Dzienniki Urzędowe - rok 2022 poz. 26

Na podstawie art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów (Dz.U. z 2022 r. poz. 1188), zarządza się, co następuje:

MINISTER ROZWOJU I TECHNOLOGII

WALDEMAR BUDA

Załącznik do zarządzenia Nr 24 Ministra Rozwoju i Technologii
z dnia 12 lipca 2022 r. (poz. 26)

KARTA AUDYTU WEWNĘTRZNEGO MINISTERSTWA ROZWOJU I TECHNOLOGII

§ 1. Karta audytu wewnętrznego Ministerstwa Rozwoju i Technologii, zwana dalej "Kartą" określa:

1) cel i zadania audytu wewnętrznego;

2) niezależność i obiektywizm audytu wewnętrznego;

3) zakres audytu wewnętrznego;

4) planowanie i sprawozdawczość z audytu wewnętrznego;

5) uprawnienia i obowiązki audytorów;

6) uprawnienia i obowiązki audytowanych;

7) zarządzanie komórką audytu wewnętrznego;

8) zasady współpracy audytu wewnętrznego z instytucjami kontroli zewnętrznej i audytu zewnętrznego.

§ 2. Ilekroć w Karcie jest mowa o:

1) audytorze - należy przez to rozumieć osobę posiadającą uprawnienia audytora wewnętrznego, o których mowa w ustawie z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2021 r. poz. 305, z późn. zm.²⁾), upoważnioną do wykonywania audytu wewnętrznego, zatrudnioną w Departamencie Kontroli i Audytu w Ministerstwie Rozwoju i Technologii;

2) audytorze jednostki organizacyjnej podległej Ministrowi lub przez niego nadzorowanej - należy przez to rozumieć audytora wewnętrznego zatrudnionego w tej jednostce albo usługodawcę niezatrudnionego w tej jednostce;

3) audytowanym - należy przez to rozumieć komórkę organizacyjną Ministerstwa Rozwoju i Technologii, w której jest prowadzony audyt wewnętrzny oraz jednostkę podległą Ministrowi Rozwoju i Technologii lub przez niego nadzorowaną, w której są prowadzone czynności audytowe;

4) Dyrektorze Generalnym - należy przez to rozumieć Dyrektora Generalnego Ministerstwa Rozwoju i Technologii;

5) kierowniku jednostki - należy przez to rozumieć Ministra Rozwoju i Technologii lub osobę upoważnioną do realizacji, w imieniu Ministra, zadań związanych z audytem wewnętrznym w zakresie określonym dla kierownika jednostki w ustawie z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych oraz w przepisach aktów wykonawczych wydanych na jej podstawie;

6) kierowniku komórki audytu wewnętrznego - należy przez to rozumieć osobę wyznaczoną do kierowania komórką audytu wewnętrznego w Ministerstwie Rozwoju i Technologii;

7) komitecie audytu - należy przez to rozumieć komitet audytu powołany na podstawie art. 288 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;

8) komórce audytu wewnętrznego - należy przez to rozumieć Zespół Audytu Wewnętrznego w Departamencie Kontroli i Audytu w Ministerstwie Rozwoju i Technologii oraz kierownika komórki audytu wewnętrznego;

9) Ministrze - należy przez to rozumieć Ministra Rozwoju i Technologii;

10) Ministerstwie - należy przez to rozumieć Ministerstwo Rozwoju i Technologii;

11) Standardach audytu wewnętrznego - należy przez to rozumieć standardy audytu wewnętrznego dla jednostek sektora finansów publicznych określone przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych w komunikacie wydanym na podstawie art. 273 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;

12) ustawie - należy przez to rozumieć ustawę z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2021 r. poz. 305, z późn. zm.);

13) zadaniu zapewniającym - należy przez to rozumieć działania podejmowane w celu dostarczenia niezależnej i obiektywnej oceny kontroli zarządczej.

§ 3. Audyt wewnętrzny polega na przeglądzie i ocenie realizowanych celów oraz zadań Ministerstwa i zmierza do ustalenia słabości kontroli zarządczej, określenia skutków lub ryzyk z nich wynikających oraz przedstawienia zaleceń.

§ 4. 1. Celem audytu wewnętrznego jest wspieranie kierownika jednostki w realizacji celów i zadań przez systematyczną ocenę kontroli zarządczej oraz czynności doradcze.

2. Zadaniem audytu wewnętrznego jest dostarczenie kierownikowi jednostki racjonalnego zapewnienia, że system kontroli zarządczej w audytowanych obszarach funkcjonuje prawidłowo, a także doradztwo zmierzające do usprawnienia realizacji celów i funkcjonowania Ministerstwa.

3. Realizacja celu audytu wewnętrznego następuje poprzez dokonywanie niezależnego i obiektywnego badania oraz oceny zarządzania w poszczególnych obszarach działalności, z uwzględnieniem ryzyk zagrażających skutecznej, efektywnej i zgodnej z prawem realizacji celów i zadań Ministerstwa.

§ 5. Audyt wewnętrzny w Ministerstwie wykonuje wyodrębniona w strukturze Departamentu Kontroli i Audytu oraz funkcjonalnie niezależna komórka audytu wewnętrznego.

§ 6. 1. Audytor jest niezależny w wykonywaniu zadań i podlega w tym zakresie przepisom prawa oraz normom etyki zawodowej i Standardom audytu wewnętrznego.

2. Audytor przy wykonywaniu zadań dokonuje wyważonej oceny, biorąc pod uwagę wszystkie okoliczności związane z daną sprawą. Przy wnioskowaniu audytor nie kieruje się własnym interesem ani nie ulega wpływom innych osób.

3. Audytor samodzielnie ustala zakres audytu wewnętrznego. Nikt nie może narzucać audytorowi zakresu audytu wewnętrznego ani wpływać na sposób jego przeprowadzenia i informowania o jego wynikach.

4. Kierownik komórki audytu wewnętrznego niezwłocznie informuje kierownika jednostki i Dyrektora Generalnego o wszelkich próbach ograniczenia niezależności i obiektywizmu audytora lub wpływania na sposób przeprowadzenia audytu wewnętrznego i informowania o jego wynikach.

5. Kierownik komórki audytu wewnętrznego, co najmniej raz w roku, przekazuje komitetowi audytu informacje o przypadkach, o których mowa w ust. 4.

6. Audytor nie może wykonywać zadań wykraczających poza audyt wewnętrzny, wchodzących w zakres działalności operacyjnej Ministerstwa.

§ 7. 1. Kierownik komórki audytu wewnętrznego, w uzgodnieniu z kierownikiem jednostki, opracowuje roczny plan audytu wewnętrznego na podstawie wyników analizy ryzyka, uwzględniającej w szczególności uwagi kierownika jednostki, priorytety określone przez komitet audytu, wyniki analizy zasobów osobowych komórki audytu wewnętrznego i wytyczne ministra właściwego do spraw finansów publicznych.

2. Kierownik komórki audytu wewnętrznego informuje kierownika jednostki i Dyrektora Generalnego o wszystkich znaczących zdarzeniach mających wpływ na realizację planu audytu wewnętrznego.

3. W uzasadnionych przypadkach, za zgodą kierownika jednostki, audyt może być przeprowadzony poza planem audytu wewnętrznego.

4. Jeżeli przeprowadzenie audytu poza planem audytu wewnętrznego zagroziłoby wykonaniu planu audytu wewnętrznego, kierownik komórki audytu wewnętrznego zawiadamia o tym na piśmie kierownika jednostki i Dyrektora Generalnego.

§ 8. 1. Kierownik komórki audytu wewnętrznego może opracować strategiczny plan audytu wewnętrznego w oparciu o analizę ryzyka uwzględniającą w szczególności uwagi kierownika jednostki, priorytety określone przez komitet audytu i wyniki analizy zasobów osobowych komórki audytu wewnętrznego.

2. Plan, o którym mowa w ust. 1:

1) jest opracowywany na okres trzech lat;

2) podlega monitorowaniu i jest aktualizowany przynajmniej raz w roku - po przeprowadzeniu analizy ryzyka na potrzeby opracowania rocznego planu audytu wewnętrznego.

§ 9. Kierownik komórki audytu wewnętrznego sporządza i przedkłada sprawozdanie z wykonania planu audytu wewnętrznego kierownikowi jednostki i Dyrektorowi Generalnemu.

§ 10. Kierownik komórki audytu wewnętrznego przeprowadza raz w roku samoocenę jakości audytu wewnętrznego, której wyniki przekazuje kierownikowi jednostki, Dyrektorowi Generalnemu i komitetowi audytu.

§ 11. 1. Audyt wewnętrzny może objąć swoim zakresem wszystkie obszary działania Ministerstwa.

2. Audytor, w ramach audytu wewnętrznego wykonywanego w Ministerstwie, może wykonywać czynności audytowe także w jednostce organizacyjnej podległej Ministrowi lub przez niego nadzorowanej - na podstawie upoważnienia Ministra.

3. W przypadku, o którym mowa w ust. 2, postanowienia Karty stosuje się odpowiednio.

4. Audytor, wykonując czynności audytowe w jednostkach, o których mowa w ust. 2, współpracuje z audytorami prowadzącymi audyt wewnętrzny w tych jednostkach.

5. Audyt wewnętrzny obejmuje zadania zapewniające i czynności doradcze. Podstawową działalność audytu wewnętrznego stanowią zadania zapewniające.

§ 12. 1. W ramach czynności doradczych mogą być realizowane w szczególności następujące działania:

1) analiza mechanizmów kontrolnych wbudowanych w tworzone systemy, w tym udział w charakterze doradczym w opracowaniu procedur lub ich opiniowanie;

2) przeglądy systemu zarządzania ryzykami;

3) opiniowanie procedur zarządzania ryzykiem przed ich wdrożeniem;

4) uczestnictwo, z głosem doradczym, w zespołach zadaniowych w celu przeprowadzenia analizy działalności operacyjnej;

5) analizy wykonywane na potrzeby komitetu audytu;

6) opiniowanie wniosków o wyrażenie przez Ministra zgody na prowadzenie audytu wewnętrznego w jednostce organizacyjnej podległej Ministrowi lub przez niego nadzorowanej, przez usługodawcę niezatrudnionego w tej jednostce;

7) przygotowywanie wskazówek do przeprowadzenia audytu wewnętrznego przez audytorów jednostek organizacyjnych podległych Ministrowi lub przez niego nadzorowanych, stanowiącego priorytet określony przez komitet audytu lub Ministra;

8) sporządzanie podsumowań lub zbiorczych informacji, wraz z wnioskami systemowymi, z audytu priorytetowego, o którym mowa w pkt 7.

2. Czynności doradcze mogą być wykonywane, jeżeli:

1) ich cel i zakres są zgodne z celami audytu wewnętrznego;

2) nie naruszają zasady obiektywizmu i niezależności audytora;

3) nie prowadzą do przejęcia przez audytora odpowiedzialności za zadania realizowane w obszarze, w którym są wykonywane czynności doradcze.

3. Audytor wykonuje czynności doradcze na wniosek kierownika jednostki lub z własnej inicjatywy - w uzgodnieniu z kierownikiem jednostki.

4. Jeżeli cel i zakres czynności doradczych wskazuje, że powinny one być wykonane w ramach zadania zapewniającego, kierownik komórki audytu wewnętrznego uzgadnia z kierownikiem jednostki formę ich wykonania.

§ 13. Kierownik komórki audytu wewnętrznego może odmówić wykonania czynności doradczej, jeżeli uzna, że cel lub zakres tej czynności są niezgodne z celami audytu wewnętrznego.

§ 14. Monitorowanie realizacji zaleceń z zadań zapewniających może być przeprowadzane na każdym etapie ich wdrażania.

§ 15. Czynności sprawdzające, polegające na ocenie wdrożenia przez audytowanego zaleceń z zadania zapewniającego, są przeprowadzane po upływie terminów ich realizacji.

§ 16. 1. Audytor sporządza sprawozdanie z każdego zadania zapewniającego.

2. Dokumentowanie czynności doradczych zależy od ich charakteru, zakresu oraz potrzeb odbiorców.

§ 17. Sprawozdanie z zadania audytowego kierownik komórki audytu wewnętrznego przekazuje kierownikowi jednostki, Dyrektorowi Generalnemu i audytowanemu. Sprawozdanie mogą otrzymać również inne osoby, jeżeli w ocenie kierownika komórki audytu wewnętrznego będzie to właściwe dla osiągnięcia celu audytu wewnętrznego.

§ 18. 1. Audytor jest obowiązany do ustalenia stanu faktycznego w badanym zakresie i wskazania ewentualnych słabości kontroli zarządczej, analizy ich przyczyn, określenia skutków lub ryzyk wynikających z tych słabości oraz przedstawienia zaleceń mających na celu wyeliminowanie słabości kontroli zarządczej lub wprowadzenie usprawnień.

2. Audytor może z własnej inicjatywy przedkładać kierownikowi jednostki i Dyrektorowi Generalnemu wnioski i zalecenia mające na celu usunięcie słabości kontroli zarządczej oraz usprawnienie funkcjonowania Ministerstwa.

3. W przypadkach wymagających specjalnych kwalifikacji lub wiedzy kierownik komórki audytu wewnętrznego, po zasięgnięciu opinii Dyrektora Generalnego, może zwrócić się do kierownika jednostki o powołanie eksperta, w tym spoza Ministerstwa.

4. Audytor powinien posiadać wystarczającą wiedzę pozwalającą na oszacowanie ryzyka oszustwa i ocenę sposobu zarządzania tym ryzykiem.

§ 19. Kierownicy komórek audytowanych uczestniczą w audycie, w szczególności przez:

1) uzgadnianie kryteriów oceny mechanizmów kontrolnych w obszarze objętym zadaniem zapewniającym;

2) składanie wyjaśnień w zakresie objętym audytem wewnętrznym;

3) zapoznawanie się ze wstępnymi wynikami audytu wewnętrznego, w szczególności z ustaleniami i propozycjami zaleceń audytu wewnętrznego;

4) uzgadnianie wstępnych wyników audytu wewnętrznego;

5) zgłaszanie uwag i zastrzeżeń do ustaleń i propozycji zaleceń audytu wewnętrznego.

§ 20. 1. Pracownicy audytowanego przekazują, w terminie wskazanym przez audytora, dokumenty, materiały i informacje oraz wyjaśnienia z zakresu działania audytowanego.

2. Pracownicy audytowanego są obowiązani:

1) umożliwiać audytorowi wgląd do dokumentów, informacji i danych oraz innych materiałów związanych z funkcjonowaniem jednostki oraz dostęp do pomieszczeń, mających znaczenie dla prowadzenia audytu wewnętrznego z zachowaniem przepisów o tajemnicy ustawowo chronionej,

2) współpracować z audytorem przy analizie ryzyka, identyfikacji i monitoringu procesów prowadzonych w Ministerstwie w zakresie niezbędnym do prowadzenia audytu wewnętrznego.

§ 21. Kierownik komórki audytu wewnętrznego podlega bezpośrednio kierownikowi jednostki w zakresie spraw merytorycznych, a Dyrektorowi Generalnemu w zakresie spraw organizacyjnych.

§ 22. 1. Kierownik komórki audytu wewnętrznego reprezentuje ją w kontaktach wewnętrznych i zewnętrznych, z wyjątkiem spraw wynikających z audytów wewnętrznych przeprowadzanych przez poszczególnych audytorów na podstawie imiennego upoważnienia kierownika jednostki.

2. Kierownik komórki audytu wewnętrznego jest odpowiedzialny za:

1) zapewnienie rzetelnego, efektywnego i profesjonalnego prowadzenia audytu wewnętrznego;

2) przygotowanie i wykonanie planu audytu wewnętrznego;

3) podejmowanie działań mających na celu zapewnienie odpowiednich zasobów osobowych i rzeczowych komórki audytu wewnętrznego do prowadzenia audytu wewnętrznego;

4) określenie wewnętrznych zasad i procedur służących kierowaniu komórką audytu wewnętrznego;

5) przedstawianie okresowych informacji i sprawozdań o wynikach działalności audytu wewnętrznego kierownikowi jednostki, Dyrektorowi Generalnemu i komitetowi audytu;

6) opracowanie i realizację programu zapewnienia i poprawy jakości audytu wewnętrznego;

7) zapewnienie działania audytu wewnętrznego zgodnie z Kartą i Standardami audytu wewnętrznego, a także Definicją Audytu Wewnętrznego, Podstawowymi zasadami praktyki zawodowej audytu wewnętrznego i Kodeksem etyki, wydanymi przez The Institute of Internal Auditors.

3. Kierownik komórki audytu wewnętrznego jest niezależny w zakresie planowania pracy tej komórki, organizacji prowadzenia audytu wewnętrznego i sporządzania sprawozdań.

4. Kierownik komórki audytu wewnętrznego udostępnia, na uzasadniony wniosek, wyniki zadań audytowych pracownikom komórki organizacyjnej właściwej do spraw kontroli oraz koordynacji kontroli w Ministerstwie.

§ 23. 1. Kierownik komórki audytu wewnętrznego, w zakresie wykonywania swoich zadań, współpracuje z instytucjami kontroli zewnętrznej i audytu zewnętrznego w porozumieniu z Dyrektorem Generalnym.

2. Kierownik komórki audytu wewnętrznego opracowując plan audytu powinien uwzględniać, w miarę możliwości, plan kontroli Najwyższej Izby Kontroli oraz innych instytucji kontroli zewnętrznej i audytu zewnętrznego, w taki sposób, aby unikać nieuzasadnionego nakładania się kontroli i audytów zewnętrznych.

3. Współpraca z audytorami i kontrolerami zewnętrznymi nie może pozostawać w sprzeczności z celami audytu wewnętrznego oraz stanowić zagrożenia dla obiektywizmu i niezależności audytu wewnętrznego.

²⁾ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2021 r. poz. 1236, 1535, 1773, 1927, 1981, 2054 i 2270, z 2022 r. poz. 583, 655 i 1079.