Dziennik Ustaw - rok 1999 nr 18 poz. 167

Na podstawie art. 23 ust. 3 ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 11, poz. 95) zarządza się, co następuje:

2. Przez oznaczenie materiałów klauzulami tajności należy rozumieć umieszczenie tych klauzul na materiałach.

2. Zmiany nadanej klauzuli dokonuje się przez jej skreślenie i wpisanie obok niej nowej z podaniem daty, imienia i nazwiska oraz podpisem dokonującego zmiany; skreślenie bez wpisania daty, imienia i nazwiska oraz podpisu dokonującego zmiany uważa się za nie dokonane. Skreślenia oraz pozostałych wpisów dokonuje się kolorem czerwonym. Wycieranie, wywabianie lub zamazywanie klauzuli, która podlega zmianie, i dokonanych zmian jest niedozwolone.

3. Zmiany klauzuli dokumentu lub przedmiotu należy dokonać w odpowiednich dziennikach ewidencyjnych lub rejestrach materiałów niejawnych z podaniem przyczyny zmiany klauzuli.

1) na pierwszej stronie dokumentu umieszcza się:

a) w lewym górnym rogu, od góry:

– nazwę jednostki organizacyjnej lub komórki organizacyjnej,

– sygnaturę literowo-cyfrową, na którą składają się: literowe oznaczenie jednostki organizacyjnej lub komórki organizacyjnej oraz numer, pod którym dokument został zarejestrowany w odpowiednim dzienniku, poprzedzony cyframi: „00” – w przypadku dokumentu oznaczonego klauzulą „ściśle tajne”, „0”, w przypadku dokumentu oznaczonego klauzulą „tajne”, oddzielonymi od numeru rejestracyjnego myślnikiem,

b) w prawym górnym rogu, od góry:

– nazwę miejscowości i datę sporządzenia dokumentu,

– klauzulę tajności,

– numer egzemplarza dokumentu (w przypadku gdy dokument sporządzono w jednym egzemplarzu, umieszcza się napis: „Egzemplarz pojedynczy”),

c) w lewym dolnym rogu numer, pod jakim dokument został zarejestrowany w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów,

d) w prawym dolnym rogu klauzulę tajności, numer strony oraz liczbę stron całego dokumentu;

2) na kolejnych stronach dokumentu umieszcza się:

a) w prawym górnym rogu klauzulę tajności i numer egzemplarza dokumentu,

b) w lewym dolnym rogu numer, pod jakim dokument został zarejestrowany w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów,

c) w prawym dolnym rogu klauzulę tajności, numer strony oraz liczbę stron całego dokumentu;

3) na ostatniej stronie dokumentu umieszcza się:

a) w prawym górnym rogu klauzulę tajności i numer egzemplarza dokumentu,

b) z lewej strony pod treścią w kolejności pionowej:

– liczbę załączników (jeżeli są dołączone do dokumentu),

– klauzulę tajności załączników wraz z numerami, pod jakimi zarejestrowane zostały w odpowiednim dzienniku,

– liczbę stron każdego załącznika,

c) z prawej strony pod treścią dokumentu imię i nazwisko oraz stanowisko osoby podpisującej dokument,

d) w lewym dolnym rogu w kolejności pionowej:

– liczbę wykonanych egzemplarzy,

– adresatów poszczególnych egzemplarzy dokumentu lub ich rozdzielnik,

– numer, pod jakim dokument został zarejestrowany w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów, nazwisko osoby, która dokument sporządziła, oraz nazwisko osoby, która dokument wykonała,

e) w prawym dolnym rogu klauzulę tajności, numer strony oraz liczbę stron całego dokumentu;

4) na trwale oprawionych książkach, broszurach, reprodukcjach lub innych zbiorach dokumentów klauzule tajności umieszcza się po prawej stronie w widocznym miejscu:

a) na górze i dole zewnętrznych ścianek okładki,

b) na górze i dole strony tytułowej (jeżeli dokument ją posiada),

c) na górze i dole pierwszej oraz wszystkich pozostałych stron;

5) pod numerem egzemplarza, o którym mowa w pkt 1 lit. b) tiret trzecie, można zamieścić dyspozycję dla adresata o treści:

a) „udzielanie informacji zawartej w dokumencie bez zgody kierownika jednostki (komórki) organizacyjnej jest zakazane”,

b) „wykonanie kopii bez zgody kierownika jednostki (komórki) organizacyjnej jest zakazane”,

c) „wykonanie odpisu bez zgody kierownika jednostki (komórki) organizacyjnej jest zakazane”,

d) „wykonanie kopii stron od ............... do ............... oraz od ............... do ............... bez zgody kierownika jednostki (komórki) organizacyjnej jest zakazane”,

e) „wykonanie odpisu od ............... do............... oraz od ............... do ............... bez zgody kierownika jednostki (komórki) organizacyjnej jest zakazane”,

f) „wykonanie wypisu (wyciągu) od ......... do .......... oraz od ............... do ............... bez zgody kierownika jednostki (komórki) organizacyjnej jest zakazane”.

1) na pierwszej stronie dokumentu umieszcza się:

a) w lewym górnym rogu, w kolejności pionowej:

– nazwę jednostki organizacyjnej lub komórki organizacyjnej,

– sygnaturę literowo-cyfrową, na którą składają się: literowe oznaczenie jednostki organizacyjnej lub komórki organizacyjnej oraz numer, pod którym dokument został zarejestrowany w odpowiednim dzienniku, poprzedzony literami: „Pf” – w przypadku dokumentu oznaczonego klauzulą „poufne”, „Z” – w przypadku dokumentu oznaczonego klauzulą „zastrzeżone”, oddzielonymi od numeru rejestracyjnego myślnikiem,

b) w prawym górnym rogu, w kolejności pionowej:

– nazwę miejscowości i datę sporządzenia dokumentu,

– klauzulę tajności,

– numer egzemplarza dokumentu (w przypadku gdy dokument sporządzono w jednym egzemplarzu, umieszcza się napis: „Egzemplarz pojedynczy”),

c) w lewym dolnym rogu numer, pod jakim dokument został zarejestrowany w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów,

d) w prawym dolnym rogu na dokumentach z klauzulą „poufne” – klauzulę, numer strony oraz liczbę stron całego dokumentu,

e) w prawym dolnym rogu na dokumentach z klauzulą „zastrzeżone” – numer strony oraz liczbę stron całego dokumentu;

2) na kolejnych stronach dokumentu umieszcza się:

a) w prawym górnym rogu na dokumentach z klauzulą „poufne” – klauzulę i numer egzemplarza dokumentu,

b) w prawym górnym rogu na dokumentach z klauzulą „zastrzeżone” – klauzulę dokumentu,

c) w prawym dolnym rogu na dokumentach z klauzulą „poufne” – klauzulę, numer strony oraz liczbę stron całego dokumentu,

d) w prawym dolnym rogu na dokumentach z klauzulą „zastrzeżone” – numer strony oraz liczbę stron całego dokumentu;

3) na ostatniej stronie dokumentu umieszcza się:

a) w prawym górnym rogu na dokumentach z klauzulą „poufne” – klauzulę i numer egzemplarza dokumentu,

b) w prawym górnym rogu na dokumentach z klauzulą „zastrzeżone” – klauzulę dokumentu,

c) z lewej strony pod treścią w kolejności pionowej:

– liczbę załączników,

– klauzulę tajności załączników wraz z numerami, pod jakimi zarejestrowane zostały w odpowiednim dzienniku,

– liczbę stron każdego załącznika,

d) z prawej strony pod treścią dokumentu – imię i nazwisko oraz stanowisko osoby podpisującej dokument,

e) w lewym dolnym rogu w kolejności pionowej:

– liczbę wykonanych egzemplarzy,

– adresatów poszczególnych egzemplarzy dokumentu,

– numer, pod jakim dokument został zarejestrowany w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów, nazwisko osoby, która dokument sporządziła, nazwisko osoby, która dokument wykonała,

f) w prawym dolnym rogu na dokumentach z klauzulą „poufne” – klauzulę, numer strony oraz liczbę stron całego dokumentu,

g) w prawym dolnym rogu na dokumentach z klauzulą „zastrzeżone” – numer strony oraz liczbę stron całego dokumentu;

4) na trwale oprawionych książkach, broszurach, reprodukcjach lub innych zbiorach dokumentów klauzule tajności umieszcza się po prawej stronie w widocznym miejscu:

a) na górze i dole zewnętrznych ścianek okładki,

b) na górze i dole strony tytułowej,

c) na górze i dole pierwszej oraz wszystkich pozostałych stron;

5) w uzasadnionym przypadku niezależnie od klauzuli tajności, pod numerem egzemplarza, o którym mowa w pkt 1 lit. b) tiret trzecie, można zamieścić dyspozycję dla adresata o treści: „do zapoznania w trybie obiegowym” lub zapis o treści: „dokument podlega ochronie przez .........., jeśli dokument podlega krótszemu okresowi ochrony, niż przewiduje to ustawa;

6) wykonanie kopii, odpisu, wypisu lub udzielanie informacji o treści zawartej w dokumencie jest możliwe po uzyskaniu zgody kierownika jednostki (komórki) organizacyjnej, w której dokument został wytworzony.

1) sygnaturę literowo-cyfrową, poprzedzoną cyframi lub literami oznaczającymi klauzulę tajności, o których mowa w § 3 pkt 1 lit. a) i § 4 pkt 1 lit. a), a w przypadku załączników – sygnaturę literowo-cyfrową materiału macierzystego,

2) numer egzemplarza materiału, a w przypadku załączników – numer kolejny załącznika,

3) adresatów poszczególnych egzemplarzy materiału, a w przypadku załączników – łączną ilość egzemplarzy załączników.

2. W przypadku gdy adresatowi wysyła się inną liczbę załączników niż pozostawia w aktach, przy miejscach, o których mowa w ust. 1, umieszcza się dodatkowo napisy:

1) „tylko adresat” – jeżeli załączniki mają być przekazane adresatowi bez pozostawiania ich w aktach,

2) „do zwrotu” – jeżeli załączniki mają zostać zwrócone do osoby podpisującej dokument.

3. Jeżeli przy dokumencie przesyła się załączniki oznaczone różnymi klauzulami tajności, to klauzula dokumentu uwzględnia klauzulę załącznika o najwyższym stopniu tajności.

2. Obudowy lub opakowania, w których znajdują się materiały zawierające informacje niejawne, oznacza się taką klauzulą, jaką posiada materiał o najwyższym stopniu tajności.

2. Na kopii, odpisie, wyciągu lub tłumaczeniu:

3. Fakt sporządzenia kopii, odpisu, wyciągu lub tłumaczenia odnotowuje się na dokumencie, z którego kopię, odpis, wypis, wyciąg lub tłumaczenie sporządzono, poprzez odcisk pieczęci informującej o:

1) nazwie jednostki organizacyjnej lub komórki organizacyjnej, w której dokonano kopii, odpisu, wypisu, wyciągu lub tłumaczenia,

2) liczbie egzemplarzy wykonanych kopii, odpisów, wypisów, wyciągów lub tłumaczeń,

3) dacie sporządzenia kopii, odpisu, wypisu, wyciągu lub tłumaczenia,

4) pozycji dziennika ewidencji wykonanych dokumentów, pod którą kopię, odpis, wypis, wyciąg lub tłumaczenie zarejestrowano.

Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji: J. Tomaszewski

Minister Obrony Narodowej: J. Onyszkiewicz