Na podstawie art. 77 oraz w związku z art. 9 ustawy z dnia 24 maja 1989 r. - Prawo o notariacie (Dz. U. Nr 33, poz. 176) zarządza się, co następuje:
§ 1.
1. Państwowe biura notarialne prowadzą według ustalonych wzorów następujące księgi notarialne:
1) repertorium A,
2) repertorium P,
3) repertorium Ns,
4) księgę depozytową,
5) dziennik przesyłanych dokumentów,
6) dziennik korespondencyjny,
7) skorowidze alfabetyczno-numerowe.
2. Liczbę kart w księgach wymienionych w ust. 1 pkt 1, 2, 3 i 4 poświadcza na ostatniej stronie księgi dyrektor państwowego biura notarialnego lub kierownik oddziału tego biura.
3. Poza księgami, o których mowa w ust. 1, państwowe biura notarialne prowadzą księgi i wykazy, których obowiązek prowadzenia wynika z przepisów szczególnych.
§ 2.
Do repertorium A wpisuje się w porządku chronologicznym wszystkie czynności notarialne, z wyłączeniem tych, od których opłatę pobrano znakami opłaty notarialnej, i z wyłączeniem czynności w postępowaniu spadkowym oraz protestów. O wydaniu odpisu lub wyciągu sporządza się adnotację w rubryce "uwagi" pod numerem repertorium, pod którym oryginał aktu notarialnego został zapisany.
§ 3.
Do repertorium P wpisuje się dokumenty oddane do protestu państwowemu biuru notarialnemu.
§ 4.
W repertorium A rubryki dotyczące pobranych należności podsumowuje się codziennie, a także miesięcznie. Obowiązek miesięcznego sumowania rubryk odnosi się również do repertorium P. Pod podsumowaniem należy wyszczególniać wszystkie wpłacone do właściwego organu finansowego kwoty z powołaniem się na odpowiednie pokwitowanie.
§ 5.
Do repertorium Ns wpisuje się czynności w postępowaniu spadkowym, należące do właściwości państwowego biura notarialnego.
§ 6.
1. Do dziennika przesyłanych dokumentów wpisuje się wnioski i pisma przesyłane z urzędu sądom i innym organom państwowym.
2. Inne pisma, zarówno wysyłane, jak i wpływające, dotyczące podstawowej działalności państwowych biur notarialnych, wpisuje się do dziennika korespondencyjnego.
§ 7.
Dla czynności wpisanych do repertorium A prowadzi się odrębny skorowidz alfabetyczno-numerowy.
§ 8.
1. Repertoria i inne księgi notarialne prowadzi się według rocznych okresów kalendarzowych. Nie dotyczy to księgi depozytowej, dziennika przesyłanych dokumentów oraz dziennika korespondencyjnego.
2. Księgi powinny być oprawione, a strony w nich ponumerowane.
3. Omyłkowe wpisy w księgach notarialnych poprawia się przez przekreślenie błędnej treści czerwonym kolorem w sposób umożliwiający jej odczytanie i przez wpisanie właściwej treści. Dokonane poprawki opatruje się datą i podpisem osoby, która czynności dokonała.
§ 9.
W zakresie techniki pracy biurowej państwowych biur notarialnych dla ewidencjonowania informacji zamieszczanych w księgach notarialnych mogą być wykorzystywane systemy informacji komputerowej na zasadach przyjętych w przepisach o księgach wieczystych i hipotece.
§ 10.
1. Oryginały aktów notarialnych i protokołów po upływie każdego roku są oprawiane w porządku chronologicznym w jeden lub kilka tomów.
2. Przepis ust. 1 stosuje się odpowiednio do przechowywania odpisów protestów.
§ 11.
Oryginały aktów notarialnych, księgi notarialne i odpisy protestów przechowuje się w państwowym biurze notarialnym.
§ 12.
Oddziały państwowych biur notarialnych nie prowadzące ksiąg wieczystych przechowują oryginały aktów notarialnych, księgi notarialne i odpisy protestów z okresu ostatnich sześciu lat, a następnie przekazują je do archiwum ksiąg wieczystych właściwego państwowego biura notarialnego.
§ 13.
1. Przepisy rozporządzenia dotyczące państwowych biur notarialnych stosuje się odpowiednio do indywidualnych kancelarii notarialnych.
2. Indywidualne kancelarie notarialne przechowują oryginały aktów notarialnych, księgi notarialne i odpisy protestów z okresu ostatnich sześciu lat, a następnie przekazują je do archiwum ksiąg wieczystych państwowego biura notarialnego wskazanego przez prezesa sądu wojewódzkiego, w którego okręgu kancelaria ma swoją siedzibę.
§ 14.
Traci moc rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 23 marca 1955 r. o prowadzeniu ksiąg i przechowywaniu akt notarialnych (Dz. U. Nr 17, poz. 101 i z 1979 r. Nr 3, poz. 11).
§ 15.
Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 1 lutego 1990 r.
Minister Sprawiedliwości: A. Bentkowski
