Dziennik Ustaw - rok 1999 nr 18 poz. 156

Na podstawie art. 53 ust. 1 ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 11, poz. 95) zarządza się, co następuje:

1) organizacji kancelarii tajnych,

2) stosowania środków ochrony fizycznej,

3) trybu obiegu informacji niejawnych,

4) wzoru karty zapoznania się z dokumentem,

z wyjątkiem jednostek organizacyjnych wymienionych w art. 53 ust. 2 ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 11, poz. 95).

2. Kancelarią kieruje kierownik kancelarii, wyznaczany przez kierownika jednostki organizacyjnej na wniosek pełnomocnika do spraw ochrony informacji niejawnych, zwanego dalej „pełnomocnikiem ochrony”.

3. W uzasadnionych przypadkach w jednostce organizacyjnej można utworzyć oddziały kancelarii; kierownik kancelarii jest obowiązany do koordynowania prac tych oddziałów.

4. Wyznaczony do prowadzenia oddziału kancelarii pracownik pionu ochrony wykonuje obowiązki kierownika kancelarii.

1) bezpośredni nadzór nad obiegiem dokumentów, niejawnych w jednostce organizacyjnej,

2) udostępnianie lub wydawanie dokumentów, o których mowa w § 2 ust. 1, osobom posiadającym stosowne poświadczenie bezpieczeństwa,

3) egzekwowanie zwrotu dokumentów zawierających informacje niejawne,

4) kontrola przestrzegania właściwego oznaczania i rejestrowania dokumentów w kancelarii tajnej oraz jednostce organizacyjnej,

5) wykonywanie poleceń pełnomocnika ochrony,

6) prowadzenie bieżącej kontroli postępowania z dokumentami zawierającymi informacje niejawne które zostały udostępnione pracownikom.

2. W przypadku czasowej nieobecności kierownika kancelarii jego obowiązki przejmuje upoważniony pracownik kancelarii, a w razie braku stałego pracownika w kancelarii, kancelarię przejmuje protokolarnie, posiadający stosowne poświadczenie bezpieczeństwa, inny pracownik wyznaczony przez pełnomocnika ochrony.

3. W przypadku likwidacji kancelarii ust. 1 stosuje się odpowiednio.

2. Kancelaria powinna być oddzielona od innych pomieszczeń trwałymi, niepalnymi, o dużej wytrzymałości ścianami i stropami.

3. Drzwi kancelarii powinny być metalowe lub obite blachą stalową o grubości 2 mm, z zabezpieczeniem antywłamaniowym, oraz wyposażone w dwa zamki o skomplikowanym mechanizmie.

4. Okna kancelarii powinny być zabezpieczone stalowymi kratami oraz przed obserwacją kancelarii z zewnątrz.

5. Wyposażenie kancelarii powinny stanowić szafy pancerne z zamkami o skomplikowanym mechanizmie.

6. W kancelarii można zainstalować system nadzoru wizyjnego wyłącznie w celu kontroli dostępu do pomieszczeń.

7. W kancelarii można wydzielić pomieszczenie, w którym osoby posiadające poświadczenie bezpieczeństwa mogą zapoznawać się z dokumentami na miejscu.

2. Dokumenty zawierające informacje niejawne oznaczone klauzulą „ściśle tajne”, „tajne” i „poufne” muszą być przechowywane oddzielnie w odrębnych szafach pancernych bądź ich częściach, jeżeli pozwalają one na osobne zamknięcie dokumentów.

3. Dokumenty oznaczone klauzulą „zastrzeżone” mogą być przechowywane poza kancelarią, w innych pomieszczeniach jednostki organizacyjnej, jeżeli będą umieszczane w meblach biurowych zamykanych na klucz.

4. Kierownik jednostki organizacyjnej może wyrazić zgodę na przechowywanie dokumentów zawierających informacje niejawne poza kancelarią, pod warunkiem spełnienia wymogów bezpieczeństwa odpowiednich do ich klauzul tajności, na czas niezbędny do realizacji zadań związanych z dostępem do tych informacji.

5. Przedmioty lub urządzenia o dużych wymiarach, stanowiące bądź zawierające informacje tajne, przechowuje się w oddzielnych pomieszczeniach spełniających wymogi kancelarii.

2. Zasady i sposób zdawania, przechowywania i wydawania kluczy oraz ich duplikatów do kancelarii oraz szaf pancernych określa plan ochrony.

3. Zasady ustalania, zmiany i deponowania haseł lub szyfrów, w przypadku stosowania zamków szyfrowych, określa także plan ochrony.

4. Wszelkie nieprawidłowości związane z naruszeniem zasad, o których mowa w ust. 1–3, należy niezwłocznie zgłaszać pełnomocnikowi ochrony.

1) dziennik korespondencji dokumentów oznaczonych klauzulą „ściśle tajne”, którego wzór określa załącznik nr 1 do rozporządzenia,

2) dziennik korespondencji dokumentów oznaczonych klauzulą „tajne”, którego wzór określa załącznik nr 2 do rozporządzenia,

3) dziennik korespondencji dokumentów oznaczonych klauzulą „poufne”, którego wzór określa załącznik nr 3 do rozporządzenia,

4) karty zapoznania się z dokumentami oznaczonymi klauzulami „ściśle tajne i tajne”, których wzór określa załącznik nr 4 do rozporządzenia,

5) książkę doręczeń przesyłek miejscowych, której wzór określa załącznik nr 5 do rozporządzenia,

6) dziennik ewidencji wykonanych dokumentów oznaczonych klauzulą „ściśle tajne”, „tajne” i „poufne”, którego wzór określa załącznik nr 6 do rozporządzenia,

7) wykaz przesyłek nadanych, którego wzór określa załącznik nr 7 do rozporządzenia,

8) rejestr teczek dokumentów niejawnych, dzienników i książek ewidencyjnych, którego wzór określa załącznik nr 8 do rozporządzenia.

2. Przy przyjmowaniu przesyłki sprawdza się:

1) prawidłowość adresu,

2) całość pieczęci i opakowania,

3) zgodność odcisku pieczęci na opakowaniu z nazwą jednostki nadawcy,

4) zgodność numerów na przesyłce z numerami w wykazie przesyłek nadanych lub w książce doręczeń.

3. W przypadku stwierdzenia uszkodzenia przesyłki lub śladów jej otwierania pracownik kancelarii kwitujący odbiór przesyłki sporządza wraz z doręczającym protokół uszkodzenia, przekazując go nadawcy, kierownikowi jednostki organizacyjnej i przewoźnikowi – jeżeli pośredniczył w obiegu przesyłek.

4. Po otwarciu przesyłki:

1) sprawdza się, czy zawartość przesyłki odpowiada wyszczególnionym na niej numerom ewidencyjnym,

2) ustala się, czy liczba załączników i stron jest zgodna z liczbą oznaczoną na poszczególnych pismach.

5. Kierownik kancelarii w razie stwierdzenia nieprawidłowości, o których mowa w ust. 3 i 4, odmawia jej przyjęcia.

1) oznaczone klauzulą „ściśle tajne” – w dzienniku korespondencji dokumentów oznaczonych klauzulą „ściśle tajne”;

2) oznaczone klauzulą „tajne” – w dzienniku korespondencji dokumentów oznaczonych klauzulą „tajne”;

3) oznaczone klauzulą „poufne” – w dzienniku korespondencji dokumentów oznaczonych klauzulą „poufne”.

2. Dla każdego dokumentu zawierającego informacje niejawne oznaczone klauzulami „ściśle tajne” i „tajne”, z chwilą zarejestrowania w odpowiednim dzienniku korespondencji, zakłada się kartę zapoznania się z dokumentem, którą dołącza się do dokumentu.

3. Kierownik kancelarii lub osoba upoważniona przekazuje dokumenty oznaczone klauzulą „poufne” właściwemu pracownikowi, za pokwitowaniem w dzienniku korespondencji.

4. Dokumenty oznaczone klauzulą „ściśle tajne” i „tajne” kierownik kancelarii udostępnia upoważnionym pracownikom jednostki organizacyjnej, czyniąc odpowiednią adnotację w dzienniku korespondencji.

5. Dokumenty oznaczone klauzulą „ściśle tajne” lub „tajne”, które są niezbędne do wykorzystania w celach określonych w art. 49 ustawy o ochronie informacji niejawnych, mogą być wydane poza kancelarię osobie spoza jednostki organizacyjnej posiadającej odpowiednie poświadczenie bezpieczeństwa. Dokument wydaje kierownik kancelarii na podstawie pisemnej zgody kierownika jednostki organizacyjnej lub osoby przez niego upoważnionej za pokwitowaniem w dzienniku korespondencji oraz ze stosowną adnotacją w karcie zapoznania się z dokumentem.

2. Na opakowaniu przesyłek, o których mowa w ust. 1, wpisuje się datę wpływu, pozycję i numer, pod którym zarejestrowano przesyłkę w dzienniku korespondencji. Przesyłkę przekazuje się bezpośrednio adresatowi, a w razie jego nieobecności, osobie przez niego upoważnionej do odbioru – za pokwitowaniem w dzienniku korespondencji.

3. Zatrzymanie przez kierownika jednostki organizacyjnej dokumentu, adresowanego „do rąk własnych”, odnotowuje się w dzienniku korespondencji w rubryce „Uwagi”.

4. Przesyłki oznaczone „do rąk własnych”, po wykorzystaniu, zwraca się do kancelarii w stanie otwartym bądź zamkniętym.

2. Zapisów w dziennikach korespondencji dokonuje się atramentem lub tuszem, a zmiany zapisów w tych dziennikach – kolorem czerwonym, z datą i czytelnym podpisem dokonującego zmiany.

3. Zabrania się wycierania i zamazywania zapisów w dziennikach korespondencji.

2. Zasady brakowania i archiwizowania dokumentów regulują odrębne przepisy.

Prezes Rady Ministrów: J. Buzek

Załącznik do rozporządzenia Rady Ministrów
z dnia 9 lutego 1999 r. (poz. 156)

Załącznik nr 1

DZIENNIK KORESPONDENCJI DOKUMENTÓW OZNACZONYCH KLAUZULĄ „ŚCIŚLE TAJNE”

Załącznik nr 2

DZIENNIK KORESPONDENCJI DOKUMENTÓW OZNACZONYCH KLAUZULĄ „TAJNE”

Załącznik nr 3

DZIENNIK KORESPONDENCJI DOKUMENTÓW OZNACZONYCH KLAUZULĄ „POUFNE”

Załącznik nr 4

KARTA ZAPOZNANIA SIĘ Z DOKUMENTEM OZNACZONYM KLAUZULĄ „ ŚCIŚLE TAJNE”, „TAJNE”

Załącznik nr 5

KSIĄŻKA DORĘCZEŃ PRZESYŁEK MIEJSCOWYCH

Załącznik nr 6

DZIENNIK EWIDENCJI WYKONYWANYCH DOKUMENTÓW OZNACZONYCH KLAUZULĄ „ŚCIŚLE TAJNE”, „TAJNE”, „POUFNE”

Załącznik nr 7

WYKAZ PRZESYŁEK NADANYCH

Załącznik nr 8

REJESTR TECZEK DOKUMENTÓW NIEJAWNYCH, DZIENNIKÓW I KSIĄŻEK EWIDENCYJNYCH