Dzienniki Urzędowe - rok 2024 poz. 27

Na podstawie art. 10 ust. 3 ustawy z dnia 9 czerwca 2006 r. o Centralnym Biurze Antykorupcyjnym (Dz. U. z 2024 r. poz. 184 i 1222) zarządza się, co następuje:

1) Po § 1 dodaje się § 1a w brzmieniu:

„§ 1a. Zarządzenie określa procedurę przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych, o której mowa w art. 33 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U z 2024 r. poz. 928), stanowiącą załącznik nr 2.”;

2) Załącznik nr 2 otrzymuje brzmienie określone w załączniku do niniejszego zarządzenia.

Szef Centralnego Biura Antykorupcyjnego
Agnieszka Kwiatkowska-Gurdak

Załącznik do zarządzenia Nr 27/24
Szefa Centralnego Biura Antykorupcyjnego
z dnia 18 grudnia 2024 r.

Procedura przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych w Centralnym Biurze Antykorupcyjnym

§ 1. 1. Na podstawie art. 33 w zw. z art. 34 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r. poz. 928, dalej „ustawa OOS”) ustala się w Centralnym Biurze Antykorupcyjnym (dalej „CBA”) procedurę przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych, która określa zasady przyjmowania zewnętrznych zgłoszeń naruszeń prawa, podejmowania działań następczych oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń naruszenia prawa (sygnalistów).

2. Każda z osób pełniących służbę lub świadczących pracę w CBA zobowiązana jest do zapoznania się z treścią procedury oraz do jej przestrzegania.

3. Procedurę stosuje się w zakresie wynikającym z ustawy OOS, z uwzględnieniem ograniczeń wynikających z art. 5 tej ustawy. W szczególności ustawy OOS, a w konsekwencji również procedury, nie stosuje się do informacji objętych:

1) przepisami o ochronie informacji niejawnych oraz innych informacji, które nie podlegają ujawnieniu z mocy przepisów prawa powszechnie obowiązującego ze względów bezpieczeństwa publicznego;

2) tajemnicą zawodową zawodów medycznych oraz prawniczych;

3) tajemnicą narady sędziowskiej;

4) postępowaniem karnym - w zakresie tajemnicy postępowania przygotowawczego oraz tajemnicy rozprawy sądowej prowadzonej z wyłączeniem jawności.

Definicje

§ 2. Ilekroć w procedurze zgłoszeń zewnętrznych jest mowa o:

1) działaniu następczym - rozumie się przez to działanie podjęte w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w tym postępowanie wyjaśniające;

2) działaniu odwetowym - rozumie się przez to bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście;

3) funkcjonariuszu - rozumie się przez to funkcjonariusza i pracownika CBA;

4) kanale zgłaszania - rozumie się przez to techniczne i organizacyjne rozwiązania umożliwiające dokonywanie zgłoszenia;

5) osobie, której dotyczy zgłoszenie - rozumie się przez to osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana;

6) procedurze - rozumie się przez to procedurę przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych w CBA;

7) sygnaliście - rozumie się przez to osobę fizyczną, która dokonuje zgłoszenia o naruszeniu prawa w kontekście związanym z pracą, niezależnie od zajmowanego stanowiska, formy zatrudnienia czy współpracy;

8) zespole - rozumie się przez to funkcjonariuszy Wydziału IV Departamentu Postępowań Kontrolnych CBA, upoważnionych przez Szefa CBA do przyjmowania zgłoszeń i podejmowania działań następczych, w tym prowadzenia postępowania wyjaśniającego dotyczącego zgłoszenia;

9) zgłoszeniu - rozumie się przez to ustne lub pisemne przekazanie CBA informacji o naruszeniu prawa.

Dokonywanie zgłoszeń

§ 3. 1. Za przyjmowanie zgłoszeń oraz sprawowanie całościowego nadzoru nad przyjmowaniem zgłoszeń i podejmowaniem działań następczych odpowiedzialny jest zespół.

2. Zespół działa w sposób bezstronny, niezależny, na podstawie upoważnienia do przyjmowania zgłoszeń oraz podejmowania działań następczych.

3. Funkcjonariusz zespołu oraz bezpośredni przełożony funkcjonariusza zespołu, co do którego z treści zgłoszenia wynika, że może być w jakikolwiek sposób zaangażowany w działanie lub zaniechanie stanowiące przedmiot zgłoszenia, sporządza notatkę służbową opisującą swój związek ze sprawą oraz przedkłada ją do bezpośredniego przełożonego.

4. Po otrzymaniu notatki, o której mowa w ust. 3, bezpośredni przełożony analizuje przekazane informacje opisujące związek funkcjonariusza z przedmiotem zgłoszenia oraz podejmuje decyzję co do wyłączenia tego funkcjonariusza od czynności związanych z przyjmowaniem oraz analizowaniem zgłoszenia, a także od podejmowania działań następczych.

5. W przypadku wystąpienia sytuacji, w której wszyscy funkcjonariusze zespołu lub bezpośredni przełożony funkcjonariuszy zespołu zostali wyłączeni od udziału w sprawie na podstawie ust. 4, lub jeżeli zgłoszenie dotyczy działania lub zaniechania osób zajmujących stanowiska dyrektora lub zastępcy dyrektora Departamentu Postępowań Kontrolnych CBA, zadania zespołu wykonuje upoważniony przez Szefa CBA funkcjonariusz innej jednostki organizacyjnej.

6. Sygnalista może dokonać zgłoszenia za pośrednictwem następujących kanałów:

a) pisemnie na adres do korespondencji: Wydział IV Departamentu Postępowań Kontrolnych Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Al. Ujazdowskie 9, 00-583 Warszawa, w zamkniętej kopercie, z dopiskiem „zgłoszenie zewnętrzne”,

b) pisemnie na adres poczty elektronicznej: sygnal@cba.gov.pl,

c) pisemnie za pośrednictwem formularza zgłoszenia korupcji dostępnego na stronie internetowej: www.cba.gov.pl,

d) ustnie - telefonicznie za pośrednictwem dedykowanej infolinii pod numerem telefonu 800 808 808,

e) ustnie podczas bezpośredniego spotkania, zorganizowanego w terminie 14 dni od otrzymania wniosku o taką formę zgłoszenia.

7. Za zgodą sygnalisty zgłoszenie ustne będzie dokumentowane w formie:

a) dokładnej transkrypcji rozmowy, lub

b) protokołu rozmowy, odtwarzającego jej dokładny przebieg, którego wzór stanowi załącznik nr 1.

8. W przypadku zgody na udokumentowanie ustnego zgłoszenia, sygnalista może dokonać sprawdzenia i poprawienia transkrypcji lub protokołu rozmowy, a także ich zatwierdzenia przez podpisanie.

9. Zgłoszenie powinno zawierać przejrzyste i pełne wyjaśnienie przedmiotu zgłoszenia, w tym co najmniej:

a) datę oraz miejsce zaistnienia naruszenia prawa lub datę i miejsce pozyskania informacji o naruszeniu prawa,

b) opis konkretnej sytuacji lub okoliczności stwarzających możliwość wystąpienia naruszenia prawa,

c) wskazanie osoby, której dotyczy zgłoszenie,

d) wskazanie ewentualnej osoby pokrzywdzonej,

e) wskazanie ewentualnych świadków naruszenia prawa,

f) wskazanie wszystkich dowodów i informacji, jakimi dysponuje sygnalista, które mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania zgłoszenia,

g) wskazanie preferowanego sposobu kontaktu zwrotnego,

h) imię, nazwisko i dane kontaktowe osoby zgłaszającej.

10. Zgłoszenie może być dokonane wyłącznie w dobrej wierze. Świadome składanie nieprawdziwych zgłoszeń jest niedopuszczalne i zgodnie z art. 57 ustawy OOS, osoba dokonująca zgłoszenia nieprawdziwych informacji podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.

11. Zgłoszenia anonimowe nie są przyjmowane.

Przedmiot zgłoszenia

§ 4. 1. Zgłoszeniu podlega naruszenie prawa rozumiane jako działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa.

2. W przypadku zgłoszenia dotyczącego sprawy będącej przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia, w którym nie zawarto istotnych nowych informacji, zespół nie podejmuje działań następczych.

3. W przypadku, o którym mowa w ust. 2, zespół informuje sygnalistę o niepodjęciu działań następczych, a w przypadku kolejnego zgłoszenia, pozostawia je bez rozpoznania i nie informuje o tym sygnalisty.

Analiza zgłoszenia, postępowanie wyjaśniające

§ 5. 1. Dostęp do kanałów zgłaszania posiada zespół odpowiedzialny za przyjmowanie zgłoszeń i podejmowanie działań następczych, a w przypadku, o którym mowa w § 3 ust. 5, upoważniony przez Szefa CBA funkcjonariusz innej jednostki organizacyjnej.

2. Po otrzymaniu zgłoszenia zespół podejmuje działania w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu, włączając w to weryfikację zgłoszenia i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym, o ile będzie to uzasadnione, występowanie o dodatkowe informacje dotyczące zgłoszenia i przekazywanie informacji zwrotnej dotyczącej zgłoszenia.

3. Sygnalista otrzymuje w terminie 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia potwierdzenie jego przyjęcia. W przypadku zgłoszenia ustnego, sygnalista otrzymuje potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia podczas spotkania, na którym dokonuje zgłoszenia.

4. Potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia, o którym mowa w ust. 3 nie przekazuje się, jeżeli:

1) sygnalista wyraźnie wskazał na brak woli otrzymania potwierdzenia,

2) zespół ma uzasadnione podstawy sądzić, że przekazanie potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia zagroziłoby ochronie poufności tożsamości sygnalisty, lub

3) w zgłoszeniu nie podano adresu do kontaktu ani nie jest możliwe ustalenie adresu na podstawie posiadanych danych.

5. Zespół może podjąć decyzję o odstąpieniu od przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego, jeżeli z treści zgłoszenia wynika, że:

1) jest ono bezspornie nieprawdziwe,

2) niemożliwe jest uzyskanie informacji niezbędnych do prowadzenia postępowania wyjaśniającego lub

3) zgłoszenie nie stanowi zgłoszenia zewnętrznego w rozumieniu ustawy OOS.

6. Zgłoszenie, które pozwala na przeprowadzenie działań następczych zgodnie z właściwością CBA, podlega niezwłocznemu procedowaniu.

7. Zgłoszenie, które dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie niemieszczącej się we właściwości CBA, jest przekazywane do organu właściwego do podjęcia działań następczych nie później niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach, nie później niż w terminie 30 dni.

8. O przekazaniu zgłoszenia do organu właściwego w przypadku wskazanym w ust. 7, zespół informuje sygnalistę.

9. Zespół odstępuje od przekazania zgłoszenia zewnętrznego do organu właściwego, jeżeli zgłoszenie nie dotyczy informacji o naruszeniu prawa. Zespół informuje sygnalistę o odstąpieniu od przekazania zgłoszenia, wskazując ustalenia ze wstępnej weryfikacji zgłoszenia. Zespół może poinformować sygnalistę, że informacja objęta zgłoszeniem podlega rozpatrzeniu w trybie przewidzianym w przepisach odrębnych.

10. Zespół rozpoznaje zgłoszenie, podejmuje działania następcze oraz przekazuje informacje zwrotne bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia, przy czym w uzasadnionych przypadkach, przekazanie informacji może nastąpić w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia, po poinformowaniu sygnalisty przed upływem terminu podstawowego.

11. Zespół może przekazać zgłoszenie do komórek organizacyjnych CBA, w celu przeprowadzenia czynności w postępowaniu wyjaśniającym. Przekazując zgłoszenie, zespół wskazuje termin na przekazanie informacji zwrotnej, służącej realizacji obowiązków informacyjnych wynikających z ustawy OOS.

12. Zespół informuje sygnalistę o ostatecznym wyniku przeprowadzonego postępowania wyjaśniającego wszczętego w wyniku pochodzącego od niego zgłoszenia.

13. W przypadku, o którym mowa w § 3 ust. 5, zadania zespołu wynikające z ust. 2 - 12 realizuje upoważniony przez Szefa CBA funkcjonariusz innej jednostki organizacyjnej.

Zaświadczenie o ochronie

§ 6. 1. W przypadku prowadzenia działań następczych przez CBA, zespół na żądanie sygnalisty wydaje zaświadczenie potwierdzające, że sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach rozdziału 2 ustawy OOS.

2. Zaświadczenie wydaje się nie później niż w terminie miesiąca od otrzymania żądania.

Dane osobowe

§ 7. 1. Dane osobowe sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że sygnalista wyrazi zgodę na ich ujawnienie.

2. Tożsamość sygnalisty, jak również wszystkie informacje umożliwiające jego identyfikację, nie będzie ujawniana podmiotom, których dotyczy zgłoszenie, osobom trzecim ani innym pracownikom i współpracownikom podmiotu. Tożsamość sygnalisty, jak również inne informacje umożliwiające jego identyfikację mogą zostać ujawnione jedynie wtedy, gdy takie ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z powszechnie obowiązujących przepisów prawa w kontekście prowadzonych przez organy publiczne lub sądy odpowiednio postępowań wyjaśniających, przygotowawczych lub sądowych. Tożsamość podmiotów, których dotyczy zgłoszenie, podlega wymogom zachowania poufności w analogicznym zakresie, co tożsamość sygnalisty.

3. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpoznania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego ich zebrania są usuwane w terminie 14 dni od ustalenia, że nie mają znaczenia dla sprawy.

Rejestr zgłoszeń

§ 8. 1. Każde zgłoszenie podlega zarejestrowaniu w rejestrze zgłoszeń, niezależnie od przebiegu działań następczych.

2. Za prowadzenie rejestru zgłoszeń odpowiada zespół.

3. Rejestr zgłoszeń zawiera co najmniej:

a) numer zgłoszenia,

b) przedmiot naruszenia prawa,

c) dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób, o ile zostały przekazane,

d) datę dokonania zgłoszenia zewnętrznego,

e) informację o podjętych działaniach następczych,

f) informację o wydaniu zaświadczenia potwierdzającego ochronę sygnalisty,

g) datę zakończenia sprawy,

h) informację o niepodejmowaniu dalszych działań w przypadku, gdy sprawa była przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia, wraz z uzasadnieniem,

i) informację o szacunkowej szkodzie majątkowej, jeżeli została stwierdzona, oraz o kwocie odzyskanej w wyniku postępowań dotyczących naruszeń prawa będących przedmiotem zgłoszenia zewnętrznego, o ile zespół posiada te dane;

4. W przypadku o którym mowa w § 3 ust. 5, upoważniony przez Szefa CBA funkcjonariusz innej jednostki organizacyjnej przekazuje do zespołu informacje wymagane na podstawie ust. 3, a zespół rejestruje zgłoszenie w rejestrze zgłoszeń zgodnie z uzyskanymi danymi.

5. Rejestr zgłoszeń prowadzony jest z zachowaniem zasad poufności. Dane osobowe oraz dokumenty związane ze zgłoszeniem przechowywane są przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działanie następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami lub po przekazaniu zgłoszenia do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych.

Postanowienia końcowe

§ 9. 1. Za adekwatność i skuteczność funkcjonowania procedury zgłoszeń zewnętrznych odpowiada dyrektor Departamentu Postępowań Kontrolnych.

2. Ocena adekwatności i skuteczności procedury dokonywana jest nie rzadziej niż raz na trzy lata przez dyrektora Departamentu Postępowań Kontrolnych.

3. Kierownik jednostki organizacyjnej CBA odpowiedzialny jest za zapoznanie wszystkich podległych sobie funkcjonariuszy i pracowników z postanowieniami procedury.