Dzienniki Urzędowe - rok 2019 poz. 73

Na podstawie art. 9 ust. 7 pkt 1, 2 i 5 ustawy z dnia 12 października 1990 r. o Straży Granicznej (Dz. U. z 2019 r. poz. 147, z późn. zm.¹⁾) zarządza się, co następuje:

1) planowanie postępowań przygotowawczych oraz czynności postępowania przygotowawczego;

2) powoływanie grup dochodzeniowo-śledczych oraz wykonywanie czynności postępowania przygotowawczego w ramach pomocy prawnej;

3) przekazywanie postępowań przygotowawczych;

4) wyłączanie materiałów i łączenie postępowań przygotowawczych;

5) zakładanie i prowadzenie akt postępowań przygotowawczych, czynności postępowania przygotowawczego oraz postępowań sprawdzających;

6) dokumentowanie wydatków poniesionych w związku z prowadzeniem postępowań przygotowawczych oraz postępowań sprawdzających;

7) przechowywanie i przekazywanie przedmiotów i śladów kryminalistycznych;

8) ewidencjonowanie prowadzonych postępowań przygotowawczych, czynności postępowania przygotowawczego powierzonych przez prokuratora Straży Granicznej do wykonania oraz postępowań sprawdzających;

9) rejestrowanie, zgłaszanie i aktualizowanie informacji uzyskanych w ramach postępowań przygotowawczych, czynności postępowania przygotowawczego powierzonych przez prokuratora Straży Granicznej do wykonania oraz postępowań sprawdzających;

10) koordynowanie działań wykonywanych w ramach prowadzonych postępowań przygotowawczych, czynności postępowania przygotowawczego oraz postępowań sprawdzających;

11) archiwizowanie materiałów postępowań przygotowawczych, czynności postępowania przygotowawczego powierzonych przez prokuratora Straży Granicznej do wykonania oraz postępowań sprawdzających;

12) udostępnianie materiałów postępowań przygotowawczych, czynności postępowania przygotowawczego powierzonych przez prokuratora Straży Granicznej do wykonania oraz postępowań sprawdzających lub informacji w nich zawartych.

1) funkcjonariusz - funkcjonariusza Straży Granicznej;

2) jednostka organizacyjna - Komendę Główną Straży Granicznej, Biuro Spraw Wewnętrznych Straży Granicznej, oddział Straży Granicznej, placówkę Straży Granicznej;

3) BSW - Biuro Spraw Wewnętrznych Straży Granicznej;

4) oddział - oddział Straży Granicznej;

5) PSG - placówkę Straży Granicznej;

6) ZOŚ - Zarząd Operacyjno-Śledczy Komendy Głównej Straży Granicznej;

7) wydział BSW - wydział BSW właściwy do wykonywania czynności dochodzeniowo-śledczych;

8) WOŚ - wydział operacyjno-śledczy komendy oddziału;

9) wydział PZ - wydział właściwy do spraw przestępczości zorganizowanej w ZOŚ;

10) wydział ewidencji - wydział właściwy do spraw ewidencji i przetwarzania danych w ZOŚ;

11) sekcja ewidencji - komórkę wewnętrzną WOŚ właściwą do spraw ewidencji i przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, uzyskanych w ramach wykonywanych czynności operacyjno-rozpoznawczych, prowadzonych postępowań przygotowawczych, czynności postępowania przygotowawczego albo postępowań sprawdzających;

12) k.p.k. - ustawę z dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeks postępowania karnego (Dz. U. z 2018 r. poz. 1987 i 2399 oraz z 2019 r. poz. 150, 679, 1255 i 1694);

13) postępowanie sprawdzające - postępowanie, o którym mowa w art. 307 k.p.k.;

14) czynności postępowania przygotowawczego - poszczególne czynności dochodzenia albo śledztwa podejmowane w ramach toczącego się postępowania przygotowawczego;

15) przełożony - bezpośredniego przełożonego lub innego przełożonego zajmującego stanowisko kierownicze wyższe od stanowiska podległego mu funkcjonariusza prowadzącego postępowanie przygotowawcze, czynności postępowania przygotowawczego albo postępowanie sprawdzające;

16) CBD EWIDA - Centralną Bazę Danych EWIDA administrowaną merytorycznie przez dyrektora ZOŚ oraz Centralną Bazę Danych EWIDA BSW, w których przetwarza się, zgodnie z właściwością, informacje uzyskane w ramach prowadzonych postępowań przygotowawczych, czynności postępowania przygotowawczego powierzonych przez prokuratora Straży Granicznej do wykonania, postępowań sprawdzających oraz spraw o wykroczenia;

17) A-EWIDA - Centralną Bazę Danych EWIDA Analityczna, w której przetwarza się do celów analizy kryminalnej zasoby pionu operacyjno-śledczego Straży Granicznej zgromadzone w Centralnej Bazie Danych Analizy Kryminalnej „Analityk";

18) P-EWIDA - Centralną Bazę Danych EWIDA Poufna, w której gromadzi się i przetwarza informacje uzyskane w ramach wykonywanych czynności operacyjno-rozpoznawczych, w tym dane osób informujących;

19) algorytm CBD EWIDA - uporządkowany sposób wypełniania poszczególnych zakładek CBD EWIDA umożliwiający prawidłowe gromadzenie danych dotyczących osób i obiektów, uzyskanych w związku z prowadzonymi postępowaniami przygotowawczymi, czynnościami postępowania przygotowawczego powierzonymi przez prokuratora Straży Granicznej do wykonania, postępowaniami sprawdzającymi oraz sprawami o wykroczenia, a także prowadzenie właściwych rejestrów oraz wykonywanie czynności w ramach nadzoru i koordynacji;

20) obiekt - środek transportu, rzecz, dokument, e-identyfikator, rachunek, podmiot, a także inny przedmiot określony przez algorytm CBD EWIDA, co do którego zachodzi uzasadnione podejrzenie, że został wykorzystany do popełnienia czynu zabronionego, był przedmiotem czynu zabronionego bądź został utracony w wyniku popełnienia czynu zabronionego, albo stanowiący dowód rzeczowy lub zabezpieczony w toku postępowania przygotowawczego.

2. Plan postępowania przygotowawczego lub plan czynności postępowania przygotowawczego może zostać sporządzony także w innych przypadkach niż określone w ust. 1, z inicjatywy funkcjonariusza wyznaczonego do prowadzenia postępowania albo czynności, gdy usprawni to prowadzenie postępowania lub czynności.

3. Plan postępowania przygotowawczego powierzonego przez prokuratora Straży Granicznej do przeprowadzenia w całości lub w określonym zakresie albo plan czynności postępowania przygotowawczego powierzonych przez prokuratora Straży Granicznej do wykonania, sporządza się zgodnie z wytycznymi udzielonymi przez prokuratora.

1) wersję lub wersje zdarzenia, przyjęte na podstawie analizy materiałów zgromadzonych w sprawie, które funkcjonariusz prowadzący postępowanie przygotowawcze ma obowiązek wyjaśnić poprzez podjęcie stosownych działań;

2) planowane kierunki działań uwzględniające przyjętą wersję lub wersje zdarzenia;

3) wykaz czynności do przeprowadzenia wraz z podaniem sposobu i terminu realizacji, ich wykonawcę lub wykonawców, a w razie potrzeby także wskazanie niezbędnych środków.

2. Plan czynności postępowania przygotowawczego zawiera w szczególności:

1) wykaz poszczególnych działań do realizacji wraz z podaniem sposobu i terminu ich przeprowadzenia;

2) wykonawcę lub wykonawców czynności;

3) siły i środki niezbędne do realizacji planowanych czynności.

2. Plany postępowań przygotowawczych oraz czynności postępowania przygotowawczego sporządza się w egzemplarzu pojedynczym.

3. Plany postępowań oraz czynności powierzonych, o których mowa w § 3 ust. 3, sporządza się w dwóch egzemplarzach.

4. Plany postępowań przygotowawczych oraz czynności postępowania przygotowawczego akceptuje:

1) naczelnik lub jego zastępca - w wydziale BSW, WOŚ i wydziale PZ;

2) komendant lub jego zastępca - w PSG.

5. Naczelnik WOŚ albo komendant PSG może upoważnić w formie pisemnej podległego funkcjonariusza do wykonywania w jego imieniu czynności, o których mowa w ust. 4.

6. Plany postępowań oraz czynności powierzonych, o których mowa w § 3 ust. 3, zaakceptowane przez właściwą osobę, o której mowa w ust. 4, przedstawia się prokuratorowi w określonym przez niego terminie.

1) istnieje zbieżność podmiotowa lub przedmiotowa z innym prowadzonym postępowaniem przygotowawczym;

2) istnieje konieczność wykonania szeregu czynności postępowania przygotowawczego poza terytorialnym zasięgiem działania oddziału albo PSG;

3) istnieje konieczność udziału w postępowaniu funkcjonariuszy pełniących służbę w różnych jednostkach organizacyjnych lub wykorzystania środków pozostających w dyspozycji różnych jednostek organizacyjnych;

4) prowadzone postępowanie przygotowawcze ma złożony charakter.

1) Komendant Główny Straży Granicznej z własnej inicjatywy lub na wniosek komendanta BSW, komendanta oddziału albo dyrektora ZOŚ;

2) komendant oddziału z własnej inicjatywy lub na wniosek naczelnika WOŚ albo komendanta PSG, w przypadku jeżeli grupa realizuje czynności w terytorialnym zasięgu działania oddziału, a w skład wchodzą funkcjonariusze pełniący służbę w tym oddziale.

2. Powołanie grupy, w trybie określonym w ust. 1 pkt 1, w składzie której jest planowany udział funkcjonariuszy pełniących służbę w BSW, oddziale lub ZOŚ następuje po wyrażeniu opinii odpowiednio przez komendanta BSW, komendanta oddziału albo dyrektora ZOŚ odnośnie możliwości udziału podległych im funkcjonariuszy w powoływanej grupie.

1) pkt 1 - komendant oddziału przesyła do Komendanta Głównego Straży Granicznej za pośrednictwem dyrektora ZOŚ;

2) pkt 2 - komendant PSG przesyła do komendanta oddziału za pośrednictwem naczelnika WOŚ.

2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1, dyrektor ZOŚ albo naczelnik WOŚ wyraża opinię odnośnie zasadności powołania grupy.

1) zakres zadań, strukturę grupy oraz czas, na jaki zostaje ona powołana;

2) kierownika grupy i ewentualnie jego zastępcę lub zastępców;

3) osoby sprawujące nadzór nad działalnością grupy.

2. We wniosku, o którym mowa w ust. 1, należy wskazać czynność do wykonania oraz, w razie potrzeby, załączyć materiały niezbędne do przeprowadzenia czynności.

1) procesowemu sprawowanemu przez prokuratora, w zakresie określonym w przepisach odrębnych dotyczących zasad prowadzenia postępowania karnego;

2) służbowemu sprawowanemu przez przełożonego;

3) merytorycznemu sprawowanemu przez:

a) dyrektora ZOŚ - w imieniu Komendanta Głównego Straży Granicznej, z wyjątkiem postępowań albo czynności prowadzonych przez BSW,

b) naczelnika WOŚ - w imieniu komendanta oddziału.

2. Czynności podejmowane w ramach nadzoru służbowego, dokumentuje się w karcie nadzoru sprawy zakładanej odrębnie dla każdego postępowania albo czynności postępowania przygotowawczego powierzonych przez prokuratora Straży Granicznej do wykonania. W innych przypadkach czynności nadzoru służbowego dokumentuje się w formie pisemnej, w szczególności poprzez sporządzanie notatki urzędowej, notatki służbowej lub zamieszczenie adnotacji.

1) akceptuje postanowienia o dopuszczeniu dowodu z opinii biegłego oraz postanowienia o wezwaniu tłumacza;

2) podpisuje wnioski kierowane do prokuratora dotyczące:

a) zastosowania, zmiany lub uchylenia środka zapobiegawczego,

b) wszczęcia śledztwa,

c) przedłużenia okresu trwania śledztwa lub dochodzenia,

d) podjęcia lub wznowienia umorzonego albo zawieszonego postępowania przygotowawczego,

e) wydania postanowień w przedmiocie przeprowadzenia określonych czynności lub zatwierdzenia czynności już przeprowadzonych,

f) sporządzenia aktu oskarżenia lub zatwierdzenia aktu oskarżenia sporządzonego przez funkcjonariusza,

g) zatwierdzenia albo wydania decyzji procesowej kończącej postępowanie przygotowawcze, innej niż akt oskarżenia,

h) przekazania postępowania przygotowawczego do dalszego prowadzenia innemu, właściwemu rzeczowo organowi.

2. Naczelnik WOŚ albo komendant PSG może upoważnić w formie pisemnej podległego funkcjonariusza do wykonywania w jego imieniu czynności, o których mowa w ust. 1 pkt 2.

2. Dyrektor ZOŚ jest odpowiedzialny za zamieszczanie, na stronie intranetowej ZOŚ, i bieżącą aktualizację druków i formularzy wykorzystywanych w związku z prowadzonymi postępowaniami przygotowawczymi.

3. W związku ze sprawowanym nadzorem, o którym mowa w ust. 1, komendant oddziału informuje dyrektora ZOŚ o zamiarze powołania wspólnego zespołu śledczego, o którym mowa w art. 589b k.p.k., na potrzeby prowadzonego w oddziale postępowania przygotowawczego.

2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1, wniosek o przekazanie postępowania zgodnie z właściwością miejscową przesyła się niezwłocznie właściwemu prokuratorowi, który nadzoruje to postępowanie. Przekazanie postępowania przygotowawczego następuje po zatwierdzeniu przez prokuratora wniosku o przekazanie postępowania.

2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1, materiały z wykonanych czynności przekazuje się:

1) właściwemu miejscowo oddziałowi albo PSG - w przypadku dochodzenia;

2) prokuratorowi sprawującemu nadzór procesowy nad postępowaniami przygotowawczymi prowadzonymi przez ten oddział albo PSG - w przypadku śledztwa.

2. W przypadku, gdy prokurator nie wymaga przedstawiania wniosku o przekazanie postępowania do zatwierdzenia, przekazanie postępowania następuje po jego poinformowaniu.

3. Można odstąpić od informowania prokuratora, o którym mowa w ust. 2, jeżeli prokurator nie wymaga takiego informowania.

1) Komendant Główny Straży Granicznej, po zapoznaniu się ze stanowiskiem komendantów oddziałów będących w sporze - w przypadku sporu między oddziałami albo PSG pozostającymi w terytorialnym zasięgu działania różnych oddziałów;

2) komendant oddziału lub jego zastępca - w przypadku sporu PSG pozostających w terytorialnym zasięgu działania tego samego oddziału.

2. W przypadku postępowań przygotowawczych zaewidencjonowanych w prokuraturze, wyłączenie materiałów następuje na polecenie prokuratora lub za jego zgodą.

3. Wyłączenie materiałów do odrębnego postępowania przygotowawczego następuje na podstawie postanowienia o wyłączeniu materiałów do odrębnego postępowania wydanego przez funkcjonariusza prowadzącego postępowanie przygotowawcze.

2. W przypadku postępowań przygotowawczych zaewidencjonowanych w prokuraturze, połączenie postępowań następuje na polecenie prokuratora lub za jego zgodą.

3. Połączenie postępowań następuje na podstawie wydanego przez funkcjonariusza prowadzącego postępowanie przygotowawcze postanowienia o połączeniu postępowań przygotowawczych.

2. Akta kontrolne zakłada się także z chwilą:

1) przekazania Straży Granicznej do prowadzenia postępowania przygotowawczego przez inny organ;

2) powierzenia przez prokuratora Straży Granicznej do przeprowadzenia postępowania przygotowawczego w całości lub w określonym zakresie;

3) powierzenia przez prokuratora Straży Granicznej do wykonania czynności postępowania przygotowawczego.

3. W przypadku, o którym mowa w ust. 2 pkt 3, dla kolejnych powierzanych czynności w toku tego samego postępowania nie zakłada się nowych akt kontrolnych. Dokumenty wytworzone w związku z prowadzeniem kolejnych czynności włącza się do założonych wcześniej akt kontrolnych.

1) naczelnik wydziału BSW - w BSW;

2) naczelnik WOŚ - w oddziale;

3) naczelnik wydziału PZ - w ZOŚ.

2. W oddziale i ZOŚ akta kontrolne postępowań przygotowawczych, wszczętych w trybie art. 308 k.p.k., oraz postępowań sprawdzających prowadzi się wyłącznie w postaci elektronicznej.

3. Akta kontrolne zawierają zestawienie dokumentów istotnych dla danego postępowania przygotowawczego, a w szczególności:

1) plan postępowania przygotowawczego lub plany czynności postępowania przygotowawczego,

2) kopię przeglądu akt głównych,

3) kopie analiz przeprowadzonych w sprawie,

4) kopie wydanych w sprawie postanowień,

5) kopie protokołów przesłuchań,

6) kopie wniosków i wystąpień skierowanych do prokuratury lub innych organów,

7) dokumentację związaną z zabezpieczeniem i ewidencją dowodów rzeczowych,

8) kopię zestawienia wydatków poniesionych w postępowaniu przygotowawczym,

9) kopię wydanej decyzji procesowej kończącej postępowanie w Straży Granicznej,

10) odpis aktu oskarżenia oraz inne istotne dokumenty związane z prowadzonym postępowaniem przygotowawczym

- jeżeli zostały one sporządzone.

4. Akta kontrolne zawierają także kartę kontrolną akt, kartę nadzoru sprawy oraz wykaz sprawdzeń.

5. W przypadku postępowań albo czynności powierzonych, o których mowa w § 29 ust. 2 pkt 2 i 3, akta kontrolne zawierają tylko dokumenty stanowiące podstawę realizacji powierzonych postępowań albo czynności oraz dokumenty wytworzone w ich toku, a także karty i wykaz, o których mowa w ust. 4.

6. W przypadku prowadzenia akt kontrolnych w postaci papierowej dokumenty lub kopie dokumentów, o których mowa w ust. 3, układa się według kolejności daty wpływu lub sporządzenia. W uzasadnionych przypadkach dokumenty te mogą być układne w innej kolejności niż według kolejności daty wpływu lub sporządzenia.

7. W przypadku prowadzenia akt kontrolnych w postaci elektronicznej funkcjonariusz prowadzący postępowanie przygotowawcze:

1) każdy dokument odwzorowuje cyfrowo jako odrębny plik, oznaczając w nazwie pliku rodzaj dokumentu i liczbę stron albo wykonuje odwzorowanie cyfrowe w jednym pliku całych akt postępowania przygotowawczego, a w odrębnym pliku odwzorowanie cyfrowe spisu zawartości akt tego postępowania;

2) wprowadza do CBD EWIDA odwzorowane cyfrowo obrazy:

a) dokumentów, o których mowa w ust. 3 - na bieżąco albo po zakończeniu postępowania przygotowawczego lub przed przekazaniem postępowania przygotowawczego innemu organowi,

b) kart i wykazu, o których mowa w ust. 4 - po zakończeniu postępowania przygotowawczego lub przed przekazaniem postępowania przygotowawczego innemu organowi;

3) na bieżąco zamieszcza w CBD EWIDA dokumenty sporządzone na potrzeby wprowadzenia danych do A- EWIDA;

4) przed zakończeniem postępowania przygotowawczego i przekazaniem akt głównych do prokuratury albo sądu, dokonuje weryfikacji mającej na celu stwierdzenie, czy wymagane dokumenty dotyczące prowadzonego postępowania zostały wprowadzone do CBD EWIDA i ewentualnie uzupełnia brakujące dokumenty oraz wykonuje odwzorowanie cyfrowe spisu zawartości akt głównych i wprowadza brakujące dokumenty do CBD EWIDA.

8. Do akt kontrolnych postępowań sprawdzających przepisy ust. 3, 4, 6 i 7 stosuje się odpowiednio.

9. W przypadku prowadzenia akt kontrolnych w postaci elektronicznej dokumenty wymienione w ust. 3 pkt 1, 7 i 10 oraz w ust. 4, wytworzone w postaci papierowej, które nie znajdują się w aktach głównych, po wprowadzeniu ich odwzorowania cyfrowego do CBD EWIDA, o którym mowa w ust. 7 pkt 2, podlegają niezwłocznemu wybrakowaniu lub archiwizacji na zasadach określonych w przepisach dotyczących archiwizacji dokumentów w Straży Granicznej.

10. Odpis aktu oskarżenia sporządzonego przez prokuratora oraz odpis orzeczenia sądowego dotyczącego postępowania przygotowawczego albo czynności postępowania przygotowawczego powierzonych przez prokuratora Straży Granicznej do wykonania, w przypadku, gdy nie można ich dołączyć do akt kontrolnych, gromadzi się w jednostce organizacyjnej, w której było prowadzone to postępowanie albo czynności. Ich archiwizacja odbywa się na zasadach określonych w przepisach dotyczących archiwizacji dokumentów w Straży Granicznej.

11. W przypadku otrzymania odpisów, o których mowa w ust. 10, po dokonaniu archiwizacji akt postępowania albo czynności, których te odpisy dotyczą, dokonuje się ich odwzorowania cyfrowego. Odwzorowania przysyła się odpowiednio do Wydziału I BSW albo do wydziału ewidencji w celu wprowadzenia do CBD EWIDA.

2. Wydatki poniesione w postępowaniu sprawdzającym wykazuje się poprzez dołączenie do akt głównych postępowania sprawdzającego zestawienia wydatków w postępowaniu sprawdzającym.

3. Wysokość wydatków dokumentuje się poprzez dołączenie do akt, o których mowa w ust. 1 i 2, dowodów księgowych w rozumieniu przepisów odrębnych dotyczących rachunkowości lub wyliczenia tych wydatków (specyfikacji wydatków).

2. Dokumenty dotyczące wydatków poniesionych w toku realizowanych czynności postępowania przygotowawczego powierzonych przez prokuratora Straży Granicznej do wykonania podlegają dołączeniu do akt głównych postępowania przygotowawczego lub przekazaniu prokuratorowi w celu dołączenia do akt głównych.

2. Jednostka organizacyjna realizująca pomoc prawną przesyła do jednostki organizacyjnej występującej o udzielenie pomocy prawnej dokumentację dotyczącą wydatków poniesionych w związku z jej wykonaniem.

2. Jeżeli wydatki, o których mowa w ust. 1, zostały pokryte w całości przez jednostkę organizacyjną, która prowadziła postępowanie przygotowawcze wcześniej albo która przejęła postępowanie przygotowawcze do prowadzenia, rozliczenie pomiędzy jednostkami organizacyjnymi jest dokonywane na podstawie not księgowych.

1) przedmioty zatrzymane na skutek dobrowolnego wydania lub odebrania albo po uprzednim przeszukaniu, a także ujawnione i zabezpieczone podczas innych czynności;

2) ujawnione ślady, po ich przeniesieniu i utrwaleniu przy pomocy odpowiedniej techniki kryminalistycznej albo znajdujące się na właściwym dla danego śladu przestępstwa nośniku lub ślady zabezpieczone w całości, zwane dalej „śladami kryminalistycznymi";

3) przedmioty zajęte w celu dokonania zabezpieczenia majątkowego.

2. Przedmioty, o których mowa w ust. 1 pkt 1, oraz ślady kryminalistyczne podlegają przechowywaniu, po uprzednim ich wpisaniu do wykazu dowodów rzeczowych i śladów kryminalistycznych zabezpieczonych w postępowaniu przygotowawczym, zwanego dalej „wykazem".

3. Po zabezpieczeniu przedmiotów, o których mowa w ust. 1 pkt 1, funkcjonariusz prowadzący postępowanie przygotowawcze dokonuje niezwłocznie oceny, czy stanowią one dowody i wydaje postanowienie w przedmiocie dowodów rzeczowych, jeżeli prokurator nadzorujący postępowanie przygotowawcze nie postanowi inaczej.

4. W przypadku, gdy zatrzymane albo ujawnione i zabezpieczone przedmioty, o których mowa w ust. 1 pkt 1, nie stanowią dowodów rzeczowych, zwraca się je niezwłocznie uprawnionej osobie albo przekazuje się właściwej instytucji.

5. W przypadku, o którym mowa w ust. 4, fakt zwrotu odnotowuje się w wykazie, a do akt głównych postępowania przygotowawczego dołącza się pokwitowanie uzyskane od osoby uprawnionej albo właściwej instytucji. Kopię pokwitowania włącza się do akt kontrolnych oraz przekazuje się depozytariuszowi, o którym mowa w § 38 ust. 1, jeżeli przedmiot był przechowywany w magazynie depozytowym.

2. Przedmioty, o których mowa w § 35 ust. 1 pkt 1, oraz ślady kryminalistyczne, odpowiednio zabezpieczone pod względem techniczno-kryminalistycznym dołączone do akt głównych, przechowuje się w kopercie lub innym opakowaniu. Na kopercie lub na innym opakowaniu albo na dołączonej do nich metryczce informacyjnej umieszcza się w szczególności:

1) pieczęć jednostki organizacyjnej, w której jest prowadzone postępowanie przygotowawcze;

2) sygnaturę akt postępowania przygotowawczego;

3) numer i pozycję w wykazie.

2. W magazynie depozytowym można przechowywać także przedmioty, o których mowa w § 35 ust. 1 pkt 3.

3. Magazyn depozytowy tworzy się w komendzie oddziału. Magazyny depozytowe tworzy się także w PSG, w której istnieje pomieszczenie lub miejsce, spełniające wymagania określone w ust. 1, które może zostać przeznaczone na taki magazyn.

4. Utworzenie magazynu depozytowego następuje na podstawie pisemnej decyzji wydanej odpowiednio przez komendanta oddziału albo komendanta PSG, która zawiera w szczególności:

1) wskazanie pomieszczenia lub miejsca, w którym zostanie utworzony magazyn depozytowy;

2) regulamin magazynu depozytowego.

5. W przypadku, gdy w PSG nie został utworzony magazyn depozytowy przedmioty, o których mowa w § 35 ust. 1 pkt 1 i 3, oraz ślady kryminalistyczne przechowuje się, o ile ich właściwości na to pozwalają, w przeznaczonej do tego celu szafie metalowej. Do przechowywania przedmiotów, o których mowa w § 35 ust. 1 pkt 1 i 3, oraz śladów kryminalistycznych w szafie metalowej stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące magazynu depozytowego.

6. Przekazane do magazynu depozytowego przedmioty, o których mowa w § 35 ust. 1 pkt 1, oraz ślady kryminalistyczne ewidencjonuje się w księdze dowodów rzeczowych, zwanej dalej „księgą".

7. Przekazane do magazynu depozytowego przedmioty, o których mowa § 35 ust. 1 pkt 3, ewidencjonuje się w spisie przedmiotów zajętych w celu dokonania zabezpieczenia majątkowego, zwanym dalej „spisem".

8. BSW oraz ZOŚ korzysta z magazynów depozytowych oddziałów lub PSG.

9. W uzasadnionych przypadkach, gdy w oddziale lub PSG nie ma możliwości przechowywania przedmiotów, o których mowa w § 35 ust. 1 pkt 1 i 3, lub śladów kryminalistycznych, oddział albo PSG może korzystać z magazynów depozytowych innych oddziałów lub PSG.

2. Do obowiązków depozytariusza należy:

1) przyjmowanie przedmiotów, o których mowa w § 35 ust. 1 pkt 1, oraz śladów kryminalistycznych, według stanu podanego w wykazie oraz wydawanie ich dla potrzeb prowadzonego postępowania;

2) przyjmowanie przedmiotów, o których mowa w § 35 ust. 1 pkt 3, oraz wydawanie ich dla potrzeb prowadzonego postępowania;

3) przechowywanie decyzji, o której mowa w § 37 ust. 4;

4) prowadzenie księgi;

5) prowadzenie spisu;

6) prawidłowe przechowywanie przedmiotów, o których mowa w § 35 ust. 1 pkt 1 i 3, oraz śladów kryminalistycznych;

7) sprawdzanie stanu przechowywanych w magazynie przedmiotów, o których mowa w § 35 ust. 1 pkt 1 i 3, oraz śladów kryminalistycznych;

8) sporządzenie protokołu przekazania magazynu depozytowego, w przypadku przekazania go osobie zastępującej albo zmiany depozytariusza.

3. Depozytariusz przyjmując przedmioty, o których mowa w § 35 ust. 1 pkt 1, oraz ślady kryminalistyczne każdorazowo sprawdza zgodność opisu w wykazie z oznaczeniami na opakowaniach, w których znajdują się te przedmioty, bądź na przymocowanych do opakowań lub przedmiotów metryczkach.

4. Bieżący nadzór nad właściwym przechowywaniem i zabezpieczeniem przedmiotów, o których mowa w § 35 ust. 1 pkt 1 i 3, oraz śladów kryminalistycznych sprawuje:

1) naczelnik WOŚ lub wyznaczona przez niego osoba - w przypadku magazynu depozytowego znajdującego się w komendzie oddziału;

2) komendant PSG lub wyznaczona przez niego osoba - w przypadku magazynu depozytowego znajdującego się w PSG.

5. W pierwszym kwartale roku kalendarzowego przeprowadza się inwentaryzację przechowywanych w magazynie depozytowym przedmiotów, o których mowa w § 35 ust. 1 pkt 1 i 3, oraz śladów kryminalistycznych. Inwentaryzację przeprowadza komisja powołana przez komendanta oddziału lub jego zastępcę na wniosek:

1) naczelnika WOŚ - w przypadku magazynu depozytowego znajdującego się w komendzie oddziału;

2) komendanta PSG - w przypadku magazynu depozytowego znajdującego się w PSG.

6. Z inwentaryzacji przeprowadzonej w magazynie depozytowym, o którym mowa w ust. 4 pkt 1, sporządza się protokół w jednym egzemplarzu, który przedkłada się komendantowi oddziału.

7. Z inwentaryzacji przeprowadzonej w magazynie depozytowym, o którym mowa w ust. 4 pkt 2, sporządza się protokół w dwóch egzemplarzach. Pierwszy egzemplarz pozostawia się w PSG, a drugi przesyła się do naczelnika WOŚ, który przedkłada go komendantowi oddziału.

8. W uzasadnionych przypadkach otwarcia magazynu depozytowym może dokonać komisja powołana odpowiednio przez:

1) komendanta oddziału lub jego zastępcę - w przypadku magazynu depozytowego, o którym mowa w ust. 4 pkt 1;

2) komendanta PSG lub jego zastępcę w PSG - w przypadku magazynu depozytowego, o którym mowa w ust. 4 pkt 2.

9. Z przeprowadzonego komisyjnie otwarcia magazynu depozytowego, o którym mowa w ust. 8, sporządza się protokół.

10. Wejście do magazynu depozytowego, z wyjątkiem przypadku, o którym mowa w ust. 8, może nastąpić jedynie w obecności depozytariusza albo zastępującej go osoby, jeżeli została wyznaczona.

2. Przedmioty, o których mowa w § 35 ust. 1 pkt 3, przed rozstrzygnięciem w zakresie dalszego sposobu postępowania, funkcjonariusz prowadzący postępowanie przygotowawcze możne przechowywać w odpowiednio zabezpieczonym miejscu lub innym pomieszczeniu służbowym albo w odpowiednio zabezpieczonej użytkowanej przez niego szafie.

2. Z czynności, o której mowa w ust. 1, sporządza się protokół. W protokole zamieszcza się w szczególności:

1) datę oddania na przechowanie przedmiotów;

2) nazwę i siedzibę osoby prawnej lub innego podmiotu albo imię, nazwisko, miejsce zamieszkania osoby fizycznej, której oddano na przechowanie przedmioty;

3) opis przedmiotu z informacją o jego stanie.

2. Polskie i zagraniczne znaki pieniężne będące w obiegu, jeżeli nie noszą śladów przestępstwa albo z innych powodów nie jest konieczne zachowanie ich w konkretnych egzemplarzach, wpłaca się na konto sum depozytowych właściwego organu.

2. Sposób opakowania i zabezpieczenia depozytu wartościowego dostosowuje się do wymagań placówki banku, w którym ma on zostać złożony.

3. Na opakowaniu depozytu wartościowego oprócz pieczęci, wpisuje się nazwę i adres jednostki organizacyjnej składającej depozyt wartościowy oraz dane umożliwiające identyfikację tego depozytu. Dodatkowo sporządza się w trzech egzemplarzach protokół zapakowania depozytu wartościowego, którego jeden egzemplarz umieszcza się wewnątrz opakowania depozytu, a pozostałe umieszcza się w aktach głównych i aktach kontrolnych.

4. Pakowanie i rozpakowanie depozytu wartościowego odbywa się komisyjnie. Skład komisji, poprzez odnotowanie w karcie nadzoru sprawy, o której mowa § 18 ust. 2, określa:

1) naczelnik wydziału BSW lub jego zastępca - w BSW;

2) naczelnik lub jego zastępca - w WOŚ;

3) komendant lub jego zastępca - w PSG;

4) naczelnik wydziału PZ lub jego zastępca - w ZOŚ.

5. Funkcjonariusz składający depozyt wartościowy wypełnia deklarację depozytową w co najmniej dwóch egzemplarzach.

6. Deklarację depozytową podpisuje osoba, której wzór podpisu jest przechowywany w banku.

7. Oryginał dowodu depozytowego wydanego funkcjonariuszowi składającemu depozyt wartościowy przez bank na dowód przyjęcia, dołącza się do akt głównych, a kopię dowodu depozytowego dołącza się do akt kontrolnych.

8. W deklaracji depozytowej wskazuje się podmiot, do którego dyspozycji pozostaje depozyt wartościowy, i przekazuje się temu podmiotowi kolejny egzemplarz deklaracji depozytowej wraz z kopią dowodu depozytowego.

9. W przypadku zmiany podmiotu, do którego dyspozycji pozostaje depozyt wartościowy złożony w banku, informuje się pisemnie bank o tej zmianie.

10. Przekazania deklaracji depozytowej i dowodu depozytowego w przypadku, o którym mowa w ust. 9, dokonuje podmiot, do którego dyspozycji pozostaje depozyt wartościowy.

11. Odebranie depozytu wartościowego z banku następuje na podstawie pisemnego polecenia wydania tego depozytu z jednoczesnym zwrotem dowodu depozytowego. Pisemne polecenie wydania depozytu wartościowego podpisuje osoba, o której mowa w ust. 6.

12. Do przekazywania i przechowywania przedmiotów, o których mowa w § 43 ust. 1, przez właściwą instytucję przepisy ust. 1 - 11 stosuje się odpowiednio.

2. Przekazując rzeczy, o których mowa w ust. 1, na przechowanie wskazuje się jednocześnie podmiot, do którego dyspozycji one pozostają, a w przypadku jego zmiany informuje się o tym instytucję przechowującą te rzeczy.

1) wykaz;

2) księga;

3) deklaracja depozytowa i dowód depozytowy;

4) protokół oddania rzeczy na przechowanie osobie godnej zaufania;

5) dokumenty potwierdzające przyjęcie, wydanie lub przekazanie rzeczy.

2. Wykaz sporządza się co najmniej w trzech egzemplarzach, z których:

1) egzemplarz nr 1 dołącza się do akt głównych postępowania przygotowawczego;

2) egzemplarz nr 2 dołącza się do akt kontrolnych postępowania przygotowawczego;

3) egzemplarz nr 3 przekazuje się depozytariuszowi.

3. W uzasadnionych przypadkach można sporządzić dodatkowe egzemplarze wykazu.

4. W przypadku sporządzania w postępowaniu przygotowawczym więcej niż jednego wykazu, należy zachować ciągłość numeracji kolejnych wykazów oraz ciągłość numeracji pozycji przedmiotów, o których mowa w § 35 ust. 1 pkt 1, oraz śladów kryminalistycznych w wykazie.

5. Wykazy sporządzone przez jednostkę organizacyjną rejestruje się w księdze, poprzez wpisanie numeru pozycji z wykazu, bez wpisywania do niej przedmiotów, o których mowa w § 35 ust. 1 pkt 1, oraz śladów kryminalistycznych wyszczególnionych w tych wykazach.

2. Księga może obejmować okres dłuższy niż jeden rok.

3. W przypadku prowadzenia księgi w postaci elektronicznej systematycznie dokonuje się aktualizacji kopii księgi lub spisu na nośniku zapasowym. Nośnik zapasowy stanowi wówczas dodatkowy element dokumentacji, o której mowa w § 46 ust. 1.

4. W przypadku prowadzenia księgi w postaci elektronicznej, na koniec roku kalendarzowego dokonuje się jej wydruku.

5. Do prowadzenia spisu stosuje się przepisy ust. 1 - 4.

2. Przekazania przedmiotów, o których mowa w § 35 ust. 1 pkt 1, oraz śladów kryminalistycznych prokuratorowi, sądowi albo innemu organowi prowadzącemu postępowanie przygotowawcze dokonuje się za pokwitowaniem odbioru.

3. W przypadku przedmiotów, o których mowa w § 35 ust. 1 pkt 1, oraz śladów kryminalistycznych, które z uwagi na właściwości fizyczne nie zostały przekazane prokuratorowi, sądowi albo innemu organowi, o którym mowa w ust. 1, w piśmie przewodnim umieszcza się informację o miejscu ich przechowywania. W piśmie przewodnim zamieszcza się także wniosek o podjęcie decyzji, co do miejsca ich dalszego przechowywania.

1) komendant BSW - w przypadku, gdy zniszczeniu podlegają przedmioty, o których mowa w § 35 ust. 1 pkt 1, lub ślady kryminalistyczne zabezpieczone przez BSW;

2) komendant oddziału na wniosek naczelnika WOŚ albo komendanta PSG - w przypadku, gdy zniszczeniu podlegają przedmioty, o których mowa w § 35 ust. 1 pkt 1, lub ślady kryminalistyczne zabezpieczone przez WOŚ albo PSG;

3) dyrektor ZOŚ - w przypadku, gdy zniszczeniu podlegają przedmioty, o których mowa w § 35 ust. 1 pkt 1, lub ślady kryminalistyczne zabezpieczone przez ZOŚ.

1) CBD EWIDA;

2) A-EWIDA.

2. Celem ewidencji, o której mowa w ust. 1, jest w szczególności:

1) gromadzenie informacji służących rozpoznawaniu, zapobieganiu i wykrywaniu przestępstw i wykroczeń oraz ściganiu ich sprawców, ustalaniu metod ich popełnienia, a także wykorzystywaniu ich w innych postępowaniach;

2) zapewnienie koordynacji działań wykonywanych w związku z prowadzonymi przez Straż Graniczną postępowaniami przygotowawczymi, czynnościami postępowania przygotowawczego i postępowaniami sprawdzającymi oraz koordynacji z czynnościami operacyjno-rozpoznawczymi wykonywanymi przez Straż Graniczną;

3) zapewnienie właściwego nadzoru nad prowadzonymi postępowaniami przygotowawczymi, czynnościami postępowania przygotowawczego i postępowaniami sprawdzającymi.

3. Przetwarzanie informacji w CBD EWIDA dokonuje się na zasadach określonych w algorytmie CBD EWIDA.

4. Przetwarzania informacji w A-EWIDA dokonuje się w:

1) ZOŚ, WOŚ oraz PSG - na zasadach określonych w przepisach odrębnych dotyczących wykonywania czynności operacyjno-rozpoznawczych oraz prowadzenia ewidencji operacyjnej w Straży Granicznej;

2) BSW - na zasadach określonych w przepisach odrębnych dotyczących sposobu i trybu gromadzenia i przetwarzania informacji przez Biuro Spraw Wewnętrznych Straży Granicznej w module A-EWIDA Centralnej Bazy Danych EWIDA II.

1) postępowania przygotowawcze,

2) czynności postępowania przygotowawczego przeprowadzone w niezbędnym zakresie w trybie art. 308 k.p.k.,

3) czynności postępowania przygotowawczego powierzone przez prokuratora Straży Granicznej do wykonania

- rejestruje się w rejestrze śledztw i dochodzeń (RSD).

2. Rejestracji, o której mowa w ust. 1 pkt 1, dokonuje się także po wydaniu postanowienia o wyłączeniu materiałów do odrębnego postępowania przygotowawczego o poszczególne czyny lub względem poszczególnych osób.

3. Prowadzone postępowania sprawdzające oraz postanowienia o odmowie wszczęcia śledztwa albo dochodzenia bez przeprowadzenia postępowania sprawdzającego rejestruje się w rejestrze czynności sprawdzających i odmów wszczęcia postępowania przygotowawczego (RCS).

4. Rejestry, o których mowa w ust. 1 i 3, prowadzi się w postaci elektronicznej w CBD EWIDA.

5. W związku z prowadzeniem postępowań przygotowawczych, czynności postępowania przygotowawczego oraz postępowań sprawdzających, w zależności od potrzeb mogą być, za zgodą odpowiednio komendanta BSW albo dyrektora ZOŚ prowadzone także inne rejestry.

1) kwalifikacji prawnej czynu;

2) podejrzanym;

3) osobie podejrzanej (sprawcy);

4) obiekcie, który posiada indywidualny numer umożliwiający jego identyfikację.

2. Zgłoszeniu w CBD EWIDA w związku z prowadzonymi postępowaniami przygotowawczymi, czynnościami postępowania przygotowawczego powierzonymi przez prokuratora Straży Granicznej do wykonania oraz postępowaniami sprawdzającymi podlegają informacje:

1) o obiekcie będącym przedmiotem czynu zabronionego, który nie posiada indywidualnego numeru umożliwiającego jego identyfikację;

2) o uszczupleniu lub narażeniu na uszczuplenie należności publicznoprawnej;

3) o poniesionych kosztach prowadzonego postępowania;

4) inne informacje istotne dla prowadzonych postępowań przygotowawczych, czynności postępowania przygotowawczego powierzonych przez prokuratora Straży Granicznej do wykonania oraz postępowań sprawdzających zawarte w algorytmie CBD EWIDA.

3. Dane osób, o których mowa w ust. 1 pkt 2 i 3, przed ich wprowadzeniem do CBD EWIDA weryfikuje się i uzupełnia z wykorzystaniem dostępnych baz danych.

2. Rejestracji, zgłoszenia oraz aktualizacji informacji w CBD EWIDA dokonują osoby posiadające profilowany dostęp do CBD EWIDA.

2. Wyznaczona osoba odpowiednio w Wydziale I BSW, wydziale ewidencji oraz sekcji ewidencji weryfikuje wniosek, o którym mowa w ust. 1, a w przypadku stwierdzenia, że wniosek jest niezasadny o odmowie realizacji wniosku informuje wnioskodawcę.

3. Do weryfikacji zarejestrowanych i zgłoszonych informacji w CBD EWIDA są uprawnione osoby wykonujące obowiązki w Wydziale I BSW, wydziale ewidencji oraz sekcji ewidencji.

4. Błędnie dokonana rejestracja albo zgłoszenie są poprawiane lub usuwane przez osoby wykonujące obowiązki odpowiednio w Wydziale I BSW, wydziale ewidencji albo sekcji ewidencji, z uwzględnieniem posiadanych przez te osoby uprawnień nadanych zgodnie z algorytmem CBD EWIDA.

5. Zakres danych, które mogą być poprawione lub usunięte przez osoby wykonujące obowiązki w Wydziale I BSW, wydziale ewidencji oraz sekcji ewidencji określa algorytm CBD EWIDA.

6. Komendant BSW informuje naczelników wydziałów BSW o zmianie w algorytmie CBD EWIDA.

7. Dyrektor ZOŚ informuje komendantów oddziałów o zmianie w algorytmie CBD EWIDA.

1) przełożonego posiadającego właściwy profil dostępu do CBD EWIDA;

2) inne osoby upoważnione w tym zakresie odpowiednio przez komendanta BSW, komendanta oddziału, komendanta PSG albo naczelnika WOŚ, posiadające właściwy profil dostępu do CBD EWIDA.

1) osoby, o których mowa w § 53 ust. 1 pkt 2 i 3, w szczególności w następujących przypadkach:

a) przed planowanym zatrzymaniem albo po dokonaniu nieplanowanego zatrzymania,

b) przed planowanym przeszukaniem albo po dokonaniu nieplanowanego przeszukania,

c) przed przesłuchaniem,

d) przed przedstawieniem zarzutu;

2) obiekty, o których mowa w § 53 ust. 1 pkt 4, w szczególności w następujących przypadkach:

a) przed planowanym przeszukaniem albo po dokonaniu nieplanowanego przeszukania,

b) przed planowanym zatrzymaniem rzeczy albo po dokonaniu nieplanowanego zatrzymania rzeczy.

2. Sprawdzeń, o których mowa w ust. 1, dokonuje się w P-EWIDA oraz systemach zintegrowanych z P- EWIDA innych podmiotów.

3. W BSW sprawdzeń, o których mowa w ust. 1, dokonuje się:

1) w ewidencji BSW oraz w Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego i Centralnym Biurze Antykorupcyjnym;

2) w P-EWIDA, z wyłączeniem funkcjonariuszy i pracowników Straży Granicznej.

4. W przypadku braku możliwości dokonania sprawdzeń w P-EWIDA, sprawdzeń, o których mowa w ust. 1, dokonuje się za pośrednictwem modułu Systemy Poszukiwawcze i Informacyjne Ewida (SPiI Ewida) Zintegrowanego Sytemu Ewidencji w ramach Centralnej Bazy Danych Straży Granicznej lub w formie papierowej.

5. Jeżeli ustalenia wynikające z przeprowadzonych czynności postępowania przygotowawczego wskazują na taką potrzebę, sprawdzeń o których mowa w ust. 1, można dokonać w kartotekach (ewidencjach) innych służb działających w systemie ochrony bezpieczeństwa państwa i porządku publicznego.

6. Od dokonania sprawdzeń, o których mowa w ust. 1, można odstąpić w przypadku, gdy od dokonania ostatniego sprawdzenia nie minęło 30 dni.

7. W przypadku uzyskania w wyniku dokonanych sprawdzeń, o których mowa w ust. 1, informacji o objęciu innym postępowaniem przygotowawczym, czynnościami postępowania przygotowawczego powierzonymi przez prokuratora do wykonania, postępowaniem sprawdzającym albo sprawą ewidencji operacyjnej sprawdzanych osób, o których mowa w § 53 ust. 1 pkt 2 i 3 lub obiektów, o których mowa w § 53 ust. 1 pkt 4, funkcjonariusz prowadzący postępowanie albo czynności, dokonujący sprawdzenia, jest zobowiązany do przeprowadzenia konsultacji z funkcjonariuszem prowadzącym inne postępowanie albo czynności, a w przypadku spraw ewidencji operacyjnej z funkcjonariuszem wskazanym w odpowiedzi.

8. W przypadku, o którym mowa w § 15 ust. 1, sprawdzenia dokonuje podmiot występujący z wnioskiem o przeprowadzenie czynności postępowania przygotowawczego w ramach pomocy prawnej.

9. Dokonane sprawdzenie dokumentuje się w wykazie sprawdzeń.

2. Materiały do archiwizacji przygotowuje, w tym sporządza spis akt, funkcjonariusz prowadzący postępowanie przygotowawcze, czynności postępowania przygotowawczego powierzone przez prokuratora Straży Granicznej do wykonania albo postępowanie sprawdzające lub inna osoba pod jego nadzorem.

3. Osoba wykonująca obowiązki odpowiednio w Wydziale I BSW, wydziale ewidencji albo sekcji ewidencji przed przesłaniem materiałów do Archiwum Straży Granicznej, weryfikuje dane z postępowania przygotowawczego, czynności postępowania przygotowawczego powierzonych przez prokuratora Straży Granicznej do wykonania albo postępowania sprawdzającego z informacjami wprowadzonymi do CBD EWIDA. W przypadku stwierdzenia niedopełnienia obowiązku rejestracji, zgłoszenia lub stwierdzenia błędnej rejestracji lub zgłoszenia, zwraca materiały celem uzupełnienia, powiadamiając o tym bezpośredniego przełożonego funkcjonariusza prowadzącego postępowanie albo czynności poprzez wypełnienie w CBD EWIDA zakładki „komentarz", w której ujmuje błędy, a następnie zmienia status postępowania z „zakończony" na „do uzupełnienia".

4. W przypadku zwrotu materiałów, o których mowa w ust. 3, funkcjonariusz prowadzący postępowanie przygotowawcze, czynności postępowania przygotowawczego powierzone przez prokuratora Straży Granicznej do wykonania albo postępowanie sprawdzające podejmuje czynności zmierzające do poprawy błędów lub uzupełnienia brakujących informacji w terminie 7 dni od dnia otrzymania zwróconych materiałów.

5. Zastrzeżenia, co do prawidłowości i terminowości wykonania czynności rejestracji, zgłoszenia lub aktualizacji przez funkcjonariusza prowadzącego postępowanie przygotowawcze albo czynności postępowania przygotowawczego powierzone przez prokuratora Straży Granicznej do wykonania przełożony odnotowuje w karcie nadzoru sprawy, o której mowa w § 18 ust. 2.

6. Materiały, o których mowa w ust. 1, przesyła się ze spisem akt do Archiwum Straży Granicznej za pośrednictwem:

1) Wydziału I BSW - w BSW;

2) sekcji ewidencji - w oddziale;

3) wydziału ewidencji - w ZOŚ.

7. Spis akt, o którym mowa w ust. 6, sporządza się w trzech egzemplarzach.

8. Archiwum Straży Granicznej, po przyjęciu materiałów postępowania przygotowawczego, czynności postępowania przygotowawczego powierzonych przez prokuratora Straży Granicznej do wykonania albo postępowania sprawdzającego, wprowadza do CBD EWIDA sygnaturę archiwalną i datę archiwizacji.

9. Archiwum Straży Granicznej po wykonaniu czynności, o których mowa w ust. 8, jeden egzemplarz spisu akt przesyła odpowiednio do wydziału BSW, oddziału albo ZOŚ, w którym było prowadzone postępowanie przygotowawcze, czynności postępowania przygotowawczego powierzone przez prokuratora Straży Granicznej do wykonania albo postępowanie sprawdzające.

2. Akta kontrolne, o których mowa w ust. 1, przygotowuje do archiwizacji, w tym sporządza spis akt, funkcjonariusz prowadzący postępowanie przygotowawcze, czynności postępowania przygotowawczego powierzone przez prokuratora Straży Granicznej do wykonania albo postępowanie sprawdzające, lub inna osoba pod jego nadzorem.

3. Funkcjonariusz, o którym mowa w ust. 2, informuje za pośrednictwem poczty elektronicznej funkcjonariusza lub pracownika, odpowiednio Wydziału I BSW, wydziału ewidencji, sekcji ewidencji, o zakończeniu postępowania albo czynności i zamieszczeniu w systemie odwzorowanych cyfrowo obrazów odpowiednich dokumentów dotyczących danego postępowania albo czynności, podając jednocześnie numer ewidencyjny akt kontrolnych, numer rejestru, w którym postępowanie albo czynności zostały zarejestrowane oraz liczbę dokumentów wprowadzonych do CBD EWIDA.

4. Osoba wykonująca obowiązki odpowiednio w Wydziale I BSW, wydziale ewidencji albo sekcji ewidencji, przed przesłaniem spisu akt do Archiwum Straży Granicznej, weryfikuje dane z załączonych dokumentów z informacjami wprowadzonymi do CBD EWIDA. W przypadku stwierdzenia niedopełnienia obowiązku rejestracji, zgłoszenia lub stwierdzenia błędnej rejestracji lub zgłoszenia, powiadamia o tym bezpośredniego przełożonego funkcjonariusza prowadzącego postępowanie albo czynności poprzez wypełnienie w CBD EWIDA zakładki „komentarz", w której wskazuje błędy, a następnie zmienia status postępowania albo czynności z „zakończony" na „do uzupełnienia".

5. W przypadku, o których mowa w ust. 4, funkcjonariusz prowadzący postępowanie przygotowawcze, czynności postępowania przygotowawczego powierzone przez prokuratora Straży Granicznej do wykonania albo postępowanie sprawdzające uzupełnia brakujące informacje w terminie 7 dni od dnia otrzymania informacji o obowiązku uzupełnienia CBD EWIDA.

6. Zastrzeżenia co do prawidłowości i terminowości wykonania czynności rejestracji, zgłoszenia lub aktualizacji przez funkcjonariusza, o którym mowa w ust. 2, przełożony odnotowuje w CBD EWIDA.

7. Archiwum Straży Granicznej, po przyjęciu spisu akt, wprowadza do CBD EWIDA sygnaturę archiwalną i datę archiwizacji.

8. Do spisu akt stosuje się przepisy § 59 ust. 7 i 9.

2. Komendant oddziału może udostępnić na wniosek uprawnionego podmiotu informacje z materiałów postępowań przygotowawczych, czynności postępowania przygotowawczego powierzonych przez prokuratora Straży Granicznej do wykonania albo postępowań sprawdzających prowadzonych w podległym mu oddziale, w tym także z zarchiwizowanych przez podległy mu oddział akt kontrolnych, zawierających informacje, do których posiada dostęp.

3. Dyrektor ZOŚ może udostępnić na wniosek uprawnionego podmiotu informacje z materiałów postępowań przygotowawczych, czynności postępowania przygotowawczego powierzonych przez prokuratora Straży Granicznej do wykonania albo postępowań sprawdzających prowadzonych w ZOŚ, oraz z zarchiwizowanych przez ZOŚ, oddział albo PSG akt kontrolnych zawierających informacje, do których posiada dostęp.

1) komendanta BSW,

2) komendanta oddziału,

3) dyrektora ZOŚ

- udzieloną w odniesieniu do materiałów zarchiwizowanych przez podległą im jednostkę organizacyjną albo komórkę organizacyjną.

2. Zgoda, o której mowa w ust. 1, nie jest wymagana, jeżeli z przepisów odrębnych wynika obowiązek udostępnienia takich materiałów.

3. Zgoda, o której mowa w ust. 1 pkt 2 i 3, nie jest wymagana w przypadku, gdy o udostępnienie materiałów wystąpi komendant BSW.

4. Zgoda, o której mowa w ust. 1 pkt 2, nie jest wymagana w przypadku, gdy o udostępnienie materiałów wystąpi dyrektor ZOŚ.

5. Zarchiwizowane akta kontrolne w postaci elektronicznej, po ich wygenerowaniu, Archiwum Straży Granicznej przesyła do uprawnionego podmiotu w Straży Granicznej przy wykorzystaniu służbowej poczty elektronicznej lub na zarejestrowanych nośnikach danych.

6. W przypadku, gdy podmiotem wnioskującym o udostępnienie akt kontrolnych jest komendant BSW, komendant oddziału albo dyrektor ZOŚ, a wniosek dotyczy akt kontrolnych prowadzonych w postaci elektronicznej, zarchiwizowanych przez podległą mu jednostkę organizacyjną albo komórkę organizacyjną, Archiwum Straży Granicznej może wyrazić zgodę na wygenerowanie akt kontrolnych przez osobę, którą wyznacza:

1) naczelnik Wydziału I BSW - w przypadku, gdy akta kontrolne były prowadzone w BSW;

2) naczelnik WOŚ - w przypadku, gdy akta kontrolne były prowadzone w oddziale;

3) naczelnik wydziału ewidencji - w przypadku, gdy akta kontrolne były prowadzone w ZOŚ.

7. Archiwum Straży Granicznej, udostępniając materiały postępowania przygotowawczego, czynności postępowania przygotowawczego powierzonych przez prokuratora Straży Granicznej do wykonania albo postępowania sprawdzającego, poucza o:

1) zakazie wykonywania elektronicznych kopii;

2) trwałego ingerowania w udostępnione materiały;

3) zakazie ich udostępniania innym podmiotom;

4) obowiązku zwrotu w terminie 30 dni od ich udostepnienia, a w przypadku akt kontrolnych udostępnionych w postaci elektronicznej o obowiązku ich niezwłocznego, komisyjnego i protokolarnego brakowania, nie później niż w terminie 30 dni od ich udostępnienia;

5) obowiązku poinformowania Archiwum Straży Granicznej o wykonaniu czynności, o których mowa w pkt 4.

2. Czynności wykonane oraz dokumenty sporządzone w toku postępowań lub czynności, o których mowa w ust. 1, zachowują ważność.

2. W terminie, o którym mowa w ust. 1, dowody rzeczowe, zaewidencjonowane w księdze dowodów rzeczowych prowadzonej na podstawie przepisów dotychczasowych, oraz ślady kryminalistyczne i inne przedmioty, które będą podlegały dalszemu przechowywaniu w magazynie depozytowym, rejestruje się odpowiednio w księdze dowodów rzeczowych albo spisie przedmiotów zajętych w celu dokonania zabezpieczenia majątkowego prowadzonych na podstawie zarządzenia.

2. Zaewidencjonowane w rejestrach, o których mowa w ust. 1, i niezakończone do dnia wejścia w życie zarządzenia postępowania albo czynności podlegają przerejestrowaniu do rejestrów, o których mowa w § 52 ust. 1 lub 3, w terminie 14 dni od dnia wejścia w życie zarządzenia.

Komendant Główny Straży Granicznej
gen. dyw. SG Tomasz Praga

¹⁾ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz.U. z 2019 r. poz. 125, 235, 1091, 1608, 1635, 1726 i 2020.