Dzienniki Urzędowe - rok 2020 poz. 14

Na podstawie § 5 ust. 2 pkt 1 załącznika do zarządzenia Nr 36 Generalnego Dyrektora Dróg Krajowych i Autostrad z dnia 4 grudnia 2018 r. w sprawie ustalenia regulaminu organizacyjnego Generalnej Dyrekcji Dróg Krajowych i Autostrad zarządza się, co następuje:

GENERALNY DYREKTOR
DRÓG KRAJOWYCH I AUTOSTRAD

Załącznik do zarządzenia Nr 14
Generalnego Dyrektora Dróg Krajowych i Autostrad
z dnia 7 maja 2020 r.

Procedura określająca zasady i zakres działania Centralnego Zasobu Danych w Generalnej Dyrekcji Dróg Krajowych i Autostrad

§ 1. Centralny Zasób Danych, zwany dalej „CZD", jest narzędziem informatycznym umożliwiającym gromadzenie, przetwarzanie i monitorowanie danych dotyczących przebiegu procesu inwestycyjnego prowadzonego przez Generalną Dyrekcję Dróg Krajowych i Autostrad, zwaną dalej „GDDKiA", na etapach planowania, przygotowania, postępowań przetargowych oraz realizacji inwestycji drogowych określonych w Programie Budowy Dróg Krajowych na lata 2014-2023 (z perspektywą do 2025 r.) oraz zadań na istniejącej sieci drogowej.

§ 2. 1. Kierownicy komórek organizacyjnych Centrali GDDKiA, o których mowa w § 3, oraz dyrektorzy oddziałów GDDKiA, wyznaczają, każdy w zakresie właściwości swojej komórki organizacyjnej, pracowników odpowiedzialnych za wprowadzanie, weryfikowanie i akceptację danych w CZD, a także pracowników ich zastępujących, zwanych dalej „Osobami wiodącymi".

2. Informacje o wyznaczeniu pracowników, o których mowa w ust. 1 i ich zmianach są przekazywane do administratora CZD na adres administrator_czd@gddkia.gov.pl.

3. Komórki organizacyjne Centrali GDDKiA, o których mowa w § 3, są obowiązane do:

1) pozyskiwania danych, które są umieszczane w CZD, bezpośrednio z CZD, a jeżeli dane te nie są wystarczające, występowania o ich uzupełnienie do oddziałów GDDKiA;

2) przesyłania polecenia dokonania korekty do oddziałów GDDKiA, w przypadku stwierdzenia niepoprawnych danych zapisanych w CZD.

§ 3. W zakresie działania CZD, do zadań:

1) Biura Generalnego Dyrektora (BGD) należy pełnienie funkcji Administratora CZD, w szczególności poprzez:

a) wprowadzanie zmian istniejących funkcjonalności CZD, w celu dostosowania ich do bieżących potrzeb GDDKiA,

b) dbanie o używanie jednolitych pojęć w obrębie CZD,

c) podejmowanie działań naprawczych w przypadku nieprawidłowości w działaniu CZD,

d) udzielanie pomocy technicznej użytkownikom CZD, a także prowadzenie instruktarzy i szkoleń;

2) Departamentu Budżetu i Projektów UE (DBP) należy, w szczególności:

a) weryfikacja wprowadzonych danych w module planowania, zgodnie z obowiązującą procedurą przekazywania i uzgadniania Kart Projektów,

b) weryfikacja danych w module zadania na sieci drogowej, zgodnie z przyjętymi zasadami określającymi współpracę między BGD i DBP przy prowadzeniu monitoringu danych w CZD dla istniejących zadań na sieci drogowej,

c) uzgadniane z BGD zmiany szablonów raportów Karta Projektów i elementów źródeł finansowania oraz asortymentów;

3) Departamentu Przygotowania i Realizacji Inwestycji (DPR) należy, w szczególności przeprowadzanie bieżącej weryfikacji danych umieszczonych w module realizacji (Kontrakty, Umowy z podwykonawcami, Roszczenia podwykonawców, Roszczenia wykonawców, Roszczenia zamawiającego, Personel nadzorów) oraz w module przygotowania (Odcinki, Posiedzenia ZOPI/KOPI) pod kątem zapewnienia ich spójności i poprawności założeń harmonogramu;

4) Departamentu Prawnego i Zamówień Publicznych (DPZ) należy, w szczególności weryfikacja wprowadzonych elementów do modułu przetargi pod kątem zapewnienia ich kompletności, przez którą należy rozumieć liczbę prowadzonych postępowań przetargowych na wyłonienie wykonawcy robót i nadzoru inwestorskiego;

5) Departamentu Zarządzania Siecią Dróg (DZS) należy, w szczególności weryfikacja poprawności wprowadzonych danych w module przygotowania lista System Zarządzania Ruchem;

6) Zespołu ds. Środowiska (ZS) należy, w szczególności weryfikacja poprawności wprowadzonych danych w module przygotowania (Monitoring ZRID, Odcinki zakładka Środowisko).

§ 4. W zakresie działania CZD, dla oddziałów GDDKiA ustala się następujący zakres zadań:

1) prowadzenie bieżącej aktualizacji danych (niezwłocznie po powzięciu informacji) i cykliczne potwierdzanie ich prawidłowości w CZD dla prowadzonych przez oddział GDDKiA inwestycji, zgodnie z poniższymi zasadami dla:

a) listy Odcinki w module przygotowania oraz listy Zadania na sieci w module zadania na sieci drogowej, potwierdzanie - dwa razy w miesiącu (do piętnastego i ostatniego dnia każdego miesiąca) przez Osoby wiodące - aktualności danych,

b) listy Karty projektów jednoodcinkowe oraz listy Karty projektów zbiorcze comiesięczne akceptowanie i generowanie Kart projektów - w terminie do piątego dnia każdego miesiąca (jeżeli piąty dzień miesiąca przypada na dzień wolny od pracy, termin ten przypada w najbliższy dzień roboczy), przez Osoby wiodące w module planowanie, a następnie ich wydrukowanie i po podpisaniu przez dyrektora oddziału GDDKiA oznaczenie ich w CZD jako zatwierdzone; w przypadku braku zmian w Kartach projektów w danym miesiącu w stosunku do poprzedniego miesiąca - ich wygenerowanie i potwierdzenie aktualności w powyższym terminie,

c) listy Przetargi, zawierającej dane o trwających lub zakończonych postępowaniach przetargowych na wyłonienie wykonawcy robót oraz na nadzór inwestorski, potwierdzanie - raz w miesiącu, do ostatniego dnia każdego miesiąca, przez Osoby wiodące w module przetargi - aktualności danych,

d) listy Kontrakty, znajdującej się w module realizacji zawierającej dane o zadaniach/odcinkach będących w realizacji lub oddanych do użytkowania, potwierdzanie - raz w miesiącu, do ostatniego dnia każdego miesiąca, przez Osoby wiodące w module realizacji - aktualności danych,

e) wprowadzanie zmian na listach:

- Personel nadzorów,

- Planowane daty posiedzeń ZOPI/KOPI,

- System Zarządzania Ruchem,

- Monitoring ZRID,

- Przetargi na dokumentację,

- Podwykonawcy,

- Umowy podwykonawcze,

- Roszczenia podwykonawców,

- Roszczenia wykonawców,

- Roszczenia zamawiającego,

- POIiŚ - uroczyste wydarzenia,

- Drogi użytkowane;

2) współpraca z komórkami organizacyjnymi Centrali GDDKiA, pozwalająca na zapewnienie i utrzymanie poprawnych danych w CZD, w tym udzielanie odpowiedzi na pytania w zakresie wprowadzonych danych.

§ 5. W zakresie działania CZD, do zadań Oddziału GDDKiA w Poznaniu oprócz zadań, o których mowa w § 4, należy współpraca z BGD w następującym zakresie:

1) obsługi technicznej infrastruktury (platformy SharePoint), na której zainstalowany jest CZD;

2) instalacji (wgrywania) nowych wersji, aktualizacji, poprawek dla CZD, według przekazanej dokumentacji zgodnej z harmonogramem ustalanym przez osobę sprawującą nadzór techniczny nad platformą SharePoint;

3) oceny dostarczanej dokumentacji technicznej pod względem zgodności z obowiązującymi w GDDKiA praktykami tworzenia oprogramowania na platformę SharePoint.