Dzienniki Urzędowe - rok 2024 poz. 68

Na podstawie art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów (Dz. U. z 2024 r. poz. 1050) zarządza się, co następuje:

Minister Nauki: D. Wieczorek

Załącznik do zarządzenia Ministra Nauki
z dnia 2 sierpnia 2024 r. (Dz. Urz. Min. Nauk. poz. 68)

KARTA AUDYTU WEWNĘTRZNEGO MINISTERSTWA NAUKI I SZKOLNICTWA WYŻSZEGO

Rozdział 1

Przepisy ogólne

§ 1. Karta audytu wewnętrznego Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego, zwana dalej „kartą”, określa:

1) cel i zadania audytu wewnętrznego, zwanego dalej „audytem”;

2) zarządzanie wyodrębnionym w strukturze Departamentu Kontroli i Audytu oraz funkcjonalnie niezależnym Samodzielnym stanowiskiem do spraw Audytu Wewnętrznego, zwanym dalej „komórką audytu”;

3) zakres audytu;

4) niezależność i obiektywizm audytu;

5) planowanie audytu i sprawozdawczość z audytu;

6) uprawnienia i obowiązki audytorów wewnętrznych, zwanych dalej „audytorami”;

7) uprawnienia i obowiązki audytowanych;

8) zakres współpracy komórki audytu z organami i instytucjami kontroli zewnętrznej oraz z organami i instytucjami audytu zewnętrznego.

§ 2. 1. Celem audytu jest wspieranie Ministra Nauki, zwanego dalej „Ministrem”, w realizacji celów i zadań przez systematyczną ocenę kontroli zarządczej oraz doradztwo zmierzające do usprawnienia działalności Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego, zwanego dalej „Ministerstwem”.

2. Zadaniem audytu jest dostarczenie Ministrowi racjonalnego zapewnienia, że system kontroli zarządczej w audytowanych obszarach funkcjonuje prawidłowo oraz ustalenie słabości kontroli zarządczej, określenie skutków lub ryzyk z nich wynikających i przedstawienie zaleceń.

3. Realizacja celu audytu następuje w drodze niezależnego i obiektywnego badania oraz oceny zarządzania w poszczególnych obszarach działalności, z uwzględnieniem ryzyk zagrażających skutecznej, efektywnej i zgodnej z prawem realizacji celów i zadań Ministerstwa.

Rozdział 2

Zarządzanie komórką audytu

§ 3. Audyt w Ministerstwie wykonuje komórka audytu.

§ 4. 1. Działalnością komórki audytu kieruje audytor, któremu Dyrektor Generalny Ministerstwa powierzył obowiązki w zakresie kierowania pracą tej komórki, zwany dalej „kierownikiem komórki audytu”.

2. Kierownik komórki audytu podlega bezpośrednio Ministrowi, a w sprawach organizacyjnych - Dyrektorowi Generalnemu Ministerstwa.

§ 5. 1. Kierownik komórki audytu reprezentuje ją w kontaktach wewnętrznych i zewnętrznych, z wyjątkiem kontaktów wynikających z realizacji audytów przeprowadzanych przez poszczególnych audytorów na podstawie imiennego upoważnienia Ministra.

2. Kierownik komórki audytu jest odpowiedzialny za:

1) zapewnienie rzetelnego, efektywnego i profesjonalnego prowadzenia audytu;

2) przygotowanie i wykonanie planu audytu;

3) podejmowanie działań mających na celu zapewnienie odpowiednich zasobów osobowych i rzeczowych komórki audytu do prowadzenia audytu;

4) określenie wewnętrznych procedur służących kierowaniu komórką audytu;

5) przedstawianie Ministrowi, Dyrektorowi Generalnemu Ministerstwa i komitetowi audytu dla działu administracji rządowej - szkolnictwo wyższe i nauka, zwanemu dalej „komitetem audytu”, okresowych informacji i sprawozdań dotyczących działalności komórki audytu;

6) ustalenie i realizowanie programu zapewnienia i poprawy jakości audytu;

7) zapewnienie prowadzenia audytu zgodnie z kartą i standardami audytu wewnętrznego dla jednostek sektora finansów publicznych określonymi przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych w przepisach wydanych na podstawie art. 273 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1270, z późn. zm.¹⁾).

3. Kierownik komórki audytu jest niezależny w zakresie planowania pracy komórki audytu, organizacji prowadzenia audytu i sporządzania sprawozdań.

Rozdział 3

Zakres audytu

§ 6. 1. Audyt obejmuje zadania zapewniające i czynności doradcze w zakresie obszarów działania Ministerstwa.

2. Audyt może objąć swoim zakresem wszystkie obszary działania Ministerstwa.

3. Audytor, w ramach audytu przeprowadzanego w Ministerstwie, może wykonywać, na podstawie upoważnienia Ministra, czynności audytowe również w jednostce organizacyjnej nadzorowanej przez Ministra.

4. W przypadku, o którym mowa w ust. 3, postanowienia karty stosuje się odpowiednio.

5. W ramach wykonywania czynności audytowych w jednostce, o której mowa w ust. 3, audytor współpracuje z audytorem tej jednostki.

§ 7. Podstawowym działaniem audytu są zadania zapewniające, o których mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 285 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.

§ 8. 1. W ramach audytu są prowadzone również czynności doradcze mające na celu usprawnienie działalności Ministerstwa.

2. W ramach czynności doradczych mogą być realizowane w szczególności następujące działania:

1) analiza mechanizmów kontrolnych wbudowanych w tworzone systemy, w tym uczestnictwo, z głosem doradczym, w opracowywaniu procedur, lub ich opiniowanie;

2) przeglądy systemu zarządzania ryzykiem;

3) opiniowanie procedur zarządzania ryzykiem przed ich wdrożeniem;

4) uczestnictwo, z głosem doradczym, w zespołach zadaniowych powołanych w celu przeprowadzenia analizy działalności operacyjnej;

5) analizy wykonywane na potrzeby komitetu audytu;

6) opiniowanie wniosków o wyrażenie przez Ministra zgody na prowadzenie audytu w jednostce organizacyjnej nadzorowanej przez Ministra przez usługodawcę niezatrudnionego w tej jednostce;

7) przygotowywanie wskazówek dla audytorów jednostek organizacyjnych nadzorowanych przez Ministra do przeprowadzenia audytu stanowiącego priorytet określony przez komitet audytu lub Ministra;

8) sporządzanie podsumowań lub zbiorczych informacji z audytu, o którym mowa w pkt 7.

3. Czynności doradcze mogą być wykonywane, jeżeli:

1) ich cel i zakres są zgodne z celami audytu;

2) ich zakres nie narusza zasady obiektywizmu i niezależności audytora;

3) nie prowadzą do przejęcia przez audytora odpowiedzialności za zadania realizowane w obszarze, w którym są wykonywane czynności doradcze.

4. Audytor wykonuje czynności doradcze na wniosek Ministra lub Dyrektora Generalnego Ministerstwa lub z własnej inicjatywy - w uzgodnieniu z Ministrem lub Dyrektorem Generalnym Ministerstwa.

5. Jeżeli cel i zakres czynności doradczej wskazuje, że powinna ona być wykonana w ramach zadania zapewniającego, kierownik komórki audytu uzgadnia z Ministrem lub Dyrektorem Generalnym Ministerstwa formę jej wykonania.

§ 9. Kierownik komórki audytu może odmówić wykonania czynności doradczej, jeżeli uzna, że cel i zakres tej czynności jest niezgodny z celem audytu.

§ 10. 1. Audytor sporządza sprawozdanie z każdego zadania zapewniającego.

2. Dokumentowanie czynności doradczych odbywa się w sposób odpowiedni do rodzaju i charakteru działań audytora.

§ 11. 1. Audytor przekazuje sprawozdanie z audytu Ministrowi, Dyrektorowi Generalnemu Ministerstwa i kierownikowi komórki audytowanej, a w przypadku, o którym mowa w § 6 ust. 3 - kierownikowi jednostki nadzorowanej przez Ministra. Sprawozdanie z audytu może zostać przekazane również innej osobie, jeżeli w ocenie kierownika komórki audytu będzie to niezbędne dla osiągnięcia celu audytu.

2. Kierownik komórki audytu udostępnia, na uzasadniony wniosek, wyniki audytu, o których mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 285 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, komórce organizacyjnej Ministerstwa właściwej do spraw kontroli.

§ 12. Audytor może monitorować stan realizacji zaleceń z audytu na każdym etapie ich wdrażania.

§ 13. Czynności sprawdzające, polegające na ocenie wdrożenia zaleceń z audytu przez komórkę audytowaną i jednostkę nadzorowaną przez Ministra, są przeprowadzane po upływie terminów realizacji tych zaleceń.

Rozdział 4

Niezależność i obiektywizm audytu

§ 14. Dyrektor Generalny Ministerstwa zapewnia warunki niezbędne dla niezależnego, obiektywnego i efektywnego prowadzenia audytu, w tym organizacyjną odrębność komórki audytu oraz ciągłość prowadzenia audytu w Ministerstwie.

§ 15. 1. Audytor jest niezależny w wykonywaniu zadań i podlega w tym zakresie przepisom prawa oraz normom etyki zawodowej i standardom audytu dla jednostek sektora finansów publicznych, o których mowa w § 5 ust. 2 pkt 7.

2. Audytor przy wykonywaniu zadań dokonuje wyważonej oceny, biorąc pod uwagę wszystkie okoliczności. Przy wnioskowaniu audytor nie kieruje się własnym interesem, ani nie ulega wpływom innych osób.

3. Audytor samodzielnie ustala zakres audytu. Nikt nie może narzucać audytorowi zakresu audytu, ani wpływać na sposób jego przeprowadzenia i informowania o jego wynikach.

4. Kierownik komórki audytu niezwłocznie informuje Ministra i Dyrektora Generalnego Ministerstwa o wszelkich próbach ograniczenia niezależności i obiektywizmu audytora lub wpływania na sposób przeprowadzenia audytu i informowania o jego wynikach.

5. Kierownik komórki audytu co najmniej raz w roku przekazuje komitetowi audytu informacje o przypadkach, o których mowa w ust. 4.

6. Audytor nie może wykonywać zadań wykraczających poza audyt, wchodzących w zakres działalności operacyjnej Ministerstwa.

Rozdział 5

Planowanie audytu i sprawozdawczość z audytu

§ 16. 1. Kierownik komórki audytu, w uzgodnieniu z Ministrem, opracowuje roczny plan audytu na podstawie wyników analizy ryzyka, priorytetów Ministra i komitetu audytu, z uwzględnieniem dostępnych zasobów kadrowych komórki audytu i wytycznych ministra właściwego do spraw finansów publicznych.

2. Kierownik komórki audytu informuje Ministra i Dyrektora Generalnego Ministerstwa o zdarzeniach mających wpływ na realizację planu audytu.

3. W uzasadnionych przypadkach, za zgodą Ministra, audyt może być przeprowadzony poza planem audytu.

4. Jeżeli przeprowadzenie audytu poza planem audytu zagroziłoby wykonaniu planu audytu, kierownik komórki audytu zawiadamia o tym w formie pisemnej Ministra i Dyrektora Generalnego Ministerstwa.

5. Opracowując roczny plan audytu kierownik komórki audytu uwzględnia, w miarę możliwości, plan kontroli Najwyższej Izby Kontroli oraz innych organów i instytucji kontroli zewnętrznej oraz organów i instytucji audytu zewnętrznego, w taki sposób, aby unikać nieuzasadnionego prowadzenia audytu wewnętrznego i kontroli lub audytów zewnętrznych tego samego procesu.

§ 17. 1. Kierownik komórki audytu może opracować strategiczny plan audytu na podstawie wyników analizy ryzyka, priorytetów Ministra i komitetu audytu oraz biorąc pod uwagę dostępne zasoby kadrowe komórki audytu.

2. Plan, o którym mowa w ust. 1:

1) jest opracowywany na okres trzech lat;

2) podlega monitorowaniu i jest weryfikowany przynajmniej raz w roku - po przeprowadzeniu analizy ryzyka na potrzeby opracowania rocznego planu audytu.

§ 18. Kierownik komórki audytu sporządza i przedkłada Ministrowi i Dyrektorowi Generalnemu Ministerstwa sprawozdanie z wykonania rocznego planu audytu w terminie do końca stycznia następnego roku.

§ 19. Kierownik komórki audytu przeprowadza raz w roku samoocenę jakości audytu, której wyniki przekazuje Ministrowi, Dyrektorowi Generalnemu Ministerstwa i komitetowi audytu.

Rozdział 6

Uprawnienia i obowiązki audytorów

§ 20. 1. Audytor jest obowiązany do ustalenia stanu faktycznego w badanym zakresie i wskazania ewentualnych słabości kontroli zarządczej, analizy przyczyn słabości kontroli zarządczej, określenia skutków lub ryzyk wynikających z tych słabości oraz przedstawienia zaleceń mających na celu ich wyeliminowanie lub wprowadzenie usprawnień.

2. Audytor prowadzi działania z zachowaniem przepisów o tajemnicy ustawowo chronionej.

3. Audytor może z własnej inicjatywy przedkładać Ministrowi i Dyrektorowi Generalnemu Ministerstwa wnioski i zalecenia mające na celu usunięcie słabości kontroli zarządczej oraz usprawnienie funkcjonowania Ministerstwa.

4. W przypadkach wymagających specjalnych kwalifikacji lub wiedzy audytor, w uzgodnieniu z kierownikiem komórki audytu i po zasięgnięciu opinii Dyrektora Generalnego Ministerstwa, może zwrócić się do Ministra o powołanie eksperta, w tym spoza Ministerstwa.

5. Audytor powinien posiadać wiedzę pozwalającą na oszacowanie ryzyka popełnienia przestępstwa i ocenę sposobu zarządzania tym ryzykiem.

Rozdział 7

Uprawnienia i obowiązki audytowanych

§ 21. Dyrektor komórki audytowanej uczestniczy w audycie, w szczególności przez:

1) uzgadnianie kryteriów oceny mechanizmów kontrolnych w obszarze objętym zadaniem zapewniającym;

2) składanie wyjaśnień w zakresie objętym audytem;

3) zapoznawanie się ze wstępnymi wynikami audytu, w szczególności z ustaleniami audytu i propozycjami zaleceń;

4) uzgadnianie wstępnych wyników audytu;

5) zgłaszanie uwag i zastrzeżeń do ustaleń i propozycji zaleceń.

§ 22. 1. Dyrektor i pracownicy komórki audytowanej przekazują, w terminie wskazanym przez audytora, dokumenty, materiały, informacje oraz wyjaśnienia z zakresu działania komórki audytowanej.

2. Pracownicy komórki audytowanej są obowiązani:

1) umożliwić audytorowi wgląd do dokumentów, informacji i danych oraz innych materiałów związanych z funkcjonowaniem Ministerstwa, w tym utrwalonych na elektronicznych nośnikach danych, oraz dostęp do pomieszczeń, mających znaczenie dla prowadzenia audytu, z zachowaniem przepisów o tajemnicy ustawowo chronionej;

2) współpracować z audytorem przy analizie ryzyka, identyfikacji i monitoringu procesów prowadzonych w Ministerstwie w zakresie niezbędnym do prowadzenia audytu.

§ 23. W przypadku audytu w jednostce organizacyjnej nadzorowanej przez Ministra, przepisy § 21-22 stosuje się odpowiednio.

Rozdział 8

Zakres współpracy komórki audytu z organami i instytucjami kontroli zewnętrznej i audytu zewnętrznego

§ 24. 1. Kierownik komórki audytu, w zakresie wykonywania swoich zadań, współpracuje z zewnętrznymi organami i instytucjami kontroli oraz organami i instytucjami audytu zewnętrznego.

2. Kierownik komórki audytu niezwłocznie informuje Ministra i Dyrektora Generalnego Ministerstwa o współpracy, o której mowa w ust. 1.

3. Współpraca, o której mowa w ust. 1, nie może pozostawać w sprzeczności z celami audytu oraz stanowić zagrożenia dla obiektywizmu i niezależności audytu.

4. Dokumentacja zadań audytowych podlega ochronie przed nieuprawnionym dostępem zgodnie z przepisami prawa oraz regulacjami wewnętrznymi obowiązującymi w Ministerstwie.

¹⁾ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2023 r. poz. 1273, 1407, 1429, 1641, 1693 i 1872 oraz z 2024 r. poz. 858 i 1089.