetu Monitorującego oraz Komisji.

Artykuł 15

Prowadzenie rejestrów

Agencja SAPARD oraz Narodowy Fundusz będą przechowywać do dyspozycji Komisji wszystkie dokumenty, włącznie z tymi, które dotyczą niewybranych projektów, do wygaśnięcia 24-miesięcznego okresu, o którym mowa w art. 12 ust. 5 niniejszego rozdziału. Jednakże w odniesieniu do nieprawidłowości, o których mowa w art. 12 ust. 5 oraz art. 13, dokumenty pozostaną do dyspozycji Komisji do zakończenia wszystkich prac uzupełniających.

Agencja oraz Narodowy Fundusz zapewnią, że w sytuacji, w której nie przechowują one dokumentów samodzielnie, dokumenty będą przechowywane do dyspozycji Komisji przez wspomniany okres.

ROZDZIAŁ B

ZARZĄDZANIE, MONITOROWANIE ORAZ OCENA PROGRAMU

Artykuł 1

Zakres

Niniejszy rozdział określa przepisy dotyczące zarządzania, monitorowania oraz oceny Programu. Polska zapewni stosowanie tych przepisów.

Artykuł 2

Definicje

W rozumieniu niniejszej umowy:

a) „priorytet” oznacza jedną z podstawowych potrzeb uznaną za wymagającą udzielenia pomocy w celu osiągnięcia celów strategii przyjętej w ramach Programu;

b) „działanie wtórne” oznacza składnik działania mogący być także przedmiotem specyficznych celów;

c) „Organ Zarządzający” oznacza publiczną bądź prywatną instytucję lub organ, lub jednostkę, lub wydział wyznaczony przez Polskę, który może lub nie może znajdować się w ramach Agencji SAPARD, mającą za zadanie gromadzenie informacji na temat monitorowania oraz oceny Programu, a także przekazywanie tych informacji do Komitetu Monitorującego oraz do Komisji.

Artykuł 3

Partnerstwo

1. Program będzie realizowany w ścisłej współpracy pomiędzy Komisją a Polską, wraz z władzami oraz organami wyznaczonymi przez Polskę, a mianowicie:

(a) wszystkimi właściwymi instytucjami regionalnymi i lokalnymi oraz innymi kompetentnymi władzami publicznymi,

(b) partnerami gospodarczymi oraz społecznymi,

(c) wszelkimi pozostałymi właściwymi organami.

2. Współpraca będzie prowadzona z zachowaniem całkowitej zgodności z zakresem uprawnień instytucjonalnych, prawnych oraz finansowych władz i instytucji wyznaczonych do tego celu, zgodnie z ust. 1.

Podczas wyznaczania najbardziej reprezentatywnych partnerów na szczeblu krajowym, regionalnym, lokalnym oraz innym, Polska, zgodnie z krajowymi zasadami oraz praktyką, zapewni szerokie oraz efektywne zaangażowanie wszystkich właściwych instytucji oraz organów, uwzględniając przy tym potrzebę promowania równości kobiet i mężczyzn oraz harmonijnego rozwoju poprzez włączanie norm dotyczących ochrony środowiska.

Wszystkie wyznaczone strony, nazywane dalej „partnerami”, będą dążyć do osiągnięcia celów Programu.

3. Partnerstwo obejmuje finansowanie, realizację, monitorowanie oraz ocenę Programu. Polska zapewni zaangażowanie właściwych partnerów na czas trwania Programu.

Artykuł 4

Kwalifikowanie wydatków

1. Wydatek kwalifikuje się do współfinansowania przez Wspólnotę, jeżeli jest on zgodny z niniejszą umową; korzystanie z pomocy w ramach SAPARD odbywa się również zgodnie z zasadami należytego zarządzania finansami oraz przede wszystkim z ekonomią i opłacalnością.

Odnośnie do kwalifikowania wydatków stosowane są zasady dotyczące poszczególnych środków działania zaproponowane przez Polskę, zgodnie z procedurami i podręcznikiem określającym zasady działania. Komisja informuje Polskę o przyjęciu bądź w innym przypadku o proponowanych zasadach działania, w terminie trzech miesięcy od dnia ich otrzymania, jednakże nie później niż w terminie uchwalenia decyzji Komisji w sprawie udzielenia prawa do zarządzania pomocą, o której mowa w art. 3 ust. 1 rozdziału A, i z możliwością zastrzeżenia tej decyzji.

2. O ile Komisja nie uchwaliła w tej sprawie kategorycznej i wyraźnej decyzji, następujące wydatki nie będą kwalifikowały się do współfinansowania przez Wspólnotę w ramach programu:

a) zakup, wynajem lub leasing gruntów oraz istniejących zabudowań, bez względu na to, czy leasing prowadzi do przeniesienia własności na dzierżawcę;

b) podatki, cła i opłaty importowe, które:

(i) są odzyskiwane, refundowane lub kompensowane w jakikolwiek inny sposób,

(ii) nie stanowią części lub całości ogólnego systemu podatkowego w Polsce,

(iii) odnoszą się nieproporcjonalnie do jakiejkolwiek części Programu;

c) koszty eksploatacyjne, włącznie z kosztami utrzymania oraz kosztami wynajmu;

d) leasing, z wyjątkiem leasingu prowadzącego do przeniesienia własności na dzierżawcę;

e) koszty wszelkich usług, dostaw lub robót przewyższające równowartość 10 000 euro, w złotych polskich, dla których beneficjent nie uzyskał cen co najmniej od trzech dostawców, a których oryginały zostały dołączone do deklaracji wydatków, o których mowa w art. 8 lit. b) rozdziału A;

f) opłaty bankowe, koszty związane z gwarancjami oraz podobne opłaty;

g) koszty wymiany, opłaty i straty z tytułu różnic w kursach związane z rachunkiem SAPARD w euro;

h) koszty poniesione przez administrację publiczną, włącznie z Agencją SAPARD, a w szczególności koszty ogólne, koszty najmu i wynagrodzenia pracowników zatrudnionych do zadań w zakresie zarządzania, wdrażania, monitoringu i kontroli;

j) część kosztów, honorariów architektów, inżynierów oraz konsultantów, opłat sądowych, studiów wykonalności, nabycia patentów oraz licencji, dotyczących przygotowania i/lub realizacji danego projektu, bezpośrednio odnoszących się do działań, które przekraczają 12% całkowitego kwalifikującego się kosztu projektu;

k) wydatki odnoszące się do produktów lub usług, które nie uwzględniają warunków wymienionych w art. 14 rozdziału A, ust. 2.6 i 2.7;

l) wydatki na projekty, z którymi związane były opłaty za użytkowanie lub uczestnictwo przed zakończeniem projektu bez podjęcia odpowiednich sum od kwalifikujących się kosztów;

m) koszty promocji, inne niż ponoszone na rzecz interesu zbiorowego.

3. Następujące wydatki kwalifikują się do współfinansowania jedynie w oparciu o decyzję uchwaloną przez Komisję, i po zbadaniu każdego indywidualnego przypadku, która zostanie wydana w ciągu trzech miesięcy od przedłożenia Komisji przez Polskę wyczerpująco umotywowanego wniosku:

(a) płatności w towarze,

(b) wydatki na zakup używanego wyposażenia,

(c) wydatki z wyłączeniem obejmującym infrastrukturę, poniesione przez beneficjenta w przypadku, gdy ponad 25% kapitału znajduje się w posiadaniu organu lub organów publicznych.

4. W przypadku gdy jest to określone w Programie, Polska zapewni dla danego działania, aby projekt nadal kwalifikował się do współfinansowania przez Wspólnotę, tylko wtedy, gdy operacja taka nie zostanie poddana istotnym modyfikacjom w terminie pięciu lat od daty końcowej płatności dokonanej przez Agencję SAPARD Polski. Istotne modyfikacje wprowadzane do projektu to takie, które:

(a) wpływają na jego charakter bądź na warunki jego realizacji lub dają firmie bądź organowi publicznemu nienależne korzyści; oraz

(b) wynikają albo ze zmiany w charakterze własności w pozycji infrastruktury, albo zaprzestania lub zmiany w umiejscowieniu współfinansowanej działalności produkcyjnej.

W przypadku stwierdzenia przez Polskę każdej takiej modyfikacji natychmiast powiadomi ona o tym Komisję.

5. Żadne projekty, dla których władze Polski, łącznie z Agencją SAPARD, dokonały jakichkolwiek potrąceń, wstrzymań lub innych opłat specjalnych dla SAPARD, które mogą zredukować sumę kwot płatnych lub wypłacanych beneficjentowi, nie będą kwalifikować się do współfinansowania. Jednakże Agencja SAPARD może potrącić z należnych płatności:

(a) kwoty związane z dokonanymi przez nią nadpłatami na rzecz beneficjentów w ramach Programu,

(b) kwoty, z którymi beneficjenci zalegają z tytułu uchybienia wobec warunków płatności, dokonanych uprzednio na ich rzecz przez Agencję SAPARD w ramach Programu.

Artykuł 5

Organ Zarządzający

1. Polska powoła Organ Zarządzający, który bez naruszenia postanowień rozdziału A będzie odpowiedzialny za skuteczność oraz poprawność koordynacji i sprawozdawczości w zakresie monitorowania oraz oceny Programu. Organ Zarządzający przeprowadzi konsultacje z Agencją SAPARD w sprawie wszystkich zagadnień związanych z realizacją Programu.

2. Organ Zarządzający, zgodnie z postanowieniami art. od 6 do 11 niniejszego rozdziału, ustanowi system gromadzenia informacji finansowych oraz statystycznych na temat postępu Programu, jeżeli Agencja SAPARD nie podjęła się ustanowienia takiego systemu, oraz będzie przekazywał takie dane do Komitetu Monitorującego zgodnie z zarządzeniami uzgodnionymi pomiędzy Polską a Komisją, przy zastosowaniu, tam gdzie jest to możliwe, systemów komputerowych umożliwiających wymianę danych z Komisją.

3. Organ Zarządzający zaproponuje Komisji wprowadzenie poprawek do Programu, po konsultacjach z Agencją SAPARD oraz po wyrażeniu zgody przez Komitet Monitorujący.

4. Organ Zarządzający sporządzi oraz - po konsultacjach z Agencją SAPARD i po uzyskaniu zatwierdzenia przez Komitet Monitorujący - przedstawi Komisji roczne sprawozdanie z realizacji Programu.

5. Organ Zarządzający przedstawi, we współpracy z Komisją oraz z Polską, ocenę średnioterminową, o której mowa w art. 10 niniejszego rozdziału.

6. Organ Zarządzający zagwarantuje, aby właściwe władze poinformowały o potrzebie przeprowadzenia odpowiednich zmian administracyjnych, gdy takie zmiany będą wymagane, zgodnie z decyzją Komisji dotyczącą wniesienia zmian do Programu.

7. Corocznie Organ Zarządzający, po konsultacjach z Komitetem Monitorującym, zasięgnie opinii Komisji oraz powiadomi ją o podejmowanych inicjatywach oraz działaniach, które mają zostać podjęte, w związku z informowaniem opinii publicznej o udziale i znaczeniu Wspólnoty w Programie oraz o wynikach Programu.

Artykuł 6

Monitorowanie i wskaźniki monitorowania

1. Agencja SAPARD i Organ Zarządzający, niezależnie od tego, czy znajduje się, czy też nie w ramach Agencji SAPARD, powinny zapewnić efektywny monitoring wdrażania Programu i powinny przedłożyć sprawozdanie do Komitetu Monitorującego z postępów we wdrażaniu działań, a w razie konieczności, z działań wtórnych. Komisja powinna dokonać przeglądu tych sprawozdań, a w odpowiednich przypadkach udzielić zaleceń w celu usprawnienia wdrażania.

2. Monitorowanie będzie przeprowadzane w odniesieniu do wskaźników materialnych, środowiskowych oraz finansowych wymienionych w Programie oraz będzie obejmować dane wskazujące, że fundusze Wspólnoty nie zastąpiły funduszy krajowych dostępnych w Polsce. Te wskaźniki monitorowania, dotyczące nakładów oraz wyników Programu, będą się odnosić do szczególnego charakteru pomocy, której dotyczą, jej celów oraz społeczno-ekonomicznej, strukturalnej i środowiskowej sytuacji Polski.

Artykuł 7

Komitet Monitorujący

1. Komitet Monitorujący będzie powołany przez Polskę w celu nadzorowania realizacji Programu, w porozumieniu z Organem Zarządzającym i Agencją SAPARD oraz po konsultacjach przeprowadzonych z partnerami, o których mowa w art. 3 niniejszego rozdziału.

Przyjmuje się generalną zasadę, że Komitet Monitorujący będzie powołany w terminie trzech miesięcy po zatwierdzeniu Programu.

2. W pracach Komitetu Monitorującego, w zakresie doradczym, weźmie udział przedstawiciel (lub przedstawiciele) Komisji.

3. Komitet Monitorujący, w porozumieniu z Organem Zarządzającym, Agencją SAPARD oraz z Komisją, opracuje własne procedury. Komitet Monitorujący przyjmie te procedury na swoim pierwszym posiedzeniu. W miarę potrzeb mogą one być zmieniane przez Komitet Monitorujący. Komisja z wyprzedzeniem będzie powiadamiana o takich zmianach.

Przewodniczący Komitetu Monitorującego jest powoływany przez Polskę. Mianowana osoba nie może piastować żadnego stanowiska w Agencji SAPARD.

4. Komitet Monitorujący upewni się co do skuteczności oraz jakości realizacji Programu w celu osiągnięcia konkretnych celów.

5. Komitet Monitorujący rozważy oraz zaopiniuje kryteria wyboru oraz rankingu projektów w ramach każdego działania. W przypadku niewydania takiej opinii w czasie odpowiednim dla uwzględnienia jej w podejmowanej przez Komisję decyzji, o której mowa w art. 3 ust. 1 rozdziału A, decyzja taka może zostać zrewidowana celem uwzględnienia opinii Komitetu Monitorującego, która powinna być wydana oraz przekazana Komisji w terminie jednego miesiąca od dnia podjęcia wspomnianej decyzji, albo w terminie jednego miesiąca od dnia powołania Komitetu, w zależności od tego, który z tych terminów jest późniejszy.

6. Komitet Monitorujący dokona okresowych przeglądów postępu dokonanego w kierunku osiągnięcia określonych celów Programu. W tym celu otrzyma, co następuje:

(a) informacje o sektorach, w których przewiduje się wystąpienie trudności w znalezieniu zwykłych rynkowych możliwości zbytu na szczeblu Wspólnoty,

(b) informacje o wynikach przeprowadzonych kontroli,

(c) listę i opis zatwierdzonych i niezatwierdzonych projektów.

7. Komitet Monitorujący będzie badał wyniki programu, w szczególności osiągnięcie celów określonych dla różnych działań oraz postępy w wykorzystaniu alokacji finansowych na te działania i gdzie to możliwe, alokacje na działania wtórne, gdy w Programie ujęte są takie alokacje. Mając to na uwadze, Organ Zarządzający zapewni, że wszystkie informacje dotyczące postępu w zakresie działań oraz, gdy to będzie konieczne, działań wtórnych, będą udostępniane Komitetowi Monitorującemu.

8. Komitet Monitorujący zbada średnioterminową ocenę, o której mowa w art. 10 niniejszego rozdziału.

9. Komitet Monitorujący będzie rozpatrywał oraz zatwierdzał roczne oraz końcowe sprawozdania z realizacji przed ich przekazaniem do Komisji.

10. Komitet Monitorujący będzie rozpatrywał oraz zatwierdzał, jeżeli będzie to konieczne, wszelkie propozycje przekazywane Komisji, dotyczące wprowadzenia zmian do Programu.

11. Komitet Monitorujący może wnosić do Komisji - poprzez Organ Zarządzający - propozycje wszelkich zmian oraz rewizji Programu, które mogą przyczynić się do ułatwienia osiągnięcia celów Programu.

12. Dopuszcza się, aby Komitet Monitorujący, w porozumieniu z Organem Zarządzającym, Agencją SAPARD i Właściwą Władzą wnosił do Komisji propozycje wszelkich zmian oraz rewizji Programu, prowadzące do ulepszenia wdrażania programu.

13. Jeżeli Program wymaga wydania opinii w jakiejkolwiek sprawie, Komitet Monitorujący wyda taką opinię.

Artykuł 8

Sprawozdania roczne oraz końcowe

1. Polska, po konsultacjach z Agencją SAPARD i Organem Zarządzającym, przedstawi Komisji w terminie sześciu miesięcy od zakończenia każdego pełnego roku kalendarzowego realizacji Programu roczne sprawozdanie z jego realizacji.

Roczne sprawozdanie z realizacji będzie rozpatrywane oraz zatwierdzane przez Komitet Monitorujący przed jego przekazaniem do Komisji.

2. Z chwilą otrzymania przez Komisję rocznego sprawozdania z realizacji, Komisja w okresie dwóch miesięcy oświadczy, czy uznaje to sprawozdanie za niezadowalające i poda wyczerpujące powody; w innym przypadku, sprawozdanie będzie uważane za przyjęte. W przypadku sprawozdania końcowego Komisja udzieli odpowiedzi w terminie pięciu miesięcy od dnia jego otrzymania.

3. Każdego roku, z chwilą przedłożenia rocznego sprawozdania z realizacji, Komisja i Organ Zarządzający oraz, w odpowiednich przypadkach, Agencja SAPARD, dokonają przeglądu głównych wyników uzyskanych w poprzednim roku. Komisja porozumie się z Organem Zarządzającym oraz, w odpowiednich przypadkach z Agencją SAPARD, w sprawie rozwiązań, które mają zostać określone dla takiego przeglądu.

Jeżeli po dokonaniu takiego przeglądu Komisja zgłosi uwagi Polsce, Polska powiadomi Komisję o działaniach podjętych w odpowiedzi na takie uwagi. Jeżeli Komisja, bez naruszenia decyzji podjętej zgodnie z art. 11 oraz 12 rozdziału A, zaleci Polsce dokonanie poprawek mających na celu polepszenie skuteczności monitorowania lub rozwiązań dotyczących zarządzania Programem, to w następstwie tego Polska przedstawi kroki podjęte w celu poprawy monitorowania lub rozwiązań dotyczących zarządzania bądź wyjaśni, dlaczego nie podjęła takich kroków.

4. Sprawozdanie końcowe powinno być przedłożone Komisji najpóźniej sześć miesięcy po ostatecznym terminie dopuszczalności wydatków w ramach Programu.

5. Roczne oraz końcowe sprawozdania z realizacji Programu powinny zawierać informacje dotyczące:

a) wszelkich zmian warunków ogólnych mających związek z realizacją Programu, w szczególności w zakresie głównych trendów społeczno-ekonomicznych, zmian w polityce krajowej, regionalnej oraz sektorowej oraz, w odpowiednich przypadkach, wpływu tych zmian na spójność pomiędzy pomocą SAPARD a pomocą ze strony innych instrumentów finansowych Wspólnoty;

b) postępu w realizacji priorytetów oraz działań w odniesieniu do osiągnięcia celów Programu, ich urzeczywistnienia w Programie, wraz z określeniem ilościowym, zawsze gdy poddają się one takiej ocenie ilościowej, wskaźników fizycznych oraz wskaźników wyników i wpływu w Programie;

c) kroków podjętych przez Organ Zarządzający, Agencję SAPARD, o ile jest to konieczne, i Komitet Monitorujący, w celu pomocy w zapewnieniu jakości oraz skuteczności realizacji Programu, w szczególności:

(i) działania z zakresu monitorowania oraz oceny, włącznie z rozwiązaniami w zakresie gromadzenia danych;

(ii) podsumowania istotnych problemów zaistniałych przy wdrażaniu Programu oraz wszelkich podjętych działań, włącznie z działaniami na rzecz zalecanych poprawek wprowadzanych, zgodnie z ust. 3;

(iii) wykorzystania pomocy technicznej;

(iv) zapewnienia reklamy dla Programu;

d) kroków podjętych w celu zapewnienia koordynacji pomiędzy wszystkimi przedakcesyjnymi programami pomocy Wspólnoty, o których mowa w art. 1 rozdziału C;

e) tabel finansowych ukazujących wydatki w rozbiciu na poszczególne działania oraz, gdzie to konieczne, na działania wtórne.

Artykuł 9

Zasady oceny

1. W celu dokonania oceny skuteczności Programu będzie on przedmiotem oceny średnioterminowej oraz „ex post”, mającej na celu określenie jego oddziaływania w odniesieniu do celów określonych w ramach Programu oraz przeprowadzenie analizy jego efektów strukturalnych.

2. Skuteczność działań realizowanych w ramach Programu będzie oceniana na podstawie ich ogólnego wpływu na:

(a) wkład we wdrażanie acquis communautaire w odniesieniu do Wspólnej Polityki Rolnej oraz powiązanych z tym strategii;

(b) rozwiązywanie problemów priorytetowych oraz dotyczących harmonijnego dostosowania sektora rolnictwa oraz obszarów wiejskich w Polsce;

(c) cele Programu.

3. Polska zgromadzi odpowiednie zasoby oraz dane wymagane do zapewnienia przeprowadzenia omawianej oceny w najbardziej skuteczny sposób. W związku z tym, przy przeprowadzaniu oceny będzie się korzystać z różnorodnych danych szczegółowych, jakie mogą być uzyskane za pomocą środków monitorowania, uzupełnionych, w razie konieczności, przez zgromadzone informacje podnoszące ich wartość.

4. Oceny będą przeprowadzane przez niezależnych ekspertów.

5. Oceny średnioterminowa i „ex-post” będą odpowiadać wspólnym kwestiom ocen zdefiniowanym przez Komisję w porozumieniu z Polską i będą, jako generalna zasada, związane z kryteriami i wskaźnikami opartymi na osiągnięciach. Odnośnie do tych ocen może być dodatkowo wymagane, aby odpowiadały one na konkretne pytania odnoszące się do celów przewidzianych w Programie.

6. Sprawozdania z oceny powinny wyjaśniać zastosowane metodologie oraz zawierać ocenę jakości danych oraz ustaleń.

7. Jakość i implikacje ocen będą oceniane przez Organ Zarządzający, Komitet Monitorujący oraz przez Komisję.

Artykuł 10

Ocena średnioterminowa

1. Biorąc pod uwagę art. 9 niniejszego rozdziału, Polska zapewni, że w ramach oceny średnioterminowej zbadane zostaną wstępne wyniki pomocy, ich zgodność z oceną „ex-ante”, zasadność celów oraz zakres, w jakim zostały one zrealizowane. Oceniana będzie również jakość monitorowania oraz realizacji.

2. Ocena średnioterminowa będzie przeprowadzana pod kierownictwem Organu Zarządzającego, we współpracy z Komisją oraz Polską. Ocena ta będzie przedstawiona Komitetowi Monitorującemu, zgodnie z art. 7 ust. 8 niniejszego rozdziału, oraz przekazana Komisji w terminie trzech lat po zatwierdzeniu Programu, najpóźniej jednak do dnia 31 grudnia 2003 r.

3. Dodatkowo do oceny, o której mowa w art. 9 ust. 7 niniejszego rozdziału, Komisja rozpatrzy implikacje oceny w kontekście rewizji Programu.

4. Ocena średnioterminowa powinna zostać, o ile będzie to konieczne, zaktualizowana oraz przedstawiona Komisji najpóźniej do dnia 31 grudnia 2005 r.

5. Organ Zarządzający powiadomi Komisję o działaniach podjętych w następstwie zaleceń znajdujących się w sprawozdaniu oceniającym, włączając do niego wszelkie możliwe uaktualnienia.

Artykuł 11

Ocena ex-post

Ocena „ex-post” będzie przeprowadzona przez Polskę po konsultacjach z Komisją, pod nadzorem Organu Zarządzającego. Korzystając z dostępnych już wyników oceny oraz biorąc pod uwagę postanowienia art. 9 niniejszego rozdziału, jak również związane z Programem kwestie, ocena „ex-post” obejmie wykorzystanie zasobów oraz skuteczność i wydajność Programu, jego wpływ oraz zgodność z oceną „ex-ante”. Obejmie ona ponadto czynniki mające wkład w powodzenie bądź niepowodzenie realizacji oraz osiągnięcia Programu i wyniki, włączając w to ich trwałość.

W ramach oceny „ex-post” zostaną sformułowane wnioski mające znaczenie dla Programu.

Ocena ta powinna zostać zakończona nie później niż na koniec czwartego roku następującego po zawarciu końcowej Rocznej Umowy Finansowej.

ROZDZIAŁ C

POSTANOWIENIA OGÓLNE

Artykuł 1

Koordynacja z innymi instrumentami

Komisja oraz Polska zapewnią koordynację pomocy pomiędzy Programem, Instrumentem Przedakcesyjnej Polityki Strukturalnej (Instrument for Structural Policy for Pre-Accession - ISPA), Phare i pomocą Europejskiego Banku Inwestycyjnego (ang. EIB) oraz innych międzynarodowych instrumentów finansowych.

Polska nie dopuści do sytuacji polegającej na więcej niż jednorazowym pokryciu wydatków, w szczególności w przypadkach, w których projekty SAPARD ze względu na ich charakter mogłyby kwalifikować się w całości lub w części do uzyskania pomocy w ramach jednego z innych instrumentów wymienionych w pierwszym akapicie. W odniesieniu do wszystkich takich projektów i niezależnie od wszelkich innych działań podejmowanych przez Polskę wszystkie rozliczone faktury, o których mowa w art. 8 lit. (b) rozdział A, muszą być wyraźnie ostemplowane „SAPARD” przez upoważnionego urzędnika, zanim będą przedmiotem płatności ze strony Agencji SAPARD.

Artykuł 2

Przywileje ogólne

Polska zapewni, aby pracownikom zagranicznym zaangażowanym w szczególności przez władze Polski w celach związanych z Programem oraz członkom ich najbliższych rodzin były przyznawane korzyści, przywileje oraz zwolnienia nie mniej korzystne niż te, które przyznawane są pracownikom zagranicznym zatrudnionym w Polsce oraz członkom ich najbliższych rodzin, zgodnie z wszelkimi innymi dwustronnymi bądź wielostronnymi porozumieniami lub przedsięwzięciami dotyczącymi programów pomocy ekonomicznej oraz współpracy technicznej. Postanowienia tego artykułu nie nadają statusu dyplomatycznego takim pracownikom.

Artykuł 3

Ułatwienia dotyczące założenia oraz urządzenia siedziby, wjazdu oraz pobytu

Polska zapewni, że w przypadku kontraktów na wykonanie robót, na dostawy oraz na usługi osoby fizyczne oraz prawne, które kwalifikują się do wzięcia udziału w przetargach, jak również pracownicy techniczni potrzebni do wykonania studiów przygotowawczych, są uprawnieni do tymczasowego osiedlenia się oraz pobytu. Osoby te będą korzystać z tego prawa od czasu wydania zaproszenia do składania ofert przetargowych do okresu jednego miesiąca po wyłonieniu kontrahenta.

Polska umożliwi pracownikom biorącym udział w realizacji kontraktów na wykonanie robót, na dostawy oraz na usługi w ramach Programu oraz członkom ich najbliższych rodzin wjazd na obszar Polski w celu urządzenia się w tym kraju, podjęcia pracy oraz opuszczanie kraju, w sposób uzasadniony charakterem kontraktu.

Artykuł 4

Import oraz reeksport sprzętu

Polska udzieli - na czas oraz bez pobierania żadnej dyskryminacyjnej opłaty - pozwoleń koniecznych w związku z importem, a następnie wtórnym eksportem sprzętu wymaganego do wykonania Programu. Odbywać się to będzie bez naruszenia prawa osób fizycznych oraz prawnych importujących sprzęt w celu odniesienia korzyści z systemu tymczasowego zezwolenia dotyczącego wspomnianego sprzętu.

Artykuł 5

Import oraz kontrola wymiany handlowej

Mając na uwadze wykonanie Programu, Polska zobowiązuje się - bez dyskryminacji pomiędzy państwami członkowskimi i krajami wymienionymi w pozycji 8 rozdziału F - do przyznania zezwoleń na import oraz zezwoleń na zakup zagranicznych środków płatniczych oraz do zastosowania krajowych przepisów kontroli wymiany.

Polska udzieli - na czas oraz bez pobierania żadnej dyskryminacyjnej opłaty - zezwoleń koniecznych do repatriacji funduszów uzyskanych w związku z realizacją Programu, zgodnie z obowiązującymi w Polsce przepisami kontroli wymiany zagranicznej.

Artykuł 6

Opodatkowanie oraz opłaty celne

1. Polska zapewni, że import w ramach kontraktów na dostawy zawartych przez władze Polski oraz współfinansowanych z Programu będzie objęty zezwoleniem na przywóz do Polski bez pobierania opłat celnych, opłat importowych, podatków lub opłat fiskalnych mających równoważny skutek.

Polska zapewni, aby importowane towary były wydawane kontrahentowi w punkcie wejścia dostawy, zgodnie z postanowieniami kontraktu do bezpośredniego użycia, zgodnie ze zwykłym trybem realizacji kontraktów, niezależnie od jakichkolwiek opóźnień bądź sporów w sprawie uregulowania tych opłat i podatków.

2. Polska zapewni, że osobiste i rodzinne ruchomości importowane do użytku osobistego przez osoby fizyczne (oraz członków ich najbliższych rodzin) inne niż osoby zatrudniane w wyniku rekrutacji krajowej, zaangażowane w wykonywanie zadań określonych w umowach pomocy technicznej, będą wyłączone z opłat celnych, importowych, podatków i innych opłat fiskalnych mających równoważny skutek. Takie osobiste lub rodzinne ruchomości będą przedmiotem reeksportu lub będą zbywane w Polsce po zakończeniu kontraktu, zgodnie z obowiązującymi w Polsce przepisami.

Artykuł 7

Krajowe procedury prawne

W przypadku podejrzenia lub wykazania uchybienia ze strony beneficjenta wobec obowiązków związanych z Programem lub prób uzyskania od Agencji SAPARD płatności, do których nie jest on uprawniony, Polska będzie ścigać wszelkie tego rodzaju uchybienia i próby w ramach procedur krajowych w sposób nie mniej surowy niż ma to miejsce w przypadkach, w których zaangażowane są krajowe fundusze publiczne.

ROZDZIAŁ D

KWARTALNE ORAZ ROCZNE DEKLARACJE WYDATKÓW

Formularz: D-1

Komisja Europejska - SAPARD - Deklaracja wydatków oraz wniosek o dokonanie płatności (do wysyłania do Komisji Europejskiej, DG AGRI, Rue de la Loi 200 - (SAPARD) B - 1049 Bruksela)

Nazwa Programu.............................................. ...................................................... ........................................

Decyzja Komisji nr.......................... z dnia.................................................. ......... (wraz z poprawkami wprowadzonymi przez decyzję nr.......................... z dnia.............................................)

Numer referencyjny Komisji.............................................. .

Niżej podpisany............................................. ............, będący Krajowym Urzędnikiem Zatwierdzającym, reprezentującym Polskę, zgodnie z postanowieniami wieloletniej umowy finansowej zawartej pomiędzy Polską a Komisją Europejską, oświadczam niniejszym, że całkowita kwota wydatków kwalifikujących się do objęcia zgodnie z Programem, poniesionych od (DD/MM/RRRR................... do.................... DD/MM/RRRR) wynosi......................... (krajowe środki płatnicze),.............. (euro, przeliczone z kwoty w krajowych środkach płatniczych po kursie (kursach) wymiany wskazanym (wskazanych) w tabelach dołączonych zgodnie z postanowieniami art. 10 rozdział A załącznika do wieloletniej umowy finansowej).

Szczegółowe dane dotyczące tych wydatków są przedstawione w tabelach dołączonych do niniejszej deklaracji oraz stanowiących integralną część niniejszej deklaracji.

Oświadczam również, że realizacja działań postępuje w zadowalającym tempie, zgodnie z celami ustanowionymi w Programie, oraz że dokumenty wspierające są i pozostaną dostępne, zgodnie z postanowieniami art. 3 wieloletniej umowy finansowej i art. 15 rozdziału A załącznika do niniejszej umowy.

Oświadczam, że:

1. Lista wydatków jest dokładna. Opiera się ona na rachunkach na szczeblu projektów indywidualnych oraz jest wsparta dowodami w postaci dokumentów. Lista oraz dotyczące jej dokumenty wspierające otwarte są do weryfikacji i pozostaną dostępne, zgodnie z postanowieniami art. 3 wieloletniej umowy finansowej i art. 15 rozdziału A załącznika do niniejszej umowy, albo

2. Albo Lista zawiera szczegółowe dane dotyczące należności do odzyskania w kwocie (...krajowe środki płatnicze) (... euro), których kwoty całkowite w podziale na działania zostały załączone, włącznie z rozbiciem udziału krajowego ze środków publicznych oraz udziału Wspólnoty; lub Nie istnieją żadne należności do odzyskania (niepotrzebne skreślić). Deklaracja obejmuje również wszystkie należności do odzyskania zaistniałe od dnia poprzedniej deklaracji, zapisane przez okres dłuższy niż dwa lata i potrącone od niniejszej deklaracji wydatków.

3. Wielkość środków Wspólnoty na rachunku SAPARD w euro w dniu ostatniego obciążenia tego rachunku, w końcu kwartału, do którego odnosi się niniejsza deklaracja (lub w przypadku deklaracji uzupełniającej, w dniu określonym w takiej deklaracji) wynosi... euro.

Płatności powinny być zapisywane na rachunek SAPARD w euro w Narodowym Funduszu przy użyciu szczegółowych danych referencyjnych przekazywanych Komisji zgodnie z postanowieniami art. 7 ust. 2 rozdziału A załącznika do wieloletniej umowy finansowej (formularz D-3).

Niniejsza deklaracja wydatków zawiera........ numerowanych stron.

Niniejsza deklaracja została sporządzona przez:......................................... Data, pieczęć i podpis Kierownika Agencji SAPARD.

Deklaracja została sporządzona w oparciu o udostępnione przeze mnie kwoty.......................... Data i podpis Głównego Księgowego Agencji SAPARD.

Zatwierdził.......................... Data, pieczęć i podpis Krajowego Urzędnika Zatwierdzającego w imieniu Polski.

Sporządzono w.................................................., dnia............................................. .

Formularz: D-1

Deklaracje przedstawiane wraz z wszystkimi wnioskami o dokonanie płatności

Niniejszym potwierdza się, że:

a) Agencja SAPARD sprawdziła, że wydatki zadeklarowane jako kwalifikujące się zostały zrealizowane zgodnie z Programem, wieloletnią umową finansową, decyzją Komisji, o której mowa w art. 3 ust. 1 rozdziału A załącznika do wieloletniej umowy finansowej, oraz z roczną umową finansową (rocznymi umowami finansowymi).

b) Wydatki są rzeczywiste, prawidłowe oraz zostały poniesione w okresie od daty określonej w decyzji Komisji nr... przekazującej prawo do zarządzania Agencji SAPARD.

c) Dokonanie płatności dla końcowych beneficjentów odbyło się bez nakładania żadnej opłaty specjalnej, potrącenia bądź wstrzymania jakiejkolwiek kwoty, która mogłaby zmniejszyć wielkość pomocy finansowej, do której otrzymania są oni uprawnieni.

d) Kwoty poddawane windykacji z tytułu sum niewłaściwie wypłaconych i należności zapisanych w księdze dłużników przez okres dłuższy niż dwa lata zostały odpisane od zadeklarowanych wydatków; Komisja została powiadomiona o wszelkich nieprawidłowościach, zgodnie z postanowieniami art. 13 rozdziału A załącznika do wieloletniej umowy finansowej na temat nieprawidłowości oraz windykacji kwot niewłaściwie wypłaconych w ramach finansowania programu SAPARD.

e) Wielkość pomocy finansowej przyznanej przez Polskę pozostaje w granicach dotyczących działania ustanowionych w ramach Programu.

f) Operacje wymiany pomiędzy krajowymi środkami płatniczymi a euro zostały przeprowadzone w zgodzie z postanowieniem artykułu 10 rozdziału A załącznika do wieloletniej umowy finansowej.

g) Dokumenty wspierające niniejszą deklarację są oraz pozostaną dostępne zgodnie z warunkami określonymi postanowieniami art. 3 wieloletniej umowy finansowej i art. 15 rozdziału A załącznika do niniejszej umowy.

h) Działania otrzymujące pomoc finansową Wspólnoty stanowiły przedmiot odpowiedniej akcji reklamowej skierowanej do opinii publicznej oraz potencjalnych i rzeczywistych beneficjentów.

Sporządzono w..............................................., dnia.................................................. .. .

Sporządził :................................................. Pieczęć i podpis Kierownika Agencji SAPARD.

Deklaracja została sporządzona w oparciu o udostępnione kwoty przez................................. Pieczęć i podpis Głównego Księgowego Agencji SAPARD.

Zatwierdził.......................... ................... Data, pieczęć i podpis Krajowego Urzędnika Zatwierdzającego w imieniu Polski.

Rozdział D-1 Tabela A

BILANS KWALIFIKUJĄCYCH SIĘ WYDATKÓW PONIESIONYCH DO CHWILI OBECNEJ OD ROZPOCZĘCIA PROGRAMU: WSZYSCY BENEFICJENCI

Nazwa Programu :.............................................

Decyzja Komisji nr......... z dnia......... (wraz z ostatnimi poprawkami wniesionymi przez decyzję nr......... z dnia......)

Numer referencyjny w Komisji:.....................

Deklaracja nr......... obejmująca okres od (początek programu)...... do...... (data) włącznie.

 

W przypadku wystąpienia różnic w odniesieniu do poprzednich deklaracji, różnice te zaznaczone są symbolem „*” oraz wyjaśnione na stronach od... do.... .

Zastosowane zostały następujące kursy do wymiany pomiędzy walutą krajową a euro: Kurs:..........................; Data:.........................................

Formularz: D-2

Roczna deklaracja rozliczenia za rok finansowy: ( ) (przesyłana razem z poświadczeniem i sprawozdaniem z audytu wymaganymi przez artykuł 6 rozdziału A załącznika do wieloletniej umowy finansowej do Komisji Europejskiej, DG AGRI, Rue de la Loi 200 - (SAPARD) B-1049 Bruksela)

Nazwa Programu.............................................. ...................................................... ...............................................

Decyzja Komisji nr........................... z dnia............................................ (wraz z poprawkami wprowadzonymi przez decyzję nr............................ z dnia.............................................. .)

Numer referencyjny Komisji................................

Niżej podpisany,........................................... ......................., będący Krajowym Urzędnikiem Zatwierdzającym, reprezentującym Polskę zgodnie z postanowieniami wieloletniej umowy finansowej zawartej pomiędzy Polską a Komisją Europejską, oświadcza niniejszym, że całkowita kwota wydatków kwalifikujących się do objęcia zgodnie z programem, poniesionych od (1/1/rok... do 31/12/rok...) wynosi... (krajowe środki płatnicze),... (euro, przeliczone z kwoty w krajowych środkach płatniczych po kursie (kursach) wymiany wskazanym (wskazanych) w tabelach dołączonych zgodnie z postanowieniami art. 10 rozdziału A załącznika do wieloletniej umowy finansowej).

Szczegółowe dane dotyczące tych wydatków są przedstawione w tabelach dołączonych do niniejszej deklaracji oraz stanowią integralną część niniejszej deklaracji.

Oświadczam również, że realizacja środków działania postępuje w zadowalającym tempie, zgodnie z celami ustanowionymi w programie oraz, że dokumenty wspierające są i pozostaną dostępne, zgodnie z postanowieniami art. 3 wieloletniej umowy finansowej i art. 15 rozdziału A załącznika do niniejszej umowy.

Oświadczam, że:

1. Lista wydatków jest dokładna. Opiera się ona na rachunkach na szczeblu projektów indywidualnych oraz jest wsparta dowodami w postaci dokumentów. Lista oraz dotyczące jej dokumenty wspierające pozostają otwarte do weryfikacji i pozostaną dostępne, zgodnie z postanowieniami art. 3 wieloletniej umowy finansowej i art. 15 rozdziału A załącznika do niniejszej umowy.

2. Albo Lista zawiera szczegółowe dane dotyczące należności do odzyskania w kwocie (... krajowe środki płatnicze) (... euro), których kwoty całkowite z uwagi na środek działania zostały załączone, włącznie z rozbiciem udziału krajowego ze środków publicznych oraz udziału Wspólnoty; albo Nie istnieją żadne należności, do odzyskania (niepotrzebne skreślić). Deklaracja obejmuje również wszystkie należności zaistniałe od dnia poprzedniej deklaracji, zapisane przez okres dłuższy niż dwa lata i potrącone od niniejszej deklaracji wydatków.

3. Wielkość środków Wspólnoty na rachunku SAPARD w euro w dniu ostatniego obciążenia tego rachunku, w końcu kwartału, do którego odnosi się niniejsza deklaracja, wynosi... euro.

Niniejsza deklaracja wydatków zawiera... numerowanych stron.

Deklaracja została sporządzona przez................................................. ...................................................... .............. Data, pieczęć i podpis Kierownika Agencji SAPARD................................................ ............................................

Deklaracja została sporządzona w oparciu o udostępnione przeze mnie kwoty...................... Data i podpis Głównego Księgowego Agencji SAPARD.

Zatwierdził.......................... .......... Data, pieczęć i podpis Krajowego Urzędnika Zatwierdzającego w imieniu Polski.

Sporządzono w............................................, w dniu.................................................. .

Poświadczenie i sprawozdanie z audytu wykonane przez Organ Certyfikujący są załączone do niniejszej deklaracji.

Rozdział: D-2

Deklaracje przedstawiane wraz z roczną deklaracją rachunku

Niniejszym potwierdza się, że:

a) Agencja SAPARD sprawdziła, że wydatki zadeklarowane jako kwalifikujące się, zostały zrealizowane zgodnie z Programem, wieloletnią umową finansową, decyzją Komisji, o której mowa w art. 3 ust. 1 rozdziału A załącznika do wieloletniej umowy finansowej, oraz z roczną umową finansową (rocznymi umowami finansowymi).

b) Wydatki są rzeczywiste, prawidłowe oraz zostały poniesione w okresie od daty określonej w decyzji Komisji nr... przekazującej prawo do zarządzania Agencji SAPARD.

c) Dokonanie płatności dla końcowych beneficjantów odbyło się bez nakładania żadnej opłaty specjalnej, potrącenia bądź wstrzymania jakiejkolwiek kwoty, która mogłaby zmniejszyć wielkość pomocy finansowej, do której otrzymania są oni uprawnieni.

d) Kwoty poddawane windykacji z tytułu sum niewłaściwie wypłaconych i należności zapisanych w księdze dłużników przez okres dłuższy niż dwa lata zostały odpisane od zadeklarowanych wydatków; Komisja została powiadomiona o wszelkich nieprawidłowościach, zgodnie z postanowieniami art. 13 rozdziału A załącznika do wieloletniej umowy finansowej na temat nieprawidłowości oraz windykacji kwot niewłaściwie wypłaconych w ramach finansowania programu SAPARD.

e) Wielkość pomocy finansowej przyznanej przez Polskę pozostaje w granicach dotyczących działania ustanowionych w ramach Programu.

f) Operacje wymiany pomiędzy krajowymi środkami płatniczymi a euro zostały przeprowadzone zgodnie z art. 10 rozdziału A załącznika do wieloletniej umowy finansowej.

g) Dokumenty wspierające niniejszą deklarację są oraz pozostaną dostępne, zgodnie z warunkami określonymi postanowieniami art. 3 wieloletniej umowy finansowej i art. 15 rozdziału A załącznika do niniejszej umowy.

h) Działania otrzymujące pomoc finansową Wspólnoty stanowiły przedmiot odpowiedniej akcji reklamowej skierowanej do opinii publicznej oraz potencjalnych i rzeczywistych beneficjentów.

Sporządzono w......................................., dnia................................................ .

Sporządził :............................................. Data, pieczęć i podpis Kierownika Agencji SAPARD.

Deklaracja została sporządzona w oparciu o udostępnione kwoty przez................................................ ............. Pieczęć i podpis Głównego Księgowego Agencji SAPARD.

Zatwierdził.......................... .............................. Data, pieczęć i podpis Krajowego Urzędnika Zatwierdzającego w imieniu Polski.

Rozdział D-2 Tabela A

BILANS KWALIFIKUJĄCYCH SIĘ WYDATKÓW RZECZYWIŚCIE PONIESIONYCH W ROKU (......): WSZYSCY BENEFICJENCI

Nazwa Programu :..................................................... ..

Decyzja Komisji nr......... z dnia......... (wraz z ostatnimi poprawkami wniesionymi przez decyzję nr......... z dnia......)

Numer referencyjny w Komisji:.....................

Deklaracja nr......... obejmująca okres od (01.01.Rok)......... do........(31.12.Rok) włącznie

 

W przypadku wystąpienia różnic w odniesieniu do poprzednich deklaracji, różnice te zaznaczone są symbolem „*” oraz wyjaśnione na stronach od... do.... .

Zastosowane zostały następujące kursy do wymiany pomiędzy walutą krajową a euro: Kurs:............; Data:...............

Formularz: D-3

IDENTYFIKACJA FINANSOWA
KRAJE KANDYDUJĄCE
Polska

ROZDZIAŁ E

WYTYCZNE DLA ORGANU CERTYFIKUJĄCEGO

Wytyczne dotyczące rocznego certyfikowania Agencji SAPARD

Dotyczy: wytyczna, o której mowa w art. 6 ust. 5 rozdziału A załącznika do wieloletniej umowy finansowej - Forma, zakres oraz treść certyfikatu oraz sprawozdanie organu przeprowadzającego certyfikację Agencji SAPARD.

Wprowadzenie

1. Celem tego dokumentu jest przedstawienie wytycznych dotyczących wymogów certyfikacji rachunku, o którym mowa w art. 6 rozdziału A załącznika do wieloletniej umowy finansowej.

2. Przedmiotem certyfikacji i, co za tym idzie, poświadczenia audytu oraz sprawozdania z audytu, jest Agencja SAPARD oraz wszystkie zdecentralizowane oraz delegowane organa, tzn. chodzi tu o procesy począwszy od zarejestrowania wniosku po zobowiązanie oraz od zarejestrowania faktury po płatność.

Poświadczenie audytu

3. Certyfikat audytu powinien stanowić krótkie, jasne oraz dokładne oświadczenie o ogólnych wnioskach organu powołanego do pełnienia funkcji Organu Certyfikującego. Przykłady poświadczeń audytu są przedstawione w załączniku do tego rozdziału.

Sprawozdanie z audytu

4. Zakres sprawozdania z audytu jest szerszy od zakresu poświadczenia i zawiera dodatkowo oświadczenia w sprawie tego, czy:

(I) Organ Certyfikujący uzyskał godziwe gwarancje, że procedury kontroli wewnętrznej są teoretycznie właściwe oraz że funkcjonują one zadowalająco w praktyce;

(II) procedury, szczególnie w odniesieniu do kryteriów akredytacji o szczególnym znaczeniu (procedury pisemne, podział obowiązków, wstępne kontrole projektowe oraz wstępne kontrole płatności, zamówienia, zobowiązania oraz procedury płatności, procedury rachunkowe, zabezpieczenie komputerowe, audyt wewnętrzny) dają godziwą gwarancję, że projekty, których wykonywaniem obciążony jest SAPARD, są zgodne z wieloletnią umową finansową;

(III) wszystkie kryteria akredytacji o szczególnym znaczeniu są stale spełniane, co wymagane jest do przekazania przez Komisję zarządzania pomocą finansową, zgodnie z postanowieniami art. 3 ust. 1 rozdziału A załącznika do wieloletniej umowy finansowej; oraz

(IV) interesy finansowe Wspólnoty są prawidłowo chronione.

W sprawozdaniu powinny być również sformułowane wszelkie zalecenia oraz wskazania co do zasięgu oraz formy ich skierowania (w odpowiednich przypadkach również takie wskazania dotyczące zaleceń z lat poprzednich).

5. Treść sprawozdania

(I) Wewnętrzne procedury kontroli

Sprawozdanie powinno przedstawiać materiał dowodowy uzyskany przez Organ Certyfikujący, wskazujący na to, że przez cały obejmowany audytem okres kontrole wewnętrzne funkcjonowały zarówno w praktyce, jak i w teorii; dotyczyły wszystkich zamierzonych transakcji oraz spowodowały skorygowanie błędów. Sprawozdanie powinno zawierać oświadczenie na temat procedur kontroli wewnętrznej oraz powinno zwracać uwagę na wszelkie poważne słabości ujawnione w projekcie bądź funkcjonowaniu mechanizmów kontroli, ze szczególnym odniesieniem do tych czynników, które mogą zmniejszać skuteczność procedur kontroli wewnętrznej, takich jak:

- możliwość pominięcia mechanizmów kontroli przez odpowiedzialnego urzędnika;

- nieprawidłowe zastosowanie mechanizmów kontroli wynikające z błędnej interpretacji bądź zaniedbania; oraz

- tworzenie procedur niestandardowych.

Funkcja wewnętrznego audytu stanowi kluczowy składnik środowiska kontroli wewnętrznej i jako taka zasługuje na specjalnie poświęcony jej rozdział w sprawozdaniu z audytu. W sprawozdaniu należy wziąć pod uwagę niezależność, fachowość oraz skuteczność wewnętrznego audytu, a w szczególności, co następuje: zakres odpowiedzialności; prawa dostępu do dyrektora Agencji SAPARD oraz do wszystkich zapisów, pracowników oraz pomieszczeń (włącznie z organami zdecentralizowanymi oraz delegowanymi); wyłączenie członków zespołu wewnętrznego audytu z codziennych działań operacyjnych; obsadzenie stanowisk (fachowość, przeszkolenie oraz doświadczenie); planowanie (ocena potrzeb, podejście opierające się na ocenie ryzyka, cykl przeprowadzania audytu); dokumentację (odpowiednie zapisywanie zasad dotyczących przeprowadzania testów oraz wyciągania wniosków, przechowywanie dokumentów wspierających); dokumentację audytu (czy zarządzenia zapewniają, że jest on wystarczający, właściwy oraz wiarygodny); czy istnieją odpowiednie zarządzenia zapewniające jakość; sprawozdania (czy ich koncepcja jest odpowiednia oraz czy procedury zapewniają ich punktualność) oraz wnioski dotyczące planu audytu.

(II) Procedury zapewniające zgodność z postanowieniami wieloletniej umowy finansowej

Ten punkt dotyczy zatwierdzania. Transakcje przeprowadzane przez Agencję SAPARD odbywają się według złożonych przepisów. Związane z nimi nieodłączne ryzyko wymaga od Agencji SAPARD ustanowienia łagodzących mechanizmów kontroli, włącznie ze stosowaniem procedur pisemnych, list kontrolnych oraz szczegółowego wykonania lub kontroli dokonywanej przez innego urzędnika.

Sprawozdanie powinno zawierać oświadczenie dotyczące procedur zapewniających zgodność z postanowieniami wieloletniej umowy finansowej (z uwagi na każdy środek działania oraz, w odpowiednich przypadkach, na każdy inny podległy środek działania) w odniesieniu do każdej procedury, stwierdzające, czy odpowiednie mechanizmy kontroli okazały się wystarczająco skuteczne, aby pokładać w nich zaufanie w okresie obejmowanym przez audyt. W przypadku gdy wyciągnięty zostaje wniosek, że procedura nie zapewnia koniecznej gwarancji, wówczas istotne elementy niewydolności kontroli powinny zostać odnotowane.

(III) Kryteria akredytacji o szczególnym znaczeniu

W sprawozdaniu powinno znaleźć się stwierdzenie dotyczące stopnia, w jakim Agencja SAPARD oraz organa zdecentralizowane i delegowane spełniają wszystkie kryteria akredytacji o szczególnym znaczeniu (procedury pisemne, podział obowiązków, wstępne kontrole projektowe oraz wstępne kontrole płatności, zamówienia, procedury zobowiązań oraz płatności, procedury rachunkowe, zabezpieczenie komputerowe, audyt wewnętrzny) zgodnie z wymogami przekazywania przez Komisje zarządu nad pomocą finansową, określonymi w art. 3 ust. 1 rozdziału A załącznika do wieloletniej umowy finansowej, oraz jakie działanie (czas jego podjęcia oraz trwania), jeśli w ogóle, powinno zostać podjęte przez Agencję SAPARD bądź organ zdecentralizowany lub delegowany w celu usunięcia nieprawidłowości.

(IV) Ochrona interesów finansowych Wspólnoty

Ten punkt dotyczy przede wszystkim odbioru sum pieniędzy (wierzycieli). Stosowne, kluczowe zadania kontroli obejmują przekazywanie w sposób poprawny oraz terminowy wszystkich transakcji wierzycieli do księgi dłużników; odpisywanie wierzytelności od innych płatności SAPARD dla zadłużonych beneficjentów; oraz prawidłowe przekazywanie wszystkich wpływów od wierzycieli.

Generalnie, sprawozdanie powinno zawierać również oświadczenie w sprawie ochrony interesów finansowych Wspólnoty, stwierdzające, w odniesieniu do każdej procedury, czy dotyczące ich mechanizmy kontroli okazały się wystarczająco skuteczne, aby pokładać w nich zaufanie. W przypadku gdy wyciągnięty zostaje wniosek, że procedura nie zapewnia koniecznej gwarancji, wówczas istotne elementy niewydolności kontroli powinny zostać odnotowane.

(V) Zalecenia

Wszystkie zalecenia w sprawie ulepszeń powinny zostać sklasyfikowane z uwagi na stopień ważności, jaki - zdaniem organu certyfikującego - powinien zostać przypisany do każdej sytuacji. Mając na uwadze przejrzystość prezentacji, proponowana jest następująca klasyfikacja wspomnianych stopni ważności:

- najwyższy: zalecenia wymagające natychmiastowego wzięcia ich pod uwagę przez dyrektora Agencji SAPARD;

- pośredni: zalecenia będące istotnymi w kontekście środowiska kontroli Agencji SAPARD oraz wymagające natychmiastowego wzięcia ich pod uwagę przez Najwyższy Zarząd;

- najniższy: zalecenia, z uwagi na które podjęte powinny zostać działania mające na celu zapewnienie pełnej zgodności z kryteriami akredytacji.

Z uwagi na każde zalecenie w sprawozdaniu powinny zostać ujęte wymagające uwagi pytania dotyczące spraw proceduralnych oraz strategicznych, a także odpowiedź Agencji SAPARD.

6. Plan sprawozdania

Omówiony poniżej standardowy plan sprawozdania jest pomocny dla Komisji przy przetwarzaniu przez nią sprawozdań dotyczących certyfikacji.

Ogólne podsumowanie: zawierające opinię, streszczenie oświadczeń dotyczących każdego z omówionych powyżej punktów I, II, III oraz IV, oraz części dotyczących o stopniu najwyższym i pośrednim.

Ogólne wprowadzenie

I. Procedury kontroli wewnętrznej: ocena głównych mechanizmów kontroli; funkcja audytu wewnętrznego; oświadczenie w sprawie procedur wewnętrznego audytu, wraz z materiałem dowodowym.

II. Procedury zapewniające zgodność z postanowieniami wieloletniej umowy finansowej: ocena kluczowych mechanizmów kontroli, oświadczenie w sprawie procedur zapewniających zgodność z postanowieniami wieloletniej umowy finansowej, wraz z materiałem dowodowym.

III. Kryteria akredytacji o szczególnym znaczeniu: ocena zasięgu, w jakim Agencja SAPARD spełnia wszystkie kryteria akredytacji o szczególnym znaczeniu (procedury pisemne, podział obowiązków, wstępne kontrole projektowe oraz wstępne kontrole płatności, zamówienia, procedury zobowiązań oraz płatności, procedury rachunkowe, zabezpieczenie komputerowe, audyt wewnętrzny) zgodnie z wymogami określonymi w art. 3 ust. 1 rozdziału B załącznika do wieloletniej umowy finansowej.

IV. Procedury ochrony interesów finansowych Wspólnoty: ocena kluczowych mechanizmów kontroli; oświadczenie w sprawie procedur chroniących interesy finansowe Wspólnoty, wraz z materiałem dowodowym.

Wnioski ogólne

Zalecenia

Załączniki

Z podziałem na każde działanie/inne podległe działanie oraz standardowe funkcje (np. Księgowość, Służba Kontroli, Wewnętrzny Audyt, IT), w załączniku powinno znaleźć się omówienie wykonanej pracy w odniesieniu do każdego celu kontroli, włącznie z opisem celu kontroli, mechanizmu kontroli, struktury akt (w celu określenia, czy zawierają one wymagane podstawowe materiały dowodowe/lub dokumenty konieczne do poparcia wniosku o płatność), ustalenia, ocena, wniosek oraz szczegółowe zalecenia.

Sporządzona powinna zostać lista zaleceń zawierająca przynajmniej następujące informacje: indeks rejestru sprawozdania/status/działanie.

Załącznik do rozdziału E

Przykłady poświadczeń audytu wydawanych przez organ certyfikujący⁵

Macierz opinii:

 

A. Orzeczenie bezwarunkowe

Przeprowadziliśmy audyt rocznego zestawienia rachunkowego wydatków zadeklarowanych Komisji jako wydatki poniesione na rzecz Programu w roku finansowym 200x przez [nazwa oraz adres Agencji SAPARD]. Występując w charakterze Organu Certyfikującego, mamy obowiązek wyrazić naszą opinię na temat rocznego zestawienia rachunkowego w oparciu o przeprowadzony przez nas audyt.

Przeprowadziliśmy audyt zgodnie z przyjętymi międzynarodowo standardami prowadzenia audytu oraz zgodnie z postanowieniami art. 6 rozdziału A wieloletniej umowy finansowej. Zaplanowaliśmy oraz przeprowadziliśmy audyt w celu uzyskania wystarczającej gwarancji, że rachunki przekazywane do Komisji nie zawierają błędnych informacji. Audyt obejmował badanie, w drodze badań testowych, materiału dowodowego wspierającego informacje zawarte w rocznym zestawieniu rachunkowym, zapisów zobowiązań, badanie procedur oraz próbek transakcji. Audyt obejmował zgodność płatności z postanowieniami wieloletniej umowy finansowej wyłącznie w odniesieniu do zdolności struktur administracyjnych Agencji SAPARD w zakresie zapewnienia, że zgodność ta stanowiła przedmiot kontroli przed realizacją płatności. Przeprowadzony przez nas audyt stanowi wystarczającą podstawę sformułowania naszej opinii.

Zgodnie z naszą opinią zestawienie rachunkowe za rok finansowy 200x (datowane DD/MM/RRRR), które ma zostać przekazane do Komisji, jest prawdziwe, wyczerpujące oraz dokładne.

Audyt został przeprowadzony przez nas w okresie od DD/MM/RRRR do DD/MM/RRRR. Sprawozdanie omawiające nasze ustalenia zostaje przekazane w tym samym dniu, w którym datowane jest niniejsze poświadczenie.

[data wydania + podpis, nazwisko oraz stanowisko + nazwa oraz adres organu certyfikującego]

B. Orzeczenie warunkowe - ujawnione rozbieżności

Przeprowadziliśmy audyt rocznego zestawienia rachunkowego wydatków zadeklarowanych Komisji jako wydatki poniesione na rzecz Programu w roku finansowym 200x przez [nazwa oraz adres Agencji SAPARD]. Występując w charakterze Organu Certyfikującego mamy obowiązek wyrazić naszą opinię na temat rocznego zestawienia rachunkowego w oparciu o przeprowadzony przez nas audyt.

Przeprowadziliśmy audyt zgodnie z przyjętymi międzynarodowo standardami prowadzenia audytu oraz zgodnie z postanowieniami art. 6 rozdziału A załącznika do wieloletniej umowy. Zaplanowaliśmy oraz przeprowadziliśmy audyt w celu uzyskania wystarczającej gwarancji, że rachunki przekazywane do Komisji nie zawierają błędnych informacji. Audyt obejmował badanie, w drodze badań testowych, materiału dowodowego wspierającego informacje zawarte w rocznym zestawieniu rachunkowym, zapisów zobowiązań, badanie procedur oraz próbek transakcji. Audyt obejmował zgodność płatności z postanowieniami wieloletniej umowy finansowej wyłącznie w odniesieniu do zdolności struktur administracyjnych Agencji SAPARD w zakresie zapewnienia, że zgodność ta stanowiła przedmiot kontroli przed realizacją płatności. Przeprowadzony przez nas audyt stanowi wystarczającą podstawę sformułowania naszej opinii.

Zostały ujawnione rozbieżności pomiędzy rocznym zestawieniem rachunkowym a księgami oraz zapisami Agencji SAPARD, które dotyczą następujących środków działania/innych podległych środków działania (odniesienie: sprawozdanie z audytu, strona X):

[Środek działania/inny wtórny środek działania. Różnica (+/-) w krajowych środkach płatniczych oraz euro

Maszyny rolnicze - 23 000 CCC/100 euro]

Zgodnie z naszą opinią, z wyjątkiem rozbieżności omówionych w poprzednim akapicie, zestawienie rachunkowe za rok finansowy 200x (datowane DD/MM/RRRR), które ma zostać przekazane do Komisji, jest prawdziwe, wyczerpujące oraz dokładne.

Audyt został przeprowadzony przez nas w okresie od DD/MM/RRRR do DD/MM/RRRR. Sprawozdanie omawiające nasze ustalenia zostaje przekazane w tym samym dniu, w którym datowane jest niniejsze poświadczenie.

[data wydania + podpis, nazwisko oraz stanowisko + nazwa oraz adres organu certyfikującego]

C. Orzeczenie warunkowe - ograniczenia zakresu

Przeprowadziliśmy audyt rocznego zestawienia rachunkowego wydatków zadeklarowanych Komisji jako wydatki poniesione na rzecz Programu w roku finansowym 200x przez [nazwa oraz adres Agencji SAPARD]. Występując w charakterze Organu Certyfikującego, mamy obowiązek wyrazić naszą opinię na temat rocznego zestawienia rachunkowego w oparciu o przeprowadzony przez nas audyt.

Z wyjątkiem tego, co omówione jest w następnym akapicie, przeprowadziliśmy audyt zgodnie z przyjętymi międzynarodowo standardami prowadzenia audytu oraz zgodnie z postanowieniami art. 6 rozdziału A wieloletniej umowy finansowej. Zaplanowaliśmy oraz przeprowadziliśmy audyt w celu uzyskania wystarczającej gwarancji, że rachunki przekazywane do Komisji nie zawierają błędnych informacji. Audyt obejmował badanie, w drodze badań testowych, materiału dowodowego wspierającego informacje zawarte w rocznym zestawieniu rachunkowym, zapisów zobowiązań, badanie procedur oraz próbek transakcji. Audyt obejmował zgodność płatności z postanowieniami wieloletniej umowy finansowej wyłącznie w odniesieniu do zdolności struktur administracyjnych Agencji SAPARD w zakresie zapewnienia, że zgodność ta stanowiła przedmiot kontroli przed realizacją płatności. Przeprowadzony przez nas audyt stanowi wystarczającą podstawę sformułowania naszej opinii.

Z uwagi na [dla przykładu] charakter zapisów Agencji SAPARD/Delegowanego Organu itp., nie mieliśmy możliwości upewnienia się co do [należy podać charakter problemu], nawet w drodze zwrócenia się do innych procedur audytu (odniesienie: sprawozdanie z audytu, strona X).

Zgodnie z naszą opinią, z wyjątkiem skutków takich korekt, jeśli w ogóle miały one miejsce, które mogły zostać uznane za konieczne w celu umożliwienia nam upewnienia się co do [należy podać charakter problemu], zestawienie rachunkowe za rok finansowy 200x (datowane DD/MM/RRRR), które ma zostać przekazane do Komisji, jest prawdziwe, wyczerpujące oraz dokładne.

Audyt został przeprowadzony przez nas w okresie od DD/MM/RRRR do DD/MM/RRRR. Sprawozdanie omawiające nasze ustalenia zostaje przekazane w tym samym dniu, w którym datowane jest niniejsze poświadczenie.

[data wydania + podpis, nazwisko oraz stanowisko + nazwa oraz adres Organu Certyfikującego]

D. Wstrzymanie się od wydania opinii - ograniczenia zakresu

Przeprowadziliśmy audyt rocznego zestawienia rachunkowego wydatków zadeklarowanych Komisji jako wydatki poniesione na rzecz Programu w roku finansowym 200x przez [nazwa oraz adres Agencji SAPARD]. Występując w charakterze Organu Certyfikującego, mamy obowiązek wyrazić naszą opinię na temat rocznego zestawienia rachunkowego w oparciu o przeprowadzony przez nas audyt.

Z wyjątkiem tego, co omówione jest w następnym akapicie, przeprowadziliśmy audyt zgodnie z przyjętymi standardami międzynarodowymi prowadzenia audytu oraz zgodnie z postanowieniami art. 6 rozdziału A załącznika do wieloletniej umowy finansowej. Zaplanowaliśmy oraz przeprowadziliśmy audyt w celu uzyskania wystarczającej gwarancji, że rachunki przekazywane do Komisji nie zawierają błędnych informacji. Audyt obejmował badanie, w drodze badań testowych, materiału dowodowego wspierającego informacje zawarte w rocznym zestawieniu rachunkowym, zapisów zobowiązań, badanie procedur oraz próbek transakcji. Audyt obejmował zgodność płatności z postanowieniami wieloletniej umowy finansowej wyłącznie w odniesieniu do zdolności struktur administracyjnych Agencji SAPARD w zakresie zapewnienia, że zgodność ta stanowiła przedmiot kontroli przed realizacją płatności. Przeprowadzony przez nas audyt stanowi wystarczającą podstawę sformułowania naszej opinii.

Nie mieliśmy możliwości zbadania procedur zasadniczych płatności realizowanych przez organy o delegowanej odpowiedzialności, z powodu ograniczeń narzuconych na zakres naszych prac przez Agencję SAPARD (odniesienie: sprawozdanie z audytu, strona X).

Z uwagi na wagę spraw omówionych w poprzednim akapicie wstrzymujemy się od wydania opinii na temat tego, czy zestawienie rachunkowe za rok finansowy 200x (datowane DD/MM/RRRR), które ma zostać przekazane do Komisji, jest prawdziwe, wyczerpujące oraz dokładne.

Audyt został przeprowadzony przez nas w okresie od DD/MM/RRRR do DD/MM/RRRR. Sprawozdanie omawiające nasze ustalenia zostaje przekazane w tym samym dniu, w którym datowane jest niniejsze poświadczenie.

[data wydania + podpis, nazwisko oraz stanowisko + nazwa oraz adres Organu Certyfikującego]

E. Opinia przeciwna

Przeprowadziliśmy audyt rocznego zestawienia rachunkowego wydatków zadeklarowanych Komisji jako wydatki poniesione na rzecz Programu w roku finansowym 200x przez [nazwa oraz adres Agencji SAPARD]. Występując w charakterze Organu Certyfikującego, mamy obowiązek wyrazić naszą opinię na temat rocznego zestawienia rachunkowego w oparciu o przeprowadzony przez nas audyt.

Przeprowadziliśmy audyt zgodnie z przyjętymi standardami międzynarodowymi prowadzenia audytu oraz zgodnie z postanowieniami art. 6 rozdziału A załącznika do wieloletniej umowy finansowej. Zaplanowaliśmy oraz przeprowadziliśmy audyt w celu uzyskania wystarczającej gwarancji, że rachunki przekazywane do Komisji nie zawierają błędnych informacji. Audyt obejmował badanie, w drodze badań testowych, materiału dowodowego wspierającego informacje zawarte w rocznym zestawieniu rachunkowym, zapisów zobowiązań, badanie procedur oraz próbek transakcji. Audyt obejmował zgodność płatności z postanowieniami wieloletniej umowy finansowej wyłącznie w odniesieniu do zdolności struktur administracyjnych Agencji SAPARD w zakresie zapewnienia, że zgodność ta stanowiła przedmiot kontroli przed realizacją płatności. Przeprowadzony przez nas audyt stanowi wystarczającą podstawę sformułowania naszej opinii.

Wydatki deklarowane przez Agencję SAPARD nie pokrywają się z płatnościami oraz przychodami zrealizowanymi w tym okresie (odniesienie: sprawozdanie z audytu, strona X).

Zgodnie z naszą opinią, z uwagi na wyniki ustaleń omówionych w poprzednim akapicie, zestawienie rachunkowe za rok finansowy 200x (datowane DD/MM/RRRR), które ma zostać przekazane do Komisji, jest nieprawdziwe, niepełne oraz niedokładne.

Audyt został przeprowadzony przez nas w okresie od DD/MM/RRRR do DD/MM/RRRR. Sprawozdanie omawiające nasze ustalenia zostaje przekazane w tym samym dniu, w którym datowane jest niniejsze poświadczenie.

[data wydania + podpis, nazwisko oraz stanowisko + nazwa oraz adres Organu Certyfikującego]

ROZDZIAŁ F

TEKST PRAWA WSPÓLNOTOWEGO, O KTÓRYM MOWA W ROZPORZĄDZENIU KOMISJI (WE) NR 2222/2000 W SPRAWIE ZASAD FINANSOWYCH DLA SAPARD DOSTOSOWANY DO NINIEJSZEJ UMOWY⁶

TABELA

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ROZDZIAŁ G

ROZSTRZYGANIE KWESTII SPORNYCH - SAPARD

1. Wszelkie kwestie sporne pomiędzy Umawiającymi się Stronami, dotyczące warunków wykonania niniejszej umowy, które nie zostają rozstrzygnięte pomiędzy Umawiającymi się Stronami, zostaną rozstrzygnięte w drodze arbitrażu dokonanego przez Trybunał Arbitrażowy zgodnie z pkt 2-7 niniejszego rozdziału.

2. Każdej z Umawiających się Stron przysługuje prawo wszczęcia procedury rozstrzygania sporów. Każda strona wyznacza swojego arbitra w terminie trzech miesięcy od rozpoczęcia procedury.

3. Trybunał Arbitrażowy powoływany oddzielnie dla każdej sprawy składa się z trzech arbitrów wyznaczonych w następujący sposób:

- jeden z arbitrów wyznaczony przez Polskę,

- jeden z arbitrów wyznaczony przez Komisję,

- jeden z arbitrów wyznaczony w drodze porozumienia Stron bądź, w przypadku gdy Strony nie mogą dojść do porozumienia, wyznaczony przez przewodniczącego Trybunału Sprawiedliwości Wspólnot Europejskich.

4. W przypadku gdy którakolwiek z Umawiających się Stron nie wyznaczy swojego arbitra w terminie trzech miesięcy od dnia otrzymania wezwania do arbitrażu, arbiter taki zostaje wyznaczony przez przewodniczącego Trybunału Sprawiedliwości Wspólnot Europejskich.

5. W przypadku rezygnacji, śmierci bądź niezdolności do pełnienia swojej funkcji arbitra, wyznaczony zostaje inny arbiter, zgodnie z punktami 2-4, i ma on takie same uprawnienia i obowiązki, jakie przysługiwały pierwszemu arbitrowi.

6. Trybunał Arbitrażowy weźmie po uwagę odpowiednie orzecznictwo Europejskiego Trybunału Sprawiedliwości.

7. Wszystkie decyzje podejmowane są większością głosów Trybunału Arbitrażowego. Procedurę arbitrażową ustala Trybunał. Jego decyzje są wiążące dla obydwu Umawiających się Stron. Każda z Umawiających się Stron ponosi koszty wyznaczenia swojego arbitra i przedstawicielstwa w procedurze arbitrażowej; pozostałe koszty ponoszą w równych częściach Umawiające się Strony.

--------------------------

¹ Dz. U. WE nr L 161, z dnia 26. 06. 1999, str. 87.

² Dz. U. WE nr L 161, z dnia 26. 06. 1999, str. 68.

³ Dz. U. WE nr L 253, z dnia 7.10.2000, str. 5.

⁴ SEC 1999 1801/2 na http://europa.eu.int/comm/scr/ tender/usedoc/index en.htm

⁵ Międzynarodowe standardowe poświadczenie przeprowadzenia audytu oraz związanych z tym usług nr 13 (ISA 13), wydawane przez Międzynarodową Federację Księgowych (International Federation of Accountants (IFAC)).

⁶ Dz. U. WE nr L 253, z 07.10.2000, str. 5.

SPECIAL ACCESSION PROGRAMME FOR AGRICULTURE AND RURAL DEVELOPMENT IN POLAND

MULTI-ANNUAL FINANCING AGREEMENT

between

the Commission of the European Communities on behalf of the European Community

and

the Government of the Republic of Poland on behalf of the Republic of Poland

The Commission of the European Communities, hereinafter referred to as "the Commission", acting for and on behalf of the European Community, hereinafter referred to as "the Community".

of the one part, and

The Government of the Republic of Poland acting for and on behalf of the Republic of Poland, hereinafter referred to as Poland

of the other part,

hereinafter jointly referred to as "the Contracting Parties",

Whereas

(1) A Special Pre-Accession Programme for Agriculture and Rural Development (hereinafter referred to as "SAPARD") providing for a Community financial contribution has been established by Council Regulation (EC) No 1268/1999 of 21 June 1999 on Community support for pre-accession measures for Agriculture and Rural Development in the applicant countries of central and eastern Europe in the preaccession period.¹

(2) Poland is eligible to be a beneficiary under SAPARD.

(3) Poland has approved an Agricultural and Rural Development plan and submitted it to the Commission for approval as a Programme.

(4) The plan was approved as an Agriculture and Rural Development Programme by a Decision taken in accordance with Article 4 (5) of Regulation (EC) No 1268/1999 on 18 October 2000. It is necessary to set out conditions for the execution of the Agriculture and Rural Development Programme, and any amendments thereof, in Poland.

(5) The Programme should be executed on a decentralised basis following a Commission Decision conferring management of aid on an Agency in Poland taken in accordance with Article 12 (2) of Council Regulation (EC) No 1266/1999 of 21 June 1999 on coordinating aid to the applicant countries in the framework of the pre-accession strategy and amending Regulation (EEC) No 3906/89,²

Have agreed as follows:

Article 1

Objective

1. This Agreement lays down the technical, legal and administrative framework under which the Agriculture and Rural Development Programme and any amendments thereof, (hereinafter referred to as "the Programme") shall be executed in Poland. Reference to compliance with this Agreement shall be understood to also include compliance with the Programme, the Annual Financing Agreement(s) and the Commission Decision referred to in Article 3 (1) of Section A of the Annex.

2. Poland shall ensure the proper execution of the Programme in Poland on a decentralised basis in accordance with the provisions of this Agreement.

3. In case of conflict, the provisions of this Agreement shall prevail over those in the Programme.

Article 2

Annual Financing Agreement

1. Following the approval by the Commission of the Programme and conclusion of the present Agreement, an Annual Financing Agreement shall be concluded each year.

2. The financial commitment of the Community shall be set out in the Annual Financing Agreements. These are the only instruments that determine the financial commitment of the Community to Poland. Each Annual Financing Agreement shall set out:

(a) only for the year in question, the maximum Community financial commitment for Poland and the period of validity of that commitment,

(b) where appropriate, amendments to the provisions of this Agreement.

3. On accession to the European Union, Poland shall lose its entitlement to support under the Programme.

Article 3

Inspection and Audit

1. The Commission, and the Court of Auditors of the European Communities (hereinafter referred to as "the Court of Auditors"), shall have the right concerning the execution of the Programme to send agents or duly authorised representatives, to carry out:

(a) technical or financial missions or audits in Poland;

(b) inspections for the purpose of detecting irregularities and fraud.

Such missions, audits and inspections may involve, in particular, an examination of systems and procedures, on-the-spot checks:

- of projects and beneficiaries, and

- of, in particular in respect of verification of the economic reality of quotations and receipts, as well as certificates of origin, suppliers of goods and services to beneficiaries aided under the Programme.

The Community shall give the authorities of Poland advance notice of such missions and audits.

2. Poland shall maintain records and accounts adequate to identify projects and, where appropriate, services financed by the Programme in accordance with sound accounting procedures, taking account of the requirements of this Agreement.

It shall ensure that the agents or representatives referred to in paragraph 1 have the right to inspect all relevant documentation, systems and accounts pertaining to projects and, where appropriate, services financed under the Programme.

It shall ensure that all beneficiaries are made aware no later than when their project is selected that the agents or representatives referred to in paragraph 1 have the right to carry out on-the-spot inspections.

3. Poland shall supply on request by the agents and representatives referred to in paragraph 1, all documents and information, including any created or stored in electronic form relating to commitments entered into and expenditure financed under the Programme. It shall take suitable action to facilitate the work of the aforementioned agents and representatives of the Community within the framework of this Agreement.

Article 4

Dispute Settlement

Disputes between the Contracting Parties relating to this Agreement shall be settled in accordance with Section G of the Annex.

Article 5

Language

1. Any communication between the Commission and Poland related to this Agreement shall be in English.

2. Poland shall ensure that for the Commission examination referred to Article 3 (1) of Section A of the Annex, relevant national legislation, written procedures manuals, guidelines, standard control check-lists, relevant administrative notices, standard documents and forms shall be available in English. Where documentation is needed for purposes other than for that examination, but is not available in English, Poland shall provide texts in English expeditiously following a request from the Commission.

Article 6

Termination of Agreement

1. The Commission and Poland shall each, according to their respective specific obligations, monitor execution of the Programme in the framework of this Agreement. Without prejudice to the rights and obligations set forth elsewhere in this Agreement, each of the Contracting Parties may terminate this Agreement if the other fails to perform any of its obligations relating to this Agreement. Where one party detects such a failure, it shall immediately inform the other party.

2. Where the Commission has detected non-compliance with the obligations of this Agreement, it:

(a) shall notify Poland of its intentions, with justification(s), and,

(b) shall have the right, with regard to the Programme, but without prejudice to the Decisions referred to in Articles 11 and 12 of Section A of the Annex:

(i) to make financial corrections against Poland,

(ii) to cease to transfer monies to Poland,

(iii) to refrain from undertaking any new financial obligations on the part of the Community, and,

(iv) if appropriate, to terminate this Agreement with effect from the time non-compliance was first detected.

Article 7

Detailed Conditions

Detailed conditions relating to the execution of this Agreement are set out in the Annex as follows:

The Annex to this Agreement shall form an integral part thereof.

Article 8

Contact Points

Correspondence relating to any matter falling within the scope of this Agreement, where appropriate stating the Programme's number and title, shall be addressed to the following:

for the Community:

Commission of the European Communities

Directorate General Agriculture,

SAPARD Unit

Rue de la Loi, 200, B -1049 Brussels

Telephone: 00 32 2 2967 337

Fax: 00 32 2 29 51746

E-MAIL: agri-sapard@cec.eu.int

for Poland:

Office of the Committee for European

Integration

Al. Ujazdowskie 9

00-918 Warsaw

Telephone: 00 48 22 694 68 07

Fax:00 48 22 6250380

Article 9

Entry into Force

This Agreement shall enter into force on the date when both Contracting Parties have notified each other of the completion of all necessary formalities for its conclusion.

Article 10

Signature

This Agreement shall be drawn up in duplicate in English and in Polish, only the English text being authentic.

Done at Brussels, this twenty-fifth day of January in the year two thousand and one.

Annex

SECTION A

FINANCIAL MANAGEMENT

Article 1

Scope

This Section sets out the financial provisions for execution of the Programme. The execution of the Programme shall be subject to the adoption of a Commission Decision conferring management of aid on an Agency and to the content of that Decision.

Article 2

Definitions

For the purposes of this Agreement, the following definitions shall apply:

(a) "National Fund" means the body appointed by Poland and placed under the responsibility of the National Authorising Officer which acts as the Competent Authority;

(b) "Competent Authority" means the body in Poland which:

(i) issues, monitors and withdraws accreditation of the SAPARD Agency,

(ii) appoints a Certifying Body;

(c) "SAPARD Agency" means the body established by Poland and operating under its responsibility which discharges an implementing function and a paying function. Only one SAPARD Agency may be accredited at any time in Poland;

(d) "Certifying Body" means the body which is operationally independent of the SAPARD Agency and establishes a certificate of the accounts, reports on the management and control systems and verifies the co-financing elements;

(e) "SAPARD euro account" means the account opened by the National Authorising Officer, on behalf of Poland, under their responsibility in a financial or treasury institution bearing interest under normal commercial conditions to receive payments referred to in Article 7 of this Section and used exclusively for SAPARD transactions, maintained in euro and not subject to any charges or taxes;

(f) "Financial year" means the calendar year 1 January to 31 December;

(g) "Measure" is the means by which a priority is implemented, which enables projects to be co-financed; a measure is assigned a contribution from the Community and Poland, as well as a set of specified targets;

(h) "Project" means any operation carried out by the final beneficiaries under the Programme;

(i) "Final Beneficiary" means the organisation or public or private undertakings responsible for conducting a project;

(j) "Community contribution" means the part co-financed by the Community in relation to the total eligible public expenditure carried out under the Programme;

(k) "Public expenditure" means Community plus other public expenditure from all public bodies in Poland.

Article 3

Conferral of management of aid

1. Poland shall permit the Commission to verify compliance with the conditions of Item 1 and Item 3 of Section F, hereinafter referred to in this Section as "the conditions", and with Article 4, Article 5, Article 6 and Article 14 of this Section, prior to taking a Decision on conferral of management of aid on an Agency.

For the establishment of compliance with the conditions and with the Articles mentioned in the first subparagraph, the Commission shall:

(a) examine the National Fund procedures and structures related to the implementation of the Programme and SAPARD Agency procedures and structures and, where appropriate, procedures and structures of other bodies to which tasks may have been delegated in accordance with Article 4 (3), Article 5 (3) and Article 6 (5) of this Section;

(b) carry out verifications on-the-spot.

2. Poland shall ensure that, at all times, the National Authorising Officer of Poland bears the full financial responsibility and liability for the funds resulting from the Community contribution. The National Authorising Officer shall be the contact point for financial information sent between the Commission and Poland.

3. The Decision to confer management of aid on an Agency in Poland may be made on a provisional basis, provided the conditions and Articles referred to in the first sub-paragraph of paragraph 1 are complied with.

Article 4

Tasks of the Competent Authority

1. Poland shall ensure that before accrediting the SAPARD Agency, the Competent Authority shall be satisfied that the administrative, accounting, payment and internal control arrangements of that Agency offer the following guarantees:

(a) the admissibility of claims and compliance with this Agreement are checked before payment is authorised;

(b) the commitments and payments effected are correctly and fully recorded in the accounts;

(c) the necessary documents are submitted within the time and in the form required;

(d) the eligibility of applications and compliance with this Agreement are checked before contracts with beneficiaries are signed and the commitment recorded.

The SAPARD Agency shall hold documents justifying the payments effected and documents concerning the carrying out of the prescribed administrative and physical controls. Where the relevant documents are held by the bodies responsible for authorising the expenditure, those bodies must transmit reports to the SAPARD Agency on the number of checks carried out, their content and the action taken in the light of the results.

2. Poland shall ensure that the decision of the Competent Authority to accredit the SAPARD Agency is taken on the basis of an examination covering the procedures and structures for the arrangements referred to in paragraph 1. The examination shall, in particular, include the arrangements adopted to protect the Community's interests, in respect of transactions to be financed by the Programme, taking account of Article 5 and Article 14 of this Section namely:

(a) the execution of payments,

(b) the safeguarding of the treasury,

(c) the security of computer systems,

(d) the maintenance of accounting records,

(e) the division of duties and the adequacy of internal and external controls,

(f) guarantees to be obtained,

(g) amounts to be collected,

(h) the selection of projects, tendering, contracting and

(i) the respect of procurement rules.

3. The examination referred to in paragraph 2 shall be conducted according to internationally accepted auditing standards.

The Competent Authority may delegate the conduct of the examination to other bodies. In all cases the National Authorising Officer, on behalf of Poland, retains overall responsibility.

4. Accreditation may be provisionally granted for a period to be fixed in relation to the seriousness of the problem pending the implementation of any requisite changes to the administrative and accounting arrangements. In instances where such a provisional accreditation is envisaged, there must be satisfactory compliance with Article 5 and Article 14 of this Section, in particular with the following criteria:

(i) written procedures,

(ii) segregation of duties,

(iii) pre-project approval and pre-payment checks,

(iv) payment procedures,

(v) accounting procedures,

(vi) computer security,

(vii) internal audit and, where appropriate, public procurement provisions.

5. The Competent Authority shall ensure that the SAPARD Agency accounting system meets internationally accepted accounting standards.

6. If the Competent Authority is satisfied that the SAPARD Agency examined complies with all relevant requirements, it shall proceed with its accreditation. Otherwise, it shall address to the SAPARD Agency instructions relating to the administrative and accounting arrangements, and in particular to any conditions the Agency is required to fulfil before accreditation may be granted.

7. The National Authorising Officer shall communicate to the Commission the following particulars of the SAPARD Agency accredited to carry out the tasks set out in Article 5:

(a) the name and statute of the SAPARD Agency;

(b) the administrative, accounting and internal control conditions under which payments are made relating to implementation of the Programme;

(c) the act of accreditation which shall consist of a written confirmation that the body meets the criteria for accreditation, and, when relevant, shall set out the instructions as to changes and the period set;

(d) information on the following:

(i) the responsibilities vested in it,

(ii) the allocation of responsibilities between its departments,

(iii) its relationship with other bodies, public or private, which also hold responsibilities for executing measures under which it charges expenditure to the Programme,

(iv) the procedures by which claims by beneficiaries are received, verified, and validated, and by which expenditure is authorised, paid and accounted for,

(v) the provisions for internal audits.

The National Authorising Officer shall inform the Commission in advance of any proposed change in those particulars before those changes are implemented.

8. Poland shall ensure that the Competent Authority monitors accreditation and that, where there is a failure to meet any of criteria set out in paragraph 4 (i) to (vii) by the SAPARD Agency's operations, it shall immediately withdraw accreditation. The National Authorising Officer shall immediately inform the Commission.

Article 5

Implementation and payment tasks of the SAPARD Agency

1. The implementation task of the SAPARD Agency shall include:

(a) call for applications and publicising terms and conditions for eligibility,

(b) project selection, including the application of ranking criteria,

(c) checking of applications for approval of projects against terms and eligibility conditions, and compliance with this Agreement, including, where appropriate, public procurement provisions,

(d) laying down contractual obligations in writing between the Agency and beneficiaries including information on possible sanctions in the event of non-compliance with those obligations and, where necessary, the issue of approval to commence work,

(e) execution of on-the-spot checks to establish eligibility both prior to and following project approval,

(f) follow-up action to ensure progress of projects being implemented,

(g) reporting of progress of measures being implemented against indicators,

(h) ensuring that the beneficiary is made aware of the Community contribution to the project.

2. The payment task of the SAPARD Agency shall include:

(a) checking of payment claims,

(b) execution of on-the-spot checks to establish eligibility for payment,

(c) authorisation of payment,

(d) execution of payment,

(e) accounting of commitments and payments,

(f) where required by contractual obligations between the SAPARD Agency and the beneficiary or by provisions of the Programme, controls on beneficiaries after payment of aid to establish whether the terms and eligibility conditions of the grants continue to be respected.

3. Where functions of implementation and payment are not discharged within a single administrative structure, the SAPARD Agency may delegate them to other parties provided the conditions referred to in paragraphs 2.3.1 to 2.3.8 of Article 14 of this Section are complied with. However, in no case may the functions of execution of payment, and of accounting of commitment and payment set out in Article 14.1.2. and 14.1.3. of this Section, be delegated. The project approval, on-the-spot controls and payment processes must be based on an appropriate segregation of duties.

4. Poland shall ensure that any proposed changes in the implementing or paying arrangements of the SAPARD Agency after its accreditation are submitted by the Competent Authority to the Commission for examination in advance of their implementation.

5. Poland shall ensure that where the SAPARD Agency does not also discharge the functions of the Managing Authority provided for in Article 2 (c) of Section B, the SAPARD Agency shall communicate to that Authority the information necessary for it to perform its functions.

6. In respect of investments in infrastructure projects of a type that would normally be expected to generate substantial net revenue, the SAPARD Agency shall assess, prior to entering into contractual arrangements with a potential beneficiary, whether the project is of this type. Where it can be concluded that it is, the Agency shall ensure that the public aid from all sources does not exceed 50% of total eligible cost.

7. In respect of investments in projects except those in infrastructure of a type not generating substantial net revenue, the SAPARD Agency shall ensure that the cumulation of public aid granted under the Programme from all sources does not exceed 50% of total eligible cost of any project. Measures for training are considered to be human capital and not investment for the purposes of this paragraph.

Article 6

Tasks of the Certifying Body

1. Poland shall ensure that the tasks of the Certifying Body shall comprise:

(a) delivery of a certificate on the annual account of the SAPARD Agency as well as the SAPARD euro account regarding the integrality, accuracy and veracity of those accounts,

(b) reporting on an annual basis on the adequacy of management and control systems of the SAPARD Agency as regards their capability to ensure conformity of expenditure with Article 7 (1) of this Section,

(c) verification of the existence and correctness of the national co-financing element referred to in Article 8 (2) of this Section.

2. The Certifying Body shall be a department or body which is operationally independent of the SAPARD Agency and which has an appropriate technical vocation.

3. The certificate referred to in paragraph 1 shall be based on an examination of procedures and of a sample of transactions. It shall cover compliance of payments with this Agreement as regards the capability of the SAPARD Agency's and National Fund's administrative structures to ensure that such compliance has been checked before a payment is made.

4. The report referred to in paragraph 1(b) shall state whether:

(a) the SAPARD Agency's procedures, with particular regard to the criteria and functions in Article 4, Article 5 and Article 14 of this Section, are such as to give reasonable assurance that the operations charged to the Programme comply with this Agreement, and what recommendations have been made for the improvement of systems,

(b) the annual accounts referred to in Article 11 of this Section are in accordance with the books and records of the SAPARD Agency,

(c) the declarations of expenditure as provided for in Article 9 of this Section and Section D are a materially true, complete and accurate record of the operations charged to the Programme,

(d) the financial interests of the Community are properly protected as regards amounts to be collected and, where appropriate, guarantees obtained,

(e) recommendations on the improvement of systems addressed to the SAPARD Agency have been followed up,

(f) any exceptional transactions or technical difficulties have been experienced regarding the financial year concerned,

(g) any significant modification has been made since the previous report of the information.

The report shall be accompanied by information on the number and qualifications of staff undertaking the audit, on the work done, on the number of transactions examined, on the level of materiality and confidence obtained, on any weakness found and recommendations made for improvement, and on the operations of both the Certifying Body and other audit bodies, internal and external to the SAPARD Agency, from which all or part of the Certifying Body's assurance on the matters reported was gained.

5. The Certifying Body shall conduct its examination according to internationally accepted auditing standards and the guidelines set out in Section E. Where the body appointed is the National Audit Office or equivalent, it may delegate some or all of the examination tasks referred to in paragraph 3 provided the tasks are discharged effectively. The Certifying Body in all cases retains overall responsibility for the tasks.

6. The checks shall be undertaken both during and after the end of each financial year.

7. The National Authorising Officer shall ensure that the Certifying Body's certificate on the annual account and the audit report of its findings referred to in paragraph 1 shall in particular state whether it has gained reasonable assurance that the accounts to be transmitted to the Commission are true, complete and accurate, and that the internal control procedures have operated satisfactorily. The Certificate and the report shall be drawn up by 15 April at the latest of the year following the financial year concerned and communicated by the Competent Authority to the Commission by 30 April at the latest. The Monitoring Committee referred to in Article 7 of Section B shall receive a copy of the report.

Article 7

Commitments and payments from the Commission

1. Only SAPARD assistance granted in accordance with this Agreement shall be subject to cofinancing by the Community.

2. Payment by the Commission of the Community contribution shall be made in accordance with the Annual Financing Agreements) referred to in Article 2 of this Agreement to the SAPARD euro account and provided that the verifications referred to in Article 9 of this Section have not indicated any problems. The National Authorising Officer shall communicate the details of this account to the Commission as set out in Form D 3 in Section D.

3. Payments shall be posted to the earliest open commitment.

Community budget commitments for Poland shall be made in the Commission accounts on the basis of the Commission decision authorising signature of each Annual Financing Agreement.

Commitments shall as a general rule be effected annually. The first commitment in the Commission accounts for Poland shall be made when the Commission decision authorising signature of the Annual Financing Agreement has been taken. Subsequent commitments shall be effected each year by the Commission decision authorising signature of each Annual Financing Agreement. Each annual commitment shall be set out in the Annual Financing Agreement.

4. The Commission shall automatically decommit:

(a) the entire commitment relating to any year if signature of the Annual Financing Agreement has not been taken by the end of the following year;

(b) any part of a commitment which has not been settled by the payment on account or for which it has not received a payment application containing all elements to enable payment by the Commission pursuant to paragraph 6 by the end of the second year following the year of commitment.

5. Subject to available appropriations, the Commission shall make an initial payment on account to the SAPARD euro account. This payment, which may be made in more than one instalment, shall not exceed 49% of the annual commitment to Poland set out in the first Annual Financing Agreement. The payment shall be made after adoption of the Programme, on condition that the SAPARD Agency accreditation has been subject to the Decision referred to in Article 3 (1) of this Section, and after this Agreement and the first Annual Financing Agreement have been concluded. The payment shall be repaid in euro with all interest accrued if no acceptable payment application in accordance with Article 9 of this Section is received by the Commission within 18 months of the date of the initial instalment of that payment.

Where the payment on account made is less than the 49%, requests may be submitted to the Commission for additional payments on account within that overall limit, based on the sum of expenditure declarations referred to in Article 8 (1) (b) of this Section, but not yet settled. Subject to availability of appropriations, the Commission shall make further payments on account reflecting this anticipated need.

Throughout the lifetime of the Programme, the National Authorising Officer shall use the payment on account only to pay the Community contribution to expenditure in compliance with this Agreement. All interest earned on the payment on account shall be used exclusively for the Programme.

6. Interim payments, other than those on account, shall be made by the Commission to reimburse expenditure actually paid under the Programme as certified by the National Authorising Officer in accordance with Article 9 of this Section. Such payments shall be calculated and made at the level of measures contained in the financing plan of the Programme.

They shall be subject to the following conditions:

(a) the latest annual implementation report due, containing the information specified in Article 8 (5) of Section B, must have been forwarded to the Commission;

(b) the mid-term evaluation referred to in Article 10 of Section B when due, must have been forwarded to the Commission;

(c) expenditure by measure must be consistent with the Programme including, where appropriate, flexibility between measures and within the limit of the Community contribution pursuant to the concluded Annual Financing Agreement;

(d) any recommendations as referred to in Article 8 (3) of Section B must have been acted upon within the specified period, or where those recommendations are intended to remedy serious shortcomings in the monitoring or management system which undermine proper financial management of the Programme, reasons have been communicated by Poland to explain why no action has been taken; any requests for corrective action by the Commission must have been acted upon;

(e) account must be taken of the financial consequences of any Decisions taken in accordance with Article 11 and Article 12 of this Section;

(f) information requested by the Commission necessary to clarify any elements relevant to the payment application has been provided.

Poland and National Authorising Officer shall be informed immediately by the Commission if any of these conditions is not fulfilled. They shall take the necessary steps to remedy the situation before the payment application is accepted.

7. The combined total of the payments referred to in paragraphs 5 and 6 which are made in respect of the Programme, prior to the payment made in accordance with paragraph 8, shall not exceed 95% of the Community commitment for the Programme.

8. The final balance of the Programme shall be paid:

(a) if the National Authorising Officer submits to the Commission within six months of the deadline for payment laid down in the final Annual Financing Agreement, a certified statement of expenditure actually paid in accordance with Article 9 of this Section;

(b) the final report on implementation has been submitted to and approved by the Commission;

(c) when the Decisions referred to in Articles 11 and 12 of this Section have been adopted.

Article 8

Payments from the SAPARD Agency

1. Poland shall ensure that payments from the SAPARD Agency to the beneficiary are:

(a) made in national currency and debited as appropriate against the SAPARD euro account. The payable order(s) to the beneficiary(ies) or to their assignee(s) shall as a general rule be issued within 5 days of this debit,

(b) based on declarations of expenditure incurred by the beneficiary evidenced by original receipted invoices or other relevant documents where, according to the Programme, aid is not a function of expenditure. Such declarations shall include only expenditure or, in the case where aid is not a function of expenditure, events occurring no earlier than the date the contract was concluded making the claimant a beneficiary under the Programme for the project concerned, except as regards that for feasibility and related studies, but in no case shall relate to projects selected, contracts concluded by or on behalf of the SAPARD Agency and beneficiaries, and expenditure paid earlier than the date(s) specified in the Commission Decision referred to in Article 3 (1) of this Section. Where original invoices or the other relevant documents referred to in this sub-paragraph are not retained by the SAPARD Agency following receipt, the SAPARD Agency shall ensure that copies shall be taken and arrangements made to ensure that the originals will be made available for audit and inspection purposes.

2. The SAPARD Agency shall ensure that the Community contribution is made simultaneously with expenditure by any other public bodies. However, in the case of beneficiaries in the public sector, the Community contribution may be made later than that by other public bodies. In no case may the Community contribution be made before the contributions by public bodies in Poland.

3. The SAPARD Agency shall ensure that total public expenditure by all public bodies in Poland for each measure and project is identifiable in the SAPARD Agency.

4. The SAPARD Agency shall maintain records of each payment which include at least the following information:

(a) the amount in national currency,

(b) the corresponding amount in euro.

The ratios of Community and national contributions to public expenditure, and of total public expenditure to total eligible costs, shall be determined in national currency.

5. The SAPARD Agency shall ensure that any amount(s) which it finds has been inadvertently paid in excess of the sum due, noted by it and which have been incorporated in expenditure declarations charged to the SAPARD euro account, are recorded within 5 days in the SAPARD euro account and deducted from the next application for payment to the Commission referred to in Article 9 of this Section.

6. The SAPARD Agency shall ensure timely treatment of payment requests by beneficiaries. In cases where the interval between receipt of the supporting documents needed to make the payment and issuing of the payment order exceeds three months, Community co-financing may be reduced.

Article 9

Application for payment from the Community

1. The SAPARD Agency shall, on a quarterly basis, present payment applications in accordance with the Form D-1 as set out in Section D, signed and certified, and transmitted by the National Authorising Officer, on behalf of Polish Side, to the Commission within one month of the end of each quarter. However, supplementary applications may be submitted only if justified on the basis of the risk of the net balance in the SAPARD euro account being exhausted before the next quarterly application has been processed.

2. The Commission shall verify the payment applications taking account of Article 7 of this Section.

3. Expenditure declared in the payment applications shall be reimbursed by the Commission within two months of an acceptable payment application being received by it provided that:

(a) the verifications in Article 7 (6) and where appropriate Article 7 (8) of this Section, have not indicated any problems;

(b) no suspension of payments has been decided concerning the measure(s) that is or are the subject of the application in question;

(c) appropriations are available.

Article 10

Exchange rate and interest

1. Poland shall ensure that the rate recorded for conversion between euro and national currency is that for Poland published by the European Central Bank on the Internet at 14.15 C.E.T.:

(a) for payments by the SAPARD Agency, the rate on the last but one working day at the Commission in the month preceding the month during which the expenditure was recorded in the accounts of the SAPARD Agency. The date the payment order is issued to the beneficiary or their assignee shall be the date shown in the accounts;

(b) for overpayments by the SAPARD Agency, the rate on the last but one working day at the Commission in the month preceding the month during which the overpayment was first noted;

(c) for amounts fixed by the clearance of accounts and conformity clearance Decisions, the rate on the last but one working day at the Commission in the month preceding the month during which the Decision was taken;

(d) for debts recovered in accordance with Article 14.2.8 of this Section, the rate on the last but one working day at the Commission in the month preceding on the month during which the debt was recovered;

(e) for irregularities recovered in accordance with Article 13 of this Section, the rate on the last but one working day at the Commission in the month preceding the month during which the amount was recovered;

(f) for interest earned on the SAPARD Agency account(s), the rate on the day the interest was credited to the account which must be at least monthly.

In the event that a rate for a day is not published, the rate for the most recent previous working day of publication shall be used.

2. Where the time-limits in the Decisions taken pursuant to Article 11 and 12 of this Section are not complied with, any outstanding amount shall generate interest at a rate equal to the Euribor rate for three month deposits published by the European Central Bank plus 1.5% points. That rate shall be the monthly average of the month in which those Decisions were taken.

3. Poland shall ensure that interest earned on the SAPARD euro account is used exclusively for the Programme. Accounts related to SAPARD funds held by the SAPARD Agency shall bear interest under normal commercial conditions. Interest earned on those accounts attributable to the Community contribution shall also be used exclusively for the Programme and shall not be subject to any charges or taxes. All interest attributable to the Community contribution shall be additional to the amounts included in the Annual Financing Agreements and shall be counted as a further contribution by the Community. Appropriate Programme changes shall be made pursuant to Article 7 of Section B.

Article 11

Clearance of accounts Decision

1. Poland shall ensure that the National Authorising Officer shall submit to the Commission, by 30 April at the latest of the year following the financial year concerned, the annual accounts of the SAPARD Agency accompanied by the information referred to in Article 6 (1) of this Section, concerning the SAPARD Agency and the National Fund, and relating to transactions financed under the Programme.

2. The accounts referred to in paragraph 1 shall be submitted using Form D2 as set out in Section D.

3. Expenditure declared in respect of a given month must relate to payments made less any receipts.

The relevant date for payments shall be the date on which the SAPARD Agency has sent the payment order to a financial institute or beneficiary or their assignee. The relevant date for receipts shall be the date on which the amount was recorded in the account.

Expenditure declared may include corrections to data reported for previous months in the same financial year.

For a given financial year, all transactions recorded in the accounts of the SAPARD Agency in that year shall be taken into consideration.

4. Where payments due under the Programme are encumbered by claims, they shall be deemed to have been made in their entirety within the meaning of the first sub-paragraph of paragraph 3:

- on the date of the payment of the sum still due to the beneficiary, if the claim is less than the expenditure settled,

- on the date of the settlement of the expenditure, if the latter is less than or equal to the claim. 

5. Payment orders not executed and payments debited to the account and then re-credited shall be shown in Form D 2 as deductions from expenditure in respect of the month during which the failure to execute or the cancellation is reported to the SAPARD Agency.

6. The Commission shall, by 30 September at the latest of the year following the financial year concerned, on the basis of the information referred to in paragraph 1, take a Decision to clear the account of the SAPARD Agency (hereinafter referred to as "the clearance of accounts Decision").

The clearance of accounts Decision shall cover the integrality, accuracy and veracity of the accounts submitted and shall not prejudice the adoption of a subsequent conformity clearance Decision, pursuant to Article 12 of this Section.

The clearance of accounts Decision shall also cover the clearance of the SAPARD euro account and amounts to be credited to that account in accordance with Article 13 (2) and Article 14 (2.8) of this Section.

7. The Commission shall communicate to Poland the results of its verifications of the information supplied, together with any amendments it proposes, by 15 July at the latest following the end of the financial year. If, for reasons attributable to Poland, the Commission is unable to clear the accounts of Poland by 30 September at the latest, the Commission shall notify Poland of further enquiries it proposes to undertake.

8. The amount fixed by the clearance of accounts Decision shall normally be added to or deducted from the next payment(s) due from the Commission to Poland. However, where the amount to be deducted fixed by the clearance of accounts Decision exceeds the level of possible subsequent payments, the National Authorising Officer, on behalf of Poland, shall ensure that the amount not covered by the balance shall be credited to the Commission in euro within two months of notification of that Decision. The Commission may however, on a case by case basis, decide that any amount to be credited to it shall be offset against payments due to be made by the Commission to Poland under any Community instrument.

Article 12

Conformity clearance Decision

1. The Commission shall take a Decision (hereinafter referred to as "the conformity clearance Decision") on the expenditure to be excluded from Community co-financing where it finds that expenditure has not been effected in compliance with this Agreement.

2. When, as a result of any enquiry, the Commission considers that expenditure has not been effected in compliance with this Agreement, it shall, before a conformity clearance Decision is taken, notify in writing the National Authorising Officer of the results of its checks and indicate the corrective action to be taken to ensure future compliance. The communication shall make reference, as appropriate, to the relevant articles of this Multi-annual Financing Agreement, the Programme, the Decision referred to in Article 3(1) of this Section and the Annual Financing Agreement(s).

3. The National Authorising Officer shall reply in writing within two months, and the Commission may modify its position in consequence. In justified cases, the Commission may agree to extend that period for reply.

After expiry of the period for reply, the Commission shall invite Poland to a bilateral discussion, and both parties shall endeavour to reach an agreement as to the action to be taken and on an evaluation of the gravity of the infringement and the financial loss to the Community. Following that discussion and any deadline after the discussion fixed by the Commission for the provision of further information or, where Poland does not accept the invitation to the meeting before the deadline set by the Commission, after that deadline has passed, the Commission shall formally communicate its conclusions to Poland.

If no agreement is reached, the National Authorising Officer, on behalf of the Polish Side, may ask for a procedure provided for in Item 9 of Section F to be initiated, with a view to mediating between the respective positions within a period of four months. The results of that procedure shall be set out in a report drawn up by the Conciliation Body taking account of the provisions laid down in Item 9 of Section F. The report shall be sent to and examined by the Commission before a conformity clearance Decision is taken.

4. The Commission shall evaluate the amounts to be excluded having regard in particular to the degree of non-compliance found. The Commission shall take into account the nature and gravity of the infringement and the extent of the risk of financial loss to the Community.

5. A refusal to finance may not involve expenditure for a measure in respect of which the final payment was effected prior to 24 months preceding the Commission's written communication of the results of the checks referred to in paragraph 2 to the National Authorising Officer. This shall not apply to the financial consequences of irregularities as referred to in Article 13 of this Section. Where texts necessary for the performance of those checks are not available in English this period shall be extended by the length of time between the Commission requesting documents in English and their receipt.

6. In cases where controls have not been correctly established or executed by the SAPARD Agency, a financial correction may be applied which may include application of flat rate corrections the level of which shall be proportionate to the risk of financial loss for the Community.

7. The amount to be recovered in accordance with the conformity clearance Decision, shall be communicated to the National Authorising Officer who shall, on behalf of Poland, ensure that the amount is credited to the SAPARD euro account within two months of the date the conformity clearance Decision was taken and deducted from the next application for payment to the Commission. The Commission may, however, on a case by case basis, decide that any amount to be credited to it shall be offset against payments due to be made by the Commission to Poland under any Community instrument.

8. The amount to be recovered in accordance with the conformity clearance Decision shall not be reallocated to the Programme.

Article 13

Irregularity and control provisions

1. Poland shall without prejudice to the provisions of this Agreement, in accordance with national provisions laid down by law, regulation or administrative action take the actions necessary to:

(a) satisfy itself that transactions financed by the Programme are actually carried out and executed correctly;

(b) prevent and deal with irregularities;

(c) recover sums lost as a result of irregularities or negligence.

Poland shall inform the Commission of actions taken for those purposes and in particular of the state of the administrative and judicial procedures.

2. Sums recovered as referred to in paragraph 1 (c) relating to the Community contribution shall be paid to the accredited SAPARD Agency and deducted by it from the expenditure which has been financed by the Programme.

3. Poland shall make available to the Commission all information required for the proper working of the Programme and shall take all suitable action to facilitate the supervision which the Commission considers necessary within the framework of the management of Community financing, including inspections on-the-spot.

4. Authorised representatives appointed by the Commission to carry out inspections on-the-spot shall have access to the books and all other documents, including information created or stored in electronic form, relating to expenditure financed by the Programme.

They may, in particular, check:

(a) whether administrative practices are in accordance with this Agreement;

(b) whether the requisite supporting documents exist and tally with the transactions financed by the Programme;

(c) the conditions under which transactions financed by the Programme are carried out and checked.

The Commission shall give due notice before the inspection is carried out to Poland. Officials of Poland may take part in the inspection.

5. At the request of the Commission and with the agreement of Poland, inspections or inquiries concerning the transactions referred to in this Agreement may be carried out by the authorities of Poland.

Officials of the Commission may also participate in those inspections or inquiries.

6. Without prejudice to paragraphs 1 to 5, Poland shall apply the provisions of Item 4, Item 5, Item 6 and Item 7 of Section F, concerning irregularities and the organisation of an information system in this field.

Article 14

FUNCTIONS AND CRITERIA FOR ACCREDITATION AS A SAPARD AGENCY

Poland shall ensure the SAPARD Agency executes the following:

1. Functions

1.1. Authorisation of commitments and payments: the objective of this function is the establishment of the amount that shall be paid to a claimant or to their assignee(s) in compliance with this Agreement, in particular those concerning the eligibility of applications for approval and claims for payment, compliance with commitments entered into concerning project approvals, tendering and contracting procedures, and verification of the work carried out or services supplied.

1.2. Execution of payments: the objective of this function is the issuing of an instruction to the Agency's bankers, or, in appropriate cases, a governmental payments office, to pay the authorised amount to the claimant (or their assignee(s)).

1.3. Accounting for commitments and payments: the objective of this function is the recording of the commitment and payment in the Agency's separate books of accounts of SAPARD expenditure, which will normally be in the form of an electronic data processing system, and the preparation of periodic summaries of expenditure, including the periodic and annual declarations to the Commission. The books of account shall also record details of debts to be recovered.

1.4. Control: the objective of this function is to verify the facts on which applications and claims are based in order to review their compliance with this Agreement and the terms and conditions of the commitment between the SAPARD Agency and the beneficiary. Controls shall, where appropriate, include pre-project selection checks, remeasurement, checks on quantity and quality of goods or services delivered, an analysis or a sample control, pre-payment checks and any special provisions for implementing this Agreement as to the eligibility of the expenditure. In order to establish eligibility, controls shall include, where appropriate, examinations of a technical nature, which can involve economic financial assessments and checks of a specific agricultural, technical or scientific nature.

1.5. Reporting: the objective of this function is to ensure that progress of the individual projects and measures is reported in a way which helps to ensure the effective and efficient implementation of the measure.

2. Criteria

2.1. The SAPARD Agency's administrative structure shall provide for the separation of the three functions of authorisation, execution and accounting. Each of those functions shall be the responsibility of a separate administrative sub-unit whose responsibilities shall be defined in an organisation chart.

2.2. The SAPARD Agency shall adopt the following procedures or those offering equivalent guarantees:

2.2.1. The SAPARD Agency shall lay down detailed written procedures for the receipt, recording and processing of applications for project approval, claims, invoices and supporting documents and control reports including a description of all documents to be used.

These procedures shall ensure that only claims for payment or projects selected which comply with the project selection criteria are processed and shall ensure the maintenance of a project file with all relevant documentation to audit the project.

2.2.2. The division of duties shall be such that no official has responsibility at any time, for any project, for more than one of the responsibilities for approving projects, authorising payment, paying or accounting for sums. The work of each official performing one of those tasks shall be supervised by a second official. The responsibilities of each official shall be defined in writing, and financial limits shall be set to their authority. Staff training shall be appropriate, and staff in sensitive positions shall be rotated or subject to increased supervision.

2.2.3. Each official responsible for authorisation shall have at their disposal a detailed checklist of the verifications required to be undertaken, and in the supporting documents of the claim shall attest that these checks have been performed. This attestation may be made by electronic means subject to the control requirements referred to in point 2.2.6.

There shall be evidence of review of the work by a more senior member of staff. The analysis, the appraisal and approval of the projects shall be evidenced in writing. The analysis of the project shall be guided by the principles of sound financial management.

2.2.4. An application or claim shall be authorised only after sufficient checks have been made to verify that it complies with this Agreement. The checks shall include those required by the provisions governing the specific measure under which aid is claimed, and those required to prevent and detect fraud and irregularity with particular regard to the risks presented.

As part of the authorisation function, applications shall be subject to checks which include establishment of adherence to terms and conditions, eligibility, completeness of documents, correctness of supporting documents, date of receipt.

All checks to be undertaken shall be specified in a check-list, and their performance shall be attested for each application and claim, or for each batch of applications or claims.

As regards the services or goods delivered, the control shall consist of:

- Documentary control: to ensure that data on quantity, quality and price of the goods or services on the invoice reconcile with those ordered;

- Physical control: to ensure that the quantity and quality of the goods or services match those mentioned in the invoice or claim form.

This control of services or goods can also be performed on a continuous basis during delivery that is to say, when initial or interim payments are made.

2.2.5. Procedures shall ensure that payment is made only to the claimant, to their bank account or to their assignee. The payment shall be executed by the Agency's banker, or, as appropriate, a governmental payments office, or the cheque mailed, as a general rule, within 5 days of the date of debit against the SAPARD euro account.

All payments for which transfers are not executed, shall be re-credited to the SAPARD euro account within 5 days of notification of their non-execution.

Amounts arising from cheques not cashed within the period of their validity, shall be credited to the SAPARD euro account within 5 days of notification of their non-execution.

No payments shall be made in cash. The approval of the authorising official and supervisor may be made by electronic means, provided an appropriate level of security is ensured, and the identity of the signatory is entered in the electronic records.

2.2.6. Where applications, claims or invoices are processed using a computer system, access to the computer system shall be protected and controlled in such a way that:

(a) all information entered into the system is properly validated to ensure that input errors are detected and corrected and submitted to logical checks to detect inconsistent or extraordinary data,

(b) no data may be entered, modified, or validated, except by authorised officials to whom individual passwords are attributed,

(c) the identity of each official entering, or modifying, data or programmes is recorded in an operations log,

(d) passwords shall be changed regularly to avoid misuse,

(e) hard and software changes shall be tested, and approved before implementation, that is, subject to a change management procedure,

(f) computer systems shall be protected from unauthorised access by physical controls, and the data shall be backed up by copies stored in a separate, safeguarded location,

(g) all data entry shall be checked by logical checks aimed at detecting inconsistent or extraordinary data.

A comprehensive information technology security policy shall be developed on the basis of an approved strategy for information and communication technology to ensure confidentiality, integrity and availability of all data.

2.2.7. Procedures shall ensure that changes in rates of aid or terms and conditions for the grant of aid are recorded and the instructions, databases and checklists up-dated in good time.

2.3. Part or all of the authorisation and the control function may be delegated to other bodies provided that the following conditions are fulfilled:

2.3.1. The responsibilities and obligations of the other bodies, in particular concerning the control and verification of compliance with this Agreement shall be clearly defined.

2.3.2. The bodies shall have effective systems for ensuring that they fulfil their responsibilities in a satisfactory manner.

2.3.3. The bodies shall confirm to the Agency that they in fact fulfil their responsibilities and describe the means employed.

2.3.4. The SAPARD Agency shall be informed on a regular and timely basis of the results of controls effected, so that the adequacy of the controls may always be taken into account before a claim is authorised or settled or an invoice is paid. The work performed shall be described in detail in a report accompanying each application and claim, batch of applications and claims or, when appropriate, in a report covering one year. The report shall be accompanied by an attestation of the eligibility of the approved applications and claims and of the nature, scope and limits of the work done. The report shall identify physical and administrative checks performed, the method described, the results of all inspections and the action taken in respect of discrepancies and irregularities reported upon. The supporting documents submitted to the Agency shall be sufficient to provide assurance that all the required checks on the eligibility of the claims or invoices authorised for payment have been performed.

2.3.5. The SAPARD Agency must be satisfied, before the project is approved and before the aid is granted, that the other bodies have followed procedures which comply with the criteria set out in this Article.

2.3.6. Criteria for assessing applications and their order of priority shall be clearly defined and documented.

2.3.7. Where documents relating to the claims authorised, expenditure committed and controls effected as well as those relating to projects not selected are retained by other bodies, both these bodies and the Agency shall set up procedures to ensure that the location of all such documents that are relevant to specific payments made by the Agency is recorded, and that these documents shall be made available for inspection at the Agency's offices at the request of the persons and bodies who would normally have the right to inspect such documents, including:

(i) the Agency's staff who deal with the claim,

(ii) the Agency's internal audit service,

(iii) the Certifying Body that attests the Agency's annual declaration,

(iv) duly authorised agents or representatives of the Community.

2.3.8. Written agreements shall be concluded between the SAPARD Agency and bodies to which functions of the SAPARD Agency have been delegated. Such agreements shall clearly identify the functions to be performed by the delegated body and the type of supporting documents and reports to be sent to the SAPARD Agency within specified time limits. The overall system, including the delegated functions performed by other bodies, shall be set out in an organisation chart.

The agreement shall provide for access by duly authorised agents or representatives of the Community to information held by these delegated bodies and for the investigation by such officials of applications including the carrying out of checks on projects and recipients of aid. 

2.4. Accounting procedures shall ensure that declarations of expenditure to the Commission are complete, accurate and timely, and that any errors or omissions are detected and corrected, in particular through checks and reconciliation performed at intervals of not more than three months. A full audit trail for every item entered into the accounts shall be provided.

The SAPARD Agency's accounting procedures shall ensure that the accounting system can produce, in euro and national currency, for each regional office, and for each project, contract or measure and sub-measure, the total cost, the committed expenditure, part payments and balance payments. Deadlines shall be set for the cancellation of commitments where work has not been completed within an agreed timetable. Such cancellations shall be appropriately recorded in the accounting system.

2.5. The SAPARD Agency shall ensure the existence of an internal audit or equivalent service to ensure that the Agency's system of internal control operates effectively. The internal audit service shall be independent of the Agency's other departments and shall report directly to the Agency's top management. The internal audit service shall verify that procedures adopted by the Agency are adequate to ensure that compliance with this Agreement is verified, and that accounts are accurate, complete and timely. Verifications may be limited to selected measures and sub-measures and to samples of transactions provided that an audit plan ensures that all significant areas, including the departments and bodies responsible for authorisation and those departments and bodies to which functions have been delegated, are covered over a period not exceeding three years. The internal audit service's work shall be performed according to internationally accepted auditing standards, shall be recorded in working papers and shall result in reports and recommendations addressed to the Agency's top management. The audit plans and reports shall be made available to the Certifying Body and to duly authorised agents or representatives of the Community to undertake financial audits and for the sole purpose of appraising the effectiveness of the internal audit function.

2.6. The rules for the procurement by public bodies of services, works and supplies in Poland shall be consistent with the rules set out in the Commission manual entitled "Service, Supply, and Work Contracts concluded within the Framework of Community Co-operation for the Third Countries⁴". However, the requirement for ex-ante approval by the Commission included therein shall not apply.

2.7. For procurement other than that provided for in point 2.6, the following must originate in the Community or in the countries referred to in Item 8 of Section F:

(i) Services, works, machinery and supplies procured;

(ii) Supplies and equipment purchased by a contractor for works or service contracts if the supplies and equipment are destined to become the property of the project once the contract has been completed.

2.8. The Agency shall set up, in respect of the Programme, a system for the recognition of all amounts due and for the recording in a debtors ledger of all such debts, including irregularities prior to their receipt. The debtors ledger shall be inspected at regular intervals with the aim of taking action to collect debts that are overdue, in particular in the case of forfeited guarantees and reimbursed payments. Without prejudice to Article 8 (5) of this Section or any national provisions concerning recovery of debts, any financial contribution charged to the Community in respect of these sums including irregularities shall be written off at the end of the second year following its registration in the debtors ledger and deducted from the next application for payment as provided for in Article 9 of this Section. Any interest recovered by the SAPARD Agency attributable to the Community contribution in respect of debts recovered shall be recorded in the SAPARD Agency account(s) and used exclusively for the Programme. The SAPARD Agency shall ensure that any amounts recovered are credited to the SAPARD euro account within 5 days of the date of recovery.

2.9. The SAPARD Agency shall publicise the availability of support, making reference to Community co-financing, to all potential project managers and operators so as to obtain as wide as possible a selection of potential project managers and operators. Standard application forms with clear guidelines for completion and conditions for eligibility shall be drawn up in advance of the launch of the scheme. No charges shall be imposed on potential beneficiaries or on beneficiaries for information, including application forms, relating to the Programme. This provision is without prejudice to the application of charges levied generally in the rest of the economy.

2.10. The SAPARD Agency shall process applications from beneficiaries in a timely manner.

2.11. The SAPARD Agency shall install an appropriate system to report on progress of each project and measure towards pre-defined indicators. Where appropriate these indicators shall, with the approval of the Monitoring Committee and subject to Commission approval, be revised.

2.12. Where delays arise in meeting pre-defined targets, action shall be taken including where appropriate, withdrawal of approval of a project. Proper records shall be kept of all action taken.

2.13. An appropriate management information system shall be used for the speedy generation of appropriate reports on the projects and measures. These reports shall be made available to the Managing Authority, the Monitoring Committee and the Commission on request.

Article 15

Record keeping

The SAPARD Agency and the National Fund shall keep all documents including those relating to projects that have not been selected, at the disposal of the Commission until expiry of the 24 month period referred to in Article 12 (5) of this Section. However as regards irregularities referred to in Article 12 (5) and Article 13, documents shall be at the disposal of the Commission until completion of all follow-up work.

The Agency and the National Fund shall ensure that if they do not hold those documents themselves, the documents are kept at the disposal of the Commission for that period.

SECTION B

MANAGEMENT, MONITORING AND EVALUATION OF THE PROGRAMME

Article 1

Scope

This Section sets out the provisions for the management, monitoring and evaluation of the Programme. Poland shall ensure that it applies these provisions.

Article 2

Definitions

For the purposes of this Agreement:

(a) "priority" means one of the principal needs recognised as requiring assistance to attain the objectives of the strategy adopted in the Programme;

(b) "sub-measure" means the components making up a measure that may also be subject to specific objectives;

(c) "Managing Authority" means the public or private authority or body or unit or section designated by Poland, which may or may not be within the SAPARD Agency, to gather the information on monitoring and evaluation of the Programme and to report this information to the Monitoring Committee and the Commission.

Article 3

Partnership

1. The Programme shall be implemented in close collaboration between the Commission and Poland, together with the authorities and bodies designated by Poland namely:

(a) any relevant regional and local authorities and other competent public authorities,

(b) the economic and social partners,

(c) any other relevant competent bodies.

2. The collaboration shall be conducted in full compliance with the respective institutional, legal and financial powers of the authorities and bodies designated in accordance with paragraph 1.

In designating the most representative partnership at national, regional, local or other level, Poland shall create a wide and effective involvement of all the authorities and relevant bodies, according to national rules and practice, taking account of the need to promote equality between men and women and sustainable development through the integration of environmental protection requirements.

All the designated parties, hereinafter referred to as "the partners", shall pursue the objectives of the Programme.

3. Partnership shall cover the financing, implementing, monitoring and evaluation of the Programme. Poland shall ensure the involvement of the relevant partners for the duration of the Programme.

Article 4

Eligibility of expenditure

1. Expenditure shall be eligible for Community support under SAPARD only, if in addition to being in conformity with this Agreement, the use of SAPARD assistance is also in accordance with the principles of sound financial management and, in particular, of economy and cost-effectiveness.

The rules for eligibility of expenditure proposed, on a measure by measure basis, by Poland such as in a procedures or operational manual shall apply. The Commission shall inform Poland of its acceptance or otherwise of the proposed rules within three months of their receipt but no later than the Commission Decision conferring management of aid provided for in Article 3 (1) of Section A is taken and without prejudice to that Decision.

2. Unless the Commission expressly and explicitly decides otherwise, the following expenditure is not eligible for Community co-financing under the Programme:

(a) Purchase, rent or leasing of land and existing buildings irrespective of whether the lease results in ownership being transferred to the lessee;

(b) Taxes, customs and import duties which:

(i) are recoverable, refunded or offset by any means whatsoever,

(ii) do not form part of the general taxation system in Poland,

(iii) bear disproportionately on any part of the Programme;

(c) Operating costs including maintenance and rental costs;

(d) Leasing, except where the lease results in ownership being transferred to the lessee;

(e) The costs of any services, supplies and works costing more than 10 000 euro equivalent in Polish Zloty for which the beneficiary has not obtained quotations from at least three suppliers, the originals of these being included in the declaration of expenditure referred to in Article (8) (b) of Section A;

(f) Bank charges, costs of guarantees and similar charges;

(g) Conversion costs, charges and exchange losses associated with the SAPARD euro account;

(h) Costs incurred by public administration, including the SAPARD Agency and, in particular, overheads, rentals and salaries of staff employed on activities of management, implementation, monitoring and control;

(j) That part of costs, of architects', engineers' and consultants' fees, legal fees, feasibility studies, acquisition of patents and licences, for preparing and or implementing a project, directly related to the measure, which exceeds 12% of the total eligible cost of the project;

(k) Expenditure related to the products or services that do not respect the provisions referred to in paragraphs 2.6 and 2.7 of Article 14 of Section A;

(l) Expenditure on projects which have generated user or participant fees prior to project completion without the amounts concerned having been deducted from eligible costs;

(m) Promotion costs, other than in the collective interest.

3. The following expenditure may be eligible only on the basis of a Decision taken by the Commission following a case-by-case examination which shall be issued within three months of submission of a complete reasoned request to the Commission by Poland:

(a) Payment in kind,

(b) Expenditure to purchase second-hand equipment,

(c) Expenditure, not involving infrastructure, incurred by a beneficiary where more than 25% of their capital is held by a public body or bodies.

4. Where specified in the Programme, Poland shall ensure, for a given measure, that a project remains eligible for Community co-financing only if it does not, within five years from the date of the final payment by the SAPARD Agency, undergo a substantial modification. Substantial modifications to a project are those which:

(a) affect its nature or its implementation conditions or give to a firm or public body an undue advantage; and

(b) result either from a change in the nature of ownership in an item of infrastructure or a cessation or change in location in the productive activity co-financed.

Where any such modification is detected by Poland, it shall immediately inform the Commission.

5. No project for which the authorities of Poland, including the SAPARD Agency, have made any deduction, retention or further charge specific to SAPARD, which would reduce amounts payable or paid to the beneficiary, shall be eligible for co-financing. However, the SAPARD Agency may deduct from payments due:

(a) amounts relating to outstanding overpayments under the Programme by it to beneficiaries,

(b) amounts owed by beneficiaries for failing to respect conditions attached to payments made previously to them under the Programme by the SAPARD Agency.

Article 5

Managing Authority

1. Poland shall designate a Managing Authority which, without prejudice to Section A, shall be responsible for the efficiency and correctness of co-ordination and reporting on the monitoring and evaluation of the Programme. The Managing Authority shall consult the SAPARD Agency on all issues relating to implementation.

2. The Managing Authority shall in pursuance of Articles 6 to 11 of this Section, set up a system to gather financial and statistical information on progress of the Programme, if the setting up of such a system is not undertaken by the SAPARD Agency, and shall forward this data to the Monitoring Committee, in accordance with arrangements agreed between Poland and the Commission, using where possible computer systems permitting the exchange of data with the Commission.

3. The Managing Authority shall propose adjustment of the Programme to the Commission after consultation with the SAPARD Agency and following agreement by the Monitoring Committee.

4. The Managing Authority shall draw up and, following consultation with the SAPARD Agency, and after obtaining the approval of the Monitoring Committee, submit to the Commission the annual implementation report.

5. The Managing Authority shall organise, in co-operation with the Commission and Poland, the mid-term evaluation referred to in Article 10 of this Section.

6. The Managing Authority shall be the body responsible for ensuring that the relevant authorities are informed of the need to make appropriate administrative changes when such changes are required following a Decision by the Commission to amend the Programme.

7. The Managing Authority shall each year consult and inform the Commission, having taken advice from the Monitoring Committee, of the initiatives taken and those to be taken, with regard to informing the general public about the role played by the Community in the Programme and its results.

Article 6

Monitoring and Monitoring Indicators

1. The SAPARD Agency and the Managing Authority shall ensure effective monitoring of implementation of the Programme and shall report to the Monitoring Committee on progress of the measures and where applicable, sub-measures. The Commission shall review these reports and where appropriate, make recommendations for improvements.

2. Monitoring shall be carried out by reference to physical, environmental and financial indicators and include data to demonstrate that Community funds have not replaced funding available in Poland. These monitoring indicators, concerning the inputs and the outputs of the Programme, shall relate to the specific character of the assistance concerned, its objectives and the socio-economic, structural and environmental situation of Poland.

Article 7

Monitoring Committee

1. A Monitoring Committee shall be set up by Poland, in agreement with the Managing Authority and the SAPARD Agency, and after consultation with the partners referred to in Article 3 of this Section, to supervise the Programme.

The Monitoring Committee shall as a general rule beset up within three months after the approval of the Programme.

2. A representative (or representatives) of the Commission shall participate in the work of the Monitoring Committee in an advisory capacity.

3. The Monitoring Committee shall, in consultation with the Managing Authority, the SAPARD Agency and the Commission, draw up its own rules of procedure. These rules of procedure shall be adopted by the Monitoring Committee at its first meeting. These may be changed by the Monitoring Committee as the need arises. Such changes shall be communicated in advance to the Commission.

The Chairman of Monitoring Committee shall be designated by Poland. The person designated shall not hold a position in the SAPARD Agency.

4. The Monitoring Committee shall satisfy itself as to the effectiveness and quality of implementation of the Programme in order to attain the specific objectives.

5. The Monitoring Committee shall consider and give an opinion on the criteria for selecting and for ranking the projects under each measure. If that opinion is not given in time for it to be taken into account in the Commission Decision referred to in Article 3 (1) of Section A, that Decision may be revised to take account of the opinion of the Monitoring Committee which shall be given and communicated to the Commission either within one month of that Decision being taken or within one month of the setting up of the Committee, whichever is the later.

6. The Monitoring Committee shall periodically review progress made towards achieving the objectives set out in the Programme. For this purpose, it shall be given the following:

(a) information on any sectors where difficulties are experienced in finding normal market outlets at the Community level,

(b) information on the results of controls carried out, and,

(c) the list and characteristics of approved projects and those not so approved.

7. The Monitoring Committee shall examine the results of the Programme in particular the achievement of the targets set for the different measures and the progress on utilisation of the financial allocations to those measures and allocations to sub-measures within measures where the Programme includes such allocations. In this regard, the Managing Authority shall ensure that all relevant information on the progress of measures and, as appropriate, sub-measures, is made available to the Monitoring Committee.

8. The Monitoring Committee shall examine the mid-term evaluation referred to in Article 10 of this Section.

9. The Monitoring Committee shall consider and approve the annual and final implementation reports before they are sent to the Commission.

10. The Monitoring Committee shall consider and approve, where appropriate, any proposal to the Commission to amend the Programme.

11. The Monitoring Committee may propose to the Commission via the Managing Authority any amendment or review of the Programme which is likely to facilitate the attainment of the objectives of the Programme.

12. The Monitoring Committee may, following consultation with the Managing Authority, the SAPARD Agency and the Competent Authority, propose to the Commission any amendment or review of the Programme to improve the implementation of the Programme.

13. When required by the Programme to give an opinion on any matter, the Monitoring Committee shall act accordingly.

Article 8

Annual and Final reports

1. Poland shall ensure that, following consultation with the SAPARD Agency, the Managing Authority within six months of the end of each full calendar year of implementation submits to the Commission an annual implementation report.

The annual implementation report shall be examined and approved by the Monitoring Committee before being sent to the Commission.

2. Once the Commission has received an annual implementation report, it shall indicate, within a period of two months, if the report is considered unsatisfactory, giving its reasons; otherwise, the report shall be deemed to be accepted. In the case of the final report, the Commission shall respond within five months of its receipt.

3. Every year, when the annual implementation report is submitted, the Commission and the Managing Authority and, where appropriate, the SAPARD Agency, shall review the main outcomes of the previous year. The Commission shall consult with the Managing Authority and, where appropriate, the SAPARD Agency, on the arrangements to be defined for such a review.

If, after this review, the Commission makes comments to Poland, it shall inform the Commission of the action taken on these comments. Where the Commission, without prejudice to the Decisions to be taken pursuant to Articles 11 and 12 of Section A, makes recommendations to Poland for adjustments aimed at improving the effectiveness of the monitoring or management arrangements for the Programme, Poland shall subsequently demonstrate the steps taken to improve the monitoring or management arrangements or it shall explain why it has not so acted.

4. A final report shall be submitted to the Commission, at the latest, six months after the final date of eligibility of expenditure under the Programme.

5. All annual and final implementation reports shall include the following information:

(a) any change in general conditions of relevance to the implementation of the Programme, in particular the main socio-economic trends, changes in national, regional or sectoral policies and, where applicable, their implications for the consistency between SAPARD assistance and that from other Community financial instruments;

(b) the progress in the implementation of priorities and measures in relation to the attainment of the objectives of the Programme, their specific targets in the Programme, with a quantification, wherever and whenever they lend themselves to quantification, of the physical indicators and indicators of results and of impact, in the Programme;

(c) the steps taken by the Managing Authority, the SAPARD Agency where appropriate, and the Monitoring Committee to help to ensure the quality and effectiveness of implementation, in particular:

(i) monitoring and evaluation measures, including data collection arrangements;

(ii) a summary of any significant problems encountered in implementing the Programme and any action taken, including that on recommendations for adjustments made pursuant to paragraph 3;

(iii) the use made of technical assistance;

(iv) the steps taken to ensure publicity for the Programme;

(d) the steps taken to ensure co-ordination of all the Community pre-accession assistance referred to in Article 1 of Section C;

(e) financial tables showing the expenditure per measure and, where appropriate, per sub-measure.

Article 9

Evaluation principles

1. In order to gauge its effectiveness, the Programme shall be the subject of mid-term and ex-post evaluation to appraise its impact with respect to the objectives set out in the Programme, and to analyse its structural effects.

2. The effectiveness of the measures of the Programme shall be assessed on the basis of their overall impact on:

(a) contributing to the implementation of the acquis communautaire concerning the Common Agricultural Policy and related polices;

(b) solving priority and specific problems for the sustainable adaptation of the agricultural sector and rural areas in Poland;

(c) the objectives in the Programme.

3. Poland shall assemble the appropriate resources and collect the data required to ensure that this evaluation can be carried out in the most effective manner. In this connection, evaluation shall make use of the various particulars that the monitoring arrangements may yield, supplemented where necessary, by the gathering of information to improve its relevance.

4. Evaluations shall be performed by independent evaluators.

5. Mid-term and ex-post evaluations shall respond to common evaluation questions defined by the Commission in consultation with Poland and shall, as a general rule, be accompanied by achievement related criteria and indicators. In addition, evaluations may be required to answer specific questions related to the objectives of the Programme.

6. The evaluation reports shall explain the methodologies applied and include an assessment of the quality of the data and the findings.

7. The quality and implications of evaluations shall be assessed by the Managing Authority, the Monitoring Committee and the Commission.

Article 10

Mid-term evaluation

1. Poland shall, taking account of Article 9 of this Section, ensure that a mid-term evaluation examines the initial results of the Programme, their consistency with the ex-ante appraisal, the relevance of the targets and the extent to which they have been attained. It shall also assess the quality of monitoring and implementation.

2. The mid-term evaluation shall be carried out under the responsibility of the Managing Authority, in co-operation with the Commission and Poland. It shall be submitted to the Monitoring Committee in accordance with Article 7 (8) of this Section and shall be sent to the Commission three years after the date of approval of the Programme but by 31 December 2003 at the latest.

3. In addition to the assessment referred to in Article 9 (7) of this Section, the Commission shall consider the implications of the evaluation with a view to reviewing the Programme.

4. The mid-term evaluation shall, where appropriate, be up-dated and submitted to the Commission by 31 December 2005 at the latest.

5. The Managing Authority shall inform the Commission about the follow up to the recommendations in the evaluation report, including any possible up-dates.

Article 11

Ex-post evaluation

An ex-post evaluation shall be carried out by Poland in consultation with the Commission under the responsibility of the Managing Authority. On the basis of the evaluation results already available, and taking account of Article 9 of this Section, as well as questions relevant to the Programme, the ex-post evaluation shall cover the utilisation of resources and the effectiveness and efficiency of the Programme, its impact and its consistency with the ex-ante evaluation. It shall cover factors contributing to the success or failure of implementation, the achievements of the Programme and results, including their sustainability.

The ex-post evaluation shall draw conclusions relevant to the Programme.

It shall be completed not later than the end of the fourth year following the conclusion of the final Annual Financing Agreement.

SECTION C

GENERAL PROVISIONS

Article 1

Co-ordination with other instruments

The Commission and Poland shall ensure co-ordination of assistance between the Programme, the Instrument for Structural Policy for Pre-Accession (ISPA), Phare and assistance from the European Investment Bank (EIB) and other international financial instruments.

Poland shall ensure in particular that where a SAPARD project, due to its nature, could also be potentially eligible in full or in part for assistance under one of the other instruments referred to in the first sub-paragraph, any risk of expenditure being aided more than once shall be avoided. For all such projects, and independent of any other action taken by Poland, all receipted invoices referred to in Article 8 (b) of Section A, must be clearly stamped "SAPARD" by an authorised official before being the subject of a payment from the SAPARD Agency.

Article 2

General Privileges

Poland shall ensure that expatriate personnel specifically engaged by the authorities of Poland for the purposes of the Programme and members of their immediate family shall be accorded no less favourable benefits, privileges and exemptions than those usually accorded to expatriates employed in Poland under any other bilateral or multinational agreement or arrangements for economic assistance and technical co-operation programmes and to members of their immediate families. The provisions of this Article do not confer diplomatic status on such personnel.

Article 3

Establishment, installation, entry and residence facilities

Poland shall ensure that in the case of works, supply, or service contracts, natural or legal persons eligible to participate in tendering procedures and the technical staff needed to carry out preparatory studies shall be entitled to temporary installation and residence. They shall enjoy that right from the time an invitation to tender is issued until within one month after the contractor is designated.

Poland shall permit personnel taking part in works, supplies or services contracts under the Programme and members of their immediate family, to enter Poland to establish themselves in that State, to work there and to leave that State, as the nature of the contract so justifies.

Article 4

Import and re-export of equipment

Poland shall grant, in a timely manner and without any discriminatory charge, the permits necessary for the importation and subsequent re-export of equipment required to execute the Programme. This is without prejudice to the right of natural or legal persons importing the equipment to benefit from the system of temporary admission in respect of the said equipment.

Article 5

Imports and exchange controls

1. For the execution of the Programme, Poland undertakes without discrimination between the Member States and the countries listed in Item 8 of Section F to grant import authorisations and authorisations for the acquisition of the foreign exchange, and to apply national exchange control regulations.

2. Poland shall grant permits necessary, in a timely manner and without any discriminatory charge, to repatriate funds received in respect of the Programme in accordance with the foreign exchange control regulations in force in Poland.

Article 6

Taxation and customs

1. Poland shall ensure that imports under supply contracts concluded by the authorities of Poland and co-financed under the Programme shall be allowed to enter Poland without being subject to customs duties, import duties, taxes or fiscal charges having equivalent effect.

Poland shall ensure that the imports concerned shall be released from the point of entry of delivery as required by the provisions of the contract and for immediate use to the contractor as required for the normal implementation of the contract without regard to any delays or disputes over the settlement of those duties, taxes or charges.

2. Poland shall ensure that personal and household effects imported for personal use by natural persons (and members of their immediate families) other than those recruited locally, engaged in carrying out tasks defined in technical assistance contracts, shall be exempt from customs duties, import duties, taxes and other fiscal charges having equivalent effect. Those personal and household effects shall be either re-exported or disposed of in Poland in accordance with the regulations in force in Poland after termination of the contract.

Article 7

National legal proceedings

In the event of suspected or proven failure by a beneficiary to respect obligations in relation to the Programme as well as attempts to secure from the SAPARD Agency payments for which there is no entitlement, Poland will pursue all such failures and attempts under national legal procedures in a manner no less rigorous than in instances involving national public funds.

SECTION D

QUARTERLY AND ANNUAL DECLARATIONS OF EXPENDITURE

Form: D-1

European Commission - SAPARD - Declaration of expenditure and payment application (to be sent to the European Commission, DG AGRI, Rue de la Loi 200 (SAPARD) B-1049 Brussels)

Name of Programme............................................. ...................................................... ...........................................

Commission Decision N°........................... of.......... (as last modified by Decision N°........................ of........)

Commission reference number............

The undersigned,...............................as the National Authorising Officer representing Poland as provided for in the Multi-annual Financing Agreement concluded between Poland and the Commission, hereby declares that the total eligible expenditure in accordance with the programme, incurred from (day/month/year... to...day/month/year...) amounts to..........(national currency),...........(euro, converted from national currency at the rate(s) indicated in the table attached, as provided for in Article 10 of Section A, of the Annex to the Multi-annual Financing Agreement).

Details relating to this expenditure are set out in the Table annexed hereto and form an integral part of this declaration.

I also declare that the measures are progressing at a satisfactory rate in accordance with the objectives laid down in the Programme, and that the supporting documents are, and will remain, available as provided for in Article 3 of the Multi-annual Agreement and Article 15 of Section A of the Annex to that Agreement.

I declare that:

1. The listing of expenditure is exact. It is based on accounts at the level of individual projects and supported by documentary evidence. The listing and corresponding supporting documents are open to verification and will be remain available in accordance Article 3 of the Multi-annual Financing Agreement and Article 15 of Section A of the Annex thereto.

2. Either The listing includes details of debts to be collected amounting to (.... national currency) (..... euro), of which total amounts per measure are attached, including the breakdown of national public and Community contribution; or There are no debts to be collected - (strike out as appropriate). The declaration also includes all debts since the previous declaration which have been registered for more than two years, and which are subtracted from this expenditure declaration.

3. The volume of Community funds in the SAPARD euro account as at the date of the last debit at the end of the quarter to which this declaration refers (or in the case of a supplementary declaration, the date specified in that declaration) amounts to.... euro.

The payment should be made to the SAPARD euro account using the reference details communicated to the Commission pursuant to Article 7 (2) of Section A of the Annex to the Multi-annual Financing Agreement. (Form D 3). This expenditure declaration contains...... numbered pages.

This declaration has been established by:............... Date, stamp and signature of the Head of the SAPARD Agency.

The declaration has been established on the basis of financial amounts provided by me........... Date and Signature of the: Accountant of the SAPARD Agency.

Certified by...............: Date, stamp and signature of the National Authorising Officer on behalf of Poland.

Done at...................... (date).

Form: D-1

Declarations to be presented with all payment applications

It is hereby confirmed that:

(a) The SAPARD Agency has checked that the expenditure declared eligible has been carried out in compliance with the Programme, the Multi-annual Financing Agreement, the Commission Decision referred to in Article 3 (1) of Section A of the Annex to the Multi-annual Financing Agreement, and the Annual Financing Agreements).

(b) The expenditure is real, regular and was incurred from the date(s) in the Commission Decision N°.... conferring management on the SAPARD Agency.

(c) Payments to the final beneficiaries were made without any specific charge, deduction or withholding of any amount which might reduce the amount of financial assistance to which they are entitled.

(d) The amounts recovered in respect of sums wrongly paid and debts registered in the debtors ledger for more than two years have been deducted from the declared expenditure; the Commission has been informed of any irregularities in accordance with Article 13 of Section A of the Annex to the Multi-annual Financing Agreement on irregularities and the recovery of sums wrongly paid within the framework of the financing of the SAPARD programme.

(e) The aid granted by Poland remains within the limits by measure laid down in the Programme.

(f) Conversions between national currency and euro have been carried out in conformity with the provision of Article 10 of Section A of the Annex to the Multi-annual Financing Agreement.

(g) The supporting documents for this declaration are and will remain available under the terms of Article 3 of the Multi-annual Financing Agreement and Article 15 of Section A of the Annex thereto.

(h) Measures receiving Community financial assistance have been the subject of adequate publicity directed at public opinion and potential and actual beneficiaries.

Done at....................... (date)

Established by:........................ Signature and stamp of the Head of the SAPARD Agency.

The declaration has been established on the basis of financial amounts provided by............... Signature and stamp of the Accountant of the SAPARD Agency.

Certified by:......................................... Signature and stamp of the National Authorising Officer on behalf of Poland.

Form D-1 Table A STATEMENT OF ELIGIBLE EXPENDITURE ACTUALLY INCURRED SINCE START OF PROGRAMME: ALL BENEFICIARIES

Name of Programme:...............................

Commission Decision N°.......of......(as last modified by Decision n°....... of.......)

Commission reference number:............................

Declaration n°...covering the period from start of programme .....to .....(date) inclusive.

 

In the event of differences in relation to a previous declaration these are identified by "*" and explained on pages ...... to ...... .

The rates of exchange used for national currency/euro conversion are as follows: Rate:..........; Date:.............

Form: D-2

Annual Declaration of Account for financial year: ( ) (to be sent together with the attestation and audit report required under Article 6 of Section A of the Annex to the Multi-annual Financing Agreement to the European Commission, DG AGRI, Rue de la Loi 200 - (SAPARD) B-1049 Brussels)

Name of Programme............................................. .................................

Commission Decision N°...........................of.......... (as last modified by Decision N°....... of.....)

Commission reference number............

The undersigned,....................................... as the National Authorising Officer representing Poland as provided for in the Multi-annual Financing Agreement concluded between Poland and the Commission (.......), hereby declares that the total eligible expenditure in accordance with the programme incurred from (1/1/year.. to...31/12/year...) amounts to..........(national currency),........... (euro, converted from national currency at the rate(s) indicated in the table attached as provided for in Article 10 of Section A, of the Annex to the Multi-annual Financing Agreement.)

Details relating to this expenditure are set out in the Table annexed hereto and form an integral part of this declaration.

I also declare that the measures are progressing at a satisfactory rate in accordance with the objectives laid down in the Programme, and that the supporting documents are, and will remain, available as provided for in Article 3 of the Multi-annual Financing Agreement and Article 15, of Section A of the Annex thereto.

I declare that:

1. The listing of expenditure is exact. It is based on accounts at the level of individual projects and supported by documentary evidence. The listing and corresponding supporting documents are open to verification and will remain available in accordance with Article 3 of the Multi-annual Financing Agreement and Article 15 of Section A of the Annex thereto.

2. Either The listing includes details of debts to be collected amounting to (....national currency) (....euro), of which total amounts per measure are attached including the breakdown of national public and Community contribution; or There are no debts to be collected, (strike out as appropriate). The declaration also includes all debts since the previous annual declaration which have been registered for more than two years, and which are subtracted from this expenditure declaration.

3. The volume of Community funds in the SAPARD euro account as at the end of the year to which this declaration refers amounts to.... euro.

This expenditure declaration contains...... numbered pages.

This declaration was established by :.................................................... Date, stamp and signature of the Head of the SAPARD Agency.

The declaration has been established on the basis of financial amounts provided by me.............. Date and Signature of the Accountant of the SAPARD Agency.

Certified:......................... Date, stamp and signature of the National Authorising Officer on behalf of Poland.

Done at.................................................... ............... (date).

The Attestation and Audit Report of the Certifying Body is included with this declaration.

Form: D-2

Declarations to be presented with Annual Declarations of Account

It is hereby confirmed that:

(a) The SAPARD Agency has checked that the expenditure declared eligible has been carried out in compliance with the Programme, the Multi-annual Financing Agreement, the Commission Decision referred to in Article 3(1) of Section A of the Annex to the Multi-annual Financing Agreement, and the Annual Financing Agreement(s).

(b) The expenditure is real, regular and was incurred from the date(s) in the Commission Decision N°.... conferring management on the SAPARD Agency.

(c) Payments to the final beneficiaries were made without any specific charge, deduction or withholding of any amount which might reduce the amount of financial assistance to which they are entitled.

(d) The amounts recovered in respect of sums wrongly paid and debts registered in the debtors ledger for more than two years have been deducted from the declared expenditure. The Commission has been informed of any irregularities in accordance with Article 13 of Section A of the Annex to the Multi-annual Financing Agreement on irregularities and the recovery of sums wrongly paid within the framework of the financing of the SAPARD programme.

(e) The aid granted by Poland remains within the limits by measure laid down in the Programme.

(f) Conversions between national currency and euro have been carried out in conformity with Article 10 of Section A of the Annex to the Multi-annual Financing Agreement.

(g) The supporting documents for this declaration are and will remain available under the terms of Article 3 of the Multi-annual Financing Agreement and Article 15 of Section A of the Annex thereto.

(h) Measures receiving Community financial assistance have been the subject of adequate publicity directed at public opinion and potential and actual beneficiaries.

Done at....................... (date)

Established by:............................................... Date stamp and Signature of the Head of the SAPARD Agency.

The declaration has been established on the basis of financial amounts provided by me.................. Date and Signature of the Accountant of the SAPARD Agency.

Certified by:.............. Signature and stamp the National Authorising Officer on behalf of Poland.

Form D-2 Table A STATEMENT OF ELIGIBLE EXPENDITURE ACTUALLY INCURRED FOR YEAR (.....)- ALL BENEFICIARIES

Name of Programme:...............................

Commission Decision N°.......of......(as last modified by Decision n°....... of.......)

Commission reference number:............................

Declaration n°........covering the period from (1/1/Year).....to.....(31/12/Year) inclusive

 

In the event of differences in relation to a previous declaration, these are identified by "*" and explained-on pages...... to.......

The rates of exchange used for national currency/euro conversion are as follows: Rate:..................... Date:...................

Form: D-3

FINANCIAL IDENTIFICATION - SAPARD
Poland

SECTION E

GUIDELINES FOR CERTIFYING BODY

Guidelines for the Annual Certification of the Sapard Agency

Subject: Guideline referred to in Article 6 (5) of Section A of the Annex to the Multi-annual Financing Agreement - The form, scope and contents of the certificate and report of the body performing the certification of the SAPARD Agency.

Introduction

1. The object of this paper is to set out guidance regarding requirements of the certification of the account provided for in Article 6 of Section A of the Annex to the Multi-annual Financing Agreement.

2. The subject of the certification and hence the audit certificate and audit report, is the SAPARD Agency and all the decentralised and delegated bodies, that is the processes from registration of the application through to commitment and from registration of the invoice through to payment.

The Audit Certificate

3. The audit certificate should be a brief, clear and explicit statement of the overall conclusions of the body nominated as Certifying Body. Examples of audit certificates are presented in the Appendix to this Section.

The Audit Report

4. The scope of the audit report is broader than that of the audit certificate comprising, in addition, statements on whether:

I) the Certifying Body has gained reasonable assurance that the internal control procedures are theoretically sound and that they operate satisfactorily in practice;

II) the procedures, with particular reference to the accreditation criteria of significant relevance (written procedures, segregation of duties, pre-project and pre-payment checks, procurement, commitment and payment procedures, accounting procedures, computer security, internal audit), give reasonable assurance that the projects charged to SAPARD comply with the Multi-annual Financing Agreement;

III) all the accreditation criteria of significant relevance continue to be fulfilled as required for the Commission conferral of management of aid in Article 3(1) of Section A of the Annex to the Multi-annual Financing Agreement; and

IV) the financial interests of the Community are properly protected.

The report should also set out any recommendations and indicate the extent to which, and how, they (and those of previous years, as appropriate) have been addressed.

5. Content of report

I) Internal control procedures

The report should set out the evidence obtained by the Certifying Body that throughout the period under audit, the internal controls have operated in practice as well as in theory; have applied to all the transactions intended; and have resulted in the correction of errors. The report should include a statement on internal control procedures which should draw attention to any serious weaknesses found in the design or operation of the controls, with particular reference to factors that may diminish the effectiveness of internal control procedures such as:

- the potential for controls to be overridden by the responsible official;

- incorrect application of controls due to wrong interpretation or carelessness; and

- the development of non-standard procedures.

The internal audit function is a key element of the internal control environment. As such it merits a specific chapter in the audit report. The report should consider the independence, competence and effectiveness of internal audit, and the following, in particular: the scope of responsibilities; rights of access to the Head of the SAPARD Agency and to all records, personnel and premises (including decentralised and delegated bodies); the exclusion of members of the internal audit unit from day to day operational actions; staffing (competence, training and experience); planning (needs assessments, risk based approach, cycle of audit coverage); documentation (will the rationale for tests and conclusions be adequately recorded, are supporting papers held); audit evidence (will arrangements ensure it is sufficient, relevant and reliable); are there adequate arrangements for quality assurance; reports (are they adequate in conception and will the procedures ensure they will be timely) and conclusions as to the audit plan.

II) Procedures for ensuring compliance with the Multi-annual Financing Agreement.

This point concerns authorisation. Transactions processed by SAPARD Agencies are governed by complex rules. The inherent risk arising requires the SAPARD Agency to establish mitigating controls including the use of written procedures, checklists and detailed re-performance or review by another official.

The report should include a statement on procedures for ensuring compliance with the Multi-annual Financing Agreement (by measure and if applicable, sub-measures) for each procedure stating whether the relevant controls have proved sufficiently robust for reliance to be placed upon them during the period under audit. Where it is concluded that a procedure has not provided the necessary assurance, the important elements of the control failure should be noted.

III) Accreditation criteria of significant relevance

The report should state the extent to which the SAPARD Agency and decentralised and delegated bodies have fulfilled all the accreditation criteria of significant relevance (written procedures, segregation of duties, pre-project and pre-payment checks, procurement, commitment and payment procedures, accounting procedures, computer security, internal audit) as required for the Commission conferral of management of aid in Article 3(1) of Section A of the Annex to the Multi-annual Financing Agreement and what action (and its timing and duration), if any, is to be undertaken by the SAPARD Agency or decentralised/ delegated body to address any shortcomings.

IV) The protection of the financial interests of the Community

This point concerns, in particular, the amounts to be collected (debtors). The pertinent key control objectives include the correct and timely posting of all debtors' transactions to a debtors' ledger; debt offset from other SAPARD payments to beneficiaries which are in debt; and the correct posting of all receipts from debtors.

In general, the report should also include a statement on the protection of the financial interests of the Community stating for each procedure whether the relevant controls have proved sufficiently robust for reliance to be placed upon them. Where it is concluded that a procedure has not provided the necessary assurance, the important elements of the control failure should be noted.

V) Recommendations

Any recommendations for improvements should be classified by reference to the level of importance, which the Certifying Body believes should be attributed to each situation. For ease of presentation the following classification is proposed:

- Major: recommendations which require immediate attention by the Head of the SAPARD Agency;

- Intermediate: recommendations which are significant in the context of the control environment of the SAPARD Agency and which require immediate attention by Senior Management;

- Minor: recommendations for which action should be taken to ensure full compliance with the accreditation criteria.

The report should set out for each recommendation, the procedure and policy questions requiring attention and the reply of the SAPARD Agency.

6. Report outline

It would assist the Commission in its processing of the reports on certification if a standard outline were followed such as indicated below.

Executive Summary: comprising the opinion, summary statements on each of the points I, II, III & IV mentioned above, and sections on major and intermediate recommendations.

General Introduction.

I Internal control procedures: an assessment of the main controls; the internal audit function; statement on internal control procedures, together with evidence. 

II Procedures for ensuring compliance with the Multi- annual Financing Agreement: an assessment of the key controls; statement on procedures for ensuring compliance with the Multi-annual Financing Agreement, together with evidence.

III Accreditation criteria of significant relevance: an assessment of the extent to which the SAPARD Agency fulfils all the accreditation criteria of significant relevance (written procedures, segregation of duties, pre- project and pre-payment checks, procurement, commitment and payment procedures, accounting procedures, computer security, internal audit) as required by the Article 14 of Section A of the Annex to the Multi-annual Financing Agreement.

IV Procedures for the protection of the financial interests of the Community: an assessment of the key controls; statement on procedures for the protection of the financial interests of the Community, together with evidence. 

General conclusions.

Recommendations.

Annexes.

For each measure/sub-measure and common function (e.g. Accounts, Inspection Service, Internal Audit, IT), the annex should set out the work done for each control objective including a description of the control objective, the control mechanism, the file structure (to determine if it comprised the required primary evidence/documents necessary to support the claim), findings, evaluation, conclusion and detailed recommendations.

A list of recommendations should be prepared with at least the following information: report reference/ recommendation / status/ action.

Appendix to Section E

Examples of audit certificates to be issued by the Certifying Body⁵

Opinion matrix:

 

A. Unqualified

We have audited the annual accounts of expenditure declared to the Commission as expenditure incurred for the Programme for the 200x financial year by [name and address of SAPARD Agency]. Our responsibility, acting as Certifying Body, is to express an opinion on the annual accounts based on our audit.

We conducted our audit in accordance with internationally accepted auditing standards and Article 6 of Section A of the Annex to the Multi-annual Financing Agreement. We planned and performed the audit to obtain reasonable assurance about whether the accounts transmitted to the Commission are free of material misstatement. The audit included examination, on a test basis, of evidence supporting the information in the annual accounts, the records of commitments, an examination of procedures and of a sample of transactions. The audit covered compliance of payments with the Multi-annual Financing Agreement only as regards the capability of the SAPARD Agency's administrative structures to ensure that such compliance has been checked before payment is made. Our audit provides a reasonable basis for our opinion.

In our opinion the accounts to be transmitted to the Commission for the 200x financial year (dated DD/MM/YYYY) are true, complete and accurate.

Our audit was conducted between DD/MM/YYYY and DD/MM/YYYY. A report on our findings is delivered at the same date as the date of this certificate.

[date of issue + signature, name and position + name and address of Certifying Body]

B. Qualified - detected differences

We have audited the annual accounts of expenditure declared to the Commission as expenditure incurred for the Programme for the 200x financial year by [name and address of SAPARD Agency]. Our responsibility, acting as Certifying Body, is to express an opinion on the annual accounts based on our audit.

We conducted our audit in accordance with internationally accepted auditing standards and Article 6 of Section A of the Annex to the Multi-annual Financing Agreement. We planned and performed the audit to obtain reasonable assurance about whether the accounts transmitted to the Commission are free of material misstatement. The audit included examination, on a test basis, of evidence supporting the information in the annual accounts, the records of commitments, an examination of procedures and of a sample of transactions. The audit covered compliance of payments with the Multi-annual Financing Agreement only as regards the capability of the SAPARD Agency's administrative structures to ensure that such compliance has been checked before payment is made. Our audit provides a reasonable basis for our opinion.

Differences were detected between the annual accounts and the books and records of the SAPARD Agency for the following measures/sub-measures (reference: audit report page P):

[Measure/sub-measure Difference (+/-) in national currency & Euro

Farm machinery - 23.000 CCC/100€

In our opinion, except for the differences described in the preceding paragraph, the accounts to be transmitted to the Commission for the 200x EAGGF financial year (dated DD/MM/YYYY) are true, complete and accurate.

Our audit was conducted between DD/MM/YYYY and DD/MM/YYYY. A report on our findings is delivered at the same date as the date of this certificate.

[date of issue + signature, name and position + name and address of Certifying Body]

C. Qualified opinion - limitation on scope

We have audited the annual accounts of expenditure declared to the Commission as expenditure incurred for the Programme for the 200x financial year by [name and address of SAPARD Agency]. Our responsibility, acting as Certifying Body, is to express an opinion on the annual accounts based on our audit.

Except as discussed in the following paragraph, we conducted our audit in accordance with internationally accepted auditing standards and Article 6 of Section A of the Annex to the Multi-annual Financing Agreement. We planned and performed the audit to obtain reasonable assurance about whether the accounts transmitted to the Commission are free of material misstatement. The audit included examination, on a test basis, of evidence supporting the information in the annual accounts, the records of commitments, an examination of procedures and of a sample of transactions. The audit covered compliance of payments with the Multi-annual Financing Agreement only as regards the capability of the SAPARD Agency's administrative structures to ensure that such compliance has been checked before payment is made. Our audit provides a reasonable basis for our opinion.

Owing to [for example] the nature of the records of the SAPARD Agency/Delegated Body etc., we were unable to satisfy ourselves as to [cite nature of problem] even by recourse to other audit procedures (reference: audit report page P).

In our opinion, except for the effects of such adjustments, if any, as might have been determined to be necessary had we been able to satisfy ourselves as to [cite nature of problem], the accounts to be transmitted to the Commission for the 200x EAGGF financial year (dated DD/MM/YYYY) are true, complete and accurate.

Our audit was conducted between DD/MM/YYYY and DD/MM/YYYY. A report on our findings is delivered at the same date as the date of this certificate.

[date of issue + signature, name and position + name and address of Certifying Body]

D. Disclaimer of opinin - limitations on scope

We have audited the annual accounts of expenditure declared to the Commission as expenditure incurred for the Programme for the 200x financial year by [name and address of SAPARD Agency]. Our responsibility, acting as Certifying Body, is to express an opinion on the annual accounts based on our audit.

Except as discussed in the following paragraph, we conducted our audit in accordance with internationally accepted auditing standards and Article 6 of Section A of the Annex to the Multi-annual Financing Agreement. We planned and performed the audit to obtain reasonable assurance about whether the accounts transmitted to the Commission are free of material misstatement. The audit included examination, on a test basis, of evidence supporting the information in the annual accounts, the records of commitments, an examination of procedures and of a sample of transactions. The audit covered compliance of payments with the Multi-annual Financing Agreement only as regards the capability of the SAPARD Agency's administrative structures to ensure that such compliance has been checked before payment is made. Our audit provides a reasonable basis for our opinion.

We were not able to examine procedures underlying payments effected by bodies with delegated responsibilities due to limitations placed on the scope of our work by the SAPARD Agency (reference: audit report page P).

Because of the significance of the matters discussed in the preceding paragraph we do not express an opinion on whether the accounts to be transmitted to the Commission for the 200x EAGGF financial year (dated DD/MM/YYYY) are true, complete and accurate.

Our audit was conducted between DD/MM/YYYY and DD/MM/YYYY. A report on our findings is delivered at the same date as the date of this certificate.

[date of issue + signature, name and position + name and address of Certifying Body]

E. Adverse opinion

We have audited the annual accounts of expenditure declared to the Commission as expenditure incurred for the Programme for the 200x financial year by [name and address of SAPARD Agency]. Our responsibility, acting as Certifying Body, is to express an opinion on the annual accounts based on our audit.

We conducted our audit in accordance with internationally accepted auditing standards and Article 6 of the Section A of the Annex to the Multi-annual Financing Agreement. We planned and performed the audit to obtain reasonable assurance about whether the accounts transmitted to the Commission are free of material misstatement. The audit included examination, on a test basis, of evidence supporting the information in the annual accounts, the records of commitments, an examination of procedures and of a sample of transactions. The audit covered compliance of payments with the Multi-annual Financing Agreement only as regards the capability of the SAPARD Agency's administrative structures to ensure that such compliance has been checked before payment is made. Our audit provides a reasonable basis for our opinion.

The expenditure declared by the SAPARD Agency does not agree with payments and receipts effected during the period (reference: audit report page P).

In our opinion, because of the effects of the matters described in the preceding paragraph, the accounts to be transmitted to the Commission for the 200x EAGGF financial year (dated DD/MM/YYYY) are not true, complete and accurate.

Our audit was conducted between DD/MM/YYYY and DD/MM/YYYY. A report on our findings is delivered at the same date as the date of this certificate.

[date of issue + signature, name and position + name and address of Certifying Body]

SECTION F

TEXT OF COMMUNITY LEGISLATION REFERRED TO IN REGULATION (EC) NO. 2222/2000 ON FINANCIAL RULES FOR SAPARD ADAPTED FOR THIS AGREEMENT⁶

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

SECTION G

DISPUTE SETTLEMENT - SAPARD

1. Any dispute between the Contracting Parties concerning this Agreement which is not settled between the Contracting Parties shall be decided following arbitration by an Arbitration Tribunal in accordance with points 2 to 7 of this Section.

2. Each contracting party has the right to invoke the Dispute Settlement procedure. Each party shall nominate its arbitrator within three months of the initiation of the procedure.

3. The Arbitration Tribunal constituted for each individual case shall consist of three arbitrators appointed as follows:

- one arbitrator shall be appointed by Poland;

- one arbitrator shall be appointed by the Commission;

- one arbitrator shall be appointed by agreement of the parties or, if they cannot agree, by the President of the Court of Justice of the European Communities. 

4. If either Contracting Party fails to appoint its arbitrator within a period of three months of the receipt of the request for arbitration, that arbitrator shall be appointed by the President of the Court of Justice of the European Communities.

5. Should any arbitrator resign, die or become unable to act, another arbitrator shall be appointed in accordance with points 2, 3 and 4 and shall have all the powers and duties of the original arbitrator.

6. The Arbitration Tribunal shall take account of the relevant case law of the European Court of Justice.

7. All decisions shall be made by majority vote of the Arbitration Tribunal. The arbitration procedure shall be fixed by the Tribunal. Its decisions shall be binding on both Contracting Parties. Each Contracting Party shall bear the costs of its own arbitrator and its representations in the arbitration proceedings; the remaining costs shall be borne in equal parts by the Contracting Parties.

---------------------------

¹ OJ L 161, 26.6.1999, p. 87.

² OJL 161, 26.6.1999, p.68.

³ OJ L 253, 7.10.2000, p. 5.

⁴ SEC 1999 1801/2 on http://europa.eu.int/comm/scr/tender/ usedoc/index en.htm

⁵ Cf. International Standard on Auditing and Related Services No. 13 (ISA 13) issued by the International Federation of Accountants (IFAC).

⁶ OJ L 253, 7.10.2000, p. 5.