Dziennik Ustaw - rok 2011 nr 206 poz. 1216

Na podstawie art. 16 ust. 3 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565, z późn. zm.¹⁾) zarządza się, co następuje:

1) warunki organizacyjno-techniczne doręczania dokumentów elektronicznych, w tym reguły tworzenia elektronicznej skrzynki podawczej;

2) formę urzędowego poświadczania odbioru dokumentów elektronicznych przez adresatów;

3) sposób sporządzania i doręczania pism w formie dokumentów elektronicznych;

4) sposób udostępniania kopii dokumentów elektronicznych oraz warunki bezpieczeństwa udostępniania formularzy i wzorów dokumentów.

1) ePUAP – elektroniczną platformę usług administracji publicznej w rozumieniu art. 3 pkt 13 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne;

2) format danych – szczegółowo określony sposób zapisania informacji przeznaczonej do przechowywania w pliku komputerowym;

3) formularz elektroniczny – graficzny interfejs użytkownika wystawiany przez odpowiednie oprogramowanie służący do przygotowania i wygenerowania dokumentu elektronicznego zgodnego z odpowiadającym mu wzorem dokumentu elektronicznego;

4) identyfikator wzoru – identyfikator jednoznacznie wyróżniający wzór dokumentu elektronicznego spośród innych wzorów dokumentów elektronicznych znajdujących się w centralnym repozytorium, o którym mowa w art. 19b ust. 1 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne;

5) kopia dokumentu elektronicznego – każde, niezależnie od sposobu utrwalenia, powielenie całości treści dokumentu elektronicznego niezapewniające integralności (niezmienności) z pierwowzorem;

6) minister – ministra właściwego do spraw informatyzacji;

7) pismo – pismo w formie dokumentu elektronicznego;

8) ustawa – ustawę z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne;

9) wizualizacja – prezentację treści dokumentu elektronicznego w formie czytelnej dla człowieka, umożliwiającej zapoznanie się z tą treścią i jej zrozumienie. W szczególności wizualizacja może odbywać się przez wyświetlenie na monitorze ekranowym lub za pomocą wydruku;

10) wzór nieelektroniczny – wzór określający wygląd dokumentu w postaci przeznaczonej do utrwalenia i podpisania na papierze, ustalający jego zawartość i układ graficzny;

11) zakres użytkowy dokumentu elektronicznego – wymaganą zawartość dokumentu elektronicznego niezbędną do załatwienia określonego rodzaju spraw za pomocą tego dokumentu.

1) udostępnionym adresie elektronicznej skrzynki podawczej, podanym w formie identyfikatora URI;

2) maksymalnym rozmiarze dokumentu elektronicznego wraz z załącznikami, wyrażonym w megabajtach, możliwym do doręczenia za pomocą elektronicznej skrzynki podawczej, nie mniejszym niż 5 megabajtów;

3) zakresach użytkowych dokumentów elektronicznych tworzonych na podstawie wzorów umieszczonych przez te podmioty w centralnym repozytorium lub repozytorium wzorów dokumentów elektronicznych, o którym mowa w art. 19b ust. 5 ustawy, zwanym dalej „lokalnym repozytorium”;

4) rodzajach informatycznych nośników danych, na których może zostać im doręczony dokument elektroniczny;

5) rodzajach informatycznych nośników danych, na których może zostać zapisane urzędowe poświadczenie odbioru;

6) innych wymaganiach określonych przepisami prawa dotyczących doręczania dokumentów elektronicznych.

2. Elektroniczne skrzynki podawcze, których adresy zostały udostępnione w BIP, umożliwiają bezpośrednie doręczanie dokumentów elektronicznych zgodnych ze wzorami, o których mowa w § 19 i 27 ust. 1, bez potrzeby korzystania z formularzy elektronicznych powiązanych z tymi skrzynkami.

3. Elektroniczna skrzynka podawcza może przed doręczeniem zapewniać sprawdzenie zgodności dokumentu elektronicznego z formalnymi warunkami przewidzianymi w przepisach prawa, na podstawie których został wydany odpowiedni wzór dokumentu elektronicznego. W przypadku stwierdzenia takich niezgodności nadawca otrzymuje informacje o występujących niezgodnościach.

2. W przypadku gdy w danej sprawie brak jest norm lub standardów, o których mowa w ust. 1, stosuje się standardy uznane na poziomie międzynarodowym, w szczególności opracowane przez:

1) Internet Engineering Task Force (IETF) i publikowane w postaci Request For Comments (RFC),

2) World Wide Web Consortium (W3C) i publikowane w postaci W3C Recommendation (REC)

– adekwatnie do potrzeb wynikających z realizowanych zadań oraz aktualnie stosowanych technologii informatycznych.

1) wykorzystywać moduły kryptograficzne spełniające wymagania zaleceń CEN-CWA 14167-2 lub nowsze, w celu:

a) zapewnienia generowania i przechowywania materiału kryptograficznego służącego do oznaczania danymi stwierdzającymi ważność podpisów elektronicznych,

b) ochrony przed nieuprawnionym dostępem,

c) zabezpieczenia przed nieuprawnioną ingerencją przez zniszczenie materiału kryptograficznego w przypadku wykrycia takiej ingerencji;

2) wykorzystywać urządzenia udostępniające urzędowy koordynowany czas UTC(PL) zgodnie z rozporządzeniem Ministra Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 marca 2004 r. w sprawie sposobów rozpowszechniania sygnałów czasu urzędowego i uniwersalnego czasu koordynowanego UTC(PL) (Dz. U. Nr 56, poz. 548);

3) stosować techniki kryptograficzne zgodnie z udokumentowaną analizą ryzyka.

2. Utworzenie elektronicznej skrzynki podawczej na ePUAP oznacza upoważnienie ministra do obsługi doręczeń za pomocą ePUAP do pomiotów, o których mowa w ust. 1, i doręczeń realizowanych przez te podmioty.

3. Doręczenia dokonywane za pomocą ePUAP uważa się za dokonane przez podmiot publiczny lub do podmiotu publicznego, który utworzył na ePUAP elektroniczną skrzynkę podawczą. Za pomocą ePUAP możliwe jest przekazywanie doręczanych podmiotowi publicznemu dokumentów elektronicznych do jego systemu teleinformatycznego.

2. W przypadku gdy:

1) w przepisach prawa został określony wzór pisma lub wzór nieelektroniczny,

2) w centralnym lub lokalnym repozytorium został umieszczony wzór pisma przeznaczony do załatwiania danej sprawy – inny niż ogólny, o którym mowa w § 19

– przesyłki złożone w sposób, o którym mowa w ust. 1, uważa się za wniesione nieskutecznie.

3. Podmioty publiczne informują w BIP o maksymalnym rozmiarze dokumentu elektronicznego wraz z załącznikami, wyrażonym w megabajtach, możliwym do przesłania za pomocą poczty elektronicznej oraz o adresie poczty elektronicznej, jeżeli taki sposób przesyłania pism został udostępniony.

1) poświadczeniem przedłożenia;

2) dokumentem w postaci papierowej sporządzonym przez adresata.

2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1 pkt 1:

1) dokument elektroniczny powinien być podpisany podpisem elektronicznym osoby identyfikowanej w sposób określony w art. 20a ust. 1 ustawy;

2) poświadczenie przedłożenia jest przesyłane na adres poczty elektronicznej wskazany przez doręczającego lub – jeżeli adresat ma takie możliwości techniczne – zapisywane na dodatkowym informatycznym nośniku danych dostarczonym przez doręczającego wraz z nośnikiem, na którym znajduje się doręczany dokument.

3. W przypadku, o którym mowa w ust. 1 pkt 2:

1) informatyczny nośnik danych powinien być trwale oznakowany w sposób pozwalający na jego jednoznaczną identyfikację;

2) jeżeli zachodzi potrzeba przekazania więcej niż jednego pliku, pliki umieszcza się spakowane w jednym pliku;

3) dokument w postaci papierowej potwierdzający doręczenie zawiera:

a) datę doręczenia,

b) informację o oznakowaniu, o którym mowa w pkt 1,

c) sumę kontrolną dokumentu elektronicznego zapisanego na załączonym nośniku,

d) informację o zastosowanym algorytmie do obliczenia sumy kontrolnej,

e) imię, nazwisko i adres wnoszącego,

f) nazwę i adres adresata,

g) podpis osoby reprezentującej adresata.

1) zasad tworzenia i oznaczania metadanych opisujących wzór, o których mowa w § 18 pkt 3;

2) trybu przekazywania wzorów dokumentów elektronicznych do centralnego repozytorium;

3) sposobu oznaczania w pismach w postaci elektronicznej niezbędnych elementów struktury określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698 i Nr 171, poz. 1016), zwanych dalej „NES”, w taki sposób, aby te elementy struktury dawały się automatycznie wyodrębnić.

2. W przypadku zmiany opisu sposobu oznaczania elementów, o których mowa w ust. 1 pkt 3, dotychczasowe wzory dokumentów mogą być stosowane nie dłużej niż przez 6 miesięcy od tej zmiany.

2. Za udostępnienie nadawcy poświadczenia przedłożenia uważa się w szczególności jego przekazanie do pozostającej w dyspozycji odbiorcy poświadczenia skrytki w ramach systemu teleinformatycznego podmiotu publicznego służącego do obsługi doręczeń.

3. Jeżeli nie jest możliwe udostępnienie automatycznie wytworzonego poświadczenia przedłożenia w sposób, o którym mowa w ust. 2, poświadczenie to wysyłane jest na adres elektroniczny wskazany przez wnoszącego, z tym że może to być:

1) adres poczty elektronicznej albo

2) inny adres elektroniczny, pod warunkiem że jest obsługiwany przez system teleinformatyczny służący do obsługi doręczeń.

1) pełną nazwę podmiotu publicznego, który doręcza dokument elektroniczny;

2) pełną nazwę podmiotu, któremu podmiot publiczny doręcza dokument elektroniczny;

3) oznaczenie sprawy;

4) jednoznaczne oznaczenie pisma, którego dotyczy;

5) w przypadku podpisania poświadczenia doręczenia – datę i czas podpisania rozumiane jako data i czas doręczenia dokumentu elektronicznego.

1) udostępnia adresatowi do pobrania doręczany dokument elektroniczny wraz z podpisanym przez niego poświadczeniem doręczenia;

2) udostępnia organowi doręczającemu podpisane poświadczenie doręczenia.

2. Załączniki dodawane do pism zapisuje się w formatach danych i w sposób uwzględniający przepisy wydane na podstawie art. 18 ustawy.

3. We wzorach dokumentów elektronicznych jest określony zakres użytkowy i sposób wizualizacji dokumentów elektronicznych tworzonych na ich podstawie.

1) określenie struktury pism tworzonych na podstawie tego wzoru zdefiniowane w formacie danych XSD;

2) ustalenie sposobu wizualizacji pism tworzonych na podstawie tego wzoru zdefiniowane w formacie danych XSL;

3) metadane opisujące wzór dokumentu elektronicznego określające w szczególności:

a) twórcę wzoru – rozumianego jako podmiot odpowiedzialny za ten wzór, w tym zgodność wzoru z przepisami prawa,

b) podstawę prawną – w przypadku gdy istnieje przepis prawa wymagający złożenia pisma w określonej formie lub według określonego wzoru,

c) tytuł wzoru – wskazujący w sposób zwięzły zakres użytkowy dokumentów, które mają być tworzone na podstawie wzoru,

d) opis – wskazujący zakres stosowania wzoru

– określone w formacie danych XML.

1) w przepisach odrębnych nie został określony organ właściwy do określenia wzoru;

2) podmiot publiczny, do którego kierowane jest podanie, żądanie, wyjaśnienie lub inna czynność w postaci elektronicznej, nie określił wzoru dokumentu elektronicznego umożliwiającego załatwienie danej sprawy w tym podmiocie;

3) przepisy prawa nie wskazują jednoznacznie, że jedynym skutecznym sposobem przekazania informacji jest jej doręczenie na piśmie w postaci papierowej.

1) rodzaj pisma w zależności od potrzeb, w tym: wniosek, zawiadomienie, decyzja, postanowienie, skarga, stanowiącego dookreślenie typu dokumentu elektronicznego, o którym mowa w NES;

2) tytuł odnoszący się do treści pisma, o którym mowa w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych (Dz. U. Nr 206, poz. 1517);

3) odbiorca lub odbiorcy pisma – w sposób umożliwiający automatyczne wyodrębnienie następujących cech informacyjnych, jeżeli zostały one podane:

a) nazwa oraz numer REGON podmiotu niebędącego osobą fizyczną, jeżeli odbiorcą nie jest osoba fizyczna,

b) nazwisko i imiona oraz numer PESEL osoby fizycznej, jeżeli odbiorcą jest osoba fizyczna,

c) adres podmiotu, o którym mowa w lit. a lub b, w tym:

– kod pocztowy,

– miejscowość,

– ulicę,

– budynek,

– lokal;

4) twórca lub twórcy pisma – podmiot odpowiedzialny za treść pisma – w sposób umożliwiający automatyczne wyodrębnienie cech informacyjnych, o których mowa w pkt 3, jeżeli zostały one podane.

2. Ogólny wzór elektroniczny umożliwia formatowanie tekstu pisma, w tym co najmniej wstawianie nowych akapitów.

1) jednoznacznie oznaczone niezbędne elementy struktury dokumentów elektronicznych, o których mowa w NES;

2) niepowtarzalny identyfikator wzoru, na podstawie którego zostały stworzone.

2. Wizualizacja nie musi być identyczna ze wzorem nieelektronicznym, ale musi zawierać dane w układzie niepozostawiającym wątpliwości co do treści i kontekstu zapisanych informacji, w sposób zgodny z tym wzorem.

1) weryfikację zgodności pisma wnoszonego do tego podmiotu lub przez ten podmiot doręczanego, ze wzorem dokumentu elektronicznego oraz weryfikację podpisu osoby, która podpisała pismo;

2) weryfikację autentyczności urzędowych poświadczeń odbioru i prezentację czasu ich podpisania.

1) umieszcza się wzory pism, o których mowa w art. 19b ust. 2 ustawy;

2) można umieszczać wzory innych dokumentów elektronicznych, w szczególności wzory dokumentów elektronicznych, które nie są pismami, i wzory dokumentów elektronicznych stosowanych w oprogramowaniu interfejsowym systemu teleinformatycznego, o którym mowa w art. 13 ust. 2 pkt 2 lit. a ustawy.

2. W przypadku gdy w przepisach prawa nie został wskazany organ właściwy do określenia wzoru, wzór dokumentu elektronicznego może przekazać do centralnego repozytorium podmiot określony w art. 2 ustawy, zwany dalej „podmiotem publicznym”, jeżeli w tym wzorze jest określony zakres użytkowy dokumentów elektronicznych właściwych dla załatwiania przez ten podmiot danego rodzaju spraw.

2. Wniosek, o którym mowa w ust. 1, opatruje się bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu.

2. Minister udostępnia na ePUAP formularz elektroniczny umożliwiający złożenie tego wniosku za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

3. Minister umieszcza w BIP odwołanie do formularza elektronicznego, o którym mowa w ust. 2.

1) zgodny ze wzorem,

2) podpisany bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu

– wzór dokumentu elektronicznego umieszcza się w centralnym repozytorium, z zastrzeżeniem § 33.

2. Centralne repozytorium automatycznie nadaje niepowtarzalny identyfikator wzoru.

3. Opublikowany w centralnym repozytorium wzór dokumentu elektronicznego zawiera, oprócz elementów określonych w § 18:

1) niepowtarzalny identyfikator wzoru;

2) datę umieszczenia wzoru;

3) dane umożliwiające weryfikację integralności i autentyczności wzoru;

4) informację o aktualności wniosku (aktualny czy nieaktualny);

5) podpisany wniosek, o którym mowa w § 29.

1) został przekazany do publikacji przez podmiot nieuprawniony;

2) nie spełnia wymagań określonych w § 18;

3) zawiera odwołania inne niż do centralnego repozytorium, z wyłączeniem odwołań do schematów ogłoszonych przez World Wide Web Consortium (W3C).

2. Minister niezwłocznie przekazuje informacje wnioskodawcy o przyczynach nieopublikowania wzoru.

2. W centralnym repozytorium można umieszczać także wzory, które zaczną obowiązywać po upływie vacatio legis, jakie określono w akcie normatywnym stanowiącym podstawę do określenia wzoru.

3. Centralne repozytorium zapewnia możliwość poprawnej obsługi przechowywanych wzorów, w tym w sytuacji gdy World Wide Web Consortium przestanie udostępniać schematy, na których opierają się te wzory.

2. Jeżeli nie jest możliwe sprawdzenie przez odbiorcę ważności podpisu w chwili jego złożenia, w celu udostępnienia dokumentu elektronicznego sporządza się jego kopię podpisaną podpisem elektronicznym osoby, która może być zidentyfikowana w sposób określony w art. 20a ustawy.

3. Kopia, o której mowa w ust. 2, składa się z treści udostępnianego dokumentu elektronicznego i elementów informacyjnych określających co najmniej sporządzającego i podpisującego kopię, datę jej sporządzenia oraz nazwę i adres podmiotu, w którym kopia została sporządzona.

1) jednoznaczny identyfikator tego dokumentu umożliwiający w razie potrzeby odnalezienie pierwowzoru w systemie teleinformatycznym;

2) datę wykonania wydruku.

Prezes Rady Ministrów: D. Tusk

¹⁾ Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2006 r. Nr 12, poz. 65 i Nr 73, poz. 501, z 2008 r. Nr 127, poz. 817, z 2009 r. Nr 157, poz. 1241, z 2010 r. Nr 40, poz. 230, Nr 167, poz. 1131 i Nr 182, poz. 1228 oraz z 2011 r. Nr 112, poz. 654, Nr 185, poz. 1092 i Nr 204, poz. 1195.

²⁾ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2001 r. Nr 49, poz. 509, z 2002 r. Nr 113, poz. 984 i Nr 169, poz. 1387, z 2003 r. Nr 130, poz. 1188 i Nr 170, poz. 1660, z 2004 r. Nr 162, poz. 1692, z 2005 r. Nr 64, poz. 565, Nr 78, poz. 682 i Nr 181, poz. 1524, z 2008 r. Nr 229, poz. 1539, z 2009 r. Nr 195, poz. 1501 i Nr 216, poz. 1676, z 2010 r. Nr 40, poz. 230, Nr 167, poz. 1131, Nr 182, poz. 1228 i Nr 254, poz. 1700 oraz z 2011 r. Nr 6, poz. 18, Nr 34, poz. 173, Nr 106, poz. 622 i Nr 186, poz. 1100.

³⁾ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2005 r. Nr 85, poz. 727, Nr 86, poz. 732 i Nr 143, poz. 1199, z 2006 r. Nr 66, poz. 470, Nr 104, poz. 708, Nr 143, poz. 1031, Nr 217, poz. 1590 i Nr 225, poz. 1635, z 2007 r. Nr 112, poz. 769, Nr 120, poz. 818, Nr 192, poz. 1378 i Nr 225, poz. 1671, z 2008 r. Nr 118, poz. 745, Nr 141, poz. 888, Nr 180, poz. 1109 i Nr 209, poz. 1316, 1318 i 1320, z 2009 r. Nr 18, poz. 97, Nr 44, poz. 362, Nr 57, poz. 466, Nr 131, poz. 1075, Nr 157, poz. 1241, Nr 166, poz. 1317, Nr 168, poz. 1323, Nr 213, poz. 1652 i Nr 216, poz. 1676, z 2010 r. Nr 40, poz. 230, Nr 57, poz. 355, Nr 127, poz. 858, Nr 167, poz. 1131, Nr 182, poz. 1228 i Nr 197, poz. 1306 oraz z 2011 r. Nr 34, poz. 173, Nr 75, poz. 398, Nr 106, poz. 622, Nr 134, poz. 781, Nr 171, poz. 1016, Nr 186, poz. 1100 i Nr 199, poz. 1175.

Załącznik do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów
z dnia 14 września 2011 r. (poz. 1216)

FORMATY DANYCH, W JAKICH ZAPISUJE SIĘ ZAŁĄCZNIKI DODAWANE DO PISM