Dzienniki Urzędowe - rok 2021 poz. 125

1. Na podstawie art. 16 ust. 3 ustawy z dnia 20 lipca 2000 r. o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów prawnych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1461) ogłasza się w załączniku do niniejszego obwieszczenia jednolity tekst zarządzenia nr 7 Ministra Finansów z dnia 21 stycznia 2016 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej Ministerstwa Finansów, jednolitego rzeczowego wykazu akt Ministerstwa Finansów oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego w Ministerstwie Finansów, z uwzględnieniem zmian wprowadzonych:

1) zarządzeniem Ministra Finansów z dnia 19 grudnia 2019 r. zmieniającym zarządzenie w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej Ministerstwa Finansów, jednolitego rzeczowego wykazu akt Ministerstwa Finansów oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego Ministerstwa Finansów (Dz. Urz. Min. Fin. poz. 118);

2) zarządzeniem Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2020 r. zmieniającym zarządzenie w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej Ministerstwa Finansów, jednolitego rzeczowego wykazu akt Ministerstwa Finansów oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego Ministerstwa Finansów (Dz. Urz. Min. Fin. poz. 85);

3) zarządzeniem Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej z dnia 9 marca 2021 r. zmieniającym zarządzenie w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej Ministerstwa Finansów, jednolitego rzeczowego wykazu akt Ministerstwa Finansów oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego w Ministerstwie Finansów (Dz. Urz. Min. Fin., Fun. i Poi. Reg. poz. 60).

2. Podany w załączniku do niniejszego obwieszczenia tekst jednolity zarządzenia nie obejmuje:

1) § 3-6 zarządzenia nr 7 Ministra Finansów z dnia 21 stycznia 2016 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej Ministerstwa Finansów, jednolitego rzeczowego wykazu akt Ministerstwa Finansów oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego w Ministerstwie Finansów, które stanowią:

"§ 3. Sprawy niezakończone przed dniem wejścia w życie zarządzenia prowadzone są zgodnie z dotychczas obowiązującymi przepisami.

§ 4. 1. Jednolity rzeczowy wykaz akt, o którym mowa w § 1 pkt 2, stosuje się do spraw wszczętych począwszy od dnia 1 stycznia 2016 r.

2. Sprawy, które od dnia 1 stycznia 2016 r. do dnia wejścia w życie niniejszego zarządzenia zostały zarejestrowane na podstawie dotychczas obowiązującego jednolitego rzeczowego wykazu akt, podlegają przerejestrowaniu zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt, o którym mowa w § 1 pkt 2.

3. W przypadku gdy dotychczasowe przepisy określały niższą kategorię archiwalną dokumentacji wytworzonej i zgromadzonej w Ministerstwie Finansów lub krótszy okres jej przechowywania, dokumentacja ta podlega ponownej kwalifikacji do kategorii archiwalnych określonych w jednolitym rzeczowym wykazie akt, o którym mowa w § 1 pkt 2.

4. W przypadku gdy dokumentacja wytworzona i zgromadzona w Ministerstwie Finansów nie została zakwalifikowana do odpowiednich kategorii archiwalnych przed dniem wejścia w życie zarządzenia, jest kwalifikowana na podstawie jednolitego rzeczowego wykazu akt, o którym mowa w § 1 pkt 2.

§ 5. Środki ewidencyjne dokumentacji sporządzone w archiwum zakładowym przed dniem wejścia w życie zarządzenia zachowują ważność.

§ 6. Lokal archiwum zakładowego niespełniający wymogów określonych w instrukcji, o której mowa w § 1 pkt 3, należy dostosować do tych wymogów w terminie czterech lat od dnia wejścia w życie zarządzenia.";

2) § 2 i § 3 zarządzenia Ministra Finansów z dnia 19 grudnia 2019 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej Ministerstwa Finansów, jednolitego rzeczowego wykazu akt Ministerstwa Finansów oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego Ministerstwa Finansów (Dz. Urz. Min. Fin. poz. 118), które stanowią:

"§ 2. 1. Sprawy niezakończone przed dniem 1 stycznia 2020 r. są klasyfikowane i kwalifikowane zgodnie z dotychczas obowiązującymi przepisami.

2. W przypadku gdy dotychczasowe przepisy określały niższą kategorię archiwalną dokumentacji wytworzonej i zgromadzonej w Ministerstwie Finansów lub krótszy okres jej przechowywania, dokumentacja ta podlega ponownej kwalifikacji do kategorii archiwalnych określonych w jednolitym rzeczowym wykazie akt, o którym mowa w § 1.

3. W przypadku gdy dokumentacja wytworzona i zgromadzona w Ministerstwie Finansów nie została zakwalifikowana do odpowiednich kategorii archiwalnych przed dniem wejścia w życie zarządzenia, jest kwalifikowana na podstawie jednolitego rzeczowego wykazu akt, o którym mowa w § 1.

§ 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2020 r.";

3) § 2 zarządzenia Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2020 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej Ministerstwa Finansów, jednolitego rzeczowego wykazu akt Ministerstwa Finansów oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego Ministerstwa Finansów (Dz. Urz. Min. Fin. poz. 85), który stanowi:

"§ 2. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem ogłoszenia, z mocą od dnia 1 lipca 2020 r.";

4) § 2-8 zarządzenia Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej z dnia 9 marca 2021 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej Ministerstwa Finansów, jednolitego rzeczowego wykazu akt Ministerstwa Finansów oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego w Ministerstwie Finansów (Dz. Urz. Min. Fin., Fun. i Pol. Reg. poz. 60), które stanowią:

"§ 2. 1. Dyrektor Generalny Ministerstwa Finansów wyznaczy, w terminie 30 dni od dnia wejścia w życie niniejszego zarządzenia, pierwszego Koordynatora Czynności Kancelaryjnych w Ministerstwie Finansów, i poinformuje o tym dyrektorów komórek organizacyjnych Ministerstwa Finansów.

2. Dyrektor komórki organizacyjnej Ministerstwa Finansów wyznaczy, w terminie 30 dni od dnia poinformowania go o wyznaczeniu pierwszego Koordynatora Czynności Kancelaryjnych w Ministerstwie Finansów, co najmniej dwóch koordynatorów EZD w kierowanej przez siebie komórce organizacyjnej.

3. Koordynatorzy EZD wyznaczeni w komórkach organizacyjnych przed dniem wejścia wżycie niniejszego zarządzenia wykonują swoje zadania do czasu wyznaczenia nowych koordynatorów EZD w komórkach organizacyjnych w sposób określony w ust. 2.

§ 3. Dyrektor komórki organizacyjnej Ministerstwa Finansów poinformuje, w terminie 30 dni od dnia wejścia w życie niniejszego zarządzenia, pracowników kierowanej przez siebie komórki organizacyjnej o obowiązku zapoznania się z przepisami instrukcji kancelaryjnej Ministerstwa Finansów w brzmieniu nadanym niniejszym zarządzeniem.

§ 4. Środki ewidencyjne dokumentacji sporządzone w archiwum zakładowym przed dniem wejścia w życie zarządzenia zachowują ważność.

§ 5. Dotychczasowe składy chronologiczne oraz składy informatycznych nośników danych prowadzone w Ministerstwie Finansów na podstawie § 22 ust. 1-3 instrukcji kancelaryjnej Ministerstwa Finansów, w brzmieniu dotychczasowym, z dniem wejścia w życie niniejszego zarządzenia stają się odpowiednio składami chronologicznymi oraz składami informatycznych nośników danych, o których mowa w § 23 ust. 1 i 2 instrukcji kancelaryjnej Ministerstwa Finansów, w brzmieniu nadanym niniejszym zarządzeniem.

§ 6. Przepisy instrukcji kancelaryjnej Ministerstwa Finansów, w brzmieniu dotychczasowym, stosuje się do pism skierowanych do akceptacji lub podpisu przed dniem wejścia w życie niniejszego zarządzenia.

§ 7. 1. Dotychczasowe wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw wskazane przez Dyrektora Generalnego Ministerstwa Finansów na podstawie § 8 ust. 2 instrukcji kancelaryjnej Ministerstwa Finansów, w brzmieniu dotychczasowym, zachowują moc do czasu wskazania przez Dyrektora Generalnego Ministerstwa Finansów wyjątków od wykonywania czynności kancelaryjnych w systemie EZD przez określenie klas z jednolitego rzeczowego wykazu akt, które będą prowadzone w systemie papierowym, na podstawie § 8 ust. 2 instrukcji kancelaryjnej Ministerstwa Finansów, w brzmieniu nadanym niniejszym zarządzeniem.

2. Dotychczasowe wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw odnoszące się do określonej klasy z jednolitego rzeczowego wykazu akt, która będzie prowadzona przy użyciu systemu teleinformatycznego dedykowanego do realizowania określonych usług lub do prowadzenia określonych rodzajów spraw, wskazane przez Dyrektora Generalnego Ministerstwa Finansów na podstawie § 8 ust. 3 instrukcji kancelaryjnej Ministerstwa Finansów, w brzmieniu dotychczasowym, zachowują moc do czasu wskazania przez Dyrektora Generalnego Ministerstwa Finansów klas z jednolitego rzeczowego wykazu akt, które będą prowadzone przy użyciu systemu teleinformatycznego innego niż EZD dedykowanego do realizacji określonych wyspecjalizowanych usług lub spraw na podstawie § 8 ust. 3 instrukcji kancelaryjnej Ministerstwa Finansów, w brzmieniu nadanym niniejszym zarządzeniem.

3. Dotychczasowe ustalenia Dyrektora Generalnego Ministerstwa Finansów dotyczące przesyłek, które nie są otwierane przez punkt kancelaryjny, zachowują moc do czasu wskazania przez Dyrektora Generalnego Ministerstwa Finansów przesyłek, które nie są otwierane przez punkt kancelaryjny na podstawie § 15 ust. 2 pkt 13 instrukcji kancelaryjnej Ministerstwa Finansów, w brzmieniu nadanym niniejszym zarządzeniem.

4. Dotychczasowe ustalenia Dyrektora Generalnego Ministerstwa Finansów dotyczące rodzaju przesyłek wpływających, których nie odwzorowuje się cyfrowo, zachowują moc do czasu wskazania przez Dyrektora Generalnego Ministerstwa Finansów rodzaju przesyłek wpływających, których nie odwzorowuje się cyfrowo na podstawie § 17 ust. 7 instrukcji kancelaryjnej Ministerstwa Finansów, w brzmieniu nadanym niniejszym zarządzeniem.

5. Dotychczasowe ustalenia Dyrektora Generalnego Ministerstwa Finansów dotyczące rodzaju przesyłek wpływających, które nie będą podlegały rejestracji w składzie chronologicznym i składzie informatycznych nośników danych bezpośrednio po zarejestrowaniu w rejestrze przesyłek wpływających zachowują moc do czasu ustalenia przez Dyrektora Generalnego Ministerstwa Finansów, po zasięgnięciu opinii Koordynatora Czynności Kancelaryjnych w Ministerstwie Finansowych, rodzaju przesyłek wpływających, które nie będą podlegały rejestracji w składzie chronologicznym lub składzie informatycznych nośników danych bezpośrednio po zarejestrowaniu w rejestrze przesyłek wpływających na podstawie § 25 ust. 2 instrukcji kancelaryjnej Ministerstwa Finansów, w brzmieniu nadanym niniejszym zarządzeniem.

§ 8. Zarządzenie wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia ogłoszenia.".

Minister Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej: T. Kościński

¹⁾ Minister Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej kieruje działami administracji rządowej - budżet, finanse publiczne i instytucje finansowe na podstawie § 1 ust. 2 pkt 1-3 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 6 października 2020 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej (Dz. U. poz. 1719).

Załącznik do obwieszczenia
Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej
z dnia 19 sierpnia 2021 r. (poz. 125)

ZARZĄDZENIE NR 7
MINISTRA FINANSÓW¹⁾

z dnia 21 stycznia 2016 r.

w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej Ministerstwa Finansów, jednolitego rzeczowego wykazu akt Ministerstwa Finansów oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego w Ministerstwie Finansów

Na podstawie art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164) zarządza się, co następuje:

§ 1. W Ministerstwie Finansów wprowadza się do stosowania:

1) instrukcję kancelaryjną Ministerstwa Finansów, stanowiącą załącznik nr 1 do zarządzenia;

2) jednolity rzeczowy wykaz akt Ministerstwa Finansów, stanowiący załącznik nr 2 do zarządzenia;

3) instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego w Ministerstwie Finansów, stanowiącą załącznik nr 3 do zarządzenia.

§ 2. Dyrektorzy komórek organizacyjnych Ministerstwa Finansów są odpowiedzialni za stosowanie przepisów kancelaryjnych, w szczególności za prawidłowe klasyfikowanie i kwalifikowanie powstającej dokumentacji.

§ 3. (pominięty).²⁾

§ 4. (pominięty).²⁾

§ 5. (pominięty).²⁾

§ 6. (pominięty).²⁾

§ 7. Traci moc zarządzenie Nr 67 Ministra Finansów z dnia 22 grudnia 2014 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej Ministerstwa Finansów, jednolitego rzeczowego wykazu akt Ministerstwa Finansów oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego w Ministerstwie Finansów.

§ 8. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Załączniki do zarządzenia Nr 7
Ministra Finansów z dnia 21 stycznia 2016 r.

Załącznik nr 1³⁾

INSTRUKCJA KANCELARYJNA MINISTERSTWA FINANSÓW

Treść załącznika w formie PDF do pobrania tutaj

Załącznik nr 2⁴⁾

JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT MINISTERSTWA FINANSÓW

Treść załącznika w formie PDF do pobrania tutaj

Załącznik nr 3

INSTRUKCJA W SPRAWIE ORGANIZACJI I ZAKRESU DZIAŁANIA ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO W MINISTERSTWIE FINANSÓW

Treść załącznika w formie PDF do pobrania tutaj

¹⁾ Obecnie działami administracji rządowej - budżet, finanse publiczne i instytucje finansowe kieruje Minister Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej, na podstawie § 1 ust. 2 pkt 1-3 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 6 października 202 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej (Dz. U. poz. 1719).

²⁾ Zamieszczony w obwieszczeniu.

³⁾ W brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 1 zarządzenia Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej z dnia 9 marca 2021 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej Ministerstwa Finansów, jednolitego rzeczowego wykazu akt Ministerstwa Finansów oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego w Ministerstwie Finansów (Dz. Urz. Min. Fin., Fun. i Pol. Reg. poz. 60), które weszło w życie z dniem 5 maja 2021 r.

⁴⁾ W brzmieniu ustalonym przez § 1 zarządzenia Ministra Finansów z dnia 19 grudnia 2019 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej Ministerstwa Finansów, jednolitego rzeczowego wykazu akt Ministerstwa Finansów oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego Ministerstwa Finansów (Dz. Urz. Min. Fin. poz. 118), które weszło w życie z dniem 1 stycznia 2020 r.

⁵⁾ Obecnie: Minister Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej, na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia, o którym mowa w odnośniku 1.

⁶⁾ Oznaczenie klasy trzeciego rzędu dodane przez § 1 zarządzenia Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2020 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej Ministerstwa Finansów, jednolitego rzeczowego wykazu akt Ministerstwa Finansów oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego Ministerstwa Finansów (Dz. Urz. Min. Fin. poz. 85), które weszło w życie z dniem 7 lipca 2020 r., z mocą od dnia 1 lipca 2020 r.

⁷⁾ Obecnie stanowisko to już nie istnieje, zgodnie z zarządzeniem Ministra Finansów z dnia 17 kwietnia 2019 r. w sprawie ustalenia regulaminu organizacyjnego Ministerstwa Finansów (Dz. Urz. Min. Fin., Fun. i Pol. Reg. z 2021 r. poz. 103, 104 i 112).

⁸⁾ W brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 2 zarządzenia, o którym mowa w odnośniku 3.