Dzienniki Urzędowe - rok 2022 poz. 21

Na podstawie art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2021 r. poz. 217, 2105 i 2106 oraz z 2022 r. poz. 1488) w związku z art. 40 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 1634, z późn. zm.²⁾) zarządza się, co następuje:

1) przepisy ogólne dotyczące zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych;

2) przyjęte zasady i uproszczenia ewidencji finansowo-księgowej;

3) metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego;

4) sporządzanie sprawozdań finansowych i budżetowych;

5) zakładowy plan kont, stanowiący załącznik nr 1 do zarządzenia;

6) opis systemu finansowo-księgowego, przetwarzania i ochrony danych, stanowiący załącznik nr 2 do zarządzenia;

7) przepisy końcowe.

1) BA - Biuro Administracyjne;

2) BGK - Bank Gospodarstwa Krajowego;

3) DBF - Departament Budżetu i Finansów;

4) DG - Dyrektor Generalny;

5) EFTA - Europejskie Stowarzyszenie Wolnego Handlu;

6) GPW - Giełda Papierów Wartościowych;

7) KP - kasa przyjmie;

8) KPRM - Kancelaria Prezesa Rady Ministrów;

9) KRS - Krajowy Rejestr Sądowy;

10) KW - kasa wypłaci;

11) LT - likwidacja środka trwałego;

12) MF - Ministerstwo Finansów;

13) NBE - System Bankowości Elektronicznej Narodowego Banku Polskiego;

14) NBP - Narodowy Bank Polski;

15) OT - przyjęcie środka trwałego;

16) PFRON - Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych;

17) PK - polecenie księgowania;

18) PPK - Pracownicze Plany Kapitałowe;

19) PT - protokół przekazania środka trwałego;

20) PZ - przyjęcie zewnętrzne;

21) QUORUM - system informatyczny spółki QNT Systemy Informatyczne Sp. z o.o.;

22) RW - rozchód wewnętrzny;

23) SP - Skarb Państwa;

24) System BGK24 - System Bankowości Elektronicznej Banku Gospodarstwa Krajowego;

25) ZFŚS - Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych;

26) ZUS - Zakład Ubezpieczeń Społecznych.

2. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:

1) komórce organizacyjnej - należy przez to rozumieć departament, biuro albo Gabinet Polityczny;

2) ministerstwie - należy przez to rozumieć jednostkę budżetową, obsługującą dysponenta części budżetowej 26 - „Łączność", części budżetowej 48 - „Gospodarka złożami kopalin" i części budżetowej 55 - „Aktywa państwowe";

3) ustawie o finansach publicznych - należy przez to rozumieć ustawę z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;

4) ustawie o rachunkowości - należy przez to rozumieć ustawę z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.

2. Akcje/udziały spółek z udziałem SP, w których organ obsługiwany przez ministerstwo wykonuje uprawnienia SP, ujmowane są w części budżetowej 55 - „Aktywa państwowe".

3. Obsługa bankowa jest sprawowana przez NBP z wykorzystaniem NBE oraz przez BGK z wykorzystaniem Systemu BGK24, w szczególności w zakresie działalności budżetowej, ZFŚS, sum depozytowych.

4. Dla potrzeb rozliczeń z ZUS stosuje się program „Płatnik".

5. Rokiem obrotowym jest rok budżetowy (rok kalendarzowy).

6. W skład roku obrotowego wchodzą okresy sprawozdawcze, tj. poszczególne miesiące, kwartały, półrocze i rok, za które sporządza się sprawozdania budżetowe i finansowe oraz inne sprawozdania sporządzane na podstawie ksiąg rachunkowych.

2. Księgi rachunkowe otwierane są na dzień rozpoczynający każdy rok obrotowy i zamykane na dzień kończący każdy rok obrotowy, tj. na 31 grudnia, przy czym ostateczne zamknięcie i otwarcie ksiąg rachunkowych ministerstwa następuje do 30 kwietnia roku następnego. Zamknięcie ksiąg rachunkowych polega na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach tworzących zamknięte księgi.

2. Księgi rachunkowe - ewidencja wartościowa - prowadzone są przez DBF. Księgi inwentarzowe - ewidencja ilościowo-wartościowa oraz ilościowa - prowadzone są przez BA.

3. Księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów i sald, które tworzą:

1) dziennik;

2) księgę główną (konta syntetyczne);

3) księgi pomocnicze (konta analityczne);

4) zestawienia obrotów i sald księgi głównej oraz ksiąg pomocniczych.

4. Dziennik przeznaczony do przedstawiania wszystkich operacji gospodarczych jest prowadzony w następujący sposób:

1) zdarzenia, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym są ujmowane chronologicznie;

2) zapisy są kolejno numerowane w okresie roku/miesiąca oddzielnie dla każdego dziennika częściowego (rejestru), co pozwala na ich jednoznaczne powiązanie ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi;

3) sumy zapisów (obroty) są liczone w sposób ciągły;

4) obroty są zgodne z obrotami zestawienia obrotów i sald kont;

5) w ministerstwie stosuje się dzienniki częściowe grupujące dokumenty posiadające cechy wspólne lub pochodzące z tego samego źródła;

6) zbiorcze zestawienie obrotów dzienników częściowych jest sporządzane za dany okres sprawozdawczy w formie papierowej;

7) na koniec roku budżetowego dziennik jest przenoszony na dysk zewnętrzny lub dysk wspólny DBF (bez możliwości edycji) lub na płytę CD-R.

5. Księga główna (konta syntetyczne) jest prowadzona w sposób spełniający następujące kryteria:

1) podwójnego zapisu z wyłączeniem kont pozabilansowych;

2) systematycznego i chronologicznego zapisywania zdarzeń gospodarczych, zarejestrowanych równocześnie w dzienniku, zgodnie z zasadą memoriałową, z wyjątkiem dochodów i wydatków, które są ujmowane w terminie ich zapłaty niezależnie od rocznego budżetu, którego dotyczą;

3) według „zmodyfikowanej" zasady kasowej na podstawie Rozdziału 7 - „Rozliczenia w okresie przejściowym po zakończeniu roku budżetowego" rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 15 stycznia 2014 r. w sprawie szczegółowego sposobu wykonywania budżetu państwa (Dz. U. z 2021 r. poz. 259).

6. Księgi pomocnicze (konta analityczne) stanowią zapisy uszczegółowiające i uzupełniające dla wybranych kont księgi głównej (konta syntetyczne). Prowadzone są w ujęciu systematycznym w postaci kont analitycznych (pomocniczych) wbudowanych w system finansowo-księgowy, odrębny system kartotek, księgę inwentarzową oraz komputerowych zbiorów danych uzgodnionych z saldami i zapisami księgi głównej. Konta ksiąg pomocniczych prowadzi się w szczególności dla:

1) środków trwałych, w tym także środków trwałych w budowie, wartości niematerialnych i prawnych oraz dokonywanych od nich odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych;

2) środków pieniężnych na rachunkach bankowych;

3) rozrachunków z kontrahentami;

4) rozrachunków publicznoprawnych;

5) rozrachunków z tytułu wynagrodzeń;

6) pozostałych rozrachunków z pracownikami;

7) pozostałych rozrachunków;

8) kosztów według rodzaju;

9) przychodów i kosztów finansowych;

10) pozostałych przychodów i kosztów działalności operacyjnej;

11) funduszu jednostki.

7. Zestawienie obrotów i sald zawiera:

1) symbole i/lub nazwy kont;

2) salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obroty za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego;

3) sumę sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obrotów za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku oraz sald na koniec okresu sprawozdawczego.

8. Obroty zestawienia są zgodne z obrotami zestawienia dzienników.

9. Zestawienie obrotów i sald księgi głównej oraz księgi pomocniczej sporządza się na koniec każdego okresu sprawozdawczego w formie papierowej.

2. Błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych obcych i własnych koryguje się przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie, wraz ze stosownym uzasadnieniem, chyba że przepisy odrębne stanowią inaczej.

3. Błędy w dowodach wewnętrznych poprawia się przez skreślenie błędnej treści i kwoty, z zachowaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby dokonującej tej czynności, o ile przepisy odrębne nie stanowią inaczej. Niedopuszczalne jest poprawianie pojedynczych cyfr i liter.

4. Na dowodach księgowych umieszcza się datę wpływu do sekretariatu DBF oraz datę wpływu do poszczególnych Wydziałów w DBF.

5. Za datę operacji gospodarczej przyjmuje się datę wykonania usługi lub wydania towaru (data sprzedaży) zamieszczoną na dowodzie księgowym, a w razie jej braku - datę jego wystawienia, z wyłączeniem przypadku, kiedy za datę operacji gospodarczej przyjmuje się w szczególności datę:

1) merytorycznego uznania rozliczenia podróży krajowej;

2) zatwierdzenia rozliczenia podróży zagranicznej przez głównego księgowego;

3) merytorycznego uznania zdarzenia (zatwierdzony wniosek o zwrot kosztów zakupu okularów korygujących wzrok, zatwierdzony wniosek o zaangażowanie środków, zatwierdzony wniosek o dokonanie zakupu);

4) nabycia prawa do wynagrodzenia (lista płac dotycząca wypłat obligatoryjnych, jeżeli dzień nabycia prawa do wynagrodzenia przypada w dniu wolnym od pracy i wynagrodzenie zostaje wypłacone w dniu poprzednim, to datą operacji gospodarczej jest data wypłaty wynagrodzenia);

5) data wypłaty (listy płac dotyczące pozostałych wypłat np. z tytułu świadczeń socjalnych, nagród uznaniowych, umowy zlecenia lub umowy o dzieło itp.);

6) wpisania informacji do KRS, a w przypadku gdy nie jest wymagany wpis do KRS datę zawarcia umowy, datę podpisania protokołu przejęcia w przypadku nabycia długoterminowych aktywów finansowych lub datę innego dokumentu stanowiącego podstawę nabycia długoterminowych aktywów finansowych;

7) zawarcia umowy w przypadku nabycia/zbycia krótkoterminowych aktywów finansowych oraz zbycia długoterminowych aktywów finansowych lub datę podpisania protokołu przekazania.

6. Dowody księgowe są porządkowane i układane na bieżąco w segregatorach w kolejności wynikającej z prowadzonych ksiąg rachunkowych oraz przechowywane w sposób zapewniający ich nienaruszalność i łatwe odszukanie.

7. Przyjmuje się następujące symbole dzienników częściowych (rejestry dowodów księgowych):

8. Dekretacja dowodów księgowych jest dokonywana przez uprawnionego pracownika DBF. Wprowadza on do systemu finansowo-księgowego zapisy księgowe (operacje gospodarcze i finansowe) wynikające z określonego dowodu księgowego. Sposób ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekret) stanowi wydruk z systemu finansowo-księgowego wprowadzonego zapisu o nazwie „Dokument księgowy", który pracownik odpowiedzialny za ten dekret i wprowadzenie zapisu do ksiąg rachunkowych, dołącza do dowodu źródłowego, na który nanosi numer automatycznie nadany przez system i składa podpis wskazując miesiąc i rok ujęcia w księgach rachunkowych.

9. Każdy zapis w księgach rachunkowych ma przypisany symbol dziennika częściowego, kolejny numer dowodu i numer pozycji nadawany automatycznie przez system finansowo-księgowy.

10. Korekty błędnych zapisów księgowych bądź zapisy związane z przeksięgowaniami, rozliczeniami są dokonywane na podstawie dowodu księgowego PK. Dokonanie zapisu korygującego polega na poprawieniu błędnego zapisu przez zaksięgowanie błędnej kwoty na tych samych kontach i na tych samych stronach kont, na których dokonano nieprawidłowego zapisu lecz z zastosowaniem liczb o znaku przeciwnym, a następnie należy wprowadzić poprawny zapis. Zgodnie z powyższą zasadą dokonuje się przeksięgowań dotyczących wewnętrznych operacji gospodarczych (np. w ciężar środków projektu pomoc techniczna, pomiędzy częściami budżetowymi), z wyjątkiem przeksięgowań dotyczących zamknięcia roku budżetowego.

11. Zatwierdzenie zapisów księgowych w systemie finansowo-księgowym (przenoszenie do dziennika w celu zapewnienia trwałości zapisów i zabezpieczenia przed modyfikacją) prowadzi się sukcesywnie w trakcie okresu sprawozdawczego, najpóźniej przed sporządzeniem zestawienia obrotów i sald za dany okres sprawozdawczy.

12. Każda grupa dokumentów jest przechowywana w odrębnym segregatorze i podlega numeracji miesięcznej, która jest zgodna z numeracją w księgach rachunkowych nadawanych przez QUORUM. Numer na dowodzie składa się z symbolu dziennika częściowego, roku łamanego przez miesiąc, w którym ten dowód został ujęty w księgach rachunkowych, łamanego przez kolejny numer w miesiącu i nr pozycji (np. LPB26/2021/09/13p1-7).

13. Dodatkowe dzienniki częściowe tworzy się w sytuacji wystąpienia okoliczności uzasadniających ich utworzenie.

14. Z uwagi na termin składania sprawozdań budżetowych do 10 dnia po upływie okresu sprawozdawczego, wszystkie dowody księgowe, które wpłyną do DBF do ostatniego dnia miesiąca okresu sprawozdawczego, zaliczane będą do danego okresu sprawozdawczego, z zastrzeżeniem ust. 16-20. Dowody księgowe, które wpłyną w następnym miesiącu należy zaliczyć do następnego okresu sprawozdawczego.

15. Dla identyfikacji zapisów operacji gospodarczych, które zostały wprowadzone do ksiąg rachunkowych ubiegłego roku, po sporządzeniu sprawozdań miesięcznych za grudzień, dowody dotyczące danego rejestru są ujmowane w tym rejestrze ze wskazaniem symbolu okresu przejściowego, tj. OI - pierwszy okres przejściowy roku, OII - drugi okres przejściowy, OIII - trzeci okres przejściowy (np. LPB26/OI/2021/12/1p1, LPB26/OII/2021/12/1p1).

16. Dowody księgowe roku ubiegłego, które wpłyną do DBF do 10 stycznia następnego roku, zalicza się do miesiąca grudnia i uwzględnia w sprawozdaniach budżetowych za miesiąc grudzień oraz w sprawozdaniach kwartalnych Rb-N i Rb-Z.

17. Dowody księgowe dotyczące roku ubiegłego, które wpłyną do DBF w okresie od 11 stycznia do 31 stycznia następnego roku, zalicza się do miesiąca grudnia (OI - pierwszy okres przejściowy roku) i uwzględnia w sprawozdaniach rocznych dla części budżetowej 55 - „Aktywa państwowe". Jeżeli w wyniku ujęcia w księgach rachunkowych powyższych dowodów nastąpiła zmiana stanu należności i zobowiązań, należy w terminie do 6 lutego sporządzić korektę sprawozdań Rb-N i Rb-Z.

18. Dowody księgowe dotyczące roku ubiegłego, które wpłyną w okresie od 1 lutego do 12 lutego następnego roku, zalicza się do miesiąca grudnia (OII - drugi okres przejściowy) i uwzględnia w sprawozdaniach rocznych dla części budżetowej 26 - „Łączność" i części budżetowej 48 - „Gospodarka złożami kopalin" oraz Rb-BZ1. Jeżeli w wyniku ujęcia powyższych dowodów w księgach rachunkowych nastąpiła zmiana stanu danych wykazanych w sprawozdaniach budżetowych części 55 - „Aktywa państwowe" oraz w sprawozdaniach Rb-N i Rb-Z, należy w terminie do 17 lutego sporządzić korektę tych sprawozdań.

19. Dowody księgowe dotyczące roku ubiegłego, które wpłyną w okresie od 13 lutego do 15 marca, podlegają ujęciu w księgach roku poprzedniego (OIII - trzeci okres przejściowy) i uwzględnieniu w korekcie sprawozdań budżetowych rocznych oraz w korekcie sprawozdań za IV kwartał Rb-N i Rb-Z, o ile spowodują zmianę stanu danych w nich wykazanych. Korektę sprawozdań należy sporządzić nie później niż do 10 dnia roboczego po terminie przekazania sprawozdania finansowego.

20. Dowody księgowe dotyczące roku ubiegłego, które wpłyną po 15 marca, a nie mają istotnego wpływu na wynik finansowy, podlegają ujęciu w księgach rachunkowych roku następnego.

21. Dla rzetelnego i jasnego przedstawienia sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego przyjmuje się ogólny próg istotności 0,5% sumy bilansowej. Istotność cząstkową określa się dla poszczególnych pozycji bilansu, rachunku zysków i strat oraz zestawienia zmian w funduszu w wysokości 0,5% odpowiadających im pozycji ujętych w sprawozdaniu finansowym roku poprzedniego. Za kwoty istotne uznaje się te, które przekraczają 0,5% przyjętej istotności cząstkowej. Wielkości, które są niższe od istotności cząstkowej, rozpatrywane jako suma za cały rok obrotowy, a nie każda wielkość z osobna, mogą być uznane za nieistotne jeśli suma ich nie przekracza ustalonej istotności ogólnej.

22. Błędy popełnione w poprzednich latach obrotowych, wykryte w bieżącym roku obrotowym, koryguje się w księgach rachunkowych bieżącego roku obrotowego. Przed ujęciem korekty w księgach rachunkowych bieżącego roku obrotowego oceny wymaga, czy wpływ błędów na treść sporządzonych sprawozdań finansowych był istotny z punktu widzenia sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego.

23. Korekty błędów popełnionych w poprzednich latach obrotowych uznanych za:

1) nieistotne - wpływają na wynik finansowy bieżącego roku obrotowego;

2) istotne - wpływają na wartość funduszu jednostki (ujmuje się na koncie 800 - Fundusz jednostki).

24. Na podstawie art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości przyjmuje się niżej wymienione uproszczenia, które nie wywierają istotnie ujemnego wpływu na rzetelny i jasny obraz sytuacji finansowej jednostki oraz na wynik finansowy:

1) dopuszcza się księgowanie bezpośrednio w koszty bieżącego okresu wydatków stanowiących koszty przyszłych okresów w przypadkach, gdy są to koszty ponoszone w każdym roku obrachunkowym (np. opłacane z góry składki, opłaty, prenumeraty, bilety, abonamenty, ubezpieczenia majątkowe i inne);

2) koszty wynikające z faktur, na których nie ma daty operacji gospodarczej, obejmujące okres na przełomie miesięcy i lat (np. faktura za energię elektryczną za okres od 11 grudnia do 10 stycznia) ujmuje się w ciężar ostatniego miesiąca, którego faktura dotyczy (stycznia);

3) koszty wynikające z faktur, na których nie ma daty operacji gospodarczej, i w których występuje rozliczenie usług (np. za okres od 1 do 31 grudnia oraz abonament za okres od 1 do 31 stycznia) ujmuje się w ciężar miesiąca, którego dotyczy abonament (stycznia);

4) opłaty i prowizje bankowe księguje się w koszty w oparciu o dane z wyciągu bankowego;

5) na kontach zespołu 1, dotyczących rachunków bankowych, obowiązuje zachowanie zasady czystości obrotów. Zasada ta dotyczy również kont zespołu 4, 7 i 8;

6) należności z tytułu dochodów budżetowych, na które nie wystawia się faktur, not, decyzji a ich wysokość wynika z aktów prawnych, podlegają przypisaniu w księgach w momencie wpływu środków pieniężnych na rachunek bankowy ministerstwa (Wn 2…/Ma 7…);

7) ewidencję zdarzeń gospodarczych w wymiarze budżetu zadaniowego prowadzi się w zakresie planu, wykonania wydatków oraz zobowiązań, przy czym klasyfikacja do budżetu zadaniowego jest zawarta w słowniku/wykazie w QUORUM;

8) środki trwałe będące w użytku ministerstwa, a nie będące jego własnością są objęte ewidencją pozabilansową, inwentarzową prowadzoną przez BA w formie ilościowej. Ewidencja zawiera w szczególności dane na temat: nazwy składnika majątkowego, numeru inwentarzowego, charakterystyki środka trwałego, w tym opis jego części składowych i peryferyjnych, miejsce użytkowania, a także datę przyjęcia/przekazania oraz numer dowodu przyjęcia/przekazania. Obce środki trwałe z dniem zakończenia użytkowania przez ministerstwo są wyksięgowywane z prowadzonej pozabilansowo ewidencji przez BA.

25. Konta pozabilansowe pełnią funkcję wyłącznie informacyjno-kontrolną. Rejestrowane na nich zdarzenia nie powodują zmian w składnikach aktywów i pasywów. Konta pozabilansowe prowadzone są w szczególności dla:

1) zaangażowania wydatków budżetowych roku bieżącego;

2) zaangażowania wydatków budżetowych przyszłych lat;

3) planu finansowego wydatków budżetowych;

4) planu finansowego wydatków budżetowych w układzie zadaniowym;

5) planu finansowego wydatków niewygasających;

6) planu finansowego dochodów budżetowych;

7) rozliczenia kosztów podróży służbowych według komórek organizacyjnych;

8) rozliczenia wynagrodzeń ze stosunku pracy na tytuły wypłat;

9) zabezpieczenia należytego wykonania umowy wniesionego w formie niepieniężnej (gwarancje bankowe, weksle itp.);

10) akcji/udziałów w wartości nominalnej;

11) planu, zaangażowania środków na zadania finansowane z Funduszu Przeciwdziałania COVID-19.

2. Wycenie na koniec roku obrotowego podlegają:

1) środki trwałe;

2) wartości niematerialne i prawne;

3) akcje/udziały;

4) inwestycje;

6) należności i zobowiązania;

7) materiały objęte ewidencją ilościowo-wartościową.

3. Środki trwałe to rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby ministerstwa, o wartości początkowej przekraczającej kwotę 10 000 zł oraz o przewidywanym okresie użyteczności dłuższym niż rok.

4. Pozostałe środki trwałe to środki, których wartość początkowa jest równa lub niższa od kwoty 10 000 zł, dla których przewidywany okres użyteczności jest dłuższy niż rok.

5. Wartości niematerialne i prawne to aktywa trwałe o wartości początkowej wyższej od kwoty 10 000 zł oraz o przewidywanym okresie użyteczności dłuższym niż rok.

6. Pozostałe wartości niematerialne i prawne to aktywa trwałe, których wartość początkowa jest równa lub niższa od kwoty 10 000 zł, dla których przewidywany okres używania jest dłuższy niż rok.

7. Materiały to surowce i inne materiały podstawowe, półfabrykaty obcej produkcji, materiały pomocnicze, opakowania, paliwa, części zamienne maszyn i urządzeń oraz odpady użytkowe.

8. Wartości poszczególnych aktywów i pasywów, przychodów i kosztów ustala się oddzielnie i nie można ich ze sobą kompensować.

9. Nadwyżki/niedobory inwentaryzacyjne składników majątkowych wiążą się z zapisami ksiąg rachunkowych, a ustalone różnice między stanem wykazanym w księgach rachunkowych, a ich stanem rzeczowym rozlicza się w księgach tego roku obrotowego, na który przypadł termin inwentaryzacji, zgodnie z zasadami wyceny dla danej grupy składników majątkowych, odrębnie dla każdej pozycji różnic finansowych oraz ujmuje się je w pozostałych przychodach/kosztach operacyjnych lub obciąża się osobę materialnie odpowiedzialną, zgodnie z wnioskiem komisji inwentaryzacyjnej i decyzją DG lub osoby upoważnionej.

1) w przypadku zakupu - według ceny nabycia;

2) w przypadku nieodpłatnego otrzymania - według wartości określonej w protokole przekazania;

3) w przypadku otrzymania darowizny albo nabycia w inny nieodpłatny sposób - według wartości rynkowej z dnia nabycia;

4) w przypadku ujawnienia w trakcie inwentaryzacji - według posiadanych dokumentów, z uwzględnieniem stopnia zużycia, a w razie braku takich dokumentów - według wartości godziwej.

2. Środki trwałe wycenia się na koniec roku obrotowego według ceny nabycia lub kosztów wytworzenia, albo wartości przeszacowanej (po aktualizacji wyceny środka trwałego), pomniejszonej o odpisy amortyzacyjne lub umorzeniowe oraz o odpisy z tytułu trwałej utraty wartości.

3. Ustalona w wyniku aktualizacji wyceny wartość środka trwałego nie może być wyższa od jego wartości godziwej.

4. Za wartość godziwą przyjmuje się kwotę, za jaką dany środek trwały mógłby zostać wymieniony, a zobowiązanie uregulowane na warunkach transakcji rynkowej pomiędzy zainteresowanymi i dobrze poinformowanymi, niepowiązanymi ze sobą stronami takiej transakcji.

5. W przypadku likwidacji środka trwałego lub jego części składowej z powodu trwałej utraty przydatności gospodarczej, koszt stanowi nieumorzona wartość środka trwałego.

6. Trwała utrata przydatności gospodarczej środka trwałego lub jego części składowej zachodzi wtedy, gdy istnieje duże prawdopodobieństwo (80%), że dany środek trwały nie przyniesie w przyszłości, w znaczącej części lub w całości, przewidywanych korzyści ekonomicznych.

7. Wycofanie środka trwałego z używania powoduje dokonanie odpisu z tytułu trwałej utraty przydatności gospodarczej, doprowadzającego do zerowej wartości bilansowej środka trwałego, co oznacza rozliczenie likwidacji środka trwałego (wartości nieumorzonej) w pierwszej kolejności w korespondencji z kontem 800 - Fundusz jednostki.

8. Wartość początkową środka trwałego oraz dotychczas dokonane odpisy umorzeniowe aktualizuje się tylko w wyniku urzędowej aktualizacji wyceny tego środka trwałego. Powstałą na skutek aktualizacji wyceny różnicę wartości środka trwałego odnosi się na konto 800 - Fundusz jednostki.

9. Środki trwałe o wartości początkowej przekraczającej 10 000 zł i okresie użytkowania dłuższym niż rok finansuje się ze środków pieniężnych przewidzianych na finansowanie inwestycji i ewidencjonuje na koncie 011, w wartości początkowej określonej według ceny nabycia lub kosztu wytworzenia.

10. Jeżeli środki trwałe uległy ulepszeniu, wartość początkową tych środków powiększa się o sumę wydatków na ich ulepszenie, w tym także o wydatki na nabycie części składowych lub peryferyjnych. Środki trwałe uważa się za ulepszone, gdy suma wydatków poniesionych na przebudowę, rozbudowę, rekonstrukcję, modernizację w danym roku obrotowym przekracza 10 000 zł i wydatki te powodują wzrost wartości użytkowej w stosunku do wartości z dnia przyjęcia środków trwałych do użytkowania.

11. Środki trwałe o wartości początkowej przekraczającej 10 000 zł zakupione, wytworzone lub otrzymane nieodpłatnie są umarzane stopniowo według metody liniowej, począwszy od miesiąca następującego po miesiącu, w którym przyjęto je do ewidencji według stawek określonych w załączniku do ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2021 r. poz. 1800, z późn. zm.³⁾).

12. Odpisów umorzeniowych od ujawnionych środków trwałych dokonuje się począwszy od miesiąca następnego po miesiącu, w którym składniki te zostały wprowadzone do ewidencji.

13. Odpisów umorzeniowych od środków trwałych dokonuje się do końca tego miesiąca, w którym następuje zrównanie sumy odpisów umorzeniowych z ich wartością początkową, lub w którym zostały wystawione: dowody księgowe PT - na nieodpłatnie przekazane środki trwałe, dowody księgowe LT - na zlikwidowane środki trwałe.

14. Naliczone miesięczne odpisy umorzeniowe środków trwałych ujmuje się w księgach rachunkowych na koniec każdego miesiąca roku obrotowego, na koncie 071.

15. Dotychczasowe odpisy umorzeniowe od środków trwałych otrzymanych lub przekazanych nieodpłatnie, ujmuje się w księgach rachunkowych w miesiącu przyjęcia do ewidencji, natomiast naliczone odpisy umorzeniowe od środków trwałych przekazanych nieodpłatnie, zlikwidowanych lub sprzedanych wyksięgowuje się w miesiącu przekazania, zlikwidowania.

16. Nie umarza się gruntów oraz dóbr kultury (obrazów, dzieł sztuki, rzeźb, grafik, rycin itp. - ewidencjonowanych na koncie 016) stanowiących rzeczy ruchome, będące dziełem człowieka, stanowiące świadectwo minionej epoki bądź zdarzenia oraz dobra kultury współczesnej będące dorobkiem współcześnie żyjących pokoleń, których zachowanie leży w interesie społecznym ze względu na posiadaną wartość historyczną, artystyczną lub naukową.

17. Meble i dywany, bez względu na wartość początkową, oraz pozostałe środki trwałe o wartości początkowej nieprzekraczającej 10 000 zł finansuje się ze środków na wydatki bieżące oraz umarza się jednorazowo w 100% w miesiącu przyjęcia do ewidencji. Wymienione składniki majątkowe ewidencjonuje się na koncie 013 w wartości początkowej określonej według ceny nabycia lub kosztu wytworzenia, a umorzenie na koncie 072, z wyjątkiem mebli oraz dywanów stanowiących pierwsze wyposażenie obiektów budowlanych, które bez względu na ich wartość początkową finansuje się ze środków inwestycyjnych. W przypadku gdy ich wartość początkowa przekracza 10 000 zł - umarza się zgodnie z zasadami określonymi w ust. 13 oraz ewidencjuje na koncie 011, a umorzenie na koncie 071, natomiast gdy ich wartość początkowa nie przekracza 10 000 zł - ewidencjonowane są na koncie 013, a umorzenie na koncie 072.

18. Pozostałe środki trwałe ministerstwa o wartości początkowej nie wyższej niż 10 000 zł finansuje się ze środków na wydatki bieżące i ujmuje na koncie 013 według cen nabycia lub kosztu wytworzenia, z zastrzeżeniem ust. 17, i podlegają jednorazowemu umorzeniu w dniu ich przyjęcia do używania.

19. Pozostałe środki trwałe ministerstwa, których wartość początkowa jest równa 500 zł bądź niższa, podlegają jedynie ewidencji ilościowej; środków tych nie ewidencjonuje się na koncie 013. Poszczególne środki ewidencjonuje się w kartotekach osobistego wyposażenia pracownika w zależności od ich przeznaczenia bądź przypisuje się do danego pomieszczenia.

20. Uzgodnienia obrotów, stanów oraz umorzeń środków trwałych, pozostałych środków trwałych ksiąg rachunkowych z księgami inwentarzowymi następują na koniec kwartału kalendarzowego. W tym celu pracownik Wydziału Księgowości DBF sporządza zestawienie w ujęciu wartościowym obrotów, sald i umorzeń, które jest przekazywane do BA celem potwierdzenia zgodności stanów z księgami inwentarzowymi.

21. Odpisów z tytułu trwałej utraty wartości środków trwałych w księgach rachunkowych danego roku obrotowego dokonuje DBF w terminie do końca lutego roku następnego, według stanu na dzień 31 grudnia każdego roku, na podstawie informacji otrzymanej od BA.

2. Wartości niematerialne i prawne o wartości początkowej przekraczającej 10 000 zł umarza się stopniowo metodą liniową począwszy od miesiąca następnego po miesiącu, w którym zostały przyjęte do ewidencji, według stawek określonych w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych, tj.: według następujących stawek:

1) licencje (sublicencje) na programy komputerowe 30% - roczna stawka amortyzacji - okres dokonywanych odpisów amortyzacyjnych nie krótszy niż 24 miesiące;

2) prawa autorskie 30% - roczna stawka amortyzacji - okres dokonywanych odpisów nie krótszy niż 24 miesiące;

3) licencje na emisję programów radiowych i telewizyjnych 30% - roczna stawka amortyzacji - okres dokonywanych odpisów amortyzacyjnych nie krótszy niż 24 miesiące;

4) pozostałe wartości niematerialne i prawne 20% - roczna stawka amortyzacji - okres dokonywania odpisów amortyzacyjnych 60 miesięcy.

3. Naliczone odpisy umorzeniowe od wartości niematerialnych i prawnych, o których mowa w ust. 2, ujmuje się w księgach rachunkowych na koniec każdego miesiąca roku obrotowego. Umorzenie ewidencjonuje się na koncie 071.

4. Wartości niematerialne i prawne o wartości początkowej nieprzekraczającej 10 000 zł zalicza się do pozostałych wartości niematerialnych i prawnych oraz finansuje się ze środków na wydatki bieżące i ewidencjonuje się na koncie 021. Wyjątek stanowią zakupione wartości niematerialne i prawne będące pierwszym wyposażeniem obiektów budowlanych, które bez względu na ich wartość początkową finansuje się ze środków inwestycyjnych - ewidencjonuje się i umarza odpowiednio według zasad określonych dla środków trwałych i pozostałych środków trwałych, w zależności od ich wartości początkowej.

5. Pozostałe wartości niematerialne i prawne umarza się jednorazowo w dniu przyjęcia do ewidencji. Umorzenie ewidencjonuje się na koncie 072.

6. Dotychczasowe odpisy umorzeniowe od wartości niematerialnych i prawnych otrzymanych nieodpłatnie, ujmuje się w księgach rachunkowych w miesiącu przyjęcia do ewidencji, a wyksięgowuje w miesiącu nieodpłatnego przekazania bądź likwidacji.

7. Odpisów umorzeniowych od wartości niematerialnych i prawnych dokonuje się do końca tego miesiąca, w którym następuje zrównanie sumy odpisów umorzeniowych z wartością początkową, lub w którym zostały wystawione dowody księgowe na nieodpłatnie przekazane wartości niematerialne i prawne, dowody księgowe na zlikwidowane wartości niematerialne i prawne lub stwierdzony ich niedobór.

8. Wartości niematerialne i prawne o wartości początkowej nieprzekraczającej 500 zł, podlegają wyłącznie ewidencji ilościowej i nie ujmuje się ich na koncie 021.

9. Modyfikację/aktualizację oprogramowania/systemu komputerowego w ramach wcześniej udzielonej licencji/prawa na program, która nie wiąże się z nabyciem nowej licencji/prawa niezależnie od wartości zakupu finansuje się ze środków na wydatki bieżące i odnosi bezpośrednio w koszty.

10. Modyfikację/aktualizację oprogramowania/systemu komputerowego w ramach wcześniej udzielonej licencji/prawa na program, która wiąże się z nabyciem nowej licencji/prawa, przyjmuje się do ewidencji jako nowy odrębny tytuł wartości niematerialnych i prawnych, przy czym zasady finansowania, ewidencjonowania i umarzania stosuje się odpowiednio, jak w ust. 1- 9.

11. Wartości niematerialne i prawne wycenia się na koniec roku obrotowego według ceny nabycia lub kosztów wytworzenia, albo wartości przeszacowanej (po aktualizacji wyceny), pomniejszonej o odpisy amortyzacyjne lub umorzeniowe oraz o odpisy z tytułu trwałej utraty wartości.

12. Ustalona, w wyniku aktualizacji wyceny, wartość wartości niematerialnej i prawnej nie może być wyższa od jej wartości godziwej.

13. Za wartość godziwą przyjmuje się kwotę, za jaką dana wartość niematerialna i prawna mogłaby zostać wymieniona, a zobowiązanie uregulowane na warunkach transakcji rynkowej pomiędzy zainteresowanymi i dobrze poinformowanymi, niepowiązanymi ze sobą stronami takiej transakcji.

14. Uzgodnienia obrotów, stanów oraz umorzeń wartości niematerialnych i prawnych oraz pozostałych wartości niematerialnych i prawnych z księgami rachunkowymi następują na koniec kwartału kalendarzowego. W tym celu pracownik Wydziału Księgowości DBF sporządza zestawienie w ujęciu wartościowym obrotów, sald i umorzeń, które jest przekazywane do BA celem potwierdzenia zgodności stanów z księgami inwentarzowymi.

15. Odpisów z tytułu trwałej utraty wartości, wartości niematerialnych i prawnych w księgach rachunkowych danego roku obrotowego dokonuje DBF w terminie do końca lutego roku następnego, według stanu na dzień 31 grudnia każdego roku, na podstawie informacji otrzymanej od BA.

2. Nie stanowią wydatków inwestycyjnych, bez względu na wysokość, wydatki o charakterze remontowym, mające na celu przywrócenie pierwotnego stanu technicznego i użytkowego już istniejącego środka trwałego, niepowodujące zmian w jego konstrukcji, przeznaczeniu i używaniu.

3. Środki trwałe w budowie wycenia się na dzień bilansowy w wysokości ogółu kosztów pozostających w bezpośrednim związku z ich nabyciem lub wytworzeniem, pomniejszonych o odpisy z tytułu utraty trwałej wartości.

4. Odpisów z tytułu trwałej utraty wartości środków trwałych w budowie w księgach rachunkowych danego roku obrotowego dokonuje DBF w terminie do końca lutego roku następnego, według stanu na dzień 31 grudnia każdego roku, na podstawie informacji otrzymanej od BA lub odpowiedzialnej za realizację zadania innej komórki organizacyjnej.

5. Uzgodnienia stanów nakładów poniesionych na inwestycje z księgami rachunkowymi dokonuje się na koniec kwartału kalendarzowego. W tym celu pracownik Wydziału Księgowości DBF sporządza zestawienie w ujęciu wartościowym, które jest przekazywane do BA lub odpowiedzialnej za realizację zadania innej komórki organizacyjnej, celem potwierdzenia zgodności poniesionych nakładów.

2. Akcje notowane na GPW i akcje/udziały nienotowane na GPW przejęte z innych resortów zwiększają fundusz jednostki (030/800). Przy czym protokół przejęcia, sporządzony do celów ewidencji księgowej, powinien zawierać informacje wynikające z ewidencji księgowej (innego resortu) dotyczące: ceny nabycia akcji/udziałów oraz inne informacje niezbędne do celów księgowych takie jak dokonane odpisy aktualizujące oraz zwiększenia wartości akcji/udziałów. Akcje/udziały nabyte za środki pieniężne, lub w zamian za wniesienie wkładu niepieniężnego (aportu), z mocy prawa do czasu wpisania informacji do KRS (o ile jest wymagany) ujmuje się na koncie rozrachunkowym 240. Na stan majątkowy przypisuje się z chwilą wpisu informacji do KRS.

3. Aktualizację wartości aktywów finansowych - dokonuje się raz w roku na dzień bilansowy.

4. Na dzień bilansowy wartość akcji/udziałów spółek:

1) notowanych na GPW przeszacowuje się do wartości ceny rynkowej według wartości z ostatniej sesji danego roku obrotowego, a różnicę z przeszacowania rozlicza się na podstawie art. 35 ust. 4 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym:

a) skutki przeszacowania powodujące wzrost ich wartości do poziomu cen rynkowych zwiększają fundusz z aktualizacji wyceny w korespondencji z kontem 031 - „Korekty wyceny wartości akcji notowanych na GPW" (031/800),

b) obniżenie wartości akcji uprzednio przeszacowanej do wysokości kwoty, o którą podwyższono fundusz z aktualizacji wyceny, jeżeli kwota różnicy z przeszacowania nie była do dnia wyceny rozliczona, zmniejsza fundusz w korespondencji z kontem 031 - „Korekty wyceny wartości akcji notowanych na GPW" (800/031),

c) w pozostałych przypadkach skutki obniżenia wartości akcji zalicza się do kosztów finansowych (751/073). Wzrost wartości bezpośrednio wiążący się z uprzednim obniżeniem jej wartości, zaliczonym do kosztów finansowych, ujmuje się do wysokości tych kosztów jako przychody finansowe (073/750);

2) nienotowanych na GPW wycenia się po cenie nabycia pomniejszonej o odpisy z tytułu trwałej utraty wartości, ustalone w oparciu o wartość księgową akcji/udziałów określonych na podstawie ostatniego zatwierdzonego sprawozdania finansowego, tj. wartość kapitałów własnych spółki wykazywanych w sprawozdaniu finansowym (bilansie), o którym mowa powyżej, jako ustalone na dzień kończący bieżący rok obrotowy, podzielona przez liczbę wszystkich akcji/udziałów spółki a następnie pomnożona przez liczbę akcji/udziałów SP, przy czym:

a) skutki przeszacowania powyżej ceny nabycia nie podlegają ewidencji księgowej,

b) skutki przeszacowania wartości akcji, kiedy zmniejsza się ich wartość, ujmuje się jako odpis aktualizujący i odnosi w koszty finansowe (751/073),

c) w przypadku ponownej wyceny, gdy zwiększa się ich wartość to następuje przywrócenie uprzednio utraconej wartości do pierwotnej wartości po cenie nabycia (073/750), a w przypadku pozostałej wartości powyżej wartości po cenie nabycia nie uwzględnia się jej w ewidencji księgowej;

3) dla spółek w likwidacji lub upadłości, dla których:

a) sąd wydał prawomocne postanowienie o zakończeniu likwidacji lub upadłości oraz dla spółek nieprowadzących działalności, przyjmuje się wartość księgową równą 0 zł, co oznacza że obejmuje się odpisem aktualizującym wartość ceny nabycia,

b) syndycy lub likwidatorzy podali w sprawozdaniu finansowym kapitał podstawowy zamiast kapitału zakładowego, przyjmuje się wartość wynikającą z zastosowania algorytmu wynikającego z iloczynu kapitału podstawowego i udziału procentowego SP w kapitale zakładowym. W przypadku ujemnego kapitału podstawowego przyjmuje się wartość księgową równą 0 zł, co oznacza, że obejmuje się odpisem aktualizującym wartość ceny nabycia.

5. Za datę zbycia (datę operacji gospodarczej) akcji/udziałów (sprzedaż, przekazanie) przyjmuje się datę zawarcia porozumienia, datę podpisania protokołu przekazania akcji/udziałów do innych resortów lub datę innego dokumentu.

6. Rozchód sprzedanych/przekazanych akcji/udziałów spółek:

1) notowanych na GPW, dla których:

a) dokonano wcześniej odpisu z tytułu trwałej utraty - odbywa się poprzez wyksięgowanie dokonanego odpisu z tytułu trwałej utraty wartości (073/030) i wyksięgowanie wartości netto akcji (751/030),

b) dokonano zwiększenia wartości w wyniku przeszacowania powodującego wzrost ich wartości do poziomu cen rynkowych (korekta in plus) - odbywa się poprzez odniesienie wartości akcji w cenie nabycia w koszty finansowe (751/030) oraz rozliczenie funduszu z aktualizacji poprzez wyksięgowanie korekty in plus (800/031),

c) nie dokonano odpisu - odbywa się poprzez wyksięgowanie wartości akcji w cenie nabycia w koszty finansowe (751/030);

2) nienotowanych na GWP, dla których:

a) dokonano wcześniej odpisu z tytułu trwałej utraty - odbywa się poprzez: wyksięgowanie dokonanego odpisu z tytułu trwałej utraty wartości (073//030) i wyksięgowanie wartości netto akcji/udziałów (751/030),

b) nie dokonano odpisu - odbywa się poprzez wyksięgowanie wartości akcji/udziałów w cenie nabycia (751/030).

7. Odpisów aktualizujących wartość akcji/udziałów w księgach rachunkowych danego roku obrotowego dokonuje DBF w terminie do końca lutego roku następnego, według stanu na dzień 31 grudnia każdego roku, na podstawie informacji otrzymanej od komórek organizacyjnych, które prowadzą sprawy związane z wykonywaniem przez Ministra praw z akcji albo udziałów w spółkach SP.

2. Operacje wyrażone w walutach obcych ujmuje się w księgach rachunkowych na dzień ich przeprowadzenia, odpowiednio po kursie kupna lub sprzedaży danej waluty w złotych, ogłoszonym przez NBP.

2. Na koniec kwartału wyrażone w walutach obcych należności i zobowiązania wycenia się po średnim kursie tych walut w złotych, ogłoszonym dla danej waluty przez NBP na dzień wyceny, a różnice kursowe odnosi się w przychody lub koszty finansowe, z wyjątkiem różnic kursowych dotyczących środków trwałych, środków trwałych w budowie lub wartości niematerialnych i prawnych.

3. Rozliczeń kosztów podróży zagranicznych dokonuje się zgodnie z § 20 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167 oraz z 2022 r. poz. 1481), z uwzględnieniem wewnętrznych procedur w sprawie zasad organizacji i rozliczania podróży zagranicznych.

4. Zaliczka na poczet kosztów podróży zagranicznej wypłacana jest w kasie ministerstwa po kursie waluty zastosowanym przez bank przy pobraniu gotówki z banku do kasy.

5. Rozliczenie kosztów podróży zagranicznej dokonywane jest po kursie waluty zastosowanym przez bank przy pobraniu gotówki z banku do kasy.

6. W przypadku dołączenia do rozliczenia kosztów podróży zagranicznej dokumentów finansowych wystawionych w walutach innych niż waluta otrzymanej zaliczki i braku potwierdzenia kursu faktycznie zastosowanego przez usługodawcę (np. hotel) koszt usługi wynikający z faktury przelicza się na walutę otrzymanej zaliczki przy zastosowaniu kursu średniego ogłoszonego przez NBP z dnia poprzedzającego datę wystawienia faktury.

7. Kwota wynikająca z zatwierdzonego rozliczenia podróży zagranicznej jest wypłacana lub wpłacana w walucie udzielonej zaliczki po kursie zastosowanym przez bank przy pobraniu gotówki z banku do kasy bądź z kasy do banku. Kwota ta może być wypłacona bądź wpłacona w walucie polskiej w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej kwoty w walucie obcej, według średniego kursu określonego przez NBP z dnia wypłacenia zaliczki.

8. Odsetki od należności i zobowiązań, w tym również tych, do których stosuje się przepisy dotyczące zobowiązań podatkowych, ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty, lecz nie później niż na koniec kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału.

9. Rekompensatę za dochodzenie należności, o której mowa w art. 10 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (Dz. U. z 2022 r. poz. 893) nalicza się i dochodzi, jeżeli jej kwota jest niższa od kwoty świadczenia pieniężnego w rozumieniu tej ustawy. W przypadku opóźnień w zapłacie rekompensaty, naliczane są odsetki ustawowe za opóźnienie, o których mowa w art. 481 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz. U. z 2022 r. poz. 1360).

10. Nie dochodzi i nie ewidencjonuje się odsetek za zwłokę od nieterminowo uregulowanych należności cywilnoprawnych w przypadku, gdy wysokość odsetek nie przekracza trzykrotności wartości opłaty pobieranej przez operatora wyznaczonego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe (Dz. U. z 2022 r. poz. 896), za traktowanie przesyłki listowej jako przesyłki poleconej, o której mowa w art. 54 § 1 pkt 5 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540, z późn. zm.⁴⁾), o ile nie będzie naliczona i dochodzona rekompensata, o której mowa w art. 10 ust. 1 ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych.

11. Zaewidencjonowane odsetki w księgach rachunkowych, które nie zostały uregulowane w pełnej wysokości, a ich pozostała nieuregulowana wartość, nie przekracza wartości opłaty pobieranej przez operatora, o której mowa w ust. 10, podlegają wyksięgowaniu w dniu uregulowania ich z wykorzystaniem ujemnego zapisu księgowego.

12. Nie podejmuje się dalszych czynności windykacyjnych w stosunku do należności cywilnoprawnej, której kwota wraz z odsetkami nie przekracza 100 zł i do dłużnika zostało wysłane jedno wezwanie do zapłaty. W zaistniałej sytuacji należność wraz z odsetkami podlega przeksięgowaniu w ciężar kosztów ministerstwa po upływie 12 miesięcy od dnia przypisania należności.

13. Wartość należności aktualizuje się uwzględniając stopień prawdopodobieństwa ich zapłaty poprzez dokonanie odpisu aktualizującego, w odniesieniu do:

1) należności od dłużników postawionych w stan likwidacji lub w stan upadłości - do wysokości należności nieobjętej gwarancją lub innym zabezpieczeniem należności, zgłoszonej likwidatorowi lub sędziemu komisarzowi w postępowaniu upadłościowym;

2) należności od dłużników, w przypadku oddalenia wniosku o ogłoszenie upadłości, jeżeli majątek dłużnika nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania upadłościowego - w pełnej wysokości należności;

3) należności kwestionowanych przez dłużników oraz z których zapłatą dłużnik zalega, a według oceny sytuacji majątkowej i finansowej dłużnika spłata należności w umownej kwocie nie jest prawdopodobna - do wysokości niepokrytej gwarancją lub innym zabezpieczeniem należności;

4) należności stanowiących równowartość kwot podwyższających należności, w stosunku, do których uprzednio dokonano odpisu aktualizującego - w wysokości tych kwot, do czasu ich otrzymania lub odpisania;

5) należności przeterminowanych lub nieprzeterminowanych o znacznym stopniu prawdopodobieństwa nieściągalności w przypadkach uzasadnionych rodzajem prowadzonej działalności lub strukturą odbiorców - w wysokości wiarygodnie oszacowanej kwoty odpisu, w tym także ogólnego, na nieściągalne należności.

14. W przypadku braku informacji o sytuacji finansowej i majątkowej dłużnika, wysokość odpisu aktualizującego ustala się poprzez zakwalifikowanie należności wymagalnej do przedziału czasowego zalegania z płatnością, dla których stawka procentowa odpisu aktualizującego wynosi 100%. Przedziałom czasowym okresów zalegania z płatnością przypisane są stawki procentowe odpisów aktualizujących wycenę należności według podanego algorytmu w ust. 15.

15. Podział na okresy zalegania z płatnością na dzień 31 grudnia dla należności, o których mowa w ust. 13 pkt 5, i przypisane im stawki procentowe odpisów aktualizujących są następujące:

1) do 1 miesiąca - bez odpisu aktualizującego;

2) powyżej 1 miesiąca do 3 miesięcy - odpis aktualizujący w wysokości 30% należności;

3) powyżej 3 miesięcy do 6 miesięcy - odpis aktualizujący w wysokości 50% należności;

4) powyżej 6 miesięcy do roku - odpis aktualizujący w wysokości 75% należności;

5) powyżej roku - odpis aktualizujący w wysokości 100% należności.

16. Wycenę należności w zakresie odpisów aktualizujących przeprowadza się raz w roku na dzień bilansowy.

17. Wycenę bilansową należności należy zakończyć do ostatniego dnia lutego roku następnego.

18. Należności spłacone po 31 grudnia, a przed terminem ustalenia odpisów aktualizujących, nie podlegają aktualizacji wyceny.

19. Odpisy aktualizujące wartość należności zalicza się odpowiednio do pozostałych kosztów operacyjnych lub do kosztów finansowych - zależnie od rodzaju należności, której dotyczy odpis aktualizacji.

20. Należności umorzone, przedawnione lub nieściągalne zmniejszają dokonane uprzednio odpisy aktualizujące ich wartość.

21. Umorzenie, przedawnienie i nieściągalność należności stwierdza się:

1) w przypadku należności umorzonych:

a) w odniesieniu do należności cywilnoprawnych:

- zgodnie z art. 58 ust. 2 ustawy o finansach publicznych - w formie pisemnej, na podstawie przepisów prawa cywilnego (umowa, porozumienie itp.),

- zgodnie z art. 58 ust. 3 ustawy o finansach publicznych - w formie pisemnego, jednostronnego oświadczenia woli dysponenta części budżetowej,

b) w odniesieniu do należności publicznoprawnych - w formie prawomocnej decyzji o umorzeniu należności wydanej na wniosek zobowiązanego;

2) w przypadku należności przedawnionych - protokołem, sporządzonym przez kierującego daną komórką organizacyjną, parafowanym przez głównego księgowego i radcę prawnego i zatwierdzonym przez DG lub osobę upoważnioną, w którym w szczególności widnieje dzień przedawnienia, wykaz dat i zdarzeń mających wpływ na bieg, przerwanie i zawieszenie przedawnienia;

3) w przypadku należności nieściągalnych:

a) postanowieniem o nieściągalności, uznanym przez wierzyciela jako odpowiadającym stanowi faktycznemu, wydanym przez właściwy organ postępowania egzekucyjnego, albo

b) postanowieniem sądu o:

- oddaleniu wniosku o ogłoszenie upadłości obejmującej likwidację majątku, gdy majątek niewypłacalnego dłużnika nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania, lub

- umorzeniu postępowania upadłościowego obejmującego likwidację majątku, gdy majątek niewypłacalnego dłużnika nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania, lub

- ukończeniu postępowania upadłościowego obejmującego likwidację majątku,

c) protokołem, sporządzonym i parafowanym przez kierującego komórką organizacyjną prowadzącą sprawę, stwierdzającym, że miejsce pobytu dłużnika jest nieznane i nie został ujawniony jego majątek mimo podjęcia przez wierzyciela działań zmierzających do ustalenia tego miejsca i majątku, albo

d) protokołem sporządzonym przez radcę prawnego, stwierdzającym, że przewidywane koszty procesowe i egzekucyjne związane z dochodzeniem wierzytelności byłyby równe albo wyższe od tej kwoty,

- z zastrzeżeniem, że w przypadkach, o których mowa w lit. a i b, po wydaniu postanowienia należy przeprowadzić postępowanie o wyjawienie majątku dłużnika, a ponadto ustalić, że za należność dłużnika nie odpowiadają osoby trzecie.

22. Należności, o których mowa w ust. 21, od których nie dokonano odpisów aktualizujących ich wartość lub dokonano odpisów w niepełnej wysokości, zalicza się odpowiednio do pozostałych kosztów operacyjnych lub kosztów finansowych.

23. Na koniec okresu bilansowego w terminie do ostatniego dnia lutego roku następnego tworzy się rezerwę na przyszłe zobowiązania będące skutkiem toczących się postępowań sądowych, o ile oszacowana łączna wartość rezerwy przekroczy próg istotności cząstkowej (0,5%) odnoszącej się do obowiązku wykazywania w sprawozdaniu finansowym informacji istotnych, wpływających na ocenę kondycji finansowej i sytuacji majątkowej ministerstwa.

24. Rezerwę, na przyszłe zobowiązania wynikające ze skutków toczących się postępowań sądowych, tworzy się dla tych postępowań, dla których prawdopodobieństwo wystąpienia wyroku niekorzystnego wynosi co najmniej 50%. Podstawą oceny prawdopodobieństwa wyroku niekorzystnego jest przebieg postępowania sądowego wraz z opiniami prawników prowadzących sprawy.

25. Ustalając kwotę rezerwy uwzględnia się:

1) kwotę główną roszczeń wraz z odsetkami, jeżeli toczy się postępowanie;

2) opłaty sądowe;

3) koszty zastępstwa procesowego;

4) inne prawdopodobne i możliwe do oszacowania zobowiązania mogące być następstwem toczącego się postępowania sądowego.

26. DBF tworzy rezerwy na przyszłe zobowiązania wynikające ze skutków toczących się postępowań sądowych na podstawie informacji sporządzonej przez komórki organizacyjne prowadzące merytorycznie postępowanie sądowe. Informacja zawiera w szczególności wykazanie stopnia prawdopodobieństwa wystąpienia przyszłego zobowiązania oraz wartość zobowiązania.

27. Rezerwy zalicza się odpowiednio do pozostałych kosztów operacyjnych lub kosztów finansowych - w zależności od okoliczności, z którymi przyszłe zobowiązania się łączą.

28. Powstanie zobowiązania, na które uprzednio utworzono rezerwę, zmniejsza rezerwę.

29. Niewykorzystane rezerwy, wobec zmniejszenia lub ustalenia ryzyka uzasadniającego ich utworzenie, zwiększają na dzień, na który okazały się zbędne, pozostałe przychody operacyjne, przychody finansowe.

30. Z uwagi na ewentualne zmiany okoliczności tworzenia i aktualizacji rezerw, nie rzadziej niż na dzień bilansowy, jednostka dokonuje weryfikacji zasadności i wysokość kwoty utworzonych rezerw.

1) magazyn artykułów spożywczych (A);

2) magazyn artykułów biurowych (B);

3) magazyn środków czystości (C);

4) magazyn materiałów eksploatacyjnych (E);

5) magazyn techniczny (T);

6) magazyn projektów (P);

7) magazyn materiałów do obsługi informacyjno-wizerunkowej ministerstwa (M).

2. Zapasy stanowią materiały przewidziane do zużycia w trakcie bieżącej działalności ministerstwa, nie są przeznaczone do sprzedaży.

3. Gospodarka magazynowa jest prowadzona przez BA.

4. Do magazynu artykułów spożywczych - bez względu na wartość początkową - przyjmowane są artykuły spożywcze, o ile nie zostały wydane do wykorzystania bezpośrednio po zakupie.

5. Do magazynu artykułów biurowych - bez względu na wartość początkową - przyjmowane są w szczególności: artykuły biurowe (długopisy, zeszyty, koperty, nożyczki, temperówki, gumki, ołówki, przyborniki, kuwetki, zszywacze, dziurkacze, rozszywacze, pióra, skoroszyty, papier itp.), o ile nie zostały wydane do wykorzystania bezpośrednio po zakupie.

6. Do magazynu środków czystości - bez względu na ich wartość początkową - przyjmowane są w szczególności: materiały czystościowe (mopy, szczotki, płyny czyszczące, papier toaletowy, ręczniki, odświeżacze powietrza itp.), artykuły higieny osobistej (mydło, pasta BHP, krem do rąk itp.), artykuły ochronne (maseczki, żele dezynfekujące, rękawiczki ochronne, przyłbice, płyny dezynfekujące itp.), o ile nie zostały wydane do wykorzystania bezpośrednio po zakupie.

7. Do magazynu materiałów eksploatacyjnych - bez względu na wartość początkową - przyjmowane są w szczególności: zastawa stołowa (sztućce, szklanki, talerze, tace, termosy itp.), flagi, godła, mapy, plakaty, tablice korkowe i suchościeralne, ramki i antyramy, wieszaki, w tym do TV, lustra, obrazy, gilotyny do papieru, sprzęt przeciwpożarowy (gaśnice, węże, koce przeciwpożarowe), kosze, maty, obrusy, serwety, choinki sztuczne, stojaki, bombki i lampki choinkowe, kanistry, drobne artykuły wyposażenia samochodowego, opony, materiały eksploatacyjne i drobne narzędzia z przeznaczeniem dla służb gospodarczych, artykuły hydrauliczne, artykuły elektryczne, torby prezentowe, parasole, artykuły promocyjne (smycze, kubki, notesy, kalendarze itp.), tonery do drukarek, bębny do drukarek, o ile nie zostały wydane do wykorzystania bezpośrednio po zakupie.

8. Do magazynu technicznego - bez względu na wartość początkową - przyjmowane są w szczególności: drobne AGD (czajniki, podgrzewacze, wiatraki, wentylatory, termowentylatory, itp.), zegary, przedłużacze, lampki biurowe, drobny sprzęt biurowy (maszynki liczące, kalkulatory, bindownice, telefony stacjonarne, itp.), materiały i akcesoria informatyczne (myszki, pendrive, słuchawki komputerowe i do telefonów komórkowych, kable i ładowarki do telefonów i laptopów, klawiatury, podkładki pod mysz i klawiaturę, torby na sprzęt komputerowy, pokrowce na telefony itp.), o ile nie zostały wydane do wykorzystania bezpośrednio po zakupie.

9. Do magazynu projektów - bez względu na wartość początkową - przyjmowane są wszelkie artykuły, których zakup został sfinansowany ze środków budżetu Unii Europejskiej.

10. Do magazynu materiałów do obsługi informacyjno-wizerunkowej ministerstwa przyjmowane są rzeczy stanowiące nagrody, odznaczenia oraz materiały związane z obsługą informacyjno-wizerunkową ministerstwa.

11. Kwiaty, doniczki, osłonki do doniczek, ziemia, choinki cięte, znicze, zapalniczki, zapałki, baterie, nawozy, torby, ubrania i obuwie robocze, pasta do butów, klucze, artykuły spożywcze gotowe do spożycia (np. owoce, warzywa) itp. - bez względu na ich wartość początkową - są wydane do wykorzystania bezpośrednio po zakupie zgodnie z zapotrzebowaniem i nie są przyjmowane na stan magazynowy.

12. Za cenę ewidencyjną zapasów magazynowych przyjmuje się cenę nabycia. Różnicę pomiędzy dowodem PZ, a fakturą wynikającą z ustalenia ceny jednostkowej brutto (ceny ewidencyjnej) traktuje się, jako odchylenie od cen ewidencyjnych i ujmuje w księgach na podstawie PK. Odchylenia od cen ewidencyjnych materiałów (zapasów) w całości rozlicza się w momencie ich powstania.

13. Rozchód z magazynu wycenia się według zasady FIFO „pierwsze przyszło - pierwsze wyszło", tj. w cenie zakupu materiałów nabytych najwcześniej i odbywa się na podstawie dowodu RW.

14. Zapasy magazynowe wycenia się na koniec roku obrotowego według cen nabycia pomniejszonej o odpisy z tytułu trwałej utraty wartości.

15. Ustalona w wyniku aktualizacji wyceny wartość składnika majątkowego nie może być wyższa od jego wartości godziwej, której odpisanie w przewidywanym okresie jego dalszego używania jest ekonomicznie uzasadnione.

16. Za wartość godziwą przyjmuje się kwotę, za jaką dany składnik mógłby zostać wymieniony, a zobowiązanie uregulowane na warunkach transakcji rynkowej pomiędzy zainteresowanymi i dobrze poinformowanymi, niepowiązanymi ze sobą stronami takiej transakcji.

17. Odpisów z tytułu zmiany wartości zapasów magazynowych w księgach rachunkowych danego roku obrotowego dokonuje DBF w terminie do końca lutego roku następnego, według stanu na dzień 31 grudnia każdego roku, na podstawie informacji otrzymanej od BA.

18. Uzgodnienie stanów magazynów z księgami rachunkowymi odbywa na koniec kwartału kalendarzowego. W tym celu pracownik Wydziału Księgowości DBF sporządza zestawienie w ujęciu wartościowym obrotów, sald, które jest przekazywane do BA celem potwierdzenia zgodności stanów z księgami inwentarzowymi.

1) na stronę Wn konta 860 - wynik finansowy:

a) sumy poniesionych kosztów ujętych na kontach od 400 - 409 po stronie Ma,

b) sumy poniesionych kosztów finansowych (Ma konto 751),

c) pozostałych kosztów operacyjnych (Ma konto 761);

2) na stronę Ma konta 860 - wynik finansowy sumy uzyskanych przychodów w korespondencji ze stronami Wn poszczególnych kont zespołu 7 (720, 750, 760).

2. Sprawozdania budżetowe są sporządzane oddzielnie dla każdej części budżetowej.

3. Ministerstwo sporządza następujące sprawozdania budżetowe i finansowe:

1) miesięczne/roczne sprawozdanie o stanie środków na rachunkach bankowych (Rb-23);

2) miesięczne/roczne sprawozdanie z wykonania planu dochodów budżetowych (Rb-27);

3) miesięczne/roczne sprawozdanie z wykonania planu wydatków budżetu państwa (Rb-28);

4) miesięczne/roczne sprawozdanie z wykonania planu wydatków budżetu państwa w zakresie programów realizowanych ze środków pochodzących z budżetu UE oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielanej przez państwa członkowskie EFTA, z wyłączeniem wydatków na realizację Wspólnej Polityki Rolnej (Rb-28 Programy);

5) miesięczne/roczne sprawozdanie z wykonania planu wydatków, które nie wygasły z upływem roku budżetowego Rb-28NW;

6) kwartalne sprawozdanie o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń (Rb-Z);

7) kwartalne sprawozdanie o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych (Rb-N);

8) kwartalne sprawozdanie o zatrudnieniu i wynagrodzeniach (Rb-70);

9) bilans, rachunek zysków i strat (wariant porównawczy), zestawienie zmian w funduszu oraz informację dodatkową;

10) roczne sprawozdanie z wykonania wydatków budżetu państwa oraz budżetu środków europejskich w układzie zadaniowym Rb-BZ1.

4. Sprawozdanie finansowe, obejmujące bilans, rachunek zysków i strat (wariant porównawczy), zestawienie zmian w funduszu ministerstwa oraz informację dodatkową na dzień 31 grudnia każdego roku kalendarzowego, jest sporządzane zgodnie z rozporządzeniem Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2020 r. poz. 342).

5. Sprawozdawczość ministerstwa jest prowadzona zgodnie z właściwymi przepisami prawa, w szczególności z:

1) rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 11 stycznia 2022 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. poz. 144);

2) rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 14 marca 2017 r. w sprawie określenia wzorów formularzy sprawozdawczych, objaśnień co do sposobu ich wypełniania oraz wzorów kwestionariuszy i ankiet statystycznych stosowanych w badaniach statystycznych ustalonych w programie badań statystycznych statystyki publicznej (Dz. U. poz. 837 oraz z 2018 r. poz. 332);

3) rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 28 grudnia 2011 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej w układzie zadaniowym (Dz. U. z 2021 r. poz. 1731);

4) rozporządzeniem Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej z dnia 17 grudnia 2020 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. poz. 2396 oraz z 2021 r. poz. 2431).

6. Sprawozdania budżetowe i finansowe są przekazywane do MF za pośrednictwem Internetowego Systemu Obsługi Budżetu Państwa Trezor (ISOBP Trezor).

7. Sprawozdania w zakresie operacji finansowych przekazywane są do Urzędu Statystycznego we Wrocławiu za pośrednictwem ePUAP.

8. Sprawozdania RB-70 przekazywane są do Głównego Urzędu Statystycznego w Warszawie za pośrednictwem ePUAP.

9. Sprawozdania w sprawie sprawozdawczości budżetowej w układzie zadaniowym przekazywane są do MF za pośrednictwem ePUAP.

10. Sprawozdania podpisuje upoważniony przez kierownika jednostki Dyrektor DBF oraz Główny Księgowy lub inne osoby upoważnione.

11. Sprawozdania budżetowe, sprawozdania z operacji finansowych i finansowe, przed podpisaniem przez osoby wymienione w ust. 10, są przygotowywane przez wyznaczonych pracowników DBF, a następnie kompletowane/weryfikowane przez naczelnika Wydziału Księgowości.

Minister Aktywów Państwowych: J. Sasin

¹⁾ Minister Aktywów Państwowych kieruje działami administracji rządowej - aktywa państwowe, gospodarka złożami kopalin oraz łączność, na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 listopada 2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Aktywów Państwowych (Dz. U. z 2021 r. poz. 943).

²⁾ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2022 r. poz.1692, 1725, 1747, 1768 i 1964.

³⁾ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2021 r. poz. 1927, 2105, 2106, 2269 i 2427 oraz z 2022 r. poz. 583, 655, 830, 872, 1079, 1265, 1561, 1812, 1967 i 2014.

⁴⁾ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2021 r. poz. 1598, 2076, 2105, 2262 i 2328 oraz z 2022 r. poz. 835, 974, 1265, 1301 i 1933.

Załączniki do zarządzenia Ministra Aktywów Państwowych
z dnia 12 października 2022 r. (poz. 21)

Załącznik nr 1

ZAKŁADOWY PLAN KONT

Treść załącznika w wersji PDF do pobrania tutaj

Załącznik nr 2

OPIS SYSTEMU FINANSOWO-KSIĘGOWEGO, PRZETWARZANIA I OCHRONY DANYCH

Treść załącznika w wersji PDF do pobrania tutaj