Dzienniki Urzędowe - rok 2022 poz. 3

Na podstawie § 5 ust. 2 pkt 1 załącznika do zarządzenia Nr 36 Generalnego Dyrektora Dróg Krajowych i Autostrad z dnia 4 grudnia 2018 r. w sprawie ustalenia regulaminu organizacyjnego Generalnej Dyrekcji Dróg Krajowych i Autostrad¹⁾, zarządza się, co następuje:

1) w § 2:

a) w ust. 1 po pkt 15 kropkę zastępuje się średnikiem i dodaje pkt 16 - 18 w brzmieniu:

„16) „EZD" - należy przez to rozumieć system Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją;

17) „Procedurze w EZD - Obieg planu" - należy przez to rozumieć proces przekazywania wstępnych zgłoszeń do planu zamówień i jego aktualizacji przez kierownika komórki merytorycznej do komórki właściwej ds. zamówień;

18) „Procedurze w EZD - Obieg wniosku" - należy przez to rozumieć proces przekazywania wniosku o zamiarze udzielenia zamówienia publicznego wraz z projektami wymaganych załączników przez kierownika komórki merytorycznej za pośrednictwem komórki właściwej ds. zamówień i Głównego Księgowego do zatwierdzenia przez Dyrektora.",,

b) po ust. 3 dodaje się ust. 4 i 5 w brzmieniu:

„4. Procedura w EZD - Obieg planu polega na tym, że kierownik komórki merytorycznej po uprzednim uzyskaniu akceptacji właściwego Zastępcy Dyrektora lub Dyrektora przekazuje do komórki właściwej ds. zamówień koszulkę z zaakceptowanym plikiem zgłoszenia do planu lub korekty planu sporządzonym odpowiednio zgodnie z wzorem na arkuszu „a" lub „d" załącznika nr 1 do Regulaminu. Procedura w EZD - Obieg planu przedstawiona jest w załączniku nr 7.

5. Procedura w EZD - Obieg wniosku polega na tym, że kierownik komórki merytorycznej przekazuje do komórki właściwej ds. zamówień sprawę z zaakceptowanym plikiem wniosku o zamiarze udzielenia zamówienia sporządzonym zgodnie z wzorem załącznika nr 2 do Regulaminu oraz zaakceptowanymi odpowiednimi załącznikami określonymi w § 11 ust. 4 Regulaminu. Po rejestracji w komórce właściwej ds. zamówień wniosek jest przekazywany do akceptacji Głównego Księgowego i zatwierdzenia przez Dyrektora. Procedura obieg wniosku przedstawiona jest w załączniku nr 8 i zawiera kluczowe akceptacje i zatwierdzenia w procesie.";;

2) w § 4 w ust. 5 dodaje się zdanie drugie w brzmieniu:

„Zgłoszenia do planu, o których mowa w ust. 2, 3 i 4 dokonuje się zgodnie z Procedurą w EZD - Obieg planu.";;

3) w § 9 w ust. 1 dodaje się zdanie drugie w brzmieniu:

„Wniosek przekazuje się zgodnie z Procedurą w EZD - Obieg wniosku.";;

4) w załączniku nr 1 wprowadza się następujące zmiany:

a) w części „"a"- Plan zamówień publicznych" treść zamieszczona po tabeli a przed zwrotem: „Nr referencyjny zamówienia - numer zamówienia nadany w zgłaszającej komórce organizacyjnej (będzie numerem ewidencyjnym identyfikującym zamówienie)" otrzymuje brzmienie:

b) w części „"d"- Plan zamówień publicznych - korekta" treść zamieszczona po tabeli a przed zwrotem „Nr referencyjny zamówienia - numer zamówienia nadany w zgłaszającej komórce organizacyjnej (będzie numerem ewidencyjnym identyfikującym zamówienie)" otrzymuje brzmienie:

5) w złączniku nr 2 wprowadza się następujące zmiany:

a) zwrot: „Nr sprawy" otrzymuje brzmienie:

„Znak sprawy",,

b) w ust. 11 po pkt 3 dodaje się pkt 4 w brzmieniu:

„4) nr wstępnej rejestracji wniosku w systemie SAP_______________ .",,

c) treść zamieszczona po tabeli w części VI. Dokumenty i informacje niezbędne do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego otrzymuje brzmienie:

6) w załączniku nr 3 wprowadza się następujące zmiany:

a) po wierszu, w którym zamieszcza się datę, dodaje się zwrot: „Znak sprawy", w kolejnym wierszu zamieszcza się zwrot „Komórka organizacyjna (Departament/Wydział)",

b) treść zamieszczona po wyliczeniu składu komisji a przed zwrotem „* niepotrzebne skreślić" otrzymuje brzmienie:

1) załącznik nr 7 „PROCEDURA w EZD - OBIEG PLANU" stanowiący załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia;

2) załącznik nr 8 „PROCEDURA w EZD - OBIEG WNIOSKU" stanowiący załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia.

P. O. GENERALNY DYREKTOR
DRÓG KRAJOWYCH I AUTOSTRAD

Tomasz Żuchowski

¹⁾ Niniejsze zarządzenie zostało zmienione zarządzeniem Nr 13 Generalnego Dyrektora Dróg Krajowych i Autostrad z dnia 6 maja 2020 r. zmieniającym zarządzenie w sprawie ustalenia regulaminu organizacyjnego Generalnej Dyrekcji Dróg Krajowych i Autostrad, zarządzeniem Nr 25 Generalnego Dyrektora Dróg Krajowych i Autostrad z dnia 13 lipca 2020 r. zmieniającym zarządzenie w sprawie ustalenia regulaminu organizacyjnego Generalnej Dyrekcji Dróg Krajowych i Autostrad, zarządzeniem Nr 34 Generalnego Dyrektora Dróg Krajowych i Autostrad z dnia 17 września 2020 r. zmieniającym zarządzenie w sprawie ustalenia regulaminu organizacyjnego Generalnej Dyrekcji Dróg Krajowych i Autostrad oraz zarządzeniem Nr 39 Generalnego Dyrektora Dróg Krajowych i Autostrad z dnia 1 października 2020 r. zmieniającym zarządzenie w sprawie ustalenia regulaminu organizacyjnego Generalnej Dyrekcji Dróg Krajowych i Autostrad.

Załączniki do zarządzenia Nr 3
Generalnego Dyrektora Dróg
Krajowych i Autostrad
z dnia 3 lutego 2022 r.

Załącznik nr 1

Załącznik nr 7

PROCEDURA w EZD - OBIEG PLANU

Zgłoszenia do planu zamówień (analogicznie aktualizacja/korekta) planu zamówień)

Poniższa procedura przedstawia niezbędne kluczowe akceptacje w procesie mającym na celu uzyskanie zatwierdzenie przez Dyrektora planu zamówień publicznych i nie precyzuje kolejności działań/czynności podejmowanych w poszczególnych komórkach.

OBIEG ZGŁOSZENIA do PLANU [AKTUALIZACJI/KOREKTY PLANU]

Pracownik komórki organizacyjnej:

1) pobiera w EZD szablon zgłoszenia do planu zamówień (albo analogicznie szablon korekty planu zamówień);

2) nazywa koszulkę: „Plan zamówień na ……. rok - zgłoszenie ………………… (nazwa biura/departamentu)"; albo analogicznie „Korekta nr ….. Planu zamówień na …… rok ……………… (nazwa biura/departamentu)";

3) uzupełnia odpowiednio wszystkie dane w tabeli zgłoszenia albo korekty do planu, akceptuje i przekazuje do akceptacji kierownika komórki organizacyjnej (po akceptacjach wniosek pozostaje w wersji edytowalnej - Excel)

Pozostałe osoby biorące udział w procesie obiegu dokumentów:

4) kierownik komórki organizacyjnej

4a) akceptuje i przekazuje koszulkę do uzgodnienia/akceptacji do dyrektora nadzorującego (pionowego) (po akceptacjach wniosek pozostaje w wersji edytowalnej - Excel)

albo

4b) zwraca do poprawienia/uzupełnienia

5) Dyrektor nadzorujący (pionowy)

5a) uzgadnia/akceptuje i przekazuje koszulkę do komórki właściwej ds. zamówień (po akceptacjach wniosek pozostaje w wersji edytowalnej - Excel)

albo

5b) zwraca do poprawienia/uzupełnienia do komórki organizacyjnej

6) Komórka właściwa ds. zamówień dołącza koszulkę do prowadzonej sprawy, opracowuje zbiorczy plan zamówień /zbiorczą aktualizację, uzgadnia zbiorczy plan zamówień z komórkami organizacyjnymi i dyrektorami nadzorującymi (pionowymi), przekazuje uzgodniony plan zamówień do zatwierdzenia Dyrektorowi (po akceptacjach wniosek pozostaje w wersji edytowalnej - Excel)

7) Dyrektor

7a) podpisuje podpisem kwalifikowanym i zwraca do komórki właściwej ds. zamówień (po podpisaniu są 2 pliki: 1.plik edytowalny Excel - format .xls oraz 2. plik z podpisem - format .xades)

albo

7b) zwraca do poprawienia/uzupełnienia.

Załącznik nr 2

Załącznik nr 8

PROCEDURA w EZD - OBIEG WNIOSKU O ZAMIARZE UDZIELENIA ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO

Poniższa procedura przedstawia niezbędne kluczowe akceptacje i zatwierdzenia w procesie mającym na celu uzyskanie zgody Dyrektora na udzielenie zamówienia publicznego i nie precyzuje kolejności działań/czynności podejmowanych w poszczególnych komórkach, w szczególności komórkach właściwych ds. finansowych i ds. zamówień.

OBIEG WNIOSKU i INNYCH DOKUMENTÓW W EZD

Pracownik komórki organizacyjnej:

1) pobiera w EZD szablon (plik edytowalny „Word") wniosku o zamiarze udzielenia zamówienia publicznego, nazywa koszulkę: „Postępowanie PZP -…………………………………………….", zakłada sprawę, nadaje numery JRWA;

2) wypełnia wniosek, zamieszcza w EZD dokumenty odpowiednio do § 11 ust. 4 zarządzenia nr 54 (np. notatka z szacowania; projekt OPZ, projekt PPU, propozycje kryteriów i warunków);

3) dokonuje wstępnej rejestracji wniosku w SAP (lub jeśli wynika to z odrębnych regulacji przekazuje do komórki właściwej ds. wstępnej rejestracji w SAP);

4) akceptuje wniosek i dołączoną dokumentację i przekazuje do akceptacji kierownikowi komórki organizacyjnej, której wniosek dotyczy (po akceptacjach wniosek pozostaje w wersji edytowalnej - Word);

Pozostałe osoby biorące udział w procesie obiegu dokumentów:

5) Kierownik komórki organizacyjnej akceptuje wniosek wraz z załączoną dokumentacją i przekazuje sprawę do komórki właściwej ds. zamówień (po akceptacjach wniosek pozostaje w wersji edytowalnej - Word);

6) Kierownik komórki właściwej ds. zamówień publicznych:

6a) weryfikuje projekt wniosku pod względem zgodności z Pzp, uzgadnia/akceptuje, dokonuje rejestracji wniosku w Rejestrze i przekazuje sprawę do komórki właściwej ds. finansowych (po akceptacjach wniosek pozostaje w wersji edytowalnej - Word);

6b) albo zwraca sprawę w celu uzupełnienia/ poprawienia/usunięcia braków

7) pracownik komórki właściwej ds. finansowych weryfikuje wniosek i dokonuje rejestracji w systemie SAP, po zarejestrowaniu przekazuje wniosek do akceptacji przez Głównego Księgowego (dot. Centrali) lub Zastępcę Dyrektora ds. Ekonomiczno-Finansowych (dot. Oddziałów) albo osoby upoważnione; po akceptacji przez ww. osoby wniosek zachowuje wersję edytowalną - Word;

8) Główny Księgowy/Z-ca Dyrektora ds. Ekonomiczno-Finansowych:

8a) akceptuje wniosek i przekazuje do zatwierdzenia do Dyrektora (po akceptacjach wniosek pozostaje w wersji edytowalnej - Word);

8b) albo zwraca sprawę do komórki organizacyjnej w celu uzupełnienia/usunięcia braków.

9) Dyrektor zatwierdza wniosek zatwierdza wniosek składając kwalifikowany podpis elektroniczny i po zatwierdzeniu zwraca do wnioskującej merytorycznej komórki organizacyjnej (po zatwierdzeniu - podpis kwalifikowany wniosek zmienia format z .DOC na .PDF);

10) Komórka organizacyjna (wnioskująca/merytoryczna) tworzy w EZD kopię wewnętrzną, wskazuje zatwierdzony wniosek o zamiarze udzielenia zamówienia oraz inne uzgodnione dokumenty (np. notatka z szacowania, opis przedmiotu zamówienia, uzgodnione z radca prawnym (oraz IOD jeżeli dotyczy) postanowienia umowy, propozycje warunków, propozycje kryteriów, powołanie komisji itp. odpowiednio do § 11 ust. 4 zarządzenia nr 54) i przekazuję koszulkę do komórki właściwej ds. zamówień publicznych;

11) Komórka właściwa ds. zamówień publicznych zakłada sprawę na przekazanej przez komórkę organizacyjną kopii wewnętrznej, rejestruje/nadaje właściwe dla zamówień publicznych JRWA, opracowuje dokumentację niezbędna do wszczęcia postępowania (ogłoszenie/ zaproszenie, SWZ (IDW) oraz prowadzi komunikację z wykonawcami przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.