Dzienniki Urzędowe - rok 2021 poz. 34

Na podstawie art. 175 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 305 i 1236) zarządza się, co następuje:

Ustala się Regulamin dokonywania wydatków przy wykorzystaniu służbowych kart płatniczych w Ministerstwie Rodziny i Polityki Społecznej, stanowiący załącznik do zarządzenia.

Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o służbowej karcie płatniczej, rozumie się przez to kartę płatniczą, o której mowa w art. 2 pkt 15a ustawy z dnia 19 sierpnia 2011 r. o usługach płatniczych (Dz. U. z 2020 r. poz. 794 i 1639 oraz z 2021 r. poz. 355).

Do spraw dotyczących służbowych kart płatniczych wydanych przed dniem wejścia w życie zarządzenia stosuje się przepisy niniejszego zarządzenia.

Traci moc decyzja nr 4 Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 23 czerwca 2010 r. w sprawie sposobu dokonywania wydatków przy wykorzystaniu służbowych kart płatniczych użytkowanych w Ministerstwie Pracy i Polityki Społecznej oraz podległych jednostkach organizacyjnych (Dz. Urz. Min. Prac. i Pol. Społ. poz. 8).

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia.

MINISTER RODZINY
I POLITYKI SPOŁECZNEJ

Marlena Maląg

Załącznik do zarządzenia nr 34
Ministra Rodziny i Polityki Społecznej
z dnia 3 sierpnia 2021 r. (poz. 34)

REGULAMIN

dokonywania wydatków przy wykorzystaniu służbowych kart płatniczych w Ministerstwie Rodziny i Polityki Społecznej

§ 1.

Regulamin dokonywania wydatków przy wykorzystaniu służbowych kart płatniczych w Ministerstwie Rodziny i Polityki Społecznej, zwany dalej „Regulaminem”, określa:

1) funkcje, stanowiska i zakres obowiązków służbowych uprawniających do korzystania ze służbowej karty płatniczej, zwanej dalej „kartą”;

2) tryb i warunki przyznawania karty i ustalania wysokości miesięcznych limitów wydatków;

3) rodzaje towarów i usług, za które może być dokonywana zapłata za pomocą karty;

4) sposób prowadzenia ewidencji wydanych kart;

5) sposób i terminy rozliczania płatności dokonanych przy wykorzystaniu karty.

§ 2.

Uprawnionym do korzystania z karty, zwanym dalej „użytkownikiem karty”, jest pracownik Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej, zwanego dalej „Ministerstwem”, imiennie wskazany przez Dyrektora Generalnego Ministerstwa lub osobę przez niego upoważnioną, jeżeli zajmuje stanowisko służbowe związane z realizacją zadań, podczas których jest uzasadnione dokonywanie płatności kartą.

§ 3.

1. Karta może być przyznana pracownikowi Ministerstwa, niepozostającemu w okresie wypowiedzenia stosunku pracy, jeżeli jego zakres obowiązków służbowych uzasadnia przyznanie karty, w szczególności w związku z organizacją krajowych lub zagranicznych podróży służbowych członków kierownictwa i pracowników Ministerstwa.

2. O przyznaniu karty decyduje Dyrektor Generalny Ministerstwa lub osoba przez niego upoważniona.

3. Przyznanie karty następuje na podstawie wniosku, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do Regulaminu.

4. Przyznanie karty następuje na czas oznaczony, na podstawie umowy o korzystanie do celów służbowych z karty płatniczej, określającej prawa i obowiązki użytkownika karty, zwanej dalej „umową”, zawartej pomiędzy Dyrektorem Generalnym Ministerstwa lub osobą przez niego upoważnioną, a użytkownikiem karty. Wzór umowy stanowi załącznik nr 2 do Regulaminu.

5. Umowa określa w szczególności:

1) okres, na jaki jest przyznawana karta;

2) miesięczny limit wydatków;

3) zakres wydatków realizowanych przy wykorzystaniu karty, w tym rodzaj dozwolonych operacji finansowych;

4) tryb postępowania w przypadku naruszenia umowy lub Regulaminu;

5) pouczenie o odpowiedzialności za nieprawidłowe wykorzystanie karty, w szczególności za powstałą szkodę z tego tytułu;

6) zobowiązanie użytkownika karty do przestrzegania Regulaminu oraz ustalonego przez bank regulaminu korzystania z kart płatniczych.

Wraz z zawarciem umowy użytkownik karty składa oświadczenie o przyjęciu odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone przez pracodawcę z obowiązkiem zwrotu lub wyliczenia się oraz oświadczenie o zapoznaniu się z ustalonym przez bank regulaminem korzystania z kart płatniczych i niniejszym Regulaminem. Wzory oświadczeń stanowią odpowiednio załączniki nr 3 i 4 do Regulaminu.

6. W przypadku wygaśnięcia przyczyn uzasadniających przyznanie karty, w tym odwołania z pełnionej funkcji, przeniesienia na stanowisko nieuprawniające do korzystania z karty lub wypowiedzenia stosunku pracy, użytkownik karty jest obowiązany do niezwłocznego zaprzestania użytkowania karty, rozliczenia dokonanych przy jej użyciu operacji finansowych oraz natychmiastowego zwrotu karty za pokwitowaniem do Departamentu Budżetu, zwanego dalej „DB”.

7. Dzienny oraz miesięczny limit wydatków przy wykorzystaniu karty, stanowiący dopuszczalną w okresie rozliczeniowym łączną kwotę wydatków dokonanych kartą, jest ustalany indywidualnie i określany w umowie przez osobę decydującą o przyznaniu karty, o której mowa w ust. 2, po dokonaniu analizy wydatków, które będą dokonywane przy użyciu karty przez użytkownika karty.

8. Miesięczny limit wydatków dokonywanych przy wykorzystaniu jednej karty na jednego użytkownika karty wynosi nie więcej niż 20 000 zł.

§ 4.

1. Przy wykorzystaniu karty mogą być dokonywane wyłącznie płatności związane z wykonywaniem obowiązków służbowych, jeżeli nie jest możliwe dokonanie zapłaty w formie przelewu bankowego.

2. Niedopuszczalne jest wykorzystanie karty w celach prywatnych.

3. Karta może być wykorzystywana wyłącznie przez użytkownika karty.

4. Niedopuszczalna jest wypłata gotówki przy wykorzystaniu karty.

5. Przy wykorzystaniu karty mogą być dokonywane płatności za towary i usługi, w przypadku braku możliwości dokonania płatności przelewem bankowym, w szczególności:

1) związane z organizacją zagranicznych podróży służbowych, w tym zakupem miejsc hotelowych, biletów lub obowiązkowych ubezpieczeń lub innymi wydatkami niezbędnymi do organizacji podróży służbowej;

2) zakup materiałów i wyposażenia;

3) zakup licencji i dostępów do narzędzi baz danych i aplikacji internetowych, których zakup jest dostępny tylko i wyłącznie drogą online.

§ 5.

1. Wydatki dokonywane przy wykorzystaniu karty mogą być realizowane po dokonaniu kontroli wstępnej, zgodnie z regulacjami wewnętrznymi dotyczącymi obiegu i kontroli dokumentów finansowych w Ministerstwie.

2. Wydatki dokonane przy wykorzystaniu karty dokumentuje się fakturą, rachunkiem lub innym równoważnym dowodem księgowym wystawionym na Ministerstwo oraz dołącza się potwierdzenie dokonania transakcji (wydruk z terminala lub wydruk komputerowy w przypadku dokonywania płatności za pomocą Internetu).

3. Dokumenty, o których mowa w ust. 2, opisuje się w sposób umożliwiający ustalenie charakteru, okoliczności i celu dokonania wydatku oraz jego związku z wykonywaniem obowiązków służbowych. Opis dokumentu zawiera elementy spełniające warunki przeprowadzenia i zatwierdzenia kontroli merytorycznej, zgodnie z regulacjami wewnętrznymi, o których mowa w ust. 1.

4. Do czasu złożenia właściwego dokumentu, o którym mowa w ust. 2, użytkownik karty dokumentuje operacje finansowe, dokonane za pośrednictwem Internetu, wydrukiem komputerowym potwierdzającym dokonanie operacji, dostarczając go do DB, nie później niż w terminie 2 dni roboczych od dnia dokonania operacji.

5. Zatwierdzone merytorycznie dokumenty, o których mowa w ust. 2, użytkownik karty jest obowiązany przedłożyć do DB, nie później niż w terminie 5 dni od dnia dokonania operacji finansowej.

6. W razie przekroczenia terminu, o którym mowa w ust. 5, użytkownik karty składa pisemne wyjaśnienie powstania opóźnienia.

7. Wydatki nieudokumentowane w sposób określony w ust. 2-4 podlegają zwrotowi w trybie określonym w § 6 ust. 2 i 3.

§ 6.

1. Wykorzystanie karty niezgodnie z umową lub zarządzeniem powoduje odpowiednio odpowiedzialność pracowniczą lub dyscyplinarną użytkownika karty na zasadach określonych w odrębnych przepisach.

2. Użytkownik karty, w przypadku naruszenia procedur dokonywania wydatków przy wykorzystaniu karty, jest obowiązany niezwłocznie dokonać zwrotu wydatkowanej kwoty wraz z opłatami bankowymi związanymi z dokonaną transakcją na podstawie noty obciążeniowej wystawionej przez DB.

3. W przypadku niedokonania zwrotu lub dokonania zwrotu w niepełnej wysokości należna kwota może zostać potrącona z wynagrodzenia użytkownika karty.

4. Fakt utraty karty w wyniku jej zgubienia lub kradzieży lub fakt ujawnienia kodu PIN do karty osobie nieuprawnionej lub fakt podejrzenia, że dostęp do kodu PIN do karty uzyskały inne, nieuprawnione osoby, użytkownik karty niezwłocznie zgłasza do banku wystawiającego kartę oraz niezwłocznie powiadamia:

1) kierownika komórki organizacyjnej, w której jest zatrudniony;

2) DB.

§ 7.

1. Ewidencję kart prowadzi DB.

2. Ewidencja kart zawiera w szczególności:

1) imię i nazwisko użytkownika karty;

2) stanowisko służbowe użytkownika karty;

3) nazwę komórki organizacyjnej, w której jest zatrudniony użytkownik karty;

4) numer karty;

5) okres, na jaki karta została przyznana;

6) miesięczny limit wydatków;

7) datę wydania karty;

8) datę zwrotu karty.

Załączniki do Regulaminu dokonywania wydatków
przy wykorzystaniu służbowych kart płatniczych
w Ministerstwie Rodziny i Polityki Społecznej

Załącznik nr 1

WZÓR - WNIOSEK O PRZYZNANIE SŁUŻBOWEJ KARTY PŁATNICZEJ

Załącznik nr 2

WZÓR - UMOWA O KORZYSTANIE DO CELÓW SŁUŻBOWYCH Z KARTY PŁATNICZEJ

Załącznik nr 3

WZÓR - OŚWIADCZENIE O PRZYJĘCIU ODPOWIEDZIALNOŚCI MATERIALNEJ ZA MIENIE POWIERZONE PRZEZ PRACODAWCĘ Z OBOWIĄZKIEM ZWROTU LUB WYLICZENIA SIĘ

Załącznik nr 4

WZÓR -  OŚWIADCZENIE